58
3.2.3. Rich Picture
Gambar 3.3. Rich Picture
59
Keterangan : 1. FPPB rangkap 1 diterima oleh Bagian Perakitan dari Bagian Pemesanan 2. FPPB rangkap 2 diterima oleh Direktur dari Bagian Pemesanan 3. FPPB yang telah diterima oleh Bagian Perakitan akan dipelajari guna menentukan bahan baku serta biaya yang diperlukan selama perakitan produk tersebut. Setelah dipelajari oleh Bagian Perakitan, maka Bagian Perakitan akan membuat Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan (DBB) dari bahan baku tersebut, yang akan di buat 2 rangkap. Dan rangkap 1 dikirim ke Direktur dan rangkap 2 diarsip. 4. Direktur mencocokkan FPPB yang diterima dan mencocokkannya dengan DBB. Serta mengotorisasinya dan memberikan ke Bagian Gudang 5. Bagian Gudang akan memeriksa DBB yang kemudian akan diarsip. Kemudian Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur untuk diotorisasi. 6. Kemudian Direktur mengotorisasinya dan mengirimnya ke Bagian Pembelian melalui fax. 7. Bagian Pembelian menerima Surat Permintaan Pembelian dari Direktur,.Setelah itu Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga tersebut sebanyak dua rangkap. Rangkap 1 dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 untuk di arsip. 8. Supplier menerima SPPH tersebut dan mengirimkan kembali SPH kepada Bagian Pembelian. 9. Bagian Pembelian menerima SPH dari Supplier dan memilih Supplier berdasarkan harga yang diinginkan. Kemudian setelah Supplier ditentukan,
60 Bagian Pembelian membuat Purchase Order sebanyak 3 rangkap diotorisasi terlebih dahulu oleh President director/Commisioner. 10. President director/Commisioner mengotorisasinya dan mengirimkan ke Bagian Pembelian 11. Oleh Bagian Pembelian setelah itu rangkap 1 dikirim kepada Supplier rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang dan bagian yang ke 3 akan di arsip. 12. Supplier menerima Purchase Order dari Bagian Pembelian kemudian dari Purchase Order yang telah diterima dari Bagian Pembelian, akan digunakan Supplier untuk menyiapkan bahan baku yang telah dipesan dan mengirim bahan bakunya beserta Nota Pembelian dan Surat Jalan. 13. Bagian Gudang menerima bahan baku yang telah dikirim beserta Nota Pembelian dan Surat Jalan kemudian Bagian Gudang akan mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapan pemesanan bahan baku tersebut dangan mencocokannya dengan Purchase Order yang telah di terima dari Bagian Pembelian serta membuat dokumen Incoming Inspection Request. Jika barang tersebut mengalami kerusakan/cacat bawaan maka Bagian Gudang akan membuat Control Defect Report 2 rangkap, rangkap 1 untuk di arsip dan rangkap2 akan dikirim kepada Supplier beserta barang yang mengalami kerusakan/cacat dan menunggu balasan dari Supplier 14. Barang yang Rusak diganti dan dikirimkan kembali ke Bagian Gudang 15. Jika bahan baku bahan baku sudah diperiksa dan yang kondisinya baik/memenuhi syarat atau bahan baku yang rusak telah digantikan maka bahan baku tersebut akan dimasukan dan di simpan ke dalam gudang, kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengarsipnya. Bagian
61 Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengirimnya beserta Nota Pembelian ke Bagian Keuangan. 16. Bagian Keuangan menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang dan membuat Bukti Pengeluaran Kas dan membuatnya sebanyak dua rangkap, rangkap 1 akan dikirim ke bagian Supplier dan rangkap ke 2 akan di kirim ke Bagian Akuntansi. Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran kepada Supplier, dan Bagian Keuangan akan mengarsip Nota Pembelian tersebut. 17. Bagian Akuntansi yang telah menerima Bukti Pengeluaran Kas serta memo pelunasan dari Bagian Keuangan akan di catat ke dalam Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas.
