Functieprofiel teamleider (aangescherpt) 2009 Functie Teamleider
Organisatieonderdeel Raad voor de Kinderbescherming, ministerie van Justitie
Status Definitief (vast te stellen)
Positie in de organisatie Legt verantwoording af aan de regiodirecteur. Doel van de functie Het geven van leiding aan een multidisciplinair team en het leveren van bijdragen vanuit de praktijk aan het beleid van de regio. Activiteiten en resultaten
Resultaatgebieden Leidinggeven
1
Activiteiten • Stuurt de individuele medewerker en het team aan op gedrag en resultaat in relatie tot de gemaakte resultaatafspraken; • Is in staat ontwikkelingen in te zetten binnen het team en deze te begeleiden (denk hierbij onder aan het met elkaar in verbinding brengen van collega’s binnen het team, het bevorderen van contacten tussen ervaren en minder ervaren raadsonderzoekers, gedragsdeskundigen en coördinator taakstraffen en het stimuleren van kennisdeling). • Vertegenwoordigt het team binnen de eigen locatie en de regio; (teamleider heeft zitting in het regionaal managementteam, levert informatie over team aan collega’s en neemt informatie over de regio mee terug naar het team); • Doet aan ‘inhoudelijk risicomanagement’ (de teamleider is gericht op het begeleiden van het team als geheel èn het werkgericht aansturen van individuele medewerkers. Hij weet qua bezetting en planning wat er speelt en wat er nodig is); • Is eindverantwoordelijk voor de resultaten van het team, ondertekent
Resultaten 1 • Realisatie van doelstellingen. • Continuïteit en efficiency van processen. • Uitvoerbare en heldere planning, taakstelling en kwaliteitsnormen. • Tijdige bijsturing. • Kwalitatief en kwantitatief goede personeelsbezetting • Goede afstemming van activiteiten. • Toegankelijke en actuele kennis.
De resultaten kunnen door het management worden aangescherpt in concrete prestatie-indicatoren. Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
rekesten en rapporten en neemt daarmee de uiteindelijke beslissing op in het multidisciplinair overleg besproken casuïstiek. Team, locatie en regio
•
•
•
Sturing op persoon, proces en product
•
•
Is in staat het regiobelang indien nodig boven het teambelang te stellen. (werkt hiertoe samen met andere teamleiders, deelt kennis en zorgt middels afstemming voor uniformiteit binnen de regio); Doet aan ‘regionaal risicomanagement’ (onderhoudt hiertoe contacten in de keten, voert besluiten van het regionaal managementteam t.a.v. ketenpartners uit in zijn/haar district, weet wat er nodig is in de regio en hoe ervoor gezorgd moet worden dat dit er komt, kan anticiperen op toekomstige ontwikkelingen binnen de regio); Signaleert knelpunten waar nodig; heeft oog voor signalen uit het team en draagt er zorg voor dat knelpunten voldoende in het juiste gremium worden besproken.
•
Stuurt op ‘Persoon’ door gericht te letten op ondersteuning, ontwikkeling en beoordeling. (voert functioneringsgesprekken en POP gesprekken, heeft aandacht voor werk/privé verhouding, coacht werkgericht, let op voldoende ontwikkeling in de functies, matcht competenties aan de eisen van het proces). Stuurt op ‘Proces’ door vanuit het kwaliteitskader en protocollen gericht te letten op bezetting, resultaat, input, throughput en output (heeft hiertoe bijvoorbeeld een overzicht van ieders kinderbescherming bedrijfsprocessensysteem, doorlooptijdenoverzicht, voert caseloadgesprekken en voortgangsgesprekken, kan tussentijds sturen middels statistieken en productiecijfers. Wijst voor diverse portefeuilles een aanspreekpunt aan).
• • • •
• • •
Effectieve ondersteuning van lijnmanagement. Samenhangend en uitvoerbaar beleid. Realistische en uitvoerbare normen en planning. Resultaat en effecten van geïmplementeerd beleid en projecten.
Tevreden medewerkers. Planning gesprekken. Aantal steekproeven .bv kwaliteit. Geformuleerde kwaliteitseisen.
Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
•
Stuurt op ‘Product’ door gericht te letten op methodiek, werkinstructie en eindresultaat; (gebruikt kwaliteitscriteria om het eindproduct te toetsen, bekijkt steekproeven tbv kwaliteitscontrole) Is verantwoordelijk voor de teamontwikkeling en ontwikkeling (team)deskundigheid; ( is beschikbaar, stimuleert teambinding, samenwerking en deskundigheidsbevordering, probeert bewust het leerklimaat te optimaliseren en bewaakt de kennis).
