FAQ’s naar aanleiding van de regiobijeenkomsten Inhoud FAQ’s naar aanleiding van de regiobijeenkomsten ................................................................ 1 Toekenningsberichten .............................................................................................................. 1 Zorgovereenkomsten ................................................................................................................ 4 Mijn PGB voor gemeenten......................................................................................................... 7
Toekenningsberichten 1. Wat is een toekenningsbericht (TKB)? Een toekenningsbericht (TKB) is niet hetzelfde als een toekenningsbeschikking. Het toekenningsbericht is een digitaal bericht met de informatie uit de toekenningsbeschikking. Voor de vorm en inhoud van dit bericht hebben gemeenten en de SVB een format opgesteld, dat is gebaseerd op de XML standaard. De XML-toekenningsberichten worden via Mijn PGB voor gemeenten aan de SVB verstuurd (geüpload). Het is daarbij mogelijk meerdere toekenningsberichten gelijktijdig via één bestand te versturen. (zie ook vraag 2)
2. Hoe stuur ik een toekenningsbericht naar de SVB? Een toekenningsbericht moet worden geupload via de portal van MijnPBG voor gemeenten. Dit gaat als volgt: kies op de home-pagina voor “Uploaden documenten”, kies vervolgens voor de optie ‘voor meerdere budgethouders’. Dit is erg belangrijk. Kies deze optie ook als er een toekenningsbericht voor maar 1 budgethouder wordt ingestuurd. Anders komt deze niet op de juiste plek terecht. Kies bij het onderwerp voor het uploaden ‘toekenningsbeschikking’. Zie verder voor informatie over Mijn PGB voor gemeenten
3. Hoeveel tijd heeft de SVB nodig om een toekenningsbericht te verwerken? Na hoeveel dagen is het dan zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten? Als een TKB niet uitvalt en er is verder niets mis mee dan kan deze binnen een week verwerkt zijn. De dag na de verwerking is het TKB zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten.
4. Intramaanden (einde en begin van budgetperiode in één en dezelfde maand) zijn voor gemeenten onontkoombaar maar kunnen niet goed verwerkt worden door de SVB. Wat 1
verwacht de SVB van de gemeenten bij een herindicatie? Wanneer zijn intramaanden wel goed te verwerken door de SVB? De SVB heeft bij de voorbereidingen van trekkingsrecht met gemeenten overlegd met het doel om intramaanden zo veel mogelijk te vermijden. De praktijk werkt echter anders, we krijgen nu wel veel intramaanden binnen van gemeenten. Wij verwachten dat intramaanden zo veel mogelijk worden vermeden en waar mogelijk hersteld in één budget voor het gehele jaar of in een gebroken jaar (dat wil zeggen per maand). Doordat gemeenten te maken hebben met het overgangsrecht en indicaties zijn er ook juridische consequenties, dus als het niet mogelijk is om tot aanpassing over te gaan dan kan de SVB de intramaand aanpassen maar pas ná toestemming per email van uw gemeente. Men is hard aan het werk binnen de SVB om dit probleem op te lossen, zodat intramaand aanlevering weer te verwerken is. Tot die tijd vragen we begrip van uw gemeente en vragen we of u hier praktisch mee wilt omgaan.
5. Kan een budget voor meerdere jaren worden aangeleverd? Een beschikking kan op meerdere kalenderjaren betrekking hebben. Budgetten moeten per kalenderjaar worden aangeleverd. Het is wel mogelijk om budget voor meerdere jaren tegelijk aan te leveren, maar de verdeling per kalenderjaar moet expliciet worden aangegeven.
6. Kan je als budgethouder een budget meenemen naar een volgend jaar of volgende budgetperiode? Schuiven met budgetten dus? Nee, een budget wordt afgegeven voor een kalenderjaar. In overleg is het wel mogelijk om met een budget te schuiven binnen het kalenderjaar. Op die manier kan een tekort worden opgelost indien de gemeente / het zorgkantoor het budget in periodes binnen het kalenderjaar aanlevert en er dus in één van deze periodes een tekort is ontstaan.
