Evaluatie VGM-plan 2013

Evaluatie VGM-plan 2013

Dienstnaam

Afdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu

Documentnummer

VGM_uit_12 361

Versie

3

Versiebeheer Versienr 1 2 3 4

Status Concept Concept Concept Definitief

Aan VGM VGM-team CvB (UR) Faculteiten/ eenheden

Datum Augustus 2012 Oktober 2012 Maart 2013 Juni 2013

Opmerkingen Voor commentaar Voor commentaar Ter vaststelling Verspreiding door VGM

Vastgesteld door het College van Bestuur in (maart) 2013. Auteurs:

A. Di Bon V.N. de Croon-Koevoets M.B. Danhof-Pont J.M.M. Grosse Stüve R.G.M. Huinen P. Oosterveld A. Noort

deskundige biologische veiligheid arbeids- en organisatiedeskundige bedrijfsarts veiligheidskundige stralingsdeskundige arbeidshygiëniste milieuadviseur

De afdeling VGM is ISO-9001 gecertificeerd door Lloyd’s Register.

Evaluatie VGM-plan 2013 - Inleiding, pagina 1

Leeswijzer Eens per twee jaar maakt de Afdeling VGM een Evaluatie VGM-plan (verder genoemd VGM-plan), waarin het risicoprofiel van de universiteit en het plan van aanpak voor de komende jaren is vastgelegd. Dit VGM-plan bestaat uit een reeks tabellen met actuele acties, doorlopende acties en afgeronde acties. Het VGM-plan is het handvat voor de uit te voeren acties op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu voor de faculteiten, eenheden en centrale diensten. Een verkort overzicht van de acties staat in de Managementsamenvatting. Deze samenvatting is bedoeld voor het management, die zo in een oogopslag een beeld krijgt van de stand van zaken met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu. Ten slotte is er de Management Review in de vorm van een brief van het College van Bestuur. Hierin staan de hoofdpunten zoals deze in het VGM-team van oktober 2012 zijn besproken. Managementsamenvatting 2013 In de Managementsamenvatting worden de belangrijkste knelpunten uit het VGM-plan onder de aandacht gebracht. In de periode januari 2010 – medio 2012 zijn 23 actiepunten afgerond en zijn 2 nieuw actiepunten aan het plan toegevoegd. In de genoemde periode zijn de volgende resultaten behaald: • De Bedrijfshulpverlening binnen de universiteit is op peil en van goede kwaliteit. Aandacht blijft echter wel nodig om de BHV op dit peil te houden. • In de gebouwen van de universiteit zijn EHBO-posten en/ of –ruimten aanwezig. • Losse elektrische eigendomsapparaten zijn zoveel mogelijk uit de universiteit verwijderd. Aandacht blijft nodig voor de elektrische veiligheid van losse privéapparaten. • De werkzaamheden waarbij de fysieke belasting van de medewerkers een risico kan vormen, zijn in kaart gebracht. Er is een Plan van Aanpak opgesteld om de knelpunten op te lossen. • Afgelopen jaren zijn veel ergonomische verbeteringen doorgevoerd bij de cateringlocaties. Voor nog bestaande knelpunten is een Plan van Aanpak opgesteld. • Binnen het proefdiercentrum van de Faculteit W&N zijn verschillende aanpassingen gedaan om het risico van allergievorming bij medewerkers zoveel mogelijk te beperken. • De toegang tot en het gebruik van het e-learningprogramma ontruiming voor docenten is verbeterd. • Medewerkers die in het verleden blootgesteld kunnen zijn aan asbest zijn geregistreerd. Verslagen van interviews met hen zijn in hun personeelsdossier opgenomen. • Locaties waar (mogelijk) asbest voorkomt zijn geïnventariseerd en waar nodig is een beheersplan opgesteld. • De inzameling van (gevaarlijke) afvalstoffen is aanbesteed. Hierbij is ondermeer de registratie van afvalstoffen eenduidig gemaakt. • Chemische onkruidbestrijding wordt door de Groenvoorziening alleen nog ingezet wanneer er geen alternatieven beschikbaar zijn. • De universiteit koopt voor meer dan 50% duurzaam in. De volgende actiepunten zijn nog niet afgerond en worden voortgezet: • De uitvoering van de regeling “alleen werken” wordt door de eenheden schriftelijk vastgelegd. • Het veiligheidsreglement voor externe opdrachtnemers wordt in 2012 verder uitgebreid met voorschriften voor specifieke werkzaamheden. • Er lopen nog aanvragen voor gebruiksvergunningen voor enkele gebouwen.


• Het ontwikkelen van calamiteitenplannen en veiligheidsplannen voor de diverse eenheden van de universiteit wordt voortgezet. • De vernieuwde oproepprocedure bij ziekteverzuim (“Bedrijfsarts op verzoek”) wordt vanaf 2012 gefaseerd in de universiteit ingevoerd. • Er zal meer aandacht worden gevraagd voor de risico’s van werken in het buitenland. • Er wordt voortdurend onderzoek gedaan naar energiebesparende maatregelen. • Universiteitsbrede voorlichting over energiebesparing en andere milieuonderwerpen is in ontwikkeling. • De inventarisatie van het papiergebruik wordt afgerond. Hierin worden ook mogelijkheden voor papierbesparing opgenomen. De volgende nieuwe aandachtpunten zijn aan het VGM-plan toegevoegd: • Bij verbouw en nieuwbouw worden verschillende vormen van energiebesparing en CO2reductie onderzocht. • Ontwikkeling van beleid voor bijzondere groepen wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. In de Management Review zijn de volgende hoofdpunten geselecteerd: - Aandacht voor de risico’s van werken in het buitenland; - De toegang tot en het gebruik van het e-learningprogramma ontruiming voor docenten; - Het universiteitsbreed invoeren van de vernieuwde oproepprocedure bij ziekteverzuim; - Hernieuwde aandacht voor de veiligheid van elektrische (privé-)apparaten.


Inleiding Voor u ligt het VGM-plan 2013 van de Universiteit Leiden. In het VGM-plan zijn de knelpunten bijeen gebracht die op meerdere plaatsen in de universiteit zijn geconstateerd. Het plan is medio 2012 door de Afdeling VGM opgesteld en evalueert de voortgang van de acties in de periode 2010 – 2012. Het VGM-plan is een dynamisch plan. Bij het opstellen van het plan worden acties uit het vorige plan geëvalueerd. Afgeronde acties worden uit het plan verwijderd, maar er worden ook nieuwe actiepunten toegevoegd. De nieuwe actiepunten worden niet meer alleen op basis van recent uitgevoerde risicoinventarisaties en –evaluaties (RI&E’s) bepaald. Ook actiepunten uit onderzoeken die bij verschillende faculteiten, instituten of ondersteunende diensten (in het vervolg: eenheden) zijn uitgevoerd en actiepunten uit beleidsnotities en universiteitsbrede overleggen worden in het VGM-plan opgenomen. Hiermee biedt het plan een overzicht van acties die door verschillende actoren in meerdere organisatieonderdelen van de universiteit worden uitgevoerd. De Afdeling VGM evalueert, in overleg met de eenheden, eens per twee jaar de voortgang van de actiepunten in het plan. De lopende aandachtspunten staan in deel I en zijn verdeeld over de aandachtsgebieden van de Afdeling VGM: veiligheid, gezondheid en milieu. Daaraan vooraf staat een hoofdstuk met algemene aandachtspunten (arbo- en milieubeleid). De doorlopende acties, niet-projectmatige acties die voortdurend aandacht verdienen, zijn opgenomen in deel II van het plan. In deel III staan ter informatie alle acties genoemd die in vorige periodes zijn afgerond. De genoemde risico’s komen veelal niet in alle gebouwen van de universiteit voor en kunnen ook per gebouw enigszins verschillen. Dat resulteert in generieke beschrijvingen van de risico’s en de uit te voeren acties. Daarbij wordt niet naar individuele problemen en incidentele knelpunten gekeken, maar naar problemen die voor grotere groepen medewerkers en studenten spelen en zich op meerdere afdelingen of in meerdere gebouwen voordoen. Nieuwe actiepunten in dit VGM-plan zijn cursief weergegeven. De status van de actiepunten is weergegeven in de laatste kolom. Daarbij bestaan de volgende mogelijkheden: Status Beschrijving Het actiepunt is door de verantwoordelijke(n) geheel afgerond. AFGEROND IN UITVOERING

Het uitvoeren van het actiepunt is begonnen, maar nog niet afgerond.