•
Is het eerste aanspreekpunt voor de regiodirecteur en voor collegateamleiders voor wat betreft het beheer van portefeuilles (bereidt LMO stukken voor, zet netwerk in, is aanspreekbaar op de implementatie van landelijk beleid, maakt portefeuilles inzichtelijk en legt afspraken hierover vast, communiceert naar de achterban). Zet actief communicatie intern en extern in (participeert in (landelijke) werkgroepen en koppelt ontwikkelingen terug aan het team). Bevordert afstemming in de keten (overleg met parket, rechtbank, GVI’s en Bureau Jeugdzorg over instroom en uitstroom, afstemming met politie over knelpunten e.d.); Maakt eventuele knelpunten in de samenwerking bespreekbaar; (middels overleg met ketenpartners, het zorgen voor een aanspreekpunt bij conflicten/ problemen,, is gesprekspartner over geleverde kwantiteit en kwaliteit); Zorgt voor kwaliteitsborging op ketenniveau . (ketenbrede kwaliteitscontrole waar de TL een rol in heeft, het informeren van de keten over ontwikkelingen, kennisuitwisseling, signaleren van problemen en zoeken naar oplossingen)
•
Beheer locale- en regioportefeuilles
•
Onderhouden van contacten in de keten
•
•
•
• • •
• •
Team weet wat er in het land speelt. Landelijk beleid geïmplementeerd in werkwijze regio. Tijdige en adequate terugkoppeling.
Afdoende afstemming over kaders en uitvoering met interne en externe partijen Effectieve samenwerkingsrelatie met interne en externe partijen (draagvlak en impact).
Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
Bijzondere casuïstiek
•
Behandelt en doet die casuïstiek af waarvan het multidisciplinair overleg vanuit professioneel oogpunt adviseert dat deze als bijzonder moet worden gekwalificeerd. (hierbij kan onder meer gedacht worden aan casuïstiek die bijzonder ingewikkeld, mediagevoelig en/of klachtgevoelig is).
•
Complexe cases doelmatig en met tact opgelost.
Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
Competenties Competenties en gedragsindicatoren
Essentiële situaties
•
Groepsgericht leiderschap(niveau 3) ¾ organiseert samenhang en effectieve samenwerking binnen het team; ¾ verdeelt verantwoordelijkheden en realiseert een zichtbaar gezamenlijke, klantgerichte aanpak.
•
Netwerkvaardigheid ¾ gaat samenwerkingsrelaties aan en bestendigt deze om een doel te bereiken; ¾ neemt initiatieven om relaties buiten de organisatie te ontwikkelen.
•
Individugericht leiderschap (niveau 3) ¾ hanteert en combineert verschillende leiderschapstijlen, al naar gelang de situatie; ¾ draagt zorg voor optimale condities voor medewerkers; ¾ begeleidt en stuurt medewerkers aan in hun werkzaamheden.
1. Medewerking en draagvlak verkrijgen en partijen bewegen tot samenwerking De werkzaamheden waarvoor de teamleider verantwoordelijk voor is kunnen uitsluitend worden gerealiseerd door een goede afstemming en samenwerking met zowel de overige ketenpartners in het veld van de Raad voor de Kinderbescherming als de bestuursdepartementen van Justitie en VWS. Deze samenwerking is geen vanzelfsprekende zaak: over en weer bestaat er soms scepsis. De teamleider zal in hoge mate andere betrokken partijen op een open wijze tegemoet moeten kunnen treden, het voortouw moeten kunnen nemen in het ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities sluiten en deze benutten voor het verkrijgen van steun en medewerking. Het kunnen stimuleren en motiveren van anderen is hierbij essentieel. Dit is ook van belang bij een samenbindende wijze van leiding geven aan het (multidisciplinaire) team. Competenties: groepsgericht leiderschap, netwerkvaardigheid.
•
Ontwikkelen medewerker (niveau 2) ¾ onderzoekt en onderkent ontwikkelmogelijkheden bij medewerkers en ondersteunt bij ontwikkelingsstappen; ¾ geeft duidelijke en opbouwende feedback, zet zonodig op acceptabele wijze druk ten einde een betere prestatie te laten leveren. Samenwerken(niveau 3) ¾ komt samen met anderen tot een gemeenschappelijke aanpak; ¾ zoekt samenwerking, benut sterke en zwakke punten van anderen en zorgt voor gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het resultaat.
