Federatiestatuut. Walburggroep. -concept -

Federatiestatuut Walburggroep -concept -

Federatiestatuut Versie 1.0 d.d. 22 november 2012

pagina 1/12

Inhoud 1

Overwegingen

3

2

Naam en doelstelling van de federatie

4

2.1 2.2

4 4

3

Naam Doelstelling

Bestuur

5

3.1 3.2 3.3

5 5 5

Federatiebestuur, benoeming en ontslag Functies en taken binnen het federatiebestuur Orde van de vergaderingen

4

Rechten en plichten van het federatiebestuur

7

5

Pastores-overleg en Pastoraal Beleidsplan

8

5.1 5.2 5.3

8 8 8

6

Pastores-overleg Pastoraal Beleidsplan Liturgisch rooster

Doelen en terreinen van samenwerking 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Liturgie Oecumene Catechese en jongerenwerk Diaconie Interne communicatie Externe communicatie Financiën Ledenadministratie Overige vormen van samenwerking

9 9 9 9 9 9 10 10 10 10

7

Ondertekening

11

8

Bijlage – Functies en taken binnen het federatiebestuur

12


pagina 2/12

1

Overwegingen

De besturen van de Jozefparochie (Zuidhorn), Walfriedparochie (Groningen), Nicolaasparochie (Haren) en Salvator-Mariaparochie (Groningen) hebben het volgende overwogen. In de beleidsnotitie "Kwetsbaar en Hoopvol" van 26 november 2011 concludeert de bisschop dat de Kerk van het Noorden de komende 10 jaar voor grote uitdagingen staat, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Hij stelt allereerst dat de Kerk het moeilijk heeft in de huidige maatschappelijke context. Het christelijk geloof verdwijnt naar de achtergrond. Er is veel onzekerheid over het geloof. Ten tweede neemt het aantal kerkgangers af; er is sprake van een omgekeerde piramide met veel ouderen en weinig jongeren. De volkskerk is een minderheidskerk geworden. Ten derde staat de vitaliteit van de parochies onder druk. Dit komt onder andere tot uiting door een dalend aantal vrijwilligers, minder kerkgangers en zorgelijke financiële vooruitzichten voor vele parochies. De bisschop heeft op grond daarvan besloten dat samenwerking tussen alle parochies in het bisdom noodzakelijk is, namelijk in de vorm van fusies van de huidige 81 parochies tot 19 nieuwe parochies. Dit omdat vele parochies naar zijn mening in de huidige vorm op den duur onvoldoende levensvatbaar zullen zijn. Bij de keuze van de te fuseren parochies is de bisschop uitgegaan van de bestaande samenwerkingsverbanden; zo ook in ons geval. De bisschop heeft bepaald dat het fusieproces moet starten in de periode 1 januari 2012 tot 1 januari 2016. Het fusieproces zelf duurt maximaal 2 jaar. De bisschop geeft parochies evenwel de ruimte om in de periode tot 1 januari niet meteen een fusie door te voeren, maar eerst een samenwerkingsverband te vormen, mits daarbij aan bepaalde eisen wordt voldaan. In de Walburgnotitie van 28 juni 2011 hebben de samenwerkende parochiebesturen zich uitgesproken over de door de bisschop gesignaleerde trends en problemen. In de notitie wordt geconcludeerd dat de tendensen, zoals krimp en veroudering, herkend worden en dat de noodzaak tot nauwere samenwerking, met als doel te vitaliseren, wordt onderschreven. Eén van de redenen daarvoor is de verwachting dat het huidige personeelsbestand (te weten 4 pastores, in totaal werkzaam voor 3,4 fte) op termijn vanwege de kosten niet handhaafbaar zal zijn. Over het middel om tot vitalisering te komen, namelijk een fusie, menen de besturen evenwel dat dat in de gegeven situatie niet zal leiden tot vitalisering, maar tot het tegenovergestelde. Om de problemen het hoofd te bieden achten zij een federatieve samenwerking het juiste middel. De parochies moeten volgens de bisschop intensief samenwerken en zo met een nieuw elan werken aan een Kerk die mensen op een eigentijdse wijze via de boodschap van Jezus Christus in contact brengt met God. Een Kerk, die bestaat uit vitale geloofsgemeenschappen, waar ook jongeren zich thuis voelen. Een kerk met aantrekkingskracht en uitstraling. Dat is de missie. De besturen onderschijven deze missie. De besturen denken dat verdergaande vormen van samenwerking het mogelijk zullen maken om de activiteiten, die nodig zijn voor de door iedereen gewenste vitalisering van onze parochies, vorm en inhoud te geven. Stilstand is achteruitgang. Daarbij is van groot belang dat de lokale parochianen zich blijven herkennen in het samenwerkingsverband en dat de bestuurlijke vernieuwing daarom niet overhaast maar weloverwogen en gefaseerd wordt uitgevoerd. Dit overwegende hebben de besturen van de vier parochies besloten eerst een federatie te vormen, die de samenwerking in de praktijk zal gaan uitvoeren. Daartoe hebben de besturen dit statuut opgesteld en ondertekend.


