Excel Introductierondjes. (Baron,)Bureau voor Taal en Informatica 1 augustus 2009 Werfkade LG HOOGEZAND

Excel 2007 Introductierondjes

© (Baron,)Bureau voor Taal en Informatica 1 augustus 2009 Werfkade 10 9601 LG HOOGEZAND E-mail: [email protected]

Inhoudsopgave

1.

RONDE ÉÉN (GLOBALE VERKENNING) ................................................................ 1

1.1

Inleiding ................................................................................................................................ 1

1.2

Het cursusboek ..................................................................................................................... 1

1.3

Excel starten ......................................................................................................................... 1

1.4

Enkele schermonderdelen ................................................................................................... 2

1.5

De cellen ................................................................................................................................ 2

1.6

Navigeren door de cellen ..................................................................................................... 3

1.7

Rekenen ................................................................................................................................. 3

1.8

Gegevens wissen ................................................................................................................... 3

1.9 Door de cellen van het werkblad navigeren....................................................................... 4 1.9.1 De grootte van het werkblad .......................................................................................... 4 1.9.2 Snel naar de laatste kolom.............................................................................................. 4 1.9.3 Snel naar de laatste rij .................................................................................................... 4 1.9.4 Terug naar huis. .............................................................................................................. 4 1.9.5 Navigeren via het naamvak. ........................................................................................... 5 1.9.6 Functietoets F5 ............................................................................................................... 5 1.10 Selecteren .............................................................................................................................. 5 1.10.1 Kolommen of rijen selecteren ........................................................................................ 6 1.10.2 Het hele blad selecteren ................................................................................................. 6 1.11 2.

Leeropdrachten .................................................................................................................... 6 RONDE TWEE (BASISHANDELINGEN)................................................................... 8

2.1

Een cel met gegevens vullen ................................................................................................ 8

2.2

Al bevestigde inhoud wijzigen ............................................................................................. 9

2.3

Een berekening maken ........................................................................................................ 9

2.4

De Linten ............................................................................................................................. 11

2.4.1

Het Som-knopje (

) ............................................................................................ 11

2.5 Een berekening opslaan ..................................................................................................... 12 2.5.1 Snel opslaan ................................................................................................................. 14 2.6

De werkmap sluiten ........................................................................................................... 14

2.7

Een nieuw werkmapvenster .............................................................................................. 15

2.8

Vermenigvuldigen, delen, optellen, aftrekken en machtsverheffen. ............................. 15

2.9

Leeropdracht ...................................................................................................................... 15

3.

RONDE DRIE (VULGREEP, OPMAAK EN AFDRUKKEN) ......................................17

3.1

Procenten gebruiken .......................................................................................................... 17

3.2

Leeropdracht 1 ................................................................................................................... 17

3.3

Factuur ................................................................................................................................ 18

3.4 Met de vulgreep kopiëren .................................................................................................. 18 3.4.1 Ongewenste percentage-opmaak .................................................................................. 18 3.5 Eenvoudige opmaakhandelingen ...................................................................................... 19 3.5.1 Getallen achter de komma ............................................................................................ 19 3.5.2 Euro-teken toevoegen. .................................................................................................. 19 3.5.3 Randen.......................................................................................................................... 20 3.6

Het afdrukken van een werkblad ..................................................................................... 20

3.7 Leeropdrachten .................................................................................................................. 22 3.7.1 Opdracht 2 .................................................................................................................... 22 3.7.2 Opdracht 3 ................................................................................................................... 22 4.

RONDE VIER (OPTELMETHODES, MEER OPMAAK EN VULGREEP-FOEFJES) 24

4.1 Optelmethoden ................................................................................................................... 24 4.1.1 Automatisch Reeks laten bepalen ................................................................................ 24 4.1.2 Reeks zelf bepalen ........................................................................................................ 25 4.1.3 Kopiëren (relatief) ........................................................................................................ 25 4.2 Meer opmaakmogelijkeden. .............................................................................................. 25 4.2.1 Gegevens visueel verplaatsen....................................................................................... 26 4.2.2 Rijen verwijdereren ...................................................................................................... 26 4.3

De vulgreep ......................................................................................................................... 26

4.4 Oefeningen .......................................................................................................................... 28 4.4.1 Oefening 1 .................................................................................................................... 28 4.4.2 Oefening 1 .................................................................................................................... 28 5.

RELATIEF EN ABSOLUUT KOPIËREN ..................................................................30

5.1

Relatief kopiëren. ............................................................................................................... 30

5.2

Absoluut kopiëren .............................................................................................................. 30

5.3 Werken met een database. ................................................................................................. 32 5.3.1 Gegevens invoeren ....................................................................................................... 32 5.3.2 Gegevens invoeren ....................................................................................................... 32

5.3.3 5.3.4 5.3.5

Sorteren ........................................................................................................................ 33 Filteren ......................................................................................................................... 34 Terug naar af. ............................................................................................................... 34

5.4 Werken met grafieken ....................................................................................................... 35 5.4.1 Het Invoegen-lint .......................................................................................................... 35 5.4.2 Opdracht 1 .................................................................................................................... 36 5.4.3 Opdracht 2 .................................................................................................................... 37 6.

RONDE ZES (FUNCTIES) ........................................................................................40

6.1

Functies begrijpen .............................................................................................................. 40

6.2

Invoeren van functies ......................................................................................................... 40

6.3

Functies nog visueler plaatsen .......................................................................................... 41

6.4

Even spieken ....................................................................................................................... 41

6.5

Meerdere gebieden selecteren ........................................................................................... 41

6.6 Leeropdrachten .................................................................................................................. 42 6.6.1 Opdracht 1 .................................................................................................................... 42 6.6.2 Opdracht 2 .................................................................................................................... 42 7.

RONDE ZEVEN (OP HERHALING: GRAFIEKEN, DATABASE) .............................44

7.1 Verder met grafieken ......................................................................................................... 44 7.1.1 Grafiektypes ................................................................................................................. 44 7.1.2 Titels toevoegen ........................................................................................................... 45 7.1.3 Het basis grafiektype wijzigen .................................................................................... 45 7.1.4 Grafiek verplaatsen en grootte aanpassen .................................................................... 45 7.1.5 Gegevens toevoegen en verwijderen ............................................................................ 46 7.1.6 Grafiek verwijderen ..................................................................................................... 46 7.1.7 Onderdelen opmaken.................................................................................................... 46 7.2 Leeropdrachten .................................................................................................................. 47 7.2.1 Opdracht 1 .................................................................................................................... 47 7.2.2 Opdracht 2 .................................................................................................................... 48 7.2.3 Plaatsen van de grafieken. ............................................................................................ 50 7.3 Verder met Databases ........................................................................................................ 50 7.3.1 Sorteren op meer velden ............................................................................................... 52 7.3.2 Nu nog eens filteren: .................................................................................................... 52 7.4

Een grote berekening afdrukken ...................................................................................... 53

7.5

Leeropdracht ...................................................................................................................... 54

8.

RONDE ACHT (WERKBLADEN EN WERKMAPPEN) .............................................55

8.1

Werkbladen een (andere) naam geven. ............................................................................ 55

8.2

Werkblad verwijderen. ...................................................................................................... 55

8.3

Werkblad invoegen ............................................................................................................ 55

8.4

Bladen verplaatsen ............................................................................................................. 56

8.5

Bladnaam wijzigen ............................................................................................................. 56

8.6

Totaalblad gebruiken ......................................................................................................... 56

8.7

Van werkmappen vergelijken ........................................................................................... 58

8.8

Opmaak kopiëren ............................................................................................................... 60

8.9 Opgave ................................................................................................................................. 61 8.9.1 Grafiek 1....................................................................................................................... 61 8.9.2 Grafiek 2....................................................................................................................... 61

Ronde één (globale verkenning) –

Excel intro

1

1. Ronde één (globale verkenning)

1.1 Inleiding Een spreadsheet zoals Excel is een computertoepassing waarmee eenvoudige en complexere berekeningen gemaakt kunnen worden. Ook is het mogelijk om in Excel een gegevensbestand bij te houden. Verder kan van waarden die bij bepaalde gegevens horen, heel gemakkelijk een grafiek worden gemaakt. In deze cursus leer je hoe dat gaat.

1.2 Het cursusboek Het cursusboek is zo opgezet dat ieder in eigen tempo kan werken, waarbij op elk moment hulp aan de docent gevraagd kan worden. Het boek hoeft tijdens de cursus niet uit! Het is beter om dat wat je doet, goed te doen en zo een gedegen basis te leggen om (eventueel zelf) verder te leren. Opdrachten worden kort uitgelegd, waarna de handelingen uitgevoerd kunnen worden. Zo'n te verrichten handeling is te herkennen aan het zon-teken (). Dan moet er iets gebeuren, verder gewoon doorlezen. Sessie 1 - 1

1.3 Excel starten 

Klik op de START-knop



Beweeg de cursor naar Alle Programma’s (niet klikken!!)



Beweeg de cursor (niet indrukken) naar

Er ontstaat een nieuwe kolom. Hierin moet Excel zich bevinden. 

Zoek in de kolom naar het Excel-icoon :



Na enige tijd verschijnt het werkscherm van Excel

Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

2

Het werkscherm van Excel Het Excel scherm bestaat uit meerdere onderdelen die in de loop van de cursus aan bod komen. We kijken nu even naar een paar ervan:

1.4 Enkele schermonderdelen

De Titelbalk Hij staat helemaal bovenaan en laat de naam van de werkmap zien. Een nieuwe werkmap wordt altijd aangeduid met de naam Mapx. (Map1, bijvoorbeeld).

De Sluitknop 

uiterst rechts in de Titelbalk

Klik op de sluitknop (de bovenste, uiterst rechts in het scherm!)

Excel wordt nu afgesloten. 

Start Excel weer

1.5 De cellen Zo'n blad bestaat uit kolommen en rijen. Samen vormen die cellen. De cellen hebben namen en die namen bestaan uit een combinatie van hun kolomnaam (een letter) en rijnaam (een cijfer).

De kolomnamen staan bovenaan:



Excel intro

3

De rijnamen staan links:

De cel waar je mee bezig bent is de geselecteerde cel. Dat is de cel met de rouwrand erom heen. Waarschijnlijk is dat op dit moment A1 (A voor de kolom en 1 voor de rij). Boven die kolomletter A, vind je het zgn. naamvak. In dat naamvak zie je ook welke cel geselecteerd is:

1.6 Navigeren door de cellen Je kunt navigeren van cel naar cel met de pijltjestoetsen op je toetsenbord (alle kanten uit), met de Entertoets (alleen naar beneden) of met de muis (door in een cel te klikken) 

Probeer eens op die verschillende manieren naar een aantal cellen te navigeren en let erop hoe de naam van de cel in het naamvak getoond wordt.

1.7 Rekenen Met Excel kun je dus rekenen. Nou dat willen we dan wel eens zien. Maar niet te moeilijk beginnen: 

Klik in de cel B1 (= selecteer B1)



Type: 1 [ENTER] opm.: Een tekst met haken [ ] eromheen betekent: klik op dit menuonderdeel of druk op die toets (hier dus: druk op de Enter-toets)



Type nog eens: 1 (in B2 dus) [Enter]

Let op: Bij de volgende opdracht begin je met het intypen van 

=

Type: =b1+b2 (= teken niet vergeten!) [Enter]

Ongelooflijk, bijna even snel als we het uit ons hoofd hadden kunnen doen. Maar nu: 

Klik in B1 en type 387 [Enter]



Type 834 [Enter]

Zo snel hadden we het antwoord waarschijnlijk nu ook weer niet in B3 gekregen 

Probeer nog maar eens aan paar getallen in B1 en B2 in te typen en zie hoe snel Excel de uitkomst voor je berekent.

1.8 Gegevens wissen Gegevens wissen uit cellen is eenvoudig: 

Klik op B1 Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro



4

Druk op de Del(ete) toets op het toetsenbord

En de cel is leeg. Je kunt nu op B2 en B3 klikken en op Delete drukken of telkens met de cursortoetsen (pijltjestoetsen) één naar beneden gaan en wissen. 

