Fusierapport. Omdat kwalitatief goed en veelzijdig christelijk basisonderwijs blijvend van waarde is

Fusierapport Omdat kwalitatief goed en veelzijdig christelijk basisonderwijs blijvend van waarde is

Concept Fusierapport VCPO Noord-Groningen en de VCBO Ten Boer , 2 juni 2015

1

Inhoudsopgave Fusierapport Hoofdstuk 1 Inleiding

pagina 3

Hoofdstuk 2 Advies van de stuurgroep

7

Hoofdstuk 3 Rechtspersonen, bestuur en toezicht, directie en medezeggenschap

8

Hoofdstuk 4 Identiteit, organisatie, onderwijs en kwaliteit

11

Hoofdstuk 5 Personeel en rechtspositie

16

Hoofdstuk 6 Financiën

21

Hoofdstuk 7 Huisvesting en onderhoud

26

Hoofdstuk 8 ICT

27

Hoofdstuk 9 Fusie effectrapportage

28


2

Hoofdstuk 1:

Inleiding

De Vereniging voor Christelijk Primair Onderwijs Noord-Groningen te Winsum en de Vereniging voor Christelijk Basisonderwijs in de gemeente Ten Boer te Ten Boer werken al een tiental jaren op een aantal terreinen samen. De laatste jaren heeft deze samenwerking zich steeds verder geïntensiveerd. Binnen de vereniging voor Christelijk Basisonderwijs in de gemeente Ten Boer is het afgelopen jaar geconstateerd dat het wenselijk is om te komen tot bestuurlijke schaalvergroting. Hiertoe is nadrukkelijk de voorkeur uitgesproken om de mogelijkheden te onderzoeken om dit te realiseren met de Vereniging voor Christelijk Primair Onderwijs Noord-Groningen. Laatst genoemde vereniging juicht deze ontwikkeling toe. De besturen hebben een gezamenlijke intentieverklaring getekend waarin zij aangeven welke overwegingen tot het voornemen van de fusie hebben geleid, namelijk dat:

-

-

-

-

het van belang is de positie van het christelijk onderwijs in de regio te versterken; diverse ontwikkelingen op onderwijsgebied, zoals, wijzigingen in het bekostigingsstelsel, kwaliteitswetgeving, personeelswetgeving, invoering van het Passend Onderwijs, dalende leerlingaantallen, de veranderde rol van de lokale overheid, deregulering en daarmee samenhangende autonomievergroting voor schoolbesturen het wenselijk en noodzakelijk maken te komen tot verdere professionalisering van onderwijsorganisaties; het christelijk onderwijs in de regio gebaat is bij een professionele organisatie waar dit onderwijs van uitgaat; beide besturen al geruime tijd samen werken op diverse beleidsterreinen. Dit heeft onder meer geresulteerd in een samenwerkingsverband T&B; het in het licht van bovengenoemde ontwikkelingen gewenst is de krachten van de besturen nu op een andere wijze te bundelen en te komen tot bestuurlijke schaalvergroting; deze krachtenbundeling naar verwachting leidt tot een organisatie die voor de scholen en de leerlingen die daar onderwijs ontvangen kwantificeerbaar tot versterking leidt; samenwerking tussen de besturen vanuit het oogpunt van de identiteit in de rede ligt.

De intentieverklaring is opgenomen als bijlage 1 bij dit fusierapport. In het verlengde van deze intentieverklaring hebben de besturen met instemming van de beide gemeenschappelijke medezeggenschapsraden een operationele stuurgroep ingesteld die als opdracht heeft gekregen: “de huidige situatie en werkwijze van beide verenigingen in kaart te brengen en het formuleren van voorstellen voor de werkwijze binnen de gefuseerde organisatie” De operationele stuurgroep heeft de gevolgen van de mogelijke besturenfusie op de volgende terreinen in kaart gebracht: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Bestuurlijke vormgeving Onderwijs, kwaliteit en identiteit Personeel, organisatie en cultuur Medezeggenschap Financiën, materialen en middelen, Huisvesting en decentralisatie Informatievoorziening en automatisering (ICT)


3

Voor de uitwerking van de verschillende onderdelen heeft de operationele stuurgroep gebruikt gemaakt van werkgroepen. Lopende het proces is een bestuurlijke stuurgroep samengesteld, die verantwoordelijk was voor de voorbereiding van besluiten ten aanzien van de bestuurlijke inbedding van de nieuwe organsiatie, wijziging van de statuten en de managementstructuur. Dit fusierapport is het resultaat van het onderzoek van de operationele stuurgroep, de werkgroepen en het overleg daarover in de bestuurlijke stuurgroep. Na presentatie van de inhoud van dit rapport en de daarin opgenomen voorstellen aan de besturen en de leden van beide GMR-en, gaat dit rapport het reguliere besluitvormingscircuit binnen beide verenigingen in. Zij vormt daarmee de basis voor de daadwerkelijke besluitvorming over de besturenfusie. De besluitvormingsprocedure ziet er voor beide verenigingen verschillend uit:

VCPO Noord-Groningen 1.

De directeur-bestuurder legt een voorgenomen besluit tot fusie met VCBO Ten Boer voor aan de Raad van Toezicht.

2.

De Raad van Toezicht geeft de directeur-bestuurder schriftelijk toestemming tot het aangaan van de fusie.

3.

De directeur-bestuurder legt het voorgenomen besluit tot fusie met schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht, samen met de in het fusierapport opgenomen fusie effectrapportage, ter instemming voor aan de GMR.

4.

De Raad van Toezicht legt – onder voorbehoud van instemming van de GMR met de fusie - een voorstel tot wijziging van de statuten voor aan de algemene ledenvergaderig.

5.

De algemene ledenvergadering besluit – afhankelijk van de opkomst – in één of twee vergaderingen over de statutenwijziging.

6.

De directeur-bestuurder besluit na verkregen instemming van de GMR en het besluit tot wijziging van de statuten van de algemene ledenvergadering, met schriftelijke toestemming van de Raad van Toezicht, definitief tot het aangaan van de fusie.

VCBO Ten Boer 1.

Het bestuur neemt op grond van dit rapport een voorgenomen besluit over het aangaan van een fusie tussen beide verenigingen.

2.

Het bestuur legt dit voorgenomen besluit tot fusie, samen met de in het fusierapport opgenomen fusie effectrapportage, ter instemming voor aan de GMR.

3.

Onder voorbehoud van instemming van de GMR met de fusie, legt het bestuur het voorgenomen besluit tot fusie en een daaraangekoppeld voorstel tot ontbinding van de vereniging en de bestemming van het batig saldo van de vereniging, voor aan de algemene ledenvergadering.


4

4.

De algemene ledenvergadering besluit – afhankelijk van de opkomst – in één of twee vergaderingen over de voorgenomen fusie en de daaraan gekoppelde ontbinding van de vereniging.

5.

Het bestuur besluit na verkreging instemming van de GMR met de fusie en het besluit tot ontbinding van de vereniging van de algemene ledenvergadering, defnitief tot het aangaan van de fusie.

Parralel aan dit proces wordt aan de colleges van Burgemeester en Wethouders van de bij de fusie betrokken gemeenten, advies gevraagd ten aanzien van de voorgenomen fusie tussen beide verenigingen. Tegelijkertijd wordt ook overleg gevoerd met de vakorganisaties in de vorm van Decentraal Georganiseerd Overleg. Tenslotte is voor deze besturenfusie toestemming van het ministerie nodig. Voor het verkrijgen van die toestemming moet de wettelijke procedure gevolgd worden. Het gaat dan om de fusietoets aan de hand van formulier fusietoets en de fusie effectrapportage.

Gekoerst wordt op een planning waarin vanaf het schooljaar 2015-2016 al gewerkt wordt als één organisatie. De juridische fusiedatum is gesteld op 1 januari 2016.


