FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Doel van de functiefamilie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit

Vlaamse overheid 28mar2014

teneinde

bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit

pagina 1 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Resultaatgebieden Wat Resultaat 1. INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING Verzamelen, invoeren, teneinde op elk ogenblik correcte verwerken en actueel en recente informatie ter houden van gegevens met beschikking te hebben. betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk

2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement

teneinde

zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.

Voorbeelden van activiteiten


Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,… Statistieken opmaken en verwerken Persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) ...

Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten,… Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…) Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn …

pagina 2 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Resultaatgebieden Wat Resultaat 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, teneinde bij te dragen tot een administratief verwerken correcte en volledige en aan de afhandeling van een verantwoordelijke dossier. bezorgen Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en teneinde nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,…) 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande teneinde operationeel ondersteunende taken

de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.

bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.



Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat,… Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,… Voorbereiding van boekhouding. Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem …

Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen, … Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten …

Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef,… Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega’s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes,… …

pagina 3 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Voorbeelden van mogelijke extra resultaatgebieden (niet voor alle functies in de familie) Wat 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post

teneinde

7. ONTHAAL / TELEFOON Verzorgen van een teneinde vriendelijk en correct onthaal

8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers


teneinde

Resultaat


de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.

Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem Circulatiemappen verspreiden …

bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling.

Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op beurzen of andere speciale evenementen) Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Verwelkomen van cursisten en docenten Aanbieden van drankjes en hapjes aan genodigden Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen …

bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.

Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,… Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,… …

pagina 4 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Indelingscriteria Complexiteit van de opdrachten en vragen

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Gestandaardiseerde, repetitieve eenvoudige taken / vragen (uit te voeren volgens wat aangeleerd werd)

Gestandaardisee rde eenvoudige taken / vragen met een beperkte variëteit.

Meestal gestandaardiseerde eenvoudige taken / vragen.

De meerderheid van de taken / vragen is nietgestandaardiseerd. Ze zijn divers van aard.

Identieke situaties vereisen een oplossing door het maken van een eenvoudige keuze uit aangeleerde zaken


Voor de oplossing van vragen zijn telkens antwoorden voorhanden. waaruit de juiste keuze moet gemaakt worden

Voor de oplossing zijn meestal antwoorden voorhanden

Voor de oplossing is opzoeken, analyseren, en integreren van Soms ook taken / vragen met een gegevens nodig hogere (binnen opgedane moeilijkheidsgraad, kennis en ervaring) waarvoor een Complexe vragen en keuze moet klachten filteren en gemaakt worden doorgeven aan de uit verschillende gekende of minder verantwoordelijke voor de hand liggende mogelijkheden.

Niveau 5 De meerderheid van de taken / vragen is niet-gestandaardiseerd. Ze zijn divers van aard. Voor de oplossing is interpretatie of verder overleg vereist Vragen / taken die een diepere kennis vereisen van het werkdomein van de entiteit

pagina 5 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Indelingscriteria Omgaan met informatie

Niveau 1 Ontvangen en registreren van documenten, gegevens… volgens vaste instructies

Niveau 2 Ontvangen en verwerken van documenten en gegevens… volgens vaste instructies

Agendabeheer

Autonomie

Duidelijke en gedetailleerde en stapsgewijze instructies

Taken gebeuren adhv eenduidige richtlijnen

Controle op de werkzaamheden

Nauw, direct toezicht op de uitvoering

Meerdere malen per dag controle op de uitvoering, hetzij door een systeem; hetzij door personen


Niveau 3 Verzamelen en ordenen van documenten en gegevens… op basis van overeengekomen procedures

Niveau 4 Idem niveau 3 + structureren, analyseren van documenten en gegevens en/of