62
3.2.4. Identifikasi Event Event
Internal Agent Assuming Resposibilities
Start When
Activities
Membuat FPPB
Bagian Pemesanan
Pelanggan memesan barang untuk dibuatkan
Membuat FPPB 3 rangkap, rangkap 1 untuk Bagian Perakitan, Rangkap 2 unutk Direktur, dan Rangkap 3 diarsip
Membuat DBB
Bagian Perakitan
Menerima FPPB Bagian Pemesanan
FPPB tersebut dipelajari kemudian membuat DBB yang akan dibuat 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Direktur dan rangkap 2 untuk di arsip
Memberikan Otorisasi
Direktur
Menerima DBB Bagian Perakitan
DBB yang telah diterima di cocokan dengan FPPB yang ada pada Direktur yang sebelumnya telah di berikan oleh Bagian Pemesanan, kemudian Memberi otorisasi, dan memberikan DBB kepada Bagian Gudang dan rangkap 2 diarsip
Membuat SPP
Bagian Gudang
Menerima DBB ttd dari Direktur
Memeriksa DBB yang akan digunakan dan mengarsipnya. Kemudian Bagian Gudang membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur
Mengotorisasi SPP
Direktur
Ketika menerima SPP dari bagian Gudang
Direktur mengotorisasi SPP tersebut lalu setalah itu mengirimnya ke Bagian Pembelian melalui fax
dari
63
Membuat SPPH
Bagian Pembelian
Menerima SPP dari Bagian Gudang
Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga sebanyak dua rangkap. Rangkap 1 dikirim kepada Supplier dan rangkap 2 untuk di arsip.
Memilih Supplier
Bagian Pembelian
Ketika supplier mengirimkan kembali SPH
Bagian Pembelian memilih Supplier berdasarkan SPH yang diterima
Membuat PO
Bagian Pembelian
Setelah Supplier ditentukan
membuat Purchase Order sebanyak 3 rangkap yang diotorisasi terlebih dahulu oleh President director/Commisioner
Mengotorisasi PO
President Directur/Commisioner
Mendapat PO dari Bagian Pembelian
Mengotorisasi PO tersebut kemudian mengirimkan kembali kepada Bagian Pembelian
Mengirimkan PO yang telah diotorisasi
Bagian Pembelian
Menerima PO yang diotorisasi dari President Direktur
Bagian Pembelian Menerima PO yang sudah diotorisasi tersebut kemudian rangkap 1 dikirim kepada Supplier rangkap 2 dikirim ke Bagian Gudang dan rangkap 3 akan di arsip.
64
Mencatat Penerimaan Bahan Baku
Bagian Gudang
Menerima barang dari Supplier
Mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapannya tersebut dan mencocokannya dengan Purchase Order yang telah di terima dari Bagian Pembelian. Dan mencatat hasil inspeksi ke dalam Incoming Inspection Request
Membuat CDR
Bagian Gudang
Ketika bahan baku yang dipesan tersebut terdapat kerusakan/cacat bawaan
Jika barang tersebut mengalami kerusakan/cacat bawaan maka Bagian Gudang akan membuat Control Defect Report 2 rangkap, rangkap 1 untuk di arsip dan rangkap2 akan dikirim kepada Supplier beserta barang yang mengalami kerusakan/cacat dan menunggu balasan dari Supplier
65
Membuat Laporan Penerimaan Barang
Bagian Gudang
Ketika bahan baku tersebut diganti atau diterima dengan kondisi yang baik
Jika bahan baku sudah diperiksa dan yang kondisinya baik/memenuhi syarat maka bahan baku tersebut akan dimasukan dan di simpan ke dalam gudang, kemudian Bagian Gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang dan mengarsipnya.
