exploitatie Cultuurcentrum vanberesteyn te Veendam

Onderzoek exploitatie Cultuurcentrum vanBeresteyn te Veendam

Gemeente Hoogezand-Sappemeer

gemeente veendam

Gemeente Hoogezand-Sappemeer

DE OMMELANDER REKENKAMERCOMMISSIE

DE OMMELANDER REKENKAMER De Ommelander rekenkamer is een personele unie waarin de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Veendam en Winschoten begin 2005 zijn benoemd door de betrokken gemeenteraden. De Ommelander rekenkamer bestaat uit Hans de Graaf (voorzitter), Jaap van Middelkoop (lid), Paul Vriends (lid) en Jan Dob (ambtelijk secretaris)

4


INLEIDING

1 INLEIDING 1.1 Aanleiding voor het onderzoek Voor de selectie van onderwerpen heeft de Ommelander rekenkamercommissie in haar notitie werkwijze enkele criteria opgenomen. Basis voor de selectie is in elk geval dat het om een onderwerp gaat dat (maatschappelijk en/of politiek-bestuurlijk) relevantie heeft en tevens enige materialiteit. Voorts moet de rekenkamercommissie het idee hebben dat het onderzoek concrete aanknopingspunten kan bieden voor daadwerkelijke verbetering van de controlerende taak van de Raad. Op grond van voornoemde criteria heeft de Ommelander Rekenkamer gekozen een onderzoek te doen naar de exploitatie in de breedste zin des woords van het Cultuurcentrum vanBeresteyn. Basis voor de realisatie in september 2004 van het Cultuurcentrum vanBeresteyn was een in 2003 opgesteld Ondernemingsplan Cultuurcentrum vanBeresteyn. Vanwege het ontbreken van harde ervaringscijfers had dit ondernemingsplan een enigszins indicatief karakter. In 2008 is dit ondernemingsplan geactualiseerd, waarbij enige forse (exploitatie-)tegenvallers werden geconstateerd, vooral door in 2003 gedane verkeerde aannames. Zo zijn groeicijfers inzake verhuur en theaterbezoek te optimistisch geprognosticeerd, zijn zowel aan de kosten- als aan de opbrengstenkant tegenvallers opgetreden en blijkt tevens de beoogde meerwaarde tussen de participanten niet altijd ‘tastbaar’ aanwezig te zijn. Ook is geconstateerd dat de onderdelen cultuur, theater en beheer door elkaar lopen, waardoor geen of onvoldoende zicht bestaat op de individuele exploitaties en geldstromen. In 2008 is door de directie van het Cultuurhuis een nieuw bedrijfsplan opgesteld. De Ommelander Rekenkamer heeft onderzoek laten doen naar (1) de vraag of de sturing en de verantwoording c.q. de informatievoorziening over het reilen en zeilen van vanBeresteyn adequaat is geweest. Voorts heeft de rekenkamer besloten een onderzoek te laten doen naar (2) de vraag, of het nieuwe bedrijfsplan voldoende (financieel) is onderbouwd en welke risico’s onderkend kunnen worden en of deze toereikend zijn geïnventariseerd en gepresenteerd. 1.2 Onderzoeksvragen Wij hebben de twee hoofdonderzoeksvragen vertaald in de volgende onderzoeksvragen: Bestuurlijk traject 1. Hoe heeft het College de financiële situatie en de inhoudelijke opgave (vanaf september 2004) gevolgd en daarop gestuurd? Heeft het sturingsmechanisme adequaat gewerkt? 2. Is de informatievoorziening over Cultuurcentrum vanBeresteyn van het College aan de Raad juist, tijdig en volledig geweest? 3. In het verlengde hiervan: wanneer waren de signalen over de financiële tegenvallers bij het College bekend? Wat heeft het College, in het licht van de tweede vraag, daarmee gedaan? 4. Hoe heeft de directie van Cultuurcentrum vanBeresteyn geopereerd in de afgelopen jaren, voor wat betreft de informatievoorziening aan het College respectievelijk de portefeuillehouder over de financiële situatie? Is door de directie tijdig maatregelen getroffen om de financiële situatie waar mogelijk in lijn van het Ondernemingsplan uit 2003 te brengen? 5. Kan (geobjectiveerd) worden aangegeven in welke mate de onderhoudskosten (negatief) worden beïnvloed door de bij de bouw van het Cultuurcentrum gemaakte keuzes? Financieel-technische beoordeling bedrijfsplan 1. Analyseer en beoordeel de financiële onderbouwing van het nieuwe bedrijfsplan, waarbij tevens aandacht wordt besteed aan de onderbouwing van de verwachte bezoekersaantallen en bezettingsgraden van de diverse onderscheiden activiteiten; 2. Is ten behoeve van de besluitvorming een risicoparagraaf opgesteld, en zo ja, is deze volledig; 3. Is de aan de Raad gepresenteerde (financiële) informatie volledig.

2


BELANGRIJKSTE CONCLUSIES

De financiële beoordeling dient zich te richten op: - De uitgangspunten en veronderstellingen die bij de opstelling van de exploitatiebegroting zijn gehanteerd; - De in de onderbouwing gevolgde redenaties en opgestelde analyses; - De waarschijnlijkheid van het gehanteerde cijfermateriaal alsmede de interpretatie daarvan. Hiermee duiden wij op het verstrekte cijfermateriaal in relatie tot andere verkregen documenten. 1.3 Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeksbureau Partners en Pröpper uit Vught. De Ommelander Rekenkamer is van mening dat de onderzoekers een bruikbaar rapport (in de bijlage opgenomen) hebben afgeleverd. Het geeft inzicht in de wijze waarop de gemeente het huidige beleid inzake Cultuurcentrum vanBeresteyn invulling heeft gegeven en biedt voldoende basis voor enkele concrete verbeteringen.

2

BELANGRIJKSTE CONCLUSIES Hierna hebben wij de belangrijkste conclusies opgenomen. 2.1 Organisatorische rollen vermengd De onderzoekers constateren dat de gemeente ten aanzien van vanBeresteyn verschillende rollen vervult. De gemeente is beleidsmaker, maar tegelijkertijd ook subsidieverstrekker en exploitant. Deze situatie, die niet strookt met de gedachte achter de onafhankelijkheidsbepalingen uit de zogenaamde Code Cultural Governance, wordt ook door de gemeente zelf minder wenselijk bevonden. Zo is reeds in 2003 een motie aangenomen met name gericht op de positionering van de toenmalige directeur. Deze motie is overigens nooit tot uitvoering gekomen. In de huidige situatie is een belangenverstrengeling zeer wel mogelijk, ook al wordt de subsidieverstrekking nu ambtelijk door een andere functionaris afgehandeld. Wij achten de huidige situatie niet wenselijk. 2.2 Spagaat tussen publieke en ‘commerciële’ (zakelijke) doelstellingen Het concept vanBeresteyn hinkt een beetje op twee gedachten. Enerzijds moeten gemeentelijke doelstellingen op cultuurgebied worden gerealiseerd, anderzijds moeten commerciële inkomsten worden verworven. De onderzoekers spreken zelfs van een spagaat in dezen. Lag het accent in eerste instantie nog vooral op de amateurkunst als beleidsinstrument om een brede deelname aan kunst en cultuur te realiseren, zoals het Ondernemingsplan 2003 verwoordde, in de loop der tijd wordt de professionele kunst steeds belangrijker. Dit volgt in zekere zin ook uit de spanning die er zit tussen ‘brede deelname’ en ‘kostendekkendheid’. Om een balans te houden tussen deze ‘brede deelname’ en ‘kostendekkendheid’ is er voor het komende jaar een maximum gesteld aan de (semi- en ) professionele voorstellingen en een groei aan amateurvoorstellingen gepland. Met het Ondernemingsplan 2008 is de missie in zekere zin impliciet verbreed om ruimte te geven aan de professionele kunst. Wij constateren dat deze keuze echter nooit expliciet is gemaakt, wat in de praktijk tot verschillende verwachtingen van de prestaties van vanBeresteyn kan leiden. 2.3 Afspraken gemeente en vanBeresteyn niet eenduidig In het verlengde hiervan zijn ook open einden te constateren in de afspraken tussen vanBeresteyn en de gemeente. Zo zijn tussen de gemeente en de participanten binnen vanBeresteyn en onderling geen afspraken vastgelegd over verantwoordelijkheden bij eventuele exploitatietekorten en het niet halen van doelstellingen. Evenmin zijn concrete afspraken over de informatievoorziening vastgelegd. Ten slotte zijn er geen prestatieafspraken gemaakt, iets wat bij veel andere theaters inmiddels wel gebeurt. Alhoewel wij begrijpen, dat het goed is eerst enkele jaren te draaien alvorens de afspraken over en weer verder te regelen, is het kader momenteel naar onze mening onvoldoende helder en kan dit in de praktijk ook tot allerlei discussies over en weer leiden.

3


BELANGRIJKSTE CONCLUSIES

2.4

Financiële ‘mission impossible’ voor vanBeresteyn

Bestuurlijk lijkt in de aanloopjaren naar de realisatie van vanBeresteyn alle aandacht gericht op het kunnen realiseren hiervan binnen het bouwbudget (f 25 miljoen) en is er minder aandacht voor een adequate instandhouding ervan. Zo is de personele formatie te krap; de personele kosten waren oorspronkelijk begroot op rond € 225.000, maar lopen snel op tot ruim € 300.000. Ook worden de noodzakelijke onderhoudsreserveringen (bewust) naar achteren geschoven en is onvoldoende rekening gehouden met bijvoorbeeld abonnementskosten voor liftcontrole e.d. Daarnaast blijken minder realistische aannames, overigens mede o.b.v. externe advisering, te zijn gedaan inzake de potentiële verhuurinkomsten. Al deze aspecten leiden er toe, dat de gemeentelijke bijdrage aan vanBeresteyn in 2007 € 115.000 meer bedraagt dan op grond van het Ondernemingsplan 2003 was begroot (werkelijke bijdrage € 465.000, begroot € 349.000). Extra complicatie daarbij is, dat deze gemeentelijke bijdrage verspreid in de gemeentelijke begroting is opgenomen, wat het zicht op deze ontwikkelingen bemoeilijkt. De financiële beperkingen waarmee vanBeresteyn op pad wordt gestuurd, werken ook (deels) door in de uitwerking van het concept. Zo is het aantal theatervoorstellingen bij vanBeresteyn relatief laag doordat deze met name in het weekend geprogrammeerd worden, omdat er te weinig formatie is om ook doordeweeks te programmeren. 2.5 Nieuw Ondernemingsplan 2008 Waren veel zaken in het Ondernemingsplan 2003 dus niet goed geregeld, met het Ondernemingsplan 2008 wordt wel een verbetering gerealiseerd. Dit ondernemingsplan, dat twee keer in de commissie SML is besproken, benoemt een stevig ambitieniveau inzake vooral de groei van de bezetting (jaarlijks 5% groei), waarbij de hiermee samenhangende stuurgetallen overigens wel afwijken van de in de programmabegroting 2008 genoemde stuurgetallen. De formatieve aspecten vinden beter hun plek in het Ondernemingsplan 2008, terwijl ook enkele aannames beter worden onderbouwd. De huidige begroting is wel nog steeds vertekend omdat grote vervangingsinvesteringen (zoals de tribune, trekken) niet worden afgeschreven en meegenomen in de kapitaalslasten van het Cultuurcentrum, maar in de toekomst alsnog gedekt moeten worden via afzonderlijke besluitvorming over de nota kapitaalgoederen en daaraan gerelateerde begrotingsvoorstellen. Ook is geen stelpost onvoorzien opgenomen, waardoor elke tegenvaller direct effect heeft op het exploitatieresultaat. Voorts blijft sprake van enkele open einden, vooral inzake de onderbouwing van de verhuur terwijl ook de voorgestelde formatie (5,5 fte) nog steeds laag in vergelijking met landelijke gemiddelden (rond 7,0 fte), ondanks dat deze is opgehoogd ten opzichte van de oorspronkelijke formatie. Dit zet mogelijk spanning op de ambities ten aanzien van toename van verhuur en bezetting. 2.6 Financieel wel mogelijkheden exploitatie te versterken De onderzoekers noemen enkele mogelijkheden de exploitatie van vanBeresteyn in de toekomst te verbeteren. Aan de inkomstenkant lijken nog mogelijkheden aanwezig te zijn op het gebied van de recette, inkomsten uit de horeca, subsidies (provincie, rijk, fondsen) en sponsoring, die achterblijven bij landelijke gemiddelden. Ook het aantal bezoekers van buiten de gemeente kan mogelijk nog worden verhoogd (2007: 15% versus TAS-referentiegemeenten: 41%), zeker gelet op de (tijdelijke) sluiting van De Klinker te Winschoten. Aan de uitgavenkant lijken nog mogelijkheden aanwezig te zijn om deze te verlagen. Het kan dan gaan om huisvestingskosten (door gezamenlijke aanbesteding) en diverse bedrijfsvoeringkosten. 2.7 Prestaties vanBeresteyn zijn goed, maar concept is nog niet geheel uitgekristalliseerd De onderzoekers concluderen op basis van het zogenaamde Theater Analyse Systeem dat de financiële prestaties van vanBeresteyn, bijvoorbeeld op het gebied van de totale inkomsten en uitgaven per voorstelling en de directe voorstellingskosten ongeveer op het gemiddelde van de referentiegroep uit 2007 liggen.

4


AANBEVELINGEN

Wel kan gesteld worden, dat van het oorspronkelijke concept uit 2003 enkele zaken nog niet (geheel) zijn gerealiseerd. Zo vallen de resultaten van het Filmhuis tegen ten opzichte van de in de aanloop naar vanBeresteyn in 2003 gedane aannames en komt ook de beoogde facilitaire samenwerking niet van de grond. Nog belangrijker is, dat de gezamenlijke activiteiten, gericht op het aanboren van ‘nieuwe markten’ ook slechts beperkt gestalte krijgen. In de praktijk blijken de participanten hun eigen belang eerder te laten prevaleren dan het gezamenlijk belang. Het ontbreken van een samenwerkingsovereenkomst tussen de participanten op deze aspecten doet zich hier wreken. Ook het feit, dat in de afgesloten huurovereenkomsten niets is geregeld over zaken als openingstijden en samenwerking met de andere participanten, ondersteunt het verder uitbouwen van het concept niet. 2.8 Sturing College Een complex project als vanBeresteyn vergt vooral in de aanvangsfase een actieve betrokkenheid vanuit de portefeuillehouder. Daar heeft het in de beginjaren feitelijk aan ontbroken. Sturing en verantwoording vonden vooral ‘op afstand’ en te weinig concreet plaats, waar een actievere betrokkenheid op haar plaats was geweest. De laatste jaren vindt duidelijk een kentering plaats, mede resulterend in een nieuw Ondernemingsplan 2008. Toch zijn er ook nog enkele opgaven te vervullen. 2.9 Informatievoorziening aan de Raad De informatievoorziening aan de Raad vindt vooral plaats via de gebruikelijke documenten binnen de planning- & controlcyclus. Als gesteld is het een complicatie, dat gegevens over de exploitatie en investering voor vanBeresteyn verspreid in de programmabegroting zijn opgenomen, waardoor een integraal beeld wordt bemoeilijkt. De eerste jaren heeft de Raad verder, evenals het College, op afstand gestaan en weinig aanvullende informatie over vanBeresteyn gevraagd. Ook hier ontstaat het beeld, dat de bestuurlijke aandacht meer gericht was op het realiseren van vanBeresteyn binnen het toegestane budget (f 25 miljoen) en minder op de latere instandhouding ervan. De raadsleden die wij in dit onderzoek hebben gesproken, zijn nu meer tevreden over de informatievoorziening dan in de vorige Collegeperiode. Wel wordt nog frequentere informatie wenselijk geacht en wordt meer inzicht gewenst op welke onderdelen/voorstellingen van vanBeresteyn ‘geld bij moet’ en welke onderdelen ‘geld opleveren’.

3 AANBEVELINGEN Op grond van ons onderzoek adviseren wij als volgt: Organisatie 1. Laat het College met voorstellen komen tot daadwerkelijke en structurele invulling van de raadsmotie uit 2003 over de organisatorische rollen en betrek dit in een duidelijke afweging over rol en positionering van vanBeresteyn; 2. Besluit expliciet waar de accenten binnen het concept van vanBeresteyn moeten liggen: op de meer publieke opdracht (brede toegankelijkheid van cultuuraanbod) of de commerciële doelstellingen (professionele kunst) en werk dit uit in een heldere opdracht aan vanBeresteyn; 3. Werk de bestaande afspraken met vanBeresteyn nader uit, specifiek inzake verantwoordelijkheden bij eventuele exploitatietekorten, het niet halen van doelstellingen (zie aanbeveling 2), de informatievoorziening en (in het verlengde van aanbeveling 2) prestatieafspraken; 4. Overweeg of de besluitvorming voor vervangingsinvesteringen kan worden gemandateerd aan de directie van vanBeresteyn, zodat tevens een stabiel en transparant financieel meerjarenkader ontstaat; Inhoud en concept 5. Laat het college een onderzoek uitvoeren naar de mogelijkheden te komen tot optimale samenwerking tussen de participanten. Laat daarbij de mogelijkheden bezien vanBeresteyn een positie te geven los van de gemeente;

5


AANBEVELINGEN EN TOT SLOT

6. Draag het College op om samen met de directie van vanBeresteyn op zo kort mogelijke termijn een samenwerkingsovereenkomst tussen alle participanten af te laten sluiten met daarin een stevige verankering voor het gezamenlijk uitwerken van het concept van vanBeresteyn; Sturing en verantwoording 7. Richt de begroting zodanig in, dat de geldstromen en het gemeentelijk aandeel in de exploitatie van vanBeresteyn expliciet blijken en gepresenteerd worden; 8. Laat de stuurgetallen uit de gemeentelijke sturingsdocumenten (met name programmabegroting) aansluiten op het Ondernemingsplan 2008, zodat een eenduidig toetsingskader ontstaat; 9. Geef het College de opdracht de directie van vanBeresteyn de begroting en meerjarenraming zodanig in te laten richten dat ook vervangingsinvesteringen hierin zijn verwerkt, alsmede een stelpost onvoorzien; 10. Bepaal expliciet welke informatie wenselijk en noodzakelijk is en draag het College op hier samen met de directie van vanBeresteyn invulling aan te geven. Financiën/exploitatie 11. Geef het College de opdracht de directie van vanBeresteyn nader te laten onderbouwen of en in hoeverre de huidige formatie toereikend is om de ambities en verdere uitwerking van het concept vorm te geven; 12. Geef het College de opdracht de directie van vanBeresteyn nader en onderbouwd te laten analyseren of de in deze rapportage gedane suggesties inzake exploitatieverbetering realiseerbaar kunnen zijn;

4 TOT SLOT Samenvattend is ons oordeel dat wij de indruk hebben gekregen, dat veel aandacht, zowel ambtelijk als bestuurlijk, is uitgegaan naar de realisatie van vanBeresteyn en veel minder naar de latere instandhouding ervan. Een mission impossible was daarmee gecreëerd voor de directie van vanBeresteyn. De laatste tijd is een duidelijke omslag waarneembaar en komt vanBeresteyn ook steviger op de politieke agenda te staan. Nog steeds zijn er naar onze mening veel openstaande punten die invulling behoeven, zodat een helder kader ontstaat voor vanBeresteyn om bij te dragen aan het culturele klimaat van de gemeente Veendam. In het onderzoek staan verder diverse aanbevelingen, die het beheer en de exploitatie van vanBeresteyn verder kunnen verbeteren.

6



7


Eindrapportage

Exploitatie Sturing en informatievoorziening Rekenkameronderzoek naar sturing en informatievoorziening rond de exploitatie van Cultuurcentrum vanBeresteyn te Veendam

Aan De Ommelander Rekenkamer p/a de heer H. de Graaf Referentiecode 000247.001.01

Van drs. G.T. Schermers dr. ing. E. de Jong

Vught, 6 februari 2009

MARKTVELD 26 • 5261 EB VUGHT • POSTBUS 115 • 5260 AC VUGHT T (073) 658 7080 [email protected] • WWW.PARTNERSENPROPPER.NL

Inhoudsopgave 1

Inleiding ........................................................................................1

2

Doel- en vraagstelling, onderzoeksmodel en -aanpak ......................1

2.1 2.2 2.3

Doel- en vraagstelling ................................................................................. 1 Onderzoeksmodel en normenkader ............................................................ 2 Onderzoeksaanpak .................................................................................... 2

3

Hoe ziet vanBeresteyn er uit? ......................................................... 4

3.1 3.2 3.3

Structuur van vanBeresteyn ......................................................................... 4 Beschrijving van de gemeentelijke organisatie rondom vanBeresteyn ........... 5 Analyse en conclusies ................................................................................. 6

4

Het ontstaan van vanBeresteyn (2004) ........................................... 8

4.1 4.2 4.3

De relatie tussen de gemeente en vanBeresteyn (2004) ................................ 8 De afspraken tussen gemeente en vanBeresteyn (2004)................................ 8 Analyse en conclusies ............................................................................... 10

5

Exploitatie en onderhoud van vanBeresteyn (2004-2008) ............... 11

5.1

5.2 5.3 5.4

Financiële situatie van vanBeresteyn .......................................................... 11 5.1.1 Verschillen in inkomsten en uitgaven .................................................. 11 5.1.2 Consequenties van bij de start gemaakte keuzen ............................... 14 5.1.3 Synergie tussen participanten ........................................................... 15 De sturing door de directie van vanBeresteyn ............................................. 16 De sturing door het college ....................................................................... 18 Analyse en conclusies ............................................................................... 20

6

Het Ondernemingsplan 2008 ....................................................... 26

6.1 6.2 6.3 6.4

Veranderingen t.o.v. het ondernemingsplan 2003 ...................................... 26 De financiële paragraaf............................................................................. 27 Risicoanalyse ........................................................................................... 29 Analyse en conclusies ............................................................................... 30

7

Informatievoorziening aan de raad ............................................... 33

7.1 7.2 7.3

Informatie via de P&C-cyclus .................................................................... 33 Het handelen van de gemeenteraad .......................................................... 36 Analyse en conclusies ............................................................................... 37

8

Conclusies .................................................................................. 39

Bijlage 1

Geïnterviewde betrokkenen ............................................... 42

Bijlage 2

Bronnenlijst ...................................................................... 43

Bijlage 3

Onderzoeksvragen en normenkader .................................. 44

Bijlage 4a

Beschrijving participanten vanBeresteyn ............................ 47

Bijlage 4b

Beschrijving synergie participanten ................................... 49

Bijlage 5 Gebeurtenissen en besluiten relevant voor ontwikkeling vanBeresteyn ................................................................................ 51 Bijlage 6

Verantwoordelijkheden OP 2003 ........................................ 57

Bijlage 7

Overzicht kengetallen........................................................ 58

Bijlage 8

Kader informatievoorziening ............................................. 60

Bijlage 9

VanBeresteyn in de begroting 2006 .................................... 64

1

Inleiding

In september 2004 is in Veendam het gemeentelijke Cultuurcentrum vanBeresteyn 1 geopend . In vanBeresteyn vinden culturele evenementen plaats zoals voorstellingen (theater en film), exposities, lezingen, symposia et cetera. In het Cultuurcentrum is een aantal culturele en toeristisch-recreatieve organisaties en instellingen gevestigd die voorheen apart en op een eigen locatie functioneerde: – Theater vanBeresteyn – Muziek-, Dans en Theaterschool – VVV/ANWB – Stichting Beeldende Kunst Veendam (Kunstuitleen) – Openbare Bibliotheek – Veenkoloniaal Museum Daarnaast is in vanBeresteyn een Grand Café gevestigd. Het Cultuurcentrum is in 2004 aangebouwd aan het toen al bestaande Veenkoloniaal Museum, een voormalige Rijks-HBS uit 1907. Het Museum verplaatste daarbij de ingang naar het Cultuurcentrum. In juni 2008 is bij de behandeling van de jaarrekening aan het licht gekomen dat de instelling met exploitatietekorten heeft te maken. Dit heeft de Ommelander Rekenkamercommissie2 er toe gebracht onderzoek uit te laten voeren naar de sturing en informatievoorziening rond de exploitatie van Cultuurcentrum vanBeresteyn.

2

Doel- en vraagstelling, onderzoeksmodel en -aanpak

2.1

Doel- en vraagstelling

De Rekenkamercommissie heeft twee vragen centraal gesteld: 1 Zijn de sturing en verantwoording c.q. de informatievoorziening over het reilen en zeilen van vanBeresteyn adequaat geweest? 2 Is het nieuwe bedrijfsplan voldoende (financieel) onderbouwd en zijn de risico’s voldoende in kaart gebracht? Op basis van bovenstaande centrale vragen is een drieledige doelstelling geformuleerd: – Een reconstructie van het bestuurlijke proces en de wisselwerking tussen raad en college met betrekking tot het ‘ontstaan’ en de exploitatie van Cultuurcentrum vanBeresteyn.

1

Bij citaten of benamingen (bijvoorbeeld van rapporten) is de dan gehanteerde spelling gebruikt, zodat in

2

Samenwerkende rekenkamercommissies van de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Veendam en

het rapport ook (sporadisch) andere spellingen kunnen voorkomen. Winschoten, ingesteld begin 2005.

1

Een toetsing op het nieuwe bedrijfsplan van vanBeresteyn als kaderstellend document voor de gemeenteraad. Aanbevelingen doen ten aanzien van de gemeentelijke rol bij de toekomstige exploitatie van vanBeresteyn.

– –

De vraagstelling van het onderzoek omvat een drietal focuspunten c.q. drie momenten in de tijd: de periode van ontstaan van vanBeresteyn (2004), de periode dat vanBeresteyn ‘draait’, een periode dat exploitatie en onderhoudskosten duidelijke worden (2004-2008) en het moment dat er een nieuw Ondernemingsplan wordt uitgebracht (2008). De onderzoeksvragen over deze drie perioden zijn opgenomen in bijlage 3.

2.2

Onderzoeksmodel en normenkader

De vraagstelling zoals hierboven weergegeven is vertaald in een onderzoeksmodel en normenkader.

2004

2004-2008

2008

B A Ontstaan Cultuurcentrum - Afsprakenkader

Exploitatie en Onderhoud - Bijsturing door college/organisatie en uitvoering door directie - Omgang met (fin. ) risico’s

C Nieuw Bedrijfsplan - Fin. onderbouwing - (Fin.) risico-analyse

D Informatievoorziening aan de raad Voldoende relevante en tijdige informatievoorziening

Figuur 2.1: Onderzoeksmodel

Om de onderzoeksvragen adequaat te beantwoorden en de kwaliteit van de informatievoorziening te beoordelen is gebruik gemaakt van een normenkader. Het normenkader schept focus én levert de beoordelingscriteria aan de hand waarvan we naar de feitelijke praktijk kijken3. Iedere hoofdnorm kan worden uitgewerkt in een aantal aandachtspunten. In bijlage 3 is het normenkader weergegeven.

