Evaluatie bestuurlijke vertegenwoordiging bestaande Verbonden partijen Rapport Gemeente Ede

Evaluatie bestuurlijke vertegenwoordiging bestaande Verbonden partijen

Rapport Gemeente Ede

BMC datum: 14 januari 2010 naam adviseur: mevrouw Guerrero Paez en de heer van Ark Projectnummer: 128075 Correspondentienummer:

EINDRAPPORT EVALLUATIE VERBONDEN PARTIJEN

INHOUD HOOFDSTUK 1 SAMENVATTING

3

HOOFDSTUK 2 INLEIDING

4

HOOFDSTUK 3 INVENTARISATIE VERBONDEN PARTIJEN

5

3.1 Totaal overzicht Verbonden partijen

5

3.2 Gewaarborgde geldleningen

7

3.3 Verstrekte hypothecaire geldleningen

8

HOOFDSTUK 4 BEVINDINGEN

10

4.1 Proces van informatieverstrekking

10

4.2 Algemene verbeterpunten

11

HOOFDSTUK 5 AANBEVELINGEN 13 5.1 Algemene aanbevelingen

13

5.2 Specifieke adviezen

18

HOOFDSTUK 6 CONCLUSIE

25

BIJLAGE 1. VRAGENLIJST VERBONDEN PARTIJEN

26

BIJLAGE 2. EXCEL OVERZICHT VERBONDEN PARTIJEN GEMEENTE EDE

28

BIJLAGE 3. MATRIX AANBEVELINGEN VERBONDEN PARTIJEN

29

2/29

12-06-2014


Hoofdstuk 1

Samenvatting Naar aanleiding van de kadernota Verbonden partijen, welke in het najaar 2009 bij de Gemeente Ede is vastgesteld, is er door de Raadswerkgroep opdracht gegeven tot een nader onderzoek bij de Verbonden partijen. In dit onderzoek is gekeken naar de invulling van de bestuurlijke vertegenwoordiging en de informatievoorziening bij de bestaande Verbonden partijen en bij die organisaties waar de Gemeente een financieel of een bestuurlijk belang heeft. Dit met uitzondering van de gesubsidieerde instellingen waar in december 2009 door het College de koersnota Sociaal Domein is vastgesteld. Voor het leesgemak worden de onderzochte partijen in het vervolg omschreven als Verbonden partijen, ook in die gevallen waar er alleen een bestuurlijk of financieel belang is. Dit onderzoek is door een externe partij uitgevoerd. De voornaamste conclusie is dat de gemeente Ede de basis voor wat betreft de bestuurlijke vertegenwoordiging en de informatievoorziening in relatie tot haar Verbonden partijen en de overige instellingen waar zij aan gelieerd is, op orde heeft. Uit het onderzoek komt naar voren dat er wel nog verbeteringen mogelijk zijn, maar dat deze vooral in relatie met de (relatief geringe) omvang van de Verbonden partijen moet worden bezien. De aanbevelingen richten zich op het beter borgen van de informatievoorziening door middel van het onderbrengen in risicomanagement en door het versterken van het bewustzijn bij de betrokken ambtelijke adviseurs en bestuurlijke vertegenwoordigers. De algemene aanbevelingen zijn de volgende: 1. Uniformeer de informatieverstrekking 2. Waarborg de aanlevering van rekening en begroting van de Verbonden partijen 3. Actualiseer periodiek de nota Verbonden partijen en herhaal dit onderzoek 4. Integreer de evaluatie van de Verbonden partijen in het proces van risicomanagement 5. Vermeld de risico’s per Verbonden partij in de programmabegroting en de programmarekening 6. Heroverweeg de relatie met een individuele organisatie bij veranderingen/ontwikkelingen 7. Evalueer jaarlijks het bestuurlijk en ambtelijke overleg, ook in relatie tot de samenwerking 8. Maak de concern controller verantwoordelijk voor de Verbonden partijen Daarnaast is er voor een beperkt aantal Verbonden partijen specifieke adviezen opgenomen.

3/29

12-06-2014


Hoofdstuk 2

Inleiding Door de rekenkamer is in april 2008 een onderzoek naar Verbonden partijen gepresenteerd. Hierbij is een elftal aanbevelingen opgenomen om binnen Ede de relatie en samenwerking met de Verbonden partijen te verbeteren. Ook is aangegeven dat een toekomstig kader gewenst zou zijn om een juiste afweging te kunnen maken voor het aangaan van samenwerkingsverbanden. Dit heeft geleid tot een kadernota voor Verbonden partijen, welke in november 2009 door uw raad is vastgesteld. In de nota Verbonden partijen worden instrumenten en handvaten aangeboden aan de raad, het College en het gemeentelijke apparaat voor het aangaan én onderhouden van Verbonden partijen. Op de vraag wanneer een organisatie een Verbonden partijen is, wordt de wettelijke definitie toegepast, die als volgt luidt: Verbonden partijen zijn rechtspersonen1 waarin de gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Als vervolg op de kadernota is, in opdracht van de raadswerkgroep, de bestaande bestuurlijke vertegenwoordiging in de huidige Verbonden partijen geëvalueerd. De evaluatie is opgebouwd uit drie stappen: a) opvragen en overzicht maken statuten/reglementen huidige Verbonden partijen; b) opvragen en overzicht maken bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit de gemeente; c) analyse knelpunten in vertegenwoordiging en advies voor mogelijke verbeteringen. De uitwerking is beperkt tot alle bestaande Verbonden partijen binnen Ede, zowel de al bekende als eventuele Verbonden partijen die nog niet in de paragraaf Verbonden partijen Programmarekening 2008 zijn opgenomen. Daarnaast zijn er enkele partijen geëvalueerd die in het grijze gebied vallen. Dit zijn de partijen, waarbij er voor de gemeente óf een bestuurlijk belang óf een financieel belang aan zit. De gesubsidieerde partijen zijn niet meegenomen in dit onderzoek, aangezien in december 2009 voor deze instellingen de rol & de sturing van de gemeente ten opzichte van maatschappelijk middenveld (gesubsidieerde instellingen) door het College is vastgesteld. Dit collegebesluit geeft invulling aan o.a. de moties rondom Cultura. De nota geeft de ambtelijke organisatie voldoende handvatten om in gesprek te gaan met de instellingen (o.a. Cultura en Sportservice maken onderdeel uit van deze herziening). Deze nota is in februari 2010 in de Raad vastgesteld. 1

Een rechtspersoon is een onderneming of organisatie is een rechtspersoon wanneer deze zelfstandig schulden en bezittingen heeft, en dus een eigen vermogen heeft. (economische omschrijving)

4/29

12-06-2014


Hoofdstuk 3

Inventarisatie Verbonden partijen In dit hoofdstuk wordt er een korte toelichting gegeven op de geëvalueerde partijen. Er wordt aangegeven of de organisatie, naar aanleiding van de evaluatie, wel of geen Verbonden partij is. Daarnaast zijn er twee overzichten opgenomen van instellingen waar de gemeente enkel een financieel belang heeft (de gewaarborgde geldleningen en de verstrekte hypothecaire leningen). Op deze wijze ontstaat er een totaal beeld van de belangen, maar ook de risico’s bij diverse instellingen. De details per geëvalueerde organisatie zijn opgenomen in de bijlage van dit document. Op deze wijze wordt het rapport compact en overzichtelijk gehouden.