Wis ook alle verdere gegevens.

Sessie 1 – 2

1.9 Door de cellen van het werkblad navigeren. 1.9.1 De grootte van het werkblad In het werkbladvenster is slechts een klein deel van het werkelijke aantal rijen en kolommen zichtbaar. Er zijn in totaal 1048576 rijen en 16384 kolommen. Voor die kolommen worden lettercodes gebruikt. De laatste kolom is XFD. (Leuk om te onthouden? Andere rijen en kolommen worden zichtbaar met behulp van de schuifbalken aan de rechterzijkant en onderkant van het werkbladvenster. Markeer deze alinea maar even want deze kennis heb je straks bij een opgave weer nodig.



Gebruik de muis en de schuifbalken om uit te vinden welke lettercombinatie gebruikt wordt voor de kolom die op Z volgt.

1.9.2 Snel naar de laatste kolom 

Hou de linker ctrl-toets ingedrukt en druk op het pijltje naar rechts op je toetsenbord.

Als het goed is zit je nu in de laatste kolom, kolom XFD oftewel de 16384de kolom.

1.9.3 Snel naar de laatste rij Je kunt door de rijen navigeren met behulp van de Enter-toets, de pijltjestoetsen en de schuifbalken. Om snel naar de laatste rij te gaan, hou je de ctrl-toets ingedrukt en druk je op het pijltje naar beneden. 

Ga naar de laatste rij!

Welkom in rij 1048576!!!!

1.9.4 Terug naar huis. Je bent ondertussen wel heel ver van huis en daarom is de ctrl/home combinatie wel handig.



Excel intro



5

Hou de ctrl-toets ingedrukt en druk op de Home-toets op je toetsenbord.

1.9.5 Navigeren via het naamvak. In het naamvak kun je zien welke cel geselecteerd is, maar je kunt het ook omkeren en in het naamvak de naam van een cel intypen, bijv. AA99. Zodra je dan op Enter drukt vliegt de selectie daar naartoe. 

Probeer op deze manier eens naar een aantal cellen te gaan.

1.9.6 Functietoets F5 Het werkblad bevat meer dan 16 miljoen cellen. Wanneer je cel H2200 wilt activeren is het werken met de schuifbalken een tijdrovende bezigheid. Wanneer je in zo‟n geval functietoets F5 gebruikt ben je er sneller. 

Druk op F5 en lees verder.

Na het kiezen van F5 krijg je dus een dialoogkader te zien, waar je bij Verwijzing{Reference} het gewenste celadres kunt typen. 

Type in het verwijzing-veld: M5000

Vervolgens klik je met de muis op het vakje met OK (of je kiest ENTER. ) 

Klik op OK



Ga naar cel C333.

In het dialoogkader van F5 worden in de lijst bij Ga naar{Go to:} de eerder geselecteerde cellen bijgehouden (maximaal vier celadressen). Je kunt ook voor één van deze eerdere cellen kiezen: klik het gewenste celadres aan met de muis en kies OK. 

Ga naar cel K777 en vervolgens weer terug naar cel M5000 op de net geschetste manier..

Het celadres van de actieve cel staat in het Naamvak (links in de zogenaamde Formulebalk{Formula Bar}):



Ga naar cel A1.

1.10 Selecteren Voordat je met gegevens of cellen iets kunt doen, moeten die geselecteerd zijn. Als het gaat om Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

een aantal aangrenzende cellen dan wordt het aangegeven met het :-teken. Bijv A1:B5 betekent dat het gaat om de cellen A1 t/m B5. Dat :-teken betekent dus niet „delen door”. Je doet dat door vanuit een hoekcel te beginnen, je moet de dikke plus als cursor, houdt dan de linker muisknop ingedrukt, beweeg hem naar A5 en dan naar recht waarna je A1:B5 geselecteerd hebt. Je mag dan de muisknop loslaten. 

Selecteer B1 t/m C5

1.10.1 Kolommen of rijen selecteren Klikken op een kolomletter activeert de hele kolom. Voor het activeren van een rij klik je op het nummer van de betreffende rij. Wanneer een kolom of rij geactiveerd is, wordt deze in Excel met een lichtblauwe kleur aangegeven. 

Activeer achtereenvolgens cel D7, kolom E, cel A3, rij 5 en cel Al

1.10.2 Het hele blad selecteren De knop ALLES SELECTEREN selecteert in één keer alIe cellen van het werkblad, deze knop staat links van kolomletter A en boven rijnummer 1.



Activeer (= selecteer) het hele blad via deze knop.

Om een selectie (de zwarte cellen) op te heffen klik je op een willekeurige cel in het werkblad. 

Hef de selectie weer op.

1.11 Leeropdrachten Activeer de volgende gedeelten van het werkblad: 

Cel G6



Kolom B



Cel J773



Rij 88



Cel A2



Het hele werkblad



De laatste cel van kolom J


6


Excel intro



Cel B12000



De laatste cel van rij 88



De derde cel van de vierde kolom



Cel A1


7

Ronde twee (basishandelingen) - 8

Excel intro

2.

Ronde twee (basishandelingen)

In dit hoofdstuk leren we een wat serieuzer berekening te maken, die te bewaren, te wijzigen en af te drukken. Deze handelingen vormen de basis van bijna elk computerprogramma. Sessie 2 - 1

2.1 Een cel met gegevens vullen 

Zet de celwijzer in cel A1 (= klik in A1).

Let eens op de balk net boven de Kolomkoppen, het is de Formulebalk{Formula Bar}



Type een willekeurige letter in cel A1 (niet op Enter drukken)

Bovenaan verandert er nu iets in de formulebalk!

De Formulebalk{Formula Bar} Zodra je iets in een cel typt, krijgt het knoppen en de tekst die je hebt 

-teken in de formulebalk gezelschap van nog twee ingetypt komt ook in het formulegebied te staan.

Type, zonder op Enter te drukken, nog een paar letters in en let daarbij op de formulebalk

Tijdens het intypen van gegevens in een cel, kun je de knoppen in de formulebalk als volgt gebruiken: -

-



Met de Annuleer{Cancel}knop hef je het invoeren of wijzigen op. Je kunt deze knop gebruiken als je per ongeluk de verkeerde cel gekozen hebt. (Je kunt ook de Esc-toets gebruiken). Met de Invoer{Enter}knop bevestig je het invoeren of wijzigen (Je kunt ook de Enter-toets gebruiken).

Klik op de invoerknop

om de invoer te bevestigen.

Als je iets aan het invoeren bent en ontdekt dat het fout is of in de verkeerde cel staat, dan kun je dus met de annuleerknop

de invoer verwijderen:

Het fx-je doen we voorlopig even niks mee. 

Begin met invoer van een tekst in cel A2 en annuleer dan weer.

Als je per ongeluk in een verkeerde cel gegevens ingevoerd hebt, of er staat een fout in de cel en je hebt al op Enter gedrukt, dan kun je de hele cel wissen met de DEL-toets (Maar dat wisten we al)



Excel intro



Zet de celwijzer op cel A1 (=selecteer A1) en druk kort op Del.

Als je een aantal cellen naast of onder elkaar moet vullen, kun je de cursortoetsen gebruiken.  

Zet de celwijzer in C4. Type het cijfer 3 in cel C4 (niet op Enter of cursortoets .

drukken) en druk daarna kort op de

Het cijfer 3 staat in cel C4 en de celwijzer staat in cel D4. Als je de Enter-toets gebruikt om de invoer van een cel te bevestigen, springt de celwijzer automatisch naar de cel daaronder. 

Type de letter H in cel D4 (niet op

klikken) en druk daarna kort op de Enter-toets.

De celwijzer staat in cel D5. Je ziet dat getallen automatisch rechts in de cel worden geplaatst en tekst links. 

Wis de inhoud van de cellen C4 en D4.

2.2 Al bevestigde inhoud wijzigen Zijn de gegevens in een bepaalde (al bevestigde) cel maar gedeeltelijke fout, dan hoef je niet alles opnieuw in te typen: 

Type in A2: Verkoop 2009 [Enter]

Echter het had Verkoop 2010 moeten zijn. 

Dubbelklik (= 2 x keer snel met de linkerknop klikken) in A2 (de tekstinvoegcursor ( | ) moet nu in de cel staan, bijv. Verko|op 2009)



Ga met de cursortoetsen rechts van de 9 staan en verwijder hem en de 0 daarvoor met Backspace en type 10 [Enter]

Tenslotte kun je gegevens in een cel ook in de formuleblak wijzigen. Dit is wellicht wel de gemakkelijkste manier. 

Type nog maar eens 2009 in.



Klik nu in de formulebalk ( verkoop2010.



Maak alle cellen weer leeg (met de Del of Delete -toets)

) en verander het in

2.3 Een berekening maken Een spreadsheet rekent met cellen, ongeacht welk getal er in de cel staat. Dit laten we zien in het volgende voorbeeld. Je hebt een kantoorhandel en verkoopt een aantal artikelen. Een klant koopt Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

250 pennen, 30 vulpennen, 72 vilttips en 129 dunschrijvers. Je bent nog maar half geautomatiseerd en rekent de prijs per artikel even uit het hoofd (of met een rekenmachine) uit. Voor de totaalprijs gaan we Excel gebruiken. Daarvoor moeten we even typen. (Heb je een Engelse versie dan moet je wellicht de punt gebruiken i.p.v. de komma!) 

Type in de cellen: A3: Pennen, B3: Prijs, A5: Balpen, A6: Vulpen, A7: Viltstift, A8: Dunschrijver,A9: Totaal B5: 300, B6: 190,50, B7: 70,56, B8: 258

Het recht onder elkaar plaatsen van de komma's in kolom C komt later in de cursus aan de orde. De tekst in cel A8 is mogelijk niet meer volledig te zien. Dit probleem los je op door de kolombreedte van kolom A aan te laten passen. 

Beweeg de cursor over de scheidingslijn tussen kolomkop A en B totdat de cursor verandert in een dubbele pijl.



Klik vervolgens tweemaal kort (=dubbelklikken) op de linkermuisknop

De kolombreedte past zich automatisch aan de breedste tekst aan. Opmerking: Je mag de muisknop ook indrukken en ingedrukt houden, waarna je de breedte handmatig naar eigen inzicht aan kunt passen. 

Pas ook de breedte van kolom B aan

Nu willen we uiteraard graag weten hoeveel het totaal is. Daarvoor gebruiken we een formule. 

Plaats de formule =b5+b6+b7+b8 in cel B9 en bevestig met Enter of

Het moet nu netjes voor je opgeteld zijn! Zodra je hebt aangeven welke cellen in de berekening zijn opgenomen, maakt het niet meer uit welke getallen er in die cellen staan. 

Type een ander getal in cel B5

Zodra je de invoer bevestigt, verandert de uitkomst in cel B9. 

Verander ook de getallen in B6 t/m B8

Ondertussen hadden we wel mooi een rekenmachine nodig om de prijs per artikel uit te rekenen. Die gaan we ook eens in de kast laten liggen. We passen dan ons werkblad aan zodat hij ook vermenigvuldigingen aankan. Daartoe moeten de cellen B3 t/m B9 gewist worden. Nou kun je dat per cel doen, maar het is handiger om dat in één keer te doen voor het hele gebied. Daarvoor hebben we de selectietechniek nodig, een techniek die ons meer dan één cel laat selecteren. 

Selecteer B3 en blijf daar met de cursor staan



Druk de linker muisknop in en hou hem ingedrukt



Beweeg de cursor nu naar cel B9 Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro



Laat los

Als het goed gegaan is, is het hele gebied nu gemarkeerd. Alleen de eerste cel (B3) is wit om aan te geven dat je daar begonnen bent. Hij hoort wel bij de omrande selectie! Nu maar wissen: 

Druk op de DEL(ete)-toets



Vul deze berekening nu als volgt aan (zorg ook voor aangepaste kolombreedtes)



Type de formule =b5*c5 in cel D5 (en bevestig)

Het sterretje (*) wordt dus gebruikt om te vermenigvuldigen. 