pagina 3/12

2

Naam en doelstelling van de federatie

2.1

Naam

 2.2

De naam van de federatie is "Walburggroep". Doelstelling



De doelstelling van de federatie is het actief en daadwerkelijk bevorderen van effectieve vormen van samenwerking tussen de vier parochies.



Het doel is een vitale geloofsgemeenschap, waarin iedereen zich thuis voelt. Het doel is een kerk met aantrekkingskracht en uitstraling te zijn.


pagina 4/12

3

Bestuur

3.1

Federatiebestuur, benoeming en ontslag



De federatie heeft een bestuur bestaande uit 9 personen. Het bestuur wordt gevormd door de priester, die door de bisschop is aangesteld binnen het samenwerkingsverband van de 4 parochies, en door 8 parochianen afkomstig uit de 4 samenwerkende parochies.



De vier parochiebesturen benoemen elk 2 parochianen tot lid van het federatiebestuur. De benoeming tot bestuurslid geldt voor onbepaalde tijd. Een benoeming kan door het betreffende parochiebestuur ingetrokken worden door dit schriftelijk, onder opgave van de reden, te melden aan het bestuurslid en aan de overige leden van het bestuur.



Een bestuurslid kan uit eigen beweging zijn functie neerleggen door dit schriftelijk te melden aan het parochiebestuur, dat hem benoemd heeft, en aan de voorzitter van het bestuur. Het betreffende parochiebestuur benoemt daarna onverwijld een andere parochiaan tot lid van het federatiebestuur.

3.2

Functies en taken binnen het federatiebestuur



De priester is voorzitter van het federatiebestuur.



De 8 andere bestuursleden verdelen onderling de functies binnen het bestuur. Daarbij worden de volgende functies onderscheiden:

 3.3

o

Vice-voorzitter

o

Penningmeester

o

Secretaris

o

Bestuurslid met aandachtsgebiedliturgie en oecumene

o

Bestuurslid met aandachtsgebiedcatechese en diaconie

o

Bestuurslid met aandachtsgebiedexterne communicatie

o

Bestuurslid met aandachtsgebiedinterne communicatie

o

Bestuurslid met aandachtsgebied overige zaken (waaronder de ledenadministratie)

De taken van de bestuursleden zijn vermeld in de bijlage. Orde van de vergaderingen



Het federatiebestuur vergadert in beginsel eens per twee maand of zoveel vaker als door het bestuur nodig geoordeeld wordt.



Een vergadering kan bijeengeroepen worden door de voorzitter of door de vice-voorzitter of door tenminste drie bestuursleden. Het bijeenroepen van een vergadering geschiedt door het uiterlijk 1 week voor aanvang van de vergadering opsturen van de agenda aan alle bestuursleden en door daarbij bekend te maken op welk tijdstip de vergadering zal aanvangen en op welke locatie de vergadering gehouden zal worden.


pagina 5/12



De locatie van de vergadering is in beginsel afwisselend in één van de vier samenwerkende parochies.



