Functieprofiel en taken coördinator Stichting Leergeld Arnhem
Arnhem, December 2006
1
INHOUD Uitgangspunten De coördinator 1. Taak van de coördinator 1.1 met betrekking tot vrijwilligers 1.2 met betrekking tot het bestuur 1.3 met betrekking tot aanvragen 1.4 met betrekking tot financiën 1.5 met betrekking tot public relations 1.6 met betrekking tot de signaalfunctie 2. Rechten van de coördinator 3. Plichten van de coördinator
Kantoor en administratie 1. Kantoor 2. Administratie 3. Arbo-beleid
2
Uitgangspunten •
•
• • •
Iedereen en dus zeker de coördinator, die vanuit de Stichting Leergeld Arnhem werkzaamheden verricht, doet dit vanuit de erkenning dat veel kinderen in armoede leven en dat zij daardoor geremd en zelfs geblokkeerd worden in hun sociale, maatschappelijke, educatieve en/of lichamelijke ontwikkeling. Het beleid van de organisatie moet worden geïnspireerd door de ervaringen die de intermediairs meebrengen uit de contacten in het veld. Daarom dient er een overlegstructuur te bestaan tussen de verschillende afdelingen en niveaus van de organisatie, waarin deze ervaringen tot aansturing van beleid moeten leiden. Alle vrijwilligers en dus zeker de coördinator, van de stichting onderschrijven en/of tekenen een privacy reglement. De taken, rechten en plichten van de coördinator zijn vastgelegd in het huishuiselijk reglement. De coördinator wordt benoemd door het bestuur.
De coördinator 1. Taak van de coördinator 1.1 Met betrekking tot vrijwilligers; • Het werven, aanstellen, inwerken en aansturen van de intermediairs en andere vrijwilligers van de stichting. • Het zorgdragen voor een complete informatieverstrekking van de beoordeling. • Het organiseren en uitvoeren van werkoverleg en bijscholing. • Het, samen met één der bestuursleden, houden van ten minste één functioneringsgesprek per jaar met de vrijwilligers/intermediairs. • Het in overleg met bestuur (indien nodig samen met een bestuurslid) behandelen van aanvragen van een intermediair ten behoeve van haar / zijn kinderen. 1.2 Met betrekking tot het bestuur • Het samen met de secretaris, voorbereiden van de agenda voor de bestuursvergaderingen. • Het bestuur informeren over de dagelijkse gang van zaken. • Het signaleren van knelpunten en trends. • Het zijn van een communicatieschakel tussen het bestuur en de vrijwilligers. • Feedback geven over het eigen functioneren en dat van de organisatie. • Eigen functioneringsgesprekken samen met twee bestuursleden uitvoeren. 1.3 Met betrekking tot aanvragen • Het verdelen van aanvragen en het volgen en ondersteunen van de aanpak van intermediairs. Het eventueel bespreken van de aanvraag met de intermediairs. • Het voorbereiden, beoordelen en adviseren aan het bestuur ten aanzien van de uitgewerkte aanvragen. • Het doorgeven van beslissingen aan intermediairs. • Het contact opnemen met instellingen over een aanvraag/aanvrager, mag alleen na instemming van de ouder(s). Dit is als taak in principe niet delegeerbaar. Hierbij denken aan; dienst Inwoners Zaken (IZ) Gemeente Arnhem, SVB, IBG, Maatschappelijk werk, Budget Adviescentrum(BAC), scholen,verenigingen etc. • Bij acute gevallen kan de coördinator telefonisch overleg voeren met één der bestuursleden, voor het beslissen over zaken die niet kunnen wachten. 3