7. Wat zijn de redenen voor uitval van budgetten? Er zijn vele redenen voor uitval. Een aantal voorbeelden. a. ‘Periodefout’. Een budget wordt aangeleverd met einddatum na of vóór 2015. b. Fout in de naam/adres/woonplaats (NAW) gegevens. Aangeleverde NAW komt niet overeen met gegevens in ons systeem. c. Dubbele zorgfunctie. Het systeem importeert één budget per zorgfunctie. De andere valt uit. Kan wel handmatig worden verwerkt. d. Periode van de toekenningsbeschikking is niet in overeenstemming met budgetperiode 2
waardoor de TKB uitvalt. Voorbeeld: budgetperiode is langer dan toekenningsbeschikkingsperiode. e. Overlap. Er staat al een budget in het systeem, er wordt een nieuwe aangeleverd over (gedeeltelijk) dezelfde periode. Deze valt dan uit. Kan wel handmatig worden verwerkt. f. Fout in de aangeleverde XML. Zodanig dat deze niet eens in het systeem wordt geïmporteerd maar uitvalt in een voortraject. Dit kunnen verschillende technische uitvalredenen zijn. g. Er kunnen fouten optreden in de portal bij het uploaden waardoor bestanden niet aankomen.
8. Wat moet de gemeente doen als een budgethouder overlijdt of verhuist of overgaat naar ZIN? Alle wijzigingen die betrekking hebben op de situatie van een budgethouder moeten aan de SVB worden doorgegeven middels een nieuw toekenningsbericht. (zie ook vraag 11)
9. Wat gebeurt er met een toekenningsbericht als deze door de gemeente is geüpload? Dan wordt de TKB verrijkt met NAW gegevens vanuit het GBA. Vervolgens start de import in het systeem van SVB. Momenteel zijn deze processen nog niet te volgen voor de gemeente. Zodra het toekenningsbericht in het systeem van de SVB is verwerkt dan is dit de volgende dag zichtbaar in MijnPGB voor gemeenten (zie ook vraag 2).
10. Wanneer wordt er een uitvalbestand teruggekoppeld? Een uitvalbestand wordt (nu nog) door de SVB teruggekoppeld als de aanlevering niet verwerkt kan worden. In de toekomst is in de portal zichtbaar of een bestand verwerkt is of niet.
11. Hoe kunnen we een wijziging van het budget doorgeven? Een wijziging van het budget wordt doorgegeven met een toekenningsbericht in de vorm van een XML. Bij een wijziging is het van belang dat de complete nieuwe situatie wordt doorgegeven dus inclusief het gedeelte dat reeds was aangeleverd.
12. Wat is het verschil tussen een wijziging en een optelling van een budget?
Een wijziging behelst alle mogelijke wijzigingen van een TKB (hoogte van het budget, duur van de budgetperiode, etc) . Een optelling is een verwerkingssituatie. Dit kan voorkomen wanneer er twee bedragen voor dezelfde SVB zorgfunctie en dezelfde periode zijn. Een 3
voorbeeld hiervan is wanneer er budgetten voor begeleiding groep en begeleiding individueel apart worden aangeleverd. Binnen het verwerkingssysteem vallen deze onder één zorgfunctie.
13. Hoe gaan jullie om met verschillende zorgfunctie-budgetten binnen 1 wet? De verschillende zorgfunctie- budgetten worden allemaal ingevoerd. Bij aanlevering van een dubbele zorgfunctie worden deze zorgfuncties bij elkaar opgeteld. Uiteindelijk ziet de budgethouder in het budgetscherm dan het volledige budget onder de wet WMO BG, WMO HH en of Jeugdwet staan. (Zie ook vraag 12).
Zorgovereenkomsten 1. Wat is een zorgovereenkomst? Een budgethouder dient met elke zorgverlener een zorgovereenkomst af te sluiten. In deze zorgovereenkomst worden afspraken gemaakt over onder andere de werkzaamheden, het loon en de tijdstippen waarop de zorg wordt verleend. De zorgovereenkomst wordt door de budgethouder via Mijn PGB geüpload, via de e-mail of op papier naar de SVB gestuurd.