3.1

Totaal overzicht Verbonden partijen In de onderstaande tabel zijn alle geëvalueerde organisaties uiteengezet. Deze organisaties zijn met de direct betrokkenen (ambtelijke adviseurs of bestuurlijke vertegenwoordiger) doorgesproken. Op basis van de interviews, documenten en externe bronnen is de lijst compleet gemaakt. De gemeente loopt formeel bij alle Verbonden partijen risico’s. Door echter maatregelen te treffen, kan de kans dat het risico zich daadwerkelijk voordoet (conform risicomanagement) worden geminimaliseerd.

5/29

12-06-2014


Het hier gepresenteerde overzicht geeft aan welk beeld is ontstaan ten aanzien van het bestuurlijk of financieel risico dat de gemeente met deze Verbonden partijen loopt. In dit overzicht is de volgende betekenis aan de symbolen gegeven;  + betekent dat er een minimaal risico is of dat het risico dat er mogelijk is, goed is afgedekt;  0 betekent dat afhankelijk van de situatie en eventuele specifieke ontwikkelingen er mogelijk een aantal risico’s is dat werkelijkheid kan worden;  - betekent dat er een aantal grotere risico’s is (bestuurlijk of financieel) waar bewust op zou moeten worden gestuurd. Bestuurlijk risico In onderstaand tabel zijn de bestuurlijke risico’s per VP genormeerd. Het gaat hierbij om de mate waarin momenteel invulling is gegeven aan de vertegenwoordiging en de wijze waarop dit is gewaarborgd. Financieel risico De financiële risico’s zijn genormeerd o.a. op basis van de jaarlijkse bijdrage en garantstellingen. Daarbij is de uiteindelijke normering tevens afgeleid van de huidige bestuurlijke vertegenwoordiging. Immers, risico’s in de bestuurlijke vertegenwoordiging vergroten de kans op financiële consequenties. Geëvalueerde organisaties GR Regio De Vallei GR Hulp-verlening Gelderland Midden GR Permar WS2 Bv Kernhemmer Hout3 NV Afval combinatie De Vallei NV Bank Nederlandse Gemeenten Stichting Parkeren Ede Centrum Convenant WERV Stichting Voorwerk Stichting Bedrijventerreinen Ede Stichting Primair Openbaar onderwijs Ede Stichting Binnenstadsmanagement Ede Woonstede Pallas Athene Idee in Uitvoering 2

Verbonden partijen? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee

Risico Best. Vert. 0 0 0 + 0 + + + + + + + + -

Financ. risico + 0 0 + 0 + + + + 0 + 0 +

Door ontwikkelingen/veranderingen binnen een aantal organisaties is besloten om hierover geen advies uit te

brengen. Het advies wordt dan immers gebaseerd op een ‘verouderde organisatie’. 3

Dit betreft een slapende BV. De BV wordt momenteel leeggemaakt en is hierdoor niet relevant voor het onderzoek.

6/29

12-06-2014


3.2

Gewaarborgde geldleningen In deze paragraaf zijn de gewaarborgde geldleningen van instellingen, bedrijven en verenigingen waarvoor de gemeente garant staat, beschreven. Gewaarborgde geldleningen zijn gelden waarvoor de gemeente garant staat. Op het moment dat de instelling niet langer in staat is om aan haar schulden te voldoen, kan de bank voor het resterende schuldbedrag bij de Gemeente aankloppen. In onderstaande tabel is aangegeven bij welke organisatie de gemeente waarborgen heeft afgegeven. Op deze wijze wordt inzichtelijk gemaakt welk risico de gemeente loopt bij derden. De onderstaande instanties zijn geen Verbonden partijen. Het totaal bedrag van de gewaarborgde geldleningen bedraagt op 1-1-2009: 8,3 miljoen. Conform de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) mag de overheid alleen nog leningen verstrekken of garanderen voor de uitoefening van de publieke taak (zie artikel 2 wet FIDO4). Dat betekent dat het de verwachting is dat de gewaarborgde leningen en verstrekte hypothecaire leningen in de komende jaren zullen afnemen, in aantal en in omvang.

4

Website: wetten.overheid.nl -> “FIDO”

7/29

12-06-2014


Naast de gewaarborgde geldleningen ontvangt een aantal van deze instellingen ook een gemeentelijke subsidie. Deze zijn ook opgenomen in onderstaande tabel. bedragen x € 1.000 Naam van de geldnemer Programma

Restantbedrag van de geldlening aan het einde van het dienstjaar (31-12-2008) totaal waarvan door de gemeente gewaarborgd

jaar aflossing

Heeft geldnemer relatie met overige gem.geldstromen (subs.o.i.d.)

Monitoring?

05 Sport

St. sport en recreatie Otterlo

32

32

afgelost in 2012

subsidierelatie, bijdrage in stichtings- en exploitatiekosten

Nee

05 Sport

St. Hockey Bosrand Ede

31

31

afgelost in 2014

subsidierelatie, bijdrage in exploitatie

ja, bestuur legt verantwoording af dmv. jaarrekening

Nee

05 Sport

St. D.V.O.-hal Bennekom

105

105

afgelost in 2022

bijdrage in stichtingskosten sporthal verstrekt. Structurele bijdrage in exploitatie voor gebruik hal door primair onderwijs

05 Sport

Tennisver. Keltenwoud

74

74

afgelost in 2017

Niet bekend

Nee

05 Sport

St. Tennispark "Teskwik" te Ede

66

66

afgelost in 2017

Niet bekend

Nee

07 Maatschapp. Dnstverl.

Westhoffhuis Lunteren

73

73

afgelost in 2023

subsidierelatie, bijdrage in exploitatie

ja, bestuur legt verantwoording af dmv. jaarrekening

09 Zorg

St. Gezondheidscentrum Veldhuizen te Ede

346

346

afgelost in 2016

Nee (slechts indirect door subsidie aan instellingen die onderdeel uitmaken van het centrum)

Nee

09 Zorg

St. Ziekenhuisvoorziening gelderse Vallei locatie Ede

16

16

variërend

Meerdere

A.R.N.

28.140

7.504

variërend

12 Bestuur en Organisatie

Stichting Ede-Huis Chrudim Tsjechië

3

3

28.885

8.251

Bron: Programmarekening 2008 Gemeente Ede

3.3

Verstrekte hypothecaire geldleningen In onderstaande tabel zijn de verstrekte hypothecaire leningen opgenomen. Dit overzicht geeft het totaal weer van de openstaande leningen. De woningbouwvereniging, Woonstede, heeft 83 procent van de totale hypothecaire geldleningen openstaan bij de gemeente, namelijk € 123 mln op 1-1-2009.

