BAB 4 PERANCANGAN SISTEM. Pengeluaran Kas diawali dengan system definition dan rich picture. System definition

BAB 4 PERANCANGAN S IS TEM

4.1 4.1.1

Analysis Document The Task Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan

Pengeluaran Kas diawali dengan system definition dan rich picture. System definition menggambarkan sistem yang diusulkan dengan menggunakan FACTOR dan gambaran dari keseluruhan sistem akan dibahas dengan menggunakan rich picture. 4.1.1.1 Purpose PT. Nakami Kinema Cemerlang adalah perusahaan jasa kontraktor yang bergerak dibidang pembangunan infrastruktur telekomunikasi. Perusahaan ingin membangun sistem yang dapat mendukung pencatatan transaksi dan pengendalian internal yang meliputi pembelian material kebutuhan proyek serta pembelian jasa subcontractor, pencatatan utang, serta pembayaran kepada supplier dan subcontractor. Pembelian material dan jasa dimulai dari aktivitas permintaan pembelian, permintaan penawaran harga, pemilihan supplier atau subcontractor, pesanan pembelian, aktivitas penerimaan material serta retur pembelian, dan perintah kerja kepada subcontractor. Dilanjutkan dengan pengeluaran material dari gudang ke lokasi proyek serta pengembalian material sisa proyek, pencatatan utang, permintaan pembayaran sampai pada pelunasan pembayaran material ke supplier dan pelunasan pembayaran jasa ke subcontractor, melakukan pemantauan waktu pengiriman material yang tepat sesuai dengan jadwal ke lokasi proyek. Sistem dapat melakukan update secara otomatis ke stok

90 material sehubungan dengan keluar masuk material dari gudang ke proyek maupun sebaliknya. Sistem yang dirancang juga diharapkan dapat mendukung pembuatan laporan operasional yang tepat dan akurat sehingga dapat memudahkan pihak manajemen memperoleh informasi mengenai operasional perusahaan. 4.1.1.2 System Definition Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang ini akan dirancang dengan menggunakan arsitektur client-server. Setiap client akan terhubung dengan server melalui jaringan lokal (LAN) dengan menggunakan platform PC (Personal Computer). Tools yang digunakan dalam membangun Sistem Informasi Akuntansi ini adalah M icrosoft Visual Studio 2008 dan menggunakan database SQL Server 2000 serta didukung dengan sistem operasi M icrosoft Windows. Berikut adalah kriteria FACTOR dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang yang dapat dilihat pada tabel 4.1: Tabel 4.1 System definition dengan kriteria FACTOR Functionality

Application Domain Condition

Sistem yang dibangun diharapkan dapat mendukung fungsionalitas proses bisnis perusahaan mulai dari fungsi permintaan pembelian, fungsi pemilihan supplier, fungsi pemesanan pembelian, fungsi penerimaan material, fungsi pengeluaran material ke lokasi proyek, fungsi pengembalian material, fungsi kesepakatan kerja, fungsi retur, fungsi kontrol budget, permintaan pembayaran, dan pembayaran atas invoice. Staf bagian purchasing, staf bagian logistic, staf bagian budget control, staf bagian finance & accounting Kondisi yang harus terpenuhi dalam pengembangan sistem yaitu perlu penyesuaian antara hardware dan software yang digunakan perusahaan saat ini dengan hardware dan software yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan dalam implementasi

91

Technology

Object

Responsibility

sistem yang diusulkan. Perlu dikomunikasikan mengenai masalah yang dihadapi perusahaan dengan usulan rekomendasi yang telah dibuat dalam sistem yang diusulkan sehingga staf yang berhubungan langsung dengan sistem dapat mengetahui perubahan yang dilakukan. Pelatihan bagi pengguna sistem juga diperlukan untuk mengetahui timbal balik dari pengguna terhadap user interface dan mengukur pemahaman pengguna akan sistem usulan ini. Hardware yang diperlukan dalam implementasi sistem adalah Personal Computer yang dilengkapi dengan beberapa peralatan tambahan seperti printer, scanner, fax, switch, jaringan LAN dengan pola centralized dan semua komputer akan dihubungkan dengan server. Software yang dibutuhkan adalah .Net Framework 2.0, sistem operasi M icrosoft Windows, database SQL Server 2000. Supplier, Subcontractor, Material, Service, Purchase Requisition, Request for Quotation, Purchase Order, Good Receipt, Site Delivery Order, Site Work Order, Site Material Return, Purchase Return Delivery Order, Debit Memo, Request for Payment, Budget, Bank Payment Voucher. Tanggung jawab atas sistem secara keseluruhan adalah sebagai alat administrasi yang dapat diandalkan dalam kegiatan pencatatan transaksi serta penyediaan informasi kepada pengguna sistem maupun pihak manajemen perusahaan terhadap kegiatan-kegiatan dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas.

4.1.1.3 Context 4.1.1.3.1 Problem Domain Prosedur yang diusulkan terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang adalah sebagai berikut: 1) Prosedur Pembelian Sistem akan menerima Material Service Requirement (M SR) dari sistem penjualan pada saat sistem penjualan menerima proyek. M SR berisi informasi kebutuhan material dan service untuk suatu proyek per site. Sistem menerima kebutuhan material dan service dari sistem penjualan. Bagian Logistic akan membuat Purchase Requisition

92 (PR) berdasarkan M SR untuk permintaan pembelian material. PR yang telah dibuat akan tersimpan dalam database PR. Selanjutnya PR akan diotorisasi oleh Finance & Accounting Director. PR akan dicetak sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada bagian Purchasing

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting

•

Rangkap ke-3 akan diarsip oleh bagian Logistic Bagian Purchasing yang menerima PR kemudian akan membuat Request for

Quotation (RfQ) kepada supplier. Untuk permintaan pembelian service, M SR dapat diakses langsung oleh bagian Purchasing. Berdasarkan M SR, bagian Purchasing akan membuat Request for Quotation (RfQ) kepada Subcontractor. Hal ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi harga terbaru yang diberikan baik supplier maupun subcontractor. RfQ akan dicetak sebanyak jumlah supplier atau subcontractor yang akan diminta penawaran harganya atau dikirim melalui email. Ketika RfQ tersebut diterima kembali dari supplier maupun subcontractor, bagian purchasing akan memasukkan penawaran harga dari supplier atau subcontractor kemudian mengupload daftar harga tersebut ke dalam sistem. Jika dikembalikan dalam bentuk file excel melalui email maka bagian Purchasing akan mengupload file tersebut ke sistem dan sistem akan membaca dan menyimpan informasi tersebut. Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemesanan material serta service yang diperlukan dengan membuat Purchase Order (PO). PO akan dibuat berdasarkan RfQ. Bagian Purchasing akan mengisi form PO dan sistem memungkinkan untuk membandingkan sendiri harga material maupun service yang ditawarkan oleh supplier maupun subcontractor melalui RfQ. Sistem akan

93 memberikan alternatif keputusan berdasarkan informasi yang didapat dari supplier maupun subcontractor dari RfQ dalam memilih supplier dan subcontractor dengan harga yang termurah. Kesepakatan mengenai cara pembayaran dan waktu jatuh tempo juga ditentukan sesuai dengan hasil negosiasi. Selanjutnya PO akan dicetak sebanyak empat rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada supplier atau subcontractor

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian Budget Control

•

Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian Logistic

•

Rangkap ke-4 akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting

PO selanjutnya akan diperiksa oleh bagian Budget Control untuk mengontrol agar pembelian yang dilakukan tidak melebihi budget yang telah ditetapkan. Sistem akan memberikan alert kepada bagian Purchasing jika pembelian sudah mendekati budget. Jika overbudget terjadi, maka PO akan diotorisasi oleh President Director. Khusus untuk pembelian service, bagian Purchasing juga akan membuat Subcon Work Order (SWO) yang isinya mengenai kesepakatan pekerjaan jasa yang akan dilakukan oleh Subcontractor beserta pembayarannya. SWO berfungsi sebagai pengenal yang akan ditunjukkan oleh subcontracotor ketika sampai di lokasi proyek. SWO ini akan dicetak sebanyak dua rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada Subcontractor

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada Site Coordinator Setelah mengirimkan PO ke supplier, maka bagian Logistic akan menerima

material beserta Surat Jalan dan memeriksa kesesuaian material dengan PO. Kemudian bagian Logistic akan mengentri data material yang diterima dari supplier pada form

94 Good Receipt sebagai bukti penerimaan barang. Bagian Logistic dapat membuka histori PO untuk material bersangkutan kemudian mengentri jumlah material yang diterima. Sistem akan mengupdate jumlah material ke database material secara otomatis ketika form disave. Sistem juga memungkinkan bagi bagian Logistic untuk mengkategorikan material yang diterima dari supplier per site atau lokasi proyek. Sehingga akan memudahkan bagian Logistic saat pengiriman material ke site. GR diperiksa dan diotorisasi oleh Finance & Accounting Director dan dicetak sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan ke bagian Purchasing

•

Rangkap ke-2 akan diberikan ke bagian Finance & Accounting

•

Rangkap ke-3 akan diarsip oleh bagian Logistic Bagian Purchasing juga menerima invoice atas material yang telah dikirim dari

supplier. Invoice akan dicocokkan dengan GR dan PO oleh bagian Purchasing untuk memverifikasi kebenaran invoice. Bila sesuai, maka invoice dan copy Surat Jalan akan diteruskan ke bagian Finance & Accounting. Pada saat GR disave, maka sistem akan menggenerate pencatatan utang atas material ke list of Account Payable. 2) Prosedur Retur Material Jika terdapat material yang cacat atau tidak sesuai dengan spesifikasi permintaan, maka bagian Logistic akan mengkonfirmasikan kepada bagian Purchasing. Selanjutnya bagian Purchasing akan menghubungi supplier untuk konfirmasi atas retur pembelian. Retur dapat dilakukan jika ada kesepakatan dengan supplier. Retur dapat dilakukan dengan cara menukarkan dengan material yang sama, atau jika supplier tidak memiliki stok, maka dapat dilakukan dengan cara mengembalikan material tersebut dan

