EXCEL gevorderd. Bureau voor Taal en Informatica 18 september 2010 Werfkade LG HOOGEZAND Tel:

EXCEL gevorderd 2007

 Bureau voor Taal en Informatica 18 september 2010

Werfkade 10 9610 LG HOOGEZAND Tel: 0598 390070 e-mail : [email protected]

Basistechnieken voor gevorderden

2

Inhoud 1.

BASISTECHNIEKEN voor gevorderden .........................................................................................7 1.1 Navigeren ...................................................................................................................................7 1.2 Selecteren ...................................................................................................................................8 1.3 Kopiëren en verplaatsen ............................................................................................................8 1.3.1 Kopiëren/Verplaatsen via het Start-lint ..............................................................................8 1.3.2 Kopiëren/Verplaatsen via de snelmenu‟s ...........................................................................9 1.3.3 Visueel kopiëren en verplaatsen .........................................................................................9 1.3.4 Kopiëren met sneltoetsen. ..................................................................................................9 1.3.5 Kopiëren naar belendende percelen .................................................................................10 1.3.6 Kopiëren met vaste interval ..............................................................................................10 1.3.7 Opdrachtje: .......................................................................................................................11 1.3.8 Met eigen reeks vullen......................................................................................................11 1.3.9 Exponentieel verhogen .....................................................................................................11 1.3.10 Opdrachten .......................................................................................................................12 1.3.11 Plakken speciaal (formule-uitkomsten omzetten in waarden) ..........................................12 1.4 Werken met formules en functies ............................................................................................13 1.4.1 Formules ...........................................................................................................................13 1.4.2 Meneer van Dalen.............................................................................................................13 1.5 Naar een cel verwijzen.............................................................................................................14 1.6 Functies ....................................................................................................................................14 1.6.1 De huidige datumfunctie ..................................................................................................14 1.6.2 Standaard-functies ............................................................................................................14 1.7 AutoSom{AutoSum} ...............................................................................................................15 1.7.1 Opdracht ...........................................................................................................................16 1.8 Statusbalkfuncties ....................................................................................................................16 1.9 Procenten .................................................................................................................................17 1.10 Celeigenschappen .................................................................................................................17 1.10.1 Cel uitlijnen ......................................................................................................................17 1.10.2 Afbreken met Alt/Enter ....................................................................................................18 1.11 Opmaak kopiëren .................................................................................................................19 1.12 Bladopmaak kopiëren...........................................................................................................19 1.13 Absoluut en relatief kopiëren. .............................................................................................19 1.14 Beschermen ..........................................................................................................................20 1.15 Valideren ..............................................................................................................................22 1.16 Verbergen .............................................................................................................................22 1.17 Opdrachten ...........................................................................................................................23 1.17.1 Opdracht 1 ........................................................................................................................23 1.17.2 Opdracht 2 ........................................................................................................................23 1.17.3 Opdracht 3 ........................................................................................................................24 1.18 Inhoud verwijderen ..............................................................................................................25 1.18.1 Verwijderen met verschuiving .........................................................................................25 1.18.2 Inhoud wissen zonder verschuiving .................................................................................25 1.19 Werken met tijden ................................................................................................................25 1.20 Het datumsysteem wijzigen .................................................................................................26 1.21 Een Prognose-oefening ........................................................................................................27 1.21.1 Een oplossing: ..................................................................................................................30 1.22 Wizard functies ....................................................................................................................31 1.22.1 AANTAL.ALS .................................................................................................................31 1.23 Voorwaardelijke opmaak .....................................................................................................32 1.23.1 Formulegebruik bij voorwaardelijke opmaak...................................................................33 1.24 Wizard Grafieken .................................................................................................................34


3

1.24.1 Grafiek maken ..................................................................................................................34 1.25 Het Invoegen-lint..................................................................................................................34 1.25.1 Meerdere gegevens toevoegen..........................................................................................35 1.25.2 Titels toevoegen................................................................................................................35 1.25.3 Ander grafiektype kiezen..................................................................................................36 1.25.4 Grafiek verwijderen. .........................................................................................................36 1.25.5 Opdracht: ..........................................................................................................................36 1.26 Gegevenstabellen .................................................................................................................36 1.26.1 Titels blijvend weergeven ................................................................................................36 1.26.2 Kolommen verbergen en weer zichtbaar maken ..............................................................37 1.26.3 Linker kolommen weer zichtbaar maken. ........................................................................38 1.27 Automatisch aanvullen .........................................................................................................38 1.28 Introductie draaitabellen ......................................................................................................39 1.28.1 Draaitabel invoegen ..........................................................................................................39 1.28.2 Draaitabel verwijderen .....................................................................................................40 1.29 Introductie macro‟s ..............................................................................................................40 1.29.1 Lint Ontwikkelaars toevoegen ..........................................................................................40 1.29.2 Huidige datum vastzetten .................................................................................................41 1.29.3 Macro opnemen ................................................................................................................41 1.29.4 Macro opnemen stoppen...................................................................................................41 1.29.5 Macro‟s verwijderen.........................................................................................................42 2. FUNCTIES......................................................................................................................................43 2.1 Functies toevoegen ..................................................................................................................43 2.2 Wiskunde en trigonometrie ......................................................................................................43 2.2.1 Romeins ............................................................................................................................43 2.2.2 SOM.ALS .........................................................................................................................44 2.2.3 Opdracht ...........................................................................................................................45 2.3 Tekstfuncties: Links() en Rechts() ..........................................................................................45 2.3.1 Tekst.Samenvoegen ..........................................................................................................45 2.3.2 Oefening tekstfuncties: .....................................................................................................46 2.4 Datumfuncties ..........................................................................................................................47 2.4.1 Oefening: ..........................................................................................................................47 2.4.2 Weekdag als tekst. ............................................................................................................47 2.4.3 Opdrachten .......................................................................................................................48 2.5 Zoeken en verwijzen ................................................................................................................49 2.5.1 Vertikaal en Horizontaal zoeken ......................................................................................49 2.5.2 Factuurblad .......................................................................................................................50 2.5.3 Opdracht 1 ........................................................................................................................51 2.5.4 Opdracht 2 ........................................................................................................................51 2.6 Info-functies .............................................................................................................................51 2.7 Logische functies .....................................................................................................................52 2.8 Financiële functies ...................................................................................................................52 2.8.1 TW (toekomstige waarde) ...............................................................................................52 2.8.2 De BET-functie (voor lening of hypotheek).....................................................................53 2.8.3 Opdracht ...........................................................................................................................54 3. GRAFIEKEN ..................................................................................................................................55 3.1 Werken met grafieken ..............................................................................................................55 3.1.1 Het Invoegen-lint ..............................................................................................................55 3.1.2 Opdracht 1 ........................................................................................................................56 3.1.3 Grafiek aanpassen .............................................................................................................56 3.1.4 Titels bewerken ................................................................................................................58 3.1.5 As opmaken ......................................................................................................................59 3.1.6 Schaal aanpassen ..............................................................................................................59 3.1.7 Lekkere taart .....................................................................................................................60


4

3.1.8 Een punt uit de taart..........................................................................................................60 3.1.9 Kleur veranderen ..............................................................................................................61 3.2 Trendlijn toevoegen .................................................................................................................61 3.3 Combinatiegrafiek ...................................................................................................................62 3.4 Spreidingsgrafiek. ....................................................................................................................63 3.5 Oefening...................................................................................................................................65 3.6 Dynamische grafiek. ................................................................................................................66 3.6.1 Naam bepalen van een bereik ...........................................................................................67 3.6.2 De verschuiving-functie ...................................................................................................68 3.7 Opdracht ..................................................................................................................................69 4. WERKEN MET GEGEVENSBESTANDEN ................................................................................70 4.1 Sorteren ....................................................................................................................................70 4.2 Datumgegevens ontrafelen ......................................................................................................71 4.3 Subtotaliseren ..........................................................................................................................72 4.3.1 Maandelijkse verkoopcijfers (totalen) over 1994 en 1995 ..............................................73 4.4 Knop Zichtbare cellen toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. .......................................74 4.5 Opdracht ..................................................................................................................................75 4.6 Gegevens filteren .....................................................................................................................75 4.6.1 Automatisch filter .............................................................................................................75 4.7 Speciale filters .........................................................................................................................77 4.7.1 Datumfilters ......................................................................................................................77 4.7.2 Tekstfilters ........................................................................................................................78 4.8 Uitgebreid filter .......................................................................................................................78 4.9 Foto‟s in Excel-cellen ..............................................................................................................80 5. INSTELLINGOPTIES ....................................................................................................................84 5.1 Het Opties voor Excel -menu...................................................................................................84 5.2 Excel-opties: Populair ..............................................................................................................84 5.2.1 Scherminfo .......................................................................................................................84 5.2.2 Aangepaste lijsten.............................................................................................................84 5.2.3 Standaard lettertype instellen ...........................................................................................84 5.2.4 Taalinstellingen ................................................................................................................85 5.3 Excel-opties: Formules ............................................................................................................85 5.3.1 Foutcontrole......................................................................................................................85 5.4 Excel-opties: Controle .............................................................................................................86 5.5 Excel-opties: Opslaan ..............................................................................................................86 5.5.1 Herstelbestanden ..............................................................................................................86 5.6 Excel-opties: Geavanceerd ......................................................................................................87 5.6.1 Selectie verplaatsen nadat Enter is ingedrukt ...................................................................87 5.6.2 Automatisch aanvullen van celwaarden activeren ...........................................................87 5.6.3 Formules weergeven .........................................................................................................87 5.6.4 Rasterlijnen .......................................................................................................................88 5.6.5 Nulwaarden.......................................................................................................................88 5.7 Excel-opties: Aanpassen ..........................................................................................................89 5.7.1 Uit Werkbalk snelle toegang verwijderen ........................................................................89 5.8 Excel-opties: vertrouwenscentrum ..........................................................................................89 5.8.1 Macro virusbeveiliging .....................................................................................................89 5.9 Digitale handdtekening ............................................................................................................91 6. Sjablonen.........................................................................................................................................92 6.1 Leeropdracht ............................................................................................................................94 7. AFDRUKKEN ................................................................................................................................95 7.1 Alles afdrukken ........................................................................................................................95 7.2 Raster weg? ..............................................................................................................................95 7.3 Koppen (titels) boven iedere pagina .......................................................................................96 7.4 Afdruk-volgorde ......................................................................................................................96


5

7.5 Vergroten en verkleinen ..........................................................................................................96 7.6 Kop- en Voetteksten ................................................................................................................97 7.7 Marges aanpassen/Kolommen verbreden ................................................................................98 7.8 Harde pagina-einden ................................................................................................................98 7.8.1 Pagina-einde invoegen ......................................................................................................98 7.8.2 Pagina-eindevoorbeeld bekijken.......................................................................................99 7.8.3 Pagina-einden verwijderen. ..............................................................................................99 7.9 Selecties met verborgen kolommen/rijen printen ....................................................................99 7.10 Een grafiek los afdrukken ....................................................................................................99 8. Van EXCEL naar WORD .............................................................................................................101 8.1 Een Excel-werkblad opnemen in Word .................................................................................101 8.2 Een Excel-tabel in Word als Word-tabel ...............................................................................101 8.2.1 Als tabel plakken ............................................................................................................101 8.3 Een Excel-tabel als object in Word .......................................................................................102 8.4 Gegevens aanpassen ..............................................................................................................103 8.5 Object aanpassen ...................................................................................................................103 8.6 Randen en Arcering/Kleur bepalen. .....................................................................................104 8.7 Vaste koppeling tussen Excel en de tabel in Word ..............................................................104 8.8 Objecten als icoon .................................................................................................................105 8.9 Een Grafiek invoegen in Word. .............................................................................................105 8.10 Opdracht: Grafiek als plaatje .............................................................................................106 8.11 Opdracht: Vanuit Word een EXCEL Tabel maken ...........................................................106 9. Van WORD naar EXCEL .............................................................................................................107 9.1 Wordtekst in een EXCEL tekstkader .....................................................................................107 9.2 Een Wordtabel overzetten......................................................................................................107 9.3 Door Tabs gescheiden lijsten overzetten ...............................................................................108 9.4 Lijsten met komma's of spaties overzetten. ..........................................................................109 10. Formulieren ...............................................................................................................................110 10.1 Het Ontwikelaars-lint .........................................................................................................110 10.2 Keuzeknoppen ....................................................................................................................110 10.3 Selectievakje ......................................................................................................................112 10.4 Keuzelijst. ..........................................................................................................................112 10.5 Cellen met keuzelijst .........................................................................................................113 10.5.1 Gegevens klaar zetten en definiëren. ..............................................................................113 10.5.2 Naam definiëren .............................................................................................................114 10.5.3 Cellen tot keuzelijsten omvormen ..................................................................................115 11. DE DOELZOEKER{Goal Seek..} ............................................................................................117 11.1 Uitgaan van het resultaat ....................................................................................................117 11.2 Bezuinigen..........................................................................................................................118 11.3 Kapitaalgroei ......................................................................................................................118 11.4 Die droomreis rond de wereld (voor 2 personen). ............................................................119 11.5 Extra opdracht: ...................................................................................................................119 12. DRAAITABELLEN ..................................................................................................................121 12.1 Gegevens de juiste draai geven. .........................................................................................121 12.2 Gegevens verbergen ...........................................................................................................123 12.3 Draaitabel verwijderen. ......................................................................................................123 12.4 Wanneer heb je kolommen nodig? .....................................................................................123 12.5 Wijzigingen verwerken ......................................................................................................125 12.6 Op herhaling .......................................................................................................................126 12.7 Nog maar eens draaien. ......................................................................................................127 12.8 Transactietabel ...................................................................................................................129 12.9 Velden toevoegen ...............................................................................................................130 12.10 Velden verwijderen ............................................................................................................130 12.11 Gegevens wijzigen .............................................................................................................130


6

12.12 Opdrachten .........................................................................................................................131 13. MACRO'S..................................................................................................................................132 13.1 Opnemen ............................................................................................................................132 13.1.1 Beveiliging......................................................................................................................132 13.1.2 Opname repeteren ...........................................................................................................132 13.1.3 Relatief en absoluut ........................................................................................................133 13.1.4 De uitvoering ..................................................................................................................133 13.2 Opname afspelen ................................................................................................................133 13.3 Datummacro .......................................................................................................................134 13.4 Macro‟s verwijderen ..........................................................................................................134 13.5 Macro's bewerken...............................................................................................................134 13.5.1 Voorbereidend werk: ......................................................................................................134 13.5.2 Macro's bewerken ...........................................................................................................134 13.5.3 Variabelen gebruiken......................................................................................................136 13.5.4 Invoervensters .................................................................................................................136 13.6 Macro-bibliotheek ..............................................................................................................138


7

1. BASISTECHNIEKEN voor gevorderden In deze module basistechnieken worden aan de hand van korte informatie en korte oefeningen de benodigde basisvaardigheden nog eens doorgenomen. Gebruikers die overstappen van een ander spreadsheet hebben die basistechnieken nodig om in Excel te kunnen werken. De al meer ervaren Excelgebruiker kan de oefeningen snel doornemen en eventuele gaten in haar/zijn kennis opvullen . De andere modulen gaan ervan uit dat de hier besproken kennis en vaardigheid aanwezig is. Sessie 01-01

1.1 Navigeren Onderstaande lijst bevat een aantal toetscombinaties om snel door het werkblad te navigeren. 

Open navigatie(.xlsx)



Neem de lijst door en probeer de mogelijkheden. Home Ctrl/Home Ctrl/End Ctrl/Pijl rechts

Ctrl/Pijl links

Ctrl/Pijl boven Ctrl/Pijl beneden PgUp PgDn Alt/PgUp Alt/PgDn Tab Shift/Tab Enter Shift/Enter Ctrl/PgUp Ctrl/PgDn

Naar het begin van de rij Naar het begin van het werkblad Naar het eind van het werkblad.* Naar de laatste of eerste gevulde cel van een rijreeks rechts Naar de eerste of laatste gevulde cel van een rijreeks links Naar de eerste of laatste gevulde cel van een kolomreeks Naar de eerste of laatste gevulde cel van een kolomreeks Een werkscherm naar boven Een werkscherm naar beneden Een werkscherm naar links Een werkscherm naar rechts Een kolom naar rechts Een kolom naar links. Een rij naar beneden Een rij omhoog. Eén blad terug Eén blad verder.

* Het werkblad gebied wordt bepaald door cellen waar iets is ingevuld of waarvan de opmaak is aangepast. Als Ctrl/End het werkbladgebied voorbij lijkt te schieten zijn er mogelijk lege cellen wel van een andere opmaak voorzien (ander lettertype bijv.) TIP !:

Links in de formulebalk zie je naam van de geselecteerde cel (Bijv. ). Je kunt hierin klikken waarna de naam geselecteerd is. Type je daarna de naam in van een cel waar je


8

naar toe wilt, dan vlieg je daar naar toe op het moment dat je op Enter drukt. Een alternatief is het gebruik van F5. Je kunt daar ook terugkeren naar eerder geselecteerde cellen. Een alternatief is via de knop Zoeken en Selecteren en daarna Ga naar.. in het Start-lint:  Probeer bovenstaand zo gewenst.

1.2 Selecteren Je kunt op verschillende manier selecteren. De methode met ingedrukte muisknop is niet altijd handig als het om een groot gebied gaat en je er voordien voorbijschiet.  Probeer de volgende mogelijkheden Met F8

Selecteer de begincel. Druk op F8 en selecteer daarna de laatste cel. Het tussenliggende gebied wordt geselecteerd. Om het F8-effect weer op te heffen, druk je op [ESC] en klik je weer even ergens in een cel.

Samen met de Shift-toets Door bij het navigeren de SHIFT-toets ingedrukt te houden wordt het tussenliggende gebied geselecteerd. Samen met de Ctrl-toets Met behulp van de CTRL-toets kun je niet aaneengesloten gebieden selecteren. Wat je met zo'n selectie kunt doen is nog wel beperkt. Kolommen, rijen of het hele werkblad selecteren. Door op de kolom- of rijkop te klikken, selecteer je een hele kolom of rij. Door op het knopje te klikken waar de rijen kolomkoppen elkaar kruisen , selecteer je het hele blad TIP ! : Na een foutieve selectie hoef je niet opnieuw te beginnen. Houd de Shift-toets ingedrukt en verklein of verruim de selectie!  Probeer.  Sluit het bestand af zonder het te bewaren Sessie 01-02

1.3 Kopiëren en verplaatsen Kopiëren en verplaatsen kan op een aantal manieren gedaan worden. De te kiezen methode hangt af van hoe gekopieerd/verplaatst moet worden en verder van persoonlijke voorkeur. 

Open een nieuw werkblad.

1.3.1 Kopiëren/Verplaatsen via het Start-lint We nemen even snel de diverse kopieer en verplaatstechnieken door. 

Vul de cellen A1, A2 en A3 met Test1, Test2 en Test3




Selecteer A1 t/m A3 en klik op het Kopieer-icoon



Ga naar B1 en kies Plakken



Selecteer B1 t/m B3 en druk op de Del-toets om het te verwijderen.



Selecteer A1 t/m A3 en kies het schaartje



Ga naar B1 (de selectie verdwijnt niet!) en kies weer Plakken

9

1.3.2 Kopiëren/Verplaatsen via de snelmenu’s Snelmenu‟s zijn contextgevoelig, d.w.z. dat de menu‟s die je krijgt afhankelijk zijn van waar de cursor precies staat. Het is daarom belangrijk bij het gebruik van de snelmenu‟s goed op de plaats van de cursor te letten. 

Selecteer B1 t/m B3



Zorg ervoor dat de cursor in het geselecteerde stuk staat

 

Druk op de rechtermuisknop en kies Knippen Ga naar A1 en druk op de rechter muisknop. Kies Plakken

1.3.3 Visueel kopiëren en verplaatsen De randen van geselecteerde reeksen zijn gevoelig gemaakt voor bepaalde bewerkingen. Tast je met de cursor de rand van een geselecteerde reeks voorzichtig af dan zie je hoe de cursorvorm verandert. In een pijl bijvoorbeeld. 

Selecteer A1 t/m A3 (als dat nog niet geselecteerd is) en beweeg de cursor voorzichtig over de rand. Hij moet in een pijl met vier kleine pijltjes veranderen.