Plaats op dezelfde wijze de juiste formules in de cellen D6 t/m D8



Plaats een optelformule in D9 en bevestig

2.4 De Linten Bovenaan zie je de menubalk:

Als je op zo‟n menuoptie klikt, bijv. Invoegen of Gegevens, krijg je daaronder een andere serie plaatjes (iconen / pictogrammen) te zien. 

Probeer en klik als laatste weer op Start

De series plaatjes zijn door Microsoft tot LINTEN verheven. Wat je nu dus ziet is het zgn. Startlint. De icoontjes die je hier ziet kun je gebruiken om snel van alles voor elkaar te krijgen. De meest gebruikelijk acties zitten dan ook in het Startlint.

2.4.1 Het Som-knopje (

)

Rechts in het Startlint zie je een groepje iconen met de verzamelnaam Bewerken. Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

En in de linker bovenhoek daarvan staat het Sigma-taken . Dit het Som-knopje, waarmee je je snel de som (=het totaal) van een aantal getallen uit kunt rekenen. 

Zet de celwijzer op cel D9 en klik op de knop Auto-Som

(in de standaard werkbalk)

De bewegende stippellijn en de formule =SOM(d5:d8) {=SUM(d5:d8)} geven aan dat Excel de inhoud van de cellen D5 t/m D8 voor je op wil tellen. Een handig alternatief dus voor =d5+d6+d7+d8. d5:d8 betekent d5 t/m d8! 

Bevestig het optellen met de invoerknop of met Enter

Je kun het ook in één keer voor elkaar krijgen. 

Wis D9 weer en dubbelklik dan op het Som-knopje.

Moet nu in één keer gebeurd zijn.

2.5 Een berekening opslaan Voor de volgende klant hoeven er nu alleen maar andere aantallen ingevuld te worden. Het werkblad rekent het totaal in één klap voor je uit. Voordat ik opsla, heb ik een USB-stick op de PC aangesloten. Daar gaan we in het volgende deel ook even vanuit. Heb je geen USB-stick voorhanden en wil je alles op je harde schijf bewaren, kies dan voor C: i.p.v. de letter die bij de USB-stick hoort. 

Voer een aantal andere aantallen in

Zonde dus om dit fraaie geheel de vergetelheid in te sturen. We kunnen het ook bewaren, d.w.z. opslaan op de schijf. In Excel bewaar je een berekening als Werkmap{Workbook}bestand. Een berekening die nog niet op schijf is opgeslagen, noemt Excel MAPx{Bookx} (Het nummer op de plaats van de x is afhankelijk van het aantal nieuwe werkmappen dat je gestart hebt na het starten van Excel. Die naam staat in de titelbalk. Bij het opslaan moet je de werkmap zelf een fatsoenlijke naam geven. Dat opslaan doe je via de zgn Office-knop. Je klikt daarop en kiest dan voor Opslaan als



Doe maar, je krijgt rechts een aantal keuzes:



Kies de bovenste Excel-werkmap



Excel intro

Dan moet nu de plek waar je het wilt bewaren uitgekozen worden. Je kunt de diverse mogelijkheden bekijken door in de linker kolom voor Deze Computer te kiezen  Doe maar. In deze cursus ga ik uit van een USB-stick, heb je die niet gebruik dan de harde schijf (C:). De naam die een USB-stick krijgt is niet helemaal te voorspellen. Meestal wordt er de letter E: aan toegekend, maar als je meer aan je PC hebt hangen kan het ook wel een andere letter zijn.  Selecteer de USB-stick. In principe gooi je niet alles direct op een schijf, maar maak je daar eerst bewaarmappen op aan. Dan kun je alles een beetje uit elkaar hiuden. Zo‟n map maak je met het knopje waar het pijltje in de volgende afbeelding naar wijst.

 Klik op dat knopje. Dan kun je nu de naam van je aan te maken bewaarmap intypen.

 Noem hem maar Excelcursus en klik op OK. Zo‟n map om documenten in te bewaren maak je niet iedere keer opnieuw, die documenten of excel-werkmappen moeten wel telkens een naam hebben en liever niet de door Microsoft bedachte namen van map1 etc.

 Haal dat map1.xlsx (onderaan in het Bestandsnaamveld!) maar weg en type als naam maar in: pennen. Klik dan op Opslaan Als het goed gegaan is kunnen we nu het documentvenster wel sluiten . „ALS‟ zegt ie! Eerst even kijken of het er echt wel staat?



Excel intro



Klik weer op de Office-knop en kies dan voor Openen

Als het goed gegaan is moet het bestand (de werkmap) netjes in de archiefmap excelcursus getoond worden. (Is dit niet het geval dan moet je via de Deze computer weer terug naar je USB-stick en excelcursus eerst openen.) We gaan het bestand niet openen, het is immers nog geopend, we wilden alleen even controleren of hij wel op de schijf terechtgekomen was.



[Annuleren{Cancel}]

2.5.1 Snel opslaan  Verander eens een aantal andere waarden in je werkmap. Om deze gewijigde versie nu te bewaren, kun je klikken op het knopje naast de Office-knap. Dat balkje heet de Balk snelle toegang.

 Klik op dit knopje (je vorige bestand is nu vervangen!) Onder een andere naam bewaren. Voor dhr. Jansen moet je een nieuwe factuur uitschrijven.  Verander een aantal waarden. Om deze apart te bewaren, moet je voor Opslaan als kiezen (via de Office-knop)  Gebruik Opslaan als en geef de werkmap de naam Jansen. Sla op.

2.6 De werkmap sluiten Je kunt in Excel- in meerdere werkmappen tegelijk werken. Om verwarring tussen verschillende werkmappen te voorkomen, kun je de huidige werkmap (voorlopig) beter sluiten alvorens aan een nieuwe berekening te beginnen of een bestaande berekening te wijzigen. Later leren we ook om met meerdere werkmappen tegelijk te werken. 

Klik op de onderste sluitknop

(naast de menubalk)

Komt de vraag of je de werkmap wilt opslaan, dan heb je (per ongeluk) nog iets gewijzigd nadat Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

het bestand al opgeslagen was. 

Kies Ja{Yes} als je deze vraag krijgt.

Excel- verschijnt op het scherm, zonder het werkmapvenster.

2.7 Een nieuw werkmapvenster Behalve na de start van Excel, want dan staat er al een leeg werkmapvenster op je scherm, moet je zelf voor een nieuwe werkmap zorgen. 

Klik op de Office-knop en kies voor Nieuw en daarna rechtsonder voor Maken.

Er verschijnt een lege werkmap op het scherm waarin je een nieuwe berekening kunt maken.

2.8 Vermenigvuldigen, delen, optellen, aftrekken en machtsverheffen. Zoals we gezien hebben kun je in Excel dus met het welbekende + teken optellen en met * vermenigvuldigen. Ook de andere rekenactiviteiten zijn uiteraard mogelijk. Hier even een aantal op een rijtje: * / + ^

Vermenigvuldigen Delen Optellen Aftrekken Machtsverheffen. Bijv. 9 ^ 3 = 9 tot de derde macht = 9 x 9 x 9

Opm. Is je toetsenbordindeling ingesteld op VS-internationaal dan moet je na het intypen van ^ op de spatiebalk drukken om het teken te laten verschijnen. 

Type in A1: 9 en in B1 3



Type in C1 =A1*B1 en bevestig.

27 zou er uit moeten rollen, als ik tenminste nog kan hoofdrekenen. 

Vervang de formule in C1 door achtereenvolgens: =A1/B1 (en bevestig) =A1-B1 (en bevestig) =A1^B1 (en bevestig) (zie eerdere opmerking als dit niet lukt!)



Sluit de map zonder hem op te slaan.

Sessie 2 - 3

2.9 Leeropdracht Je gaat met elkaar (met 30 man) een dagje uit en jij moet uitrekenen hoeveel dat gaat kosten: een Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

treinkaartje, consumpties en toegang tot een attractie 

Zet de volgende berekening op en laat Excel uitrekenen hoeveel het totaal gaat worden.



Je maximale budget is € 1500. Verander die 30 eens (overal) in een hoger getal om er achter te komen hoeveel man maximaal meekunnen.



Sla op als Uitje in je Excelcursus-map. Sluit de werkmap.


Ronde drie (vulgreep, opmaak en afdrukken) - 17

Excel intro

3. Ronde drie (vulgreep, opmaak en afdrukken) Sessie 3 - 1

3.1 Procenten gebruiken Met de al opgedane kennis kunnen we ook al direct met procenten werken. 

Start een nieuwe werkmap en type in A1: 100. Type in B1: 40%

Nou willen we in C1 weten hoeveel 40% van 100 is. Een veel gebruikte manier om een percentage ergens van uit te reken is als volgt: vermenigvuldig het getal met het percentagegetal en deel de uitkomst door honderd. In ons geval 100 x 40 / 100 = ra.. ra.. 40. Als je in een cel 40% intypt in plaats van 40 dan doet Excel dat delen door honderd al voor ons. Probeer maar: 

Type in C1:

=A1*B1 en bevestig.

Het antwoord zou 40 moeten zijn. 

Leeg A1 t/m C1

3.2 Leeropdracht 1 

Bij het concertgebouw houden ze een rekenschema bij. Type de volgende gegevens in en zorg voor de juiste formules in C4 en C5. Hier moet de prijs van het kaartje komen voor de twee genoemde categorieën. (Baseer de balkontoeslag op de normale prijs!)



Verander de tekst Normale prijs in Standaardprijs, zonder alles opnieuw in te typen (alleen Normale (+spatie) in Standaard veranderen dus)



Sla op als Rekenschema in je eigen map. Sluit de werkmap.

Sorry, de studentjes vergeten! 

Open de werkmap weer.



Type in A6 Studententarief en in B6 50% en plaats de formule.



Bewaar de werkmap weer op een snelle manier als Rekenschema en sluit hem.



Excel intro

3.3 Factuur Gij zijt groothandelaar in boeken en ge hebt vandaag een goeden order ontvangen van den heer Pietjen Peuk. Daar hoort dus een factuurken bij. 

Start een nieuwe werkmap en type de volgende nota in (opmaak,

lijnen etc. komt

later!!!!)



Type de benodigde formule alleen

in F10 en bevestig.

Wie niet goed leest heeft natuurlijk ook F11 t/m F14 al met formules gevuld. Maar goed dat het niet om een paar honderd artikelen ging. Wie wel leest, kan zelfs dat straks op z‟n slofjes af.

3.4 Met de vulgreep kopiëren Er zijn allerlei manieren van kopiëren, maar een heel handige kunnen we beter onze zakken direct mee vullen: vulgreep kopiëren! Ik ga ervan uit dat F10 geselecteerd is. In de rand van die cel moet er rechtsonder een klein vakje/knopje te zien zijn. Dat luistert naar de naam: De vulgreep.



Plaats de cursor op de vulgreep (moet een zwart plusje worden)



Druk de linkerknop vast en trek de vulgreep naar cel F14 (laat los)



Klik naast de selectie

Dat ging lekker snel (hoop ik). 

Plaats nu nog formules in F15 en F16

3.4.1 Ongewenste percentage-opmaak Het kan gebeuren dat je een foutje maakt in je functie en dat daardoor ineens het %-teken Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

verschijnt in de cel met de functie. Het helpt dan ook niet om die inhoud te wissen en weer opnieuw goed in te type. Zie maar:  Type in F16 de foutieve formule E16+F15. Je krijgt dan 851991%  Wis dat getal en type de goede functie in. Je blijft de percentageopmaak houden. Zodra er ook maar één keer een %-teken in een cel komt te staan, denkt Excel dat die cel de percentageopmaak moet blijven houden. Om dat percentageteken kwijt te raken moet je de opmaak van die cel wissen.  Klik in het Bewerken-deel van het Startlint op het lijstknopje van de wissenknop

En daarmee heb je de percentageopmaak ongedaan gemaakt! Opmerking: Dit geldt ook voor andersoortige opmaak, zoals datums en valutatekens. 

