FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Doel van de functiefamilie Leiden van projecten en/of deelprojecten
teneinde
de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen.
Context: In lijn met de overgekomen normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten.
Vlaamse overheid 9apr2014
Pagina 1 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Resultaatgebieden Wat
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
teneinde
een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen.
teneinde
een duidelijke leidraad te Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken- en hebben voor de stuurgetallen) uitvoering van het project. De nodige middelen bepalen (budget, personeel…)
1. ANALYSE Analyseren van de gestelde problemen of behoeften
Overleg plegen met betrokkenen Informatie verzamelen om probleem of behoefte te kunnen kaderen Uitdiepen van de vraag Detectie van klantenbehoeften …
2. PROJECTDEFINITIE Definiëren en plannen van het project
Een projectteam samenstellen …
Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken… Kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen Bepalen van prioriteiten Aansturen en opvolgen van externe begeleiders …
Projectvergaderingen organiseren en voorzitten Coachen en evalueren van de projectmedewerkers Bewaken van het leerproces van de projectleden …
3. PROJECTOPVOLGING Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het project
teneinde
ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden
Context: Binnen de afgesproken normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten
4. LEIDINGGEVEN Leiden, motiveren en aansturen van projectleden
Vlaamse overheid 9apr2014
teneinde
een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen.
Pagina 2 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Resultaatgebieden Wat
Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken.
5. RAPPORTEREN Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project
teneinde
Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van verschillende deelprojecten De inzet van middelen verantwoorden Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen …
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Informeren en sensibiliseren van alle actoren en regelmatig overleggen met de projectpartners
teneinde
een draagvlak te creëren.
De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken Informatiesessies organiseren voor de doelgroepen, brochures opmaken, informatie beschikbaar stellen op website Beantwoorden van vragen van externen …
Opstellen van een technische handleiding en gebruikershandleiding Dienstnota’s maken, verspreiden en toelichten Een overgangsfase organiseren Structurele maatregelen voorstellen Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project …
7. PROJECT- EN KENNISOVERDRACHT Overdragen van het project naar de organisatie
Vlaamse overheid 9apr2014
teneinde
de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken.
Pagina 3 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Indelingscriteria Vrijheidsgraad
Rol in projecten
Niveau 1
Niveau 3
Niveau 4
- rapporteert op korte termijn aan de opdrachtgever(bv. wekelijks)
- rapporteert op regelmatige termijn (bv. maandelijks) aan de opdrachtgever
- rapporteert na het afwerken van een volledig traject of een deelproject en bij fundamentele problemen
- rapporteert na het afwerken van een volledig traject of een deelproject en bij fundamentele problemen
- opdrachtgever is interne stuurgroep of chef
- opdrachtgever is interne stuurgroep of chef
- opdrachtgever is administratieve top of politieke top
- opdrachtgever is politieke top
- leidt kleine projecten of deel van een groter project
- leidt middelgrote projecten of coördineert verschillende delen van een groot project
- leidt grote projecten met verschillende deelprojecten
- leidt een programma over verschillende jaren
- heeft coördinerende rol en zorgt voor permanente afstemming tussen de deelprojecten
- coördinatie en integratie van meerdere grote projecten veelal strategisch / beleid georiënteerd
5 à 15
15 à 30
≥ 30
1 à 3 jaar
3 à 5 jaar
≥ 5 jaar
beperkt
een aantal subprojecten
een aantal subprojecten met elk de grootte en complexiteit van een groot project
- doet naast de projectleiding delen van het project zelf (uitvoerende rol)