Druk de linker muisknop vast (terwijl de cursor de vorm van een pijl heeft) en sleep de selectie naar D1 (of waar je maar wilt). Laat dan los.



Doe het zelfde met deze reeks maar hou nu de CTRL-toets ingedrukt. Naast de pijl moet een +-teken verschijnen.



Sleep de selectie naar A1 en laat los.

1.3.4 Kopiëren met sneltoetsen. De snelste manier van kopiëren en verplaatsen is met behulp van sneltoetsen. Je houdt daarbij de Ctrl-toets ingedrukt, terwijl je op een ander toets drukt: Ctrl/c : Kopiëren Ctrl/x : Knippen Ctrl/v : Plakken 

Probeer deze methoden als je ze nog niet kent.


10

Sessie 01 - 03

1.3.5 Kopiëren naar belendende percelen Met de vulgreep Kijk maar:

kun je ook kopiëren. Dat is dan wel vaak kopiëren met speciale effecten.



Wis alle data.



Zet in een nieuwe of opgeschoonde map Test in A1. Bevestig en selecteer weer.



Tast de vulgreep af totdat de cursor een kruisje



Klik de linkermuisknop vast en sleep het geheel naar beneden (naar A8 ?) en laat los. Geen verrassingen!



Type in A1 Test1 en doe hetzelfde. Interessant resultaat, nietwaar?

wordt!

Het kan nog fraaier: 

Type januari of Januari in A1 en herhaal het proces.



Wat zou hij van maandag maken?

En afkortingen? 

Vul Jan maar eens uit!

Dit is dus de manier waarop vulgreepkopiëren met teksten omgaat! Bij getallen gaat het ietsje anders: 

Wis alles!



Type 1 in cel A1 en vulgreep kopieer naar A8



Doe hetzelfde maar houd nu de CTRL-toets ingedrukt (je moet ++ krijgen).

1.3.6 Kopiëren met vaste interval Er is nog meer moois: 

Type in A1: 0 en in A2: 3



Selecteer beide cellen en vulgreep-kopiëer de selectie naar A8 (zonder CTRL)



Probeer zelf met andere intervallen!

OPMerking!: Het gebruik van de CTRL-toets heeft vaak een annulerend effect. Wil je bij het vulgreepkopiëren, bijv. niet dat test1 verhoogd wordt tot test2 etc. dan gebruik je CTRL.


11

1.3.7 Opdrachtje:  Probeer de volgende reeks eens te maken door 5 en 10 in te typen en verder de vulgreep te gebruiken (zie voor oplossing de videosessie 01-03)

1.3.8 Met eigen reeks vullen Je kunt ook je eigen reeksen maken (In videosessie 01-03 wordt een beetje een andere werkwijze getoond!). 

Type een lijst onder elkaar in, bijv. van collega‟s of producten. Selecteer de cellen.



Klik op de Officeknop en kies Opties voor Excel rechts onder in menuvenster.



Klik daar op Aangepaste lijst bewerken

Je kunt nu de lijst in een aangepaste lijst “importeren”. De te importeren cellen staan al geselecteerd. 

[Importeren] en 2 x [OK]



Type één van de namen in een cel en vul uit!

1.3.9 Exponentieel verhogen Dit is nauwelijks nog kopiëren te noemen, maar je kunt op basis van een ingetypt getal aangrenzende cellen exponentieel opvullen: 

Type 3 in een cel.



Selecteer de cel en breid de selectie 5 cellen naar onder uit.



Klik op het lijstknopje van het Doorvoeren-icoon in het Bewerken onderdeel van het Startlint.



Selecteer Reeks en dan Groei en type 2 achter Intervalwaarde:




12

[OK] (geslaagd?)

Sessie 01-04

1.3.10 Opdrachten

1.3.10.1 Opdracht 1  Maak met behulp van de vulgreep en het intypen van alleen de begindatum een lijstje in de Akolom van 1-1-2013 t/m 28-02-2013.

1.3.10.2 Opdracht 2  Zorg nu met minimale type-inspanning voor een lijst waarin alle eersten van de maand onder elkaar staan (voor bijv. 2012)

1.3.10.3 Opdracht 3  Zorg ervoor door alleen maar 5 in te typen, je daarna een horizontale reeks krijgt die telkens met 5 oploopt en tot 225 gaat. Ook de vulgreep zou je hier niet bij nodig moeten hebben.

1.3.11 Plakken speciaal (formule-uitkomsten omzetten in waarden) Met Plakken speciaal is ook nog het een en ‟t ander te bereiken: 

Type 1 in A1 en 2 in A2. Zorg ervoor dat A3 leeg is.



Selecteer A1 t/m A3 en klik op het AutoSom-knopje.

Weten we ook dat de uitkomst 3 is. Het resultaat willen we zonder onderliggende formule bewaren: 

Selecteer A3. Kopiëren (via menu of snelmenu)



Ga naar B3. Plakken speciaal (via (snel)menu=rechter muisknop) Selecteer Waarden [OK]


13

We hadden het plakken ook in A3 plaats kunnen laten vinden dan hadden we de formule vervangen door de feitelijke waarde.

1.4 Werken met formules en functies Zoals ieder rechtgeaard spreadsheetprogramma werkt Excel ook met formules, hier functies geheten. Functies maken het rekenen gemakkelijker. Het zijn als het ware kleine programmaatje die ingewikkelde of bewerkelijke berekening in één keer uitvoeren. In plaats van =A1+A2+A3+A4+A5+A6 kun je nu, bijvoorbeeld, zeggen =SOM(A1:A6. Functies geven spreadsheets hun grote kracht en hun aantal groeit met iedere nieuwe versie. Functies worden in Excel voorafgegaan door het = teken. Tegelijkertijd zijn er veel situaties te bedenken waar het gebruik van eenvoudige formules het handigst is (bijv. B1-B2).

1.4.1 Formules 

Sluit de huidige map zonder hem op te slaan en begin met een nieuwe.



Zet in A1 99 en in B1 33.



Kopieer A1 en B1 naar A2:B5



Zet in C1: =A1+B1 [enter]

Optellen (som)



Zet in C2: =A2-B2 [enter]

Aftrekken



Zet in C3: =A3*B3 [enter]

Vermenigvuldigen (product)



Zet in C4: =A4/B4 [enter]

Delen



Vervang B5 door 2



Zet in C5: =A5^B5

Machtsverheffen.

1.4.2 Meneer van Dalen Of Meneer van Dalen nog steeds op antwoord wacht, wordt wel eens in twijfel getrokken, maar de regel dat Vermenigvuldigen en Delen aan Optellen en Aftrekken voorafgaan is nog wel steeds geldig. Met bruut geweld, d.w.z. door het plaatsen van haken om een optelling of aftrekking, kun je aan optellen en aftrekken eventueel nog voorrang verlenen: 3*2+4 3*(2+4)

=10 =18

1.4.2.1 Opdracht Twee afdelingen gaan een dagje naar het Weetikvelerwoud. Afdeling A bestaat uit 9 mensen en B uit 16. De bus + chauffeur kost 650. Hoeveel kost het per persoon?

Basistechnieken voor gevorderden 

14

Maak het volgende spreadsheetje (bijv in A10 etc.). Bedenk de formule zelf. (Je moet ditzelfde spreadsheet ook voor andere uitjes kunnen gebruiken, dus geen waarden in de formule zelf gebruiken!)

Afd. A 9

Afd. B 16

Kosten 650

Per Persoon (formule)

1.5 Naar een cel verwijzen Om in een bepaalde cel een kopie te krijgen van een andere cel, kun je eenvoudig de celverwijzing invoeren. Op een andere plek in ons spreadsheet houden we de totale kosten per persoon bij. Het gaat daarbij om de reiskosten (verwijzen naar D11), de aangeboden consumptie (vast prijs, bijv. 35) en het toegangskaartje: 

Maak het als volgt af (de reiskosten niet opnieuw intypen, gebruik hier een formule!):

Sessie 01-05

1.6 Functies  Sluit zonder op te slaan en begin een nieuw blad. Functies helpen om bepaalde berekeningen snel te laten verlopen. Sommige zijn nogal complex, andere zeer eenvoudig.

1.6.1 De huidige datumfunctie  Type in A1: =vandaag() en bevestig Dat moet je de datum geven. Wil je de tijd er ook nog bij:  Type in B1: = nu() en bevestig. Weet je ook hoe laat het is.

1.6.2 Standaard-functies Als je nu getallen typt in A1 en B1, worden die weer vertaald in datums. Irritant, maar je moet de opmaak van die cellen eerst weer wissen.  Type maar eens getallen in die cellen. (Het blijven datums)


15

Let er nu eens op dat er in het startlint, waar eens Standaard stond, nu Datum of Aangepast is verschenen.  Selecteer A1 en kies uit het lijstje Standaard Je kunt dit soort cel-opmaak ook gewoon wissen, dat werkt ook in meer situaties effectief  Selecteer de nog overgebleven datum-cel en kies uit het lijstje bij de knop Wissen voor Opmaak wissen



Zet een aantal getallen in A1 t/m A4



Kopieer die naar B1 t/m D4



Plaats handmatig de functie =SOM(A1:A4) in A5 [bevestig]



Wis de functie weer.



Type =som(



Selecteer A1 t/m A4 met de muis en bevestig.



Plaats op dezelfde wijze de volgende functies: B5: =Gemiddelde(B1:B4) C5: =Aantal(C1:C4) D5: =Product(D1:D4) (reken dit even uit het hoofd na!!??)

1.7 AutoSom{AutoSum} Het Start-lint kent het knopje AutoSom één keer het totaal uit kunt laten rekenen.

(tekst niet altijd zichtbaar) waarmee je in



Wis A5



Cursor in A5 en klik op Autosom. Bevestig (2 x klikken op Autosom heeft hetzelfde effect)

Autosom kijkt eerst omhoog of daar optelbare getallen staan, dan links. Hij telt door totdat hij een lege cel, een cel met tekst of een formule tegenkomt. Hierdoor is hij op deze manier niet altijd te gebruiken. Er is een alternatief: 

Wis A5 en A2


Gebruik Autosom nogmaals in A5

Autosom heeft nu alleen A3 t/m A4 opgeteld. 

Wis A5



Selecteer A1 t/m A5 (inclusief lege cel dus)



Klik op de Autosomknop.

In deze versie heb je naast de Σ-knop ook nog een lijstknopje, waar je andere standaardfuncties uit kunt halen: 

Probeer deze ook even.

1.7.1 Opdracht 

Type het volgende staatje in (zonder B6 en C6) en gebruik de net geleerde manier om het bereik van de “gemiddelde” – functie van te voren vast te stellen:

Sessie 01-06

1.8 Statusbalkfuncties Voor wie even wil spieken heeft de statusbalk (onderaan) een aardige functie: 

Selecteer A1 t/m A4

Onderaan in de zgn statusbalk zie je nu de volgende gegevens als staan:



Probeer de knopjes ernaast (met de cellen) ook eens, ze geven je een idee van de paginaindeling.

16


17

1.9 Procenten Percentages kun je nu intypen met het percentage-teken erachter. EXCEL deelt dan op de achtergrond het getal door honderd en werkt daarmee. Je hoeft nu bij een verwijzing naar een cel met een percentage niet meer door 100 te delen!: 

Selecteer een gebied waarin alle ingevulde cellen voorkomen.



Druk op de Delete-toets om de cellen te legen.



Type 17,5% (inclusief % dus!) in A1 en =100*A1 in B1. Bevestig!

Het resultaat is 17,5 en niet 1750. Er moet dus in feite 0,175 in A1 staan!

1.10 Celeigenschappen Cellen hebben "eigenschappen" , eigen trekjes die bepalen hoe ze er uit zien en hoe ze de gegevens die er in staan weergeven. Deze eigenschappen kunnen veel "eigenaardigheden" verklaren. 

Type in drie lege cellen onder elkaar letterlijk de volgende waarden (schrik niet als de weergave afwijkt van wat je intypte) 10% 10/1 € 10



Selecteer de drie cellen en leeg ze met de Del(ete)-toets.



Type nu het getal 20 in alle drie cellen (trek je niets aan van het resultaat)

Zoals je ziet, denkt Excel nu weer beter te weten wat je in die cellen wilt hebben dan jij zelf. Een probleempje! Na de eerste keer dat je in een nog niet geformatteerde cel iets met een bepaald formaat intypt, gaat Excel er vanuit dat dit het formaat van de cel moet zijn. We hadden dat bij die datums al eerder gezien. In ons geval dus een percentage formaat, een datum formaat en een munt formaat. Leeg halen met de Del-toets veranderde niets aan de eigenschappen die de cel gekregen heeft. 

Selecteer de cellen en zet ze terug op Standaard of wis de opmaak.

1.10.1 Cel uitlijnen Via celeigenschappen kun je ook de uitlijning van een cel regelen. Merk op dat veel van de celeigenschappen via de lintknoppen ingesteld kunnen worden , maar niet alles en er zitten een paar interessante mogelijkheden bij. Soms komt het voor dat je een kolom hebt met een hele lange kop erboven, terwijl de inhoud van de cellen eronder maar kort is, bijv.:


18

VOORLETTERS P. J. W. K. Dit betekent dat je vaak met kolommen werkt die veel breder zijn dan eigenlijk voor de gegevens erin nodig is. 

Type bovenstaande gegevens in (Gebruik hoofdletters!). Maak de kolom smaller dan de tekst Voorletters.



Selecteer de cel met "VOORLETTERS"



Roep de Celeigenschappen op met de rechter muisknop of kies “Meer getalnotaties” uit de lijst van de Standaard-knop



Kies Uitlijning uit de tabbladen.



Selecteer het keuzevakje Terugloop



[OK]



Plaats een afbreekstreepje (-) waar de tekst afgebroken moet worden.

1.10.2 Afbreken met Alt/Enter Er is een handiger manier om meer regels in een cel te krijgen. 

Type in een cel (zonder te bevestigen): Ik wil meer regels



Druk nu op Alt/Enter en bevestig daarna (met bijv. Enter) .

Uitlijning kent nog een aardigheidje: 

Type in een cel: een scheve schaats



Zorg voor het Uitlijning tabblad (uit Celeigenschappen)



Rechts bevindt zich het Stand-kader



Klik op de 45° positie.



[OK]

De tekst heeft een passende vorm gekregen. Via het tabblad Lettertype kan de te gebruiken letter gekozen worden. De Tabbladen Rand en Patronen kunnen gebruikt worden voor het aanbrengen van randen, kleuren en patronen per cel of geselecteerde cellen.




19

Oefen even met deze mogelijkheden.

Sessie 01-07

1.11 Opmaak kopiëren Heb je een cel nog al bewerkelijk opgemaakt, dan kun je de hele opmaak in één klap naar een andere cel of celgebied kopiëren.. 

Type ergens in twee cellen naast elkaar: Een tweede scheve schaats en Een derde scheve schaats (Geeft niets als een stuk van de eerste tekst verdwijnt)



Klik in de cel met de opgemaakte scheve schaats.



Klik op het opmaak-kopiërenknopje in het klembord-deel van het Start-lint (



Selecteer de twee nieuwe scheve schaatsen.

)

Als het goed is hebben deze nu ook dezelfde scheve opmaak! Zo kun je nog eens gemakkelijk een scheve schaats rijden.

1.12 Bladopmaak kopiëren Stel dat je met een aantal werkbladen werkt die allemaal dezelfde basisopmaak moeten hebben. Is dat ook snel te realiseren? Hier is een mogelijkheid: 

Onthoud de cellen waar je de scheve schaatsen hebt geplaatst.



Klik op het alles-selecterenhokje



Klik nu op het opmaakkopiërenknopje.



Klik op het Werkblad waar de opmaak naar toe moet en klik daar in A1.



Type tekst in de scheveschaatscellen en Enter.

Zoals je (hopelijk) ziet hebben die cellen nu dezelfde opmaak. 

Sluit zonder te bewaren

1.13 Absoluut en relatief kopiëren. 

Open een nieuwe map



Type het volgende spreadsheet in:




20

Kopieer C3 naar C4

Het resultaat is gunstig voor de klant maar niet voor ons bedrijfje. 

Selecteer C4 en kijk eens goed naar de formule!

Die formule is =B4*(1+B2). Klopt dit wel? Nee, natuurlijk. B4 is fijn, maar B2 had B1 moeten blijven. Tot nu toe hebben we het als vanzelfsprekend geacht, dat Excel de formules keurig voor ons aanpaste. Nu doet hij dat ook, maar zien we het ineens niet meer zitten. Stank voor dank dus. Dat aanpassen van de formules heet in het jargon: Relatief kopiëren. Wil je dat echter niet dan moet je het onderdeel van de formule dat niet aangepast mag worden vast zetten. Dat doe je met behulp van het dollarteken ($). Wil je niet dat de kolomletter verandert, dan plaats je een $ voor de letter, bijv. $A5. Wil je niet dat het rijnummer aangepast wordt, dan komt de $ voor het nummer te staan, bijv. A$5. Mag noch de letter noch het nummer veranderen dan plaats je $ voor beide, bijv. $A$5. Je hoeft dit dus alleen maar te doen als je weet dat je straks gaat kopiëren!! Het dollarteken mag met de hand ingevoerd worden, maar je mag ook (een aantal keren) op F4 drukken. 

Plaats de tekstcursor in de verwijzing B1 in de cel C3.



Druk op F4 tot je +B$1



Kopieer de formule nogmaals naar C4.

krijgt.

Het moet nu goed zijn. Je hebt ABSOLUUT gekopieerd! Sessie 01-08

1.14 Beschermen Cellen kunnen ook beschermd worden zodat onwetende handen er niet per ongeluk dingen in veranderen. Hoe dit gebeurt nemen we aan de hand van de volgende oefening door: Voor een jeugdig familielid moet je even een spreadsheet maken dat het jeugdtalent kan gebruiken om gauw de juiste tafel weer te geven. Het grut typt graag in zoveel mogelijk cellen en dat zou al je werk weer heel snel teniet doen. De enige cel waarin getypt mag worden is de cel waar het tafelgetal ingevoerd moet worden. zo ziet het er ongeveer uit (volgende pagina): Jantje mag alleen in B2 kunnen typen. We moeten er dus zo voor zorgen bij het maken van dit spreadsheet dat er alleen maar in B2 iets ingetypt hoeft te worden, waarna alle relevante gegevens aangepast worden. Het moet ook voor andere tafels dan de tafel van 7 gebruikt kunnen worden!! 

Produceer het volgende tafelspreadsheet (in een nieuwe map).


21

Als het goed gegaan is moet je een nieuw getal in B2 kunnen typen en krijg je in één keer de nieuwe tafel te zien. OPM: je zou die x en dat = teken met de centreerknop ook nog mooi in het midden kunnen plaatsen! 

Type 9 in B2 en bevestig.

Gelukt? Dan nu nog beveiligen.. Je gaat als volgt te werk: 1. Markeer alle cellen die niet beschermd moeten worden. 2. Beveilig het blad. 

Selecteer B2



Roep Celeigenschappen op.



Kies voor het Tabblad-Bescherming



Zorg ervoor dat het keuzevakje voor Geblokkeerd niet aangekruist is.



[OK]

Dan nu nog beveiligen. 

Open het Controleren-lint en kies Blad beveiligen

Een wachtwoord is niet nodig 

[OK] en proberen maar!

Je kunt de celeigenschappen nu ook niet meer benaderen. Daarvoor moet je eerst de beveiliging opheffen. 

Probeer het Celeigenschappen venster op te roepen!



Hef nu de beveiliging in datzelfde Controleren-lint weer op.


22

1.15 Valideren Wellicht is het het jeugdige genie niet direct duidelijk wat hij in de bewuste cel in moet typen. Dan bieden we toch wat hulp! 

Selecteer B2



Selecteer het lint Gegevens, en in het onderdeel Gegevenshulpmiddelen, Gegevens validatie



Selecteer het tabblad-Invoerbericht



Type in het Invoerberichtvenster te tekst:



[OK]



Beveilig weer en bekijk het effect.

type hier het tafelgetal (o.i.d.)

Nu er nog voor zorgen dat Jantje niet de tafel van 76 etc. gaat oefenen: 

Beveiliging uit.



Ga nu in het validatievenster naar het tabblad-Instellingen



Kies Geheel Getaluit het Toestaan-lijstje



Type in het Minimum-veld 1 en het Maximum-veld



[Tabblad-Foutmelding]



Type als Foutbericht : Getal tussen 0 en 10 intypen



Beveiliging aan en Probeer!



