Facility Management Presentace Ing. Vlastimil K. Vyskočil, CSc
Nová vlna služeb
FM
Úvod do Facility Managementu (FM) Cíl
•
Koncentrovat se na hlavní předmět podnikání. Štěstí je v tom, když se nalezne správný cíl v situaci směřující k bezradnosti Leonardo da Vinci
Jak • Seznámit se se základními pojmy, pravidly a metodou Nová vlna služeb
FM je v našem prostředí nový a stále častěji používaný pojem Kdo chce jíst jádro, ať rozlomí skořápku
Plautus
• FM je metoda jejíž náplní je sladit pracovní podmínky, činnosti, prostředí, metody a pracovníky v rámci postavení v systému cílů, tzn. zprostředkovaných a účelových vztahů mezi cíli. Nová vlna služeb
Facility Management = Spokojený zákazník Zákazník je spokojen jen tehdy, když FM dosáhne například: l
30 % úspory provozních nákladů
l
využití prostor a ploch o 40 % více než dosud
l
konkurenční výhoda
Nová vlna služeb
FM
FM se vyplatí: FM představuje jádro uvnitř podnikových funkcí
• • •
• • • • • Nová vlna služeb
dlouhodobý ZISK - nižší náklady nižší NÁKLADY – kratší výrobní časy, úspora kapitálu vyšší PRODUKTIVITA; méně oprav a zmetků; méně kapitálu vázaného v materiálu = méně prostojů
vyšší RENTABILITA kapitálu zvýšení MOTIVACE pracovníků finanční LIKVIDITA konkurenční výhoda = výhoda nejnižších nákladů – CENA princip ochrany životního prostředí
Hierarchie řízení FM Pokud se rozhodnutí neřídí jednotící filozofií či strategií, vznikne organizace podobná stalagmitu: beztvará, neefektivní, neužitečná Robert H. Hayes
• • •
FM vychází ze základní koncepce řízení firmy Jednou ze základních myšlenek přežití firmy je uplatnění konkurenční výhody (Porter) Rozhodnutí základní povahy: FM zavádí nový pohled a nové postupy v činnostech souvisejících s využitím a správou HIM a NHIM, koordinací lidských zdrojů, procesů apod. Nová vlna služeb
Proč potřebujeme systém FM ? • Abychom
FM
odstranili
tyto
nedostatky: V jednom podniku pracovali čtyři pánové, kteří se jmenovali Každý, Někdo, Kdokoli a Nikdo. Bylo potřeba vykonat důležitou práci a Každý si byl jistý, že ji Někdo udělá. Mohl ji udělat Kdokoli, ale neudělal ji Nikdo. Někoho to namíchlo, protože to byla práce Každého. Každý si myslel, že Kdokoli by ji udělat mohl, ale Nikoho nenapadlo, že Každý se na ni vykašle. Dopadlo to tak, že Každý vinil Někoho, že Nikdo neudělal něco, co mohl udělat Kdokoli. Nová vlna služeb
Co nabízíme?
FM
• implementaci FM a jeho řízení s podporou CAFM/CIFM s nástroji, které mu umožňují komunikaci s existujícími databázovými, integrovanými podnikovými informačními systémy a manažerskými systémy nebo řídícími systémy technického zařízení budov příp. výrobního zařízení • poradenská a konzultační činnost FM s podporou CAFM/CIFM systémově, tj. evidence, třídění, provozování, analýza, plánování, vyhodnocování TP a ek. údajů o pozemcích, budovách a plochách, výrobních strojích a zařízení, technických zařízeních a vybaveních v budovách, pracovištích a pracovnících Nová vlna služeb
Jakou formou?
