Rob Kempers Zwolle, 16 juli 2012
Situatierapport en functie-inhoud Algemeen directeur/gemeentesecretaris
Gemeente Borger-Odoorn
AUSTRALIA • AUSTRIA • BELGIUM • BRAZIL • DENMARK • CHINA • ESTONIA FINLAND • FRANCE • GERMANY • INDIA • ITALY • LATVIA • LITHUANIA THE NETHERLANDS • NORWAY • POLAND • PORTUGAL • SINGAPORE SPAIN • SWEDEN • SWITZERLAND • UNITED KINGDOM • USA
Inhoudsopgave
Inleiding
3
Doel van het situatierapport
4
Algemene kenmerken van de gemeente
4
Politieke constellatie
5
Ambtelijke organisatie
5
Relevante aspecten
7
Rol van de nieuwe functionaris
9
Functie-inhoud
10
Pagina 2 van 11
Inleiding Borger-Odoorn is een aantrekkelijke woon- en werkgemeente in Zuidoost Drenthe. Tussen de bossen en heidevelden van de Drentse Hondsrug en in het aangrenzende Veenkoloniale landbouwgebied liggen vijfentwintig dorpen met in totaal bijna 26.000 inwoners. De grotere dorpen hebben een uitstekend voorzieningenniveau en Groningen, Assen, Emmen en Stadskanaal zijn met eigen of openbaar vervoer in korte tijd bereikbaar. Bij de gemeente Borger-Odoorn werken ongeveer 200 mensen. De gemeentelijke organisatie heeft net een reorganisatie ondergaan. Het oude sectorenmodel heeft plaatsgemaakt voor een nieuwe organisatiestructuur, die bestaat uit vier afdelingen. In verband met de aangekondigde terugtreding van de huidige algemeen directeur/ gemeentesecretaris per 1 januari 2013 is Mercuri Urval gevraagd de gemeente te ondersteunen bij de werving en selectie van zijn opvolger. De vacature wordt eind augustus opengesteld. Voor een succesvolle werving en selectie is het van belang goed inzicht te hebben in de organisatie en in de functie. Dit beeld is ontstaan door het bestuderen van relevante schriftelijke informatie en door het voeren van een aantal gesprekken met leden van het college van burgemeester en wethouders en met medewerkers van de ambtelijke organisatie. De resultaten van het bestuderen van de schriftelijke informatie en het voeren van de gesprekken vinden hun weerslag in dit situatierapport. Het rapport behandelt de algemene kenmerken van de gemeente, de politieke samenstelling van de gemeente, de ambtelijke organisatie, relevante aspecten en de betekenis daarvan voor de nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris. Tevens wordt ingegaan op de functie-inhoud en de resultaatverwachtingen voor de nieuwe algemeen directeur/gemeentesecretaris. Allereerst wordt echter kort ingegaan op het doel van het situatierapport.
Pagina 3 van 3
Doel van het situatierapport Het inzicht dat is ontstaan in de organisatie en in de functie en de indrukken die zijn opgedaan met betrekking tot aspecten als de sfeer en de cultuur binnen de organisatie, zijn om meerdere redenen van belang. In de eerste plaats is dit rapport de basis aan de hand waarvan Mercuri Urval de werving en selectie uitvoert. Dit wil zeggen dat de briefselectie plaatsvindt volgens de eisen die in dit rapport worden vermeld en dat de gegevens tevens de meetlat vormen voor de beoordeling van de kandidaten voor de functie van algemeen directeur/ gemeentesecretaris. In de tweede plaats wordt dit rapport gebruikt voor de informatieverstrekking naar kandidaten. Aan de hand van het beeld dat in dit rapport wordt geschetst, kunnen zij zich een beeld vormen van de organisatie en de functie. In de derde plaats biedt dit rapport de aan te stellen algemeen directeur/ gemeentesecretaris na benoeming een compact en objectief overzicht van de actuele situatie.