Bewaar als tafel en sluit de map.

9

1.16 Verbergen De inhoud van cellen kan ook via Celeigenschappen verborgen worden. Dat gaat waarschijnlijkechter niet helemaal zoals je het zou verwachten. De functie Verbergen in Tabblad-Bescherming verbergt de inhoud van de cel niet. Die functie verbergt slechts het verschijnen van de inhoud (of de onderliggende formule) in de formulebalk. De inhoud zelf is ook wel te verbergen. Dat gaat als volgt: 

Start een nieuwe map en type het volgende sheetje in.

Jan de Jong Piet Pietersen Veelco Veelstra Willy Weinig

Jaarsalaris 45.000 73.000 325.000 25.000


23

Gebruik de valutaknop om het Euroteken ervoor te krijgen.

Veelco geneert zich voor zijn salaris, zou het kunnen laten halveren, maar vindt dat niet aantrekkelijk. Dan maar via Excel de werkelijkheid verbergen voor spiedende ogen: 

Selecteer de cel met Veelco's salaris.



Roep het Celeigenschappen dialoogvenster op.



Selecteer het Tabblad-Getal



Selecteer onder Categorie de optie Aangepast



Type in het Type-veld (rechts) ;;; (3 x puntkomma)



[OK] en klik in een andere cel.

De inhoud is nu niet zichtbaar, maar pientere Pietje gaat er wel even met de cursor naar toe en ziet de inhoud in de formulebalk verschijnen. Om dat ook nog te verhelpen, kun je de cel 'verbergen' 

(In de beruchte cel?) Naar Celeigenschappen.



Naar Tabblad-Bescherming



Kruis Verbergen aan. [OK]



Zet de beveiliging ook aan.

De werkmap met een Wachtwoord beschermen zou het nog een stukje veiliger maken! Sessie 01-09

1.17 Opdrachten

1.17.1 Opdracht 1  Open navigatie.xlsx en zorg ervoor dat er op Regio gesorteerd is (indien nog niet zo).  Selecteer nu alle gegevens voor de regio Oost met hooguit twee muisklikken en één extra actie.  Hef de selectie weer op.

1.17.2 Opdracht 2  Sorteer nu op Datum van oud naar nieuw.  Zorg ervoor dat er alleen in de kolom Maand en Verkopen getypt mag worden, vanaf C2 en E2 tot het einde van die kolommen.  Zorg er verder voor dat in de kolom Maand alleen maar een getal van 1 t/m 12 in geplaatst mag worden.


24

1.17.3 Opdracht 3  Start een nieuwe werkmap  Zorg voor een aangepaste lijst met: Eerste kwartaal, Tweede kwartaal, Derde kwartaal, Vierde kwartaal.  Plaats in A1 de huidige datum met een functie!  Zet deze functie om naar de waarde (dus niet meer afhankelijk van de functie)  Type “Eerst kwartaal” in in A3 en vul uit zodat je het volgende krijgt:

 Zet alle vier de kolommen in één keer op optimale breedte:

 Lijn de cel met “Eerste kwartaal” als volgt uit en voeg een kleurtje toe:

 Kopieer deze opmaak naar de andere kwartalen  Vul de cellen met de volgende getallen zonder ze allemaal handmatig in te typen (ieder kwartaal komt er 10000 bij)

 Zorg voor ongeveer de volgende tekst in B2:

 Zorg er tenslotte voor dat je in de statusbalk even ziet hoeveel het totale jaarcijfer is.  De onkosten zijn 40% van de omzet. Plaats 40% in C1 en een functie in die op basis van de waarde in C1 de onkosten over het eerste kwartaal uitrekent. Vul die daarna uit naar de andere kwartalen.  Plaats daarna nog zo efficiënt mogelijk de winst in rij 6

 Bewaar maar als Opdrachten o.i.d.


25

Sessie 01 - 10

1.18 Inhoud verwijderen 1.18.1 Verwijderen met verschuiving Het verwijderen van de inhoud van een cel kan ook op verschillende manieren:  Start een nieuw werkblad en type “a” in D5, “b”in E5 en “c” in D6: In het Start-lint in de groep Cellen staat een knop Verwijderen. Nou zou je zeggen dat je die knop zou moeten kunnen gebruiken om de inhoud van een cel te verwijderen. Het resultaat kan wel eens verrassend zijn, want die knop verwijderd de hele cel waarna die positie opgevuld moet worden door een naburige cel. Dat wordt de rechter cel als de cel eronder gevuld is. Is die niet gevuld maar de rechter cel wel dan wordt de rechter rij naar links verschoven.  Verwijder D5 op deze manier een paar keer en zie wat er gebeurt. Om meer controle te houden kun je ook op de lijstknop klikken van deze optie. Kies daar Cellen verwijderen en je kunt kiezen wat je wilt dat er gebeurt:  Probeer.

1.18.2 Inhoud wissen zonder verschuiving Om een cel simpel weg te legen, kun je ook in de Bewerken-groep van het Start-lint kiezen voor de lijstknop van de Wissenknop. Daarna kun je met Inhoud wissen een cel legen.  Probeer! Simpler echter, is het wissen met de Del(ete)-toets van je toetsenbord.  Probeer dat anders ook nog maar even.

1.19 Werken met tijden Excel lijkt heel gemakkelijk om te gaan met tijden, toch zijn er een paar haakjes en oogjes: 

Type in een nieuw blad het volgende sheetje: 3:55 8:34



Plaats nu in de cel eronder de Som-formule (Gebruik de -knop).


26

Je ziet dat Excel het resultaat keurig in minuten en seconden uitrekent. Maar nu: 

Type op de plaats van de somfunctie de tijd :



Laat de som in de cel eronder uitrekenen.

11:32

Helaas hebben we nog maar 1 seconde over. Niet erg leuk als het je werktijd betreft en je salaris erop gebaseerd is. Excel plukt de dag en kijkt van nature niet verder. Maar je kunt het hem wel leren met een aangepaste functie: 

Met de bewuste som-cel geselecteerd, [Celeigenschappen] [tabblad-Getal]



Kies uit de lijst Aangepast



Klik in het Type-veld, verwijder de aanwezige tekst en type [u]:mm (dat waren dus die "haakjes")



[OK]

En Excel is even ruimer gaan denken. Van nu af aan kun je deze aangepaste tijdsfunctie kiezen. Maar we hadden die “oogjes” nog niet besproken. Die staan voor even verder kijken dan je neus lang is, want hoe staat het met negatieve uren/minuten? 

Zet het volgende eens op (in E15:E17 bijv.):



Zorg ervoor dat in E17 de eigenschap op [u]:mm staat (deze moet nu ook in het lijstje te vinden zijn) Het zal de ###### niet doen verdwijnen.

Een “oogjes”schijnlijk probleem. Excel kan met 2 verschillende datumsystemen werken. Het 1900systeem en het 1904-systeem. Kies je voor het 1904-systeem dan kun je ineens ook met negatieve uren werken. (Ja, ja, je moet het maar weten) Dat gaat zo:

1.20 Het datumsysteem wijzigen Het datumsysteem wordt automatisch gewijzigd wanneer u een document opent dat van een ander platform afkomstig is. Als u bijvoorbeeld in Excel voor Windows een document opent dat is gemaakt in Excel voor Macintosh, wordt het selectievakje Datumsysteem 1904 automatisch ingeschakeld. U kunt het datumsysteem als volgt wijzigen: 

Klik op de Microsoft Office-knop Geavanceerd.



Selecteer de gewenste werkmap onder de sectie Bij het berekenen van deze werkmap ( een eind naar beneden scrollen) en schakel vervolgens het selectievakje 1904-datumsysteem gebruiken in of uit. [OK]

, klik op Opties voor Excel en klik op de categorie


27

je zou nu wel een negatieve tijd moeten hebben. Sessie 01 – 11 Oefening: 

Verwijder die tijden en probeer het volgende werkblad eens te maken (lees zo eerst even door voordat je aan de slag gaat)

Instructies: Gebruik de vulgreep voor het invullen van de weeknummers. Zorg voor datumsysteem 1904 als dat nog niet gedaan is. Vul voor een aantal weken de gewerkte tijden in. In rij 4 komen de resttijden per dag te staan. In rij 5 hou je de cumulatieve overuren of achterstand bij. Plaats dus formules in de cellen D4:M5 

Sla op als Werktijden

Sessie 01 - 12

1.21 Een Prognose-oefening We beginnen met een spreadsheet waarin gespeeld wordt met Jaaromzetprognoses (voor het gemak alleen de eerste 7 maanden). De beginwaarden worden in B2:B5 ingevoerd. Hoe ontwikkelt zich de verkoop (en winst) bij een omzetstijging van bijvoorbeeld 6% en de aangegeven vaste en variabele kosten. Om met die waarden te kunnen stoeien, moet je ze in B2 t/m B5 in kunnen typen en moeten de waarden in B8 t/m I11 (zie volgende bladzijde) automatisch aangepast worden. Nogmaals: In B8 t/m I11 mogen dus alleen maar formules komen! 

Sluit de huidige map (niet opslaan) en begin met een nieuwe map.



Type de volgende gegevens in (opmaak komt later)


Beginomzet Vaste kosten Variabele kosten Omzetstijging

28

Jaaromzet Fantastica B.V. 70560 21040 45% 6% Januari

Omzet Vaste kosten Variabele kosten Winst We willen hiernaar toe (er volgen ook nog wat aanwijzingen):

Jaaromzet Fantastica B.V. Beginomzet Vaste kosten Variabele kosten Omzetstijging

Omzet Vaste kosten Variabele kosten Winst 

70560 21040 45% 6% Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Totaal 70560 74794 79281 84038 89080 94425 100091 592269 21040 21040 21040 21040 21040 21040 21040 147280 31752 33657 35677 37817 40086 42491 45041 266521 17768 20096 22565 25181 27954 30894 34010 178468

Dubbelklik op de scheidingslijn tussen de kolomkop A en B de juiste breedte te laten geven.

om de A-kolom

Let op: In B4 of B5 staat in feite 0,45 en 0,06!! 

Gebruik de vulgreep om Januari t/m Juli uit te breiden (zie dezelfde tabel op de volgende bladzij).

Excel gebruikt het =-teken om aan te geven dat wat volgt een formule of functie is. In B8 krijg je dus =B2, want de beginomzet is de januariomzet. (Kom je er bij de volgende opdrachten niet uit, kijk dan naar een mogelijke oplossing verder op!) 

Verwijs in B8 naar B2 (beginomzet)

Excel gebruikt ook het $-teken om een verwijzing absoluut te maken. Door de cursor in of direct naast de celverwijzing te zetten en op F4 te drukken plaatst Excel de $-tekens zelf. (meerder F4's plaatsen meer/minder $'s) 

Zet een formule in C8 die probleemloos naar D8 t/m H8 gekopieerd kan worden en kopieer die dan ook.



Zet kopieerbare formules in B9, B10 en B11 en kopieer ze (gebruik de vulgreep!)


29

Zet „Totaal‟ in I7

AutoSom kijkt eerst naar boven of daar getallen staan, staat er niets dan kijkt hij links. In I8 kun je AutoSom dus gebruiken. 

Gebruik AutoSom (2x klikken) om het halfjaarlijkse totaal uit te reken in I8.



Gebruik selectie B9:I11 en eenmaal klikken op AutoSom voor de rest.



Selecteer B8 t/m I11 en gebruik de meer en minder decimalen knoppen cijfers achter de komma weg te werken.



Zet de titel op puntgrootte 14



Selecteer cel B1 t/m E1 en spreid de titel over de cellen (met de



Klik op het pijltje in de knop Randen in het onderdeel en zie welke snelle mogelijkheden je



Zet de randlijnen minimaal zoals aangegeven in de onderste tabel. Verfraai verder indien geïnteresseerd.



Verberg de Totale Jaarwinst (mag ook niet in de formulebalk verschijnen)



Beveilig de tabel op B2-B5 na



Bewaar als Fantasti

om de

-knop) Lettertype hebt.


30

1.21.1 Een oplossing:

Jaaromzet Fantastica B.V. Beginomzet Vaste kosten Variabele kosten Omzetstijging

70560 21040 0,45 0,06

Omzet Vaste kosten Variabele kosten Winst

Januari =B2 =$B3 =$B4*B8 =B8-B9-B10

Februari =B8*(1+$B5)


31

Sessie 01 - 13

1.22 Wizard functies

Functies kun je zelf intypen maar ook met behulp van de knop Functies plakken opbouwen. Die knop zit bij Excel 2000 in een werkbalk, bij XP, 2003 en 2007 maakt hij deel uit van de formulebalk. Ook voor de ervaren gebruiker is het werken met deze knop een uitkomst. In de volgende oefeningen worden de functies grotendeels hiermee ingevoerd.

1.22.1 AANTAL.ALS

=AANTAL.ALS(Bereik;Criterium) Met deze functie kun je de keren tellen dat aan een bepaald criterium voldaan wordt. 

Sluit huidige map en open werkmap(.xlsx)

In dit spreadsheet wordt de productie van dakpannen bijgehouden en de voorkomende breuk. Om het breukpercentage in de gaten te kunnen houden, moet het spreadheet verder uitgewerkt worden. 

Zet in D2 een formule die het breukpercentageuitrekent.



Zet de opmaak van D2 op Percentage Stappen: 1. Selecteer D2 2. Klik op het Percentageknopje



Met de meer en minder decimalen-knopjes zet het getal op één achter de komma.

Vulgreeptrucje: 

Dubbelklik op de vulgreep! (Makkelijk voor als je echt haast hebt)



Plaats onder Criterium (in A56) een criterium: bijv. > 6%



Selecteer B56 voor de functie die uit moet rekenen hoe vaak het breukpercentage hoger is geweest dan het criterium.



Klik op de Functieknop



Selecteer de Functiecategorie Statistisch



Selecteer de Functie



Klik op OK

AANTAL.ALS

(=meer dan 6 procent)


32

Het gaat nu om de volgende velden:

Bereik

Het gebied waarin gezocht moet worden (D2:D53)

Criterium Een criterium (>6%) of verwijzing naar een cel waar het criterium in staat (A56) 

Klik in het veld rechts van Bereik



Klik op het Verbergvensterknopje zit.



Selecteer met de muis D2:D53 (laat los)

rechts in het veld als het dialoogvenster in de weg

Excel heeft nu zelf het veld ingevuld! 

Klik weer op



Klik in het veld naast Criterium



Laat, zo nodig, het grote venster weer verdwijnen.



Klik op A56



Haal (zo nodig) het grote venster weer terug.

als het grote venster weggeklikt is.

(via

is ook nog uitgebreide informatie te krijgen!!)



Klik op OK



Controleer met andere criteria!



Bewaar als Werkmap_eigen.xlsx , (maar sluit nog niet als je van plan bent verder te gaan.) Zie de module FUNCTIES voor meer oefeningen en informatie Sessie 01 - 14

1.23 Voorwaardelijke opmaak De oefening met de pannenbreuk kunnen we ook mooi gebruiken om te zien wat je met “voorwaardelijk opmaak” kunt doen. Met “voorwaardelijke opmaak” wordt opmaak bedoeld die alleen maar verschijnt als er aan een bepaalde voorwaarde voldaan wordt. Je zou er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat het breukpercentage in rood weergegeven gaat worden zodra het meer dan 6 is. Dat gaan we eens proberen:


Wis A56 en B56.



Type 6% in A56



Selecteer cel D2.



Kies in het Start-lint en de groep Stijlen: Voorwaardelijke opmaak / Markeringsregels ../Groter dan

33

Je krijgt zoiets:



Klik in A56 zodat dit het percentage vervangt, kies een opmaak rechts en sluit af met OK



Dubbelklik nogmaals op de vulgreep van D2 om de hele kolom met deze opmaak te vullen

Als het goed gegaan is, zijn nu alle waarden boven 6% met jouw kleur en opmaak gekleurd.  

Type ook eens wat andere waarden in als criterium en bekijk het effect. Bewaar als werkmap_eigen.xlsx.

1.23.1 Formulegebruik bij voorwaardelijke opmaak. 

(Open werkmap_eigen, indien nodig) Verwijder alle opmaak voorwaardelijke opmaak weer.

Stel nu dat je de focus liever legt op de week waarin een te hoog breukpercentage voorkwam en je dus het weeknummer in wilt kleuren? Dat gaat zo:  

Je krijgt:

Selecteer A2 en ga naar voorwaardelijke opmaak. Kies daar onderaan voor Nieuwe opmaakregel (mag ook via Markeringsregels voor cellen en dan Meer regels..)




34

Vul onder Waarden.. =D2>A$56 en zet de opmaak op Rood (waarom die $, denk je?)

We zeggen hiermee: Kleur de cel A2 rood als de waarde in D2 hoger is dan het criterium in A56 

Klik op OK om het te bevestigen.



Kopieer de opmaak naar de andere cellen in de A-kolom en probeer met andere criteria.



Bewaar.

Sessie 01 - 15

1.24 Wizard Grafieken 1.24.1 Grafiek maken Met de grafiekenwizard zet je (zelfs rond slechte cijfers) zo een fraaie grafiek neer : 

Open werkmap_eigen.xlsx en ga naar blad Grafiek

De Vliegende Hollander Europese verkopen Europa

Land Nederland Frankrijk Spanje Engeland Duitsland

J 2008 € 10.111 € 22.100 € 13.270 € 10.800 € 23.400

J 2009 € 13.400 € 24.050 € 15.670 € 21.500 € 25.600

J 2010 € 20.900 € 27.890 € 19.850 € 28.970 € 26.500

Totaal € 44.411 € 74.040 € 48.790 € 61.270 € 75.500

Merk op dat ik een letter (J) heb toegevoegd aan de jaartallen. Dat maak het wat gemakkelijker voor de Wizard om ons te helpen. In de Grafieken module komen we hier weer op terug. Microsoft heeft het onderdeel Grafieken behoorlijk overhoop gehaald. Er is veel aan toegevoegd, zoals allerlei voorgedefinieerde stijlen en opmaak, maar 2003 gebruikers zullen ook dingen gaan missen, zoals het snel naar de grafiek slepen van meer (maar niet perse aansluitende gegevens). In de module Grafieken gaan we daar verder op in. Hier even een eenvoudige introductie. 

Selecteer de gegevens (B4:C9) waarvan we in eerste instantie een grafiek willen zien (2008 dus)

1.25 Het Invoegen-lint Voor het invoegen van een grafiek moet je dus in het Invoegen-lint zijn. Behalve grafieken kun je hier allerlei plaatjes/illustraties invoegen, tekst georiënteerde zaken, zoals WordArt en speciale Symbolen. Ook voor draaitabellen zul je hier moeten zijn. 

Open het Invoegen-lint



Klik in het Grafieken-deel op het Kolom-icoon




Kies de eerste van de 2 D grafieken

En je hebt je grafiek! Verplaats, vergroot als je dat wilt. Wil je liever de gegevens over 2009 zien of 2010 dan kun je het kader rond de gegevens eenvoudig verschuiven vanuit de kader rand: 

Verplaats het blauwe kader naar de andere gegevens (grafiek moet geselecteerd zijn om de blauwe randen te kunnen zien.)

1.25.1 Meerdere gegevens toevoegen. Je mag de blauwe rand vanuit de selectiepunten (in de hoeken) ook uitbreiden en zo meer gegevens meenemen. 

Zorg ervoor dat alle gegevens( 2008 – 2010) in de grafiek verschijnen.

1.25.2 Titels toevoegen Voor het toevoegen van titels ben je afhankelijk van de voorgeprogrammeerde ontwerpen. Zorg ervoor dat de grafiek geselecteerd is en klik zo nodig het lint Ontwerpen aan. Je moet daarin ook het onderdeel grafiekindeling tegenkomen. 

Klik op de schuifbalk aan de rechterkant om alle mogelijkheden te zien.

35




Kies het icoontje met een titel boven en de legenda rechts.

Door in zo‟n titel te dubbelklikken kun je de tekst aanpassen. 

Maak er maar wat van.

Zou je de gegevens andersom willen hebben, met de landen in de legenda en per jaar gegroepeerd, dan kun je ze eenvoudig draaien. Met de rij/kolommendraaien-knop in het Ontwerpen lint van de grafieken. 

