Financieel beleidsplan

Financieel beleidsplan 2013-2017

Ds. G. Voetiusschool Andel 04CN

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ..................................................................................................................... 2 1. Inleiding ................................................................................................................................ 3 2. Strategische doelen .............................................................................................................. 3 3. Organisatie ............................................................................................................................ 3 3.1 Opzet begrotingscyclus .................................................................................................... 3 3.2 Financiële bevoegdheden ................................................................................................ 4 4. Indicatoren............................................................................................................................ 4 4.1 Indicatoren voor de vermogenspositie. ........................................................................... 4 4.2 Indicatoren voor een optimaal onderwijsproces. ............................................................ 5 4.3 Indicatoren voor de financieel administratieve organisatie............................................ 5 5. Beleidsdoelen ........................................................................................................................ 5 5.1 Vermogenspositie ............................................................................................................ 5 5.2 Optimaal onderwijsproces ............................................................................................... 5 5.3 financieel administratieve organisatie ............................................................................ 5 6. Monitoring ............................................................................................................................. 5 7. Tijdschema begrotingscyclus ................................................................................................ 6 BIJLAGEN .................................................................................................................................. 7

Versie 2: 12-02-2013

Financieel beleidsplan

2

1. INLEIDING Hierbij treft u het financieel beleidsplan aan van de Vereniging tot het verstrekken van Christelijk Onderwijs op Gereformeerde Grondslag te Woudrichem. Onder de Vereniging ressorteert één school. Het schoolbestuur is aangesloten bij het Coöperatief Verband van Christelijke Scholen op Gereformeerde Grondslag regio Zuid West Nederland W.A. Deze coöperatie zorgt voor de invulling van bovenschools management. 2. STRATEGISCHE DOELEN De strategische doelen van de school komen voort uit de kernopdracht van de school. Deze kernopdracht luidt als volgt:

De basisschool draagt er zorg voor, de haar toevertrouwde kinderen in overeenstemming met Gods Woord en de daarop gegronde belijdenisgeschriften te leiden, te vormen en hulp te verlenen en legt mede de grondslag voor het volgen van aansluitend voortgezet onderwijs. Zij hoopt hiermee te mogen bereiken dat de kinderen hun taak en opdracht in kerk, gezin en maatschappelijke samenleving zoeken te vervullen naar de eis van Gods Woord.

De hiervan afgeleide strategische doelen t.a.v. de financiën voor de school zijn een vertaling van dit doel: 1. de inzet van personele en materiële middelen is doelmatig; 2. het in stand houden en/of opbouwen van een vermogenspositie, waarmee de continuïteit van de school voor zover mogelijk kan worden gewaarborgd; 3. het financieel beleid dient voorwaarden te scheppen voor een optimaal onderwijsproces; 4. het toekennen van een herkenbare plaats aan de financieel administratieve organisatie in de organisatieontwikkeling. Het financiële beleid is erop gericht deze doelen te verwezenlijken. Daarbij moet wel aangetekend worden dat het financiële beleid geen doel op zich is, maar dat dit het overige beleid ondersteunt. Het financiële operationele beleid wordt verwoord in dit financieel beleidsplan. 3. ORGANISATIE Onderwijsinstellingen zijn zelf verantwoordelijk voor de allocatie van de verkregen financiële middelen. Buiten de onderwijskundige en personele dimensie speelt in de beleidsvorming het financiële aspect een belangrijke rol. De administratieve organisatie is voor de school belangrijk. De school is naar de mening van het uitvoerend bestuur echter te klein voor een formeel handboek administratieve organisatie. Dat zou haar doel voorbijschieten en hoogstwaarschijnlijk verworden tot een lijvig boekwerk in de kast. Daarom is ervoor gekozen om de belangrijkste procedures en instructies op te nemen als bijlagen in dit financieel beleidsplan. In dit hoofdstuk wordt de samenhang van de administratieve organisatie beschreven. Hierbij wordt ingegaan op de regie van de begrotingscyclus, de uitvoering van de begroting binnen de school en de frequentie en de aard van de financiële rapportages. 3.1 Opzet begrotingscyclus De begrotingscyclus is het instrument bij uitstek voor het schoolbestuur om beleid te vormen en te evalueren. In de begrotingscyclus wordt de Deming Circle weergegeven: plannen – uitvoeren – evalueren – bijstellen. De begroting is niet alleen een financieel product, maar de begroting bestaat uit een verantwoordingsdocument, waarin het (algehele) beleid verwoord wordt, en een bijlage met cijfers. Hierdoor wordt de beleidsvormende kant van de begroting zwaarder dan de cijfers zelf. De begroting is hiermee een beleidsvormend stuk met een financiële omkadering. Het plannen gebeurt bij het opstellen van de begroting zelf. Aan deze begroting liggen namelijk plannen ten grondslag. Dit zijn harde plannen, zoals een investeringsplan of onderhoudsplan, maar ook zachte plannen, zoals het schoolplan. Tevens wordt rekening gehouden met het door het bestuur gestelde strategische financiële beleid.

Versie 2: 12-02-2013


3

Naast de begroting wordt ook een liquiditeitenplanning gemaakt. Op grond van deze planning wordt namens de algemeen directeur door het administratiekantoor per maand bekeken of vanuit de spaarrekening gelden overgemaakt moeten worden naar de lopende rekening of andersom. Lopende het jaar voert het uitvoerende bestuur de door het schoolbestuur vastgestelde begroting uit. Zij houdt daarbij rekening met de kaders die het bestuur in de bestuurlijke beleidsdocumenten heeft verwoord. Per kwartaal wordt de voortgang van de financiële uitvoering bekeken. Het doel hiervan is ten eerste een controle op de verwerking van financiën en ten tweede een controle op de budgetten. De budgetafwijking mag maximaal 5% negatief zijn per hoofdpost (afschrijvingen, leermiddelen, huisvestingslasten, overige instellingslasten, etc.) voordat de directie het uitvoerend bestuur moet raadplegen over overschrijding van de begroting of bijstelling van beleid. Het toezichthoudend bestuur wordt hiervan via de managementrapportage op de hoogte gebracht. Elk kwartaal zorgt de algemeen directeur voor afstemming van de kwartaalcijfers met het administratiekantoor, dit gebeurt nog een keer met de totale jaarcijfers voor de jaarrekening. In de kwartaalrapportages wordt het gevoerde beleid geëvalueerd door de directie en wordt het beleid eventueel bijgesteld. Naast deze interne evaluatie vindt jaarlijks een accountantscontrole plaats op de jaarrekening. De uitkomst hiervan kan ook gebruikt worden om beleid bij te stellen. 3.2 Financiële bevoegdheden De algemeen directeur heeft via de begrotingsvaststelling mandaat gekregen om de begroting uit te voeren. Hij geeft dit mandaat voor het grootste deel door aan de schooldirecteur. Voor beide mandaten geldt dat de uitvoering niet ongelimiteerd is. Ten eerste is het treasurystatuut opgenomen als Bijlage 2 bij dit financieel beleidsplan. Ten tweede zijn in de bestuurlijke beleidsdocumenten kaders geformuleerd waar de directie, zijnde zowel uitvoerend bestuur als directie, zich aan dient te houden. Ten derde zijn er naast deze kaders financiële tekeningsbevoegdheden, zodat verantwoordelijkheid gedeeld wordt en fraude wordt tegengegaan. In Bijlage 4 en Bijlage 5 zijn deze verantwoordelijkheden helder beschreven. 4. INDICATOREN Om invulling te geven aan deze financiële doelen zijn per doel indicatoren geformuleerd. De eerste doelstelling wordt gerealiseerd door realisatie van de overige doelstellingen en door het zich houden aan de begrotingscyclus. Daarom wordt deze niet verder uitgewerkt. Controle hierop gebeurt door de evaluatie van het totale beleid. 4.1 Indicatoren voor de vermogenspositie. Om een oordeel te kunnen geven over de mate van continuïteit van de organisatie dienen dusdanig indicatoren te worden gekozen dat de vermogenssituatie in beeld komt. Er dient dus gekeken te worden naar de relevante onderdelen op de balans en in de exploitatie die de mate van continuïteit van de organisatie in beeld brengen. De indicatoren zijn: 1. de hoogte van de rentabiliteit;

resultaat gedeeld door totale baten

2. de hoogte van de solvabiliteit;

eigen vermogen (excl. voorzieningen) gedeeld door balanstotaal

3. de hoogte van de liquiditeit

vlottende activa gedeeld door de kortlopende schulden

4. de hoogte van het weerstandsvermogen;

eigen vermogen minus materiële vaste activa gedeeld door totale rijksbaten

5. de hoogte van de personeelsreserve; 6. de hoogte van de kapitalisatiefactor;

(balanstotaal minus MVA gebouwen en terreinen) gedeeld door totale baten

7. de hoogte van de voorzieningen. Versie 2: 12-02-2013


4

4.2 Indicatoren voor een optimaal onderwijsproces. Om een oordeel te kunnen geven over het optimaal zijn van het onderwijsproces, moeten er indicatoren benoemd worden die dit in kaart brengen. De indicatoren zijn: 1. de overhead1 van de school

fte overhead gedeeld door totale fte, exclusief coöperatie overhead.

