EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE GENERAL COMMUNICATION

EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE GENERAL COMMUNICATION

Representation in The Netherlands

2 July 2013, The Hague

CLARIFICATION QUESTIONS & ANSWERS III Organisation of Information and Communication Events for the European Commission Representation in the Netherlands, procedure ref. No. PO/2013-6/LAH

Question 1:

"Ten behoeve van uw Openbare Aanbesteding "Organiseren van informatie- en communicatie-evenementen voor de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland" vraagt u in het Bestek onder paragraaf 10.1.b de inschrijver financiële gegevens te overleggen ten behoeve van het beoordelen van de financiële en economische draagvlak. Kunt u aangeven op welke wijze u deze gegevens beoordeelt en welke grondslag u hanteert om voor selectie in aanmerking te komen?"

Answer 1:

Table II of Annex V – Financial Capacity Form provides automatic calculation of the financial indicators based on the data the tenderer fills in Table I of the same annex. The tenderer is thus able to see the analysis and the formulae. In case of doubt more detailed analysis may need to be done by the Contracting Authority, the tenderer may be asked for clarification and further detail regarding the financial and economic capacity. The selection criteria are specified in section 10 of the Tender Specifications – Annex I: "The tenderer must demonstrate sufficient economic, financial, technical and professional capacity to be able to perform the tasks as specified in point 3 of these specifications. For tenderers tendering for both lots, the selection criteria shall be cumulative (i.e. the tenderer must have sufficient economic, financial, technical and professional capacity to perform the tasks under Lot 1 plus the tasks under Lot 2)…."

Question 2:

"Document Uitnodiging, Pagina 2, punt 5. In welk in te dienen document (en indien van toepassing op welke plaats in dit document) moet de gestanddoeningstermijn vermeld worden?"

Answer 2:

The required period of validity of the tender is 5 months and may not be shorter. The tenderer can confirm the validity period in the technical offer, in a cover letter, or another document which forms part of his tender.

Question 3:

"Document 1 Bestek, Pagina 3 U geeft aan dat de evenementen moeten openstaan voor een zo groot en ruim mogelijk publiek. Dat betekent dat de doelgroep bestaat uit alle inwoners van 1

de regio waar een evenement georganiseerd wordt. Wenst u binnen deze grote groep nog bepaalde subdoelgroepen extra te attenderen c.q. een of meerdere evenementen inhoudelijk op deze groepen af te stemmen?" Answer 3:

The overall aims are explained on page 3 of the Tender Specifications; they are to: • " raise awareness and understanding of European themes of major public importance • relate these themes to the applicants' local communities or target audiences • stimulate relevant debate nationally, regionally and locally, which the Representation can feed back to the Commission in Brussels through its own reporting mechanisms." According to the second point, the themes are to be related to local communities and target audiences.

Question 4:

"Document 1 Bestek, Pagina 3/4 Onder Achtergrond staat: ‘In het verleden heeft de vertegenwoordiging met allerlei communicatieactiviteiten geprobeerd de lokale gemeenschap te informeren over thema’s die gemeenschappelijk op Europees en nationaal niveau worden besproken’. Kunt u aangeven welke activiteiten dit zijn en wat de resultaten hiervan waren?"

Answer 4:

During the first 6 months of this year, the Representation organised 12 events. Six events fell under the communication priority "economic governance", and six under the priority "citizens". They took place in different cities in the Netherlands. We are currently evaluating these events.

Question 5:

"Document 1 Bestek, Pagina 4 en pagina 9 Onder Algemeen staat: “De evenementen moeten… worden aangekondigd en georganiseerd als evenementen van de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland.” Bedoelt u hiermee dat in alle uitingen duidelijk moet zijn dat de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland afzender is van de bijeenkomsten?"

Answer 5:

Yes. In all advertising and communication for the events, it must be clear that these are events of the European Commission Representation in the Netherlands.

Question 6:

"Document 1 Bestek, Pagina 5 en pagina 9 Levering van communicatiemateriaal Heeft de Commissie een beeldbank waar we eventueel gebruik van kunnen maken?"

Answer 6:

Yes, the European Commission has a database of pictures and videos that can be used, as necessary.

