EQUAL. Verslag. Agentschap SZW. Een verslag van de voorlichtingsbijeenkomsten op. 25 juni en 2 juli 2001 in Concert- en congresgebouw

Agentschap SZW

EQUAL Verslag Een verslag van de voorlichtingsbijeenkomsten op 25 juni en 2 juli 2001 in Concert- en congresgebouw de Doelen te Rotterdam

Aan dit verslag kunnen geen rechten worden ontleend

Inhoudsopgave 3

Inleiding

1

Programma

4

2

Presentaties

5

5

A. Openingswoord

dhr. B.J. Thomassen, manager a.i. Business Unit ESF 2000 - 2006

7

B. Plenaire toelichting op het aanvraagformulier

dhr. M. Heidenis, teamleider a.i. Service Unit EQUAL

3

Bijlagen:

Overzicht vragen en antwoorden beide voorlichtingsdagen

13

1. PowerPoint-sheets van plenaire toelichting op het aanvraagformulier 2. Hand-out: beschrijving toetsingsprocedure aanvraag EQUAL 3. Schema tijdpad aanvraag en beoordeling EQUAL 4. Brief intentieverklaring en bijlage

Verslag van de voorlichtingsbijeenkomsten in juni & juli 2001

2

Inleiding Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft in maart 2001 vier voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd rond EQUAL: het Communautair Initiatief van de Europese Unie om ongelijkheid en discriminatie op de arbeidsmarkt te bestrijden. Met EQUAL-subsidie kunnen organisaties vernieuwende projecten opzetten om arbeidsmarktgerelateerde ongelijkheid tegen te gaan. De doelstelling van deze bijeenkomsten was tweeledig. Enerzijds om potentiële uitvoerders van EQUAL-projecten bekend te maken met de regeling EQUAL. Anderzijds om geïnteresseerden bijeen te brengen, zodat men kennis kon maken met mogelijk interessante EQUAL-partners. Aan de drukbezochte bijeenkomsten namen in totaal meer dan 800 mensen deel. In aanvulling op de voorlichtingsbijeenkomsten van maart heeft de Service Unit EQUAL van het Agentschap SZW voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd over het aanvraagformulier en de projectadministratie. Deze vonden plaats in Concert- en congresgebouw de Doelen in Rotterdam, op 25 juni en 2 juli 2001. Deze bijeenkomsten hadden een ander karakter dan de bijeenkomsten van maart. De bijeenkomsten van juni en juli jl. waren zeer praktisch van aard. In een plenair gedeelte is gezamenlijk het aanvraagformulier doorgenomen op de belangrijkste inhoudelijke en financieel-administratieve aspecten. Aansluitend op de plenaire behandeling van het aanvraagformulier konden deelnemers hierover algemene vragen stellen. Daarna was er, onder het genot van een kopje koffie, de gelegenheid om aan medewerkers van de Service Unit EQUAL nadere individuele vragen te stellen. In onderdeel 1 van dit verslag vindt u het complete programma van beide dagen. Daarna treft u in onderdeel 2 een weergave van de gehouden presentaties. In onderdeel 3 vindt u een overzicht van de door het publiek gestelde vragen en de gegeven antwoorden op deze vragen. Tenslotte zijn in de vier bijlagen een aantal relevante stukken opgenomen. Voor meer informatie over EQUAL kunt u ook de website www.minszw.nl/equal-voorlichting bezoeken.


3

1 9.30

Programma

Ontvangst en registratie Inloop, met koffie

10.00

Openingswoord dhr. B.J. Thomassen, manager a.i. Business Unit ESF 2000 - 2006

10.10

Plenaire toelichting op het aanvraagformulier dhr. M. Heidenis, teamleider a.i. Service Unit EQUAL - invulling inhoudelijk gedeelte - invulling financieel-administratief gedeelte