4.3 Indicatoren voor de financieel administratieve organisatie. Om een oordeel te kunnen geven over de financieel administratieve organisatie, moeten er indicatoren benoemd worden die dit in kaart brengen. De indicatoren zijn: 1. de benodigde tijd tussen afloop periode (kwartaal / jaar) en de beschikbaarheid van de cijfers; 2. het aantal overboekingen n.a.v. fouten in het kwartaal grootboek. 5. BELEIDSDOELEN In dit hoofdstuk zijn per onderdeel van het financieel beleid de beleidsdoelen weergegeven. 5.1 Vermogenspositie De beleidsdoelstellingen voor de vermogenspositie zijn: 1. de rentabiliteit wordt per jaar zodanig aangepast, dat toegewerkt wordt naar de overige beleidsdoelstellingen; 2. de solvabiliteit ligt tussen de 30 en 80 %; 3. de liquiditeit is minimaal 1; 4. het weerstandsvermogen is minimaal het percentage genoemd in de bijlage Opbouw weerstandsvermogen; 5. de personeelsreserve omvat minimaal de personele onderdelen van het weerstandsvermogen, zoals genoemd in de bijlage Opbouw weerstandsvermogen; 6. De kapitalisatiefactor voldoet aan de norm van de Inspectie, namelijk 0,60, vermeerderd met het risico dat de school als eigenrisicodrager loopt. Indien de kapitalisatiefactor hoger is dan 0,90 wordt het private vermogen in mindering gebracht. Als de kapitalisatiefactor dan nog hoger is dan 0,60 (vermeerderd met risico eigenrisicodragerschap), wordt er een plan reductie eigen vermogen gemaakt. 7. De voorziening groot onderhoud is gebaseerd op een periode van 40 jaar. 5.2 Optimaal onderwijsproces De beleidsdoelstellingen voor een optimaal onderwijsproces zijn: 1. de overhead is kleiner of gelijk aan 20%. 5.3 financieel administratieve organisatie De beleidsdoelstellingen voor de financieel administratieve organisatie zijn: 1. de periodecijfers zijn na maximaal 15 werkdagen beschikbaar; 2. het aantal correcties in het kwartaalgrootboek is kleiner dan 5. 6. MONITORING Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de in hoofdstuk 5 genoemde beleidsdoelen. Via de begroting worden aan de directie budgetten toegekend. De directie heeft de beschikking over deze budgetten en legt daarover verantwoording af, waarbij inde tweede en derde managementrapportage inzicht wordt gegeven in het te verwachten jaarresultaat t.o.v. de begroting.

1

Onder overhead wordt verstaan: directietaken, IB-taken, conciërge c.q. schoonmaak, administratie, ICT en schoolmaatschappelijk werker Versie 2: 12-02-2013


5

In elke managementrapportage van de schooldirecteur aan het schoolbestuur is een confrontatie tussen de werkelijke cijfers en de begroting opgenomen. Dit gaat vergezeld van een toelichting op minimaal de significant afwijkende bedragen. 7. TIJDSCHEMA BEGROTINGSCYCLUS De begrotingscyclus vormt een belangrijk instrument om tot sturing te komen binnen de schoolorganisatie. Door afspraken vast te leggen in een tijdsschema, ontstaat er duidelijkheid over de te volgen stappen. De begrotingscyclus voor het schoolbestuur is op coöperatieniveau vastgelegd in de „Bestuurlijke beleidsagenda coöperatie‟. De cyclus voor de directie is op coöperatieniveau vastgelegd in de „Beleidsagenda managementteam coöperatie‟.

Versie 2: 12-02-2013


6

BIJLAGEN Verantwoordelijkheidsgebieden van financiële functionarissen .............................................. 8 Treasury statuut ...................................................................................................................... 10 Procedure maken begrotingen ................................................................................................ 13 Opbouw weerstandsvermogen aangesloten scholen ............................................................. 15 Richtlijn coderen inclusief rekeningschema grootboek .......................................................... 16 Protocol elektronisch betalen VGS .......................................................................................... 24 Protocol controle dagafschriften ............................................................................................ 26 Protocol betalingen directie .................................................................................................... 27 ANBI beleidsplan ..................................................................................................................... 28

Versie 2: 12-02-2013


7

VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN VAN FINANCIËLE FUNCTIONARISSEN Binnen de schoolorganisatie worden de volgende financiële functies onderscheiden: 1. de financieel (eind)verantwoordelijke; 2. de budgethouders; 3. de registratieve functie; 4. de subadministratie; 5. de betaalfunctie; 6. de kassiersfunctie; 7. de controle- of controllersfunctie. De punten 3 tot en met 6 worden uitgevoerd door het administratiekantoor. Deze worden daarom niet in dit beleidsplan uitgewerkt. Punt 7 wordt deels door het administratiekantoor en deels door de school zelf verricht (zie protocol controle dagafschriften). Het administratiekantoor doet ook voorstellen voor de hoogte van de „technische voorzieningen‟, zoals jubilea. Financieel eindverantwoordelijke Meerjarenraming Balans en inventarisatie Voorlichting Presentatie gegevens Evaluatie Jaarrekening Rekeningschema Gebruik rekeningschema Wijziging rekeningschema Budgethouders Kasbeheer Beleidsadvisering Financiën onderhoud

Financieel verantwoordelijke Begroting Toezicht en leiding Boekingsverslag Presentatie gegevens Registratie en betaling Budgethouders Administratieve organisatie Vervaardigen verkoop- of opbrengstfactuur

Versie 2: 12-02-2013

NAAM: algemeen directeur Vervaardigen meerjarenraming als beleidsvoorbereiding. Zorg dragen voor een beginbalans en inventarisatie van duurzame activa. Eens per 5 jaar worden de activa actief gecheckt. Zorgen voor een gerichte voorlichting op het gebied van de begroting. Het op een overzichtelijke en toegankelijke wijze presenteren van financiële gegevens. Het verstrekken van een aanzet aangaande de inhoudelijke en financiële toetsing. Het binnen de gestelde termijn doen vervaardigen van de jaarrekening. Het doen van voorstellen op het gebied van het rekeningschema. Het toezien op het juiste gebruik van het rekeningschema. Het doorvoeren van een verandering in het rekeningschema. Zorg dragen voor voldoende informatie omtrent de effectiviteit en efficiency van de budgethouders. Het verlenen van „kwijting‟ aan degenen die met de kassiersfunctie zijn belast. Het vanuit de financiële discipline doen van beleidsaanbevelingen aan de directie en/of het schoolbestuur. Het vertalen van de onderhoudsinventarisatie naar de financiële onderhoudsvoorziening. NAAM: schooldirecteur Presentatie van de begroting en aanvullende toelichting. Het geven van leiding en het verrichten van toezicht aan de medewerkers van de financiële administratie. Het controleren van het boekingsverslag alvorens tot definitieve verwerking in het grootboek wordt gekomen. Medeverantwoordelijk voor een juiste en inzichtelijke presentatie van financiële gegevens. Toezien op het tijdig registreren en verrichten van betalingen. Zorg dragen voor voldoende informatie omtrent de effectiviteit en efficiency van de budgethouders. Het doen van aanbevelingen, het tot stand brengen en toetsen van de werkzaamheden op het terrein van de administratieve organisatie. Het aanmaken van de verkoopfacturen in het geval van ontstane opbrengsten.


8

Budgethouders Indienen wensen Liquiditeit Bestellingen

Offertes Controle ontvangst

Financiële onderbouwing Toetsing en evaluatie Rapportage

Versie 2: 12-02-2013

NAAM: schooldirecteur Het binnen de gestelde termijn aan de financiële verantwoordelijke indienen van de inhoudelijke en financiële wensen. Het indienen van een schatting van de te verwachten uitgaven in de geldende budgetperiode. Het op de afgesproken wijze controleren en eventueel afhandelen van de ingediende bestelformulieren en na akkoord voorzien van de handtekening. Het opvragen van offertes in de gevallen waarin hierom wordt gevraagd. Het op verzoek controleren van de ontvangen factuur met de op het bestelformulier vermelde gegevens, eventueel na de controle op de ontvangst van de goederen of dienst. Het in de budgetgeleding financieel vertalen van de levende wensen. Het voortdurend toetsen van de financiële en inhoudelijke voortgang van het betreffende budget. Het gevraagd en ongevraagd afleggen van verantwoording over de voortgang en de uitputting van het budget aan de directie.


