gemeente Eindhoven
Retouradres Postbus 90150, 5600 RB Eindhoven
Behandeld door mw. A.F.M. van BeekKoops
De leden van de Raad van de gemeente Eindhoven
Telefoon (040) 238 62 11 Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk 13UIT11010. 19 november 2013
Archiefexemplaar Betreft: Resultaten rekenkameronderzoek vastgoed
Geachte raadsleden, Inleiding De afgelopen jaren is er binnen gemeenteland met betrekking tot vastgoed een aanzienlijke omslag gaande van een vooral technisch georiënteerde vastgoedbenadering naar vastgoed inzetten als strategisch instrument voor het verwezenlijken van maatschappelijke doelstellingen. Ten aanzien van de rol van de gemeente wordt steeds meer maatwerk en flexibiliteit gevraagd. Sommige ontwikkelingen vragen de traditionele regie- en productierol, maar bij andere ontwikkelingen, zoals de organische gebiedsontwikkeling, is een verschuiving zichtbaar naar de rol van samenwerkingspartner of volstaat een faciliterende rol. Bij de vastgoedprojecten zien we steeds meer dat de (eind)gebruiker de centrale rol inneemt in plaats van de grote professionele ontwikkelende partijen. Deze verandering, gecombineerd met de financiële vastgoedcrisis, vraagt veel van de gemeentelijke organisaties. In Eindhoven veranderen we stapsgewijs. Als eerste hebben we ons gericht op de stad en onze gebruikers van het vastgoed door de focus te leggen op het realiseren van directe maatschappelijke uitdagingen op gebied van onderwijs, sport, welzijn en cultuur. Ten aanzien van deze inhoudelijke programma’s zijn dan ook vele grote en kleine stappen gezet. Voorbeelden hiervan zijn de IHP ontwikkeling (Integraal Huisvestingsplan / scholen), de verkoop van vastgoed, de samenwerking met Stichting Ruimte, het operationeel maken van de “funda-achtige” omgeving voor maatschappelijk vastgoed via een gezamenlijke ontsluiting met Lumens, de ontsluiting van creatief vastgoed met de corporaties, onze gemeentelijke inspanning rondom Mariënhage, het NRE-terrein inclusief huisvesting ambtelijke organisatie, de renovatie van de Ventoseflat, het Natlab, de Steentjeskerk, het behoud van Berkenhuisje, de verplaatsing van Plaza Futura, de ontwikkelingen rondom de Internationale School, Fontys Sporthogeschool, twee VMBO’s, VMBO-SEN en Vakcollege. En op korte termijn nemen we besluiten over het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed met een monumentenstatus.
Postadres Postbus 90150 Bezoekadres Stadhuisplein 1
5600 RB Eindhoven
5611 EM Eindhoven
[email protected]
www.eindhoven.nl
Telefoon (040) 238 62 11
Ons kenmerk 13UIT11010
Als het gaat om de veranderende rol van de overheid benutten we op dit moment binnen het Project Beheer Maatschappelijk Vastgoed (zie ook de RIB van 31 oktober 2013) in Lievendaal, Drents Dorp en ’t Ven de mogelijkheden om vanuit de buurt samen met de daarin aanwezige vastgoedpartners te komen tot andere oplossingen. Binnen een cocreatie wordt ruimte geboden en oplossingen gezocht voor de specifieke behoeften in een gebied. Behoeften die bijvoorbeeld vanwege leeftijdsopbouw en aanwezigheid van voorzieningen per gebied verschillend kunnen zijn. Met het zetten van deze stappen hebben we geleerd (en leren we nog steeds) op welke wijze onze vastgoedinformatie moet worden geborgd om dit vastgoed zo optimaal mogelijk als maatschappelijk instrument in te kunnen zetten. En we hebben onderkend dat daar nog belangrijke verbeteringen in nodig zijn. We bevinden ons nu dan ook al enige tijd in die verbeterfase en het onderzoek van de Rekenkamercommissie heeft ons daar sterk bij geholpen. Enerzijds door de urgentie onder de aandacht te brengen en anderzijds door de inhoudelijke bijdrage. Het rekenkameronderzoek is in maart dit jaar gestart. Op 30 oktober heeft de Rekenkamercommissie gemeente Eindhoven het onderzoeksrapport “Vastgoed: Eigen huis op orde? Onderzoek naar gemeentelijk vastgoedbeleid” aan de raad aangeboden. Voorafgaand heeft de Rekenkamercommissie