Plaats een formule in F17 (Gebruik de methode met + , want Autosom werkt hier niet zondermeer)

Het antwoord moet 9031,041 zijn 

Laat de kolombreedtes automatisch aanpassen (als je dat nog niet hebt gedaan)



Sla (eventueel) de werkmap op als nota

Sessie 3 - 3

3.5 Eenvoudige opmaakhandelingen

3.5.1 Getallen achter de komma Om getallen met een bepaald aantal cijfers achter de komma te krijgen, kun je gebruik maken van de onderste twee knopjes in het getallen-deel van het Startlint.  Selecteer de cellen waarvan je het aantal getallen achter de komma gelijk wilt trekken en experimenteer met deze knopjes

3.5.2 Euro-teken toevoegen. Met het volgende knopje in het Getallen-deel kun je aan geselecteerde Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro

cellen het Euro-teken toevoegen.  Selecteer een antal cellen en ken het Euro-teken toe. Om het weer weg te halen moet je de opmaak wissen (weet je nog hoe?)  Wis de euro-opmaak weer.

3.5.3 Randen 

Open de werkmap nota (indien eerder afgesloten)

Randen verzorg je via het Randen-knopje in het Lettertype-deel van het Startlint. Via het bijbehorende lijstknopje kun je allerlei soorten randen kiezen. 

Selecteer de gewenste cellen en ken de gewenste randopmaak toe. Experimenteer er even mee.

Verwijder randen met de Geen rand-optie 

Verwijder ook eens wat randen en herstel ze weer.

3.6 Het afdrukken van een werkblad Afdrukken doe je in deze versie van Excel via de Office-knop. Daarin zit ook de optie Afdrukken. Heb je daarop geklikt dan moet je nog eens voor Afdrukken kiezen aan de rechter kant.  Kies voor Afdrukken. Je kunt hier eventueel nog kiezen voor meer exemplaren.  Klik op OK om het afdrukken te bevestigen. De berekening verschijnt op papier. We gaan de nota nogmaals afdrukken, maar bekijken eerst met het Afdrukvoorbeeld{Print Preview} hoe de nota er op papier uit komt te zien. 

Ga weer naar het Afdrukken-menu maar kies nu voor Afdrukvoorbeeld.

Het afdrukvoorbeeld verschijnt met de cursor in de vorm van een vergrootglas. Als je per ongeluk met het vergrootglas op een onderdeel van de berekening klikt, dan zoom je in. Door nogmaals op de berekening te klikken verschijnt het pagina-overzicht weer. Moet de naam van het spreadsheet (Engelse naam voor het werkblad) in de kop afgedrukt worden, dan kan dat met de Pagina-instelling knop uit het Afdrukvoorbeeldvenster: 

Klik op de knop Pagina-instelling{Set up}

Het dialoogvenster Pagina-instelling verschijnt met de tabbladen: Pagina, Marges, Koptekst/Voettekst en Blad. {Page, Margins, Header/Footer}, Sheet} Bureau voor Taal en Informatica


Excel intro



Kies het tabblad:Koptekst/Voettekst{Header/Footer}



Klik op de lijstknop



Kies de optie nota(.xls)



[OK]



[Afdrukken{Print}]

naast het kader onder Koptekst{Header}

Het dialoogvenster Afdrukken{Print} verschijnt. In dit venster kun je ondermeer aangeven of je een selectie of het hele werkblad af wilt drukken, hoeveel keer je de berekening wilt afdrukken en of je alles op een aantal pagina's wilt afdrukken (als de berekening niet op één pagina past). 

Breng geen wijzigingen in het dialoogvenster aan en klik op de knop OK



Controleer of de werkmap met Nota als paginatitel werd afgedrukt



Sluit de werkmap Nota zonder de wijzigingen op te slaan


Excel intro


3.7 Leeropdrachten Sessie 3 - 4

3.7.1 Opdracht 2 

Open het bestand rekenschema uit je eigen map.



Pas als volgt aan. In de cellen E3 t/m E 7 moeten uiteraard formules komen. (Die formules gaan allemaal uit van de normale prijs. Er is nog wel veel meer te bedenken, maar dat kun je wel doen zodra je zelf concertgebouwdirecteur geworden bent.)



Bewaar de werkmap onder de naam totaalprijs in de eigen archiefmap en sluit de werkmap.

Sessie 3 - 5


Plaats de volgende gegevens in een nieuw werkblad en maak daarbij gebruik van de volgende aanwijzingen: Type eerst de gegevens en de formules in, pas daarna de opmaak. Gebruik de vulgreep om de functie in F3 uit te vullen. Laat alle getallen zonder decimalen weergeven Laat de kolombreedtes automatisch aanpassen Voorzie de cellen van de benodigde kaders



Excel intro



Maak een afdruk van de berekening met de knop Afdrukken{Print}



Sla de werkmap op als woning en sluit hem



Open de werkmap woning



Maak nog een afdruk van de berekening maar nu met Woning in de koptekst



Sluit en bewaar de werkmap


Ronde vier( Optelmethodes,

Excel

4.

meer opmaak en vulgreep-foefjes) - 24

Ronde vier (Optelmethodes, meer opmaak en vulgreep-foefjes)

Sessie 4 – 1 Veel handelingen die je in een spreadsheet uitvoert, hebben betrekking op een reeks cellen zoals de functie Autosom in de voorgaande module. Vaak weet Excel zelf wel om welke cellen het gaat, som moet hij (zij?) daar een handje bij geholpen worden.

4.1 Optelmethoden 

Neem onderstaande gegevens over in een nieuwe werkmap (let op, begin in B7)

Reeksen kun je snel optellen met de Somknop

. Je kunt dat op verschillende wijzen doen.

4.1.1 Automatisch Reeks laten bepalen 

Zet de celwijzer op cel G10



Dubbelklik op Som (

)

Excel is nu zo pienter geweest om te weten dat het om de reeks C10:F10 ging. Hij kijkt dan wat om zich heen en ziet boven zich geen getallen maar wel een aantal getallen ter linkerzijde. Die telt hij dan op. Je de kolombreedtes van meerdere kolommen in één keer aanpas. Je selecteert ze dan in de kop en dan hoef je maar op één van de scheidingslijntjes te dubbelklikken: 

Gebruik de vulgreep om ook de cellen G11 t/m G14 te vullen.



Pas de kolombreedtes zo aan, mocht het resultaat van de optelling in cel G10 als een aantal hekjes ###### of in wiskundige notatie (bijv 2E+06) verschijnt

Soms moet je hem er wel een beetje bij helpen om de juiste reeks te kiezen. Kijk maar:



Excel


4.1.2 Reeks zelf bepalen We gaan de tabel nog een beetje verder aanpassen. 

Type de tekst Totaal in cel B15

Nu willen we in C15 een totaal hebben van C10 t/m C14. We willen met name niet dat C9 ook meegenomen wordt want dat is een kwartaalnummer (kwartaal 1, bijvoorbeeld). Helaas heeft Excel geen boodschap aan deze subtiele wens. Gebruik je de somknop in C15 dan wordt die 1 ook keurig aan het totaal toegevoegd. Totaal onverantwoord! Een ingreep is noodzakelijk! 

Selecteer de cellen C10 t/m C15 ( ja, inclusief de laatste lege cel)



Klik nu eenmalig op de somknop.

Reken het maar even na, maar Excel heeft die 1 nu niet meegenomen.

4.1.3 Kopiëren (relatief) 

Gebruik de vulgreep om de formule naar D15 t/m G15 te kopiëren

Het aardige van die vulgreep is dat hij de formule voor ons gekopieerd heeft. Maar niet zo maar even domweg gekopieerd! Hij heeft die formule voor ons ook nog eens netjes aangepast. Sessie 4 - 2

4.2 Meer opmaakmogelijkeden. In het Lettertype-deel van het Start-lint vind je de meeste opmaakmogelijkheden.  Bekijk ze allemaal maar eens en probeer dan de gegevens eens ongeveer de volgende opmaak mee te geven (ander lettertype, lettergrootte, letterkleur, celachtergrond, randen):

Centreren doe je met een knopje in het Uitlijnen-deel.  Centreer de kwartaalnummers.



Excel


4.2.1 Gegevens visueel verplaatsen Stel dat je de tekst in B7 toch liever wat hoger wilt hebben, bijv. in 

Selecteer B7



Plaats de punt van de muiscursor op de rand van het geselecteerde gebied (moet in een pijl veranderen)



Druk de muisknop vast en sleep het geheel naar B1



Kies een ander lettertype en maak de tekst behoorlijk groot, zodat hij bijna drie cellen vult.



Geef de tekst een ander kleurtje en zorg ook voor een achtergrondkleur.

„Tja om dat laatste voor elkaar te krijgen moet je drie cellen een kleurtje geven. Het kan ook anders. 

Verwijder de achtergrondkleur uit C1 en D1.



Selecteer B1 t/m D1



Kies nu voor Samenvoegen en centreren:



Type Jaar in B3 en versleep D7 naar D3



Selecteer B9 t/m G15 en sleep alles vanuit de rand naar rij 5.

4.2.2 Rijen verwijdereren 

Sleep de tabelgegevens terug naar hun oorspronkelijke plaats.

Je had zo ook hoger kunnen plaatsen door wat rijen te verwijderen. Selecteer rij 4 t/m 8 in de rijkop Rechtermuisknop en kies Verwijderen 

Maak een afdruk van de berekening met de naam van de werkmap in de koptekst.



Bewaar de werkmap tussentijds met de knop Opslaan{Save}en sluit hem.

4.3 De vulgreep Zoals we al gezien hebben, zit er in iedere celselectie in de hoek rechtsonder een speciaal plekje: de vulgreep! Daarmee kunnen we snel kopiëren, maar deze grapjas heeft nog meer in z'n mars Je kunt hem ook gebruiken om een reeks horizontale of verticale cellen automatisch te vullen met oplopende waarden. Bijvoorbeeld: getallen, de dagen van de week, maanden of jaren. Bureau voor Taal en Informatica


Excel




Zet, indien nodig, een nieuwe werkmap op je scherm



Type januari in cel B2



Zorg dat cel B2 actief is en zet de cursor op de vulgreep



Klik de linkermuisknop vast, als de cursor in een plusteken verandert



Sleep de cursor opzij naar cel H2 en laat de muisknop los

De cellen worden automatisch gevuld met de volgende maanden. 

Probeer dit ook met de dagen van de week, maar nu onder elkaar (verticaal vullen)

Je mag ook alleen de eerste twee letters van een dag of de eerste drie letters van de maand invoeren. 

Probeer dit



Wis de reeksen in het werkblad

Als je een reeks cellen met oplopende waarden, zoals jaartallen, wilt vullen, dan moet je gelijktijdig de Ctrl-toets ingedrukt houden anders wordt de inhoud gekopieerd. 

Type 1980 in cel B2



Zorg dat cel B2 actief is en zet de cursor op de vulgreep



Klik de linkermuisknop vast, als de cursor in een plusteken verandert



Druk en hou de Ctrl-toets ingedrukt

Aan de cursor wordt een klein plusje toegevoegd. 

Sleep de cursor een aantal cellen naar rechts of naar beneden.



Laat eerst de muisknop en daarna de Ctrl-toets los.

Je kunt de vulgreep ook gebruiken om een reeks cellen met getallen met een vaste interval te vullen. Bijvoorbeeld (met interval 3) : 3, 6, 9, 12, 15 of (2 aflopend) 10, 8, 6, 4, 0, -2, -4. 

Wis alle cellen.



Start indien nodig een nieuwe werkmap.

Je bepaalt de vaste interval door in twee cellen de eerste twee getallen te typen. We maken een reeks met interval 7 

Zet in cel B2 het getal 7



Zet in cel B3 het getal 14.



Selecteer de beide cellen.



Excel




Zet de cursor op de vulgreep van de selectie.



Druk en hou de linkermuisknop ingedrukt als de cursor in het plusteken verandert.



Sleep de cursor naar cel B16 en laat de linkermuisknop los.

Je ziet dat de reeks getallen oploopt naar 105 met interval 7. 

Maak een reeks met een vaste interval naar rechts.



Maak een aflopende reeks met een vaste interval.



Sluit de werkmap zonder te bewaren

Sessie 4 - 3

4.4 Oefeningen 4.4.1 Oefening 1 In een nieuwe werkmap: 

Probeer eens weeknummers in een rij te krijgen zonder dat je ze allemaal hoeft in te typen, bijv.