•
•
Delegeren (niveau 3) ¾ deelt eigen beslissingsruimte en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toe aan de juiste medewerkers; ¾ geeft medewerkers bevoegdheid om in situaties autonoom te handelen; ¾ verschaft benodigde en gevraagde informatie ter zake. Plannen en organiseren (niveau 3) ¾ coördineert meerdere projecten tegelijkertijd; onderscheidt daarbij hoofd- en bijzaken; stelt meetbare doelen en prioriteiten;
2. Kwaliteit en uniformiteit De teamleider is verantwoordelijk voor de aansturing van de verschillende disciplines binnen het team vanuit de visie, de richtlijnen en de procedures van de regio. Hij of zij kent de kwaliteit en kwantiteit van de teamresultaten en dient een evenwicht te vinden in een goede kwaliteit en het behalen van voldoende kwantiteit. Het gaat hierbij om het aansturen van professionals die vanuit een gemeenschappelijk kader werken. Het is essentieel dat de teamleider in staat is om, ter bevordering van de kwaliteit en uniformiteit, draagvlak te creëren voor goede besluitvorming ten aanzien van de zorg voor de kinderen, individuele casuïstiek en de procedures die daarmee samenhangen. Daartoe toont hij of zij leidinggevende kwaliteiten. Functionaris moet in staat zijn om het geheel méér te laten zijn dan de som der delen. Daartoe betrekt de teamleider de medewerkers optimaal mogelijk bij de besluitvorming, waarbij het doel is om tot gemeenschappelijke afspraken en werkwijzen te komen. Competenties: Groepsgericht leiderschap, individugericht leiderschap, samenwerken. 3. Prioritering De teamleider staat voor de opgave om verschillende taken op hetzelfde moment uit te voeren. Hij heeft namelijk beleidsmatige en aansturende taken. Het is belangrijk dat hij of zij de juiste prioriteit stelt aan taken, zodat deze op tijd en correct worden uitgevoerd. Wanneer de teamleider niet de juiste prioriteiten stelt, kan dit leiden tot niet uitgevoerde taken, ontevreden cliënten en vertegenwoordigers van Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
¾ schept de randvoorwaarden en komt met een plan van aanpak. •
Voortgangscontrole (niveau 3) ¾ signaleert tijdig afwijkingen van planningen en komt met voorstellen tot bijsturing; ¾ stelt met medewerkers meetbare doelen op en maakt afspraken; ¾ geeft aan met welke middelen en mensen op welk moment de gestelde doelen of taken moeten zijn gerealiseerd; ¾ controleert het werk van anderen en ziet erop toe dat gemaakte afspraken worden nagekomen; zorgt voor tijdige verspreiding van informatie over voortgang, planning, bijstelling en prioriteiten.
•
Managementidentificatie (niveau 3) ¾ vereenzelvigt zich met de belangen en problemen van het management.
•
Oordeelsvorming ¾ Komt met een goed afgewogen oordeel ¾ Toetst voorstellen vanuit verscheidene invalshoeken
•
Professionele integriteit ¾ handhaaft algemeen aanvaarde sociale, ethische en organisatienormen
ketenpartners, dus langere doorlooptijden, wellicht juridische procedures etc. Bij zijn of haar beslissingen over “wat eerst” moet de teamleider rekening houden met deadlines, behoeften van het kind, van de omgeving daaromheen en ketenpartners. Competenties: Plannen en organiseren, delegeren 4. Bewaken van de voortgang De teamleider is verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de werkzaamheden van het team, bijvoorbeeld de voortgang van de bij het team in behandeling zijnde cases. Hij of zij onderneemt activiteiten om de afhandeling van de cases te waarborgen. Zo wordt van de functionaris verwacht dat hij/zij de medewerkers benadert over de bij hen uitgezette cases en de voortgang daarvan volgt. De teamleider ontwikkelt daarnaast richtlijnen en legt procedures vast om de voortgang van de aan het team opgedragen werkzaamheden te bewaken. Competentie: Voortgangscontrole. 5. Normbewust gedrag De teamleider heeft als vertegenwoordiger van het team in het regionaal managementteam te maken met beleid dan wel procedures. Soms stroken die niet met de persoonlijke opvattingen van de teamleider. Het is voor een goede invulling van de relatie met de regiodirecteur en de collegateamleiders essentieel dat betrokkene inzicht heeft in – en zich identificeert – met de belangen van het management. Voorts is het van belang dat hij/zij met voorbeeldgedrag ter zake normbewust gedrag bij de medewerkers stimuleert. Competentie: Managementidentificatie
