gemeente Eindhoven
Raadsnummer
12R4698
Inboeknummer Dossiernummer
InititiatiefvoorstelInvoeren digitaal werken door gemeenteraad en raadscommissies
Inleiding In de gemeenteraad en raadscommissies wordt heel veel papier gebruikt, verspreid, gekopieerd, etc. In tijden van bezuinigingen is het dus zeer voor de hand liggend dat gekeken wordt op welke wijze de papierstroom kan worden verminderd. Ervaringen in andere gemeenten leert dat hierop aanzienlijke bezuinigingen mogelijk zijn. Dat zou ook voor onze gemeente moeten gelden. Ook is het vanuit milieuperspectief belangrijk om na te denken op welke wijze het raadswerk duurzaam kan worden gemaakt. Daarnaast biedt de technologie steeds meer mogelijkheden om papier te vervangen en zijn internet en e-mail niet meer weg te denken uit de samenleving. In 2010 is de tablet PC wereldwijd aan een grote opmars begonnen. Dit alles heeft er toe geleid dat in juni 2011 de raad is gestart met een proefneming iPads om te onderzoeken en te ervaren of (volledig) digitaal werken tot de mogelijkheden behoort. Elf raadsleden hebben een iPad in bruikleen gekregen van de gemeente en zijn hiermee aan de slag gegaan. Hierbij is gekeken naar een verdeling over fracties en naar een spreiding in bekendheid en vertrouwdheid met nieuwe elektronische hulpmiddelen. Daarnaast beschikte een aantal raadsleden zelf al over een iPad en wilde graag input leveren voor de test. Deze twee groepen raadsleden, hierna de testgroep, hebben de iPad op de volgende punten gedurende de test geëvalueerd: - behoefte aan papier; - vindbaarheid en structureren van stukken; - leesbaarheid/leesgemak; - technische aspecten; - bedieningsgemak/gebruiksvriendelijkheid. Bijna alle leden van de testgroep zijn inmiddels overtuigd van papierloos werken. Het is kostenbesparend en goed voor het milieu. De iPad is hiervoor een goed instrument. Wel zijn er nog aandachtspunten/kanttekeningen voor een goede implementatie.
Raadsnummer
12R4698
Bestuurlijk kader a Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Invoeren van digitaal werken draagt bij aan een duurzamere samenleving, een beter milieu en bespaart kosten. Doelstelling Aan het overgaan tot volledig digitaal werken, liggen de volgende doelen ten grondslag. 1. Verbetering van de dienstverlening: stukken op elk moment op handzame wijze beschikbaar. 2. Duurzame bijdrage aan het milieu door minder papier. 3. Kostenbesparingen door minder papier, post en koerier, handelingen, etc. Voorstel 1. Het principebesluit te nemen volledig over te gaan op digitaal en papierloos werken door de gemeenteraad en raadscommissies. 2. Over te gaan tot volledige implementatie, nadat gebleken is dat voldaan is aan een goed werkend en dekkend wifi-netwerk in heel het stadhuis en nadat de instructie gegeven is. 3. Het college opdracht te geven om digitaal werken mogelijk te maken door raadsen commissieleden een iPad in bruikleen te geven en alle overige zaken die noodzakelijk zijn voor het volledig digitaal kunnen werken waaronder een dekkend wifi-netwerk in het Stadhuis. Argumenten 1. De testgroep is positief over de proefneming met de iPad Bijna alle leden van de testgroep zijn overtuigd geraakt van papierloos werken. Argumenten die worden genoemd, zijn o.a.: - gebruiksgemak Je hoeft niet te “zeulen” met pakken papier; de iPad is handzaam en makkelijk mee te nemen; je hebt op elk moment via het raadsinformatiesysteem de juiste versie van een stuk beschikbaar; je hoeft nooit meer te zoeken naar stukken of aantekeningen; alles is via de iPad op te vragen en/of terug te vinden; dit vraagt overigens wel om een gestructureerde wijze van werken op de iPad; het maakt dat je selectiever wordt in wat je wel en niet leest en leidt dus tot een betere prioritering en werkverdeling; - duurzaamheid De iPad draagt bij aan papiervermindering en daarmee wordt het raadswerk duurzamer; dit vormt een prioriteit van de gemeenteraad; - technologie Technologische ontwikkelingen bieden via de iPad mogelijkheden om papier te vervangen; het past bij het innovatieve imago van Brainport, de slimste regio. - raadsinformatiesysteem als cruciaal hulpmiddel bij het raadswerk