Probeer ook een reeks te maken van twee getallen die niet in aaneen grenzende cellen staan. Zie hiernaast.



Sluit zonder te bewaren

4.4.2 Oefening 1 In een nieuwe werkmap 

Type de volgende gegevens in:



Bewaar als bestseller01. Bureau voor Taal en Informatica

Excel





Zorg er nu voor dat het er zo uit komt te zien (met de juiste functies, opmaak, visueel verplaatsen etc)



Zorg er ook nog voor dat de foutmeldingen (de groene driehoekjes) verdwijnen.



Bewaar als bestseller02 en sluit de werkmap (en Excel, zo gewenst)


Relatief en absoluut kopiëren, databases en grafieken -

Excel

30

5. Relatief en absoluut kopiëren Sessie 5 - 2

5.1 Relatief kopiëren. 

Open de werkmap pennen (de getallen kunnen afwijken van het voorbeeld hiernaast)



Maak de cellen D6 t/m D8 weer eens leeg.



Kijk eens goed naar de functie in D5 (=B5 * C5)



Gebruik de vulgreep om D6:D8 weer met een functie te vullen.



Kijk nu eens naar wat er in D6:D8 staat en je zult zien dat de vulgreep de functie uit D5 niet letterlijk heeft overgenomen, maar heeft aangepast aan de nieuwe situatie. In D6 staat bijv. =B6 * C6 en niet =B5 * C5!

Eigenlijk best wel een intelligente manier van “kopiëren”. Excel houdt er rekening mee dat als jij een functie naar beneden toe kopieert dat je ook wilt dat die functie geldt voor de gegevens van die rij. Standaard wordt dan ook het rijnummer opgehoogd. Ze noemen dit Relatief Kopiëren. Kopieer je horizontaal dan wordt de kolomverwijzing automatisch aangepast! B1 zou dan C1 worden etc. We gaan een kolom BTW en een kolom Incl. BTW toevoegen 

Plaats in de cellen: E3: de tekst BTW F3: de tekst Incl.BTW E5: het getal 19 % F5: de formule =d5+d5*e5 Zet de bedragen op 2 cijfers achter de komma Laat indien nodig, de kolombreedtes aanpassen.



Kopieer de inhoud van E5 naar de cellen E6 t/m E9



Kopieer de inhoud van F5 naar de cellen F6 t/m F9

Alles zou weer netjes relatief gekopieerd moeten zijn.

5.2 Absoluut kopiëren Er zijn best wel veel omstandigheden waarin dat intelligente, relatieve “gekopieer” erg irritant kan zijn, omstandigheden waarin je juist niet wilt dat een celverwijzing in je functies aangepast wordt. Daar gaan we nu eens naar kijken. Als het Btw-percentage in onze pennentabel verandert, moet je de Btw in de cellen E5 t/m E9 wijzigen. Dat is nu niet zoveel werk. Het is lastiger als er 5000 artikelen in de lijst staan. Makkelijker en overzichtelijker is, om het Btw-percentage in één cel vast te leggen en de formules daarnaar Bureau voor Taal en Informatica


Excel

31

te laten verwijzen. 

Wis de cellen E3 t/m F9

Door het intypen van een %-teken is de opmaak van de cel op percentage gezet. Dat kan vervelende gevolgen hebben en is iets wat we even tussen de bedrijven door op moeten lossen. 

Type in E5: 100 en bevestig

Excel zet het percentageteken achter het getal. Willen we dat niet dan moet de opmaak van de cellen gewist worden. Weet je nog hoe dat ging? 

Selecteer E5:E9 en wis de opmaak van die cellen

Zo die opmaak is weer verwijderd, nu verder 

Type in: B1: de tekst BTW, in C1: het getal 19 % (breedte aanpassen?) E3: de tekst Incl.Btw E5: de formule =d5+d5*c1



Kopieer de formule naar de cellen E6 t/m E9 (zal niet helemaal goed gaan, maar lees door!)



Laat de kolombreedte van kolom E aanpassen

In E7 staat een foutmelding en in E6 en E8 is de BTW niet berekend. Eerder hebben we aangegeven dat de rijnummers automatisch aangepast worden bij het kopiëren. Aan dat principe is Excel ook nu trouw gebleven! 

Zet de celwijzer op E6 en merk op dat de formule naar C2 verwijst. Daar staat echter niets en dus wordt de BTW niet berekend

De formule in E7 verwijst naar cel C3 (tekst is geen waarde) en de formule in E8 verwijst naar C4. 

Kijk maar!

De verwijzing naar C1 in de formule =d5+d5*c1 moet dus vastgezet worden (absolute verwijzing). Hiervoor moet de formule in E5 gewijzigd worden. 

Dubbelklik op cel E5

òf F2

De tekstcursor staat in cel E5. 

Zet de tekstcursor tussen de C en de 1 in de formule



Type hier een dollarteken in ($) (zit op de 4-toets)

De formule verandert als volgt: =d5+d5*c$1. Je hebt hiermee gezegd dat je niet wilt dat die 1 bij het vulgreepkopiëren aangepast wordt. Het rijnummer moet op deze plek onveranderd blijven. 

Bevestig de invoer met Enter of de invoerknop



Kopieer de formule nogmaals naar E6 t/m E9 Bureau voor Taal en Informatica


Excel



Controleer of de formule in elke cel naar C1 verwijst



Verander de BTW en controleer het resultaat

!

Het kopiëren met een vaste verwijzing wordt Absoluut kopiëren genoemd.



Laat de getallen in B5 t/m E9 met twee decimalen weergeven



Sla het werkblad tussentijds op met de knop Opslaan{Save}

32

We verplaatsen de hele berekening twee rijen naar beneden en 1 kolom naar rechts 

Selecteer de cellen A1 t/m E9



Beweeg (niet klikken) de celwijzer over de rand van de selectie totdat de celwijzer in de pijl verandert



Klik de linkermuisknop vast als de celwijzer in de pijl verandert (linkermuisknop pas loslaten als je de opdracht krijgt)



Sleep de muis een kolom naar rechts en twee rijen naar beneden

Tijdens het verslepen verschijnt de selectie als een kader. 

Laat de linkermuisknop los als het selectiekader de cellen B3 t/m F11 bedekt

De berekening wordt verplaatst naar de selectierechthoek B3 t/m F11. Sessie 5 - 2

5.3 Werken met een database. In Excel kun je ook heel goed gegevens bijhouden, zoals een adressenlijst. Zo'n lijst kun je dan eventueel gebruik samen met Word om etiketten uit te draaien etc. Zo'n lijst is in Excel ook heel goed te manipuleren, er zijn mogelijkheden om te sorteren/alfabetiseren en gewenste gegevens eruit te filteren. We gaan er in deze ronde even kort naar kijken:

5.3.1 Gegevens invoeren 

Start een nieuwe werkmap

Gegevenslijsten vereisen per gegevenskolom een kolomnaam (ook wel veldnaam) genoemd. Gewoonlijk komt die bovenaan te staan. We gaan een simpel adressenlijstje maken met alleen maar Voornamen en Woonplaatsen. 

Type in A1 Voornaam en in B1



Maak die veldnamen Vet{Bold} (niet echt nodig, maar leest gemakkelijker)

Woonplaats

5.3.2 Gegevens invoeren Excel maakt ons het invoeren van gegevens heel gemakkelijk. 

Type in A2 Jan en druk op Enter Bureau voor Taal en Informatica


Excel



Type in A3 Piet en druk op Enter



Type in A4 Klaas en druk op Enter

33

Nu komt het! In de volgende cel (A5) moet ook weer een Jan komen. 

Type in A5 alleen maar j (kleine letter mag). Nog niet op Enter drukken

Je ziet nu dat Excel je j al tot Jan heeft aangevuld. Hij doet dit op basis van een analyse van het voorgaande. Je hoeft nu alleen nog maar op Enter te drukken. 

[Enter]



Doe hetzelfde met de tweede Klaas die in A6 moet

In A7 willen we Karel hebben, let op! 

Type K A7 (Excel wil tot Klaas aanvullen, maar dat is niet goed)



Blijf doortypen met Karel en [Enter]

Door gewoon door te blijven typen negeer je dus de aanvulsuggesties. Wel staat Excel nu voor een loyaliteitsdilemma. Type je straks weer K in, moet hij dan Klaas of Karel suggereren? De lafaard, hij doet even niets totdat je ook de twee letter ingetypt hebt. 

Type k in A8 (gebeurt niets!)



Vervolg met l (probleem opgelost) en [Enter]



Vul het lijstje aan met Egbert en nog een Jan

Nu de plaatsnamen nog. Onze vrienden wonen in Groningen, Rotterdam en Amsterdam. 

Vul in volgens het volgende schema (maak gebruik van aanvullen) Voornaam Jan Piet Klaas Jan Klaas Karel Egbert Jan

Woonplaats Amsterdam Groningen Amsterdam Rotterdam Groningen Rotterdam Amsterdam Groningen

5.3.3 Sorteren Het Start-lint bevat ook een onderdeel Bewerken



Excel

34

Klik je op het lijstknopje bij de knop Sorteren en filteren dan krijg je een aantal mogelijkheden te zien: Sorteert oplopend (van A naar Z of van een laag naar een hoog getal) Sorteert aflopend (van Z naar A of van een hoog naar een laag getal) 

Plaats de cursor op een cel met een voornaam erin. (kolom niet selecteren!)

Noteer even dat Egbert in Amsterdam woont. 

Klik op de knop Oplopend sorteren{Ascending}

Merk op dat de Woonplaatsen hun inwoners trouw zijn gebleven. Egbert woont nog steeds in A'dam. 

Sorteer Aflopend{Descending} op Woonplaats (de cursor moet op één van de woonplaatscellen staan)

5.3.4 Filteren Je kunt ook relevante gegevens uit zo'n tabel filteren. 

Zorg ervoor dat één van de cellen in de tabel geselecteerd is



Kies nu uit het lijste Filter

Merk op dat er nu een lijst-driehoekje is verschenen in de titelcellen!

We willen wel eens even weten wie er nog in Mokum durft te leven. 

Klik op het driehoekje naast Woonlaats

Het volgende verschijnt en je kunt nu maar kiezen door vinkjes te selecteren of weg te halen. 

Probeer

Aan het filtericoontje in het lijstknopje naast Woonplaats kun je zien wanneer het om een selectie gaat. driehoekje kun je zien dat nu slechts een selectie getoond wordt.

5.3.5 Terug naar af. Om de rest van Nederland ook weer terug te krijgen, kies je voor Alles Selecteren 

Herstel de volledige tabel Bureau voor Taal en Informatica


Excel

35

Het filtergeweld wordt als volgt gestopt: 

Klik weer op dezelfde Filter-keuze van het Sorteerknopje.



Bewaar en sluit als Voornaam

Sessie 5 - 3

5.4 Werken met grafieken Wat Excel voor velen interessant en/of leuk maakt is de mogelijkheid om gegevens in de vorm van een grafiek te presenteren, verkoopcijfers bijv.

5.4.1 Het Invoegen-lint 

Type in een nieuwe werkmap de volgende gegevens in (niet alle maanden uittypen, daar heb je een foefje voor geleerd!)



Bewaar de werkmap tussentijds als Omzet.

Bij het maken van grafieken is het vaak het gemakkelijkst om te beginnen met een selectie van de relevante gegevens. De gegevens, dus, die in de grafiek gerepresenteerd moeten worden. 

Selecteer de cellen A1 t/m B13.



Kies nu voor het Invoegenlint.

In het Grafieken-onderdeel van het lint zie je de diverse grafiektypen waaruit je kunt kiezen.



Klik op de knop Kolom en daarna op de bovenste variant

En voila, daar is je grafiek. In de rand (4 pijltjes) kun je hem ook wel wat verplaatsen. 

Verplaats de grafiek wat meer naar rechts.

