Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met een sterk verouderd zaaksysteem (midoffice) zonder koppelingen met het sociaal en fysieke domein, een klant onvriendelijke internetsite en een verscheidenheid aan systemen voor handhaving en vergunningen. Hierdoor ontstaat geregeld systeem uitval en zijn interne bedrijfsprocessen niet goed op elkaar afgestemd. Tevens krijgen wij veel klachten over de vindbaarheid en inrichting van gemeentelijke producten en informatie op de internetsite. Wet van de remmende voorsprong Voor Amstelveen geldt op dit moment “De wet van de remmende voorsprong”! Wij hebben veel producten en diensten digitaal en zijn een van de weinige gemeenten die zaakgericht werken en intern processen hebben gedigitaliseerd. Zowel financieel als qua inrichting en volwassenheid van systemen behoren wij volgens een benchmark op ICT tot de goedkoopste gemeentes. Wij hebben echter een aantal systemen draaien die sterk verouderd zijn en daardoor niet voldoen aan de eisen van deze tijd. De techniek is verouderd, het beheren kost te veel tijd en de bedrijfsprocessen zijn niet zo in te richten dat wij daar echt profijt van hebben. Onze inwoners en bedrijven merken dit omdat het nog al eens niet werkt en omdat informatie en producten moeilijk te vinden zijn. Veel digitale producten zijn op dit moment lastig digitaal te maken. Met nieuwe generatie systemen zal dit eenvoudiger kunnen. Door het vervangen van verouderde systemen en een verscheidenheid aan systemen bij VTH (Vergunningen Toezicht en Handhaving) zullen er eenvoudiger grote digitale stappen kunnen worden gezet. Wat gaan wij doen om dat te veranderen Zaaksysteem Suite Er zal een zaaksysteem suite worden aangeschaft. Deze suite gaat de volgende systemen en processen vervangen: Systemen · Zaaksysteem (midoffice) · Systeem voor post en archief · Internetsite (frontoffice) · Klant Contact Systeem (frontoffice) · Burger- en raads informatie Systeem Processen · Meldingen Openbare Buitenruimte · Subsidies · Contractbeheer · Bezwaar en beroep Aanbesteding zaaksysteem suite Er is een Europese aanbesteding gestart met de ondersteuning van een aanbesteding specialist voor de aanschaf van een zaaksysteem suite. Er is gekozen voor een suite ( de suite bestaat uit een verzameling systemen, standaard software) omdat bovenstaande systemen en processen een nauwe relatie met elkaar hebben. Publicaties en het aanbieden van gemeentelijke producten met DigiD en digitaal betalen worden hierdoor eenvoudiger voor de inwoner en beter beheersbaar voor de gemeente Amstelveen. Voor het bestek van de aanbesteding zijn eisen en wensen geformuleerd die nauw aansluiten bij de ambitie zoals verwoord in het collegeprogramma.
Gunning van de aanbesteding zou in mei zijn. Omdat er te weinig inschrijvingen waren en daardoor onvoldoende concurrentie, is de aanbesteding stop gezet. Er zal nu opnieuw worden aanbesteed. De gunning wordt naar alle waarschijnlijkheid verwacht in oktober. Suite voor VTH Door de implementatie van de Suite voor VTH, dat bestaat uit standaard software, wordt een verscheidenheid aan systemen vervangen en worden bedrijfsprocessen beter op elkaar afgestemd. De gemeentelijke handhavers beschikken hierdoor over de nodige informatie om beter te kunnen handhaven en team vergunningen zal meer producten digitaal kunnen aanbieden met DigiD en digitaal betalen. Kosten Voor de aanschaf van de zaaksysteem suite en de suite voor VTH wordt eenmalig een investering van € 1.100.000 gevraagd. Het gaat daarbij zowel om nieuwe abonnementen/licenties als om inzet en eventuele inhuur van menskracht. Het bedrag van de aanbesteding is een gemiddelde van wat er voor aanbestedingen geoffreerd wordt bij andere gemeenten. Daarnaast wordt er een investering gevraagd van € 600.000 omdat er voor de periode van één jaar dubbele kosten voor licenties en onderhoud moeten worden gemaakt. Baten Door het uitvoeren van het programma Digitaal Werken wordt een aantal systemen vervangen. Hierdoor wordt er vanaf 1 januari 2018 voor ongeveer € 300.000 minder uitgegeven aan licentie kosten. Daarnaast zal het aantal printers en kopieermachines worden gehalveerd en zal binnen het team informatievoorziening, het team dat verantwoordelijk is voor de registratie van post, personeel dat door natuurlijk verloop de organisatie verlaat, niet worden vervangen. Wat krijgen we er voor Het programma “Digitaal Werken” is breder dan waar geld voor wordt gevraagd. De projecten waar geen geld voor wordt gevraagd zullen worden gedekt uit reguliere budgeten. Het programmateam voert de komende 2 ½ jaar de volgende projecten uit: · · · · ·
Implementatie Zaak systeem Suite Implementatie Suite voor VTH Digitalisering Facturatie proces Aanbesteding printers en kopieermachines (aparte aanbesteding) Aanbesteding digitaal portaal regiefunctie sociaal domein (aparte aanbesteding)
Door het uitvoeren van bovenstaande projecten streven wij naar goed ingerichte digitale bedrijfsprocessen en laagdrempelige systemen. Dit levert tijdswinst op bij de afhandeling van producten en diensten van bedrijven en inwoners. Ook zullen er vanuit het zaaksysteem sneller en eenvoudiger gemeentelijke digitale publicaties worden gedaan en digitale producten worden aangeboden. De internetsite zal sterk verbeterd worden en met bijvoorbeeld een Amstelveen-app. kunnen inwoners sneller meldingen doen over bijvoorbeeld de openbare buitenruimte. Amstelveen gaat papierloos werken. Alle binnenkomende post zal worden gescand, digitaal gedistribueerd en digitaal gearchiveerd. Gekoppeld aan het papierloos werken wordt er een aanbesteding gestart voor de vervanging van kopieermachines en printers. Het streven is om het aantal machines te halveren. Daarnaast zal er in het 4e kwartaal een voorstel voor substitutie worden voorgelegd aan het college. Dit betekent dat na goedkeuring papier vervangen mag worden door digitaal.
