EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG TIMUR KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTA TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
Oleh NEJEL KRIFA KURNIAWAN NIM: 100563201128
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2017
ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis ( SIMARDI ), di Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. Berdasarkan latar belakang diadakan penelitian ini adalah, masih saja ditemukan permasalahan tentang pengelolaan kearsipan, di Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. Padahal pengelolaan kearsipan sudah menggunakan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI). Aplikasi Berbasis perangkat lunak komputer ini sudah dirancang untuk memudahkan penggunanya di dalam pengelolaan kearsipan, namun di Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang, masih saja di temukan permasalahan kearsipan seperti, sulitnya menemukan kembali beberapa jenis arsip, masih terbatasnya kemampuan Sumber Daya Manusia didalam pengelolaan arsip, sehingga perlu diadakan sebuah evaluasi guna untuk mengetahui bagaimana penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. Informan dalam penelitian ini berjumlah 5 (lima) orang, 2 (dua) Orang dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang, 3 (tiga) Orang dari Kelurahan Tanjungpinang Timur. Jika dilihat dari hasil Penelitian ini, penggunaan sistem ini belum berjalan maksimal, dikarenakan apa yang menjadi tujuan dan sasaran penggunaan ( SIMARDI ) belum tercapai, perlunya perbaikan dan penambahan fasilitas sarana dan prasarana guna mendukung terciptanya pencapaian kearsipan yang baik, perlu adanya Sumber Daya Manusia yang mempunyai dasar pendidikan kearsipan sehingga bisa membantu pengelolaan kearsipan atau diadakan Pelatihan Khusus Sehingga, Petugas Pengelola Kearsipan mendapatkan pengetahuan keterampilan didalam pengelolaan kearsipan.
Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi Arsip Dinamis.
ABSTRACT Evaluation Of The Application Of The Information System For Archive (SIMARDI), In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district Bukit Bestari tanjungpinang city. Based on the background held this research is, still found problems about the management of archives, In fact the management of chancery have used archive information system dynamic (SIMARDI). Based program computer software has been designed to ease the user in in the management of chancery, but In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district d Bukit Bestari tanjungpinang city, Still found problems chancery as, The difficulty of reinvent some kind of archive, Still financial shortage of human resources management in the archives, So we needed held a evaluation in order to to see how application of the system information archive dynamic (SIMARDI) In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district Bukit Bestari tanjungpinang city. Informants in this research were 5 ( five ) persons, 2 ( two ) from the office of library and chancery city tanjungpinang, 3 ( three ) people from Kelurahan Tanjungpinang Timur, When viewed from the result of this research, the use of this system is not yet run maximally, Because what is the objectives and targets of the use of (SIMARDI) has not been obtained, The need for improvement and the addition of facility and infrastructure to supporting the creation achievement chancery good, There should have been human resource have in education chancery so that can help management chancery or held special training so, Management officers chancery get the knowledge skill in the management of chancery . Keywords: Evaluation, Information System For Archives.
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG TIMUR KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTA TANJUNGPINANG A. Latar Belakang
Pemerintahan
Pusat
hingga
Sebagaimana diamanatkan Pasal 3
Pemerintahan Desa/Kelurahan.
Undang–Undang Nomor 43 Tahun
Salah satu upaya kebijakan
2009 tentang kearsipan menyatakan
yang tercantum di dalam Peraturan
bahwa
tujuan
Walikota
kearsipan
adalah
penyelenggaraan untuk
menjamin
Tanjungpinanng
No.
22
Tahun 2010 tentang Pedoman Tata
terciptanya arsip, ketersedian yang
Kearsipan
autentik dan terpercaya, terwujudnya
Kota Tanjungpinang Pasal 3 ayat 1
pengelolaan
bahwa
arsip
kearsipan
perlindungan kepentingan negara dan
dilaksanakan
sesuai
hak – hak keperdataan, keselamatan
perkembangan dan kemajuan teknologi
aset
melalui Modernisasi Sistem Kearsipan
penyelenggaraan
dan
andal,
Pemerintah
tata
nasional
yang
dilingkungan
mendinamiskan
kearsipan nasional
Pemerintah
Kota.