Klik in de titel (Omzet) en verander die in Verloop omzet 2011

Voor een ander grafiektype klik je op de knop Ander Grafiektypelinks in het nieuwe lint (Ontwerpen) dat automatisch verschenen is bij het maken van de grafiek: Bureau voor Taal en Informatica


Excel



Klik hierop en kies dan het eerste Lijn-type. [OK]

Om er ook een verticale tekst bij te krijgen, bijv. om aan te geven wat die getallen precies voorstellen, kun je voor een indeling kiezen met de knop Snelle indeling 

Klik op die knop en daarna op Indeling 1



Verander de tekst Astitel in Omzet in Euro’s.

Het moet zoiets geworden zijn:



Bewaar en sluit.

Sessie 5 - 4


Neem de onderstaande tabel over in een nieuwe werkmap


36


Excel



Maak een (3D) cirkelgrafiek die er ongeveer zo uitziet:



Bewaar de werkmap als teelt

37


Neem onderstaande gegevens over in een nieuwe werkmap. Maak daarbij zoveel mogelijk gebruik van de geleerde technieken. Vastzetten van verwijzingen met $, de vulgreep, autosom etc. De heren vertegenwoordigers krijgen elk maandelijks een percentage van de omzet. Het maandinkomen van deze heren in de kolommen C t/m E moet uiteraard door formules berekend worden. Ook alle totalen, natuurlijk.


Excel


38

Dit zou het resultaat moeten zijn (alles afgerond op hele euro‟s):



Verzorg nu de opmaak met verplaatsing van een aantal gegevens zodat het er een beetje als volgt uit komt te zien.


Excel




Zet er nog even een lijngrafiek onder van de omzet Januari t/m December



Bewaar de werkmap als provisie


39

Ronde zes (functies) -

Excel

40

6. Ronde zes (functies) 6.1 Functies begrijpen Bij het optellen van een lijst met getallen kan deze formule met verwijzingen gebruikt worden: =B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13 Handiger is in zo‟n geval de formule: =som(B3:B13) Excel noemt dit soort formules functies. Excel heeft verschillende soorten functies, hier volgt nog een aantal voorbeelden: Nederlands: =Som(A1:A45) =Gemiddelde(A1:A8) =Max(B3:B12) =Min(A1:F1) =Aantal(A1:A20)

Engels: =Sum(A1:A45) =Average(A1:A8) =Max(B3:B12) =Min(A1:F1) =Count(A1:A20)

=Aantalarg(A1:A20)

=Counta(A1:A20)

(Hoofdletters niet belangrijk!!) Optellen van de waarden Berekent het gemiddelde van de waarden Geeft het hoogste getal in de reeks (maximum) Geeft het laagste getal in de reeks (minimum) Telt het aantal cellen waar een waarde (getal) in staat (geen tekstcellen) Telt het aantal cellen met inhoud (zowel tekstcellen als cellen met een waarde)

Bij deze functies geef je tussen de haakjes het bereik aan. Het bereik Al:B4 omvat de cellen Al, A2, A3, A4, Bl, B2, B3 en B4. etc. Functies bevatten verwijzingen naar andere cellen. De verwijzingen veranderen wanneer je de functie gaat kopiëren, net als bij het kopiëren van formules. 

Klik op de knop

als je nog geen nieuwe lege werkmap voor je hebt.

6.2 Invoeren van functies Er zijn verschillende manieren om een functie in te voeren. Je kunt bijv. =som(A1:A8) gewoon in de juiste cel typen, maar het gebruik van de muis kan ook handig zijn : 

Type het volgende in in de A-kolom:



Selecteer de cel onder deze 8 cellen.



Typ



Selecteer nu de 8 cellen met je muis.



Bevestig met ENTER of klik op de vink in de formulebalk. Het laatste (sluitende) haakje wordt door Excel automatisch toegevoegd!



Wis de functiecel en probeer ook enkele andere functies. Type eens een tekst in de lege cel en vergelijk dan =aantal(A1:A8) met =aantalarg(A1:A8)

=max(



Excel

41

6.3 Functies nog visueler plaatsen De basisfuncties (=aantalarg niet) kun je ook vanuit het startlint plaatsen met het keuzelijstje naast het Som-knopje: Om het juiste cellenbereik goed te bepalen, kun je het beste daarmee beginnen en de beoogde cellen selecteren + de cel waar je de functie in wilt hebben. Klik dan op de gewenste functie.  Wis de functie in A9 telkens en probeer op deze manier een aantal functies te plaatsen.

6.4 Even spieken Het is vaak goed om die balk helemaal onderaan, de zgn. statusblak eens in de gaten te houden. Je krijg daar namelijk ook allerlei tussendoorse gegevens te zien. Misschien wil je het gemiddelde van een bepaalde reeks wel niet echt in een cel zetten, maar toch voor jezelf even bekijken. Dan krijg je dat daar te zien en ook de som en het aantal.  Selecteer maar eens een stuk of vier van de cellen met getallen. Onder aan zie je nu:

6.5 Meerdere gebieden selecteren Je kunt bij de functies ook meerdere bereiken aangeven. Tussen de bereiken plaats je dan als scheidingsteken een puntkomma. De bereiken kun je typen of met de muis (slepen) aangeven. Voor het slepen van een niet aaneengesloten bereik heb je de CTRL-toets nodig. Voorbeeld van een som-functie met drie bereiken. =som(A1:A8;D4:D7;E1:E4) {=Sum(A1:A8;D4:D7;E1:E4)} 

Verzorg de volgende tabel. Laat A1 nog open.

Stel nu dat je in A1 de som wilt hebben van B3 t/m B6 samen met D3 t/m D6. Dan ga je als volgt te werk. 

Selecteer A1 en klik op het -pictogram (een snelle manier om =som( in te typen)



Selecteer nu B3 t/m B6, hou de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer ook nog D3:D6. Bureau voor Taal en Informatica


Excel



Bevestig.



Sluit zonder op te slaan.

42

6.6 Leeropdrachten


Start een nieuwe werkmap



Neem de onderstaande gegevens over, het totaal, het gemiddelde cijfer, het hoogste cijfer, het laagste cijfer en het aantal vakken bereken je met behulp van functies. De getallen in het grijze vlak moeten dus door functies uitgerekend worden! De uitkomsten staan hieronder gegeven. JOHAN VAKKEN Biologie Wiskunde Engels Duits Natuurkunde Frans Scheikunde Nederlands Economie Aardrijkskunde Totaal: Gemiddelde cijfer: Hoogste cijfer: Laagste cijfer: Aantal vakken:

5 8 6 7

MIEKE

ANJA 7

6 8

7 9

8 7 7

40 6,8 8 5 6

PAUL

7 9 6 6 50 7,2 9 6 7

5 7 7

42 7,0 9 5 6

6 7 6 4 7 6 7 43 6,1 7 4 7



Toon de gemiddelde cijfers met twee decimalen (met de meer en minder decimalenknopjes in de werkbalk, niet met behulp van een functie!)



Laat de tabel opslaan onder de naam rapport en sluit.

6.6.2 Opdracht 2 Je kunt ook verschillende gebieden van te voren selecteren met behulp van de ctril-toets om er dan bijvoorbeeld een grafiek van te maken. 

Open de werkmap provisie (die je eerder hebt gemaakt) weer en zorg voor de volgende grafiek waarbij de gegevens uit de kolom maandtotaal komen. Het geeft niet waar je hem plaatst.



Excel

o

Bewaar als provisie-2


43

Ronde acht (op herhaling: grafieken en databeheer)

Excel

7.

44

Ronde zeven (op herhaling: grafieken, database)

7.1 Verder met grafieken Sessie 07 - 01

7.1.1 Grafiektypes 

Neem onderstaande gegevens over in een nieuwe werkmap.



Bewaar de werkmap tussentijds als beval.

Bij het maken van grafieken is het vaak het gemakkelijkst om te beginnen met een selectie van de relevante gegevens. De gegevens, dus, die in de grafiek gerepresenteerd moeten worden. We beginnen even met een grafiek waarin we alleen de afkortingen opnemen en ook alleen maar naar Nederland kijken. 

Selecteer de cellen B3 t/m C9 (alleen Nederland dus!)



Ga naar het Invoegen-lint en klik op de Kolom-knop in het Grafieken-deel



Kies het eerste type in de 2D-kolom serie.

Je krijgt nu bovenaan het volgende Grafieken-lintje te zien.

Het is eigenlijk het Bewerken-lint dat bij Grafieken hoort. Zie maar hoe de tab Bewerken nu geselecteerd is:



Excel

45

Dit lint past zich aan aan dat waar je mee bezig bent, dat wat bijvoorbeeld geselecterd is. 

Klik naast de grafiek om de selectie op te heffen.

Je zit nu weer in het Start-lint! 

Klik weer op de (rand van de ) grafiek om hem te selecteren.

Het bijbehorende Bewerken-lint is weer naar voren geschoven. Zo gaat dat dus. Als het om vergelijkingen gaat is de kolom het aangewezen type!!

7.1.2 Titels toevoegen Als Grafiektitel willen we graag hebben: Ingrepen bij bevallingen en op de y-as (de verticale as): Percentage ingrepen 

Kies uit Snelle indeling het type waar je minimaal een titel, legenda‟s en een y-titel hebt (wat je niet nodig hebt kun je altijd weer weghalen)



Voer de titels in.

Je krijgt zoiets:

Sessie 07 - 02

7.1.3 Het basis grafiektype wijzigen Je kunt ook voor een totaal ander type kiezen, een cirkeldiagram bijvoorbeeld: 

Kies via de knop Grafiektype wijzigen het tweede type uit de balk met cirkels.

Bij dit soort grafiek is de specifieke informatie vaak wat spaarzaam. Je moet de percentages zelf maar uit de grootte van de taartpunt aflezen. Daar is iets aan te doen. 

Kies uit de lijst met Snelle indelingen een weergave waarbij je de percentages te zien krijgt.



Zet het grafiektype weer terug op Kolom{Column}



Kies weer de bijpassende snelle indeling om de percentagevermeldingen kwijt te raken. Pas ook verder aan.

7.1.4 Grafiek verplaatsen en grootte aanpassen Om een grafiek te verplaatsen moet hij geselecteerd zijn. Beweeg daarna je muis over de grafiek en zorg ervoor datje cursor de vorm heeft van 4 pijltjes (zonder dat er ook een onderdeel van de grafiek geselecteerd is, anders verplaats je dat!). Dan kun je met ingedrukte muis de grafiek verplaatsen. Bureau voor Taal en Informatica


Excel



46

Verplaats naar een plek onder je gegevens.

Om de grootte aan te passen moet je met de muiscursor op de formaatgrepen zijn. Die vind je in de hoekjes en in het midden van de randen. 

Oefen even met deze opties.

7.1.5 Gegevens toevoegen en verwijderen Laten we Duitsland nu maar eens annexeren en toevoegen aan onze grafiek. 

Selecteer de grafiek.

Je ziet nu in de data dat de tot nu toe meegenomen gegevens met een blauwe rand omgeven zijn. In de hoekpuntjes van die randen kun je de cursor plaatsen en het gebied aanpassen. 

Breid het gebied uit zodat ook Duitsland meegenomen wordt. Laat de muis los.



Voeg Engeland en Amerika ook nog maar toe.

Dan hebben we nu het hele gezelschap. Om bijv. Duitsland weer te verwijderen, selecteer je de Duitsland-kolom in de grafiek en druk dan op Delete. 

Verwijder Duitsland.

Dit alles hadden we overigens ook allemaal al direct bij het begin kunnen doen.

7.1.6 Grafiek verwijderen 

Selecteer de grafiek en druk op de Deletetoets.



Maak in één keer een grafiek van alle landen.

7.1.7 Onderdelen opmaken Onderdelen van de grafiek kun je opmaken door het onderdeel te selecteren en op de rechtermuisknop te klikken. We gaan dat eens voor het legendagebied bekijken. 

Terwijl de grafiek geselecteerd is, klik op het legenda-gebied

Selectiegrepen (blokjes in de randen) verschijnen in het legenda-gebied. 

Maak het legenda-gebied groter/kleiner



Met de muiscursor in het gebied, rechter muisknop.

Via de keuze Lettertype{Font}kun je het lettertype en de grootte (=punten) aanpassen. 