95 memotong jumlah utang ke supplier. Setelah menerima perintah retur dari bagian Purchasing, bagian Logistic akan membuat Purchase Return Delivery Order (PRDO) yang dilampirkan beserta material yang akan dikembalikan kepada supplier. Selain itu, sistem juga akan mengupdate jumlah material yang ada (Qty. On Hand) dengan mengurangi material di stok. PRDO akan dicetak sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 untuk dilampirkan bersama material yang dikembalikan kepada supplier

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting

•

Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian Purchasing Namun jika kondisi kedua yang berlaku, maka bagian Purchasing akan membuat

Debit Memo (DM ) sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada supplier

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting

•

Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian Purchasing Selanjutnya sistem akan secara otomatis mengurangi jumlah utang ke supplier

berdasarkan Debit Memo, sekaligus akan menggenerate pencatatan retur pembelian. 3) Prosedur Keluar M asuk Material Sistem akan memberikan reminder kepada bagian Logistic ketika jadwal pengiriman material ke lokasi proyek kurang dari satu hari. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar bagian Logistic dapat menyiapkan dan mengelompokkan material yang akan dikirim ke masing-masing lokasi proyek. Bagian Logistic akan menyertakan Site Delivery Order (SDO) beserta material untuk dikirim ke lokasi. Kebutuhan material untuk tiap site dapat diakses oleh bagian Logistic melalui M SR yang diterima dari sistem

96 penjualan. Sistem akan secara otomatis mengurangi kuantitas material (Qty. On Hand) atas material yang dikirim ke site. SDO akan dicetak sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada Site Coordinator sebagai tanda terima material di lokasi proyek.

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting untuk mencatat jurnal pengeluaran material

•

Rangkap ke-3 akan diarsip oleh bagian Logistic Pada saat pengerjaan proyek telah selesai, maka jika terdapat material sisa yang

cukup signifikan, maka Site Coordinator akan mengembalikan material sisa tersebut ke gudang. Kemudian bagian Logistic akan mencatat penerimaan material pada form Site Material Return (SM R). Sistem juga akan mengupdate secara otomatis Qty. on Hand material yang bersangkutan. SM R akan dicetak sebanyak tiga rangkap: •

Rangkap ke-1 akan diberikan kepada Site Coordinator

•

Rangkap ke-2 akan diberikan kepada Finance & Accounting

•

Rangkap ke-3 akan diberikan kepada bagian Budget Control untuk mencatat pemakaian aktual material

4) Prosedur Pengeluaran Kas Bagian Finance & Accounting akan mendapatkan reminder untuk melakukan permintaan pembayaran atas utang berdasarkan tanggal jatuh temponya. Berdasarkan daftar utang tersebut, bagian Finance & Accounting akan membuat RfP sebanyak satu rangkap untuk diberikan kepada Cashier yang sebelumnya akan diperiksa oleh bagian Finance & Accounting Director serta diotorisasi oleh President Director. Cashier kemudian akan memproses RfP dari bagian Finance & Accounting untuk melakukan

97 pembayaran. Biasanya pembayaran dilakukan dengan menggunakan giro mundur. Setelah melakukan pembayaran, Cashier akan memberikan bukti pembayaran kepada supplier atau subcontractor. Copy dari bukti pembayaran tersebut juga diberikan kepada bagian Finance & Accounting membuat Bank Payment Voucher (BPV) sebanyak dua rangkap untuk diberikan cashier sebagai bukti bahwa pembayaran telah dilakukan serta mencetak Bukti Potong PPh 23 untuk pembayaran atas service subcontractor, dan rangkap kedua untuk diarsip. Ketika BP V disave, sistem akan secara otomatis mengupdate jumlah utang di List Account Payable. Cashier akan menerima kuitansi tanda pembayaran dari supplier atau subcontractor. Kuitansi tersebut kemudian akan diberikan kepada bagian Finance & Accounting untuk diarsip dan menutup PO sebagai tanda lunas. Setiap akhir bulan, bagian Finance & Accounting akan mencetak Purchase Journal Report, Purchase Return Journal Report, Cash Disbursement Journal Report, Purchasing Report, Cash Disbursement Report.

98

Gambar 4.1 Rich Picture Sistem Usulan PT Nakami Kinema Cemerlang

99 4.1.1.3.2 Application Domain Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang yang dirancang diharapkan dapat mendukung tugas dan tanggung jawab karyawan dari masing-masing divisi: a) Bagian Purchasing, yaitu membuat Request for Quotation, membuat Purchase Order, membuat Subcon Work Order b) Bagian Logistic, yaitu membuat Purchase Requisition, membuat Good Receipt, membuat Site Delivery Order, membuat Site Material Return, membuat Purchase Return Delivery Order. c) Bagian Finance & Accounting, yaitu memeriksa jatuh tempo utang, membuat Request for Payment, membuat Bank Payment Voucher, membuat Purchasing Report, Purchase Journal Report, Purchase Return Journal Report, Cash Disbursement Journal Report, Cash Disbursement Report, Supplier Performance Analysis Report. d) Bagian Budget Control, yaitu membuat budget. 4.1.2

Problem Domain Analisis problem domain Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha,

dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang melibatkan aktivitas analisis terhadap cluster, structure, dan class. 4.1.2.1 Cluster M odel Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu cluster purchasing, purchase return, cash disbursement, budget, dan material movement. M odel Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan

100 Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini: cd Cluster

Purchasing

Budget

Pur chase Return

Cash Disbursement

Material Movement

Gambar 4.2 M odel Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang 4.1.2.2 Structure Gambar 4.3 dibawah ini menunjukkan struktur “Purchasing” yang terdiri dari class “Purchase Requisition” (PR), “Request for Quotation” (RfQ), “Supplier”, “Subcontractor”, “Purchase Order” (PO), “Good Receipt” (GR), “M aterial”, “Subcon Work Order” (SWO), dimana memiliki hubungan asosiasi: satu PR memiliki struktur asosiasi dengan banyak RfQ, satu RfQ memiliki struktur asosiasi dengan banyak supplier dan subcontractor, banyak RfQ memiliki struktur asosiasi dengan satu PO, satu PO memiliki hubungan asosiasi dengan banyak GR, banyak GR memiliki hubungan asosiasi dengan banyak Material, satu PO memiliki hubungan asosiasi dengan satu SWO, banyak SWO berhubungan dengan banyak service.

101

Gambar 4.3 Struktur “Purchasing”

Gambar 4.4 dibawah ini menunjukkan struktur “Purchase Return” yang hanya terdiri dari class “Purchase Return Delivery Order”.

Gambar 4.4 Struktur “Purchase Return”

Gambar 4.5 dibawah ini menunjukkan struktur “Budget” yang hanya terdiri dari class “Budget”.

102

Gambar 4.5 Struktur “Budget”

Gambar 4.6 dibawah ini menunjukkan struktur “M aterial M ovement” yang terdiri dari class “Site Delivery Order”(SDO) dan “Site M aterial Return”(SM R) dimana memiliki hubungan asosiasi: satu class “Site Delivery Order” memiliki struktur asosiasi dengan satu class “Site M aterial Return”.

Gambar 4.6 Struktur “M aterial M ovement”

103 Gambar 4.7 dibawah ini menunjukkan struktur “Cash Disbursement” yang terdiri dari class “Request for Payment” dan “Bank Payment Voucher” dimana memiliki hubungan asosias i: satu class “Request for Payment” memiliki struktur asosiasi dengan satu class “Bank Payment Voucher”.

Gambar 4.7 Struktur “Cash Disbursement” Gambar 4.8 dibawah ini menunjukkan class diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. Hubungan antara class Purchase Requisition dengan class Request for Quotation terjadi ketika bagian Purchasing akan meminta penawaran harga kepada supplier dan subcontractor berdasarkan PR dari bagian Logistic. Selanjutnya class Request for Quotation dengan class Subcontractor dan class Supplier menunjukkan penawaran RfQ akan diberikan kepada supplier atau subcontractor yang mana. Class Request for Quotation dengan class Purchase Order menunjukkan hubungan asosiasi yang terjadi ketika bagian Purchasing menerima penawaran harga dan melakukan pemesanan pembelian kepada supplier atau subcontractor. Sedangkan hubungan antara class Purchase Order dengan class Good Receipt dan class Subcon Work Order menunjukkan bahwa material telah diterima dari supplier oleh bagian Logistic dan service dengan subcontractor telah disepakati dalam kontrak oleh bagian Purchasing.

104 Sebelum pesanan pembelian diotorisasi, maka akan dilakukan pengecekan jumlah pesanan pembelian dengan budget yang disediakan. Hal ini ditunjukkan melalui hubungan antara class Budget dengan class Purchase Order. Hubungan antara class Good Receipt dengan class Site Delivery Order, class Site Delivery Order dengan class Site Material Return, menggambarkan kondisi yang terjadi ketika melakukan pengiriman material dari gudang ke lokasi proyek dan pengembalian material sisa dari lokasi proyek ke gudang. Sedangkan hubungan antara class Budget dengan class Site Material Return terjadi ketika pencatatan pemakaian material aktual dilakukan. Hubungan antara class Good Receipt dengan class Purchase Return Delivery Order menunjukkan hubungan asosiasi yang terjadi ketika dilakukan retur pembelian berdasarkan material yang telah diterima dari supplier. Selanjutnya, hubungan antara class Request for Payment dengan class Bank Payment Voucher, menunjukkan hubungan asosiasi ketika terjadi permintaan pembayaran oleh bagian Finance & Accounting serta pelunasan pembayaran dengan membuat Bank Payment Voucher.

105

Gambar 4.8 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

106 4.1.2.3 Classes Material Class Material merupakan kumpulan objek dari Material yang sudah terdaftar di perusahaan. Gambar 4.9 dibawah menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class material.

Gambar 4.9 Class Material dan Statechart Diagram Class Material

Service Class Service merupakan kumpulan objek dari Service yang sudah terdaftar di perusahaan. Gambar 4.10 dibawah menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class service.