FM
•
A. Facility management – řízení činností formou poradenského a konzultačního servisu
•
B. Facility management – denní řízení činností s prováděním všech prací a služeb v rámci jednoho dodavatele (KAF FM)
•
C. Facility management – denní řízení činností s prováděním všech prací a služeb outsourcovaných služeb přímo zákazníkem
Nová vlna služeb
Smyčka implementace Facility Management
Smyčka FM Výsledek potvrzuje předchozí skutky Ovidius
CAFM / CIFM řízení provozu HIM
Computer Aided/Integrated Facility Management
údržba, revize, TPM
opravy
implementace a žízení
projektování
Pracovní prostředí
BOZP, ostraha
logistika, doprava, služby
optimalizace energií
Pracovní činnosti personální management,
Lidské zdroje ergonomie pracovního procesu
dokumentace, evidence, IT, archivnictví koordinace partnerů plánování, benchmarking, controling
Zvýšení výkonnosti lidí, školení
Nová vlna služeb
Smyčka FM je nový pohled na problém lepšího využití disponibilních zdrojů firem a tím pozitivního ovlivňování jejich ekonomiky. Za FM ve smyslu dosažení pozitivních výsledků odpovídají všichni, kteří tuto činnost provádějí, tedy i my… my…. Čím později chybu odhalíme, tím větší ztráty nám způsobí! FM se vyplatí! Nepodceňujte naši nabídku, přesvědčíte se o kvalitativně jiné kontrole své práce! Prevence předchází možnostem vzniku chyb. Nehledáme viníky, ale příčiny a nápravná opatření, jak omezit možnosti výskytu plýtvání nákladů!
Systémový přístup k FM Prvním krokem je nalezení nejlepší cesty
Znalosti a schopnosti FM
Stanovit koncepci a cíle
Navrhnout organizaci
+ Vybrat správné lidi
Tyto lidi vést a motivovat
Kontrola
Nová vlna služeb
Náprava, zlepšování
Frederic Taylor
FM
Soupis zabezpečovaných činností FM pracovního prostředí
Řízení HIM
TPM, údržba, opravy
Budovy
Optimalizace ploch a energií
Technologie Preventivní údržba a prohlídky
Nová vlna služeb
1. FM pracovního prostředí 1.1 Řízení HIM 1.1.1 Odborně a věcně spolehlivý dozor, obsluha, péče o zařízení dle provozních požadavků při dodržení ekonomických potřeb. 1.1.2 Vedení knihy o řízení provozu ve formě denních zpráv. 1.1.3 Uplatňování a prosazování nároků na plnění záruky ve spolupráci se zadavatelem. 1.1.4 Včasná organizace a provádění všech předepsaných zkoušek, jakož i realizace všech opatření, která z těchto zkoušek vyplynou. Poplatky hradí zadavatel. 1.1.5 Pomoc při zákonných prohlídkách a testech. 1.1.6 Kontaktní osoba pro uživatele. 1.1.7 Pravidelná kontrola nedostatků budovy. Nová vlna služeb
1.2 Total Productive Maintenance, údržba, opravy Provedení probíhá dle všeobecně uznávaných technických pravidel (např.technických norem) při striktním dodržení údajů výrobce jakož i všech zákonných a úředních ustanovení a předpisů. „Veškeré materiálové náklady spojené s údržbářskými pracemi nese objednatel.“ 1. Stroje a zařízení - technologie 2. Budovy - HIM a.) Prohlídka Posouzení stávajícího stavu zařízení pravidelnými pohledovými kontrolami a kontrolami funkcí technických zařízení. b.) Preventivní a průběžná údržba Autonomní údržba-SGS2.doc Preventivní a průběžná údržba bude zpracována v systému TPM. Předcházení nenadálých technických problémů pravidelnými kontrolami, čištění, mazání, opravné seřízení, popř.nastavení při dodržení údajů výrobců o veškerých revizních činnostech, instrukcích k běžné údržbě i celkové údržbě. Zjištěné odchylky od plánovaného stavu nahlašuje facility manager písemně objednavateli a po odsouhlasení objednavatelem písemně odstraní, popř.nahradí. Součástí této služby je i pracovní pohotovost.