daerah dengan
Upaya
yang
mengatasi
tata
serta meningkatkan kualiatas pelayanan
ditempuh
publik. Untuk mewujudkan amanat
kearsipan dengan cara menggunakan
pasal 3 dalam Undang – Undang
dan
tersebut
teknologi
maka diperlukan adanya
untuk
di
memanfaatkan elektronik
kecanggihan penerapan
kebijakan pengelolaan dan pembinaan
teknologi informasi yang dilakukan
arsip secara menyeluruh pada setiap
oleh Pemerintah Kota Tanjungpinang
jenjang
melalui
pemerintahan
mulai
dari
Dinas
Perpustakaan
dan
Kearsipan Kota Tanjungpinang pada
pengolahan arsip diantaranya Daftar
instansi – instansinya termasuk pada
Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA
Kelurahan Tanjungpinang Timur untuk
Musnah dan Dinilai Kembali ) dan
membantu di dalam pengelolaan arsip
laporan statistik volume kearsipan agar
dengan menggunakan perangkat lunak
arsip – arsip yang berada di seluruh
komputer (Software) Sistem Informasi
unit kerja dapat terpantau dan menjadi
Arsip Dinamis (SIMARDI) Archive
lebih tertib. Dinamakan Offline karena
Application
aplikasi ini tidak terhubung dengan
System
Versi
5.6,
pengggunaan teknologi tepat guna inilah yang di harapkan Pemerintah Kota
Tanjungpinang
internet. Penerapan
Sistem
Informasi
Untuk
Arsip Dinamis (SIMARDI) merupakan
Mempermudah Pekerjaan di setiap
salah satu wujud Pemerintah Kota
instansinya didalam pengelolaan suatu
Tanjungpinang
Sistem Informasi Arsip Dinamis.
mempermudah Pengelolaan Kearsipan
Aplikasi kearsipan “SIMARDI-
berbasis
Teknologi
di
dalam
Informasi,
Offline” Merupakan Singkatan kata
Kelurahan
dari Sistem Informasi Arsip Dinamis
Penerapan Sistem Informasi Arsip
yang
Dinamis
diciptakan
dalam
rangka
Tanjungpinang
Di
(SIMARDI)
Timur
Sudah
membantu pengelolaan kearsipan mulai
Dipergunakan Sejak Awal Tahun 2015,
dari proses data entri surat keluar dan
penggunaan perangkat lunak komputer
masuk, retensi arsip, bentuk – bentuk
(Software) ini yang mempunyai tujuan
laporan
untuk mempermudah pengelolaan arsip
yang
berkaitan
dalam
guna
mengatasi
permasalahan
dan fungsinya petugas arsip ini sangat
kearsipan yang ada di setiap instansi
bertanggungjawab
Pemerintah Kota Tanjungpinang.
pengelolaan, dan penggunaan arsip
Di
era
Teknologi
globalisasi
Informasi,
dan sangat
atas
penataan,
tersebut dan apabila suatu saat arsip tersebut
dibutuhkan
akan
mudah
dibutuhkan peran dari komputerisasi
ditemukan kembali arsip tersebut masih
arsip dalam hal kearsipan di perlukan
dalam keadaan baik, sangat diperlukan
sistem
pengelolaan kearsipan yang baik.
yang canggih, efektif dan
efesien.
Tujuan
dari
penggunaan
Berdasarkan
pengamatan
Sistem SIMARDI ini menciptakan
langsung oleh penulis di lapangan
pengelolaan kearsipan lebih baik yang
masih terdapat beberapa permasalahan
dapat mengurangi resiko, rusak, hilang,
kearsipan, baik itu sebelum penerapan
dan
Sistem
menciptakan
ketetapan
dan
Informasi
Arsip
Dinamis
kecepatan didalam penemuan kembali
(SIMARDI)
maupun
arsip, didalam penerapan SIMARDI
penerapannya,
seperti
mewujudkan
mengatasi
masalah yang sering kita temui di
permasalahan kearsipan, namun di
dalam pengelolaan kearsipan, misalnya
Kelurahan
Tanjungpinang
masih
Kecamatan
Bukit
dan
Tanjungpinang
masih
Timur
Bestari di
Kota
saja
permasalahan
terdapat didalam
sesudah masalah
–
beberapa pengelolaan
temukan
kearsipan seperti tidak teraturnya letak
beberapa kendala, tentu saja dikarena
beberapa jenis arsip sehingga untuk
beberapa faktor lainnya. tugas pokok
melakukan penemuan kembali seperti
petugas arsip masih juga membutuhkan
B.
waktu yang lama.
