GDCI Community of Practice 3 Specificeren & beoordelen van circulariteit
24 september, Den Haag
Inleiding Op 24 september vond de derde Community of Practice bijeenkomst plaats van de Green Deal Circulair Inkopen. De CoP bijeenkomsten zijn bedoeld voor kennisuitwisseling tussen de deelnemers aan de GDCI. Dit document vat de highlights van de bijeenkomst samen. Meer inhoudelijk zijn de sheets van de sprekers tevens beschikbaar.
Na een plenaire opening over specificeren ging de groep in 3 workshops uiteen: 1. Functioneel specificeren 2. Best (en worst) practices van specificeren en beoordelen van circulariteit 3. De (rekkelijke?) kaders vanuit het aanbestedingsrecht
Dit keer stond het thema specificeren en beoordelen van circulariteit op het programma. Een belangrijke stap in het proces van circulair inkopen: hoe formuleer je de uitvraag en waarop beoordeel je de oplossingen die de markt aanreikt.
2
Weet wat je vraagt Intro Take
Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van de inkoopbehoefte in een vraagspecificatie. Je wil duidelijk zijn wat je inkoopbehoefte is, zodat het 1 op 1 aansluit bij de wens. Maar je wil ervoor waken dat je de vraagspecificatie zo dichttimmert dat de markt niks nieuws in kan brengen. Circulair inkopen begint dus bij het stellen van de juiste vraag.
3
Circulair specificeren Afbakening: focus op waardebehoud van grondstoffen Paragraaf • • • • • •
2 voorwaarden circulair inkopen: Meer functionele kijk op de behoefte Ruimte geven aan andere verdienmodellen Voorwaarden stellen aan ontwerp en ingezette grondstoffen Voorwaarden stellen aan productiefase Voorwaarden stellen aan gebruiksfase Voorwaarden stellen aan fase na gebruik incl. regie op toekomstige cycli
Lees ook het Kader voor Circulair Inkopen
4
Circulariteit beoordelen Voorbeeld: Prorail spec ontwerp: toegepaste grondstoffen Geef aan welke grondstoffen worden toegepast in vier voorbeeld producten, te weten: bezoekersstoel gestoffeerd, concentratiewerkplek, vergadertafel, fauteuil zakelijk uit het Look & Feelboekje welke is meegestuurd als bijlage 2. Ga hierbij in op: • Gerecyclede materialen (als % van het gewicht per product) • Biobased grondstoffen (als % van het gewicht per product) • Kritische materialen (zitten deze in de geleverde producten) • Toxische stoffen in producten
5
Functioneel specificeren Karin van IJsselmuide (NEVI) ging tijdens haar workshop verder in op functioneel specificeren en hoe je dat aanpakt. Wat uit de opdrachten bleek is dat je veel vragen moeten stellen om te achterhalen wat de daadwerkelijke behoefte is. Ontdek daarmee de vraag àchter de vraag. What do you really really want, vroeg ze de deelnemers. Daarin gaat het steeds om een balans tussen functioneel, conceptueel en op detailniveau. Als case bracht ze de gemeente Vlaardingen in, waar een oeververbinding moest komen tussen 2 stadsdelen. Met daarin de volgende niveaus van vraagstelling: Uitvraag Functioneel Concept Detail
case Vlaardingen Een oeververbinding Een brug Een rode, stalen loopbrug
6
Best (& worst) practices (1) De workshop van René Dijkstra (Kirkman Company) samen met Thea Smid-Verheul (gemeente Utrecht) ging over de geleerde lessen (“toppers en floppers”). Belangrijkste les uit de case van de gemeente Utrecht bleek wel: afbakening. Zet doelstellingen en randvoorwaarden en laat de markt verder het werk doen. En zorg ervoor dat je circulaire criteria ook voldoende onderscheidend vermogen bieden. Verder haalden zij de belangrijkste lessen uit de groep zelf. Lessen van sessie 1:
• Probeer grip te krijgen wat de organisatie al in bezit heeft. • Zorg dat inkoop op tijd betrokken wordt in het project • Er is altijd iets mogelijk! • Betrek de markt, maak gebruik van marktconsultaties en marktontmoetingen. • Zorg voor draagvlak intern, en vergeet daarbij de eindgebruikers niet. • Wanneer je draagvlak wil creëren bij ander stakeholders, bekijk dan ook wat hun agendapunten zijn. Hoe overlappen die? • Denk in TCO (of TCU) ipv een investering. Ga voor de langetermijn! • Ga verder dan alleen een inspanningsverplichting: het draait om de resultaatverplichting! • Laat alle inschrijvers hun bewijs van circulariteit aanleveren in hetzelfde format. • Circulair inkopen werkt alleen als er voldoende vertrouwen is tussen aanbieders en inkopers. Dat moet groeien. • Heb ook het lef om oude standaarden los te laten. Kijk nog eens kritisch naar een oude uitvraag: wat kan er veranderen? • Breng vroeg in het proces de expertise bij elkaar, alleen dan kan er echt wat veranderen. 7
Best (& worst) practices (2) Lessen van sessie 2: • • • • • • • • • • • • • • • •
Zorg voor intern en extern draagvlak door lobby te starten waarbij iedereen aan bod komt Wees transparant over de (technische) beperkingen: waar ligt de grens Just do it: doe ervaringen op door te doen Zorg dat de leverancier aangehaakt blijft, ook als het proces langer duurt Soms moet je ook verliezen nemen als iets (op dat moment) nog niet van de grond komt Schroef je eisen omhoog en leg het plafond hoog genoeg Veel leveranciers hebben een slecht verhaal, zorg voor voldoende kennis in huis Markt lijkt echt te beïnvloeden door uit te vragen; daarmee belangrijk instrument in handen Durf hoog in te zetten Maak gebruik van marktconsultaties Specificeer ook hoe je het aangeleverd wilt krijgen (bijv. op 2 kantjes) Met functioneel uitvragen kan je je op glad ijs begeven Zorg voor een goed verhaal Durf keuzes te maken en deze ook uit te voeren Bedenk niet alles zelf maar werk slim samen Zorg voor voldoende inspiratie en draagvlak
8
Aanbestedingsrecht (1) In de workshop aanbestedingsrechtelijke kaders gingen Maarten Rauws van de provincie Utrecht en Diederik Wolters Rückert van Pels Rijcken in op de juridische aspecten van circulair inkopen bij aanbesteden. Een workshop die op het eerste gezicht vooral interessant was voor overheden, maar waar de aanwezige bedrijven ook waardevolle input konden geven door de kant van leveranciers op juridische kansen en valkuilen te geven. In de discussie werd oa uitgebreid stilgestaan bij het grote belang van een marktconsultatie en de doorgaans ongegronde vrees van overheden om met leveranciers te praten voorafgaand aan de aanbesteding. Ook de problematiek van het formuleren van circulaire specificaties kwam uitgebreid aan de orde, en hoe lastig het is om deze criteria vervolgens ook objectief te kunnen beoordelen.
9
Aanbestedingsrecht (2) Maarten Rauws gaf aan afgestapt te zijn van het idee om met standaardcriteria voor circulair inkopen te werken die in elke aanbesteding toepasbaar zouden zijn: maatwerk is cruciaal en juist daardoor is de marktconsultatie zo belangrijk, om te verkennen wat in jouw specifieke situatie de best passende en zo ambitieus mogelijke specificaties zijn. • • • •
Marktconsultatie levert veel winst op, kost wellicht meer tijd in begin maar dat haal je in proces er weer uit. Durf je als opdrachtgever kwetsbaar op te stellen en vraag vooral aan de markt Sta open voor leveranciers Doe proefberekeningen met het meetellen van EMVI, zodat je zeker weet dat circulariteit/duurzaamheid ook echt een plek krijgt.
Bekijk in de meegestuurde presentatie het voorgestelde gunningscriterium, hier werd door de deelnemers positief op gereageerd.
10
Contact Vragen? Opmerkingen? Meedenken over de volgende Community of Practice? Neem contact op met Hanneke van der Heijden (
[email protected])
