FINANCIËLE GIDS FINANCIER Financiële gids ESF Ateliers voor het Actief Zoeken naar Werk
Financiering volgens forfaitair tarief
Departement Partnerships en Netwerk
FINANCIËLE GIDS
INHOUDSTAFEL INLEIDING ...................................................................................................................... 3
1.
ALGEMENE PRINCIPES .................................................................................................. 4
2. A.
De ESF-verordeningen ............................................................................................................. 4
B.
Verplichtingen betreffende de communicatie, informatie en bekendmaking van de steun van het ESF... 4
C.
Onderaanneming ..................................................................................................................... 5
D.
Interne controle........................................................................................................................ 5
E.
Subsidiebedrag........................................................................................................................ 6
F.
Archivering van documenten (audit) ............................................................................................ 6
3.
DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN .................................... 8
4.
BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG ............................................... 10 A.
Jaarverslag ............................................................................................................................10
B.
Controle van het jaarverslag .....................................................................................................11 B.1
Algemene principes ....................................................................................................11
B.2
Controle van het jaarverslag.........................................................................................11
B.3
Vereffeningprocedure..................................................................................................11
Departement Partnerships en Netwerk ESF – AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
2/11
FINANCIËLE GIDS
1. INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarverslag in dat bestaat uit:
een schuldvordering: een document opgesteld door de partner waarin het bedrag van het te ontvangen saldo vermeld staat (cf. het bedrag dat in de financiële tabel wordt berekend); het activiteitenverslag: opgesteld door de partner op basis van het door Actiris bezorgde model; het financieel verslag: opgesteld door de partner op basis van deze financiële gids en het door Actiris bezorgde model. Deze financiële tabel dient onder andere voor de berekening van het effectieve subsidiebedrag.
Elk document wordt in handtekeningbevoegdheid.
naam
van
de
partner
ondertekend
door
een
persoon
met
Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarverslag te helpen. De wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner moet voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen, worden in deze gids verduidelijkt. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondertekende overeenkomst aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormt voor de subsidiëring. Deze gids is een bijlage bij de partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan deze gids op elk moment wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt een nieuwe gids naar het e-mailadres van de partner dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
3/11
FINANCIËLE GIDS
2. ALGEMENE PRINCIPES A. De ESF-verordeningen De acties genieten een cofinanciering van het ESF in het kader van het operationeel programma (OP) ESF - doelstelling “Investeren in groei en werkgelegenheid” in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (BHG) 2014-2020 en kaderen bovendien in de investeringsprioriteit “de toegang tot de arbeidsmarkt voor werkzoekenden en niet-actieve personen (met inbegrip van lokale werkgelegenheidsinitiatieven) en ondersteuning van professionele mobiliteit” van het OP van het BHG. Europese verordeningen die van toepassing zijn:
Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad.
Verordening (EU) nr. 1304/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 betreffende het Europees Sociaal Fonds en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1081/2006 van de Raad.
Deze financiële gids geeft een overzicht van de voornaamste op te volgen regels in het kader van door het ESF gecofinancierde overeenkomsten. Voor meer informatie kunt u de bovenvermelde verordeningen op de website van de Europese Commissie raadplegen.