Penerapan
Penerapan teknologi informasi dilakukan
dengan
mengubah
dari
Rumusan Masalah
dilakukan
teknologi dengan
informasi
mengubah
dari
sistem manual menjadi sistem yang
sistem manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi.
terkomputerisasi.
itu
pengamatan penulis Penerapan Sistem
kegiatan
Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI)
evaluasi penerapan Sistem Informasi
di Kelurahan Tanjungpinang Timur
Arsip
Kecamatan
diperlukan,
Oleh
adanya
Dinamis
karena
suatu
(SIMARDI)
pada
Berdasarkan
Bukit
Bestari
Kelurahan
Tanjungpinang
Timur,
Tanjungpinang
berdasarkan
latar
belakang
diatas,
permasalahan diatas maka perumusan
mengambil
judul
yang ditetapkan adalah sebagai berikut
berikut
: “ Bagaimana Evaluasi Penerapan
PENERAPAN
Sistem Informasi Arsip Dinamis
maka
penulis
penelitian
ini
sebagai
:“EVALUASI SISTEM DINAMIS
INFORMASI (SIMARDI)
ARSIP DI
(SIMARDI)
masih
Kota
Di
mengalami
Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan
KELURAHANTANJUNGPINANG
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang
TIMUR
BUKIT
?”.
KOTA
C. Tujuan
KECAMATAN
BESTARI TANJUNGPINANG“.
Dan
Kegunaan
Penelitian 1. Tujuan dari penelitian tersebut adalah :
a. Untuk
mengetahui
Evaluasi
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Penerapan Sistem Informasi Arsip
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.
Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. 2. Sedangkan
Kegunaan
Dari
Penelitian yaitu :
1. Pengertian Evaluasi Pendapat
mengenai
ini dapat mengkaji secara lebih tentang
evaluasi
diungkapkan Dunn dalam Agustino (2008:187)
a. Dari Aspek Akademis, penelitian
mendalam
D. Kerangka Teoritis
yang
mengemukakan
bahwa : Evaluasi
berkenaan
dengan
pelaksanaan
produksi informasi mengenai nilai –
Penerapan Sistem Informasi Arsip
nilai atau manfaat – manfaat hasil
Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan
kebijakan. Ketika ia bernilai
dan
bermanfaat bagi penilaian penyelesaian
Tanjungpinang Timur Kecamatan
masalah,
Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.
memeberikan sumbangan pada tujuan
b. Dari aspek praktis, hasil penelitian
maka
hasil
tersebut
dan sasaran bagi evaluator, secara khusus dan penggunaan lainnya secara
ini di harapkan dapat menjadi
umum. Ada tiga fungsi dari evaluasi :
bahan alternatif pemikiran atau
Pertama,
pertimbangan dalam
pengambil
evaluasi
harus
memberi
informasi yang valid dan dipercaya mengenai
kinerja
kebijakan
yang
putusan yang berkenaan dengan
meliputi seberapa jauh tujuan tertentu
pelaksanaan
penerapan
telah dicapai; apakah tindakan yang
Informasi
Arsip
(SIMARDI)
di
Sistem Dinamis
Kelurahan
ditempuh oleh implementing agencies sudah benar – benar efektif, responsif, akuntabel dan adil; serta bagaimana
efek dan dampak dari kebijakan itu sendiri,
Kedua,
evaluasi
berfungsi
memberi sumbangan pada klarifikasi dan kritik terhadap nilai – nilai yang mendasari pemilihan tujuan dan target tanpa oleh kepentingan nilai dari suatu kelompok/golongan tertentu. Ketiga , evaluasi berfungsi juga untuk memberi sumbangan pada aplikasi metode – metode analisis kebijakan lainnya, termasuk bagi perumusan masalah maupun pada rekomendasi kebijakan.
