1
Evaluatie Pilot WE School Webshop
Datum: 21-10-2013 Versie: Definitief
2
Opdrachtgevers: Three Ships Scholen aan Zee Betrokken partijen: WE School Distributeur: van Dijk Educatie Uitgeverijen: Noordhoff Malmberg ThiemeMeulenhoff Kennisnet VO-Content CodenameFuture
De evaluatie van de pilot vindt in eerste aanleg plaats door de in het Projectplan vastgestelde doelen, uitgangspunten, medewerking van derde partijen en het nakomen van de afspraken te evalueren gevolgd door een evaluatie van de Pilot als geheel. Aan de evaluatie worden een aantal ‘lessons to learn’ verbonden voor een eventueel vervolg stap. Evaluatie van de in het Projectplan vastgelegde onderwerpen: Doelstellingen van de pilot WE School: 1. Praktische verbeteringen bij de ontsluiting van DEC(1) via de ELO. 2. Vergroten van het voeren van de regie op de leveranciersketen van leermiddelen. Afgeleide doelstellingen: 3. ID problematiek bij het bestellen en ontsluiten van DEC te voorkomen dan wel substantieel verminderen 4. Pre-matchen voorkomen 5. De werkzaamheden voor het ontsluiten van DEC voor docenten en SPB (2)-ers terug te dringen 6. Een bestellijst van de leermiddelen en financiële producten (3) in beheer te stellen van Scholen aan Zee 7. Kostenvoordeel realiseren bij het bestellen van content bij aanbieders 8. Een vrije keuze door SAZ te kunnen maken voor het bestellen en de distributie van leermiddelen en financiële producten (na afloop van de contractuele verplichtingen naar van Dijk Educatie) 9. Directe beschikbaarheid van DEC te bewerkstelligen als een bestelling en betaling daarvoor heeft plaatsgevonden. Realisaties: @1. Ouders en leerlingen kunnen zonder veel moeite de webshop goed vinden. Doordat in de URL in de widget ‘elo.scholenaanzee’ was opgenomen, konden ouders vanuit bijvoorbeeld mavo.scholenaanzee niet via SSO naar de webshop, waardoor het bestellen niet goed is verlopen. De ouders hebben uiteindelijk besteld via van Dijk Educatie. In week 3,van het schooljaar 2013-2014, zijn de bestellingen ‘hands on’ in de klas alsnog uitgevoerd (de bestellingen plaatsen verliep bijzonder vlot. 3
Binnen 15 minuten waren alle bestellingen per klas uitgevoerd). De daaruit voortvloeiende bestellingen voor folio en financiële producten zijn niet bij van Dijk Educatie geplaatst. De bestellingen van DEC zijn wel bij de leveranciers geplaatst en de linken naar de bestelde DEC zijn vanuit de ELO tot stand gebracht. @2. Door het direct plaatsen van de bestelde digitale lesmateriaal bij de leverancier wordt de regie op bestellen en leveren vergroot. @3. Door de webshop in de ELO te plaatsen, wordt bij het bestellen en leveren van lesmateriaal aan de leerlingen met 1 set leerling gegevens gewerkt. Besteller is gebruiker, dus geen ID problematiek. @4. Uit de pilot is gebleken dat het prematchen niet langer nodig is. @5. De werkzaamheden van de medewerkers van SAZ nodig voor het ontsluiten van de DEC is merkbaar afgenomen. Het prematchen is niet nodig. Alle digitale leermiddelen staan in de ELO klaar voor de leerling zonder tussenkomst van medewerkers van Scholen aan Zee. @6. Dit is gerealiseerd. Vergt eenmalig veel werk van SAZ. In een vervolg traject is uitsluitend het up to date houden van de bestellijst aan de orde. Door het in eigen beheer opstellen van de complete lijst aan leermiddelen voor de pilotklassen, is bovendien meer overzicht ontstaan over de volledige set leermiddelen waarover een leerling moet beschikken. @7. Hier kan de pilot nog geen antwoord geven. @8. Uit de Pilot blijkt dat het bestellen en beschikbaar stellen van digitale leermiddelen zonder tussenkomst van een distributeur goed mogelijk is. Door het direct plaatsen van de bestelling bij de leverancier verdwijnt er 1 schakel uit de keten van bestellen en leveren. @9. Aan het eind van het bestelproces in de webshop wordt een bevestigings e-mail gestuurd vanuit de ELO naar het door de ouder opgegeven e-mail adres. Om de bestelling te bekrachtigen dient de besteller een link in de e-mail aan te klikken. Doordat in eerste instantie de e-mailserver van de ELO uit stond kon de bevestigingsmail niet worden verzonden. De bestellingen werden dan ook niet geplaatst. In tweede instantie is de e-mail server aangezet en het bestelproces verlopen zoals beoogd. De leerlingen beschikten binnen 10 minuten over toegang tot hun digitaal lesmateriaal na het verwerken van de bevestigingsmail.