Probeer maar.

1.25.3 Ander grafiektype kiezen. In datzelfde lint zit helemaal links en knop waarmee je voor een ander type grafiek kunt kiezen. 

Maak er maar eens een Lijngrafiiek van.

1.25.4 Grafiek verwijderen. 

Klik in het witte grafiekgebied (blokjes verschijnen in de randen)



Druk op de Delete-knop

1.25.5 Opdracht: 



Maak van de gegevens van 2008 een cirkelgrafiek die er ongeveer als volgt uitziet:

Bewaar.

Sessie 01 - 16

1.26 Gegevenstabellen 1.26.1 Titels blijvend weergeven Wanneer de gegevens in tabellen groot worden verdwijnen de rijen kolomkoppen van het scherm. Dat werkt niet echt gemakkelijk. Zulke koppen (de titels) kunnen vastgezet worden.

36


37

Je doet de contributieadministratie van de sportclub en moet de kwartaalbetalingen bijhouden. 

Open NVD.xlsx



Ga met de cursor naar de laatste naam.

Je ziet de titels niet meer! 

Ga terug en selecteer cel A2

Om de titels te kunnen blijven zien moet je ze blokkeren, zodat ze niet mee wegschuiven als je naar beneden “scrollt”. Je kunt ook kolommen blokkeren. Wat je blokkeer hangt af van welke cel je geselecteerd hebt op het moment dat je blokkeert. Je blokkeert de rijen boven die cel en de kolommen links van die cel! Die doe je in het Beeld-lint 

Open het Beeld-lint en klik daar op Deelvensters blokkeren in het Venster-deel van het lint.



Kies Titels blokkeren



Ga weer naar beneden! (De titels blijven zichtbaar)

De contributiebedragen staan helemaal rechts. 

Ga naar het contributiebedragenbereik.

De namen zijn nu verdwenen en dat is erg lastig. De drie linker kolommen dus ook maar blokkeren. 

Selecteer D2



Hef de Blokkering weer op in datzelfde Deelvenster blokkeren menu



Stel het dan opnieuw in op Titels blokkeren



Probeer het!

Sessie 01 - 17

1.26.2 Kolommen verbergen en weer zichtbaar maken Nou kan ik me voorstellen dat heel veel info voor een bepaalde taak vaak overbodig is. We gaan de kolommen C t/m H maar even tijdelijk verbergen. 

Selecteer de kolommen C t/m H


38

Rechtermuisknop [Verbergen])

Nu is er een stuk gemakkelijker mee te werken, maar toch, hoe maak ik ze weer zichtbaar? Je doet dat door de kolommen links en rechts van de verborgen reeks te selecteren: 

Selecteer B & I



Rechtermuisknop [Zichtbaar maken]

1.26.3 Linker kolommen weer zichtbaar maken.  Verberg de A kolom.  Probeer hem weer zichtbaar te maken. Het probleem is hier dat er geen linkerkolom meer is, links van het onzichtbare gebied. Daarom moet je net doen alsof de rijnummers ook een kolom vormen en die mee selecteren. Plaats de muis dan wel in de eerste zichtbare kolom (B hier)en maak de verborgen kolom weer zichtbaar via de rechtermuisknop.  Probeer.

1.27 Automatisch aanvullen We gaan nog even een aardigheidje van de makers van EXCEL bekijken. Met name bij het invullen van lange tabellen, type je vaak de zelfde gegevens in. EXCEL is gretig om daar een handje bij te helpen: 

Selecteer de lege cel onder de woonplaatsen (I57, dacht ik)



Type in p [Enter]

Knap dat EXCEL al wist dat je Purmerend in had willen typen! Met Amsterdam zal het wat moeilijker gaan omdat EXCEL zijn intelligentie ontleent aan een analyse van wat er verder in die kolom staat, en daar heb je Amstelveen ook. Dus wat zou hij van a moeten maken, geen keuze dus totdat je amster of amstel ingetypt hebt. 

Probeer



Probeer ook met enkele andere steden die al in de lijst voorkomen.

En als je nu Pieterburen wilt i.p.v. Purmerend? Nou dan trek je je niks aan van de aanvulling en typt gewoon door. 

Type in een vrije cel onderaan de kolom Pieterburen



Ook weer opgelost.

Dit “automatisch aanvullen” kan irritant zijn en voor ongewilde fouten zorgen. Je zet het uit via de Office-knop, Opties voor Excel en Geavanceerd.




Zet uit en zie of het een verschil uitmaakt, zet het daarna weer aan voor de volgende cursist.



Sluit de map zonder op te slaan

39

Sessie 01 - 18

1.28 Introductie draaitabellen Draaitabellen komen om de hoek kijken zodra je je gegevens op een andere manier wilt organiseren. Doe je dat handmatig dan ben je zo maar weer een paar uurtjes kwijt, de draaitabel-functie zou dat een stuk sneller kunnen doen. We geven hier even een voorbeeldje. Voor meer, zie de module Draaitabellen  Open nvd weer en ga naar het werkblad Draaitabel. Hier zie je gegevens die uit een grotere database gehaald zouden kunnen zijn, met voornamen en woonplaatsen. Omdat je bij draaitabellen meestal met waardegegevens werkt moeten we de kolom aantal even vullen met 1-en (iedere geregistreerde Jan is er immers maar 1). Dat laatste kun je snel doen.  Type 1 onder aantal en dubbelklik op de vulgreep.

1.28.1 Draaitabel invoegen Je voegt een draaitabel in in het Invoegen-lint. De draaitabel-knop zit direct al links in het lint:  Klik op deze knop en kies Draaitabel Je moet het volgende venster als volgt in laten vullen:

 Zorg voor deze invulling van het tabelbereik en de plek waar de draaitabel moet komen. En dan kun je nu je gegevens gaan draaien door te kiezen war ze naar toe moeten in het Draaitabellenvenster:


40

 Sleep de velden bovenaan naar de vakjes onderaan, Naam naar het gebied Rijlabels, Plaats naar Kolomlabels en Aantal naar Waarden  Sluit het venster.

En dan heb je hier je gedraaide tabel:

1.28.2 Draaitabel verwijderen Om hem te verwijderen selecteer je de hele tabel en drukt op Delete.  Probeer en sluit de werkmap.

1.29 Introductie macro’s Het woord „macro‟ komt uit het Grieks en betekent „groot‟ en met een macro kun je iets groots bereiken door iets heel kleins te doen! Door bijv. met ingedrukt Ctrl-toets op een lettertoets te drukken kun je dan een hele serie muis- en toetsenbordactiviteiten uit laten voeren. Die muis- en toetsenbordacties moet je zelf één keer zelf doen en door Excel op laten nemen.

1.29.1 Lint Ontwikkelaars toevoegen Om met macro‟s te kunnen werken, moet je het lint Ontwikkelaars kunnen gebruiken. Staat dat niet tussen je lintjes dan kun je het via de Officeknop/ Opties voor Excel en de keuze Populair toevoegen


41

 Voeg toe en bevestig met OK

1.29.2 Huidige datum vastzetten Met de functie =vandaag() kun je in een cel de huidige datum plaatsen. Het probleem hierbij is dat die datum dan van dag tot dag verandert in de datum van die dag, niet erg handig als je naar een factuur kijkt die je een paar maanden geleden verstuurd hebt. Die factuur krijgt dan ineens de datum van de dag waarop je hem weer opent. Nou kun je door die datum te kopiëren en weer via Plakken speciaal als Waarde te plakken, zo‟n datum omzetten in een vaste datum.  Start een nieuwe werkmap en type in B2: “factuurdatum” . Verbreed de kolom.  Type in C2 =vandaag() en bevestig.  Kopieer en plak speciaal weer terug als waarde Sessie 01 - 019

1.29.3 Macro opnemen Omdat dit toch telkens wel erg veel werk is gaan we er een macro van maken.  Verwijder de functie in C2 en select A1.  Open het Ontwikkelaars-lint en klik in de groep Programmacode op Macro opnemen.  Vul het volgende venster als volgt in, naam (bijv. datum) en de letter die je wilt gebruiken om hem weer op te roepen (bijv. d):

Nadat je op Ok geklikt hebt wordt alles wat je daarna doet “opgenomen”. Dat moet dus echt goed gebeuren:  Neem nu dezelfde procedure nog eens door om die vaste huidige datum in C2 zetten (eindig met Esc om dat gekriebel rond de cel te stoppen)

1.29.4 Macro opnemen stoppen. „Macro opnemen‟ moet gestopt worden anders gaat de opname door tot je geheugen het niet meer aankan. De Macro opnemen knop is ondertussen veranderd in Opname stoppen


42

 Klik op deze knop om de opname te stoppen.  Verwijder de datum uit C2  Druk op Ctrl/d en de datum zou weer keurig terug geplaatst moeten zijn. Je kunt deze macro op ieder blad van je facturen werkmap gebruiken en hij plaatst de datum overal in C2.  Probeer.

1.29.5 Macro’s verwijderen Het is ook wel handig om te weten hoe je macro‟s weer verwijdert!  In het ontwikkelaars-lint, klik op de knop Macro’s Je krijgt nu al je macro‟s te zien en kunt de macro die je wilt verwijderen selecteren en verwijderen.  Verwijder je datummacro en neem hem daarna eventueel nog weer een keer op. In deze versie moet je werkmappen met macro‟s in een speciaal formaat opslaan. Dat formaat-type kies je in het Opslaan als-veld bij het opslaan.  Sluit en bewaar met de naam Macros en als type Excel-werkmap met macro’s

Functies

43

2. FUNCTIES Sessie 02 - 01

2.1 Functies toevoegen Functies zijn niet meer dan kleine programmaatjes die ingewikkelde berekeningen eenvoudiger maken. Er zijn er tientallen, die door mensen met hun diverse expertises gebruikt kunnen worden. Het is zinloos om die allemaal te leren kennen, maar als je weet hoe je zo‟n functie gebruikt dan zou je een heel specifieke functie die je op jouw terrein wellicht nodig gaat hebben, ook moeten kunnen gaan gebruiken. Functies plaats je via het functieknopje in de formulebalk. Als je daarop klikt kun je een lijstje krijgen van functiesoorten. Je doet dat met een klik op het lijstknopje van de categorieën :  Start een nieuwe werkmap.  Probeer dat lijstje te krijgen, het ziet er zo uit:

2.2 Wiskunde en trigonometrie  Kies Wiskunde en trigonometrie.

2.2.1 Romeins  Selecteer B1 en haal uit het lijstje de functie Romeins. Een geinige functie die weinig gebruikt zal worden, maar we gebruiken hem even om te laten zien hoe je zo‟n functie plaatst. Je krijgt:  Type bijv. 2012 in het getal-veld en bevestig. Weet je ook hoe de Romeinen dat schreven! Maar als je nu ook wilt weten hoe ze 1000 schreven dan met je weer opnieuw naar die functie toe. Handiger is het om in plaats van dat getal hard in te type, te verwijzen naar de cel waar dat getal instaat.  Start de functie weer en klik nu vanuit het getal-veld op A1, bevestig.

Functies

44

 Type in A1: 1000 en bevestig! Je kunt nu in A1 typen wat je maar wilt en je krijgt de Romeinse versie.  Probeer maar!

2.2.2 SOM.ALS Dan nu even wat serieuzer.  Open functies.xlsx Naam Jan Piet Klaas Jan Piet Jan Piet Klaas Klaas Jan Piet Jan Piet Piet Klaas Jan

Maand jan jan febr febr mrt apr mei mei juni juni juli aug sept nov dec dec

Piet

Ziektedagen 3 2 5 6 4 3 5 2 1 8 3 2 12 8 10 4 formule

De functie die we gaan gebruiken, zit zo in elkaar: =Som.als(bereik;criterium;optelbereik) Met deze wiskundige functie kunnen geselecteerde waarden opgeteld worden. In een lijst is per maand bijgehouden hoe vaak een werknemer ziek is geweest. Onderaan zet je even een functie waarmee je snel kunt zien hoeveel iemand in de afgelopen periode (bij. het afgelopen jaar) ziek is geweest. Het is hier dus niet de bedoeling om een lijst uit te draaien, maar om telkens de naam van één persoon in te typen (in A19 bijv.) en dan direct in C19 (bijvoorbeeld) het totaal te zien. Bij de te gebruikten functie geldt: Bereik[Range} Criterium Optelbereik

= De hele relevante tabel (A2:C17) Waar op geselecteerd wordt, moet in de eerste kolom staan. = waar je op wilt selecteren, meestal verwijzing naar een cel waar je het criterium intypt (A19) = de reeks waar de waarden staan die opgeteld moeten worden (C2:C17)

 Gebruik A19 als criteriumveld en zet de formule in C19 met behulp van de Functie-knop

Functies

45

2.2.3 Opdracht  Zorg op de meest efficiënte manier voor het volgende overzicht:

 Bewaar als Somals Sessie 02 - 02

2.3 Tekstfuncties: Links() en Rechts() Stel je hebt een aantal postcodes die allemaal aan elkaar vast geschreven zijn en je wilt die met een spatie scheiden. Dan gebruik je daarvoor een tekstfunctie. 

Open Functies.xlsx en ga naar blad Tekst



Voeg drie kolommen in tussen de A en B-kolom.

We gaan nu in B2 een functie plaatsen die de eerste vier letters uit A2 overneemt. Die functie heet =Links(). 

Probeer met behulp van de Functie-wizard deze functie correct te plaatsen. Kopieer hem naar de andere cellen.



Doe hetzelfde met de functie =rechts() in de C-kolom.

2.3.1 Tekst.Samenvoegen In de D-kolom gaan we de zaak weer keurig aan elkaar breien, dat doe je als volgt: 

Start in D2 de tekstfunctie tekst.samenvoegen()



En vul als volgt in: (het derde enz. tekstveld verschijnt automatisch, in Tekst2 type een spatie ingesloten door dubbele aanhalingstekens)



Verwijder de overbodige(?) kolommen B en C.

Oeps, dat is niet aardig. 

Haal de zaak met het Ongedaan-maken-knopje weer terug.

Functies

We moeten de formulewaarden eerst omzetten naar echte waarden. 

Selecteer alle nieuwe postcodes.



Kopieer ze (naar het klembord)



Kies nu voor Plakken Speciaal terug als Waarden (via rechtermuisknop of de lijst van de Plakken-knop)



Verwijder nu de kolommen B en C nog maar eens.

Is die operatie ook weer geslaagd. 

Sla het bestand op als Postcode o.i.d. en sluit

Sessie 02 - 03

2.3.2 Oefening tekstfuncties: 

Open functies.xlsx en het blad tekst.

Rechts in de K en L kolommen heb je de volgende telefoonnummers:

Je bent ondertussen heeeel erg internationaal geworden en wilt je telefoonnummers vooraf laten gaan door de code van Nederland 0031. Je zit aan zoiets te denken:  Probeer dit eens met één complexe functie te bereiken.  Bewaar als Internationaal o.i.d.

46

Functies

47

2.4 Datumfuncties Met datumfuncties kun je datums manipuleren. 

Ga naar het blad Datums in functies.xlsx

Je hebt zoiets:

2.4.1 Oefening: Nu wil je in de kolommen B-E, achtereenvolgens het volgende zien: het jaar, de maand, de dag(van de maand), de dag van de week. Hiervoor gebruik je de functies =jaar(), =maand(), =dag() en =weekdag(;2). Door bij typegetal 2 in te voeren in de weekdagfunctie, gaat je week bij maandag beginnen en niet bij zondag (in de video werd dat op 1 gehouden). Let op dat je voor Maand en Dag van de week in eerste instantie alleen maar getallen zult krijgen. 12 bijv. voor december en 2 voor dinsdag. We gaan daar zo ook iets aan doen.  

Gebruik de datumfuncties om de getallen in te vullen. Let op: heb je de juiste functie een keer goed ingetypt dan kun je op de vulgreep dubbelklikken om alle andere cellen eronder uit te vullen) Zet over naar werkelijke waarden.

2.4.2 Weekdag als tekst. Weekdag als nummer is niet echt duidelijk, dat dag 2 een dinsdag is moet je ook steeds maar weer uitrekenen. Om de dag in tekst te zien gebruik je de functie =tekst(A2;”dddd”) of =tekst(A2;”ddd”). Met 4 d‟s krijg je de volledige naam, met slechts 3 een afgekorte weekaanduiding. Voor de naam van de maand, kun je =tekst(A2;”mmmm”) gebruiken. 

Voeg twee kolommen toe voor deze functies en probeer

Functies

48

Sessie 02 – 04

2.4.3 Opdrachten 2.4.3.1 Weeknummers  Veel bedrijven werken met weeknummers. Excel heeft daar ook een functie voor.  Voeg een kolom weeknummers toe aan je tabel op het datums-blad  Plaats de weeknummer-functie en wel zo dat de week met maandag begint.  Plaats onderaan vanaf A51 eens even snel de dagen van 1-1-2010 t/m 13-1-2010. Trek ook de functies voor Weekdag en Weeknummer door. Hierin zie je dat 4-1-2010 in de tweede week valt. De eerste 14 dagen van januari in 2010 zien er (ingekort) zo uit:

Dat is wel een heel korte week! Dit komt omdat Excel uitgaat van het Internationale systeem. In Europa wordt er vaak een eigen ISO systeem gebruikt. In dit systeem begint de nummering bij de maandag die aan de eerste donderdag van het jaar vooraf gaat. Dat zou dus nog in het vorige jaar kunnen liggen. Hier zou die week op maandag 4 januari beginnen. Je zou dus telkens 1 van het aantal af moeten trekken. Op www. http://office.microsoft.com/nl-nl/excel-help/weeknummers-berekenenin-excel-HA010258100.aspx vind je hier meer info over en een (nogal gecompliceerde) functie.

2.4.3.2 Aantal.als nogmaals Je zou wel eens willen weten op welke dagen de genoemde gebeurtenissen plaatsvonden.  Verwijder de 2010 gegevens weer of pas de volgende opdrachten aan de uitbreiding aan.  Zet hiervoor het volgende lijstje op, bijv. vanaf E52 (of E66 o.i.d.):

Functies

49

 Plaats nu in F52 een functie die het aantal keren dat zo‟n dag genoemd wordt weergeeft (de aantal.als functie zit in de categorie Statistisch) en breid hem uit naar de andere dagen.  Bewaar onder zelf bedachte naam. Sessie 02 – 05

2.5 Zoeken en verwijzen 2.5.1 Vertikaal en Horizontaal zoeken In deze sectie oefenen we met de opzoekfuncties:

=VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelreeks;kolomindex) =HORIZ.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelreeks;rijindex) Je kunt Excel ook gebruiken om snel even wat op te zoeken: Bijv.:

Jan 020345678 Klaas 023458765 Piet 060612345

 Open functies.xlsx en ga naar blad Zoeken. Door in de eerste kolom van de namen naar een naam te zoeken vind je in de tweede kolom het telefoonnummer. Je hebt hiervoor de Vert.Zoeken functie nodig (Zit in Zoeken en Verwijzen) 

Typ in bijv. E5 Klaas



Selecteer F5 en daarna de functie Verticaal zoeken uit de categorie Zoeken en verwijzen

Bij het gebruik van de functies zet je de zoekwaarde meestal in een cel, zoekwaarde is dus meestal de naam van een cel (bijv. E5), de tabelmatrix is de hele tabel, de rij/kolomindex_getal vraagt naar een getal (DUS NIET MET DE MUIS AANKLIKKEN!!!!). Het getal is de kolom of rij (van de betrokken tabel)waarin de resultaten staan. In ons geval de tweede kolom. Je type dus 2 in. 

Vul in, bevestig en probeer met de andere namen. Zet de eigenschap op telefoonnummers

Er is nog iets waar we op moeten letten 

Verwissel Klaas en Piet in de tabel ( de namen zijn niet meer alfabetisch)



Probeer weer (je krijgt het verkeerde resultaat voor Klaas)

De Zoek-functies gaan er van uit dat de waarden op alfabetische volgorde staan of bij getallen oplopend zijn gesorteerd. Bij een bepaalde waarde wordt dan ook niet verder gezocht dan de plaats in het volgorde lijstje. Bij het zoeken naar Klaas, houdt de functie er mee op zodra een beginletter na K zich voor doet. De zoek functie vindt bij ons P (van Piet), houdt op met zoeken en plaatst de laatst

Functies

50

gevonden waarde (bij ons die van Jan). Om dit te voorkomen, moet je het laatste veld (Benaderen) op Onwaar zetten. 