2. Wat doet de SVB met zorgovereenkomsten? De SVB controleert de zorgovereenkomst arbeidsrechtelijk. In geval van onduidelijkheden of onjuistheden neemt de SVB middels een brief contact op met de budgethouder. Wanneer de zorgovereenkomst aan alle, door de SVB gecontroleerde, voorwaarden voldoet, registreert de SVB de overeenkomst. Deze wordt zichtbaar in Mijn PGB voor gemeenten, onder ‘te accorderen zorgovereenkomsten’ en in de Mijn PGBomgeving van de budgethouder. Vanaf dat moment kan de gemeente de zorginhoudelijke beoordeling doen.
3. Wat is een zorginhoudelijke beoordeling? De gemeente bepaalt zelf de inhoud van de zorginhoudelijke beoordeling, rekening houdend met het overgangsrecht, wanneer dat van toepassing is. Als de overeenkomst zorginhoudelijk akkoord is, moet het maximum uurtarief dat uit het PGB betaald mag worden in het beoordelingsscherm ingevuld worden. Daarna kan de knop akkoord worden gekozen. Als de overeenkomst door de gemeente moet worden afgekeurd kiest 4
u voor de knop ‘afkeuren’. De gemeente informeert de budgethouder over het afkeuren van de overeenkomst. In het geval van een afgekeurde of nog ter accordering open staande zorgovereenkomst wordt de zorgverlener niet uitbetaald.
4. Hoe werkt het maximumtarief? Het maximumtarief is de vergoeding waarvan de gemeente besluit dat er maximaal per uur uit het PGB mag worden betaald. Het maximumtarief kan verschillen per zorgsoort of grondslag PGB. Als het maximumtarief lager is dan het loon of de vergoeding die de budgethouder en zorgverlener samen hebben afgesproken kan de budgethouder:
óf een lager uurloon doorgeven (de zorgverlener moet hier ook mee akkoord zijn)
of het benodigde extra bedrag om een maandbetaling te kunnen doen bij de SVB bijstorten.
Onderneemt de budgethouder niets, dan wordt er niet uitbetaald aan de zorgverlener.
5. Hoe kan de gemeente het maximumtarief wijzigen? Nadat de gemeente een overeenkomst heeft geaccordeerd kunt u op elk gewenst moment via mijn PGB voor gemeenten handmatig een ander maximum tarief invoeren. Dit kan in principe niet met terugwerkende kracht. De wijziging gaat in met ingang van de eerste van de volgende maand. NB: is het maximum tarief in het verleden te laag ingevoerd en wilt u dit met terugwerkende kracht herstellen omdat het betalingsproblemen voor de zorgverlener veroorzaakt? Wijzig dan eerst het maximum tarief in Mijn PGB voor de eerstvolgende maand. Vraag daarna via Relatiebeheer (
[email protected]) of deze ingangsdatum vervroegd kan worden tot de gewenste datum.
6. Controleert de SVB ook op het aantal uur dat wordt gedeclareerd op een factuur/urenbriefje? Nee, omdat dit zorginhoudelijk is controleert de SVB hier niet op. Ook de gemeente kan hier niet vooraf op controleren. De budgethouder is hiervoor verantwoordelijk en kan uren declareren tot het budget voor die periode op is.
7. Hoe komt het dat we vaak slecht leesbare of geheel zwarte zorgovereenkomsten te zien krijgen in Mijn PGB? Dit kan twee redenen hebben. Een aantal zorgovereenkomst worden al erg ‘donker’ naar 5
ons opgestuurd. Deze zijn op papier nog te lezen, maar bij het scannen wordt dit te donker. Ook kan er bij het scannen zelf iets mis gegaan zijn. Zodra u een slecht leesbare/zwarte zorgovereenkomst ziet geeft u dit dan door aan de SVB. De zorgovereenkomst zal opnieuw opgevraagd of opnieuw gescand moeten worden.