Gambar 4.10 Class Service dan Statechart Diagram Service

107

Supplier Class Supplier merupakan kumpulan objek dari Supplier yang sudah terdaftar di perusahaan. Gambar 4.11 dibawah menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class supplier.

Gambar 4.11 Class Supplier dan Statechart Diagram Class Supplier

Subcontractor Class Subcontractor merupakan kumpulan objek dari Subcontractor yang sudah terdaftar di perusahaan. Gambar 4.12 dibawah menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class subcontractor.

108

Gambar 4.12 Class Subcontractor dan Statechart Diagram Class Subcontractor

Purchase Requisition Class Purchase Requisition merupakan kumpulan objek dari Purchase Requisition yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Logistic melakukan permintaan pembelian terhadap material atau service yang dibutuhkan. Gambar 4.13 dibawah menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Purchase Requisition.

Gambar 4.13 Class Purchase Requisition dan Statechart Diagram Class Purchase Requisition

109

Request for Quotation Class Request for Quotation merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. Gambar 4.14 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Request for Quotation.

Gambar 4.14 Class Request for Quotation dan Statechart Diagram Class Request for Quotation

Purchase Order Class Purchase Order merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Purchasing melakukan pesanan pembelian kepada Supplier ataupun Subcontractor. Gambar 4.15 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Purchase Order.

110

Gambar 4.15 Class Purchase Order dan Statechart Diagram Class Purchase Order

Budget Class Budget merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Budget Control melakukan pengawasan terhadap budget yang dikeluarkan serta melakukan update terhadap perubahan yang terjadi pada pengeluaran baik material maupun service. Gambar 4.16 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Budget.

111

Gambar 4.16 Class Budget dan Statechart Diagram Class Budget

Good Receipt Class Good Receipt merupakan kumpulan objek pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Logistic mencatat penerimaan material di gudang. Gambar 4.17 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Good Receipt.

Gambar 4.17 Class Good Receipt dan Statechart Diagram Class Good Receipt

Site Delivery Order Class Site Delivery Order merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Logistic mencatat pengeluaran dari

112 gudang ke lokasi proyek. Gambar 4.18 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Site Delivery Order.

Gambar 4.18 Class Site Delivery Order dan Statechart Diagram Site Delivery Order

Purchase Retu rn Delivery Order Class Purchase Return Delivery Order merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Logistic mencatat pengeluaran dari gudang ke lokasi proyek. Gambar 4.19 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Purchase Return Delivery Order.

113

Gambar 4.19 Class Purchase Return Delivery Order dan Statechart Diagram Purchase Return Delivery Order

Subcon Work Order Class Subcon Work Order merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Purchasing memberikan perintah kerja kepada subcontractor, serta berperan sebagai izin masuk ke lokasi proyek. Gambar 4.20 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Subcon Work Order.

Gambar 4.20 Class Subcon Work Order dan Statechart Diagram Subcon Work Order

114 Request for Payment Class Request for Payment merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Finance & Accounting membuat pengajuan pembayaran kepada manajer dan direktur atas transaksi-transaksi yang telah dilakukan. Gambar 4.21 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Request for Payment.

Gambar 4.21 Class Request for Payment dan Statechart Diagram Request for Payment

Site Material Return Class Site Material Return merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana bagian Logistic mencatat penerimaan material sisa dari lokasi proyek jika ada.Gambar4.22 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Site Material Return.

115

Gambar 4.22 Class Site Material Return dan Statechart Diagram Class Site Material Return

Bank Payment Voucher Class Bank Payment Voucher merupakan kumpulan objek yang pernah dibuat oleh perusahaan. M enggambarkan event dimana Cashier mencatat pengeluaran kas atas pembayaran utang. Gambar 4.23 menggambarkan behavior pattern dan attribute dari class Bank Payment Voucher.

Gambar 4.23 Class Bank Payment Voucher dan Statechart Diagram Class Bank Payment Voucher

4.1.2.4 Event Tabel 4.2 dibawah ini merupakan event table dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

116 Tabel 4.2 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

4.1.3

Application Domain Analisis application domain Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang

Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang melibatkan aktivitas perancangan use case, function, dan interface. 4.1.3.1 Usage 4.1.3.1.1 Overview Terdapat lima aktor dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang, yaitu karyawan bagian Purchasing, karyawan bagian Logistic, karyawan bagian Finance & Accounting, dan karyawan bagian Budget Control dimana terdapat dua puluh lima use case yang akan digambarkan. Tabel berikut menunjukkan hubungan actor dengan use case dalam

117 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

M endata Material Baru M endata Material Type Baru M endata Service Baru M endata Service Type Baru M endata Supplier Baru M endata Subcontractor Baru M embuat Purchase Requisition M embuat Request for Quotation M endata Quotation from Client M embuat Purchase Order M embuat Budget M embuat Good Receipt M embuat Purchase Return Delivery Order M embuat Subcon Work Order M embuat Site Delivery Order M embuat Site Material Return M embuat Request for Payment M embuat Bank Payment Voucher M embuat List of Account Payable M embuat Purchasing Report M embuat Purchase Journal Report M embuat Purchase Return Journal Report M embuat Cash Disbursement Journal Report M embuat Cash Disbursement Report M embuat Supplier Performance Analysis Report

Budget Control

Finance & Accounting

Purchasing

USE CASE

Logistic

Tabel 4.3 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang ACTORS

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

118 4.1.3.1.2 Actors Actor specification dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang adalah sebagai berikut:

Tujuan

Tabel 4.4 Actor Specification dari Karyawan Bagian Purchasing Purchasing Karyawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan permintaan penawaran harga kepada supplier maupun subcontractor, memilih supplier maupun subcontractor yang tepat, melakukan pesanan pembelian dengan membuat Purchase Order, membuat Subcon Work Order sebagai perintah kerja bagi subcontractor untuk bekerja di lokasi proyek tertentu. Disamping itu, bagian ini juga bertanggung jawab dalam mendata supplier dan subcontractor serta melakukan update data jika terjadi perubahan. Pada akhir bulan, karyawan akan membuat laporanlaporan bulanan yang ditujukan kepada pihak manajemen perusahaan.

Karakteristik

Karyawan Purchasing harus teliti dan negosiatif dalam memilih dan menentukan supplier maupun subcontractor serta mengerti material dan service yang dibutuhkan proyek. Selain itu juga memiliki pengalaman administratif sehingga melakukan pencatatan transaksi pembelian secara tepat ke sistem.

Contoh

Bagian Purchasing membuat Request for Quotation berdasarkan Purchase Requisition yang diterima dari bagian Logistic dengan mengentri data transaksi permintaan penawaran harga kepada supplier dan subcontractor yang bersangkutan.

Tujuan

Tabel 4.5 Actor Specification dari Karyawan Bagian Logistic Logistic Karyawan yang bertanggung jawab dalam kegiatan permintaan pembelian dengan membuat Purchase Requisition, penerimaan material dari supplier, pengiriman material yang dibutuhkan ke lokasi proyek, pengembalian material sisa dan melakukan retur pembelian dengan membuat Purchase Return Delivery Order jika terjadi retur pembelian.

119 Karakteristik

Contoh

Karyawan Logistic harus mengetahui kebutuhan material dan melakukan pembelian secara tepat sehingga saat material diperlukan sudah tersedia sehingga tidak mengganggu jadwal pengerjaan proyek. Di samping itu juga harus memiliki pengetahuan mengenai material yang bersangkutan sehingga dapat membedakan kualitas dan secara teliti menghitung kuantitas material yang diterima dari supplier. Bagian Logistic menerima material dari supplier, kemudian akan membuat Good Receipt sebagai bukti penerimaan material berdasarkan Surat Jalan dari supplier.

Tabel 4.6 Actor Specification dari Karyawan Bagian Finance & Accounting Finance & Accounting Tujuan Karyawan Finance & Accounting bertanggung jawab dalam pencatatan utang, permintaan pembayaran kepada supplier maupun subcontractor pada saat jatuh tempo, serta membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan taransaksi pembelian, utang usaha, dan pengeluaran kas pada akhir periode. Karakteristik

Karyawan Finance & Accounting harus teliti dalam melakukan pencatatan utang. Selain itu juga memeriksa validitas utang, waktu jatuh tempo, serta informasi lain yang berkaitan dengan diskon pembelian.

Contoh

Bagian Finance & Accounting mencatat utang yang terjadi dari transaksi pembelian, mencatat retur pembelian, serta pengeluaran kas ke dalam sistem sehingga dapat dihasilkan laporan yang berguna bagi pihak manajemen.

Tabel 4.7 Actor Specification dari Karyawan Bagian Budget Control Budget Control Tujuan Karyawan budget Control bertanggung jawab dalam membuat Budget, mengupdate volume pemakaian material aktual dan pengeluaran biaya aktual dalam pembiayaan suatu proyek. Pada akhir proyek, karyawan bagian ini membuat laporan realisasi budget sehingga dapat diketahui harga pokok dari proyek tersebut secara keseluruhan.

120 Karakteristik

Contoh

Karyawan budget Control harus dapat mengontrol pengeluaran yang dilakukan oleh bagian purchasing dalam melakukan pembelian material dan jasa agar tidak melebihi budget yang telah direncanakan. Jika melebihi budget, maka perlu otorisasi dari manajer untuk melakukan pembelian. Disamping itu juga menjamin keakuratan data dan selalu melakukakn update atas perubahan yang terjadi. Bagian Budget Control akan membuat anggaran berdasarkan Bill of Quantity yang diterima dari sistem penjualan.