AANDACHT

Met het uitvoeren van het actiepunt is nog niet of pas onlangs begonnen.

In 2010-2012 zijn 23 actiepunten afgerond. Aan het VGM-plan zijn dit keer 2 nieuwe actiepunten toegevoegd.


Evaluatie VGM-plan Universiteit Leiden 2013 Deel I. VGM-plan 1. Algemeen Aandachtspunt Arbo- en milieuzorg Niet overal is een regeling voor ‘alleen werken’.

Het Veiligheidsreglement voor externe opdrachtnemers wordt in de praktijk niet gehandhaafd.

Actie (de verantwoordelijke is onderstreept)

Status medio 2012

Er wordt door VGM een universitaire regeling op hoofdlijnen geschreven. De eenheden beschrijven in een decentraal beleidsstuk (veiligheidsreglement, huisregels) hoe zij deze regeling invullen.

De preventiemedewerkers hebben benoemd welke afspraken en regels er binnen de meeste eenheden zijn gemaakt over alleenwerken tijdens en/of ná werktijden, deze zijn echter niet vastgelegd. De eenheden worden verzocht deze afspraken schriftelijk vast te stellen.

EC Vastgoed ontwerpt een methode om dit veiligheidsreglement te handhaven en voert dit uit.

Handhaving is door EC Vastgoed opgedragen aan de clusterteams en de projectleiders. Het veiligheidsreglement wordt in 2012 uitgebreid met voorschriften voor specifieke werkzaamheden.

IN UITVOERING

IN UITVOERING Er ontbreekt een visie op duurzaam personeelsbeleid.

HRM ontwikkelt in 2010 een visie op duurzaam personeelsbeleid, waarin aandacht is voor vitaliteit (in samenhang met ontgroening/ vergrijzing, langer doorwerken) en motivatie, naast resultaat en ontwikkeling.

In het werkplan 2012 van HRM is het onderwerp duurzame inzetbaarheid opgenomen. In 2012 is een inventarisatie gedaan binnen de organisatie gericht op leeftijdsopbouw, uitstroom als gevolg van pensionering, ziekteverzuim en functieverblijftijd. Op basis van de analyse van deze informatie zal in 2013 beleid worden ontwikkeld gericht op duurzame inzetbaarheid. Daarbij worden ook de uitkomsten van de personeelsmonitor 2012 betrokken. IN UITVOERING

Drie eenheden hebben de RI&E voor studenten uitgewerkt en een plan van aanpak gemaakt.

Pagina 5

De eenheden die voor de RI&E voor studenten nog geen PvA hebben gemaakt, sturen dit voor juni 2010 ter toetsing aan de afd. VGM.

Evaluatie VGM-plan Universiteit Leiden 2013 Deel I. VGM-plan

De RI&E studenten is afgerond. Actualisatie vindt plaats in de normale RI&E-cyclus, met extra aandacht voor studenten als speciale groep. AFGEROND

Aandachtspunt


Status medio 2012

Beleid voor bijzondere groepen is niet overal ontwikkeld of onvoldoende bekend.

De eenheden formuleren indien nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad.

Hiervoor is geen universiteitsbreed beleid ontwikkeld; er is sprake van ad-hocbeleid. Ontwikkeling van beleid wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. AANDACHT

Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmedewerkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt.

VGM organiseert werkgroepen die voor 2010 voorlichting en instructie voorbereiden over onderwerpen die een risico vormen voor de medewerkers en studenten.

In 2009 is een werkgroep gestart die de voorlichting over milieubeleid, milieuhygiëne en energiebesparing inventariseert en voorstellen doet voor voorlichting die de komende jaren wordt gegeven over deze onderwerpen. De werkgroep heeft medio 2010 haar werkzaamheden afgerond. AFGEROND

Een van de ambities van de universiteit is meer buitenlandse studenten aan te trekken. De voornamelijk Nederlandstalige voorlichting is voor deze groep niet toereikend.

VGM stelt een plan op voor het ontwikkelen van Engelstalige voorlichting op arbo- en milieugebied.

Op het gebied van informatie over arbo en milieu is er synchronisatie tussen wat er aan Nederlandstalige informatie op de VGM–website en de facultaire sites wordt geplaatst. De synchronisatie vindt plaats in een gezamenlijke webredactie. Engelstalige arbo- en milieu-informatie is nog niet op de VGM-site en alle facultaire sites doorgevoerd. AANDACHT

2. Veiligheid Aandachtspunt Brandpreventie Vanuit vluchtveiligheid moeten gebouwen aan landelijke veiligheidseisen voldoen. Als hieraan wordt voldaan wordt voor het gebouw een gebruiksvergunning verleend.

Pagina 6


Status begin 2012

De gemeentelijke brandweer heeft de gebreken geïnventariseerd en een plan opgesteld om de gebreken te herstellen.

Voor ongeveer de helft van de gebouwen is een gebruiksvergunning, al dan niet onder voorwaarden, verleend. Voor de overige gebouwen loopt dit proces nog.


IN UITVOERING

Aandachtspunt Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten In sommige gebouwen is de BHV onvoldoende georganiseerd.

Er zijn onvoldoende BHV-ers in de avonduren.


Status begin 2012

Het aantal ontruimers per verdieping en de BHV-bezetting tijdens openingsuren worden in 2010 door VGM geëvalueerd.

Uit de in 2011 uitgevoerde audit is gebleken dat het aantal bedrijfshulpverleners voldoende is.

Het e-learningprogramma voor ontruiming in de avonduren wordt door VGM geactualiseerd.

Dit programma is in 2011 geëvalueerd en uitgebreid met andere gebouwen. Eind 2011 is een complete revisie gestart. Deze is in de loop van 2012 afgerond.

AFGEROND

AFGEROND Niet overal is een EHBO-post (in ge¬bouwen waar een gering aantal personen aanwezig is) of EHBO–ruimte (in gebouwen met grote aantallen personen) voor de eerste opvang bij een ongeval of calamiteit.

De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad.

In alle gebouwen zijn nu EHBO-posten en/ of –ruimten aanwezig.

Er is geen koppeling tussen calamiteitenplannen en risico-inventarisaties.

De in de RI&E en het calamiteitenplan voor een gebouw/ eenheid voorkomende onderwerpen worden door VGM geïntegreerd.

Nog niet gestart.

Van alle evenementen die door de universiteit worden georganiseerd is er geen gemakkelijk toegankelijk totaaloverzicht. Er wordt voorafgaande aan evenementen geen risico-inventarisatie uitgevoerd.

In 2010 wordt door VGM in samenwerking met EC Vastgoed en ICS voor universitaire evenementen een evenementenkalender opgesteld.

Het opstellen van een evenementenkalender binnen de universiteit blijkt niet mogelijk, omdat er binnen de universiteit geen centraal meldpunt voor evenementen is. Voorstel is om deze actie te stoppen.

In gebouwen ontbreken veiligheidsplattegronden

Voor elk gebouw worden vanaf 2010 door EC Vastgoed veiligheidsplattegronden gemaakt.

AFGEROND

VGM voert in 2010 een evaluatie uit.

AANDACHT

AFGEROND In 2012 start het project voor veiligheidsplattegronden. Als basis daarvoor gelden de plattegronden die voor de gebruiksvergunningen nodig zijn. IN UITVOERING

Pagina 7


Aandachtspunt


Status begin 2012

Er ontbreekt een systematiek waarmee een periodieke controle plaatsvindt van gebouwgebonden voorzieningen op het gebied van branddetectie en gebouwontruiming.

Door VGM en EC Vastgoed wordt hiervoor in 2010 een auditsystematiek ontwikkeld.

In 2011 is dit controlesysteem met tijdschema geheel geïmplementeerd in het kader van de certificering van de brandmeldcentrales. Dit project loopt door tot 2017.

Onderhoud, elektrische veiligheid Losse elektrische (privé-)apparaten (koffiezetapparaten, waterkokers, etc.) kunnen door slecht toezicht en onderhoud brandgevaar opleveren en onnodig energie gebruiken. Ook voor het verkrijgen / verlengen van een gebruiksvergunning is er beleid op dit terrein nodig. Vallen, struikelen, stoten, knellen Op- en afstapjes zijn niet overal voldoende aangegeven. Er is geen goed overzicht van alle plaatsen waar deze knelpunten zich voordoen.