adalah
metode
sistematik
mengumpulkan,
untuk
menganalisis,
dan
memakai informasi untuk menjawab pertanyaan dasar mengenai program. Evaluasi
program
dikelompokkan
menjadi
dapat evaluasi
proses (process evaluation), evaluasi manfaat (outcome evaluation), dan evaluasi akibat (impact evaluation). Evaluasi proses (process evaluation)
Menurut Wirawan (2016:9) evaluasi
meneliti dan menilai apakah intervensi
adalah:“Riset untuk mengumpulkan,
atau
menganalisis,
dilaksanakan
dan
menyajikan
penerapan
sistem seperti
telah yang
informasi yang bermanfaat mengenai
direncanakan, dan apakah target yang
objek evaluasi, selanjutnya menilainya
direncanakan telah tercapai. Evaluasi
dan
ini juga menilai mengenai strategi
membandingkannya
indikator
evaluasi
dipergunakan
dan
hasilnya
pelaksanaan
penerapan
sistem.
mengambil
Evaluasi manfaat (outcome evaluation)
keputusan mengenai objek evaluasi
meneliti, menilai, dan menentukan
tersebut”.
apakah program telah menghasilkan
Hal tersebut diperjelas oleh Wirawan
perubahan yang diharapkan.
(2016:25)
yakni
untuk
dengan
evaluasi
program
dilakukan dengan jalan melibatkan
E. Metode Penelitian
berbagai metode yang ada.
1. Jenis penelitian Dalam
penelitian
menggunakan
jenis
desktiptif
dengan
kualitatif.
Sugiono
ini
penelitian pendekatan (2005:11)
menyatakan bahwa : “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan
untuk
mengetahui
variabel mandiri, baik satu variabel atau
lebih
tanpa
membuat
perbandingan
atau
menghubungkan
antara
satu
variabel dengan variabel yang lain”. Lebih lanjut dikatakan oleh Denzin
dan
Lincoln
(dalam
Moleong 2006:5) bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang menggunakan dengan fenomena
latar
maksud yang
alamiah, menafsirkan
terjadi
dan
2. Lokasi penelitan Dalam hal ini Penelitian dilakukan di
Kelurahan
Tanjungpinang
Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota
Tanjungpinang,
penulis
memilih
Alasan Kelurahan
Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang dikarenakan Penerapan Sistem ini baru berjalan dan penulis ingin mengevaluasi Penerapan Sistem Informasi
Arsip
Dinamis
(
SIMARDI). 3. Informan Informan dalam penelitian ini adalah jumlah
pegawai
pada
Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang
dan
Kelurahan
Tanjungpinang Timur, yang berjumlah
5 orang, dengan rincian sebagai
teknik
berikut : Pegawai Dinas Perpustakaan
berjumlah kecil kemudian anggota
dan Kearsipan Kota Tanjungpinang
sampel (responden) mengajak para
sebagai informen tentunya yang lebih
temannya untuk dijadikan sampel dan
menguasai
SIMARDI,
seterusnya sehingga jumlah sampel
Sekretaris Kelurahan, Staf Pelaksana
semakin banyak jumlahnya. Seperti
Sistemnya.
bola salju yang sedang menggelinding
Menurut
tentang
Moleong
(2009:
132)
mengenai pengertian informan adalah “Orang
yang
dimanfaatkan
sampling
semakin
jauh
yang
semakin
semula
membesar.