4.1.3.1.3 Use Cases Gambar 4.24 dibawah ini menunjukkan use case dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

121

Gambar 4.24 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

122 Berikut merupakan use case specification dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang, dapat dilihat pada tabel-tabel dibawah ini. Tabel 4.8 Use Case Specification untuk M endata Material Baru Use Case

Object Function

Mendata Material Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat material yang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Purchasing akan mengentri data material dan melakukan pengecekan terhadap data material, apakah sudah terdaftar di sistem atau belum. Jika belum terdaftar, maka ketika tombol Save diklik, data tersebut akan disimpan dalam database. Jika data telah tersimpan di database, maka sistem memberikan notifikasi bahwa data sudah ada di database. Material, Material Type, Supplier get(materialData), create(),generate(materialID), save(), add(materialData)

Tabel 4.9 Use Case Specification untuk M endata Material Type Baru Use Case

Object Function

Mendata Material Type Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat material type yang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Puchasing akan menentukan ID sendiri sesuai dengan nama materialnya. Material Type get(materialType), create(), save(), add(materialType)

Tabel 4.10 Use Case Specification untuk M endata Service Type Baru

Use Case

Object Function

Mendata Service Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat Service yang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Purchasing akan mengentri data Service dan melakukan pengecekan terhadap data Service apakah sudah terdaftar atau belum. Jika belum terdaftar, maka ketika tombol Save diklik, data akan tersimpan di dalam database.Jika data telah tersimpan di database, maka sistem memberikan notifikasi bahwa data sudah ada di database. Service, Service Type, Subcontractor get(serviceData), create(), generate(serviceID), save(), add(Service)

123 Tabel 4.11 Use Case Specification untuk M endata Service Type Baru Use Case

Object Function

Mendata Service Type Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat service type yang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Puchasing akan menentukan ID sendiri sesuai dengan nama servicenya. Service Type get(serviceType), create(), save(), add(seviceType)

Tabel 4.12 Use Case Specification untuk M endata Supplier Baru

Use Case

Object Function

Mendata Supplier Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat Supplier yang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Purchasing akan mengentri data Supplier dan melakukan pengecekan terhadap data Suplier apakah sudah terdaftar atau belum. Jika belum terdaftar, maka ketika tombol Save diklik, data akan tersimpan di dalam database.Jika data telah tersimpan di database, maka sistem memberikan notifikasi bahwa data sudah ada di database. Supplier get(supplierData), create(), generate(supplierID), save(), add(Supplier)

Tabel 4.13 Use Case Specification untuk M endata Subcontractor Baru Use Case

Object Function

Mendata Subcontractor Baru Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat Subcontractoryang belum terdaftar sebelumnya. Bagian Purchasing akan mengentri data Subcontractor dan melakukan pengecekan terhadap data Suplier apakah sudah terdaftar atau belum. Jika belum terdaftar, maka ketika tombol Save diklik, data akan tersimpan di dalam database.Jika data telah tersimpan di database, maka sistem memberikan notifikasi bahwa data sudah ada di database. Subcontractor get(subcontractorData), create(), generate(subcontractorID), save(), add_Subcontractor()

124

Tabel 4.14 Use Case Specification untuk M embuat Request for Quotation

Use Case

Object Function

Membuat Request for Quotation Proses ini dilakukan ketika bagian Purchasing ingin mencari supplier atau subcontractor baru dengan cara memberikan permintaan penawaran harga dengan membuat Request for Quotation. Ketika form load, RfQ No akan digenerate secara otomatis.User akan memilih supplier atau subcontractor yang akan dikirimkan RfQ. Sedangkan jumlah materialnya, disesuaikan dengan jumlah material yang ada di M SR (Qty to Purchase). Jika berupa service, maka akan didefinisikan jenis servicenya. Pada saat RfQ yang telah diisi dikembalikan oleh supplier atau subcontractor, maka bagian Purchasing akan mengupdate data RfQ dengan harga yang ditawarkan. RfQ, RfQDetail, PR get(lastRfQCode), generate(RfQNo), create, save(), print()

Tabel 4.15 Use Case Specification untuk M embuat Quotation from Client

Use Case

Mendata Quotation from Client Proses ini dilakukan oleh bagian Purchasing ketika terdapat Quotation yang diterima dari supplier atau subcontractor yang belum diupload ke dalam sistem.

Object Function

RfQ, RfQDetail get(fileContent), save(), add()

Tabel 4.16 Use Case Specification untuk M embuat Purchase Order Use Case

Object

Membuat Purchase Order Proses ini dilakukan ketika bagian Purchasing menerima Purchase Requisition dari bagian Logistic atau menerima Request for Quotation dari supplier atau subcontractor. Dalam membuat Purchase Order, bagian Purchasing dapat membuat keputusan dalam menentukan supplier atau subcontractor. Terdapat tiga pilihan dalam pengambilan keputusan mengenai penentuan pemilihan supplier, yaitu pemilihan supplier berdasarkan harga yang paling murah per masing-masing material, penentuan secara manual berdasarkan keputusan dari bagian Purchasing, serta penentuan harga termurah berdasarkan rata-rata harga material di satu supplier. PO, PODetail, Supplier, Subcontractor, MSR

125 Function

get(lastPONo), generate(PONo), create(), calculate_subtotalPO(), calculate_GrandTotalPO(), save(), print()

Tabel 4.17 Use Case Specification untuk M embuat Subcon Work Order

Use Case

Object Function

Membuat Subcon Work Order Proses ini menggambarkan kondisi dimana bagian Purchasing akan membuat Subcon Work Order berdasarkan kesepakatan Purchase Order dengan subcontractor sebagai tanda pengenal bagi subcontractor atau mandor di lokasi proyek. Subcon Work Order, Purchase Order get(lastSWONo), generate(SWONo), create(), save(), print()

Tabel 4.18 Use Case Specification untuk M embuat Budget Use Case

Object Function

Membuat Budget Proses ini dilakukan dalam rangka mengontrol pengeluaran yang terjadi agar margin yang didapat sesuai dengan yang diharapkan.Budget dibuat oleh bagian Budget Control berdasarkan data historis dari Purchase Order. Budget Control memasukkan Unit Price, sistem akan mengkalkulasi Total Price serta Amount dari keseluruhan Budget untuk suatu proyek. Jika telah melakukan pembelian material maupun service, maka dapat mengupdate qty. yang dibeli beserta harganya. Sehingga pada akhirnya dapat dikalkulasi biaya aktual suatu proyek. Budget, Purchase Order get(lastBudgetNo), generate(BudgetNo), create(), calculate_actualBudget(), save(), print()

Tabel 4.19 Use Case Specification untuk M embuat Purchase Requisition Use Case

Membuat Purchase Requisition Proses ini dilakukan ketika telah diketahui jumlah material yang perlu dibeli untuk memenuhi kebutuhan proyek. Bagian Logistic membuat Purchase Requisition disaat bagian Logistic memeriksa Qty. Material On Hand(yang ada di stok) dengan Qty. Material Required(material yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek). Jika material on hand tidak mencukupi kebutuhan, maka atas dasar itu, sistem akan mengkalkulasi Qty. to Purchase. User masuk ke halaman Purchase Requisition, ketika form load, PRNo akan digenerate secara otomatis User memilih M SR No dimana M SR No yang muncul di form Purchase Requisition adalah M SR yang belum dibuat PR.

126 Object Function

PR, M SR, MSRDetail, BoQPlan, ProjectSheet, get(M SRNo), get(lastPRNo), generate(PRNo), create() save(), print()

Tabel 4.20 Use Case Specification untuk M embuat Good Receipt

Use Case

Object Function

Membuat Good Receipt Proses ini dilakukan ketika bagian Logistic menerima material yang dikirim oleh Supplier.Good Receipt dibuat berdasarkan Surat Jalan yang diterima dari supplier. Material yang diterima akan dientri ke dalam sistem. Sistem akan memeriksa bilamana masih ada material yang dipesan tapi belum diterima. GR, PO, PR, MSR, BoQPlan, ProjectSheet, PODetail, GRDetail get(lastGRNo), generate(GRNo), create(), save(), print()

Tabel 4.21 Use Case Specification untuk M embuat Purchase Return Delivery Order

Use Case

Object Function

Membuat Purchase Retu rn Delivery Order Proses ini dilakukan ketika ditemukan adanya material yang cacat saat material dikirim atau ketika material yang diminta tidak sesuai dengan spesifikasinya. Bagian Logistic akan membuat Purchase Return Delivery Order berdasarkan Good Receipt. Jika material diganti dengan material yang sama, maka sistem tidak perlu mencatat material yang keluar atau masuk. Jika material yang cacat tersebut dikembalikan, maka akan mengurangi account payable kepada supplier. Purchase Return, Good Receipt get(lastPRDONo), generate(PRDONo), create(), save(), print(),

Tabel 4.22 Use Case Specification untuk M embuat Site Material Return Use Case

Object Function

Membuat Site Material Return Proses ini terjadi pada saat proyek akan berakhir. Jika terdapat material sisa yang cukup signifikan, maka bagian Project (Sistem Penjualan) akan mengirimkan material tersebut kembali ke gudang. Bagian Logistic akan mencatat penerimaan material dengan membuat Site Material Return, serta mengupdate ke Budget berkaitan dengan penggunaan material aktual. SMR, SMRDetail, SDO, SDODetail get(lastSM RNo), generate(SM RNo), create(), save(), print()

127 Tabel 4.23 Use Case Specification untuk M embuat Site Delivery Order Use Case

Object Function

Membuat Site Delivery Order Proses ini dilakukan ketika bagian Logistic akan mengirimkan material yang dibutuhkan ke lokasi proyek dengan menggunakan Site Delivery Order. Site Delivery Order dibuat berdasarkan Material Service Requirement dimana Material telah dibandingkan kesesuaian pengirimannya dengan permintaan kebutuhannya. SDO, MSR, BoQPlan, ProjectSheet, MSRDetail, SDODetail get(lastSDONo), generate(SDONo), create(), save(), print()

Tabel 4.24 Use Case Specification untuk M embuat Request for Payment

Use Case

Object Function

Membuat Request for Payment Proses ini dilakukan oleh bagian Finance & Accounting ketika telah mengetahui tanggal jatuh tempo melalui Daftar Account Payable. Pada saat jatuh tempo, bagian Finance & Accounting akan membuat Request for Payment berdasarkan Invoice dan atau tagihan yang diterima. Request for Payment get(lastRfPNo), generate(RfPNo), create(), calculate_TotalRfP(), print(), save()

Tabel 4.25 Use Case Specification untuk M embuat Bank Payment Voucher Use Case

Object Function

Membuat Bank Payment Voucher Proses ini dilakukan ketika Cashier telah mendapatkan otorisasi atas pembayaran melalui Request for Payment dan telah melakukan pembayaran, baik melalui transfer,giro/cek. Bank Payment Voucher berfungsi sebagai bukti pengeluaran kas. Bank Payment Voucher, Request for Payment get(lastBPVNo), generate(BPVNo), create(), print(), save()

Tabel 4.26 Use Case Specification untuk M embuat List of Account Payable

Use Case

Membuat List of Account Payable Proses interaksi ini dimulai ketika bagian Finance & Accounting ingin mencetak daftar Account Payable. Bagian ini akan memilih menu Laporan, kemudian daftar Account Payable. Selanjutnya memilih tanggal awal laporan, tanggal akhir laporan serta menekan tombol view.