Plaats de functie nogmaals en zet het laatste veld op Onwaar, probeer.

2.5.2 Factuurblad Je zou Excel goed kunnen gebruiken voor het maken van facturen. In ons voorbeeld wordt Excel gebruikt door een bedrijfje dat kopieerpapier verkoopt. De prijs per pak is afhankelijk van het merk.  Verwijder de gegevens van het telefoonboekje en concentreer je op de factuurgegevens eronder.  Zorg ervoor dat je in D6 de huidige datum krijgt (bijv. met de macro die we eerder als eens maakten). De prijs- en artikelgegevens staan in een tabel op het blad Gegevens.  Bekijk die tabel even.  Terug naar je factuur en type een artikelnummer in A17 en een aantal in B17  Plaats nu een zoekfunctie in C17, die op basis van de zoekwaarde, het artikel ophaalt uit de gegevens op het blad Gegevens. De functiegegevens moeten er zo uitzien:

 In D17 een zelfde functie, maar nu met verwijzing naar de derde kolom. Je moet dan de prijs krijgen.  In E17 moet je de totale prijs laten berekenen. Om de functies naar beneden te kopiëren / uit te vullen, moet je ervoor zorgen dat het tabelbereik nit mag veranderen (doe je met die dollartekens!)  Kopieer de functies naar beneden. (Je krijgt wel foutmeldingen in de cellen waar geen artikelnummer is ingetypt.)  Herstel de randlijnen (verdwijnen vaak bij het uitvullen, je kunt de opmaak beter het laatst doen!)  Type nog een paar artikelregels in.  Voeg een Som-functie toe in E24 en in E25 een formule die de BTW uitrekent. (Uitkomsten zijn nog even niet te zien)

Functies  En in E26 een optelling van E24 + E25 Zodra je alle orderregels ingetypt hebt, kun je de foutmeldingen t/m E 23 wissen.  Wis, alles zou nu doorberekend moeten worden. (We gaan later een manier leren om die foutcodes te vermijden.)  Bewaar als functieszoeken. Sessie 02 - 06

2.5.3 Opdracht 1 Op het blad Gegevens staat een lijst met adresgegevens van je klanten.  Zorg ervoor dat op basis van de klantcode/klantnummer in B7 (type hier alvast even een nummer in) in C9, C10, C11 en D11 de juiste adresgegevens komen te staan.  Bewaar maar als factuurtje o.i.d.

2.5.4 Opdracht 2  Start een nieuwe map en type het volgende tabelletje in:

 Type in B6 : aantal en in C6: prijs  Type een waarde in B7, bijv. 7 en zet dan in C7 een functie die de prijs aangeeft.  Sluit en bewaar als je wilt. Sessie 02 - 07

2.6 Info-functies Start een nieuwe werkmap en haal voor cel D2 uit de functiecategorie Info, de functie isleeg(). Verwijs naar C2. Het resultaat moet waar zijn omdat C2 nog steeds leeg is. Type iets in C2 (Onwaar moet nu in D2 komen)

51

Functies

52

2.7 Logische functies Je hebt er niet zoveel aan om te weten dat een cel leeg is, tenzij je er iets mee kunt doen, tenzij je op basis van die kennis een beslissing kunt nemen. Daarvoor hebben we de logisch functie =Als(;;) nodig.  Vervang de functie door de Als-functie uit de categorie Logisch en vult als volgt:

 Bevestig en haal C2 eens leeg om te zien wat er dan gebeurt.  Open de map waarin je je uitgewerkte factuurblad hebt staan. We gaan de opgedane kennis daar toepassen om de foutcodes te vermijden.  Pas de functie in C17 nu als volgt aan, dit moet er komen en let op alle haken): (“ “ = leeg)

 Vul uit naar beneden (je zou geen foutcodes meer moeten krijgen.)  Type nog eens een order in om te zien of het verder nog wel werkt.  Zorg er nu ook voor dat de functies in D17 en E17 aangepast worden en vul alles uit.  Probeer met nog een orderregel.  Bewaar weer en sluit. Sessie 02 – 08

2.8 Financiële functies Van de financiële functies gaan we kijken naar de functies voor sparen en lenen/hypotheek met aflossing over een bepaald aantal jaren.

2.8.1 TW (toekomstige waarde) Met de TW-functie kun je de toekomstige waarde van je spaargeld uitrekenen.  Open functies.xlsx en blad Financieel

Functies

53

Links boven zie je een tabelletje met informatie over je spaarregeling: Hierin dus: het bedrag dat je spaart per maand, het aantal jaren waarover je van plan bent dat te doen en de rente die je hebt kunnen bedingen. De functie komt in B6.  Start de functie TW uit de groep Financieel in B6 Je krijgt het volgende (nog lege) venster: Let erop dat je per maand bezig bent, d.w.z. dat je ook per maand rente moet berekenen en de rente dus door 12 moet delen. En het aantal termijnen is het aantal jaren X 12.  Vul de waarden in zoals getoond en bevestig.  Zet de celverwijzingen even vast, kopieer de uitkomst naar C6 en zet die daar om naar vaste waarde (dan blijft het bewaard).  Terug naar B6 en klik daar op het functie-tkentje in de formulebalk om terug te keren naar de functie. Het type_getal geeft aan of je aan het begin van de periode (mand hier) betaalt of aan het eind. Standaard staat hij op eind (leeg of 0). Type je hier 1 in dan vindt de inleg aan het begin van de maand plaats.  Type 1 in en bekijk het verschil.

2.8.2 De BET-functie (voor lening of hypotheek) De Bet-functie kun je gebruiken om het maandbedrag uit te reken als je geleend geld of een hypotheek over een aantal jaren tegen een vaste rente volledig af wilt lossen.  Start de Bet-functie in B13 en vul hem als volgt in en bevestig.

Uitkomst:

Functies

54

 Speel eens met andere hypotheekhoogte, rentepercentages en aantal jaren.

2.8.3 Opdracht  Zet de juiste functie in F6 met inleg aan het begin van het kwartaal.  Zet de uitkomst ergens vast zodat je het kunt vergelijken met wijzigingen.  Verander de functie nu om te zien hoeveel het wordt als je aan het eind van het kwartaal gaat inleggen.

Grafieken

55

3. GRAFIEKEN Sessie 03 – 01

3.1 Werken met grafieken Wat Excel voor velen interessant en/of leuk maakt is de mogelijkheid om gegevens in de vorm van een grafiek te presenteren, verkoopcijfers bijv.

3.1.1 Het Invoegen-lint 

Open oefeningen.xlsx en ga naar het blad Omzet



Bewaar de werkmap tussentijds als Oefeningen_eigen



Zorg voor de maanden Jan t/m Dec in de A-kolom.

Bij het maken van grafieken is het vaak het gemakkelijkst om te beginnen met een selectie van de relevante gegevens. De gegevens, dus, die in de grafiek gerepresenteerd moeten worden. 

Selecteer de cellen A1 t/m B13.



Kies nu voor het Invoegen-

lint.

In het Grafieken-onderdeel van het lint zie je de diverse grafiektypen waaruit je kunt kiezen.



Klik op de knop Kolom en daarna op de bovenste variant

En voila, daar is je grafiek. In de rand (4 pijltjes) kun je hem ook wel wat verplaatsen. 

Verplaats de grafiek wat meer naar rechts.



Klik in de titel (Omzet) en verander die in Verkoop

Voor een ander grafiektype klik je op de knop Ander Grafiektype, links in het nieuwe lint (Ontwerpen) dat automatisch verschenen is bij het maken van de grafiek: 

Klik hierop en kies dan het eerste Lijn-type. [OK]

Om er ook een verticale tekst bij te krijgen, bijv. om aan te geven wat die

Grafieken getallen precies voorstellen, kun je voor een indeling kiezen met de knop Snelle indeling 

Klik op die knop en daarna op Indeling 1



Verander de tekst Astitel in Omzet in Euro’s.

Het moet zoiets geworden zijn:



Probeer, eventueel, om de lettergrootte van de verticale titel eens op 12 pt te zetten.



Bewaar (en sluit).

3.1.2 Opdracht 1 

(Open de oefeningen werkmap weer) en kijk naar het tweede tabelletje op het Omzet-werkblad.



Maak een (3D) cirkelgrafiek die er ongeveer zo uitziet:



Bewaar.

Sessie 03 – 02

3.1.3 Grafiek aanpassen  Open, zo nodig, de oefeningen werkmap en ga naar het blad VLHOL.

56

Grafieken

57

 Maak een 2d kolomgrafiek van de gegevens in E4 t/m E9

Resultaat:

Nu willen we er graag een titel boven hebben!

Om dat te doen moet je uit de diverse stijlen één zoeken.  Open de snelle indelingen in het Ontwerpen-lint

 Klik op de eerste in de bovenste rij. Dit zou het resultaat moeten zijn:

Op zich was het niet zo erg geweest als je een andere gekozen had, waarin de titel ook voorkwam. Je kunt de overtollige onderdelen wel weer verwijderen.  Kies de tweede van recht op de onderste rij: Je krijgt waarschijnlijk dit:

Grafieken

58

 Selecteer één van de ongewenste getallen en druk op Delete Ook weer opgelost. Maar misschien was het ook wel mooi geweest om de zaak om te keren, zodat je op de X-as de jaren krijgt en per jaar alle landen met elkaar vergeleken worden, zoiets:

Je krijgt dit

als volgt:

 Klik rechts in het grafiek gebied en kies Gegevens selecteren:

Je krijgt:



Klik op Schakelen tussen rij/kolom

en OK

3.1.4 Titels bewerken Je kunt titels eenvoudig bewerken door ze te selecteren , er in te klikken en de tekst aan te passen.  Maak van Grafiektitel : De Vliegende Hollander  Voeg ook nog een verticale titel toe (Verkoop per land)!

Grafieken

59

3.1.5 As opmaken  Schakel weer terug naar de vorige indeling met de landen op de X-as.  Selecteer de X-as

 Met rechter muisknop in het as-gebied, kies As opmaken  Kies hier voor Uitlijning en Alle tekst 900 draaien uit het Tekstrichting-veld 

Sluiten

In Excel 2003 kon je min of meer handmatig de draairichting bepalen van je tekstlabels, dat zag er zo uit: Ik heb hier in 2007 te vergeefs naar gezocht.  Ga nog eens terug naar de Uitlijning en zet tekstrichting weer op Horizontaal  Zet nu Aangepaste hoek bijv. op 450  Voor een links draaiende tekst kies je een negatief getal. Probeer maar als je zin hebt.

3.1.6 Schaal aanpassen De waarden op de Y-as (de verticale as) beginnen nu bij 0. Er zijn omstandigheden waarbij je zo‟n schaal wel wat hoger wilt laten beginnen. Je grafiek wordt dan bijv. wat kleiner. Laten we maar eens proberen om hem bij 5.000 te laten beginnen.  Selecteer de Y-as, rechter muisknop, As opmaken  Bij Opties voor as, zet het minimum op 5000 en sluiten. Bekijk.

Grafieken

Sessie 03 – 03

3.1.7 Lekkere taart In het Ontwerpen lint kun je links met de knop Ander grafiektype, de grafiek een ander aanzien geven. We zouden er een cirkelgrafiek van kunnen maken.  Maak een 2D-cirkelgrafiek van de Vliegende Hollander 3 jaar totalen: Je krijgt:

Nou zou het mooi zijn om hier ook wat gegevens bij te hebben, bijv:  Klik eens op de diverse Indelingen om te zien wat de mogelijkheden zijn.

3.1.8 Een punt uit de taart Mocht je honger hebben dan kun je ook een punt uit die taart trekken.  Zorg ervoor dat Nederland alleen geselecteerd is.  Trek dat Hollandse stuk er nu met de muis een beetje uit (niet op de tekst gaan staan)

60

Grafieken

61

3.1.9 Kleur veranderen  Probeer ook de kleur van Nederland eens in oranje te veranderen via de rechter muisknop enz.

3.2 Trendlijn toevoegen  Probeer de gegevens eens in de volgende lijn-grafiek weer te geven (verwijder alle landen behalve Neerland en Duitsland eest via selecteren van hun lijn en Delete):

 Selecteer de Lijn van Nederland, rechter muisknop en kies Trendlijn toevoegen

Grafieken

62

 Laat het (in het vervolgvenster) op Lineair staan en sluiten. Niet echt indrukwekkend bij deze drie jaar, maar bij meer onregelmatige gegevens kan het helpen om een indruk te krijgen van waar het globaal gezien naar toegaat.  Bewaar zo gewenst. Sessie 03 – 04

3.3 Combinatiegrafiek Combinatiegrafieken zijn grafieken die bestaan uit twee grafiektypes, bijvoorbeeld kolom + lijn. Je kunt dit soort grafieken gebruiken als je twee gegevensreeksen wilt uitbeelden die aan elkaar gerelateerd zijn, maar erg verschillen in getalwaarde. Je hebt bijvoorbeeld een bedrijf met een bepaalde omzet en een bepaald relatief laag kostenplaatje:  Open het werkblad Combi in de oefeningen-map.

Nou zou ik toe willen naar de volgende grafiek, waarbij we de kosten in een lijngrafiek zetten met een eigen secundaire as.

Hier zijn de stappen:  Maak een standaard 2D kolomgrafiek van de gegevens.  Selecteer de Kostenreeks.  Kies uit het Invoegen-lint een standaard Lijn-grafiek

Grafieken

63

Kies (terwijl de lijn nog geselecteerd is) het lint Opmaak, Selectie opmaken in het onderdeel Huidige selectie  Selecteer in het nieuwe venster Secundaire as.

Je krijgt zoiets:

Je hebt nu een grafiek waarin de relatie tussen kosten en de omzet wellicht wat duidelijker weergegeven wordt. 

Sluit (en bewaar).

Sessie 03 – 05

3.4 Spreidingsgrafiek. Bij de gewone grafieken werkt de x-as niet erg dynamisch. Of je daar nu getallen hebt staan of teksten, de resultaten zullen niet afwijken. Bij een spreidingsgrafiek moet je waarden (getallen dus) hebben voor je X-as. Die X-as gaat dan een ander leven leiden en functioneert op dezelfde manier als de Y-as. Kijk maar eens:  Open de oefeningen werkmap en ga naar het blad Spreiding. Loog

Zuurtegraad 0 10 25 45 49,5 50 50,25 55 60

1 1,17 1,48 2,28 3,3 3,6 7 10,4 11,68

Het gaat hierbij om een vloeistof met een hoge zuurtegraad waaraan hoeveelheden loog (NaOH) worden toegevoegd. Het effect is dat de substantie langzaam (met veel loog) minder zuur wordt totdat een absorptiegrens bereikt is. Daarna schiet de ontzuring met veel minder loog snel omhoog. De zuurtegraad wordt uitgedrukt in pH met een schaal van 1 – 14. 7 = neutraal 1= erg zuur en 14= erg alkalisch (tegenovergestelde van zuur).

Grafieken 

64

Maak hier een lijngrafiek van.

We willen de loog-gegevens echter op de A-as hebben, maar omdat Excel getallen niet als labels ziet, gaat het even mis.  Klik rechts in de grafiek en kies Gegevens selecteren

 Verwijder Loog uit het veld links en voeg via Bewerken in Horizontale aslabels de juiste (X)-asgegevens toe.  Bevestig en je grafiek zou er ongeveer zo uit moeten zien : Zuurtegraad 14 12 10 8 Zuurtegraad 6 4 2 0 0

10

25

45

49,5

50

50,25

55

60

Je ziet dat de X-as keurig gevuld wordt met de getallen uit je eerste kolom. Maar let eens op hoe verschillend de getallen zijn op die as. Het begint met een verschil van 10, dan 15, dan 20, dan ineens maar 4,5. daarna 0,5 etc. etc. Deze vreemde situatie wordt grafisch niet uitgebeeld. Het lijkt erop alsof de stappen allemaal even groot zijn. 

Maak de grafiek opnieuw en kies nu voor Spreiding:

 En daarna : Spreiding met alleen markeringen Zuurtegraad 14

Je krijgt:

12 10 8 Zuurtegraad 6 4 2 0 0

10

20

30

40

50

60

70

Grafieken

65

Je ziet nu dat de waarden op de X-as geïnterpreteerd zijn en niet klakkeloos uit het lijstje overgenomen. Het is nu ook direct duidelijk dat het absorptiepunt komt na toevoeging van 50 ml NaoH. Daarna stijgt de ontzuring veel sneller. 

Zorg nog even voor wat meer titels. Zuurtegraad 14 12

PH-waarde

10 8 Zuurtegraad 6 4 2 0 0

10

20

30

40

50

60

70

Toegevoegde NaOH

Sessie 03 – 06

3.5 Oefening 

Open het blad Oefeningen in de werkmap oefeningen.

Het gaat om de verkoop van merken chocoladekoekjes.

Piersen Jansen Fransen Totaal

Maart 260 160 290 710

Maak de volgende grafiek:

Chocoladekoekjes

Aantal dozen



Januari Februari 150 400 125 329 140 290 415 1019

450 400 350 300 250 200 150 100 50 0

Piersen Jansen Fransen

Januari

Februari

Maart

Verkoop eerste kw artaal

Chocoladekoekjes

In een kolomgrafiek kun je goed per moment vergelijken.

100%



Verander deze grafiek in het volgende:

Bij een 100% gestapelde grafiek krijg je een percentageaanduiding op de Y-as. Je kunt zo snel zien hoe de verdeling was per moment.

Aantal dozen

80% Fransen

60%

Jansen 40%

Piersen

20% 0% Januari

Februari Verkoop eerste kw artaal

Maart

Grafieken

66

Chocoladekoekjes Januari Februari

Tenslotte gaan we er een cirkeldiagram van maken: 

Maart

Januari 19%

Maart 32%

Probeer. Probeer ook de teksten eens wat groter te krijgen.

Februari 49%

Chocoladekoekjes Januari

Om er de nadruk op te leggen dat het in januari wat minder ging, kun je een punt uit de taart halen: 

Februari Maart

Januari 19%

Maart 32%

Probeer. Februari 49%

Merk op dat je cirkelgrafieken maar over één setje gegevens kunt maken. Hier bijvoorbeeld alleen maar over de verkoop in januari/februari/maart, maar zonder de specifieke gegevens van de merken. Stel dat je in een cirkelgrafiek wilt laten zien welk deel van de verkoop over het eerste kwartaal op conto staat van welk merk, hoe zou je dat doen, inclusief een minimale aanpassing van je gegevens? 

Eerste kwartaal

Probeer

Piersen Jansen Fransen

Fransen 34%

Piersen 37%

Jansen 29%

Lijngrafieken zijn erg geschikt om ontwikkelingen en trends over een tijdsperiode uit te beelden. 

Zorg voor een lijngrafiek van de totalen.



Voeg een trendlijn toe.



Bewaar en sluit.

Sessie 03 – 07

3.6 Dynamische grafiek. Het kan aantrekkelijk zijn om een grafiek te hebben die wordt aangepast naar mate je meer informatie toevoegd.  Open de Grafieken-werkmap en ga naar het blad Breuk. Dit bedrijf houdt een jaarstaat bij van de wekelijkse productie en de daarbij opgetreden breuk. Dit wordt in percentage uitgedrukt in de D-kolom. De formule uit D2 is totaan week 52 uitgevuld.

Grafieken

67

 Bekijk de fomule maar even om te zien hoe we ervoor gezorgd hebben dat er niets verschijnt als de formule een fout op zou leveren omdat de betrokken cellen nog leeg zijn.  Maak een lijn grafiek van de eerste 10 weken en de breukpercentages:

Nou zou het mooi zijn als de grafiek automatisch uitgebreid wordt op het moment dat je de volgende weekgegvens invult!! Wat je wilt is een dynamische grafiek. Om dat voor elkaar te krijgen moeten we gaan kijken naar het benoemen van celbereiken, d.w.z. het geven van een naam aan een bepaald celgebied.