op 28 oktober de definitieve bevindingen gepresenteerd aan raadsleden. Tijdens deze presentatie werden de onderzoeksbevindingen op kritische wijze belicht en er werd op opbouwende wijze aandacht geschonken aan de positieve ontwikkelingen van de inmiddels opgestarte verbeteracties. Bij het aanbieden van het onderzoeksrapport op 30 oktober aan de raad kwam, jammer genoeg, de balans tussen de kritische bevindingen, de vele behaalde maatschappelijke resultaten en de positieve verbeterontwikkelingen naar de mening van het college onvoldoende naar voren. Desalniettemin steunen de conclusies (bijlage 2) en de aanbevelingen (bijlage 1) van de Rekenkamercommissie onze ingeslagen weg om het beheer rondom vastgoed duurzaam op orde te brengen. Commissievergadering RV op 26 november Uw presidium heeft het rekenkameronderzoek geagendeerd voor de commissievergadering RV van 26 november as. Ten behoeve van deze vergadering deel ik u middels deze brief het standpunt van het college mee ten aanzien van de onderzoeksconclusies en de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Daarnaast ontvangt u met deze brief al een doorkijk van de ingezette verbeteracties zodat de portefeuillehouder Vastgoed en grondbedrijf hierover met u tijdens de commissievergadering de dialoog kan aangaan. Conform de aanbeveling van de Rekenkamercommissie wordt u eind januari 2014 over de dan behaalde (tussen)resultaten geïnformeerd.
2
Ons kenmerk 13UIT11010
Standpunt college Het college heeft op 19 november 2013 het volgende standpunt ingenomen. 1. Standpunt innemen dat het college erkent dat er rondom het gemeentelijk vastgoed verbeteringen noodzakelijk zijn en dat de door de Rekenkamercommissie aangedragen ontwikkelpunten en aanbevelingen worden herkend en deze in lijn zijn met de eerder opgestarte verbeteracties Vanuit dit standpunt: a. Instemmen dat er continu aandacht is voor het zoeken naar adequate oplossingen en dat, indien daarvoor buiten bestaande vastgestelde kaders moet worden getreden, dit ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan college dan wel raad (aanbeveling 5) b. Instemmen dat de overige aanbevelingen (1 tot en met 4) worden omarmd; deze verbeteracties zijn al eerder in gang gezet en de (tussen)resultaten hiervan worden eind januari 2014 aan de raad gerapporteerd 2. Instemmen dat op basis van de, onder 1b genoemde, (tussen)resultaten samen met de resultaten die voortkomen uit de cocreatie van de gebiedsanalyses (Project Beheer Maatschappelijk Vastgoed), een analyse wordt uitgevoerd welke effecten zichtbaar zijn die betrekking hebben op de verschillende maatschappelijke programma’s. De vertaling van die effecten op de programma’s wordt gezamenlijk met de nieuwe raad opgepakt Onderbouwing van het standpunt en inzicht in opgestarte/gerealiseerde verbeteracties Zoals in de inleiding aangegeven steunen de conclusies en de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie (RKC) onze in gang gezette (en ook afgeronde) verbeteracties. De commissie is positief over de verkoop van vastgoed, de ontwikkeling van de organisatie naar een sociaal en ruimtelijk domein, de verbinding van de maatschappelijke programma’s en vastgoedportefeuille via het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed, de werkwijze bij sport en de inrichting van CATteams bij de vastgoedsector. Verbeteracties De meeste aanbevelingen richten zich op het op orde brengen van beheer en bedrijfsvoering. Onze eerder in gang gezette verbeteracties (zie het overzicht in bijlage 1) zorgen ervoor dat de basis rondom vastgoedbeheer duurzaam op orde komt ter facilitering van de gezamenlijke beweging met de stad om nu en in de toekomst de maatschappelijk gewenste resultaten te kunnen behalen en om het college en de raad beleidskeuzes te kunnen voorleggen indien (externe) ontwikkelingen en mogelijke risico’s hierom vragen. Het effect van de verbeteracties wordt ter toetsing voorgelegd aan een externe partij.
