Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995, gevoerde overleg tussen het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR) en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de documentaire neerslag van het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen, voor de periode vanaf 1927 Den Haag, september 2015 F. Limburg Beleidsterrein In de concept-selectielijst voor de documentaire neerslag van het Centraal Bureau Rijvaardigheidsbewijzen (CBR) is een beschrijving van de taken van het CBR opgenomen, en een overzicht van de actoren waarvan de documentaire neerslag in de selectielijst is opgenomen. De selectielijst wordt toegepast op de documentaire neerslag vanaf het ontstaan van de organisatie in 1927 (voor zover stukken nog aanwezig zijn bij inwerkingtreding van de selectielijst). Het CBR heeft sinds 1927 een publiekrechtelijke taak, en is sinds 2013 een publiekrechtelijk zbo. Selectiedoelstelling en –criteria en belangen Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d. van hetzelfde besluit genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Als uitgangspunt van het overleg gold de door de rijksarchiefdienst gehanteerde selectiedoelstelling, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven. Het overleg Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode van februari 2012 tot en met augustus 2014. De conceptselectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995. De selectielijst wordt vastgesteld in het kader van een overgangsregeling voor de wijziging van het Archiefbesluit, hetgeen impliceert dat de opzet en vaststellingsprocedure van de selectielijst nog niet geheel aan het gewijzigde Archiefbesluit hoeven te voldoen.
Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen: als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager: mr. M.C.A. van den Hil; als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris: dr. F. Limburg, medewerker afdeling Kennis en Advies bij het Nationaal Archief; als externe deskundige: drs. H.A. Hokke.
Verslag van het inhoudelijk overleg De selectielijst is niet opgesteld in de meer gebruikelijke vorm van handelingen of processen met daaraan verbonden producten, maar geeft per actor toelichting over de uitgevoerde taken, en vermeldt daarmee samenhangende documentsoorten, voorzien van een waardering. De selectielijst geeft naar mening van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris daarmee een goed overzicht van de taken van het CBR en daarbij behorende documenten. Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige is in de inleiding een beknopte verantwoording gegeven van de gekozen opzet van de selectielijst (onder ‘Totstandkoming van de selectielijst’). Tevens is naar aanleiding van het advies het verband tussen de in de inleiding genoemde selectiecriteria - die leiden tot waardering blijvend bewaren - en de documentsoorten waarop deze waardering is toegepast nader verduidelijkt (in de inleiding onder ‘Selectiecriteria’ en bij de desbetreffende documentsoorten). Tijdens het overleg over de selectielijst is gebleken dat binnen het CBR waar nodig de betrokken afdelingen zijn geraadpleegd voor het in kaart brengen van het overzicht aan documenten binnen de organisatie, en voor het bepalen van de juiste vernietigingstermijnen vanuit het bedrijfsvoeringsbelang. Het CBR heeft er n.a.v. het opstellen van de selectielijst voor gekozen om bepaalde vernietigingstermijnen binnen de organisatie te uniformeren, en hiermee een belangrijke slag te maken in de archiveringskeuzes van de organisatie. Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige is tevens beknopt verantwoord dat de gekozen vernietigingstermijnen aansluiten bij de praktijk in de organisatie (onder ‘Totstandkoming van de selectielijst’). De deskundige verzocht hier mede om in verband met weinig gangbare vernietigingstermijnen zoals anderhalf jaar. Deze vernietigingstermijnen zijn doorgaans gekoppeld aan specifieke typen documenten gerelateerd aan de specifieke uitvoeringstaken van het CBR. Daarnaast heeft het advies van deskundige geleid tot specificatie van het ingangsmoment van vernietigingstermijnen (bv. ‘na afloop geldigheid’, ‘na vaststelling’) bij enkele documentsoorten waar dat nog niet was verduidelijkt. Rubriek Directie, CAO
2
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt of de CAO van het CBR een bijzonder karakter heeft ten opzichte van CAO’s van andere organisaties. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat dit niet het geval is. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om de neerslag te waarderen met vernietigen in plaats van blijvend bewaren. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat akkoord en wijzigt de waardering in V(ernietigen) 20 jaar na afloop van de geldigheidstermijn. Rubriek Directie, Notulen overleg ministerie De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt naar de aard van dit overleg. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat het overleg diverse onderwerpen betreft, en op het niveau van de Directieraad van het CBR wordt gevoerd. Gezien het niveau waarop het overleg gevoerd wordt betreft het kernzaken m.b.t. de organisatie. Besloten wordt de waardering B ongewijzigd te laten. Rubriek Directie, vergaderstukken directievergaderingen, RvT, overleg Ministerie De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan ook de vergaderstukken van overleg dat voor blijvende bewaring is aangemerkt, mede te willen bewaren. Hiermee wordt een beter beeld van de besprekingen bewaard (er wordt voorkomen dat in de notulen wordt verwezen naar bijbehorende, maar vernietigde stukken). De vertegenwoordiger van de zorgdrager is hier in principe mee akkoord, maar geeft aan dat bij het CBR de notulen van deze overleggen uitgebreid zijn. De besproken onderwerpen en genomen besluiten worden in de notulen samengevat. De gangbare praktijk is dat de vergaderstukken na vijf jaren worden vernietigd. Bovendien betreffen de vergaderstukken van de directievergaderingen documenten die reeds op andere plaatsen, bij de verschillende afdelingen, in deze selectielijst zijn opgenomen. Gezien deze informatie is de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris akkoord met de door de zorgdrager voorgestelde waardering van V 5 jaar na afloop van het desbetreffende kalender/overlegjaar. Mocht de notuleringspraktijk veranderen, dan zou de waardering moeten worden aangepast. Rubriek Directie, Jaarplannen, Beleidsplannen De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om de definitieve jaaren beleidsplannen voor bewaring aan te merken, om een beeld te bewaren van de koers van het CBR door de jaren heen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee akkoord. Rubriek Directie, overleg met OR De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan dat het waardevol kan zijn om documentaire neerslag van overleg tussen de bestuurder en de OR voor bewaring aan te wijzen, aangezien dit doorgaans ook betrekking heeft op de koers van de organisatie. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee akkoord en wijzigt de waardering in blijvend bewaren.
3
Rubriek Directie, branchevoorzittersoverleg De waardering van dit overleg is besproken. De conclusie hiervan was dat de besproken onderwerpen de waardering blijvend bewaren waarschijnlijk niet rechtvaardigen. Tijdens deze overleggen worden namelijk onder andere werkafspraken met de branche gemaakt en worden veranderingen binnen de organisatie toegelicht. Het betreft onderwerpen zoals de regeling winterbanden; eisen en toetsing van examenvoertuigen; afgesproken quota en reserveringstermijnen van examens; inschrijvingsvoorwaarden, examenvoorwaarden; tijdelijke sluiting en/of wijziging van examenplaatsen. Wanneer onderwerpen van groter belang voorkomen, worden ze eveneens in de (met blijvend bewaren gewaardeerde) directievergaderingen besproken. Rubriek Rijvaardigheid, unit Vakopleidingen, (collectieve) lesplannen De externe deskundige heeft aangegeven dat, aangezien deze lesplannen de opleiding en eindkwalificaties van examinatoren beschrijven, ze waardevol zijn voor toekomstig (historisch) onderzoek, omdat zij inzicht geven in de veranderende eisen die aan examinatoren worden gesteld. De deskundige heeft geadviseerd om deze lesplannen daarom blijvend te bewaren. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat de plannen gedetailleerde informatie geven: het zijn werkinstructies. Deze instructies zijn een verdere specificatie van in wet- en regelgeving op hoofdlijnen vermelde informatie. De zorgdrager stelt dan ook voor om de waardering ‘vernietigen op termijn’ te laten staan. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris kan zich hier in vinden. De waardering voor deze plannen blijft dan ook het door de zorgdrager voorgestelde V 5. Rubriek Rijvaardigheid, afdeling Productmanagement, Rijprocedure AM/A/B De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt voor om het voornaamste document te bewaren waarin het CBR de voorschriften uit wet- en regelgeving m.b.t. rijvaardigheid vertaalt naar meer praktische voorschriften. Vastgesteld wordt dat het document Rijprocedure AM/A/B aan deze beschrijving voldoet. Het betreft een verdere uitwerking van wet- en regelgeving, waarin meer abstracte voorschriften worden geconcretiseerd, zonder dat de concretisering een detailniveau betreft waarin geen sprake meer is van vrijheid in beleidskeuze. Rubriek Rijvaardigheid, afdeling Productmanagement, Vademecum rijschoolhouders en Rubriek CCV, afdeling Productmanagement (examens), Vademecum opleiders De externe deskundige geeft aan dat deze documenten, afhankelijk van de inhoud en doel daarvan, voor blijvende bewaring in aanmerking zouden kunnen komen. Als het vademecum door het CBR wordt opgesteld en instructies bevat voor de individuele rijschoolhouders, dan adviseert de deskundige het vademecum blijvend te bewaren. Het vademecum geeft dan namelijk inzicht in de wijze waarop het CBR haar taken uitvoert; opeenvolgende vademecums kunnen de veranderingen in taakuitvoering en instructie laten zien en zijn daarmee waardevol voor toekomstig (historisch) onderzoek.