B. Verplichtingen betreffende de communicatie, informatie en bekendmaking van de steun van het ESF 1. Bij alle door de partner genomen informatie- en communicatiemaatregelen wordt duidelijk gemaakt dat voor de actie steun is verleend uit de fondsen: door weergave van het embleem van de Unie in overeenstemming met de technische kenmerken die zijn vastgesteld in de uitvoeringshandeling die de Commissie ingevolge artikel 115, lid 4, vaststelt en een vermelding van de Unie; door een verwijzing naar het Europees Sociaal Fonds en Actiris; Actiris bezorgt de affiches en logo’s die op de website en op andere documenten worden vermeld. 2. Tijdens de uitvoering van de actie licht de partner het publiek voor over de uit de fondsen ontvangen steun: door op zijn website, indien hij die heeft, een korte beschrijving – in verhouding tot de ontvangen steun – van de concrete actie op te nemen, met inbegrip van het doel en de resultaten ervan, en daarbij de nadruk te leggen op de financiële steun door de Unie; door ten minste één affiche met informatie over het project (minimaal in A3-formaat) met vermelding van de steun door de Europese Unie op een voor het publiek goed zichtbare plek, zoals bij de ingang van een gebouw, te hangen. 3. Voor de acties waarvoor steun uit het ESF wordt verleend, ziet de partner erop toe dat de deelnemers aan de concrete actie van deze financiële steun op de hoogte zijn. 4. Alle documenten betreffende de uitvoering van de concrete actie die ten behoeve van het publiek of de deelnemers worden gebruikt, met name in bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, vermelden dat voor het operationele programma steun wordt ontvangen uit het fonds of de fondsen. Departement Partnerships en Netwerk ESF – AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
4/11
FINANCIËLE GIDS
5. Elk bewijsstuk voor informatie- en publiciteitsacties (exemplaren van publicaties, aankondigingen, ondertekende attesten, visitekaartjes, folders, persconferenties, tentoonstelling, …) i.v.m. de actie en met vermelding van de steun van Actiris en van het Europees Sociaal Fonds moet door de partner worden bewaard. Een voorbeeld van elk type van informatie- en publiciteitsactie.
C. Onderaanneming De partner mag de uitvoering van de verplichtingen die krachtens het lastenboek in de partnershipovereenkomst zijn opgenomen niet deels of volledig uitbesteden.
D. Interne controle De partner beschikt over afdoende interne controleregels, en dit in overeenstemming met de grootte van de organisatie. Op vraag van Actiris of van eender welke andere controle-instantie moeten deze regels kunnen worden voorgelegd. De interne controle heeft betrekking op het hele beleid en de in de organisatie ingestelde procedures die een redelijke garantie moeten geven voor een doeltreffend en nauwkeurig beheer van haar activiteiten, voor een betrouwbare boekhouding, voor de naleving van de geldende wetten en reglementen [1]. Dit heeft onder andere betrekking op de volgende elementen:
Het scheiden van de functies: De verantwoordelijken moeten erover waken dat de functies m.b.t. de bestellingen, de betalingen en de boekhouding voldoende en correct gescheiden zijn. Deze scheiding garandeert het bestaan van een controle op de betalingen, op basis van de bestelbonnen en de ontvangst van goederen en diensten. Door de betaling en de boekhouding te scheiden, wordt voorkomen dat niet toegestane betalingen worden aanvaard en ingeschreven. In de kleine structuren heeft de directeur een belangrijkere rol. De raad van beheer moet dus een strengere controle uitoefenen op de betrouwbaarheid en de conformiteit van de rekeningen.
De overeenstemming tussen de bestelbon, het ontvangstbewijs en de factuur
Het regelmatig afsluiten van de boekhouding: De verantwoordelijke moet erover waken dat de boekhouding regelmatig wordt afgesloten teneinde een overeenstemming tussen de banksaldo’s, de kassa en de boekhoudkundige registraties te garanderen. Hierdoor hebben we een zicht op de financiële gezondheid van de structuur.
Naleving van de wetgeving en voornamelijk van de wet van 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de vzw’s. In het bijzonder de artikelen betreffende de algemene vergadering, de raad van beheer, ...