Melakukan Pembayaran
Bagian Keuangan
Menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang
Membuat Bukti Pengeluaran Kas dan membuatnya sebanyak dua rangkap, rangkap pertama akan dikirim ke Supplier dan rangkap kedua akan di kirim ke Bagian Akuntansi, kemudian melakukan pembayaran pada Supplier dan mengarsip Nota Pembelian tersebut
Menerima Bukti Pelunasan
Bagian Keuangan
Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier
Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier kemudian setelah itu membrikan bukti pelunasan tersebut beserta dengan BPK pada Bagian Akuntansi
Mencacat transaksi pembelian
Bagian Akuntansi
Menerima Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan
Bukti Pengeluaran Kas akan dicacat ke dalam Jurnal Pengeluaran Kas
Tabel 3.1. Event Table Prosedur Pembelian pada Sistem Yang Berjalan
66
3.2.5. Formulir dan Laporan pada sistem yang berjalan a. Formulir Pemesanan Pembuatan Barang (FPPB) Adalah formulir yang dibuat oleh Bagian Pemesanan ketika Pelanggan datang dan memesan barang, Bagian Pemesanan membuatnya untuk mencatat apa saja spesifikasi dan barang apa saja yang diinginkan oleh Pelanggan. FPPB ini dibuat 3 rangkap yang dimana rangkap 1 dikirim ke Direktur, rangkap 2 ke Bagian Perakitan dan rangkap 3 untuk diarsip b. Formulir Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan (DBB) Adalah Formulir yang berisikan daftar yang dibuat oleh Bagian Perakitan setalah melihat FPPB yang diterimanya, daftar tersebut berisikan bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat barang pesanan Pelanggan, DBB ini dibuat 2 rangkap yang dimana rangkap 1 diberikan kepada Direktur dan rangkap 2 untuk diarsip, oleh Direktur DBB rangkap 1 diotorisasi dan diberikan ke Bagian Pemesanan , oleh Bagian Pemesanan
DBB rangkap 1 yang diotorisasi ini
dicocokkan ke FPPB rangkap 3 yang diarsip sebelumnya dan kemudian mengkopinya untuk diarsip, setelah itu DBB rangkap 1 ini diberikan ke Bagian Gudang. c. Formulir Surat Permintaan Pembelian (SPP) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Gudang yang berisikan bahan baku yang dibutuhkan untuk dibeli dan diberikan kepada Direktur untuk diotorisasi kemudian Direktur mengirimkannnya ke Bagian Pembelian. d. Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Pembelian yang ditujukan kepada Supplier yang berisikan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan yang ingin dibeli
67 dan memberikannnya kepada Supplier untuk melihat/menawar harga yang cocok untuk barang tersebut. Kemudian SPPH ini dikembalikan oleh Supplier-suplier yang bersangkutan, dan Bagian Pembelian memilih Supplier berdasarkan harga yang dinginkan atau cocok. SPPH ini dibuat 2 rangkap dimana rangkap 1 dikirimkan ke Supplier dan rangkap 2 diarsip e. Formulir Purchase Order (PO) Adalah Formulir yang digunakan Bagian Pembelian sebagai dokumen untuk memesan kepada Supplier . Yang dibuat 3 rangkap yang dimana diberikan dulu kepada President director/Commisioner untuk diotorisasi, rangkap 1 dikirim ke Supplier, rangkap 2 kepada Bagian Gudang dan rangkap 3 diarsip f. Formulir Incoming Inspection Request (IR) Adalah Formulir yang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat hasil inspeksi dari barang yang diterima atau dikirimkan oleh Supplier. g. Formulir Control Defect Report (CDR) Adalah Formulir yang dibuat Bagian Gudang setelah mengecek barang pesanan yang dikirimkan oleh Supplier dan barang tersebut hendak dikembalikan kepada Supplier dikarenakan barang tersebut rusak, cacad bawaan atau tidak sesuai pesanan, kemudian dikirimkan ke Supplier beserta barang yang rusak untuk segera diganti h. Laporan Penerimaan Barang (LPB) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Gudang setelah menerima barang dan mengeceknya dan kondisi barang tersebut memenuhi syarat, formulir ini berisikan apa saja barang yang masuk, dan menjadi bukti kalau barang yang dikirimkan sudah diterima. LPB ini kemudian dikirimkan ke Bagian Keuangan
68 i. Formulir Bukti Pengeluaran Kas (BPK) Adalah Formulir yang dibuat oleh Bagian Keuangan sebagai bukti pembayaran atas transaksi pembelian barang terhadap Supplier , dan pembuatan BPK ini berdasar pada LPB dari Bagian Gudang dan Nota Pembelian dari Supplier. BPK ini dibuat 2 rangkap, rangkap 1 dikirimkan ke Supplier beserta dengan pembayaran dan rangkap 2 dikirim ke Bagian Akuntansi j. Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas (JPPK) Adalah Jurnal yang dibuat oleh Bagian Akuntansi untuk mencatat pengeluaran kas berdasarkan pada BPK yang diterima dari Bagian Keuangan, Jurnal ini juga dapat dipergunakan untuk mengecek akan pengeluaran kas dalam periode tertentu.