Wat gaan de bedrijven en inwoners er van merken · Voor de inwoner en bedrijven wordt de digitale dienstverlening toegankelijker en sneller omdat de internetsite wordt vervangen en alle digitale gemeentelijke producten opnieuw worden ingericht. · Aan de dienstverlening zal een Amstelveen-app worden toegevoegd. Wat betekent dat er eenvoudig met een smartphone of tablet meldingen kunnen worden gedaan of producten kunnen worden aangevraagd. · Het call center van publiekszaken beschikt over alle informatie die is geregistreerd in het zaaksysteem en kan zo de inwoner beter bedienen. De call center medewerker ziet in een overzicht wat de inwoner heeft gemeld of aangevraagd. Of het nu de melding van een scheve stoeptegel betreft, de aanvraag van een vergunning of een melding grof afval. · Alle producten die nu nog digitaal ontbreken zullen worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan de Horeca vergunning en buiten- en binnen gemeentelijke verhuizingen. Project organisatie Voor het programma Digitaal Werken, is een programmateam ingericht. Het programmateam bestaat uit een programmamanager, vier projectmanagers en drie technisch beheerders. Daarnaast is er een stuurgroep geformeerd, bestaande uit een lid van de directie, managers en de programmamanager Digitaal Werken, die toeziet op de uitvoering van het programma. Globale planning Het programma “Digitaal Werken” start op 1 mei en zal bestaan uit het parallel uitvoeren van projecten gedurende 2 ½ jaar. Na gunning van de zaaksysteem suite zal er een uitvoerig projectplan worden geschreven waar duidelijk de scope en doorlooptijden van de projecten zal worden gedefinieerd. Frequent zal de organisatie en de commissie ABM worden geïnformeerd over de voortgang door middel van presentaties. Zoals de systemen en processen een nauwe relatie met elkaar hebben, hebben de projecten dat ook. In de planning wordt rekening gehouden met de verwachtingen van medewerkers, inwoners en bedrijven. Wij zullen daarom gefaseerd projecten of delen van projecten opleveren voor de interne organisatie en bedrijven en inwoners. Hierbij zal veel aandacht uit gaan naar brede communicatie over de verschillende onderwerpen.
Programma Digitaal Werken
Speerpunten • Dienstverlening • Bedrijfsvoering • Rechtmatigheid
2
Dienstverlening • Amstelveen.nl • Producten Digitaal • Digitaal betalen • DigiD
• Klant Contact Centrum • Koppelingen verschillende Domeinen
• Apps • Meldingen Openbare Buitenruimte
• SMS Notificatie
3
Bedrijfsvoering • Zaaksysteem Suite • Biedt functionaliteit voor burgers en medewerkers om zaken af te handelen vanuit huis en via het Klant Contact Centrum.
• Suite voor VTH • Is het systeem voor de Wabo, vergunningverlening, toezicht en handhaving.
4
Rechtmatigheid • Digitale processen • Subsidies • Contractbeheer
• Koppelingen met Financieel Systeem • Digitaal controle systeem
• Substitutie • Papier vervangen door digitaal • Digitaal Archiveren • Papierloos werken
5
Wat er verder op ons af komt • BIG Data • Relaties leggen tussen verschillende data
• Open Data • Ontsluiten en hergebruik van data
6
Programma Inrichting • Stuurgroep • Programmateam • Programmamanager • Projectmanagers – Front office – Back office – VTH – Techniek • Leanmanagement • Team Ondersteuning – App-beheerders Webmasters – Beheerder Business Intelligence
7
Kosten Duur van het Programma is 2 ½ jaar • Implementatie & aanschaf Zaaksysteem Suite en Suite VTH € 1.700.000.
8
Communicatie • 31 maart B&W • 16 april raadscommissie ABM • 29 april Raad • September bespreking Plan van Aanpak in stuurgroep Digitaal Werken • Oktober gunning zaaksysteem Suite • Oktober Presentatie Plan van Aanpak aan Commissie ABM • Oktober Presentatie Plan van Aanpak aan Directie en Management
9
Dank voor uw aandacht Vragen?
