Functiebeschrijving: Inhoudelijke ondersteuner voor het project Leren en werken

DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR https://bz.vonet.be/corporateHR

Identificatiecode: Functiefamilie: Dossier- en gegevensbeheerder Niveau:

Functiebeschrijving: Inhoudelijke ondersteuner voor het project “Leren en werken”

Voor akkoord Naam leidinggevende(n): - Ann Van den Cruyce, afdelingshoofd -

Datum + Handtekening(en)

Isabel Van Wiele, teamcoördinator

Beleidsdomein:WSE Entiteit:Departement Naam functiehouders/-woordvoerders VACANT

Handtekening(en)

DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR [email protected] https://bz.vonet.be/corporateHR

DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode

1. Functietitel (M/V) Inhoudelijke ondersteuner voor het project “Leren en werken”

2. Organisatie Het Departement Werk en Sociale Economie (WSE) staat in voor de beleidsontwikkeling, de handhaving en de evaluatie van de beleidsuitvoering van het Vlaams beleid voor Werk en Sociale Economie. Het departement bestaat uit 2 afdelingen, nl. de afdeling Werkgelegenheidsbeleid en de afdeling Inspectie Werk en Sociale Economie, en uit de stafdienst. Het Departement WSE (Werk en Sociale Economie) zorgt, voornamelijk via haar afdeling Werkgelegenheidsbeleid, voor de voorbereiding, coördinatie, opvolging en evaluatie van het Vlaamse beleid voor werk en sociale economie. De afdeling Inspectie van het departement staat in voor het handhavingsbeleid t.a.v. de Vlaamse regelgeving m.b.t. werk en sociale economie.

3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De afdeling Werkgelegenheidsbeleid inspireert het beleid op het vlak van Werk en Sociale Economie met baanbrekende voorstellen en speelt zo gevat in op de uitdagingen van vandaag en morgen. Daarnaast bereidt ze het beleid voor met de kabinetten bevoegd voor Werk en Sociale Economie. De opvolging, monitoring en evaluatie van de beleidsmaatregelen zijn ook belangrijke opdrachten. Tot slot coördineert de afdeling diverse beleidsinitiatieven binnen het beleidsdomein WSE. 2


Voor de uitvoering van al die taken werkt de afdeling in vier beleidsteams en één ondersteunend team: - team monitoring en ondersteuning - team tewerkstelling en sociaal ondernemerschap - team competentiebeleid - team diversiteit en duurzaam organisatiebeheer - secretariaatsteam Deze functie situeert zich in het team competentiebeleid. Dit team profileert zich bij uitstek op maatregelen die moeten leiden naar de ontwikkeling van een competentie- en loopbaanbeleid in Vlaanderen. Daar een competentiegerichte kijk start in het onderwijs, werkt het team, binnen het kader van een interdepartementale samenwerking met onderwijs, een geïntegreerd beleid op het snijvlak tussen onderwijs en arbeidsmarkt uit. Dit team behartigt verder de totstandkoming, opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomst met het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming – Syntra Vlaanderen. Ten slotte staat het team ook in voor het adviseren, opvolgen en evalueren van de sectorconvenants, afsprakenkaders tussen de Vlaamse overheid en de sectoren. Ook hier ligt de focus in belangrijke mate op competenties en loopbanen. Meer specifiek ontwikkelt dit team beleid voor volgende thema’s: - Maatregelen op het snijvlak: Vlaamse kwalificatiestructuur, afwisselend leren en werken, kwaliteitsvol werkplekleren, ondernemend onderwijs, actieplan laaggeletterdheid, … - competentiebeleid: maatregelen m.b.t. het (h)erkennen, ontwikkelen en inzetten van competenties zoals EVC en ervaringsbewijs, incentives voor competentieontwikkeling voor werknemers/werkgevers, stimuleren van competentiemanagement en loopbaanbeleid binnen bedrijven en organisaties, stimuleren van transparantie opleidingsmarkt, … - loopbaanbeleid: loopbaaninfo en loopbaandienstverlening, portfolio - beheersovereenkomst Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen - sectorconvenants. Centraal in de vacante functie staat het inhoudelijk ondersteunen van de projectcoördinator Leren en Werken om de beleidsontwikkelingen op de Vlaamse onderwijs- en arbeidsmarkt m.b.t. leren en werken in goede banen te leiden. De inhoudelijk ondersteuner kan samen met de projectcoördinator steunen op een kernteam, dat het projectverloop nauwgezet zal opvolgen en in goede banen zal leiden. De andere belanghebbenden zullen doorheen het project actief geïnformeerd en geconsulteerd worden. Hiertoe zal ook optimaal getracht worden gebruik te maken van bestaande fora. 3