Kwaliteitscontrole van documenten, gegevens en dossiers opgemaakt door anderen, met het oog op verdere verwerking Op vraag personen Beheren van de contacteren om agenda van één chef afspraken te of meer personen op maken en deze de dienst inplannen in de agenda Voorstellen van afspraken opmaken Taken gebeuren Taken gebeuren op adhv richtlijnen, basis van algemene waarvoor beperkte richtlijnen interpretatie nodig is Tussentijdse controle op de uitvoering

Niveau 5 Idem niveau 4 + interpreteren van gegevens en/of Kwaliteitscontrole van niet-standaard documenten, gegevens en dossiers opgemaakt door anderen, met het oog op verdere verwerking

Beheren van de agenda van één chef of meer personen op de dienst Zelfstandig afspraken inboeken, rekening houdend met prioriteiten

Taken worden zelfstandig georganiseerd met het oog op afgesproken resultaten

Controle op tussentijdse resultaten

pagina 6 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Indelingscriteria Organisatie van het werk

Coördineren / kennisdelen

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Beperkte invloed Ruime invloed op op de organisatie de organisatie van van het eigen het eigen werk (bv. werk (bv. de eigen planning volgorde bepalen opmaken …) …) Helpt collega’s waar nodig bij het uitvoeren van de taken

Eigen werk wordt bepaald door leidinggevende, klant, systeem …

Niveau 4

Niveau 5

Zelfstandige organisatie van het eigen werk

Zelfstandige organisatie van het werk

Helpt collega’s inhoudelijk vanuit specifieke deskundigheid

Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen (RG) OF/EN Helpt collega’s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. (RG)

Sociale interactie

De interactie met anderen is gericht op het opvragen of verstrekken van informatie waarbij beleefdheid, tact en doeltreffend optreden vereist zijn


De interactie met anderen is gericht op het doen begrijpen, beïnvloeden en / of ondersteunen van anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en rationele argumentatie

pagina 7 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Vaktechnische competenties Vakkennis

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

Basiskennis van de werkomgeving

Elementaire kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie

Kennis van de eigen entiteit (wie, wat, waar) binnen het groter geheel van de organisatie

Kennis van organisatie en inzicht in formele structuren

Kennis van organisatie en inzicht in formele en informele structuren

Uitvoeringsgerichte kennis van methoden werkwijzen, feiten en gegevens

Noties van het werkdomein van de dienst Eenvoudige administratieve vaardigheden

Opleidingsniveau en ervaring

Algemene kennis van het werkdomein van de dienst

Degelijke kennis van het werkdomein van de dienst

Degelijke kennis van het werkdomein van de dienst

Gespecialiseerd in bureautica Goed vertrouwd met Administratiefbureautica Basis administratieforganisatorische vaardigheden organisatorische vaardigheden Aan te vullen, specifiek voor de functies

Gespecialiseerd in bureautica Administratieforganisatorische vaardigheden

Geen schoolse opleiding vereist

Geen schoolse opleiding vereist

Secundair onderwijs met enige ervaring

professioneel gerichte Bachelor

professioneel gerichte Bachelor met ervaring

Kennis gewoonlijk verkregen door kortdurende toelichting

Enige ervaring met administratief werk, verkregen door training en begeleiding op de werkvloer

OF gelijkwaardig door ervaring




pagina 8 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Competenties

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Verantwoordelijk1 = Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk heid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Flexibiliteit 1 = Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen Communiceren 1 = Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen


Niveau 4

Niveau 5

2 = Handelt in het belang van de organisatie

2 = Verzorgt de interactie

pagina 9 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Competenties Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren


Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

Niveau 4

Niveau 5

1 = Informeert, pleegt overleg en werkt mee

1 = Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc)

1 = reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden

2 = Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel)

2 = Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders

pagina 10 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend Plannen & organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken

1 = Plant en organiseert zijn werk effectief


2 = Coördineert het eigen werk en dat van anderen

pagina 11 / 11

FUNCTIEFAMILIE 2.1 Administratief ondersteunend

Recommend Documents