Er valt nog een wereld te winnen

Marijke Verstappen, John van de Pas et al. Websitetest archieven

Er valt nog een wereld te winnen Voor u ligt alweer de zesde test die Informatie Professional op de websites van Nederlandse organisaties loslaat.1 Ditmaal werd gekozen voor de websites van archieven, een terrein waarop de gemiddelde lezer van Informatie Professional wellicht niet geheel thuis is.

D

tot testterrein te bestempelen zijn zeer divers. Ten eerste is daar het feit dat archieven de afgelopen tijd met hun websites behoorlijk aan de weg timmerden. De redactie van Informatie Professional wilde de thermometer eens in het water steken en kijken hoe professioneel deze organisaties zich op internet presenteren. Ten tweede het gegeven dat de gebruikers van archieven heel verschillend zijn: van burgers die eens in hun leven een archief bezoeken om foto’s van hun huis te vinden, tot amateur genealogen en wetenschappelijke onderzoekers die kind aan huis zijn in de akten, regesten en dergelijke. Het leek ons interessant om te zien of er op de sites voor alle categorieën bezoekers voldoende van hun gading te vinden is. De archiefwereld is volop in de weer met de vraag hoe archieven toegankelijk kunnen worden voor een breder publiek. Een goede virtuele toegang kan daaraan een bijdrage leveren. Juist archiefbezoekers zijn gebaat bij de service die zij via een website kunnen krijgen. Aangezien de collecties van archieven grotendeels uit unica bestaan, zijn alle voorbereidende werkzaamheden die de bezoeker voor het ondernemen van een (verre) reis kan verrichten pure tijdwinst, die zich direct vertaalt in ‘zuivere onderzoekstijd’ in de archiefstukken. E REDENEN OM DE ARCHIEVEN

Het IP-testpanel Wij, de leden van het IP-testpanel, bestaan uit een aantal oudgedienden die al eerder hun tanden in websites hebben gezet, aangevuld met nieuwe testers. Wij zijn een gemengd gezelschap uit de bibliothecaire wereld, de archiefwereld en de softwareontwikkeling. Om enigszins beslagen ten ijs te komen, hebben de archiefdeskundigen onder ons de rest van het team een stoomcursus ‘archieven’ gegeven. De essentie daarvan is te lezen op IP Online, de site van Informatie Professional, waar deze webtest met enkele extra’s te vinden is. Alvorens tot het testen over te gaan, heeft ieder panellid als een soort ‘nul-meeting’ vooraf opgeschreven wat hij/zij in alle onschuld verwachtte van een archiefwebsite. Na afloop van de test heeft ieder voor zich die verwachtingen afgezet tegen de harde werkelijkheid. De resultaten van deze confrontatie zijn eveneens te lezen op IP Online.

18

Bonte verzameling Nederland beschikt over een veelheid aan archieven.2 Ten eerste de archieven die hun basis vinden in de Archiefwet. Dit zijn de nationale, provinciale, streekgebonden, gemeentelijke archieven en archieven behorend tot publiekrechtelijke organisaties als waterschappen. Daarnaast zijn er de categorale archieven die níet onder de Archiefwet vallen. Dit zijn de archieven van (semi-)wetenschappelijke instellingen, musea, levensbeschouwelijke organisaties etcetera. Naast de indeling van archieven naar de organisaties, worden archieven vaak aangeduid naar de soort materiaal dat ze verzamelen: beeld-, beeldband-, film-, fonogram-, foto-, muziek-, negatieven-, patenten-, tekeningen- en videoarchief. Kortom, we beschikken over een zeer bonte verzameling van diverse soorten, piepkleine tot zeer grote archieven.

De eerste selectie De eerste uitdaging voor het IP-testpanel was dan ook het selecteren van veertig sites uit het grote aantal archievensites dat het Koninkrijk der Nederlanden rijk is. Onze eerste constatering was, dat het niet makkelijk zal zijn om in deze test archieven echt met elkaar te vergelijken, gezien de verschillende generaties van de sites en hun verschillende doelstellingen. Elke site moet eigenlijk puur op zijn eigen merites worden beoordeeld en valt moeilijk aan de site van een zusterinstelling te spiegelen. Toch hebben we daartoe een poging gedaan, door in ieder geval de cluster van provinciale archieven te bekijken. De uitzondering op de regel is de provincie Zuid-Holland: dat archief maakt deel uit van het nationaal archief. Het volgende cluster dat getest werd, bestond uit de vier grootste steden, waarbij Utrecht afviel omdat het in het provinciale archief is opgenomen. Deze selectie is aangevuld met enkele grotere steden, waaronder enkele Regionale Historische Centra. Daarbij hebben we het CBS-criterium gehanteerd van 150.000-250.000 inwoners. De stad Groningen viel hierbij af omdat die – net als Utrecht – in het provinciale archief is opgenomen. Daarvoor in de plaats hebben we Haarlem gekozen. Het derde cluster omvat acht middelgrote en kleinere gemeenten, waaronder enkele streekarchieven. Het bleek moeilijk om een aantal kleinere gemeenten voor de test te vinden, aangezien die niet vaak over een eigen site

Informatie Professional 2003 [7] 6

Foto: Egon Viebre

beschikken. Al met al hebben we getracht hier een mooie geografische spreiding te krijgen. Van deze organisaties hebben we eerst gecheckt of zij überhaupt wel beschikken over een eigen archiefsite. Naar sommige url’s van onze eerste selectie hebben we namelijk vruchteloos gezocht. En tot slot, wat natuurlijk niet mag ontbreken, het nationale archief van Nederland en dat van de Antillen.

Plus wat emotie De tweede constatering was dat ons land beschikt over een groot aantal categorale archieven, variërend van klein naar groot, van bekend bij het grote publiek, naar alleen gekend bij de pure specialisten. De collecties verschillen hemelsbreed van elkaar, dus hier is het echt onmogelijk om te clusteren en sites te vergelijken. Wel kunnen we vergelijken hoe de collecties worden


omschreven, hoe er kan worden gezocht, welke diensten worden aangeboden, etcetera. Het panel heeft derhalve zijn eigen voorkeur laten prevaleren en die sites gekozen die het zelf graag tegen het licht wilde houden. Misschien geen wetenschappelijk verantwoord criterium, maar wel één met emotie.

De adressen Voor het vinden van de gekozen sites namen we onze toevlucht tot de portals voor archievenwebsites, zoals archiefnet.nl, cultuurwijzer.nl en nlmenu. Het viel ons op dat er een wirwar aan url’s bestaat en dat er geen eenduidige naamgeving is die de bezoeker intuïtief kan intikken. Enkele voorbeelden uit de brede range van adresseringen van de provinciale rijksarchieven: www.hsij.nl/www/sab; www.groningerarchieven.nl; www.ryksargyf.org; www.historischcentrumoverijssel.nl.

19

Soms zijn de archieven ergens ‘verstopt’ in een andere site, waardoor ze nauwelijks vindbaar zijn. Dat is op zichzelf verklaarbaar. Veel archieven zijn in een fusieslag verwikkeld, of maken deel uit van de gemeentelijke website, of de organisatie heeft nog geen eigen adres kunnen (mogen?) registreren, zodat de site ergens diep verscholen ligt achter de privéwebsite van een archiefmedewerker. Wie verwacht nu achter home.planet.nl/~quissama/ de site van het archief van Hilversum? Toch hadden we gedacht en gehoopt dat wanneer een archief onderdeel is van een andere site, altijd op de hoofdsite goed aangegeven is dat er ook een archief te vinden is. Niet dus. Zie de archieven van Apeldoorn, Almere en Tholen.

professional wel belangrijk zijn. Uitgangspunt van het IPtestpanel is en blijft immers de informatieprofessional, in zijn/haar rol van informatiemakelaar of websitebouwer. Inhoudelijke kwaliteit testen Ten aanzien van de meer inhoudelijke vragen zijn we op een volgende uitdaging gestuit. Dat is de relatieve onbekendheid van sommige panelleden met het raadplegen van archieven. Voor hen was het archief toch een beetje een ‘ver van het bed-show’. Zij konden zich dan ook moeilijk voorstellen wat je inhoudelijk van een archievenwebsite mag verwachten en wat je dus inhoudelijk zou kunnen testen. Maar met de stoomcursus nog vers in het geheugen, heb-