9

TREASURY STATUUT

Treasury is het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico‟s. Het toezichthoudend en uitvoerend bestuur onderkennen het belang van een verantwoord en adequaat beheer van de financiële middelen. Als gevolg daarvan wenst zij haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten, en neemt daarbij de wet- en regelgeving als uitgangspunt. In dit treasurystatuut is de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van het aanwijzen van verantwoordelijken en het benoemen van de handelingsvrijheid die zij hebben. Artikel 1. Begrippenkader In dit statuut wordt verstaan onder: - Kasgeldlimiet Het bedrag aan contant geld dat maximaal in één keer opgenomen kan worden ten behoeve van de kas. - Liquiditeitenbeheer Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot vijf jaar. - Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid. - Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Artikel 2 Verdeling beheer gelden Het toezichthoudend bestuur (i.c. de penningmeester) is verantwoordelijk voor het beheer van de private gelden. De algemeen directeur is als uitvoerend bestuurder verantwoordelijk voor het vermogen van de school en het op orde houden van de liquiditeiten, zodat de school aan haar korte termijn verplichtingen kan blijven voldoen. De rekeningen worden geopend en gewijzigd door de (eerste) penningmeester bij private rekeningen en door de algemeen directeur bij publieke rekeningen. Voor alle acties die te maken hebben met de treasuryfunctie gelden de volgende bevoegdheden: de schooldirecteur is bevoegd tot zelfstandig handelen voor het maximale bedrag van € 5.000; de algemeen directeur is bevoegd tot zelfstandig handelen voor het maximale bedrag van € 50.000; de penningmeester is onbeperkt bevoegd voor zowel het publieke als het private deel. Controle op deze voorschriften gebeurt door het administratiekantoor en door de externe accountant. Artikel 3 Valutarisicobeheer Valutarisico‟s worden uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro‟s. Artikel 4 Intern liquiditeitsbeheer De directie beperkt haar interne liquiditeitsrisico‟s door haar treasury activiteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning met een looptijd van één jaar. Artikel 5 Financiering Het schoolbestuur maakt vooralsnog geen gebruik van externe financieringsmiddelen. Indien in de toekomst deze vorm van financiering noodzakelijk blijkt, wordt eerst bekeken of geleend kan worden van de private gelden van de vereniging / stichting en als dat ontoereikend is, wordt de externe financiering geregeld bij een bank met minimaal rating AA. Artikel 6 Sponsorbijdragen

A: Kaders

Sponsoring in het onderwijs moet verenigbaar zijn met de identiteit, de pedagogische en onderwijskundige taak en de doelstelling van de school. Er mag geen schade worden berokkend aan de verstandelijke en/of lichamelijke gesteldheid van leerlingen. Sponsoring moet in overeenstemming zijn met de goede smaak en het fatsoen. Sponsoring mag niet de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van het onderwijs, de scholen en de daarbij betrokkenen in gevaar brengen. Versie 2: 12-02-2013


10

B: Beïnvloeding

Sponsoring mag niet de onderwijsinhoud beïnvloeden, dan wel in strijd zijn met het onderwijsaanbod en de door de school aan het onderwijs gestelde kwalitatieve eisen. Zo mag in lesmaterialen en leermiddelen geen (impliciete) reclame voorkomen en mag daarin geen sprake zijn van onvolledige of subjectieve informatie. Indien er op een andere wijze in schoolverband reclame wordt gemaakt, mag dit de leerlingen niet stimuleren tot ongezonde en/of gevaarlijke activiteiten, noch mag dit leerlingen aanmoedigen om ouders te stimuleren producten of diensten af te nemen van de sponsor.

C: Continuïteit

De continuïteit van het onderwijs mag niet in gevaar komen doordat op enig moment sponsormiddelen wegvallen. Het uitvoeren van de aan de school wettelijk opgedragen kernactiviteiten mag niet afhankelijk worden van sponsormiddelen.

D: Verantwoording

Uit de jaarrekening moet duidelijk af te leiden zijn dat de school gebruik maakt van het middel sponsoring. De relevante betrokkenen bij de school worden zo voldoende geïnformeerd over de beslissingen aangaande sponsoring. Artikel 7 Vermogensbeheer

A. Kasbeheer

Om het beheer van de kas zo eenvoudig mogelijk te houden en fraude zoveel mogelijk tegen te gaan, gelden de volgende richtlijnen. 1. Het gebruik van contant geld op bestuurs- en schoolniveau wordt zo beperkt mogelijk gehouden. De kasgeldlimiet is € 500. 2. Verworven contante gelden voor zending, acties, etc. worden niet verantwoord via de kas, maar gestort worden op de bankrekening met vermelding van herkomst. 3. Er wordt een goede verantwoording van de kas bijgehouden, waardoor op ieder moment het kasgeld en de verantwoording daarvan kloppend zijn.

B. Saldo- en Liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende richtlijnen. 1. Er worden zo weinig mogelijk rekeningen aangehouden. 2. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode niet langer dan één jaar zijn rekening-courant, spaarrekeningen en deposito‟s. Er wordt geen gebruik gemaakt van beleggingen en derivaten. Deposito‟s mogen niet groter zijn dan € 100.000. 3. De banken waarmee zaken gedaan wordt voor de activiteiten onder het vorige lid, beschikken over de minimale rating AA. Bij downgrading van rating van de bank mag, in geval van een overeengekomen deposito, de deposito doorlopen tot het einde van de looptijd. 4. Maandelijks wordt door het administratiekantoor onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur bezien of gelden op de lopende rekening kunnen worden overgeboekt naar een spaarrekening of omgekeerd. 5. Vanuit het publieke vermogen worden geen leningen verstrekt. Het toezichthoudend schoolbestuur kan in bijzondere gevallen besluiten om een lening te verstrekken vanuit haar private vermogen. Artikel 8 Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden voor de treasuryfunctie van het toezichthoudend en uitvoerend bestuur staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Functie Toezichthoudend bestuur i.c. de penningmeester

Versie 2: 12-02-2013

Verantwoordelijkheden Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten. Het vaststellen van de treasuryparagraaf in het jaarverslag. Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan. Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid. Het uitvoeren van de private treasuryactiviteiten.


11

Algemeen directeur

Het ontwikkelen van beleidsvoorstellen en het rapporteren over treasury aan het bestuur. Het uitvoeren van het treasurybeleid. Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties van de schoolorganisatie. Het rapporteren aan het bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid en –beheer. Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten, zoals saldo- en liquiditeitenbeheer. Het opzetten van administratieve richtlijnen voor treasury. Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie. Het afleggen van verantwoording aan het bestuur. Het onderhouden van contacten met banken en overige financiële instellingen.

Artikel 9 Bevoegdheden In onderstaande tabel staan bevoegdheden voor treasuryactiviteiten weergegeven en ook de daarbij benodigde fiattering. Bevoegd functionaris Autorisatie door (eerste handtekening) (tweede handtekening)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer 1. Het uitzetten van middelen via deposito en spaarrekening.

Alg. directeur (bedragen tot en met € 50.000) of penningmeester (bedragen hoger dan € 50.000) 2. Betalingsopdrachten voorbereiden en Secretaresse/adm. medewerker Schooldirecteur (alg. dir. versturen. bij rekeningen hoger dan € 5.000)

Bankrelatiebeheer 3. Bankrekeningen openen / sluiten / wijzigen. 4. Bankcondities en tarieven afspreken.

Algemeen directeur Algemeen directeur

Financiering en uitzetting Artikel 10 Informatievoorziening Over de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden versterkt door de betreffende functionarissen. Informatie

1. 2. 3.

Frequentie

Liquiditeitenplanning. Jaarlijks Evaluatie treasuryactiviteiten in Jaarlijks treasuryparagraaf van het jaarverslag. Verantwoording n.a.v. Jaarlijks treasuryparagraaf via het jaarverslag.

Informatieverstrekker

Informatieontvanger

Alg. directeur Alg. directeur

Bestuur Bestuur

Alg. directeur

Bestuur

Inwerkingtreding Dit treasurystatuut treedt in werking vanaf 01-08-2013.

Versie 2: 12-02-2013


12

PROCEDURE MAKEN BEGROTINGEN Doel Het maken van de schoolbegrotingen van de bij de coöperatie aangesloten scholen. Werkwijze

Voorbereiding

Begin september wordt het voorbereidingsdocument naar de schooldirecteuren verzonden. De schooldirecteuren krijgen tot begin oktober de tijd om dit (samen met hun personeel of MT) in te vullen. Op het Individueel Overleg (overleg tussen algemeen directeur en schooldirecteur) wordt het voorbereidingsdocument doorgenomen. Onderdeel van dit document is het controleren van personeelsen leerlingengegevens en van het investeringsplan in het begrotingsmodel. Deze zijn van te voren klaargemaakt door de secretaresse van de coöperatie. Deze controle gebeurt als volgt: de schooldirecteur voert de leerling-telling per 1 oktober in en past eventueel de prognose voor de 5 komende jaren aan; de schooldirecteur controleert of het huidige personeelsbestand volledig is opgenomen en of de salarisschalen en –tredes kloppen; de secretaresse van de coöperatie controleert de activalijsten en voert de activa van het laatste deel van het vorige boekjaar en 9 maanden van het huidige boekjaar in. De activalijsten (incl. 1e waardering) vraagt ze op bij het administratiekantoor. De schooldirecteuren controleren deze lijst op zaken die gedesinvesteerd zijn. Eind september worden door de secretaresse van de coöperatie de nieuwe formats voor de begrotingen gemaakt op basis van de format van vorig jaar. In de week voor de herfstvakantie wordt begonnen met de kwartaalcijfers, inclusief de jaarprognose, van de scholen. Dit doet de algemeen directeur. De secretaresse van de coöperatie kopieert de jaarprognoses in de begrotingsformats.

