FINANCIËLE GIDS FINANCIER

FINANCIËLE GIDS FINANCIER Financiële gids ESF OCMW

Standaardschalen van eenheidskosten

Departement Partnerships en Netwerk

FINANCIËLE GIDS

INHOUDSTAFEL INLEIDING ...................................................................................................................... 3

1.

ALGEMENE PRINCIPES .................................................................................................. 4

2. A. B. C. D. E. F.

De ESF-verordeningen ............................................................................................................. 4 Verplichtingen betreffende de communicatie, informatie en bekendmaking van de steun van het ESF... 4 Onderaanneming ..................................................................................................................... 5 Interne controle........................................................................................................................ 5 Subsidiebedrag........................................................................................................................ 6 Archivering van documenten (audit) ............................................................................................ 6

BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG ................................................. 8

3. A. B.

Jaarverslag ............................................................................................................................. 8 Controle van het jaarverslag ...................................................................................................... 9 B.1 Algemene principes ..................................................................................................... 9 B.2 Controle van het jaarverslag.......................................................................................... 9 B.3 Vereffeningprocedure................................................................................................... 9

Directie Partnerships ESF – OCMW – Standaardschalen van eenheidskosten

2/9

FINANCIËLE GIDS

1. INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarverslag in dat bestaat uit: een schuldvordering: een document opgesteld door de partner waarin het bedrag van het te ontvangen saldo vermeld staat (cf. het bedrag dat in de financiële tabel wordt berekend); het activiteitenverslag: opgesteld door de partner op basis van het door Actiris bezorgde model; de financiële tabel: opgesteld door de partner op basis van het door Actiris bezorgde model. Deze financiële tabel dient voor de berekening van het effectieve subsidiebedrag. Elk document wordt in naam van de partner ondertekend door een persoon met handtekeningbevoegdheid.

Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarverslag te helpen. De wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner moet voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen, worden in deze gids verduidelijkt. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondertekende overeenkomst aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormt voor de subsidiëring. Deze gids is een bijlage bij de partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan deze gids op elk moment wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt een nieuwe gids naar het e-mailadres van de partner dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden.

Directie Partnerships ESF - OCMW –Standaardschalen van eenheidskosten

3/9

FINANCIËLE GIDS

2. ALGEMENE PRINCIPES A. De ESF-verordeningen De acties genieten een cofinanciering van het ESF in het kader van het operationeel programma (OP) ESF - doelstelling “Investeren in groei en werkgelegenheid” in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BHG) 2014-2020 en kaderen bovendien in de investeringsprioriteit “actieve insluiting” van het OP van het BHG. Europese verordeningen die van toepassing zijn: Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad. Verordening (EU) nr. 1304/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Sociaal Fonds en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1081/2006 van de Raad. Deze financiële gids geeft een overzicht van de voornaamste op te volgen regels in het kader van door het ESF gecofinancierde overeenkomsten. Voor meer informatie kunt u de bovenvermelde verordeningen op de website van de Europese Commissie raadplegen.

B. Verplichtingen betreffende de communicatie, informatie en bekendmaking van de steun van het ESF 1. Bij alle door de partner genomen informatie- en communicatiemaatregelen wordt duidelijk gemaakt dat voor de actie steun is verleend uit de fondsen: door weergave van het embleem van de Unie in overeenstemming met de technische kenmerken die zijn vastgesteld in de uitvoeringshandeling die de Commissie ingevolge artikel 115, lid 4, vaststelt en een vermelding van de Unie; door een verwijzing naar het Europees Sociaal Fonds en Actiris; Actiris bezorgt de affiches en logo’s die op de website en op andere documenten worden vermeld. 2. Tijdens de uitvoering van de actie licht de partner het publiek voor over de uit de fondsen ontvangen steun: door op zijn website, indien hij die heeft, een korte beschrijving – in verhouding tot de ontvangen steun – van de concrete actie op te nemen, met inbegrip van het doel en de resultaten ervan, en daarbij de nadruk te leggen op de financiële steun door de Unie; door ten minste één affiche met informatie over het project (minimaal in A3-formaat) met vermelding van de steun door de Europese Unie op een voor het publiek goed zichtbare plek, zoals bij de ingang van een gebouw, te hangen. 3. Voor de acties waarvoor steun uit het ESF wordt verleend, ziet de partner erop toe dat de deelnemers aan de concrete actie van deze financiële steun op de hoogte zijn. 4. Alle documenten betreffende de uitvoering van de concrete actie die ten behoeve van het publiek of de deelnemers worden gebruikt, met name in bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, vermelden dat voor het operationele programma steun wordt ontvangen uit het fonds of de fondsen. Directie Partnerships ESF – OCMW – Standaardschalen van eenheidskosten