128 Object Function

Account Payable get_AP(), print()

Tabel 4.27 Use Case Specification untuk M embuat Purchasing Report

Use Case

Object Function

Membuat Purchasing Report Proses interaksi ini dimulai ketika bagian Purchasing ingin mencetak Laporan Pembelian untuk pihak manajemen perusahaan. Bagian Logistic akan memilih menu Laporan, kemuian Laporan Pembelian. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir serta menekan tombol view. PO, PODetail get(dataPO), calculate_totalPurchasing(), print()

Tabel 4.28 Use Case Specification untuk M embuat Purchase Journal Report

Use Case

Object Function

Membuat Purchase Journal Report Proses interaksi ini dimuli ketika bagian Finance & Accounting ingin mencetak Laporan Jurnal Pembelian yang ditujukan untuk pihak manajemen. M aka bagian Finance & Accounting akan memilih menu Laporan, kemudian Laporan Jurnal Pembelian. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir serta menekan tombol view. PO, GR, Supplier, Subcontaractor, AP get(PO), get(relatedGR), calculate_Total(), print()

Tabel 4.29 Use Case Specification untuk M embuat Purchase Return Journal Report

Use Case

Object Function

Membuat Purchase Retu rn Journal Report Proses interaksi ini dimuli ketika bagian Finance & Accounting ingin mencetak Laporan Jurnal Retur Pembelian yang ditujukan untuk pihak manajemen. M aka bagian Finance & Accounting akan memilih menu Laporan, kemudian Laporan Jurnal Pengeluaran Kas. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir serta menekan tombol view. GR, PRDO, Supplier, AP get(GR), get(relatedPRDO), calculate_TotalPurchaseReturn(), print()

129

Tabel 4.30 Use Case Specification untuk M embuat Cash Disbursement Journal Report

Use Case

Object Function

Membuat Cash Disbursement Journal Report Proses interaksi ini dimuli ketika bagian Finance & Accounting ingin mencetak Laporan Jurnal Pengeluaran Kas yang ditujukan untuk pihak manajemen. M aka bagian Finance & Accounting akan memilih menu Laporan, kemudian Laporan Jurnal Pengeluaran Kas. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir serta menekan tombol view. BPV, RfP, Supplier, Subcontractor, AP get(BPV), get(relatedRfP)calculate_TotalCashDisbursement(), print()

Tabel 4.31 Use Case Specification untuk M embuat Cash Disbursement Report

Use Case

Object Function

Membuat Cash Disbursement Report Proses interaksi ini dimulai ketika bagian Finance & Accounting ingin mencetak Laporan Pengeluaran Kas. Bagian Finance & Accounting akan memilih menu Laporan, kemudian Laporan Pengeluaran Kas. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir serta menekan tombol OK. BPV, Supplier, Subcontractor, Account Payale get(BPV), get(relatedRfP)calculate_TotalCashDisbursement(), print()

Tabel 4.32 Use Case Specification untuk M embuat Supplier Performance Analysis Report

Use Case

Object Function

Membuat Supplier Performance Analysis Report Proses interaksi ini dimulai ketika bagian Purchasing ingin mencetak Laporan Anaisis Kinerja Supplier yang ditujukan untuk pihak manajemen perusahaan. M aka bagian Purchasing akan memilih menu Laporan, kemudian Laporan Analisis Kinerja Supplier. Selanjutnya memilih tanggal awal, tanggal akhir, serta menekan tombol view. Supplier, PO, Material, GR, PRDO get(supplier), get(PO), get(material), get(GR), get(PRDO), print()

Berikut merupakan sequence diagram untuk masing-masing use case yang terdapat pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

130

Gambar 4.25 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru

131

Gambar 4.26 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru ( Add Material Type)

132

Staff Purchasing window: Material Type create() cmb Search

Grid Material Type

Loop

get_materialType()

Material Type

return select Search by select() input keyword find() get_detail() return return

Gambar 4.27 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru ( Add Material Type-Search Material Type)

133

Gambar 4.28 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru ( Add Material Type-Navigation Button)

134

Gambar 4.29 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru ( Add UoM)

135

Gambar 4.30 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru (Search Material)

136

Gambar 4.31 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Material Baru (Navigation Button)

137

Gambar 4.32 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru

138

Gambar 4.33 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru (Add Service Type)

139

Gambar 4.34 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru (Add Service Type-Search Service Type)

140

Gambar 4.35 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru (Add Service Type-Navigation Button)

141

Gambar 4.36 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru (Search Service)

142

Gambar 4.37 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Service Baru (Navigation Button)

143

Gambar 4.38 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Supplier Baru

144

Gambar 4.39 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Supplier Baru (Add City)

Gambar 4.40 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Supplier Baru (Add Bank)

145

Gambar 4.41 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Supplier Baru (Search Supplier)

146

Gambar 4.42 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Supplier Baru (Navigation Button)

147

Gambar 4.43 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Subcontractor Baru

148

Gambar 4.44 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Subcontractor Baru (Add City)

Gambar 4.45 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Subcontractor Baru (Add City)

149

Gambar 4.46 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Subcontractor Baru (Search Subcontractor)

150

Gambar 4.47 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Subcontractor Baru (Navigation Button)

151

Gambar 4.48 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Requisition

152

Gambar 4.49 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Request for Quotation

153

Gambar 4.50 Sequence Diagram untuk Use Case M endata Quotation from Client

154

Gambar 4.51 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Order

155

Gambar 4.52 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Order (Supplier Selection)

156

S taff P urchasing RfQ Detail

Window: P urchase Order

PO Det ail

cmb_Subcontractor Opt

cli ck S yst em enable_f al se()

[ sy st em]

create() Window: P O_Result _Show

get_dat a() com pare_servicePrice return calculat e_subtot al()

calculat e_grandtot al() click S ave

A lt

save()

click Cancel

[ supplier]

click Subcontract or enable_f alse()

create() Wi ndow: P O_Result _Show

get_data() compare_servicePrice() ret urn calculate_subtot al()

calculate_grandtot al() A lt

click S ave save()

click Cancel

Gambar 4.53 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Order (Subcontractor Selection)

157

Gambar 4.54 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Order (View PO)

158

Gambar 4.55 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Good Receipt

159

Gambar 4.56 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Good Receipt (View GR)

160

Gambar 4.57 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Site Delivery Order

161

Gambar 4.58 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Site Material Return

162

Gambar 4.59 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Return Delivery Order

163

Gambar 4.60 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Debit Memo

164

Staff Finance & Accounting create

Window: List of Account Payable

AP

select PeriodeAwal JatuhTempo select PeriodeAkhir JatuhTempo create Grid AP

get_AP()

Loop

return return click Print create Document print() click Cancel

Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat List of Account Payable

165

Gambar 4.62 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchasing Report

166

Gambar 4.63 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Journal Report

167

Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Purchase Return Journal Report

168

Gambar 4.65 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Cash Disbursement Journal Report

169

Gambar 4.66 Sequence Diagram untuk Use Case M embuat Supplier Performance Analysis Report

4.1.3.2 Function List Berikut ini merupakan function list dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang, dikelompokkan menurut use case. Dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 4.33 Function List Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang Funcion get() generateID() add()

Type read read update

Complexity simple simple simple

170 save() update() select() find() print() checkExist() parser() calculate_subtotalPO() calculate_grandtotalPO() calculate_actualBudget() enable_false() compare_materialPrice compare_servicePrice delete() clearAll() calculate_totalPurchasing() calculate_totalPurchaseReturn() calculate_totalCashDisbursement()

update update read read read read read compute compute compute read read, compute read, compute update update compute compute compute

simple simple simple simple simple simple simple medium medium medium simple complex complex simple simple medium medium medium

4.1.3.3 User Interface Rancangan user interface dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas pada PT. Nakami Kinema Cemerlang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa utama. Berikut gambaran dari rancangan user interface Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. 4.1.3.3.1 Dialogue Style Dialogue Style yang digunakan adalah menu selection dan form untuk entri data. Selain itu, sistem juga didukung dengan fasilitas pencetakan yang dikoneksikan secara langsung ke printer. Tabel 4.35 menunjukkan overview dari windows user interface dan hasil pencetakannya.