5

Samenstelling en werkwijze van de projectorganisatie De projectorganisatie heeft bestaan uit een bestuurlijke stuurgroep, een operationele stuurgroep en een aantal werkgroepen. De operationele stuurgroep heeft het proces van het in kaart brengen van de gevolgen van de voorgenomen fusie, door de verschillende werkgroepen gestuurd en bewaakt. De operationele stuurgroep bestond uit:  Cor Westerholt, algemeen directeur van VCBO Ten Boer  Simon van der Wal, directeur bestuurder van VCPO Noord-Groningen  Ben Mooibroek, senior consultant van OSGMetrium

Voor de uitvoering van het fusieonderzoek zijn de volgende werkgroepen ingesteld:  De werkgroep identiteit, kwaliteit en onderwijs Leden: Marloes Mertens, Jannes de Vries, Lourien Groenendal, Joyce Mollema 

De werkgroep personeel, organisatie en cultuur Leden: Cor Westerholt, Hans Pruim, Gerard Weitenberg



De werkgroep financiën Leden: Cor Westerholt, Simon van der Wal, Ilona Slingerland, Ronald Benink



De werkgroep huisvesting Leden: Cor Westerholt en Wietze From



De werkgroep ICT Leden: Ellen Meijer, Wim Fuchten, Marije Andringa, Annet Bannink

De bestuurlijke stuurgroep heeft zich met name gebogen over de rechtspersoon, de statuten de bestuurlijke inbedding en de mangementstructuur van de gefuseerde organisatie. De bestuurlijke stuurgroep bestond uit:  Jan Paul de Vries, voorzitter van het bestuur van VCBO Ten Boer  Henriёtte Bakker, lid van het bestuur van VCBO Ten Boer  Simon van der Wal, directeur bestuurder van VCPO Noord-Groningen  Ben Mooibroek, senior consultant van OSGMetrium Vanaf 10 maart 2015 heeft Lucretia van der Wal, eveneens senior consultant bij OSGMetrium, de werkzaamheden in het kader van deze voorgenomen fusie overgenomen van Ben Mooibroek. In de fase van de afronding van het fusieonderzoek zijn de operationele- en bestuurlijke stuurgroep weer samengevoegd tot één stuurgroep.


6

Hoofdstuk 2: Advies van de stuurgroep Met dit fusierapport brengt de stuurgroep verslag uit van haar werkzaamheden. Het fusierapport bestaat uit een hoofddeel, waarin de voorstellen en uitgangspunten voor de situatie na de fusie zijn geformuleerd. In de bijlagen is aanvullende informatie opgenomen en zijn verschillende onderdelen uit het hoofddeel nader uitgewerkt. De keuze voor deze fusie is een weloverwogen keuze geweest van beide besturen. Beide verenigingen hebben dezelfde identiteit en werken al intensief samen op een aantal terreinen. De voedingsgebieden van beide verenigingen grenzen bovendien aan elkaar. Door middel van de bestuurlijke fusie willen beide organisaties hun krachten bundelen en alle beschikbare middelen gezamenlijk, onder één bestuurlijke verantwoordelijkheid, in zetten voor de realisatie van het eensluidende hoofddoel van beide organisaties: het stichten en in stand houden van kwalitatief goede basisscholen waarbij de christelijke identiteit maar ook de algemene toegankelijkheid geborgd is en blijft.

Het advies van de stuurgroep inzake te fusie Gegeven, - de voorstellen met betrekking tot de onderdelen: o Bestuurlijke vormgeving o Onderwijs, kwaliteit en identiteit o Personeel, organisatie en cultuur o Medezeggenschap o Informatievoorziening en automatisering (ICT) o Financiën, materialen en middelen o Huisvesting - dat deze voorstellen leiden tot één krachtige en professionele organisatie; - de constatering dat door een bundeling van krachten het hoofddoel, de realisering van goed, christelijk onderwijs, gegeven de huidige en verwachte ontwikkelingen in het onderwijs, beter kan worden gediend dan door niet te fuseren; - de sterke focus van de gefuseerde organisatie op de realisatie van goed onderwijs zowel lokaal als regionaal; - de inrichting van de nieuwe organisatie die dit doel op een efficiënte en professionele manier mogelijk maakt; - het feit dat de besturenfusie leidt tot het efficiënter inzetten van financiële middelen en tot schaalvoordelen; - de ruimere financiële mogelijkheden die de besturenfusie biedt; en overwegende dat, - het geheel van de voorstellen leidt tot de realisering van de in de intentieverklaring vermelde doelstellingen, Adviseert: De bestuurders van beide betrokken organisaties over te gaan tot besluitvorming met als doel een functionele samenwerking tussen VCPO Noord-Groningen te Winsum en de VCBO Ten Boer te Ten Boer tot stand te brengen met ingang van 1 augustus 2015 en deze fusie juridisch te formaliseren met ingang van 1 januari 2016.


7

Hoofdstuk 3:

Rechtspersonen, bestuur en toezicht, directie en medezeggenschap

Inleiding De VCPO Noord-Groningen te Winsum heeft een statutaire Raad van Toezicht en een College van Bestuur waarbij ook de dagelijkse leiding van de vereniging berust. De VCBO Ten Boer kenmerkt zich door een bestuur op hoofdlijnen en een Commissie Intern Toezicht. De dagelijkse leiding is in handen van de algemeen directeur.

De gefuseerde organisatie Uitgaande van de wettelijke vereisten en de eigen wensen, zijn voor de gefuseerde organisatie tenminste de volgende onderdelen nodig: - een rechtspersoon (in de vorm van een vereniging of stichting) - een bevoegd gezag: o bestuur o intern toezicht - een algemene directievoering - een directeurenoverleg - een schooldirectie - medezeggenschapsorganen

De rechtspersoon: vereniging Door beide besturen is uitgesproken de verenigingsvorm te willen continueren. Om praktische redenen wordt er voor gekozen de nieuwe organisatie verder te laten gaan onder de naam: Vereniging voor Christelijk Primair Onderwijs Noord-Groningen.

Bestuur en toezicht: Raad van Toezicht model De gefuseerde organisatie vraagt om goed bestuur en een heldere rolverdeling tussen het bestuur, een interne toezichthouder en het management, met als hoofddoel het creëren van een sterke organisatie die goed onderwijs kan waarborgen.


8

Voorstel 1. Overwegende, - dat de nieuwe organisatie adequaat, slagvaardig en efficiënt dient te zijn; - dat de nieuwe organisatie op alle niveaus zo professioneel mogelijk dient te worden aangestuurd, stelt de stuurgroep voor de beide verenigingen op te doen gaan in één vereniging en deze te gaan besturen volgens het “Raad van Toezicht” model. Het aantal leden van de RvT wordt daarbij uitgebreid. Bij de start van de nieuwe organisatie worden 1 of 2 vacatures voor nieuwe leden van de Raad van Toezicht opengesteld. In de tekst van deze vacatures wordt opgenomen dat kandidaten uit de gemeente Ten Boer bij voorkeur opgeroepen worden om te solliciteren. De te benoemen leden van de Raad van Toezicht moeten voldoen aan het profiel zoals als dat voor de Raad van Toezicht is opgesteld. De uitvoering van de sollicitatieprocedure en de benoeming van nieuwe leden van de Raad van Toezicht ligt in handen van de Raad van Toezicht zelf. Het huidige bestuur van VCBO Ten Boer wordt betrokken bij de werving en selectie. De praktische uitwerking daar van wordt vormgegeven in overleg tussen RvT en het bestuur van VCBO Ten Boer.

De nieuwe statuten van de vereniging zijn opgenomen als bijlage 2 bij dit rapport.

Algemene directievoering: College van Bestuur De algemene directievoering van de nieuwe organisatie wordt in handen gelegd van een College van Bestuur. Voorstel 2. De huidige directeur bestuurder van VCPO Noord-Groningen wordt het College van Bestuur van de nieuwe organisatie. De algemeen directeur van de VCBO Ten Boer krijgt na de fusie een functie als beleidsmedewerker in het stafbureau. De taakverdeling tussen de directeur-bestuurder en de Raad van Toezicht in de nieuwe organisatie is vastgelegd in een bestuursstatuut. Het nieuwe bestuursstatuut is opgenomen als bijlage 3A.

Directeurenoverleg De directeuren van beide verenigingen voeren ook nu reeds gezamenlijk directeurenoverleg. Dit overleg wordt in de nieuwe organisatie gecontinueerd. Het directeurenoverleg is een overleg waarin kennis en ervaring worden gedeeld, waar bouwstenen worden aangedragen voor beleidsontwikkelingen op verenigingen/of schoolniveau en waar informatie wordt uitgewisseld. De directeur-bestuurder maakt deel uit van dit overleg en zit dit overleg voor. Voorstel 3. Het directeurenoverleg wordt in de situatie na de fusie gehandhaafd. Concept Fusierapport VCPO Noord-Groningen en de VCBO Ten Boer , 2 juni 2015

9

Schooldirectie: resultaatverantwoordelijk De positie van de schooldirecteuren is in beide verenigingen identiek: zij zijn integraal verantwoordelijk voor het onderwijs op de school. Dit houdt in dat zij resultaatverantwoordelijk zijn waar het gaat om de kwaliteit van het onderwijs en de leerlingenzorg en voor de onderwijsopbrengsten. Zij hebben budgetverantwoordelijkheid voor door hen beïnvloedbare kosten. Zij worden bij hun taak zo goed mogelijk ondersteund door het stafbureau en/of door administratieve medewerkers. In de gefuseerde organisatie zal dit niet anders zijn. Voorstel 4. In de gefuseerde situatie wordt gewerkt met integrale schooldirecteuren die resultaatverantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van het onderwijs, de leerlingenzorg en de onderwijsopbrengsten. Zij zijn budgetverantwoordelijk voor door hen op schoolniveau beïnvloedbare kosten. De verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de directeurbestuurder en de schooldirecteur zijn vastgelegd in een managementstatuut. Het nieuwe managementstatuut is bijgevoegd als bijlage 3B.