Question 7:

"Document 1 Bestek, Pagina 5 en pagina 10 Lijsten van contactgegevens van belanghebbenden Heeft de vertegenwoordiging al basislijsten met contactgegevens van belanghebbenden die we kunnen aanvullen?" 2

Answer 7:

The Representation has contact details of stakeholders, but the lists are not complete, especially not at local and regional level.

Question 8:

"Document 1 Bestek, Pagina 6 Onder werkmethode Contactpersoon moet een senior communicatieprojectmanager zijn. Bij perceel 2 wordt gesproken over een senior manager (pagina 10). Ziet u verschil tussen deze twee functies en zo ja welke verschillen?"

Answer 8:

For Lot 1, the contact person has to be a senior communication project manager, and for Lot, 2 a senior project manager.

Question 9:

"Document 1 Bestek, Pagina 6 Onder werkmethode staat ‘Alle media-uitingen worden in nauw overleg met de vertegenwoordiging gepland’. • Is het de bedoeling dat inschrijver zelf media-contacten opbouwt en onderhoudt gedurende de periode van voorbereiding en looptijd van de evenementen? • Is het de bedoeling dat inschrijver ook woordvoering doet met betrekking tot de (reeks van) evenementen?"

Answer 9:

All media activities remain under the supervision of and the coordination by the press service of the Representation. The tenderer/contractor is expected to fully cooperate with the Representation during the period of preparation and execution of the events (provide media-contacts, content). The tenderer/contractor is not spokesperson with respect to the events. Only the Head of Representation and the press service may act as spokespersons.

Question 10: "Document 1 Bestek, Pagina 13 en verder Indiening van inschrijvingen Klopt het dat er geen vast format is voor de technische offerte, financiële offerte, overzicht beroepservaring, referentiebrieven, opgave onderwijs- en beroepskwalificaties van teamleden en de verklaring genoemd onder vraag A.8 op bijlage VI en dat de vorm waarin inschrijver dit indient vrij te bepalen is?" Answer 10:

Correct, the format of the above documents is free.

Question 11: "Document 1 Bestek, Pagina 13/pagina14 Creatief concept Verwacht u van ons in de offerte een creatief concept voor de reeks evenementen (waarbij het concept voor elk afzonderlijk evenement hetzelfde is), of een creatief concept per evenement (waarbij er conceptuele verschillen kunnen zijn tussen de verschillende evenementen)?" Answer 11:

Section 7 'Technical tender' of the Tender Specifications states that the tenderer should submit a creative concept and a sound justification as for why the approach chosen for each event will be successful. This requirement does not exclude any approach, as long as the tenderer can convincingly explain why the approach is appropriate. 3

Question 12: "Document 1 Bestek, Pagina 14 Methodologie Verwacht u van ons in de offerte een methodologie voor de reeks evenementen, of een methodologie per evenement?" Answer 12:

Whether the tenderer chooses a methodology for the series of events or per event is up to the tenderer.

Question 13: "Document 1 Bestek, Pagina 17 Soortgelijke diensten Er zijn verschillende aspecten die een dienst soortgelijk maken (omvang van evenementen, onderwerp van evenementen, doel, doelgroep, opdrachtgever, enz.). Kunt u aangeven op welke aspecten u de soortgelijkheid van de referenties gaat beoordelen?" Answer 13:

Similar services will be services of similar type, complexity and size.

Question 14: "Document 1 Bestek, Pagina 17 Projectleider U spreekt over geografische dekking. Wat bedoelt u hiermee?" Answer 14:

In section 10.1.c of the Tender Specifications, page 17,the project manager profile is corrected as follows: "- Project Manager: At least 3 years' experience in project management, including control of delivered service, client orientation and conflict resolution experience in project of similar size. Relevant higher education degree and/or additional 3 years' professional experience."

Question 15: "Document 1 Bestek, Pagina 18 Deskundigen Wat bedoelt u met deskundigen op het gebied van de opdracht? Deskundigen op het gebied van evenementen organiseren of deskundigen op het gebied van Europa?" Answer 15:

The team that provides the services must consist of at least two people that are experts in the field of the contract, thus not limited to the organisation of events.