‘Wee degene die onderzoek gaat doen dat zich over verschillende archieven uitstrekt’ Bij de sites van het archief van Delft is er een aparte site, speciaal voor genealogisch onderzoek, onder de naam www.archief.delft.nl. Op zich een mooie, extra service, maar de reguliere site van het archief is te vinden onder www.delft.nl/archief. En dat wordt de argeloze bezoeker niet meteen duidelijk gemaakt. Al met al was het soms een zoekplaatje voor de testers, maar we zijn voor de IP-lezer uiteindelijk met een lijst van veertig – vindbare! – sites aan de slag gegaan. Helaas zag het panel zich geconfronteerd met zoveel archieven (en sites) dat, omwille van de praktische haalbaarheid van de test, een rigoureuze keuze nodig was. We hopen dat de Belgische lezers het ons niet euvel duiden dat we de selectie tot het Koninkrijk der Nederlanden hebben beperkt.

ben we besloten een aantal inhoudelijke vragen wat specifieker toe te spitsen op de wereld van de archieven. Dit betreft de vragen over de onderzoeksmethodiek (3), de onderzoekspraktijk (4) en in mindere mate de archiefbelevenissen (4). De andere vragencategorieën zijn ook in eerdere tests gebruikt, te weten de praktische info (1) en recent nieuws/publicaties/winkel (5). Testmethode Er is voor gekozen om in teams een selectie van de vragen te testen op alle sites. Op deze manier kreeg iedere tester in ieder geval alle veertig sites onder ogen. Per team zijn de resultaten vergeleken en is het eindvonnis geveld. Deze resultaten (in de vorm van ‘ja’ of ‘nee’) zijn in de matrix opgenomen. De vragen met een eventuele toelichting zijn tezamen met de overall conclusies en saillante details uit de test in dit artikel beschreven.

De test: vragen en methode Functionele kwaliteiten testen De functionaliteit van de website draagt bij of doet afbreuk aan de dienstverlening van het betreffende archief. Omdat archieven op internet betrekkelijk nieuw zijn en omdat ze veel ‘leken’-belangstellenden trekken, kan een duidelijke en gebruiksvriendelijke website veel uitmaken, zowel in het archief zelf als thuis. Verder zijn er inmiddels genoeg ‘do’s and don’t’s’ op het gebied van vormgeving en technische toegankelijkheid die ook voor archieven opgaan. Reden genoeg om ook in deze test vragen naar functionaliteit op te nemen. Uit de vorige IP-websitetests is ondertussen een aardige set vragen beschikbaar, die losjes gebaseerd zijn op de kwaliteitscriteria van de Internet Detective van de Koninklijke Bibliotheek.3 Voor wat betreft de functionele vragen hebben we die vragenset overgenomen en iets gemodificeerd om recht te kunnen doen aan de te onderzoeken archievenwebsites. De eerste testronde bestond uit puur functionele vragen over navigatie (1), gebruikersondersteuning (2), betrouwbaarheid (3) en toegankelijkheid (4). Het zijn testvragen die misschien niet voor elke willekeurige bezoeker van een archievenwebsite relevant of interessant zijn, maar die voor de informatie-

20

Testperiode Het panel heeft in de maanden februari-april 2003 de veertig sites getest. De eerste ronde bestond uit de vragen over de functionele criteria, de tweede ronde uit vragen over de inhoudelijke criteria. In de periode tussen de twee rondes lijkt een enkele site te zijn vernieuwd, maar de nieuwsarchieven maken evenwel geen melding van een nieuwe site. Bij Flevoland, Almere en Eindhoven hebben we per mail hierover navraag gedaan, omdat over het wel of niet veranderen van deze sites bij ons de meeste twijfel bestond. Flevoland heeft ons laten weten de site inderdaad gedurende de eerste testperiode vernieuwd te hebben. Van de rest hebben we geen geantwoord gehad.

De resultaten uit de functionele testronde Navigatie en lay-out Ten aanzien van de vragen naar de ‘look&feel’ van de archievenwebsites was de eerste constatering, dat van alle categorieën vragen hier de meeste antwoorden een redelijk hoog percentage ‘ja’ kregen. Desalniettemin hebben we moeten constateren dat de contrasten tussen de sites groot zijn. Nu zijn de collecties van de onderzochte archieven natuur-


lijk erg verschillend, maar we hadden niet verwacht zoveel ‘eilandjes’ te vinden die allemaal hun eigen oplossing bedacht lijken te hebben. Het viel de testers op hoe snel ze teruggrepen op de sitemap. Dit omdat het vaak niet mogelijk was om anderszins de weg te vinden op de site door slechte navigatietools en/of geen zoekfuncties. In negatieve zin sprong de site van Overijssel er uit. Daar kom je bij het aanklikken van bepaalde submenu-keuzes ineens in een andere site terecht, zonder de mogelijkheid om terug te keren. Dat je als bezoeker al tot de submenu’s weet te geraken, is overigens uitzonderlijk. De site is groen omkaderd met rode achtergrond. De afwezigheid van voldoende en gezonde contrasten maakt het surfen over een dergelijke site voor gewone én kleurenblinde (!) ogen wel erg moeilijk. Onze testers, bijvoorbeeld, hebben na drie minuten met knallende koppijn hun opdracht bijna aan de wilgen gehangen. Het viel ons tevens op dat er nog niet veel specifiek voor het web wordt geschreven en gestructureerd. Nu staan er in de archieven vele kilometers dozen met stukken; men kijkt dus niet op een metertje meer. Zou dat verklaren waarom op vele sites zo ongelooflijk veel lappen tekst staan, waar je maar blijft scrollen? En last but not least, humor is een mooi instrument om een site wat te verlevendigen, maar soms kun je daar in doorschieten en smaken verschillen. Zo heeft de site van Drenthe als visitekaartje op de pagina ‘bronnen’ een foto van een knipogend ‘asociaal element uit de Veenkolonie’. Het zal je opa maar wezen! Gebruikersondersteuning De website kan de eerste entree tot een archief zijn. Het kan voor de bezoeker belangrijk zijn om op verschillende manieren en tijden contact te kunnen leggen met deze organisatie. De snelheid waarmee de archieven reageren op e-mails van klanten en het antwoord dat ze geven, hebben we getest met de vraag ‘Waar kan ik de papieren versie van de inventaris van uw archief kopen?’. Aangezien enkele archieven (grote delen van) hun inventarislijsten elektronisch toegankelijk hebben gemaakt (waar-

Een knipogend ‘asociaal element uit de Veenkolonie’ op de site van het Drents Archief. Het zal je opa maar wezen!


voor hulde), was het soms wel erg vragen naar de bekende weg. Derhalve hebben we halverwege de test een reservevraag geïntroduceerd: ‘Kan ik op zaterdagochtend originele stukken aanvragen?’ Laten we vooropstellen dat we blij verrast zijn met het resultaat. Alle archiefdiensten (op twee na) hebben een mogelijkheid om via internet contact met hen op te nemen. Vaak door middel van een eenvoudige e-mail, maar soms ook via een keurig formulier. In sommige gevallen zit deze mogelijkheid ergens op de site verborgen en kostte het moeite hem te vinden. Het merendeel van de e-mails werd binnen enkele werkdagen beantwoord. Soms in de vorm van een tegenvraag om welke inventarislijst het gaat, maar heel vaak werd er direct al extra informatie verstrekt waarmee de klant verder kan. Bijvoorbeeld een overzicht van de inventarislijsten, tijden waarop ze af te halen of in te zien zijn, kosten, besteladressen en dergelijke. Alleen Tholen beschikt niet over een e-mailadres en verwijst de geïnteresseerde bezoeker voor vragen naar de telefoon. Op onze eenvoudige vraag gaven slechts twee archiefdiensten helemaal geen antwoord, te weten het RHC Overijssel en het Koninklijk Huisarchief. Voor de gebruikers is de service om vanuit huis zaken alvast te kunnen bestellen en dergelijke een waardevolle toevoeging van een website. De e-mail is ook prima te gebruiken voor het doen van een bestelling (ongeacht wat), maar jammer genoeg is er niet altijd goed aangegeven welke informatie je mee moet sturen om dit goed af te laten lopen. Bij sommige archieven is het eveneens mogelijk via de website kopieën van stukken te bestellen. Vaak gaat het hierbij om een bestelfunctie die onderdeel is van bijvoorbeeld een genealogisch zoeksysteem (Digitale Stamboom, ISIS) of een fotocatalogus. Kortom, een zeer plezierige dienstverlening aan de klant. We hebben gevraagd naar de mogelijkheid van online registratie. Dat blijkt nergens mogelijk, hetgeen ons niet verbaast, gezien het feit dat je voor registratie bijna altijd wel iets van een paspoort of rijbewijs moet kunnen laten zien. Toegankelijkheid In een test over toegankelijkheid mag een vraag over de webtoegankelijkheid voor ‘visueel of anderszins gehandicapten’ niet ontbreken. Enige jaren geleden is het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) gestart met de campagne ‘Drempels Weg’, die staat voor een bereikbaar en toegankelijk internet voor iedereen, ook voor mensen met een handicap.4 Om snel (en zelfs online) te kunnen testen of een site voldoet aan de richtlijnen van webtoegankelijkheid voor visueel gehandicapten,5 hebben we de programma’s Bobby en Lynx gebruikt (voor een uitleg zie de uitgebreidere versie van dit artikel op IP Online). De overwegend negatieve uitkomsten van Bobby en Lynx doen vermoeden dat het treurig gesteld is met de toegankelijkheid van archievensites. In veel gevallen moet de bezoeker over veel doorzettingsvermogen beschikken en alle hyperlinks ‘proberen’, ook al weet hij niet waar dat toe zal leiden. Uit de test blijkt dat hij op zijn best wat informatie

