Financieel management en de jaarrekening. Kunst & Zaken 22 en 29 september 2009
Financieel management en het gebruik van de jaarrekening en andere financiële documenten Kunstje of kunde?
©Deloitte 2007
Dagindeling • Voorstellen en formuleren leerdoelen
• Een algemeen kader / Governance (een cyclus: begroting, tussentijdse verantwoording en jaarverslaggeving) • Vermogensvorming • Investeringen • Financiering • Liquiditeit en bevoorschotting • Baten en lasten • Extra – De jaarrekening en verslaggeving – De verantwoording van projectsubsidies
• Vragen en afsluiting ©Deloitte 2007
Voorstellen en formuleren van leerdoelen
• drs. Maurice G.W. Quaedvlieg RA AA MBA Deloitte Accountants B.V. 06 – 11 00 33 32
[email protected]
• drs. Vincent W.J.A. van Stijn RA MGA Deloitte Accountants B.V. 06 – 11 00 28 77
[email protected]
©Deloitte 2007
Een algemeen kader
©Deloitte 2007
©Deloitte 2007
Governance
Sturing
Verantwoording
Beheersing
Toezicht
©Deloitte 2007
Governance
Sturing
Verantwoording
Beheersing
Toezicht
Begroting / Tussentijdse rapportages Raad van Toezicht / Bestuur / Jaarverslag / Jaarrekening Subsidiegever / Sponsor ©Deloitte 2007
Governance
Sturing
Verantwoording
Beheersing
Toezicht
Begroting / Tussentijdse rapportages Raad van Toezicht / Bestuur / Jaarverslag / Jaarrekening Subsidiegever / Sponsor ©Deloitte 2007
Governance
Tussentijdse rapportages Begroting
Management / Bestuur / Toezichthouder
Jaarverslag / jaarrekening
©Deloitte 2007
Governance
Begroting
Staat van baten & lasten Investeringsbegroting Liquiditeitsbegroting Balans
Management / Bestuur / Toezichthouder
Realistisch en voorzichtig! Welke doelen wil ik bereiken? Welke activiteiten zijn nodig om die doelen te bereiken? Welke middelen zijn nodig om die activiteiten uit te kunnen voeren? ©Deloitte 2007
Governance
Tussentijdse rapportages Begroting
Staat van baten & lasten Investeringsbegroting Liquiditeitsbegroting Balans
Management / Bestuur / Toezichthouder
Waar staan we ten opzichte van de begroting?
Realistisch en voorzichtig! Welke doelen zijn bereikt? Welke activiteiten zijn daarvoor uitgevoerd? Welke middelen waren nodig om die activiteiten uit te voeren? ©Deloitte 2007
Governance
Tussentijdse rapportages Begroting
Management / Bestuur / Toezichthouder
Een uitbreiding van de tussentijdse rapportages met inachtneming van formele verslaggevingseisen
Jaarverslag / jaarrekening
©Deloitte 2007
Governance De cyclus is rond
Tussentijdse rapportages Begroting
Management / Bestuur / Toezichthouder
Jaarverslag / jaarrekening
©Deloitte 2007
Vermogensvorming
Investeringen
Financiering Balans per 31 december 2008 Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen Totaal
Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden Totaal Bevoorschotting
Liquiditeit
©Deloitte 2007
Bufferfunctie Financieringsfunctie Bestedingsfunctie Inkomensfunctie
Vermogensvorming
Balans per 31 december 2008 Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen Totaal
Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden Totaal
Wat zou de minimale omvang moeten zijn van het vermogen? Wie heeft zeggenschap over het vermogen? Hoe zit dat met bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen? ©Deloitte 2007
- (Vervangings) investeringen - Zijn er voldoende middelen om tot investering over te gaan?
Investeringen
Eigen middelen Subsidies Bank
Balans per 31 december 2008 Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen Totaal
Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden Totaal
©Deloitte 2007
Externe financiering - Langlopend of kortlopend -Effecten van de kredietcrisis -Zijn er voldoende inkomsten om rente en aflossing te betalen?