Maken begrotingen

De tweede week na de herfstvakantie begint de algemeen directeur met de begrotingen. Hij kan dit eventueel delegeren aan de schooldirecteur, indien deze daar prijs op stelt. Hij plant anderhalve dag per begroting om de hele begroting te controleren en om de wensen van de schooldirecteur vanuit het voorbereidingsdocument erin te verwerken. Het controleren gebeurt als volgt: controleer personeel, leerlingen en GGL volgens website CFI; controleer rijksinkomsten aan de hand van bekostigingsgegevens CFI website; voer aan de hand van de nieuwe concept begroting voor het schooljaar t+1 de FVCS vergoeding in, houd rekening met de 7/12 versus 5/12 verdeling. Neem over de verdere jaren het bedrag uit de laatste begroting; controleer de overige baten en vul deze zo nodig aan; controleer de ingevulde activa; activa die de komende jaren aflopen, moeten opnieuw geboekt worden in het jaar dat de vervanging gepland wordt; voer de wensen vanuit het voorbereidingsdocument in het begrotingsmodel in; loop daarna via het grootboek van het huidige boekjaar, de jaarprognose uit het begrotingsformat en de jaarcijfers van het afgesloten boekjaar de overige kosten per post door en wijzig deze; zet de begroting uit het begrotingsmodel over in het begrotingsformat; vul vervolgens de meerjarenbegroting in met de gegevens uit het begrotingsmodel. Het aldus ingevulde begrotingsformat wordt naar de schooldirecteur gestuurd (cc. penningmeester), die ongeveer een week de tijd krijgt om aan de hand hiervan te bepalen wat eventuele maatregelen kunnen zijn. In die tijd wordt ook een Individueel Overleg gepland om te bespreken welke maatregelen eventueel genomen moeten worden. De beslissingen die dan genomen worden, zijn het uitgangspunt voor de conceptbegroting en bijbehorende toelichting. Versie 2: 12-02-2013


13

Na het Individueel Overleg begint de algemeen directeur aan de tweede fase van de begroting. De inbreng wordt nu gestopt, de begroting wordt gemaakt op de op dat moment afgesproken cijfers. Hij voert alle ingebrachte wijzigingen in het begrotingsmodel in. Vervolgens verandert hij op grond van de gegevens uit het begrotingsmodel het begrotingsformat, zodat de goede cijfers daarin komen te staan. Als laatste schrijft hij de toelichting op de begroting. Deze bevat een algemene toelichting, een confrontatie met de kaders uit het financieel beleidsplan, een risicoparagraaf en conclusies en eventuele aanbevelingen. Dit geheel wordt naar de penningmeester gestuurd. Deze krijgt enkele dagen de tijd om de begroting te controleren en adviezen te geven (voor zover dit al niet gebeurd is naar aanleiding van het begrotingsformat). Na verwerking van deze inbreng is de begroting definitief en kan deze worden geagendeerd op de vergadering van de adviesraad en het schoolbestuur (betreffend het toezichthoudend bestuur). De adviesraad moet vergaderen voor het schoolbestuur, zodat het schoolbestuur bij de behandeling van de begroting het advies van de adviesraad in bezit heeft. Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor het opstellen van de begroting ligt bij de algemeen directeur. De schooldirecteur en de penningmeester leveren ieder hun eigen inbreng. Het schoolbestuur stelt de begroting vast.

Versie 2: 12-02-2013


14

OPBOUW WEERSTANDSVERMOGEN AANGESLOTEN SCHOLEN De schoolbesturen van de coöperatie hebben gezamenlijk enkele risico‟s bedacht die op de school van toepassing zijn. De waarde daarvan is uitgedrukt in percentage weerstandsvermogen. De risico‟s zijn als volgt benoemd. a. De school is eigenrisicodrager voor wat betreft ziekte van personeel (bij andere scholen gedekt door het Vervangingsfonds). Het normale kortdurende verzuim is in de exploitatie van de school opgenomen. Het risico bestaat op langdurig verzuim, dit moet worden gedekt door de reserves. b. De school is ook eigenrisicodrager voor wachtgeld van personeelsleden (bij andere scholen gedekt door het Participatiefonds). Indien er wachtgeld ontstaat, is de school verantwoordelijk voor betaling ervan. c. De school is niet verzekerd tegen aansprakelijkheid. Eventuele aansprakelijkheid moet gefinancierd worden uit de reserves van de school. d. Een onverwachte toename of afname van leerlingen kan leiden tot meerkosten. Bij toename zijn dat een extra leerkracht en extra leermiddelen zonder dat hier financiering tegenover staat. Bij structurele afname zijn dat leerkrachtkosten, omdat het personeelsverloop minder snel gaat dan het leerlingverloop. e. We zien de laatste jaren een trend dat steeds meer personeelsleden (gedeeltelijk) ouderschapsverlof opnemen. Dit valt niet in de begroting in te plannen. f. De school heeft een kleine schaalgrootte en is daarom kwetsbaar voor mutaties in het personeelsen/of bestuursbestand. Ook is de impact van risico's groter dan bij een grotere school.

Andel Ds. Gisbertus Voetiusschool Benodigd weerstandsvermogen 5%

Risico Ziekteverzuim Wachtgeld, outplacement (participatiefonds)

6%

Assurantie eigen risico

5%

Leerling-verloop

5%

Ouderschapsverlof

4%

Restrisico

10%

Totaal

35%

Versie 2: 12-02-2013


15

RICHTLIJN CODEREN INCLUSIEF REKENINGSCHEMA GROOTBOEK Aanleiding Door de coöperatie is een richtlijn opgesteld voor het gebruiken van de grootboekrekeningen en het coderen van de inkomsten en uitgaven. Het gaat hierbij om een leidende instructie voor de scholen en geen vrijblijvende toelichting. Door het eigen beleid met betrekking tot de exploitatie van de verenigingskosten en een al dan niet gewenste nadere budgettering van verschillende kosten, is het niet mogelijk om éénduidige algemeen toepasbare richtlijn te verstrekken. Indien de codering van de uitgaven uniform plaatsvindt zal het na verloop van tijd mogelijk zijn de uitgaven te monitoren en te benchmarken. Opzet De richtlijn is als volgt opgebouwd: A: Toelichting 1. Algemeen 2. Privaat (vereniging) en Publiek (school) 3. Investeren en afschrijven 4. Balansrekeningen 5. Werkkostenregeling B: Uitsplitsing per grootboeknummer C: Overzicht uitgaven met betrekking tot de werkkostenregeling A: toelichting

1. Algemeen

Het uitgebreid rekenschema van de VGS is een compleet overzicht van alle rekeningen die mogelijk zijn voor één van de scholen waarvoor de VGS de administratie verzorgt. Een groot deel van de rekeningen is voor een individuele school overbodig en een deel van de rekeningen worden gebruikt voor boekingen van de loonkosten, OCW subsidies, te betalen bedragen, afschrijvingskosten, periodieke boekingen, tussenrekeningen etc. Deze rekeningen zijn niet relevant voor het coderen van de inkomsten en uitgaven. Deze rekeningen worden in de verdere uitwerking dan ook buiten beschouwing gelaten. We gaan hierbij vooral nader in op het verkorte rekenschema. We boeken alleen op de grootboeknummers waarop is begroot. Het kan zijn dat een aantal kosten op een ander grootboeknummer geboekt moeten worden dan men nu op de scholen gewend is. Verschillende scholen maken gebruik van de mogelijkheid om de uitgaven leermiddelen/ onderwijsleerpakket nader uit te splitsen en/of handvaardigheidmateriaal apart te coderen. Wel staat de mogelijkheid open voor een nadere onderverdeling/splitsing van bepaalde budgetten waar dit voor de school nodig is. In bijlage B is een kolom opgenomen voor het opnemen van het budget, indien gewenst kan hierin het eigen budget uit de vastgestelde begroting van het betreffende jaar opgenomen worden. In de kolom toelichting kan ook eventueel een toelichting toegevoegd worden die passend is voor de eigen situatie. Op deze manier kan er een complete beschrijving samengesteld worden voor het coderen. Een ander aandachtpunt is de aanlevering van de onkosten declaraties van personeelsleden. Het is gewenst dat deze op gelijke wijze worden verwerkt als andere crediteuren en dan of ook op de geleidelijst crediteuren opnemen of voorzien van een codestikker en scannen om op te nemen in de digitale procedure van facturenverwerking. Dit komt voor de scholen het inzicht in de betalingsopdrachten aan de VGS ten goede en voor de VGS is dit ook handiger voor de interne controle op de betalingsopdrachten. Declaraties van dienstreizen daarentegen dienen verzonden te worden naar de afdeling PSA van de VGS. Indien er kosten worden gemaakt voor een bepaald project of besteding van een geoormerkte subsidie dient dit op de factuur bij het coderen aangegeven te worden. Het betreft dan bijvoorbeeld een factuur met betrekking tot de besteding van: a. Materiële deel van de leerling gebonden financiering; b. De subsidie Engels van het Europees Platform; c. Cultuureducatie. Versie 2: 12-02-2013


16

2. Privaat (vereniging) en Publiek (school)

In de administratie en de jaarrekening wordt onderscheid gemaakt tussen het eigen vermogen van de vereniging (ontstaan vanuit middelen vanuit de achterban door leden en/of ouders) en het eigen vermogen dat ontstaan is uit overschotten van subsidiegeld. Ook in de inkomsten en uitgaven wordt dit onderscheid aangebracht. Dit is van belang voor de controle door de accountant bij de toetsing van de rechtmatigheid van de bestedingen. Door het ministerie kunnen geen beperkingen worden opgelegd met betrekking tot de besteding van de middelen van de vereniging. Om dit onderscheid goed zichtbaar te houden worden voor de inkomsten en de uitgaven van de vereniging afzonderlijke grootboeknummers gebruikt. Voor de inkomsten rekening 8500 t/m 8595 en voor de uitgaven rekening 4800 t/m 4895. Inkomsten en uitgaven dienen alleen ten laste van de vereniging gebracht te worden indien deze kosten ook zodanig zijn begroot, of er moet sprake zijn van de niet voorziene kosten die ten laste van de vereniging moeten komen dan wel inkomsten die niet begroot zijn zoals bijvoorbeeld een legaat. In beginsel dient de begroting leidend te zijn voor de keuze tussen privaat en publiek. Indien het gewenst is hierin een beleidswijziging door te voeren, kan dat ook met betrekking tot het lopende jaar. Het is dan wel van belang dit met de VGS af te stemmen zodat ook de daarmee samenhangende budgetten worden aangepast. Het advies is om de kosten die binnen de wettelijke kaders uit de publieke middelen gefinancierd mogen worden ook ten laste van deze middelen te brengen. De kosten die dan nog ten laste van de private geldstroom komen, worden daarmee beperkt. Publieke uitgaven zijn onder andere ook representatiekosten personeel, afscheid groep 8, onkostendeclaraties bestuursleden, kerstfeest e.d. Ingeval kosten aan de ouders worden doorberekend of kosten waarvoor een (gehele of gedeeltelijke) algemene ouderbijdrage gevraagd wordt, kunnen alleen ten laste van de publieke middelen gebracht worden indien de inkomsten dan ook ten gunste van de publieke middelen komen. De kosten voor het leerlingen vervoer van huis naar school mogen echter niet ten laste van de rijksvergoedingen gebracht worden.