4
De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat een vademecum gedetailleerde instructies voor rijschoolhouders bevat, die geen goed inzicht geven in de hoofdlijnen van de werkwijze van het CBR. De zorgdrager stelt dan ook voor om de waardering ‘vernietigen op termijn’ te handhaven. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris kan zich hier in vinden. De vademecums zijn tevens onderdeel van de CBR website; op deze manier worden zij (afdoende) bewaard (zie de selectielijst onder communicatie). Klantdossiers, verschillende afdelingen (Rijvaardigheid, examenafname; Theorie, examenafname; CCV, examenadministratie; Rijkgeschiktheid, vorderingen; Rijkgeschiktheid, medisch; Rijkgeschiktheid, bezwaar en beroep) Binnen het CBR is de bewaartermijn van de klantdossiers besproken (de dossiers die de toegekende rijbewijzen en dergelijke certificaten bevatten). Voor medische dossiers is besloten dat deze gedurende 15 jaar worden bewaard. Met de termijn van 15 jaar is aangesloten bij de bewaartermijn die wordt genoemd in de WGBO. Per dossier vindt, eveneens op basis van de WGBO, een individuele beoordeling plaats om te bezien of het dossier langer moet worden bewaard. Bij deze individuele beoordeling wordt gekeken of het klantdossier langer bewaard moet worden in het belang van toekomstige beoordelingen van de rijgeschiktheid. Hiervan kan in algemene zin sprake zijn bij langlopende en terugkerende aandoeningen of stoornissen. Het CBR houdt bij hoeveel langer de desbetreffende dossiers worden bewaard, en wat de reden van verlenging is. Het betreft naast de dossiers van Rijgeschiktheid, unit medisch, ook de dossiers van Rijgeschiktheid, unit vorderingen en unit bezwaar en beroep die medische gegevens bevatten. Voor overige klantdossiers is besloten dat vanaf het jaar 2002 alle eindresultaten in klantdossiers (verklaringen, diploma’s en certificaten) gedurende de periode van het leven van een kandidaat worden bewaard. In verband hiermee is gekozen voor een bewaartermijn van 100 jaar. Dit gebeurt vanaf het jaar 2002 omdat sinds dat jaar de archivering digitaal plaatsvindt (het betreft dus born digital documenten). Hiermee is het voor het CBR mogelijk om gedurende iemands leven te zien wanneer deze persoon een theorie- of praktijkexamen heeft gedaan en wat het resultaat daarvan was. De onderliggende klantdossiers worden 15 jaar bewaard, met uitzondering van bepaalde onderliggende stukken, die een kortere bewaartermijn hebben gekregen. Deze werkwijze (een bewaartermijn van 100 jaar voor eindresultaten) kan niet met terugwerkende kracht worden toegepast op de papieren archieven: voorafgaand aan die periode (2002) worden de klantdossiers in hun geheel 15 jaar bewaard. Naar aanleiding van het advies van de externe deskundige is het ingangsmoment van de bewaartermijn van 100 jaar gespecificeerd in de selectielijst: het betreft 100 jaar na behalen van het resultaat. Rubriek Theorie, afdeling Productmanagement, Toetsmatrijs theorie examen verkeer Volgens dezelfde redenering waarmee bij Rijvaardigheid de Rijprocedure AM/A/B voor
5
blijvende bewaring is aangemerkt, wordt bij de afdeling Theorie de ‘Toetsmatrijs theorie examen verkeer’ gewaardeerd met B. Rubriek Theorie, afdeling Productmanagement, Examenvragen De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan het van belang te achten om een steekproef examenvragen blijvend te bewaren, om hiermee te documenteren hoe de examenvragen bij het theorie examen er uitzagen en veranderden in de loop van de tijd. De vertegenwoordiger van de zorgdrager ziet de waarde hiervan in, maar geeft aan dat bestaand examenvragenmateriaal zoveel mogelijk wordt hergebruikt bij de ontwikkeling van nieuwe vragen. Bij bestaande foto’s kunnen gewijzigde vragen worden gemaakt of er kunnen tekstuele aanpassingen worden gedaan, waarbij de strekking van de vraag gelijk blijft. Examenvragen kunnen dan ook niet worden overgedragen aan het Nationaal Archief, zolang ze nog worden gebruikt. De examenvragen moeten door het CBR strikt vertrouwelijk worden gehouden. Gewijzigde verkeersregels zouden wel kunnen leiden tot archivering van examenvragen. Afgesproken is dat het CBR, eventueel in overleg met het Nationaal Archief, in deze gevallen beoordeelt of bepaalde vragen blijvend kunnen worden bewaard en kunnen worden overgedragen. Rubriek Theorie, afdeling Productmanagement, College van Deskundigen en Rubriek CCV, afdeling Productmanagement (examens), College van Deskundigen De externe deskundige vraagt om toelichting bij de verschillen in de selectielijst in de weergave van de bij het College van Deskundigen behorende stukken. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat het twee verschillende Colleges van Deskundigen betreft, en dat de weergegeven verschillen – waar zij zijn gehandhaafd – met de praktijk corresponderen. Daarnaast vraagt de deskundige om uitleg bij de waardering voor de notulen van de Colleges, die worden vernietigd ‘nadat het examen niet meer wordt afgenomen’. De Colleges van Deskundigen adviseren over het opnemen van een verkeersopgave in de vragenbank. Aangezien examenvragen zoveel mogelijk worden hergebruikt bij de ontwikkeling van nieuw vragenmateriaal, lijkt het de deskundige niet mogelijk om de notulen te vernietigen ‘nadat het examen niet meer wordt afgenomen’ (vanuit het idee dat er dan adviezen worden vernietigd over examenvragen die nog in omloop zijn). De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft echter aan dat met de formulering ‘nadat het examen niet meer wordt afgenomen’ beoogd is rekening te houden met deze situatie, en dat er mee bedoeld wordt dat de notulen worden vernietigd als het type examen helemaal niet meer wordt afgenomen. Tenslotte heeft de deskundige voorgesteld om het reglement van de Colleges blijvend te bewaren. De zorgdrager geeft aan dat de Colleges geen centrale rol binnen het CBR, en dat de reglementen slechts informatie geven over te doorlopen procedures. Gezien deze informatie besluiten de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de algemene rijksarchivaris de waardering op vernietigen op termijn te laten.
6
Rubriek CCV, afdeling Productmanagement, Rijprocedures C/D Volgens dezelfde redenering waarmee bij Rijvaardigheid de Rijprocedure AM/A/B voor blijvende bewaring is aangemerkt, worden de Rijprocedures C/D gewaardeerd met B. Rubriek CCV, afdeling Productmanagement, Toetsmatrijs (per product) Volgens dezelfde redenering waarmee bij rubriek Theorie de ‘Toetsmatrijs theorie examen verkeer’ voor blijvende bewaring is aangemerkt, worden de Toetsmatrijzen van afdeling CCV aangemerkt voor blijvende bewaring. Besloten is om alleen de toetsmatrijzen voor wettelijk verplichte examens blijvend te bewaren. De wettelijk verplichte examens behoren namelijk tot de kerntaken van het CBR. Het betreft onder andere de examens voor bus/vrachtauto, binnenvaart, luchtvaart en ondernemersexamens . De overige examens die CCV afneemt en waaraan geen wettelijke eisen zijn gesteld zijn bijvoorbeeld: examen heftruckchauffeur, directiechauffeur, logistiek en sierteeltvervoer. Rubriek CCV, afdeling Productmanagement, Examenvragen C/D, ADR, Binnenvaart en Luchtvaart Net zoals bij de rubriek Theorie, afdeling Productmanagement, geldt dat het CBR, eventueel in overleg met het Nationaal Archief, in geval van een wijziging in de wet/regelgeving beoordeelt of bepaalde vragen blijvend kunnen worden bewaard en kunnen worden overgedragen. Ook hier is besloten dat alleen de examenvragen van de wettelijk verplichte examens in overleg zullen worden overgedragen. Gebruikersraad CBR Besproken is of de adviezen van de Gebruikersraad eventueel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager geeft aan dat de belangrijkste adviezen worden besproken door de Directie, en dan ook in de vergaderstukken van directievergaderingen kunnen worden teruggevonden. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris gaat ermee akkoord dat de adviezen hiermee afdoende worden bewaard. Projectbureau, Documenten inzake projectuitvoering CBR Besproken is of de neerslag m.b.t. door het CBR uitgevoerde projecten eventueel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Besloten is dat de standaardwaardering V 10 na afsluiten van het project is; bij verlopen van deze termijn bepaalt het CBR, eventueel in overleg met het Nationaal Archief, of de neerslag van bepaalde projecten blijvend bewaard dient te worden. Het betreft dan bv. vernieuwende projecten die impact hebben gehad op (de structuur van) de hele organisatie (die een verandering in de werkwijze van het CBR inhouden bijvoorbeeld). Communicatie De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan graag een eindexemplaar van producten van externe communicatie (zoals brochures) voor blijvende bewaring te willen bestemmen. De vertegenwoordiger van de zorgdrager gaat hiermee
7
akkoord, en bepaalt nader in de selectielijst welke categorieën stukken hiervoor in aanmerking komen. Over de formulering en waardering van de overige handelingen waren de betrokken partijen het eens.
8