69
3.2.6 Workflow Table Actor
Activities Membuat FPPB
Bagian Pemesanan
1.
Mencatat Pesanan Pelanggan
2. Membuat FPPB 3 rangkap 3. Mengirim FPPB rangkap pertama ke Bagian Perakitan 4. Mengirim FPPB rangkap 2 ke Direktur 5. Mengarsip FPPB rangkap 3 Membuat DBB Bagian Perakitan
6. 7. 8. 9.
Mempelajari FPPB yang dikirimkan oleh bagian Pemesanan Membuat Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan dari pesanan tersebut sebanyak 2 rangkap Mengirimkan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan rangkap pertama ke Direktur Mengarsip Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan rangkap kedua
Memberikan otorisasi Direktur
10. Mencocokkan DBB yang ada pada Direktur 11. Memberikan otorisasi untuk pembuatan produk 12. Memberikan Daftar Bahan Baku yang dibutuhkan dan harga ke Bagian Gudang Membuat Surat Permintaan Pembelian
Bagian Gudang
13. Memeriksa Daftar Baha Baku dan mengarsipnya 14. Membuat Surat Permintaan Pembelian dan mengirim ke Direktur untuk diotorisasi
Direktur
Mengotorisasi SPP 15. Menerima SPP dan kemudian Mengotorisasinya 16. Mengirim Surat Permintaan Pembelian ke Bagian Pembelian melalui fax Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga
Bagian Pembelian
17. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga sebanyak dua rangkap 18. Mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga rangkap pertama ke Supplier 19. Mengarsip Surat Permintaan Penawaran Harga rangkap kedua Memilih Supplier
Bagian Pembelian
70 20. Menerima SPH dari Supplier 21. Menentukan Supplier berdasarkan harga yang diinginkan Membuat Purchase Order
Bagian Pembelian
President Director/Commisioner
Bagian Pembelian
22. Membuat Purchase Order sebanyak tiga rangkap diotorisasi terlebih dahulu oleh president director Mengotorisasi PO 23. Menerima PO dari Bagian Pembelian kemudian mengotorisasinya 24. Memberikan PO tersebut kembali ke Bagian Pembelian untuk dikirimkan Mengirim PO yang diotorisasi 25. Menerima PO yang diotorisasi oleh President Directo/Commisioner tersebut 26. Mengirim rangkap pertama ke Supplier 27. Mengirim rangkap kedua ke Bagian Gudang 28. Mengarsip rangkap ketiga
Mencatat Penerimaan Bahan Baku Bagian Gudang
29. Menerima bahan baku dari Supplier 30. Mengecek kondisi bahan baku beserta kelengkapan pemesanan bahan baku tersebut dengan mencocokkannya dengan Purchase Order 31. Mencatat Hasil Pemeriksaan ke dalam Incoming Inspection Report
Membuat CDR Bagian Gudang
32. Membuat Control Defect Report sebanyak dua rangkap jika barang tersebut mengalami kerusakan atau cacat berdasar pada Incoming Inspection Report 33. Mengirimnya ke Supplier beserta dengan Bahan Baku yang Cacad/tidak memenuhi Syarat
Membuat Laporan Penerimaan Barang
Bagian Gudang
71 34. Membuat Laporan Penerimaan Barang ketika Bahan baku Pengganti datang atau bahan baku diterima dalam kondisi yang baik dan memnuhi syarat
Melakukan Pembayaran Bagian Keuangan
31. Menerima Nota Pembelian dari Bagian Gudang 32. Membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak dua rangkap. 33. Mengirim rangkap pertama ke Supplier beserta dengan pembayaran Menerima Bukti Pelunasan
Bagian Keuangan
34. Menerima Bukti Pelunasan dari Supplier 35. Mengirim Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan kepada Bagian Akuntansi Mencatat Transaksi Pembelian
Bagian Akuntansi
36. Menerima Bukti Pengeluaran Kas dan Bukti Pelunasan dari Bagian Keuangan 37. Mencatat Transaksi Pembelian dalam Jurnal Pengeluaran Kas dari Bukti Pengeluaran Kas