3. Investeren en afschrijven

Uitgaven voor aanschaffingen van middelen die een levensduur hebben van meerdere jaren worden geactiveerd. Dat wil zeggen in de administratie worden de uitgaven niet direct als kosten opgenomen maar als een bezitting (activa) waarop op basis van de geschatte levensduur wordt afgeschreven. De jaarlijkse afschrijvingskosten komen dan ten laste van de staat van baten en lasten. Daarvoor wordt echter wel een ondergrens gehanteerd om te voorkomen dat ook minimale bedragen worden geactiveerd. Deze ondergrens is door alle scholen vastgesteld op € 500. Indien er meerdere facturen zijn van minder dan € 500, maar het betreft een samenhangend geheel, dient de beoordeling van de ondergrens aan de hand van het totaal bedrag plaats te vinden. Voor deze investeringen zijn afzonderlijke rekeningnummers in gebruik. Uit de jaarlijkse begroting zal blijken welke investeringen er voor het betreffende jaar op de planning staan. Het is noodzakelijk dat er consistentie is tussen het beleid bij het opstellen van de begroting en de codering van de facturen. Een duidelijke omschrijving van de investering (methode, groep, aantal computers, meubilair etc) heeft tot gevolg dat er een inzichtelijk overzicht van de aanwezige materiële vaste activa kan ontstaan. Dit zal op termijn veel gemak opleveren bij het opstellen van een meerjaren investeringsplan en geeft permanent een beter inzicht in de aanwezige bezittingen met de actuele boekwaardes.

4. Balansrekeningen

Het komt ook voor dat er betalingen worden gedaan maar andere partijen deze kosten dienen te vergoeden, zoals bijvoorbeeld kosten wegens onderhoud of vandalisme die voor rekening van de gemeente komen. Hiervoor zijn afzonderlijke rekeningnummers te gebruiken. Dat worden de balansrekeningen genoemd. Inkomsten die de school heeft, maar die bestemd zijn voor een derde worden ook op een balansrekening geboekt. In de meeste gevallen betreft dit dan de zendingsgelden waarvoor ook een speciale rekening in gebruik is.

Versie 2: 12-02-2013


17

5. Werkkostenregeling

Scholen die gebruikmaken van de werkkostenregeling dienen de kosten die onder de werkkostenregeling vallen afzonderlijk in de administratie vast te leggen. Dat betreffen altijd kosten die direct of indirect met personeel te maken hebben. Een deel van de kosten wordt op factuur of declaratiebasis betaald, maar er loopt ook een deel via de salarisadministratie. Vanuit het salarispakket zijn deze kosten op een eenvoudige wijze aan het einde van een periode inzichtelijk te maken. Het advies is om de kosten die onder de werkkostenregeling vallen altijd ten laste van de (publieke) school-exploitatie te verwerken en niet als kosten van de vereniging. Hiervoor kan de daarvoor specifieke toegevoegde rekening 4185 gebruikt worden. In de bijlage is nogmaals de opsomming gegeven van de kosten die wel of juist niet onder de werkkostenregeling vallen. B: Uitsplitsing per grootboeknummer

Inkomsten vereniging GG

Nummer 8500

Budget

Omschrijving Ouderbijdragen

8502 8504

Ledencontributies Collecten kerken

8530

Bijdragen leerlingenvervoer

Toelichting Alleen te gebruiken indien deze niet via de schoolexploitatie lopen. Contributies incl. overbetalingen van leden en donateurs Voor zover bestemd voor uitgaven van de vereniging en niet voor de school. Inkomsten en uitgaven voor leerlingenvervoer (huisschool) dient te allen tijde via de vereniging verwerkt te worden.

Uitgaven vereniging (voor zover ten laste van de vereniging begroot) GG

Nummer 4814

Budget

Omschrijving Representatiekosten bestuur

4830

Kosten leerlingenvervoer

4890

Overige bestuurslasten

Toelichting Alleen met betrekking tot kosten van het bestuur zelf, kosten t.b.v. personeel worden gecodeerd onder 4184 of 4186. De kosten voor vervoer huis – school, altijd ten laste van de vereniging. Bijvoorbeeld onkostenvergoedingen aan bestuursleden

Inkomsten school GG

Nummer 8300

Budget

Omschrijving Ontvangen huren

8310

Advertentie-inkomsten

8360

Ouderbijdragen

8390

Overige baten

8392

Overige baten personeel

8364

Opbrengsten Acties

Versie 2: 12-02-2013

Toelichting Verhuur schoolruimtes aan derden, voor cursussen of peuterspeelzaal Inkomsten van adverteren in bijv. de schoolkrant. Let hierbij wel op de kostenplaats ten goede waarvan deze inkomsten komen. Inkomsten van ouders die in rekening zijn gebracht voor kosten die gemaakt worden en ook ten laste van de exploitatie van de school komen. Dit kan zowel de algemene ouderbijdrage zijn maar ook doorberekening van kosten voor schoolreis, schoolzwemmen etc. Diverse inkomsten voor zover niet van overheidsinstellingen zoals Rijk, provincie of gemeente die de school ontvangt en geen betrekking hebben op de personele kosten. Diverse inkomsten voor zover niet van overheidsinstellingen zoals Rijk, provincie of gemeente die de school ontvangt en betrekking hebben op de personele kosten. De voorkeur gaat ernaar uit de opbrengsten van acties altijd op de balans te laten zetten, dan kunnen deze van daar uit worden doorgestuurd (bijv. naar een goed doel) of in de exploitatie worden opgenomen (bijv. voor aanschaf van een digibord o.i.d.).


18

Investeringen (waarop dus wordt afgeschreven) GG

Nummer 0200

Budget

Omschrijving Inventaris en apparatuur

0250

ICT

0300

Leermiddelen

0450

Overige materie vaste activa

Toelichting Meubilair, beamers, digiborden, koffieautomaat e.d. Bij de aanschaf van een compleet set digibord is het in verband met de afwijkende levensduur, het advies deze kosten op te splitsen in de drie onderdelen: 1. Digitaal bord 2. Laptop 3. Beamer Computers, server e.d.. Bij de aanschaf van meerdere computers, laptop etc. is het advies een duidelijke omschrijving en aantallen bij de codering op de factuur te vermelden zodat het overzicht van de materiële vaste inzicht geeft wanneer en wat, tegen welke prijs is aangeschaft. Methodes die meerdere jaren gebruikt worden (gemiddeld 8 jaar). Een duidelijke omschrijving van de methode en de groep waarvoor deze bestemd is, heeft tot gevolg dat er een inzichtelijk overzicht van de aanwezige materiële vaste activa ontstaan. Speeltoestellen

Groot onderhoud GG

Nummer 0832

Budget

Omschrijving Onttrekking voorziening onderhoud gebouwen

Toelichting De uitgaven van groot onderhoud aan de gebouwen voor zover deze voor rekening van de school komen. Dit betreft bijvoorbeeld schilderwerk, CV-installatie, dakonderhoud, vloerbedekking. Het betreffen uitgaven waarvoor door de school in de achterliggende jaren een voorziening is opgebouwd. Een koppeling tussen het Meerjaren Onderhouds Plan en de boekingen ten laste van deze rekening is gewenst.

Omschrijving Kosten extern personeel

Toelichting Kosten van extern ingehuurd personeel (niet scholing) maar als interim management, coaching, vakleerkrachten etc. Ook de betalingen aan de schoolvrijwilligers kunnen hieronder geboekt worden. Hieronder vallen niet alleen de kosten van individuele cursussen maar ook teambrede cursussen, traningen e.d.. Ook de kosten van de BHV opleiding en de kosten van KC voor schoolbegeleiding, leerlingen onderzoeken en kosten van geplande consultaties. Omdat de kosten van KC nog voor een deel door gemeenten gesubsidieerd worden, en het vooraf niet bekend is welke verplichtingen KC op de subsidie zal afboeken danwel bij de school in rekening zal brengen, is het praktisch niet zinvol deze post nader uit te splitsen. Dit betreffen de kosten van de Arbodienst.