171

Tabel 4.34 Daftar Windows User Interface dan Printouts Windows Form Login Form M ain M enu Form Change Password Form Purchase Requisition Form Request for Quotation Form Budget Form Purchase Order Form Good Receipt Form Reminder SDO Form Site Delivery Order Form Subcon Work Order Form Site M aterial Return Form Purchase Return Delivery Order Form Debit M emo Form Request for Payment Form Bank Payment Voucher Form List of Account Payable Form M aterial Data Form M aterial Type Form Service Data Form Service Type Form Supplier Form Subcontractor Form Purchasing Report

Form Purchase Journal Report Form Purchase Return Journal Report Form Cash Disbursement Journal Report Form Cash Disbursement Report Form Supplier Performance Analysis Report

Printouts

Purchase Requisition Request for Quotation Budget Purchase Order Good Receipt Site Delivery Order Subcon Work Order Site M aterial Return Purchase Return Delivery Order Debit M emo Request for Payment Bank Payment Voucher List of Account Payable

Purchasing Report Purchasing Report per M aterial Purchasing Report per Service Purchasing Report per Supplier Purchasing Report per Subcontractor Purchase Journal Report Purchase Return Journal Report Cash Disbursement Journal Report Cash Disbursement Report Supplier Performance Analysis Report

172 4.1.3.3.2 Overview Gambar 4.67 menunjukkan navigation diagram yang menggambarkan hubungan antarwindow dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

173

Gambar 4.67 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

174 4.1.3.4 Examples

Gambar 4.68 Window Login

Gambar 4.69 Window Main Form (File)

175

Gambar 4.70 Window Main Form (Master Data)

Gambar 4.71 Window Main Form (Business Partner)

176

Gambar 4.72 Window Main Form (Transaction)

Gambar 4.73 Window Main Form (Data Uploader)

177

Gambar 4.74 Window Main Form (Report)

Gambar 4.75 Window Change Password

178

Gambar 4.76 Window Material Data

Gambar 4.77 Window Material Type

179

Gambar 4.78 Window Service Data

Gambar 4.79 Window Service Type

180

Gambar 4.80 Window Supplier Data

Gambar 4.81 Window Subcontractor Data

181

Gambar 4.82 Window Purchase Requisition

Gambar 4.83 Window Request for Quotation

182

Gambar 4.84 Window Quotation from Client

Gambar 4.85 Window Purchase Order

183

Gambar 4.86 Window Purchase Order (pemilihan Supplier atau Subcontractor)

Gambar 4.87 Window List of Purchase Order

184

Gambar 4.88 Window Detail of Purchase Order

Gambar 4.89 Window Good Receipt

185

Gambar 4.90 Window List of Good Receipt

Gambar 4.91 Window Detail of Good Receipt

186

Gambar 4.92 Window Subcon Work Order

Gambar 4.93 Window Purchase Return Delivery Order

187

Gambar 4.94 Window List of Purchase Return Delivery Order

Gambar 4.95 Window Detail of Purchase Return Delivery Order

188

Gambar 4.96 Window Debit Memo

Gambar 4.97 Window Reminder Site Delivery Order

189

Gambar 4.98 Window Reminder Site Delivery Order Detail

Gambar 4.99 Window Site Delivery Order

190

Gambar 4.100 Window Site Material Return

Gambar 4.101 Window Budget

191

Gambar 4.102 Window List of Account Payable

Gambar 4.103 Window Request for Payment

192

Gambar 4.104 Window Bank Payment Voucher

Gambar 4.105 Window Purchasing Report

193

Gambar 4.106 Window Purchase Journal Report

Gambar 4.107 Window Purchase Return Journal Report

Gambar 4.108 Window Cash Disbursement Journal Report

194

Gambar 4.109 Window Cash Disbursement Report

Gambar 4.110 Window Supplier Performance Analysis Report

195 4.1.3.5 Technical Platform Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang akan dikembangkan untuk PC dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2008.net dan dioperasikan dalam lingkungan Windows yang didukung Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya. User Interface yang digunakan sesuai dengan windows standard. Sistem dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard. 4.1.4

Recommendations

4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas yang dikembangkan diharapkan akan membantu para pemakainya dalam mengoptimalkan fungsi pencatatan atas transaksi-transaksi yang berkaitan dengan aktivitas pembelian, utang usaha dan pengeluaran kas perusahaan. Disamping itu, sistem juga memungkinkan pembuatan laporan serta jurnal yang berkaitan dengan transaksi pembelian, utang usaha, dan pengeluaran kas yang menyediakan informasi akuntansi yang dapat mendukung pihak manajemen dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan kelangsungan bisnis perusahaan. 4.1.4.2 Strategy Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas ini akan diimplementasikan secara bertahap, dimulai dengan tahap pengujian untuk mengetahui sejauh mana kapabilitas dan keandalan system yang dirancang dalam memenuhi kebutuhan pemakai di perusahaan.

196 4.1.4.3 Development Economy Sistem yang dirancang ini memerlukan sumber daya IT sebanyak satu orang software engineer, satu orang system analyst, dan satu orang database administrator. Namun, dimungkinkan juga ketiga peran tersebut dapat dirangkap menjadi satu orang. Hal ini diperlukan untuk mengembangkan sistem lebih lanjut agar system layak dioperasikan dan diimplementasi. sebagai sistem yang digunakan oleh perusahaan. Tabel 4.36 berikut adalah lampiran daftar gaji karyawan berdasarkan Indonesia Kelly Handbook 2008/2009 dengan catatan gaji yang digunakan adalah yang minimal: Tabel 4.35 Daftar gaji karyawan berdasarkan Kelly Handbook 2008/2009 Sumber Daya Software Engineer System Analyst Database Administrator

Lama pekerjaan

Jumlah

Biaya per Bulan

1 orang

Rp

4,000,000.00 3 bulan

Rp

12,000,000.00

1 orang

Rp

4,500,000.00 3 bulan

Rp

13,500,000.00

1 orang

Rp

4,000,000.00 3 bulan

Rp

12,000,000.00

Rp

37,500,000.00

Total

4.2 4.2.1

Total Biaya

Design Document The Task Berikut akan dijelaskan mengenai deskripsi serta quality goals dari perancangan

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang diawali dengan purpose, corrections to analysis, dan quality goals. 4.2.1.1 Purpose Sistem ini dibuat dengan tujuan untuk memudahkan pencatatan transaksitransaksi pembelian, utang usaha, dan pengeluaran kas sehingga dapat mempercepat dan

197 mengoptimalkan kinerja karyawan sehubungan dengan pemrosesan transaksi permintaan pembelian; permintaan penawaran harga baik dari Supplier maupun Subcontractor; pesanan pembelian; pencatatan penerimaan material; penugasan kerja kepada Subcontractor; pencatatan penggunaan material dan service secara actual; penerimaan surat tagihan sampai pada pencatatan akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, pencatatan utang serta pelunasan utang (pengeluaran kas) dan pembuatan laporan Selain itu juga mempermudah pengendalian internal perusahaan dalam hal pemrosesan transaksi serta meningkatkan akurasi dalam pencatatan transaksi. 4.2.1.2 Correction to the Analysis Berdasarkan hasil analisis lebih lanjut terhadap perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang, ditemukan beberapa koreksi yang perlu dilakukan sebagai kelanjutan dari analisis yang telah dilakukan. Perbaikan dilakukan dengan cara merevisi class diagram yang telah dibuat sebelumnya sehingga menghasilkan class diagram baru. 4.2.1.3 Quality Goals Kualitas dari hasil perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang difokuskan pada beberapa aspek berikut: a) Usable Sistem yang dibangun sangat penting agar dapat diimplementasikan oleh perusahaan dimana sesuai dengan proses bisnis yang berjalan ditambah dengan proses bisnis usulan serta struktur organisasi perusahaan. Sehingga dengan diimplementasikannya

sistem

ini,

maka

perusahaan

dapat

mengatasi

198 permasalahan yang dihadapi selama ini dan berguna dalam pencatatan dan pemrosesan transaksi sehari-hari. b) Secure Keamanan dari sistem ini sangat penting untuk menjaga agar tidak ada bagian yang dapat mengakses informasi yang bukan merupakan wewenang bagian tersebut. c) Efficient Sistem yang diimplementasikan ini penting dalam menjaga efisiensi biaya yang dikeluarkan untuk hardware dan software. d) Correct Kriteria ini sangat penting dalam sistem yang dibangun karena sistem harus dapat menjamin ketepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan. e) Reliable Sistem yang dibangun penting untuk dapat diandalkan dalam segi eksekus i fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem, sehingga pemakai tidak mengalami kendala teknis dalam memahami dan mengoperasikan sistem. f) Maintanable Sistem yang dibangun penting karena harus mudah untuk dipelihara agar biaya pemeliharaan dapat ditekan. g) Testable Biaya atas pengujian terhadap sistem sebelum sistem diimplementasikan kuran g penting untuk ditekan dikarenakan sistem yang akan diimplementasikan tidak memerlukan infrastruktur IT yang rumit, sehingga dalam pengujiannya tidak akan memakan biaya yang cukup besar.

199 h) Flexible Diharapkan sistem yang dibangun akan mudah untuk ditambah modul sehingga tidak memerlukan biaya yang besar. Oleh karena itu, sistem yang dibangun tingkat fleksibilitasnya penting agar mudah dalam pengembangan selanjutnya. i) Comprehensible Kriteria ini penting agar sistem mudah dipahami dan dimengerti oleh pemakai, dengan kata lain sistem lebih user friendly. j) Reusable Dalam hal ini kriteria reusable kurang penting karena sistem yang dihasilkan tidak perlu digunakan untuk membangun Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas untuk perusahaan lain. k) Portable Kurang relevan karena sistem dirancang untuk technical platform yang bersifat spesifik. l) Interoperable Kriteria ini penting karena diharapakan sistem yang dibangun dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan saat ini. Oleh karena itu penting untuk menekan biaya untuk mengintegrasikan sistem yang akan dibangun dengan sistem yang lain. Tabel 4.36 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas Criterion Usable Secure Efficient

Very Important

Important

√  √  √ 

Less Important

Irrelevant

Easy Fulfilled

200 Correct Reliable Maintanable Testable Flexible Comprehensible Reuseable Portable Interoperable

4.2.2

√  √  √  √ √ √  √  √  √

Technical Platform Berikut akan dideskripsikan mengenai equipment, system software, dan system

interface, dan design language pada perancangan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. 4.2.2.1 Equipment Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang ini dirancang dan dikembangkan dengan menggunakan arsitektur client-server. M asing-masing client terhubung dengan server melalui LAN, client akan menggunakan platform untuk PC (Personal Computer), dimana antara client dan server akan dihubungkan dengan switch 8 port 10/100M bps. Untuk keterangan lengkapnya mengenai spesifikasi hardware yang dibutuhkan dapat dilihat pada tabel 4.38 dibawah ini: Tabel 4.37 Spesifikasi hardware untuk implementasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang Specification Motherboard Processor Hard Disk Drive NIC (LAN Card) Memory