Het project doorloopt meerdere fases: Literatuurstudie en documentanalyse van het stelsel Leren en Werken en literatuurstudie van landencases het scherp stellen van onderzoeksvragen en keuze van landenbezoeken plannen en afleggen van buitenlandse studiebezoeken, peer reviews en thematische workshops. Opstellen van overkoepelende nota met beleidsaanbevelingen op basis van conclusies peer reviews, studiebezoeken, en workshops. Organisatie van Exchange event: toelichting belangrijkste bevindingen aan ruimer doelpubliek Doorlopende toelichting van bevindingen aan een klankbordgroep, met ruimte voor feedback en bijsturing Doorlopende consultatie van ESF-helpdesk Disseminatie van de beleidsaanbevelingen … Als inhoudelijk ondersteuner ‘leren en werken’ heb je binnen dit project, in ondersteuning van de projectcoördinator en bijgestaan door het kernteam, volgende taken: Het ondersteunen van de projectcoördinator in de literatuurstudie, documenten cijferanalyse van het Vlaamse stelsel leren en werken en van landencases Het bijwonen van de buitenlandse bezoeken en ondersteuning van projectcoördinator bij verslagneming Het inhoudelijk mee organiseren en verslagneming van peer reviews en thematische workshops Het ondersteunen van de projectcoördinator bij het schrijven van de beleidsaanbevelingen op basis van verschillende bevindingen via bijkomend opzoekingswerk, redactie,… Inhoudelijke agendasetting, organisatie en verslagneming van het kernteam en klankbordgroepen die het project begeleiden …

3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden

3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen

4


Aan welke functie rapporteert de functiehouder?

teamcoördinator team competentiebeleid projectcoördinator project “Leren en werken”

Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie?

Aan de teamcoördinator team competentiebeleid - beleidsondersteuners competentiebeleid - dossierbehandelaar competentiebeleid

Welke functies rapporteren aan de functiehouder?

Aan de projectcoördinator project “Leren en werken” NVT NVT

3.3.2. Organogrammen Toe te voegen als bijlage.

4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:

NVT NVT NVT

5


DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Beheren en behandelen van gegevens teneinde ervoor te zorgen dat het project Leren en Werken efficiënt, correct en klantvriendelijk verloopt, dat de projectcoördinator optimaal wordt ondersteund ovv administratie en logistiek en dat procedures, richtlijnen en afspraken worden gerespecteerd. De inhoudelijk ondersteuner van het project ‘leren en werken’ ondersteunt en werkt nauw samen met de coördinator van het project ‘leren en werken’. Bedoeling van dit project is om via buitenlandse bezoeken en vergelijking en buitenlandse interessante voorbeelden de beleidsbepaler(s) (bv. Vlaamse Regering, functionele ministers) te inspireren en te ondersteunen bij de coördinatie, voorbereiding en evaluatie van het beleid, meer bepaald de hervorming van het stelsel van leren en werken in Vlaanderen. Dit teneinde goed onderbouwde en kwalitatieve onderzoeksresultaten te leveren die politiek gedragen kunnen worden in functie van een goede beleidsimplementatie. De bedoeling van dit project is om op zoek te gaan naar leerrijke voorbeelden en aanpakken in het buitenland van leren en werken. Dit vanuit de optiek van de werkregie en de afstemming met de onderwijsregie. De output van dit transnationaal project is nuttig voor de staatshervorming, de evaluatie van het decreet leren en werken, de uitbouw van modellen van werkregie,…

6. Resultaatgebieden 6.1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.

Samenstellen van een dossier mbt het thema of een subthema van leren en werken Opzoekwerk op internet,… Cijfermatige gegevens interpreteren en verwerken Een adressenbestanden van contactpersonen en organisaties opstellen, verzamelen en up to date houden Congres-, evenementen persmappen samenstellen Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)

6.3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN HET PROJECTDOSSIER LEREN EN WERKEN

6


Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, … Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Het bijhouden en het organiseren van evenementendossiers Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…) Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Opvolgen van dossiers en vergaderingen, bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,…

6.4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde partners, stakeholders en andere betrokkenen correct te informeren.

Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en de betrokkenen hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor de projectcoördinator Informatie verstrekken Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan en verslag nemen van vergaderingen en werkgroepen Deelnemen aan en verslag nemen van buitenlandse werkbezoeken Relevante informatie delen met collega’s

6.5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot het projectdossier en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.

Contacten met betrokken instanties onderhouden Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Bespreken van dossiers met collega’s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten

7


6.6. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.

Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, aanwezigheidslijsten, facturen, … Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Het opstellen van briefwisseling, uitnodigingen, en mailings, van evenementen of congressen (bijvoorbeeld bestelbrieven, uitnodiging sprekers, …), …

8


DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau I Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen

7.2. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne bv. ESF en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau II Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

9


7.3. Samenwerking Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau I Werkt mee en informeert anderen - Houdt rekening met de mening van anderen - Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen - Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn - Aanvaardt groepsbeslissingen - Toont respect voor de verscheidenheid van mensen

7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau I Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

10


7.5. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau III Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk

7.6. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Niveau I Plant eigen werk effectief -

Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijst, elektronische agenda …) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk

7.7. Probleemanalyse (analytisch denken) Niveau I Ziet de essentie van het probleem -

Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem

7.8. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep

11


Niveau II Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten …) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen

7.9. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau I het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen

8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Bachelor of gelijkwaardig door ervaring

8.2. Ervaring Enige ervaring in dergelijke inhoudelijk, ondersteunende functie is een pluspunt

12


8.3. Functiespecifieke kennis Redactionele vaardigheden Organisatorische vaardigheden Notuleren (ook in Engelstalige context) Taalkennis: - actieve kennis van het Engels - passieve kennis van het Duits is een pluspunt Grondige kennis van de courante bureautica-toepassingen (word, excel, powerpoint, outlook, internet) 8.4. Strekt tot aanbeveling Werken in een omgeving waar discretie en vertrouwen centraal staan

9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie Dossier- en gegevensbeheerder

9.2. Niveau

10. Opmerkingen

13

Functiebeschrijving: Inhoudelijke ondersteuner voor het project Leren en werken

Recommend Documents