Medezeggenschap: MR en GMR De medezeggenschap in alle organisaties voor basis- en voortgezet onderwijs is geregeld bij wet. In dit geval de Wet Medezeggenschap voor Scholen (WMS). Kortweg komt het erop neer dat alle ouders en personeelsleden binnen de school- en organisatie mee kunnen denken en in veel gevallen meebeslissen over een groot aantal zaken. Het werkterrein van de medezeggenschapsraad (MR) daarbij is de school, terwijl het werkterrein van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) bovenschools is; anders gezegd: alle zaken van gemeenschappelijk belang. In de WMS staat nauwkeurig beschreven welke taken en bevoegdheden zowel de MR als de GMR heeft. Voorstel 5. Na de fusie houdt iedere school een eigen MR. De GMR gaat dan bestaan uit twee leden per gemeente die deel uitmaakt van het verzorgingsgebied van de nieuwe organisatie. Hierbij worden de gemeentegrenzen van 2014 gehanteerd. De GMR gaat derhalve bestaan uit 10 leden. Vijf ouders en vijf personeelsleden. Voor de situatie direct na de fusie op 1 januari 2016 geldt dat de bestaande GMR van VCPO Noord-Groningen wordt uitgebreid met 1 ouderlid en 1 personeelslid van de VCBO Ten Boer, op voordracht van de GMR van VCBO Ten Boer. Daarna wordt de reguliere werkwijze voor de verkiezing van GMR-leden gehanteerd. Het GMR reglement van de nieuwe organisatie is opgenomen als bijlage 4. Het nieuwe MR-reglement is opgenomen als bijlage 5.

Ouderraad voor iedere school Na de fusie houdt iedere school van de vereniging een ouderraad. De ouderraad participeert in de voorbereiding en uitvoeren van vieringen en activiteiten en zorg voor het betrekken van de sociale kring rond de school, bij de school.


10

Hoofdstuk 4:

Identiteit, onderwijs en kwaliteit

Inleiding In dit hoofdstuk gaat het om de kern en het bestaansrecht van de nieuwe organisatie. Bij identiteit gaat het om het verzorgen van onderwijs vanuit een gezamenlijk fundament. Dit fundament raakt aan de wijze waarop toezichthouders, bestuurders, medewerkers, ouders en leerlingen in het leven staan en daar in de praktijk van alle dag vorm aan geven. Bij onderwijs en kwaliteit gaat het om de opdracht van iedere onderwijsorganisatie: het verzorgen van kwalitatief goed, passend, onderwijs aan iedere leerling.

Identiteit: Beide verenigingen kenmerken zich als ”christelijk tolerant”. Op de scholen is iedereen welkom. Van ouders en kinderen wordt verwacht dat ze meedoen aan verschillende activiteiten. Binnen de scholen is er sprake van diversiteit in het christelijke karakter en de wijze waarop daar invulling aan wordt gegeven. Dit heeft ook te maken met de aanwezigheid van één of juist meerdere scholen in een dorp. Binnen de gefuseerde organisatie zien wij christelijk onderwijs als onderwijs vanuit een gezamenlijk fundament dat leidend is voor de wijze waarop je “in het leven staat”. Methoden en vieringen zien wij als uitingen daar van. In artikel 3 van de nieuwe statuten is de grondslag van de vereniging in de situatie na de fusie als volgt vastgelegd: Artikel 3 Grondslag 1. De vereniging heeft als grondslag en richtsnoer voor haar handelen de Bijbel als Gods Woord. 2. Het christelijk karakter wordt vormgegeven in de omgang met de kinderen en hun ouders en ook met elkaar als collega's. De vereniging bevordert dat op de scholen, vallend onder de vereniging, vanuit de normen en waarden die de Bijbel ons aanreikt, aan de kinderen wordt geleerd om elkaar te respecteren en hen op te voeden tot naastenliefde.

Het doel van de vereniging is in artikel 4 van diezelfde statuten als volgt geformuleerd. Artikel 4 Doel 1. De vereniging stelt zich ten doel werkzaam te zijn tot oprichting en instandhouding van scholen voor christelijk primair onderwijs en samenwerkingsscholen in de gemeenten De Marne, Eemsmond, Winsum, Bedum en Ten Boer. Het feit dat de organisatie na de fusie zowel christelijke basisscholen als samenwerkingsscholen onder haar beheer heeft, maakt dat wij ten aanzien van het onderschrijven van de grondslag en doelen kiezen voor de volgende lijn: Voorstel 6: Leden moeten de grondslag en het doel van de vereniging onderschrijven dan wel respecteren; Leden van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur moeten de grondslag en het doel van de vereniging onderschrijven; Ouders moeten de grondslag en de identiteit van de vereniging respecteren.


11

Personeelsleden moeten het doel en grondslag van de vereniging onderschrijven. Zij dragen deze uit en werken loyaal mee aan de realisering van de doelstellingen zoals die in het schoolplan zijn omschreven, waaronder die ten aanzien van de identiteit.

Organisatiestructuur De nieuwe organisatie gaat zich kenmerken als een platte lijn-staforganisatie, waarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van zowel de lijn- als de stafmedewerkers eenduidig zijn vastgelegd. De directeur-bestuurder heeft een directe, hiërarchische lijn met de schooldirecteuren. De schooldirecteuren hebben een directe, hiërarchische lijn met de medewerkers van hun scholen. Zij laten zich bij de uitvoering van hun werkzaamheden ondersteunen, door een in omvang beperkt, maar kwalitatief goed stafbureau. Naast de integrale verantwoordelijkheid voor de eigen school, heeft iedere schooldirecteur ook een innoverende, beleidsontwikkelende en -ondersteunende rol ten behoeve van alle scholen van de vereniging. Die rol wordt inhoud gegeven door actieve participatie in het directieoverleg en in de vorm van werk-, project- of kennisgroepen met een specifiek thema of specifieke opdracht. De directeur-bestuurder voert het overleg met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, de schooldirecteur met de medezeggenschapsraad. De schoolteams gaan bestaan uit een schooldirecteur, leerkrachten (LA en LB) en/of onderwijsondersteunende en facilitaire medewerkers. Een aantal leerkrachten wordt ingezet voor bovenschoolse werkzaamheden op het terrein van de interne begeleiding of i.c.t. Het stafbureau bestaat uit twee delen. 1. de administratief technische staf 2. de onderwijs- en beleidsondersteunende staf

Organigram Algemene Ledenvergadering

Raad van Toezicht

GMR

College van Bestuur Stafbureau

MR

Schooldirecteur Schooldirecteur Schoolteam Schoolteam


12

Onderwijs en kwaliteit Om de gevolgen van de fusie en de noodzaak tot afstemming op het terrein van het onderwijs, de leerlingenbegeleiding en de kwaliteitszorg in beeld te brengen is in het fusieonderzoek gebruik gemaakt van het inspectiekader voor het primair onderwijs. Op de verschillende onderdelen van dit inspectiekader is de werkwijze binnen beide verenigingen in kaart gebracht, evenals de daarbij gehanteerde instrumenten. Uit die inventarisatie komt naar voren dat de overeenkomsten tussen beide verenigingen op deze terreinen zeer groot zijn. De inventarisatie van de werkgroep Onderwijs en Kwaliteit is opgenomen als bijlage 6. Hieronder gaan wij nader in op een aantal onderwerpen uit de inventarisatie, die in de praktijk van de gefuseerd situatie om nadere afstemming vragen.

Opbrengsten Na de fusie leveren alle scholen hun eindopbrengsten aan middels de CITO eindtoets. Voor het volgen van de tussenopbrengsten wordt gebruik gemaakt van LOVS CITO, middels ” ParnasSys”. De trends in de opbrengsten op de verschillende vakgebieden worden geanalyseerd en met de teams besproken. Op basis van die bespreking worden concrete acties geformuleerd. Voor het volgen van de sociale competenties van de leerlingen wordt “ZIEN” vereniging breed ingevoerd. De opbrengsten worden halfjaarlijks gerapporteerd aan het College van Bestuur.