Er kunnen alleen bindende besluiten genomen worden over een onderwerp dat op de agenda staat.



Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen op voorwaarde dat tenminste 50% van de bestuursleden aanwezig is. De voorzitter heeft geen doorslaggevende stem. De door de parochiebesturen benoemde leden stemmen zonder last van en ruggespraak met het parochiebestuur, dat het bestuurslid heeft benoemd, of met andere vertegenwoordigers van de parochie, waaruit het bestuurslid afkomstig is. Er wordt gestreefd naar het bereiken van consensus.



Er kan niet worden gestemd bij volmacht. Als uitzondering op deze regel geldt dat indien tijdens een vergadering over een bepaald onderwerp de stemmen staken, het besluit over dat onderwerp in een volgende vergadering genomen mag worden met inachtneming van stemmen bij volmacht. Een dergelijke volmacht dient door het afwezige bestuurslid voorafgaande aan de vergadering, waarin het besluit wordt genomen, te zijn verstrekt aan de voorzitter, of de vice-voorzitter of de secretaris.



Besluiten worden als zodanig opgenomen in het verslag dat van iedere vergadering wordt gemaakt. Ook wordt er een aparte besluitenlijst opgesteld van iedere vergadering.



Het ontwerpverslag van een vergadering wordt gestuurd aan alle bestuursleden, in beginsel binnen twee weken na afloop van een vergadering en in ieder geval uiterlijk één week voor de aanvang van de volgende vergadering.



Het verslag van een vergadering wordt goedgekeurd. Deze handeling geldt als een besluit en wordt genotuleerd. Het goedkeuringsbesluit wordt in beginsel genomen in de daarop volgende vergadering en indien dat niet mogelijk is in een latere vergadering. Na goedkeuring is het verslag onherroepelijk.



Goedgekeurde verslagen en besluitenlijsten worden ter kennisneming gezonden aan de parochiebesturen.


pagina 6/12

4

Rechten en plichten van het federatiebestuur



Het federatiebestuur is bevoegd besluiten te nemen op alle terreinen die de samenwerking tussen de parochies bevordert, zoals ten doel gesteld zijn in hoofdstuk 5 en hoofdstuk 6, met uitzondering van de terreinen die specifiek vallen onder de verantwoordelijkheid van de pastores. Het federatiebestuur heeft de plicht daarbij te letten op de belangen van de samenwerkende parochies en zijn taken naar beste vermogen uit te voeren. De besluiten van het federatiebestuur zijn bindend voor de samenwerkende parochies.



Het federatiebestuur heeft geen bevoegdheden uitgaven te autoriseren of financiële toezeggingen aan derden te doen of eigendommen van de parochies te verkopen of te vervreemden. De verantwoordelijkheid voor inkomsten, uitgaven, begroting en financiële verslaglegging berust bij de parochiebesturen. Indien een besluit van het federatiebestuur financiële consequenties heeft, meldt het federatiebestuur deze aan de parochiebesturen, die de goedkeuring daarvan niet op onredelijke gronden zullen onthouden.



Het federatiebestuur is niet bevoegd personeel aan te nemen.



Het federatiebestuur is niet bevoegd kerkgebouwen te sluiten of buiten gebruik te stellen.



Het federatiebestuur heeft het recht op alle van de parochies gevraagde informatie (inclusief financiële informatie). De parochiebesturen hebben de plicht om gevraagde informatie naar beste weten aan het federatiebestuur te verschaffen.



Het federatiebestuur zal de parochiebesturen zo goed mogelijk informeren over alle relevante ontwikkelingen. Daartoe zullen in ieder geval, zoals bepaald in paragraaf 3.3 de vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden gezonden aan de parochiebesturen. Er bestaat overigens geen bezwaar tegen dat de concept verslagen waar gewenst binnen de samenwerkende parochies verspreid worden. De afzonderlijke leden van het federatiebestuur zullen, ieder voor tenminste zijn eigen portfolio, goede contacten onderhouden met vertegenwoordigers van de vier parochies en informatie uitwisselen waar nodig en nuttig.


pagina 7/12

5

Pastores-overleg en Pastoraal Beleidsplan

5.1

Pastores-overleg



Binnen de federatie is er het pastores-overleg. Hieraan nemen alle priesters en pastorale werkers deel, die formeel werkzaam zijn binnen het samenwerkingsverband.