Tabel 3.2. Workflow Prosedur Pembelian
72
3.3. Analisis Temuan Hasil Survei 3.3.1. Temuan 1 Temuan 1
Pembuatan Rangkap formulir terlalu banyak atau tidak sesuai dengan kebutuhan
Kriteria
Banyak tembusan atau rangkap dari formulir harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin, tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang Sumber: fenni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7727 /Perancangan+Sistem+Secara+Terinci.pdf
Sebab
Akibat
Rekomendasi
Karena menggunakan formulir tercetak (carbonize) yang sebelumnya semua rangkapnya terpakai, sehingga ketika terjadi perampingan struktur organisasi formulir yang sudah dicetak ini masih terpakai
Terlalu banyak formulir yang terbuang atau tidak berguna
Dibuat Sistem yang terkomputerisasi dimana akan mengurangi penggunaan Formulir atau secukupnya saja.
Tabel 3.3. Temuan 1
73 3.3.2 Temuan 2 Temuan 2
Pencatatan dari Formulir dari sistem yang berjalan masih dilakukan secara manual.
Kriteria
Pencatatan yang dilakukan secara manual terdapat beberapa kelemahan dalam pelaksanaannya karena memerlukan banyak tenaga, banyak catatan, ketelitian tinggi dan waktu yang cukup lama. Penggunaan Komputer untuk mengolah data akan lebih membantu kegiatan operasional karena sifatnya yang otomatisasi dapat menghemat waktu dan akurat. Sumber: www.geocities.com/pury_mistery/revisi_propsl
Sebab
Belum tersedianya sistem yang memungkinkan perusahaan untuk menyimpan informasi akuntansi yang terkomputerisasi
Akibat
Memungkinkan terjadinya human error.
Rekomendasi
Dibuatkan sistem yang secara otomatis menyimpan data formulir yang dihasilkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan.
Tabel 3.4. Temuan 2
74 3.3.3 Temuan 3 Temuan 3
Kriteria
Penomoran Formulir pada sistem yang berjalan masih dilakukan secara manual.
Sebaiknya Penomoran tiap form dilakukan berurutan secara otomatis sehingga tidak dapat terjadi penomoran ganda. Sumber: digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/info/2003/jiunkpe-ns-s1-2003-26498038-4151barang-conclusion.pdf
Sebab
Belum tersedianya sistem yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan penomoran secara otomatis
Akibat
Memungkinkan terjadinya human error seperti nomor yang terlewatkan ataupun penggunaan nomor yang sama atau redudansi data.
Rekomendasi
Dibuatkan sistem dimana penomoran terjadi secara otomatis yang tidak perlu di input sehingga meminimalkan terjadinya kecurangan dan kesalahan penomoran..
Tabel 3.5. Temuan 3
75
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi 3.4.1 Laporan yang bersifat manajerial 3.4.1.1 Laporan Supplier Laporan ini berisi tentang data Supplier yang berkaitan dengan sistem pembelian bahan baku dan keterangannya
3.4.1.2.
Laporan Order Pembelian berdasar PO Yaitu laporan order pembelian yang terkomputerisasi untuk memudahkan pihak manajemen.
3.4.2. Laporan yang bersifat analis 3.4.2.1 Laporan akan bahan baku yang sering dipesan Yaitu laporan keterangan bahan baku yang sering dipesan secara terkomputerisasi
76 3.4.3 Laporan yang bersifat keuangan 3.4.3.1. Laporan transaksi Kas Keluar Yaitu laporan transaksi kas keluar, untuk mengetahui jumlah pembayaran kepada masing-masing Supplier 3.4.3.2 Jurnal Pembelian Jurnal ini meliputi pencatatan, pengeluaran kas dan pembukuan dan mempermudah bagian akuntansi dalam mencatat setiap transaksi