CRITERIA VOOR DE OMVANG VAN EEN PROJECT Indicatie: 1à7 totaal aantal medewerkers (inc. subprojecten, niet noodzakelijk full time, niet noodzakelijk als evaluator) Indicatie: ≤ 1 jaar planningshorizon Indicatie budget Subprojecten geen
Vlaamse overheid 9apr2014
Niveau 2
- sterk coördinerende rol in projecten, minder uitvoerende rol
Pagina 4 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Indelingscriteria
Niveau 1
Niveau 2
CRITERIA VOOR DE COMPLEXITEIT VAN DE OPDRACHT Duidelijkheid van de opdracht - De projectdoelstelling - De projectdoelstelling is duidelijk omschreven is duidelijk omschreven - Het project is vrij duidelijk afgebakend
- Het project is niet duidelijk afgebakend
- De projectdefinitie is eenvoudig af te leiden uit de doelstelling
- Veel onbekende variabelen moeten worden geanalyseerd vooraleer de projectdefinitie kan opgemaakt worden
Niveau 3
Niveau 4
- De projectdoelstelling is in grote lijnen omschreven - Het project moet verder worden geconcretiseerd in subprojecten - Haalbaarheidsstudies moeten worden uitgevoerd om een projectdefinitie op te maken
Aard van de opdracht
operationeel project
operationeel project met mogelijke beleidsaspecten
beleidsproject
Gevoeligheid van de opdracht
- weinig tegengestelde belangen
- tegengestelde belangen komen regelmatig voor
- tegengestelde belangen inherent aan de aard van de projecten
- problematiek is rationeel te benaderen - gevoelige problematiek
-gevoelige problematiek Doelgroepen/betrokken actoren
- Kleine, tamelijk homogene, vaak interne doelgroepen (extern is echter ook mogelijk) - Homogene groep van betrokken actoren, vaak intern
Sociale interactie
Vlaamse overheid 9apr2014
- Heterogene doelgroepen intern of extern
- Grote heterogene interne en externe doelgroepen met uiteenlopende belangen
- Heterogene groep van betrokken actoren, intern of extern
- Heterogene groep van betrokken actoren, mogelijk op hoger management / politiek niveau
De interactie met anderen is gericht op het doen begrijpen, beïnvloeden en / of ondersteunen van anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en rationele argumentatie
- Grote heterogene interne en externe doelgroepen met gevoelige materies en uiteenlopende belangen - Heterogene groep van betrokken actoren op hoger management / politiek niveau
De interactie met anderen is kritisch voor de functie en is gericht op het veranderen van gedrag. Het vereist het vermogen om anderen te overtuigen, te inspireren, te motiveren en het creëren van het juiste klimaat Pagina 5 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Vaktechnische competenties
Niveau 1
Vakkennis Opleidingsniveau en ervaring
Vlaamse overheid 9apr2014
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Aan te vullen, specifiek voor de functies Master met enige ervaring
Master met minstens 3 jaar ervaring
Master met minstens 6 jaar ervaring
Master met minstens 10 jaar ervaring
OF gelijkwaardig door ervaring
OF gelijkwaardig door ervaring
OF gelijkwaardig door ervaring
OF gelijkwaardig door ervaring
Pagina 6 / 7
FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement Competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
1 = neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
2 = handelt in het belang van 3 = bewaakt en verdedigt de de organisatie belangen van de organisatie
2 = stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen
3 = creëert gedragen samenwerkingsverbanden en synergie over de entiteitsgrenzen heen
1 = trekt logische 2 = neemt standpunten in en overziet de consequenties conclusies op basis daarvan van beschikbare gegevens en formuleert een hypothese 1 = werkt actief mee aan het vernieuwen van de 2 = werkt actief mee aan het uitvoering van taken vernieuwen van de werking van de entiteit
3 = vormt een geïntegreerd oordeel
Innoveren 3 = anticipeert via structurele Vernieuwen om producten, diensten, maatregelen op toekomstige processen en structuren te creëren uitdagingen en stimuleert die tegelmoet komen aan toekomstige vernieuwing uitdagingen Klantgerichtheid 2 = optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Voortgangscontrole 2 = bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen 3 = ontwikkelt systemen om Bewaken van de voortgang in tijd en de voortgang te bewaken van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers
Vlaamse overheid 9apr2014
Pagina 7 / 7
