Stichting Fietsmaatjes Teylingen • Jaarverslag 2015 • Financieel jaarverslag 2015 • Begroting 2016 • Beleidsplan Stichting Fietsmaatjes Teylingen Geschreven door: Jan Burgmeijer (bestuurslid) Vastgesteld door het bestuur van Fietsmaatjes Teylingen Inleiding De Stichting Fietsmaatjes Teylingen heeft als doelstelling mensen die nog graag willen fietsen, maar dat zelfstandig niet meer kunnen, fietstochtjes aan te bieden op een duofiets of rolstoelfiets met een vrijwilliger (fietsmaatje). Hierbij bieden we onze gasten niet alleen de frisse buitenlucht, maar ook een gezellig contact, een praatje en een moment genieten van onze mooie Bollenstreek of gezellige dorpskernen. Dit jaarverslag geeft een overzicht van onze activiteiten in 2015. Organisatie De organisatie is sinds eind 2012 een stichting met de naam Fietsmaatjes Teylingen. De stichting heeft een bestuur van 3 personen en heeft verder voor elke dorpskern een coördinator. De coördinatoren geven leiding aan de vrijwilligers in de 3 dorpen, organiseren intakegesprekken met vrijwilligers en gasten en maken een planning van het gebruik van de fietsen door de vrijwilligers. Ook houden zij regelmatig bijeenkomsten met de groep vrijwilligers om alle aspecten van het fietsen met onze gasten goed door te spreken en hen te motiveren. De coördinatoren zijn: - Dhr. Hans Boere voor Voorhout - Dhr. Cas Schmidt en mevr. Trudy Muller voor Sassenheim - Mevr. Tekla Zwinkels voor Warmond Het bestuur van de Stichting heeft een aantal taken: de financiële en organisatorische aspecten, website, rooster, sponsoring en communicatie met de media en met potentiële sponsoren. De bestuursleden waren in 2015 als volgt: - Mevr. Tekla Zwinkels (voorzitter, communicatie) - Mevr. Thea Peters (website, rooster) - Dhr. Jan Burgmeijer (penningmeester, secretaris, communicatie en sponsoring) Vanaf oktober 2015 is Femke Willems uit Voorhout het bestuur gaan versterken. Zij gaat secretariaat werkzaamheden verrichten. In 2015 hebben het bestuur en de coördinatoren 5 maal vergaderd. In elk dorp is er verder een technische coördinator. Zij vormen gezamenlijk de technische commissie. Dit zijn: Ton Wijsman (Sassenheim), Ton Schell (Warmond), Nic van Dam (Voorhout). Het grootste deel van de gasten woont thuis in Warmond, Voorhout en Sassenheim. Verder hebben wij gasten die in een verzorgingshuis wonen, zoals de Bernardus, Raamwerk Oude Post en ’s Heeren Loo in Sassenheim; Mariënhaven in Warmond en de Agnes en Ons Thuis (tot mei 2015) in Voorhout. De vrijwilligers zijn allen ingeschreven bij Welzijn Teylingen en zijn via deze organisatie ook verzekerd. Verder verzorgt Welzijn Teylingen de vrijwilligerspasjes, de telefonische bereikbaarheid voor nieuwe gasten en vrijwilligers.
Met Marente locatie Marienhave in Warmond is in 2015 een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Onderdeel hiervan is dat Fietsmaatjes op vaste dagdelen fietst met cliënten van de afdeling Dagbehandeling en een aantal vaste bewoners van Mariëngaerde. Fietsmaatjes kan de duofiets van Mariëngaerde / Mariënhaven gebruiken.