21

over het archief en de collecties zal vinden. Al met al blijken uiteindelijk van de dertig geteste rijks- en gemeentelijke archieven er slechts vijf te voldoen aan de eis van webtoegankelijkheid voor visueel gehandicapten, namelijk het Nationaal Archief, de rijksarchieven van Gelderland, Brabant en Flevoland en het gemeentearchief van Almere. Van de categorale archieven kwam slechts één archief goed uit dit deel van de test naar voren, te weten die van het Nederlands Instituut voor Beeld en geluid (NAA). Hier is duidelijk nog een wereld te winnen! Het testpanel heeft een hekel aan sites met hinderlijke multimediale toepassingen. Een flashanimatie ziet er gelikt uit, maar biedt vaak geen meerwaarde. En de nadelen kunnen groot zijn, zoals de lange laadtijd en de kans op het vastlopen van de pc. Het was dan ook prettig om te kunnen constateren dat gebruikers in alle onderzochte gevallen niet gedwongen worden om eerst een flashanimatie te ondergaan, maar gelijk aan de slag kunnen. De soms o zo handige aparte printversie van de site blijkt heel zeldzaam, alleen het Nationaal Archief en Apeldoorn bieden deze optie. Bij het testen van de interactiviteit van de sites bleek dat veel archieven beschikken over een heel uitgebreide gemeenschap van fanatieke stamboomonderzoekers. Daarnaast zijn er ook veel professionele onderzoekers actief. Internet is de uitgelezen mogelijkheid om deze mensen met elkaar in contact te brengen. Zij kunnen het medium benutten om elkaar te helpen zoeken en tips te geven bij specifieke vragen. Een aantal van de onderzochte archieven op internet biedt de gebruikers de kans om elkaar op deze manier te ontmoeten. Goede voorbeelden zijn het goed bezochte forum van het Nationaal Archief en het Archiefcafé van Tilburg. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat Tilburg gestopt is met het online spreekuur, omdat er in vijf maanden tijd maar één serieuze bezoeker een vraag heeft gesteld. Archieven kunnen hun websites eveneens gebruiken om meningen te peilen over bepaalde onderwerpen. Het panel heeft deze functionaliteit helaas nauwelijks aangetroffen. Een voorbeeld is een afgeronde enquête naar bezoekers van politieke websites op de website van het Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen. Betrouwbaarheid Hoewel redelijk vaak uitgelegd wordt wat het archief is en waarom het bestaat, is er maar zelden een inhoudelijke verantwoording van de site zelf. Waarom bepaalde dingen op de site staan en andere niet, wordt eigenlijk nooit toegelicht. En of de informatie op de site up-to-date is, is vooral iets waar de meeste categorale archieven zich druk over maken. De rest maakt daarvan zelden melding. Voor informatieprofessionals, maar ook voor andere belangstellenden, is het uitermate belangrijk om te weten waarin je zoekt. Archieven op internet kunnen immers op talloze manieren ontsloten worden. De gebruiker wil dan weten waarin hij of zij zoekt. Is het slechts een deel van de eigenlijke collectie? En zo ja, wanneer komt het andere deel dan online? Misschien is er een redactionele keuze

22

gemaakt om alleen hoogtepunten te laten zien uit een collectie, maar wellicht wordt de website juist bezocht door die ene persoon die al jarenlang op zoek was naar het deel dat niet wordt aangeboden. Die persoon zou erbij gebaat zijn om in ieder geval te weten waar hij of zij aan toe is. Talloze redenen dus om helderheid te verschaffen over het aanbod in de vorm van bijvoorbeeld een colofon. De vraag of de informatie up-to-date is, blijkt een andere dan de vraag of expliciet vermeld wordt wanneer een site voor het laatst gewijzigd is. Immers, sommige archieven hoeven niet veel nieuws te melden te hebben, en dan kan de laatste mutatiedatum gerust twee jaar eerder liggen. Als er andersom sprake is van tentoonstellingen die up-todate aangekondigd worden, is ook duidelijk dat de site bijgehouden wordt. De meeste sites bieden geen specifieke manier om met de verantwoordelijke persoon voor het onderhoud van de site in contact te komen. Een webmaster is als de kabouters: doet zijn/haar werk onzichtbaar op de achtergrond. Meestal is er wel een algemeen adres om vragen te stellen, kritiek en feedback te leveren. Op geen enkele site staat vermeld voor welke browser deze optimaal geschikt is. Alleen Groningen en Breda hebben nog een keus. In het panel zitten zowel Netscape- als Internet Explorer-gebruikers, en het blijkt in de praktijk dat eigenlijk alle sites met beide browsers goed te gebruiken zijn. Een enkele maal wordt aangegeven met welke schermresolutie de website het beste te bekijken is. In vergelijking met de resultaten van eerdere tests blijkt hier toch sprake van een zekere mate van standaardisering.

De resultaten uit de inhoudelijke testronde Praktische info We dachten dat de vraag naar NAW-gegevens eigenlijk een ‘open and shut case’ zou zijn. Echter… het is bijna niet te geloven, maar het archief van Flevoland heeft de NAWgegevens niet op de site staan. De bezoeker als ultieme spoorzoeker in de polder. Bijna net zo verbazingwekkend

Bij de zoekfunctie van het Regionaal Archief Alkmaar wordt verantwoord waarin je zoekt, en welke onderdelen van de collectie buiten beschouwing blijven


is het feit dat routebeschrijvingen niet overal usance zijn. Als extra dienstverlening aan de bezoeker zijn er vier archieven (waarvan eentje een categoraal archief) die de mogelijkheid bieden om opdracht te geven tot het doen van onderzoek. Bij de rest zal de bezoeker een andere (fysieke) weg moeten bewandelen. Onderzoeksmethodiek Aangezien het doen van archiefonderzoek een aparte discipline is (zie IP Online), hebben we een set vragen gemaakt, gericht op de moeite die archieven doen om hun bezoekers daarin bij te staan. Het testteam heeft zich bij deze vragen soepel opgesteld: als er enigszins termen werden uitgelegd – hoe minimaal dan ook –, is er een ‘ja’ genoteerd. We hebben de inhoudelijke kwaliteit daarvan dus niet getest. Bij de vraag naar de beperkingen, hebben we ook de

Voor de overzichten geldt wat ons betreft: hoe gedetailleerder, hoe beter. Daarbij tekenen we wel aan dat we ons bewust zijn van de problemen waarmee archieven te kampen hebben. Wanneer een archief niet beschreven is vanwege de achterstanden bij het inventariseren, kan het natuurlijk ook niet virtueel worden ontsloten. Daarnaast beschikt niet elke archiefdienst over kennis, budgetten en/of welwillende bestuurders die het belang van een goede website voor de klanten willen zien. We zijn echter gaan testen om te kijken hoe de stand van zaken is: daarbij past begrip, maar dient het oordeel ‘streng doch rechtvaardig’ te zijn. ‘Laat duizend bloemen bloeien’ lijkt het devies in de archiefsite-ontwikkelingswereld. Dat bleek al uit de andere testcategorieën, en dat gaat evenzeer op voor de onderzoeks-