2
Raadsnummer
12R4698
De leden van de testgroep geven aan dat de iPad in combinatie met het raadsinformatiesysteem, papieren vergaderstukken kan vervangen. Ons Raadsinformatiesysteem is zeer uitgebreid, actueel, makkelijk te gebruiken, etc. 2. Volledige overgang is mogelijk met goede instructie De testgroep is ervan overtuigd dat voor een succesvolle implementatie het goed is om volledig voor allemaal over te gaan op digitaal werken en niet 2 systemen naast elkaar (papier en iPad) aan te bieden. Een aantal gemeenten en de Eerste Kamer zijn de gemeente Eindhoven hierin reeds voorgegaan. Een zeer belangrijke randvoorwaarde is instructie. Voor het opzetten en vormgeven van de instructie zijn studenten Onderwijskunde van de Universiteit van Utrecht in opdracht van de testgroep aan de slag gegaan. Voor de studenten is dit een mooie opdracht die zij in het kader van hun studie moeten uitvoeren en voor de raad biedt dit kansen voor een vernieuwende innovatieve instructie gemaakt. Een win-winsituatie voor beide partijen met gesloten beurzen. De instructie wordt op basis van de opgestelde handreiking door raadsleden zelf verzorgd (“door raadsleden voor raadsleden”). Kanttekeningen 1. Terughoudendheid van een aantal raads- en commissieleden Het is en blijft moeilijk om een voorstelling te maken van een papierloze raad. Ook is niet iedereen even handig in het gebruik van de nieuwe technologie. Dit maakt dat een aantal raads- en commissieleden terughoudend is in het digitaal willen werken. Toch is het een ontwikkeling die mogelijkheden en kansen biedt voor het raadswerk. Met goede en duidelijke instructie zal worden geprobeerd de raads- en commissieleden te laten ervaren dat digitaal werken went en werkt. Bovendien blijft het mogelijk stukken in de leeskamer te bestuderen en van specifieke documenten een printje te maken. Verder merkt de testgroep op, onder verwijzing naar het kostenplaatje en te bereiken bezuinigingen, dat het nodig is om als raad in zijn geheel de overstap te maken op papierloos werken. Qua handelingen en qua tijdsinvestering maakt het namelijk voor de afdeling repro niet uit of er 10 bundels of 100 bundels geprint worden. Daardoor zal een deel van de te voorziene bezuinigingen achterwege blijven. 2. Wifi-netwerk niet overal optimaal beschikbaar Stadhuis Tijdens de proef is gebleken dat het wifi-netwerk in het Stadhuis nog niet optimaal functioneert. Dit is voor het goed(koper) en efficiënt kunnen werken met de iPad echter wel een noodzakelijke voorwaarde die vervuld moet zijn alvorens de overstap gemaakt kan worden. In de raadszaal zijn tijdens de proef
3
Raadsnummer
12R4698
reeds accesspoints bijgeplaatst en dit heeft duidelijk tot verbetering geleid. Voor de overige ruimtes in het Stadhuis wordt nog onderzoek gedaan waar accesspoints bijgeplaatst moeten worden. Na het raadsbesluit volgt zo spoedig mogelijk installatie. 