Financiering
Balans per 31 december 2008 Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen Totaal
Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden Totaal
©Deloitte 2007
Balans per 31 december 2008 Activa - Materiële vaste activa - Voorraden - Kortlopende vorderingen - Liquide middelen Totaal
Passiva - Eigen vermogen - Voorzieningen - Langlopende schulden - Kortlopende schulden Totaal Bevoorschotting
Liquiditeit
Liquiditeitsplanning: verwachting t.a.v. betalingen en ontvangsten Het gevaar van verschuiving tussen subsidiejaren ©Deloitte 2007
Staat van baten en lasten jan-dec 2008 Hoe zeker zijn deze baten?
Hoe snel zijn lasten aan te passen? (vast / variabel)
Baten - Subsidie - Eigen inkomsten - Sponsoring Subtotaal
Realisatie
Lasten - Personeel - Huisvesting - Producties / tentoonstelling - Overig Subtotaal
Begroting
Confrontatie (ook voorgaand jaar)
Financiële baten en lasten Saldo van baten en lasten
Van wie is het resultaat? Zeker bij instelling met subsidies én commerciële activiteiten
©Deloitte 2007
De jaarrekening en verslaggeving: de theorie
©Deloitte 2007
De balans
©Deloitte 2007
De winst-en-verliesrekening (ook: staat van baten en lasten of exploitatierekening)
©Deloitte 2007
Het kasstroomoverzicht (1)
©Deloitte 2007
Het kasstroomoverzicht (2)
©Deloitte 2007
De balans
©Deloitte 2007
De exploitatierekening
©Deloitte 2007
Het kasstroomoverzicht
©Deloitte 2007
Belangrijkste basisprincipes
• Toerekeningprincipe (accrual principe) • Voorzichtigheidprincipe • Realisatieprincipe • Matchingprincipe • Continuïteitprincipe (going-concern) • Bestendigheidprincipe ©Deloitte 2007
Toerekeningprincipe (accrual principe)
Baten-lasten • Prestatierealisatie
©Deloitte 2007
Voorzichtigheidprincipe
Baten-lasten • Verwerk verlies bij constateren
©Deloitte 2007
Realisatieprincipe
Baten-lasten • Baten nemen indien gerealiseerd
©Deloitte 2007
Matchingprincipe
Baten-lasten • Kosten nemen in periode waarin bijbehorende opbrengsten worden verantwoord
©Deloitte 2007
Continuïteitprincipe (going-concern)
Baten-lasten • Waarderingskwestie: de organisatie gaat door óf stopt
©Deloitte 2007
Bestendigheidprincipe
Baten-lasten • Gelijktijdig • Volgtijdig • Vergelijkbaarheid!
©Deloitte 2007
Regelgeving: kader voor externe verslaggeving in Nederland
Baten-lasten
Rijksoverheid ontwikkelingen:
• EU-Richtlijn 4 + 7
• comptabiliteitswet
• BW2 Titel 9
• specifieke regelgeving (met toenemende aansluiting op BW2 Titel 9 en Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving)
• Besluit modellen jaarrekening (AMvB) • Besluit waardering activa (AMvB) • Jurisprudentie • Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving
Handboek Verantwoording Cultuursubsidies Musea / Instellingen • Voorschriften provincies / gemeenten / overig ©Deloitte 2007
BW 2 Titel 9 – enkele belangrijke uitgangspunten
• De jaarrekening geeft volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en resultaat, alsmede voorzover de aard van een jaarrekening dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit van de rechtspersoon ©Deloitte 2007
BW 2 Titel 9 – enkele belangrijke uitgangspunten
Kwalitatieve kenmerken van de jaarrekening: • Begrijpelijkheid • Relevantie • Betrouwbaarheid • Vergelijkbaarheid
©Deloitte 2007
BW 2 Titel 9 – enkele belangrijke uitgangspunten
• De balans met toelichting moet getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het vermogen en zijn samenstelling in activa- en passivaposten per het einde van het boekjaar weergeven
©Deloitte 2007
En inderdaad, dat is ook het geval in deze balans:
©Deloitte 2007
BW 2 Titel 9 – enkele belangrijke uitgangspunten
• De resultatenrekening met toelichting moet getrouw, duidelijk en stelselmatig de grootte van het resultaat van het boekjaar en zijn afleiding uit de posten van baten en lasten weergeven
©Deloitte 2007
En dat is in deze rekening van baten en lasten duidelijk te zien:
©Deloitte 2007
Indeling van het jaarrapport in het baten-lastenstelsel (vaak genoemd: het jaarverslag)
• Jaarverslag – Terugblik – Toekomst
• Jaarrekening – Balans – Staat van baten en lasten / Winst-en-verliesrekening / Exploitatierekening – (Kasstroomoverzicht) – Toelichting op voorgaande overzichten (te beginnen met algemene toelichting / waarderingsgrondslagen en daarna postgewijze toelichting)
• Overige gegevens – Accountantsverklaring – Bepalingen voor resultaatbestemming + voorstel resultaatbestemming – (Gebeurtenissen na balansdatum)
©Deloitte 2007
Jaarrekening: de 3 overzichten houden ook nog onderling verband