(Sugiyono, 2009: 61).
untuk
memberikan informasi tentang situasi
4. Sumber dan Jenis Data
dan kondisi latar penelitian.” Dalam
Penelitian ini menggunakan data
penelitian kualitatif informan sangat
kualitatif
penting, karena itu peneliti harus
menjelaskan, dan menggambarkan.
memilih orang yang benar–benar tepat
Agar mendapat data yang berkaitan
sebagai
dengan permasalahan yang diteliti,
informan
agar
data
atau
untuk
informasi yang diperoleh dapat benar–
maka
benar
sebagai berikut :
tepat,
akurat,
dan
dipertanggungjawabkan. dalam
penelitian
dapat
Informan
mengambil
data
Data Primer
diambil
Data primer adalah data pokok
Snowball
dalam penelitian yang diperoleh
sampling. Snowball sampling adalah
langsung dari lapangan, Data-
menggunakan
ini
a.
penulis
menceritakan,
teknik
data lain yang dianggap perlu
Yaitu teknik pengumpulan data
yang
yang dipergunakan peneliti dalam
berhubungan
dengan
masalah penelitian.
melakukan pengamatan langsung serta pencatatan gejala- gejala
b.
Data Sekunder
yang
Data pendukung penelitian yang
penelitian.
diperoleh dari dokumentasi atau
dilakukan pada saat situasi dan
informasi
kondisi
dari
Tanjungpinang
Kelurahan Timur
nampak
pada
objek
Pengamatan
dilapangan
yang
yang
mempunyai
dibutuhkan untuk penelitian ini.
penggunaan
Data yang diperlukan meliputi :
pengelolaan kearsipan. Observasi
Gambaran
ini bermanfaat untuk melengkapi
umum
lokasi
kaitan
ini
erat
dalam
SIMARDI
dan
penelitian, kondisi sarana dan
data- data primer
yang telah
prasarana serta fasilitasnya, data -
diperoleh, agar dalam penelitian
data yang dianggap perlu.
ini data- data yang diperoleh lebih akurat. Alat pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah daftar cheklist yaitu
5. Teknik dan Alat Pengumpulan
daftar pertanyaan yang digunakan
Data
untuk
membantu
a. Observasi
dilapangan
observasi
b. Wawancara
dan menemukan pola, menemukan apa
Teknik wawancara merupakan teknik
yang penting dan apa yang dipelajari
pengumpulan data kualitatif dengan
dan memutuskan apa yang dapat
menggunakan
diceritakan kepada orang lain.
pedoman
instrumen
wawancara.
yaitu
Wawancara
dilakukan oleh peneliti dengan subjek
Moleong (2002:35) menyatakan analisa
penelitian
dan
yang
terbatas.
kualitatif
adalah
proses
Dikemukakan oleh Arikunto (2006 :
pengorganisasian, dan penguratan data
155) wawancara atau interview adalah
kedalam pola dan kategori serta satu
sebuah dialog yang dilakukan oleh
uraian
pewawancara
dikemukakan
untuk
memperoleh
informasi dari terwawancara.
dasar,
sehingga tema
yang
dapat seperti
disarankan oleh data. Adapun langkah
F. Teknik Analisis data
– langkah analisa data yang dilakukan
Dalam penelitian ini menggunakan
adalah : (1) menelaah dari semua data
teknik analisis deskriptif kualitatif,
yang tersedia dari berbagai sumber, (2)
menurut Bogdan dan Biklen (Moleong,
reduksi data yang dilakukan dengan
2004:248)
teknik
membuat abstraksi, (3) menyusun data
merupakan
upaya
analisis yang
data
dilakukan
kedalam
satuan-satuan,
(4)
dengan jalan bekerja dengan data,
pengkategorian data sambil membuat
mengorganisasikan
memilah-
koding, (5) mengadakan pemeriksaaan
milahnya dalam satuan yang dapat
keabsahan data, dan (6) penafsiran data
dikelola, mensintesiskannya, mencari
secara deskriptif.
data,
G. Hasil Dan Pembahasan
2. Sosialisasi
1. Sistem Kearsipan yang berjalan dari sistem sebelumnya Sebelum
Penerapan
Informasi
Arsip
Sistem
Dinamis
(
SIMARDI )
menggunakan
perangkat
Sosialisasi sudah pernah dilakukan
lunak komputer Sistem Informasi Arsip
pada saat pertama sebelum penggunaan
Dinamis ( SIMARDI ) di Kelurahan
dan disejalankan dengan pelatihan
Tanjungpinang Timur Menggunakan
petugas pengelola arsip, namun karena
Sistem Manual, jadi setiap melakukan
keterbatasan waktu dan biaya pelatihan
register surat masuk dan surat keluar di
ini dilakukan dengan singkat sehingga
Kelurahan
hasil dari pelatihan tersebut belum
Tanjungpinang
Timur
mencatat di buku, penomoran index
terasa
surat berdasarkan jenis surat dicari
pelatihannya
secara
sistem ini dilapangan sangat terbatas.