Question 16: "Document 1 Bestek, Pagina 18 Kwaliteitscontrole taalbeheersing Kunt u specificeren wat u bedoelt met ‘certificaten of relevante ervaringen’? Hoeven die alleen ingediend te worden wanneer Nederlands niet de moedertaal is van minimaal 2 teamleden?" Answer 16:

A certificate proving language knowledge shall be a language certificate (i.e. a certificate for passed language test minimum at level C1 (ref. language grid http://europass.cedefop.europa.eu/en/resources/european-language-levels-cefr) 4

If Dutch is native language of the respective person, there is no need for certification. Question 17: "Document 1 Bestek, Pagina 18 U vraagt als team een projectleider, minstens 2 deskundigen op het gebied van de opdracht en daarnaast 2 teamleden die de Nederlandse taal beheersen. Betekent dit dat het team uit minstens 5 personen moet bestaan of kan één persoon eventueel meerdere competenties beheersen?" Answer 17:

Project team per Lot – minimum 3 persons (1 project manager and 2 experts).

Question 18: "Document 1 Bestek, Pagina 19 Gunningscriteria In de eerste regel onder de kop wordt gesproken over gunningscriteria. Dit moet volgens ons selectiecriteria zijn." Answer 18:

The first paragraph of section 11 of the Tender Specifications – Annex I states: "Bids from tenderers who do not satisfy the exclusion/selection criteria will not be considered for the award of the contract." The Dutch translation of this paragraph has an error. The correct text shall be "Inschrijvingen van inschrijvers die niet aan de uitsluitings- en selectiecriteria voldoen, komen niet voor de gunning van het contract in aanmerking."

Question 19: "Document IV Checklist, Algemeen Klopt het dat: inschrijver de gevraagde gegevens bij vraag A.1 en A.4 op bijlage IV invult in de rechterkolom achter deze vragen dat de antwoorden op de overige vragen op AFZONDERLIJKE aparte bijlagen worden opgenomen en dat in de rechterkolom achter de betreffende vraag alleen een verwijzing naar het documenten paginanummer moet worden opgenomen?" Answer 19:

For Sections A1 and A4 of Annex IV the information has to be filled in the right-hand column of the table in Annex IV. The right-hand column of the table in Annex IV is intended for tenderer´s references to the location of the respective information in the submitted tender.

Question 20: "Document IV Checklist, Algemeen In de rechterkolom staat een verwijzing naar een documentnummer en een paginanummer. Is het ook toegestaan de complete inschrijving aan te bieden in een map met daarin tabbladen, waarbij achter elk tabblad een document is toegevoegd en waarbij op formulier IV wordt verwezen naar het betreffende tabblad?" Answer 20:

Yes, this is acceptable.

Question 21: "Document IV Checklist, Algemeen

5

Bijlage 3 (declaration of honour/verklaring op erewoord), de technische offerte en de financiële offerte worden niet vermeld op de checklist van bijlage IV. Moet hiernaar toch een verwijzing worden opgenomen op bijlage IV?" Answer 21:

Annex IV is a "Checklist of Documents to be supplied with Reference to the Selection Criteria". The Declaration of Honour, the Technical Tender and the Financial Offer are separate documents. They must be submitted too. They are not part of the selection criteria documents. They should not be added to Annex IV.

Question 22: "Document IV Checklist, Pagina 2, vraag A.7 Hier wordt verwezen naar het formulier ‘Financiële identificatiegegevens, vergezeld van de nodige bijlagen’. Welke bijlagen bedoelt u hier?" Answer 22:

In sections A6 and A7 of Annex IV there are links leading to the Legal Entity File form and the Bank Account File form respectively. These forms contain explanation regarding documents which must be enclosed to the forms. For the Bank Account File this explanation is: "It is preferable to attach a copy of recent bank statement. Please note that the bank statement has to provide all the information listed above under 'ACCOUNT NAME' and 'BANK'. In this case, the stamp of the bank and the signature of the bank's representative are not required. The signature of the account-holder is obligatory in all cases."