IN UITVOERING De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad wanneer het afscherming van apparatuur betreft. In 2010 onderzoekt VGM de stand van zaken en zo nodig wordt er een actieplan ontwikkeld. Bij het uitvoeren van de actualisatie van de RI&E/ PvA wordt dit knelpunt nadrukkelijk meegenomen door de preventiemedewerker.

Alle eenheden zijn gewezen op hun verantwoordelijkheid met betrekking tot de veiligheid en het onderhoud van elektrische (privé-)apparaten. AFGEROND

Preventiemedewerkers besteden hieraan in de RI&E meer aandacht. Overal waar mogelijk zijn de op- en afstapjes aangepast en voor minder validen toegankelijk gemaakt, behalve in monumentale panden. Hier moeten gebruikers worden gewezen op het gevaar. AFGEROND

Pagina 8


3. Gezondheid Aandachtspunt Verzuimbeleid De universiteit heeft sinds jaren een laag verzuim. Hierbij past niet meer het oude model waarbij alle zieke medewerkers worden opgeroepen bij de bedrijfsarts. Dit leidt niet tot een optimale efficiëntie bij de verzuimbegeleiding. Fysieke belasting Er is nog onvoldoende aandacht voor instructie ten aanzien van werkhouding en tillen. Hulpmiddelen met instructie voor het gebruik ervan kunnen het probleem verminderen. Meer afwisseling in fysiek zware en lichtere taken is noodzakelijk. Ergonomische verbetervoorstellen voor de catering (UFB) moeten nog in de plannen van aanpak worden opgenomen.


Status begin 2012

VGM start in 2010 het project "Bedrijfsarts op verzoek".

De werkgroep levert eind 2011 een concept beleidsnotitie aan.

De eenheden waar fysieke belasting voorkomt voeren in 2010 een inventarisatie uit en stellen een plan van aanpak op.

De projectgroep Voorlichting en Instructie fysieke belasting heeft voor een groot aantal eenheden de fysieke belasting in kaart gebracht. Voor eventuele knelpunten worden volgens een plan van aanpak maatregelen uitgevoerd. Dit project is in 2011 afgerond.

IN UITVOERING

AFGEROND

Het UFB voert volgens plan van aanpak verbetermaatregelen uit.

Afgelopen twee jaar zijn veel ergonomische verbeteringen doorgevoerd bij de cateringlocaties. Voor nog bestaande knelpunten is een plan van aanpak opgesteld. Er wordt optimaal ingezet op taakroulatie en goede planning tijdens piekdrukte. Medewerkers met ernstige fysieke klachten zijn overgeplaatst. AFGEROND

Pagina 9


Aandachtspunt Werken in het buitenland Medewerkers en studenten lopen in het buitenland verschillende risico’s, zoals blootstelling aan ziekten, terrorisme, oorlog, andere culturen en andere arbeidsomstandigheden.


Status begin 2012

De eenheden verzoeken de afdelingshoofden voorlichting te geven aan medewerkers en studenten wanneer zij naar het buitenland reizen. Hiervoor kan de brochure Werken in het buitenland van VGM worden gebruikt of gezondheidsinformatie worden ingewonnen bij de reizigersadviseurs van VGM.

Dit is geregeld onderwerp bij het overleg met de besturen van de eenheden. Uit de recent uitgevoerde RI&E’s blijkt dat de eenheden nog onvoldoende bekend zijn met beschikbare informatie op de VGMsite en de brochure “risico’s werken in het buitenland”. Een aantal medewerkers is bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten gemeld in verband met het oplopen van een tropische ziekte in het buitenland. Er wordt onderzocht of veiligheidsinformatie bij het boeken van een buitenlandse reis automatisch kan worden getoond. IN UITVOERING

Biologische agentia Bij het uitvoeren van werkzaamheden in de proefdier-ruimten bestaat een risico van allergievorming.

Ruimtegebrek Er blijft binnen de universiteit op diverse locaties sprake van ruimtegebrek. Er zijn teveel werkplekken in de kamers.

Pagina 10

Bij de inrichting van nieuwe proefdierruimten adviseert VGM over technische voorzieningen en de indeling van werkruimten, en over de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd.

In de Faculteit W&N zijn verschillende aanpassingen gedaan. Voor enkele kostbare aanpassingen is geadviseerd dit mee te nemen in de nieuwbouw van de proefdiervoorziening van FWN.

De eenheden formuleren voor dit knelpunt, zo nodig, een actie en een tijdpad.

Ruimtegebrek wordt door flexibele verschuivingen binnen de bestaande gebouwen zoveel mogelijk opgevangen. Er zijn geen signalen meer dat ruimtegebrek nog een probleem is.


AFGEROND

AFGEROND

Aandachtspunt Asbest In verschillende gebouwen zijn asbestvezels aangetroffen in technische ruimten en infrastructuur. Mogelijk zijn medewerkers van (technische) diensten in het verleden aan asbestvezels blootgesteld.


Status begin 2012

VGM inventariseert welke medewerkers mogelijk zijn blootgesteld. Door middel van een interview wordt de mate van blootstelling in kaart gebracht. Deze gegevens worden langdurig in het medisch personeelsdossier bewaard.

De interviews met de (oud)medewerkers zijn afgerond. De gegevens zijn aan de medische personeelsdossiers toegevoegd en worden apart bewaard. Het EC Vastgoed heeft beheerplannen laten opstellen voor FSW, FWN (6 stuks) en UBL. De overige gebouwen zijn geïnventariseerd maar daarvoor zijn geen beheerplannen nodig.


Status begin 2012

VGM ziet toe op het invullen van de milieurelevante vragen tijdens de RI&E’s in de eenheden (vanaf 2010). Hiermee wordt milieubeleid automatisch in de beleidscycli opgenomen.

Milieurelevante vragen worden in nieuwe software voor RI&E verwerkt en zijn waarschijnlijk per 2012 beschikbaar.

In 2010 bereidt VGM de registratie van milieukengetallen door de eenheden voor. De registratie begint op 1 januari 2011.

Milieukengetallen (afval, energie en koelvloeistoffen) zijn per faculteit beschikbaar (per mei 2011).

AFGEROND

4. Milieu Aandachtspunt Milieubeleid Milieubeleid is geen systematisch onderdeel van de bedrijfsvoering. Milieubeleid wordt een systematisch onderdeel van de bedrijfsvoering van de universiteit door koppeling aan de (de)centrale beleidscycli voor veiligheid, gezondheid en milieu. Het ontwikkelen van decentraal milieubeleid wordt bemoeilijkt door het ontbreken van een overzicht van relevante milieukengetallen.

Pagina 11


IN UITVOERING

AFGEROND

Aandachtspunt


Status begin 2012

In de scorecards voor veiligheid en gezondheid zijn geen milieugegevens opgenomen.

VGM ontwikkelt in 2010 in overleg met de eenheden milieuprestatieindicatoren die jaarlijks kunnen worden opgenomen in de scorecards.

Universiteitsbreed zijn in de scorecard vanaf 2010 scores opgenomen voor energie en CO2-emissie. In de decentrale scorecards per faculteit over 2012 worden de kengetallen van afval, energie en lekkage koelvloeistoffen aangegeven. IN UITVOERING

De eenheden leveren daarvoor jaarlijks vanaf 2011 de noodzakelijke gegevens aan.

Eenheden leveren sinds mei 2011 afvalgegevens aan (preventiemedewerkers). Andere milieuregistraties worden centraal beheerd. AFGEROND

Energiebesparing Er ontbreekt een richtlijn voor het systematisch uitvoeren van energiebesparende maatregelen binnen de universiteit.

De CO2-emissie is door het gebruik van grijze stroom binnen de universiteit hoog.

Energiebesparende maatregelen worden door alle universitaire eenheden en diensten uitgevoerd wanneer ze kunnen worden terugverdiend binnen de tijd die overeenkomt met de helft van de (door de fabrikant verwachte) economische levensduur van het vervangende product of de installatie.

Wordt door EC Vastgoed meegenomen in de investeringsplannen.

Het aandeel groene stroom voor de universiteit bedraagt 100%.

Voor 2012 en verder wordt opnieuw groene stroom gekocht.

EC Vastgoed onderzoekt bij nieuw- en verbouw andere vormen van energiebesparing en CO2-reductie.

Toepassing van Geothermie is voor de nieuwbouw bètafaculteit onderzocht, maar is niet mogelijk gebleken. Er is wel uitbreiding aangevraagd voor de WKO installatie van de nieuwbouw bètafaculteit (verdubbeling).