11.00

Gelegenheid tot het stellen van algemene vragen

11.30

Foyer: gelegenheid tot het stellen van individuele vragen, met koffie

13.00

Einde


4

2

Presentaties

A

Openingswoord dhr. B.J. Thomassen, manager a.i. Business Unit ESF 2000 - 2006

Goedemorgen dames en heren, Ik heet U welkom op deze voorlichtingsbijeenkomsten van het Agentschap SZW waar het aanvraagformulier en de projectadministratie EQUAL centraal staan. Circa twee weken geleden waarschuwde de Nederlandsche Bank nog voor tragere economische groei, maar tegelijk maakte het CBS bekend dat de werkloosheid met zo’n 5.000 mensen per maand blijft dalen. Niets aan de hand dus zou je al gauw denken: de arbeidsmarkt lost alle problemen zelf op! U en ik weten wel beter. In ons land en elders in de Europese Unie zijn er nog veel te veel groepen die ontdekken dat de deur naar de arbeidsmarkt voor hun neus dicht valt of dat deze hooguit op een kiertje staat. En anderen, die wel werken, ontdekken dat er mechanismen werkzaam zijn die hun kansen kleiner of tenminste anders maken dan ze zouden horen te zijn. Het programma EQUAL richt zich op deze problematiek. Het biedt de kans om gezamenlijk, regionaal, nationaal en transnationaal, nieuwe strategieën te onderzoeken en te leren van alles dat goed òf juist fout gaat. Ik moet u zeggen dat ik verheugd ben u in deze getale in de Doelen te mogen verwelkomen. Ook bij eerdere regelingen zoals Adapt en Employment en de voorlichtingsbijeenkomsten EQUAL in maart jl. waren wij een hoge opkomst gewend. U heeft naar mijn idee een goede stap gezet door hier vandaag aanwezig te zijn en actief deel te nemen aan deze bijeenkomst. Het is belangrijk dat wij met elkaar blijven communiceren en van elkaar blijven leren. Een aantal van u heeft wellicht ook deelgenomen aan de voorlichtingsbijeenkomsten in maart. Deze bijeenkomsten hadden een tweeledig doel: kennis maken met de nieuwe regeling EQUAL en het ontmoeten van interessante EQUAL-partners. Deze bijeenkomsten over het aanvraagformulier en de projectadministratie zijn hierop het logische vervolg. In de afgelopen tijd heeft u uw project verder uitgedacht en hopelijk het aanvraagformulier grondig bestudeerd. Vandaag is de gelegenheid om de kleine én grote vragen te stellen die bij u zijn opgekomen en af te tasten of u op de goede weg bent. Daarnaast willen wij u een handreiking geven hoe u het beste uw ideeën kwijt kunt in ons formulier en zijn wij beschikbaar om uw praktische vragen over het formulier en de projectadministratie te beantwoorden. Mijn medewerkers zijn voor u herkenbaar aan hun badge met de rode EQUAL-stippen. Aarzelt u vooral niet om hen straks in de foyer te benaderen met uw vragen. En maakt u vooral ook gebruik van de mogelijkheid om met interessante partners te praten. Het zou natuurlijk kunnen zijn dat u ook na vandaag nog met vragen zit. In dat geval kunt u altijd contact met ons opnemen. Ook adviseer ik u om onze EQUAL-website in de gaten te houden. Deze website wordt zoveel mogelijk voorzien van actuele informatie over de uitvoering van de regeling. Momenteel zijn wij nog te vinden op de site van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zoals u echter inmiddels heeft begrepen, valt vanaf 1 april jl. de uitvoering van de regeling EQUAL onder de verantwoordelijkheid van het nieuw opgezette Agentschap SZW. Vanaf dit najaar zal het agentschap een eigen website hebben. Vanaf dat moment kunt u dan ook informatie over EQUAL vinden op, u raadt het al: www.agentschapszw.nl . U kunt bij dit agentschap niet alleen terecht voor EQUAL, maar ook voor de nieuwe regeling Doelstelling 3 en de nog af te ronden regelingen Adapt, Employment, Doelstelling 4 en ook Doelstelling 3. Het agentschap voert deze


5

regelingen uit in opdracht van en in nauw contact met het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Op deze manier kunnen beleid en uitvoering zo veel mogelijk van elkaar leren en ‘profiteren’. Dan nu het programma van deze dag. We starten zo dadelijk met een toelichting op het aanvraagformulier door Michel Heidenis. Hij zal u enkele adviezen geven om het formulier op een efficiënte manier in te vullen. Ook zullen een aantal concrete aspecten aan de orde komen, waarvan wij inmiddels van u hebben vernomen dat daar nog veel vragen over bestaan. Zowel het inhoudelijke als het financiële deel van het aanvraagformulier zal worden behandeld. Daarna bent u in de gelegenheid om uw vragen te stellen. Stelt u ons die vragen over uitvoeringsaspecten of beleid die ook voor uw collega-deelnemers interessant zouden kunnen zijn. Daar waar wij uw vragen over het beleidtechnische zaken niet direct kunnen beantwoorden spelen wij deze door aan de Directie Arbeidsmarkt van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, opdrachtgever van dit Communautair Initiatief, waarvan wij uitvoerder zijn. De antwoorden zullen wij binnen 14 dagen op de website plaatsen. Voor de meer ‘persoonlijke’ vragen kunt u terecht in het laatste programma-onderdeel van vandaag. Mijn medewerkers zijn straks in de foyer beschikbaar om dergelijke vragen te (proberen te) beantwoorden. U treft in de foyer hiervoor een inhoudelijk en een financieel-administratief gerichte stand. Ook uw vragen over het invullen van de diskette met het aanvraagformulier kunt u hier kwijt. Ten slot wil ik nog even wijzen op een door ons ontwikkeld peilingsformulier. Deze is bij binnenkomst door onze medewerkers aan u uitgereikt. De aanvragen voor EQUAL zijn nog in voorbereiding en veel zal nog niet duidelijk zijn. Voor het agentschap SZW is het daarom ook lastig plannen. U kunt ons echter helpen door het peilingsformulier in te vullen. De formulieren kunt u weer inleveren bij onze medewerkers. Ik wens u een nuttige EQUAL-ochtend toe en geef graag het woord aan Michel Heidenis.