Dit saldo gaat naar het vermogen op de balans (resultaatbestemming) 7.182 – 42 = 7.140
©Deloitte 2007
En na de balans en exploitatierekening, ook de aansluiting tussen balans en kasstroomoverzicht
©Deloitte 2007
Het kan nog mooier: alle 3 tegelijk
Balans
W&Vrekening
Kasstroomoverzicht
Kasstroomoverzicht
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Activa
Passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
Voorzieningen
Financiële vaste activa
Langlopende schulden
Vlottende activa
Kortlopende schulden
Voorraden Vorderingen Overlopende activa Effecten Liquide middelen
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Activa
Passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
Voorzieningen
Financiële vaste activa
Langlopende schulden
Vlottende activa
Kortlopende schulden
Voorraden
Toenemende snelheid waarin schuld betaald moet worden
Vorderingen Overlopende activa Effecten Liquide middelen
Toenemende liquiditeit (snelheid van omzetbaarheid in cash)
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Activa
Passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa Materiële vaste activa
Voorzieningen
Financiële vaste activa
Langlopende schulden
Vlottende activa
Kortlopende schulden
Vreemd vermogen
Voorraden Vorderingen Overlopende activa Effecten
Bezittingen
Liquide middelen
Opgeteld = Totaalvermogen
Opgeteld = Totaalvermogen ©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Activa Vaste activa Immateriële vaste activa
Passiva Financier met
Eigen vermogen
Materiële vaste activa Financiële vaste activa
Langlopende schulden
Vlottende activa
Kortlopende schulden
Voorraden Vorderingen Overlopende activa Effecten Liquide middelen
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Activa
Passiva
Vaste activa
Eigen vermogen
Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa
Langlopende schulden
Vlottende activa
Kortlopende schulden
Voorraden Vorderingen
Financier met
Overlopende activa Effecten Liquide middelen
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Er zijn een groot aantal ratio s • Niet elke ratio is even relevant voor het werkveld van de culturele instellingen • Wees voorzichtig! • Voorbeelden van ratio s – Winstratio s: vergelijken winst met middelen die gebruikt zijn om die winst te genereren (bv. Rentabiliteit geïnvesteerd vermogen = Winst / Activa) – Activiteitenratio s: geven een indicatie van hoe goed een onderneming de activa benut (bv. Gemiddelde dagomzet = omzet/365 -> Debiteurentermijn = debiteuren / gemiddelde dagomzet) – Solvabiliteitsratio s: geven een indicatie van de mate waarin een organisatie aan haar verplichtingen kan voldoen en daarmee van de liquiditeit van de instelling ©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Solvabiliteitsratio s – Current ratio = vlottende activa / vlottende passiva Wat is gezond? Hangt af van instroom van liquide middelen en de vereisten voor contante betalingen
– Acid-test ratio (of Quick ratio) = direct realiseerbare vlottende activa / vlottende passiva (De crediteur wil immers geld, geen voorraden die hij eerst zelf maar eens moet zien te verkopen om aan cash te komen) – Schuldenratio = Totale schulden / totale activa – Andere ratio s: totaal vreemd vermogen / eigen vermogen (hoe hoger, des te groter het risico)
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Nog even iets verder inzoomen op de posten van de balans: – Immateriële vaste activa: research & development / software – Materiële vaste activa: operational lease / financial lease – Materiële vaste activa: afschrijven – De collectie? – Activa: bijzondere waardevermindering: impairment – Financiële vaste activa: willen wij dat wel? (opgepot geld of meerjarige projectvordering) – Risico van beleggingen – Voorraden: waardering (zijn de voorraden courant) / zijn de voorraden er nog wel – Effecten: is er een treasurystatuut (idem bij F.V.A.) – Liquide middelen: vrije beschikbaarheid / verkrijgbaarheid bankgarantie – Vermogen en voorzieningen: een kwestie van governance? – Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen ©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
Versus: niet in de balans opgenomen verplichtingen
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Eigen Vermogen – Vrij besteedbaar – Bestemmingsreserves – Bestemmingsfondsen
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Eigen Vermogen - vorming – Vrij besteedbaar – Bestemmingsreserves – Bestemmingsfondsen – Vorming via resultaatbestemming!