8. Hoe declareren de budgethouders het verantwoordingsvrije bedrag? Budgethouders hoeven geen bonnetjes in te sturen, dit kan via een standaardformulier op de website van de SVB. Inmiddels is het verantwoordingsvrije bedrag voor zorg uit de Wlz opvraagbaar maar de verantwoordingsvrije bedragen uit de overige wetten zijn nog niet opvraagbaar. Zodra dit mogelijk is kunnen budgethouders deze middels het betreffende formulier opvragen. Op het formulier kan de budgethouder aangeven welk bedrag wij uit moeten betalen. Wij maken dat bedrag over naar het rekeningnummer van de budgethouder of de vertegenwoordiger. Het verantwoordingsvrije bedrag kan in één keer opgenomen worden, of verdeeld over het jaar.
9. Moet de gemeente alle zorgovereenkomsten individueel inzien om een maximum uurtarief toe te kennen? Hier gaat veel tijd en mankracht inzitten. Ja, alle zorgovereenkomsten moeten individueel beoordeeld worden. Per budgethouder is het belangrijk om de zorgovereenkomst te accorderen of af te keuren. De verantwoording wordt nu niet meer achteraf gedaan, maar dit is vervangen door het accorderen/afkeuren van de zorgovereenkomst.
10. Is het mogelijk om bij het aflopen van het overgangsrecht nieuwe zorgovereenkomsten op te vragen? Dit is op dit moment niet de werkwijze. Wij vragen de zorgovereenkomsten eenmalig aan. Dit gebeurt zodra de budgethouder bij de SVB wordt aangemeld via een toekenningsbericht van de gemeente. Als de budgethouder door een herindicatie andere afspraken met de zorgverlener maakt kan hij/zij dat aan ons doorgeven via een zorgovereenkomst of een wijzigingsformulier.
11. Kan er naar de budgethouder terug gekoppeld worden wanneer het budget op dreigt te raken? De budgethouder kan bestedingen en dus de ‘stand’ van het budget altijd inzien op Mijn PGB voor budgethouders. De gemeente kan dit ook volgen via Mijn PGB voor gemeenten. Hier kunt u via ‘verantwoording op datum’ een lijst van alle budgetgegevens 6
van alle budgethouders genereren met ook het percentage van uitnutting er bij. Hier kunt u dus in één oogopslag zien hoeveel procent van het budget nog over is.
12. Hoe beoordeeld de gemeente een zorgovereenkomst waarvan de zorgverlener zorgafspraken uit meerdere budgeten (combicontract) heeft? Een budgethouder dient één zorgovereenkomst met zijn/haar zorgverlener af te sluiten. Dit moet ook als de zorgverlener uit meerdere budgeten betaald krijgt. Als een zorgverlener werkt vanuit verschillende wetten, dan voert de SVB verschillende loonregels op. Deze loonregels worden los van elkaar gekoppeld aan een wet. De gemeente krijgt dan alleen de loonregels te zien die aan WmoHH, WmoBG of Jeugdwet zijn gekoppeld. De gemeente dient deze loonregels te beoordelen en bijbehorende zorg. Ziet de gemeente een loonregel waarvan de gemeente denkt dat het eigenlijk voor een andere wet bedoeld is? Dan wijst de gemeente die loonregel af en neemt contact op met de budgethouder.
Mijn PGB voor gemeenten 1. Hoe regel ik autorisatie voor Mijn PGB voor gemeenten? Om gebruik te kunnen maken van Mijn PGB voor gemeenten heeft u een gebruikersaccount nodig. Deze kan binnen uw gemeente worden aangemaakt:
Informeer bij uw ICT-beheerder wie verantwoordelijk is voor het beheer van SesamID. Is niet bekend wie hiervoor verantwoordelijk is? Neem dan contact op met de helpdesk van KPN Lokale Overheid (070 – 343 69 00), zij kunnen u hier verder bij helpen.
Vraag de beheerder van SesamID in uw gemeente om een account aan te maken met de rol “SVBmijnWMO”.