8/29

12-06-2014


In de top drie staan verder Cultura en het Ziekenhuis de Gelderse Vallei. Overzicht verstrekte financiering bedragen x € 1 mln Omschrijving Restant hoofdsom per 1-1-2010 Woonstede (deels WSW garantie) Cultura beheer Ziekenhuis Gelderse Vallei (parkeergarage) Zwembad Ede De Peppel (per 1/2010 gemeentelijk) Cultura beheer Maanderzand (lineair) Cultura (2002, ann. en 10 jaar) Zwembad Ede De Peppel Maanderzand (annuïteit) Stichting Edese Schaapskudde Stichting De Oude Hofstede LKBB/Woonzorg Nederland Totaal

119,3 6,2 5,5 4,8 4,6 1,5 0,5 0,2 0,2 0,03 0,03 0,02 143

Bron: Sector COA, afdeling FAD, 4-11-2009

9/29

12-06-2014


Hoofdstuk 4 4.1

Bevindingen Proces van informatieverstrekking Algemene indruk  Het zoeken naar de contactpersonen van de diverse Verbonden partijen en het achterhalen van informatie, is over het algemeen snel en volledig gelopen. Van 80% van de instellingen is bekend wie er ambtelijk contactpersoon is. Deze persoon heeft de gevraagde informatie snel en volledig weten aan te leveren (zie bijlage 1 voor de vragenlijst).  Bij 20% van de Verbonden partijen waren er problemen om de juiste informatie op tafel te krijgen. Zo was de informatie niet altijd volledig of actueel. In een paar gevallen was niet goed bekend wie de gemeentelijke contactpersoon was.  Bij de informatieverzameling over de gewaarborgde en hypothecaire geldleningen aan derden, valt op dat de bekendheid over de verstrekte of gegarandeerde leningen binnen de verantwoordelijke sectoren verbeterd kan worden. Op dit moment bestaat de kans dat mogelijke risico’s niet afdoende worden gemonitoord.  Wat naar voren komt in het onderzoek is dat Verbonden partijen veelal een “slapend bestaan” leiden bij de gemeente. Pas op het moment dat er wijzigingen zijn door externe omstandigheden en /of interne ontwikkelingen worden de Verbonden partijen op de bestuurlijke agenda geplaatst. Dit is een werkwijze die aansluit bij het efficiënt en effectief informeren van het bestuur. Echter de grote valkuil hierbij is dat tijdens de meer reguliere trajecten de bestaande informatieafspraken worden verwaarloosd.  In totaal blijken er op dit moment 9 Verbonden partijen te zijn. Op basis van het rekenkameronderzoek en de inventarisatie bij de kadernota werd verondersteld dat er ongeveer 15 Verbonden partijen waren. Afgelopen jaar zijn er wijzigingen geweest bij een aantal Verbonden partijen, waardoor deze niet langer als Verbonden partijen kunnen worden aangemerkt (zoals Zwembad de Peppel). Een andere oorzaak is dat uit de gesprekken en geleverde informatie bleek dat een aantal organisaties ten onrechte als Verbonden partij werden aangemerkt, zoals de Stichting Binnenstadsmanagement Ede. Uit het onderzoek bleek dat er geen sprake is van een financieel én een bestuurlijk belang. Omdat de definitie heel precies luistert, kunnen er gemakkelijk vergissingen worden gemaakt. In de beeldvorming wordt Stichting Cultura veelvuldig als Verbonden partij beleefd. Dit is echter niet het geval, aangezien er vanuit de gemeente geen bestuurlijk belang is. Zo is het bijvoorbeeld essentieel dat er

10/29

12-06-2014


in de statuten staat vermeld dat de vertegenwoordiging “namens” de gemeente deelneemt in het bestuur en niet “door” of “gekozen uit” . Risico’s (klein/groot)  De totaal jaarlijkse bijdrage die de gemeente aan de diverse Verbonden partijen verstrekt is € 13,4 mln. Hierbij is het totale maximale risico voor de gemeente circa € 24,9 miljoen (zij bijlage 2 voor de onderbouwing). De risico’s per Verbonden partij lopen sterk uiteen. Opvallend is dat bij de verstrekte garanties en de verstrekte leningen uit het verleden er nog voor circa € 151 miljoen aan risico wordt gelopen (zie tabel paragraaf §3.2 en §3.3. 4.2

Algemene verbeterpunten  Ambtelijke voorbereiding/besprekingen Uit de gesprekken is naar voren gekomen dat bij circa de helft van de aanwezige Verbonden partijen de ambtelijke voorbereiding/besprekingen niet optimaal zijn geregeld. In twee gevallen worden de stukken van de Verbonden partijen ad hoc ontvangen (de ene keer via de wethouder en de andere keer via de ambtenaar), waardoor de beoordeling veelal ad hoc verloopt. Het risico is dat er sporadisch of geen ambtelijk advies kan worden gegeven aan de betrokken bestuurders. Vooral op die momenten of situaties waarbij mogelijke vermenging van belangen aan de orde zou kunnen zijn voor een bestuurder, is het essentieel om alle mogelijke maatregelen te treffen om dit te voorkomen. Het laten voorbereiden van vergaderingen door de ambtelijke adviseurs is een geschikte maatregel. Ook is de ambtelijke voorbereiding van belang in die situaties waarbij specifieke kennis noodzakelijk is of brede gemeentelijke afstemming (binnen Ede of ook met andere gemeenten).  Ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordiging In een aantal gevallen is de afstemming tussen de ambtelijke en bestuurlijke vertegenwoordiging niet optimaal. Als het goed is geborgd, dan laten de bestuurders (o.a. wethouders) van een Verbonden partijen, zich tijdig voorlichten door de ambtelijke adviseurs voordat de formele vergaderingen plaatsvinden. Het leeuwendeel van de afstemming vindt echter niet of ad hoc plaats. Hierdoor wordt eveneens het risico gelopen dat een bestuurder niet optimaal voorbereid naar de vergadering gaat of dat er mogelijke risico’s zijn (waaronder mogelijke vermenging van belangen) waar hij geen weet van heeft.

11/29

12-06-2014


 Informatieverstrekking Verbonden partijen Zoals bij het totaalbeeld aangegeven ligt de nadruk bij de Verbonden partijen op eventuele ontwikkelingen, extern of intern veroorzaakt. De reguliere voortgang en instrumenten worden meestal niet als “interessant” beschouwd. Hiermee leiden de Verbonden partijen een soort van slapend bestaan. Zolang hierdoor mogelijke signalen niet worden gemist, kan dit een prima werkwijze zijn. In aanvulling hierop is in de vastgestelde kadernota Verbonden partijen afgesproken dat bij de Programmarekening en de Programmabegroting ieder jaar de top 5 van Verbonden partijen in een uitgebreid overzicht worden gepresenteerd. Hiermee komen eventuele signalen naar boven en aan de orde. De overige Verbonden partijen worden in de verplichte lijst opgenomen. In dit opzicht is de actieve informatieverstrekking gewaarborgd. Waar het in dit onderdeel beter kan, is in de informatieverstrekking aan de commissie c.q. raad. De Verbonden partijen hebben veelal verschillende gronden waarop zij zijn gevormd. Ook is de gekozen vertegenwoordiging vanuit de gemeente erg divers. Dit leidt ertoe dat de diversiteit bij de Verbonden partijen zeer groot is, waardoor de informatieverstrekking aan het college c.q. raad eveneens erg verschillend is. Vanuit uniformering en vereenvoudiging is het raadzaam om waar mogelijk te kijken naar uniformering in de informatieverstrekking naar de raad (inclusief de Commissie) toe.  Grijze gebied Bij de instellingen die geen Verbonden partijen zijn, maar waar wel financiële of bestuurlijke belangen zijn voor de gemeente, is niet even duidelijk waar de verantwoordelijkheid in relatie tot monitoring ligt. Zo ontvangt een aantal instellingen een exploitatiesubsidie, en is er een aantal jaar geleden een garantie afgegeven, maar wordt er geen verantwoording (meer) afgelegd. Ook blijkt uit het onderzoek dat de toetsing in relatie tot de financiële positie van de organisatie kan worden verbeterd. Op dit moment wordt voornamelijk gekeken naar de aflossing van de verplichtingen, maar niet naar de financiële positie van de organisaties. Hierdoor bestaat de kans dat de mogelijke risico’s niet afdoende bewaakt worden.