Client Asus P5QL-SE Celeron 1.80 GHz 80 GB 100 M bps 512 M B DDR2

Server Asus P5QD Turbo E6650 2.33 GHz 200 GB 100 M bps 2 GB DDR2

201 Monitor Operating System Others

15" Microsoft Windows keyboard mouse printer scanner

Microsoft Windows Server -

4.2.2.2 System Software Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang berdasarkan implementasi sistem dengan menggunakan tools Microsot Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai database engine-nya. 4.2.2.3 System Interface Sistem akan tetap memanfaatkan PC, printer dan scanner yang telah ada. Hanya saja diperlukan penambahan beberapa unit PC, printer dan scanner. Sistem harus memiliki interface untuk berhubungan dengan printer atau scanner sehingga printer atau scanner dapat digunakan oleh user. 4.2.2.4 Design Language Perancangan dokumen dengan menggunakan notasi UM L (Unified Modelling Language) Diagram yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Visio 2007 sebagai alat untuk menggambarkan dokumen tersebut. 4.2.3

Architectu re Berikut akan dideskripsikan arsitektur dari component, arsitektur dari proses,

serta standar dari rancangan yang diimplementasikan pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

202 4.2.3.1 Component Architecture Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang dirancang dengan menggunakan arsitektur client-server dengan pola distribusi distributed presentation. Setiap client memiliki component user interface component dan function component, sedangkan server hanya memiliki model component. Gambar 4.123 dibawah ini menunjukkan arsitektur dari component Sistem Informasi Akuntasi Pembelian, Utang Usaha dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

Gambar 4.111 Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

203 4.2.3.2 Process Architectu re Arsitektur proses pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang menggunakan pola distribusi distributed presentation, dimana client memiliki komponent user interface, function, system interface, dan memiliki external device yaitu printer dan scanner. Sedangkan untuk server, memiliki komponen model dan system interface. Gambar 4.124 dibawah menunjukkan arsitektur proses pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. Sedangkan Gambar 4.125 dibawah ini menggambarkan arsitektur jaringan yang diusulkan.

Gambar 4.112 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

204

Gambar 4.113 Arsitektur Jaringan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang 4.2.3.3 Standards Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang menggunakan standar perancangan mengikuti standar Windows Application, baik tampilan, letak tombol maupun pesan kesalahan. Berikut ini contoh dari beberapa menu standar dan pesan kesalahan.

205

Gambar 4.114 Standar tombol dan Message box yang digunakan 4.2.4

Component Berikut akan dideskripsikan mengenai model component, function component,

dan user interface component dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. 4.2.4.1 Model Component Model component pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang terdiri dari revised class diagram yang merupakan hasil revisi terhadapa analisis pada analysis document. 4.2.4.1.1 Structure Berdasarkan hasil analisis class diagram pada analysis document akan direvisi menjadi revised class diagram dengan menggunakan metode representasi atas private events dan common events. Gambar 4.115 dibawah ini merupakan hasi dari revised class diagram untuk model component.

206

Gambar 4.115 Revised Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

207 4.2.4.1.2 Classes Berikut adalah spesifikasi class-class, atribut, dan operation utama yang terdapat dalam revised class diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang. 1. Detail RfQ Purpose

: mencatat informasi detail material maupun detail service yang didapat dari hasil pengembalian Request for Quotation kepada supplier dan subcontractor.

Attribute

: RfQNo., MaterialID, MaterialName, ServiceID, ServiceName, Qty to buy, UoM , UnitPrice

Operation

: membandingkan, menambah

2. Detail PO Purpose

: mencatat informasi detail material maupun detail service yang yang akan dipesan ke supplier atau subcontractor

Attribute

: PONo., MaterialID, MaterialName, ServiceID, ServiceName, Qty ordered, UoM , UnitPrice, Amount

Operation

: menambah

3. Detail GR Purpose

: mencatat informasi detail material yang diterima dari supplier

Attribute

: GRNo., MaterialID, MaterialName, Qty receive, UoM , Remarks

Operation

: menambah

4. Detail SDO Purpose

: mencatat informasi detail material yang akan dikirim ke lokasi proyek

208 Attribute Operation

: SDONo., MaterialID, MaterialName, Qty delivered, UoM : mengurangi

5. Detail SM R Purpose

: mencatat informasi detail material yang diterima dari lokasi proyek atas pengembalian material sisa yang masih dapat digunakan untuk keperluan proyek lain

Attribute Operation

: SM RNo., MaterialID, MaterialName, Qty receive, UoM : menambah

6. Detail SWO Purpose

: mencatat informasi detail service yang harus dikerjakan oleh subcontractor sebagai keterangan perintah kerja di lokasi proyek

Attribute Operation

: SWONo., ServiceID, ServiceName, StartDate, FinishDate : mempekerjakan

7. Account Payable Purpose

: mencatatat ingormasi keuangan yang berkaitan dengan utang perusahaan terhadap supplier atau subcontractor. Account payable ini merupakan kumpulan dari akun yang berkaitan dengan utang yang digabungkan menjadi satu dalam list of Account Payable.

Attribute

: APNo., APDate, Supplier, Sucontractor, Due Date, PPN, Grand Total

Operation 8. Detail PRDO

: mencatat

209 Purpose

: mencatat informasi detail material yang harus dikerjakan oleh subcontractor sebagai keterangan perintah kerja di lokasi proyek

Attribute Operation

: SWONo., ServiceID, ServiceName, StartDate, FinishDate : menukar

4.2.4.2 Function Component Function component pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang terdiri dari fungsi-fungsi untuk pencetakan dokumen dan pencetakan laporan. 4.2.4.2.1 Structure Gambar dibawah ini merupakan function component yang digambarkan bersamaan dengan model component untuk memperjelas interaksi antara kedua komponen tersebut.

210

Gambar 4.116 Function Component Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

211 4.2.4.2.2 Classes Berikut akan dideskripsikan operasi-operasi dari class yang terdapat pada function component dengan menggunakan operation specification. Tabel 4.38 Operation Specification dari “Pemilihan Supplier” Operation Category

Purpose Input Data Conditions

Effect Algorithm

Data Structures Placement Involved Objects Triggering Event

Pemilihan Supplier _X_Active ___Passive

___Update _X_Read _X_Compute ___Signal untuk memilih supplier yang menawarkan harga paling murah MaterialID, Qty, UnitPrice, Amount, RfQNo, SupplierID Terdapat objek Material dengan kode material tertentu beserta harganya. Objek material tersebut memiliki objek supplier sebagai gambaran supplier yang menawarkan material dengan harga tertentu. M engetahui harga termurah yang ditawarkan dari masing-masing supplier dengan bantuan sistem Read RequestforQuotationDetail get supplierID get materialID get unitPrice Find lower unitPrice() SELECT rfq.* FROM Tr_RequestforQuotationDetail rfq LEFT OUTER JOIN Tr_RequestforQuotationDetail AS rfq1 on rfq1.fkMaterial = rfq.fkMaterial and rfq1.unitPrice < rfq.unitPrice INNER JOIN RequestforQuotation rfq12 on rfq.rfqNo =rfq12.id INNER JOIN PurchaseRequisition pr on pr.id = rfq12.fkPRNo WHERE rfq1.unitPrice is null and pr.prNo = po_prNo Show Result String, Double PO_Result_Show Purchase Order, Request for Quotation Detail, Subcontractor

212 Tabel 4.39 Operation Specification dari “Pemilihan Subcontractor” Operation Category

Purpose Input Data Conditions

Effect Algorithm

Data Structures Placement Involved Objects Triggering Event

Pemilihan Subcontractor _X_Active ___Passive

___Update _X_Read _X_Compute ___Signal untuk memilih subcontractor yang menawarkan harga paling murah ServiceID, UnitPrice, Amount, RfQNo, SubcontractorID Terdapat objek Service dengan serviceID tertentu beserta harganya. Objek service tersebut memiliki objek subcontractor sebagai gambaran subcontractor yang menawarkan service dengan harga tertentu. M engetahui harga termurah yang ditawarkan dari masing-masing subcontractor dengan bantuan sistem Read RequestforQuotationDetail get subcontractorID get serviceID get unitPrice Find lower unitPrice() SELECT rfq.* FROM Tr_RequestforQuotationDetail rfq LEFT OUTER JOIN Tr_RequestforQuotationDetail AS rfq1 on rfq1.fkService = rfq.fkService and rfq1.unitPrice < rfq.unitPrice INNER JOIN RequestforQuotation rfq12 on rfq.rfqNo =rfq12.id INNER JOIN PurchaseRequisition pr on pr.id = rfq12.fkPRNo WHERE rfq1.unitPrice is null and pr.prNo = po_prNo Show Result String, Double PO_Result_Show Purchase Order, Request for Quotation Detail, Supplier

213 4.2.4.3 User Interface Component User interface component pada Sistem Informasi Akuntansi PT. Nakami Kinema Cemerlang

terdiri dari class window dan print, dimana class-class tersebut akan

memiliki satu objek dan mewarisi fitur umum dari user interface library. 4.2.4.3.1 Structure Pada saat sistem dijalankan, class control menghasilkan objek dimana control diberikan. Object control menangani main form dan mendelegasikan control ke objek user interface lainnya.