manual,
merepotkan
hal
pengelola
ini
sangat
arsip
maksimal
di 3. Sumber
oleh
sehingga
Daya
peserta penerapan
Manusia
yang
Kelurahan Tanjungpinang Timur, jadi
Menajalankan Penerapan Sistem
sistem
Informasi
pengelolaan
arsip
yang
diterapkan membantu pengelola arsip
Arsip
Dinamis
(
SIMARDI ).
didalam meregister surat dan arsip
Perpindahan pegawai selalu terjadi di
lainya, Karena sistem pemilahan jenis
setiap Organisasi Perangkat Daerah
surat dan penomoran di lakukan secara
guna untuk penyegaran, namun hal ini
otomatis sehingga petugas pengelola
berdampak pada petugas baru yang di
tinggal menata arsip dengan baik.
tempatkan untuk mengelola sistem ini,
sementara
pelatihan
pengelolaan
kearsipan ini tidak diadakan setiap
karenakan masih memiliki sarana dan prasarana yang belum memadai.
tahunnya, sepertinya pada tahun ini 5. Sistem pelatihan ini tidak dilakukan, sehingga
kearsipan
dengan
menggunakan aplikasi SIMARDI
penjalanan sistem ini belum terasa
Sistem pengelolaan arsip menggunakan
maksimal.
SIMARDI belum efektif dan efesien
4. Sarana
dan
Prasarana
dibandingkan
dengan
menggunakan
Pengelolaan Kearsipan Di dalam
sistem manual, Karena pada saat
Menajalankan Penerapan Sistem
penerapan
Informasi
sehingga penggunaan SIMARDI hanya
Arsip
Dinamis
(
belum
terasa
maksimal
Sebatas mencatat registrasi surat masuk
SIMARDI ) Prasarana dan Sarana Kearsipan di
mencetak lembar disposisi dan kartu
Kelurahan Tanjungpinang Timur pada
kendali saja.
saat ini belum memadai mengingat 6. Sistem penyimpanan arsip dengan keterbatasan
tempat
dan
anggaran
menggunakan aplikasi SIMARDI
biaya untuk pengelolaan kearsipan di
Klasifikasi Arsip berdasarkan jenis
Kelurahan Tanjungpinang Timur, hal
surat dilakukan secara otomatis oleh
ini juga berdampak terhadap penerapan
SIMARDI, petugas pengelola arsip
dari sistem ini dikarenakan hasil yang
hanya menginput kedalam komputer
hendak dicapai dengan menggunakan
dengan
sistem ini belum bisa tercapai di
SIMARDI ini lalu mencetaknya dengan
menggunakan
aplikasi
menggunakan printer hasil inputnya
berupa kartu kendali, kartu kendali
yang lama masih menggunakan secara
inilah yang digunakan oleh petugas
manual bahkan ada arsip yang sudah
pengelola arsip untuk menyusun arsip
terlalu lama tidak lagi dapat ditemukan.
dilemari filling cabinet di pisahkan 8. Pencapaian Tujuan dan Sasaran berdasarkan klasifikasi arsipnya.
Penerapan
Sistem
Informasi
Arsip Dinamis ( SIMARDI ). 7. Lama waktu yang di butuhkan untuk kembali
Pencapaian
Tujuan
dan
Sasaran
melakukan
penemuan
Penerapan Sistem Informasi Arsip
arsip
dengan
Dinamis ( SIMARDI ), belum bisa
menggunakan aplikasi SIMARDI.
mencapai
tujuan
dan
sasarannya
Pengemuan surat dengan menggunakan
dikarenakan sarana dan prasarana yang
Sistem Informasi Arsip Dinamis (
belum
SIMARDI )sangat cepat dan dapat
manusia yang berkompeten didalam
menghemat
mengelola arsip belum ada sehingga
waktu,
surat
dapat
memadai,
yang
dan
sumberdaya
ditemukan 5 – 10 menit, Dikarenakan
hasil
dirasakan
didalam
Sistem Informasi Arsip Dinamis (
penerapan Sistem
SIMARDI ) ini baru diterapkan tidak
Dinamis ( SIMARDI ) belum terasa
semua jenis surat yang bisa ditemukan
maksimal.