12/29

12-06-2014


Hoofdstuk 5

Aanbevelingen Op basis van de voorgaande hoofdstukken zijn de volgende aanbevelingen opgenomen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen een aantal algemene adviezen die bruikbaar zijn voor alle Verbonden partijen en specifieke adviezen voor een aantal specifieke organisaties. Deze adviezen zijn gericht op de mogelijkheden om de bestaande instrumenten (procesafspraken) te verbeteren dan wel nieuwe instrumenten te introduceren. Ook wordt er gekeken naar de mogelijkheden om de werkwijze en bewustwording (cultuur) te verbeteren. Aanbevelingen in relatie tot de structuur (organisatie) zijn niet opgenomen, vanwege de recente wijzigingen binnen de gemeente5. Het gaat hierbij om aanbevelingen die ingebed kunnen worden in de sturingslijnen die via de reguliere processen (zoals planning en control) lopen.

5.1

Algemene aanbevelingen De algemene aanbevelingen gelden niet alleen voor de formele Verbonden partijen, maar ook voor de overige instellingen waarbij de gemeente een bestuurlijk of financieel risico loopt en die niet vanuit het sociale domein worden gevolgd. Concreet betekent dit, dat de aanbevelingen ook gelden voor de geldleningen (zowel verstrekt als gegarandeerd) en de organisaties waar de gemeente alleen een bestuurlijke vertegenwoordiger heeft. In totaal zijn er acht adviezen opgenomen. Deze hebben betrekking op: 1. Uniformeer de informatieverstrekking 2. Waarborg de aanlevering van rekening en begroting van de Verbonden partijen 3. Actualiseer periodiek de nota Verbonden partijen en herhaal dit onderzoek 4. Integreer de evaluatie van de Verbonden partijen in het proces van risicomanagement 5. Vermeld de risico’s per Verbonden partij in de programmabegroting en de programmarekening 6. Heroverweeg de relatie met een individuele organisatie bij veranderingen/ontwikkelingen 7. Evalueer jaarlijks het bestuurlijk en ambtelijk overleg, ook in relatie tot de samenwerking 8. Maak de concern controller ambtelijk verantwoordelijk voor de Verbonden partijen Advies Raadswerkgroep: Deze acht adviezen zijn door de Raadswerkgroep overgenomen en worden aangeboden aan het College en de Raad met het verzoek ze te implementeren (aan de hand van de bijgevoegde matrix Aanbevelingen Verbonden partijen). 5

dit betreft de samenvoeging van de sectoren CZ en FBB.

13/29

12-06-2014


5.1.1 Uniformering informatieverstrekking Het meest algemene verbeterpunt richt zich op de informatievoorziening. De informatieverstrekking tussen de organisatie en de gemeente wordt op verschillende manieren vormgegeven. Ook binnen de gemeente zijn er verschillen in zowel de ambtelijke afstemming naar de wethouder, als van de wethouder naar de commissie / raad. Zoals eerder aangegeven is dit ook inherent aan de verschillende statutaire vormen van de Verbonden partijen. Toch is het in onze ogen raadzaam en mogelijk om een standaard kader af te spreken waarbinnen de informatieverstrekking verloopt. Nieuwe insteek Hierbij is het relevant om uit te gaan van de informatiebehoefte van de verschillende partijen. Hedendaagse inzichten geven aan dat het niet reëel en relevant is om alle informatie van een specifiek onderwerp binnen de gehele organisatie te verspreiden. De huidige werkwijze waarbij informatie per laag geconcentreerder wordt, begint in dit opzicht te vervagen en wordt telkens minder in praktijk toegepast. Meer en meer wordt er nu voor gepleit, gelet op Planning & Control, om de informatievoorziening te richten op die onderwerpen die “leven” in relatie tot de gewijzigde risico’s die de organisatie of gemeente mogelijk loopt. Hierbij wordt voorkomen dat de lopende zaken overbodig behandeld worden, terwijl de situatie veelal niet is veranderd. Risicomanagement is hierbij een essentieel hulpmiddel. Informatievoorziening vanuit de levende onderwerpen is geen uitputtende lijst of een statisch overzicht. Duidelijk is dat hiermee de informatiebehoefte flexibel is en periodiek zal wijzigen. In dit verband wordt de verstrekte informatie afgestemd op de (o.a. bestuurlijke) behoefte. De voorwaarde voor deze nieuwe insteek is wel dat er vertrouwen is (eventueel opgebouwd aan de hand van een onderbouwing) dat de basis op orde is, dus dat het going concern in hoofdlijnen goed verloopt. Binnen Ede wordt hier al vorm aan te geven door uit te gaan van het V.V.T.: vertrouwen, verantwoordelijkheid en transparantie. Deze aspecten zijn voornamelijk gericht op de cultuur van de organisatie. Opties Uitgaande van deze gewijzigde visie zien wij de volgende opties om de informatieverstrekking en de afstemming beter te borgen: 1. ambtelijke afstemming: de ambtelijke afstemming is vooral relevant bij die organisaties waar verschillende onderdelen binnen de gemeente zich bezig houden met de organisatie (bijv. FAD vanwege een verstrekte lening en EWZ vanwege verstrekt subsidie, of een Verbonden partijen een begroting waar concernzaken een controle op moet maken). Het advies is om voor de ambtelijke afstemming gebruik te maken van al bestaande instrumenten. Hierbij kan worden gewerkt met (1) aan de ene kant -een relatief zwaar instrument- als een directiereglement waarin formele afspraken tussen de

14/29

12-06-2014


organisatie en de gemeente worden vastgelegd en (2) anderzijds -relatief licht instrument- als de reguliere toets in de PR en de PB door de verantwoordelijke beleidsambtenaar. Voor een aantal organisaties zijn concrete voorstellen gedaan in paragraaf 4.2. Van belang bij dit onderdeel is dat de betrokken medewerkers zich realiseren dat de Verbonden partijen met diverse interne afdelingen verbonden zijn. 2. afstemming met bestuurder: de afstemming met de bestuurder is relevant op het moment dat de bestuurder stukken ontvangt die in een volgend overleg formeel worden vastgesteld. Hierbij heeft de bestuurder verantwoordelijkheden naar de betrokken organisatie en naar de gemeente (in relatie tot de informatieverstrekking). Het is voor een bestuurder van belang dat hij/zij zich realiseert dat op het moment dat hij als bestuurlijke vertegenwoordiger (en dus namens de gemeente) optreedt er een mogelijk risico is van vermenging van belangen. Deze zal in de praktijk niet optreden of minimaal zijn, maar het besef ervan is essentieel. Door dit besef kan de bestuurder tijdig zorgen dat de ambtelijke organisatie de kans krijgt haar rol te spelen in de advisering vanuit de gemeente. De ambtenaar en bestuurder hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om in gesprek te blijven. Een hele praktische oplossing is om af te spreken dat relevante informatie altijd via de ambtenaar loopt, voordat deze naar de betrokken bestuurder gaat. Dit vereist echter wel van de gemeente dat helder is welke ambtenaar contactpersoon is. 3. afstemming commissie/raad: de bestuurder heeft als wethouder van het college of raadslid die betrokken is bij een organisatie (dus niet alleen bij Verbonden partijen) formeel een actieve informatieplicht. Hij/zij dient hierbij dus de commissie/ raad te informeren over ontwikkelingen en besluiten die de organisatie gaat nemen of heeft genomen. Eén van de belangrijkste aandachtspunten voor de raad is de afstemming met de raadsvertegenwoordiging / commissie over de organisaties. Ook hier is het erg verschillend welke informatie wanneer en op welke wijze wordt verstrekt. Door in de nota Verbonden partijen af te spreken dat twee keer per jaar (bij de programmarekening en programmabegroting) informatie wordt opgenomen, is een eerste stukje ingevuld. Dit vergroot het inzicht van de Raad. Het andere aspect is dat de Commissie/ Raad wordt geïnformeerd bij relevante ontwikkelingen (budgettair, bestuurlijk of organisatorisch). Hierin constateren wij een verschil van wat door de verschillende partijen als relevant wordt beschouwd. Essentieel hierin is dat de wethouder een