Nová vlna služeb
1.3 Optimalizace ploch, energií a systémů 1.3.1 Kontrola spotřeby energie pravidelným odčítáním na měřičích. 1.3.2 Prověřování spotřeby na základě srovnatelných údajů minulých let a srovnatelných objektů s upozorněním na mimořádné hodnoty spotřeby. 1.3.3 Kontrola správnosti a hodnověrnosti faktur firem dodávajících energii. 1.3.4 Písemné návrhy optimalizace energií, systému a údržby
Nová vlna služeb
Seznam zabezpečovaných činností v rámci pracovních činností Projekt
Implementace
Dokumentace evidence, třídění, archivace, IT
Analýza zdrojů Hodnocení
zdrojů
Plánování služeb
Nová vlna služeb
Databanka
Řízení a správa služeb FM
Zlepšování FM Různorodost je požehnáním Facility managementu a zhoubou výroby Joseph D. Blackburn
•
Cíl Přesvědčit manažery, že FM je důležitější než řídit vlastní útvary hospodářské správy, údržby, stavební čety, ostrahy, IT, archivace dokumentů apod.
•
Problém – VÝZVA ! Máte nějaké problémy s tzv. ostatní činností ve firmě? Zdržuje vás něco? Rozčiluje Vás (zbytečně) něco? Vidíte někde plýtvání?
•
ODSTRAŇTE! ZLEPŠETE! ŘEŠTE SVOJE PROBLÉMY! Každá firma, každý manažer, každý pracovník se setkává s řadou problémů. Ti špatní je zneužívají, průměrní na ně jenom nadávají, ti nejlepší je řeší a pomáhají řešit!
Nová vlna služeb
Překotným zlepšováním se dá nadělat víc škody než užitku
lze řešit dvěma způsoby: 1. 2.
Operativně – problém řeší jeden člověk tak dlouho až ho vyřeší Systematicky – metodou FM s podporou CAFM
Nová vlna služeb
Metodika FM používá se např. Demingův nebo Shewhartův cyklus
• PLÁN • • • • • • • • • • •
• 7 jednoduchých nástrojů pro FM:
problém poznej • popiš • promysli • příčiny • plán práce • proveď • prověř • pojisti pochval pokračuj v činnosti
Nová vlna služeb
vývojový diagram – srdce systému záznamníky – podklady pro analýzy histogram – sleduje proměnlivost Ishikawův diagram – srdce metody Paretův graf – správná orientace bodový (korelačni) diagram – tajemství závislosti
regulační diagram – záruky za kvalitu FM v čase V.K.Vyskočil: „95% problémů lze vyřešit pomocí 7 nástrojů řízení FM + ochota + práce + čas + peníze“
Určení kritických znaků FM Jistý obchodní ředitel odpověděl na otázku „Jak jdou obchody?“ – „Obchody by šly výborně, jen kdybychom nemuseli vyrábět.“ Anonymus
• • • • • • • • • Nová vlna služeb
Požadavky zákazníka Analýza možných příčin Prověrka úplnosti PT parametrů Transformace významnosti Identifikace klíčového ukazatele Chyby při provádění FM Způsobilost procesu – DOE Kontrola – SPC Audit procesu
Facility Management Reengineering Zlaté pravidlo zní: není žádné zlaté pravidlo G.B.Shaw
•
• • • • • • •
Nová vlna služeb
• • •
Produktivita a odstraňování plýtvání – PRODUKTIVITA=VÝSTUP/VST UP Lean Production motivace lidí pracovní týmy KAIZEN KANBAN TPM – totálně produktivní údržba SMED – extrémně krátké časy na přestavení stroje Poka Yoke – rychlý pokus vizualizace program 5S
2. Správa služeb FM (dále jen facility manager) FM spravuje objekt při dodržování zákonných předpisů s péčí řádného správce s tím, že zastupuje zájmy zákazníka a správa je prováděna jeho jménem tak, že objekt je udržován v odpovídajícím technickém stavu a náležitě užíván. Úkoly a popis správní činnosti Kontrola došlých plateb za nájmy, kauce a jiné výkony nájemců a třetích osob, které souvisejí s hospodařením se spravovaným objektem. Vymáhání nezaplacených plateb a příp.zasílání upomínek, uplatňování a provádění pohledávek v souvislosti s řádnou správou objektu. Věcná a početní kontrola všech došlých faktur týkajících se objektu, jakož i jejich příp.reklamace. Placení všech běžných dávek a poplatků, jakož i faktur řemeslníků, dodavatelů a jiných pracovníků, kteří v souvislosti s náležitým hospodařením s objektem pracují v pověření objednavatele. Nová vlna služeb
K tomu je u banky zřízeno zvláštní konto zákazníka, na které docházejí platby nájemců. Zákazníka je třeba včas uvědomit, jestliže konto vykazuje k provádění nutných plateb nedostatečné saldo tak, aby bylo možno včas konto dotovat. • Seřazená početní evidence všech platebních pochodů, vypracování měsíčního dílčího vyúčtování vždy k 15.dni následujícího měsíce, popřípadě po dohodě s objednatelem. Vypracování roční uzávěrky neprodleně vždy po obdržení poslední faktury došlé za účetní rok, nejpozději do 15.dne následujícího roku. • V přiměřených časových odstupech kontrola úrovně nájemného jakož i doložek nájemních smluv o indexu a zajištění hodnoty. Úprava nájemného na základě doložky o indexu a zajištění hodnoty.