‘Een standaard voor archiefwebsites à la Muller, Feith en Fruin zou zeer welkom zijn’ beschrijving van de letterlijke ontoegankelijkheid van een archief hieronder laten vallen, hoewel dit een minimale invulling is van de informatie die bij deze vraag gewenst is. Voor nieuwelingen in archiefonderzoek is op de meeste websites weinig hulp te vinden. Slechts zelden is er een handleiding voor het vinden van een archiefstuk, en vaktermen als ‘regestenlijst’, ‘plaatsingslijst’ of ‘toegang’ worden meestal niet of slechts heel summier uitgelegd. Hoe vaak zal iemand al afgehaakt zijn die las dat er voor een bepaald archief geen toegang bestaat, terwijl het wel toegankelijk is? De mensen die voorouderonderzoek doen, vormen de enige groep die soms nog enigszins bij de hand genomen wordt door middel van wegwijzers op onderwerp. Diverse sites leggen iets uit over de structuur van Doop-, Trouw- en Begrafenis-registers. De categorale archieven nemen de bezoeker het minst bij de hand. Kennelijk zien zij de bezoeker vooral als een professionele onderzoeker, die ‘archiefzoekvaardigheden’ in zijn of haar opleiding meegekregen heeft. Als het gaat om beperkingen die de nieuwbakken onderzoeker kan tegenkomen, wordt soms melding gemaakt van ontoegankelijkheid tot delen van archieven om privacyredenen. Een enkele archiefinstelling wijst ook op de moeilijkheid oude handschriften te lezen. Archieven waarvan delen door brand verwoest zijn (Middelburg en Rotterdam), wijzen netjes op hetgeen er niet meer is, maar benadrukken uiteraard de schatten die zij nog wel hebben. Onderzoekspraktijk Wij vinden dat hier de waterscheiding plaatsvindt, vandaar dat we aan deze vragencategorie extra aandacht besteden. Archiefsites kunnen nog zo veel, leuke, interessante of handige informatie op hun site zetten, maar waar het om gaat is de ondersteuning die je bij je onderzoek krijgt. We verwachten een beeld te kunnen krijgen van de archieven die bewaard worden en welke toegangen er zijn op de archieven die we willen zien. En liefst krijgen we de mogelijkheid om vanuit huis al voorwerk te doen in inventarissen of andere toegangen.


praktische ondersteuning. Dat levert staaltjes van bijzonder prettig werkende en goed gevonden, soms zelfs grappige, oplossingen op. Je moet ervan houden, maar hulp bij het zoeken van Haagse Harry is in elk geval niet saai. Die veelkleurigheid heeft echter ook zo zijn keerzijde. Wee degene die onderzoek gaat doen dat zich over verschillende archieven uitstrekt. Diegene moet telkens zijn/haar weg zoeken in alweer een andere interface, een andere database, een nieuwe manier van zoeken.6 Daarbij wordt slechts bij uitzondering verantwoord waarin je nu eigenlijk aan het zoeken bent en wat je vindt. Wie veertig sites bekeken heeft, duizelt het voor de ogen. Een standaard voor archiefwebsites à la Muller, Feith en Fruin zou zeer welkom zijn.7 De informatie die we in elk geval willen hebben, is een overzicht van de archieven die in een archiefbewaarplaats berusten. Dat zit doorgaans wel goed. Ruim driekwart van de archiefsites heeft een of ander overzicht. Hoe compleet die overzichten zijn, hebben we binnen de kaders van de test niet kunnen bekijken. Ook al omdat de meeste sites daarover zwijgen. Een gunstige uitzondering is Alkmaar: daar wordt bij de zoekfunctie netjes verantwoord waarin je zoekt, en welke onderdelen van de collectie bij een zoekactie buiten beschouwing blijven. De ervaren archiefonderzoeker weet dat veel archieven kaartenbakken of lokale databases hebben, die niet via internet ontsloten (kunnen) worden. Maar de incidentele bezoeker weet dat doorgaans niet, dus het mag allemaal wat duidelijker aangegeven worden. Opvallend: bij Brabantarchieven is het archievenoverzicht van het voormalige Rijksarchief in de Provincie niet online beschikbaar. Gelukkig is het (zeer uitgebreide) overzicht wel te downloaden in pdf-formaat. Helaas bieden slechts drie sites die download-mogelijkheid. Dat inventarissen en plaatsingslijsten minder vaak beschikbaar zijn via het web is jammer, maar wel begrijpelijk. Overigens hebben we bij het testen alleen gekeken of er inventarissen beschikbaar waren. Al was er maar één,

23

O

G D N F G A ww ver ww eld ww ren ww atio wwries ww ron ww ntil w.h ijs w. erl w. the w. na w. lan w. ing w. len ist sel ge an dre na a ryk d gro e na ori lde d tio l A tio sa nts nin n sch na rc na rgy rsa a g ce rch ala h lar e f rch r . n org arc ch rch ief t i e r ief u f.o ive hie m ief .nl r ov s.a ve g .nl e n.n n/ rijs l se l.n l

N

ww oor w. d-B bra r ba ab nta rc

Bij wet vastgestelde archieven Provinciale rijksarchieven Algemeen FORMELE CRITERIA Navigatie / lay-out Is er een zoekfunctie op de gehele site? Is er een sitemap? Blijft de hoofdstructuur zichtbaar binnen de gehele website? Kun je vanaf iedere pagina terug naar de beginpagina? Is in een oogopslag duidelijk wat de link naar de thuispagina is? Zijn eventuele pictogrammen duidelijk? Zijn de teksten leesbaar? Is het lettertype goed leesbaar? Gebruikersondersteuning / dienstverlening Is er een formulier/e-mailadres om vragen te stellen, kritiek/feedback te leveren? Hoe snel wordt de e-mail beantwoord (werkdagen)? Is het antwoord inhoudelijk voldoende, met suggesties en verwijzingen? Zijn er online hulppagina’s? Is het mogelijk om documenten en/of afbeeldingen te bestellen via de website? Is het mogelijk om je als gebruiker te registreren via de website? Is het mogelijk om documenten alvast klaar te laten leggen via de website? Toegangelijkheid Is de website toegankelijk voor visueel gehandicapten? Wordt er gebruik gemaakt van hinderlijke multimediale toepassingen? Wordt er een aparte printversie aangeboden? Zijn er andere mogelijkheden tot interactiviteit? Betrouwbaarheid Is er een e-mailadres van diegene die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de site? Wordt er vermeld op ‘home’ of ‘help’ welke browser(versie)s ondersteund worden? Wordt op de site een inhoudelijke verantwoording gepresenteerd (bijv. colofon of ‘over deze site’)? Is de informatie up-to-date? INHOUDELIJKE CRITERIA Praktische info Zijn de NAW-gegevens beschikbaar? Is er een routebeschrijving beschikbaar? Is de doelstelling / missie van het archief te vinden? Is er een link naar Archiefnet? Is er de mogelijkheid via de website een opdracht te geven tot een onderzoek? Onderzoeksmethodiek Is er een handleiding hoe je een archiefstuk kan vinden? Worden vaktermen uitgelegd? Zijn er wegwijzers voor veel gevraagde onderwerpen of veel gebruikte bronnen? Legt men uit welke beperkingen men in onderzoek tegen kan komen? Onderzoekspraktijk Is er informatie beschikbaar over de achtergrond van het archief? Wordt aangegeven welke toegangen in de leeszaal van het archief beschikbaar zijn?(papier/pc/intranet) Is er een online archievenoverzicht? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Zijn er inventarissen/plaatsingslijsten online raadpleegbaar? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Zijn nadere toegangen online raadpleegbaar? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Is er een online catalogus van de bibliotheek raadpleegbaar? Integrale toegang: is er een mogelijkheid om alle categorieën toegangen in één keer te doorzoeken? Archiefbelevenissen Is er een ‘Digitale Schatkamer’ (selectie van topstukken)? Is er een virtuele tentoonstelling? Zijn er educatieve ‘gimmicks’? Recent nieuws / publicaties / winkel Is er actueel nieuws van de archiefdienst ( < 2 maanden oud)? Is er een aanwinstenlijst van nieuwe archieven? Is er een lijst van recent ontsloten archieven, die nog niet online beschikbaar zijn? Is er een aanwinstenlijst van nieuwe boeken in de bibliotheek? Is er een webwinkel?