Leerstofaanbod Binnen de huidige verenigingen verschillen de gehanteerde methodes en werkwijzen ten aanzien van het lesstofaanbod van elkaar. Voor de situatie na de fusie is het van belang dat iedere school een specifiek aanbod heeft om de sociale competenties van leerlingen te ontwikkelen. Op iedere school zal in dit verband dan ook een preventieve en een curatieve methode aanwezig moeten zijn. Daarnaast is het van belang dat er afstemming komt in het uitzetten van leerlijnen voor leerlingen met meer en minder mogelijkheden,

Effectieve leertijd Ook in de situatie na de fusie blijft het effectief gebruiken van de onderwijstijd belangrijk. Goed klassenmanagement is daarvoor een essentiële voorwaarde. Dat geldt zeker voor scholen waarbij er sprake is van combinatiegroepen. Aandacht van leerkrachten en directeuren voor het effectief inzetten van de onderwijstijd blijft ook in de gefuseerde situatie een speerpunt van beleid. Waar nodig zullen leerkrachten hierin begeleid worden door hun directeur, de interne begeleider of het “BoOT-team”.

Veilig schoolklimaat Wij vinden een veilig schoolklimaat een basisvoorwaarde voor onze leerlingen en onze medewerkers. Ieder schoolbestuur is bovendien verplicht een instrument te hanteren waaruit blijkt dat leerlingen en medewerkers zich aantoonbaar veilig voelen op school. Op dit moment worden er binnen de beide verenigingen verschillende instrumenten gehanteerd. Het ligt in de rede om in de situatie na de fusie één instrument te kiezen. Op die manier kan op dezelfde manier en voor alle scholen goed in beeld gebracht worden hoe het staat met de veiligheid en veiligheidsbeleving van leerlingen en leerkrachten. Dat maakt die informatie ook vergelijkbaar op bestuursniveau.


13

VCBO Ten Boer heeft goede ervaringen met extern onderzoek onder leerlingen en medewerkers door het Bureau voor Praktijkgericht Onderzoek (BvPO) uit Groningen. Dit onderzoek wordt 1 x per 2 jaar uitgevoerd. De uitkomsten krijgen een vertaling in de schoolplannen van de verschillende scholen. Halverwege een schoolplanperiode wordt een evaluatiemeting uitgevoerd. Het voorstel is om deze werkwijze na de fusie in te voeren binnen de hele vereniging. Incidenten die zich voordoen op het terrein van de veiligheid zullen worden vastgelegd door middel van notities in ParnaSys. Het verdient aanbeveling om voor de nieuwe organisatie een nieuw veiligheidsplan te ontwikkelen dat (wel) leeft.

Didactisch handelen Het didactisch handelen van leerkrachten vormt de kern van het onderwijs, De wijze waarop naar dit didactisch handelen wordt gekeken en de wijze waarop de bekwaamheid van de leerkracht op dit punt wordt vastgelegd, verschilt in beide verenigingen. In de situatie na de fusie zal er ook in dit verband sprake moeten zijn van een eenduidige werkwijze en eenduidige instrumenten. Het voorstel is om de vaardigheidsmeter (VHM) als instrument te gaan gebruiken. Om de objectiviteit van dit instrument te vergroten kan de VHM afgenomen worden door een andere dan de eigen directeur. In het verlengde van het gebruiken van de vaardigheidsmeter, moeten ook eenduidige afspraken gemaakt worden over de inrichting en inhoud van de gesprekkencyclus, als onderdeel van het personeelsbeleid.

Afstemmen onderwijsaanbod en leerinhoud op de leerling Uitgangspunt in de situatie na de fusie is dat de leerkrachten de aangeboden leerinhoud, instructie, de verwerkingsopdrachten en de onderwijstijd zo goed mogelijk afstemmen op de verschillen in ontwikkeling tussen de leerlingen. Deze afstemming krijgt onder meer vorm en inhoud door middel van het werken met groepsplannen en individuele handelingsplannen. Om de werkwijze van de verschillende scholen op elkaar af te stemmen is het van belang dat een werkgroep zich gaat buigen over uniforme formats voor de groeps- en handelingsplannen en over de rol van de leerkracht en de interne begeleider(s) ten aanzien van deze plannen, de analyse van gegevens en de bewaking van de kwaliteit van deze plannen en de uitvoering daarvan.Binnen beide organisaties is voldoende kennis en kunde aanwezig om op dit terrein te leren van elkaar.

Leerlingenzorg en -begeleiding Voor de nieuwe organisatie is het van belang dat er een stappenplan wordt opgesteld voor de ondersteuning van leerlingen. Het gaat dan om een stappenplan voor de basisondersteuning en een stappenplan voor de extra ondersteuning. Zo’n plan biedt houvast voor de leerkrachten, de interne begeleiders, de directeur maar ook voor ouders. Uitgangspunt in de uitvoering van de leerlingenzorg en begeleiding is, dat zoveel mogelijk activiteiten en opleidingen binnen de nieuwe organisatie uitgevoerd en verzorgd kunnen worden. Voor de inzet van ambulante begeleiding en het verzorgen van opleidingen en trainingen kan het “BoOt-team” ingezet worden. Voor aanvang van het schooljaar 2015-2016 moet VCBO Ten Boer een besluit nemen over de inhuur van ondersteuning via Educonnect.


14

Kwaliteitszorg Ook in de situatie na de fusie wordt van ieder schoolteam verwacht dat zij inzicht hebben in de onderwijsbehoeften van hun leerlingen en dat zij de resultaten van de leerlingen jaarlijks evalueren. Daarnaast wordt van hen verwacht dat zij het onderwijsleerproces regelmatig evalueren en planmatig werken aan verbeteractiviteiten. Wij vinden het bovendien van belang dat de scholen de kwaliteit van het onderwijsleerproces borgen en dat zij verantwoording afleggen aan belanghebbenden over de gerealiseerde onderwijskwaliteit. Na de fusie zal er dan ook sprake zijn van een uniform systeem van kwaliteitszorg als onderdeel van de gehele cyclus van planning en control binnen de organisatie. Borging van de kwaliteit van het onderwijs en de leerlingbegeleiding heeft plaats aan de hand van data-analyse, evaluaties en het formuleren van concrete acties daar op. Verantwoording daar van heeft plaats in de vorm van uniforme rapportages. “Framework” wordt gebruikt om de kwaliteit van de basisondersteuning in kaart te brengen, de ambities maar ook de grenzen van de ondersteuning. Het College van Bestuur volgt de kwaliteit van het onderwijs en de organisatie door middel van het uitvoeren van audits en met behulp van rapportages.

Voorstel 7: De stuurgroep adviseert het schooljaar 2015-2016 te gebruiken als overgangsjaar voor de verdere afstemming en integratie van de binnen de nieuwe organisatie te hanteren werkwijzen op het terrein van onderwijs, leerlingbegeleiding en de kwaliteitszorg, met inachtneming van de hiervoor verwoorde uitgangspunten. De concrete invulling daarvan kan inhoud krijgen in het overleg tussen de directeur-bestuurder en de schooldirecteuren en in de vorm van speciaal daarvoor ingestelde werkgroepen bestaande uit lijn- en stafmedewerkers.

Het bestaansrecht van de scholen Voor de scholen van VCBO Ten Boer zijn niet de leerlingenaantallen leidend maar de volgende uitgangspunten: Financiën: Een school moet kunnen functioneren met de middelen die zij van het Rijk krijgt. Extra middelen kunnen alleen ingezet worden ten behoeve van uitgaven met een incidenteel karakter; Kwaliteit: Een school moet in haar onderwijskundig handelen voldoen aan het waarderingskader van de onderwijsinspectie; Opbrengsten: De opbrengsten van de school moeten op of boven de door de onderwijsinspectie gestelde normen liggen; Pedagogisch/sociaal klimaat: In het klimaat van de school moet de veiligheid geborgd zijn. Zolang een school van VCBO Ten Boer aan deze uitgangspunten en aan de wettelijke ondergrens van het aantal leerlingen voldoet, heeft die school bestaansrecht, ook binnen de nieuwe organisatie.


15

Hoofdstuk 5:

Personeel en rechtspositie

Inleiding De werkgroep personeel, organisatie en cultuur heeft in kaart gebracht wat de verschillen en overeenkomsten zijn tussen beide organisaties voor wat betreft de onderwerpen personeel, organisatie en cultuur. De werkgroep is tot de conclusie gekomen dat er ook op deze beleidsterreinen veel is dat beide organisaties bindt. Beide organisaties zien het als hun missie om op basis van het christelijk geloof ouders en kinderen in hun regio kwalitatief goed basisonderwijs bieden. Beide organisaties leggen in hun P&O-beleid accent op professionalisering en talentontwikkeling. Beide organisaties hebben nadrukkelijk aandacht voor een efficiënte inzet van mensen en middelen en maken werk van strategische personeelsplanning om zo het hoofd te bieden aan de krimp in de regio. . In de bijlage 7 is de vergelijking van de werkgroep opgenomen. Als gezegd zien wij op het terrein van personeel, cultuur en organisatie eerder overeenkomsten dan verschillen tussen beide organisaties. Vanuit deze invalshoek zien wij dan ook geen belemmeringen voor een besturenfusie. Integendeel: door op het terrein van personeel en organisatie de krachten te bundelen kan er synergie ontstaan die beide bestaande organisaties ten goede kan komen. Voor medewerkers van VCBO Ten Boer biedt de fusie op termijn betere garanties voor het behoud van werkgelegenheid dan zonder een fusie. De vele overeenkomsten in beleid nemen echter niet weg dat er zorgvuldig omgegaan moet worden met de positie van alle bij de fusie betrokken medewerkers en dat op onderdelen keuzes gemaakt moeten worden. In dit hoofdstuk gaan wij nader in op die aspecten.