AFGEROND

AFGEROND

IN UITVOERING

Pagina 12


Aandachtspunt Emissies naar bodem, wateren lucht Het overzicht met risicovolle locaties voor emissies naar de bodem of het oppervlaktewater is niet actueel.


Status begin 2012

EC Vastgoed houdt de inventarisatie van locaties met handelingen waarbij emissies naar de bodem of oppervlaktewater kunnen optreden actueel en neemt desgewenst extra maatregelen om de risico's verder in te perken.

Rapportage Risico’s afvalwater wordt geactualiseerd zodra eerste fase nieuwe bètafaculteit wordt opgeleverd. AANDACHT

VGM start het project in 2010. De omvang van de emissie van verbrandingsgassen en koelmiddelen is niet bekend.

VGM start in 2010 een centrale registratie op van de emissies van verbrandingsgassen en lekverliezen van koelmiddelen. Deze registratie wordt gebruikt om tijdig te kunnen ingrijpen in het onderhoudsprogramma van de installaties.

VGM en EC Vastgoed onderzoeken een structurele en efficiënte registratiemogelijkheid.

In sommige situaties gebruikt de Groenvoorziening nog chemische onkruidbestrijdingsmiddelen.

Groenvoorziening stopt met het gebruik van chemische onkruidbestrijdingsmiddelen.

Chemische onkruidbestrijding wordt alleen nog gebruikt wanneer geen alternatieven beschikbaar zijn.

Alle eenheden stellen in 2010 een afvalpreventieplan op, waarin alle voorkomende afvalstromen zijn geïnventariseerd en maatregelen zijn genoemd om de hoeveelheid afval te beperken.

In 2011 is de aanbesteding voor inzameling afvalstoffen gegund. Registratie vindt pas sinds medio 2011 plaats. Een volledig overzicht is beschikbaar begin 2013 (over het jaar 2012).

De universiteit ondertekent de deelnameverklaring Duurzaam inkopen van Senter Novem en verplicht zich hiermee tot 50% duurzaam inkopen in 2012.

De deelnameverklaring is in december 2008 door de universiteit ondertekend.

Afvalstoffen In de meeste eenheden is niet onderzocht of de hoeveelheid afval verder kan worden verminderd.

De universiteit koopt niet duurzaam in.

VGM regelt de duurzame inkoop met de afdeling Inkoop van het UFB. Pagina 13


IN UITVOERING

AFGEROND

IN UITVOERING

Inkoop volgt de richtlijnen van het Agentschap NL. De universiteit heeft in 2011 voor iets meer dan 50% duurzaam aanbesteed. AFGEROND

Aandachtspunt


Status begin 2012

De milieubelasting van goederen en materialen wordt bij de inkoop onvoldoende meegewogen.

De afdeling Inkoop van het UFB weegt bij alle Europese aanbestedingen voor de inkoop van goederen en materialen de milieubelasting zwaarder mee. De centrale milieuadviseur wordt voor aanvang van een project geconsulteerd over de milieucriteria die in de aanbesteding worden opgenomen en over de weging daarvan.

Inkoop volgt de richtlijnen van het Agentschap NL. De universiteit heeft in 2011 voor iets meer dan 50% duurzaam aanbesteed. AFGEROND

VGM regelt in 2010 bovenstaande met de afdeling Inkoop van het UFB. Niet in alle grote eenheden worden jaarlijks alle gegevens over het afgevoerde afval, inclusief de kosten, door één persoon verzameld en trends geanalyseerd.

Wordt in 2010 door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval.

In de aanbesteding voor het ophalen van het universitaire afval wordt de administratie en facturering geregeld. AFGEROND

De afvoer van afvalstoffen is niet in alle eenheden goed gestructureerd en onafhankelijk van individuele medewerkers.

Wordt in 2010 door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval.

Dit is door het UFB geregeld in de aanbesteding voor het ophalen van afval. AFGEROND

Papierbesparing Er kan meer papier worden bespaard wanneer de aanbevelingen van de Werkgroep Papierreductie worden geïmplementeerd.

Alle eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad.

In 2012 start een universiteitsbreed voorlichtingsproject over energiebesparing en andere milieuonderwerpen.

VGM inventariseert in hoeverre de door de Werkgroep Papierreductie voorgestelde aanbevelingen zijn uitgevoerd, onderzoekt of er aanvullende maatregelen kunnen worden genomen en zorgt daar waar nodig alsnog voor uitvoering van papierbesparende maatregelen.

Door het UFB is bij de faculteiten (muv FWN) en centrale diensten geïnventariseerd hoeveel er wordt geprint. Ook is gekeken naar andere vormen van papiergebruik (o.a. het beschikbaar stellen van periodieken en folders). De rapportage aan de onderzochte eenheden volgt nog. Hierin zijn aanbevelingen opgenomen om het papiergebruik te verminderen.

Pagina 14


IN UITVOERING

IN UITVOERING

Aandachtspunt Vervoer van goederen en personen Medewerkers en studenten komen in grote mate met openbaar vervoer of de fiets naar de universiteit.


Status begin 2012

VGM onderzoekt de mogelijkheden om de vervoersbewegingen van personen en leveranciers te beperken.

Vervoersbewegingen van personen nemen verder af, mede omdat betaald parkeren in 2012 bij bijna de gehele universiteit is ingevoerd. Dit levert een afname van het autogebruik op van ongeveer 50%.

Goederen worden echter doorlopend met vrachtauto’s aangevoerd.

Doordat afval sinds mei 2011 voor alle faculteiten centraal wordt afgevoerd is het aantal vervoerbewegingen verminderd. Waar mogelijk wordt het transport van goederen in de aanbesteding meegenomen. IN UITVOERING

Pagina 15


Deel II. Continue aandacht 1. Algemeen Aandachtspunt


Status eind 2011

In 2010 vindt een gewijzigde audit door VGM plaats.

Uit de audits van de decentrale beleidscycli door VGM blijkt dat de arbo- en milieuzorg in de eenheden steeds meer structuur krijgt. Enkele grote eenheden hebben veel vorderingen gemaakt. De uitkomsten van de audits zijn in het voorjaar van 2011 aan het VGMteam gerapporteerd.

VGM coördineert de actualisatie van de universitaire regelingen.

De huidige regelingen zijn voldoende geïmplementeerd. Enkele regelingen worden in 2012 geactualiseerd en zo nodig voorgelegd aan het VGM-team.

De Kaderregeling en de Regeling Bedrijfshulpverlening worden door VGM jaarlijks geaudit.

Jaarlijks wordt een (document)audit van de decentrale beleidscyclus gehouden. De uitkomsten worden vergeleken met de eerder uitgevoerde audits. Daarnaast wordt eens per twee jaar een inhoudelijke audit uitgevoerd van enkele aandachtpunten uit dit Arbo- en Milieuplan.

In veel gevallen is het bij de eenheden niet bekend wanneer en door wie er welke werkzaamheden door externe bedrijven worden uitgevoerd. Hierdoor kan onnodig hinder ontstaan of kunnen er gevaarlijke situaties vóórkomen.

Het EC Vastgoed geeft één week vooraf een weekplanning (per eenheid) aan een aangewezen functionaris die zo nodig acties coördineert op het gebied van VGM.

Wordt door EC Vastgoed bewaakt en heeft continue aandacht.

Voor het uitvoeren van de RI&E is in de eenheden onvoldoende tijd beschikbaar waardoor de RI&E-planning niet wordt gehaald.

In de gewijzigde RI&E-procedure bewaken de procesbegeleiders van VGM het SMART opstellen van projectplannen. Plannen zijn realistisch en afgestemd op de planning van de klant.

Door verbeterde uitvoering van de procesbegeleiding worden meer realistische afspraken gemaakt over de uitvoering van de RI&E. Afgesproken is verdiepende inventarisaties op te nemen in het plan van aanpak. Dit heeft tot verbetering geleid. Aandachtspunt is (na afronding van project) de evaluatie met de verantwoordelijk leidinggevende.

Arbo- en milieuzorg Op vrijwel alle plaatsen ontbreekt een gestructureerde decentrale beleidscyclus zoals omschreven in de Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement. Verschillende universitaire regelingen zijn niet of onvoldoende geïmplementeerd.

Pagina 16

Evaluatie VGM-plan Universiteit Leiden 2013 Deel II. Continue aandacht

Aandachtspunt


Status eind 2011

Voor locatie- en werkgebonden activiteiten formuleren de eenheden een actie en bepalen zij een tijdpad.