2.3

Onderzoeksaanpak

Het onderzoek is door Partners+Pröpper uitgevoerd in de periode van 10 september (startbijeenkomst met de Rekenkamercommissie) tot en met eind oktober 2008. Het onderzoek bestond uit drie fasen, zie figuur 2.2:

3

De onderzoeksvragen bepalen ‘wat’ we onderzoeken, het normenkader bepaalt ‘wat we er van vinden’.

2

Fase 1

Voorbereiding/start onderzoek Startbijeenkomst Documentenstudie Oriënterend gesprek gemeentesecretaris Tussenbijeenkomst rekenkamercommissie Pr o ce sr ec onst r uct ie

Fase 2

Verdiepende documentenstudie Groeps- en individuele interviews

Verslagleggingenafronding

Fase 3

Conceptrapportage, bespreking rekenkamercommissie Ambtelijk hoor en wederhoor Opleveren definitieve rapportage

Figuur 2.2: Onderzoeksaanpak

Tijdens de eerste fase, de voorbereiding van het onderzoek, zijn de doelstellingen, de reikwijdte, planning en andere relevante aspecten zoals communicatie over het onderzoek uitgelijnd. In deze fase heeft dossierstudie plaatsgevonden naar algemene stukken met betrekking tot de wisselwerking tussen raad en college en over het ‘ontstaan’ en de exploitatie van vanBeresteyn en de instellingen die in het Cultuurcentrum zijn gevestigd (zie bijlagen 2 en 4). Tevens is een normenkader vastgelegd en heeft een oriënterend gesprek met de gemeentesecretaris en hoofd Zelfstandige Eenheid plaatsgevonden. Tijdens de tweede fase heeft verdiepende documentenstudie plaatsgevonden en zijn interviews gehouden (zie bijlage 1). In de laatste fase heeft interpretatie en analyse plaatsgevonden en is de rapportage opgesteld. Op 10 september 2008 heeft overleg met de Ommelander Rekenkamer plaatsgevonden. De bijeenkomst op 10 september stond ook in het teken om de directeur van vanBeresteyn en de gemeentesecretaris te informeren over het onderzoek. Het onderzoek is uitgevoerd door onderzoeks- en adviesbureau Partners+Pröpper. Het onderzoeksteam bestond uit drs. Govert Schermers en dr. ing. Edwin de Jong.

3

3

Hoe ziet vanBeresteyn er uit?

In dit hoofdstuk wordt een algemene beschrijving gegeven van vanBeresteyn en de onderdelen daarvan. Daarnaast wordt gekeken naar de gemeentelijke structuur rondom vanBeresteyn.

Figuur 3.1: Cultuurcentrum vanBeresteyn

3.1

Structuur van vanBeresteyn

De structuur, tevens overzicht van participanten, van vanBeresteyn is weergegeven in figuur 3.2. Directeur Zelfstandige

Stichting Veenkoloniaal Museum

Stichting Openbare Bibliotheek

Stichting Beeldende Kunst

VVV/ANWB

eenheid Grand Café

Beleidsmdw./ activiteitencoörd. (1 fte)

Administratief mdw. (½ fte)

Technisch mdw. (2x ½ fte)

Gem. Muziek, Dans en Theater-school

Figuur 3.2: Structuur vanBeresteyn

VanBeresteyn is feitelijk een ‘cultuurverzamelgebouw’ en is eigendom van de gemeente, de participanten huren een deel van het gebouw. Van de participanten draagt de gemeente de verantwoordelijkheid over het theater en de gemeentelijke Muziek-, Dansen Thaterschool. Het Theater vanBeresteyn is in 2004 ontstaan; de nieuwe theaterzaal kwam ter vervanging van het theater Veenlust, dat in 1995 de deuren sloot4. Het theater is gebouwd volgens een ‘laag profiel’, gezien de aanwezigheid van grotere theaters in de regio5. Het theater heeft 350 stoelen (even veel als bijvoorbeeld de tweede zaal (Middenzaal) van de Schouwburg Almere, De Voorste Venne in Drunen, Theater aan het Spui in Den Haag en het Koningshof in Maassluis).

4

Aanvankelijk sloot theater Veenlust met een tekort van circa ƒ 1 miljoen, later is het afgebrand.

5

De Klinker in Winschoten, Geert Teis te Stadskanaal en het Kielzog in Hoogezand.

4

Kengetal

2005

2006

Aantal voorstellingen

1

3

Aantal voorstellingen totaal Waarvan film Aantal bezoekers totaal Betzetting totaal 1/2 3

Begr. 2008

1

84 1 37

Theater Film Kengetal

2007

1

73 2 37

80 1 40

2005/2006

2006/2007

2007/2008

133 26 22.295 44%

146 34 24.395 37%

141 21 24.013 41%

: Bron: begroting gemeente Veendam 2008 resp. 2009

: Bron: Ondernemingsplan maart 2008.

Tabel 3.1: Kengetallen Theater

VanBeresteyn is in 2004 gestart met een beperkte bezetting van 3 FTE (“de personeelsbezetting is uitgangspunt, bij een toenemende activiteit binnen het Cultuurcentrum kan de bezetting worden bijgesteld”; Ondernemingsplan 2003). De directeur werd in 2004 formeel aangesteld voor 1/2 FTE, in de praktijk bleek dit 1 FTE te zijn. Per 1 januari 2007 is dit omgezet in formele aanstelling van de nieuwe directeur voor 1 FTE. Per 1 januari 2007 is ook, naast de reguliere technicus in vaste dienst, een tweede vaste technicus voor ½ FTE aangesteld en een ½ FTE voor de administratie (kassadiensten, verwerken kassahandelingen en ander werk). Er is nu dus 3,5 FTE in vaste dienst en 1 FTE tijdelijk. In de begroting 2009 is voorgesteld dit te verhogen, zie hoofdstuk 6.

3.2

Beschrijving van de gemeentelijke organisatie rondom vanBeresteyn

De gemeente Veendam is ingedeeld in vier sectoren, een programma Veiligheid en drie zelfstandige eenheden6 (ZE Sport, ZE Cultuurcentrum vanBeresteyn en ZE Gemeentewinkel) die direct onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris vallen. Een van de ZE’s is de ZE Cultuurcentrum vanBeresteyn. In deze eenheid werken circa 40 personen (ca. 17 FTE)7. Het hoofd van de ZE, tevens hoofd Cultuur, is de directeur van vanBeresteyn; in de praktijk is hij circa 70% van zijn tijd (in FTE) werkzaam voor vanBeresteyn, 30% als hoofd Cultuur. Hij is tevens leidinggevende van het hoofd van het MDT.

6

Er is voor zelfstandige eenheden gekozen toen de organisatie in 2005 wijzigde van een directeursmodel met directoraten naar een gemengd model van een directie met sectoren. Zelfstandige Eenheden werden gevormd omat een aantal eenheden decentraal gehuisvest was, bijzondere taken had en niet goed bij de sectoren was onder te brengen.

7

Begroting 2006: 17,7 FTE (40 personen), Begroting 2007: 17,4 FTE (41 personen). Bron: Begroting 2007.

5

8

De ZE heeft als taken op het vlak van cultuur(beleid): – Exploitatie van het Cultuurcentrum (coördinatie van het geheel, beveiliging, 9 schoonmaak, energie, verhuur aan de niet commerciële participanten etc. ). – Verhuur van het Grand-Café aan de commerciële exploitant; – Beleidsmatig ondersteunen en subsidiëren van culturele instellingen als de Openbare Bibliotheek, Veenkoloniaal Museum en de Stichting Beeldende Kunst met Kunstuitleen. – Stimuleren van de samenwerking binnen het vanBeresteyn. – Stimuleren van amateurkunst en kunst en cultuur in de buitengebieden. – Inbedden van cultuureducatie in het gemeentelijk beleid. – Programmeren en uitvoering van (amateur-) en ( semi- professionele) voorstellingen op het gebied van theater, muziek en film. – (Uitbreiding) commerciële verhuur. – Doorontwikkeling van het Regionaal Cultuurplan Oost-Groningen. – Coördinatie van gezamenlijke initiatieven10. De Sector stedelijk beheer is verantwoordelijk voor onder andere gebouwbeheer van het Cultuurcentrum (de gemeente is eigenaar van het gebouwencomplex).

3.3

Analyse en conclusies

Het aantal bezoekers van de participanten van vanBeresteyn varieert De algemene kengetallen van de verschillende onderdelen van vanBeresteyn tonen aan dat het de laatste jaren gemiddeld beter gaat met de participanten qua bezoekersaantallen (zie bijlage 4). Het aantal bezoekers van het Veenkoloniaal Museum en theater zijn gestegen. Het aantal leners van de bibliotheek is iets afgenomen, evenals de kunstuitleningen.

De combinatie in vanBeresteyn is in den lande tamelijk uniek Wij constateren dat de diversiteit van de participanten groot is. In den lande is een veelheid van dergelijke verschillende functies (theater, VVV, bibliotheek, dansen muziekschool) onder één dak tamelijk uniek, slechts in enkele steden is een vergelijkbare combinatie van diverse functies gevestigd (bijvoorbeeld Cultuurcentrum Tiliander te Oisterwijk, Cultura in Enschede, Theater aan de Schie te Schiedam). In EttenLeur moet het Sociaal Cultureel Educatief Centrum nog gerealiseerd worden.

8

Zie raadsvoorstel 29 mei 2006 ‘Ontwikkelingen Cultuurcentrum’.

9

In het Ondernemingsplan 2003 was nog de bedoeling dat de horeca-exploitant de verhuur van de grote zaal en bijbehorende faciliteiten aanstuurt, alsmede de schoonmaak, beveiliging en het toezicht van de centrale gedeelten coördineert.

10

Beantwoording vragen fractie Gemeentebelangen d.d. 17 juni 2003.

6

De Tiliander Oisterwijk De Tiliander in Oisterwijk is evenals vanBeresteyn in 2004 geopend. In de Tiliander zijn gevestigd een theater (345 plaatsen), een grand-café, bibliotheek, dansen muziekschool en VVV. De juridische structuur van Tiliander is een stichting met daaronder een exploitatie- en een horeca B.V.

De gemeente heeft diverse petten Wij constateren dat binnen de gemeentelijke organisatie binnen één onderdeel (ZE) verschillende rollen zijn vervlochten die mogelijk kunnen conflicteren, in ieder geval van beleidsmaker, subsidieverstrekker, exploitant en commerciële uitbater. Wij noemen enkele voorbeelden: – Het doel van 20% uitbreiding van (commerciële) verhuur (bijvoorbeeld voor een congres in de theaterzaal) kan op gespannen voet staan met het programmeren van voorstellingen op gebied van theater (doel 20% meer theaterbezoek; zie ook hoofdstuk 4). – De rol van subsidieverstrekker conflicteert met de rol van subsidieafnemer: de verantwoordelijke voor indiening van een subsidieaanvraag (‘pet’ directeur vanBeresteyn) is dezelfde persoon als diegene die het college in samenhang moet adviseren over alle subsidieaanvragen (‘pet’ hoofd Cultuur), anders gezegd de adviseur over verdeling van geld is tevens afnemer van (een deel van) datzelfde geld. Ditzelfde doet zich op het niveau van medewerker voor. De wethouder onderkent dit in april 2008 in de commissie SML “de beleidsmedewerker doet [..] vanBeresteyn, cultuurplan en subsidies, wat wel eens een dubbele pet met bijbehorende spagaat oplevert”. – In de dagelijkse praktijk kan de directeur van vanBeresteyn voor lastige situaties komen te staan als hij bijvoorbeeld wordt aangesproken als verhuurder van het gebouw en tegelijkertijd ook zelf gebruiker van het gebouw is. Daarnaast is het lastig om te gaan met informatie over bijvoorbeeld standpunten vanuit de gemeente (verkregen als hoofd Cultuur) in de contacten met de andere partners (in hoedanigheid als gebouwbeheerder of gelijkwaardige partner).

De gemeentelijke aansturing rondom vanBeresteyn strookt niet met de gedachte achter de Code Cultural Governance In het besturingsmodel is geen invulling van de Code Cultural Governance (Stichting Kunst en Zaken, 2006). De Code is vooral bedoeld voor stichtingen, maar bevat een aantal aanbevelingen (via ‘best-practise bepalingen) die ook voor de ZE van toepassing zijn. Hierin is ‘onafhankelijkheid’ een belangrijk item: de directie moet onafhankelijk van deelbelangen kunnen functioneren en onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Code Cultural Governance Cultural governance is goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht in de culturele sector. In de Code Cultural Governance worden aanbevelingen gedaan om te komen tot cultural governance. In de rijksnota Cultuur ‘Kunst van Leven - Hoofdlijnen Cultuurbeleid’ staat over Cultural Governance: "Ik verwacht van alle instellingen die door het rijk worden gesubsidieerd dat zij zich houden aan de normen voor goed bestuur. De door de sector opgestelde code cultural governance kan daarbij als uitgangspunt dienen." Steeds meer overheden en cultuurinstellingen gaan werken met deze Code, al is die niet verplicht.

7

4

Het ontstaan van vanBeresteyn (2004)

In bijlage 5 zijn alle relevante gebeurtenissen en besluiten opgenomen in de aanloop naar vanBeresteyn. In dit hoofdstuk gaan wij alleen in op de relatie tussen gemeente en vanBeresteyn en de afspraken bij het onstaan van vanBeresteyn.

4.1

De relatie tussen de gemeente en vanBeresteyn (2004)

In mei 2001 is de nota ‘Cultuur en het Centrum – Kadernotitie Cultuur 2001-2005’ vastgesteld. In de nota (geschreven door de latere directrice van vanBeresteyn) wordt beschreven hoe een Cultuurcentrum “het bruisende midden” moet vormen voor Veendam, “goed zichtbaar, goed bereikbaar en toegankelijk voor iedereen”. Het beschrijft dat het “het vanzelfsprekende en stimulerende middelpunt moet vormen van amateurkunst en kunsteducatie”. Het Cultuurcentrum wordt in de nota “het beleidsinstrument” genoemd “om een brede deelname aan kunst en cultuur te realiseren”. De notitie kent een hoog abstractieniveau. Er is in die zin in de Kadernotitie dan ook nauwelijks sprake van meetbare en tijdgebonden doelstellingen of uitvoeringsprestaties. In september 2002 wordt het raadsvoorstel tot gunning van de bouw behandeld en na uitvoerige discussie vastgesteld. In de bijlage bij het raadsvoorstel was een conceptbeheersplan gevoegd. Het college zegt in de raadsvergadering toe een Ondernemingsplan te laten opstellen en aan de raad ter kennisname aan te bieden. Het Cultuurcentrum is gestart op basis van het in mei 2003 opgeleverde Ondernemingsplan, dat tot stand kwam onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep Oude Ae. Hierin waren vertegenwoordigd de burgemeester, wethouders OCS en VROM, directeur Samenleving, hoofd Cultuur en een beleidsmedewerker. Hierin wordt het Cultuurcentrum betiteld als eerdergenoemd beleidsinstrument dat “faciliteiten biedt aan alle uitingen van cultuur, kunsteducatie, amateurkunst, cultuurhistorie en toerisme”. In het Ondernemingsplan 2003 is de gemeente beschreven als eigenaar van het gebouw, formele beheerder en verantwoordelijk voor het centrale gedeelte. De participanten in vanBeresteyn zijn verantwoordelijk voor hun activiteiten en primaire processen.

4.2

De afspraken tussen gemeente en vanBeresteyn (2004)

In het Ondernemingsplan 2003 zijn verantwoordelijkheden van de directeur, participanten, horeca-ondernemer en gemeente vastgelegd, zie bijlage 6. Er zijn echter ook punten open gelaten in het Ondernemingsplan.

8

Er zijn vier ‘open-einden’ in het Ondernemingsplan benoemd Het Ondernemingsplan 2003 benoemt vier expliciete nader uit te werken punten: 1 De exploitatie van de horecavoorziening (onder andere aanbod, tarieven, openingstijden, afspraken coördinatie (zaal, foyer .e.d.) verantwoordelijkheid klein 11 onderhoud) , vast te leggen in een pachtovereenkomst. 2 Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst tussen participanten. Onderzoek (inzake bouw en exploitatie Cultuurcentrum ‘De Oude Ae’ van Deloitte&Touche; 2002) noemt al een aantal onderwerpen waarover afspraken moeten worden gemaakt (zoals over het doel samenwerking, over besluitvorming, winst- en verliesdeling etc.). 3 Het aantal gevallen waarin participanten kosteloos gebruik kunnen maken van de facilitaire medewerkers van de gemeente. 4 Het vastleggen in huurovereenkomsten: “Wat de verhuurder van de huurders verwacht (b.v. ten aanzien van openingstijden en samenwerking met andere participanten)”. Het “huurcontract kan zo voor de gemeente een instrument vormen om de inhoudelijke doelstellingen van het Cultuurcentrum te realiseren”; De hoogte van de bemiddelingskosten door de horeca-exploitant. Ondernemingsplan: “Dit zal een kwestie van onderhandelen zijn”, maar is in het Ondernemingsplan gesteld op 10% van de opbrengsten inzake verhuur van de grote zaal en faciliteiten. Het gebruikersonderhoud dat voor rekening komt van de instellingen. Daarnaast is in het Ondernemingsplan opgenomen dat de huur/kapitaallasten die instellingen betalen zijn gerelateerd aan de situatie in de oude situatie en dat “het de bedoeling is dat in de toekomst het initiatief genomen wordt de huren meer op elkaar af te stemmen en dit in de subsidiebijdragen door te voeren”. Daarnaast is er nog een punt in het Ondernemingsplan 2003 nog onbepaald op gebied van automatisering: “in principe” wordt er een verbinding gelegd tussen het gemeentelijke systeem en het Cultuurcentrum. Tussen de gemeente Veendam en vanBeresteyn zijn geen afspraken vastgelegd over verantwoordelijkheden bij eventuele exploitatietekorten en het niet halen van doelstellingen, of over de informatievoorziening. Ten slotte zijn er geen prestatieafspraken gemaakt.

11

Uitgegaan werd in het Ondernemingsplan 2003 van (toen voorlopig) 3 tarieven voor verhuur van de zaal, een A-, B- en C-tarief (standaard, additionele inhuur ruimten e.d. en gereduceerd tarief).

9

4.3


Het ontstaan van vanBeresteyn is 1 op 1 gekoppeld aan het gemeentelijk cultuurbeleid Wij constateren dat het Cultuurcentrum voor de gemeente als voertuig werd beschouwd om een brede deelname aan kunst en cultuur te realiseren. Bij de totstandkoming is dan ook een inhoudelijke relatie gelegd met de Kadernotitie Cultuurbeleid 2001-2005 ‘Cultuur en het centrum’. Wel zien wij dat de Kadernotitie geheel toegeschreven is naar en rondom het ontstaan van vanBeresteyn en maatschappelijk effect dat daarmee beoogd werd. Een afweging voor een andere ‘koers’ op cultuurgebied, op basis van een bredere visie op cultuur, was op basis van deze Kadernotitie niet mogelijk. De auteur van de Kadernotitie, de latere directeur van vanBeresteyn, was overigens ten tijde van het opstellen van de Kadernotitie niet al de beoogde directeur.

De afspraken tussen de gemeente Veendam en vanBeresteyn zijn niet sluitend Wij constateren dat het Ondernemingsplan verschillende ‘open einden’ laat zien, die in de periode van exploitatie (zie het volgende hoofdstuk) inmiddels voor een deel zijn ingewilligd, voor een groot deel echter niet. Verder constateren wij dat het Ondernemingsplan 2003 niet voorziet in die gevallen als eventuele exploitatietekorten op treden, noch is aangegeven hoe de informatievoorziening aan het college zal lopen (inhoudelijk noch procedureel, anders dan via de P&C-cyclus) en wat (financiële) consequenties zijn wanneer inhoudelijke doelstellingen niet worden gehaald, voor vanBeresteyn en de participanten, voor zover daarmee daar synergie is verwacht. In het Ondernemingsplan 2003 is bovendien een ‘spagaat’ opgenomen, om enerzijds de verhuur van de grote zaal en bijbehorende faciliteiten zo commercieel mogelijk te beheren, anderzijds participanten eerste gebruiksrechten te moeten geven. Deze spagaat signaleerde Deloitte&Touche ook al in Onderzoek inzake bouw en exploitatie Cultuurcentrum ‘De Oude Ae’ dat op basis van het concept-beheersplan Cultuurcentrum het (toen nog gratis voorzien) beschikbaar stellen van faciliteiten aan participanten niet mag leiden tot weren van huurders (die wel een vergoeding betalen).

10

5

Exploitatie en onderhoud van vanBeresteyn (20042008)

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op financiële situatie (§5.1), het opereren van college (§5.2) en directie van vanBeresteyn (§5.3) daarin.

5.1

Financiële situatie van vanBeresteyn

5.1.1 Verschillen in inkomsten en uitgaven Bij het ontstaan van vanBeresteyn is een inschatting gemaakt van de kosten en inkomsten, beschreven in het Ondernemingsplan 2003. Dit plan heeft zich mede gebaseerd op de Kadernotitie Cultuur en Onderzoek inzake bouw en exploitatie Cultuurcentrum ‘De Oude Ae’ (Deloitte&Touche; 2002). Het Ondernemingsplan gaat dan nog uit van een structurele bijdrage van de gemeente van ¤ 76.185 plus indexering. Deloitte&Touche (D&T) onderzocht onder andere het raadsvoorstel van september 2002 en constateerde 26 september van dat jaar dat: – Voor de investering “de begroting van de bouw van het Cultuurcentrum en verbouw en upgrading van het Veenkoloniaal Museum realistisch is en binnen het gestelde budget kan worden uitgevoerd, echter [..] zonder ruimte voor extra uitbreiding c.q. meerwerk”. – De in de exploitatie “het bedrag waarmee rekening is gehouden voor onderhoud (inclusief voeding reserve) te laag is begroot [..] en dat aan de opbrengsten voor verhuur en pacht zeer voorzichtig zijn ingeschat”. – “De voeding van de onderhoudsvoorziening schiet tekort en zal in een later stadium moeten worden ingelopen”. Vervolgens heeft D&T een alternatieve exploitatiebegroting in zijn rapport opgenomen (waarmee “op termijn een gezonde exploitatie van het Cultuurcentrum mogelijk is”), die op hoofdlijnen in het Ondernemingsplan 2003 is overgenomen met dien verstande dat met name de personeelskosten zijn opgehoogd ten opzichte van D&T. In relatie tot toekomstige ontwikkelingen zijn de volgende uitgangspunten in het Ondernemingsplan relevant: – De formatie omvat 2,5 FTE, exclusief de directeur. In het Ondernemingsplan staat: “Deze bezetting wordt gehanteerd als uitgangspunt. Bij een toenemende activiteit binnen het Cultuurcentrum kan de bezetting worden uitgebreid”. – Bezoekersaantallen zijn niet gespecificeerd. Het aantal uitvoeringen, lezingen, recepties, concerten e.d. -dus aantal verhuringen- wel, zie bijlage 7. – Verhuurtarieven zijn voor de gebruikende instellingen gerelateerd aan de oude situatie, behoudens indexatie. – De onderhoudskosten zijn gesteld op 1% van de totale bouwkosten, gebaseerd op “beschikbare kengetallen van vergelijkbare centra”.

11

In tabellen 5.1 en 5.2 zijn overzichten opgenomen van (financiële) kengetallen uit het Ondernemingsplan 2003 (OP) en de werkelijke situatie. In bijlage 7 is een nadere onderbouwing gegeven van aantallen commerciële verhuur en de financiële consequenties daarvan. Tevens is hierin een financieel overzicht opgenomen van het Cultuurcentrum in totaliteit. Personeelskosten P-kosten volgens Ondernemingsplan (¤;1) Volgens begrotingen (¤) Werkelijke personeelskosten (¤)

2005

2006

2007

2008

2009

140.000

142.800

145.700

148.600

151.500

223.787

287.221

298.701

239.936

Kosten onderhoud Onderhoud volgens Ondernemingsplan (¤) Werkelijke onderhoudskosten (¤)

281.248

(2)

317.349

(2)

306.967

342.000

302.215

-

raming

2005

2006

2007

2008

2009

83.500

85.100

86.800

88.600

90.300

(2)

68.986

Egalisatie onderhoud

(2)

(2)

64.562

68.744

2005

2006

2007

2008

2009

41.000

27.300

0,00

0,00

0,00

Egalisatie via voorziening onderhoud volgens Ondernemingsplan (¤)

Werkelijke voorziening (¤) 1)

(2)

(2)

0,00

(2)

0,00

(2)

0,00

0,00

: Personeelskosten vormen eveneens een bijdrage van de gemeente. Het overzicht op basis van het OP liet dus1 FTE voor het management niet drukken op de begroting. (2)

Tabel 5.1: Kosten (bron Ondernemingsplan 2003 OP, en Financiën) Bijdrage gemeente inkomsten

2005

2006

2007

2008

2009

76.200

78.500

80.800

88.700

91.400

308.487

322.026

349.496

329.338

381.636

465.463

2005

2006

2007

2008

2009

Verhuur commerciële activiteiten volgens Ondernemingspl. 2003 (¤)

30.100

48.000

56.600

60.400

61.600

Verhuur commerciële activiteiten en verenigingen (bron: Financiën) (¤)

38.000

56.200

68.900

70.300

74.460

37.038

31.229

< 50.000

nvt

Bijdrage gemeente volgens Ondernemingsplan 2003 (¤) Bijdrage gemeente begroot (¤),

zie toelichting Werkelijk (¤) Inkomsten via verhuur

12

Werkelijk (¤)

(2)

(1)

(2)

43.500

(2)

Tabel 5.2: Inkomsten (bron Ondernemingsplan 2003 OP, en Ondernemingsplan 2008) en Financiën)

12

Vanuit Financiën zijn nog iets lagere cijfers doorgegeven: ¤ 30.915 voor 2006 en ¤ 40.520 voor 2007.

12

Toelichting op ‘bijdrage gemeente’ en bijdrage gemeente begroot in tabel 5.2: In het Ondernemingsplan 2003 was begroot (ter illustratie is het jaar 2005 genomen): Structurele bijdrage gemeente: ¤ 76.200 Resultaat voor egalisatie: ¤ 53.300 Daarnaast is voor 2005 als uitgave begroot: Loonsom (directie en cultuurambtenaar): ¤ 130.000 Daarnaast is voor 2005 als inkomsten begroot: Efficiency personeel (voor subsidiebijdrage aan bibliotheek) ¤ 18.151 Huur totaal ramingen ¤ 25.000 ¤ 302.651 Dit bedrag is bij benadering het bedrag dat is begroot, mogelijk komt het verschil door afrondingsverschillen. De gecursiveerde bedragen zijn niet te herleiden uit de Programmabegroting, noch uit het Ondernemingsplan 2003, de overige bedragen zijn terug te vinden in het Ondernemingsplan 2003, niet in de begroting 2005.