Algemene uitgangspunten aanzien van het personeel 1. 2.

3.

4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Als gevolg van deze fusie wordt niemand gedwongen ontslagen; Vanuit het oogpunt van “ontdubbeling van taken en werkzaamheden” kunnen contracten met medewerkers die ingehuurd worden op Payroll-basis wel beëindigd worden; Medewerkers van de VCBO Ten Boer krijgen locatiezekerheid voor een periode van twee jaar, te rekenen vanaf de formele fusiedatum. Daarna is verplichte mobiliteit wel mogelijk; De fusie zal niet leiden tot verdringingseffecten voor de schooldirecteuren van de VCBO Ten Boer. Zij krijgen locatiezekerheid voor een periode van 3 jaren te rekenen vanaf de formele fusiedatum, tenzij zij zelf eerder vrijwillig kiezen voor mobiliteit. Alle medewerkers krijgen met ingang van 1-1-2016 een bestuursaanstelling bij de nieuwe organisatie; Na de fusie is de cao PO de basis voor de rechtspositie van alle medewerkers; Na de fusie is er sprake van één functiebouwwerk en één functieboek; Na de fusie wordt het ontslagbeleid gecontinueerd; Na de fusie is er sprake van één nieuwe afvloeiingslijst voor alle medewerkers van de nieuwe organisatie; Indeling op deze afvloeiingslijst geschiedt voor alle medewerkers op basis van dezelfde eenduidige criteria (dienstjaren); RDDF-plaatsingen op basis van de samengevoegde afvloeiingslijst vinden niet eerder plaats dan met ingang van 1 augustus 2016; Als gevolg van de keuze voor het opheffen van de VCBO Ten Boer met ingang van 11-2016, moeten de medewerkers van VCBO Ten Boer rekening houden met een eind afrekening over hun hun salaris en vakantiegeld met ingang van deze datum.


16

Gevolgen van het in elkaar schuiven van de afvloeiingslijst De stuurgroep heeft zich op basis van de bestaande afvloeiingslijsten een beeld gevormd van de gevolgen van het in elkaar schuiven van de afvloeiingslijsten na de fusie. Zij is daarbij tot de conclusie gekomen dat het in elkaar schuiven van die lijsten niet tot onevenwichtigheden of onacceptabele gevolgen voor de medewerkers leidt. Met ingang van 1 juli 2015 vervalt – als gevolg van de cao afspraken en de invoering van de Wet Werk en Zekerheid - ook in het bijzonder onderwijs het huidige ontslagbeleid. Werkgevers in het bijzonder onderwijs zullen vanaf die datum bij eventuele ontslagen de regels van het afspiegelingsbeginsel van het UWV moeten volgen. Na het definitieve besluit tot fusie zullen in de nieuwe organisatie – met instemming van de PGMR - nieuwe beleidsafspraken gemaakt moeten worden over de wijze waarop de nieuwe organisatie daar mee om wil gaan.

Synchronisatie van het personeelsbeleid en rechtspositie Na de fusie zal er binnen de organisatie sprake moeten zijn van eenduidig beleid ten aanzien van het personeel en hun rechtspositie. Het uitgangspunt daarvoor is uiteraard de dan geldende cao PO. Om tot eenduidig personeelsbeleid te komen is het nodig dat een aantal onderdelen van het beleid van de huidige organisaties op elkaar afgestemd worden. Zodra het besluit tot fusie formeel is genomen kunnen deze onderdelen op basis van een planning en prioriteitstelling - en waar dat nodig is met advies of instemming van de nieuwe GMR – uitgewerkt worden. Tot het moment waarop dat nieuwe beleid is vastgesteld houden de medewerkers van VCPO Noord-Groningen en VCBO Ten Boer hun eigen personeelsbeleid en instrumenten. Op de onderdelen uit het personeelsbeleid die in ieder geval gesynchroniseerd moeten worden, gaan wij hieronder in.

Professionele ontwikkeling en de gesprekkencyclus Instrumenten voor professionele ontwikkeling Beide verenigingen hanteren nu verschillende instrumenten voor professionele ontwikkeling (verwoord in een beleid voor functioneren en beoordelen). VCPO Noord-Groningen heeft een digitaal instrument voor coaching en de ontwikkeling van leerkrachtvaardigheden: de Vaardigheidsmeter. Dit instrument wordt geïntegreerd in nieuwe software voor personeelsontwikkeling genaamd COO7. Het lijkt zinvol VCBO Ten Boer vanaf het schooljaar 2015-2016 en vooruitlopend op een fusie alvast te betrekken bij de verdere implementatie en ontwikkeling van de Vaardigheidsmeter en COO7. Gesprekkencyclus Beide verenigingen hanteren een eigen gesprekkencyclus voor het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Voor de situatie na de fusie moet er een eenduidige gesprekkencyclus vastgesteld worden, inclusief de daarbij te hanteren instrumenten en criteria voor het beoordelen van het functioneren en beoordelingen. Bij het vaststellen van deze gesprekkencyclus moeten ook de nieuwe bepalingen uit de cao 2014 inzake professionalisering, de invoering van de 40 urige werkweek en duurzame inzetbaarheid worden betrokken. Toekennen opleidingsfaciliteiten Beide verenigingen werken grosso modo met een systematiek waarin in de maand mei een scholingsplan wordt opgesteld voor scholing op individueel niveau, voor teams en voor de vereniging als geheel. Het scholingsplan van de maand mei biedt input voor de begrotingsbesprekingen in het najaar. De bovenstaande werkwijze is bij VCPO Noord-Groningen nog niet in een protocol verwoord. Na het formele besluit tot fusie moet een nieuwe protocol vastge-


17

steld worden voor het aanvragen en toekennen van opleidings- en scholingsfaciltieiten. Ook hier dient een link gelegd te worden naar de bepalingen in de cao PO 2014.


18

Functiebouwwerk en functiemix Functiebouwwerk, functieboek en functiebeschrijvingen Na het definitieve besluit tot fusie moet het functiebouwwerk en het functieboek van de nieuwe organisatie opnieuw vastgelegd worden. Waar dat nog niet gebeurd is moeten (nieuwe) functies beschreven en gewaardeerd worden. Dit geldt met name voor de functies in het stafbureau en de schoolleiding. Deze gegevens vormen de basis voor het bestuursformatieplan 2016-2017 en de formatieplannen van de scholen. Functiemix Beide verenigingen hebben in het kader van de invoering van de functiemix beleid ontwikkeld ten aanzien van het instellen van LB-functies voor leerkrachten. De werkgroep Personeel, Organisatie en Cultuur heeft aangegeven dat het beleid van VCBO Ten Boer op dit terrein het meest eenduidig en consistent is. Dit beleid zal dan ook gehanteerd worden als uitgangspunt voor het vast te stellen nieuwe verenigingsbeleid op dit terrein. Bij de uitwerking daar van zal ook de ontwikkeling van leerkrachten via startbekwaam naar basisbekwaam en vakbekwaam worden betrokken. .

Berekening van de werktijdfactoren De berekening van de werktijdfactor is bij de VCBO Ten Boer een fractie anders dan bij de VCPO Noord-Groningen. Met ingang van 1 januari 2016 worden de werktijdfactoren voor medewerkers op een eenduidige manier berekend. Uitgangspunt daarin zijn de regelgeving op dit terrein in de cao PO 2014 en de wijze waarop deze bij VPCO Noord-Groningen worden berekend.

Voorstel 8 Na het formele besluit tot fusie wordt een werkgroep ingesteld die zich met in achtneming van het bepaalde in dit hoofdstuk gaat buigen over de verschillende onderdelen van het personeelsbeleid voor de nieuwe organisatie. De uitgewerkte onderdelen van dit nieuwe personeelsbeleid worden - waar dat nodig is - voor advies of instemming voorgelegd aan de nieuwe (P)GMR. Na vaststelling van dat beleid gaat dit gelden voor alle medewerkers van de nieuwe organisatie. Tot die tijd wordt er gewerkt op basis van het personeelsbeleid van de bestaande organisaties.