De faculteit W&N heeft een voorlichtingsplan opgesteld. Dit wordt gefaseerd uitgevoerd. Voorlichting en instructie vindt in andere eenheden vaak op aanvraag plaats.


Status eind 2011


Uit de in 2011 uitgevoerde audit is gebleken dat, op een enkele uitzondering na, de BHV voldoende georganiseerd is.

Op enkele uitzonderingen na ontbreken in de gebouwen ontruimings- en veiligheidsplattegronden (NEN 1414).

Door EC Vastgoed worden in samenwerking met VGM ontruimingsplattegronden gemaakt.

Ontruimings- en veiligheidsplattegronden zijn in alle gebouwen aangebracht en moeten actueel worden gehouden.

Calamiteitenplannen zijn niet volgens een protocol/ format opgesteld waardoor uniformiteit, ook m.b.t. soorten calamiteiten, ontbreekt.

Voor eind 2009 wordt door VGM en EC Vastgoed een protocol/ format ontwikkeld waarmee voor elk gebouw of eenheid eenvormige calamiteitenplannen kunnen worden samengesteld.

Het format is ontwikkeld. In 2012 is voor iedere eenheid binnen de universiteit een calamiteitenplan opgesteld.

EC Vastgoed formuleert voor dit knelpunt een actie en bepaalt een tijdpad in het geval van:

Liften worden jaarlijks gekeurd. Andere hijsinstallaties zijn in 2009 geïnventariseerd en gekeurd.

Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmedewerkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt. 2. Veiligheid Aandachtspunt Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten In sommige gebouwen is de BHV onvoldoende georganiseerd.

Onderhoud, elektrische veiligheid Een gering aantal apparaten en installaties vormen een mogelijk gevaar

- afscherming van installaties

Pagina 17


Aandachtspunt

Er is nog onvoldoende aandacht voor arbo en milieu bij plannen voor nieuw- en verbouw van de universitaire panden.


Status eind 2011

- overzichten van installaties

In het kader van het TIS-project (Tekeningen Informatie Systeem) worden alle bouwkundige tekeningen geactualiseerd. Technische tekeningen worden zoveel mogelijk in renovatie- of onderhoudsprojecten meegenomen. Hiervan is 90% gereed. Tekeningen moeten door verbouwingen telkens worden aangepast.

- verduidelijking van onderhoudscontracten

Bij een herziening van het totale pakket aan onderhoudscontracten worden deze ook digitaal opgeslagen in Planon om de clusters beter inzage te kunnen geven. Hiervan is 50% gereed. De clusters beheren de contracten zelf.

- het opzetten van een plan voor noodzakelijke keuringen volgens NEN 3140.

Voor technisch beheermedewerkers, werkvoorbereiders en clustercoördinatoren worden cursussen op het gebied van de 'NEN 3140', 'VCA 1 + 2 ' en 'Schakelbevoegdheden' georganiseerd.

Arbo en milieu worden in 2010 door EC Vastgoed en VGM op de agenda van het structurele overleg tussen beide afdelingen gezet.

Dit punt blijft vast agendapunt van het structureel overleg tussen EC Vastgoed en VGM.

De aandacht voor duurzaam huisvesten is de laatste jaren sterk vergroot. Zo is voor de nieuwe Bètafaculteit het Breeam streven ‘very good’. Uitvoering gebeurt in overleg met EC Vastgoed. 3. Gezondheid Aandachtspunt Verzuimbeleid Binnen de universiteit bestaat in het algemeen een laag verzuimrisico. Er is behoefte aan effectievere communicatie tussen leidinggevenden, werknemers en bedrijfsarts bij de verzuimbegeleiding.

Pagina 18


Status eind 2011

In het najaar van 2009 wordt door VGM met HRM-opleidingen een trainingsaanbod voor 2010 uitgewerkt.

Met HRM-opleidingen zijn afspraken gemaakt over de organisatie van trainingen “effectief voeren van verzuimgesprekken” voor leidinggevenden. VGM heeft sinds 2009 bij verschillende onderdelen van de universiteit maatwerktrainingen voor leidinggevenden en P&O-adviseurs verzorgd.


Aandachtspunt Psychosociale Arbeidsbelasting In veel gevallen wordt gesproken over een hoge werkdruk (meer werk door minder mensen, reorganisatie, conflicten etc)). Werkdruk moet ook op centraal niveau een punt van aandacht blijven om eventuele preventieprojecten op te kunnen zetten voor het beheersen en voorkomen van werkdruk.


Status eind 2011

Het CvB (HRM) zet begin 2010 onder alle medewerkers een personeelsmonitor uit waarin onder meer wordt gevraagd naar de ervaren werkdruk.

Het eindrapport “Werkbeleving Universiteit Leiden” is eind mei 2010 beschikbaar gesteld aan alle universitaire medewerkers en in juni in de diverse universitaire gremia besproken. De werknemerstevredenheid is met een rapportcijfer van 7,5 goed te noemen. Het Wetenschappelijk Personeel staat neutraal ten opzichte van de werkdruk, het ondersteunend personeel positief (in vergelijking tot andere Universiteiten die door het IVA een onderzoek hebben laten uitvoeren. Er zijn verschillen in werkbeleving tussen en binnen faculteiten en eenheden. De uitkomsten gaven onvoldoende aanleiding tot een centrale aanpak van de psychosociale arbeidsbelasting. Op decentraal niveau zijn enkele actieplannen geformuleerd. Niet alle resultaten en actieplannen zijn geïntegreerd in de RisicoInventarisatie –en Evaluatie. Het onderzoek wordt in 2012 herhaald.

Werkdruk In veel gevallen wordt gesproken over een hoge werkdruk (meer werk door minder mensen). Maar ook wordt gesproken over werkdruk door reorganisaties, conflicten en prestatiedruk.

De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad en objectiveren (evt. i.s.m. VGM) de ervaren werkdruk.

De inventarisatie van eventuele knelpunten op het gebied van werkdruk wordt meegenomen in de RI&E, door het gebruik van de module “psychosociale arbeidsbelasting” uit het NFU-instrument. Daarnaast is de ervaren werkdruk een onderwerp van gesprek in de ROG’s en het werkoverleg. In 2010 is de afspraak gemaakt om de uitkomsten en actieplannen Personeelsmonitor 2010 (“Werkbeleving Universiteit Leiden”) te gebruiken voor de RI&E om onderzoeksmoeheid te voorkomen. Niet alle resultaten en actieplannen zijn geïntegreerd in de RisicoInventarisatie –en Evaluatie. Het advies is om bij de jaarlijkse actualisatie uitkomsten en actieplannen van beide onderzoeken te integreren.

Pagina 19


Aandachtspunt Fysieke belasting Fysieke belasting in de vorm van tillen, duwen, trekken, ongunstige werkhoudingen, veel lopen en staan wordt veel gemeld door catering-, algemene dienstmedewerkers en door medewerkers van groenvoorziening, audiovisuele en fijnmechanische diensten en copy, print en mailservices en bibliotheken. Biologische agentia Beheersplannen voor locaties waar Legionella kan voorkomen, zijn gemaakt. Er vindt periodieke controle op mogelijk aanwezige Legionella-bacteriën plaats.


Status eind 2011

De afdeling VGM evalueert het project voorlichting en instructie Fysieke belasting met de betrokken leidinggevenden.

Voor de eenheden waar fysieke belasting voorkomt is een nadere inventarisatie van de knelpunten gemaakt. Verbetermaatregelen zijn uitgevoerd.

Voorlichting en instructie over reductie van fysieke belasting behoeft continu aandacht. Tweejaarlijks wordt door VGM toezicht uitgeoefend op de verrichte metingen en aanpassingen van het Legionellabeheersplan.

Audits worden eens per twee jaar uitgevoerd.


Status eind 2011

EC Vastgoed organiseert jaarlijks in de grote faculteiten en eenheden een bijeenkomst van het Energieteam. Hier worden de acties uit de energiebesparingsonderzoeken gevolgd.

De VSNU heeft in 2008 de Meer Jaren Afspraak 3 ondertekend. De Universiteit heeft als gevolg hiervan eind 2008 bij Senter Novem een Energie Efficiency Plan (EEP) ingediend, waarin de energiebesparende maatregelen zijn opgenomen die tot 2015 door de universiteit worden genomen. Het EEP is in 2012 geactualiseerd; hierbij zijn de resultaten verwerkt van de EPA-U-onderzoeken die bij vrijwel alle gebouwen van de universiteit zijn gemaakt.