6. Oordelen onder druk Beslissingen in zaken op het terrein van de Kinderbescherming kennen veelal een groot afbreukrisico. Toch heeft de teamleider regelmatig met dergelijke adviezen te maken. Bij ieder van die adviezen dient de teamleider het gewicht van het advies en de mogelijk politieke en/of mediagevoeligheid in te kunnen schatten. Hij of zij dient vervolgens met indachtig de wet- en regelgeving en het streven naar maximale zorg voor het kind onafhankelijk van emotie, belangen en (mogelijk conflicterende) mening van de opstellers van de adviezen te kunnen oordelen. Het is van belang dat de teamleider ook in situaties waarin druk op het advies – hetzij inhoudelijk, hetzij qua tijdsdruk – wordt uitgeoefend onafhankelijk blijft oordelen. Hij of zij kan over zijn afweging op transparante wijze verantwoording afleggen. Vaardigheden: oordeelsvorming, professionele integriteit Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
Kennis en vaardigheden Functie-eisen HBO+ niveau
Specifieke kennis en vaardigheden • Kennis van de omgeving, de sociale kaart, de maatschappelijke ontwikkelingen en het directe werkveld van de Raad; • Basiskennis van organisatiekunde en sturing van veranderprocessen; • Kennis m.b.t. het hanteren van managementstuurinstrumenten zoals personeelsmanagement, bedrijfsvoering en dergelijke; • Kennis over ontwikkeling van kinderen en jeugdigen; • Kennis van agogische methoden en technieken en van de effecten van interventies in een bepaalde situatie. • Goede kennis van juridische eisen en speelruimte. • Vaardigheid in het aansturen van zowel een team als van individuele medewerkers; • Vaardigheid in het (mede) ontwikkelen van beleid en richtlijnen. Toelichting op de complexiteit
Activiteiten
De teamleider levert in RMT-verband vanuit de praktijk bijdragen aan de ontwikkeling van beleid ten aanzien van de kinderbescherming en draagt, na vaststelling van dat beleid op landelijk niveau, zorg voor de implementatie ervan. De teamleider maakt afspraken met ketenpartners en bewaakt de nakoming, de kwaliteit van het proces en de output. De teamleider geeft leiding aan een team met verschillende disciplines.
Speelruimte
De teamleider is verantwoording verschuldigd aan de regiodirecteur voor wat betreft het leiding geven aan het team, de bijdragen aan doelstellingen en richtlijnen in de regio, het sturen op proces, product en persoon, de bijdragen aan landelijke werkgroepen, de afstemming in de keten en het (doen) behandelen van bijzondere casuïstiek; Wet- en regelgeving, richtlijnen en procedures ten aanzien van de jeugdbescherming zijn van belang bij de uitvoering van de werkzaamheden; De teamleider neemt beslissingen bij het leiding geven aan het team, bij het leveren van bijdragen aan het RMT en landelijke werkgroepen, het afstemmen in de keten en bij het behandelen van bijzondere casuïstiek. Naast brede kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van de kinderbescherming en de ontwikkelingen daarbinnen is inzicht nodig in inhoudelijke en procesmatige aspecten op het gebied van kinderbescherming evenals de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de Raad voor de Kinderbescherming. Verder wordt vaardigheid in het onderhouden van samenwerkingsverbanden en het afstemmen van processen en leidinggevende vaardigheid vereist.
Kennis en vaardigheden
Contacten
De contacten zijn gericht op het maken van afspraken met ketenpartners, bijvoorbeeld voogdijinstellingen, jeugdreclassering, BJZ, sociaal/pedagogische instellingen in de regio (scholen, Riagg's, Bureaus vertrouwensarts/AMK, psychodiagnostische bureaus, en dergelijke), rechtbank/gerechtshof, Openbaar ministerie/parket en politie over de zorg voor het kind en op het mede ontwikkelen van een nieuwe aanpak en instrumentarium rond die zorg. Van de teamleider wordt verwacht dat hij tegenstellingen in de belangen kan overbruggen door zorg te dragen voor afstemming en om draagvlak te verkrijgen over aanpak en werkwijze.
Functiedocument teamleider Raad voor de Kinderbescherming