Keuze van het administratiekantoor De bestuurlijke ondersteuning op het terrein van P&O (maar ook van financiën en huisvesting) vindt nu plaats door verschillende bureaus: OSGMetrium voor VCBO Ten Boer en Onderwijsbureau Meppel voor VCPO Noord-Groningen. Bij een switch van administratiekantoor zijn bij VCPO Noord-Groningen 14 scholen en bij VCBO Ten Boer 3 scholen betrokken. Om praktische redenen en om reden van efficiency stellen wij voor Onderwijs Bureau Meppel te kiezen als administratiekantoor voor de situatie na de fusie. Voorstel 9 Onderwijsbureau Meppel wordt na de fusie het administratiekantoor van de nieuwe organisatie. Het contract met OSGMetrium wordt, met inachtneming van de daar voor geldende opzegtermijn, met ingang van 1-1-2016 door het bestuur van VCBO Ten Boer opgezegd.


19

Keuze van de arbodienst De VCPO Noord-Groningen maakt voor arbodienstverlening gebruik van de “ArboUnie. “ De VCBO Ten Boer heeft op dit terrein een contract met “Ardyn”. Om praktische redenen kiezen wij er voor om na de besturenfusie gebruik te maken van “ArboUnie” als arbodienst. Voorstel 10 Na de besturenfusie gaat ArboUnie de arbodienstverlening verzorgen. Het contract van VCBO Ten Boer met Ardyn wordt per 1 januari 2016 opgezegd.

Stafondersteuning De taakinhoud en omvang van de stafondersteuning binnen beide organisaties verschilt van elkaar. VCPO Noord- Groningen beschikt of een stafbureau waarin zowel administratieftechnische ondersteuning als beleidsmatige- en onderwijsondersteunende taken en functies zijn ondergebracht. VCBO Ten Boer beschikt over een interne begeleider met een bovenschoolse taak. Daarnaast is er sprake van inhuur van diensten van derden voor het verrichten van specifieke taken. Uitgaande van het feit dat de besturenfusie tot een kwalitatief goede en efficiënte bestuurlijke organisatie moet leiden en uitgaande van het feit dat niemand als gevolg van deze besturenfusie gedwongen zal worden ontslagen, stellen wij voor het stafbureau van de VCPO Noord-Groningen in stand te houden en deze uit te breiden met één allround beleidsmedewerker, de staffunctie van de huidige algemeen directeur van de VCBO Ten Boer. In het kader van het bereiken van de nodige efficiency zal voorafgaand aan de fusie de inhuur van externe dienstverleners kritisch bekeken worden en waar nodig en mogelijk gesaneerd. Na de fusie is het stafbureau werkzaam ten behoeve van alle scholen van de nieuwe organisatie. Voorstel 11 Het stafbureau van VCPO Noord-Groningen blijft bestaan en als gevolg van de fusie structureel uitgebreid met één allround beleidsmedeweker. Deze functie wordt na de fusie ingevuld door de huidige algemeen directeur van de VCBO Ten Boer. Met de algemeen directeur van VCBO Ten Boer worden aparte afspraken gemaakt waarbij persoonlijke garanties het uitgangspunt zijn Waar dat nodig is, worden de door het stafbureau te verrichten werkzaamheden (opnieuw) beschreven en in omvang en taken vastgelegd. Voorafgaand aan de fusie wordt de inhuur van alle externe dienstverleners kritisch bekeken, op elkaar afgestemd en waar mogelijk gesaneerd.

De positie van de adjunct-directeur Bij VCBO Ten Boer bestaat op één school de functie van adjunct-directeur. Bij de VCPO Noord-Groningen bestaat deze functie niet. Na de fusie zal de functie van adjunctschooldirecteur niet terugkomen in het functiebouwwerk en functieboek van de nieuwe organisatie. Met de betrokken medewerkster worden individuele afspraken gemaakt. Persoonlijke garanties zijn daarbij het uitgangspunt. Voorstel 12 De functie van adjunct-directeur wordt niet opgenomen in het functieboek van de nieuwe organisatie. Er worden aparte afspraken gemaakt met de huidige adjunctdirecteur VCBO Ten Boer. Persoonlijke garanties zijn daarbij het uitgangspunt.


20

Vervangingspool VCPO Noord-Groningen werkt met een Vervangingspool conform de bepalingen van het Vervangingsfonds. Met behulp van die pool kunnen invallers worden ingezet ter vervanging van ziek personeel, maar ook eventueel boventallig personeel kan op deze manier worden ingezet en bekostigd door het Vervangingsfonds. VCBO Ten Boer kent die regeling niet. Na de fusie zal er sprake zijn van één gemeenschappelijke vervangingspool voor de nieuwe organisatie. Vooruitlopend op een eventuele fusie zal onderzocht worden of VCBO Ten Boer al vast kan participeren in de vervangingspool van VPCO Noord-Groningen. Een aanvraag daarvoor moet voor 1 juni 2015 in het bezit zijn van het Vervangingsfonds. Voorstel 13 Na de fusie wordt gebruik gemaakt van een vervangingspool via het Vervangingsfonds. Vooruitlopend op de fusie wordt onderzocht of VCBO Ten Boer met ingang van het schooljaar 2015-2016 in aanmerking komt voor participatie in de vervangingspool van VPCO Noord-Groningen.


21

Hoofdstuk 6:

Financiën

Inleiding De werkgroep financiën heeft in kaart gebracht wat de verschillen en overeenkomsten zijn op het vlak van financiën tussen beide organisaties. Daarnaast hebben zij de financiële kengetallen van beide organisaties met elkaar vergeleken. Aan de hand van een analyse van de verschillen en overeenkomsten hebben zij vastgesteld welke punten bij de besturenfusie tussen beide organisaties nog nader moeten worden uitgewerkt. Uit de vergelijking van de financiële kengetallen van beide organisaties blijkt, dat beide organisaties financieel gezond zijn. De analyse van de verschillen en de overeenkomsten laat zien dat de verschillen tussen beide organisaties voornamelijk zitten in de allocatie (wijze van toedeling) van de middelen en de verdeling van verantwoordelijkheden in de planning en control cyclus. Het algemene beeld daarbij is dat in bij een kleine organisatie als VCBO Ten Boer de controle functie dichter op het primaire proces zit en wordt uitgeoefend door de algemeen directeur. Bij VCPO Noord-Groningen, een organisatie met een grotere omvang, is dit anders georganiseerd en worden verantwoordelijkheden lager in de organisatie gelegd. In bijlage 8 is de rapportage van de werkgroep Financiën opgenomen. Hieronder gaan wij in op die onderdelen van het financieel beleid die van belang zijn voor een afgewogen besluit over de besturenfusie.

Financiële positie van de verenigingen Uit het onderzoek van de werkgroep en ook uit de voorlopige jaarrekeningen over 2014 komt naar voren dat beide organisaties financieel gezond zijn. De financiële kengetallen van beide organisaties liggen, met uitzondering van de rentabiliteit, binnen of boven de signaleringsgrenzen die daar voor gelden. Beide organisaties lijken 2014 met een negatief exploitatieresultaat af te sluiten en kennen daardoor een negatieve rentabiliteit. Jaarrekening 2014 VCPO Noord Groningen VCBO Ten Boer

Voorlopig resultaat over 2014

Rentabiliteit

€ -407.408

-5%

€ -75.825

-4,7%

Bron: Voorlopige jaarverslagen over 2014 Een negatieve rentabiliteit kan zowel het gevolg zijn van bewuste keuzes van de besturen om op voorhand middelen vanuit de reserves in te zetten als het gevolg van onvoorziene, niet begrootte uitgaven. Het negatieve resultaat van VCPO Noord-Groningen is het gevolg van een bewuste keuze in het treffen van een voorziening voor het buitenonderhoud. Bij VCBO Ten Boer is dit het gevolg van een bewuste keuzes voor extra personele inzet in 2014. Beide organisaties beschikken over voldoende reserves om deze negatieve exploitatieresultaten op te vangen.