Nová vlna služeb
•
•
Projednávání nového stanovení nájmů a současně uplatňování dohodnutého navýšení nájmu u komerčních nájemců, pokud je bezprostředně určena suma navýšení nebo indexová doložka. Roční vypracování režijních nákladů a uplatňování nákladů u nájemců, vstupní kontrola položek dodatečných požadavků, popř.poukazování finančních pohledávek nájemců, navýšení nebo úprava všech provozních nákladů na skutečné náklady, pokud je to smluvně nebo zákonně přípustné. Vedení veškeré korespondence s nájemci a třetími osobami týkající se spravovaného objektu jakož i uplatňování a prosazování veřejných pohledávek, příjem prohlášení a v případě uzavření smlouvy, výpověď atd.zaslání na zákazníka, jakož i jeho příjem prohlášení a zaslání nájemci.
Nová vlna služeb
• •
•
•
Provádění dalšího pronájmu, zpracování zakázek nebo poptávek zájemců o nájem. Správa nájemných kaucí na zvláštním kontě objednavatele nebo uchování ručitelských listů. Kontrola a úprava daných kaucí a jiných jistin. Zapojování právních zástupců, daňových poradců, architektů, statiků, znalců, popř.technických poradců po předchozí dohodě se zadavatelem a na jeho náklady, pokud to vyplývá z FM k provádění úkolů. V případě škodní události podá správce pojistiteli ohlášení o škodě a podnítí pojišťovnu k prověření škodní události a zadavatele neprodleně uvědomí o škodě a příčině škody. Zajistí prvotní fotodokumentaci.
Nová vlna služeb
• Pravidelné odečítání stavů měřidel objektu (spotřeba elektrické energie apod.). Sledování technického maxima a objemu práce. • FM není bez výslovného souhlasu zadavatele oprávněn uzavírat nové nájemní smlouvy ani dodatky k existující smlouvě (především prodloužení smlouvy), dále dohody o zrušení nebo jiné smlouvy. • Průběžné vypracování zpráv měsíčně vždy k 20.dni následujícího měsíce: - soupis všech došlých nájmů a záloh na režijní náklady předchozího měsíce, které budou seřazeny podle nájemních jednotek, s vykázanými skluzy v placení nájemného a údaji o provedených inkasních opatřeních. po skončení čtvrtletí vždy do 1 měsíce s tímto obsahem: - seznam stavu nájemců
Nová vlna služeb
•
Seznam úprav nájemného (přehled o vývoji stavu indexu se zřetelem na dohodnutou doložku o zjištění hodnoty) Seznam výpovědí a opcí Seznam nájemních činností Plánování rozpočtu Opatření k opravám Škodová hlášení pojišťovně Hlášení o vloupání Jiné zvláštnosti Důležité změny uvnitř struktury nájmu Vypracování ročního rozpočtu nákladů, které je možné nebo není možné přesunout do následujícího roku, do 15.11. předchozího roku.