Informasi
Arsip
oleh Sistem Informasi Arsip Dinamis ( 9. Keberhasilan Penerapan Sistem SIMARDI ) ini hanya jenis surat yang
Informasi
baru semenjak penerapan sistem ini,
SIMARDI ) dalam menyelesaikan
jadi untuk melakukan penemuan arsip
permasalahan Kearsipan.
Arsip
Dinamis
(
Keberhasilan
penerapan
Informasi
Arsip
SIMARDI
)
Sistem
Dinamis
belum
(
berhasil
kesimpulan yang didapatkan penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis ( SIMARDI
)
di
Kelurahan
dikarenakan penggunaan sistem ini
Tanjungpinang
baru
Bukit Bestari untuk dapat mengetahui
diterapkan
hanya
sebagai
Timur
Kecamatan
pengganti buku surat keluar, surat
hasil
Evaluasi
masuk, cepatnya dalam penemuan
maka
peneliti
kembali
dimensi-dimensi sebagai berikut :
dibandingakan
dengan
sistem sebelumnya secara manual. Namun
masih
beberapa
saja
kendala
ditemukan
dan
1. Informasi
Penerapan dapat
tersebut,
menguraikan
Mengenai
Objek
Bahwa
Evaluasi,
dengan
hasilnya
penerapan Sistem Informasi Arsip
belum maksimal dirasakan sehingga
Dinamis ( SIMARDI ) sudah
dapat dikatakan bahwa penerapan
membatu
petugas
pengelola
Sistem Informasi Arsip Dinamis
kearsipan
didalam
mengelola
(SIMARDI)
kearsipan, sudah pernah diadakan
belum
mencapai
keberhasilan.
sosialisasi
H. PENUTUP
petugas
A. Kesimpulan
namun
Berdasarkan jelaskan
maka
dirumuskan
uraian
yang
selanjutnya
beberapa
di
waktu,
dan yang
pelatihan
bagi
menjalankannya,
dikarenakan paling
kurangnya
tidak
setiap
dapat
tahunnya perlu diadakan kembali,
kesimpulan
minimal petugas pengguna Sistem
maupun saran – saran. Berikut hasil
Informasi
Arsip
Dinamis
(
SIMARDI ) ini dapat benar –
mengatasi
benar
SIMARDI hanyalah sebatas sistem
memahami
penggunaan
masalah
kearsipan
aplikasi dan mengelola arsip secara
pengelolaannya,
baik, hal ini juga tentunya sangat
harus didukung keterampilan oleh
di
dan
petugas pengelola kearsipannya,
memadai
dan sarana prasana yang memadai
dukung
Prasarana
oleh
Sarana
yang
penunjang kearsipan.
pastinya
sehingga arsip bisa tersimpan baik
2. Objek Evaluasi, sistem SIMARDI ini
tentu
Efektif dan Efesien
berdasarkan pemilahan yang di
dalam
lakukan SIMARDI, harapan dari
mengelola kearsipan karena sistem
pengguna SIMARDI ini tentunya
ini membantu petugas pengelola
adanya pelatihan secara khusus
arsip menghemat waktu pada saat
dan mendetail tentang penggunaan
melakukan register arsip ke sistem,
SIMARDI dan kearsipan sehingga
sistem
kearsipan yang berada di setiap
penyimpanan
dilakukan
pemilahan oleh SIMARDI ini sehingga
petugas
unit kerja tertata dengan baik.
tinggal
menyusunnya secara baik di lemari B. Saran – Saran penyimpanan arsip.