Het pastores-overleg vergadert regelmatig en tenminste eenmaal per twee maanden.



In het pastores-overleg wordt onder andere de werkverdeling van de pastores binnen het samenwerkingsverband besproken en ingevuld.

5.2

Pastoraal Beleidsplan



Het pastores-overleg stelt het Pastoraal Beleidsplan op en stelt dat vast. Alvorens het Pastoraal Beleidsplan wordt vastgesteld wordt het voor advies voorgelegd aan het federatiebestuur en wordt ter commentaar gezonden aan de vier parochiebesturen. Na vaststelling wordt het Pastoraal Beleidsplan gepubliceerd.



Het pastorale beleid wordt uitgevoerd door de pastores in nauw overleg met het bestuurslid met het aandachtsgebied liturgie en oecumene en in voorkomende gevallen met het bestuurslid met aandachtsgebied catechese en diaconie.

5.3

Liturgisch rooster



Het pastores-overleg vult het liturgisch rooster in, dat wil zeggen de aard en het tijdstip van de vieringen in de samenwerkende parochies en welke pastor daarin zal voorgaan, en stuurt dat aan het bestuurslid met aandachtsgebied liturgie en oecumene.



Aan het eind van het kerkelijk jaar (juni/juli) wordt een voorlopig jaarrooster opgesteld voor het komende kerkelijk jaar. Gedurende het jaar wordt er telkens een gedetailleerd rooster opgesteld voor tenminste het komende kwartaal.


pagina 8/12

6

Doelen en terreinen van samenwerking

Het doel van de federatie is het daadwerkelijk bevorderen van de samenwerking en op die manier de vitalisering van de lokale geloofsgemeenschappen te stimuleren. Daartoe is de federatie van plan op de volgende terreinen actief te gaan samenwerken en stelt zich daarbij de volgende doelen. 6.1

Liturgie



De federatie bevordert de samenwerking op de gebied van de liturgie op basis van het Pastoraal Beleidsplan.



De DOLP-groepen werken samen.



Waar mogelijk begeleiden koren de vieringen binnen de samenwerkende parochies.



Het liturgische rooster, opgesteld door het pastores-overleg, wordt gecompleteerd met de overige elementen voor zover bekend en mogelijk (zoals de dienstdoende koster, misdienaars, koren en musici voor de vieringen) en gepubliceerd.

6.2

Oecumene



De federatie bevordert de samenwerking op de gebied van de oecumene op basis van het Pastoraal Beleidsplan.



Er worden met regelmaat oecumenische diensten gehouden en oecumenische activiteiten worden bevorderd.

6.3

Catechese en jongerenwerk



De federatie bevordert de samenwerking op de gebied van de catechese en het jongerenwerk op basis van het Pastoraal Beleidsplan.



De voorbereiding van vieringen voor de het Vormsel worden gezamenlijk uitgevoerd.



De methode te gebruiken voor de EHC wordt onderling afgestemd. Er wordt onderling contact onderhouden over de EHC, zoals datum van viering binnen de lokale gemeenschap.



De federatie wil aantrekkelijker worden voor jongeren. Er wordt daarom samengewerkt bij de voorbereiding van gezinsvieringen en bij het actief opzetten van activiteiten gericht op de jongeren, algemene activiteiten voor jongeren.

6.4 

6.5

Diaconie De federatie bevordert de samenwerking op de gebied van de diaconie op basis van het Pastoraal Beleidsplan. Interne communicatie



De federatie zorgt ervoor dat er een gezamenlijk parochieblad met een gezamenlijke redactie komt.



De federatie zorgt ervoor dat er een gezamenlijke website komt.


pagina 9/12

6.6

Externe communicatie



De federatie vindt het van groot belang dat onze kerkgemeenschappen een vitale, aantrekkelijk en positieve uitstraling hebben op de lokale gemeenschappen (Zuidhorn, Haren en Eelde, Beijum en Lewenborg, Groningen-Zuid en Hoogkerk). Daartoe worden de nodige publicitaire acties ondernomen.