Personeelskosten GG

Nummer 4152

Budget

4170

(Na)scholingskosten

4172

Kosten bedrijfsgezondheidszorg Kosten schoolontwikkeling/ begeleiding

4174

Versie 2: 12-02-2013

Psychologenwerk KC e.d.


19

GG

Nummer 4176

Budget

Omschrijving Kosten samenwerking

4180

Kosten werving

4184

Personeelsactiviteiten

4185

Besteding jaarruimte werkkostenregeling

4190

Overigen

Toelichting Dit betreffen de kosten van de Coöperatie die per kwartaal bij voorschot in rekening worden gebracht. Let op: deze kosten zijn niet opgenomen in VGSbegroot onder dit nummer, maar moeten wel geboekt worden onder dit nummer! Advertenties en de kosten van de VOG‟s. Onder deze rekening kunnen ook eventuele betaalde reiskosten van sollicitanten geboekt worden. De kosten voor personeelsleden en eventueel bestuursleden voor activiteiten en bijzondere (persoonlijke) omstandigheden. Voor zover deze niet onder de besteding van de jaarruimte vallen indien de werkkostenregeling wordt toegepast. Hieronder de uitgaven coderen van de kosten t.b.v. personeel voor zover deze betrekking hebben op de besteding van de jaarruimte zoals bijlage C in de tabel is weergeven. De eventuele kosten van een gezamenlijke etentje met bestuur dient bijvoorbeeld gesplitst te worden op basis van aantallen deelnemers. Let op: OP DIT GROOTBOEK IS (NOG) NIETS BEGROOT, MAAR ER IS WEL REKENING GEHOUDEN MET UITGAVEN BINNEN ANDERE GROOTBOEKNUMMERS. VANAF 2013 HIER WEL OP BOEKEN! Overige personele lasten, waaronder representatiekosten.

Huisvestingskosten GG

Nummer 4400

Budget

4410

Omschrijving Huur

4420

Dotatie voorziening onderhoud Onderhoud gebouwen

4425

Tuinonderhoud

4430

Energie

4440

Kosten schoonmaakbedrijf Overige schoonmaakkosten Publiekrechtelijke heffingen

4441 4450

4455

Versie 2: 12-02-2013

Bewaking/beveiliging

Toelichting Ingeval de school kosten maakt voor de huur van (tijdelijke) huisvesting. In het kader van de rechtmatigheid zullen dat veelal bij de beoordeling van de accountant “onrechtmatige” bestedingen betreffen. De boeking vindt maandelijks automatisch plaats op basis van de begroting. De kosten voor klein- en preventief onderhoud van de schoolgebouwen, incl. de service -en controle beurten van CV, speeltoestellen, brandblusapparatuur, liften of andere installaties die een onderdeel van het gebouw uitmaken. Indien voor het onderhoud aan de tuin in de begroting een afzonderlijk budget is opgenomen deze uitgaven hieronder coderen. Indien geen afzonderlijk budget is opgenomen dienen de kosten van de tuin onder 4420 geboekt te worden. De kosten van gas, water en electra incl. de kosten van de gezamenlijke energie inkoop organisatie Hieronder wordt geboekt de kosten van preventief onderhoud/wasbeurten van vloeren. Aanschaf van schoonmaakmiddelen en toiletartikelen (Direkta). De kosten van het waterschap en de gemeente voor zover deze betrekking hebben op de rioolrechten en eventueel afvoer afval. Tevens is deze rekening voor de boeking van de kosten van het ophaaldienst voor het overige afval. Voor het boeken van kosten van de alarmopvolging of controle van de alarminstallatie.


20

Overige instellingslasten GG

Nummer 4500

Budget

Omschrijving Kosten administratiekantoor

4502

Accountantskosten

4506

Kosten besturenorganisatie

4508

Administratiekosten school Aanschaf/onderhoud klein inventaris

4520 4522

Toelichting Dat zijn de kosten van de VGS met betrekking tot de personele en financiële administratie. Eventuele aanvullende diensten voor juridische ondersteuning dienen bij voorkeur gecodeerd te worden onder de kosten extern personeel (4152). De kosten van de jaarlijkse controle van de jaarrekening door de accountant die via de VGS in rekening worden gebracht. De kosten van de VBSO en eventueel de VGS voor het lidmaatschap op basis van een bedrag per leerling en de kosten van het eventuele lidmaatschap van de PO Raad Overige (interne) administratiekosten van de school, zoals briefpapier, enveloppen e.d. Kleine aanschaffingen Vaag uitgangspunt, verder concreet maken?Vooral inventaris, zoals extra planten, aankleding, mappenrek etc. Telefoonkosten, postzegels en pakketkosten (van bijv. retourzendingen).

Kosten telecommunicatie en porti Kosten MR

4550

4556

Keuken- en kantinekosten Schoolkrant/Schoolgids

4558 4560 4562

Abonnementen en contributies Culturele vorming

4568 4570 4574 4576

Afscheid leerlingen Koninginnedag Schoolreis Kosten schoolzwemmen

4590

Overige instellingslasten

Niet alle scholen hebben hiervoor een afzonderlijk budget in de begroting staan. Indien de kosten niet afzonderlijk bewaakt moeten worden, kunnen deze ook onder de diverse overige kosten verwerkt worden. Hierop kunnen eventuele kosten voor de vergadering geboekt worden alsook een afscheidsgeschenk voor een aftredend MR-lid en eventuele opleidingskosten. Kosten van koek en zopie. Indien het drukken van een schoolkrant en/of schoolgids wordt uitbesteed. Tijdschriften Uitgaven met betrekking tot cultuur, onder andere de besteding van de geoormerkte cultuursubsidie (zowel materiaal als excursies) Kosten afscheid groep 8 incl. Bijbels Kosten voor de viering van koninginnedag Kosten voor zover niet opgenomen bij culturele vorming Betreft kosten van het zwembad, voor zover de kosten niet ten laste van de vereniging moeten komen. Er is eventueel een budget op te nemen voor restpost of saldo van diverse uitgaven. Bij het gebruik van een rekening “overig” bestaat het risico dat diverse budgetoverschrijdingen hierop geboekt worden. Met als gevolg dat er geen goede budgetbewaking meer mogelijk is.

Kosten leermiddelen GG

Nummer 4600

Budget

4610

Versie 2: 12-02-2013

Omschrijving Onderwijsleerpakket

Leerlingtesten

Toelichting Verbruiksmateriaal onderwijsleermiddelen. Aanschaffingen van nieuwe methodes wordt gecodeerd op 0300. Indien een factuur zowel gebruiks- (meerjarige methodes) als verbruiksmateriaal bevat, moet deze bij de codering worden gesplitst. Kosten Cito en/of SEO, alleen indien ook afzonderlijk begroot. Financieel beleidsplan

21

4620

Computerkosten

4630

Kopieerkosten

4695

Vrije rekening

Kosten netwerkbeheerder, onderhoud, kleine aanschaffingen en reparaties, website, backup on-line, anti virus etc. Alle licentiekosten van ParnasSys tot licenties van methodes. Leasecontract kopieerapparaat, papierbestelling, toners en nietjes van printers. Indien gewenst naar eigen keuze in te vullen

Balansrekeningen GG

Nummer 1040

Omschrijving Debiteuren

1210

Gemeente huisvesting

1235

Gemeente onderhoud

1255

Gemeente OZB

1500

Crediteuren

1871

Zendingsfonds

1875

Actiefonds

1878

Actiefonds

Versie 2: 12-02-2013

Toelichting Voorfinanciering van kosten die niet voor de school zijn gemaakt en nog worden terugbetaald of per balans datum nog te ontvangen bedragen die ten gunste van de exploitatie dienen te komen Indien er door de school kosten zijn voorgefinancierd voor uitbreiding en/of aanpassing van het schoolgebouw worden de uitgaven op rekening geboekt. Onderhoudskosten van het gebouw die door de school zijn betaald maar voor rekening van de gemeente komen. Indien de gemeente bij de school kosten in rekening brengt voor de Onroerende Zaak belasting, dienen deze bij dezelfde gemeente weer in rekening gebracht te worden. Indien er per balansdatum nog schulden zijn waarvoor nog geen factuur is ontvangen moeten deze kosten wel in de financiële administratie te worden opgenomen als kosten en schuld. Bij de betaling in een volgend jaar worden de facturen gecodeerd op 1500. Nagekomen facturen binnen eenzelfde boekjaar (factuur over 1e kwartaal komt in het 2e kwartaal binnen) worden op de gebruikelijke wijze direct op de betreffende kostenrekening geboekt. Ontvangen zendingsgeld en het doorstorten naar het betreffende zendings genoodschap worden beiden gecodeerd op dezelfde rekening zodat het saldo van de rekening ook direct het nog aanwezige saldo zendingsgeld weergeeft. Indien er meerdere bestemmingen voor zendingsgeld (Bijv. Woord en Daad of KOEH) kan in het grootboek het onderscheid direct worden aangebracht. Idem


22

C: Overzicht onderscheiden vergoedingen en verstrekkingen inzake de werkkostenregeling Werkkostenregeling Personeelactiviteiten Fietsregeling Personeelsetentjes Kerstpakketten Vergoedingen personeelspot Belaste deel van de vergoeding dienstreizen Boeken en bloemen voor personeel bij afscheid, jubilea of andere gelegenheden Geschenkenbonnen Feestdagenfooi Vakbondscontributie Vergoeding van de vaste (privé) telefoon- en/of internetaansluiting Computer < 90 % zakelijk gebruik Vergoeding thuiswerkplek Fitness Verjaardagsgeschenken