Gambar 4.117 User Interface Component Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang

214 4.2.4.4 Database S istem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang Perancangan database yang digunakan adalah didasarkan pada class diagram yang ada. Setiap class dapat diwakilkan oleh satu table yang menyimpan informasi mengenai class tersebut. Namun, ada beberapa tambahan table yang berkaitan dengan pengaturan login user, dimana memaintain hak otorisasi dari masing-masing user dalam hal mengakses form/window dalam aplikasi sesuai dengan divisinya. Disamping itu juga terdapat table yang tidak terdapat dalam class diagram yang ada dalam database sistem ini. Hal ini dimaksudkan untuk menjembatani ketika sistem ini akan diintegrasikan dengan sistem lain sehingga dapat berjalan bersamaan. Untuk tabel yang tidak terdapat pada class diagram, diperlukan input secara manual ke table database. Adapun table yang diperlukan dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas antara lain adalah sebagai berikut: Tabel 4.40 Struktur Database PT. Nakami Kinema Cemerlang No                                        

Table Name 

1  Ms_Material                                2  Ms_MaterialType          

Key  PK                          FK  FK  PK          

Field Name   MaterialID  MaterialName  Description  QtyOnHand  CoMS  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  TypeID  UoMID  TypeID  TypeName  CreatedBy  CreatedDate 

Type   varchar  varchar  varchar  integer  double  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime 

Size  10  45  45  10     45     45     10  10  45  45  45    

215                                                                                                            

     

     

UpdatedBy  UpdatedDate 

varchar  45  datetime    

3  Ms_UoM                

PK                

UoMID  Description  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate 

varchar  10  varchar  45  varchar  45  datetime     varchar  45  datetime    

4  Ms_Service                       5  Ms_ServiceType                 6  Ms_Supplier                                                  7  Ms_Subcontractor    

PK                    FK  PK                 PK                                            FK  FK  PK    

ServiceID  Description  CoSS  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  ServiceType  TypeID  TypeName  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  SupplierID  SupplierName  Address  ContactPerson  Phone  Fax  Email  AccountNo  AccountName  NPWPNo  PKPNo  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  BankID  CityID  SubcontractorID  SubcontratorName 

varchar  varchar  double  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar 

10  45     45     45     10  10  45  45     45     10  45  45  45  45  45  45  45  45  45  45  45     45     10  10  10  45 

216                                             

                                             Ms_Bank                 Ms_City                 Tr_PurchaseRequisition           Tr_RequestForQuotation       

                                       FK  FK  PK                 PK                 PK     FK  FK  PK     FK 

ContactPerson  Address  Phone  Fax  Email  AccountNo  AccountName  NPWPNo  PKPNo  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  BankID  CityID  BankID  BankName  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  CityID  CityName  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  PRNo  PRDate  BoQPlanNo  MSRNo  RFQNo  RFQDate  PRNo 

varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar 

12  Tr_RequestForQuotationDetail              13  Tr_PurchaseOrder    

      FK  FK  FK  PK    

Volume  UnitPrice  MaterialID  SupplierID  SubcontractorID  PONo  PPN 

integer  double  varchar  varchar  varchar  varchar  integer 

8                 9                 10           11                      

45  45  45  45  45  45  45  45  45  45     45     10  10  10  45  45     45     10  45  45     45     20     20  20  20     20        10  10  10  20    

217                        

                        14  Tr_PurchaseOrderDetail                   

                  FK  FK        FK  FK 

GrandTotal  JenisPembayaran  JatuhTempo  Discount  TermOfPayment  RequiredDate  PRNo  SupplierID  QtyToPurchase  UnitPrice  MaterialID  SupplierID 

double  varchar  datetime  integer  varchar  datetime  varchar  varchar  integer  double  varchar  varchar 

15  Tr_GoodReceipt           16  Tr_GoodReceiptDetail        17  Tr_SiteDeliveryOrder       

PK              FK  FK  PK     FK 

GRNo  DONo  GRDate  Remarks  QtyReceive  MaterialID  SupplierID  SDONo  SDODate  MSRNo 

varchar  varchar  datetime  varchar  integer  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar 

18  Tr_SiteDeliveryOrderDetail        19  Tr_SiteMaterialReturn        20  Tr_SiteMaterialReturnDetail        21  Tr_PurchaseReturnDeliveryOrder           22  Tr_PurchaseReturnDeliveryOrderDetail           23  Tr_DebitMemo    

   FK     PK     FK     FK  FK  PK     FK  FK        FK     PK    

QtyToSend  MaterialID     SMRNo  SMRDate  SDONo  QtyToBack  SDONo  MaterialID  PRDONo  PRDODate  PONo  GRNo  QtyToSend  Description  MaterialID     DMNo  DMDate 

integer  varchar     varchar  datetime  varchar  integer  varchar  varchar  varchar  datetime  varchar  varchar  integer  varchar  varchar     varchar  datetime 

                                                           

   20        45     20  10  11     10  10  20  20     200     10  10  20     20     10     20     20     20  10  20     20  20     200  10     20    

218                24           25           26        27                       28        29        30                    31     32       

               Tr_DebitMemoDetail           Tr_RequestForPayment           Tr_RequestForPaymentDetail        Tr_AccountPayable                       Ms_Menu        Ms_SubMenu        Ms_Role                    Ms_RolePrivilege     Ms_User       

            FK           FK  PK              FK     PK                 FK  FK  PK        PK        PK                    PK  PK  PK       

SubTotal  Discount  PPN  GrandTotal  PRDONo  QtyToReturn  UnitPrice  Amount  MaterialID  RFPNo  RFPDate  InvoiceNo  GrandTotal  InvoiceNo  APNo     APNo  APDate  DueDate  Discount  PPN  GrandTotal  SupplierID  SubcontractorID  MenuID  Name  Description  SubMenuID  Name  Desription  RoleID  Name  Description  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  RolePrivilegeID  RoleID  UserID  Username  Password 

double  integer  integer  double  varchar  integer  double  integer  varchar  varchar  datetime  varchar  double  varchar  varchar     varchar  datetime  datetime  integer  integer  double        varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar  varchar 

            20           20  20     20     20  20     20                 10  10  10  45  200  10  45  200  10  45  200  45     45     10  10  10  45  20 

219                         33                             34              35        36                          37             

                        Ms_Employee                             Tr_MaterialServiceRequirement              Tr_MaterialServiceRequirementDetail        Tr_BoQPlan                          Tr_ProjectSheet             

                     FK  PK                          FK  PK        FK  FK     FK     PK                       FK  PK             

IsActive  IsLock  Description  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  EmployeeID  EmployeeID  Name  Email  IsActive  Description  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  RoleID  MSRNo  MSRDate  MaterialOnsiteDate  BoQPlanNo  Service  QtyToPurchase  MaterialID     BoQPlanNo  BoQPlanDate  Volume  RequiredDate  CreatedBy  CreatedDate  UpdatedBy  UpdatedDate  SSANo  ProjectSheetNo  ProjectSheetName  SideCoordinator  StartDate  FinishDate 

integer  integer  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  integer  varchar  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  datetime  datetime  varchar  varchar  integer  varchar     varchar  datetime  integer  datetime  varchar  datetime  varchar  datetime  varchar  varchar  varchar  varchar  datetime  datetime 

      200  45     45     10  10  45  45     200  45     45     20  20        20  20  20  45     20           45     45        20  45  45       

220 4.2.5

Recommendations Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan pada perancangan Sistem

Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang, yaitu the system’s usefulness, plan for initiating use, dan implementation plan. 4.2.5.1 The System’s Usefulness Dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang diharapkan dalam implementasinya dapat memenuhi kriteria kualitas yang telah ditetapkan pada saat dokumentasi desain. Tabel 4.41 Evaluasi Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang dengan Kriteria Kualitas Criterion Usable

The System's Usefulness Sistem yang dirancang diharapkan dapat digunakan oleh user dan sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan perusahaan. Kriteria ini akan dievaluasi melalui pengujian versi pertama.

Secure

Sistem ini dirancang dengan internal control yang cukup baik dimana setiap user yang melakukan login dan melakukan create, update maupun delete terhadap properti dalam sistem dapat dilacak. Disamping itu masing-masing user diberikan hak akses sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya.

Efficient

Sistem yang dirancang harus dapat meningkatkan efisiensi dalam pencatatan dengan minimalisasi penginputan data.

Correct

Sistem yang dirancang harus dipastikan dapat memenuhi kebutuhan user dan kebutuhan perusahaan dalam hal proses pembelian, pengelolaan utang dan pengeluaran kas.

Reliable

Sistem harus dapat menghasilkan informasi yang lebih akurat dan andal dalam menjalankan fungsinya. Sistem ini dirancang memberikan kemudahan dalam pemeliharaan sistem serta meminimalisasi kebutuhan atas maintenance. Sistem yang dirancang harus diuji dan dipersiapkan dengan baik agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan di masa mendatang.

Maintanable Testable

221 Comprehensible

Sistem yang dirancang mudah dimengerti dengan menggunakan istilah-istilah yang biasa digunakan di perusahaan dalam bahasa inggris.

4.2.5.2 Plan for Initiating Use Sebelum aplikasi ini dapat digunakan, maka sistem harus diinstall terlebih dahulu. User juga akan diberikan petunjuk penggunaan sistem baik dalam bentuk print out buku manual maupun dalam bentuk CD. Selanjutnya akan dilakukan pelatihan terhadap user agar memahami dan mengerti cara kerja sistem yang akan diimplementasi sehingga dapat mendukung pengimplementasian sistem yang baru. Disamping itu, pengujian juga akan dilakukan untuk mengukur tingkat pemenuhan sistem terhadap kebutuhan user. 4.2.5.3 Implementation Plan Dalam pengimplementasian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakaim Kinema Cemerlang direncanakan akan dikonversikan dengan menggunakan metode paralel. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memperkecil resiko kerugian terhadap kelemahan sistem yang mungkin terjadi. Dengan demikian, walaupun sistem yang baru bermasalah, tidak akan memberikan dampak yang signifikan terhadap proses bisnis perusahaan karena sistem yang lama masih dapat digunakan. Tabel 4.43 dibawah ini menunjukkan rencana jadwal implementasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang.

222 Tabel 4.42 Gantt Chart Rencana Inplementasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Utang Usaha, dan Pengeluaran Kas PT. Nakami Kinema Cemerlang No

Kegiatan

1 Presentasi pengenalan aplikasi kepada perusahaan 2 Pengadaan hardware, software, dan network 3 Pengujian sistem 4 Pelatihan user 5 Evaluasi Total

Durasi (minggu) 2

4

6 2 2 16

Bulan 1

2

3

4