22

Financiële Kengetallen 2014

VCPO Noord-Groningen

Leerlingen

VCBO Ten Boer

1489

290

FTE

118,17

19,1

Solvabiliteit

65,30%

83,30%

Liquiditeit

3,8

6,45

Rentabiliteit

-5%

-4,7

Kapitalisatiefactor

55%

69,20%

Kapitalisatiefactor excl privaat 36,50% Bron: Voorlopige jaarverslagen over 2014

Eigen vermogen 31-12-2014

VCPO Noord-Groningen

45,60%

VCBO Ten Boer

€ 1.518.165

Algemene reserve

€ 210.446

Bestemmingsreserve publiek € 360.538

Bestemmingsreserve personeel € 1.560.394 Bestemmingsreserve privaat Algemene reserve privaat

€ 130.589

Reserve schoolfonds

€ 264.160 € 3.078.559

Totaal eigen vermogen

€ 965.733

Bron: Voorlopige jaarverslagen over 2014

Ontwikkeling van de leerlingenaantallen De leerlingenaantallen van een onderwijsorganisaties vormen de belangrijkste basis voor de inkomsten (en de formatie). Het rapport van de werkgroep financiën laat de volgende ontwikkeling in de leerlingenaantallen zien. Deze getallen komen uit de begrotingen van beide verenigingen. Het werkelijke leerlingenaantal van VCBO Ten Boer bedroeg op 1-10-2014, volgens de registratie van Duo, 290 leerlingen. Het leerlingenaantal van VCPO Noord-Groningen volgens dezelfde registratie: 1441. In beide organisaties ligt dit aantal dus boven het verwachtte aantal leerlingen op basis van de prognoses in de meerjarenbegroting. Uit de tabel van de werkgroep financiën en de meerjarenbegrotingen spreekt de verwachting dat de leerlingenaantallen ook de komende jaren nog verder terug zullen lopen.

Leerlingen

2011

2012

2013

2014

2015

2016

VCPO NG

1641

1604

1494

1438

1373

1337

VCBO TB

327

317

285

271

263

254

Totaal 1968 1921 1779 1709 Bron: werkgroep financiën en meerjarenbegrotingen

1636

1591

Voor de beoordeling van de legitimiteit van een besturenfusie maakt de Commissie Fusietoets en het ministerie gebruik van de leerlingenprognoses uit het Scenariomodel PO. Ook in deze getallen is een dalende leerlingentrend voor beide verenigingen te zien.


23

In deze leerlingenaantallen is nog geen rekening gehouden met de effecten van mogelijke scholenfusies tussen Lauwers & Eems en VCPO Noord-Groningen. Bestuur (41261) Ver. Chr. Prim. Ond. N.-Gron.

Basissch H H Simonides (07EO) Basisschool Borg (08BO) Basisschool De Meander (08BL) Basisschool De Piramiden (05UU) Basisschool De Regenboog (07ZO) C.B.S. de Haven (05RP) CBS Koning Willem-Alexander Chr Basisschool De Rank (05UG) Chr Basisschool Ichthus (07WQ) Chr BS De Akker (08BY) De Noordkaap (05XE) De Regenboog (09BL) Hendrik de Cockschool (15DS) Ichthusschool (08BW)

Totaal

Bestuur (40889) Ver. Basisond. Gem. Ten Boer

Basisschool De Schalm (08AY) Chr Basissch De Fontein (05TO) Chr Basisschool De Til (08AZ)

Totaal

2013-2014 41 84 65 191 91 37 136 65 113 50 162 295 75 84 1489

2014-2015 40 85 66 189 81 35 121 66 99 49 152 269 79 78 1410

2015-2016 39 82 63 186 73 32 105 63 87 50 148 250 81 77 1337

2016-2017 37 77 58 186 67 32 95 67 78 48 149 232 90 76 1294

2017-2018 38 77 55 177 62 27 92 70 64 50 142 223 90 74 1241

2018-2019 36 76 51 171 57 26 84 68 55 49 133 220 92 75 1192

1489

1410

1337

1294

1241

1192

2013-2014 54 180 51 285

2014-2015 49 158 48 255

2015-2016 49 146 47 242

2016-2017 47 132 44 223

2017-2018 45 121 44 210

2018-2019 40 109 41 190

285

255

242

223

210

190

Bron: Scenariomodel PO Een leerlingenkrimp van 15 % of meer in tijdvak van 5 jaar maakt, op grond van de nieuwe beleidsregels, dat een fusie zonder tussenkomst van de Commissie Fusietoets rechtstreeks door de minister afgewikkeld kan worden. Uitgaande van bovengenoemde getallen bedraagt de leerlingenkrimp voor VCPO Noord-Groningen in deze periode 20 % en voor VBCO Ten Boer 33,3 %.

Meerjarenbegroting De meerjarenbegrotingen van beide organisaties laten, bij ongewijzigd beleid, een oplopend tekort zien. De terugloop in bekostiging zou op basis van de hiervoor genoemde leerlingenaantallen, volgens het scenariomodel PO het volgende beeld gaan laten zien: Afnemende 2014-2015 inkomsten VCPO NG €7.682.752 VCBO TB €1.500.973 Bron: Scenariomodel PO

2015-2016

2016-2017

2017-2018

2018-2019

Verschil

€7.384.386

€7.133.202

€6.938.611

€6.796.385

€1.389.999

€1.317.315

€1.278.597

€1.248.746

-€ 886.367 -€ 252.227

Het spreekt voor zich dat na de fusie een nieuwe gezamenlijke meerjarenbegroting gemaakt zal moeten worden, waarin keuzes gemaakt moeten worden en maatregelen getroffen worden, die uiteindelijk leiden tot een verantwoorde (meerjaren-)begroting. Deze meerjarenbegroting moet dan ook afgestemd worden op het strategische beleid van de nieuwe organisatie. Uitgangspunten daarin zijn beleidsrijk begroten en het hanteren van de daadwerkelijke leerlingenaantallen (T i.p.v. T-1)voor de toedeling van de middelen.


24

Voorstel 14 Na het besluit tot fusie wordt in nauw overleg tussen de directeur-bestuurder van VCPO Noord-Groningen, de algemeen directeur van VCBO Ten Boer en de directeuren gewerkt aan het tot stand brengen van nieuw strategisch beleid en een daar op afgestemde meerjarenbegroting. Vooruitlopende op de fusie wordt in het najaar van 2015 al vast een gezamenlijke begroting voor 2016 tot stand gebracht. De opzet van deze begroting wordt zo vorm gegeven dat zij bij een eventueel negatief besluit over de fusie ook weer eenvoudig uit elkaar te halen zijn. In deze begroting wordt voor wat betreft de leerlingenaantallen gewerkt op basis van de T-systematiek i.p.v. de T-1 systematiek.

Afstemmen werkwijze ten aanzien van financiën en inrichting financiële administratie. De overgang van twee organisaties naar één organisatie en de overgang van twee verschillende administratiekantoren naar één administratiekantoor, brengt met zich mee dat er voor 1 januari 2016 nadrukkelijk aandacht besteed moet worden aan een nieuwe gemeenschappelijke werkwijze ten aanzien van de financiën, de administratieve organisatie, de inrichting van de financiële administratie en de inrichting van de planning- en controlecyclus. Het ligt voor de hand de werkwijze van VCPO Noord-Groningen en het Onderwijsbureau Meppel hierbij als uitganspunt te kiezen voor alle scholen.

Voorstel 15 Na het besluit tot fusie, maar ruim voor 1 januari 2016, wordt in nauw overleg tussen de directeur-bestuurder van VCPO Noord-Groningen, de algemeen directeur van VCBO Ten Boer en Onderwijsbureau Meppel concreet inhoud gegeven aan de inrichting en afstemming van de werkwijze en inrichting van de financiële administratie en de planning- en controlecyclus voor de scholen van VCBO Ten Boer. Bij de uitwerking daarvan wordt rekening gehouden met de adviezen die de werkgroep financiën daar over heeft uitgebracht. In het bijzonder wordt daarbij ook aandacht besteed aan het tressurystatuut van de nieuwe organisatie.

Bestemming van de private reserves van VCBO Ten Boer In het kader van deze besturenfusie is afgesproken dat de private reserves van de VCBO Ten Boer ook na de fusie als geoormerkte gelden worden opgenomen in de financiële administratie en begroting van de nieuwe organisatie. Deze private gelden worden opgenomen in de totale administratie en begroting, maar blijven beschikbaar ten behoeve van de scholen van de VCBO Ten Boer. Het inzetten van deze middelen kan als onderdeel van de reguliere begrotingscyclus of in de vorm van een tussentijds verzoek op basis van een onderbouwd voorstel van de betreffende schooldirecteur aan de directeur-bestuurder. Het inzetten van deze private middelen geschiedt altijd in overeenstemming met de daar voor geldende bestedingsregels en in combinatie met een positief advies van de betreffende medezeggenschapsraad. Bij deze reserves gaat het om de volgende bedragen: CBS De Fontein in Ten Boer: € 175.750 CBS De Wieken in Ten Post: € 37.278 CBS De Til in Thesinge: € 51.133 De algemene ledenvergadering van VCBO Ten Boer beslist bij besluit tot opheffing van de vereniging statutair wat er met de dan nog resterende private gelden van de vereniging moet gebeuren (€ 130.589). Concept Fusierapport VCPO Noord-Groningen en de VCBO Ten Boer , 2 juni 2015

25

Voorstel 16 Na de fusie blijven de private reserves van de scholen van VCBO Ten Boer als geoormerkte gelden zichtbaar in de financiële administratie en begroting van de nieuwe organisatie. Deze gelden kunnen, op basis van een beargumenteerd voorstel van de schooldirecteur aan de directeur-bestuurder, ingezet worden ten behoeve van de betreffende scholen. Bij het inzetten van deze reserves worden de daar voor geldende financiële spelregels in acht genomen. Een voorstel tot het inzetten van deze reserves gaat altijd vergezeld van een positief advies van de betreffende medezeggenschapsraad.

