Functie- en profielbeschrijving: Gemeentesecretaris 2de oproep GRAAD: RANG: WEDDESCHAAL:
Gemeentesecretaris Decretale graad Klasse 7
UITGEBREIDE FUNCTIEBESCHRIJVING PLAATS IN HET ORGANOGRAM: Als gemeentesecretaris ben je de eerste adviseur van het stadsbestuur, evenals de verbindingspersoon tussen het managementteam en de bestuursorganen (gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen). Je hebt in deze scharnierfunctie, op het knooppunt van administratie en beleid, een belangrijke coördinerende rol. Je rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen.
HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE: 1.
Algemeen leidinggeven aan de gemeentelijke diensten
Je leidt (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) de activiteiten van een netwerk van gemeentelijke organisaties en instellingen, om het gemeentebestuur te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en een adequate dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.
2.
Verantwoordelijk voor het dagelijkse personeelsbeheer
Als gemeentesecretaris sta je in voor de uitvoering van je decretaal vastgelegde opdrachten. Je staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Je staat aan het hoofd van het gemeentepersoneel en bent bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer, zoals bepaald door de gemeenteraad (GR 28 april 2009). Dit houdt onder meer in dat je de lokale rechtspositieregeling toepast: -
je bent verantwoordelijk voor het intern organiseren van de evaluatieprocedure, de beroepsprocedure en van de procedure voor functioneringsgesprekken; je zorgt dat het vormingsreglement correct wordt nageleefd; je legt de vakantieperiodes vast; je bent verantwoordelijk voor de individuele personeelsaangelegenheden (bijvoorbeeld: de vaststelling van individuele jaarsalarissen, toelagen, vergoedingen of andere voordelen, de beoordeling en toekenning van anciënniteit, de toewijzing van een opdracht ikv opdrachthouderschap, de toekenning en goedkeuring van individuele verlofaanvragen, adoptieverlof, de vaststelling ziektekrediet, de toestemming voor werkhervatting en het voortijdig beëindigen van het verlof voor deeltijdse prestaties of voor opdracht, de beslissing over individuele vormingsaanvragen, de toekenning van loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen, het uitlenen van het personeel zonder overdracht van werkgeversgezag).
3.
Opnemen van financiële verantwoordelijkheden
Als gemeentesecretaris ben je, ondersteund door de financieel beheerder, verantwoordelijk voor de kasstromen binnen de organisatie. Dat houdt onder meer in dat je: -
4.
procedures geringe dagontvangsten in kaart brengt; risico-analyses uitvoert; gepaste controlemaatregelen treft; na advies van de financieel beheerder kasverrichtingen opdraagt aan één of meerdere medewerkers die hierdoor dan ‘rekenplichtig’ worden; de betalingsopdrachten ondertekent; beslist om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur en te belasten met de inning van geringe dagontvangsten.
Instaan voor het onderhouden van de organisatiestructuur, de efficiënte werkingsprocessen en de kwaliteitsborging
Binnen het door de raad goedgekeurd organogram en in overleg met het managementteam teken je een adequate organisatiestructuur uit en onderhoud je efficiënte werkingsprocessen om het realiseren van de doelstellingen van het bestuur te bevorderen en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren. Conform de afspraken met de gemeenteraad en samen met het managementteam zet je een systeem van interne controle op, om een effectieve, efficiënte en kostenbewuste werking van de organisatie te verzekeren. Dat houdt onder meer in dat je: -
-
samen met het managementteam en de dienst personeel een adequate organisatiestructuur en organogram opzet en up-to-date houdt; samen met het managementteam de interne controlemechanismen bespreekt en opzet; de beleidsuitvoering en bijhorende processen evalueert en bijstuurt teneinde de kwaliteit ervan te verbeteren; controlemaatregelen en -procedures opstelt om redelijke zekerheid te verschaffen over het behalen van doelstellingen, het naleven van wetgeving en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van activa en het voorkomen van fraude; zelf, ook preventief, een aantal controletaken uitoefent; waakt over de correcte naleving van de vigerende reglementeringen.