15/29

12-06-2014


actieve informatieplicht heeft. Deze kan worden vertaald als de plicht om de raad tijdig, vooraf (eventueel via de Commissie) te informeren over of te betrekken in ontwikkelingen bij een organisatie. Bij het informeren van de Commissie of Raad is het van belang om ook bewust de wijze van informeren te optimaliseren. Is het voldoende om stukken ter kennisneming te agenderen, waardoor de raadsleden actief de informatie dienen op te zoeken, of is een andere wijze van signalering aan de orde? Wat betekent dat: De stukken die in het statuut van de betrokken organisatie staan, moeten tijdig6 aan de ambtelijke en/of bestuurlijke vertegenwoordiger vanuit de Gemeente worden aangereikt. Na het toesturen van de stukken wordt de betrokken beleidsambtenaar in staat gesteld om een advies te geven (mondeling of eventueel een ambtelijk memo voor de bestuurder of een besluit voor B&W). Vervolgens kan de bestuurder deelnemen aan de vergadering, eventueel met alleen een licht ambtelijk advies of een Raadsbesluit, rekening houdend met de doorloop termijnen. Een voorbeeld hiervan zijn de recente ontwikkelingen bij RGV en Foodvallei. Wanneer welk advies noodzakelijk is, is afhankelijk van de soort Verbonden partij.

5.1.2 Waarborg de aanlevering van rekening en begroting van Verbonden partijen Diverse Verbonden partijen versturen ter goedkeuring en/of kennisneming de jaarrekening en/of begroting. Indien de betreffende stukken niet aangeleverd worden, is de signalering en opvolging niet altijd gewaarborgd. Extra aandacht voor de opvolging is noodzakelijk. Daarbij is tevens het advies om steekproefsgewijs de naleving te controleren van het aanleveren van de stukken, zoals geformuleerd in de statuten. Hierdoor wordt het proces gewaarborgd. 5.1.3 Periodiek actualiseren nota Verbonden partijen en uitvoer onderzoek Een ander aandachtspunt is dat in 2009 de nota Verbonden partijen is vastgesteld, met de uitgangspunten die de Gemeente wenst te hanteren voor het aangaan en onderhouden van Verbonden partijen staan verwoord. Deze nota dient, conform het BBV, periodiek te worden herzien en geactualiseerd. Het voorstel is om bij deze herziening in 2013 eveneens het nu gevoerde onderzoek te herhalen. Voorgesteld wordt om een frequentie aan te houden van vier jaar. Hiermee wordt het beleid actueel gehouden en wordt direct de controle met de wijze van uitvoer verankerd. In de praktijk blijkt dit een effectieve werkwijze te zijn, om de Verbonden partijen intern opnieuw onder de aandacht te brengen. 6

Tijdig wil hierbij zeggen dat de betrokken bestuurder hierdoor de gelegenheid heeft om met een onderbouwd

advies de Raad vooraf te informeren (eventueel mondeling via een commissievergadering of via een Raadsvoorstel).

16/29

12-06-2014


5.1.4 Integreer Verbonden partijen evaluatie in het proces van risicomanagement In de nota is afgesproken dat de top 5 Verbonden partijen jaarlijks in de Programmabegroting en Programmarekening van de Gemeente, in een uitgebreid overzicht worden opgenomen met een aantal relevante gegevens. Daarnaast is afgesproken dat deze Verbonden partijen door middel van een visitatie met een raadsdelegatie worden bezocht en geëvalueerd. Deze visitaties moeten inhoudelijk nog worden vormgegeven. Het overzicht wordt gevuld met informatie uit de rekening en begroting van de instelling zelf. Hiermee wordt verankerd dat minimaal twee keer per jaar deze gegevens worden nagelopen. Al vaker is geconstateerd dat de evaluatie van Verbonden partijen ook onderdeel zou moeten uitmaken van risicomanagement. Op het moment dat een dergelijke organisatie in het systeem van risicomanagement is opgenomen, komt deze direct boven drijven als er relevante ontwikkelingen zijn. Hierbij dient wel nader te worden bekeken of binnen dit systeem naast financiële risico’s ook een goede borging is gegarandeerd voor bestuurlijke risico’s. Binnen de Gemeente is risicomanagement voor komend jaar als expliciet speerpunt benoemd. Het is de verwachting dat er een volgende stap in de ontwikkeling kan worden gezet. Het advies is om de Verbonden partijen vooralsnog in het separate overzicht op te nemen, in afwachting van hun borging binnen het systeem van risicomanagement (zie aanbeveling 5.1.5 hieronder).

5.1.5 Vermeld risico’s in programmabegroting en programmarekening Zolang de Verbonden partijen nog niet zijn ingebed in risicomanagement, wordt aangeraden om de risico’s per Verbonden partijen expliciet te vermelden in de programmabegroting en programmarekening. Hierdoor is voor alle betrokkenen inzichtelijk welke risico’s de gemeente loopt bij een bepaalde organisatie. Op dit moment wordt alleen bij de top 5 Verbonden partijen een risico inschatting gevraagd. In de lijst van de overige Verbonden partijen en verstrekte of gegarandeerde leningen komt dit niet aan de orde. Het advies is om ook voor deze instellingen de risico’s in kaart te brengen. Indien gewenst en om onnodige regels te voorkomen, kan worden bekeken of pas vanaf een bepaald financieel risico (bijvoorbeeld 250.000 euro) of bij grote bestuurlijke risico’s, de risico’s moeten worden opgenomen.

5.1.6 Heroverweeg de relatie met een individuele organisatie bij veranderingen/ontwikkelingen Indien in het jaar veranderingen plaatsvinden binnen een Verbonden partijen en/of in de relatie tussen de Verbonden partijen en gemeente, zal deze opnieuw overwogen dienen te worden (dit in aansluiting met de nota Verbonden partijen).

17/29

12-06-2014


Deze heroverweging vindt plaats indien er een wijziging wordt doorgevoerd waarbij de huidige samenwerking niet meer passend is. Om dit te bepalen is het advies om gebruik te maken van de beslissingsbomen, opgenomen in de nota Verbonden partijen. Hierbij moeten de stappen doorlopen worden om te bepalen of het wenselijk is om de samenwerkingsvorm aan te passen.