24

ja ja ja ja ja ja ja ja

nee ja ja ja ja nee ja ja

nee nee nee ja ja ja ja ja

ja nee ja ja ja ja ja ja

nee nee ja nee nee ja ja nee

nee ja ja ja ja nee nee nee


ja 1 ja nee ja nee ja

ja 12 ja ja nee nee nee

ja 1 ja ja ja nee nee

ja 2 ja ja ja nee ja


ja x x ja ja nee ja


ja nee ja ja

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee ja

ja nee nee nee

nee

nee

nee

nee

nee

nee

nee

nee nee

nee ja

nee nee

ja nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee

nee

nee

ja

nee

nee

nee

ja ja ja ja ja

ja nee ja nee nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja nee ja nee

ja nee ja nee nee

ja ja ja nee

nee nee ja nee

ja ja ja nee

nee nee nee nee

ja ja ja nee

nee nee ja nee

nee ja ja nee

ja ja

ja ja

ja ja

nee nee

ja ja

ja ja

ja ja

ja nee beperkt nee ja nee nee nee

ja nee nee nee nee nee nee nee

ja nee ja nee ja nee nee nee

nee nee nee nee nee nee nee nee

ja nee ja nee nee nee ja nee

ja nee ja nee ja nee ja nee


nee nee ja

ja nee nee

nee ja ja

nee ja nee

nee nee nee

nee ja ja

nee ja ja

ja ja ja nee ja

ja nee nee nee nee

ja nee nee nee nee

ja ja nee nee ja

ja ja ja nee ja

ja ja nee nee ja

ja ja ja nee nee


N

Z

L

F

U

A

De

R

E

A

T

B ww n wwlevo ww ms ww lme ww oor ww eela ww trec wwotte wwind rh ilbu wwimb w.g Ha ww red w.f lan c.t rg w.g ter w.a re em ag w. d-H w. nd w. ht w. rd w. hov w. ur w.s a i l d l e no ze h g r rijk g lm b a d e e h vo a em m e etu ur en m t e c o o a ere m n s l u e d g l rdh la tea an ein ba arc ee t ws e . s .nl r n n a e d r nte l/i dh tea ch n oll nd rch ch hie arc bo /sm t n i an ov ch tsa ef. ve arc rch de ief hie flim art d e n iev d rch x.h .br hie en n.n ief wa sa sit f.n bu en ha .am ed rch e.d tm ief f.r ter l l rg. .nl a a.n ott ws .nl g.n .nl ief s nl t ?id erd /te erd l l/w .or =5 st_ g am eb am 26 s sit .nl ite .nl 6 e hg a

Grotere gemeenten

nee nee ja ja ja ja ja ja

nee nee ja ja ja nvt nee nee

nee ja ja ja ja ja ja ja

nee nee ja ja ja nvt ja ja

ja nee ja ja nee nvt ja ja

nvt nee nee nee nee nee nee nee

ja ja ja ja nee ja ja ja


ja ja ja ja ja ja ja ja

nee nee nvt nvt nvt nvt ja ja

nee ja ja ja ja ja ja ja


nvt nvt nvt nee nee ja ja ja

ja 1 ja ja nee nee ja

ja 2 ja ja nee nee ja




ja 1 ja nee nee nee nee




nee x x nee nee nee nee




ja ja nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

ja nee nee ja

nee nee nee ja

nee nee nee ja

nee nee nee ja

nee nee nee nee

nee nee nee ja

nee nee nee nee

ja nee nee nee

nee

ja

ja

nee

nee

nee

nee

nee

ja

nee

nee

nee

ja

nee nee

nee nee

nee ja

nee nee

nee ja

nee nee

nee ja

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

ja nee

nee ja

ja

ja

nee

nee

nee

nee

nee

nee

ja

nee

ja

ja

ja

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja nee ja ja

ja ja nee ja ja

nee nee ja nee nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja nee nee nee nee

ja ja nee ja nee

ja nee ja ja nee

niet bereikbaar

ja ja ja nee

ja ja ja ja

nee ja ja nee

nee ja ja nee

ja ja ja ja

nee nee nee nee

ja ja ja ja

ja ja ja nee

ja ja ja ja

nee nee nee nee

ja ja ja ja

nee ja ja nee

niet bereikbaar

ja nee

ja ja

ja ja

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja ja nee ja nee nee nee

ja nee ja nee nee nee nee nee

ja nee beperkt nee ja nee ja nee

nee nee nee nee ja nee nee nee

ja nee nee nee ja nee ja ja

ja nee nee nee nee nee nee ja

ja nee nee nee ja nee ja nee

beperkt nee beperkt nee ja nee ja nee

ja nee ja nee nee nee ja ja

nee nee nee nee ja nee nee nee


ja ja beperkt nee beperkt nee ja nee


ja nee ja

ja nee nee

nee ja ja

nee nee nee

nee nee ja

nee ja ja

ja ja ja

ja ja ja

nee nee nee

nee nee nee

nee ja ja

nee ja nee

niet bereikbaar

ja nee nee nee nee

nee nee nee nee nee

ja ja nee nee nee

ja nee nee nee nee

ja nee ja nee ja

ja nee nee nee nee

ja nee nee nee ja

ja nee nee nee nee

ja nee nee nee ja

nee nee nee nee nee

ja nee nee nee ja

ja nee nee nee nee

niet bereikbaar


niet bereikbaar niet bereikbaar niet bereikbaar niet bereikbaar

niet bereikbaar niet bereikbaar niet bereikbaar

niet bereikbaar niet bereikbaar

niet bereikbaar niet bereikbaar niet bereikbaar niet bereikbaar

25

dan is een ‘ja’ ingevuld. Compleetheid is hierin niet te verwachten. Veel inventarissen zijn in gedrukte vorm verschenen voordat er nog sprake was van computers. Als ze beschikbaar zijn, levert dat veel tijdwinst op: je kunt aanvraagnummers verzamelen en via e-mail een aanvraag naar het archief sturen, zodat stukken klaargelegd kunnen worden als je naar de archiefbewaarplaats gaat. Scheelt vaak een halfuur wachten op de eerste stukken. Bij de overige toegangen is er goed nieuws voor de genealogen: zij worden doorgaans op hun wenken bediend! GenLias is de naam van deze database, die door vrijwilligers gevuld wordt met informatie uit doop-trouw-begraafboeken, bestanden van de burgerlijke stand en andere rele-

land geeft hierbij als extra een stappenplan, wat de bezoeker meteen goed op weg helpt. De meeste archieven beschikken over een handbibliotheek met relevante naslagwerken en monografieën. De verzameling streekgebonden literatuur is vaak uitgebreid en een essentieel hulpmiddel voor de onderzoeker. Het is prettig als de catalogus van die bibliotheek online beschikbaar is. Dat is bij minder dan de helft van de archiefsites het geval. Sommige archieven hebben een samenwerking met een provinciale bibliotheek. Bijvoorbeeld het Zeeuwse archief: daar kom je met een klik op de link rechtstreeks op de relevante pagina in Vubisweb terecht. In Drenthe werkt dat helaas niet zoals het bedoeld is: er is op de site een link naar PBC-catalogus te vinden, maar helaas zonder aanduiding hoe de hand-

‘Voor de meeste sites is er nog een wereld te winnen als het om doelgroepgericht communiceren gaat’ vante genealogische bronnen. Voordeel van zo’n overkoepelende aanpak is, dat de onderzoeker een uniforme interface krijgt voor alle informatie, uit welke archieven afkomstig dan ook. Een initiatief dat wat ons betreft navolging verdient voor de andere bronnen! De ultieme droom van de onderzoeker is de mogelijkheid om de stukken die in het archief berusten ook nog eens tevoorschijn te kunnen toveren via de website. We hebben daar in de test geen vraag over opgenomen, omdat we niet verwachtten dat tegen te komen. Zeven archieven stellen in elk geval enkele topstukken beschikbaar in de vorm van een ‘digitale schatkamer’. Blij verrast waren we door het archief van de provincie Utrecht: via NotaRis kun je zoeken in de notariële akten, waarna je een gescande afbeelding van de gevonden stukken kunt oproepen! De vraag naar ‘integrale toegang’, waarbij je met één zoekactie in alle databases kunt zoeken, leverde weinig op. Hoewel er vanuit zoektechnisch oogpunt nadelen aan kunnen kleven – je krijgt resultaten van verschillende niveaus door elkaar gepresenteerd – zien we de voordelen er ook wel van in. Je kunt nog eens op een archief- of webpagina in de site gewezen worden die je anders over het hoofd zou hebben gezien. Slechts drie sites (Utrecht, Flevoland en Den Haag) bieden die mogelijkheid. Informatie over de achtergrond van het archief, waarin aangegeven wordt welk verzamelbeleid het archief heeft, uit welke periode er stukken te vinden zijn en welke onderdelen verloren zijn gegaan of op een andere plek terecht gekomen zijn, kan een zinloze reis besparen. Voor drukbezette of krap gebudgetteerde bezoekers vinden wij dit eigenlijk essentiële informatie. Gelukkig kunnen we constateren dat deze informatie op de meeste sites aanwezig is, zij het soms wat summier. Op de meeste sites wordt wel aangegeven welke toegangen er in de leeszaal beschikbaar zijn. Het rijksarchief Fries-