Sponsoring en duofietsen In 2015 werden bijdragen van de volgende fondsen en instellingen ontvangen: Edwin van der Sar Foundation, PCI St. Matthias, PCI St. Pancratius, Rabobank Clubkas Campagne, De Herfstpremie van Fonds 1818 en het Leidsch Dagblad. Warmerdam de Fietsspecialist te Warmond is de vaste leverancier en reparateur van de duofietsen die bereid is voor de gewone reparaties uitsluitend de kosten van de onderdelen in rekening te brengen. Er is in 2015 een eerste rolstoelfiets aangeschaft uit de sponsorbijdrage van de Edwin van der Sar Foundation. Het aantal duofietsen is constant gebleven op 5. In overleg met Warmerdam en leden van de technische commissie is eind 2015 een actie gestart met als doel de reparatiekosten van de duofietsen te verlagen. Bij Van Raam zijn de belangrijkste oorzaken van de reparaties gemeld en er zijn verbeteringen voorgesteld. In 2016 zal een robuustere duofiets door Fietsmaatjes Teylingen worden getest. De sponsorbijdragen van de Rabobank en van de Herfstpremie worden gereserveerd voor een zesde duofiets. Externe communicatie Vanuit het bestuur is er alles aan gedaan om de bekendheid van Fietsmaatjes in Teylingen te vergroten door: een website, een facebookpagina, A5-flyers, posters, diverse artikelen in de lokale kranten (de Teylinger, Leidsch Dagblad en het Witte Weekblad), presentaties bij doelgroepen en op markten. In Oegstgeest en Millingen aan de Rijn zijn met onze steun in 2015 ook Fietsmaatjesprojecten gestart. Deze projecten hebben van Fietsmaatjes Teylingen alle informatie ontvangen die zij wilden hebben. Aan het einde van het jaar is een kerstkaart gemaakt met een tekening van Nicoline Heemskerk. Deze kaart is gestuurd naar alle vrijwilligers, sponsoren en gasten. De vrijwilligers hebben van Welzijn Teylingen bovendien een klein kerstpakket ontvangen. Fietsen met onze gasten Door de ruim 90 vrijwilligers zijn ruim 1500 betaalde fietstochten gemaakt. Er zijn vele enthousiaste verhalen van onze gasten. Enkele verhalen staan met foto’s op onze website. Het fietstochtje met de duofiets is iets waar zij echt naar uit kijken. Daarbij is het contact met de vrijwilliger minstens even waardevol. De vrijwilligers vinden het ook erg leuk om dit werk te doen. Nieuwe vrijwilligers krijgen een instructie om te leren om te gaan met de duofiets en zij leren hoe zij met de gasten moeten omgaan. Vanuit de 3 dorpsteams worden er 2-4 keer per jaar vrijwilligersbijeenkomsten gehouden waar kennis en ervaringen worden uitgewisseld. Eind juni wordt traditiegetrouw de verjaardag van Fietsmaatjes gevierd, samen met onze vrijwilligers.
Overzicht aantallen vrijwilligers en gasten (thuiswonend en via de huizen)
Warmond Sassenheim Voorhout Totaal
Vrijwilligers 2012 2013 18 20 0 20 0 18 18 58
2014 21 29 21 71
2015 26 37 33 96
Gasten 2012 22 0 0 22
2013 28 47 16 91
2014 32 70 45 147
2015 34+10 71+34 51+10 210
Jaaroverzicht 2015 Datum 2 maart 21 maart 28-29 maart 15 april 16 april 16 mei 7 juni 27 juni 16 juli
5 september 15 oktober 5 november
8 december 11 december
Activiteit Henri Manders maakt een fietstocht rond de wereld. Vertrek van Huis ter Duijn. Fietsmaatjes zwaaien hem uit Aanwezig bij Open dag in Bernardus met duofiets en rolstoelfiets voor een demonstratie. Fietsmaatjes present bij de Fietsbeurs van Warmerdam de Fietsspecialist Aanwezig bij het Mantelzorgcafe in de Bernardus. Feestelijke overhandiging van de rolstoelfiets van de Edwin van der Sar foundation aan Fietsmaatjes Teylingen. Locatie Bernardus. Inspiratiemarkt samenwerkende bollengemeenten in Lisse, Keukenhof Springkussenfestival Voorhout Verjaardag Fietsmaatjes in Park Rusthoff in Sassenheim Feestelijk moment bij Marienhave in Warmond. De bewoners maken kennis met de duofietsen en rolstoelfiets. Met vrolijke zang en een heerlijk zonnetje Vrijwilligersavond Park Rusthoff in Sassenheim Beweegdag Mariënhaven. Met medewerking van Fietsmaatjes. Fietsmaatjes Teylingen ontvangt een cheque van €5.000 van de Rabobank Clubkascampagne in een feestelijke theater de Muze in Noordwijk. We zijn eerste geworden in de categorie Zorg. Feestavond voor vrijwilligers van Welzijn Teylingen in Het Trefpunt in Warmond. Fietsmaatjes Teylingen ontvangt een cheque van €5.000 van de Herfstpremie van Fonds 1818 en het Leidsch Dagblad in het Leidsch Volkshuis.