COMPETENTIES EN VEREISTE KENNIS In je job als gemeentesecretaris is het belangrijk dat je deze competenties optimaal ontwikkelt. Tijdens de uitvoering van je functie word je ook geëvalueerd op basis van dit profiel:
Kerncompetenties Competentie
Gedragsvoorbeelden voor de hele stad
Inzet
-
werkt met enthousiasme en gedrevenheid stelt zich positief op staat open voor vragen en taken die op zich afkomen gaat ervoor om de taken uit te voeren durft verantwoordelijkheid te nemen
Klantgerichtheid
-
leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid
-
-
voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin neemt de verantwoordelijkheden op, die bij de eigen functie horen vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie
-
overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na is transparant over de invulling van zijn/haar takenpakket en geeft hierover gepast feedback blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep zoekt mee naar oplossingen bij conflicten gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid
-
neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan
-
Loyauteit
Samenwerken
-
Zelfontwikkeling
-
Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie
-
-
-
Je streeft naar een maximale effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening met betrekking tot de welvaarts- en welzijnsopdracht ten aanzien van de bevolking. Je volgt de behoeften en verwachtingen op van de burgers op vlak van deze dienstverlening. Je toont betrokkenheid ten aanzien van het beleid en draagt actief bij tot de verdere ontwikkeling ervan. Je hebt inzicht in en houdt rekening met alle (formele en informele) invloeden en structuren binnen een organisatie.
Je vormt de brug tussen de administratie en de politiek. Je stemt de werking van de gemeentelijke administratie af met de beleidsvisie met als doel het nastreven van een effectief en efficiënt bestuur dat op één lijn staat met de beleidsvisie. Je bevordert de samenwerking in de groep en pakt conflicten aan.
Je volgt relevante maatschappelijke ontwikkelingen en evoluties op het vlak van het gemeentelijk beleid op. Je woont studiedagen bij en blijft op de hoogte over relevante literatuur en wetgeving.
Essentiële competenties Competentie
Gedragsvoorbeelden voor de hele stad
Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie
Visie ontwikkelen
-
-
neemt afstand van de dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit te denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn kan strategieën op een heldere manier voorstellen
-
-
Adviseren
-
verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, … vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier
-
-
-
-
-
Je formuleert in overleg met het managementteam een duidelijke visie op de werking van de organisatie en maakt samen met de leden van het managementteam lange en korte termijnplannen op. Je staat in voor de opvolging, bijsturing en evaluatie van plannen en budgetten. Je maakt samen met het managementteam het voorstel van een strategische nota en meerjarenplanning op. Je ziet toe op een goede integratie van het financiële luik opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota. Je bespreekt deze voorstellen van plannen en budgetten met het college en indien nodig geef je hierover toelichting op de gemeenteraad. Je adviseert de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Je begeleidt en adviseert in het strategisch afwegen en vastleggen van de grote lijnen, de lange termijn-doelstellingen, de prioriteiten en de te betalen prestaties. Je draagt bij tot de ontwikkeling van het professioneel niveau binnen de organisatie. Hiervoor is het belangrijk dat je alle documenten die in het managementteam, aan de gemeenteraad of het college worden voorgelegd, voorbereidt, om zo een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bekomen. Je maakt samen met het managementteam het voorstel voor de strategische nota en meerjarenplanning op samen met het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen om zo voor het bestuur en de administratie een kader te creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties. Je ziet toe op besluit- en dossiervorming (redactioneel, inhoudelijk, opvolging) van het college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad.
Situationeel leidinggeven
-
zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers kan zijn leiderschapsstijl aanpassen naargelang de situatie en de medewerker (directief, begeleidend, ondersteunend of delegerend leidinggeven) is zich bewust van zijn natuurlijke leiderschapsstijl en kan deze doorbreken indien de situatie dit vereist zorgt ervoor dat de randvoorwaarden optimaal zijn (informatie, tijd, middelen, mandaat)
-
Je staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid om zo de korte en lange termijndoelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening aan de bevolking te verzekeren.
Dat houdt onder meer in dat je: • •
•
•
•
als voorzitter het managementteam aanstuurt; de leden van het managementteam correct, tijdig en volledig de nodige informatie doorgeeft die bruikbaar is voor het managen van hun entiteiten (rapportering op maat) en erop toeziet dat deze entiteiten op hun beurt rapporteren aan het managementteam; de leden van het managementteam stimuleert om vanuit de ervaring met de beleidsuitvoering, op hun domein relevante beleidsvoorstellen te formuleren in lijn met de bestuursakkoorden; de rol als hoofd van het personeel opneemt: je zorgt ervoor dat de randvoorwaarden vervuld zijn zodat de leidinggevenden op een correcte manier het personeelsbeleid kunnen uitvoeren binnen hun diensten; je houdt hierop toezicht; je hebt aandacht voor welzijn op het werk; je helpt conflicten tussen partijen op te lossen; actief deelneemt aan de managementvergaderingen.