Uit §5.1 en bijlage 5 blijkt dat er verschillen zijn opgetreden in met name de geraamde commerciële verhuringen, onderhouds- en personeelskosten (aan de uitgavenkant) en dat de bijdrage van de gemeente veel hoger is dan aanvankelijk voorzien (aan de inkomstenkant). Het aantal verhuringen is lager dan aanvankelijk was beoogd en opgenomen in het Ondernemingsplan. De inkomsten uit verhuur zijn opgehoogd ten opzichte van het oorspronkelijke raadsvoorstel na advies van Deloitte&Touche. Over de jaren 2004 t/m 2006 is het aantal commerciële verhuringen een factor 3 hoger ingeschat dan de realiteit laat zien. Met name zien wij dat het aantal recepties en repetities in de amateurkunst zeer sterk is overschat (totaal geschat over die drie jaren bijna 100 versus 3, resp. 240 versus 013). Ook het aantal arrangementen, dat in het Ondernemingsplan 2003 nog een “ijzersterk onderdeel van het Cultuurcentrum” werd genoemd, blijkt nagenoeg nihil (over 2004 t/m 2006 ¤ 18.000 inkomsten, werkelijkheid ¤ 0). De enige raming die is uitgekomen (en is overtroffen) is het aantal cursussen en vergaderingen (163 versus 150). De onderhoudskosten zijn hoger dan ingeschat. Het blijkt dat ¤ 85.000 alleen het reguliere onderhoud kan dekken en niet voldoende is om groot onderhoud en vervangingsinvesteringen te dekken. De middelen die minder zijn uitgegeven voor onderhoud zijn niet alsnog benut om een voorziening voor onderhoud te treffen, maar zijn gebruikt ter vermindering van het nadelig saldo op de totale exploitatie van vanBeresteyn (dus voor andere posten bij vanBeresteyn14). Daarnaast is de formatie hoger, dan aanvankelijk in het Ondernemingsplan voor vanBeresteyn ingeschat. De personeelskosten zijn hoger dan ingeschat. In de loop der jaren worden de budgetten hiervoor verhoogd.

13

Geraamde inkomsten: ¤ 19.500 en werkelijk minder dan ¤ 1.000, respectievelijk ¤ 3.600 en werkelijk ¤ 0.

14

Een en ander zou besproken zijn in het portefeuille-overleg met de wethouder. Besluitvorming hierover is niet op papier vastgelegd.

13

De bijdrage van de gemeente aan vanBeresteyn is hoger dan voorzien in het Ondernemingsplan (de extra bijdrage is circa ¤ 21.000 in 2005 oplopend tot ¤ 115.000 in 15 2007) . De werkelijke bijdrage van de gemeente kan nog hoger uitvallen, als de situatie met betrekking tot financiële risico’s (op gebied van onder andere onderhoud, formatie, verhuringen), zoals wij die beschrijven in § 6.3, zich daadwerkelijk voordoet.

5.1.2 Consequenties van bij de start gemaakte keuzen Bij de bouw van het Cultuurcentrum wordt uitgegaan van een faciliteit die ruimte biedt aan alle uitingen van cultuur, kunsteducatie, amateurkunst, cultuurhistorie en toerisme (het ‘Klavertje 5’). Deze missie is bepalend geweest voor de bouw van het Cultuurcentrum. Aan de andere kant is het te besteden bedrag (ƒ 25 mln.) de basis en plafond geweest voor de ontwikkeling. In de loop der jaren blijkt enerzijds het budget, anderzijds de missie te knellen.

Verschuivingen in investeringen en exploitatie Wij zien vier punten waarop de gemaakte keuzen bij de start, later consequenties blijken te hebben op het budget voor investeringen en exploitatie: – De formatie en onderhoudsvoorziening moeten worden bijgesteld16. Het gaat dan om bij de start gemaakte keuzen om: 1 FTE voor het management in te vullen door het huidige hoofd cultuur/MDTschool (en dus niet te laten drukken op de begroting). De formatie uitgangspunt voor de beoogde activiteiten te laten zijn; “bij toenemende activiteiten binnen het Cultuurcentrum kan de bezetting worden uitgebreid”. In de eerste jaren een lager bedrag te doteren voor de voorziening ‘groot onderhoud’ (om het tekort aan onderhoudsmiddelen later te laten inlopen). – Er blijken alsnog extra stoelen, kleinere stoelen en verlichting nodig te zijn (zie raadsbesluit 29 mei 2006) om te kunnen voldoen aan het ‘cultureel ondernemerschap’ zoals in het Ondernemingsplan 2003 verwoord (“aanbieden van een zalen- en congrescentrum”). – Er blijkt alsnog geïnvesteerd te moeten worden in voorzieningen die bij de start niet zijn getroffen.

15

2005: Verschil tussen werkelijk ¤ 329.338 en begroot ¤ 308.487 en 2007: Verschil tussen werkelijk ¤ 465.463 en begroot ¤ 349.496.

16

Deze keuzen worden gemaakt om een nagenoeg sluitende exploitatie van het Cultuurcentrum te krijgen, zie D&T 2002 en Ondernemingsplan 2003.

14

- NJR 2007: Luchtbeheersing is “hardnekkig probleem”. - Klimaatbeheersing op de begroting 2008 voor 2010 met pm-post. - 7 april 2008: Wethouder in de commissie SML geeft aan dat er “snelle vervangingsinvestering17 en” nodig zijn (klimaattechniek, vloer ), waarvan verhaal op leveranciers moeilijk is. - Najaar 2008: Budget (¤ 15.000) wordt vrijgemaakt voor voorziening luchtvochtigheid.

–

Tot slot wordt breed naar voren gebracht (bron: interviews) dat het gebouw zich niet leent voor grotere workshops, symposia e.d. omdat er geen aparte ruimten zijn waarin groepen uiteen kunnen gaan. In een eventueel toekomstige verbouwing is nog niet voorzien en daartoe nog niet begroot.

Verschuiving in de missie Aanvankelijk was het Cultuurcentrum gericht op amateurkunst, “als beleidsinstrument om een brede deelname aan kunst en cultuur te realiseren” (missie Ondernemingsplan 2003). Professionele kunst zou secundair moeten zijn. De exploitatie zou “vrijwel kostendekkend zijn” (Ondernemingsplan 2003). In de loop der jaren blijkt echter dat er een spanning zit tussen ‘brede deelname’ en ‘kostendekkendheid’ en blijkt dat voor een gezonde exploitatie meer professionele voorstellingen nodig zijn: deze kunnen in tegenstelling tot amateurvoorstellingen18, over de hele linie bijna kostendekkend draaien, omdat deze minder personele en materiële inzet vragen vanuit vanBeresteyn zelf. Bovendien groeit het dekkingspercentage van de amateurvoorstellingen niet: professionele voorstellingen blijken in een behoefte van de inwoners van Veendam te voorzien, terwijl het aantal amateurvoorstellingen achter bleef bij de inschattingen uit 2003. Het aantal professionele voorstellingen is toegenomen van 33 in het seizoen 2005/2006 naar 42 in het seizoen 2007/2008, het aantal bezoekers van 5.721 naar 7.032 (23%). Het aantal amateurvoorstellingen is toegenomen van 27 naar 35, het aantal bezoekers van 6.120 naar 7.371 (20%).

5.1.3 Synergie tussen participanten Bij de start van het Cultuurcentrum werd een aantal mogelijke synergievoordelen gezien, maar (gezien de verschillen in primaire processen) “ligt uitwisseling van personeel niet voor de hand” (Ondernemingsplan 2003). In het Ondernemingsplan is genoemd waarin de participanten samen kunnen optrekken, zie bijlage 4b voor de verwachte en werkelijke synergie. Ook de onderdelen van het Cultuurcentrum zien de mogelijke voordelen. In mei 2006 organiseerde het bestuur van het Museum een brainstorm over verhoging van inkomsten. Het synergetisch effect van het Cultuurcentrum beter uitbuiten was de 17

In de kelder is sprake van doorslaande muren en vanuit de bodem optrekkend vocht; in delen van het gebouw is sprake van een te lage luchtvochtigheid (piano's moeten vaker gestemd, verf van de schilderijen in de kunstuitleen verslechtert), de vloer in de foyer is kwetsbaar door combinatie van tapijt en vloerverwarming (vlekken drogen snel op en trekken in het tapijt). Bron: DvhN, april 2008.

18

Zoals de Koopavondconcerten, voorstellingen operettevereniging.

15

belangrijkste uitkomst. De directie van het Veenmuseum heeft voor deze synergie in 2007 de manifestatie Kunstfragmenten 2007 georganiseerd, waarvoor alle partners werden uitgenodigd mee te doen. De afspraken over taken en (wederzijdse) verantwoordelijkheden zoals die bij het ontstaan van vanBeresteyn zijn beschreven, zijn en in de praktijk voor een belangrijk deel nageleefd. Er zijn geen afspraken vanuit vanBeresteyn om de informatievoorziening aan het college te bundelen; alle participanten opereren hierin op eigen wijze, onafhankelijk van elkaar.

5.2

De sturing door de directie van vanBeresteyn

De directeur van vanBeresteyn is in algemene zin verantwoordelijk voor het functioneren van vanBeresteyn en het financieel resultaat. Als hij aan ziet komen dat de begroting zal worden overschreden, is het zijn taak daarop actie te ondernemen. Lukt dat niet en is er sprake van substantiële overschrijding, dan is het aan hem om dit aan te kaarten bij de algemeen directeur, wethouder en college, dat vervolgens de raad inlicht. In de sturing door de directie moet een tweedeling gemaakt worden in de situatie vóór 1 januari 2007 en ná 1 januari 2007, omdat er twee verschillende directeuren de directie vormden. De sturing door de directie richtte zich in de eerste jaren met name op het ‘wij-gevoel’ van het Cultuurcentrum. Er is meer gestuurd op de relatie tussen de participanten en mogelijkheden van samenwerking tussen hen, dan op de formele aspecten daarvan. Om die reden is een aantal punten (de latere ‘open einden’) van het Ondernemingsplan niet opgepakt.

Citaat gesprekspartner: “In de eerste jaren is geïnvesteerd in het ‘wij-gevoel’. Er is bewust op ingezet niemand kopschuw te maken, maar iedereen blij te maken en niemand te laten ‘mokken’. Daarom is de samenwerkingsovereenkomst niet gesloten maar is een humuslaag gelegd voor toekomstige samenwerking.”

Opgepakt zijn: – Voor de horecavoorziening is op 16 augustus 2004 een pachtovereenkomst gesloten. Deze overeenkomst is (overigens voor een relatief lange tijd) aangegaan (tot 16 augustus 2019, met een mogelijke verlenging van 5 jaar). – Er is een verbinding gelegd met het gemeentelijke systeem doordat er gebruik gemaakt wordt van delen van de gemeentelijke organisatie (b.v. P&O, ICT). – Er zijn beperkte afspraken over gezamenlijke schoonmaakkosten: Voor de openbare ruimte van het Cultuurcentrum (foyer) is een verdeelsleutel toegepast19. Voor de gedeelten in ‘eigen gebruik’ betaalt elke participant de eigen kosten. – De beveiliging is de verantwoordelijkheid van Theater en Cultuur en wordt doorberekend aan de participanten.

19

De Bibliotheek en Muziekschool betalen jaarlijks ¤ 1.400; de andere participanten ¤ 700,- op jaarbasis. Deze kosten worden jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig index voor gezinsconsumptie.

16

Vanaf het begin van het Cultuurcentrum is –volgens de toenmalig directeur- bijna dagelijks overleg gevoerd met de horeca (vanuit het belang van de 10% omzet) en is veel energie gestoken in bijvoorbeeld afspraken over de kostenverdeling tussen participanten. Verder is in die periode (2006) een sponsorstichting opgericht (Jonckheren en –Vrouwen van vanBeresteyn) om daarmee voorstellingen mogelijk te maken die anders niet door het theater zouden kunnen worden gebracht. De directeur legde verantwoording af via de reguliere P&C-documenten en in het wekelijks overleg met de wethouder en secretaris). In de periode na 2006 heeft de huidige directeur als eerste werk gemaakt van een nieuw Ondernemersplan, gebaseerd op de ervaringscijfers van de eerste paar jaar. Daarnaast heeft de nieuwe directeur de onderhoudskosten laten objectiveren door hiervoor een gespecialiseerde externe adviseur in te schakelen. De huidige directie heeft zich tevens gericht op verhoging van de inkomsten (en minder op verlaging van de uitgaven). Daartoe is/zijn onder andere: – Een eigen website ingericht (met digitale reserveringsmogelijkheid). – De theatergids in grotere oplage gerichter (naar een andere adressensoort) in een ruimere regio verspreid.20 – De pers gericht gezocht voor redactioneel nieuws en voor advertenties. – Presentaties georganiseerd (sinds vorig jaar) op beurzen en fairs. – De marketing ook gericht op specifieke doelgroepen, zoals senioren en personeelsverenigingen. – De ‘Vrienden van vanBeresteyn’ in het leven geroepen (ter dekking van de kosten op gebied van marketing, PR en communicatie). – Eigen producties georganiseerd (zoals Night of the Proms). De voorverkoop is nu 60-70% hoger ten opzichte van vorig jaar. Verder is er gewerkt aan de interne bedrijfsvoering, door onder andere de begroting te herzien en in te richten met de juiste kostenposten21. Om een balans te houden tussen ‘brede deelname’ en ‘kostendekkendheid’ is er voor het komende jaar een maximum gesteld van 60 (semi- en ) professionele voorstellingen en een groei aan amateurvoorstellingen gepland22. In het seizoen 2009-2010 zal dit rond de 50 blijven (dus gelijk aan het aantal genoemd in het Ondernemingsplan 2008 voor 2007/2008). 20

Het percentage bezoekers van buiten de gemeente is over 2007 15%, wat veel lager is dan het gemiddelde op basis van de TAS-gegevens (41%).

21

Uit de interviews maken wij op dat de toedeling van posten in de begroting vanVanberesteyn een vertekend beeld gaf, bijvoorbeeld uitgaven voor marketing waren niet geraamd, publiciteit was in de post voorstellingen opgenomen, de post onderhoud was vertekend omdat er bijvoorbeeld ook een groot deel van de interne bedrijfsvoering en exploitatie uit betaald moest worden (zoals kantoorartikelen e.d.).

22

Dit aantal is genoemd tijdens een presentatie in de raadscommissie Samenleving.

17

Op het vlak van risico’s past de (vorige en huidige) directie van Cultuurcentrum vanBeresteyn geen actief risicomanagement toe (zie paragraaf 6.3).

5.3

De sturing door het college

Sturing periode 2004 t/m voorjaar 2006 Bij het ontstaan van vanBeresteyn lag er een Ondernemingsplan met een begroting, dat door het college is gehanteerd als sturingsinstrument. De toenmalige wethouder en de burgemeester maakten deel uit van de Stuurgroep onder wiens verantwoordelijkheid het Ondernemingsplan is opgesteld. De Stuurgroep is opgeheven na opening. Na opening van het Cultuurcentrum vond de feitelijke sturing plaats in wekelijks overleg tussen de toenmalig wethouder, toenmalig gemeentesecretaris en toenmalig directeur. Wij tekenen uit diverse interviews een beeld op van een wisselend opererend (vorig) college, enerzijds van een burgemeester en gemeentesecretaris die het Cultuurcentrum sterk hebben gesteund23. Anderzijds van een portefeuillehouder die er ‘onvoldoende bovenop zat’ en in sommige gevallen de toenmalig directeur de lastige vragen liet beantwoorden. Wij hebben dit (bij gebrek aan documentatie) niet kunnen objectiveren. Op de open einden uit het Ondernemingsplan (die in hoofdstuk 4 zijn genoemd), is door de toenmalige wethouder niet de vinger gelegd. Het college heeft gekozen hier “mee op weg te gaan” en gekozen dit aan de (toenmalige) directeur te laten. Het toenmalig college heeft de motie die in 2003 door de raad werd aangenomen om de positie directeur TCU/hoofd cultuur te wijzigen in een coördinator, en te komen tot “een organisatiestructuur waarin de 5 participanten dezelfde zeggenschap hebben zoals oorspronkelijk afgesproken is”, niet uitgevoerd. De toenmalige portefeuillehouder heeft er destijds niet voor gekozen het Ondernemingsplan te vertalen in een producten prestatieovereenkomst (wat wij bij sommige andere theaters wel zien) en een productenmix. Hierbij speelt een rol dat vooraf niet bekend was of de aannames in het eerste Ondernemingsplan realistisch waren en dat het aanbeveling verdiende enkele jaren ervaring op te doen, daar Veendam 10 jaar lang geen theater heeft gehad en de inwoners hun weg opnieuw moeten vinden naar het theater. Of het college de toezegging van 22 juni 2005 (exploitatieoverzicht te verschaffen) is nagekomen, hebben wij door gebrek aan documentatie niet kunnen nagaan.

Sturing in deze collegeperiode In het verleden liep de sturing ook via de algemeen directeur. De sturing is sinds het nieuwe college aangepast in die zin dat de huidige wethouder nu direct overleg voert met de directeur vanVanBeresteyn. Bij het aantreden van de huidige wethouder was er een beeld dat er een tekort van ongeveer ¤ 20.000 zou zijn, wat voor een deel zou zijn afgedekt met meevallers uit andere posten. Het verlies kwam naar voren in het 23

Niet alleen in morele zin, maar ook door mee te denken, brainstormen et cetera.

18

portefeuillehoudersoverleg. Deze melding was voor de wethouder onvoldoende, waarna zij meer inzicht wilde hebben hoe deze verliezen tot stand kwamen, alvorens een mededeling richting de raad te willen doen. Aangezien de verliezen optraden in de staart van de periode van de toenmalige directeur (en de wethouder geen nieuwe opdracht wilde geven voor de korte tijd dat de directeur er nog zou zijn), heeft zij het moment van aantreden van de nieuwe directeur benut om meer inzicht te krijgen in de situatie, nieuwe afspraken te maken en daartoe een nieuw Ondernemingsplan –op basis van een update van aannames en nieuwe analyses- willen laten maken. Het jaar 2007 is daartoe gebruikt. De huidige portefeuillehouder acht het –evenals de vorige wethouder- te vroeg voor het vastleggen van een prestatieovereenkomst en wil eerst meer helderheid over synergiemogelijkheden (via nog uit te voeren onderzoek naar mogelijkheden daartoe in het komende jaar). De portefeuillehouder voert twee keer per maand portefeuillehoudersoverleg cultuur. Hierin is vanBeresteyn een vast agendapunt en hierin is de Marap aan de orde. Wanneer dat gewenst/noodzakelijk is, wordt over het ondernemingsplan van Beresteyn gesproken in het wekelijkse overleg op dinsdagmiddag van B&W en MT (themabesprekingen). Sturingsdocumenten voor vanBeresteyn Wij zien dat er vier sturingsdocumenten zijn of als zodanig worden toegepast: a Het collegeprogramma; b De programmabegroting; c Het ondernemingsplan 2008; d Managementcontract. Bij het aantreden van het nieuwe college in 2006 wordt een prestatienorm in het collegeprogramma opgenomen: 2008: verhuur met 20% gestegen en toename theaterbezoek 20%. Er staat niet in ten opzichte van welk jaar is bedoeld. Stuurgetallen collegeprogramma

2008 t.o.v ?

Verhuur

20% toename

Toename theaterbezoek

20% toename

In de programmabegroting worden vanaf de begroting 2007 voor vanBeresteyn prestatieindicatoren opgenomen (stuurgetallen), waarvoor een deel het management vanBersteyn verantwoordelijk is (cursief in onderstaande tabel). Er is geen relatie gelegd tussen deze stuurgetallen en de stuurgetallen uit het collegeprogramma (dat niet ingaat op het aantal voorstellingen maar aantal bezoekers).

19

Stuurgetallen programmabegrotingen

Begroting 2007

Openstelling bibliotheek Centrale vestiging

Begroting 2008

(bron: Programmabegroting 2008)

Begroting 2009 Bron: Progr.begr ‘09

26,5 uur

26,5 uur

43 uur

Bibliobus Aantal leners

6,5 uur 8.500

6,5 uur (1) 8.000-9.000

6,5 uur 8.500

Aantal bezoekers Veenkoloniaal Museum

18.000

20.000

20.000

1.150

1.150

1.050

Aantal leerlingen muziekschool

P. 124

P. 121 24

Theatervoorstellingen Cultuurcentrum

73

80

88

Filmvoorstellingen

30

40

26

(1):

80 40

In de begroting 2008 staat 9.000, in de begroting voor 2009 staat 8.000.

Het Ondernemingsplan 2008, dat niet door het college is vastgesteld25, maar wel twee keer in de commissie SML is besproken als onderlegger van de Voorjaarsnota, geeft vooral een begrotingstechnische vooruitblik. De ambitie hierin verwoord, is 5% groei in bezetting per jaar en een bezetting die in 2012 zal uitkomen op 60% gemiddeld (ten opzichte van 41% in het seizoen 2007/2008). Ook hier wordt dus een ander stuurgetal gebruikt dan de stuurgetallen uit de begroting en het collegeprogramma. Verder wordt hierin voortgeborduurd op de missie uit 2003 (‘brede deelname’), met een “streven naar [..] deels een breed aanbod voor iedereen, deels op een eigenwijze programmering met smoel”. Stuurgetal Ondernemingsplan Bezetting

2007/2008

2008/2009

2009/2010

2010/2011

2011/2012

41 %

45 %

50 %

55 %

60 %

Ten slotte is er nog een managementcontract tussen de directeur vanBeresteyn en de gemeentesecretaris met targets, die mede de basis vormen voor stukje flexibele beloning. Bij de jaargesprekken wordt hier bij stilgestaan.

5.4


Er is geen goede inschatting gemaakt van de exploitatie (inkomsten en uitgaven) Bij de start van het Cultuurcentrum zijn verkeerde aannames gedaan met betrekking tot de exploitatie (kosten en opbrengsten). De bij de start gehanteerde veronderstellingen en normen voor onderhoud van vanBeresteyn blijken niet reëel in het licht van de huidige/feitelijke onderhoudskosten. De formatie blijkt te weinig en was niet reëel gesteld door de formatie voor de directeur buiten vanBeresteyn te houden. Overigens was in het Ondernemingsplan al voorzien in een uitbreiding van de formatie bij toenemende activiteiten van het Cultuurcentrum. De raming voor het aantal verhuringen, op advies van 24

Amateurvoorstellingen: 33 per jaar, prof. voorstellingen 40, schoolvoorstellingen: 15, Filmliga: 26.

25

Het Ondernemingsplan behoeft in de duale verhoudingen niet door de raad te worden vastgesteld.

20

Deloitte&Touche opgehoogd, bleek veel te hoog ingeschat en de onderhoudskosten bleken –door onvoldoende rekening te houden met bijvoorbeeld abonnementskosten voor liftcontrole e.d.- onjuist ingeschat. Met name de onderhoudskosten zijn onvoldoende in beeld gebracht door een aanname te doen van een percentage van de bouwkosten. Wij hebben een groot aantal voorbeelden gegeven in § 5.1 en bijlage 7. Daarnaast blijkt 26 er in de aanloop naar het Cultuurcentrum (zie de Kadernotitie ) al een te rooskleurig 27 beeld te zijn neergezet . Wij constateren dat een aantal bij de start gemaakte keuzen de exploitatie beïnvloeden. Zo moeten er later alsnog faciliteiten voor een andere zaalinrichting worden aangeschaft, zal er een klimaatsysteem moeten worden aangebracht en zal in de toekomst alsnog geld vrijgemaakt moeten worden voor groot onderhoud. Indirect werken de keuzen ten aanzien van formatie door op de voorstellingen: het aantal theatervoorstellingen bij vanBeresteyn is relatief laag doordat deze met name in het weekend geprogrammeerd worden, omdat er te weinig formatie is om ook doordeweeks te programmeren. Daardoor is ook het aantal ‘betalende bezoekers’ weer lager dan gemiddeld. Omdat het percentage voorstellingen en bezoekersaantallen voor amateurvoorstellingen relatief hoog is, zijn ook de personeelskosten per voorstelling weer relatief hoog. Bij de start is de formatie ‘vertekend’ doordat het management buiten de begroting van het Ondernemingsplan is gelaten en de directeur en ondersteuning in feite veel meer werkten dan de aanvankelijk beoogde ½ FTE.

Een aantal gemaakte keuzen bij de start moet worden ‘gecorrigeerd’ De raad neemt in de loop der jaren een aantal bijstellende besluiten om consequenties van bij de start gemaakte keuzen te corrigeren. Wij hebben niet uit de stukken kunnen herleiden of dit voortvloeit uit de keuze op enkele onderdelen concessies te doen aan de bouw van het Cultuurcentrum28. De kwalitatieve inrichting van het gebouw is wel versoberd om binnen de begrote ƒ 25 miljoen te blijven29.

De gemeentelijke bijdrage is als resultante hoger dan in 2003 voorzien Uit tabel 5.2 blijkt dat de bijdrage van de gemeente hoger uitvalt dan aanvankelijk voorzien in 2003, oplopend tot circa ¤ 115.000 hoger in 2007 dan aanvankelijk voorzien.

26

In de conclusies van de Kadernotitie staat onder andere dat: - “succes verzekerd is” voor het Filmhuis. Dit blijkt achteraf sterk tegen te vallen en is de aanloopperiode onderschat; - “facilitaire samenwerking voor de hand ligt”. De voorbeelden die genoemd worden blijken in werkelijkheid niet tot uiting te komen.

27

Bijvoorbeeld met betrekking tot de arrangementen (bleek niet “ijzersterk”), het Filmhuis (succes bleek niet “verzekerd”) en zijn ook andere aannames niet uitgekomen (het gebouw van de oude de bibliotheek staat nog steeds leeg.

28

De geïnterviewden verschillen hierover bovendien van mening.

29

Er is bijvoorbeeld niet gekozen voor een natuurstenen vloer, er zijn minder mooiere stoelen aangeschaft et cetera.

21

De toelichting geeft al aan dat de kosten voor vanBeresteyn niet transparant waren weergegeven, wij komen hier later op terug (hoofdstuk 7).

De verschuiving in de missie is niet expliciet gemaakt In de verschuiving van de missie van het Cultuurcentrum, door de aanvulling met professionele voorstellingen (“een verbreed karakter van voorstellingen” zoals het Ondernemingsplan 2008 het noemt), zien wij als een accentverschuiving. Professionele voorstellingen zijn niet meer secundair maar nemen een gelijkwaardige positie in naast amateurkunst. Wij constateren dat deze keuze nooit expliciet is gemaakt, maar impliciet verbonden is aan de keuzen die in het Ondernemingsplan 2008 worden gemaakt. De raad onderkent dat deze keuze impliciet is. Overigens wordt anno oktober 2008 ook door raadsfracties de spanning gezet op de relatie ‘brede deelname’-‘kostendekkendheid’ door bijvoorbeeld meer klassieke concerten te wensen.