6

B

Plenaire toelichting op het aanvraagformulier dhr. M. Heidenis, teamleider a.i. Service Unit EQUAL

Goedemorgen dames en heren, Er hebben in maart jl. reeds vier bijeenkomsten met een beleidsinhoudelijk karakter plaatsgevonden. Thema van deze bijeenkomst ligt op het uitvoeringstechnische vlak, al kan ik mij voorstellen dat er een aantal zaken is waarbij beleid en uitvoering erg dicht bij elkaar liggen. Wij zien het mede als onze taak dit goed uit elkaar te halen. Ik acht het niet uitgesloten dat u, op het moment dat u het door ons toegezonden pakket in de bus kreeg, enigszins onder de indruk bent geraakt van de omvang ervan. Het doel van deze presentatie is vooral om alles in het perspectief te plaatsen van het hele proces dat met de aanvraag is gemoeid. De aanvankelijke schrik die het pakket misschien bij u teweeg heeft gebracht, hoop ik hiermee ook weg te nemen. Een en ander zal gebeuren in de vorm van een aantal aanwijzingen in hoofdlijnen van hoe u hiermee dient om te gaan. Ik had hierbij de volgende indeling voor ogen. Vervolgens wordt aan de hand van sheet 3 ingegaan op welke onderwerpen aan de orde zullen komen. 1. Waarom dit formulier? Sheet 4

• • • •

•

Om aanvragen op een faire en voor iedereen gelijke manier te beoordelen is het noodzakelijk dat door iedere aanvrager gegevens op gelijke wijze worden aangeleverd; Het werkt ook versnellend in de beoordeling (we hebben in principe maar drie maanden de tijd); Daarnaast dient men niet te vergeten dat het gaat om Europees geld en dat ook de Europese Commissie structuureisen stelt en wil weten om wat voor aanvragen het gaat; De automatiseringsgedachte speelt hier natuurlijk ook een rol, vooral omdat een groot aantal door u verschafte gegevens op digitale wijze wordt verwerkt in Brussel (Common Database) zowel om de aanvrager behulpzaam te zijn bij het zoeken van een transnationale partner (daar kom ik later nog op terug) als om een inzicht in het budgetbeslag te krijgen. Dat laatste is voor ons uiteraard ook van belang; De kans van slagen is bij een gestructureerde aanpak met een daarop geënte werkwijze, groter.

2. Proces van beoordeling Sheet 5 Zoals u wellicht weet is er in het totale beoordelingsproces sprake van twee toetsen. De eerste op basis van uw aanvraag in te dienen op uiterlijk 15 augustus aanstaande en de tweede op basis van uw definitieve aanvraag. Deze dient u in te dienen op 15 mei 2002. Ik zeg 15 mei 2002, dat staat ook in de regeling, maar ik verzoek u met klem om het niet op deze datum te laten aankomen. U staat voor de start van het project en u houdt geen marge meer over om eventuele niet voorziene problemen het hoofd te kunnen bieden. Ik zwijg daarbij maar over de transnationale afstemming. Voor het overzicht hebben we e.e.a. nog even in een hand-out samengevat die verkrijgbaar is bij onze stand samen met een schema van het tijdpad .

• • • •

Met “hoor” en “wederhoor” wordt vooral de interactie met u als projectaanvrager bedoeld; De gehele uitwerking van uw projectvoorstel in eerste aanleg vindt plaats gedurende actie 1 ; In de hand-out en het bijbehorend schema komt het verschil in beide toetsen aan de orde; Bij de eerste toets gaat het vooral om een kwaliteitstoets, daar ligt althans het zwaartepunt, de tweede toets heeft vooral betrekking op de uitwerking en is dus gedetailleerd “einddeclaratieniveau” .

Sheet 6 Om u wegwijs te maken in -op wat u op het eerste gezicht zou kunnen overkomen als een doolhof- het aanvraagformulier heb ik ervoor gekozen om niet per vraag in te gaan op wat u zou moeten invullen.


7

Er is daarentegen gekozen voor een benadering waarin in wordt gegaan op het proces dat schuilgaat achter een adequate invulling van een dergelijk formulier. Dit proces is in te delen in een aantal stadia waarvan, zo leert ervaring van de afgelopen vijf jaar, geen enkele stap kan worden overgeslagen. Ik wil hierbij het volgende benadrukken: Slechts uit een (vooral voor uzelf) heldere probleem-definitie laat zich een bruikbaar idee genereren. En pas als het basisidee van het project goed geformuleerd is (hetgeen m.i. alleen mogelijk is als u de visie zelf duidelijk voor ogen heeft) kunt u zich “wagen” aan de volgende stappen. De partners kunt u pas zoeken als u een taakverdeling voor ogen heeft evenals de daarbij behorende formulering en toedeling van taken/activiteiten. U ziet dat bij het Ontwikkelings Partnerschap alles een operationeel karakter krijgt. Het kostenplaatje sluit de zaak af. De stappen worden dus uiteindelijk steeds concreter. U ziet dat de innovativiteit en empowerment de belangrijkste rol spelen bij het idee. Transnationaliteit en mainstreaming (inclusief de disseminatie-activiteiten) spelen vooral op operationeel niveau

een rol. Alles gaat van abstract naar concreet niveau. U kunt dus geen stap overslaan. Hierbij zij wel opgemerkt dat het goed mogelijk is dat u verschillende stappen (onbewust) al gezet heeft of in gedachte had. Het kan zo zijn dat er sprake is van een “waaierd” op zich heldere problemen met daaruitvoortvloeiende ideeën voor een oplossing, waaruit nog een thema , een Leitmotiv zo u wilt, gevormd moet worden. Dit laatste is noodzakelijk om tot een gerichte aansluiting op een van de thema’s van EQUAL te kunnen komen. Het is dus uitdrukkelijk niet mijn bedoeling om u in een of ander schema te persen, maar wel om u bewust te maken dat dit soort processen een aantal noodzakelijke stadia kent voordat u het project “voor u gaat zien” . Het lijkt misschien wat paradoxaal maar het maakt uiteindelijk alles een stuk eenvoudiger en overzichtelijker. 3. Elementen van de aanvraag Sheet 7/8 1. Inhoud