Gerichte vrijstellingen en ni-hil waarderingen (onbelast) Studiekosten, cursussen en congressen Reiskosten WW verkeer max. € 0,19 per km Reiskosten dienstreizen max. € 0,19 per km Kosten maaltijd bij overwerk Arbo voorzieningen Consumpties tijdens het werk

Intermediaire kosten en overige kosten (onbelast) Representatiekosten externe relaties Betaalde materialen of andere uitgaven voor school Fruitmand zieke werknemer Vergoedingen stagiaires Vrijwilligersvergoedingen

Vakliteratuur Verstrekking van een mobile telefoon of smartphone bij meer dan 10% zakelijk gebruik Computer >90% zakgelijk gebruik Verhuiskostenvergoeding in het kader van de dienstbetrekking Outplacement Vergoedingen bij een 25- en 40jarig jubileum

Vaste onkostenvergoedingen Reguliere maaltijden tijdens werk Het verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of vergoeden van een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen

Opmerking telefoonkosten Het declareren van de kosten, of ter beschikking stellen van de privé telefoonaansluiting, ook met > 10% zakelijke gebruik, is een vergoeding die onder de besteding van de vrije jaarruimte van de werkkostenregeling valt. Onderstaand ter informatie een citaat uit het handboek loonheffing 2012 van de belastingdienst:

Internet en een vaste telefoon op de werkplek is onbelast. De waarde van de verstrekking van internet en een vaste telefoon in de woning van de werknemer of een vergoeding hiervoor is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook onderbrengen in uw vrije ruimte.

U kunt uw werknemer onbelast een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone) ter beschikking stellen (u blijft eigenaar) als uw werknemer aan de volgende twee voorwaarden voldoet: Uw werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen voor meer dan 10% zakelijk. Uw werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen (gedeeltelijk) op de werkplek. Als uw werknemer niet aan deze voorwaarden voldoet, is de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook onderbrengen in uw vrije ruimte. Het verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of vergoeden van een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen is belast: de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen of het bedrag van de vergoeding is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook onderbrengen in uw vrije ruimte. Versie 2: 12-02-2013


23

PROTOCOL ELEKTRONISCH BETALEN VGS Alle facturen, voor bestuur en school, moeten binnenkomen op school. De facturen worden van een registratienummer voorzien. Vervolgens wordt een factuur door de administratief medewerker gecodeerd met grootboekrekeningnummer en eventueel kostendrager en / of financieringsbron. Daarna worden er minimaal 2 handtekeningen gezet conform de hieronder genoemde voorwaarden. De eerste handtekening wordt gezet voor het accorderen van de rechtmatigheid (zijn de goederen en diensten in de juiste staat ontvangen), de tweede handtekening wordt gezet voor het accorderen van de doelmatigheid (staan de geleverde goederen en diensten in dienst van de door ons gestelde doelen). Bij de scholen die gebruikmaken van de digitale verwerking van facturen heeft de digitale beoordeling hetzelfde gewicht als een handtekening. Voor bestuursfacturen geldt het volgende: Voor bedragen onder de € 50.000 is de eerste persoon die tekent de besteller of gebruiker van het gefactureerde. De tweede persoon is de penningmeester van het schoolbestuur. Voor bedragen hoger dan € 50.000 zet de penningmeester van het schoolbestuur de eerste handtekening en de voorzitter van het schoolbestuur de tweede. Voor schoolfacturen geldt het volgende: Voor bedragen onder de € 5.000 is de eerste persoon die tekent de budgethouder of gebruiker van het gefactureerde. De tweede persoon is een lid van een hoger echelon. Dit betekent in de praktijk vaak dat de schooldirecteur de tweede handtekening zet. Bij uitgaven van de schooldirecteur is dat de algemeen directeur. Bij uitgaven van de algemeen directeur is dat de penningmeester van het schoolbestuur. Voor bedragen tussen de € 5.000 en de € 50.000 zet de schooldirecteur de eerste handtekening en de algemeen directeur de tweede. Voor bedragen hoger dan € 50.000 zet de algemeen directeur de eerste handtekening en de penningmeester van het schoolbestuur de tweede. Voor declaraties geldt het volgende: Declaraties van het personeel worden door het personeelslid zelf en de schooldirecteur ondertekend. Declaraties van de schooldirecteur worden door de schooldirecteur en de algemeen directeur ondertekend. Declaraties van het bestuur worden door het bestuurslid en de penningmeester ondertekend, declaraties van de penningmeester worden door de penningmeester en de voorzitter ondertekend. Indien een factuur nog niet betaald moet worden, wordt dit door 1 van de twee ondertekenaars duidelijk onder vermelding van de reden op een aangehechte memo aan de factuur gezet. Op dit memo wordt verwoord wie verantwoordelijk is voor de verdere afhandeling en daarna wordt de voortgang van de afhandeling erop geschreven. Deze factuur wordt nog niet ter betaling voorgedragen voordat de genoemde verantwoordelijke aangeeft dat de factuur betaald kan worden. Bij digitale verwerking wordt de factuur in de wacht gezet. Wekelijks wordt de Geleidelijst betalingsverkeer ingevuld a.h.v. de gecodeerde en geparafeerde facturen en declaraties. De achtergehouden facturen worden hierop niet vermeld. Hierop zet de directie haar handtekening voor de schoolfacturen en de penningmeester zet zijn handtekening voor de bestuursfacturen. Dit formulier wordt samen met de facturen en declaraties gekopieerd. De kopieën worden bewaard, de originelen worden opgestuurd naar de VGS, die voor de betaling zorg draagt. Bij digitale verwerking is het invullen van deze lijst niet meer nodig. De facturen worden nog wel opgestuurd totdat het bericht van VGS komt dat dit niet meer hoeft.

Versie 2: 12-02-2013


24

Schematisch weergegeven ziet het proces op het administratiekantoor er als volgt uit: Nr 1

2

3

4

5

6 7

Activiteit Controleren of directie/penningmeester facturen heeft geparafeerd voor betaling Inboeken facturen

Procestoelichting Wekelijks worden de te betalen facturen ontvangen van de administratief medewerker door VGS

Door Administratiekantoor

Tijdstip Binnen 1 week na ontvangst facturen

Binnen 1 week na controle boekt het administratiekantoor de facturen in.

Administratiekantoor

Opmaken begeleidingslijst betalingen Versturen begeleidingslijst betalingen Controleren + fiatteren begeleidingslijst betalingen Betalen

Wekelijks wordt de begeleidingslijst betalingen opgesteld.


Binnen 1 week na ontvangst facturen Elke woensdag en vrijdag

De begeleidingslijst betalingen wordt ter informatie verzonden aan de penningmeester VGS controleert en fiatteert de begeleidingslijst betalingen intern


Elke woensdag en vrijdag


Elke woensdag en vrijdag

VGS voert de betalingen uit


Boeken mutaties bankafschriften

De bankafschriften worden wekelijks door VGS geboekt


Elke woensdag en vrijdag wekelijks

Versie 2: 12-02-2013


25

PROTOCOL CONTROLE DAGAFSCHRIFTEN Hoewel het administratiekantoor haar eigen interne procedures heeft voor controle van de betalingen, rust de taak wel op de scholen om de dagafschriften van de schoolrekeningen na te kijken. Bij binnenkomst van de dagafschriften wordt de „ Geleidelijst betalingsverkeer‟ van de VGS of het digitale overzicht van verwerkte facturen die betrekking heeft op de periode van het dagafschrift erbij gepakt. Ook wordt de GEFIS betaalspecificatie van het CFI erbij gepakt voor de controle van de rijksbijdragen.

Controle afschrijvingen

Op de dagafschriften wordt gecontroleerd of de opgave die gedaan is op de betalingslijsten inderdaad ook afgeschreven is van de rekening. Indien dit niet het geval is, wordt de schooldirecteur hierover ingelicht. Vervolgens wordt gecontroleerd of er nog andere bedragen afgeschreven zijn die niet op de voornoemde lijsten staan. Deze worden ingedeeld in de volgende categorieën: Automatische afschrijving: daarvan is bekend bij degene die controleert dat deze plaatsvinden (bijvoorbeeld maandelijks voorschot energierekening). Indien het een onbekende transactie betreft wordt de schooldirecteur ingelicht. Afschrijving buiten de opgaveformulieren om: Hiervan wordt nagegaan bij het administratiekantoor hoe deze afschrijving tot stand is gekomen. Hierover wordt de schooldirecteur ingelicht.

Controle bijschrijvingen

Op de dagafschriften wordt gecontroleerd of de bedragen op de GEFIS betaalspecificatie inderdaad zijn bijgeschreven. Indien dit niet het geval is, wordt de schooldirecteur hierover ingelicht. Vervolgens wordt gecontroleerd of er nog andere bedragen zijn bijgeschreven buiten de rijksbijdragen om. Indien dit het geval is, wordt de schooldirecteur hierover ingelicht.