3.6.1 Naam bepalen van een bereik We beginnen ermee om het bereik A2:A11 van een naam te voorzien.  Selecteer A2:A13 (even een paar lege rijen erbij), open het Formule-lint en klik op Naam bepalen  Verander de naam in alleen maar Week en OK;

 Doe nu hetzelfde voor D2:D13 en laat dat maar Percentage heten.  Type nu eens Week of Percentage in het naamvak Het benoemde bereik wordt dan onmiddellijk geselecteerd!  Selecteer de grafiekgegevens en verander de Aslabel in (blijf met je fingertjes van de cursortoetsen af en gebruik de muis om je tekstcursor te verplaatsen!):

Grafieken

68

 Verander de reekswaarden van het legendabereik in:

Je hebt nu je grafiek gebaseerd op namen i.p.v. bereikaanduidingen.  Voeg nog eens wat gegevens toe voor week11 en week 12. Namen kunnen heel handig zijn oop bij andere functies, je zou bijvoorbeeld bij de Zoekfuncties nu ook naar namen kunnen verwijzen i.p.v. precieze bereikaanduidingen.

3.6.2 De verschuiving-functie Excel kent een functie die verschuiving heet en bedoeld is om vanuit een cel te verwijzen naar een andercelbereik. Met de verschuiving kun je dan aangeven waar dat bereik zich bevindt ten opzichte van de cel met de functie. We gaan deze functie gebruiken om een benoemd gebied dynamisch te maken. Dat doen we even in stappen.

3.6.2.1 Naam baseren op een verschuiving.  Ga via het Formule-lint naar de knop Namen beheren  Klik op Week en pas de verwijzing als volgt aan:

De functie heeft 5 argumenten: De begincel, verschuivingen naar beneden, verschuivingen naar rechts, aantal betrokken rijen, aantal kolommen.  Doe hetzelfde voor de Percentage-gegevens.

Nu we een functie hebben gebruikt voor de naamgebieden waar een getal in voorkomt voor het aantal rijen, kunnen we daar gebruik van maken om de zaak dynamisch te maken. Dat het aantal rijen 12 is, kunnen we immers door Excel zelf uit laten rekenen.  Type in H1: Aantal en ze de volgende functie in I1: =aantal(B:B) (B:B is een verwijzing naar de hele kolom) Dan gaan we nu dynamisch doen.

Grafieken

69

 Ga terug naar de gegevens van Week en verander de verwijzing in:

 Verander de verwijzing van Percentage in:

 Probeer eens wat nieuwe waarden in te vullen voor de volgende weken (De grafiek zou telkens automatisch aangepast moeten worden)  Bewaar de werkmap (zo je wilt) Sessie 03 – 08

3.7 Opdracht We willen graag een tolerantie-lijn zien in onze grafiek, zodat de directie snel kan zien wanneer de breuk bepaalde grenzen overschrijdt.  Type Tolerantiegrens in E1 en ook nog eens Tolerantie in H2  Type een willekeurig tolerantiepercentage in I2 (bijv. 4%)  Plaats een functie in E2 die naar I2 verwijst en die naar E3:E53 gekopieerd kan worden. Zorg er verder voor dat die functie niets toont als er nog niets te tonen valt. (E15 etc. zouden leeg moeten bljven zolang er nog geen gegevens zijn ingevuld)  Vul uit to E53.  Zorg nu voor een Dynamische tolerantie lijn in je grafiek.

 Bewaar!

Gegevensbestanden

4. WERKEN MET GEGEVENSBESTANDEN Sessie 04 - 01

4.1 Sorteren 

Open de map gegevens en het blad gegevens.



Plaats de cursor in de kolom Regio



Klik op het sorteerknopje en sorteer van A tot Z

De lijst/tabel is nu op Regio gesorteerd en wel oplopend (van AZ) Door op het lijstknopje onder deze knop te klikken, krijg je de keuze uit sorteren van A naar Z en Sorteren van Z naar A 

Sorteer naar believen oplopend en aflopend.

Bij deze snelle sorteermethode wordt er maar op één "sleutel" gesorteerd. Stel dat je niet alleen op Regio wilt sorteren maar ook nog eens (per Regio) op Vertegenwoordiger. Je hebt dan twee "sleutels" nodig en daarvoor moet je iets meer werk doen. 

Plaats de cursor ergens in een cel van het gegevensgebied



Kies uit de sorteren-lijst : aangepast sorteren

Je krijgt het sorteren-venster:

 Zorg ervoor dat er een vinkje staat in : De gegevens bevatten kopteksten  Kies in het eerste sorteren op veld voor Regio en in het laatste A naar Z.  Voeg nu een nieuw niveau toe en kies daar voor Vertegenwoordiger en ook voor A naar Z. 

Bevestig met OK



Sorteer nu op de sleutels: Regio, Product en Vertegenwoordiger.

Me de knoppen kun je een geselecteerd niveau naar boven of naar beneden brengen. Er zit ook een knop bij om niveaus te verwijderen.  Probeer

70

Gegevensbestanden

71

Excel houdt het laatst gekozen sorteer niveau vast. Dit betekent dat je met het laatste niveau zou kunnen beginnen en daarna met het Sorteerknopje in het start-lint telkens op een hoger niveau kunt sorteren . Om alles per Product, per Regio, per Vertegenwoordiger en ten slotte per Datum gesorteerd te krijgen, begin je dus met Datum, daarna Vertegenwoordiger etc. 

Probeer

Sessie 04 - 02

4.2 Datumgegevens ontrafelen Onze gegevens zijn per volledige datum geregistreerd, waardoor het moeilijk wordt om bijv. op maand of weekdag te sorteren. Wellicht zou je wel eens willen weten op welke dag in de afgelopen twee jaar de verkoop het best verliep. Om dat te kunnen doen, moet je eerst de datumgegevens ontrafelen, in bijv. jaar, maand en weekdag. 

Voeg drie nieuwe kolommen in voor de C-kolom. (Het handigst door in de kolomkoppen C t/m E te selecteren, dan met rechter muisknop verder!)



Type Jaar in B1, Maand in C1 en Dag in D1



Plaats de benodigde functies in B2 t/m D2 om het jaar, de maand (in tekst) en de weekdag (in tekst) uit E2 te peuren (zie de module Functies, als je niet meer weet hoe dat ging)



Kopieer B2 t/m D2 naar beneden. Je kunt dit het snelste doen door op de vulgreep van de selectie te dubbelklikken!

Een stukje van het beoogde resultaat zie je hier:

Omdat de jaar en datumgegevens nu als formules in de cellen staan wordt het onnodig gecompliceerd als je ze later wilt kopiëren etc. Het is daarom wel handig om ze naar vaste waarden om te zetten. Dit doe je via kopiëren en terugplakken als Waarden. volg maar: 

Selecteer alle jaar en maanden dagcellen en kopieer



Klik nu op het lijstknopje onder de grote Plakken-knop en klik in dat menu op Waarden plakken



Bewaar in een eigen map, bijv. gegevens-eigen.

Gegevensbestanden

72

4.3 Subtotaliseren Om het subtotalen te krijgen van bijv. iedere maand per jaar, moet je ervoor zorgen dat er eerst gesorteerd wordt op jaar en daarna per jaar op maand. 

Zorg nogmaals voor een sortering op jaar / maand (van A-Z)

Als je naar de maandkolom kijkt zie je dat die alfabetisch en niet chronologisch gealfabetiseerd zijn. Niet echt leuk, maar er is iets op bedacht. Je kunt sorteren op basis van de ingebakken en in te bakken lijsten, weet je wel, als je januari intypt kun je dat uitvullen om de andere maanden te krijgen. 

Kijk nog eens naar het Aangepast sorteren - venster

Bij het maand-niveau staat in het veld Volgorde ook de mogelijkheid Aangepaste lijst



Kies deze optie en daarna de serie januari, februari etc. Bevestig.

Per jaar staan alle maanden nu chronologisch bij elkaar en kunnen we subtotalen gaan berekenen. 

Klik ergens in de tabel.



Open het Gegevens-lint en klik in het onderdeel Overzicht op Subtotaal

Je krijgt zoiets: 

Kies uit lijst onder Bij iedere wijziging in voor Maand



Kies uit de lijst onder Functie Som{Sum}



Kies uit de lijst Subtotalen toevoegen aan Verkopen (Zorg ervoor dat Regio niet aangekruist is)



[OK]

Als het goed gegaan is heb je nu de gewenste subtotalen. Aan de linkerkant van je scherm staat nu een schema met boven aan de cijfers 1 2 3 Door op die nummerknopjes te klikken krijg je meer of minder informatie te zien. 

Bekijk de diverse niveau's

Gegevensbestanden

73

Via het Subtotaal-venster kun je de subtotalen ook weer verwijderen, zorg er wel voor dat je een cel in de tabel met gegevens geselecteerd hebt.  Verwijder de subtotalen weer. Sessie 04 - 03

4.3.1 Maandelijkse verkoopcijfers (totalen) over 1994 en 1995 Stel dat je de cijfers van de twee jaren eens op maandbasis met elkaar wilt vergelijken. Om de maandelijkse totalen te krijgen zullen we een subtotaalberekening moeten uitvoeren. Om subtotalen gemakkelijk uit te kunnen rekenen moet je er voor zorgen dat alle gegevens die bij elkaar horen onder elkaar staan. Hier moeten dus alle gegevens per maand (per jaar) onder elkaar staan. 

Zorg weer voor een sortering op jaar en maand en totaliseer de verkoop op maand



Klik op niveau 2 om alleen de totalen te zien. (niveauaanduidingen in linker marge!)

Het is waarschijnlijk het handigst om de verkoopgetallen even naar een ander blad te kopiëren en ze zodanig in te richten dat er gemakkelijk een vergelijkende grafiek van te maken is. Zo bijvoorbeeld: Jaartotalen Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December

1994 29215 30678 23650 23207 22354 25657 33312 35309 24223 18609 19187 25978

1995 15170 18769 18742 14737 8903 21563 39557 40624 57593 36158 25683 33487



Voeg een nieuw blad toe en noem dat maar Grafiek.



Selecteer de eerste 13 zichtbare cellen van kolom C (Jaar) en kolom F (Verkopen)



Kopieer die naar A1 van blad Grafiek

Het resultaat overtreft de stoutste verwachtingen! Ook de tussenliggende cellen zijn mee gekopieerd! Dat moet dus anders! 

Ga terug naar de selectie

Nu moet de kopieer-functie eerst op kopiëren van zichtbare cellen alleen gezet worden.



Klik op het tabblad Start, in de groep Bewerken, op Zoeken en selecteren en klik vervolgens op Ga naar.

Gegevensbestanden

74



Klik in het dialoogvenster Ga naar op Speciaal.



Klik onder Selecteren op Alleen zichtbare cellen en klik vervolgens op OK.



Kies opnieuw voor Kopiëren en Plak nu nogmaals in A1 van Grafiek



Doe hetzelfde voor de 1995 verkopen en plaats die in B2 van Grafiek.



Zet als kopjes boven de gegevens J 1994 en J 1995 (zonder die J zou Excel wat in war raken over wat de koppen moeten zijn)



Gebruik Vervangen om de Totalen-tekst weg te halen.

Je krijgt zoiets:

Nu de grafiek: 

Selecteer de gegevens A1 t/m C13



Maak een Lijngrafiek



Plaats de grafiek op een geschikte plek en pas waar nodig aan.



Voeg trendlijnen toe voor de jaartotalen

met als titel Verkooptotalen 1994-1995

4.4 Knop Zichtbare cellen toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Je kunt veelgebruikte knoppen toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang. Voor sommige knoppen is dat wat lastiger en moet je ze echt weten te vinden. De knop zichtbare cellen selecteren zit in het setje Opdrachten die niet in het lint staan. Zo voeg je hem toe:  Klik rechts in de Werkbalk Snelle toegang.

Gegevensbestanden  Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen  Selecteer de categorie Opdrachten die niet in het lint staan  Kies helemaal onderaan Zichtbare cellen selecteren.  Klik op de knop Toevoegen. (niet vergeten!) en OK Werkwijze: 1. Selecteer de te kopiëren cellen. 2. Klik op de knop Zichtbare cellen selecteren 3. Kies nu voor Kopiëren.  Oefen hier zo nodig nog even mee.  Bewaar de map, zo gewenst. Sessie 04 - 04

4.5 Opdracht We willen weten op welke dagen van de week het meest verkocht wordt, zowel van graan als van zuivel. Dat moet dan in een kolomgrafiek getoond worden, zoiets:

 Doe je best! Sessie 04 - 05

4.6 Gegevens filteren 4.6.1 Automatisch filter 

Open de map Gegevens en ga naar het blad gegevens2

75

Gegevensbestanden



Plaats de cursor in een cel binnen het gegevensbereik



Start-lint, knop Sorteren en filteren en Filter

76

Je kunt nu maar raak selecteren, bijv. alleen zuivelproducten: 

Klik op het pijltje in de A-kolom, schakel alles selecteren uit en en kies zuivel

Om zo‟n selectie weer terug te draaien kies je uit de lijstopties Filter uit Product wissen 

Draai de zaak weer terug.

Of moest u de zuivelverkoop van Bakker weten? 

Selecteer zuivel uit de productkolom



Selecteer nu uit de F-kolom Bakker



En nu alleen voor het Westen.



Selecteer alle graanverkopen van Koning in maart 94 in het Noorden.

Wie veel filtert en daarnaast wellicht ook wil (sub)totaliseren, kan ook naar het Gegevens-lint toe gaan. Daar heb je direct toegang tot de Filter-knop en ook de Subtotaal-knop. Hou bij het gebruik van de subtotaal-knop er rekening mee dat je gegevens eerst goed gesorteerd moeten zijn, d.w.z. wat bijelkaar hoort moet bijelkaar staan. 

Ga naar het Gegevens-lint.



Hef het filter op door weer op de Filterknop te klikken.



Sorteer (!) dan even op Datum (van oud naar nieuw)



Toon nu alle gegevens voor dhr. Koning voor Zuivel in 1994 en de regio Noord

Je zou dit setje moeten krijgen:



Ga die gegevens nu eens op basis van Zuivel subtotaliseren voor Verkopen

Het resultaat is waarschijnlijk als volgt:

Gegevensbestanden

Dit komt omdat Zuivel in de achterliggende gegevens niet bij elkaar staat.  Hef het filter op, sorteer op Zuivel en probeer de filterselectie opnieuw met subtotalisering. Je zou nu het volgende moeten krijgen:

Sessie 04 - 06

4.7 Speciale filters De filter-modus kent ook specifieke aangepaste functies.

4.7.1 Datumfilters  Hernieuw het filter en klik dan in de selectie voor Datum op Datumfilters

Je zou nu wat preciezer kunnen filteren, bijv. voor de periode tussen 15-1-1994 en 15-3-1994 

Kies Tussen in het rechter rijtje.



Vul als volgt in en OK

77

Gegevensbestanden

78

4.7.2 Tekstfilters Bij teksten heb je speciale tekstfilters.  Draai het datumfilter terug en kies bij de Dag voor Tekstfilters Het is weinig functioneel maar voor de oefening gaan we de dagen eens filteren op basis van hun eerste letter (we pakken dinsdag, donderdag en vrijdag)  Kies Beginnen met en vul als volgt in (zet de keuze op OF):

Je hebt hier OF nodig omdat dagen die zowel met d als v beginnen, niet bestaan. Het is hier d of v. Sessie 04 - 07

4.8 Uitgebreid filter Een uitgebreid filter is een filter waarbij je een speciaal bereik gebruikt om je criteria in te vullen. Je kunt dan in één keer allerlei keuze maken. Zo‟n filterbereik kun je eventueel op een ander blad zetten, zodat je gegevenstabel kan blijven zoals en waar hij is. Om er gemakkelijk mee te kunnen werken is het dan handig om aan het bereik van je gegevenstabel een naam te geven, en hoe korter die naam hoe handiger! 

Geef een naam aan het gegevensbereik A1: H123 op blad gegevens2 en noem hem maar g



Voeg een nieuw werkblad toe en noem dat criteria



Kopieer nu de koppen van gegevens2 (dus A1 t/m H1) naar de eerste rij van het werkblad criteria

Onder die koppen kun je nu je gegevens intypen en je kunt daarbij zoveel rijen gebruiken als je maar wilt en je kunt ook onder iedere kop wel een criterium aangeven. 

Type bijv. onder Produkt maar eens Zuivel



Kies Geavanceerd uit het onderdeel Sorteren en filteren van het Gegevens-lint.

Gegevensbestanden 

79

Vul het filtervenster als volgt in:

Bij Kopiëren naar, geef je aan waar je de resultaten wilt laten beginnen. Aan het Criteriumbereik had je ook wel een (korte) naam kunnen geven, maar mocht je soms meer rijen nodig hebben voor je criteria dan moet je dat toch weer aanpassen. Ik zou dat bereik telkens maar even met de muis selecteren. 

Klik op OK en alle zuivel ligt aan je voeten.



Filter nu alle zuivelgegevens voor Bakker in 1995 eens uit.



En nog eens alle graan-gegevens voor 1994 en 1995 voor februari op de volgende manier:

Let erop dat je ook heel gauw te omslachtig te werk gaat, want in dit geval hadden we met één regel en filter op graan en februari, ook al de juist uitslag gekregen, eenvoudig omdat 1994 en 1995 de enige jaren zijn die meedoen. Hadden er meer jaren tussen gestaan, dan was dit wel weer handig geweest. Je kunt ook met zogenaamde logische operatoren werken, d.w.z. symbolen zoals groter dan (>) en kleiner dan(<). 

Probeer dit maar eens (die = geeeft aan dat de begindatum zelf ook meedoet):

 Filter de graanverkopen voor de winter van 94/95 eens uit (december en januari) Resultaat:

Gegevensbestanden

80

Nog een opdrachtje: 

Zoek uit wat er voor zuivel door Bakker in 1994 verkocht is in de regio Noord en door Koning in datzelfde jaar voor regio Zuid.

Resultaat:

Sessie 04 - 08

4.9 Foto’s in Excel-cellen

Velen vragen zich af of je geen foto (of bijvoorbeeld een gescande handtekening) in een Excel-cel kunt plaatsen. Het antwoord is nee, hoewel je het er wel op kunt laten lijken.  Start een nieuwe werkmap.  Type Greet in A1 plaats haar foto via het Invoegen-lint en Afbeeldingen toe aan het werkblad (de foto‟s zitten in de map fotos van je download)  Probeer de foto maar eens precies in B1 te krijgen door de rijhoogte en kolombreedte aan te passen.

In deze versie heeft Microsoft geprobeerd de foto zo nog een beetje bij de cel te laten horen, d.w.z. zolang hij precies in de cel ingesloten zit.  Selecteer A1 en B1 en trek de gegevens in de rand van het gebied eens een paar cellen naar beneden. Resultaat:

Gegevensbestanden

81

 Doe het nu nog maar eens.

Resultaat:

Greet heeft van haar schoonheid afstand moeten doen..

We zien hieraan dus wel dat de band tussen dit soort foto‟s en de rest van de gegevens niet echt solide is. In volgende versies wordt dat vast nog wel eens geregeld. Er is echter nog wel een fraaie oplossing. Je kunt foto‟s in opmerkingen plaatsen, maar dan moet je wel de wegen in Babylon kennen.  Verwijder de foto en plaats de tekst Greet weer in A1  Selecteer A1 klik op Nieuwe opmerking in het Controleren-lint  Verwijder de tekst uit de opmerking:

----

 Klik nu rechts op de rand van de opmerking en selecteer Opmerking opmaken Je moet dit venster krijgen (en niet alleen één met alleen Lettertype )

 Kies Kleuren en lijnen

Gegevensbestanden

 Kies nu uit het Kleurlijstje Opvuleffecten  En in het vervolg venster de tab Afbeelding

Dan kun je nu via de knop Afbeelding selecteren Greet er weer bij halen.  Haal haar maar op.  Zorg er ook voor dat haar hoogte en breedte verhoudingen gelijk blijven  Een aantal keren OK

Zoiets zou het resultaat moeten zijn:

 Vergroot het object tot ze geheel zichtbaar is.

Als je er nu naast klikt, is ze verdwenen en zodra je met de muis in A1 bent stelt ze zich weer voor.  Probeer!