Algemene kenmerken van de gemeente De gemeente Borger-Odoorn bestaat sinds 1 januari 1998. Op deze datum is een grootschalige gemeentelijke herindeling van de provincie Drenthe voltooid. Borger-Odoorn is ontstaan uit de voormalige gemeenten Borger en Odoorn. De gemeente telt bijna 26.000 inwoners, heeft een oppervlakte van 278 km² en ligt deels in de Drentse Veenkoloniën en deels op en aan de Hondsrug tussen de plaatsen Stadskanaal, Emmen en Assen. Typerend is het grote aantal van 25 dorpskernen, waarbij de meeste dorpen een inwonertal van minder dan 1.000 inwoners telt. Steeds nadrukkelijker wordt de gemeente beschouwd vanuit een viertal leefgebieden. Een belangrijk project voor de gemeente Borger-Odoorn wordt gevormd door ‘Kern en Kader’, een project dat een evenwichtig aanbod van voorzieningen van goede kwaliteit over het gebied van de gemeente nastreeft. De gemeente kent relatief gezien veel voorzieningen. Onderhoud en instandhouding van al deze voorzieningen is op termijn, in verband met financiële beperkingen, niet mogelijk. Momenteel worden belangrijke en enigszins ingrijpende maatregelen voorbereid, waaronder bijvoorbeeld de beëindiging van de gemeentelijke exploitatie van een van de zwembaden (Valthermond). Kansen liggen er voor de gemeente op het terrein van recreatie en toerisme. De gemeente beschikt over een uitstekend fietspadennet in een landschappelijk zeer aantrekkelijk gebied. Daarnaast kent de gemeente veel voorzieningen in de vorm van bungalowparken, campings, pensions en zijn in en nabij de gemeente veel attracties gevestigd, zoals het Hunebeddeninformatiecentrum, het Boomkroonpad, het Dierenpark Emmen e.d.
Pagina 4 van 4
De politieke constellatie De gemeenteraad is de vertegenwoordiging van de bevolking, daarom wordt de raad direct gekozen door de inwoners. De verkiezingen worden één keer in de vier jaar gehouden. Op 3 maart 2010 is de huidige raad gekozen. De verkiezingsuitslag van 3 maart 2010 wees uit dat zeven politieke partijen de raad vormen tot 2014. De zetelverdeling is als volgt: •
Gemeentebelangen (zes zetels)
•
PvdA (vijf zetels)
•
VVD (drie zetels)
•
CDA (drie zetels)
•
D66 (twee zetels)
•
GroenLinks (een zetel)
•
ChristenUnie (een zetel)
Het college bestaat, naast de burgemeester, uit drie fulltime wethouders. Het huidige college wordt gevormd door de PvdA, de VVD en het CDA. De Christen Unie maakt wel deel uit van de coalitie, maar levert geen wethouder.
De ambtelijke organisatie Bij de gemeente Borger-Odoorn werken ongeveer 200 mensen. De gemeentelijke organisatie heeft een reorganisatie ondergaan. Het oude sectorenmodel heeft plaatsgemaakt voor een nieuwe organisatiestructuur, die bestaat uit vier afdelingen. De gemeente werkt aan een efficiënte, klantgerichte dienstverlening, met een daarbij passende structuur en cultuur. Sleutelbegrippen daarin zijn integraal management, verantwoordelijkheden laag in de organisatie en adequate middelen en huisvesting. Het organogram van de gemeente Borger-Odoorn ziet er alsvolgt uit:
Pagina 5 van 5
De algemeen directeur/ gemeentesecretaris treedt op als voorzitter van het managementteam.