Uitgangspunten voor het uitvoeren van de pilot: a. De webshop is inzetbaar onafhankelijk van de ELO. b. De webshop kent koppelvlakken (direct dan wel indirect) met het LAS van SAZ zodat de vereiste leerling gegevens ‘mee komen’ met de bestelling gedaan in de webshop c. De webshop is herbruikbaar wat betreft inrichting en inzet voor opeenvolgende schooljaren
4
d. De bestelprocedures voldoen aan de ECK2 standaarden voor haar plaats in de content bestelketen e. De webshop wordt gebouwd en onderhouden door andere partijen dan Scholen aan Zee, Scholen aan Zee neemt alleen de diensten van de webshop af f. Het opleveren van de webshop is een aangelegenheid voor TS @ a. Dit is inderdaad het geval. Voorbehoud is wel dat bestellen en toegang mogelijk moeten zijn in andere omgeving waaraan de webshop gekoppeld wordt. @ b. Koppeling van LAS naar ELO bestaat en werkt naar tevredenheid. Magister is leidend voor de set van leerling gegevens die naar de ELO gaan en ook in de bestelomgeving worden gebruikt. De unieke ID van de leerling komt daarbij mee. @ c. Behoudens bijstellingen die uit de pilot naar voren komen is dit gerealiseerd. @ d. De webshop en enkele uitgevers werken volgens de ECK2 standaarden. In de pilot is ook gebruik gemaakt van materiaal van uitgevers die nog niet volgens de ECK2 standaarden werken. Dit is een aandachtspunt voor de toekomst. @ e. Gerealiseerd. De webshop wordt onderhouden door We School. Het aanleveren en plaatsen van bestellijsten in de webshop is aan Scholen aan Zee. @ f. Gerealiseerd. Medewerking van aan de Pilot gelieerde partijen: Van Dijk Educatie i. De uitgeverijen a. Malmberg b. Noordhoff / EPN c. ThiemeMeulenhoff ii. Aanbieders van digitale content a. VO-Content b. CNF c. Muiswerk d. ……… iii. Externe adviseur voor Scholen aan Zee is: iv. Kennisnet (Wijnand Derks) @ Van Dijk Educatie: van Dijk Educatie heeft haar volledige medewerking verleent aan de pilot waarbij zij zich pro actief opstelde. @i a. Malmberg: Verleende de toegezegde ondersteuning van de pilot. Met name de ontwikkeldruk voor het tijdig kunnen uitleveren van de DEC voor het komend schooljaar liet weinig ruimte voor een pilot als deze, dit was de reden dat met work arounds voor de pilot werd gewerkt om de pilot doorgang te kunnen laten vinden.