De synergie tussen participanten is voor een deel gerealiseerd Wij constateren dat de ambities uit het Ondernemingsplan 2003 moeilijk te toetsen zijn, omdat deze vrij algemeen geformuleerd zijn. Wel is destijds opgenomen dat “de wisselwerking die ontstaat [doordat een groot aantal producten en diensten aan een breed publiek wordt aangeboden] enorm groot is”. In paragraaf 5.1 zijn voorbeelden van samenwerking van de participanten genoemd. Wij constateren dat het einddoel van samenwerking nog niet bereikt is. Wel of deels is geregeld: – Gezamenlijk ontwikkelen en presenteren van culturele en cultuurhistorische activiteiten. – Gezamenlijke marketing en public relations30. – Informatie en cultuureducatie. – Samenwerken met (niet-)culturele instellingen (met name scholen). – Bedrijfshulpverleningsploeg voor het gehele Cultuurcentrum. Er is geen of beperkt sprake van gezamenlijke: – Digitalisering van de collectie. – Aanboren van nieuwe markten, cultuurtoeristische arrangementen: (vanBeresteyn levert een bijdrage aan de commissie Bruisend Centrum Veendam, in de vorm van activiteiten in het centrum, zoals het Blankensteinkadeconcert. Voor het aanboren van nieuwe markten, cultuurtoeristische arrangementen is een periode een gemeentelijke commissie actief geweest, waarin ook vanBeresteyn zitting had. Dit initiatief is beëindigd31). – Bedrijfsvoering op gebied van automatisering (noch gezamenlijk beheer daarvan, ondanks voornemens dat hiervan “in principe sprake zal zijn”), postverzending en repro/drukwerk.

30

Via gezamenlijke presentatie op de jaarlijkse Fair, tijdens de Oetmaart en op beurzen, alsook via de site van vanBeresteyn die niet alleen, maar nog wel zeer beperkt wordt gebruikt voor het theater (de site van vanBeresteyn legt bijvoorbeeld geen link (letterlijk noch figuurlijk) met de andere participanten).

31

VanBeresteyn levert dus een bijdrage, maar heeft geen zitting in deze commissie.

22

De behandeling van het Ondernemingsplan 2008 in de commissie SML in mei 2008 is veelzeggend als de wethouder aangeeft dat de directeur de opdracht heeft “de samenwerking nader gestalte te geven” en de directeur aangeeft dat er bij de participanten “draagvlak is voor een andere organisatievorm om tot meer samenwerkingssynergie te komen”. Wij constateren dat de mate van samenwerking nog niet recht doet aan hetgeen in 2002 door Deloitte&Touche werd aangegeven: “De toekomstige vorm waarin de samenwerking tussen de participanten onderling en de gemeente zal plaatsvinden is essentieel. Meerwaarde [..] ontstaat pas op het moment dat er sprake is van het kunnen ‘afdwingen’ van het belang van het centrum boven het belang van de individuele participanten”. In het Ondernemingsplan 2008 is opgenomen dat de zes instellingen in vanBeresteyn hebben uitgesproken te willen komen tot één regie voor het Cultuurcentrum. In november 2008 hebben de besturen van alle participanten nader hierover gesproken. Afgesproken is dat een onafhankelijke instantie gevraagd zou worden te onderzoeken of en hoe te komen tot één aansturing voor alle participanten binnen vanBeresteyn. Onlangs zijn daartoe drietal bureaus uitgenodigd offerte op te stellen.

De sturing door de directie heeft zich pas de laatste jaren kunnen verzakelijken In algemene zin constateren wij dat de directie aan de slag is gegaan met de taken die zijn beschreven in het Ondernemingsplan 2003 (zie §4.2). De taken in het Ondernemingsplan zijn niet SMART geformuleerd, zodat de mate waarin aan deze taken invulling is gegeven niet is vast te stellen. Ook is hier geen documentatie over voor handen. Wij constateren dat de sturing door de directie tot en met 2006 zich richtte met name op de relatie tussen de participanten (het “wij-gevoel” van vanBeresteyn), na 2006 heeft de directie zich gericht, maar ook kúnnen richten, op ook de zakelijke kant. Na 2006 zien wij dat de directie van vanBeresteyn aan de slag gaat om de inkomstenkant van vanBeresteyn te verhogen en een nieuw ondernemingsplan opstelt (zie volgend hoofdstuk) dat berust op ervaringscijfers van de voorgaande jaren/specialistische kennis (qua onderhoud). Wel zien wij dat een deel van de ‘open einden’ uit het Ondernemingsplan 2003 (zie hoofdstuk 4) door de directie nog niet is opgepakt, deels om legitieme redenen: – Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst heeft nooit plaatsgevonden, ondanks dat hierover in 2003 nog door het college werd bericht dat “over goede samenwerking en onderlinge bescherming in de samenwerkingsovereenkomst een en ander nader vastgelegd wordt” en dat “gesprekken hierover gaande zijn”32. – Huurovereenkomsten tussen participanten en gemeente zijn weliswaar gesloten, maar hierin staat niets opgenomen (zoals in het Ondernemingsplan 2003 was bedoeld) over openingstijden en samenwerking met de andere participanten, noch 32

Beantwoording vragen fractie Gemeentebelangen d.d. 17 juni 2003.

23

–

–

is iets geregeld over het gebruikersonderhoud (dus niet voor rekening van de instellingen). Wel is afgesproken dat indien de participanten zelf spullen klaar zetten, opruimen e.d., zij een lager tarief voor de zaalhuur betalen en dat zij geen huur van de foyer hoeven te betalen (maar wel gezamenlijk voor verwarmingskosten, schoonmaak e.d.). Er is geen (zoals in het Ondernemingsplan 2003 aangegeven) initiatief genomen de huren meer op elkaar af te stemmen en dit in de subsidiebijdragen door te voeren. 33 Dit is overigens een bewuste keuze voor de helderheid van de huren . Er is niets geregeld over het aantal gevallen waarin participanten kosteloos gebruik kunnen maken van de facilitaire medewerkers van de gemeente.

De sturing door het college is de laatste jaren toegenomen, maar waarop de directie wordt afgerekend is niet eenduidig vastgelegd Wij hebben een beeld dat het college in de beginjaren de exploitatie en het onderhoud, de (financiële) risico’s en resultaten van Cultuurcentrum vanBeresteyn weinig actief heeft gevolgd, noch hier actief in heeft bijgestuurd. Wij hebben niet in beeld kunnen brengen of het college zich actief heeft laten informeren, er waren hierover immers geen afspraken anders dan de P&C-gerelateerde informatie. Op zich is het overigens niet verwonderlijk dat de sturing in de beginjaren van vanBeresteyn minder was, het Cultuurcentrum en de toenmalige directeur moesten immers toen nog hun weg vinden. Het college heeft over de beginjaren weinig verantwoording afgelegd aan de raad en liet dat voor een deel over aan de directeur van vanBeresteyn. Wij constateren dat de sturing door het nieuwe (huidige) college de laatste paar jaar is geïntensiveerd, waarbij het college een belangrijke basis heeft gelegd door een nieuw Ondernemingsplan op te laten stellen. Op een drietal punten zien wij dat het college nog een opgave te vervullen heeft: – Gemotiveerd beantwoorden van afwijking van (of invulling geven aan) de motie betreffende onder andere de positie directeur TCU/hoofd cultuur en gelijkwaardige zeggenschap van de participanten (september 2003). Het college heeft de intentie echter eerst tijdens deze collegeperiode de synergie-effecten tussen de deelnemers nader te onderzoeken; alvorens te besluiten tot het instellen van één directie voor vanBeresteyn of het op afstand zetten van vanBeresteyn. – In het verlengde van het vorige punt, is het omgaan met de verschillende petten (beleidsmaker, subsidieverstrekker, exploitant en commercieel uitbater) nog niet afdoende en in lijn met de Code Cultural Governance, geregeld. – Het evalueren en herijken c.q. verbreden van het Cultuurbeleid, dat de periode 2001-2005 betrof en nu gedateerd is (aangezien het Cultuurcentrum nu draait). De sturing op de vraag wanneer vanBeresteyn succesvol is, is niet eenduidig. Er kunnen, bij gebrek aan eenduidige prestatieafspraken, verschillende documenten als ‘leidend’ hierin worden beschouwd; binnen de programmabegroting 2008 staan zelfs 33

Bron: interviews.

24

verschillende stuurgetallen. Voor het huidige college is het Ondernemingsplan leidend, maar met de veelheid aan stuurgetallen is onduidelijk waar vanBeresteyn op termijn door 34 het college en de raad op wordt afgerekend. Niet alle stuurgetallen zijn ook zinvol . Bij de prestatie-indicatoren voor het theater is geen onderscheid gemaakt tussen amateur en professioneel en er is geen directe link gelegd met de financiële exploitatie (bijvoorbeeld kosten per voorstelling). Bezoekersaantallen en bezetting zijn betere prestatie-indicatoren omdat zij meer op de outcome van het beleid zien. De combinatie van een ‘breed’ aanbod voor iedereen met “een eigenwijze programmering met smoel”, biedt de directeur-‘ondernemer’ vanBeresteyn weliswaar veel vrijheid, maar betekent voor de directeur Cultuur een risico. Een open eind is wat de juiste productenmix moet zijn die recht doet aan de ondernemersbelangen van het Cultuurcentrum en recht doet aan de culturele belangen van de gemeente. Daar komt bij dat wij ook verschillen beluisteren tussen raadsleden (-fracties) waar zij in de toekomst op zullen letten: – Begroting versus financieel resultaat. – Mate waarin brede culturele deelname wordt gerealiseerd. – De activiteiten die in de beeldvorming hebben bijgedragen aan een bruisend centrum. – Het functioneren van “het hele gebeuren bij de bevolking”, de meerwaarde moet gezien worden als geheel, dus ook inclusief het plein et cetera. Het huidige college wil naar het sluiten van een prestatieovereenkomst toegroeien, maar acht het daarvoor nu nog te vroeg (zie § 5.3).

34

Het aantal theater- en filmvoorstellingen geeft weinig inzicht omdat nu bijvoorbeeld 80 theatervoorstellingen voor een lege zaal kunnen worden gegeven.

25

6

Het Ondernemingsplan 2008

6.1

Veranderingen t.o.v. het ondernemingsplan 2003

Aangezien (financiële) ramingen in het Ondernemingsplan 2003 in de werkelijkheid niet gerealiseerd werden, is in 2008 een nieuw Ondernemingsplan opgesteld, waarin is gepoogd een realistischer schatting van de exploitatie te maken. In dit Ondernemingsplan is een analyse gemaakt van de exploitatie van vanBeresteyn. Er is daarbij speciale aandacht besteed aan onderdelen waarop (financiële) tekorten zijn ontstaan ten opzichte van de oorspronkelijke ramingen in het Ondernemingsplan 2003. Het plan is op een aantal punten bijgesteld, waaronder: 1 De missie van het Cultuurcentrum wordt aangevuld met het begrip vanBeresteyn Totaal. Dit staat voor grote projecten waaraan alle participanten meedoen. 2 De missie van het theater wordt bijgesteld in verband met het verbrede karakter van de voorstellingen (met meer ruimte voor professioneel theateraanbod). Er wordt bewogen op drie sporen: (Semi)amateurvoorstellingen; Professionele voorstellingen voor een breed publiek; Experimentele kunstzinnige en dito culturele voorstellingen. 3 Er wordt voorgesteld de formatie structureel uit te breiden tot 5,5 FTE (in plaats van 3,5 FTE vast/4,5 FTE inclusief tijdelijk), waaronder formatie voor techniek structureel van 1 FTE naar 2 FTE, gezien ontoereikende personele toerusting voor de exploitatie van het theater. 4 Er wordt voorgesteld te investeren in meer en betere PR. 5 Er wordt een hoger bedrag gereserveerd voor onderhoud en vervangingsinvesteringen. 6 Er wordt gestreefd te komen tot één regiefunctie voor alle participanten in vanBeresteyn; vooralsnog gaat het Ondernemingsplan uit van de bestaande structuur. 7 Er wordt een aantal concrete doelen opgenomen: Een groei van de bezetting van het theater met 5% per jaar tot 60% (nu rond 40%). De opbrengst van de verhuur moet stijgen tot ¤ 56.200 teneinde in 2010 de oorspronkelijk geraamde inkomsten te halen. Bezoekersaantal van het Museum minimaal continueren op 20.000. SBKA organiseert minimaal 7 tentoonstellingen per jaar. Tevens wordt in een alternatieve begroting een aantal scherpe verwachtingen uitgesproken met betrekking tot de kosten en opbrengsten (zie 6.2). De samenwerkingsovereenkomst is feitelijk ingehaald door de huidige samenwerking en het overleg over synergie van november 2008.

26

6.2

De financiële paragraaf

Het Ondernemingsplan gaat in op vanBeresteyn en het theater; het focust op Theater en Cultuur. Daarnaast zijn cijfers, kengetallen en doelstellingen op hoofdlijnen van de andere participanten opgenomen. De financiële situatie van de verschillende participanten maakt geen onderdeel uit van het Ondernemingsplan, dit zijn immers aparte stichtingen. De financiële paragraaf van het Ondernemingsplan kan in een context worden geplaatst van een financieel relatief goed (gezien de korte tijd dat vanBeresteyn bestaat) theater.

Financiële prestaties vanBeresteyn 35

Op basis van het Theater Analyse Systeem 2007 (van de VSCD ) blijken de financiële prestaties van vanBeresteyn ongeveer op het gemiddelde van de referentiegroep uit 2007 te liggen (verder genoemd: TAS-gegevens). Financiële prestaties: –

Totale inkomsten per voorstelling zijn ongeveer gelijk (¤ 7.729 versus gemiddeld ¤ 7.974), evenals de inkomsten per bezoeker (¤ 43 versus ¤ 44).

–

Totale uitgaven per voorstelling zijn ongeveer gelijk (¤ 7.729 versus gemiddeld ¤ 8.014), evenals de uitgaven per bezoeker (eveneens ¤ 43 versus ¤ 44).

–

De directe voorstellingskosten per voorstelling zijn aanzienlijk lager (¤ 1.584 versus gemiddeld ¤ 2.468), evenals per bezoeker (¤ 8,86 versus ¤ 13,92).

De exploitatiebijdrage van de gemeente per bezoeker is hoger dan in de referentiegroep (¤ 31 versus ¤ 21), maar dit heeft met name te maken met het grote aandeel amateurvoorstellingen (45% versus 17% in de referentiegroep). Hetzelfde geldt hierdoor voor de personeelskosten per voorstellingen.

Inkomsten en uitgaven In het verleden zijn niet realistische inschattingen gemaakt voor wat betreft inkomsten en uitgaven. Deze worden hieronder besproken. Verhuur Er wordt geconstateerd dat de begrote ¤ 56.200 aan verhuur in de afgelopen jaren niet is gehaald. De oorzaken van het achterblijven van verhuur zijn niet onderzocht. Het Ondernemingsplan 2008 geeft als verklaringen “waarschijnlijk is verondersteld dat de komst van het Cultuurcentrum zou leiden tot directe overstap van verenigingen, bedrijven en instellingen naar deze nieuwe voorzieningen. [..] Veendammers zitten blijkbaar niet zo in elkaar”. In §5.1 hebben wij al aangegeven dat de verhoogde inschatting van verhuur in 2003 mede ingegeven was op advies van Deloitte&Touche.

35

Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties. De vergelijking is gemaakt over het jaar 2007 door van het totaal van 140 theaters een selectie te maken op basis van theaters met 1 zaal en < 500 stoelen. De selectie bestaat dan uit 27 theaters waarvan in het TAS het gemiddelde is berekend. Zie www.theater.analysesysteem.nl.

27

In het Ondernemingsplan wordt gesteld dat het realistisch is dat in 2010 de verhuur op ¤ 56.200 uitkomt. Verschillende ambtenaren en raadsleden hebben twijfels bij deze raming geuit. Bezoekersaantallen Het nieuwe Ondernemingsplan 2008 gaat er van uit dat het bezettingspercentage jaarlijks met 5% zal stijgen tot 60% in 2012. Er is geen vergelijking met andere theaters gemaakt. Onderhoud In 2003 is onderkend (zo blijkt ook uit de raadsnotulen) dat de voeding van de onderhoudsvoorziening tekort schoot en dat dit in een later stadium zou moeten worden ingelopen. Aanvankelijk was het de bedoeling dat de middelen voor onderhoud voor een deel zouden worden gebruikt voor het ‘lopende onderhoud’. In de begroting stond een post Onderhoud van ¤ 85.000 (oplopende post; zie tabel 5.1). De bestaande onderhoudsabonnementen blijken echter duurder dan werd aangenomen. De feitelijk lopende onderhoudskosten zijn daardoor te laag ingeschat. Door deze ‘kleine’ onderhoudskosten werd in de afgelopen jaren de begrote ¤ 85.000 grotendeels opgesoupeerd en vonden er geen stortingen plaats in de voorziening voor onderhoud. Daardoor is tot op heden geen reserve opgebouwd voor groot onderhoud. 36

Door DHV is in juli 2007 een schatting gemaakt van de te verwachten onderhouds- en vervangingsinvesteringen. Het Ondernemingsplan wijst er op dat er een tekort is van ¤ 6,67 ton voor de komende 10 jaar (2008 t/m 2017) voor huisvestingskosten, onderhoud en vervangingsinvesteringen, ofwel een jaarlijkse reservering voor onderhoud van ¤ 66.000. Daarnaast zou er gezien jaarlijkse overschrijdingen op onderhoud een budget op jaarbasis van ¤ 100.000 nodig zijn (in plaats van de beschikbare ¤ 85.000). In het Ondernemingsplan is de doorrekening van grote vervangingsinvesteringen (bijvoorbeeld de trekken in 2012 ad circa ¤ 70.000 en de tribune in 2017 ad circa ¤ 180.000) echter niet in de begroting opgenomen, omdat het met alle andere gemeentelijke kosten voor onderhoud kapitaalgoederen door het college wordt gepresenteerd. Concreet betekent dit dat de komende 10 jaar in ieder geval twee maal door de raad over extra middelen voor vervangingsinvesteringen besloten moet worden. Personeel In het begrotingsvoorstel voor 2009 wordt structurele dekking en uitbreiding van personeel voorgesteld (en inmiddels vastgesteld). Met name het tekort aan technisch personeel is voor het theater direct voelbaar en blijkt onder meer uit de structurele inhuur van extern technisch personeel. In het verleden heeft de raad steeds afgewezen dekking structureel te maken c.q. afgewezen om formatie uit te breiden.

36

VanBeresteyn – Onderhoudsplannning en meerjarenbegroting; DHV, juli 2007.

28

Huidige FTE

Functie Directie Beleid Administratie en beheer Pr en marketing Techniek Totale formatie

Budget inhuur

FTE’s nodig

Vast

Incl. tijdelijk

1 1

1 1

1 1

0,5 1 3,5

0,5 0,5 1,5 4,5

0,7 0,8 2 5,5

¤ 13.000

¤ 13.000

¤ 25.000

Tabel 7.1: Huidige en voorgestelde formatie (begroting 2009)

6.3

Risicoanalyse

Een risicoanalyse bestaat uit het in beeld brengen van risico’s (bijvoorbeeld organisatorisch, juridisch, financieel) en het benoemen van prioriteiten daarbinnen, om op basis daarvan beheersmaatregelen te kunnen nemen. In een risicoanalyse moet worden ingegaan op reële risico’s. Voorbeelden van risico’s voor vanBeresteyn kunnen zijn: 1 Financiële risico’s als gevolg van wisselende bezoekersaantallen en verhuur, onder invloed van conjunctuurschommelingen of omgevingsfactoren (bijvoorbeeld invloed op bezoekersaantallen van het weer opengaan van De Klinker in 201137). 2 Financiële risico’s als gevolg van een tekort schietende voeding van de onderhoudsvoorziening (in een later stadium in te lopen en onderhevig aan politiek afweging). 3 Organisatorische en financiële risico’s als gevolg van: Een onduidelijke opdracht ten aanzien van het cultureel product (productmix) en ten aanzien van de verwachtingen over een ‘succesvol’ vanBeresteyn. De geringe personele bezetting van vanBeresteyn (in formatie, maar nog meer in het aantal werkzame personen): de organisatie is kwetsbaar voor het geval personeel uitvalt; inhuur van tijdelijk personeel is relatief kostbaar. De ‘drievoudige petten’-problematiek: de vereniging van functies van directeur/ verhuurder/hoofd TCU in één persoon kan belangenverstrengeling met zich brengen. Gemeente en vanBeresteyn lopen integriteitrisico’s. Verschil in organisatievormen: Synergie is moeilijk te realiseren (bijvoorbeeld in de ondersteuning via een gezamenlijke administratie). Onduidelijkheden van consequenties van mogelijke samenwerking/-gaan met de Turfcentrale en Jonkerhal38. 37

Theater De Klinker is in 2008 gesloten en zal zijn deuren weer openen in 2011 als Cultuurcentrum, waarin dan de openbare bibliotheek, de algemene muziekschool (dan Centrum voor de kunsten) en theater De Klinker gevestigd worden. Overigens wordt deze factor mogelijk gecompenseerd doordat er juist een kans ligt meer bezoekers van buiten de gemeente te trekken, zie het gemiddeld percentage van 15% voor vanBeresteyn en 41% voor de selectie uit de TAS 2007.

29

Onduidelijkheden van consequenties van mogelijke samenwerking met omliggende gemeenten: Veendam onderzoekt de mogelijkheid hiertoe (eventueel gemeenschappelijke regeling) met de drie omliggende gemeenten Bellingwedde, Pekela en Menterwolde. Of de Zelfstandige Eenheid die vanBeresteyn nu vormt, in deze regeling kan worden ingepast, en zo ja hoe, is 39 nog onbekend . Ten aanzien van de ‘dubbele pettenproblematiek’ is als beheersmaatregel voorzien dat de beleidsmedewerker Cultuur de subsidieverlening verzorgt. Verdergaande maatregel zou kunnen zijn het instellen van één directie voor vanBeresteyn en het op afstand zetten van vanBeresteyn. Het college wil echter eerst deze collegeperiode de synergie-effecten tussen de deelnemers nader onderzoeken. Gemeentebreed worden in het kader van de begroting risico’s geïnventariseerd die in de verplichte paragraaf van de programmabegroting zijn verwoord. De risico’s worden meegenomen in de weerstandsparagraaf van de gemeentebegroting. De specifieke risico’s van vanBeresteyn zijn (nog) niet in de tekst van de begroting genoemd. De gemeente is verder nog bezig risicomanagement in de bedrijfsvoering vorm te geven.

6.4


Het nieuwe ondernemingsplan laat nog een aantal ‘open einden’ zien Wij constateren dat het nieuwe Ondernemingsplan 2008 nog een aantal open einden en onzekerheden bevat. – De onderbouwing van de verhuur is onduidelijk. In 2010 moet de verhuur op ¤ 56.200 uitkomen. Deze raming is niet onderbouwd met onderzoek of ervaringscijfers. Het percentage verhuur op het totaalpercentage aan inkomsten was in 2007 evenveel als het gemiddelde van 27 vergelijkbare theaters (circa 5%; TAS-gegevens 2007). Wij verwachten dan ook niet dat de huuropbrengsten heel veel meer zullen zijn dan de huidige circa ¤ 45.000, tenzij de gemeente zelf bijdraagt aan (nog) meer huur van ruimte in vanBeresteyn. – In de beoogde vergroting van de bezetting zit een onzekerheid. Uit de TAS-gegevens 2007 blijkt dat het aantal betalende bezoekers (11.083 in 2007 ten opzichte van de selectie: 21.724) weliswaar laag is, maar dat dit komt door het relatief lage aantal theatervoorstellingen. Het aantal betalende bezoekers per theatervoorstelling ligt precies op het gemiddelde van de 27 referentietheaters (179 versus 180). Het aantal bezoekers voor niet-culturele evenementen ligt veel hoger dan de referentiegroep (9.000 versus 3.242) maar ligt precies op het gemiddelde aantal bezoekers per niet-cultureel evenement (196 versus 193). Het percentage uitverkochte theatervoorstellingen ligt eveneens op het gemiddelde (21 versus 38

Dit aspect hebben wij niet nader onderzocht, maar is wel als een punt naar voren gekomen.

39

Het is goed mogelijk dat de overige deelnemers aan de GR niet willen meebetalen aan een kostbare voorziening waarvan hun gemeente weinig nut heeft. Er zou zo bijvoorbeeld een externe druk tot verdere verzelfstandiging van vanBeresteyn kunnen ontstaan.

30

–

–

–

20%). In die zin presteert vanBeresteyn dus al goed. Wij verwachten dan ook dat de beoogde toename in bezetting met 20% voor de komende 4 jaar lastig te realiseren is, mits niet meer theatervoorstellingen kunnen worden geprogrammeerd. De voorgestelde formatie (in FTE op de loonlijst) is nog steeds laag in vergelijking met landelijke gemiddelden, ondanks dat deze dus al is opgehoogd ten opzichte van de oorspronkelijke formatie. Uit het Theater Analyse Systeem 2007 blijkt dat het aantal FTE landelijk gemiddeld 7,0. Op alle gemiddelden met betrekking tot formatie (zoals het totaal aantal werkzame personen, totaal aantal FTE zowel incl. als excl. uitbesteed werk), is de voorgestelde formatie onder het gemiddelde40. Ook de 41 kosten voor formatie zijn (9%) lager dan het gemiddelde . Dit zet mogelijk spanning op de ambities ten aanzien van toename van verhuur en bezetting. Een aantal open punten uit het Ondernemingsplan 2003 is ook niet in het Ondernemingsplan 2008 opgenomen: Samenwerkingsovereenkomst is niet gesloten; Er zijn geen afspraken over openingstijden en gebruikersonderhoud; Afstemming huur en doorvoeren hiervan in de subsidiebijdragen heeft niet plaatsgevonden; Het aantal gevallen waarin participanten kosteloos gebruik kan maken van de facilitaire medewerkers van de gemeente is niet geregeld. Verder voorziet ook het Ondernemingsplan 2008 niet in onderlinge afspraken over eventuele exploitatietekorten, noch zijn er afspraken over informatievoorziening aan de gemeente en wat (financiële) consequenties zijn wanneer inhoudelijke en synergiedoelstellingen niet worden gehaald. De huidige begroting is nog steeds vertekend omdat grote vervangingsinvesteringen42 (zoals de tribune, trekken) niet worden afgeschreven en meegenomen in de kapitaalslasten van het Cultuurcentrum, maar in de toekomst alsnog gedekt moeten worden via vaststelling van de nota kapitaalgoederen (en begrotingsvoorstellen dienaangaande). Verder is er nog een aantal onzekerheden ten aanzien van inkomsten/uitgaven en financiële risico’s, zie hierna. Ten slotte is het belangrijkste in de begroting dat de financiële vertaling en financiële voordelen van samenwerking nog niet in beeld zijn. Hierover zal de komende maanden meer duidelijkheid moeten ontstaan om te bepalen in hoeverre daarmee de totale financiële bijdrage van de gemeente aan vanBeresteyn en de participanten, vanuit de synergievoordelen, omlaag kan.