Pagina 6 van 6
Relevante aspecten Op basis van de gevoerde gesprekken en de schriftelijke informatie is een aantal relevante aspecten te onderkennen die voor het functioneren van de algemeen directeur/ gemeentesecretaris van belang zijn. Het managementteam is recentelijk teruggebracht van 6 naar 5 personen. Het streven is er vervolgens op gericht het aantal MT leden in de eerste helft van de volgende collegeperiode verder terug te brengen van 5 naar 4 personen. Er wordt inmiddels gewerkt volgens onderstaand model:
Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur
Programmamanager
Manager
Manager
Manager
Manager
Naast het managementteam wordt gewerkt met een programmamanager. Het huidige managementteam vormt een hechte club. Zij hebben met elkaar een veranderingsproces doorgemaakt waarin zij elkaar goed hebben leren kennen. De nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris zal uitstekend in staat moeten zijn zich een positie te verwerven binnen dit bestaande hechte team. Hij dient zijn meerwaarde goed te kunnen aantonen en dient, zonder te vervallen in hiërarchisch gedrag, zijn positie te winnen. Hij dient wel degelijk op te treden als eindverantwoordelijke van de ambtelijke organisatie, dient stelling te nemen en knopen door te hakken. Daar waar nodig dient hij op te komen voor het MT. De medewerkers van de gemeente Borger-Odoorn zijn loyaal en zeer betrokken en geven blijk van een hoge mate van inzet. Er is sprake van samenwerkingsverbanden met de gemeente Emmen en de gemeente Coevorden (Sociale Zaken en ICT). Deze samenwerkingsvormen dienen verder gestalte te krijgen. De algemeen directeur/ gemeentesecretaris zal hierin een leidende externe rol moeten vervullen. De gemeente Borger-Odoorn kenmerkt zich als een gezonde en stevige gemeente, die de afgelopen jaren veel veranderingen heeft doorgevoerd. Er is een Lange Termijn Visie ontwikkeld en er is een heldere en samenhangende visie op demografische ontwikkelingen, leefgebieden en vastgoed. Daarnaast staan KCC en ICT uitstekend op de kaart.
Pagina 7 van 7
Aanpassingen die nog een toegevoegde waarde kunnen hebben, worden afgewogen en zonodig geïmplementeerd. De organisatie staat echter goed op de kaart en is op meerdere fronten gezond te noemen. Op financieel terrein dienen de komende tijd bezuinigingen te worden doorgevoerd, maar de financiële positie van de gemeente is op orde. Uiteraard dient er kostenbewust gewerkt te worden. Dit brengt met zich mee dat er, zowel intern als extern, duidelijke keuzes gemaakt moeten worden. De gemeente Borger-Odoorn kenmerkt zich organisatorisch niet meer door een continue stroom van veranderingen. Het is dan ook van belang dat de algemeen directeur/ gemeentesecretaris hetgeen goed loopt in de organisatie herkent, waardeert en bewaart. Daarnaast dient hij oog te hebben voor verbeteringen, deze in voorkomend geval voortvarend aan te pakken, medewerkers er enthousiast voor te maken en vervolgens te borgen. Tal van aspecten zijn onder leiding van de huidige algemeen directeur/ gemeentesecretaris voortvarend opgepakt. Een van deze aspecten, de organisatiewijziging, is weliswaar op een gedegen manier doorgevoerd, maar dient verder te worden bestendigd. De nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris dient oog te hebben voor het borgen en op een gedegen manier afronden van ingezette veranderingen. In het algemeen wordt de huidige cultuur binnen de organisatie omschreven als informeel en plezierig, maar ook wat voorzichtig. De medewerkers voelen zich betrokken bij de organisatie en stellen zich loyaal op. Ze zijn aardig voor elkaar en hebben in het algemeen veel voor elkaar over. Tevens is er sprake van een ruime mate van vrijheid en eigen verantwoordelijkheid. De medewerkers kenmerken zich