5.1.7 Jaarlijkse evaluatie in relatie tot de samenwerking bestuurlijk en ambtelijke overleg Bij de opstelling van de Programmarekening kan naast de feitelijke gegevens ook de interne samenwerking binnen de gemeente in relatie tot Verbonden partijen worden geëvalueerd. Door bij het aanleveren van gegevens tevens te kijken naar welke informatie onvolledig is, en de wijze waarop informatie is verkregen, kunnen mogelijke knelpunten zichtbaar worden. Hiermee kan het proces eventueel worden herijkt of geformaliseerd om de interne samenwerking te optimaliseren. 5.1.8 Stel concern controller ambtelijk verantwoordelijk voor de Verbonden partijen Zoals eerder beschreven in deze nota is de Verbonden partijen een slapend onderwerp. Daarbij is het niet altijd duidelijk waar de verantwoordelijkheid ligt binnen de organisatie. Om duidelijkheid te scheppen binnen de Gemeente, wordt voorgesteld om de concerncontroller formeel ambtelijk verantwoordelijk te maken voor het onderwerp Verbonden partijen. De concerncontroller kan vervolgens deze taak delegeren naar een financieel adviseur. Hierbij fungeert de adviseur als specialist en als vraagbaak voor de organisatie. Hij volgt ontwikkelingen en reageert indien noodzakelijk. Eventuele inhoudelijke onderwerpen in relatie tot Verbonden partijen komen via het controlleroverleg aan de orde. Dit mede omdat CZ tevens verantwoordelijk is voor het opgestelde beleid en kaders waarbinnen de gemeentelijke Verbonden partijen zich mogen en kunnen begeven. Uit de praktijk is afgelopen jaar gebleken dat door het opstellen van de kadernota deze rol al op een natuurlijke wijze binnen CZ is opgepakt. 5.2

Specifieke adviezen Onderstaand zijn de adviezen opgenomen voor een aantal specifieke organisaties. Daarbij wordt ook voor een aantal niet Verbonden partijen adviezen gegeven. Deze adviezen moeten in combinatie met de algemene aanbevelingen worden bezien en toegepast. De volgende Verbonden partijen worden specifiek toegelicht:  Regio de Vallei  Hulpverlening Gelderland Midden  Afvalcombinatie De Vallei  Stichting Bedrijventerreinen Ede  Stichting Voorwerk

18/29

12-06-2014


 Stichting Woonstede (niet Verbonden Partij)  Stichting Idee in uitvoering (niet Verbonden Partij) 5.2.1 Regio de Vallei Uit onderzoek is gebleken dat de afstemming tussen de ambtelijke adviseurs en de bestuurlijke vertegenwoordigers niet optimaal verloopt. Stukken komen ad hoc binnen en moeten dan op het laatste moment worden beoordeeld. Hierbij is niet afgesproken wie welke onderdelen bekijkt. De afstemming is momenteel niet optimaal in relatie tot het bestuurlijk en ambtelijk overleg. Hierdoor is er weinig afstemming op strategisch- en beleidsniveau. Daarnaast is er onduidelijk op welke wijze de vertegenwoordiging van de beleidsterreinen intern is ingevuld. Dit aandachtspunt is recentelijk onderkend door CZ en acties zijn uitgezet om de afstemming te verbeteren. Advies Raadswerkgroep: Formaliseer en verbeter de afstemming tussen het ambtelijke apparaat en de bestuurlijke vertegenwoordiging. Geadviseerd wordt om, naast de nu al opgepakte verbeterpunten, de ambtelijke advisering binnen de gemeente te borgen. Om dit te realiseren is er een aantal opties, die hieronder worden toegelicht. Vanwege de ontwikkelingen met de Food Valley wordt geadviseerd om de Regio en de kwartiermaker van de Food Valley de voorgestelde adviezen nader uit te laten werken. 1. Ontwerp aanvullend directiereglement Dit is de meest zware variant. In een directiereglement kan een gemeente formele afspraken laten vastleggen gericht op de interne organisatie. Op deze wijze worden afspraken formeel vastgelegd en is er duidelijk omtrent de rollen binnen de gemeentelijke organisatie. Daarnaast kunnen de overleg momenten geformaliseerd worden. 2. Documenteer werkafspraken In plaats van het opstellen van een statuut/directiereglement kunnen werkafspraken worden opgesteld. Dit is een relatief licht instrument. Op eenvoudige wijze wordt duidelijk welke afspraken zijn gemaakt, hoe het proces verloopt en waar verantwoordelijkheden liggen. 3. Zorg voor duidelijke ambtelijke vertegenwoordiging. Voor deze Verbonden partijen zijn geen duidelijke afspraken gemaakt over wie de ambtelijke adviseurs zijn voor welke beleidsterreinen (bijv. COA/FB en EWZ?). Geadviseerd wordt om vast te leggen waar de vertegenwoordiging ligt, logischerwijs kan dit worden opgenomen in de werkafspraken of het directiereglement.

5.2.2 Hulpverlening Gelderland Midden (HGM) De ambtelijke adviserende rol binnen de HGM is niet geformaliseerd. Er is niet formeel vastgelegd op welke wijze geadviseerd wordt en wie hiervoor verantwoordelijk is. Dit leidt tot een gebrekkige en wisselende informatievoorziening.

19/29

12-06-2014


Mede gelet op het aantal betrokken ambtelijke medewerkers (en dus beleidsterreinen) is dit een belangrijk aandachtspunt. Advies:  Verbeter de ambtelijke afstemming tussen de personen die betrokken zijn bij de HGM. Opties implementatie advies: Advies Raadswerkgroep: 1. Ontwerp aanvullend directiereglement Gelet op het aantal betrokken is formalisering van de afspraken wenselijk in een intern directiereglement. Voornamelijk op het gebied van informatievoorziening (welke documenten worden wanneer door wie beoordeeld) en vooroverleg zijn formele afspraken noodzakelijk. 2. Zorg voor één ambtelijk HGM-vertegenwoordiger Gelet op het aantal betrokken ambtenaren is het advies om één verantwoordelijke aan te wijzen met betrekking tot de dagelijkse gang van zaken. Daarbij is de ambtelijke vertegenwoordiger een spin in het web om tijdige afstemming te organiseren.

5.2.3 Afvalcombinatie De Vallei (ACV) De wethouder van Milieu vertegenwoordigt de gemeente als aandeelhouder. Het voordeel is dat de wethouder het gemeentelijke beleid en de uitvoering bij De Vallei ten aanzien van de afvalverwerking kan waarborgen. De keerzijde is dat hierdoor er een kans op vermenging van belangen ontstaat, juist omdat hij als wethouder bij beleidsvorming en als bestuurder bij de uitvoering is betrokken. Dit geeft een potentieel risico voor de gemeente. Advies:  Heroverweeg of met de gekozen portefeuillehouder (milieu) het potentiële risico van mogelijke vermenging van belangen voldoende is geminimaliseerd. Opties implementatie advies: 1. Heroverweeg vertegenwoordiging wethouder milieu Door de bestuurlijke betrokkenheid van de wethouder van Milieu is de kans op vermenging van belangen aanwezig. De wethouder zal rekening moeten houden met mogelijk bestuurlijke risico’s. Om dit te vermijden kan gekozen worden om de bestuurlijke vertegenwoordiging over te dragen aan een andere portefeuillehouder (dus zonder het aandachtgebied milieu). Hierdoor wordt de kans dat vermenging van belangen optreedt geminimaliseerd. Aan de andere kant, kan de wethouder juist door zijn portefeuille een goed afgewogen bijdrage leveren. Door het treffen van maatregelen op die momenten waarop er mogelijkerwijs een vermenging van belangen zou kunnen ontstaan, kan

20/29

12-06-2014


de kans worden geminimaliseerd. Hierbij kan worden gedacht aan het enerzijds onthouden van stemmen bij de ACV zodra er gemeentelijke belangen een rol spelen of anderzijds niet meestemmen in het College zodra er belangen voor ACV een rol spelen bij besluitvorming. Het advies is om het nieuw te vormen college deze vertegenwoordiging te laten heroverwegen.