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie Eigen Vermogen – vorming: - Vrij besteedbaar - Bestemmingsreserves - Bestemmingsfondsen Vorming via resultaatbestemming!
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Voorzieningen Vormen verplicht indien aan criteria wordt voldaan Opdrachtgever kan dus geen regels stellen voor maximale omvang Opdrachtgever kan wel toezicht houden op wat hier aan de hand is (governance)
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Schulden Wat staan hier voor posities? Zijn er tussen opdrachtgever en opdrachtnemer afspraken gemaakt over het aangaan van schulden? Indien opdrachtgever primaire bron van inkomsten is van een organisatie (structureel subsidiegever): zijn er dan verplichtingen voor die subsidiegever als de organisatie dreigt om te vallen (bv. uit hoofde van goed bestuur)?
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Resultatenrekening Er zijn verschillende modellen Let op onderscheid resultaatbepaling en resultaatbestemming Bijzondere indeling: RJ 650 – Fondsenwervende instelling -> toedeling kosten aan bijbehorende baten
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Vreemde valuta Hoe verwerkt de organisatie dit in haar jaarrekening? Worden valutaposities afgedekt? Is hierover in subsidietoezeggingen iets geregeld?
©Deloitte 2007
Het lezen van de jaarrekening – op zoek naar de discussie
• Consolidatie Hebben wij het totaalplaatje? Wie hoort tot de consolidatiekring: bijzonder interessant bij stichtingen en verenigingen: daar loopt de rode draad via overwegende invloed op de zeggenschap en eenheid van bestuur
©Deloitte 2007
Projectverantwoording
• Opbrengsten – Subsidie: Ministerie van OCW / Provincie X / Gemeente Y – Subsidie overigen: VSBfonds / Mondriaan Stichting / etc. – Eigen inkomsten
• Kosten – Kosten van uren (uren maal tarief) – Out-of-pocketkosten
• Begroting • Toelichting ©Deloitte 2007
Projectverantwoording
• Toelichting: – Verklaring verschillen begroting-realisatie – Grondslag voor toerekening van baten (bijzondere aandacht voor eigen opbrengsten) – Grondslag voor toerekening van kosten – Uren ontleend aan? – Tarief: vooraf overeengekomen tarief of nacalculatorisch tarief of ….? (bv. Werkelijke kosten per persoon) – Out-of-pocketkosten: inclusief of exclusief belastingen + toelichten van bijzondere elementen onder deze kosten
• Vanuit inhoudelijk verslag goede aansluiting naar de financiële verantwoording
©Deloitte 2007
Projectverantwoording
• Vormvereisten financiële verantwoording – Naam verantwoording (+ eventueel verwijzing naar projectnummer) – Datering – Heldere layout (begroting – realisatie / opbrengsten – kosten) – Toelichting – Ondertekening
©Deloitte 2007
Financieel management en het gebruik van de jaarrekening en andere financiële documenten Inmiddels een kunstje of toch een kunde?
VRAGEN? ©Deloitte 2007