Realiseren efficiency voordelen De besturenfusie zal efficiency voordelen met zich meebrengen. Daarbij moet gedacht worden aan taken die en overleg dat nu in beide organisaties afzonderlijk wordt gedaan, maar zeker ook aan kosten die nu door beide organisaties afzonderlijk worden gemaakt. Te denken valt daarbij aan de kosten voor het administratiekantoor, de jaarrekening, de accountant, kosten voor ondersteuning, administratie en beheer, bankkosten, kosten in het kader van afgesloten contracten met derden en kosten voor licenties van software. Na het besluit tot fusie zal inzichtelijk gemaakt moeten worden welke contracten er bij beide organisaties zijn en welke daarvan als gevolg van de fusie opgezegd kunnen en moeten worden om de gewenste efficiency voordelen van de fusie op dit terrein ook daadwerkelijk te kunnen bereiken. De werkgroep financiën heeft een groot deel van de contracten met derden al inzichtelijk gemaakt. Voorstel 17 Na het besluit tot fusie, maar ruim voor 1 januari 2016, wordt in nauw overleg tussen de directeur-bestuurder van VCPO Noord-Groningen, de algemeen directeur van VCBO Ten Boer en beide administratiekantoren, geïnventariseerd welke contracten en verplichtingen beide organisaties nu hebben en welke daarvan als gevolg van de fusie op welk moment opgezegd moeten en kunnen worden. Afhankelijk van de keuze en de opzegtermijnen zal de efficiencywinst van de fusie op dit terrein de komende jaren inzichtelijk gemaakt en gerealiseerd worden.


26

Hoofdstuk 7: Huisvesting en onderhoud Inleiding De werkgroep Huisvesting heeft onderzoek gedaan naar de huidige situatie en werkwijze ten aanzien van huisvesting en het onderhoud daarvan binnen beide organisaties en naar de gevolgen van de doordecentralisatie van het buitenonderhoud van de gemeenten naar de besturen met ingang van 1 januari 2015. De inventarisatie van de werkgroep is opgenomen als bijlage 9.

Inspectie, onderhoud en onderhoudsprogramma De conclusie van de werkgroep is dat de werkwijze van beide organisaties op deze terreinen niet veel van elkaar verschillen. VCPO Noord-Groningen maakt gebruik van Onderwijsbureau Meppel, VCBO Ten Boer van een externe onderhoudsadviseur die ingehuurd wordt op Payroll basis. Op basis van een inspectie wordt een planning van de te verrichten onderhoudswerkzaamheden gemaakt. De kosten van de uitvoering van het onderhoudsprogramma worden vervolgens opgenomen in de (meerjaren-)begroting.

Voorstel 18 Na het besluit tot fusie wordt in de nieuwe organisatie ten aanzien van de inspectie en het onderhoud van de gebouwen, voor alle scholen gebruik gemaakt van het contract dat VCPO Noord-Groningen op dit gebied heeft met Onderwijsbureau Meppel. Voorafgaand aan de fusie en de overdracht van de inspectie en het onderhoud wordt door de directeur-bestuurder een overleg gepland met de onderhoudsadviseur van VCBO Ten Boer en het Onderwijsbureau Meppel. Tijdens dit overleg wordt in het bijzonder ook aandacht besteed aan overdracht van kennis en informatie in relatie tot de sanering van asbest en het overleg met de NAM over de gevolgen van de aardbevingen in het voedingsgebied.

Integraal huisvestingsplan en overleg met de gemeenten Kwalitatief goede huisvesting, de kosten van doordecentralisatie van het buitenonderhoud en leegstand vragen om een integrale en lange termijn visie op de huisvesting van de scholen binnen de nieuwe organisatie. Eventuele verzoeken tot nieuwbouw en/of renovatie vragen om overleg met de betrokken gemeente(n). In de nieuwe organisatie zal er sprake zijn van één integrale visie op de (toekomstige) huisvesting van alle scholen en zal het overleg met de gemeente(n) daar over vanuit één centraal punt in de organisatie gevoerd worden.

Aan huisvesting gerelateerde contracten Uit de inventarisatie van de werkgroep blijkt dat er ook sprake is van een groot aantal aan de huisvesting gerelateerde contracten met derden. Gedacht kan daarbij bij aan onderhoudscontracten voor installaties, beveiliging, blusmiddelen, speeltoestellen. Al deze contracten maken eveneens onderdeel uit van de in voorstel 16 geformuleerde werkwijze ten aanzien van het inventariseren en waar mogelijk saneren van contracten met derden.


27

Hoofdstuk 8: ICT Inleiding De werkgroep ICT heeft zich gebogen over die aspecten van de informatie en communicatietechnologie die van belang zijn bij de besturenfusie. De inventarisatie van de werkgroep is opgenomen als bijlage 10. Hieronder gaan wij nader in op deze ICT-aspecten.

Websites De stuurgroep ziet de websites van de vereniging en de scholen als een visitekaartje. In de nieuwe situatie zal er sprake zijn van één verenigingswebsite en daar aan gelinkte websites van de afzonderlijke scholen. Dat doet recht aan het zijn van één organisatie, aan het beeld van veelzijdigheid en aan de eigenheid van de scholen. Op dit moment wordt er door de beide verenigingen gebruik gemaakt van verschillende systemen en netwerkbeheerders. Na de fusie zal er gebruik gemaakt worden van CSM websites en de diensten van Qlickt op deze terreinen.

ICT Beleidsplan Beide verenigingen zijn de afgelopen tijd bezig geweest met het ontwikkelen van beleid op dit gebied. VCPO Noord-Groningen heeft onder leiding van QLICKT de hoofdlijnen van een ICT beleidsplan uitgezet, schoolscans gemaakt en teamtrainingen uitgezet. In de situatie na de fusie lijkt het logisch de scholen van VCBO Ten Boer bij deze ontwikkelingen, werkwijze en trainingen aan te laten sluiten.

ICT-coördinatoren Beide organisaties hebben op ieder school een ICT-coördinator. De werkzaamheden van de ICT-coördinator worden ingepast in het taakbeleid van de school. De tijd die een ICTcoördinator daardoor aan ICT taken kan besteden verschilt daardoor nogal van elkaar. VCPO Noord-Groningen kent een bovenschoolse ICT-er die voor 20 uren per week tijd kan besteden aan ICT-taken. VCBO Ten Boer heeft een bovenschoolse ICT-er (leerkracht LB) die 1,5 uur per week tijd kan besteden aan bovenschoolse ICT-taken. De stuurgroep onderstreept het belang van voldoende kwalitatieve ICT-ondersteuning op het niveau van de scholen en op het bovenschoolse niveau. Voorstel 19: Vooruitlopend op de fusie is het van belang dat de behoefte aan ICT-coördinatie per school en op het bovenschoolse niveau opnieuw in kaart gebracht wordt. Het gaat dan om de kwalitatieve behoefte (kennis, kunde en vaardigheden) en om de kwantitatieve behoefte (omvang in tijd) aan ICT ondersteuning. Op basis van deze behoefte kunnen dan nieuwe keuzes gemaakt worden over de tijd die binnen de nieuwe organisatie aan ICT-taken besteed moeten en kunnen worden. Deze keuzes maken onderdeel uit van het beleidsplan ICT.

ICT scholing Ten aanzien van de scholing op het terrein van ICT geldt dat beide organisaties dit op dit moment verschillend oppakken, afhankelijk van de behoefte. In de nieuwe organisatie zal ook deze vorm van scholing gezamenlijk opgepakt en uitgevoerd worden.

Kantoorautomatisering In de nieuwe organisatie wordt gekozen voor het werken met office 365 en Sharepoint. Concept Fusierapport VCPO Noord-Groningen en de VCBO Ten Boer , 2 juni 2015

28

Hoofdstuk 9: Fusie effectrapportage De Fusie effectrapportage is opgenomen in een apart document.


29

Fusierapport. Omdat kwalitatief goed en veelzijdig christelijk basisonderwijs blijvend van waarde is

Recommend Documents