Advies Raadswerkgroep: 2. Borg de afstemming van de vertegenwoordiging binnen het College Door een goede afstemming van de huidige bestuurlijke vertegenwoordiging binnen het College wordt het risico op mogelijke vermenging van belangen geminimaliseerd. Dit betekent dat de portefeuillehouder beslispunten of anderszins strategische kwesties vooraf met het College doorspreekt en daardoor met een gezamenlijk standpunt naar buiten treedt.

5.2.4 Stichting Bedrijventerreinen Ede De stichting heeft momenteel een relatief zware vertegenwoordiging (twee bestuurders) vanuit de gemeente Ede. Het is de vraag of dit daadwerkelijk noodzakelijk is, gelet op de omvang van de organisatie en de financiële risico’s. Advies:  Beperk vertegenwoordiging vanuit de gemeente. Opties implementatie advies: 1. Beperk vertegenwoordiging tot ambtelijk niveau Gelet op het minimale financiële belang is het voorstel om de huidige bestuurlijke vertegenwoordiging te beperken tot een ambtelijke vertegenwoordiging. Hierdoor maken de wethouders geen deel uit van het bestuur. Dit komt tevens ten goede aan het stichtingsbeleid, dat gericht is om de vertegenwoordiging vanuit bedrijven te stimuleren. Advies Raadswerkgroep: 2. Beperk vertegenwoordiging tot één wethouder ipv twee Gelet op het bovenstaand advies wordt de bestuurlijke vertegenwoordiging teruggebracht naar één wethouder. Op deze wijze houdt de gemeente controle over het beleid, maar wordt de zwaarte van de bestuurlijke vertegenwoordiging verminderd. 5.2.5 Stichting Voorwerk De onderlinge communicatie tussen het college en de ambtelijke vertegenwoordiging is een aandachtpunt binnen de gemeente. De afstemming is momenteel niet zorgvuldig gewaarborgd. Dit wordt mede veroorzaakt doordat er geen bestuurlijke vertegenwoordiging is binnen de stichting. Daarnaast is de financiële bijdrage vanuit de gemeente aanzienlijk. Dit aandachtspunt is recentelijk

21/29

12-06-2014


onderkend door de betrokken afdeling en acties worden uitgezet om de afstemming te verbeteren. Binnen de stichting is er ambtelijke vertegenwoordiging vanuit verschillende afdelingen. Daarbij is het onduidelijk of de vertegenwoordiging persoons- dan wel functiegebonden is. Er zijn geen functieomschrijvingen voor het bestuur. Advies 1 (bestuurlijk besluit):  Verbeter ambtelijke en bestuurlijke communicatie. 1. Documenteer werkafspraken in relatie tot interne communicatie Beschrijf de werkafspraken in relatie tot interne communicatie, waardoor verantwoordelijkheden en verplichtingen zichtbaar worden. Hierbij moet worden benadrukt op welke en de manier waarop informatie wordt gedeeld op bestuurlijk niveau. Het gaat hierbij voornamelijk om relevante bestuurlijke informatie. Advies Raadswerkgroep: 2. Bestuurlijke vertegenwoordiging in bestuur Gelet op de financiële belangen (jaarlijkse bijdrage 2 mln.) en de complexiteit binnen het marktsegment is bestuurlijke vertegenwoordiging gewenst. Hierbij kan de bestuurlijke vertegenwoordiger de opdracht krijgen om niet alleen als bestuurder voor de Stichting te opereren, maar ook als verantwoordelijke worden benoemd voor de afstemming binnen de gemeente met de andere partijen. Indien gekozen wordt voor een en dezelfde bestuurder bij de verschillende organisaties wordt uniformiteit vanuit de bestuurlijke communicatie ook gewaarborgd. Advies 2 (bestuurlijk besluit):  Beschrijf het benodigde functieprofiel. Advies Raadswerkgroep: 1. Beschrijf functieprofiel bestuur Het functieprofiel voor de vertegenwoordiging vanuit de gemeente moet worden opgesteld, aangezien er momenteel geen kaders zijn gedefinieerd voor de huidige vertegenwoordiging. De aspecten waar hier aan gedacht kan worden zijn de wijze van benoeming, functiegebonden of persoonsgebonden, de functiescheiding voor de bestuurders, de benodigde competenties en de afspraken omtrent wijzigingen.

5.2.6 Stichting Woonstede (niet Verbonden partij) Woonstede wordt voornamelijk genoemd in relatie tot de uitgegeven hypothecaire geldleningen vanuit de gemeente. Momenteel vindt er geen structurele toetsing plaats van de financiële positie van Woonstede in relatie tot de vanuit de gemeente verstrekte garanties en leningen. Bij de gemeente wordt wel jaarlijks gekeken naar de aflossingen, maar de financiële positie van de organisatie zelf wordt niet beoordeeld. Hiermee loopt de gemeente mogelijkerwijs risico.

22/29

12-06-2014


Advies 1(ambtelijk besluit):  Monitor de jaarrekening en de begroting van Woonstede op de financiële positie van de organisatie in relatie tot de hypothecaire geldleningen. Opties implementatie advies:

Advies Raadswerkgroep: 1. Monitoring jaarrekening en begroting via de afdeling Treasury De hypothecaire geldleningen zijn momenteel ondergebracht bij de afdeling Treasury. Treasury onderhoudt de geldleningen. Het advies daarbij is om de afdeling Treasury voor verantwoordelijk te maken voor de controle op de jaarrekening en begroting van de Stichting Woonstede. Omdat deze afdeling nu ook eventuele leningen verstrekt, dient het risico op een mogelijke vermenging van belangen te worden geminimaliseerd door bijvoorbeeld functiescheiding. 2. Monitoring via CZ De ambtelijke verantwoordelijkheid voor de Programmarekening en Programmabegroting ligt bij COA/FB. FB heeft een leidende rol, indien de financiële ontwikkelingen binnen Woonstede verdere aandacht vereist. Daarnaast zal FB samen met treasury moeten afstemmen in hoeverre er geldleningen worden uitgezet bij Woonstede. Advies 2 (bestuurlijk besluit):  Bespreek op welke punten de controle zich richt en leg afspraken vast. Opties implementatie advies: De verantwoordelijkheid voor een goede afwikkeling ligt bij Woonstede. Woonstede legt jaarlijks financiële verantwoording af. In haar rekening dient zij expliciet in te gaan op de hypothecaire geldleningen en relevante onderwerpen benoemen. In de begroting dient zij in te gaan op relevante ontwikkelingen. Vanuit de gemeente kunnen –voor zover dit nog niet is vastgelegd- de afspraken over de vraag op welke wijze de controle plaatsvindt worden vastgelegd met Woonstede. 5.2.7 Stichting Idee in uitvoering (niet Verbonden partij) De projecten die vanuit de Stichting worden gefinancierd liggen in het verlengde van de uitvoer van projecten door de gemeente. Het gaat hierbij om het “aanjagen” van zaken met een relatief kleine financiële prikkel. Uit onderzoek is gebleken dat Idee in Uitvoering geen Verbonden partij is, gelet op de huidige statuten. Er is echter geconstateerd dat er onduidelijkheid bestaat ten aanzien van de sturingsmogelijkheden vanuit de raad. Momenteel zijn deze