Als uw account is aangemaakt ontvangt u een email met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Met deze inloggegevens logt u via onze website (svb.nl/gemeente) in op Mijn PGB voor gemeenten.
7
2. Welke rollen zijn er in Mijn PGB voor gemeenten? Rol
Omschrijving
SVBMedewerker
een medewerker die (bijna) alles mag
SVBRaadpleger
een medewerker die alleen mag raadplegen
SVBManager
een medewerker die alleen managementrapportages mag bekijken
WMO
de medewerker mag gegevens behorende bij de WMO, bekijken
Jeugdwet
de medewerker mag gegevens behorende bij de jeugdwet bekijken
Daarnaast bestaat nog de rol ‘SVBmijnWMO’. Deze rol is nodig voor de algemene toegang van de portal dus deze rol moet elke medewerker die toegang wil tot Mijn PGB toebedeeld krijgen.
3. Hoe kan de gemeente makkelijk zien in Mijn PGB voor gemeenten welke zorgovereenkomst ambtshalve zijn geaccordeerd? Zorgovereenkomsten die ambtshalve zijn geaccordeerd hebben een maximum uurtarief van € 999,98. Er is in mei een overzicht van alle zorgovereenkomsten gemaakt waar ook deze zorgovereenkomsten in staan. Deze lijst is te vinden onder rapportages 2015, gegevens derde kwartaal.
4. Hoe heeft het CIZ de aanlevering gedaan naar de SVB. Is er een namenlijst die de gemeenten kunnen inzien? De SVB heeft van zorgkantoren en gemeenten bij de initiële aanlevering van gegevens enkel BSN en geboortedata doorgekregen. Het is niet mogelijk om deze lijsten aan gemeenten beschikbaar te stellen. De SVB heeft wel overzichten van toekenningsberichten/ budgetten zoals die per gemeente voorkomen geplaatst in de portal “Mijn PGB voor gemeenten”. Deze zijn voor gemeenten vindbaar in het menugedeelte rapportages bij “gegevens vierde kwartaal”. Met behulp van deze matchingslijst kunnen gemeenten een vergelijking uitvoeren met hun eigen administratie en de niet toegekende reguliere budgetten opsporen. Het gaat in deze om: budgethouders met een (goedgekeurde) zorgovereenkomst onder de juiste wet maar met een ambtshalve budget, en de gemeente heeft nog geen toekenningsbericht ingestuurd. Voor vragen over de indicatie of de hoogte van het budget kunt u zich als gemeente het beste tot het zorgkantoor richten. 8
5. Wat kan ik allemaal in Mijn PGB voor gemeenten zien en doen? U heeft onder meer via Mijn PGB voor gemeenten de mogelijkheid om gegevens met de SVB uit te wisselen. U heeft toegang tot rapportages en managementinformatie, bijvoorbeeld bij de SVB bekende budgetuitputtingsoverzichten op totaal- en persoonsniveau van budgethouders. Verder heeft u inzicht in de zorgovereenkomsten die de SVB heeft goedgekeurd, en geeft u via Mijn PGB voor gemeenten toekenningsberichten aan ons door. (zie ook bovenstaande informatie over toekenningsberichten)
6. Wat kan de budgethouder in haar Mijn PGB zien en doen? De budgethouder logt in op Mijn PGB via zijn DigID en kan dan online PGB-zaken met ons regelen. Zo kan een budgethouder bijvoorbeeld een zorgovereenkomst uploaden en declaraties aan ons doorgeven. Bovendien kan de budgethouder zijn bij de SVB bekende budgetuitputting volgen.
7. Kan ik het dossier inzien nadat er geaccordeerd is? Ja, u kunt via het BSN de budgethouder vinden en dan ziet u het dossier van de budgethouder, met de zorgverleners en de zorgovereenkomsten die er zijn geaccordeerd.
8. Kan de gemeente de budgetoverzichten ook inzien? Ja, in Mijn PGB voor gemeenten kan de gemeente bestedingen volgen op persoonsniveau en via ‘verantwoording per budgethouder’ en voor alle budgethouders via ‘verantwoording op datum’.
9