De kern van de inhoud wordt voor wat het agentschap betreft gevormd door de projectomschrijving. De vraag in het formulier is daar ook op gericht. Ik had het net over de probleemdefinitie en de beschrijving van het idee. De opmerking dat dit helder omschreven moet zijn lijkt meer een open deur dan het in werkelijkheid is.

Ik lees u even de volgende projectomschrijving voor: “Het is de laatste jaren gebleken dat er grote achterstanden zijn geweest in de positie van de vrouw in alle geledingen van de maatschappij. Dit uit zich bijv. op het werk, sport etc. Onderzoek bevestigt dit ook. Ons project hoopt hierin vooral een mentaliteitsomslag teweeg te brengen teneinde een bijdrage te leveren voor de oplossing van dit probleem. Op dit moment verkeren we nog in het stadium van de algemene inventarisatie en strategiebepaling die we binnenkort hopen uit te werken. We hebben reeds contact gelegd met verschillende belangrijke gremia, en hopen daarbij, op afzienbare termijn tot een OP te komen waar de empowerment van eenieder is gewaarborgd. Grote kerngedachte is natuurlijk de vernieuwing zowel op sectoraal, als op regionaal niveau. Daarnaast vormt de doelgroep natuurlijk het voornaamste element….” Valkuil De grootste valkuil die zich bij een dergelijke omschrijving voordoet is vaagheid in de omschrijving. Het kan voor een aanvrager wellicht helder zijn wat deze bedoelt doch niet voor de beoordelaar. Erger wordt het nog als een heldere omschrijving niet mogelijk is doordat de aanvrager zelf geen goed beeld heeft van het hoe en waarom van het project. Toelichting Zojuist gaf ik een fictief voorbeeld, dat echter wel is gebaseerd op omschrijvingen zoals we die in de loop der jaren zijn tegengekomen. Extra probleem bij een dergelijke omschrijving is nog dat ze op het eerste gezicht wel helder en krachtig lijkt, doch mank gaat aan het feit dat ze geen relevante informatie voor een beoordeling verschaft. Wat zijn bijv. de achterstanden, hoe hoopt het project het op te lossen, waarom is de algemene strategiebepaling niet nu reeds op hoofdlijnen uitgewerkt, etc. U kunt hieraan ook geen goed begrotingsplaatje hangen. De financiering en de beheersstructuur worden zo ook problematisch. Aanvragen met een dergelijke projectomschrijving kenmerken zich door een gebrek aan interne samenhang van al deze zaken.


8

Als een dergelijke projectomschrijving al door een toets heenkomt, zo leert ervaring, dan blijft ze vragen oproepen. In het ergste geval moet of praktisch de hele aanvraag over (dit blijkt vooral bij de begroting) of wordt deze uiteindelijk toch afgewezen. Hoe moet het dan wel? Het hangt natuurlijk af van de aard en het stadium waarin het projectidee verkeert. Verder kom ik toch weer terug op het eerdergenoemde schema. Belangrijk is daarbij dat u in het invullingsproces concrete vragen tegenkomt, ik gaf er daarnet enkele. Het zoeken naar antwoorden levert in ieder geval een probleemdefinitie en visie op. Daarbij kan het aanvraagformulier met de aangeboden structuur behulpzaam zijn. Ik wil hier even bij stilstaan. Het formulier moet u uitdrukkelijk zien als een middel om uw projectaanvraag te kunnen realiseren. Ik had het in het begin even over de omvang waar u wellicht vreemd tegenaan kijkt doch u dient zich te realiseren dat het hier om een minimum van informatie gaat. We praten hier over een langdurig (3 jaar!) en complex proces (denk alleen maar aan de OP’s). Terug naar het formulier. U dient al het thema aan te geven waar het om gaat. Elk project kan slechts onder één thema vallen. Wanneer u van mening bent dat uw project valt onder meerdere thema’s dan kruist u het hoofdthema aan en de “sub” thema’s geeft u aan in de project-omschrijving. Het idee, de uitwerking, hoe dit zich laat vertalen (en opsplitsen) naar concrete projectactiviteiten; ik heb het belang van een basisvisie hierin reeds aangegeven. Algemeen: Een goed projectvoorstel is uit te splitsen in te ondernemen activiteiten. Deze dienen dan te worden onderverdeeld over de verschillende partners in het OP . Dus, kort gezegd, wie doet wat en wie betaalt welke activiteit in het kader van de tegendekking die zoals bekend 50% bedraagt van de totale projectkosten . U kunt overigens per OP meerdere projectvoorstellen indienen. Opmerking over rol subsidiebureau’s Ik wil van deze gelegenheid gebruik maken om een opmerking te maken over de rol van subsidie-adviesbureau’s. Uiteraard wil ik hier niet zeggen dat u geen gebruik kunt maken van de diensten van een (goed) adviesbureau. Ik wil er echter in zijn algemeenheid wel enkele opmerkingen over maken. In zijn algemeenheid: • Inschakeling van externe expertise is in deze niet uitgesloten, inventariseer echter eerst wat je nodig hebt, stel uzelf niet te afhankelijk op, kijk ook eens “in company”; • Het valt mij vaak op dat inhoudelijk betrokken personen vaak hun visie heel goed kunnen verwoorden (in tegenstelling tot ook aanwezige “adviseurs”….), u kunt dus meer dan u denkt; • De belangen van de “adviseur” en de aanvrager kunnen uiteen lopen (op te voeren kosten, kortingen, zo hoog mogelijk, relatie niet één op één met agentschap, ruis door indirecte informatiestroom etc.); • De ervaring leert dat sommige adviseurs een aantal zaken eerst aan ons vragen. Vervolgens krijgt de betrokken aanvrager een daarop gebaseerd advies. De kosten van dit advies worden door deze bureaus vaak doorgerekend in de subsidie. Dergelijke kosten zijn niet toegestaan zodat wij genoodzaakt zijn deze te verwijderen. Immers ook Brussel staat een dergelijke doorberekening niet toe. 2. Het OP en de organisatie- en beheersstructuur