23/29

12-06-2014


sturingsmogelijkheden min of meer losgekoppeld van de gemeente. Advies (bestuurlijk besluit):  Verduidelijk de sturingsmogelijkheden voor de raad. Opties implementatie advies:

Advies Raadswerkgroep: 1. Maak van de stichting een Verbonden partij Maak van de stichting een Verbonden partij, conform de definitie. Dit betekent dat er een bestuurlijke vertegenwoordiging namens de gemeente en een financiële relatie moet zijn. Hierdoor worden er duidelijke sturingsmogelijkheden vanuit het college en/of raad bepaald. De randvoorwaarde voor deze optie is dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de inhoudelijke kaders. 2. Vertegenwoordiging alleen op persoonlijke titel Koppel de stichting los van de gemeente door de vertegenwoordigers op persoonlijke titel te laten deelnemen. Hierdoor is er een duidelijke scheiding. De keerzijde is dat de gemeente – de wethouder- geen controle meer heeft op uitgaven. 3. Verduidelijk sturingsmogelijkheden vanuit raad Voor de raad is het op dit moment niet helder wat haar relatie tot de stichting formeel behelst. Het is derhalve wenselijk om de sturingsmogelijkheden vanuit de raad op de stichting te verduidelijken. Geadviseerd wordt om hierbij, ook in relatie tot theoretische kaders, uiteen te zetten waarom de huidige structuur noodzakelijk is.

24/29

12-06-2014


Hoofdstuk 6

Conclusie 6.1 Nieuwe bestuursperiode 2010-2014 Afgelopen jaar is op diverse fronten gewerkt aan het verbeteren van het inzicht in de diverse instellingen waar de gemeente vanuit haar publieke belang een financiële of bestuurlijke relatie mee heeft. Deze ontwikkeling is goed, maar moet in relatie tot andere ontwikkelingen worden gezien. Zo moet ook Ede komende jaren een forse ombuiging realiseren en is er een tendens om minder in plaats van meer te vragen in relatie tot informatievoorziening (onder andere vanuit risicomanagement en lean management). De hier gegeven aanbevelingen dienen dan ook in deze context te worden geplaatst. Alles overziend is de voornaamste aanbeveling om risicomanagement goed en uitgebreid te implementeren binnen Ede en hierbij tevens alle gelieerde instellingen te betrekken. Risicomanagement is afgelopen jaren langzaamaan ingevoerd, maar functioneert nog niet optimaal. Op het moment dat risicomanagement goed werkt wordt een aantal andere aanbevelingen uit dit rapport overbodig. De instellingen waarbij de gemeente een reëel risico loopt, zijn dan namelijk inzichtelijk en door de werkwijze en het proces worden signalen ten gevolge van wijzigingen tijdig afgegeven. Hierdoor is het dan niet meer noodzakelijk om veel informatie op te vragen, maar kan worden volstaan met periodieke controles. Een ander belangrijke aanbeveling is om de coördinatie en de borging van de kaders rondom de werkwijze met de Verbonden partijen bij een ambtelijk adviseur te beleggen. Het gaat hierbij om het creëren van bewustzijn bij de diverse betrokkenen over welke informatie wanneer voor wie relevant is. Bij twijfel werkt het beter om te overleggen met de diverse betrokkenen over de te volgen werkwijze. De voorwaarden voor het slagen hiervan zijn wel dat binnen de gemeente gewerkt wordt vanuit “Vertrouwen, Verantwoordelijkheid, Transparantie” (nota Bedrijfsvoering), dat wil zeggen dat ieder zijn rol speelt en hierin zijn verantwoordelijkheid neemt. Goede interne afstemming en informatie –uitwisseling is daarvoor noodzaak.

25/29

12-06-2014


Bijlage 1. Vragenlijst Verbonden partijen 1. Omschrijf de huidige bestuurlijke en/of ambtelijke vertegenwoordiging? Welke bestuurders nemen deel in de organisatie? Oprichtingsgrondslag 2. Omschrijf de besluitvorming omtrent het aangaan van de Verbonden partij. Welk document ligt hieraan te grondslag (bijvoorbeeld B&W besluit, directie memo)? 3. Wat is het gezamenlijke doel en wat is de tijdspan (eindigheid, oneindigheid, specifieke periode)? Komt dit overeen met de raad gestelde publieke doelen? Borging binnen gemeente 4. Omschrijf de scheiding tussen rol van klant, opdrachtgever en eigenaar geregeld binnen de gemeentelijke organisatie (bestuurlijk en ambtelijk)? Wat is hierin de formele en informele invulling? 5. Hoe is de benodigde kennis en expertise binnen de gemeentelijke organisatie voor de uit te voeren taak geborgd? 6. Op welke wijze wordt de efficiency en effectiviteit borging getoetst (bijv. bijvoorbeeld door middel van benchmarks en audits)? 7. Wat is de huidige informatievoorziening en verantwoording documenten? Wat zijn de kwalitatieve afspraken (bijv. t.a.v. klachten, knelpunten,visitaties, prestatieindicatoren)? Hoe loopt de controle vanuit de gemeente? 8. Wat zijn de afspraken omtrent de uittreding? Afspraken gemeente en Verbonden partij 9. Wat zijn de prestatie afspraken omtrent: a. Welke prestaties worden op welke wijze geleverd, wanneer en voor welke vergoeding? b. Afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (bestuurlijk en ambtelijk)? c. Afspraken rond risico’s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst? d. Afspraken over evaluatie van de sturingsrelatie? e. Afspraken over de omgang met “what if” scenario’s? f. Afspraken over (de omgang) met de ontbindingsvoorwaarden? 10. Wanneer vindt de evaluatie met de Verbonden partij plaats? Welke afspraken zijn hierover gemaakt?

26/29

12-06-2014


Financiële aansprakelijkheid 11. Wordt er een lening verstrekt vanuit de gemeente? Is dit formeel vastgelegd? 12. Is er een gemeentegarantie? Is dit formeel vastgelegd? 13. Is er een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage? Is dit formeel vastgelegd? 14. Wat is de huidige solvabiliteit (Berekening: Solvabiliteit = Eigen vermogen / Vreemd vermogen x 100%)? 15. Wat is de mate van gemeentelijke aansprakelijkheid (-> financieel risico)? Knelpunten: 16. Zijn er momenteel knelpunten in de relatie?

27/29

12-06-2014


Bijlage 2. Excel overzicht Verbonden partijen Gemeente Ede

28/29

12-06-2014


Bijlage 3. Matrix aanbevelingen Verbonden partijen

29/29

12-06-2014

Evaluatie bestuurlijke vertegenwoordiging bestaande Verbonden partijen Rapport Gemeente Ede

Recommend Documents