4/9

FINANCIËLE GIDS

5. Elk bewijsstuk voor informatie- en publiciteitsacties (exemplaren van publicaties, aankondigingen, ondertekende attesten, visitekaartjes, folders, persconferenties, tentoonstelling, …) i.v.m. de actie en met vermelding van de steun van Actiris en van het Europees Sociaal Fonds moet door de partner worden bewaard. Een voorbeeld van elk type van informatie- en publiciteitsactie.

C. Onderaanneming De partner mag de uitvoering van de verplichtingen die krachtens het partnershipkader in de partnershipovereenkomst zijn opgenomen niet deels of volledig uitbesteden.

D. Interne controle De partner beschikt over afdoende interne controleregels, en dit in overeenstemming met de grootte van de organisatie. Op vraag van Actiris of van eender welke andere controle-instantie moeten deze regels kunnen worden voorgelegd. De interne controle heeft betrekking op het hele beleid en de in de organisatie ingestelde procedures die een redelijke garantie moeten geven voor een doeltreffend en nauwkeurig beheer van haar activiteiten, voor een betrouwbare boekhouding, voor de naleving van de geldende wetten en reglementen [1]. Dit heeft onder andere betrekking op de volgende elementen: Het scheiden van de functies: De verantwoordelijken moeten erover waken dat de functies m.b.t. de bestellingen, de betalingen en de boekhouding voldoende en correct gescheiden zijn. Deze scheiding garandeert het bestaan van een controle op de betalingen, op basis van de bestelbonnen en de ontvangst van goederen en diensten. Door de betaling en de boekhouding te scheiden, wordt voorkomen dat niet toegestane betalingen worden aanvaard en ingeschreven. In de kleine structuren heeft de directeur een belangrijkere rol. De raad van beheer moet dus een strengere controle uitoefenen op de betrouwbaarheid en de conformiteit van de rekeningen. De overeenstemming tussen de bestelbon, het ontvangstbewijs en de factuur Het regelmatig afsluiten van de boekhouding: De verantwoordelijke moet erover waken dat de boekhouding regelmatig wordt afgesloten teneinde een overeenstemming tussen de banksaldo’s, de kassa en de boekhoudkundige registraties te garanderen. Hierdoor hebben we een zicht op de financiële gezondheid van de structuur. Naleving van de wetgeving en voornamelijk van de wet van 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de vzw’s. In het bijzonder de artikelen betreffende de algemene vergadering, de raad van beheer, ...

[1] Le contrôle interne dans les associations sans but lucratif – Guide de bonnes pratiques à l’usage des associations, document van de FGC 2007


5/9

FINANCIËLE GIDS

E. Subsidiebedrag Het maximale jaarlijkse subsidiebedrag alsook de berekeningsmodaliteiten zijn bepaald in artikel 10 van de partnershipovereenkomst. Actiris bevestigt jaarlijks het maximale jaarlijkse subsidiebedrag per brief. Actiris bepaalt het subsidiebedrag per actie op basis van de standaardschalen van eenheidskosten. 1. De standaardschalen van eenheidskosten voor de begeleiding in de fases 1 tot 4 Eén ½ VTE geco - Plaatselijke Besturen begeleidt 50 personen. De standaardschalen van eenheidskosten per dossier komen op 460 euro. Dit bedrag komt vrij vanaf het eerste opgevolgde dossier nadat de realisatiedoelstellingen voor de geco-arbeidsplaatsen toegekend aan de OCMW's zijn overschreden. - Bijvoorbeeld: voor een OCMW met twee VTE’s geco’s - Plaatselijke Besturen wordt de standaardschaal van eenheidskosten vanaf het 201e dossier betaald. 2. De standaardschalen van eenheidskosten voor de begeleiding aan het einde van een overeenkomst artikel 60§7 De standaardschalen van eenheidskosten per begeleiding bedragen 575 euro. 3. Berekening van het effectieve subsidiebedrag Het effectieve subsidiebedrag wordt als volgt berekend: 1) De standaardschalen van eenheidskosten (fases 1 tot 4) maal het aantal begeleide personen gedurende de fases 1 tot 4 die in het NWP ingevoerd zijn, min het aantal te begeleiden personen in het kader van de arbeidsplaatsen geco's - Plaatselijke Besturen. 2) De standaardschalen van eenheidskosten (art. 60§7) maal het aantal begeleide personen aan het einde van een overeenkomst artikel 60§7 die in het NWP ingevoerd zijn. 3) Optelling van de bedragen berekend voor 1 en 2. Het effectieve subsidiebedrag houdt rekening houden: - De bevindingen van de controle; - Het werkelijke aantal begeleide personen in fases 1 tot 4 alsook het werkelijke aantal personen dat na afloop van een overeenkomst art. 60§7 werd begeleid en die in het NWP zijn ingevoerd. Het effectieve subsidiebedrag mag het maximumbedrag van de subsidie niet overschrijden.