In het onderhoudsbudget van EC Vastgoed worden jaarlijks middelen vrijgemaakt voor het uitvoeren van energiebesparende maatregelen.

Energiebesparende maatregelen worden door EC Vastgoed bij het opstellen van de jaarlijkse begroting meegenomen.

Een keer per drie jaar worden de RI&E’s en de beheersplannen en de meetregistraties beoordeeld.

4. Milieu Aandachtspunt Energiebesparing Maatregelen uit de energiebesparingonderzoeken zijn nog niet volledig uitgevoerd.

Pagina 20


Aandachtspunt Duurzaam bouwen Duurzaam bouwen is geen standaard beleid binnen de universiteit. De universiteit gebruikt bij nieuwbouw, verbouwingen en beheer nog niet zo veel mogelijk minder milieubelastende alternatieven voor bouwmaterialen. Hinder Buiten het gebouw opgestelde apparatuur kan voor omwonenden geluidoverlast geven.

Pagina 21


Status eind 2011

Bij bouwprojecten met een kostprijs boven € 5.000.000 wordt door de projectleider van EC Vastgoed altijd advies ingewonnen bij de energiecoördinator en de milieuadviseur.

Dit uitgangspunt is voor het eerst meegenomen in de notitie Duurzame campus nieuwe bètafaculteit.

De eenheden formuleren waar nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad.

Hiervoor is geen algemeen beleid ontwikkeld. Bij klachten wordt ad-hoc gereageerd.


Deel III. Afgeronde acties 1. Algemeen Aandachtspunt Arbo- en milieuzorg Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) van decentrale preventiemedewerkers zijn onvoldoende vastgelegd.


Status bij afronding

Afgerond

De eenheden formuleren indien nodig voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijdpad. Hierbij kan worden aangesloten bij de implementatie van het UFO-project.

Bij vrijwel alle eenheden zijn de TVB schriftelijk vastgelegd, ondermeer tijdens het UFO-project. Hiermee zijn de TVB gekoppeld aan functies en hoeven nieuwe preventiemedewerkers niet telkens opnieuw te worden aangewezen.

2010

Naar aanleiding van de wijziging van de Arbowet stelt VGM een advies op over de preventiemedewerker.

Het advies is door VGM verstrekt. Van alle eenheden is de preventiemedewerker bekend. Wijzigingen moeten door de eenheid aan VGM worden doorgegeven.

2010

VGM heeft op 1 juli 2005 een advies uitgebracht over de "preventiemedewerker".

2006

VGM formuleert minimale opleidingseisen voor de decentrale arbo- en milieufunctionarissen.

Het opleidingsniveau bij de faculteit W&N is conform de eisen. De huidige medewerkers van het UFB hebben de opleidingen arbocoördinator en KAM-coördinator gevolgd. Nieuwe medewerkers moeten daarbij een HBO-achtergrond hebben.

2006

Vastgoed verbetert de terugkoppeling over de prioriteitstelling naar de eenheden met betrekking tot de uitvoering van Vastgoedgerelateerde RI&E-onvolkomenheden.

Terugkoppeling vindt plaats in de accountoverleggen waaraan ook VGM deelneemt.

2008

Naar aanleiding van de wijziging van de Arbowet stelt VGM een advies op over de preventiemedewerker.

Pagina 22

Evaluatie VGM-plan Universiteit Leiden 2013 Deel III. Afgeronde acties

Aandachtspunt

Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) Vastgoed stelt een procedure op om VGM te betrekken bij de uitvoering van de nieuw- en verbouwplannen vanaf het Programma van Eisen tot en met de oplevering.


Afgerond

Er is geen standaardprocedure. Wel is er een samenwerkingsovereenkomst die in 2008 is geactualiseerd.

2010

De beleidscyclus van de eenheden wordt door VGM jaarlijks geaudit.

Audits worden geregeld door VGM uitgevoerd (2006, 2007, 2010).

2006

VGM bezoekt de eenheden om dit aspect met hen te bespreken en de kaderregeling toe te lichten.

Alle eenheden hebben in 2005 een mondelinge toelichting ontvangen op de Kaderregeling.

2005

Structureel overleg over arbo en milieu ontbreekt in het werkoverleg van de afdelingen.


Er is sprake van ad-hocbeleid. Ontwikkeling van beleid wordt door de eenheden opgenomen in de jaarplannen. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor zwangeren, niet alleen in eenheden waar wordt gewerkt met chemische stoffen en/of biologische agentia, maar ook bij fysieke belasting of hoge werkdruk. Hier speelt voorlichting en onderricht een grote rol (zie aldaar). Daar waar nodig gebeurt dit.

2006

Veelal ontbreekt een inventarisatie van risico’s voor studenten.

VGM stelt een projectplan op voor een risico-evaluatie van arbo en studenten.

In 2006 is door een werkgroep een inventarisatie van risico’s voor studenten en een Plan van Aanpak opgesteld. De rapportage is afgerond en aan alle eenheden gestuurd.

2006

Niet in alle eenheden is een arbo- en milieuconsulent aangesteld.


Eenheden hebben zelf arbo- en milieufunctionarissen in dienst of huren dit in bij het UFB.

2005

Er ontbreekt bij Vastgoed een standaardprocedure om VGM te betrekken bij alle nieuw- en verbouwplannen.

Op vrijwel alle plaatsen ontbreekt een gestructureerde decentrale beleidscyclus zoals omschreven in de Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement.

Pagina 23


Aandachtspunt Voorlichting en instructie Gestructureerde voorlichting over arbeidsomstandigheden en milieu aan medewerkers, studenten, gastmede¬werkers, en buitenlandse medewerkers en studenten ontbreekt.



Afgerond

VGM organiseert werkgroepen die voor 2010 voorlichting en instructie voorbereiden over onderwerpen die een risico vormen voor de medewerkers en studenten.

Het project arbeidsmiddelen is afgerond. Het project fysieke belasting wordt begin 2010 afgerond. Het project gevaarlijke stoffen is bijna afgerond.

2010

Het voorlichtingsproject over werkdruk is komen te vervallen door de ontwikkeling van de arbocatalogi psychosociale arbeidsbelasting en agressie en geweld.

2010



Afgerond

De eenheden houden de registraties actueel.

Voorraden zijn over de gehele universiteit teruggedrongen.

2010

2. Veiligheid Aandachtspunt Gevaarlijke stoffen Het verstrekken van informatie over en registratie van gevaarlijke stoffen vindt onvoldoende plaats. Etikettering en terugdringing van voorraden chemicaliën is nog niet voldoende geïmplementeerd of er zijn onvoldoende maatregelen getroffen. Tijdens periodieke controlerondes in de eenheden wordt hier nog onvoldoende op gelet. De doelstellingen van registratie, blootstellingniveaus en informatieverstrekking worden nader bekeken en geformuleerd in relatie tot het hoge opleidingsniveau van de gebruikers en hun kennis van chemische stoffen.

Pagina 24


Het registratiesysteem GROS is bij de Faculteit W&N geheel ingevoerd. Doorlopende actualisatie vindt plaats. Bij de overige eenheden vindt jaarlijks een actualisatie van het overzicht plaats (preventiemedewerkers ism VGM).

Aandachtspunt



Afgerond

Aanpassingen aan de installaties, zoals aangegeven in de beheersplannen, zijn grotendeels uitgevoerd. EC Vastgoed voert periodiek metingen uit op risicovolle plaatsen. Er wordt volgens een vast programma gemeten.

Er zijn nieuwe risico-inventarisaties en beheersplannen voor Plexus, de Hortus, Van Steenisgebouw, Lipsius Gebouw, het KOG Gebouw, het Sylvius Laboratorium, Logies gebouw 5e binnenvestgracht 7 zijn gemaakt. Bij het Universitaire Sportcentrum worden per kwartaal de leidingen gereinigd.

2010

Bedrijfshulpverlening, optreden bij calamiteiten Van alle evenementen die door de universiteit worden georganiseerd is er geen gemakkelijk toegankelijk totaaloverzicht. Er wordt voorafgaande aan evenementen geen risico-inventarisatie uitgevoerd.

In 2008 wordt door VGM en het ECV een zodanige meldprocedure voor evenementen opgezet dat er aan voorafgaand er een risicoinventarisatie kan worden uitgevoerd.

In 2009 is een 'Controlelijst evenementen' en een 'Richtlijn opstellen tenten' door het VGM-team geaccordeerd. Hiermee kan een RI&E worden uitgevoerd.