De risico’s zijn nog onvoldoende in beeld gebracht Wij constateren dat in het Ondernemingsplan 2003 en 2008 geen risicoanalyse wordt gemaakt, noch is ten aanzien van eventuele risico’s een (financiële) voorziening getroffen (post ‘onvoorzien’). Er zijn geen voorzieningen voor het beheersen van het functioneren van de organisatie door middel van een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem. 40

Dit tekort zit op formatie zoals TAS die onderscheidt voor techniek, programma/marketing en ‘andere functies’

41

Berekend op basis van aantal theatervoorstellingen * personeelskosten per voorstelling.

42

Zie Ondernemingsplan 2008 en VanBeresteyn – Onderhoudsplannning en meerjarenbegroting; DHV, juli 2007, waarop dit gebaseerd is.

31

De directeur onderkent dit in april 2008: “risicomanagement is binnen cultuur erg conjunctuurgevoelig. Er zijn nu nog veel markten te benaderen en vooralsnog blijft het bij het benoemen van de beïnvloedbare risico’s”. Er zijn enkele beheersmaatregelen voor de (financiële) risico’s: Zo is de constructie van Jonckheer en Jonkvrouw bedoeld om middelen te genereren waarmee risicovolle voorstellingen worden afgedekt. Ten aanzien van de ‘dubbele pettenproblematiek’ is als beheersmaatregel voorzien dat de beleidsmedewerker Cultuur de subsidieverlening verzorgt. Dit lost echter het probleem ten aanzien van de formele positie en het mandaat van de directeur als adviseur van het college niet op.

Aan de inkomsten en uitgaven kan nog worden ‘gesleuteld’ Wij constateren dat er voor de toekomst nog een aantal onzekerheden ligt ten aanzien van inkomsten en uitgaven. Daar staat tegenover dat aan beide nog gesleuteld kan worden. Aan de inkomstenkant lijken nog mogelijkheden aanwezig te zijn om deze te verhogen. Wij denken dan aan het verhogen van de recette, inkomsten uit de horeca, subsidies 43 (provincie, rijk, fondsen) en sponsoring, die achterblijven bij landelijke gemiddelden. Ook het aantal bezoekers van buiten de gemeente kan mogelijk nog worden verhoogd (2007: 15% versus TAS-referentiegemeenten: 41%). Aan de uitgavenkant lijken nog mogelijkheden aanwezig te zijn om deze te verlagen. Wij denken dan aan huisvestingskosten (door gezamenlijke aanbesteding) en diverse bedrijfsvoeringskosten. Verder zijn de publiciteitskosten hoger dan gemiddeld. Dit is overigens een bewuste keuze voortvloeiend uit het uitbrengen van een professionele theatergids die in een relatief groot gebied verspreid wordt.

43

Uit de TAS-gegevens blijkt dat deze inkomsten procentueel achterblijven ten opzichte van de gemaakte selectie van vergelijkbare theaters: Recette:

17% tegen landelijk gemiddelde van 27 theaters van 25%

Horeca:

4% tegen 9%

Subsidies:

0% tegen 7%

Sponsoring:

0% (is feitelijk >0%), tegen 1%.

32

7

Informatievoorziening aan de raad

7.1

Informatie via de P&C-cyclus

Er zijn geen afspraken gemaakt tussen raad en college over de informatievoorziening ten aanzien van het Cultuurcentrum, anders dan in de aanloop naar de vestiging daarvan (toezegging oktober 2001; zie bijlage 5).

Informatievoorziening via de P&C-cyclus Informatievoorziening vindt vooral plaats via de gebruikelijke documenten binnen de planning- & controlcyclus: er wordt over vanBeresteyn vier maal per jaar aan de raad gerapporteerd in de begroting, de voorjaarsnota, de najaarsrapportage (NJR) en de rekening. Daarnaast verstrekt de wethouder soms mondeling informatie aan de raad(scommissie). Daarnaast is (in sommige gevallen desgevraagd) in de raad (en vooral in de raadscommissie SML) tussentijds informatie verstrekt. Ten slotte is incidenteel door de directie van vanBeresteyn een presentatie over het Cultuurcentrum gehouden, zie bijlage 4. Inherent aan het bestuurlijke arrangement van een Zelfstandige Eenheid is dat deze integraal onderdeel uitmaakt van de gemeentelijke organisatie. Er worden geen aparte begrotingen en jaarverslagen voor vanBeresteyn opgesteld, maar de Zelfstandige Eenheden vormen een onderdeel van de gemeentelijk jaarstukken. In de P&Cdocumenten worden de Zelfstandige Eenheden niet exclusief uit de gemeentebegroting en –rekening gelicht. Gegevens over de exploitatie en investering voor vanBeresteyn zijn gefragmenteerd over de programmabegroting te vinden en het document geeft weinig sturingsinformatie. Gegevens over de exploitatie en investering voor vanBeresteyn zijn op diverse plekken of niet (zie toelichting op tabel 5.2 en bijlage 9 ter illustratie) binnen de programmabegroting te vinden: – In de programmarekening staan de baten en lasten van vanBeresteyn tot 2005 onder ‘overige recreatieve voorzieningen’ (2006 en verder: ‘Vrije tijd in Veendam’, maar in begroting 2008 weer onder 7.6 bij ‘overige recreatieve voorzieningen’), er is geen informatie over de exploitatie van vanBeresteyn opgenomen. – Er is in de begrotingen/rekeningen van de jaren daarna niet opgenomen wat de jaarlijkse gemeentelijke bijdrage is. (In de begroting 2008 zijn de kosten en baten van vanBeresteyn wel uitgesplitst: baten ¤ 646.000, lasten ¤343.000 en het nadelig saldo ¤ 303.000). – De personele kosten zijn niet duidelijk44; er is geen overzicht over bijvoorbeeld de grootte van de overhead. – De kosten van onderhoud zijn niet in de begroting/rekening opgenomen, deze maken onderdeel uit van de kapitaalgoederen.

44

Begroting 2008 onder kopje ‘NSR’ personeelskosten PM.

33

Pas in de begrotingen voor 2008 en 2009 wordt het inzicht in de exploitatie van vanBeresteyn wat helderder, al is er nog steeds sprake van fragmentatie over de beleidsmatige (programma ‘Vrije tijd in Veendam’) en de cijfermatige (‘Vrije tijd in 45 Veendam’ en ‘Bedrijfsvoeringsontwikkelingen ’) begroting. De jaarrekeningen (tot en met in ieder geval 2005) laten een soortgelijke structuur zien. De meest concrete informatie over afwijkingen van de begroting is te vinden in de voorjaarsnota en de NJR. Met name de NJR heeft de opzet van ‘management by exception’; er wordt gerapporteerd over wat afwijkt van de begroting. Tot op heden is vanBeresteyn een vast onderdeel in de NJR, wat een signaal voor de raad kan zijn. NJR over vanBeresteyn In de NJR 2005 zijn de problemen die toen al aan het licht kwamen gemeld en er is gemeld dat mogelijk op drie punten overschrijding van budgetten zou plaatsvinden (citaten): 1

“Over de inkomsten van de voorstellingen is nog onvoldoende te zeggen”.

2

“De inkomsten van verhuur was medio september ¤ 20.000 terwijl over het hele jaar ¤ 56.000 is geraamd. [..] Er wordt een tekort verwacht van ¤ 25.000”.

3

“De post personeel valt hoger uit dan voorzien”, als gevolg van de werkzaamheden die in de Cultuurnota zijn aanbevolen.

Daarnaast geeft de NJR 2005 aan dat er “een geringe personele bezetting” is. De NJR 2005 geeft ten slotte aan dat “waar het gaat om huisvestingskosten, onderhoud, nutsvoorzieningen en andere exploitatiekosten” uitgaven conform de begroting zijn. In 2005 viel de post personeel ongeveer ¤ 30.000 hoger uit dan voorzien, als gevolg van het organiseren van “tal van zaken uit de Cultuurnota (samen met scholen opzetten van cultuureducatief netwerk, stimuleren amateurkunst d.m.v. evenementen, etc.), waar geen opbrengsten tegenover staan”. In 2006 zijn de incidentele kosten hiervoor ¤ 40.000. De NJR 2006 geeft aan dat de zaalhuur ¤ 20.000 minder opbrengt dan verwacht en dat er in 2008 “geen tekort meer is, maar ook geen extra opbrengst”. In de NJR 2006 wordt extra opbrengst in 2008 verwacht van ¤ 10.000 door stijgende bezoekersaantallen. De NJR 2007 kondigt een bezinning op de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan het Cultuurcentrum aan, ter bespreking in de raad, alsook dat maatregelen voor de luchtbeheersing noodzakelijk zijn.

Afwijkingen van de begroting worden weliswaar helder omschreven, maar deze rapportages hebben niet de functie om inzicht te geven in het totaal van de exploitatie. In de Jaarrekening 2006 wordt eveneens informatie gegeven over het Cultuurcentrum, waarbij meevallers en tegenvallers aan inkomsten- en uitgavenkant benoemd zijn (waaronder tegenvallende huuropbrengsten).

45

Combinatie functies onderwijs/sport/cultuur, Personeel vanBeresteyn, Cultuureducatie breed, Voorzieningen luchtvochtigheid vanBeresteyn.

34

Informatievoorziening buiten de P&C-cyclus Buiten de P&C-cyclus om is in de raad en in de raadscommissie SML tussentijds informatie verstrekt door de wethouder. Naar beleving van de toenmalig wethouder was dat halfjaarlijks en indien daarom werd gevraagd. Wij hebben dat niet uit de stukken kunnen herleiden (wel februari 2006, zie hierna). Verder zou de raad deze bestuursperiode geïnformeerd zijn in de commissie, maar dit staat niet in het verslag, waarschijnlijk omdat het gemeld is in bijzinnen bij andere onderwerpen46. In juni 2003 wordt de raad geïnformeerd naar aanleiding van vragen van een fractie. De samenwerkingsovereenkomst, waarvan dan gemeld wordt dat “deze nader wordt vastgelegd” en dat “gesprekken hierover gaande zijn”, blijkt niet te zijn opgesteld. In februari 2006 is een presentatie in de commissie SML gehouden door de directie van vanBeresteyn, kort nadat vanBeresteyn zijn eerste volledige jaar had gedraaid. Dit was het eerste moment dat er een goed eerste inzicht was in de houdbaarheid van de aannames uit het bedrijfsplan uit 2003. Tijdens deze presentatie bleek onder meer dat vanBeresteyn veel aanvullende kosten, zoals onderhoudscontracten van de lift en de sprinklerinstallatie moest maken. Er wordt dan gesproken over een ‘licht tekort’. Uit de archieven blijkt niet meer om hoeveel het gaat47 en de toen uitgereikte stukken zijn niet meer te vinden. In mei 2006 geeft het raadsvoorstel ‘Ontwikkelingen Cultuurcentrum’ (2 mei 2006) aan dat bij het ontstaan van het Cultuurcentrum de invloed van de Cultuurnota op de activiteiten van het Cultuurcentrum is onderschat. Op 7 april 2008 wordt het nieuwe Ondernemingsplan gepresenteerd in de commissie SML, maar niet alle fracties hebben het kunnen bespreken. Op 19 mei 2008 word het alsnog behandeld. Het nieuwe Ondernemingsplan geeft een meer samenhangend beeld van de exploitatieproblemen van vanBeresteyn. In het Ondernemingsplan worden de belangrijkste knelpunten in de exploitatie uiteengezet. De directeur spreekt in de commissie SML over “verkeerde aannames uit het verleden”, die het “nog steeds een lastig dossier maken”. De raadscommissie SML is dan van mening dat het nieuwe Ondernemingsplan op een aantal punten nog onvoldoende inzicht biedt. Volgens de commissie SML ontbreken te veel kerngegevens en een SWOT-analyse, is er geen concrete toekomstvisie, lopen cultuur, theater en beheer te veel door elkaar heen en er zijn verder nog veel onduidelijkheden. De Voorjaarsnota, waar het Ondernemingsplan als onderlegger voor is gebruikt, wordt conform voorstel van het college vastgesteld.

Mening van de raad over de informatievoorziening De raadsleden die wij in dit onderzoek hebben gesproken, zijn overwegend ontevreden over de informatievoorziening over vanBeresteyn in met name de vorige collegeperiode. Over de huidige periode is men meer tevreden, al wordt gevraagd om onder meer: – Frequentere informatie (driemaandelijks).

46

Bron: interview wethouder.

47

Uit de digitale archieven is alleen een Excel-spreadsheet gevonden, gedateerd 2 februri 2006, waaruit een tekort blijkt van ¤ 26.676 over 2005 (op een begroot nadeel van ¤ 600.067, is 4,4%).

35

Meer inzicht in op welke onderdelen/voorstellingen van vanBeresteyn ‘geld bij moet’, welke onderdelen ‘geld opleveren’.

–

7.2

Het handelen van de gemeenteraad

De raad over vanBeresteyn Uit de interviews met raadsleden maken wij op dat de raad in grote mate trots is op vanBeresteyn en dit ziet als een belangrijke aanvulling voor Veendam. Gewaardeerd worden bijvoorbeeld de koopavondconcerten en muziekevenementen. Wel pleiten raadsleden voor een nog groter gebruik door de gemeente van vanBeresteyn (bij evenementen, zoals de Oudejaarsmaaltijd en mogelijk zaalhuur).

De financiële beperkingen voor vanBeresteyn De raad heeft zich actief ingelaten met het ontstaan van vanBeresteyn. Zo heeft de raad gevraagd om een accountantsonderzoek naar investeringen en exploitatie, waaruit het onderzoek van Deloitte&Touche is voortgekomen. Uit de notulen van de raadsvergaderingen blijkt dat er naar aanleiding van het rapport van Deloitte&Touche en het raadsvoorstel in 2002 twijfels waren over de financiële risico’s die met de bouw en de exploitatie van vanBeresteyn werden gelopen. De raad is gewezen op een niet-sluitende exploitatie doordat de onderhoudskosten later moesten worden ingelopen en op het niet op de begroting laten drukken van het management. De raad heeft bewust het risico op toekomstige exploitatietekorten genomen. Tijdens de exploitatiefase heeft de raad weinig om informatie over vanBeresteyn gevraagd. Ook heeft de raad de in september 2003 aangenomen (maar nog niet uitgevoerde) motie -om onder andere te komen tot een organisatiestructuur waarin de participanten dezelfde zeggenschap hebben en te komen tot een onafhankelijk coördinator- niet meer onder de aandacht van het college gebracht. Discussies komen pas weer op gang bij de presentatie van het nieuwe Ondernemingsplan. De discussie in de raad richt zich dan vooral op personele bezetting.

Financiële ‘bijstellingen’ In de begroting probeert de gemeente afstand te nemen van het incidenteel dekken van structurele kosten. Met het faillissement van Veenlust in het achterhoofd is de raad steeds huiverig gebleken om structurele middelen vrij te maken voor het Cultuurcentrum, met name waar het gaat om extra formatie. De raad heeft een aantal bijstellende besluiten genomen op de exploitatie: – De raad neemt bij de behandeling van de voorjaarsnota 2004 een motie aan waarmee de sector Cultuur een taakstellende bezuiniging opgelegd krijgt van 7% vanaf het jaar 2005, oftewel een bedrag van ¤ 106.75048. De raad legt deze 48

Hierbij zijn ook gesubsidieerde instellingen die deel uitmaken van vanBeresteyn ‘gekort’: Veenkoloniaal Museum, de Openbare Bibliotheek, Muziekschool en de Stichting Beeldende Kunst (maar ook draaiorgel Zwarte Dorus). Het college heeft in de uitvoering van de motie er voor gekozen de bezuiniging “bij de

36

bezuiniging op zonder inhoudelijke discussie over taken, prestaties en dergelijke. Het college heeft daarop in de begroting 2005 (en daarin opgenomen meerjarenbegroting) een financiële taakstelling gelegd bij onder andere de participanten van vanBeresteyn, niet bij het theater. In mei 2006 besluit de raad het overschot op de bouwbegroting van globaal ¤ 49 275.000 (inclusief een BTW-voordeel van ¤ 120.000 ) te besteden o.a. als dekking van aanschaffingen (¤ 66.000 aan materialen), incidentele kosten van extra formatie in 2006 (¤ 40.000 voor 1,5 FTE) en storting van ¤ 50.000 in de geplande egalisatiereserve van de ZE. In november 2007 neemt de raad een motie aan om voor 2008 een incidenteel bedrag van ¤ 44.000 beschikbaar te stellen t.b.v. de post Personeel vanBeresteyn in plaats van de door het college voorgestelde ¤ 70.000. Eind 2007 besluit de gemeenteraad tot verlening van ¤ 77.000 extra subsidie aan het Cultuurcentrum. Bij de begroting 2009 (vastgesteld door de raad op 10 november 2008) is voorgesteld om voor personeel vanBeresteyn ¤ 90.000 structureel vrij te maken en daarnaast een voorziening voor de luchtvochtigheid te begroten ad ¤ 15.000.

–

–

– –

Hoewel er om structurele middelen voor extra formatie is gevraagd, worden structurele maatregelen incidenteel gefinancierd. Pas in het begrotingsvoorstel van 2009 ligt er een voorstel om de incidentele middelen voor extra formatie structureel te maken.

7.3


De informatievoorziening was gefragmenteerd, maar legde wel de vinger op de zere plekken Wij constateren dat de informatievoorziening aan de raad over de exploitatie en investeringen voor vanBeresteyn gefragmenteerd over de programmabegroting te vinden is; er is daardoor voor de raad weinig samenhangende sturingsinformatie te vinden over vanBeresteyn. Door deze fragmentatie is het nog steeds lastig, zo niet onmogelijk, voor een raadslid om uit de programmabegroting een totaalbeeld van de exploitatie van vanBeresteyn te krijgen. Wij constateren dat het de jaren daarna iets meer informatie in de programmabegrotingen staat, al is er nog steeds sprake van fragmentatie. Wij constateren dat de informatie aan de raad (met name de NJR 2005 en verder, in combinatie met diverse andere manieren van informatievoorziening) de ‘vinger op de zere plekken legt’ (verhuur, personeel, luchtbeheersing). Een aspect dat onderbelicht is gebleven, is de mate waarin in onderhoud op de lange termijn kan worden voorzien.

sector” niet tot uitdrukking te laten komen bij het theater. De raad heeft dit bij de vaststelling van de programmabegroting 2005 deze lijn gevolgd. 49

Bij de stichting van het Cultuurcentrum was er onduidelijkheid over het niet-aftrekbare deel van de BTW. Het heeft lang geduurd voordat de gemeente antwoord op deze vraag kreeg. Toen er een groen licht was, leverde dit een overschot op de bouwbegroting op.

37

Immers, in de NJR 2005 wordt gemeld “onderhoud conform de begroting”, zonder dat wordt aangegeven dat er niet wordt ingelopen op het tekort op de voorziening onderhoud. Dit was overigens wel weer uit de begrotingen te herleiden. Ook zien wij dat de P&C-documenten geen inzicht te gaven in het totaal van de exploitatie. De raad kan hierdoor niet zelfstandig tot een oordeel komen, maar moet erop vertrouwen dat het 50 college in de NJR de juiste problemen signaleert en rapporteert. De informatievoorziening buiten de P&C-documenten om, blijft onduidelijk doordat er weinig in verslagen is vastgelegd.

De raad heeft de (financiële) beperkingen van vanBeresteyn niet willen zien Citaten van raadsleden (bron: interviews) “We wisten toen wel met elkaar dat we een financieel risico liepen en we wisten wel een beetje dat het grootspraak was om dit voor elkaar te krijgen met de amateurinsteek en alleen kleinschalige professionele voorstelingen. Je wist toen eigenlijk wel dat er geleidelijk meer geld nodig was, de inschatting was te optimistisch”. “De raad heeft boter op het hoofd gehad, want eigenlijk was wel duidelijk dat het duurder zou worden”. Van de exploitatie verwachtte ik ‘gevoelsmatig’ vanaf het begin al dat het theater qua formatie niet de exploitatie rond zou kunnen krijgen”.

Wij constateren dat nagenoeg alle fracties -in retrospectie- zich bewust waren van de financiële beperkingen voor vanBeresteyn. De meerderheid van de raad wilde hierop echter niet de nadruk leggen, omdat er enerzijds vrees wat dat het Cultuurcentrum anders (op basis van hogere kosten dan de afgegrensde ƒ 25 miljoen) niet door zou gaan, anderzijds omdat er wel bij de voltallige raad draagvlak was voor het vestigen van een Cultuurcentrum.

De raad heeft het Cultuurcentrum zowel financieel geholpen als beperkt De raad neemt in de loop der jaren besluiten die positief bijdragen aan de financiële positie van vanBeresteyn, al kiest de raad steeds structurele kosten (zoals inhuur van extra formatie) met incidentele middelen te dekken. Dit laatste is vanuit bedrijfsvoeringsen ondernemersbelang niet gewenst voor het Cultuurcentrum. Aan de andere kant besluit de raad ook een keer te bezuinigen op de exploitatie van vanBeresteyn en een keer op Cultuur, waarbij het college deze laatste bezuiniging (in de door de raad vastgestelde begroting) niet doortrekt naar theater vanBeresteyn (wel naar de participanten). Beide bezuinigingen hebben plaatsgevonden zonder inhoudelijke discussie over taken, prestaties e.d. De onduidelijkheid waarop vanBeresteyn door de raad wordt ‘afgerekend’ (zie §5.4) en het feit dat de raad eerder bezuinigingen heeft ingezet zonder inhoudelijke discussie, laten een risico zien voor de exploitatie van het Cultuurcentrum.

50

Met uitzondering van het ontbreken van het vullen van de voorziening voor groot onderhoud is dit overigens steeds het geval geweest. Het niet vullen van deze voorziening is overigens weer vrij eenvoudig uit de programmabegroting af te leiden en wordt als belangrijk knelpunt in het Ondernemingsplan 2008 genoemd.

38

8

Conclusies

In dit hoofdstuk vatten wij de conclusies zoals die in de vorige hoofdstukken zijn getrokken samen.

(A) Ontstaan van vanBeresteyn (2004) 1

2

3

4

Ten tijde van het ontstaan van vanBeresteyn is het gemeentelijk cultuurbeleid toegesneden naar de legitimatie van het vestigen van een Cultuurcentrum in Veendam. Hiertoe is de Kadernotitie Cultuurbeleid 2001-2005 opgesteld. Het Ondernemingsplan 2003 dat de basis vormt voor vanBeresteyn laat nog een aantal open einden zien, die ook nu –anno december 2008- niet geregeld zijn (zie onder C). In het Ondernemingsplan 2003 is een ‘spagaat’ opgenomen, om enerzijds de verhuur van de grote zaal en bijbehorende faciliteiten zo commercieel mogelijk te beheren, anderzijds participanten eerste gebruiksrechten te moeten geven. De directeur van vanBeresteyn krijgt hiermee een onduidelijke opdracht. Aan de taakinvulling zoals destijds beoogd in het Ondernemingsplan 2003, wordt invulling gegeven. Hierbij is wel de situatie gecreëerd dat de gemeente diverse petten heeft, als beleidsmaker, subsidieverstrekker, exploitant en commerciële uitbater. De directeur van vanBeresteyn, tevens hoofd Cultuur, tevens hoofd MDT kan te maken hebben met in zichzelf potentieel strijdige belangen. Het besturingsmodel voor vanBeresteyn (en de elementen die daaraan zijn verbonden, zoals statuten, directieprofiel etc.) is niet in de geest van de Code Cultural Governance. Vooral aan het punt van ‘onafhankelijkheid’ van de directie (van deelbelangen en als zodanig en kritisch kunnen opereren) wordt niet voldaan.

(B) Periode van exploitatie en onderhoud vanBeresteyn (2004-2008) 5

6

7

In de periode van exploitatie en onderhoud van vanBeresteyn blijken verschillende aannames bij het ontstaan van het Cultuurcentrum, te rooskleurig. De formatie blijkt te laag te zijn ingeschat, het aantal commerciële verhuringen te hoog en het inlopen van de voeding van de onderhoudsvoorziening blijkt niet te kunnen plaatsvinden. Voor de formatie was al een toekomstige uitbreiding voorzien bij toenemende activiteiten, het aantal verhuringen is op advies van een externe verhoogd, maar met name ten aanzien van onderhoud is een te weinig onderbouwde aanname gedaan. Op onderdelen moeten gaande de periode ‘bijstellende’ impulsen gegeven worden, op de inrichting van het gebouw (stoelen, lampen, klimaatbeheersingsvoorziening), maar ook op ‘kostendekkendheid’ van de voorstellingen in het theater. De missie van vanBeresteyn gaat hiertoe schuiven, zonder dat hier een expliciet besluit aan ten grondslag ligt. De synergievoordelen zoals bij het ontstaan van vanBeresteyn voorzien, blijken slechts ten dele bewaarheid te worden. Het gezamenlijk aanboren van nieuwe markten, arrangementen, het gezamenlijk digitaliseren van de collectie en het via gezamenlijkheid versterken van de bedrijfsvoering heeft niet of nauwelijks plaatsgevonden. De financieel haalbare versus behaalde synergievoordelen zijn overigens niet in beeld (gebracht). Op een aantal onderdelen heeft de afstemming tussen participanten en het maken van afspraken niet plaatsgevonden (zoals

39

8

9

10

11 12

aandeel kosten gebruikersonderhoud, aantal gevallen waarin participanten kosteloos gebruik kan maken van de facilitaire medewerkers van de gemeente. Er zijn geen samenwerkingsovereenkomsten gesloten). De resultante van dit alles is dat de financiële bijdrage van de gemeente voor vanBeresteyn tot meer dan ¤ 115.000 hoger wordt (in het afgelopen jaar 2007) dan aanvankelijk in 2003 voorzien. De sturing door de toenmalige directie is in de eerste jaren met name gericht geweest op de relatie tussen de participanten. De huidige directeur heeft, gebruikmakend van ervaringscijfers, een meer zakelijke sturing in gang kunnen zetten. De sturing door de toenmalige wethouder heeft in de beginjaren van vanBeresteyn in een sfeer van ‘laten we op weg gaan en kijken hoe het gaat’ plaatsgevonden. De toenmalige portefeuillehouder heeft de uitvoering van het Ondernemingsplan en de open einden daarin aan de directeur gelaten, zonder de vinger hierop te leggen. De huidige portefeuillehouder heeft in de beeldvorming meer de vinger aan de pols. Er zijn geen eenduidige afspraken over waarop het Cultuurcentrum wordt afgerekend. De intenties uit de Kadernotitie Cultuurbeleid 2001-2005, om een “cultuurcentrum neer te zetten als bruisende plek in Veendam, goed zichtbaar, goed bereikbaar, toegankelijk voor iedereen” zijn gehaald. Het is –met name op gebied van verhuringen- echter minder geworden dan de beschreven intenties om het “vanzelfsprekende en stimulerende middelpunt van amateurkunst en kunsteducatie te zijn, waar verenigingen, instellingen, kinderen, jongeren, ouderen hun eigen videoproducties of tentoonstellingen ontwikkelen en hun eigen voorstellingen presenteren”. Ook op andere vlakken bleek de Kadernotitie te rooskleurig.