De federatie onderhoudt contacten met parochies buiten het samenwerkingsverband (onder andere door deelname aan de Regionale Raad) en met het bisdom.

6.7

Financiën



De federatie wil standaardisatie van de financiële verslaglegging en financiële boekhouding bereiken. De manier waarop en het tempo waarin dat bereikt moet worden zullen nader bepaald worden.



De parochies voeren de jaarlijkse Aktie Kerkbalans gezamenlijk en gecoördineerd uit.



De federatie onderzoekt de mogelijkheden tot gezamenlijke kostenbesparingen en het verkrijgen van subsidies.

6.8 

6.9 

Ledenadministratie De federatie wil standaardisatie van de ledenadministratie bereiken door over te stappen op Navision. Overige vormen van samenwerking De federatie wil andere vormen van samenwerking die leiden tot wederzijds voordeel of versterking bevorderen.


pagina 10/12

7

Ondertekening

Aldus vastgesteld en besloten door de besturen van de Jozefparochie (Zuidhorn), Walfriedparochie (Groningen), Nicolaasparochie (Haren) en Salvator-Mariaparochie (Groningen),

Voor de Jozefparochie:

Vice-voorzitter -

Secretaris -

Voor de Walfriedparochie:

Vice-voorzitter -

Secretaris -

Voor de Nicolaasparochie:

Vice-voorzitter -

Secretaris -

Voor de Salvator-Mariaparochie:

Vice-voorzitter -

Secretaris -

Voor de vier parochies:

Voorzitter - Dirk ten Dam


pagina 11/12

8 Nr. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

Bijlage – Functies en taken binnen het federatiebestuur Functie en taak binnen het FB Voorzitter * Voorzitten van de vergaderingen * "Linking pin" richting pastores-overleg binnen de federatie * "Linking pin" richting pastores-overleg binnen het bisdom * Onderhouden van contacten met de bisschop en het bisdom Vice-voorzitter * Vervangen van de voorzitter bij diens afwezigheid * Externe vertegenwoordiging van de federatie * Onderhouden van contacten met de bisschop en het bisdom Penningmeester * Voorzitten van het penningmeester-overleg binnen de federatie *Jaarlijks verzamelen begrotingen en jaarverslagen van de 4 parochies en deze bespreken in het FB * Bevorderen dat de financiële boekhouding en de financiële verslaglegging van de 4 parochies gestandaardiseerd worden Secretaris * Opstellen van de FB-agenda en notuleren van de FB-vergaderingen * Beheren van de in- en uitgaande stukken FB * Coördinator opstellen federatiestatuut Bestuurslid Externe communicatie * Stimuleren en uitvoeren externe communicatie en PR voor de federatie en diens activiteiten * Onderhouden van contacten met het bisdom over communicatie * Samenwerken met het bestuurslid interne communicatie Bestuurslid Interne communicatie * Opzetten gezamenlijke website * Opzetten gezamenlijk parochieblad en statuut * Coördineren van de interne communicatie binnen de federatie * Samenwerken met het bestuurslid externe communicatie Bestuurslid met portefeuille liturgie en oecumene * Coördineren van het opstellen en publiceren van het liturgische rooster * Bevorderen samenwerking op liturgisch gebied * Bevorderen oecumene Bestuurslid met portefeuille catechese en jongerenwerk * Bevorderen samenwerking catechese (Kica, EHC, Vormsel, Bijbelgroep ed) * Bevorderen samenwerking diaconie en diaconale acties * Bevorderen samenwerking m.b.t. activiteiten voor jongeren Bestuurslid portefeuille overige zaken * Bevorderen dat parochieadministraties gestandaardiseerd worden * Voorzitter vergadering parochie-administrateurs * Bevorderen overige vormen van samenwerking


pagina 12/12

Federatiestatuut. Walburggroep. -concept -

Recommend Documents