F. Archivering van documenten (audit) De partner bewaart gegevens en bewijsstukken van de acties die worden uitgevoerd in toepassing van de actie tijdens de duur van de programmering en minstens tot 31/12/2027 volgens de bepalingen voorzien in artikel 140 van de verordening (EU) 1303/2013. De documenten worden bewaard in de vorm van originelen of gewaarmerkte kopieën van de originelen, dan wel op algemeen aanvaarde gegevensdragers, met inbegrip van elektronische versies van originele documenten of documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat. De documenten worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. De procedure om de overeenstemming van op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten met de originele documenten te certificeren, wordt vastgesteld door de nationale Directie Partnerships ESF - OCMW –Standaardschalen van eenheidskosten

6/9

FINANCIËLE GIDS

autoriteiten en moet waarborgen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. De computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische vorm bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. NL L 347/406 Publicatieblad van de Europese Unie 20.12.2013.


7/9

FINANCIËLE GIDS

3. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG A. Jaarverslag Uiterlijk op 31 januari van het jaar n+1 dient de partner zijn jaarverslag bij Actiris in. Om ontvankelijk te zijn en behandeld te worden, bevat het jaarverslag alle vereiste elementen. Vereiste documenten

Verzending via de post

Verzending via e-mail

De aangifte van schuldvordering;

X

Het jaarlijks activiteitenverslag

X

X

De ondertekende financiële tabel

X

X

Het attest van de RSZ tot en met het derde trimester van het jaar n.

Een gescande versie

Het attest van de bedrijfsvoorheffing tot en met het derde trimester van het jaar n

Een gescande versie

Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeldt de partner dit op de hiervoor bestemde checklist.


8/9

FINANCIËLE GIDS

B. Controle van het jaarverslag B.1 Algemene principes Tijdens de duur van de overeenkomst, krijgt iedere bevoegde controle- of evaluatie-instantie toegang tot de documenten om de uitvoering van de gesubsidieerde actie na te gaan. B.2 Controle van het jaarverslag De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: de eerste fase: de deskcontrole gebeurt op basis van het jaarverslag van de partner. de tweede fase: de specifieke controle spitst zich toe op de uitvoering van de actie en gebeurt ter plaatse. B.3 Vereffeningprocedure Wanneer het dossier volledig aanvaard is, verstuurt Actiris de vereffeningbeslissing naar de partner en wordt het saldo gestort. Indien het effectieve subsidiebedrag lager is dan het maximumbedrag, stuurt Actiris een vereffeningvoorstel naar de partner. Vanaf de datum van verzending heeft de partner dertig kalenderdagen om op de opmerkingen van Actiris te reageren. De vereffeningbeslissing wordt naar de partner gestuurd nadat Actiris de bijkomende elementen die door de partner werden aangedragen, heeft onderzocht. Als deze elementen voldoende overtuigend zijn, gaat Actiris over tot de betaling van het saldo. Indien het effectieve bedrag lager is dan de voorschotten die de partner al heeft ontvangen, vraagt Actiris de partner via een schuldvordering om de te veel ontvangen som terug te betalen. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 geen interne administratieve beroepsmogelijkheden inhoudt, bestaat de enige mogelijkheid tot beroep in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, tweede lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.


9/9

FINANCIËLE GIDS FINANCIER

Recommend Documents