Sheet 9 Hoe moet het OP eruitzien? Hoe groot moet het zijn? Welke soort partners moeten erin zitten? Ook hier speelt het basisidee een doorslaggevende rol. Het hangt dus van deze factoren af maar ik wil hier wel enkele opmerkingen over plaatsen. Men dient eerst, aan de hand van het idee, de behoeften aan financiering, expertise, ondersteuning etc. te inventariseren. Daarbij speelt constant de vraag: welke organisaties oefenen een kernactiviteit uit die overeenkomt met de doelstelling van het voorgenomen project? Welke organisatie heeft ook belang bij de realisering van het idee? En bij welke organisaties kan men het draagvlak verkrijgen wat men nodig heeft? De omvang en kwaliteit van het draagvlak worden bepaald door resp. de hoeveelheid en kwaliteit van de betrokken organisaties (actoren). Hoe houdt men de lijnen kort (in de verhouding één op één) ? Voor de beheersbaarheid van alle bedrijfsprocessen is het noodzakelijk dat er een adequate beheersstructuur wordt opgezet. Wij realiseren ons dat u daarin veel te wachten staat. U moet voor toets 1 een profielschets maken om partners te zoeken waarmee een werkbare organisatie kan worden opgezet ter uitvoering van alle activiteiten. Hoe u voornemens bent het partnerschap op te zetten is onderwerp van de toetsing in toets 1. De eisen terzake vindt u uiteraard terug in het formulier. Ik wil hierbij echter wel benadrukken dat er een standaardcontract in ontwikkeling is waarin alle structuureisen zijn geformuleerd. Dit kunt u gebruiken als leidraad als uw voornemen hierin op 15 november aanstaande door het agentschap is goedgekeurd, De beheersbaarheid van alle processen wordt bepaald door de beheersstructuur. In de hand-out wordt een korte samenvatting gegeven aan welke eisen deze dient te voldoen. Zaken als voortgangs- en efficiencybewaking en functiescheiding zijn hierbij van belang. Ik volsta hier verder met de opmerking dat uw omschrijving van hoe u de beheersstructuur denkt op te zetten voor ons een belangrijk criterium is voor de toetsing. TIP Indien er al partners zijn die willen meedoen, is het handig (niet verplicht) om deze voorgenomen participatie schriftelijk (een model-intentieverklaring is al voor u beschikbaar) bij te voegen.


9

3. Disseminatie en mainstreaming

Sheet 10 Zoals u ziet bestaan hier verschillende factoren waar u rekening mee dient te houden.

•

Meerdere niveau’s Mainstreaming (eigenlijk komt dit een beetje neer op het zorgen dat men iets “gewoon” gaat vinden dat eerst vernieuwend of revolutionair was, men geeft het zo een algemeen geaccepteerde status) hoeft niet direct op het hoogste niveau plaats te vinden. EQUAL gaat immers uit van een “bottom- up” approach. (De “top-down” approach komt van het agentschap, daar ligt onze verantwoordelijkheid). Men kan denken aan gemeenten, provincie, lidstaat etc. Er zit als het ware een opgaande lijn in.

•

Planning Alleen een planning is toetsbaar. Achter een goede planning zit immers een strategie die weer is ingegeven door het basisidee.

•

Disseminatie Bij disseminatie (verspreiding van produkten zodat de mainstreaming gerealiseerd wordt) dient men er rekening mee te houden dat de aangeboden produkten ook gewild moeten zijn. Overdraagbaarheid is hierbij de sleutel. 4. Empowerment

Sheet 11 Empowerment dient ook een belangrijk element te vormen van EQUAL-projecten. De toetsing vindt plaats op drie niveau’s.