Zorg voor een kleiner lettertype. [OK] Bureau voor Taal en Informatica


Excel

47

Je kunt ook kleine onderdelen selecteren, zoals de X-as of een bepaalde staaf. Aan de blokjes die verschijnen kun je zien welk deel geselecteerd is. 

Selecteer een ander onderdeel van de grafiek, klik rechts (muiscursor op een blokje) en bekijk de mogelijkheden



Klik naast de grafiek in het werkblad als je wilt stoppen met het veranderen van een grafiekonderdeel



Bekijk met het Afdrukvoorbeeld{Print Preview} of de berekening en de grafiek op één pagina komen te staan. Zo niet, dan de grafiek verplaatsen



Maak een afdruk van het werkblad.

Sessie 07 - 03

7.2 Leeropdrachten 7.2.1 Opdracht 1 Je weet al dat je met de Ctrl-toets gebieden kunt selecteren die niet aan elkaar vastzitten. Zo kun je ook met grafieken omgaan. 

Maak een cirkelgrafiek (ongeveer, zoals hier aangegeven) van de situatie in Amerika.



Sluit en sla de werkmap op als beval-2



Excel

48

Sessie 07 - 04


Open de werkmap bestseller op.

Het is lastig om getallen te gebruiken als titels. Excel weet dan niet dat 2011 / 2012 etc. de namen van jaren zijn, teksten dus eigenlijk, die op de X-as horen te komen. Je kunt dat snel oplossen door er herkenbare teksten van te maken, bijv. door de letter “j” voor “jaar” ervoor te plaatsen. 

Pas de jaartitels als volgt aan:



Probeer de volgende grafiek zo exact mogelijk na te maken. Het gaat om de totale omzetgegevens.

Je kunt de onderdelen van de grafiek per onderdeel selecteren en dan aanpassen. Dat doe je door ze met een muisklik te selecteren en daarna met de muiscursor in het geselecteerde gebied op de rechter muisknop drukken. Het zou bijv. wel mooi zijn om de Bureau voor Taal en Informatica


Excel

49

lijn wat lager te laten beginnen:

Je moet daarvoor de verticale as, de Y-as selecteren en opmaken. 

Selecteer de verticale as, de zgn. Y-as en vraag het bijbehorende menu op:



Kies voor As opmaken (niet zichtbaar in bovenstaand plaatje)



Klik op Vast en vul in 500000. Bevestig!



Maak nog een tweede grafiek, een kolomgrafiek vertegenwoordiger over de betreffende jaren, zoiets: Bureau voor Taal en Informatica

van de omzet

per


Excel

50

7.2.3 Plaatsen van de grafieken.  Probeer de grafieken wat te verplaatsen en pas de grootte aan zodat ze naast elkaar onder de gegevens komen te staan. Controleer via het Afdrukvoorbeeld of alles wel op de pagina past.



Druk het geheel, tabel + grafieken af op je printer.



Sluit en bewaar.

Sessie 07 - 05

7.3 Verder met Databases Werkbladen met veel gegevenskolommen zoals voorraad- en offertelijsten of klant- en ledenlijsten zijn vaak lastig te lezen als de rijen niet gesorteerd zijn. Het kan ook zijn dat je voor een bepaalde handeling een andere sortering nodig hebt. In de volgende opdracht breng je een aantal sorteringen aan in het leden-/contributiebestand van een atletiekclub. Om je wat typewerk te besparen, hebben we dit bestand (contrib) al aangemaakt en kun je het van de website downloaden. 

Open het gedownloade betand Contrib. Bureau voor Taal en Informatica

Excel


51

De kolomtitels of veldnamen staan in rij 1 

Pas de kolombreedtes aan. (Selecteer alle kolommen in de kop en dubbelklik op één van de scheidingslijnen)



Laat de totaal al betaalde contributie per lid berekenen in kolom P



Sla het werkblad weer op in je cursusmap (niet sluiten)

We gaan het gegevensoverzicht even snel sorteren op het veld woonplaats. Hiervoor mag je geen kolommen in de kolomkop selecteren!!!! Je moet alleen een cel (geeft niet welke) in de beoogde kolom selecteren. 

Zet de celwijzer ergens in de kolom Woonpl



Kies uit het Start-lint in de groep Bewerken (aan de rechterkant) het selectieknopje naast het AZ-teken



Klik op de optie Sorteren van A naar Z



Controleer of de woonplaatsen op alfabetische volgorde gesorteerd staan

Zoals we al wel gezien hebben, is het niet zo dat alleen de woonplaatsen gesorteerd worden, anders zou elk clublid plotseling op een ander adres zijn gaan wonen. Excel houdt tijdens het sorteren de gegevens per rij bij elkaar. Dat gaan we nog één keer controleren. 

Noteer of onthoud het adres en de woonplaats van clublid Cor Appelpie



Laat de gegevens aflopend sorteren op woonplaats (celwijzer in de kolom Woonpl en dan voor Van Z naar A kiezen)



Controleer of de gegevens van het clublid Cor Appelpie nog bij elkaar staan



Sorteer de gegevens op een aantal andere velden

Opm: Excel sorteert alleen aaneengesloten rijen en kolommen. Je kunt dus meerdere gegevenstabellen in een werkblad afzonderlijk sorteren, mits de gegevens gescheiden zijn door een lege rij of kolom.



Excel

52

7.3.1 Sorteren op meer velden Stel je wilt een alfabetisch overzicht per woonplaats, waarbij de achternamen per woonplaats alfabetisch gesorteerd staan. 

Zorg ervoor dat de celwijzer ergens in de tabel staat



Kies nu uit het Sorteren-menu de optie Aangepast sorteren

Je krijgt zoiets (lijst nog niet uitgeklapt):



Klik op Niveau toevoegen en kies dan Achternaam

Aan de rechterkant in de knoppenbalk staat: De gegevens bevatten kopteksten. Omdat je deze koppen bij het sorteren niet mee wilt nemen moet dat wel aanstaan (aangevinkt)!!! 

Bevestig de instellingen in het dialoogvenster Sorteren met de knop OK en controleer het resultaat

Je kunt nog meer sorteersleutels opnemen, bijvoorbeeld het adres. Het gegevensoverzicht wordt dan eerst op woonplaats, daarna binnen elke woonplaats op achternaam en vervolgens per achternaam op het adres gesorteerd. 

Probeer dit



Probeer nog een aantal sorteringen met andere sleutels



Probeer de sporters eens op leeftijd te sorteren (van oudste naar jongste)

Sessie 07 - 06

7.3.2 Nu nog eens filteren: Bij die Sorteren en filter-knop in het Bewerken-deel van het Start-lint kun je ook voor Filter kiezen. 

Kies het Filter

Je krijgt:



Zet eerst in het lijstje dat bij Woonpl hoort Alles selecteren uit.



Kies nu uit het lijstje van Woonpl : Amsterdam. Bureau voor Taal en Informatica


Excel



53

Filter alle mannetjes en vrouwtjes er eens uit!

De volledige tabel kun je herstellen door in het menu Sorteren en filteren Filter weer uit te klikken. 

Herstel oorspronkelijke tabel

7.4 Een grote berekening afdrukken De meeste printers drukken af op het papierformaat A4 (21 x 29,7 cm). Als een berekening breder of langer is dan het beschikbare papierformaat, dan wordt het gedeelte dat buiten het papierformaat valt, iets lager op dezelfde pagina of op de volgende pagina afgedrukt. Met Excel kun je de berekening samenpersen op één pagina. 

Zorg voor het Afdrukvoorbeeld (via Officeknop en Afdrukken!)

In de statusbalk, onderaan het scherm, wordt aangegeven dat de berekening (het gegevensoverzicht) over 2 pagina's wordt verdeeld (pagina 1 van 2). We kunnen er mee beginnen om de gegevens op een liggend i.p.v. staand blad te zetten. 

Klik in het Afdrukvoorbeeld-lint op Pagina-instelling en Afdrukstand



Activeer de de optie Liggend



Bevestig de pagina-instellingen met de knop OK

De tabel past nu bijna liggend op een A4-tje. Met een kleine aanpassing persen we alles op één bladzij. 

Ga weer naar het Afdrukvoorbeeld en kies Pagina-Instelling.



Klik hier op Aanpassen aan en zet de breedte en hoogte op 1 pagina.

De statusbalk onderaan het scherm geeft aan dat de berekening nu op één pagina wordt afgedrukt (pagina 1 van 1). Of de berekening nog leesbaar is op papier, is onder andere afhankelijk van de kwaliteit van de printer en je ogen, en de mogelijkheid om landscape (liggend) af te drukken. 

Laat de berekening afdrukken met de knop Afdrukken{Print} en bevestig de opdracht in het dialoogvenster afdrukken met de knop OK Bureau voor Taal en Informatica


Excel



54

Sluit en sla de werkmap op als contrib2

Sessie 07 - 07

7.5 Leeropdracht 

Open de gedownloade werkmap sal_adm



Ze de kolombreedtes op optimaal.



Sorteer achtereenvolgens op: Afdeling, Woonplaats en Functie



Laat met de SOM-knop het totaal van de salarissen berekenen in P57



Sorteer, met de sorteerknop aflopend, op het veld Jaarsalaris



Los het probleem met de totaalformule op (Kijk naar een oplossing op video als je er niet uitkomt.)



Sorteer, met drie niveaus, op de velden Afdeling, Functie, Jaarsalaris



Sorteer met drie niveaus op Woonplaats, Achternaam en Adres



Maak het werkblad op met kaderranden en grijstinten



Maak een liggende afdruk van het gegevensoverzicht op twee pagina‟s



Produceer een selectie (via filteren) van alle dames in Leeuwarden (je kunt op meer dan één veld/kolom filteren!)



Herstel alle gegevens



Bewaar en sluit de werkmap als sal_adm2 in je cursusmap


Ronde acht (meerdere werkbladen gebruiken)

Excel

55

8. Ronde acht (werkbladen en werkmappen) Sessie 08 - 01

8.1 Werkbladen een (andere) naam geven. Excel komt standaard al met drie werkbladen, maar tot nu toe hebben we alleen nog mar van blad1 gebruik gemaakt. Die anderen staan er natuurlijk ook niet voor niks. 

Start een nieuwe werkmap.



Type een willekeurig getal in cel A1

Aan de bladtabs onder aan je scherm kun je aan de witte achtergrondkleur zien dat Blad 1 het actieve werkblad is.

Vóór de bladtabs staan de tabschuifknoppen. Deze kun je gebruiken om niet zichtbare bladen zichtbaar te maken. We hebben nu maar drie en die zijn allen zichtbaar. Deze knoppen kun je nu dan ook niet gebruiken.! De verzameling werkbladen 1 t/m 3 wordt een werkmap genoemd. Het aantal werkbladen in een werkmap kun je aanpassen. 

Type de tekst Blad 1 in cel A1



Klik op het tabje onderaan van Blad2{Sheet2}



Type de tekst Blad 2 in vel A1 van dit blad



Klik nu wisselend op Blad1{Sheet1} en Blad2{Sheet2}

Zo "blader" je dus in Excel.

8.2 Werkblad verwijderen. 

Klik met de rechtermuisknop op Blad3{Sheet3}



Kies in het snelmenu (rechter muisknop) op de optie Verwijderen en bevestig de vraag of je het werkblad permanent wilt verwijderen met de knop OK (mocht die vraag gesteld worden)

8.3 Werkblad invoegen Met het snelmenu kun je ook een nieuw werkblad invoegen. Het werkblad dat je op deze manier invoegt komt voor de actieve bladtab te staan. 

Selecteer Blad2{Sheet2}



Excel



Roep het tabbladsnelmenu op (met de rechtermuisknop)



Klik op de optie Invoegen



Klik indien nodig op het icoon werkblad en bevestig met OK. !

56

De andere type bladen worden niet behandeld in deze cursus.