26

bibliotheek te vinden is. De testers vroegen zich af of de medewerkers van het archief zelf wel weten dat hun boeken en dergelijke in de PBC-catalogus zijn opgenomen…? Archiefbelevenissen Wat valt er op een archiefsite te beleven? Voor wie gericht op zoek is op een archiefsite is deze vraag minder relevant. Maar een argeloze bezoeker is wellicht te verlokken tot een verder bezoek of ontdekkingstocht. Archieven hebben vaak prachtige pronkstukken waar niemand van weet, of die niemand meer kan zien omdat ze te kwetsbaar zijn. In een digitale schatkamer kunnen vol trots de topstukken uit de collectie worden getoond, bijvoorbeeld in een wisselende virtuele tentoonstelling. Er ligt ongelooflijk veel kennis en materiaal opgeslagen dat interessant is vanuit educatief oogpunt. Internet is natuurlijk hét middel om hier iets mee te doen. In het kader van het studiehuis krijgen steeds meer archieven te maken met gerichte vragen vanuit scholen. De mogelijkheid om lespakketten te bestellen, die in dat kader heel belangrijk is, hebben we niet onderzocht. Wel de vraag of er online educatieve zaken te beleven zijn, of men iets gedaan heeft met educatie en online mogelijkheden. Op de vraag of de archieven daar tijd of geld voor hebben, kunnen we uiteraard geen antwoord geven. Er valt zeker op bijna de helft van de onderzochte archiefsites het nodige te beleven. Hier verdient het Internationaal Informatiecentrum en Archief voor de Vrouwenbeweging (IIAV) een pluim. Het IIAV kent zowel archiefschatten, beeldarchiefschatten, als bibliotheekschatten. Bij deze schatten is steeds een keuze te maken uit meerdere online tentoonstellingen met verschillende onderwerpen uit de geschiedenis van de vrouwenbeweging. Bijvoorbeeld schoolfotoalbum 1900-1960, met foto’s van meisjesscholen en -vakantiekampen. Brabantarchieven besteedt aandacht aan steeds een andere verborgen schat. In Friesland is helaas de aandacht voor het ‘archiefstuk’


van de maand gestopt na de fusie van de diverse instellingen. Bij het Streekarchief voor het Gooi en de Vechtstreek (onder andere Hilversum) kun je meer leren over je eigen buurt met het project ‘Zappen in je buurt’: creatieve en ontdekkingsopdrachten voor leerlingen in het voortgezet onderwijs. De opdrachten zijn geschikt voor geschiedenis, aardrijkskunde, biologie en het vak ckv (culturele en kunstzinnige vorming). Onderweg in het online project kom je filmpjes, artikelen en foto’s tegen. Het Gemeentearchief Amsterdam kan van alle onderzochte archieven in educatief opzicht als voorbeeld dienen. De schatkamer verleidt de bezoeker om uren en uren rond te surfen, prachtige stukken te bekijken, erover te lezen en sommige afdrukken te bestellen. Ook zijn er spelletjes ter lering en vermaak. Kinderen, maar ook volwassenen, kunnen een VOC-schip bevaren, leren over besmettelijke ziekten door de eeuwen heen en in een spannende setting op zoek gaan naar hun voorouders. In deze categorie vallen ook de tijdbalken, waarop bezoekers een uitstapje kunnen maken naar hoogtepunten in de geschiedenis, gerelateerd aan een archiefstuk. Het Nationaal Archief heeft dit ook heel mooi gedaan. Het is en blijft een gadget, gewoon lekker klikken op plaatjes en thema’s die je interessant vindt, maar het geeft de bezoeker een goede indruk wat hij of zij kan verwachten en archieven een kans om hun schatten te etaleren. Recente nieuws/publicaties/winkel Deze categorie vragen zegt iets over de mogelijkheid van de (regelmatige) bezoeker om snel te achterhalen of er interessante nieuwe zaken zijn. Een categorie ‘nieuws’ verzorgen de meeste archievensites wel, maar een lijst van nieuwe aanwinsten aan archieven niet. En dat lijkt ons toch jammer, zeker voor de echte onderzoekers.

Conclusies Nog even voor alle duidelijkheid: de IP-websitetest is geen wetenschappelijk opgezette en uitgevoerde test, maar een steekproef onder veertig archieven die langs de lat van een aantal vragen gelegd zijn. Maar ook zonder het wetenschappelijke predikaat kunnen we zeker een aantal conclusies trekken. Hier en daar hebben we zelfs een suggestie menen te moeten geven. Moeilijk vindbaar? Zowel voor de professionele als niet-professionele gebruiker is het vaak zoeken met een lantaarntje naar de juiste site. De archieven hebben last van fusies, waardoor de sites worden samengevoegd, of van url veranderen, waarbij de (be)zoekers het nakijken hebben. En dan te bedenken dat het voor de niet-professionele gebruiker al een hele kunst is om überhaupt te achterhalen in welk archief hij/zij moet zijn. Het verzinnen van simpele adressen en het standaardiseren van adressen binnen de archiefsector zou al behoorlijk schelen!8 Hoe professioneel? Als we alle, zeer verschillende sites nog eens de revue laten passeren, mogen we constateren dat er een onevenwichtige


GenLias: uniforme interface

verdeling is in technische en inhoudelijke kwaliteit van de archievenwebsites. Het ware amateurstadium lijkt bij een aantal archieven voorbij te zijn. Deze professionele sites steken schril af tegen de enkele huis-, tuin- en keukensite (die van Limburg) die we zijn tegengekomen. In algemene zin kunnen we stellen dat de sites van de rijks- en regionale archieven, alsmede die van de categorale archieven, professioneler zijn opgezet dan de sites van de streek- en gemeentearchieven. Veel van de gemeentearchieven zijn ‘begraven’ in de site van de gemeente en doen zichzelf daarmee te kort. Wellicht dat het een budgetkwestie is. Al met al lijkt het ons aanbevelenswaardig wanneer er een set van minimale kwaliteitseisen komt waaraan een archievenwebsite dient te voldoen. Regionale samenwerking tussen archieven om van hun virtuele toegang en visitekaartje iets moois te maken, lijkt ons zeer aan te bevelen. Archieven zijn behoorlijk bezig met het professionaliseren, getuige bijvoorbeeld de onderzoeken en seminars van DIVA.9 Doelgroep gericht? Doelgroepgerichtheid is een onderwerp dat door de archieven nog wel eens onder de loep genomen mag worden. Voor de leek op het terrein van archiefonderzoek lijkt het ons plezierig om aan de hand te worden genomen: toelichting op onderzoek, uitleg van termen, goede sitemap en dergelijke zijn waardevol. Buiten de archievenwereld is het zeer gebruikelijk om verschillende doelgroepen (klanten, medewerkers, belangstellenden) naar verschillende onderdelen van een site te leiden, met op die doelgroepen toegespitste mogelijkheden. De vele genealogen die Nederland ondertussen rijk is, vormen een scherp te definiëren doelgroep die zich ook redelijk gemakkelijk laat bedienen. Met databases als GenLias en speciale zoekmachines op verschillende sites doet de archiefwereld haar best om deze omvangrijke doelgroep op een goede manier te bedienen. Voor de meeste sites is echter nog een wereld te winnen als het om doelgroepgericht communiceren gaat. Wanneer daar aandacht aan wordt besteed bij het ontwikkelen van de site, kunnen ‘ongelukken’ voorkomen worden, zoals sites die wemelen van het archivarissenjargon. Wij

27

H

N

D

A B E A D w aa w ijm w pe ww erg wwnsc ww lkm ww elft htmww.hrlem sta ww.n eg w. en sm ww.aldoo w. he w. aa w. dc ijm en ?id aar arc o en de arc r arc art pe rn u sc =1 lem hb p Z ltu eg hie hie sit ldo he 139 .n oz o ur en. f f.d e.d or a d l/s rec nl .nl om lkm e.n elf ws n.n / m re/ st t.n l/a a ?id l/ a a e rts Ar de l r.n rch =2 c ite l hie lijk ief 82 . 1 f/i ein nd for ex m .as ati p e/