Financieel jaarverslag 2015 2015 Inkomsten balansreservering passiva donaties overig donaties nieuwe fietsen gastbijdragen totaal inkomsten
€ 29,70 € 6.270,00 € 4.850,00 € 2.669,00 € 13.818,70
uitgaven balansreservering passiva bankkosten communicatie inventaris nieuwe fietsen inventaris onderdelen verzekering fietsen kosten website Het rooster totaal uitgaven
€ 5.000,00 € 53,78 € 757,48 € 4.895,00 € 4.027,58 € 455,00 € 84,64 € 827,64 € 16.101,12
exploitatiesaldo
-€ 2.282,42
Balans op 31-12 Activa (Bezittingen) Bankrekening Spaarrekening Nog te ontvangen (debiteuren) TOTAAL activa
2015 € 5.676,77 € 15.628,41 € 0,00 € 21.305,18
Passiva (schulden, reserveringen plus eigen vermogen) reservering duofietsen € 5.000,00 Nog te betalen (crediteuren) € 0,00 eigen vermogen € 16.305,18 TOTAAL passiva € 21.305,18 De donaties nieuwe fietsen en de inventaris nieuwe fietsen betreffen de rolstoelfiets geschonken door de Edwin van der Sar Foundation. De inventaris onderdelen betreffen de reparatiekosten van de 6 fietsen. Dit bedrag is te hoog en dient de komende jaren te worden verlaagd, in overleg met Warmerdam en Van Raam. De donaties overig bevat €5.000 van de Rabobank Clubkascampagne. Deze wordt gereserveerd voor een nieuwe duofiets (balansreservering passiva). Het eigen vermogen van ruim €16.000 is genoeg om de komende jaren tegenvallers op te kunnen vangen.
Begroting 2016 Wij gaan in 2016 een zesde duofiets aanschaffen voor Warmond. Hiervoor worden eerst de resultaten afgewacht van de robuustere duofiets XXL van Van Raam die we vanaf januari bij Fietsmaatjes testen. Een reservering van €5.000 van de Rabobank Clubkascampagne en een verwachte donatie van €5.000 van de Herfstpremie Fonds 1818 leggen de basis voor de financiering van deze zesde duofiets. Het is echter gewenst dat er nog een donatie (gesteld op €3.000) wordt opgehaald om deze investering volledig vanuit donaties mogelijk te maken. De andere uitgaven blijven in hoofdlijnen gelijk. Wel verwachten we door de invoering van de gastenkaart dat de eigen bijdragen van onze gasten iets zullen stijgen. Inkomsten: - Donaties nieuwe fiets totaal: € 8.000 - Uit reservering: € 5.000 - Bijdragen gasten: € 3.500 - Overige donaties: €1.000 - TOTAAL Inkomsten: €17.500 Uitgaven: - Nieuwe Duofiets: €12.000 - Inventaris onderdelen: €5.000 - Verzekering: € 600 - Communicatie, website en rooster: € 1.600 - TOTAAL Uitgaven: €19.200 - Exploitatiesaldo: min € 1.700
Beleidsplan Stichting Fietsmaatjes Teylingen Vastgesteld door het bestuur van Fietsmaatjes Teylingen. De Stichting zal haar doelstelling verder trachten te realiseren Doelstelling: Het mogelijk maken dat mensen die niet meer zelfstandig kunnen of willen fietsen, samen kunnen fietsen met een fietsmaatje op een duofiets of een rolstoelfiets. We gaan daarom: 1. Zorgen dat we met meer gasten kunnen gaan fietsen. Het aantal gasten en vrijwilligers wordt verder uitgebreid. Hiervoor is positieve communicatie over Fietsmaatjes nodig. 2. We breiden het aantal fietsen uit naar 6 duofietsen en 1 rolstoelfiets. 3. Zorgen voor optimale training van en communicatie met onze vrijwilligers. Dit is primair bedoeld voor de motivatie en het behoud van onze vrijwilligers. Verder is dit bedoeld voor een optimaal gebruik van de fietsen door de vrijwilligers. Door goed gebruik van de fietsen hopen we de kosten voor reparaties te beperken. 4. We fietsen in toenemende mate ook met cliënten van verzorgingshuizen. Hiervoor zal voor elk verzorgingshuis een passende vergoeding worden afgesproken. 5. We zorgen voor voldoende inkomsten (eigen bijdragen, sponsoren), waarmee de lopende kosten (materialen voor onderhoud, communicatiekosten), kunnen worden gedekt. Nieuwe fietsen worden uitsluitend aangeschaft indien er voldoende sponsorgeld tegenover zal staan. Uiteraard zal niet eerder een fiets vervangen worden dan nodig is. 6. Initiatieven uit andere gemeenten dan Teylingen, die ook betrekking hebben op het fietsen met dezelfde doelgroep, stimuleren en we helpen de initiatiefnemers zo veel mogelijk hun plannen te realiseren.