over het algemeen door een goede mate van kwaliteit en potentieel. Het is belangrijk om van deze kwaliteit en dit potentieel zo optimaal mogelijk gebruik te maken. Een goed toegesneden personeelsbeleid gericht op ontwikkeling, mobiliteit en doorstroom is daarbij een onmisbaar hulpmiddel. Er is sprake van korte lijnen en laagdrempeligheid, ook voor wat betreft de verhoudingen tussen ambtelijk en bestuurlijk niveau. De manier waarop medewerkers open en direct aangesproken worden op hun verantwoordelijkheden en gemaakte fouten is de laatste jaren sterk verbeterd, maar nog steeds voor verbetering vatbaar. Gemaakte afspraken blijven soms teveel hangen en er wordt onvoldoende gestuurd of corrigerend opgetreden op het daadwerkelijk nakomen van afspraken of op het dragen van verantwoordelijkheden. In dit kader is het van belang de organisatie planmatig verder te ontwikkelen, dusdanig dat er bedrijfsmatiger, zakelijker, klantgerichter en professioneler wordt gewerkt. Doorgaans is men te aardig voor elkaar. De gemeentelijke organisatie heeft een Ondernemingsraad die zich kenmerkt door een gezonde kritische kijk op vraagstukken en zich aan de hand van de juiste argumenten welwillend opstelt tegenover eventueel door te voeren verbeteringen. De nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris dient de OR vroegtijdig te betrekken bij plannen en ideeën voor de toekomst en dient optimaal gebruik te maken van de adviserende rol van de OR. Openheid, vertrouwen en transparantie zijn kernbegrippen voor de relatie tussen de algemeen directeur/ gemeentesecretaris en de OR.
Pagina 8 van 8
Rol van de nieuwe functionaris De geschetste situatie bij de gemeente Borger-Odoorn vraagt om een algemeen directeur/ gemeentesecretaris die oog heeft voor lange termijn strategie, externe oriëntatie en de samenwerkingsverbanden die verder gestalte dienen te krijgen. Daarnaast dient hij een duidelijke meerwaarde te kunnen leveren aan het Managementteam. De kwaliteit en de onderlinge samenwerking van de huidige MT-leden maakt dat de nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris op een gepaste wijze zijn meerwaarde aantoont. Hij dient zijn gezag af te dwingen op basis van argumenten en persoonlijkheid. Hij dient hierin zeker niet te dwingend te zijn, ruimte te geven en vooral niet hiërarchisch te opereren. Wel dient hij oog en gevoel te hebben voor onderlinge verhoudingen en dient hij deze, daar waar nodig, durven te doorbreken. De nieuwe algemeen directeur/ gemeentesecretaris dient de ingezette koers verder te borgen en af te ronden, zonder teveel over te gaan tot ingangzetting van nieuwe veelomvattende en ingrijpende maatregelen. Bestendiging is voor de komende tijd cruciaal.
Pagina 9 van 9
Functie-inhoud
Heeft de eindverantwoordelijkheid voor de gehele ambtelijke organisatie. Is secretaris en eerste adviseur van het college van burgemeester en wethouders. Draagt mede zorg voor een goede coördinatie tussen de driehoek burgemeester, secretaris en griffier. Is bestuurder in het kader van de WOR.
Resultaatverwachting
Bestending van de ingezette koers (zowel intern als extern). Een duidelijke koers ten aanzien van de buitendienst. Een organisatie die zich kenmerkt door bedrijfsmatig werken, samenwerking en openheid. Gestroomlijnde bedrijfsvoeringsprocessen.
Formele eisen (kennis & ervaring)
Academisch werk- en denkniveau. Ruime leidinggevende ervaring bij voorkeur op eindverantwoordelijk niveau. Gevoel voor en ervaring met politiek-bestuurlijke processen en verhoudingen. Ervaring met externe samenwerkingsverbanden.
Overige aspecten De functie is gewaardeerd op schaal 14, met een mogelijke uitloop naar schaal 15. Het heeft de voorkeur dat de nieuwe functionaris zich gaat vestigen binnen de gemeente.
Pagina 10 van 10