3
Ons kenmerk 13UIT11010
Kanttekening Als kanttekening bij de gepresenteerde resultaten merken we op dat sommige beelden die worden geschetst genuanceerd moeten worden beoordeeld. De eerste nuancering is dat we niet alle conclusies als zodanig delen echter, de achterliggende signalen van de conclusies worden wel herkend. Dit heeft te maken dat er verwarring is over de verschillende rollen die de gemeente heeft rondom vastgoed zoals eigenaar of exploitant. De onderzoeker is niet nader ingegaan op deze verwarring. Een dergelijke onduidelijkheid zien we ook terug bij recente raadsvragen van het Ouderen Appel Eindhoven; deze heeft te maken met de verschillende definities (object/gebouw/verhuurbare eenheden) die rondom vastgoed worden gehanteerd. De verbeteractie die we hieraan koppelen is dat we steeds met onze informatieverstrekking en communicatie moeten zorgen dat deze verwarring wordt weggenomen. Een tweede nuancering is dat we steeds kritisch moeten blijven kijken welke rol de gemeente wil en moet vervullen. Met de gemeentelijke rolverandering gaan we juist meer loslaten en verantwoordelijkheden overlaten aan de burgers en partners. Terwijl bijvoorbeeld de conclusie over het sturen op bezettingsgraden bij cultuurgebouwen en vrijetijdsaccommodaties juist een tegenovergestelde beweging in gang zet; die van een gemeente die strakker stuurt. Graag gaan wij met u de dialoog aan over de invulling van nieuwe rollen. Resumerend zijn wij van mening dat we voortvarend de goede stappen zetten maar wij staan graag open voor uw inbreng in dit proces. De komende commissievergadering biedt daar alle mogelijkheden toe. Als vervolg in 2014 verwachten wij dat de resultaten van de verbeteracties maar ook de vruchten die de, in cocreactie uitgewerkte, gebiedsanalyses (Project Beheer Maatschappelijk Vastgoed) gaan afwerpen, effect zullen gaan hebben op de huidige maatschappelijke programma’s. De vertaling van deze effecten willen wij graag gezamenlijk met de nieuwe gemeenteraad gaan oppakken. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Eindhoven,
gemeentesecretaris
Bijlage(n): 2
4
Ons kenmerk 13UIT11010
Bijlage 1: Ingezette verbeteracties en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport “Vastgoed: Eigen huis op orde? Onderzoek naar gemeentelijk vastgoedbeleid” Ingezette verbeteracties Ingezette verbeteracties
Relatie aanbeveling 1 en 2
1
Op orde brengen van het basis beheer. De laatste maanden is hier hard aan gewerkt en een onafhankelijke partij controleert voor eind december op de match tussen opgave van het kadaster en Planon inclusief de juistheid van tenminste de volgende elementen in het systeem: o.a. adres, soort onroerend goed, kadastrale oppervlakte, erfpacht of eigen grond, verhuurstatus, ingangsdatum en einddatum contracten, contracthuur, btw ja/nee, naam huurder.
2
Beoordeling van de bestaande interne risicoanalyse inclusief verbeteradvies. In december voert een onafhankelijke partij deze beoordeling uit.
2 en 3
3
Om te zorgen dat het op orde houden van beheer wordt geborgd en de maatschappelijke ontwikkelingen kan faciliteren maken we een extra verdiepingsslag. In december 2013 onderzoeken we of de beschikbare landelijke keurmerken voor vastgoed (bv SAS70verklaring of een ISAE 3402) ook toepasbaar zijn voor gemeenten. Quick Wins van de sector Sport en Bewegen zullen hierbij worden meegenomen. Indien een keurmerk realistisch is, werken we in januari 2014 een advies uit welke werkprocessen moeten worden geborgd om in aanmerking te komen voor dat keurmerk
1, 3 en 5
4
In kaart brengen van de verschillende definities en mogelijkheden. Inventarisatie van de informatiebehoeften. Confrontatie tussen definities in de systemen en administraties versus de informatiebehoefte van de raad en het college.(gereed december 2013) In december 2013 is ook de inventarisatie en analyse (via maturity model van PwC) gereed van de gebruikerswensen en mogelijkheden van het huidige ICT-systeem. Er zal een koppeling worden gemaakt met het onlangs opgestarte ICT-project “Enterprise architectuur ruimtelijk domein gemeente Eindhoven”.
5 en 6
5
Ons kenmerk 13UIT11010
Ingezette verbeteracties
Relatie aanbeveling 1, 2, 3, 5 en 6
5
Onderzoek naar landelijke trends op gebied van vastgoed en analyseren voor de Eindhovense situatie (gereed december 2013). Dit onderzoek wordt verwerkt in een eerste Meerjaren Perspectief Vastgoed1.