(C) Het Ondernemingsplan 2008 13

14

15

16

Het nieuwe Ondernemingsplan geeft gebruikmakend van ervaringscijfers een meer realistische doorkijk in formatie, verhuur en onderhoud. Ook dit Ondernemingsplan is op onderdelen nog te weinig onderbouwd (verhuur, aannames inkomsten/ uitgaven, bezetting, financiële vertaling synergie). Een aantal open einden uit het Ondernemingsplan 2003 is ook nu nog niet geregeld, zoals het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst, goede afspraken over openingstijden en gebruikersonderhoud, de afstemming van huur en het doorvoeren daarvan in subsidiebijdragen en het kosteloos gebruik maken van medewerkers van de gemeente. Verder voorziet ook het Ondernemingsplan 2008 niet in onderlinge afspraken over eventuele exploitatietekorten, verdeling winst/verlies voor zover deze met samenwerking te maken hebben, noch zijn er afspraken over informatievoorziening aan de gemeente en wat (financiële) consequenties zijn wanneer inhoudelijke en synergiedoelstellingen niet worden gehaald. In het Ondernemingsplan is rekening gehouden met de oorzaken van de exploitatietekorten, zij het dat er nog steeds sprake is van een laag ingeschatte formatie en dat er nog onvoldoende voorzieningen zijn getroffen voor vervangingsinvesteringen op termijn. Het nieuwe Ondernemingsplan geeft onvoldoende zicht op (financiële en bedrijfsmatige) risico’s en de wijze waarop deze beheersbaar worden gemaakt.

40

(D) De informatievoorziening aan de raad en het handelen van de raad 17

Informatievoorziening via de begroting is in ieder geval tot en met 2005 onvoldoende als gevolg van de fragmentatie en daarmee ontoegankelijkheid en onbegrijpelijkheid. Ten dele was informatie onvolledig (tot de samenwerkingsovereenkomst waar eerst sprake van was, is het niet gekomen. Daarnaast vindt het inlopen op tekorten en egalisatie onderhoudsvoorziening niet plaats51). 18 De informatievoorziening aan de raad blijkt achteraf gezien vanaf de NJR 2005 relevant en tijdig; de vinger wordt al in de NJR 2005 op de zere plekken gelegd. 19 Er is een ontevredenheidsgevoel onder de raadsleden over de informatievoorziening over de periode tot aan het nieuwe college. 20 De raad heeft in de aanloop naar vanBeresteyn zich hiermee actief ingelaten. De jaren daarna is vanBeresteyn geregeld aan de orde geweest maar de raad heeft onvoldoende op de pijnpunten en de signalen in met name de NJR’s gecontroleerd c.q. gereageerd. 21 De raad is niet eenduidig over hetgeen waarop in de toekomst het ‘succes’ van vanBeresteyn wordt afgemeten. Dit vormt een risico voor de exploitatie van vanBeresteyn, maar vormt ook een aandachtspunt voor de raad zelf om een goede inhoudelijke discussie te kunnen voeren over de bijdrage van vanBeresteyn aan het gemeentelijk cultuurbeleid. In algemene zin concluderen wij dat de verslaglegging in de raadscommissies te wensen over laat. Ook de dossiervorming in de gemeente Veendam en bij vanBeresteyn (met name over de eerste jaren) blijkt gebrekkig. --------

51

NJR 2005: “Uitgaven onderhoud conform begroting”. Dit geeft maar een half beeld, gezien de tekorten op onderhoud.

41

Bijlage 1 Geïnterviewde betrokkenen In onderstaande tabel zijn de tijdens de interviews betrokkenen opgenomen. Geïnterviewde

Functie

Organisatieonderdeel/fractie

Datum (2008)

M. Boersema

Controller

Gemeente Veendam

7 okt.

B. Wassink

Gemeentesecretaris

Gemeente Veendam

8 okt.

Mw. A. Beenen

Wethouder cultuur vanaf 2006

-

13 okt.

S. Scholtens

-Directeur -Hoofd Cultuur

- Cultuurcentrum van Beresteyn - Zelfstandige Eenheid

13 okt.

H. Batting Mw. E. Crum-van Dellen

Raadslid Raadslid

PvdA CDA

13 okt. 13 okt.

Mw. T. van Delden

Raadslid

VVD

13 okt.

F. Muurman B. Kraan

Raadslid Raadslid

PvdA Gemeentebelangen

13 okt. 13 okt.

T. Mooijman

Raadslid Vml. raadslid, nu wethouder Wethouder cultuur 2002-2006, nu raadslid Vml. directeur

GroenLinks

13 okt.

Gemeentebelangen

22 okt.

H.J. Schmaal

H. Huising Mw. J. Kalma

- Gemeente Veendam - CDA Cultuurcentrum vanBeresteyn

6 nov. 17 nov.

Tevens heeft geregeld telefonisch en e-mailcontact plaatsgevonden met de heer A. Siemens, Consulent ZE vanBeresteyn over met name de financiële gegevens over vanBeresteyn.

42

Bijlage 2 Bronnenlijst Schriftelijke stukken Nr.

Jaar

1a 1b

2007 2008

2

2007

Maandnummer

Bron

? ?

Veenkoloniaal Museum, Jaarverslag 2006, datum onbekend Veenkoloniaal Museum, Jaarverslag 2007, datum onbekend

?

Gemeente Veendam, Vragen van de diverse fracties uit de raad over de begroting 2008 en de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders, najaar 2007. Gemeente Veendam, Coalitieprogramma Doorzicht Durf Daadkracht, april 2006. Gemeente Veendam, Agenda/besluitenlijst van de vergadering van burgemeester en wethouders d.d. 23 mei 2006.

3

2006

4

4

2006

5

5 6

2007 2004

10 4

Gemeente Veendam, Begroting 2008, oktober 2007 Provincie Groningen, Verslag van de provinciale archiefinspecteurs in Drenthe, Fryslân en Groningen over 2003, april 2004.

7

2002

9

Deloitte&Touche, Onderzoek inzake bouwen exploitatie Cultuurcentrum ‘De oude Ae’, 26 september 2002.

8

2003

5

Gemeente Veendam, Ondernemingsplan Cultuurcentrum Van Beresteyn Veendam

9

2007

7

DHV, Van Beresteyn, Onderhoudsplanning en Meerjarenbegroting, juli 2007.

10

2008

3

VanBeresteyn, Cultuurcentrum vanBeresteyn Ondernemingsplan versie 2, maart 2008.

11

2005 e.v.

?

VanBeresteyn, Theatergids vanBeresteyn 05|06, 06|07, 07|08, 08|09.

12

2001

5

Gemeente Veendam, Cultuur en het Centrum – Kadernotitie cultuurbeleid 2001-2005.

13

2005 e.v.

Najaar

14

2008

9

Gemeente Veendam, NJR 2005, NJR 2006 en NJR 2007. Gemeente Veendam, Powerpoint-slides ’Cultuurbeleid in perspectief – opties voor meerjarenbeleid gemeente Veendam’.

Websites www.veendam.nl www.winschoten.nl www.veenkoloniaalmuseum.nl www.cdaveendam.nl www.dvhn.nl www.provinciegroningen.nl

43

Bijlage 3 Onderzoeksvragen en normenkader Onderzoeksvragen A. Ontstaan van Cultuurcentrum vanBeresteyn (2004) 0a. Wat is de relatie tussen de gemeente Veendam en de (onderdelen van) Cultuurcentrum vanBeresteyn? 0b Welke overeenkomst/afspraken zijn er tussen de gemeente Veendam en Cultuurcentrum vanBeresteyn over de exploitatie van het Cultuurcentrum en de informatievoorziening van het centrum aan het gemeentebestuur? B. Exploitatie en onderhoud van cultuurcentrum vanBeresteyn (2004-2008) 1a. Hoe heeft college de financiële situatie en de inhoudelijke opgave (vanaf september 2004) gevolgd en daarop gestuurd? 1b. Heeft het sturingsmechanisme adequaat gewerkt? 2a. 2b.

Welke afspraken zijn er tussen raad en college over de informatievoorziening ten aanzien van Cultuurcentrum vanBeresteyn? Is de informatievoorziening van het college aan de raad voldoende relevant en tijdig?

3a. 3b.

Wanneer waren de signalen over de financiële tegenvallers bij het college bekend? Wat heeft het college, in het licht van vraag 2b, met deze informatie gedaan?

4a.

Hoe heeft de directie van Cultuurcentrum vanBeresteyn geopereerd in de afgelopen jaren, voor wat betreft de informatievoorziening aan het college respectievelijk de portefeuillehouder over de financiële situatie? Is door de directie tijdig maatregelen getroffen om de financiële situatie waar mogelijk in lijn van het Ondernemingsplan uit 2003 te brengen?

4b.

5a. 5b.

Kan (geobjectiveerd) worden aangegeven in welke mate de onderhoudskosten (negatief) worden beïnvloed door de bij de bouw van het Cultuurcentrum gemaakte keuzes? Kan (geobjectiveerd) worden aangegeven in welke mate verwachte synergievoordelen zijn voorgekomen?

C. Nieuw bedrijfsplan voor vanBeresteyn (2008): 6a In hoeverre is het nieuwe bedrijfsplan voldoende onderbouwd en wordt de financiële situatie op een adequate manier gepresenteerd? 6b Is er bij het opstellen van het nieuwe bedrijfsplan voldoende rekening gehouden met de oorzaken van de exploitatietekorten? 7. In hoeverre geeft de risicoparagraaf in het bedrijfsplan zicht op de risico’s en de wijze waarop de risico’s beheersbaar worden gemaakt?

44

Normenkader A. Ontstaan van Cultuurcentrum vanBeresteyn (2004) 1 Er ligt een koppeling tussen het gemeentelijke cultuurbeleid en de afspraken tussen de gemeente Veendam met vanBeresteyn. Het gaat met andere woorden om de beleidsmatige inbedding van het Cultuurcentrum: a

2

vanBeresteyn ondersteunt specifieke, meetbare en tijdgebonden doelstellingen uit het gemeentelijke cultuurbeleid; b de inzet van vanBeresteyn voor het gemeentelijke cultuurbeleid is geformuleerd in termen van uitvoeringsprestaties en maatschappelijke effecten. In de afspraken tussen de gemeente Veendam en vanBeresteyn is voldoende aandacht voor de volgende elementen: - taken en (wederzijdse) verantwoordelijkheden, onder meer over de verantwoordelijkheid van eventuele exploitatietekorten; - informatievoorziening aan het college, zowel inhoudelijk als procedureel (wanneer, waarover, aan wie en langs welke weg); - (financiële) consequenties wanneer inhoudelijke doelstellingen niet worden gehaald.

B. Exploitatie en onderhoud van cultuurcentum vanBeresteyn (2004-2008) 1 De indertijd gehanteerde veronderstellingen en normen voor onderhoud van vanBeresteyn kunnen als reëel beschouwd worden in het licht van de huidige/feitelijke onderhoudskosten. 2 De directie van Cultuurcentrum vanBeresteyn past actief risicomanagement toe: De aanwezigheid van een risicoanalyse met de kans dat bepaalde risico’s zich voordoen en een inschatting van de schadelast van deze risico’s. - Flankerende maatregelen om feitelijke risico’s het hoofd te bieden indien deze zich voordoen. De directie legt tijdig en met voldoende relevante informatie verantwoording af aan het gemeentebestuur conform de daarover gemaakte afspraken. -

3

De directie stelt het gemeentebestuur onverwijld in kennis van feitelijke of onafwendbare (financiële) risico’s en vraagt actief om (bij)sturing. Het college controleert actief de exploitatie en het onderhoud, de (financiële) risico’s en resultaten van Cultuurcentrum vanBeresteyn én stuurt zonodig bij. - Het college vergewist zich van de informatievoorziening en wanneer dit niet het geval is onderneemt het college stappen om te zorgen dat afspraken worden nagekomen. - Het college stelt zich actief op, vraagt om informatie wanneer daar aanleiding toe is en laat zich niet uitsluitend leiden door rapportages die het krijgt aangeboden. -

4

C. Nieuw bedrijfsplan vanBeresteyn (2008) 1

2

Het nieuwe bedrijfsplan van de directie bevat scherp geformuleerde doelstellingen en toekomstverwachtingen die zijn gebaseerd op reële bezoekersaantallen, bezettingsgraden, inkomsten en uitgaven, andere (economische) activiteiten en zo nodig interne maatregelen die zijn gericht op een gezonde bedrijfsvoering. De directie stelt een risicoanalyse op of actualiseert deze als onderbouwing voor een beheersbare exploitatie. - De directie houdt rekening met de oorzaken van risico’s uit het verleden en verbetert daarmee de onderbouwing van de huidige risicoanalyse.

45

D. Informatievoorziening aan de raad Het college geeft invulling aan de actieve (en passieve) informatieplicht aan de raad: - Informatie is tijdig (niet te vroeg, niet te laat, met oog op de kaderstellende en controlerende rol). - Informatie is voldoende relevant (omvat de procesgeschiedenis, politieke (keuze)vraagstukken, voortgang, ontwikkelingen rond politieke thema’s, neveneffecten etc. in beeld zijn en daarmee volledig is) voor het maken van politieke keuzes. - De informatie is begrijpelijk voor raadsleden.

46

Bijlage 4a Beschrijving participanten vanBeresteyn In deze bijlage worden voor de niet-gemeentelijke participanten van het Cultuurcentrum kengetallen gegeven. De aard van beschikbare informatie is wisselend, waardoor de algemene kengetallen niet overal te vergelijken zijn.

MDT De Muziek-, Dans -en Theaterschool biedt naast hetgeen de naam aangeeft ook zanglessen, popkoor en workshops. De MDT krijgt ¤ 800.000 subsidie en in 2008 ¤ 7.000 subsidie incidenteel voor verbetering huisvesting. Kengetal

2003

2004

2005

2006 1.100 2 967

Aantal leerlingen

2007

1

925 933 955 907 muziekschool 1 2 : Bron: begroting gemeente Veendam 2008. : Bron: Ondernemingsplan maart 2008.

Tabel IV.1: Kengetallen MDT

VVV/ANWB De VVV/ANWB te Veendam is een landelijk erkend VVV/ANWB-kantoor waar informatie ingewonnen kan worden over bijvoorbeeld VVV-arrangementen, fiets- en wandelroutes et cetera. Verder worden er diverse producten verkocht zoals plattegronden, regio- en reisgidsen, streekproducten en uitgaansbonnen en is de VVV aangesloten op de regionale ticketservice. De 52 VVV krijgt in 2008 ¤ 32.000 subsidie (structurele gemeentelijke bijdrage van 2006 t/m 2009) .

Stichting Beeldende Kunst Veendam (Kunstuitleen) De Stichting Beeldende Kunst Veendam beheert een kunstuitleen, organiseert exposities in Galerie 5 en organiseert projecten op het gebied van beeldende kunst. Kengetal Aantal uitleningen 1+2

2003 2.912

2004 2.750

2005 2.500

2006 1+2 2.635

2007 2.434

: Bron: begroting gemeente Veendam 2008 en Ondernemingsplan maart 2008.

Tabel IV.2: Kengetallen Kunstuitleen De Kunstuitleen krijgt sinds dit jaar (2008) geen subsidie van de gemeente meer; in 2007 was het nog ¤ 25.000.

Bibliotheek De bibliotheek is ontstaan door samenvoeging van de bestaande filialen in het Cultuurcentrum. De bibliotheek biedt uitleen van boeken en dvd`s en ruimte om te lezen, internetten of te studeren. Ook is er de spelotheek gevestigd.

52

e

De VVV betaalt wel zo mogelijk 2/3 van de schulden uit de exploitatie terug, zie verslag commissie BEM, 8 februari 2005.

47

De Openbare Bibliotheek krijgt in 2008 ¤ 653.000 subsidie (lasten gemeente; geen baten) en incidenteel ¤ 10.000 voor de leestafel. Daarnaast wil het college in 2008 verruiming van de openingstijden van de bibliotheek (structurele lasten ¤ 26.000). Kengetal

2003

2004

2005

Aantal leners

9.729

8.992

8.238

Uren openstelling Centrale vestiging Bibliobus 1/2

2006 1 9.750 3 7.950

2007

Begr. 2008

2

26,5 6,5

2

7.957

8.000

26,5 6,5

26,5 6,5

2

: Bron: begroting gemeente Veendam 2008 resp. 2009. : Bron: Ondernemingsplan maart 2008.

Tabel IV.3: Kengetallen Bibliotheek

Veenkoloniaal Museum Het Veenkoloniaal Museum toont de geschiedenis van de Veenkoloniën. Naast een semi-permanente opstelling toont het Veenkoloniaal Museum wisseltentoonstellingen van historische onderwerpen tot kunst. Het bestuur van het Veenkoloniaal Museum bestaat uit een voorzitter, vice-voorzitter, penningmeester en 2 leden. Daarnaast functioneert er een raad van advies (RvA) die 10 leden heeft. Bij het Museum zijn 4 medewerkers in dienst (voor 3,2 FTE; 2006 en 2007). Het museum behuist een kleine eigen bibliotheekcollectie. Het museum krijgt in 2008 ¤ 134.000 subsidie, waar ¤ 28.000 aan baten voor de gemeente 53 tegenover staan . Kengetal

2001

2002

2003

2004

17.573

17.925

20.885

8.373

9.411

Van totaal individueel

8.956

8.047

7.986

8.174

8.899

8.830

Van totaal in groepen

4.662

3.701

3.547

4.610

4.500

4.998

Activiteiten totaal

2.391

2.182

6.113

2.490

2.690

1.392

Waarvan buitenmuseaal

1.612

3.995

3.229

3.795

2.182

6.767

19

29

Bezoekersaantal totaal Van totaal betalend

Aantal lezingen 1

2

2005 1 19.069 2 18.250

2006

2007

18.271

21.987

3

3

: Bron: Jaarverslag 2006. : Bron: Ondernemingsplan maart 2008. : Bron: Jaarverslag 2007.

Tabel IV.4: Kengetallen bezoekers Veenkoloniaal Museum (bron Jaarverslag VM 2006/2007)

53

De gemeente indexeert de gemeentelijke subsidie voor het Veenkoloniaal Museum met 3% per jaar, maar in 2005 werd de subsidie eerst met 7%gekort (S1).

48

Bijlage 4b Beschrijving synergie participanten De verwachte synergie (Ondernemingsplan 2003) Dit is niet expliciet vertaald in financiële voordelen tijdens de exploitatie, maar dit ligt hier wel achter: – Marketing en public relations (gezamenlijke presentatie van het aanbod, website, digitalisering van de collectie). – Informatie en cultuureducatie. – Samenwerken met (niet-)culturele instellingen. – Gezamenlijk aanboren van nieuwe markten, cultuurtoeristische arrangementen. – Gezamenlijk ontwikkelen en presenteren van culturele en cultuurhistorische activiteiten. De participanten zullen daartoe “gezamenlijk cultuurhistorische arrangementen ontwikkelen en aanbieden, tenminste een maal per 3 jaar een gezamenlijk project organiseren, lessen/workshops gezamenlijk presenteren, samenwerken op gebied van basiseducatie en oriëntatieprogramma’s en onderling gebruik van ruimten”. In het Ondernemingsplan is verder een aantal bedrijfsvoeringsaspecten genoemd waarin de participanten samen kunnen optrekken: – Bedrijfshulpverlening. – Automatisering (Ondernemingsplan 2003: “in principe” zal er sprake zijn van gezamenlijk beheer). – Postverzending. – Repro/drukwerk. – Daarnaast is een nog een punt in het Ondernemingsplan 2003 nog onbepaald op gebied van automatisering: “in principe” wordt er een verbinding gelegd tussen het gemeentelijke systeem en het Cultuurcentrum. De werkelijke synergie Wij zien dat tussen de participanten een aantal samenwerkingsverbanden is ontstaan: – De VVV behartigt de kaartverkoop van het Cultuurcentrum (i.e. theater; wat de begroting van 54 de VVV in gunstige zin beïnvloedt) . – De participanten van het Cultuurcentrum houden gezamenlijk ‘educatieoverleg’, waaraan ook docenten van lokale scholen deelnemen (Cultuureducatief netwerk Primair Onderwijs en participanten in het Cultuurcentrum). – Activiteiten worden op elkaar afgestemd of samen georganiseerd, zoals: Het organiseren van themaweken (zoals dit jaar de Beatlesweek, maar ook al sinds 2004 vinden gezamenlijk overleg en activiteiten plaats in het kader van de Kinderboekenweek). Thematische samenwerking tussen MDT en bibliotheek vanaf 2006. Gezamenlijk ontwikkelen en presenteren van culturele en cultuurhistorische activiteiten zoals de manifestaties die er hebben plaatsgevonden rondom Sicco Mansholt, Veilig in het Verkeer, Riga, Coastal Fragments, Regiodagen, Cornelis Dopper (2009). Bij deze 54

De hiermee verband houdende personele consequenties worden binnen de personele bezetting van de VVV opgevangen, zie raadsvoorstel aangenomen 21 maart 2005.

49

–

55

manifestaties zijn activiteiten in bibliotheek en theater gekoppeld aan tentoonstellingen in het museum. Uitvoering projecten Kunstfragmenten (zie hierna) en Boekie Boekie in 2007. Gezamenlijke inzet met betrekking tot cultuureducatie in het kader van projecten jeugdtheatervoorstellingen en schoolvoorstellingen en vanaf 2006 de organisatie van schooluitwisselingsprojecten. Gezamenlijke presentaties en marketing, zoals op de ouderenbeurs en zomerfair in 2007 en gezamenlijke cultuurportaal cultuurinveendam.nl. Gezamenlijke organisatie (redactie en onder auspiciën) van vanBeresteynlezingen. Start van toeristisch overleg gericht op opzetten van cultuurtoeristische arrangementen. Het Grand Café ‘catert’ de andere participanten: Het aantal kinderfeestjes in het Veenkoloniaal Museum is tussen 2005 (15 groepen) en 2006 (22 groepen) gestegen. Via het Grand Café is het sinds 2006 mogelijk de feestjes af te sluiten met een ‘patatje’ (Jaarverslag VM 2006); Museumbezoekers kregen korting op koffie en thee bij het Grand Café, ten gunste van het Café (“Er waren zelfs vrienden van het museum die niet de tentoonstelling gingen 55 bekijken, maar koffie gingen drinken met korting” .

Zie Jaarverslag VM 2006.

50

Bijlage 5 Gebeurtenissen en besluiten relevant voor ontwikkeling vanBeresteyn Zie voor de chronologie voor 2001 het Ondernemingsplan Cultuurcentrum Van Beresteijn Veendam (mei 2003).

Ontstaan vanBeresteyn en periode na 2004 Jaar

Datum

1998

8 okt.

5 febr.

2001 30 okt.

19 febr. 27 aug.

Situatie Opdracht wordt gegeven de mogelijkheden te onderzoeken voor de bouw van een podium naast het Veenkoloniaal Museum. GS van de provincie Groningen is voornemens een eenmalige provinciale bijdrage van ¤ 226.890 (= ƒ 500.000) ter beschikking te stellen aan de gemeente Veendam ter uitvoering van het project 'De Oude Ae' conform het ingediende projectplan (subsidieaanvraag d.d. 30 maart 2000). De raad van Veendam besluit tot uitvoering van het project ‘De Oude Ae’ (verbouw veenkoloniaal Museum, bouw Cultuurcentrum en aanleg Museumplein) voor een krediet van maximaal ƒ 25 mln. (¤ 11.344.505). Toezegging die wordt gedaan is dat de raad gedurende het hele project op de hoogte zal worden gehouden omtrent de financiële stand van zaken van de vestiging van het Cultuurcentrum. Zo ook de voortgang van de planning. Deloitte&Touche krijgt opdracht tot kostenberekening bouw en exploitatie. College besluit tot gunning per 1 oktober van de onderdelen Cultuurcentrum en de verbouw en upgrading van het Veenkoloniaal Museum.

18 sept.

In extra commissievergadering SML wordt ingegaan op het project.

19 sept.

Onderzoeksopdracht naar D&T inzake onderzoek bouw en exploitatie.

30 sept.

Uitvoerige discussie in de raad over het rapport van D&T en de gunning. Toezegging van het college dat in juni 2003 een ondernemingsplan ter kennisname aan de raad zou worden aangeboden. Gemeentebelangen, GroenLinks en ChristenUnie verzoeken het college de gunning uit te stellen totdat onderwerpen als exploitatie, organisatorische, juridische en financiële aspecten tot genoegen van de raad afdoende zijn geregeld. De motie wordt met 15 tegen 6 stemmen verworpen.

28 okt.

De Raad besluit tot gunning van de bouw.

2002

Eind

Bron Ondernemingsplan 2003 Informatiebrief aan de leden van PS d.d. 5 febr. 2001

7

7 Raadsvoorstel Ondernemingsplan 13 mei 2003 (500)

Zie boven; raadsnotulen

8

Begin bouw van het Cultuurcentrum. Bouw van het Cultuurcentrum.

2003

13 mei

College stelt raadsvoorstel vast om de raad het ondernemingsplan voor kennisgeving aan te laten nemen.

6 juni

Hoogste punt van gebouw wordt bereikt.

10 jun.

De raad ontvangt een fotocollage ter gelegenheid van het bereiken van het hoogste punt van het Cultuurcentrum (“bouw in krap 7 maanden”).

Brief aan de leden van de raad

18 jun.

De raad ontvangt de antwoorden op de vragen van Gemeentebelangen.

Brief van de griffie aan de raad.

23 juni

Ondernemingsplan Cultuurcentrum vanBeresteyn op de agenda van de raadsvergadering.

Agenda Agenda

1 sept.