Acties schooldirecteur

De schooldirecteur gaat na of de af- of bijschrijving hem anderszins bekend is. Indien dit het geval is, onderneemt hij geen actie, behalve als het een betaling is geweest, die via de betalingslijst had moeten lopen. In dat geval onderneemt hij actie richting de administratief medewerker en / of het administratiekantoor om te zorgen dat dit niet meer voorkomt. Indien de af- of bijschrijving hem niet bekend is, neemt hij contact op met het administratiekantoor om dit te verifiëren. Indien het antwoord naar tevredenheid is, neemt hij geen verdere actie, indien niet, dan licht hij de algemeen directeur in. De algemeen directeur zal dan met het administratiekantoor uitzoeken hoe de af- of bijschrijving tot stand is gekomen en of die terecht is of niet. Indien deze niet terecht is, wordt het bedrag teruggestort of teruggevorderd van de begunstigde. Indien er opzet of grove schuld in het geding is bij het administratiekantoor, wordt het bedrag direct teruggevorderd bij het administratiekantoor. Indien er frauduleuze handelingen zijn gepleegd, wordt aangifte gedaan bij de politie. Van onverwachte bij- en afschrijvingen (niet voorzien in de begroting) doet de schooldirecteur altijd melding aan de algemeen directeur.

Versie 2: 12-02-2013


26

PROTOCOL BETALINGEN DIRECTIE Het protocol voor betalingen treedt in werking als de directie rekeningen of salaris(voorschotten) betaalt, vanwege uitval van het administratiekantoor. De directie heeft alleen toegang tot schoolrekeningen. De administratief medewerker maakt de „Geleidelijst Betalingsverkeer‟ op. Deze wordt door de schooldirecteur gecontroleerd door de onderliggende facturen te vergelijken met de betalingslijst. Na goedkeuring parafeert hij de lijst. Daarna zet de administratief medewerker de betalingslijst over in internet betalingsopdrachten. Deze opdrachten worden opnieuw door de schooldirecteur gecontroleerd aan de hand van de betalingslijst. Na goedkeuring door de schooldirecteur, geeft hij door aan de algemeen directeur dat er een betalingslijst klaarstaat. De algemeen directeur controleert de betalingen en betaalt deze via internetbankieren. Hij vermeldt daartoe tijdstip van betalen en het totaalbedrag op de betalingslijst en zet zijn handtekening op de betalingslijst. Na de betaling wordt van de betalingslijst en de bijgaande facturen een kopie gemaakt. De originelen worden opgestuurd naar het administratiekantoor met de uitdrukkelijke mededeling dat deze lijst al is betaald. Het administratiekantoor zal de rekeningen boeken, maar de betaling niet meer verrichten.

Salaris

Indien vanwege omstandigheden het administratiekantoor geen salaris kan overmaken, vraagt de schooldirecteur de netto salarissen van de huidige maand op (indien deze bekend zijn) en anders die van de vorige maand. Tegelijk wordt met het administratiekantoor afgestemd wie de salarissen betaalt, omdat ze anders dubbel worden uitgekeerd. Hiervan maakt de administratief medewerker op uiterlijk de 19e van de maand een betalingslijst op. Indien precieze bedragen niet bekend zijn, wordt een voorschot gegeven van het netto maandbedrag van vorige maand, naar beneden afgerond op € 25 ( een netto bedrag van € 1.537 wordt dan een voorschot van € 1.525). Deze lijst wordt door de schooldirecteur gecontroleerd en na goedkeuring geparafeerd. Daarna zet de administratief medewerker de betalingslijst over in internet betalingsopdrachten. Deze opdrachten worden opnieuw door schooldirecteur gecontroleerd aan de hand van de betalingslijst. Na goedkeuring door de schooldirecteur, geeft hij door aan de algemeen directeur dat er een betalingslijst klaarstaat met salarissen. Deze controleert de betalingen opnieuw aan de hand van de (ingescande of gefaxte) betalingslijst en geeft goedkeuring tot betaling. Hij vermeldt daartoe tijdstip van betalen en het totaalbedrag op de betalingslijst en zet zijn handtekening op de betalingslijst. Hij doet dit uiterlijk op de 22e van de maand.

Versie 2: 12-02-2013


27

ANBI BELEIDSPLAN Naam: Vereniging tot verstrekken van Christelijk Onderwijs op Gereformeerde grondslag te Woudrichem. 1. Werkzaamheden van de vereniging De instelling verzorgt het geven van christelijk primair onderwijs op gereformeerde grondslag. De vereniging beheert daartoe één school. 2. Wijze waarop de instelling fondsen wil verwerven De gelden van de vereniging worden verworven door:  vrijwillige ouderbijdragen;  bijdragen van kerken en/of particulieren;  legaten;  rente. De vereniging heeft behalve een meerjarenbegroting voor de komende vijf jaren waaruit blijkt hoeveel gelden de komende jaren naar verwachting zullen worden geworven en uitgegeven, ook een financieel beleidsplan waarin kaders voor de inzet en de werving van de gelden zijn opgenomen. 3. Wijze waarop de instelling het vermogen zal beheren Het vermogen wordt beheerd door het bestuur van de vereniging. Het bestuur bestaat uit ten minste 7 personen. Het bestuur wordt gekozen door de leden van de vereniging. Het bestuur is belast met het besturen van de instelling behoudens de beperkingen volgens de statuten. Het bestuur is bevoegd tot het sluiten van overeenkomsten tot kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, mits met goedkeuring van de kerkenraad. Het bestuur is bevoegd personen te benoemen, te ontslaan en te schorsen. Een groot deel van de bestuurlijke bevoegdheden is gemandateerd aan de directie. Het bestuur houdt toezicht daarop. Het vermogen wordt besteed overeenkomstig het doel van de vereniging. Het vermogen van de vereniging is nodig om de activiteiten van de instelling, voor zover die niet uit overheidsmiddelen worden gefinancierd, te ondersteunen. Het gaat hier dus over het privé-vermogen, niet over de overheidsmiddelen. Een deel van het vermogen wordt bestemd voor of besteed aan het kunnen realiseren van vervangende nieuwbouw in eigendom van de vereniging; het kunnen opvangen van personele risico’s (afkoopsommen, geld dat nodig is om personeel voor eigen rekening aan te stellen als een noodzakelijk geacht niveau van onderwijskwaliteit dit nodig maakt, het inhuren van externe begeleiding/bestuursondersteuning, het geven van gratificaties in geval van bijzondere omstandigheden); het (voor)financieren van (tijdelijke) onderwijshuisvesting, herinrichten van schoolplein; bijdragen voor leermiddelen voor zover niet uit de rijksbekostiging te financieren, bijvoorbeeld in verband met noodzakelijk geachte modernisering van methodes; bijdragen voor afscheidscadeaus voor schoolverlaters en bijdragen in verband met jubilea of andere bijzondere omstandigheden en het opvangen van rijksbezuinigingen. Het wordt verder onder meer besteed aan de gewone bestuurskosten als vergader-, reis-, publicatie- en advieskosten en abonnementen en in het algemeen de bevordering van het christelijk onderwijs op gereformeerde grondslag. 4. Vaststelling vermogen Op basis van de Uitvoeringsregeling Inkomstenbelasting 2001 (artikel 41a, onderdeel d juncto artikel 41b) mag niet meer vermogen worden aangehouden dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden ten behoeve van doelstelling van de vereniging. Onder vermogen dat nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden kan worden verstaan: a. vermogen dat krachtens uiterste wilsbeschikking of schenking is verkregen; b. vermogensbestanddelen die worden aangehouden voor zover de instandhouding daarvan voortvloeit uit de doelstelling van de vereniging; c. activa en vermogen voor de voorziene aanschaf van activa voor zover de vereniging deze activa ten behoeve van de doelstelling van de vereniging redelijkerwijs nodig heeft; d. vermogen dat noodzakelijk is voor de continuïteit van de werkzaamheden van de vereniging. Versie 2: 12-02-2013


28

Cijfermatig kan het vermogen dat wordt aangehouden als volgt worden gespecificeerd: a. Vermogensbestanddelen aangehouden voor zover de instandhouding daarvan voortvloeit uit de doelstelling van de vereniging (per 31-12-2010). Gebouwen € 34.300 Inventaris € 140.500 Leermiddelen PO € 56.400 Overige materiële vaste activa €0 Financiële vaste activa € 12.400 Vlottende activa € 904.900 b. Activa en vermogen voor de voorziene aanschaf van activa of het doen van andere uitgaven voor zover de vereniging deze activa of bestedingen ten behoeve van de doelstelling van de vereniging redelijkerwijs nodig heeft of moet doen. Ziekteverzuim € 30.600 Wachtgeld, outplacement (participatiefonds) € 36.700 Leerling-verloop € 36.700 Ouderschapsverlof € 6.100 Kosten huisvesting € 122.400 Restrisico € 61.200

Totaal aan te houden eigen vermogen Aanwezig weerstandsvermogen Vermogenstekort/- overschot

€ 293.800 € 683.500 € 389.700

OVERSCHOT

5. Administratie De aard en omvang van de toegekende onkostenvergoedingen en/of vacatiegelden blijkt uit de administratie van de vereniging. De aard en omvang van de kosten van werving en beheer alsmede de andere door de vereniging gemaakte kosten blijkt uit de administratie van de vereniging. Dit beleidsplan is vastgesteld in de bestuursvergadering van ______________________________. Het bestuur:

Voorzitter, ___________________________

Versie 2: 12-02-2013

Secretaris, ____________________________


29

Financieel beleidsplan

Recommend Documents