3G abonnement Nog niet overal en op alle plaatsen is een draadloze internetverbinding (wifi) beschikbaar. Voor raads- en commissieleden is het belangrijk dat zij altijd de beschikking kunnen hebben over internet, omdat zij voor de toegang van hun stukken aangewezen zijn op het raadsinformatiesysteem dat alleen via internet te benaderen is. Dit betekent dat de iPad die in bruikleen wordt verschaft in principe over een 3G-mogelijkheid moet beschikken. Vervolgens zijn er raadsleden die geen behoefte aan een 3G-abonnement zullen hebben; zij beschikken thuis over draadloos internet. Anderen die ook op andere plaatsen (bijvoorbeeld in de trein) stukken willen raadplegen hebben hieraan wel behoefte. De testgroep uit de raad stelt voor alle raads- en commissieleden bij aanvang eenmalig een prepaid-kaart beschikbaar te stellen. Daarna komen de kosten voor eigen rekening. Kosten Huidige raadsperiode In de businesscase wordt geconstateerd dat de kosten van invoering van de iPads en de introductie van papierloos raadswerk (met het in bruikleen geven van een iPad ) op jaarbasis ongeveer € 45.000,-- bedragen. Daar staat in de huidige situatie jaarlijks voor een bedrag van ongeveer € 55.000,-- aan verwachte besparingen op repro- en papierkosten alsmede op de koeriersdiensten tegenover. Daarmee is sprake van een renderende businesscase, met een mogelijk positief saldo van € 10.000,-. Die besparingen zijn momenteel echter nog niet realiseerbaar vanwege een nog in voorbereiding zijnde investering in nieuwe reproapparatuur. Er zijn nog andere financiële voordelen voorhanden. Invoering van de iPads heeft namelijk ook personele gevolgen doordat bepaalde handelingen niet meer uitgevoerd behoeven te worden. Dit zal gevolgen hebben voor diverse onderdelen binnen de gemeente (o.a. repro, postkamer, griffie). De testgroep kan de gevolgen voor de onderdelen repro en postkamer niet inschatten. Zij gaat ervan uit dat hiernaar in het kader van het project Slim Werken verder wordt gekeken. Een verlaging van de formatie van de griffie die per 1 januari 2012 optreedt kan ook ten gunste van het project gebracht worden (ongeveer € 20.000,--). Hiermee rekening houdend is in ieder geval sprake van een sluitend financieel kostenplaatje.
4
Raadsnummer
12R4698
Volgende raadsperiode Voor de volgende raadsperiode is weer een nieuw budget beschikbaar voor ictfaciliteiten voor de raad. Per raadslid kan er dan een bedrag beschikbaar gesteld worden voor ict-apparatuur, zoals eerder al door de raad is goedgekeurd. Raads- en commissieleden kunnen vervolgens zelf een keuze maken waaraan zij die vergoeding willen besteden: een laptop, een PC of een i-Pad. Dit zal afhangen van hetgeen een raadslid dan al privé ter beschikking heeft. Dit soort apparatuur gaat in de toekomst steeds meer een basisvoorziening worden. Ook commissieleden (bij continuering van deze raadsondersteuning in de volgende raadsperiode) kunnen een vergoeding ontvangen binnen het totale beschikbare bedrag. Planning en uitvoering Implementatie voorjaar 2012. Evaluatie Aan het einde van de huidige raadsperiode wordt het werken met de iPad geëvalueerd, zodat de nieuwe raad kan bezien of zij die werkwijze wil contineren. Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b Businesscase iPads gemeenteraad a De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Presidium van de gemeenteraad.
5
Raadsnummer
Ontwerp
12R4698
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van het presidium van;
besluit: 1. 2.
3.
het principebesluit te nemen volledig over te gaan op digitaal en papierloos werken door de gemeenteraad en raadscommissies; over te gaan tot volledige implementatie, nadat gebleken is dat voldaan is aan een goed werkend en dekkend wifi-netwerk in heel het stadhuis en nadat de instructie gegeven is; het college opdracht te geven om digitaal werken mogelijk te maken door raadsen commissieleden een iPad in bruikleen te geven en alle overige zaken die noodzakelijk zijn voor het volledig digitaal kunnen werken waaronder een dekkend wifi-netwerk in het Stadhuis.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 februari 2012
, voorzitter.
, griffier.
jve/HA11041137
6