82

Gegevensbestanden  Plaats Karel en Miranda ook nog eronder met hun foto‟s. Voor het verwijderen en/of bewerken van de opmerkingen, klik je rechts in de cel met de namen.  Kijk maar even.  Sla op als fotos en sluit

83

Standaard instellingen

84

5. INSTELLINGOPTIES Sessie 05 - 01

5.1 Het Opties voor Excel -menu 

Start een nieuwe map

Onder de Office-knop vind je rechts onders de link: Opties voor Excel 

Klik die opties open en zorg ervoor dat de bovenste menuoptie Populair (linker kant) is geselecteerd

5.2 Excel-opties: Populair 5.2.1 Scherminfo Als je met de muis op een knop gaat staan, krijg je standaard informatie over die knop te zien. Je kunt kiezen voor geen info, korte info (alleen de bijbehorende sneltoets) of uitgebreide info met informatie over de werking van die knop.

Info met functieomschrijving

Info zonder functieomschrijving

 Probeer, klik altijd op OK om je keuze te bevestigen.

5.2.2 Aangepaste lijsten Je kunt je eigen lijstje maken om uit te vullen. Dit is al behandeld in de module Basistechnieken 1.3.8.

5.2.3 Standaard lettertype instellen In het middelste stuk kun je het standaard lettertype instellen dat voor nieuwe bladen gebruikt gaat worden. Ook kun je daarin aangeven met hoeveel bladen je wilt dat Excel iedere keer opstart.


85

 Verander tekengrootte in 14 en aantal op te nemen bladen in 4.  Sluit Excel en start weer op.  Zet weer terug naar 11 en 3, sluit en start weer.

5.2.4 Taalinstellingen Heb je een Nederlandse office-versie dan kan het zijn dat je de mogelijkheid hebt om op een Engelse menu-omgeving over te stappen.  Klik Taalinstellingen open en zie of je naast het Nederlands ook English kunt kiezen:

 Sluit en start Excel opnieuw om het resultaat te tonen. Zet dan weer terug op Nederlands, s.v.p.

5.3 Excel-opties: Formules 5.3.1 Foutcontrole Je cellen kunnen soms voorzien worden van een irritant groen driehoekje in de hoek linksboven van je cel. Bijv.  Open de categorie Formules van de Opties voor Excel  Zorg ervoor dat de optie Foutcontrole op de achtergrond inschakelen aangevinkt is.

 Klik op OK en vul je Excel werkblad met wat getallen in bijv. B1 t/m D2: Zoiets:


86

 Plaats nu somfuncties in B3 en D3 die de cellen erboven bij elkaar optellen en een gemiddelde functie in C3. Je krijgt nu dat groentje in C3 te zien. Klik je nu op dat groene driehoekje dan krijg je aan de linkerkant een uitroepteken te zien.

 Probeer! Klik nu op dat uitroepteken en je krijgt te zien wat je mogelijk fout gedaan hebt:

 Probeer! Je bent weer eens inconsistent geweest! Bill van Microsoft wil je even waarschuwen dat je tussen die somfuncties in een gemiddelde functie hebt staan en dat kon wel eens niet de bedoeling zijn geweest. Nou ja, goed, als het wel de bedoeling was geweest kun je op Fout negeren klikken om zonder dat groen verder te gaan.  Probeer! Je kunt dit dus uitzetten door het vinkje bij die optie weg te halen.  Probeer als je wilt, de gemiddelde formule moet je dan even weer opnieuw plaatsen. Vink daarna s.v.p. voor de volgende gebruiker weer aan (mocht je in een lesomgeving werken).

5.4 Excel-opties: Controle Onder de controle-categorie vind je spelling-correctie opties, vergelijkbaar met wat je in bijv. Word aantreft. Sessie 05 - 02

5.5 Excel-opties: Opslaan 5.5.1 Herstelbestanden In het Opslaan onderdeel van het Opties-menu kun je bovenaan instellen of je wilt dat er automatische herstel-bestanden worden gemaakt. Als er dan iets misgaat met je PC, komt Excel met de laatst bewaarde versie terug. Je kunt hier bepalen om de hoeveel tijd Excel iets bewaart. Let erop


87

dat dit niet hetzelfde is als Back-up bestanden maken. De herstel bestanden worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

 Bekijk dit even.

5.6 Excel-opties: Geavanceerd In het Opties voor bewerken onderdeel zijn in ieder geval een aantal mogelijkheden wel de moeite waar om eens naar te kijken, bijv:

5.6.1 Selectie verplaatsen nadat Enter is ingedrukt Als je een waarde of formule met Enter bevestigt, wordt de cel eronder geselecteerd. Het kan zijn dat je dat liever niet wilt, maar bijv. liever hebt dat de zelfde cel geselecteerd blijft of dat de cel rechts ervan geselecteerd wordt. Dat regel je hier ook, bovenaan in het onderdeel Opties voor bewerken:



Experimenteer er even mee en zet weer terug naar de oorspronkelijke situatie.

5.6.2 Automatisch aanvullen van celwaarden activeren Overkomt het je vaak dat ingetypte tekst ongewenst wordt aangevuld, dan kun je dat aanvullen hier uitschakelen. Dit werd ook behandeld in de basistechnieken in het onderdeel over gegevenstabellen.  Probeer het uit, zo je wilt Scroll je naar beneden dan kom jet het onderdeel Weergaveopties voor dit werkblad tegen.

5.6.3 Formules weergeven


88

Door Formules weergeven in cellen in plaats van de berekende resultaten aan te klikken krijg je de formules (functies) te zien in je werkblad. Dat kan echt handig zijn om snel te controleren waar je formules zitten en of die wel goed zijn.  Zet even een paar getallen en een formule (=som-formule bijvoorbeeld) in een werkblad.  Zet deze optie nu aan. Je kunt ook gemakkelijk switchen met Ctrl/T.  Probeer hiermee te switchen en eindig met het niet tonen van de formules.

5.6.4 Rasterlijnen In spreadsheets verschijnen vaak standaard lijnen die niet afgedrukt worden. Dit zijn steunlijnen en bedoeld om het werken met een spreadsheet wat gemakkelijker te maken. Zodra je aan opmaak toe bent (randen en arcering) kan het wel eens handig zijn om ze te laten verdwijnen zodat de opmaak duidelijker uitkomt. Je kunt dat ook hier regelen. 

Zorg voor een randopmaak in een blok cellen



Zet de optie Rasterlijnen weergeven uit.



Bekijk en zet weer terug



Verwijder kader

Deze optie is belangrijk als je Excel-tabellen in een Worddocument wilt opnemen. De rasterlijnen worden dan namelijk ook zichtbaar in het Worddocument. Wilt je dat niet dan moet je ze hier weghalen. In de Word/Excel-module wordt dit even bekeken.

5.6.5 Nulwaarden Mocht 0 het resultaat zijn van bepaalde formules, dan zou je kunnen willen dat zo‟n getal niet getoond wordt. Ook dat kun je hier regelen. 

Zorg ervoor dat optie een Nulwaarde weergeven in cellen met een nulwaarde aangekruist is.



Type in A1 5 en in B1 ook 5



In A2: 5 en in B2: 3



Zet in C1 de formule =A1-B1 en kopieer die naar C2



Zet in C3 de functie =gemiddelde(C1:C2)



Zet Nulwaarden weergeven uit.



Bekijk je spreadsheetje!


89

Conclusie: Resulterende nullen worden niet getoond. De cellen tellen wel mee bij het berekenen van een gemiddelde! 

Herstel de situatie zodat Nulwaarden wel weer weergegeven worden.

5.7 Excel-opties: Aanpassen In dit onderdeel kun je knoppen toevoegen aan de werkbalk snelle toegang Velen missen bijv. een direct Afdrukken-knop. Die zou je dan aan dit snelmenu toe kunnen voegen.  Kies uit de opties bovenaan onder de opties-categorie Aanpassen: Alle opdrachten.  Scroll naar beneden tot je Afdrukken ziet met het icoontje erbij.  Klik dat aan en klik daarna op Toevoegen. De optie komt dan ook in de rechter kolom te staan.  OK en kijk naar je werkbalk snelle toegang (daar zit de Afdrukken-knop nu ook bij)

Zie of de knop werkt.

5.7.1 Uit Werkbalk snelle toegang verwijderen  Ga met de muis op de knop afdrukken staan en klik rechts. Kies daar voor verwijderen. Sessie 05 - 03

5.8 Excel-opties: vertrouwenscentrum 5.8.1 Macro virusbeveiliging Virussen hechtten zich altijd aan programma's, maar een nieuwe generatie voelt zich ook erg thuis in macro's. Macro's zijn eigenlijk ook kleine programma's die de mogelijkheden van een programma zoals Excel verbeteren. Omdat Microsoft niet aansprakelijk gesteld wil worden voor problemen die hieruit voorkomen, zorgt zij voor een waarschuwing als u met een map gaat werken waar een macro bij hoort. Die waarschuwingen kunnen uitgeschakeld worden. Over het algemeen is voorzichtigheid alleen geboden als u macro's van derden of van het Internet gebruikt. Eigenlijk zou je die eerst door een Viruscontroleprogramma moeten laten bekijken. 

Open Virus en klik heel gehoorzaam op de Klik hier knop.

Mocht je de volgende melding krijgen


Dan heeft de ingebouwde macro (wellicht met virus) zijn werk niet kunnen doen. 

Klik op OK.

Dan staat er boven aan boven je Functiebalk nu de volgende tekst:

 Klik op Opties en kies dan voor Deze inhoud inschakelen en OK 

Porbeer nog eens op de Klik-hier-knop te klikken en schrik niet.

Het was maar een eenvoudig macrootje, maar Microsoft hield het wel goed in de gaten. 

Sluit deze map (de vorige komt weer te voorschijn)

Je kunt dit soort beveiliging regelen in het Vertrouwenscentrum, dat je ook onder Opties voor Excel vind.  Open het vertrouwenscentrum en klik op de knop Instellingen voor het vertrouwenscentrum.

 Open hier Instellingen voor Macro’s



De meest gebruikte keuze is Alle macro’s uitschakelen met melding



Set weer terug waar het was en sluit Virus

90


91

5.9 Digitale handdtekening Wil je meer weten over digitale handtekeningen kijk dan even bij de help-functie en zoek op „digitale handtekening‟

Instellingen 92

6. Sjablonen Sessie 06 - 01 Bekend vanuit de wereld van moderne tekstverwerkers, hebben sjablonen hun intrede ook gedaan bij de spreadsheets. Een sjabloon is niet meer dan een werkmap, die zo ingericht is als je zelf wilt/nodig hebt. Het verschil met een gewoon werkblad is dat dit werkblad als sjabloon, d.w.z. met de extensie .xltx bewaard wordt of met .xltm. En het mooie van sjablonen is dat je ze als nieuwe startmap op kunt roepen. Een voorbeschreven of voorgedefinieerd document dus. Bij het opslaan hoef je niet bang te zijn dat de sjabloon wordt overschreven. We gaan het eens proberen. Sjablonen worden veel gebruikt voor mappen met een vaste basisinhoud, rapporten, rekeningen etc. We gaan even een dagrapportje maken waarin productiegegevens bijgehouden worden. 

Maak het volgende werkblad in een nieuwe werkmap. Hierbij geldt: Zet een functie in C1 die de huidige datum oplevert Zet een functie in D3 die op basis van C1 de naam van de maand weergeeft (de maand is niet correct, maar dat gaan we straks aanpassen) Zorg voor de gewenste opmaak. Beveilig de map op het gegevensgebied (B7:C12) na. Voeg eventueel een macro toe waarmee je de datum vast kunt leggen.

Om in D3 de juiste (vorige) maand te krijgen moet je van de “waarde” in C1 het aantal dagen aftrekken waarna je op z‟n laatst het rapport samenstelt. Doe je het al in de eerste week van de maand, dan zou je bijv. 8 af kunnen trekken, maar 28 is altijd goed (behalve als je er pas op de 29-31ste van de maand aan toekomt. Omdat een datum niet meer is dan een getal, krijg je zo de juiste basis datum

Instellingen 93 voor de correcte afgelopen maand.  Pas de functie in D3 als volgt aan:

Dan nu als sjabloon bewaren 

Office-knop en dan [Opslaan als ] (Excel werkmap)



Noem de map PRRAP



Kies uit de Opslaan als-lijst: Excel sjabloon of als je er macro‟s in wilt hebben: Excel sjabloon met macro’s



[Opslaan]



Sluit de map af.



Start nieuwe map via de Officeknop



Uit het volgende lijstje, kies je Mijn sjablonen



Kies het PRRAP-icoon en [OK]



Vul nu wat waarden in en bewaar onder zelf te kiezen naam en sluit.

en dan NIEUW

Merk op dat sjablonen dus niet zo gemakkelijk overschreven kunnen worden. Het origineel blijft voortdurend beschikbaar. Een volgende keer dat je dit sjabloon gebruikt kun je het kiezen uit Laatst gebruikte sjablonen  Probeer als je zin hebt. Je zou een icoon van dit sjabloon op je bureaublad kunnen zetten om er snel bij te komen. Wil je weten hoe dat gaat bekijk dan even de bijbehorende video (06-01)

Instellingen 94

6.1 Leeropdracht Sessie 06 – 02 

Maak een factuursjabloon. Je kunt je eigen logo gebruiken als je er een hebt of maak er een met WordArt. Voor het factuuradres kun je regels 10 t/m 14 gebruiken. (Die adresgegevens moeten dan achter het venster in je envelopje komen!.) Het klanten factuurnummer zul je in deze versie telkens zelf in moeten voeren. Voor de datum kun je een functie gebruiken. Plaats ook de formules die de prijs per artikel uitrekenen, het subtotaal, de BTW en het eindtotaal. Zorg ervoor dat de nullen niet te zien zijn en pas nog wat lintjes opmaak toe. Bewaar dan als sjabloon, met bijv. de naam Factuur. Probeer daarna of het werkt.

Instellingen 95

7. AFDRUKKEN Sessie 07 - 01

7.1 Alles afdrukken 

Open Agrax.



Kies Office-knop [Afdrukken]

Standaard staat Geselecteerde bladen aangeklikt. Dit betekent dat het actieve blad (waar de cursor staat) geprint gaat worden. Let erop Selectie aan te kruisen als u een selectie wilt printen: In de volgende oefeningen gaan we maar niet echt afdrukken, het Voorbeeld gaat ietsje sneller . 

Klik op Voorbeeld



Loop met de knop Volgende pagina en straks Vorige pagina door de bladen.

Merk op dat het dus om pagina's gaat van het eerste blad, niet de diverse werkbladen! 

[Afdrukvoorbeeld sluiten]



Zorg ervoor dat alle gegevens van Bakker voor regio Oost bij elkaar staan



Selecteer die gegevens.



Ga naar het afdrukken-venster en zet dan [Selectie]-aan



Bekijk via Voorbeeld Sluit weer

Door de Ctrl-toets ingedrukt te houden kun je meer dan één werkblad selecteren: 

Selecteer werkblad 1995



Bekijk via Voorbeeld. Sluit.



Selecteer blad 94-95 weer om de selectie van meerdere bladen op te heffen.

en Grafiek 95

Zie de bijbehorende video voor een wat uitgebreider behandeling. Sessie 07-02

7.2 Raster weg? De steunrasters worden wel of niet afgedrukt en je wilt het tegenovergestelde. 

Open het Pagina-indeling-lint en kijk eens naar het onderdeel Werkbladopties

Instellingen 96 Met de Afdrukken-optie, kun je aangeven of de keuze erboven ook moet gelden voor het af te drukken werkblad. De Koppen-mogelijkheid heeft betrekking op de kolom- en rijkoppen (met de letters en rijnummers erbij dus) 

Maak een aantal keuzes en bekijk het resultaat in het afdrukvoorbeeld.

7.3 Koppen (titels) boven iedere pagina Bij lange lijsten is het gewenst de koppen op ieder afgedrukt blad te hebben.  Klik in het onderdeel Pagina-instelling van het lint Pagina-indeling op Titels afdrukken



Zorg ervoor dat rij 1 van je werkblad te zien is.



Ga in het veld Rijen bovenaan op elke pagina staan en klik ergens in rij 1

Je krijgt $1:$1 in het veld te zien. Even kijken? 

Kies de knop Afdrukvoorbeeld



Blader door de 3 pagina's. (Zoom eventueel in om het beter te kunnen zien)

7.4 Afdruk-volgorde  Open het bestand contrib In het pagina-instelling venster kun je de pagina‟s op twee manieren afdrukken. Dit is handig als je ook horizontaal meer dan één pagina hebt. Keuze tussen van boven naar beneden afdrukken of van links naar rechts.  Probeer en bekijk het effect in het afdrukvoorbeeld.

7.5 Vergroten en verkleinen Mochten je pagina‟s in de breedte niet passen, dan zou je er in de eerste plaats voor kunnen kiezen om ze liggend af te gaan drukken.

Instellingen 97  Zet via het lint Pagina-indeling, de Afdrukstand op liggend en bekijk in het afdrukvoorbeeld. (Dit komt nog niet echt goed!) Luk dit niet dan kun je de hele zaak ook nog wat vergroten of verkleinen. Daarvoor moet je weer in het pagina-instellingen venster zijn. In dat pagina-instellingen venster zit ook een tab Pagina ( je kun deze ook via het Afdrukvoorbeeld en Pagina-instelling bereiken) 

Open tabblad-Pagina



Stel als volgt in:

Hiermee zeg je, forceer de gegevens in de breedte op 1 blad en die in de hoogte op 2.  Bevestig en bekijk in het afdrukvoorbeeld.

7.6 Kop- en Voetteksten Ik stel me (voor de gelegenheid) een afdruk voor met in de kop de titel Verkoopoverzicht 1994-1995 en in de voettekst in het midden de naam van de map AGRAX en rechts Bladzijde 1/3 Daar gaat ie dan:  Ga terug naar de werkmap agrax.  Terug naar het aangepaste venster waar je je marges bepaalde. Je hebt hier ook het tabje Koptekst/Voettekst 

[Koptekst/voettekst]



[Aangepaste koptekst]



Klik in het middenvenster



Verwijder wat er staat en type Verkoopoverzicht 1994-1995



Selecteer de kop en klik op het knopje



Kies een grotere letter. [OK]



Klik op Aangepaste voettekst



Klik in het middenvenster



Verwijder de aanwezige tekst

Instellingen 98



Klik op het tweede knopje van rechts:

De bestandsnaamcode moet er nu staan. Nu nog de paginanummering 

Klik in het rechtervenster en verwijder zo nodig aanwezige tekst.



Type: Bladzijde (gevolgd door een spatie)



Klik op het paginaknopje



Type de "slash" (/) of als je het mooier vindt, type van



Klik op het pagina's-knopje



[OK] [OK]



Controleer in Afdrukvoorbeeld.



Terug naar het werkblad

Voor nog wat meer ideetjes, zie de bijbehorende video

7.7 Marges aanpassen/Kolommen verbreden De marges (en ook de kolombreedtes) kunnen nu nog aangepast worden. 

In het Pagina-instelling deel van het lint Pagina-indeling zit ook een knop Marges



Klik op het lijstveldje onder Marges en daarna op Aangepaste Marges

Iets dergelijks verschijnt: Hier kun je de grootte van je marges en Kopen voettekst-ruimte bepalen 

Pas eens wat aan en bekijk in Afdrukvoorbeeld.



Herstel weer met de optie Normaal in het Marges-menu

7.8 Harde pagina-einden 7.8.1 Pagina-einde invoegen Wellicht wil je de regiogegevens per regio op een apart blad afdrukken. Hiertoe kun je zelf paginascheidingen aanbrengen. 

Sorteer op Regio

Instellingen 99



Ga in de eerste regel van de tweede regio (Oost) staan



Pagina-indeling-lint Eindemarkeringen/Pagina-einde invoegen.



Hetzelfde voor West en Zuid.



Druk af (of bekijk Afdrukvoorbeeld)



(Terug naar het werkblad)

7.8.2 Pagina-eindevoorbeeld bekijken 

[Beeld-lint]

[Pagina-eindevoorbeeld] (OK- venster, mocht dit verschijnen)

Hier kun je door te pagina-eindelijn te verslepen het pagina-einde eventueel verplaatsen. 

Klik op Normaal in dit lint.

7.8.3 Pagina-einden verwijderen. 

Ga weer in de eerste regel van iedere regio staan en verwijder het pagina-einde met Pagina-indeling-lint / Eindemarkeringen/Pagina-einde verwijderen.