Ondernemingsplan Cultuurcentrum vanBeresteyn op de agenda van de raadsvergadering. De raad neemt met 12 tegen 9 stemmen een motie aan om het college te verzoeken tot een wijziging van:

51


Datum

Bron

Sept. (wk 41)

a. de positie directeur TCU/hoofd cultuur en te komen tot een organisatiestructuur waarin de 5 participanten dezelfde zeggenschap hebben zoals oorspronkelijk afgesproken is; b. Een coördinator aan te stellen i.p.v. een directeur die de belangen van de verschillende participanten onafhankelijk kan behartigen. Verslag provinciale archiefinspectie over 2003 komt uit: “Er zijn goede mogelijkheden in het nieuwe Cultuurcentrum van Beresteijn samen met het Veenkoloniaal Museum, de bibliotheek en het waterschap een studiecentrum voor het verleden van Veendam in te richten. De gemeente zou hierin het initiatief moeten nemen door betrokkenen met elkaar in contact te brengen en de wensen en mogelijkheden te verkennen. [..]. De gemeente antwoordde dat [..] t.a.v. het Cultuurcentrum zal worden bezien wat mogelijkheden op dat gebied zijn. Gekeken wordt in hoeverre gelden kunnen worden vrijgemaakt in de begroting voor restauratie van gedeelten uit het oude archief". De raad neemt bij de behandeling van de voorjaarsnota 2004 met 13 tegen 8 stemmen een motie aan waarmee de sector Cultuur een taakstellende bezuiniging opgelegd krijgt van 7% vanaf het jaar 2005, oftewel een bedrag van ¤ 106.750. Instanties op cultuurgebied (o.a. Bibliotheek, Muziek-, Dans - en Theaterschool, SBK en Veenkoloniaal Museum) verenigd in het Cultuurcentrum vanBeresteyn

29 sept.

Toeristisch Huis Oost Groningen (THOG) failliet.

Raadsvoorstel 202/BBO

2 mrt.

De commissie SML bespreekt de tariefsverhoging voor de muziekschool en het voorstel als hamerstuk door te geleiden naar de raad.

Verslag commissie SML

21 mrt.

Gemeenteraad besluit tot structurele gemeentelijke bijdrage (¤ 32.000 voor 2006 t/m 2009) voor nieuw op te richten Stichting Veendammer VVV.

Raadsvoorstel 202/BBO

Commissie SML bespreekt de jaarrekening 2004. Wethouder: De exploitatie van het Cultuurcentrum 2004 is opgenomen in de rekening, alles netjes binnen de begroting gebleven. Commissie bespreekt de Eindrapportage integraal project Oude AE. Wethouder zegt toe een exploitatieoverzicht te verschaffen. De raad besluit onder andere in te stemmen met het traject van clustervorming, resulterend in één nieuwe bibliotheekorganisatie voor Menterwolde, Pekela en Veendam en het college het formuleren van de gewenste mix van diensten te leveren, door de bibliotheek, uit te laten werken. Commissie SML behandelt Jaaroverzicht vanBeresteyn. “Mw. Kalma en mw. Verhoeven doen verslag in de vorm van fotopresentatie over activiteiten en financiën over het 1e complete jaar. Cijfers zijn i.a.v. het draaien van de jaarrekening van de hele gemeente voorlopig van aard. Er is bescheiden tekort en gebruik van depot tijdelijk personeel in 2005. Financieel overzicht met toelichting is na de presentatie uitgedeeld. Raadsfracties zijn unaniem positief over geboden programma 2005. Professioneel toneel en klassieke muziek blijven in verhouding tot budget te duur in vergelijking met b.v. cabaret, ook frequente afwijking van de zondagmiddag zal om budgettaire redenen niet aan de orde zijn. Wethouder Huising deelt mee dat afrekening binnen jaarrekening 2005 valt en ook niet eerder aan de orde zal kunnen zijn”. Nieuw coalitieprogramma door de raad vastgesteld. Doel voor vanBeresteyn voor de komende 4 jaar: “Van Beresteyn is uitgegroeid tot het bruisend hart van Veendam, wordt


April

2004 5 jul.

2005

Situatie

11 mei 22 juni

19 dec.

8 febr. 2006

10 april

Motie

6

Raadsnotulen

5

Verslag commissie SML Raadsvoorstel

Verslag SML

3

52


Datum

10 mei

23 mei

29 mei

2 okt.

7 dec.

2007

1 jan.

Situatie door alle Veendammers veelvuldig bezocht en alom gewaardeerd”. Prestatie van de gemeente: “Het Centrum ontwikkelen tot een gerenommeerd centrum voor congressen, etc. door: - Collectieve marketing en promotie - Samen met de partners nieuwe markten aanboren - De amateurkunst faciliteren en ondersteunen. - Programmeren van amateur- en (semi-) professionele voorstellingen Prestatienorm: 2008: verhuur met 20% gestegen en toename theaterbezoek 20%. Commissie SML spreekt over de ontwikkelingen Cultuurcentrum: Nadere informatie wordt gevraagd over de totstandkoming van het overschot op de bouwbegroting en de samenstelling van de benodigde ¤ 82.000 voor personeel. De wethouder en directeur vanBeresteyn geven aan dat het overschot is voor 2 gedeelten afkomstig is uit het positief btw “gevecht” met de inspektie. Binnen het benodigde bedrag zit 0,5 directie, 0,5 ad.medewerker en 0,5 fte (toneel)techniek. Aandacht wordt gevraagd voor een probleem met de deur van het gehandicaptentoitet. College besluit bij ‘Lijst van conform-stukken” : 406 verruiming openingstijden “VanBeresteyn”: aangehouden De raad besluit overschot op de bouwbegroting van globaal ¤ 275.000 (is inclusief BTW-voordeel van ¤ 120.000) te besteden o.a. als dekking van aanschaffingen, incidentele kosten van extra formatie in 2006 en storting van ¤ 50.000 in de geplande egalisatiereserve van de ZE, alsook de formatie structureel uit te breiden met 1½ FTE vanaf 2007. College geeft aan dat “wat betreft de extra FTE’s verwacht mag worden dat een deel uit eigen begroting betaald kan worden, door het genereren van meer inkomsten.” Raadsbesluit tot aanschaffingen van: - 36 extra theaterstoelen: extra inkomsten bij een uitverkochte zaal en mogelijkheid ook grotere (zakelijke/congres) bijeenkomsten te houden. - extra verlichting: meer inkomsten door meer gebruiksmogelijkheden van de zaal. - kleiner formaat stoelen: meer inkomsten door theaterzaal ook in te richten met tafels en stoelen voor bijeenkomsten met meer dan 100 personen. Aan de directeur ZE werd opdracht gegeven voor het jaar 2008 een taakstelling te formuleren die voorziet in structurele dekking van ¤ 40.000 van de extra personeelskosten uit de eigen begroting. Provinciale Informatiebrief aan de leden van Provinciale Staten: “In het project Portal Cultuur participeren Biblionet, de bibliotheken en de gemeenten in het cluster en alle partners binnen het Cultuurcentrum Van Beresteijn, de ….[…]. O.b.v. een evaluatie medio 2007 zullen de gemeenten besluiten of het project gecontinueerd zal worden. […]. Participanten van VanBeresteijn hebben zich in ieder geval garant gesteld voor de ondersteuning van het vervolg van het project in materiële en immateriële zin (vergadering 01-02-2006). De gemeenten hebben ook de intentie door te gaan met het project maar hebben wel behoefte aan een evaluatie na 2 jaar.” GS van de provincie Groningen besluit in het kader van het Regionale Creatieve Netwerken Oost-Groningen eenmalige subsidie te verlenen van maximaal ¤ 20.000, aan het Veenkoloniaal Museum voor het project 'Kustfragmenten'. In de brief aan de Staten hierover spreekt het college van GS over “De samenwerking tussen de culturele instellingen in Cultuurcentrum Van Beresteyn is uniek”. Vertrek van dan zittende directeur (mw. J. Kalma), opvolger de heer S. Scholtens (adjunct-directeur en sectorhoofd bestuurs- en bedrijfsondersteuning van de gemeente Veendam).

Bron


4 Raadsvoorstel

NJR 2006

Informatiebrief aan de leden van PS ‘projecten marsrouteplan sept. 2006’ d.d. 2 oktober 2006.

Informatiebrief aan de leden van PS d.d. 7 december 2006. Raadsvoorstel 360/ZE Cult.,

Website DvhN

53


Datum 18 jun. 22 aug.

Najaar

Oktober

12 nov.

Situatie De commissie SML stemt in met het samengaan van St. Beeldende Kunst Veendam met de gelijknamige stichting Amsterdam en met de afhandeling van het voorstel in de raad als hamerstuk. VanBeresteyn krijgt eigen website. Fracties ChristenUnie en GroenLinks vragen n.a.v. Begroting 2008 naar uitgewerkte gevolgen van rapport van extern bureau inzake meerjarenraming voor onderhoud en vervanging (i.v.m. invloed heeft op de meerjarenbegroting). Het college geeft aan dit te presenteren bij de voorjaarsnota (gezamenlijk met de bijstelling van de overige gegevens in het kader van beheer kapitaalgoederen) en dat bij de beraadslagingen over de begroting 2008 de nijpende personele situatie van het Cultuurcentrum wordt betrokken. Begroting door de raad vastgesteld. Aanvulling op het coalitie-programma-doel voor vanBeresteyn is: - Bezinning op bestaande en eventuele realisering van nieuw gewenste faciliteiten voor vanBeresteyn ter verbetering van de marktpositie; - Nieuwe – externe - samenwerkingpartners in de Veendammer samenleving zoeken. De prestatienormen zijn hetzelfde als in coalitieprogramma. Programmadoel bij Amateuristische kunstbeoefening is dat alle basisschool-leerlingen jaarlijks vanBeresteyn bezoeken. Doelen voor het centrum zijn verder consolidatie en waar mogelijk uitbouw en doorontwikkeling vanBeresteyn als middelpunt cultuureducatie, cultuurhistorie en –toerisme. Prestatienormen (pagina 121): - Collectieve marketing en promotie - Professionalisering programmering - Amateurvoorstellingen 33 per jaar, Filmliga 26 voorstellingen p/j, prof 56 voorstellingen 40 p/j, 15 schoolvoorstellingen - Uitbouw verhuurmogelijkheden aan commerciële/niet commerciële partijen. De raad neemt motie van CDA-fractie aan (bij voorstel van het college ¤ 70.000 incidenteel voor 2008 te besteden aan post Personeel vanBeresteyn), om voor 2008 een incidenteel bedrag van ¤ 44.000 beschikbaar te stellen t.b.v. post Personeel vanBeresteyn en voor 2008 een incidenteel bedrag van ¤ 26.000 beschikbaar te stellen t.b.v. de post Verruiming openingstijden bibliotheek. Artikel in Nieuwsblad van het Noorden: “De gemeenteraad van Veendam is door de directie van het Cultuurcentrum

17 nov.

56

Bron Verslagen SML 2007 Website DvhN 2

5

CDA-website Veendam

Website DvhN

Vanberesteijn op het verkeerde been gezet. Dat stellen PvdA en Gemeentebelangen. "Het Cultuurcentrum wordt naar buiten toe gepresenteerd als een professioneel theater", aldus Bram Schmaal, "maar het zou toch een amateur-podium worden?" Henk Batting (PvdA) zegt het wel erg gemakkelijk te vinden dat de directie van het Cultuurcentrum een paar jaar na de opening de hand ophoudt bij de gemeente onder dreiging van sluiting. "We gaan wel akkoord, met de aantekening dat het geen tweede Veenlust mag worden." De gemeenteraad steunt het Cultuurcentrum volgend jaar met ¤ 77.000 extra. Wethouder Ankie Beenen (PvdA) zegt dat het college ook worstelt met het Cultuurcentrum. "Ik kan de opmerkingen dan ook goed begrijpen." Beenen zegt theaterdirecteur Scholtens een nieuw bedrijfsplan heeft geschreven. "In december vindt een miniconferentie plaats waar betrokkenen praten over welke uitgangspunten destijds bij de totstandkoming van het Cultuurcentrum zijn benoemd. We zullen dan ook kijken naar de verhoudingen tussen amateur- en professionele voorstellingen." Dat gezegd hebbende, attendeert Beenen de raad er op dat er wel een financieel probleem is. "Ik stel de gemeenteraad voor het Cultuurcentrum een handreiking te doen en de financiële nood incidenteel te

Op een andere plaats in diezelfde begroting (pagina 124) staat ‘Theatervoorstellingen: 80, Filmvoorstellingen 40.

54


Datum

Situatie

Bron

lenigen. Begin volgend jaar kunnen we dan met elkaar discussiëren hoe het verder moet het met het Cultuurcentrum." Schmaal erkent dat de raad met de rug tegen de muur staat. "Wij geven het Cultuurcentrum deze keer nog een steuntje in de rug, maar blijven ons verzetten tegen structurele steun." Scholtens zegt een discussie met de raad 'prima' te vinden. "De raad moet maar zeggen welke lijn wij moeten volgen en welk prijskaartje daar aan mag hangen."”

1 jan.

7 april

2008

9 april

57

De SBK Veendam wordt onderdeel van de keten van 12 uitlenen die vallen onder de SBK Amsterdam. Commissie SML behandelt ondernemingsplan van vanBeresteyn, maar 57 niet alle fracties hebben het binnen de fractie kunnen bespreken . Er volgt een presentatie over het bestaande cultuurbeleid en het nieuwe bedrijfsplan. Er zijn handouts uitgereikt. Er is kritiek op “gekwalificeerde analyse, verhouding winstgevend en verliesgevende voorstellingen”. Ook zijn er vragen over tekortkomingen en herstelacties vanuit de bouw en over risicobeheersingsmaatregelen. De status van het ondernemingsplan wordt vastgesteld: het college van B&W stelt vast en vraagt de raad er kennis van te nemen en de financiële aspecten mee te wegen bij de VJN. Dagblad van het Noorden schrijft over ‘Zes ton tekort in boekje Van Beresteyn’ omdat het Cultuurcentrum “destijds voor een appel en ei moest worden gebouwd en bemant”.

Website Veendam Verslag Comm. SML

Website DVHN

“De komende 10 jaar dreigt tekort van ruim ¤ 600.000 op de exploitatie van Cultuurcentrum vanberesteijn. In de aanloop naar de bouw is de raad te rooskleurig beeld geschetst en het gebouw heeft gebreken. Om rampscenario te voorkomen moet de subsidie van de gemeente (¤ 85.000) met ¤ 15.000 worden verhoogd tot ¤ 100.000 per jaar. Dat geld is bestemd voor onderhoud en vervangingsinvesteringen. Directeur Scholtens noemt mogelijk tekort van 6 ton 'te scherp aangezet'. "Dat cijfer is aanname, gebaseerd op vervangingsinvestering van ruim ¤ 600.000 in 2012." De tekorten dreigen niet omdat het centrum niet goed draait, de prestaties gaan er zelfs jaar op jaar op vooruit; een negatief saldo ontstaat doordat het Cultuurcentrum destijds voor een appel en ei moest worden gebouwd en bemant. Het centrum, 3 jaar geleden opgeleverd, was in de vorige college periode een lastig politiek dossier. "Het is gebouwd tegen de wil van een relatief groot deel van de raad voor wie destijds andere prioriteiten golden", zegt Scholtens. "Op grond daarvan zijn de kosten en ambities zo laag mogelijk gehouden." Een oud-wethouder, die destijds deel uitmaakte van het college, zegt dat B&W het Cultuurcentrum bewust een laag profiel met betrekking tot exploitatie en personeelskosten heeft meegegeven. "Onze gedachte was; als het er staat, dan ontstaat er alsnog genoeg draagvlak bij de gemeenteraad om er geld aan te geven." Om het Cultuurcentrum door de raad te krijgen, werd de personele bezetting bewust klein gehouden. Voor dit jaar was ¤ 252.515 begroot, daar moet ¤ 90.000 bij. Scholtens: "De techniek gaat van 1 naar 2 personen, voor administratie en beheer hebben we een halve arbeidsplaats extra nodig, de functiewaardering van personeelsleden wordt gecorrigeerd en budget voor inhuur personeel gaat van ¤ 13.000 naar ¤ 25.000." Scholtens zegt dat de bedrijfsvoering van het Cultuurcentrum onder druk staat. "Het kán gewoon niet met de beschikbare vaste formatie." Na 3 jaar vertoont het Cultuurcentrum op 3 plaatsen gebreken; in de kelder is sprake van doorslaande muren en vanuit de bodem optrekkend vocht; in grote delen van het gebouw is sprake van een te lage luchtvochtigheid (piano's moeten vaker gestemd worden, verf van de schilderijen in de kunstuitleen verslechterd zienderogen). De vloer in de foyer is buitengewoon kwetsbaar door combinatie van tapijt en vloerverwarming (vlekken drogen snel op en trekken in het tapijt). Scholtens zegt dat het lastig is om de gebreken op de bouwers te verhalen, zoals PvdA en Gemeentebelangen aangeven. "De vochtproblemen worden weliswaar hersteld door de aannemer, maar voor het overige wordt het lastig. We moeten er voor waken om niet in dure en tijdrovende verzeild te raken." De raad besluit in juni of de subsidie wordt verhoogd."

Als gevolg van korte aanlevertijd voor de vergadering.

55


Datum

19 mei

2 juni

9 juni

9 aug.

5 sept.

Situatie

Bron

Commissie SML behandelt ondernemingsplan vanBeresteyn. De commissie doet onder andere appèl realistischer te begroten, de grenzen van kostenontwikkeling te schetsen. Ook is er kritiek: “ontbreken te veel kerngegevens en SWOT-analyse, geen concrete toekomstvisie, cultuur, theater en beheer lopen te veel door elkaar heen, te veel onduidelijkheden”. De wethouder geeft o.a. aan een streep onder het verleden te willen zetten en dat de directeur de opdracht heeft nader gestalte te geven aan samenwerking. De gemeenteraad besluit conform voorstel van het college bij de Programmarekening 2007 het rekeningsaldo onder andere te bestemmen: negatief resultaat ZE Cultuur, deels onttrekken aan de reserve terzake ¤ 50.000. In de rondvraag in de commissie SML worden vragen gesteld over oorzaak en gevolg van afname van het ledental met 20% bij de bibliotheek. Ommelander Rekenkamercommissie start onderzoek naar sturing en informatievoorziening met betrekking tot exploitatie van het Cultuurcentrum.

Verslag Comm.

Begroting 2009 wordt aangeboden aan de raad.

Programmabegroting 2009

Over beheer en onderhoud Cultuurcentrum VanBeresteyn: “Tot dusverre was er voor van Beresteyn nog geen sprake van een goed inzicht in de kosten voor de lange termijn van onderhoud en vervanging. Om deze reden is aan het bureau DHV gevraagd op basis van een schouwing een meerjarenraming te maken. Deze is inmiddels beschikbaar. Zodra dit rapport op zijn gevolgen is uitgewerkt zullen wij u daarvan op de hoogte stellen”. “Cultuureducatief netwerk Primair Onderwijs en participanten in het Cultuurcentrum functioneert inmiddels . Alle basisschoolleerlingen bezoeken jaarlijks het vanBeresteyn. Er vindt consolidatie en waar mogelijk uitbouw plaats”. Wat gaan we daarvoor doen: - Bezoekersaantallen vergroten - Collectieve marketing en promotie uitbouwen - Professioneel theateraanbod stabiliseren, Filmliga 40 voorstellingen p/j, 15 schoolvoorstellingen - Uitbouw verhuurmogelijkheden aan commerciële/niet commerciële partijen - Aantal amateur-voorstellingen uitbreiden - Interne samenhang vanBeresteyn -participanten verbeteren.

SML

Besluitenlijst 2 juni 2008

Verslag commissie SML-

56

Bijlage 6 Verantwoordelijkheden OP 2003 De verantwoordelijkheden zoals vastgelegd in het Ondernemingsplan 2003 zijn: De verantwoordelijkheden van de directeur van vanBeresteyn In het Ondernemingsplan 2003 werd voor de dagelijkse aansturing van het centrale gedeelte voorgesteld een gemeentelijke directeur TCU (Theater en Cultuur) te benoemen met als taken: – Realiseren van de inhoudelijke doelstellingen van het theater (cultuurbeleid). – Leveren van diensten en faciliteiten aan de participanten. – Commercieel beheer (waaronder horeca en zaalverhuur). – Onderhoud en beheer van de openbare ruimten (beveiliging, schoonmaak etc.). Daarnaast heeft de directeur TCU een coördinerende en aanjagende rol voor een stimulerende en actieve inbreng van alle partners in de communicatie. Het Ondernemingsplan spreekt van een maandelijks participantenoverleg, ten minste een maal per jaar overleg op bestuursniveau, en veelvuldig overleg tussen de directeur TCU en de horeca-exploitant. Dat de directeur TCU destijds verschillende petten kreeg (zie het vorige hoofdstuk), was voor het toenmalige college “geen 58 bezwaar” . De verantwoordelijkheden van de participanten De participanten huren, gebruiken en beheren (schoonmaak) een deel van het gebouw en betalen voor door hen gebruikt water en energie. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen primaire processen. In een beperkt (nader overeen te komen) aantal gevallen kunnen facilitaire medewerkers van de gemeente (TCU) kosteloos worden ingezet voor voorbereiding en ondersteuning van evenementen. Dit is nader af te spreken in een overeenkomst (Ondernemingsplan 2003). De verantwoordelijkheden van de horeca-exploitant De horeca-exploitant kreeg in het Ondernemingsplan 2003 een bijzondere rol. Hij was verantwoordelijk voor: – Aansturing van de verhuur van de grote zaal en bijbehorende faciliteiten, “om deze zo commercieel mogelijk te beheren, [..] waarbij participanten eerste gebruiksrechten krijgen”. – Toezicht op de centrale gedeelten. – Coördinatie van de schoonmaak van het centrale gedeelte. De verantwoordelijkheden van de gemeente De gemeente had nog als expliciet genoemde taken in het Ondernemingsplan 2003: – Schoonmaak van de openbare en gezamenlijke delen van het gebouw. – Facturering verhuur van verhuurde ruimten anders dan aan participanten. – Regie voeren over systeembeheerstaken.

58

Bron: interview

57

Bijlage 7 Overzicht kengetallen Geraamde versus werkelijke verhuur Bron: Ondernemingsplan 2003 en 2008 2004

2005

Gemm.

Activiteit/vereniging

tarief (¤)

2006

Aantallen Raming

Realisatie

Raming

Realisatie

Raming

Realisatie

Commerciële activiteiten Uitvoering theaterschool

200

2

0

6

2

10

1

AMV-uitvoeringen

200 200 100

3 2 10

2 0 0

4 2,5 10

2 2 0

5 3 10

5 0 0

200 200 200

25 10 0

0 1 0

32,5 20 5

0 1 1

40 20 10

3 1 5

200 200 50

20 0 20

3 0 0

20 2,5 50

10 0 82

20 5 80

7 0 81

Cultuurhistorische arrangementen/c.a.

200 200 200

3 25 20

0 7 0

4,5 52,5 30

1 27 0

6 80 40

3 42 0

Semi-professionele theateractiviteiten

200

5

0

10

0

15

5

145

13

249,5

128

344

153

150 150

2 1

0 0

2 2

2 1

2 3

2 0

150 100 100

1 10 10

0 0 0

1 10 10

0 3 3

1 10 10

0 1 6

15 100 150

80 10 10

0 0 0

80 15 15

0 3 10

80 15 15

0 5 20

124

0

135

22

136

34

Balletuitvoeringen Lezingen Recepties Ontvangsten/recepties museum Ontvangsten/recepties bibliotheek/artotheek Ontvangsten/recepties/scholing gemeente Dansmiddagen/avonden Cursussen Popconcerten Filmhuis

Totaal

Verenigingen Winkler Prins Harmonie Korpsen Regionaal Metropool Orkest Amateurtoneel Koren Repetities amateurkunst Ouderavonden Voorstellingen Klassepodium Totaal

Financieel resultaat verhuur Jaar

Aanvankelijke raming

(Geraamde) realisatie

Verschil

2005

¤

56.200

¤

37.038

¤

19.162

2006

¤

56.200

¤

30.915

¤

24.285

2007

¤

56.200

¤

42.000

¤

14.200

2008

¤

56.200

¤

45.000

¤

11.200

2009

¤

56.200

¤

50.000

¤

6.200

2010

¤

56.200

¤

56.200

¤

-

¤

75.047

58

Financieel overzicht Begroting 2001 (‘Cultuur en het Centrum’) 59 en Begroting 2009 (Programmabegroting 2009) Kunst/cultuursector Artotheek Subsidie Onderhoud gebouw Huur Bibliotheek Subsidie Onderhoud gebouw Huur VM Subsidie Onderhoud gebouw Huur VVV Subsidie Muziek en dansschool Personeelskosten Huisvesting Overige Lesgeld/bijdrage OP Verhuur Cultuurcentrum Totaal (¤)

59 60

Begroting 2001 Uitgaven ¤

Inkomsten ¤

Begroting 2009 Uitgaven¤ -

Inkomsten ¤ -

682.000

0

165.000

28.000

21.183 5.055 4.945 555.654 6.253 17.918 93.479 31.787 26.450 60

?

?

1.111.000

309.000

803.000

400.000

11.345 555.815 65.932 42.712 201.058 n.v.t. 1.389.285

n.v.t. 250.371

2.761.000

61

737.000

Exclusief eenmalige inkomsten en uitgaven (zoals verbetering huisvesting MDT, luchtvochtigheid). Zie bij VVV/ANWB: er zou sprake zijn van ¤ 32.000 subsidie structurele gemeentelijke bijdrage van 2006 t/m 2009; in de programmabegroting is dit echter niet opgenomen.

61

De totale gemeentelijke bijdrage voor de participanten wordt geschat op ¤ 1,8-1,9 miljoen.

59

Bijlage 8 Kader informatievoorziening Het wettelijk kader wordt bepaald door landelijke en gemeentelijke regelgeving en afspraken. Beide worden in het onderstaande beschreven. Landelijke regelgeving De landelijke regelgeving voor informatievoorziening tussen raad en college staat in de Gemeentewet.

Actieve informatieplicht In de Gemeentewet is de actieve informatieplicht van het college geregeld (artikel 169). Actieve informatieplicht of inlichtingenplicht houdt in dat het college en de burgemeester alle informatie 62 dienen te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft (artikel 180) . Het college geeft de raad alle relevante informatie waarover het beschikt – bij voorkeur ongevraagd – ten behoeve van de kaderstelling of wijziging van kaders (beleidsvoorbereiding), controle en evaluatie en publieke verantwoording.

Passieve informatieplicht Het college heeft ook een passieve informatieplicht aan de raad. Dit betekent dat het college al haar besluitenlijsten ter inzage legt, regelmatig grote projectdossiers ter inzage legt en alle stukken met betrekking tot de Planning & Control cyclus naar de raad stuurt. Gemeentewet

Lid 1 2 3

Inhoud Het college en elk van zijn leden afzonderlijk zijn aan de raad verantwoording schuldig over het door het college gevoerde bestuur. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Zij geven de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden,

Artikel 169

bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt 4

of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Indien de uitoefening van de bevoegdheid, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder

5

f, geen uitstel kan lijden, geven zij in afwijking van het vierde lid de raad zo spoedig mogelijk inlichtingen over de uitoefening van deze bevoegdheid en het terzake genomen besluit.

1

De burgemeester is aan de raad verantwoording schuldig over het door hem

2

Hij geeft de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak

gevoerde bestuur. Artikel 180

nodig heeft. 3 62

Hij geeft de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde

Gemeentewet, artikel 169 en artikel 180, www.wetten.nl.