• • •

Binnen het OP wordt gekeken welk gewicht de betrokken partner heeft. Dit uit zich vooral in de zeggenschap (populair gezegd: de macht) die de betrokken partner heeft; In hoeverre is de inbreng van de doelgroep (i.e. de belangenorganisatie) gewaarborgd (inspraak, feitelijke zeggenschap)? In hoeverre zijn hun belangen gewaarborgd? Dit speelt bij de toetsing van de doelgroep; Bevordering van de actieve inbreng/inspraak van de individuele deelnemer bij het opzetten van het projectplan en het bevorderen van de individuele empowerment van de deelnemers. In hoeverre daarvan sprake is, is het derde toetsingcriterium van empowerment.

5. Begroting

Sheet 12 Voor de voorbereidingskosten zelf dient u een gedetailleerde begroting op te stellen. In 2002 dient u hierover te declareren. Er wordt dus gelijk afgerekend. De kosten voor de daadwerkelijke uitvoering van projectactiviteiten (Actie 2) dienen nu aangegeven te worden op hoofdlijnen. Aan activiteiten hangt een kostenplaatje. Ook dit lijkt meer vanzelfsprekend dan het is. Daar komen veel projectaanvragers achter als een adequate begroting gevraagd wordt. Het gaat wel om een begroting voor de eerste toets dus in grote lijnen. Maar toch, u dient, zij het globaal, in te schatten welke kosten er aan de activiteiten zijn verbonden. Maar wel alle kosten. U krijgt immers -als alles goed is- naast de voorbereidingssubsidie een maximum toegewezen, ik moet zeggen voor u gereserveerd, waarvan niet meer kan worden afgeweken. Een aantal moeilijkheden die hierbij spelen: men kan kosten moeilijk inschatten (daarbij kan het agentschap u behulpzaam zijn), men weet niet welke activiteiten geld kunnen kosten, de rollen en taken zijn niet bekend etc. TIP

Ervaring leert dat budgetten voor administratie en accountants vaak verkeerd (meestal te laag) worden ingeschat. Het berust vaak op een verkeerde inschatting (ik moet zeggen: onderschatting) van de administratieve last. Het is makkelijk om te zeggen doe dit niet, maar eigenlijk is het advies: informeer u terzake. Dat kan ook bij ons. Dit advies geldt uiteraard ook voor alle kosten opgenomen in de begroting. 6. Financiering

Sheet 13: Hier wordt de sheet systematisch doorgenomen die verder voor zich spreekt. De onderverdeling in de financiering (eerst weten wat het kost, dan kijken wie er meebetaalt) volgt uit de begroting. Uit al deze gegevens wordt ook het te verwachten draagvlak in de beoordeling getoetst. 7. Transnationaliteit


10

Sheet 14 Als laatste element rest mij nog de transnationaliteit. Alle zaken die ik hierboven genoemd heb, met name het OP, gelden integraal ook voor de transnationaliteit. Ook hier gaat het om een voornemen gebaseerd op een idee voor de transnationale samenwerking. Houdt u de transnationale samenwerkingsverbanden en OP’s wel uit elkaar! U dient aan te sluiten op een OP (Eng: Development Partnership, DP) uit een andere lidstaat. Zoals onder de “oudgedienden” bekend is gold de eis van transnationaliteit ook bij de Communautaire Initiatieven ADAPT en Employment. U heeft ervan geleerd. Wij ook. Dat laatste is te zien in het aanvraagformulier. De eis van de meerwaarde van de transnationaliteit is meer geprofileerd weergegeven dan bij ADAPT en Employment. Ik wijs erop dat het hier om een reële samenwerking moet gaan, meer dan “alleen maar” de uitwisseling van gegevens etc. Behalve dat Brussel hierbij (alsook bij een aantal andere zaken) meekijkt over onze schouder, vinden wij dat hierbij de transnationaliteit de dimensie krijgt die ze verdient. Om u behulpzaam te zijn bij het vinden van partners zet Brussel een gegevensbank op waar een aantal gegevens, zoals deze door u zijn ingediend in het aanvraagformulier, worden ingevoerd. In deze gegevensbank worden alle voor Actie 1 goedgekeurde projecten uit de 15 lidstaten opgenomen. Daarnaast biedt Brussel u een modeltransnationaliteitsovereenkomst aan, naar verwachting op 15 oktober aanstaande. Van u wordt nu een goed uitgewerkt idee met een bijbehorend profielschets verwacht. In de structuur is het formulier hierin behulpzaam.

TER AFSLUITING:

sheet 15/16/17 Rol/ondersteuning van het agentschap Ter afsluiting wil ik ingaan op onze eigen rol. Uiteraard zijn wij ook nog enigszins zoekende, suggesties van uw kant zijn welkom, maar het agentschap streeft naar een meer pro-actief gerichte rol. Als ik even terugga naar het schema (sheet 4) dan wil ik aangeven dat deze begint in de operationele fase (beginnend bij het OP). U kunt in aanmerking komen voor een voorbereidingssubsidie en bij ons informatie inwinnen zowel voor als tijdens actie 1. Wij willen u met raad en daad terzijde staan. Maar, als u nog even kijkt naar het schema. Ik heb in het begin gezegd dat alles begint bij een idee. Dat is het belangrijkste en vormt ook het voornaamste punt van toetsing in toets 1. Daarbij kan het agentschap, met betrekking tot de inhoud, u niet helpen, dat moet van u als aanvrager komen. Ik hoop u hierbij, voorzover dat niet reeds het geval was, een inzicht te hebben verschaft in het proces dat speelt bij de invulling van het aanvraagformulier. De pretentie van volledigheid zou hierbij, alleen al gezien de complexheid van de opgave waar zowel aanvrager als beoordelaar voor staan, nogal aanmatigend zijn. Maar de opzet zou al geslaagd zijn als u door de geschetste aanpak de structuur inhoudelijk en technisch voor u gaat zien, met andere woorden dat u daarbij een helder beeld krijgt. Ik hoop bij u echter wel de ongerustheid te hebben weggenomen die mocht zijn ontstaan bij het zien van het aanvraagformulier. Ik hoop ook de boodschap te hebben overgebracht dat dit een middel en een eerste stap vormt, voor u en voor ons, om uw project gestalte te geven. Dit is de afsluiting van een cyclus van vier beleidsmatige- en twee op de uitvoering gerichte voorlichtingsbijeenkomsten. Zij zijn mede ingegeven door het respect naar u toe. Wij realiseren ons dat u voor een complexe opgave staat. Mij rest nog om u daar sterkte en succes bij te wensen. Ik dank u voor uw aandacht.


11

3

Overzicht vragen en antwoorden beide voorlichtingsdagen

Algemeen Vraag Antwoord

In het aanvraagformulier wordt verwezen naar Nutscodes en Coropcodes. Wat zijn dit? Een toelichting op de Nutscodes vindt u in de toelichting op het aanvraagformulier. De Corop-regio is een regio-indeling die tussen het gemeente- en provincieniveau inzit. NB. In de Nuts-tabel zijn alle regio’s met drie cijfers Corop-gebieden.

Vraag Antwoord

Komt er een onderdeel FAQ’s (Frequently Asked Questions)? In de verslagen van de voorlichtingsbijeenkomsten van maart en deze bijeenkomsten van juni en juli 2001 staan veel gestelde vragen en antwoorden. Ook op de EQUAL-website zal hieraan aandacht worden besteed.

Planning EQUAL Vraag Antwoord Vraag

Antwoord

Moet er gewacht worden met het starten van de daadwerkelijke uitvoering van het project (Actie 2) tot 15 mei 2002? Nee, als het eerder kan, dan graag. Indien we nu plannen te beginnen met ons project op 15 februari 2002 en door omstandigheden kunnen we pas beginnen op 15 april 2002. Raken we dan twee maanden ‘kwijt’? Ja. We gaan er van uit dat de geplande einddatum de daadwerkelijke einddatum van het project zal zijn. In principe is er geen verlenging mogelijk.

Vraag Antwoord

Hoe zit het precies met de looptijd van EQUAL-projecten? Maximaal een half jaar voorbereiding (Actie 1) en daarna maximaal twee en een half jaar projectuitvoering.

Vraag

Vanwege onder meer de vakanties is het lastig om alles voor 15 augustus 2001 rond te krijgen. Wordt daar rekening mee gehouden? Het agentschap erkent dat de deadlines strak zijn. Alle Europese lidstaten zijn echter gebonden aan de startdatum van Actie 1 van 15 november 2001. U heeft in de periode van 15 november tot en met 15 mei 2002 een half de jaar de tijd om de OP-samenwerking, de transnationale samenwerking en de begroting verder uit te werken en te formaliseren. Daarnaast is het belangrijk dat u in de beoordelingsperiode van 15 augustus tot en met 15 november goed bereikbaar bent voor nadere vragen van het agentschap. Zorg daarom voor een tweede contactpersoon.

Antwoord

Vraag Antwoord

Stoppen alle lidstaten tegelijkertijd met de uitvoering van de EQUAL-projecten? Dit is wel de bedoeling. Deze vraag wordt meegenomen naar het komende overleg in Brussel over transnationale afstemming.

Ontwikkelingspartnerschappen (OP’s) Vraag Antwoord

Vraag

Wij zijn van plan een vrij groot project in te gaan dienen. Is het wellicht handiger om een aantal kleinere projecten in te dienen? Dit hangt onder meer van de inhoudelijke samenhang af. Het is aan u om te beoordelen wanneer iets één project is, of wanneer het beter kan worden opgesplitst in meerdere, kleinere, projecten. De ervaring heeft overigens geleerd dat grote projecten over het algemeen moeilijker beheersbaar zijn. Kan ik mijn project onder meerdere thema’s indienen?


12

Antwoord

Nee. Projecten dienen onder één thema ondergebracht te worden. Dit betekent dat u kiest voor het thema waaronder de meerderheid van de projectactiviteiten valt.

Vraag Antwoord

Uit hoeveel partners dient een OP te bestaan? Naast de aanvrager dient een OP uit minimaal één andersoortige partner te bestaan. Daarnaast dient u rekening te houden met welke rol een organisatie speelt in het OP en de beheersbaarheid.

Vraag Antwoord

Wat is het maximale bedrag per project? Dat is er niet. De redelijkheid wordt per geval door het agentschap beoordeeld. Het Programma-document EQUAL geeft een indicatie voor Brussel van het budget per thema en van het aantal verwachte projecten per thema.

Vraag Antwoord

Kunnen OP-partners uit de initiële aanvraag nog gewijzigd worden? Ja, in principe is dit mogelijk. Maar het basisidee van het project moet staande blijven.