De interne controles bij de verenigingen zonder winstoogmerk – Gids voor goede praktijken voor verenigingen, document van de FGC 2007
[1]
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
5/11
FINANCIËLE GIDS
E. Subsidiebedrag Binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, kent Actiris iedere partner een jaarlijkse subsidie toe die de kosten voor de Begeleiding voor het Actief Zoeken naar Werk dekt. Die subsidie wordt weergegeven door de financiering van voltijdse equivalenten (VTE). De partner stelt alles in het werk om op jaarbasis minimum 250 eenheden te realiseren per toegekende VTE. Bovendien moet de operator in de mogelijkheid zijn om minstens 15 eenheden te besteden aan het ter beschikking stellen van een cv en/of sollicitatiebrief om te reageren op een werkaanbieding via Select Actiris. De partner mag maximaal 15% van de eenheden (37 eenheden per VTE) realiseren voor werkzoekenden die over een bachelor- of masterdiploma beschikken en die minder dan een jaar werkloos zijn. Indien de partner meer dan 37 eenheden per VTE voor deze doelgroep realiseert, zullen deze niet meegeteld worden in de berekening van de 250 eenheden per VTE.
1. Maximumbedrag van de subsidie Het maximumbedrag van partnershipovereenkomst.
de
jaarlijkse
subsidie
is
vastgelegd
in
artikel
10
van
de
Het maximumbedrag van de subsidie wordt aangepast op basis van de realisatie-indicatoren en de controle van de actie. Die aanpassing gebeurt volgens de volgende principes: 80 à 100% realisatie van het aantal eenheden: • Het maximumbedrag van de subsidie voor zover de operator aantoont dat hij alles in het werk heeft gesteld om de actie te realiseren. Minder dan 80% realisatie van het aantal eenheden: • Het maximumbedrag van de subsidie wordt verminderd met 20%. En • Tijdens het volgende jaar wordt de subsidie proportioneel verminderd volgens het behaalde realisatiepercentage. 2. Berekening van het effectieve subsidiebedrag Het effectieve subsidiebedrag is berekend op basis van een forfaitair tarief. Dit bedrag wordt berekend door volgende elementen op te tellen • De aanvaarde directe personeelskosten • 40% van de aanvaarde directe personeelskost om de andere directe en indirecte kosten te dekken • Verminderd met de ontvangsten door de actie gegenereerd en of de andere subsidies in verband met de aanvaarde directe personeelskosten (Geco-premie,…) Het effectieve subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het maximumbedrag voor de subsidie.
F. Archivering van documenten (audit) De partner bewaart gegevens en bewijsstukken van de acties die worden uitgevoerd in toepassing van de actie tijdens de duur van de programmering en minstens tot 31/12/2027 volgens de bepalingen voorzien in artikel 140 van de verordening (EU) 1303/2013. De documenten worden bewaard in de vorm van originelen of gewaarmerkte kopieën van de originelen, dan wel op algemeen aanvaarde gegevensdragers, met inbegrip van elektronische versies van originele documenten of documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
6/11
FINANCIËLE GIDS
De documenten worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. De procedure om de overeenstemming van op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten met de originele documenten te certificeren, wordt vastgesteld door de nationale autoriteiten en moet waarborgen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. De computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische vorm bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd. NL L 347/406 Publicatieblad van de Europese Unie 20.12.2013.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
7/11
FINANCIËLE GIDS
3. DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN A. De directe personeelskosten De directe personeelskosten betreffen de financiering van het aantal VTE (voltijdse equivalenten) bepaald in artikel 10 van de partnershipovereenkomst. De directe personeelskosten betreffen
Worden niet beschouwd als directe personeelskosten het brutoloon (basisloon, premies, wettelijke voorschotten en provisies vergoedingen enz.) extralegale voordelen met de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid uitzondering van de de vertrekvergoeding maaltijdcheques de opzegvergoeding voor een niet de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer of gepresteerde opzegtermijn (want er opdrachten is geen verband met de actie) de voordelen die toegekend worden in het kader van een collectieve arbeidsovereenkomst of een forfaitaire bedragen. ondernemingsovereenkomst de wettelijke verzekeringen de arbeidsgeneeskunde
Indien de loonkost van een statutair personeelslid wordt ingediend, voegt de partner een kopie van de nominatieve aanstelling van de statutaire persoon aan het jaarlijks verslag toe.