2010

Medewerkers en studenten zijn onvoldoende op de hoogte van de werking van de kleine blusmiddelen.


Niet alle medewerkers gaan naar de blusinstructies. Naar aanleiding van de BHV-audits is afgesproken dat slechts enkele medewerkers per verdieping aan de instructies deelnemen.

2005

Biologische agentia Beheersplannen voor locaties waar Legionella kan voorkomen, zijn gemaakt. Er vindt periodieke controle op mogelijk aanwezige Legionella-bacteriën plaats.

Pagina 25


In 2011 zijn de nieuwe RI&E’s en beheersplannen nader onderzocht en daar waar nodig zijn deze aangepast. Bewaking van Legionella-risico’s is afdoende geregeld.

Aandachtspunt Onderhoud, elektrische veiligheid Een gering aantal apparaten en installaties vormen een mogelijk gevaar.



Afgerond

De eenheden formuleren voor dit knelpunt een actie en bepalen een tijd¬pad wanneer het afscherming van apparatuur betreft.

Onderhoud en elektrische veiligheid van losse apparaten vallen onder de verantwoordelijkheid van de eenheden. Voor zover te overzien zijn er geen losse elektrische eigendomsap¬paraten (arbeidsmiddelen) die een mogelijk gevaar opleveren. Er zijn nieuwe contracten afgesloten, inclusief thermografische onderzoeken van de installaties, waardoor gebreken direct worden gemeld en opgelost.

2006

Vastgoed draagt zorg voor de afscherming van de elektrische installaties.

Door een wijziging in de interne organisatie kunnen alleen nog externe installateurs met vereiste kennis aan de installaties werken.

2005

VGM stelt een Handboek Ioniserende straling op.

Het Handboek Ioniserende straling is eind 2005 afgerond.

2006

De eenheden implementeren het Besluit Stralingsbescherming en het Handboek Ioniserende straling.

Implementatie van het handboek heeft plaatsgevonden. Het handboek gaat deel uitmaken van de nieuwe vergunning die in 2008 wordt afgegeven. In 2011 is een gezamenlijke complexvergunning (LUMC en Universiteit Leiden) in het kader van de Kernenergiewet afgegeven. Leidraad voor de Universiteit in deze vergunning is het Handboek ioniserende straling dat op een aantal punten is aangepast mbt de organisatie.

2006

VGM stelt een Handboek nietioniserende straling op.

Het Handboek niet-ioniserende straling is afgerond. Het handboek is geplaatst op de website van de faculteit W&N.

2008

Vastgoed formuleert voor dit knelpunt een actie en bepaalt een tijdpad in het geval van verduidelijking van onderhoudscontracten. Het komt voor dat er onoordeelkundig (door onvoldoende opgeleid personeel) aan elektrische installaties wordt gewerkt. Ioniserende straling De noodzakelijke maatregelen om de stralingsbelasting van de medewerkers zo laag mogelijk te houden worden soms niet geheel uitgevoerd.

Niet-ioniserende straling (NIS) Er is geen algemene regeling voor nietioniserende straling.

Pagina 26


2005

Aandachtspunt

Toezicht op de uitvoering van noodzakelijke maatregelen is onvoldoende aanwezig.

Aandacht is nodig voor de risico’s die medewerkers of derden lopen als zij op het dak van een universitair gebouw lopen waar GSM- en UMTS-masten zijn geplaatst. NB: Uit literatuuronderzoek is gebleken dat er geen risico is voor omwonenden.

Biologische agentia Bij het uitvoeren van werkzaamheden in de proefdier-ruimten bestaat een risico van allergievorming.

Pagina 27


Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) De eenheden Implementeren het Handboek niet-ioniserende straling.


Afgerond

Implementatie vindt plaats door de faculteit W&N. Dit blijft een continu aandachtspunt voor de faculteit.

2008


NIS komt alleen voor bij de faculteit W&N. Daar worden maatregelen al gebaseerd op de eindversie van het handboek.

2008

Vastgoed heeft de plaatsen waar GSM- en UMTS-masten voorkomen geïnventariseerd.

In de praktijk blijken de fysici een probleem te hebben met een aantal punten mbt de uitvoering van het handboek. Het handboek zal in nader overleg met hen worden aangepast. Op verzoek van Vastgoed is door VGM voorlichting gegeven aan externe firma’s.

Marc vragen

2008

Een andere firma heeft nu de werkzaamheden overgenomen. VGM zal door EC Vastgoed benaderd worden om opnieuw voorlichting te geven als de externe firma’s niet voldoende op de hoogte zijn van de mogelijke risico’s.

Vastgoed gaat na of er maatregelen zijn genomen om personen op het dak tegen de risico’s te beschermen.

De zendmasten staan veelal bij de dakrand. Hierdoor ontstaat het risico dat iemand van het dak valt. Vastgoed heeft de dakwacht een RI&E laten uitvoeren voor werkzaamheden op daken. Bij renovatie worden de aanbevelingen van de dakwacht uitgevoerd. Bij bijna alle gebouwen is dit nu verwezenlijkt.

2008

Bij de inrichting van nieuwe proefdierruimten adviseert VGM over technische voorzieningen en de indeling van werkruimten, en over de wijze waarop werkzaamheden worden uitgevoerd.

Eind 2009 zijn bij de oplevering van de proefdiervoorzieningen in het Sylvius laboratorium de technische voorzieningen gecontroleerd.

2010

In 2009 zijn door VGM risicovolle handelingen bij vlinderonderzoek onderzocht en zijn adviezen over organisatie en gedrag gegeven.

Aandachtspunt



Afgerond


Het project Arbeidsmiddelen is afgerond. De noodzakelijke keuringen en aanpassingen zijn uitgevoerd.

2008

VGM begeleidt het onderzoeks- en implementatietraject.

De VGM heeft het traject begeleid.

2010

Vastgoed stelt i.s.m. de eenheden een plan op om het tijdig waarschuwen en evacueren van personen uit de gebouwen te waarborgen.

Er vindt een inventarisatie plaats waarbij verouderde ontruimingsinstallaties worden vervangen. De overige systemen zijn opgenomen in onderhoudscontract, waardoor de kans op storingen is geminimaliseerd.

2005



Afgerond

Hinderlijk geluid Tijdens werkzaamheden in kantoor- en laboratoriumsituaties wordt op veel plaatsen hinder ondervonden van geluid.

De eenheden nemen maatregelen om zoveel mogelijk hinderlijk geluid te voorkómen.

Bij FWN stijgt het aantal onderzoeksruimten waar hinderlijk geluid voorkomt door de toename van apparatuur. Door VGM worden op aanvraag metingen uitgevoerd en adviezen gegeven. De FWN treft zoveel mogelijk preventieve maatregelen. Als dit onvoldoende resultaat heeft, worden otoplastieken aangeschaft en door betrokkenen gedragen.

2010

Verzuimbeleid De richtlijnen omtrent verzuim moeten worden aangepast aan de wijzigingen in het sociale zekerheidsstelsel.

De richtlijnen worden door HRM en VGM aangepast zodra de nieuwe wetgeving bekend is.

VGM en HRM hebben over de richtlijnen overleg gevoerd. HRM heeft in 2008 een notitie over de wijzigingen verspreid, waarbij ook de wijzigingen in de ZANU zijn meegenomen.

2010

Arbeidsmiddelen De arbeidsmiddelen zijn niet op veiligheid gekeurd.

Brandpreventie Het tijdig waarschuwen en evacueren van personen uit de gebouwen kan niet worden gegarandeerd.

3. Gezondheid Aandachtspunt

Pagina 28


Aandachtspunt Bij een aantal expertisecentra bestaat een verzuimprobleem.

Actie (de verantwoordelijke is onderstreept) Op aanwijzing van het CvB hebben de betrokken expertisecentra extra aandacht besteed aan het verzuim.


Afgerond

De verzuimprojecten zijn geëvalueerd. Het verzuim is aanzienlijk gedaald. Er zal aandacht voor verzuim moeten blijven. De expertisecentra blijven hierover in gesprek met de bedrijfsarts en maken jaarlijks plannen om het verzuim onder de aandacht te houden.

2006

Werk- en rusttijden Er zijn geen klachten ten aanzien van de werken rusttijden. Wetenschappelijk personeel maakt regelmatig lange dagen. Lange werktijden kunnen een signaal zijn van overbelasting en te hoge werkdruk.