Question 23: "Document IV Checklist, Pagina 2, vraag A.9.a Ons bedrijf is een Nederlandse BV (Besloten Vennootschap) Klopt het dat balansen of balansuitreksels dan niet toegevoegd hoeven te worden?" Answer 23:

The proof regarding the financial and economic capacity specified in section 10.1.b of the Tender Specifications must be submitted by each and any tenderer. There is no exception for "Nederlandse BV (Besloten Vennootschap)".

Question 24: " Document IV Checklist, Pagina 2, vraag A.9.b De tabellen I en II op bijlage V moeten ook digitaal aangeleverd worden (op cd/dvd/usb-stick). Klopt het dat dit alleen geldt voor deze tabellen of moeten ook andere documenten digitaal aangeleverd worden?" Answer 24:

The requirement concerns only Annex V filled in by the tenderer.

Question 25: "Document V Financial capacity form Is er ook een Nederlandse versie van dit formulier beschikbaar om zeker te weten dat we alle termen die er in staan juist interpreteren en dus de juiste informatie verstrekken?" Answer 25:

Please find below a translation of the text. Please fill in the Excel table in Annex V (English version).

6

NAAM VAN DE ISNCHRIJVER : Tabel I. "Samenvattende presentatie" moet door de inschrijver worden ingevuld op basis van de relevante bedragen uit zijn balans (te verstrekken) over de aangegeven jaren. Geef "0" aan als de bedragen niet beschikbaar zijn. Grijze cellen worden automatisch door formules ingevuld. Tabel II. "Beknopte analyse" wordt door de Commissie gebruikt om de financiële draagkracht van de inschrijver te beoordelen. Tabel I en II moeten op papier en CD –ROM worden ingediend. I. Samenvattende presentatie Valuta Vereenvoudigde balans

EURO 2012

2011

2010

Oprichtingskosten Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Schuldvorderingen met een vervaldatum langer dan een jaar

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Vaste activa Voorraden en lopende contracten Handelsvorderingen met een vervaldatum binnen het jaar Andere vorderingen met een vervaldatum binnen het jaar Kasmiddelen en bank- en girosaldi Overlopende posten

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

Vlottende activa

0

0

0

Totale balans

0

0

0

Gestort kapitaal Agio & winst op aandelen Reserves Overgedragen resultaten Kapitaalsubsidies

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Eigen middelen/eigen vermogen Voorzieningen en belastinglatenties Schulden met een vervaldatum van langer dan een jaar

0 0 0

0 0 0

0 0 0

Deposito's en opgenomen leningen met een vervaldatum van langer dan een jaar Vast of geïnvesteerd kapitaal

0 0

0 0

0 0

7

Kortlopend deel van na meer dan een jaar te betalen bijdragen Handelsschulden met een vervaldatum binnen het jaar Andere schulden met een vervaldatum binnen het jaar Uitgestelde baten en toegerekende lasten

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

Deposito's en opgenomen leningen met een vervaldatum binnen het jaar

0

0

0

Totale balans

0

0

0

Vereenvoudigde winst-en-verliesrekeningen

2012

2011

2010

Verkoop (omzet) Geactiveerde productie Overige exploitatie-inkomsten

0 0 0

0 0 0

0 0 0

Exploitatie-inkomsten Voorraadafwijkingen Materiaalkosten

0 0 0

0 0 0

0 0 0

Brutowinst Verschillende goederen en diensten Overige exploitatiekosten Vergoeding en kosten

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

Bruto-exploitatieoverschot Afschrijvingen

0 0

0 0

0 0

Exploitatieopbrengsten Financiële producten Financiële lasten Buitengewone baten Buitengewone lasten Inkomstenbelasting

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

Nettowinst (na belasting)