5
b. Noordhoff: Heeft zijn medewerking op een royale wijze verleend en ontwikkelcapaciteit vrij gemaakt om het digitaal lesmateriaal ter beschikking te stellen via een bestelling vanuit de webshop van WE School. c. ThiemeMeulenhoff heeft haar medewerking toegezegd en verleend. In het kader van het Limbo project bij het MBO kent zij voor veel van haar producten al koppelvlakken naar ELO’s. Hiervan is gebruik gemaakt in de pilot. @ ii Kennisnet (met name Wijnand Derks) heeft een uitstekende medewerking verleent door contacten te leggen met de leveranciers van digitale leermiddelen anders dan de drie genoemde, over het samenstellen van productencatalogi en het verzorgen van SSO uitleveringsmogelijkheden. Overleg is gevoerd met onder meer CNF, VO-Content, Muiswerk, Diataal, Decanennet. CNF en VO-Content hebben hierin stappen gezet.
Na komen van gemaakte afspraken: Three Ships o Ontwikkelen webshop Gerealiseerd o Plaatsen van de webshop in de ELO Gerealiseerd o Plaatsen van de catalogi in de webshop Gerealiseerd o Splitsen van de bestellingen in: Door van Dijk Educatie te leveren producten en diensten Gerealiseerd Door DEC aanbieders te leveren digitale producten Gerealiseerd o Training aanmaak leermiddelenlijsten in de webshop verzorgen voor Scholen aan Zee Nog niet gerealiseerd (wordt in een vervolg traject opgenomen). o Mogelijkheden scheppen de bestelde producten te plaatsen bij de leveranciers Gerealiseerd als een pilot. WE School is er op ingericht, de uitgevers nog niet, zij pasten vaak nog work arounds toe om de bestelde content te kunnen leveren. o Mogelijkheden scheppen de bestelde producten te betalen aan de leverancier. Nog geen zicht op de mogelijkheden hiervan. In het kader van de Pilot zijn per leverancier afspraken gemaakt over de facturering van de geleverde leermiddelen o De bestelde DEC plaatsen in de ELO Hiervoor bestaat de ECS die door Scholen aan Zee al wordt ingezet. Een aansluiting hierop van de bestelde DEC in het kader van de Pilot is gerealiseerd en geslaagd. o In samenwerking met Scholen aan Zee overleg voeren met:
6
De uitgeverijen over de wijze waarop de DEC door hen wordt uitgeleverd. Gerealiseerd De aanbieders over de wijze waarop zij de DEC door hen aangeboden, uitleveren. Gerealiseerd. In het kader van de pilot is vaak gekozen voor een noodoplossing. Scholen aan Zee o Samenstellen van de leermiddelen bestellijsten. Gerealiseerd o Ruimte bieden in de ELO de widget voor de bestelomgeving te plaatsen. Gerealiseerd o Betaling van de bestelde leermiddelen aan van Dijk Educatie en de uitgeverijen, bij de laatste uitsluitend over de DEC. Nog niet afgerond. o Overleg voeren met van Dijk Educatie over de mogelijkheden van deelname aan de pilot en afspraken daarover maken (waar nodig in samenspraak met Three Ships). Gerealiseerd o In samenwerking met Three Ships overleg voeren met: De uitgeverijen over de wijze waarop de DEC door hen wordt uitgeleverd Gerealiseerd De aanbieders over de wijze waarop zij de DEC door hen aangeboden, uitleveren Gerealiseerd o Voorlichting aan de ouders en leerlingen van de pilot klassen. Gerealiseerd o ‘Klaarzetten’ noodprocedure bij een No Go beslissing op 04-07-2013 voor het bestellen van de leermiddelen door de ouders via de bestaande procedure en de ouders/leerlingen daarover informeren. Gerealiseerd. Bij een no go beslissing worden de ouders geïnformeerd en kunnen de bestellingen alsnog bij VDE worden geplaatst. Communicatie hierover naar de ouders wordt verzorgt door Scholen aan Zee en na 04-07-2013 door Three Ships. Gelieerde partijen van Dijk Educatie o Levering bestelde producten op folio formaat aan de leerling op gelijke wijze als bij de in gebruik zijnde methode. Niet gerealiseerd door dat de ouders in de bestelperiode niet bij de webshop konden (zie pagina 1, @1) en rechtstreeks bij van Dijk Educatie besteld hebben. o Idem voor levering van de financiële producten (ook de gegevens waar Scholen aan Zee over dient te beschikken om deze te leveren (bijvoorbeeld d een school kluisje ter beschikking stellen aan Scholen aan Zee als dit is aangegeven in de bestelling)). Idem als voorgaande punt.