Bij wet vastgestelde archieven Vervolg grotere gemeenten FORMELE CRITERIA Navigatie / lay-out Is er een zoekfunctie op de gehele site? Is er een sitemap? Blijkft de hoofdstructuur zichtbaar binnen de gehele website? Kun je vanaf iedere pagina terug naar de beginpagina? Is in een oogopslag duidelijk wat de link naar de thuispagina is? Zijn eventuele pictogrammen duidelijk? Zijn de teksten leesbaar? Is het lettertype goed leesbaar? Gebruikersondersteuning / dienstverlening Is er een formulier/e-mailadres om vragen te stellen, kritiek/feedback te leveren? Hoe snel wordt de e-mail beantwoord (werkdagen)? Is het antwoord inhoudelijk voldoende, met suggesties en verwijzingen? Zijn er online hulppagina’s? Is het mogelijk om documenten en/of afbeeldingen te bestellen via de website? Is het mogelijk om je als gebruiker te registreren via de website? Is het mogelijk om documenten alvast klaar te laten leggen via de website? Toegangelijkheid Is de site toegankelijk voor visueel gehandicapten? Wordt er gebruik gemaakt van hinderlijke multimediale toepassingen? Wordt er een aparte printversie aangeboden? Zijn er andere mogelijkheden tot interactiviteit? Betrouwbaarheid Is er een e-mailadres van diegene die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de site? Wordt er vermeld op ‘home’ of ‘help’ welke browser(versie)s ondersteund worden? Wordt op de site een inhoudelijke verantwoording gepresenteerd (bijv. colofon of ‘over deze site’)? Is de informatie up-to-date? INHOUDELIJKE CRITERIA Praktische info Zijn de NAW-gegevens beschikbaar? Is er een routebeschrijving beschikbaar? Is de doelstelling / missie van het archief te vinden? Is er een link naar Archiefnet? Is er de mogelijkheid via de website een opdracht te geven tot een onderzoek? Onderzoeksmethodiek Is er een handleiding hoe je een archiefstuk kan vinden? Worden vaktermen uitgelegd? Zijn er wegwijzers voor veel gevraagde onderwerpen of veel gebruikte bronnen? Legt men uit welke beperkingen men in onderzoek tegen kan komen? Onderzoekspraktijk Is er informatie beschikbaar over de achtergrond van het archief Wordt aangegeven welke toegangen in de leeszaal van het archief beschikbaar zijn?(papier/pc/intranet) Is er een online archievenoverzicht? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Zijn er inventarissen/plaatsingslijsten online raadpleegbaar? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Zijn nadere toegangen online raadpleegbaar? Zijn ze ook in PDF of Word-formaat beschikbaar? Is er een online catalogus van de bibliotheek raadpleegbaar? Integrale toegang: is er een mogelijkheid om alle categorieën toegangen in één keer te doorzoeken? Archiefbelevenissen Is er een ‘Digitale Schatkamer’ (selectie van topstukken)? Is er een virtuele tentoonstelling? Zijn er educatieve ‘gimmicks’? Recent nieuws / publicaties / winkel Is er actueel nieuws van de archiefdienst ( < 2 maanden oud)? Is er een aanwinstenlijst van nieuwe archieven? Is er een lijst van recent ontsloten archieven, die nog niet online beschikbaar zijn? Is er een aanwinstenlijst van nieuwe boeken in de bibliotheek? Is er een webwinkel?

28

ww eve w. nt hs er ij.n l/w w

Kleinere gemeenten

nvt nvt nvt nvt nvt nvt ja ja

nvt nvt nvt ja ja nvt ja ja

nee nee nvt ja ja nvt ja ja

nvt nee ja ja ja ja ja ja








ja 2 ja nee via e-mail nee nee

niet bereikbaar


nee nee ja nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

ja

nee

ja

nee

nee ja

nee nee

nee nee

nee

ja

ja nee ja ja nee


ja ja ja nee

niet bereikbaar

nee nee nee nee

ja

ja

ja

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee

ja

nee

ja

ja

ja ja ja nee nee

ja nee ja nee nee

ja nee nee ja nee

ja ja nee ja nee

ja ja ja ja nee

ja nee ja ja nee

nee ja ja nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

niet bereikbaar

niet bereikbaar

nee nee nee ja

nee ja ja nee

nee nee nee nee

ja ja

ja nee

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja

ja ja




nee nee ja nee ja nee ja nee


nee nee ja ja ja nee nee nee


nee nee nee

nee nee nee

nee nee nee

nee ja nee

nee nee nee

nee nee nee

nee ja nee

ja ja nee nee nee

nee nee nee nee nee

ja nee nee nee nee

ja nee nee nee nee

ja ja ja ja nee

ja nee nee nee nee

nee nee nee nee ?


nee niet bereikbaar niet bereikbaar


S H T G ww itta ww ilve wwhole ww oud w. rd w.h rs w. n w. a sta u tho rsn (s o m ds me et. tre len arc .pl (st nl/ ek .nl h an re ief ww sa ar e -si hm ch t.n eka /sa t tar l/~ rc ief b d qu hi -ge ) iss ef lee am ) n.n a

l

K N w on O ed I I D Ne Ne die ww.kinkl Ne ww orl . In Sont. In Vrnt. In Po oc. H w d d ns on ijk ww d. w.n ogs sti ww cia st ww ou fo ten in H ww lit ce ww isto. Ec ind ww.b . Au w. Ar iod do tuu w. le . v .ht klijk ui w. we C ex ee di w. iek ntr w. ris on na ch iis g oo t c iia n en . dn e u 2 n l ml hu s A nl u v o de ov i.n it c . e g.n es r h v.n be a m h h pp Pa m m o ?h is rc tm ng is l ec a o i we rc A l l/i ch . uis .nl h e .nl rt N u s n e r l tuu n lui ee l rc ch n i h ije ed arc /ho ief t e g d hie ati d.n l A ex de ing ief n . r hie fho nl. n e I l f / r n c f.h ud htm is sti h tm ing ief tuu l l / t

Bijzondere archiefinstellingen DNPP IIAV IISG

NAI

NAA


nee nee ja nee nee ja ja ja




nee nee nee nee nee nvt ja ja


ja ja nee ja ja ja ja ja

ja ja ja nee nee nee nee nee

nee nee ja ja nee nee ja ja



ja 1 ja nee ja nee nee


nee nvt nvt nvt nvt nvt nvt


ja 2 ja nee ja nee ja



ja 1 ja nee ja nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee

niet bereikbaar

nee nee nee ja

nee nee nee ja

nee nee nee ja

nee nee nee nee

ja

ja

ja

ja

ja

nee

ja

nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

ja

ja

nee

ja

ja

ja

ja ja nee nee nee

ja nee ja ja nee

ja nee ja ja nee

ja nee ja ja nee

ja nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee ja nee

nee nee nee ja

nee ja nee nee

niet bereikbaar

ja nee

ja ja

ja ja



nee ja nee ja nee nee nee nee

NEHA

KHA


nee nee nee nee nee nee ja ja

nvt nvt ja nee nee nee


ja nee nvt nee nee nee nee

ja nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee nee

ja

nee

ja

ja

ja

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

nee nee

ja

ja

ja

nee

ja

ja

ja

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja ja

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

ja ja ja ja nee

niet bereikbaar

nee ja nee nee

nee nee nee nee

nee nee ja ja

nee ja nee nee

nee nee nee nee

nee nee nee ja

ja ja ja ja

nee nee nee nee

ja ja

ja ja

ja ja

ja ja

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja

ja ja

ja nee

ja ja nee nee nee nee nee nee



ja nee ja ja nee nee ja nee








ja nee nee

nee nee ja

nee nee nee

niet bereikbaar

niet bereikbaar

nee nee nee

ja ja nee

nee ja ja

nee ja ja

nee nee ja

ja ja nee

nee nee nee

nee nee ja

ja nee ja nee nee

ja nee nee nee nee

nee nee nee nee nee

nee nee nee nee nee

nee nee nee nee nee

ja nee nee nee ja

ja nee nee nee ja

ja ja nee nee nee

nee nee nee nee ja

ja ja ja nee nee

ja nee nee nee nee

nee nee nee nee nee




niet bereikbaar

ja ja nee ja ja ja ja ja

NIOD

e-mailadres IISG

29

vrezen dat dit de incidentele bezoeker afschrikt. Je kunt je afvragen of die vervolgens het archiefgebouw nog durft te betreden. En dat zal zeker niet de bedoeling van de website zijn! Andere sites (bijvoorbeeld Brabantarchieven) leggen keurig uit hoe hun archief opgebouwd is, hoe je je weg kunt vinden en verklaren de gebruikte termen. Het kan dus wel.