0

0

0

Zelffinancieringscapaciteit

0

0

0

Naar waarheid ingevuld Datum en handtekening van de inschrijver

8

II.Beknopte analyse Opmerkenswaardige waarde

2012

term Eigen vermogen (eigen middelen)

formule

waarde

expliciet

0

ongunstig indien: negatief

commentaar gunstig

Eigen vermogen - volgestort kapitaal

0

negatief

gunstig

werkkapitaal

permanent vermogen - vaste activa

0

negatief

gunstig

bruto-exploitatieoverschot

expliciet

0

negatief

gunstig gunstig

nettowinst

expliciet

0

negatief

zelffinancieringscapaciteit (ZFC)

expliciet

0

negatief

gunstig

term

formule

waarde

ongunstig indien:

commentaar

algemene liquiditeit

vlottende activa/kortlopende verplichtingen

lager dan 1

financiële onafhankelijkheid

eigen middelen/totaal passiva en eigen vermogen

lager dan 0.20

schuldenlast

eigen middelen/schulden op de middellange en lange termijn (MLT)

lager dan 0.30

dekking van deposito's en opgenomen leningen door de ZFC rentabiliteit

ZFC/MLT-schulden bruto-exploitatieoverschot/omzet

lager dan 0.10

Financiële rentabiliteit

Nettowinst/eigen middelen

lager dan 0.10

Verhoudingsgetallen

lager dan 0.25

Advies Deze inschrijver heeft voor 2012: 6 van 6 gunstige opmerkenswaardige waarden 0

van 6 gunstige verhoudingsgetallen

De algemene financiële draagkracht van de inschrijver is (*) - bevestigd en vereist geen nadere analyse - niet bevestigd en vereist nadere analyse

9

Opmerkenswaardige waarde

2011

0


commentaar gunstig


0

negatief

gunstig

werkkapitaal


0

negatief

gunstig


expliciet

0

negatief

gunstig

nettowinst

expliciet

0

negatief

gunstig


expliciet

0

negatief

gunstig

term

formule

waarde



ongunstig indien: lager dan 1



lager dan 0.20

schuldenlast


lager dan 0.30 lager dan 0.25 lager dan 0.10 lager dan 0.10


formule

waarde

expliciet

Verhoudingsgetallen

dekking van deposito's en opgenomen leningen door de ZFC

ZFC/MLT-schulden

rentabiliteit

bruto-exploitatieoverschot/omzet



Advies Deze inschrijver heeft voor 2011 : 6

van 6 gunstige opmerkenswaardige waarden

0



10

commentaar

Opmerkenswaardige waarde

2010

expliciet

0



0

negatief

gunstig

werkkapitaal


0

negatief

gunstig


expliciet

0

negatief

gunstig

nettowinst

expliciet

0

negatief

gunstig


expliciet

0

negatief

gunstig

term

formule

waarde



ongunstig indien: lager dan 1



lager dan 0.20

schuldenlast


lager dan 0.30 lager dan 0.25 lager dan 0.10 lager dan 0.10


formule

waarde

commentaar gunstig

Verhoudingsgetallen

dekking van deposito's en opgenomen leningen door de ZFC

ZFC/MLT-schulden

rentabiliteit

bruto-exploitatieoverschot/omzet



Advies Deze inschrijver heeft voor 2010 : 6

van 6 gunstige opmerkenswaardige waarden

0



(*) wordt door de Commissie op basis van de resultaten ingevuld

11

commentaar

Question 26: "XXXX is van mening dat het in de offerte aan alle voorwaarden voldoet maar wil graag meer informatie over het volgende: -Hoe bindend is de locatie van de evenementen? In het bestek worden de plaatsen Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en één in Noord-Nederland genoemd. In het voorstel van XXXX vinden alle evenementen plaats in Amsterdam en komen er tussen de YYYY man op af, maar het bereik is vele malen groter (ZZZZ). Neemt u dat bereik mee in de overweging waardoor de locatie van minder groot belang is?" Answer 26:

Under Lot 1: the contractor will plan, organize and execute a series of creative and interactive public information events (6 in total) about 'European citizens and citizenship' in 6 different Dutch cities for 100 -250 participants each. Under Lot 2: the contractor, specialised in organising expert sessions (on European economic themes) in the Netherlands, will organise and execute a series of 5 events. One event to be staged in each of the Dutch G4 cities: Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht and one in the North of The Netherlands.

These Clarification Questions & Answers III shall form an inseparable part of the Invitation to tender for Organisation of Information and Communication Events for the European Commission Representation in the Netherlands, procedure ref. No. PO/2013-6/LAH.

12

EUROPEAN COMMISSION DIRECTORATE GENERAL COMMUNICATION

Recommend Documents