1.4 Met betrekking tot financiën • Het organiseren en toezicht houden op de nakoming van verplichtingen van aanvragers (b.v. machtigingen of terugbetaling van voorschotten), voor zover dit niet door de penningmeester wordt afgehandeld. • Het indienen van een betalingslijst, voor verder afhandeling ten behoeve van de aanvragen, aan de penningmeester. • Het indienen van een lijst, ten behoeve van de vrijwilligersvergoedingen, aan de penningmeester. 1.5 Met betrekking tot public relations • Het opzetten en doen uitvoeren van een PR-plan, samen met het bestuur en de PR-medewerkers. • Het onderhouden van contacten, zonodig samen met het bestuur, met de contactpersonen van instellingen, waarmee wordt samengewerkt. Hierbij is te denken aan; dienst Inwoners Zaken (IZ) Gemeente Arnhem, LN, SVB, IBG, Maatschappelijk werk, Budget Adviescentrum(BAC), scholen,verenigingen etc. 1.6 Met betrekking tot de signaalfunctie • Het uit ervaringen van intermediairs vaststellen van knelpunten en trends t.a.v. armoede en ontwikkelingskansen van kinderen. • Het uitvoeren van gerichte communicatie hierover met de betrokken en/of verantwoordelijke doelgroepen. 2. Rechten van de coördinator • De coördinator krijgt een tijdelijke dan wel vaste aanstelling, welke is vastgelegd in een arbeidsovereenkomst. • De coördinator is verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen. • De coördinator krijgt voldoende ondersteuning voor het uitvoeren van de taken. • De coördinator heeft recht op passende scholing en begeleiding. • De coördinator kan zelf een verzoek tot scholing indienen. • De coördinator heeft, binnen de lijst ‘afspraken/kaders m.b.t. aanvragen Stichting Leergeld Arnhem’, het Huishoudelijk Reglement en het Arboprotocol, vrijheid van handelen in het ten uitvoer brengen van taken. • De coördinator bepaalt samen met het bestuur de op te nemen vrije dagen. • De coördinator heeft recht op tenminste één jaarlijks functioneringsgesprek, te houden met twee bestuursleden, waarin de verwachtingen en wensen van de coördinator en de stichting op elkaar worden afgestemd en de salariëring als ook de arbeidsverhouding wordt vastgelegd. Hiervoor wordt een functioneringsprotocol ingevuld hetgeen wordt opgemaakt door de bestuursleden en door beide moet worden ondertekend en geaccordeerd. 3 Plichten van de coördinator • Het naar vermogen coördineren en uitvoeren van de werkzaamheden en werkprocessen, die voortvloeien uit het takenpakket genoemd onder sub 1. • Het gelegenheid scheppen voor intermediairs om ten minste éénmaal per week te kunnen overleggen over aanvragen, die naar het bestuur gaan. • Het bijwonen van de coördinatorendagen van Leergeld Nederland (LN). • De coördinator heeft geheimhoudingsplicht conform het privacy reglement. • De coördinator heeft de plicht tenminste één jaarlijks functioneringsgesprek, te houden met twee bestuursleden, waarin de verwachtingen en wensen van de coördinator en de stichting op elkaar worden afgestemd. 4
Kantoor, Administratie en Arbo-beleid 1. Kantoor De coördinator heeft recht op een goede kantoorvoorziening van de stichting conform de Arbo-richtlijnen; • De stichting voorziet in de voorwaarden om kantoor te houden te weten; ruimte(s) met bureau, vergadertafel, kast, telefoon, fax, computer, printer en aansluiting internet. • De stichting voorziet in afsluitbare archiefkasten t.b.v. het opbergen van de dossiers.
2. Administratie De coördinator conformeert zich aan de wijze van administratie van de stichting; • De stichting zorgt voor installering van een registratiesysteem (eventueel dat van Leergeld Nederland (LN)) en biedt de coördinator en/of medewerkers de gelegenheid zich te scholen in het werken met dit pakket. • De stichting zorgt ervoor voldoende formulieren voor aanvragen in voorraad te hebben. • De stichting zorgt ervoor voldoende briefpapier en enveloppen in voorraad te hebben. • De stichting zorgt voor een overzichtelijk systeem voor archiveren zowel m.b.t. dossiers als t.a.v. de computer. • De stichting zorgt ervoor dat de intermediairs een map hebben met daarin voldoende formulieren en documentatie, voordat de huisbezoeken plaats vinden.
3. Arbo beleid • Stichting Leergeld Arnhem zorgt voor een Arbo-vrijwilligersbeleid en een Arbo-protocol voor de loondienstmedewerker(s) en heeft hiervoor een protocol opgesteld (organisatie van algemene Arbo-zaken Stichting Leergeld Arnhem), dat jaarlijks wordt getoetst.
5