Belangrijke competenties Competentie
Gedragsvoorbeelden voor de hele stad
Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie
Onafhankelijk denken
-
is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid is in staat autonoom te denken streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening is weerbaar bij tegenstand
-
Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen en houdt hierbij steeds het belang van de burger voor ogen.
Netwerken
-
legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun, medewerking houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan
-
Je onderhoudt interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren en via netwerken bij te dragen tot een optimaal klimaat voor de realisatie van de project- en organisatiedoelstellingen. Je voert verkennende en uitvoerende besprekingen met externe leveranciers van diensten binnen de beleidslijnen van de gemeenteraad.
-
-
Besluitvaardigheid
-
kan snel een doordacht standpunt innemen neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen neemt beslissingen onder tijdsdruk en in moeilijke omstandigheden informeert alle betrokkenen verdedigt een beslissing
Integriteit
-
geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid
-
Je hebt een duidelijke visie op normen en waarden, voert ze in en past ze toe.
Ondernemen
-
ziet en signaleert kansen of opportuniteiten onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering toetst voorstellen aan de realiteit
-
Je introduceert specifieke veranderingen in processen om de resultaten en de performantie te verbeteren. Je stemt de dienstverlening in de verschillende departementen af op de visie en doelstellingen van de gemeente.
-
Kennis: - Je hebt een goed inzicht in de werking van de gemeentelijke diensten en bestuursorganen. - Je hebt een grondige kennis van de wetgeving: van de nieuwe gemeentewet en het gemeentedecreet, het administratief recht (wet op overheidsopdrachten, decreet stedenbouw, milieuwetgeving, personeel en statutaire aangelegenheden) - Je hebt een goed inzicht in boekhouding en financiën, inzicht in de politieke besluitvormingsprocessen, politieke verhoudingen, inzicht in managementtechnieken en organisatie, openbaarheid van bestuur, administratief toezicht, motiveringsplicht. - Je bent vertrouwd met organisatie-, project- en veranderingsmanagement. - Je hebt een sterk analytisch en synthetisch denkvermogen. - Je hebt goede diplomatieke vaardigheden, je bent discreet en betrouwbaar. - Je bent zeer flexibel ingesteld en stressbestendig. - Je informaticakennis en -vaardigheden zijn op het niveau van een gevorderde gebruiker. Je hebt een goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access.
AANWERVINGSVOORWAARDEN: - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie, dit moet blijken uit een uittreksel van het strafregister; - de burgerlijke en politieke rechten hebben; - Belg zijn, omdat de uit te oefenen functie een deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt en werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving over het welzijn van de werknemers op het werk; - minimaal 6 jaren relevante beroepservaring hebben; - masterdiploma of universitair diploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Dit diploma moet je behalen in het Nederlands. Anders is het vereist dat je geslaagd bent op een taalexamen op het niveau van de functie dat je afgelegd hebt bij Selor. De kandidaten die een buitenlands diploma behaalden moeten een gelijkwaardigheidserkenning met een Belgisch diploma voorleggen (meer informatie: www.ond.vlaanderen.be/naric/nl/); - slagen in selectieproeven die bestaan uit een schriftelijke proef (100 punten), een mondelinge proef (100 punten) en een psychotechnische proef (100 punten). Enkel de kandidaten die slagen op een proef worden uitgenodigd voor de volgende proef. Om toegelaten te worden tot het volgende deel van de selectieprocedure, moeten de kandidaten in het voorafgaande deel minstens 50% van de punten behalen. Om als geslaagd te worden beschouwd in de selectieprocedure, moeten de kandidaten over het geheel van de proeven minimum 60% behalen. - De eerste selectieproef zal ingepland worden in september.
KANDIDATUURSTELLING: Je sollicitatie moet ten laatste op 17 juli 2016 toekomen bij Motmans & Partners tav. Jo De Bruyne, Herkenrodesingel 8D/4.02, 3500 Hasselt. Je kan je sollicitatie per post versturen naar bovengenoemd adres, afgeven of e-mailen naar
[email protected]. Je sollicitatie bestaat uit de volgende stukken: - een sollicitatiebrief; - een gedetailleerd curriculum vitae (met duidelijke vermelding van de relevante beroepservaring); - een afschrift van het vereiste studiebewijs. De Stad Hasselt is geïnteresseerd in je capaciteiten, ongeacht leeftijd, afkomst, kleur, religie of geaardheid! Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met Joost Laureys (011 23 90 35 of via
[email protected]). Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jo De Bruyne (011 30 35 00)