Nová vlna služeb
Zajišťování ostatních služeb v rámci FM Nabídka služeb
Administrativní podpora
Stavební a provozní správa
Technologické zabezpečení
IT komunikace, data management
Bezpečnostní systémy (zabezpečení)
Nová vlna služeb
Function Deployment FM Transformace požadavků zákazníka do technických parametrů FM FMEA – Analýza možností vzniku vad a jejich následků
• FD FM
• FMEA
•
• • • • •
• •
Ověření úplnnosti ukazatelů kontrol Identifikace kritických ukazatelů Cílové hodnoty ukazatelů
•
Nová vlna služeb
Prevence vad Nejslabší místa Preventivní prvky Zadání zákazníků Seriozní spolupráce partnerů FM Zlepšení celkového stavu
Způsobilost procesu, strojů a měřidel Postup:
a) Vyplnění vstupního dotazníku b) Předložení nabídkového projektu • • • • • •
Stanovení způsobilosti procesu Prognóza schopnosti procesu Prognóza rozměrové stálosti Strategie FME – plánování experimentů Statistická regulace procesu měřením Interní audit procesu
Nová vlna služeb
Management služeb A archivace/bezpečná úschova archivních materiálů po dobu x let Be Bezpečnostní služby (komplexní servis včetně elektronického zabezpečení objektu, PCO) Bo BOZP (komplexní servis-vypracování směrnic, řádů) De deratizace design kancelářských ploch
Nová vlna služeb
dezinsekce Do vypracování dokumentace o objektu a její aktualizace (archiv, CAD, E-plan, ….) El energie/sledování spotřeby energií Elektrorozvodné závody, plynaři, vodovody a kanalizace/ nasmlouvání jednotlivých odběrů a maxima
Nová vlna služeb
I IT služby Ka zajištění kancelářského režijního materiálu Ko stavební dozor - kolaudační a stavební řízení/jednání při kolaudačním nebo stavebním řízení kopírovací a rozmnožovací služby Lo Logistika a skladování (komplexní servis) Od odpady/ vedení evidence odpadů odpady/zajištění činností souvisejících s likvidací odpadů vč. nebezpečných odpadů a chemických látek Nová vlna služeb
Po pojistné události/řešení pojistných událostí poštovní služby požární ochrana (komplexní servis-vypracování směrnic, řádů, HW) Pr prádlo/pronájem, praní, mandlování, opravy Př překladatelské a tlumočnické služby Re recepční revize/zabezpečení revizní činnosti a její přehledná dokumentace Vo Vozový park/komplexní servis- dispečink, údržba, obsluha revize/zabezpečení revizní činnosti a její přehledná dokumentace Nová vlna služeb
Vo Vozový park/komplexní servis- dispečink, údržba, obsluha Vý Výpočetní technika/čištění St stavební dozor/zajištění stavebního dozoru stavební údržba státní orgány/jednání za majitele objektu u státních orgánů a dodavatelů zejména stravování strojní údržba Te telefonní služby Úd údržba/zabezpečení drobné údržby v objektu (dle specifikace) Úk úklid venkovní (komplexní celoroční servis) úklid vnitřní (komplexní úklidový servis) Nová vlna služeb
Úř úřady/jednání v zastoupení majitele na úřadech
Te telefonní služby Úd údržba/zabezpečení drobné údržby v objektu (dle specifikace) Úk úklid venkovní (komplexní celoroční servis) úklid vnitřní (komplexní úklidový servis) Ze Zeleň/výsadba a údržba Rozsah jednotlivých služeb bude dán komplexním projektem.
Nová vlna služeb
4.
Budovy a stavby Pasportizace objektů
5. Stroje a zařízení Analytická definice strojů a zařízení v objektu.
Nová vlna služeb
Celková cena
za Facility Management se řídí podle předepsaných a prováděných výkonů a je stanovena dohodou jako roční paušál v KČ.
Nová vlna služeb
Ekonomický svět je „ potřetí kulatý“ • Když jej obepluli velcí objevitelé • Když byl propojen obchodem • Když je provázán i výrobou Tempora mutantur et nos mutamus in illis. Časy se mění a my s nimi. Varietas delectat
Život je změna.
Jedinou konstantou dnešní doby je změna. P.F. Drucker
Nová vlna služeb
Informační technologie jako podpora procesů pro Facility Management - Aperture
Nová vlna služeb
Děkujeme za spolupráci a partneři
Zákazníci
Nová vlna služeb
K čemu je koncepce a cíle FM? • takto ne :
• takto ano :
Nová vlna služeb