B. Rechtvaardiging van de prestaties voor de directe personeelskosten Voor het personeel dat 100% aangesteld is voor de actie wordt die aanstelling geformaliseerd door een bijvoegsel aan of een arbeidscontract of een aanstellingsbrief volgens de rechtsvorm van de partner. Voor het personeel dat niet 100% aangesteld is voor de actie, vult de partner per persoon een timesheet in om de arbeidstijd voor de actie te rechtvaardigen. Actiris stelt het model hiervoor ter beschikking. Er moet een verband kunnen gelegd worden tussen de informatie in de time-sheets en de realisatie van de actie.
C. Alle andere directe en indirecte kosten Alle andere directe en indirecte kosten die gedekt worden door de overeenkomst stemmen overeen met een vast forfaitair tarief van 40% van de directe personeelskosten. Dit tarief laat de partners toe om alle andere directe en indirecte kosten te dekken.
D. De inkomsten gegenereerd door de actie De partner beschrijft in zijn financieel verslag alle subsidies die hij ontvangen heeft voor de directe personeelskosten ten laste van de subsidie (Geco subsidie, sociale Maribel, …).
Departement Partnerships en Netwerk ESF – AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
8/11
FINANCIËLE GIDS
De partner lijst eveneens alle facturen op in het kader van de overeenkomst voor de Ateliers voor het Actief Zoeken naar Werk die betrekking hebben op de ontvangsten gegenereerd door de actie AAZW.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
9/11
FINANCIËLE GIDS
4. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG A. Jaarverslag Uiterlijk op 31 januari van het jaar n+1 dient de partner zijn jaarverslag bij Actiris in. Om ontvankelijk te zijn en behandeld te worden, bevat het jaarverslag alle vereiste elementen. Vereiste documenten
Verzending via de post
De aangifte van schuldvordering; Het jaarlijks activiteitenverslag De ondertekende financiële tabel
Verzending via e-mail
X
X X
X
Het attest van de RSZ tot en met het derde trimester van het jaar n.
Een gescande versie
Het attest van de bedrijfsvoorheffing tot en met het derde trimester van het jaar n
Een gescande versie
De time-sheets voor het minder dan 100% aangestelde personeel
X
X
Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeldt de partner dit op de hiervoor bestemde checklist.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
10/11
FINANCIËLE GIDS
B. Controle van het jaarverslag B.1 Algemene principes Tijdens de duur van de overeenkomst, krijgt iedere bevoegde controle- of evaluatie-instantie toegang tot de documenten om de uitvoering van de gesubsidieerde actie na te gaan. B.2 Controle van het jaarverslag De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: de eerste fase: de deskcontrole gebeurt op basis van het jaarverslag van de partner. de tweede fase: de specifieke controle spitst zich toe op de uitvoering van de actie en gebeurt ter plaatse. B.3 Vereffeningprocedure Wanneer het dossier volledig aanvaard is, verstuurt Actiris de vereffeningbeslissing naar de partner en wordt het saldo gestort. Indien het effectieve subsidiebedrag lager is dan het maximumbedrag, stuurt Actiris een vereffeningvoorstel naar de partner. Vanaf de datum van verzending heeft de partner dertig kalenderdagen om op de opmerkingen van Actiris te reageren. De vereffeningbeslissing wordt naar de partner gestuurd nadat Actiris de bijkomende elementen die door de partner werden aangedragen, heeft onderzocht. Als deze elementen voldoende overtuigend zijn, gaat Actiris over tot de betaling van het saldo. Indien het effectieve bedrag lager is dan de voorschotten die de partner al heeft ontvangen, vraagt Actiris de partner via een schuldvordering om de te veel ontvangen som terug te betalen. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 geen interne administratieve beroepsmogelijkheden inhoudt, bestaat de enige mogelijkheid tot beroep in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, tweede lid, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.
Departement Partnerships en Netwerk ESF - AAZW – Financiering volgens forfaitair tarief
11/11