6
Voor het vinden van vernieuwende oplossingen en initiatieven gaan we verder op de ingeslagen weg om proactief aan de slag te gaan met kennisinstituten en innovatieve ondernemers. Zo zal bijvoorbeeld in dialoog met de raad worden geëvalueerd of nieuwe vormen van intake, zoals nu door Stichting Ruimte wordt opgepakt, beter aansluiten op de behoefte van de stad
alle
7
In bijlage 7 de begroting 2014 staat het overzicht van de directe subsidies en de indirecte bijdragen van fiscale huur. Huurachterstanden zijn geen indirecte bijdragen omdat deze via de reguliere incassoprocedures worden verhaald bij de huurder
2
8
Indien bij het zoeken naar oplossingen bij alle ingezette verbeteracties buiten de bestaande kaders moet worden getreden dan zal steeds worden beoordeeld of daarvoor een college- of raadsbesluit nodig is. Bijvoorbeeld als het gaat om gewenste wijzigingen voor verkoop (gemeentelijke richtlijn, vastgesteld door college op 6-2-2007) of huren (richtlijnen voor fiscale huur zijn op 31 januari 2007 door de raad vastgesteld)
2 en 5
9
De aansturing is en wordt op de verschillende niveaus verbeterd: 1. Momenteel wordt een voorstel voorbereid over de rol- en taakverdeling tussen directieraad en sectorhoofden (op basis van adviesnotitie “Directieraad en Sectorhoofden als verbinders van stad en organisatie; Opgaven en rollen van de Directieraad en Sectorhoofden van de gemeente Eindhoven) 2. Met de reorganisatie van het Ruimtelijk Domein worden de programma’s en werkprocessen met een vastgoedrelatie dichter bij elkaar gebracht o.a. door integraal te programmeren (Richten) en de uitvoering van vastgoed en sport (Verrichten) samen te voegen. 3. Op 22 oktober heeft uw college ingestemd met de extra impuls
4
1
Er wordt een Meerjaren Perspectief Vastgoed (MPV) opgesteld. Een volwaardig MPV geeft
integraal overzicht van (financiële) scenario’s, met ijkpunten voor controle en bijsturing met betrekking tot de vastgoedportefeuille. In januari 2014 zal een eerste versie aan het college worden gepresenteerd.
6
Ons kenmerk 13UIT11010
Ingezette verbeteracties
4.
Relatie aanbeveling
aan Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed De aansturing van de sector Vastgoed is inmiddels gewijzigd. Sector Control en P&O hebben hier een vaste rol in gekregen
Aanbevelingen uit rekenkameronderzoek 1. Een hersteloperatie uit te voeren om de basale informatie van de vastgoedportefeuille bedrijfseconomisch structureel op orde te krijgen met als onderdelen: interventies op het gebied van een verbeterde ICT infrastructuur, het verkrijgen van tijdig inzicht en overzicht. Resultaten van deze hersteloperatie worden aan de raad gerapporteerd uiterlijk eind januari 2014. 2. De vastgoedportefeuille met prioriteit op orde te brengen zodat college en raad beargumenteerde beleidskeuzes kunnen maken op basis van inzicht in financiële effecten. b Een integraal totaaloverzicht van alle directe (subsidie) en indirecte bijdragen (fiscale huur en huurachterstanden) aan instellingen en huurders heeft prioriteit. b Het gaat hier om richtlijnen voor gebruik van maatschappelijk vastgoed, huren, onderhoud en verkoop. 3. Een risicobeheersingsplan op te stellen over: b Het verschil van kapitaallasten en inkomsten van de vastgoedportefeuille; b Toenemende achterstallige huur; b De onderhoudsplanningen; b De actualisering van fiscale huurconstructies conform huidige wetgeving; b Toenemende leegstand. 4. Een integraal verbeterplan voor (aan)sturingsprobleem van de sector vastgoed te maken, met aandacht voor: b Heldere taak- en verantwoordelijkheidstoedeling in de driehoek wethouder, directie en sectorhoofd; b Rollen en taken sector vastgoed in relatie tot andere sectoren; b Rollen en taken projectbureau beheer maatschappelijk vastgoed; b Het doorbreken van de vicieuze cirkel van (aan)sturing van de sector; b Het versterken van de rol van Control en de bewaking van hun onafhankelijke positie.