De volgende twee onderwerpen worden niet in de videosessie behandeld:

7.9 Selecties met verborgen kolommen/rijen printen Soms is het handig om alleen maar bepaalde kolommen (of rijen) af te drukken. Dit zou je kunnen doen door niet-aaneensluitend te selecteren maar het gaat vaak gemakkelijker met het verbergen van kolommen/rijen. Stel dat je de Jaar, Maand en Vertegenwoordigerkolommen niet mee wilt nemen 

Verberg de kolommen B, C en F. (kolommen in de kop selecteren, rechter muisknop/verbergen)



Druk af (of afdrukvoorbeeld)



Maak de kolommen weer zichtbaar.

7.10 Een grafiek los afdrukken 

Selecteer de grafiek op blad [Grafiek 95]



Ga naar het afdrukken venster, de grafiek is al geselecteerd. Je kunt gewoon afdrukken.

Instellingen 100



Sluit de map zonder te bewaren.

Van Excel naar Word 101

8. Van EXCEL naar WORD sessie 08-01 Met name door de besturingsomgeving Windows is 'communicatie' tussen programma's een stuk gemakkelijker geworden. We gaan een aantal mogelijkheden bekijken:

8.1 Een Excel-werkblad opnemen in Word De tekstverwerker Word blinkt niet uit in Spreadsheetkracht. Excelgebruikers zullen daarom ook veel liever hun rekenwerk in EXCEL doen en voor de rapportage hun Excel-tabellen opnemen in Word. Excel-tabellen kunnen op twee manieren in Word opgenomen worden: 1. Als een Wordtabel. 2. Als een Excelobject. Bij benadering 1 worden de in EXCEL geselecteerde gegevens keurig in een Wordtabel gezet, het worden echte Wordgegevens. Voordelen: Nadelen:

Er is geen afhankelijkheid meer van EXCEL. De tabel kan als Wordtabel behandeld en bewerkt worden. Formules worden omgezet in waarden. Verander je waarden dan wordt alles niet opnieuw (automatisch) doorgerekend.

Bij benadering 2 blijven de gegevens in zekere zin bij EXCEL horen. Voordelen:

Je kunt gebruik blijven maken van de rekenkracht van EXCEL. Verandering worden (automatisch) doorgerekend. Doordat de tabel een object is kun je het gemakkelijker (ver)plaatsen en de grootte aanpassen.

Nadelen:

EXCEL moet altijd op het systeem aanwezig en toegankelijk zijn. De opmaak wordt vanuit EXCEL meegenomen en moet daarin aangepast worden.

8.2 Een Excel-tabel in Word als Word-tabel 

Start EXCEL (indien nog niet gedaan)



Open het bestand extern01



Selecteer A1:E10

8.2.1 Als tabel plakken 

Kies voor Kopiëren (bijv. via Ctrl/C)



Start Word



Type zoiets als: Hierbij zend ik u een overzicht van de Europese verkopen over de afgelopen jaren.

Van Excel naar Word 102



Een paar keer Enter.



Kies Plakken (bijv. via Ctrl/V)

Ongeveer het volgende verschijnt (met of zonder rasterlijnen)

P.S. als bij jou ook het euroteken op sommige plaatsen boven de getallen verschijnt moet je die kolom(men) even verbreden. 

Verander de verkoopcijfers in een cel.



Laat nieuwe Totalen uitrekenen (doe je via het Indeling-lint en de formule-knop)



Zorg voor geschikte randen (en, zo gewild, arcering)



Probeer de tabel eens wat meer in het midden te krijgen!

8.3 Een Excel-tabel als object in Word Als het goed is, zit de Excel-tabel nog steeds in het Klembord (Het Windows buffergeheugen). We hoeven dus niet weer opnieuw de gewenste tabel in EXCEL te selecteren en naar het Klembord te kopiëren. 

Druk (in Word) een paar keer op Enter.

OPM: Excel gegevens verdwijnen vaak onverwachts uit het klembord. Als je dus niet alle plakmogelijjheden meer hebt, moet je de Excelgegevens weer opnieuw selecteren en kopiëren! 

Kies voor Plakken speciaal uit het Plakken-lijstje in het Startlint



Selecteer Microsoft Office Excel-werkblad-object [OK]

Je hebt niet de cel, maar de tabel geselecteerd. (Blokjes verschijnen in de randen) Dit is ook de selectiemodus waarin je objecttabellen weer weg kunt halen: 

Druk (terwijl de tabel geselecteerd is) op de Delete-toets.

Van Excel naar Word 103 

Plak (speciaal) de tabel weer in het document Excel object.

Hoe kun je de tabel nu aanpassen? 

Dubbelklik op de tabel.

Als het goed gegaan is krijg je het volgende interessante venster te zien:

Mocht het gebied kleiner zijn dan hierboven aangegeven, verbreed de tabel dan met de cursor ingedrukt en in de vorm van een dubbele pijl op de kleine zwarte blokjes in der randen. Je kijkt nu als het ware door een klein gaatje naar het Excel-werkblad. En kijk ook eens naar de Menubalken (We zaten toch in Word??) Wat je ziet is ook niet beperkt tot het geselecteerde gebied: 

Blader met de schuifbalken door de werkmap.

8.4 Gegevens aanpassen 

Verander enkele bedragen, bevestig met Enter en klik naast de tabel. (automatisch nieuw totaal!)

8.5 Object aanpassen Je kunt de grootte van het object op twee manieren aanpassen. In de selectiemodus (=1 keer klikken) vergroot of verklein je het object zoals het eruit ziet. 

Zorg ervoor dat het object de volgend selectievorm heeft (blokjes in de randen)

Van Excel naar Word 104 (Je kunt selecties opheffen door naast het object te klikken!) In deze vorm kun je met de muis vanuit de blokjes in de rand en de hoeken het object groter maken. De letters etc. worden dan ook groter of kleiner. 

Maak de tabel groter/kleiner.

In de objectmodus (2 keer klikken) vergroot je (met de knoppen in de rand) het zichtbare gebied van de Excelwerkmap. De letters veranderen dus niet, je krijgt alleen meer cellen te zien. 

Probeer dit.

8.6 Randen en Arcering/Kleur bepalen. De randen en arcering van de cellen wordt vanuit EXCEL bepaald (objectmodus nodig) Afhankelijk van de Excelinstelling heb je dus rasterlijnen of niet. Om ze wel of niet te krijgen, ga je als volgt te werk: 

Zorg voor de objectmodus



Kies in het Beeld-lint voor Rasterlijnen (aan of uit)



Klik naast de tabel en bekijk



Zorg voor opmaak randen rond (sommige) cellen (als u weet hoe dat gaat)



Bekijk weer in afdrukvoorbeeld.

In principe moet je alle opmaak in Excel of de Excel object-modus aanbrengen. De opvulkleur van het hele object kan eventueel nog vanuit Word bepaald worden : 

Zorg voor selectiemodus



Met de cursor in het tabelgebied, klik op de rechtermuisknop.



Kies Object opmaken



Kies het tabblad-Kleur en lijnen



Experimenteer



Hef selecties op.

8.7 Vaste koppeling tussen Excel en de tabel in Word Om er voor te zorgen dat veranderingen in het Excel werkblad ook in de Word-tabel worden doorgevoerd, moet je bij het plakken de optie Koppeling plakken ook aanzetten.

Van Excel naar Word 105  Probeer de tabel nog eens op deze manier in Word te plakken, verander getallen in Excel en zie of het werkt.

8.8 Objecten als icoon Tenslotte is het nog mogelijk Exceltabellen en Grafieken met een representerend icoontje in Word op te nemen. Dit zou je kunnen doen als de onderhavige tabel of grafiek niet van primair belang is, maar eventueel bekeken kan worden. Er vanuit gaand dat de grafiek nog steeds in het klembord zit, 

Ga naar een geschikte locatie in het Worddocument.



Plakken speciaal



Selecteer Microsoft Office Excel-grafiek-object



Selecteer de keuzeknop Koppeling plakken

Wie nu OK't heeft een LINK gelegd met het EXCEL -object. De grafiek komt ook weer in het Worddocument te staan, maar als je er nu op dubbelklikt stap je in z'n geheel over naar EXCEL. We gaan daar nu even aan voorbij. 

Selecteer (rechts) de radioknop Als Pictogram weergeven



[OK]

Het volgende moet nu verschijnen:



Klik naast de icoon om de selectie op te heffen



Dubbelklik op de icoon.

Je zit nu in EXCEL. 

Terug naar Word.



Sluit Word en bewaar het document als Xllink.docx

Sessie 08-02

8.9 Een Grafiek invoegen in Word. Word maakt zelf gebruik van een redelijk ver ontwikkelde Office-grafiek-module. Je kunt een Excel grafiek dan ook op twee manieren in Word plakken: 1. Als Word grafiek (standaard bij simpel

Van Excel naar Word 106 plakken) of 2. Als Excel-grafiek (Via plakken speciaal). De verschillen zijn niet groot, in beide gevallen kun je ze ook als koppeling plakken. 

Probeer beide methoden

8.10 Opdracht: Grafiek als plaatje Eventueel kun je een grafiek ook wel als plaatje in je document zetten. 

Probeer de grafiek eens zo in Word te krijgen:



Bewaar weer

8.11 Opdracht: Vanuit Word een EXCEL Tabel maken Je kunt vanuit Word ook een Excel-tabel opzetten. Dat doe je via het Invoegenlint en de groep Tabel  Probeer het volgende eens te realiseren (som-functies in de totaalcellen):

 Bewaar als je wilt onder een zelf te kiezen naam.

Van Word naar Excel 107

9. Van WORD naar EXCEL Sessie 09 – 01 Gegevens uit Word kunnen in diverse vormen naar EXCEL worden overgezet. Via Kopiëren en Plakken (Speciaal) kunnen de gegevens op twee manieren in EXCEL geplakt worden: 1. Als tekst in een tekstobject (in principe bij een stukje gewone tekst). 2. Als Exceltabel (Wordtabellen en speciaal opgemaakte tekst)

9.1 Wordtekst in een EXCEL tekstkader Het zonder meer plakken van een stukje Wordtekst in EXCEL via kopiëren en gewoon plakken heeft meestal een weinig gewaardeerd effect. Alle tekst komt (per regel) in één cel terecht. 

Type in Word een aantal zinnen en zorg voor enige opmaak (stukje met vette grote letters wellicht)



Kopieer en Plak deze in een Excelmap.



Zoek uit in welke cellen de tekst terechtgekomen is.

Mooier en soms zinvol is het toevoegen van een stuk tekst als object, dat dan in een tekstkader verschijnt. Het stuk tekst zit nog in de klembordbuffer, we kunnen dus gewoon doorgaan. 

Selecteer een andere cel



Kies Plakken speciaal weer



Selecteer Als Microsoft Office Word-document-object [OK]



Het stuk tekst kan nu ook naar welke gewenste plek ook maar gesleept worden.

Je zou o[ deze manier een logo bijv. uit Word naar een Excelblad over kunnen brengen en op de gewenste plek plaatsen. Een vaker gewenste stap is die waarbij een in Word gemaakte tabel overgezet wordt naar EXCEL. Dat gaat vrij probleemloos, hoewel je er wel rekening mee moet houden dat Word formules omgezet worden naar waarden.

9.2 Een Wordtabel overzetten 

(Ga naar Word en) open het bestand Adrlst01



Selecteer, kopieer en plak de tabel in EXCEL.

Van Word naar Excel 108 

Zorg ervoor dat de terugloop van de teksten wordt opgeheven en alle breedtes optimaal zijn.



Terug naar Word en maak de volgende tabel (in een nieuw document), gebruik voor het jaartotaal een formule (via Invoegen-lint / Snelonderdelen/Veld/Formule (=Sum(above))



Kopieer en plak deze tabel in EXCEL.



Kijk naar de formulecel.



Plaats een vervangende formule

9.3 Door Tabs gescheiden lijsten overzetten In Word gemaakte lijsten die door Tabs gescheiden zijn kunnen vaak zonder te veel problemen overgezet worden. 

Open bestand Adrlst02.doc



Kopieer en plak het adressenbestand (op bladzijde 1) naar EXCEL

Bij deze bewerking is het wel belangrijk om de tabposities in de gaten te houden. Met name als de standaardposities in Word gebruikt worden kun je gemakkelijk een tabpositie over het hoofd zien. 

Ga naar bladzijde twee van het Worddocument (adrlst02.doc)

Je ziet hier een klein bestandje. In de liniaal zijn geen expliciete tabs aanwezig. Heel vaag kun je op de onderste lijn van de liniaal de Word standaardposities zien. Met de Weergevenknop is het ietsje duidelijker te maken. 

Klik op de knop [weergeven/verbergen]

De pijltjes laten duidelijk zien dat er tussen Jansen en Janlaan twee tabstops zitten en tussen Van Otterloo en Otterdreef maar één. Bij het overzetten van Word naar EXCEL zul je daarom een niet gewenste verschuiving waarnemen. 

Plak dit kleine tabelletje in EXCEL.

Van Word naar Excel 109



Pas de situatie aan in EXCEL.

Je zou de zaak ook in Word kunnen voorbereiden door ervoor te zorgen dat er altijd maar één tab tussen de velden staat. Met Zoeken en Vervangen zou je alle dubbele Tabs bijv. door een enkele kunnen laten vervangen. sessie 09 - 02

9.4 Lijsten met komma's of spaties overzetten. Soms kom je lijsten tegen waarvan de kolommen/velden door komma's of spaties zijn gescheiden. Voor zulke lijsten is er nog hoop. Hieronder vallen ook de zgn. ASCII-lijsten, lijsten dus die met een eenvoudige tekstverwerker zijn gemaakt (Kladblok, bijvoorbeeld) of het exportproduct zijn van Databases. Zulke lijsten kun je in EXCEL als bestand in z'n geheel binnen halen. Daarna kun je zo'n onderdeel er eventueel wel weer uitknippen en toevoegen aan een bestaand document. 

Ga naar EXCEL en open het document adrpuntkomma.txt (type op tekstbestand zetten)



[Volgende]



Zet Puntomma op aan. [Volgende]



Sluit alle open documenten, mappen en EXCEL zelf

[Voltooien] en bekijk

Formulieren 110

10. Formulieren sessie 10 - 01

10.1 Het Ontwikelaars-lint Voor het maken van macro‟s en toevoegen van objecten aan een werkblad heeft deze versie het Ontwikkelaars-lint beschikbaar. Mocht dit er niet bij staan dan kun je het via de Officeknop/ Opties voor Excel en de keuze Populair toevoegen



Voeg toe en bevestig met OK



Open het Ontwikkelaars-lint toe



Open de werkmap enquete.xlsx (niet enquete.xlsm!)

De werkmap bevat een enquêteformulier. De vragen stellen weinig voor, het gaat om de techniek. In de cellen G1:M3 staat de lijst waar de gegevens in komen te staan, maar in eerste instantie worden ze verzameld in het wat rommelige gedeelte in P1:S18. Dat deel kun je eventueel later wel gaan verbergen. De naam kun je invullen in B3 (hou het maar even op voornamen) en dan kunnen we er in dit geval wel voor zorgen dat die ook gelijk in G3 komt te staan.  Type =B3in G3 (bevestig) en voer dan eens een naam in in B3

10.2 Keuzeknoppen Voor het eerste deel van de enquête willen we de burgerlijke status weten. Ik heb zomaar een stuk of vier gekozen, kies betere als je iets beters weet. We doen dat via de Formulierbesturingselementen. Bij de eerste vragen gaat het om een exclusieve keuze, als je één kiest dan gelden de anderen niet meer. Hier worden keuzeknoppen voor gebruikt binnen een groepsvak. 

Klik op Invoegen in het Ontwikkelaars-lint

Links in de tweede rij staat het groepsvak.  Klik dat aan (niet gaan slepen) en trek het dan in je werkblad, ongeveer in het gebied A6 : C13 Zoiets:

Formulieren 111

Je kunt het zo nodig in de rand verplaatsen. De nummers die Excel meegeeft zijn tijdelijk en onbelangrijk, je moet de titels toch telkens door een echte titel vervangen.  Verander de titel in Burgerlijke status. Dan gaan we nu de keuzerondjes plaatsen.  Klik de ronde knop rechts op de eerste rij aan en plaats hem bovenaan in het groepsvenster.

 Kopiëer dit rondje en plak het nog drie keer terug.

 Plaats ze nu een beetje netjes onder elkaar (een geselecteerd vakje kun je met de cursortoetsen wat preciezer verplaatsen) en verander de teksten in het volgende:

 Maak eens een keuze en zie hoe de anderen dan hun selectie verliezen. We zijn er nog niet, want de keuze moet ergens opgeslagen worden. Excel doet dat door aan de optie een nummer toe te kennen, hier van 1 t/m 4. De optie Nabestaande wordt dus gecodeerd als 3. Het is aan ons om te bepalen waar dit dan terecht moet komen, d.w.z. in welke cel. Je hoeft dat alleen maar voor de bovenste keuze te doen.  Rechter muisknop op Gehuwd en kies dan Besturingselement opmaken.

 Laat het daar koppelen met Q1 (een voorlopig plekje)  Maak een keuze en zie of het bijbehorende getal in Q1 terecht komt.

Formulieren 112

Het is aan jou straks om ervoor te zorgen dat die informatie omgezet wordt naar de tekstkeuze en in H3 terecht komt !

10.3 Selectievakje Een selectievakje is een vakje dat aan en uit gekruist kan worden. Er komt een v-tje in te staan. De waarde die met een aangekruist vakje geassocieerd is, is WAAR. Niet aangekruist betekent ONWAAR.  Zorg voor het volgende setje:

Omdat deze keuzes niet van elkaar afhankelijk zijn, moet je ieder optie aan een cel koppelen.  Koppel ze aan P6, Q6, R6 en S6 respectievelijk.  Maak eens een paar keuzes, zet er ook eens één aan en weer uit. Uiteindelijk willen we dit gaan omzetten naar “ja” en “nee” voor de cellen I3:l3, maar dat later.

10.4 Keuzelijst.  Type Cijfer: in A23.  Zoek even naar Keuzelijst met invoervak bij de Formulierbesturingselementen. De geïnterviewden moet een cijfer kunnen kiezen tussen 1 en 10 om hun waardering voor de zorg in dit tehuis aan te geven. Die getallen staan al vermeld in P9:P18 

Plaats een keuzelijst met invoervak ongeveer in B24 (maak het niet te groot)



Ga naar de Besturingselement-opmaak en vul als volgt in:

We laten het resultaat direct in M3 tonen!  Probeer! En sla daarna even op.

Formulieren 113 sessie 10 - 02  Opdracht: Je opdracht is om ervoor te zorgen dat de Burgerlijke status met de juiste benaming in H3 wordt vermeld op basis van Q1 (gebruik hiervoor de =Horizontaal.zoeken-functie). Verder moet in de cellen I3 t/m l3 “Ja”of “Nee” komen op basis van het Waar of Onwaar in de cellen P6 t/m S6. Hiervoor kun je de =Als-functie gebruiken . Je test is bijv. P6=WAAR (WAAR is hier geen tekst, maar een kenmerk, gebruik dus geen aanhalingstekens) Met kopiëren en plakken speciaal als waarden zou je de gegevens dan telkens in de lijst eronder kunnen plaatsen. Om dat te vergemakkelijken heb ik een macro toegevoegd, zodat je alleen maar op de Toevoegen-knop hoeft te klikken om de nieuwe invoer aan de verzamellijst toe te voegen. De macro wordt behandeld in de module macro‟s.

==================================================

10.5 Cellen met keuzelijst

De keuzelijsten waar we hier mee gewerkt hebben horen bij een formulier en zitten niet direct gekoppeld aan een cel. Het zou ook wel mooi zijn als je direct in een cel kunt kiezen, waarbij zo‟n cel dus eigenlijk een keuzelijstje wordt. Ook dat kan.

10.5.1 Gegevens klaar zetten en definiëren.  Start een nieuwe werkmap en hernoem blad1 tot “gegevens” en blad 3 tot “lijstjes”

Nou gaan we in het blad “lijstjes” de keuzelijsten samenstellen. Ik wou maar een lijstje maken van plaatsen en één van provincies, gewoon ter oefening. Je kunt er zelf van alles bij bedenken.  Type de volgende lijstjes maar in op het blad “lijstjes” . Maak de koppen vet.

EXCEL gevorderd. Bureau voor Taal en Informatica 18 september 2010 Werfkade LG HOOGEZAND Tel:

Recommend Documents