8.4 Bladen verplaatsen Het nieuwe tabblad, Blad 4, staat voor Blad 2. We gaan dit tabblad verplaatsen. 

Maak, indien nodig, Blad 4 actief



Zet de punt van de muiscursor op Blad 4 en klik de linker muisknop vast (pas loslaten als je de opdracht krijgt)



Sleep de muiswijzer naar rechts, achter Blad 2



Laat de linkermuisknop los

8.5 Bladnaam wijzigen We gaan de namen van de tabbladen wijzigen. 

Activeer tabblad 1 en roep het tabblad-snelmenu op



Klik op de keuze Naam wijzigen...



Type nu de naam Werkblad 1 en druk op Enter.



Wijzig op dezelfde manier de naam Blad2in Werkblad 2 en Blad4in Werkblad 3



Voeg nog twee bladen toe en noem die Werkblad 4 en Werkblad 5. Plaats ze achteraan.



Sla de werkmap (voor de zekerheid) op als werkmap.xls

8.6 Totaalblad gebruiken Nou willen we deze werkmap gaan gebruiken om onze kwartaalverkoop bij te houden. Daarnaast willen we graag een overzicht houden van de jaarverkoop. Je kunt dit zo uitgebreid maken als je maar wilt, maar we houden het hier maar even kort.  Type in Werkblad 2 het volgende:


Excel


57

 Selecteer de getallen alleen en klik op het Valutaknopje in het Getal-gebied van het Startlint.  Selecteer A1 t/m B5, kopieer ze met behulp van het kopieer-knopje in ht Klembord-gebied van het startlint en plak ze (via het ook aanwezige plakken-knopje) in alle nog legen werkbladen op dezelfde plek (dus vanaf A1)  Verander de namen van de werkbladen nog eens als volgt: Jaartotaal Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4  Verander ook de tekst in A1 overal en vervang door de juiste titels.  Haal in het blad Jaartotaal en het Derde en Vierde kwartaal de getallen weg. Verander de getallen in het Tweede kwartaal. We hebben twee kwartalen achter de rug en willen in het jaartotaal alvast wel eens zien hoe het er in totaal mee staat.  Type in B3 van het Jaartotaal =som(  Selecteer nu het blad Kwartaal 1 en cel B3 daarin.  Hou de SHIFT-toets ingedrukt en selecteer het werkblad Kwartaal 4. Je ziet in de formulebalk al het volgende staan: =SOM('Kwartaal 1:Kwartaal 2'!B3  Bevestig de formule (voeg zo nodig het Euro-formaat weer toe) Voìla, een rooskleurig totaal!  Gebruik de vulgreep om de functie ook in B4 en B5 te plaatsen.  Vul waarden in in het Derde kwartaal en kijk dan eens in het jaartotaal of die ook meegenomen zijn.  Vul ook het vierde kwartaal nog even in met een zelfgekozen omzet.  Bewaar de map weer en sluit hem.



Excel

58

Sessie 08 - 02 8.7 Van werkmappen vergelijken  Plaats onderstaande berekening in een nieuwe werkmap: Opm: Voel je vrij om de type- en spellingfouten niet mee te nemen, prouktie moet productie zijn en je kunt beter maar netjes overal een c gebruiken in productie omdat dat nu één keer op onnavolgbare wijze van hogerhand zo bepaald is.

 Verzorg ook de opmaak: Vet, grotere letter voor de titel en laat Maandproductie centreren over B3 t/m F3, Stuks over B4 t/m D 4 en Procent over E4 t/m F4  Plaats nu een functie in E6 die uitrekent wat het percentage Uitval is geweest over januari. Geef de cel de percentage opmaak en zorg ervoor dat de functie in een aantal stappen met de vulgreep naar het hele gebied E6 t/m F17 gekopieerd kan worden (wat moet je vast zetten?)

 Kopieer al deze gegevens naar dezelfde plek in Blad 2 en Blad 3.  Wijzig de namen van de 3 bladen in 2010-2009, 2009 en 2010:



Excel

59

 Verander de waarden voor het aantal stuks in 2010 Ik heb dit ervan gemaakt:



Bewaar als productie (niet sluiten)



Ga naar het eerste blad en geef dat de titel Productieoverzicht 2009 – 2010



Maak de cellen B6 : D17 leeg en verwijder het Procent gedeelte (niet echt nodig hier)

We gaan nu in deze leeg gemaakt cellen waarden plaatsen die het verschil aangeven tussen 2010 en 2009, eenvoudig door de waarden van 2009 af te trekken van die van 2010. Je doet dat als volgt 

Type het = -teken in cel B6



Maak werkblad 2010 actief en klik op cel B6 daar



Type het minteken in (-)



Maak werkblad 2009 actief en klik weer op cel B6



Bevestig de formule met Enter

De formule in cel B6 van werkblad 2010-2009 luidt nu:

='2010'!B6-'2009'!B6

 Kopieer de formule naar C6 en D6.  Selecteer B6:D6 en dubbelklik op de vulgreep om het hele gebied te vullen. Je kunt de negatieve cellen van een rode kleur voorzien: 

Selecteer de cellen B6 t/m K17



Rechtermuisknop



Activeer in het dialoogvenster celeigenschappen, tabblad Getal



Selecteer de categorie Getal



Excel

60

In dit venster kun je het aantal decimalen bepalen, de notatie en kleur van negatieve getallen en of je de duizendtallen door een punt wilt laten scheiden.  Kies de rode weergave met – streepje. 

Bevestig de instellingen met OK

 Sla de wijzigingen in de werkmap op (niet sluiten als je verder wilt gaan) Sessie 08 – 03

8.8 Opmaak kopiëren  Zorg ervoor dat alle kolommen in Blad 2009 de optimale breedte krijgen.  Verzorg randen zoals hier aangegeven:

Als je op verschillende bladen dezelfde lay-out/indeling hebt en je wilt ook overal dezelfde opmaak kun je gebruik maken van Opmaak kopiëren/plakken.  Klik op het Alles selecteren kruispunt in je werkmap.


Excel


Daarmee is het hele blad geselecteerd.  Klik nu op het Opmaak kopiëren knopje  Ga terug naar Blad 2010 en klik daar nog eens op het Alles selecteren kruispunt. Dat blad zou nu dezelfde opmaak moeten hebben als 2009.  Het verschillenblad (2010 – 2009) wijkt nogal wat af van de andere twee, ik zou die ook nog maar even opnieuw een opmaak geven. Sessie 08 - 04 8.9 Opgave

8.9.1 Grafiek 1 Maak voor Blad 2009 de volgende grafiek van de Uitval en Afgek. percentage.

 Plaats de grafiek naast de tabel en zorg ervoor dat hij op een staand A4 net nog past.

8.9.2 Grafiek 2 Voor de tweede grafiek gaan we naar het blad met de verschillen 2010-2009.  Maak de volgende grafiek gebaseerd op de Uitval- en Afgekeurde aantallen:


61


Excel

62

Om de aslabels (met maanden) lager te krijgen, moet je die as selecteren en kiezen voor As opmaken. 

Ga naar As opmaken van dit as-object en kijk daar eens rond om te zien hoe je die aslabels lager kunt krijgen.



Zorg ervoor dat het werkblad liggend kan worden afgedrukt.



Loop de bladen nog even door en zie of je je werkbladen nog hier en daar moet aanpassen.



Sla op en sluit.


Ronde negen (extra‟s)

Excel

63

9. Brief samenvoegen met adressenlijst in Excel Sessie 9 – 1 Word 2007 heeft het samenvoegen van een brief met adressen uit een adressenlijst, een stuk gemakkelijker gemaakt. Het begint ermee dat je een adressenlijst nodig hebt. We gaan daarvoor Excel gebruiken. Vraag de docent maar even hoe je Excel opstart en die gegevens invult. Moeilijk is dat niet. Je moet wel even nadenken over wat er in die adressen moet komen. Adressen worden meestal begonnen met “Mevr.” of “ Dhr.” , dat moet je dus ergens opnemen. Verder je aanhef, wat volgt er op Geachte…? Nou meestal “heer” of “mevrouw”. Dat moet er dus ook bij.  Start Excel en type de volgende lijst (of een aantal ervan) in (je mag ook direct je eigen adressen invullen!)

 Bewaar als Adressentest.xls(x) . Hou goed in de gaten waar hij terecht gekomen is.  Sluit Excel.  Start Word 2007  Kies het lint Verzendlijsten  Vervolgens Afdruksamenvoegen en kies dan Brieven

Nou gaan we voor de brieven gebruik maken van vensterenveloppen en je moete er dus voor zorgen dat de adressen in de vensters te lezen zijn. In dit voorbeeld gaan we uit van een venster links en adressen die op ongeveer 5 cm van boven moeten beginnen.



Excel

64

 Dubbelklik op 5 cm van boven (je krijgt dan de invoegcursor daar te zien)

Nu moeten de adressen geselecteerd worden.  Kies Adressen selecteren en dan Bestaande lijst gebruiken.

In hert volgende venster kun je aangeven dat het om een Excel bestand gaat, een bestand dus met de extensie .xls of .xlsx. Schuif daavoor door de lijst met bestandstypen:

 Selecteer Excel-bestanden Dan moeten we nu zoeken naar het Excel-bestand dat we willen gebruiken.

 Zoek in de lijst bij Zoeken in: (bovenaan) naar de plek waar jouw gegevens staan.  Open hem zodra je hem gevonden hebt. Bij mij krijg je de drie standaardbladen te zien. De adressen staan op het eerste blad.

 Open het blad waar de adressen staan. Bureau voor Taal en Informatica

Excel


Het Samenvoegen-lint heeft ineens meer kleur gekregen!

Nu moeten we de juiste codes gaan plaatsen om de adresgegevens op de gewenste plaats te krijgen. Als het goed is staat je invoegcursor nog steeds links op 5 cm van boven. Wat we nodig hebben is: Samenvoegvelden invoegen.  Klik nu niet op die knop zelf, maar het lijstknopje er direct naast:  Kies Titel.  Voeg en spatie in en kies Vltrs.  Nog een spatie en Achternaam.  Dan Enter en kun je het afmaken. Zo moet het eruit zien:

 Ga nu een paar regels naar beneden en type Geachte + spatie  Plaats daar de code Aanhef, spatie+Achternaam + komma

 Type daarna nog een kort briefje in.


65

Excel


66

Dan gaan we die brief nu samenvoegen naar de printer en later ook nog naar e-mail. We gaan het alleen niet direct naar de printer sturen, want stel dat je ergens een foutje gemaakt hebt, dan gaat je weer een aantal vellen papier en inkt kosten. We gaan het samenvoegen naar een nieuw document.  Kies daarvoor de lijst bij Voltooien en samenvoegen en selecteer Afzonderlijk document.

Je krijgt:

We houden het maar op alles.  Klik op OK En je hebt een nieuw document met alle brieven!  Scroll met de knopjes rechtsonder door je brieven.

Niet gek toch. Dat document zelf hoef je niet te bewaren. Mocht je een foutje zien dan kun jet gewoon weggooien en opnieuw samenvoegen. Het eerste document is wel de moeite waard om te bewaren. En dan kun je nu afdrukken als je dat wilt via De Officeknop.

 Bewaar het basisdocument, bedenk zelf maar een naam. Sluit nog niet.



Excel

67

9.1 Verzenden naar e-mailadressn.  Verwijder de adrescodes uit je brief.

Word 2007 neemt nu ook Afbeeldingen mee bij het samenvoegen naar e-mail (in de vorige versie niet)  Plaats een afbeelding als je dat leuk vindt.  Kies nu uit het Verzendlijsten-lint weer de lijst van Voltooien en Samenvoegen en nu E-mailberichten verzenden

Word heeft al in de gaten dat je de kolom met e-mailadressen Email genoemd hebt en dat al voor je geselecteerd. Als die selectie niet goed is, moet je zelf corrigeren.

 Voeg een onderwerp toe.  Bevestig met OK En ze gaan de deur uit! Tip: het is vaak wel handig om je eigen e-mailadres ook toe te voegen. Dan kun je zien of en wanneer het overkomt. In Outlook kom je in de map Verzonden items ook de verzonden berichten tegen.


Excel Introductierondjes. (Baron,)Bureau voor Taal en Informatica 1 augustus 2009 Werfkade LG HOOGEZAND

Recommend Documents