ProRail digitaal werken 2015 It’s
Marianne van Wanrooij ProRail Fun2Share Solution Architect
Microsoft MVP SharePoint Community lead: Dutch Information Worker User Group (DIWUG.nl) 1
It starts with..
But it grows….
… and grows…out of control
Programma Probleemstelling • Gebruik • Documenten op verschillende manieren opgeslagen
netwerkschijven, EDMS, SharePoint, DropBox etc. • Oneigenlijk gebruik van de huidige SharePoint inrichting (wijze van dossiervorming)
• Zoekfunctie: Documenten kunnen niet terug gevonden worden
• Governance • Wildgroei van typen documenten en metadata • Hierdoor geen centraal beheer mogelijk
• Technologisch • SharePoint 2007 met veel maatwerk • Geen automatische koppeling met het EDMS 5
Probleemstelling “Circa 8.300 GB inefficiëntie is het gevolg van dubbele bestanden en (onnodig) grote bestanden.” “80% van de data is langer dan een jaar geleden voor het laatst gewijzigd.”
Doelstellingen Fun2Share Kennisdelen
Samenwerken
Communiceren
Borgen
Kennis zit in medewerkers en vermenigvuldigt zich door te delen. Mensen vertellen actief wat zij weten en waar ze mee bezig zijn. We maken gebruik van forums. Er zijn communities voor mensen met dezelfde kennis of expertise We werken digitaal samen met interne collega’s en externe partners. We werken samen in projecten, processen en in de keten. Dit doen we efficiënt en transparant. We ontmoeten elkaar ook virtueel en weten wat er speelt. Communicatie is personaliseerd. Je hebt een overzicht van informatie die voor jou relevant is. Communicatie gaat top-down en bottom-up. Er is ruimte voor informele berichtjes, polls, discussie, mini-blogs en likes. “Wij zijn samen ProRail”. Informatie is overal beschikbaar: ‘any time, anyplace, any device’. We zorgen voor een veilige omgeving. We kunnen bepaalde documentsoorten afschermen. Er wordt gearchiveerd conform eisen Archiefwet. Informatie is betrouwbaar: de status van een document is bekend en de context is duidelijk. Informatie is vindbaar doordat we gebruik maken van metadata. We maken gebruiken van uitgebreide (standaard) zoekfunctionaliteiten. 7
Fun2Share ‘menukaart’ Iedere medewerker start de dag op het Intranet In de portalen wordt informatie ontsloten over een specifiek thema of voor een specifieke doelgroep (bijv. Vervoerdersportaal)
PORTALEN
SOCIAAL INTRANET
In de ZGWsites wordt procesgericht of zaakgericht gewerkt (bijv. behandelen van een vergunningsaanvraag)
ZAAKGERICHT WERKEN PROJECTSITES SAMENWERKSITES ONEDRIVE
RECORD CENTRE
In het recordcentre worden de documenten langdurig bewaard en vervolgens vernietigd Alles over een project, documenten, planning (volgens vaste templates) In de samenwerksites tref je de verschillende templates: afdelingssite, samenwerkingssite, wiki, community, collecties etc. Op Onedrive sla je je eigen documenten op (beperkt) Foto + profiel van de medewerker: wie doet wat, wie ben je, waar ben je mee bezig. Eerste start van kennismanagement en invoering social.
8
Keuze SharePoint Online • Biedt functioneel voldoende voor het samenwerken, document management, archivering, search • Mogelijkheid om gebruik te maken van functionaliteit die alleen online wordt geboden.
• (meer dan) voldoende opslag mogelijkheid voor persoonlijke documenten (OneDrive). • Van private cloud (gehoste omgeving) naar public cloud. • Geen maatwerk mogelijk, alleen inrichting. • Voorbereid op data groei. • Updates en upgrades ligt bij Microsoft. • Security (BIV classificaties en bijbehorende maatregelen)
SharePoint inrichting
Informatie architectuur
Inrichting SharePoint Information architecture 1.Content Volume, formats, metadata, structure, organization
2.Users Who are they, what are their information seeking behaviors and needs 3.Context Business model, business value, politics, culture, resources and resource contraints
Information architecture
Content
Users
IA Context
Inrichting – Design besluiten Document & content management
• • • •
Site Collections vs Sub sites One list or multiple lists Single library or multiple libraries Require check out or don’t
• • • • • •
Content types Folders or meta data Folders or document sets Default values Taxonomies Sites vs Pages
Inrichting – Design besluiten Enterprise content management
• • • •
Content Type Hub Case Management - eDiscovery Auditing & Monitoring Search
• Archiving
Informatie structuur: Metadata model
Einde
15
Inrichten Niet alleen SharePoint • DIV advies
• Functioneel beheer • Applicatie beheer
• Processen tbv de nieuwe Governance structuur • Quality assurance, Developer guidelines voor leveranciers • OTAP
SharePoint uitrol
implementatie en migratie
Uitgangspunten uitrol Uitrol: •
Alle ProRail medewerkers worden begeleid
•
Uitrollen per bedrijfsonderdeel
•
Circa 100 medewerkers per uitrol
•
Eventueel opgedeeld o.b.v. gelijkwaardige activiteiten
/ context •
Gefaseerd en iteratief conform draaiboek
Bedrijfsonderdeel: •
Levert per MT een manager die verantwoordelijk is voor het inrichten van de informatievoorziening voor het bedrijfsonderdeel;
•
Levert een regisseur die vorm geeft aan de uitrol met goedkeuring van verantwoordelijk manager;
•
Levert key-users die met de regisseur meedenken over de inrichting. 18
Einde
19
Uitrol & migratie content uitgangspunten Migreren:
• SharePoint 2007 sites worden gemigreerd en op ‘read only’ gezet; • Netwerkschijven op ‘read only’
• EDMS documenten
20
Data migratie
Migreren van een complexe omgeving zal altijd complex zijn
welke tool je ook gebruikt….
21
22
Migraties Tips • Ken je omgeving
• Bepaal een strategie
• Hoeveel data
• Alles migreren?
• Structuur van de data
• Dezelfde structuur houden?
• Kenmerken van de data
• Hoe om te gaan met vervallen kenmerken?
• Versies / historie
• Primaire en secundaire versies meenemen?
• Maatwerk componenten
• Maatwerk vervangen voor standaard?
• Workflow
• Idem voor workflow
Ga je migreren? Denk dan ook aan de performance; bandbreedte en latency van het netwerk.
23
Key take aways • Voorbereiding • Showcase • Test uitrol
• Technisch
• Inrichting beheer • Limitaties van het platform
• Microsoft updates/upgrades • User Adoptie • Standaard inrichting begeleid doorvoeren • Trainingen • What’s in it for me?!
• Governance • Inrichting/wijzigen processen • Informatie management • App Store
• Communicatie
• Nieuwsbrief • Quick reference cards
• Frequently Questions
• Migratie • Een complexe omgeving => een complexe migratie… Ongeachte welke tool je gebruikt!!
• Floorwalkers • ROSA …..
24
Roadmap
• Ontwikkelingen Business applications – zoals Vervoerdersportaal
• Azure omgeving wordt benut om data uit Line of Business applicaties ook beschikbaar te stellen in SharePoint Online (Informatie portaal)
• Power BI • Hybrid omgeving (SharePoint 2016)
ProRail werkt digitaal samen met
Vragen? Programma manager: Janneke Kromkamp:
[email protected] 06 248 18 520 Solution Architect Marianne van Wanrooij:
[email protected] 06 525 81 912
Einde
27