5. Bij het zoeken naar adequate oplossingen buiten bestaande kaders te treden. Bepaal quick- wins van de beheersystematiek van de Sector Sport en Bewegen. Zet in op slimme verbindingen met bestaande databronnen, van partners in de stad zoals het Kadaster en de Belastingdienst, en andere gemeenten.
7
Ons kenmerk 13UIT11010
6. De raad -in de rolverdeling tussen raad en college- zich sterker te focussen op controle op maatschappelijke en financiële effecten van vastgoedbeleidskeuzes.
8
Ons kenmerk 13UIT11010
Bijlage 2: Overzicht conclusies uit het onderzoeksrapport “Vastgoed: Eigen huis op orde? Onderzoek naar gemeentelijk vastgoedbeleid” 1. Het maatschappelijk vastgoed als beleidsinstrument is niet doelmatig en doeltreffend. Uitzondering daarop is het sportvastgoed. 2. De basale bedrijfseconomische gegevens vertonen gebreken. Een transparant overzicht van de omvang en waarde, de kosten en opbrengsten, de onderhoudsvoorzieningen, financiële afspraken met gebruikers, de beheersystematiek ontbreekt. De volgende tekorten zijn geconstateerd in de informatievoorziening: b Er is gedeeltelijk zicht op de exploitatie van het vastgoed. Met name de huur- en gebruikersovereenkomsten zijn niet actueel en onvolledig. b Het feitelijk gebruik van gebouwen in termen van bezettingsgraad en meervoudig gebruik wordt niet in kaart gebracht. b De verschillende databestanden met betrekking tot vastgoed kunnen (nog) niet aan elkaar gekoppeld worden. 3. Sturing en monitoring van het maatschappelijk vastgoed is onvoldoende. Informatie kan in onvoldoende mate snel, betrouwbaar en transparant worden geleverd. Hierdoor kunnen beleidsmatige afwegingen door zowel het college als de raad niet op basis van feitelijke informatie worden gemaakt. 4. De totale financiële bijdrage die de gemeente via vastgoed verleent aan gesubsidieerde instellingen is voor raadsleden niet inzichtelijk. Er is geen integraal totaaloverzicht van alle directe (subsidie) en indirecte bijdragen (fiscale huur en huurachterstanden) aan instellingen. 5. Vraag en aanbod van maatschappelijk vastgoed is onvoldoende inzichtelijk. b Het Projectbureau Beheer Maatschappelijk Vastgoed heeft inmiddels 2 van de 22 gebieden verkend. b De mogelijke functionaliteit of gebruikskwaliteit van het vastgoed wordt niet geïnventariseerd. 6. De financiële risico’s binnen de vastgoed portefeuille zijn niet in beeld. Risicoanalyses worden incidenteel gemaakt en niet vastgelegd. b De totale kapitaallasten (gebouwgebonden kosten) bedragen circa € 24 miljoen (afschrijvingen en rente). De geraamde inkomsten zijn voor 2013 € 18 miljoen. Hoewel een verschil logisch is, is een transparante verklaring voor dit verschil slechts op hoofdlijnen bekend. b Er is sprake van toenemende achterstallige huur bij diverse huurders van gemeentelijk vastgoed. b Afspraken over fiscale huur in langlopende contracten zijn niet getoetst op huidige regelgeving.
9
Ons kenmerk 13UIT11010
b
Over de mate van actualiteit van de onderhoudsplanningen zijn de gemeentelijke afdelingen verdeeld.
7. Er is sprake van een ernstig (aan)sturingsprobleem van de sector vastgoed. b De sector werkt incident gestuurd. Er is sprake van een vicieuze cirkel: de informatiebasis is niet op orde, ambtenaren reageren op incidenten en zijn daardoor niet in staat om orde op zaken te stellen. b Er wordt onvoldoende integraal gewerkt. Beleid van andere sectoren werkt onbedoeld negatief op de sector vastgoed en andersom. b De adviezen van Control worden onvoldoende opgevolgd. Verbeteringen worden in gang gezet, maar niet gemonitord en leiden niet tot het gewenste resultaat. b Er zijn tal van voorbeelden van negatieve gevolgen van de informatie- en sturingsproblemen voor de samenwerking met externe partijen in de stad. In de driehoek wethouder, directie en sectorhoofd is sprake van een zogenaamde bermuda driehoek: het is niet duidelijk wie waar voor verantwoordelijk is, en informatie lijkt te verdwijnen.
1