60

Gemeentewet

Lid

Inhoud inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.

1

Een lid van de raad kan het college of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen stellen.

2

Artikel 155

Een lid van de raad kan de raad verlof vragen tot het houden van een interpellatie over een onderwerp dat niet staat vermeld op de agenda, bedoeld in artikel 19, tweede lid, om het college of de burgemeester hierover inlichtingen te vragen. De raad stelt hierover nadere regels.

1

1. De raad kan regelen van welke beslissingen van het college aan de leden van de raad kennisgeving wordt gedaan. Daarbij kan de raad de gevallen bepalen waarin met ter inzage legging kan worden volstaan.

2

Het college laat de kennisgeving of ter inzage legging achterwege voor zover deze in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 60

3

Het college maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Gemeentelijk (Reglement van orde; 30 oktober 2006 ingaand 1 januari 2007) Reglement van Orde

Lid 1

Artikel 10 Oproep

Inhoud De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden van de raad een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in

2

artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad verzonden. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het

1

gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep

Artikel 13

stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van

Ter inzage

de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

stukken

Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de 3

Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad inzage.

2

De ontwerpbesluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raad toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De leden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de ontwerpbesluitenlijst

Artikel 19 Besluiten-

3

onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te

lijst

worden ingediend. 7

Van elke raadsvergadering wordt een geluidsband gemaakt.

8

De onder 7 bedoelde geluidsband wordt geacht samen met de besluitenlijst het

61

Reglement van Orde

Lid

Inhoud verslag van de vergadering te vormen. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college

Artikel 20

1

stukken

aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van de raad toegezonden en ter inzage gelegd.

Ingekomen 2

Na de vaststelling van het verslag stelt de raad, op voorstel van het presidium, de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of

1

mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd. De vragen worden bij de griffier ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo

2

spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en het college of de burgemeester worden gebracht. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt

Artikel 39 Schrifte-

plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Indien beantwoording niet binnen deze 3

lijke vragen

termijnen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

4

De antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de leden van de raad toegezonden. De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering en bij mondelinge beantwoording in dezelfde raadsvergadering, na

5

de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door de burgemeester of door het college gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

1

Tijdens raadsvergaderingen wordt aan het einde van de vergadering maximaal 30 minuten ingeruimd voor een ‘vragenhalfuurtje’. Het lid van de raad dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt dit onder

2

aanduiding van het onderwerp uiterlijk direct voorafgaande aan de vergadering bij de voorzitter c.q. de griffier.

3 Artikel 40 Vragen-

5

halfuur 6

De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de raad het woord verlenen om

7

hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

8

Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

62

Reglement van Orde

Lid

Inhoud Indien een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen

1

169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe, door tussenkomst van de griffier schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester.

Artikel 41

De griffier draagt er zorg voor dat de overige leden van de raad een afschrift van dit

Inlichtingen

verzoek krijgen. De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de 2

eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering gegeven. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven. Het verslag van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage. Dit verslag wordt zo spoedig mogelijk in een

Artikel 46

besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

Verslag

Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

63

Bijlage 9 VanBeresteyn in de begroting 2006 Programma 7 ‘Vrije tijd in Veendam’ 7.2 De horizon: visie Veendam 2020: Turfstad en Durfstad [..] Ook de arrangementen ontwikkeld door de participanten van het Cultuurcentrum vanBeresteyn dragen b ij aan het cultuurtoeristisch en cultuurhistorisch Veendam [..] Beleidsuitgangspunten genoemd in de visie: - Het Cultuurcentrum vanBeresteyn als hart van het culturele leven - [..] Uitgangspunten uit het raadsprogramma 2002 – 2006 zijn: - Het nieuw te bouwen cultuurcentrum zal het bruisende hart van Veendam vormen waarin iedere inwoner van onze gemeente iets van zijn gading kan vinden; - [..] 7.3

Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen

580.03: cultuurcentrum Van Beresteyn als kloppend cultuurhart - Doorontwikkeling vanBeresteyn als middelpunt cultuureducatie, cultuurhistorie en cultuurtoerisme - Onderzoek naar de wensen van de Veendammer bevolking, de scholen en de amateurverenigingen Professionalisering programmering - Filmliga 26 voorstellingen p/j - Prof voorstellingen 40 p/j - 15 schoolvoorstellingen ZE vanBeresteyn - Implementatie ZE d.m.v. organisatorische en functionele aanpassingen - Uitbouw verhuurmogelijkheden aan commerciële partijen 7.4 Vastgelegde afspraken Nota Cultuur en Centrum Ondernemingsplan Cultuurcentrum vanBeresteyn 7.7

Reserves en voorzieningen Reserves/

Beginstand

voorzieningen

1 jan 2006

Huisvesting cultuurcentrum Subtotaal reserves Voorz. onderhoud cultuurcentrum

Vermeerderingen

Verminderingen

Eindstand 31 dec 2006

197.044

9.852

206.896

525.466

9.852

36.240

499.075

0

27.300

27.300

0

64

7.8

Op welke inputkengetallen en outputgetallen sturen we?

Kengetallen voor o.a. de bibliotheek (aantal leners e.d.) en de muziekschool (aantal leerlingen e.d.). Geen kengetallen voor vanBeresteyn zelf. [..] In verband met de overgang naar het Cultuurcentrum konden in 2005 geen gegevens worden aangeleverd, bij de rekening van 2005 zal uiteraard wel invulling plaatsvinden.

65

REACTIE VAN COLLEGE VAN B&W

9


REACTIE COLLEGE

De Ommelander Rekenkamer t.a.v. J.E. de Graaf RA, voorzitter Postbus 155 9470 AD ZUIDLAREN

Uw brief van: 13 januari 2009 Uw kenmerk: Ons kenmerk: zeC/SiS Behandeld door: S. Scholtens Doorkiesnummer: (0598) 317732

Veendam, 3 februari 2009 Geachte heer de Graaf Betreft: conceptrapportage onderzoek vanBeresteyn

Onder dankzegging voor de toezending van het conceptrapport, waarin verslag wordt gedaan van het door Partners + Pröpper uitgevoerde onderzoek naar de exploitatie, de sturing en de informatievoorziening van vanBeresteyn (vB) in de afgelopen jaren, delen wij u het volgende mee. Wij zijn van oordeel dat de inhoud van het rapport in grote lijnen recht doet aan de feiten. Bovendien denken wij, dat een groot aantal juiste conclusies is getrokken en dat aanbevelingen zijn gedaan waar we echt ons voordeel mee kunnen doen. Daar zijn wij blij mee. Toch hebben we de behoefte ook een inhoudelijke reactie te geven. Bij deze. Om te beginnen vinden wij de toon van het rapport hier en daar wat suggestief. Als enkel voorbeeld noemen wij een passage in de vierde alinea van pagina 1. Wij citeren: “Ïn juni 2008 is bij de behandeling van de jaarrekening aan het licht gekomen dat de instelling met exploitatietekorten te maken heeft”. Een dergelijke wijze van uitdrukken suggereert, dat deze feiten eerder ondanks dan dankzij de informatievoorziening van ons college op tafel zijn gekomen. Dat doet ons inziens geen recht aan de bestuurscultuur in Veendam. Transparant zijn in de informatievoorziening richting de gemeenteraad geldt voor ons als een topprioriteit. Dat was bij het vorige college van B&W niet anders. Onze belangrijkste kritiek op het onderzoeksrapport is, dat naar ons oordeel de beschouwing over de ‘historie van vB’ onvoldoende tot uitdrukking brengt in welke dynamiek de besluitvorming over het realiseren van een nieuw cultuurcentrum zich heeft voltrokken. Wij noemen een aantal elementen: - het oude cultuurcentrum was gesloten en brandde af; - de samenstelling van de gemeenteraad was in 2002 volledig gewijzigd; - in volledig gewijzigde verhouding is een nieuw ‘afspiegelingscollege’ gevormd; - in 2002 is een groot aantal nieuwe raadsleden aangetreden en is het nieuwe dualistische bestuurssysteem ingevoerd; - over de wenselijkheid van het oprichten van een nieuw cultuurcentrum bestond verdeeldheid in de raad; - ambtelijk was er groot enthousiasme voor het realiseren va een nieuw cultuurcentrum; - er was de druk van een lopend subsidietraject met de daarbij behorende fatale data; - de partners in vB wilden niet integreren en samen één nieuwe stichting/exploitant vormen. In het hierboven beschreven krachtenveld is, anders dan het onderzoeksrapport suggereert, juist veel aandacht besteed aan de sturing van het proces. Daar hebben de voorzitter van de stuurgroep (de burgemeester) en de projectleider (de voormalige gemeentesecretaris) natuurlijk een belangrijke rol in gespeeld. U heeft beide functionarissen in het kader van het onderzoek niet gesproken. Wij bevelen u aan dit alsnog te doen. In onze ogen wordt in het onderzoeksrapport nogal nadrukkelijk gewezen op de speciale verantwoordelijkheid van de voormalige portefeuillehouder, het huidige raadslid Huising. Wij hechten eraan te melden, dat ook in het verleden sprake was van een gedeelde, collegiale verantwoordelijkheid. Overigens lijkt het ons ook verstandig uw onderzoeksrapport voor ‘hoor en wederhoor’ ook aan Huising voor te leggen alvorens het aan de raad te zenden. Verder is ons niet alles direct duidelijk en denken we een aantal onjuistheden in het rapport te hebben ontdekt.

10


REACTIE COLLEGE

Wij noemen de volgende punten: 1. De formatiegegevens op pagina 4 zijn deels onjuist; 2. In de noot op pagina 4 dienen ons inziens ook de theaters in de stad Groningen, Delfzijl en Stadskanaal te worden genoemd; 3. Pagina 9 onderaan: wel degelijk worden jaarlijks prestatieafspraken gemaakt met de directeur van vB. 4. De schema’s op pagina 12 kunnen lezers gemakkelijk op het ‘verkeerde been’ zetten, hoewel elders wordt uitgelegd, dat de verschillen in de bedragen voor een belangrijk deel worden veroorzaakt door een gewijzigde toerekening van reeds langere bestaande uitgaven. 5. In de lijst van geïnterviewden moet (wethouder) H.J. Schmaal worden opgenomen i.p.v. raadslid A. Schmaal.

Wij hopen u hiermee naar genoegen te hebben beantwoord.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Veendam,

burgemeester,

secretaris,

11


NAWOORD

Bijlage 2: Nawoord van de Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie heeft kennisgenomen van de reactie van het College van B&W bij brief van 3 februari 2009 op het onderzoeksrapport naar VanBeresteyn, waarvoor onze dank. Op een aantal zaken willen we hieronder kort reageren. Algemene opmerking vooraf Wij zijn verheugd, dat het College een groot deel van onze conclusies onderschrijft en aan de opvolging hiervan ook daadwerkelijk invulling wil geven. VanBeresteyn is naar de mening van de rekenkamercommissie een voorziening, waar de gemeente en haar inwoners trots op mag zijn. Uit ons onderzoek is wel een aantal aspecten naar voren gekomen, die naar onze mening serieus aandacht behoeft. Daarbij merken we op, dat al onze rapporten primair ten doel hebben een positieve bijdrage te leveren aan de kaderstellende en controlerende rol van de Raad. Daartoe benoemen we dingen die goed zijn en ook dingen die (nog) beter kunnen. We doen dat vanuit een objectieve stijl, waarbij nooit wordt afgegaan op de mening van enkelen. Wij hechten er aan dit op te merken, omdat in de reactie van het College wordt gesteld, dat onze rapportage hier en daar suggestief is. Nogmaals willen wij benadrukken zeker geen ‘afrekenkamer’ te willen zijn en worden. Voorts is in de totstandkoming van onze rapportage veel aandacht voor de nodige zorgvuldigheid, bijvoorbeeld door het op uitgebreide schaal gebruik maken van ambtelijke verificatie van rapportageonderdelen. Toonzetting soms enigszins suggestief Wij hebben met de zinsnede ‘In juni 2008 is bij de behandeling van de jaarrekening aan het licht gekomen dat de instelling met exploitatietekorten te maken heeft’ met name bedoeld aan te geven, dat op dat moment de volle omvang, breedte en samenhang van de problematiek in beeld komt. Een (nog) steviger bemoeienis van College en Raad met de gang van zaken in VanBeresteyn hadden wij, gelet op het risicoprofiel ervan, wenselijk gevonden. We hebben zeker niet beoogd aan te geven dat bewust informatie achter is gehouden. Historie van VanBeresteyn Het College stelt dat haar belangrijkste kritiek op het onderzoeksrapport is, dat naar haar oordeel de beschouwing over de ‘historie van vB’ onvoldoende tot uitdrukking brengt in welke dynamiek de besluitvorming over het realiseren van een nieuw cultuurcentrum zich heeft voltrokken. Wij kunnen ons de dynamiek voorstellen en geven die ook voor een deel weer, bijvoorbeeld dat het oude cultuurcentrum was gesloten en afbrandde, dat de raad verdeeld was over de wenselijkheid van het oprichten van een nieuw cultuurcentrum en dat er ambtelijk groot enthousiasme was. Wij hebben de invloed van deze dynamiek op de feitelijke besluitvorming (waar het om gaat) naar ons oordeel voldoende weergegeven. Ook zijn bepaalde feiten voor ons nieuw, zoals dat de partners destijds niet wilden integreren tot één nieuwe stichting. Ons hebben hierover geen stukken noch mondelinge signalen bereikt. De motie die de raad daartoe in 2003 heeft aangenomen (en die een stok achter de deur had kunnen vormen) heeft het College (nog) niet uitgevoerd. Sturing van het proces Het College stelt, dat juist veel aandacht is besteed aan de sturing van het proces en dat de voorzitter van de stuurgroep (de burgemeester) en de projectleider (de voormalige gemeentesecretaris) daarbij een belangrijke rol hebben gespeeld en in het kader van het onderzoek alsnog zouden moeten worden gesproken. Wij onderkennen dat er veel aandacht is besteed aan de sturing van het proces, juist in de aanloop naar de realisatie van het cultuurcentrum. Onze bevindingen hebben vooral betrekking op de sturing daarna gedurende de vorige Collegeperiode. Wij wijzen in dat verband op de zinsneden die hierover in het rapport zijn opgenomen (pagina 18): ‘Na opening van het Cultuurcentrum vond de feitelijke sturing plaats in wekelijks overleg tussen de toenmalige wethouder, toenmalig gemeentesecretaris en toenmalig directeur. Wij tekenen uit diverse (geaccordeerde) interviews een beeld op van een wisselend opererend (vorig) College, enerzijds van een burgemeester en gemeentesecretaris die het Cultuurcentrum sterk hebben gesteund. 12


NAWOORD

Anderzijds van een portefeuillehouder die er ‘onvoldoende bovenop zat’ en in sommige gevallen de toenmalige directeur de lastige vragen liet beantwoorden. Wij hebben dit (bij gebrek aan documentatie) niet kunnen objectiveren’. Verantwoordelijke wethouder In de ogen van het College wordt in het onderzoeksrapport nogal nadrukkelijk gewezen op de speciale verantwoordelijkheid van de voormalige portefeuillehouder. Het College hecht eraan te melden, dat ook in het verleden sprake was van een gedeelde, collegiale verantwoordelijkheid. Over dit aspect bestaat uiteraard geen verschil van mening. De suggestie om de burgemeester en de projectleider (de voormalige gemeentesecretaris) apart te spreken is op zich een goede suggestie. Wij hebben echter de afweging gemaakt, dat dit ons beeld over hun functioneren (dat positief was en is) alleen maar zal bevestigen; in die zin zou nadere (schriftelijke) documentatie hieromtrent ons onderzoek meer kunnen ondersteunen. De suggestie ook de vorige portefeuillehouder in de wederhoor te betrekken, hebben wij wel overgenomen. Zijn reactie hebben wij integraal opgenomen in deze rapportage. Overigens zijn door de voormalige wethouder en de voormalige directeur de zogenaamde interviewverslagen wel geverifieerd en geaccordeerd. Feitelijke onjuistheden Verder is het College blijkens haar reactie niet alles direct duidelijk en denkt ze een aantal onjuistheden in het rapport te hebben ontdekt. Genoemd worden de volgende punten: 1. De formatiegegevens op pagina 4 zijn deels onjuist; 2. In de noot op pagina 4 dienen ons inziens ook de theaters in de stad Groningen, Delfzijl en Stadskanaal te worden genoemd; 3. Pagina 9 onderaan: wel degelijk worden jaarlijks prestatieafspraken gemaakt met de directeur van vB. 4. De schema’s op pagina 12 kunnen lezers gemakkelijk op het ‘verkeerde been’ zetten, hoewel elders wordt uitgelegd, dat de verschillen in de bedragen voor een belangrijk deel worden veroorzaakt door een gewijzigde toerekening van reeds langere bestaande uitgaven. 5. In de lijst van geïnterviewden moet (wethouder) H.J. Schmaal worden opgenomen i.p.v. raadslid A. Schmaal. In reactie hierop merken wij het volgende op: Ad 1: Voor een deel zullen deze zijn ingehaald door de tijd, op pagina 29 zijn de laatste cijfers opgenomen. Ad 2: Stadskanaal zal alsnog worden opgenomen. Groningen en Delfzijl worden in dit kader niet echt ‘in de regio’ beschouwd. Ad 3: Naar onze informatie zijn dit arbeidscontractuele afspraken en niet afspraken die naar de raad zijn gebracht. Wij wijzen hierbij op het op 18 oktober 2008 door de portefeuillehouder geverifieerde verslag, waarin de huidige portefeuillehouder aangeeft dat ‘het te vroeg is voor het vastleggen van een prestatieovereenkomst en dat zij eerst meer helderheid wil over synergiemogelijkheden (via nog uit te voeren onderzoek naar mogelijkheden daartoe in het komende jaar)’. Ad 4: Wij onderkennen dat de materie lastig te lezen is; dit onderschrijft het beeld dat het ook voor raadsleden moeilijk te doorgronden geweest zal zijn. Zie onze constateringen in paragraaf 7.3: ‘Wij constateren dat de informatievoorziening aan de raad over de exploitatie en investeringen voor vanBeresteyn gefragmenteerd over de programmabegroting te vinden is; er is daardoor voor de raad weinig samenhangende sturingsinformatie te vinden over vanBeresteyn. Door deze fragmentatie is het nog steeds lastig, zo niet onmogelijk, voor een raadslid om uit de programmabegroting een totaalbeeld van de exploitatie van vanBeresteyn te krijgen’.

13


NAWOORD

Ad 5: A. Schmaal zal worden aangepast in H.J. Schmaal, die overigens niet is geïnterviewd in het kader van zijn huidige wethouderschap maar in het kader van zijn voormalige raadslidmaatschap. Reactie op nawoord voormalige portefeuillehouder In bijlage 3 hebben wij de reactie van de voormalige portefeuillehouder integraal opgenomen. De centrale boodschap die wij hieruit halen, is dat een rapport van de Rekenkamer geen conclusies mag bevatten op basis van louter veronderstellingen. Dit punt kunnen wij uiteraard alleen onderschrijven. Het klopt, en dat wordt in de reactie van de voormalige portefeuillehouder ook aangegeven, dat we op onderdelen hebben moeten afgaan op informatie verkregen uit interviews. Waar dat gebeurd is, hebben we dit ook expliciet aangegeven. Wel hechten wij eraan, dat dergelijke informatie niet is gebaseerd op één interview, maar op meerdere interviews. Alsdan vormt het voor ons voldoende basis dit wel te verwerken in ons rapport, met de toevoeging dat het niet (geheel) objectiveerbare informatie betreft.

De overige opmerkingen van het College en de voormalige portefeuillehouder kunnen beschouwd worden als input voor de discussie in de Raad.

14


Bijlage 3 Reactie van H.Huising op het eindrapport van het Rekenkameronderzoek naar sturing en informatievoorziening rond de exploitatie van Cultuurcentrum Van Beresteyn te Veendam.

Opmerkingen vooraf: Het rapport bevat cijfers die voor zich spreken. De conclusies die daaraan worden verbonden kunnen door de leden van de gemeenteraad worden bediscussieerd. Als lid van deze Raad is het niet aan mij om daarop nu al een voorschot te nemen.Wel wil ik reageren op die passages waarin opmerkingen worden gemaakt over mijn rol in het geheel. Met name de opmerkingen/conclusies die vanuit mijn optiek niet correct zijn.

Betreft: blz. 14 Bij de bouw van het Cultuurcentrum wordt uitgegaan van een faciliteit die ruimte biedt aan alle uitingen van cultuur, kunsteducatie, amateurkunst, cultuurhistorie en toerisme (het “Klavertje 5”). Deze missie is bepalend geweest voor de bouw van het Cultuurcentrum. Aan de andere kant is het te besteden bedrag (f 25 mln.) de basis en het plafond geweest voor de ontwikkeling. In het hele rapport wordt weinig aandacht besteed aan het voortdurend worstelen met deze opdracht. Een opdracht met (uiteraard) een geweldige uitdaging. Van week tot week zijn het hoofd Cultuur, de directeur OCSW, de ambtenaar Cultuur en de wethouder bezig geweest met aan de ene kant het trachten te realiseren van een zo functioneel mogelijk Cultuurcentrum en aan de andere kant met het zo creatief mogelijk binnen de perken blijven van het gestelde budget. De kwalitatieve inrichting van het gebouw is wel versoberd om binnen de begrote f 25 miljoen te blijven (blz. 21). Zo werd de vinger aan de pols gehouden! Regelmatig werd het verloop van het ontwikkelingsproces gerapporteerd aan de Stuurgroep Oude AE en daarin vervolgens besproken en eventueel bijgesteld.

Betreft: blz. 18

Op deze bladzijde wordt opgemerkt: “Wij tekenen uit diverse interviews een beeld op van een wisselend opererend (vorig) college, enerzijds van een burgemeester en gemeentesecretaris die het Cultuurcentrum sterk hebben gesteund. Anderzijds van een portefeuillehouder die er “onvoldoende bovenop zat”en in sommige gevallen de toenmalig directeur de lastige vragen liet beantwoorden. Wij hebben dit (bij gebrek aan documentatie) niet kunnen objectiveren.

Bij mij rijst de vraag waar deze beeldvorming vandaan komt. Als portefeuillehouder was ik op de hoogte van alle ontwikkelingen. Ook na de opening van het Cultuurcentrum vond er nog steeds wekelijks overleg plaats met de directeur. Na de realisering van de Zelfstandige Eenheid Cultuur vond dit overleg minder regelmatig plaats. In het kader van de bij de vorming van de ZE gemaakte afspraken kwam de directe sturing namelijk in handen van de algemeen directeur, die vervolgens rapporteerde aan de portefeuillehouder. Indien nodig vond er een gezamenlijk overleg plaats met de directeur van het Cultuurcentrum. Het in sommige gevallen laten beantwoorden van lastige vragen (Hoe lastig ?) door de directeur is eenvoudigweg gebaseerd op een afspraak die van te voren tussen de portefeuillehouder en de directeur wordt gemaakt. Grote lijnen voor de portefeuillehouder en details voor de directeur. Dit is een alom gebruikelijke werkwijze in het politieke bestuur.

15


Het is bijzonder jammer dat allerlei documentatie niet meer in het archief aanwezig blijkt te zijn. U stelt dat daardoor de gemaakte opmerkingen niet zijn te objectiveren. Mijns inziens horen ze dan ook niet thuis in dit rapport! Ik kan mij niet herinneren dat gedurende het gehele proces van voorbereiding, de realisering en de tijd na de opening van het Cultuurcentrum door collegeleden, door leden van de gemeenteraad en/of door ambtenaren signalen zijn afgegeven dat de verantwoordelijke wethouder er niet “bovenop zou zitten” en de directeur van het Cultuurcentrum als het ware maar haar gang zou laten gaan. Een rapport van de Rekenkamer mag mijns inziens geen conclusies bevatten op basis van louter veronderstellingen!

Betreft: blz. 27 In het verleden zijn niet realistische inschattingen gemaakt voor wat betreft inkomsten en uitgaven. Deze conclusie komen we herhaaldelijk tegen in het rapport. Vóór de opening van het Cultuurcentrum is er heel wat gediscussieerd en gedebatteerd over de te verwachten inkomsten en uitgaven. Mede met hulp van buitenaf zijn uiteindelijk de ìnschattingen gemaakt op basis van vergelijkbare situaties. De Raad was zich hiervan terdege bewust. Van onze kant is herhaaldelijk gecommuniceerd dat pas na een jaar zou moeten blijken of er al of niet financiële injecties zouden moeten plaatsvinden. Ook hiermee ging de Raad akkoord. Betreft: blz. 31

Op deze bladzijde wordt verwoord dat ook het huidig College nog niet alles juist kan inschatten en op een rijtje heeft. Hieruit moge blijken dat men al helemaal niet in de beginjaren een weg zonder hobbels mocht verwachten. Ook dit is in de discussies in de Commissie Samenleving en de debatten in de Raad herhaaldelijk aan de orde geweest.

Betreft: blz. 35 Op deze bladzijde wordt gesteld dat de Raad te weinig informatie omtrent de gang van zaken heeft ontvangen. Dat bestrijd ik. In de commissie Samenleving zijn steeds alle vragen beantwoord en werd regelmatig actuele informatie verstrekt. Ongelukkig is het dat documentatie en verslagen niet meer zijn te vinden. U baseert uw conclusie dus blijkbaar alleen op gevoelens die men na een aantal jaren ventileert. Betreft: blz. 40 De sturing door de toenmalige wethouder heeft in de beginjaren van Van Beresteyn in een sfeer van “laten we op weg gaan en kijken hoe het gaat” plaatsgevonden. Dit was niet mijn insteek. In het interview heb ik de toen hier en daar heersende gevoelens verwoord. Op die wijze werd er ook door sommige fracties over gesproken. De toenmalige portefeuillehouder heeft de uitvoering van het Ondernemingsplan en de open einden daarin aan de directeur gelaten, zonder de vinger hierop te leggen. Wat betreft deze opmerking wil ik verwijzen naar mijn reactie n.a.v. blz. 18. De huidige portefeuillehouder heeft in de beeldvorming meer de vinger aan de pols. Ook hier baseert u zich weer op beeldvorming. Dit is helemaal niet nodig, want de sturing binnen de Zelfstandige Eenheid was immers aangepast in die zin dat de huidige wethouder nu direct overleg voert met de directeur van Van Beresteyn. Dit mede als gevolg van een evaluatie m.b.t. het functioneren van de ZE. Met een vriendelijke groet,

H. Huising.

16


Gemeente Veendam Raadhuisplein 5 Postbus 20004 9640 PA Veendam T (0598) 65 22 22 F (0598) 65 22 50 [email protected] www.veedam.nl

Ommelander Rekenkamer Postbus 155 9470 AD Zuidlaren T (050) 589 33 32 F (050) 589 33 31 [email protected] www.ommelanderrekenkamer.nl

18


exploitatie Cultuurcentrum vanberesteyn te Veendam

Recommend Documents