Topsite nr. 1 volgens het IP-testpanel: Nationaal Archief

Voor de visueel gehandicapten zijn de meeste archieven nog niet ingericht. En dat in het jaar van de gehandicapte. Voor velen onder hen biedt ict juist nieuwe mogelijkheden om informatie te vergaren, ook via internet. Iets voor de archieven om bij vernieuwing van hun sites mee te nemen. Archiefmateriaal online beschikbaar? Er is nog maar heel weinig archiefmateriaal online raadpleegbaar. De twee uitzonderingen zijn: de genealogische database (zoals Genlias en Isis), die in ieder geval de informatie-inhoud van de archiefstukken online raadpleegbaar maakt. En ten tweede een aantal fotoarchieven dat redelijk compleet, althans in grote aantallen foto’s, gedigitaliseerd aanwezig is. Daarnaast beperkt het online te bekijken materiaal zich tot topstukken, het ‘tresoor’. En dat is jammer. Juist het vanuit huis kunnen vinden en raadplegen van archiefstukken, kan de drempel van de archieven verlagen en tegelijkertijd het hanteren van originele archiefstukken beperken tot een eenmalige filmopname of scan. Natuurlijk zijn grootschalige conserverings- en digitaliseringsprojecten kostbaar. Maar wellicht kunnen de archiefinstellingen een vergoeding vragen voor dit soort gebruik van de collecties.

Toegankelijk? Als de archieven inderdaad serieus zoeken naar mogelijkheden om de toegankelijkheid te vergroten, dan is een goede website daarbij een van de middelen. Wat jammer dan ook dat sommige archieven daar niet optimaal gebruik van maken. Ter illustratie: een van de testers is goed bekend met het archief van Nijmegen, voorwaar een juweel van een archief. Sinds enige jaren is het in een splinternieuw gebouw gehuisvest en is het serviceniveau hoog. De omvang van de site van het gemeentearchief van de oudste

‘Het vanuit huis kunnen vinden en raadplegen van archiefstukken, kan de drempel van de archieven verlagen’ Zeker waar het collecties betreft die internationaal interessant zijn, kan door de veel grotere potentiële groep belangstellenden een bescheiden vergoeding worden opgebracht die de instellingen in staat stellen meer materiaal digitaal toegankelijk te maken. Maar ook binnen het Nederlandse taalgebied zijn er meer mensen met belangstelling voor (lokale en familie-)historie dan de vasthoudende groep die nu de drempel van het archief weet te passeren. Is het ook leuk op de sites? Digitale schatkamers, virtuele rondleidingen, educatieve gadgets zijn helaas nog beperkt aanwezig. Hier denken we dat nog een grote slag te maken is. Toon de bezoeker pronkstukken in wisselende virtuele collecties om te laten zien wat er in de kelders, zalen en kasten allemaal aan moois ligt! Internet is hiervoor een uitermate geschikt medium. Dat geldt eveneens voor educatieve toepassingen. Ook hier wordt nog slechts mondjesmaat van de mogelijkheden gebruik gemaakt.

30

stad van Nederland is echter omgekeerd evenredig aan het belang van de collectie en omvat slechts drie pagina’s. Het is zo een piepklein virtueel raampje in een heel, heel groot pakhuis. Vanuit webmarketingperspectief een weinig professionele aanpak. Het archief met de mooiste virtuele etalage was naar onze mening dat van Amsterdam. De gebruiker ondersteund? Complimenten voor de snelle reactie op e-mails! Hier kan menig commerciële organisatie een puntje aan zuigen. Niet alleen een snel, maar vaak ook een gedegen antwoord. Ook de service waardoor je online stukken kunt bestellen, is een zeer welkome ondersteuning. Helaas biedt pas een kwart van de archieven deze mogelijkheid. Zoals we bij onze kritische punten over de gerichtheid op de doelgroep al hebben geconcludeerd, valt er aan de inhoudelijke ondersteuning van de bezoeker nog behoorlijk wat te verbeteren. Wellicht is het een idee om gezamenlijk een beknopte online cursus te ontwikkelen voor op


Topsite nr. 2: Gemeente archief van Amsterdam

Topsite nr. 3: Provinciaal rijksarchief Utrecht

de sites, als entree of opstapje naar de cursus die archieven voor hun bezoekers verzorgen.

catieadviesbureaus), Bea Pijn-Blom (medewerker Universiteitsbibliotheek/Historisch Documentatiecentrum VU), Marian Papavoine (informatiespecialist Theologische Faculteit Tilburg en stafmedewerkster IWFT Vrouwennetwerk Theologie), John van de Pas (consultant bij Caesar Explicit en historicus), Esther Velthuis (webmaster Universiteitsbibliotheek Leiden), Marijke Verstappen (directeur Hotei Management & Associate bij MXI/Managers), Marianne Vos (records manager/archivaris thuiszorg-organisaties), Robert van Vuuren.(afgestudeerd Archiefwetenschappen UvA).

Topsites? Als we alle vragen op een rijtje zetten en plussen en minnen, komen we tot de volgende top-9 van sites die meer dan vijftig procent ‘ja’ hebben gekregen: 1. Nationaal Archief 2. Gemeentearchief van Amsterdam 3. Provinciaal rijksarchief Utrecht 4. Gemeentearchief Den Haag 5. Gemeentearchief Tilburg 6. Provinciaal rijksarchief Noord-Brabant 7. Internationaal Informatiecentrum en Archief Vrouwenbeweging (IIAV) 8. Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) 9. Provinciaal rijksarchief Zeeland Het bekijken waard! We bevelen eenieder aan om de sites van het IISG, Gemeentearchief Amsterdam en rijksarchief Noord-Brabant beslist eens te bekijken.

Tot slot Archieven vormen een interessante wereld. Dat moge blijken uit het feit dat de niet-archief-deskundigen in het IP-testpanel met veel plezier deze test hebben afgenomen. Dat het neuzen in archieven zelfs verslavend kan zijn, kunnen wij beamen. Een van de testers heeft ondertussen een baan in de archiefwereld aanvaard. Een ander is op haar vrije zaterdag een archiefcursus gaan volgen. Uw testpanel Manja Koomen (op persoonlijke titel), Jan Molendijk (online uitgever bij IDC Publishers bv), Corinne Noordzij (informatiespecialist bij Paul Kok Consultants en bij Hill & Knowlton Nederland, allebei communi-


Noten 1. Vorige webtesten: wetenschappelijke bibliotheken, IP jrg. 3 nr. 5; openbare bibliotheken, IP jrg. 4 nr. 2; corporate websites, IP jrg. 4 nr. 10; WebWegWijzers, IP jrg. 5 nr. 6; krantenwebsites IP jrg. nr. 6. 2. We houden ons bij deze websitetest aan de definitie uit de Van Dale: verzameling van geschreven stukken, oorkonden, akten, bescheiden, registers enzovoort, die betrekking hebben op het bestuur van staat, gewest of gemeente, van een instelling of vereniging, van de werkkring van een openbaar ambtenaar of van een geslacht. 3. www.kb.nl/kb/zoek/db/detective-en.html 4. www.drempelsweg.nl 5. In deze test hebben we ons beperkt tot de toegankelijkheid voor visueel gehandicapten. 6. Dit hadden we overigens ook al bij Navigatie/lay-out mogen constateren. 7. Meer dan honderd jaar geleden verscheen S. Muller Fz, J.A. Feith, R. Fruin Th. Az., Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (Groningen, 1898), waardoor een tot dan toe ontbrekende eenduidigheid in het Nederlandse archiefwezen werd bereikt. Vanzelfsprekend plukken onderzoekers daar ook de vruchten van. 8. Over zoeken gesproken: op de site van IP Online (www.informatieprofessional.nl) staat nadere informatie over het archiveren van websites. 9. DIVA is een vereniging voor instellingen die een functie vervullen op het gebied van vormen, beheren, beschikbaar stellen en inspecteren van documentaire informatie en archieven; voor (not-for-profit) opleidingen op het terrein van documentaire informatie en archieven en voor verenigingen van beroepsbeoefenaars in het veld van de documentaire informatievoorziening en het archiefwezen.

31

Er valt nog een wereld te winnen

Recommend Documents