Untuk
3. Hasil Objek Evaluasi, Penerapan penggunaan
SIMARDI
di
meningkatkan
petugas
bagian
efesiensi
kerja
kinerja
kearsipan di
dan
Kelurahan
kelurahan Tanjungpinang Timur
Tanjungpinang Timur Kecamatan
Belum Terasa Maksimal, dalam
Bukit Bestari setelah dapat diambil
kesimpulan
penulis
dapat
memberikan
saran–saran
barang
sebagai
didalam
jumlah lemari yang cukup untuk
Kemampuan dan Keahlian Khusus
menyimpan arsip yang ada di
yang
Petugas
kelurahan sehingga arsip yang
perlu
berada di kelurahan dapat terjaga
mendapat perhatian dengan cara
dengan baik bahkan dalam waktu
setiap tahunnya perlu di adakan
yang cukup lama.
dimiliki
Pengelola
oleh
Kearsipan
pelatihan secara mendalam dan tidak
hanya
SIMARDI
penggunaan
namun
dibidang
kearsipan
dibekali
dengan
petugas ini
juga
pengetahuan
kearsipan
secara
mendalam
sehingga
didalam
pengelolaan
kearsipannya lebik baik lagi.
b.
jadi
ruangan khusus tersebut terdapat
berikut : a.
lainnya,
Sarana
dan
mendukung perhatian ruangan tercampur
Prasarana perlu
yang
mendapatkan
dengan
arsip
Untuk peneliti lain, penelitian yang telah dilakukan ini dapat dijadikan sebagai
bahan
acuan
melaksanakan selanjutnya,
dalam
penelitian khususnya
dalam
bidang pemusnahan arsip. Dimana dalam penelitian ini belum begitu membahas tentang pemusnahan
dengan mengadakan khusus
c.
tidak
inventaris
arsip
dikarenakan
Kantor
Kelurahan Tanjungpinang Timur Belum
Pernah
Pemusnahan Arsip.
Melakukan
d.
Untuk
Pengelola
Sistem,
Bahkan dokumen arsip yang ada
Bukan
bisa di baca berbentuk digital, back
Hanya Bisa Digunakan Secara
up data secara online dengan
Offline Atau Terpisah Dengan
otomatis sehingga apabila terjadi
Berbagai
kerusakan
Penggunaan
SIMARDi
Jenis Aplikasi
Yang
Berbeda mengembangkan aplikasi “SiMARDi-Offline”,
meliputi
SiMARDI-Online,
SiMARDI-
Webbase,
Bila
:
perlu
Sistem ini Bisa Dirangkum Semua Menjadi
Satu
Sehingga
penggunaannya lebih praktis dan mudah, bisa di rasakan maksimal.
pengelola
kearsipan tidak perlu khawatir lagi.
SiMARDI-MPD,
SiMARDI-Edocs.
komputer
.
DAFTAR PUSTAKA Wirawan. 2016. Evaluasi, Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi. Jakarta: PT. Rajagrafindo Persada. Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, Dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT. Bumi Aksara. Gie, The Liang. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Super Sukses dan Nurcahaya. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta. Bandung. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu pendekatan Praktek. Bandung: Rineka Cipta. Moleong, J Lexy, Prof. Dr. 2009, Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : PT. Remaja Rosdakaya. Amsyah, Zulkifli.2001. Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Hadi, Abubakar. 1996. Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta : Djambatan. Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf. Jakarta: Transmedia Pustaka Komarudin. 1993. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Jakarta : PT.Trigenda Karya. Martono E, 1994. Kearsipan: Rekod manajemen dan filling dalam praktek perkantoran modern, cetakan kelima. Jakarta: PT. Karya Utama. Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor, Manajemen Perkantoran, Bandung : CV. Mandar Maju. Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : CV. Alfabeta. Tjokroamidjojo, Bintoro.1995. Pengantar Administrasi Pembangunan. Jakarta:Penerbit PT. Pustaka LP3ES. Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar, Jakarta : Rajawali Pers.
DOKUMEN Undang – Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 14 Tahun 2009 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan Peraturan Walikota Tanjungpinang No. 22 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Tanjungpinang