7
Uitgeverijen en aanbieders DEC o Aanbieden Producten catalogus Deels niet op de standaard manier. Kennisnet heeft een catalogus aangeleverd zoals het hoort. De andere partijen niet. Zij leverden op aanvraag de benodigde gegevens. Dit heeft vooral te maken met een gebrek aan ontwikkelcapaciteit bij de leveranciers. o Zonder tussenkomst van een distributeur uitleveren van DEC. Gerealiseerd! Kennisnet o Adviseren over de project aanpak. Gerealiseerd o Adviseren over het in acht nemen van de ECK2 standaarden voor het VO bij de opbouw en uitvoering van de pilot. Gerealiseerd
Overall evaluatie van de Pilot Three Ships en Scholen aan Zee delen de mening dat de pilot als geslaagd beschouwd mag worden. Alle gestelde doelen zijn bereikt met in achtneming van de uitgangspunten. De pilot heeft aangetoond dat het bestellen vanuit een webshop in de ELO tot een vlotte levering van digitale leermiddelen kan leiden zonder ID problematiek. Ook is gebleken dat het overzicht van de leermiddelen die een leerling nodig heeft sterk is verbeterd en de regie op de leveranciers keten van digitale leermiddelen is vergroot. De inzet van medewerkers van Scholen aan Zee bij de ontsluiting van digitale eermiddelen is afgenomen mede doordat alle leermiddelen in de bestelomgeving staan en zonder tussenkomst van hen wordt uitgeleverd aan de leerlingen (ook de digitale content die afkomstig is van andere dan de drie grote uitgeverijen). Ook is een goede basis gelegd voor een vervolg stap doordat alle partijen, naar de opdrachtgevers, hun medewerking hebben toegezegd en ook zijn nagekomen. Waarbij een aantal partijen (Kennisnet en van Dijk Educatie) verder zijn gegaan dan nodig en de pilot duidelijk hebben verstevigd. De conclusie die op basis van deze pilot getrokken mag worden is dat het verder optimaliseren van deze pilot tot een verbetering voor Scholen aan Zee kan leiden voor het bestellen van leermiddelen, en uitleveren daarvan. Aandachtpunten voor een vervolg van de pilot: Testen van de bestelomgeving tot op het niveau van een ‘dummy account’ kan leiden tot een verbetering in de uitvoering van de pilot Bij een vervolgstap dient een breder overleg met de alle betrokken partijen plaats te vinden in een plenair overleg De bestelomgeving dient voor de ouders op een vroeger tijdstip beschikbaar te zijn Een vervolg pilot dient niet voor een klas maar voor een ‘jaarlaag’ van een of meer opleidingen plaats te vinden Een gebruikersacceptatietest dient deel uit te maken van een vervolg pilot Uitlevering van digitale content door de uitgeverijen dient plaats te vinden volgens de ECK2 standaarden. Afwijken daarvan levert veel extra werk op. In een overleg met de uitgeverijen dient hierop zeker te worden aangedrongen.
8
Het in dit stadium al aan geven als een harde eis gaat wellicht te ver maar zal zeker een voortdurend punt van aandacht zijn.
Julianadorp, 21-10-2013 B. Buddingh Beleidsmedewerker IT Scholen aan Zee Elbert de Bruin Accountmanager bij Three Ships
(1) (2)
DEC: staat voor Digitale Educatieve Content SPB-ers: hieronder wordt verstaan de School Profiel Beheerders van SAZ, zij beheren de ELO voor hun school. Financiële producten, hieronder worden de bestellingen van de ouders verstaan anders dan leercontent in de vorm van folio of digitaal (bijvoorbeeld huren van een schoolkluisje, bestellen van een koksmuts, grafische rekenmachine, deelname aan een introductie week of schoolreisje).
(3)
9