Werk- en rusttijden zijn onderwerp van gesprek tussen werkgever en werknemer, zowel bij CAO-onderhandelingen als op de werkvloer.

De inventarisatie van eventuele knelpunten in de werken rusttijden wordt meegenomen in de RI&E-module “algemeen en beleid” van het NFU-instrument.

2008

Bij Plexus en USC is een planbord aangebracht om werktijden van het personeel aan te geven.

2005

Er zijn geen klachten ten aanzien van de werken rusttijden. Wetenschappelijk personeel maakt regelmatig lange dagen. Lange werktijden kunnen een signaal zijn van overbelasting en te hoge werkdruk.

Werk- en rusttijden blijven onderwerp van gesprek tussen de leidinggevende en medewerker om klachten en overbelasting te voorkomen.

De inventarisatie van eventuele knelpunten in de werken rusttijden wordt meegenomen in de RI&E-module “algemeen en beleid” van het NFU-instrument. De inventarisatie van eventuele knelpunten in de werken rusttijden wordt meegenomen in de RI&E-module “algemeen en beleid” van het NFU-instrument. De pauzesoftware wordt door veel medewerkers gebruikt en positief beoordeeld. Er zijn geen klachten en/of risicogroepen.

2010

(Seksuele) intimidatie en geweld Door het vertrek van een lid van de klachtencommissie is er onduidelijkheid over het voortbestaan van deze commissie en zijn er geen communicatiemogelijkheden meer voor de contactpersonen.

HRM zorgt voor duidelijkheid over het voortbestaan en de samenstelling van de klachtencommissie.

De klachtencommissie is in 2006 volledig bemenst.

2006

Pagina 29


Aandachtspunt Klimaat en ventilatie Klachten over het binnenklimaat in de gebouwen komen nog regelmatig voor.

De ventilatiecapaciteit is niet altijd voldoende afgestemd op het aantal personen en de aanwezige apparatuur.

Ruimtegebrek Er blijft binnen de universiteit op diverse locaties sprake van ruimtegebrek. Er zijn teveel werkplekken in de kamers.

Biologische agentia Beheersplannen voor Plexus, het Sportcentrum, de Hortus en het Van Steenisgebouw zijn gemaakt. Er vindt periodieke controle op mogelijk aanwezige Legionella bacteriën plaats.

Pagina 30




Afgerond

Vastgoed en VGM zorgen voor een goede klachtenregeling.

Het afgelopen jaar zijn veel installaties aangepast. Klachten worden steeds vaker gemeld bij de servicedesk of de arbo- en milieufunctionaris. VGM en Vastgoed hebben afgesproken dat een klacht die bij een van hen binnenkomt aan de andere dienst wordt gemeld. Veel klimaatklachten komen uit het nieuwe Kamerlingh Onnesgebouw.

2005

Tijdens gebouwrenovaties wordt door Vastgoed de ventilatiecapaciteit in overeenstemming gebracht met het (toekomstig) gebruik van de ruimte.

Het afgelopen jaar zijn veel installaties aangepast. Ventilatie komt verder onder meer aan de orde in het accountoverleg tussen Vastgoed en eenheid.

2005

Ruimtegebrek vormt onderdeel van continu accountoverleg tussen Vastgoed en eenheden. Vastgoed stelt de agenda van deze overleggen samen.

Het onderwerp is agendapunt in de accountoverleggen tussen Vastgoed en de eenheden.

2005

Jaarlijks zal door VGM toezicht worden uitgeoefend op de verrichte metingen en aanpassingen van het Legionellabeheersplan.

Door de maatregelen die Vastgoed heeft genomen om besmetting met Legionella van installaties en koeltorens te voorkomen, is het houden van audits niet langer zinvol.

2006

Vastgoed stelt een actieplan op om de installaties zodanig te optimaliseren dat allergieën zo¬veel mogelijk worden voorkomen.

Door aanpassingen aan het ventilatiesysteem heerst in de proefdierverblijven nu onderdruk, waardoor verspreiding van allergenen wordt beperkt.

2006

Aandachtspunt Inrichting (beeldscherm)werkplekken Veel werkplekken voldoen nog niet aan de eisen. Er blijft daarom aandacht gewenst voor de inrichting van zowel beeldschermwerkplekken als werk¬plekken in laboratoria. Schadelijk geluid Medewerkers van technische / instrumentele diensten, reproductieafdelingen en groenvoorziening worden blootgesteld aan hoge geluidniveaus. Niet altijd wordt gehoorbescherming gedragen.



Afgerond

VGM zal de behaalde resultaten van het RSI-project door middel van auditing monitoren.

De evaluatie is begin 2006 afgerond en aan het Arboteam aangeboden. De evaluatie bevestigt bovenstaande beoordeling.

2006

De eenheden nemen maatregelen om medewerkers niet bloot te stellen aan schadelijke geluidniveaus.

De leidinggevenden zijn op de hoogte van de risico’s van schadelijk geluid en het voorkomen op de afdeling. Zij verzorgen regelmatig voorlichting en zien toe op gebruik PBM’s. Persoonlijke gehoorbescherming (otoplastieken) worden niet altijd goed onderhouden en op tijd vervangen. Bij wijziging van werkproces wordt opnieuw een geluidinventarisatie gemaakt. Bijvoorbeeld uitbreiding CDP van het UFB, serverruimten (W&N). Wijzigingen worden niet altijd gemeld.

2010



Afgerond

VGM ontwerpt een formulier voor de registratie van relevante milieukengetallen.

Milieukengetallen worden ook gebruikt voor het formuleren van universitair milieubeleid en rapportage aan toezichthoudende overheden. De gegevens zijn dus van belang voor het centrale niveau. Het formulier wordt jaarlijks aan de eenheden gestuurd om gegevens te verzamelen.

2005

4. Milieu Aandachtspunt Milieubeleid Het ontwikkelen van decentraal milieubeleid wordt bemoeilijkt door het ontbreken van een overzicht van relevante milieukengetallen.

Pagina 31


Aandachtspunt



Afgerond

Het aandeel groene stroom voor de universiteit bedraagt in 2012 100%. Het percentage wordt in de tussenliggende periode geleidelijk verhoogd. Vastgoed onderzoekt of het aandeel natuurstroom eveneens kan worden verhoogd.

Het CvB heeft in oktober 2009 besloten per 2010 het gehele volume elektriciteit als hydro-energie in te kopen (in ieder geval tot 2012).

2010

VGM stuurt het verslag aan de eenheden.

Het verslag is begin 2009 door VGM aan de eenheden gestuurd.

2010

De scheiding van afvalstoffen kan bij de Groenvoorziening, Plexus, de Faculteit der Rechtsgeleerdheid, de Universiteitsbibliotheek, het Lipsiusgebouw en het Bestuursbureau waarschijnlijk beter.

De genoemde eenheden onderzoeken een betere afvalscheiding.

Is uitgevoerd door het UFB in het kader van de aanbesteding van al het afval binnen de universiteit. vanaf 1 januari 2010 worden alle afvalstromen gescheiden ingezameld en afgevoerd (wanneer economisch rendabel).

2010

Opslagvoorzieningen zijn niet overal adequaat en ontoegankelijk voor derden.

In 2008 inventariseert VGM de afsluitbaarheid van opslagvoorzieningen voor afvalstoffen.

De inventarisatie is in 2009 gehouden door de werkgroep die de aanbesteding voor het ophalen van afval begeleidt. De uitkomsten worden meegenomen in de aanbesteding.

2010

Er is onduidelijkheid over wie de oude pc’s afvoert. Eenheden verwachten dat de I-groep deze afvoeren bij aflevering van nieuwe pc’s, terwijl de I-groep verwacht dat de eenheden dit afval zelf afvoeren

Onder leiding van VGM worden hierover schriftelijke afspraken gemaakt tussen de I-groep en de eenheden.

Computerapparatuur is geen onderdeel geweest van de Europese aanbesteding van afval. Oude computerapparatuur wordt ingenomen door de ISSC, geschoond (gegevens worden verwijderd) en afgevoerd (levert geld op).

2010

Energiebesparing De CO2-emissie is door het gebruik van grijze stroom binnen de universiteit hoog.

Afvalstoffen In september 2007 is door het Arboteam het door VGM geschreven verslag van de inventarisatie afvalstoffen vastgesteld. Het verslag is nog niet naar de eenheden gestuurd.

Pagina 32


Evaluatie VGM-plan 2013

Recommend Documents