Vraag

Hoe ver gaat de verantwoordelijkheid van de aanvrager? Indien achteraf blijkt dat de projectadministratie bij één van de partners niet in orde is, is de aanvrager daar dan voor verantwoordelijk? Ja. De aanvrager is verantwoordelijk voor de inhoudelijke voortgang van het project, maar ook voor een juiste financieel-administratieve verantwoording en co-financiering.

Antwoord

Vraag Antwoord

(In aansluiting op de vorige vraag:) Vormt hierbij het opzetten van een stichting een meerwaarde? Mag een stichting in oprichting (i.o.) ook? Ook een stichting i.o. is juridisch handelingsbevoegd. De vraag is wel of een dergelijke juridische oplossing een praktisch probleem kan oplossen. Regel alles goed in de OPovereenkomst gedurende Actie 1.

Vraag Antwoord

Worden EQUAL-aanvragers niet achteraf geconfronteerd met nieuwe controle-protocollen? Nee, de handleiding projectadministratie wordt bij EQUAL vooraf aangereikt. Daarnaast raadt het agentschap aan om in een zo vroeg mogelijk stadium contact te leggen met uw accountant en een onderzoek van de eigen accountant op te nemen in de projectbegroting. Gedurende Actie 1 zijn voorlichtingsbijeenkomsten voor deze doelgroep van accountants gepland.

Vraag Antwoord

Mag externe expertise worden ingehuurd door het OP? In principe is inschakeling van externe expertise toegestaan, zij het dat daarvoor wel een aantal voorwaarden gelden. Zo is het verplicht om aan te tonen of de inschakeling van expertise noodzakelijk is. Daarnaast moet sprake zijn van een evenredige meerwaarde t.o.v. de kosten. Het dient uiteraard om activiteiten te gaan die wel subsidiabel zijn. Voor organisaties binnen het OP geldt: geen commerciële tarieven. Voor inhuren van organisaties buiten het OP dient de gebruikelijke offerte-procedure (minimaal drie offertes) te worden gevolgd.

Doelgroepen en deelnemers Vraag Antwoord

Vraag

Waarom wordt in de aanvraag zo’n uitgebreide lijst van deelnemergegevens gevraagd? EQUAL gaat toch veel meer om het ontwikkelen van methodieken? In de eerste plaats is het zo dat Brussel van ons verlangt dat de deelnemers-gegevens zo worden geadministreerd. In de tweede plaats kan er uiteraard wel degelijk sprake zijn van deelnemers in een EQUAL-project. Ook indien men een project heeft dat zich voornamelijk bezighoudt met methodiekontwikkeling, kan het zo zijn dat deze wordt uitgetest op deelnemers. Indien de werking van de WIW uitgebreid wordt zodat er meer doelgroepen onder vallen en wellicht de doelgroep voor EQUAL kleiner wordt. Wat gebeurt er dan?


13

Antwoord

Dit soort zaken wordt bij de beleidsdirectie Arbeidsmarkt van het Ministerie van SZW aangekaart. Samen zal worden bekeken of eventueel de regeling moet worden aangepast, om ervoor te zorgen dat er geen belangrijke doelgroepen buiten de boot gaan vallen. Ook over dit soort aspecten zal de communicatie richting EQUAL-aanvragers voor een groot deel via mailings en de website plaatsvinden.

Transnationale samenwerking Vraag Antwoord

Vraag Antwoord

Vraag Antwoord

Welke hulp zal er vanuit het agentschap worden geboden met betrekking tot transnationaliteit? Bij de Europese Commissie is een transnationale database in ontwikkeling, die naar verwachting eind oktober op Internet te vinden zal zijn. De projecten (OP’s) voeren in de aanvraag een aantal gegevens in. Deze structuurvereisten worden gegeven bij de aanvraag en gelden zo dus voor alle projecten in alle landen, zodat er gericht kan worden gezocht naar partners in de database. Bestaat er een lijst met de data waarop de indieningstermijn voor de initiële aanvraag verstrijkt van alle Europese lidstaten? Dit wordt in Brussel nagevraagd. Deze lijst zal op korte termijn op de EQUAL-website worden geplaatst (www.minszw.nl/equal-voorlichting ). Moet een transnationale partner een EQUAL-OP zijn? Als minimum-vereiste geldt dat één transnationale partner een goedgekeurd EQUAL-OP uit een andere EU-lidstaat moet zijn. Daarnaast kunt u transnationaal samenwerken met organisaties uit de EU die geen EQUAL-project uitvoeren. Ook heeft u de mogelijkheid om samenwerkingsverbanden aan te gaan met soortgelijke projecten in een niet tot de Europese Gemeenschap behorend land, dat in aanmerking komt voor steun uit hoofde van het PHARE-Programma, het TACIS-Programma of het MEDA-programma. Specificeer in dat geval uw voorkeur en motiveer uw keuze voor een land uit deze aanvullende mogelijkheden.

Kosten en financiering Vraag Antwoord

Bij Adapt en Employment was er een maximum ingesteld voor accountantskosten. Hoe zit dat bij EQUAL? Alles wordt bekeken in het licht van redelijkheid en billijkheid. Neem echter vooraf ruim voldoende budget op voor accountantskosten. Wees niet te voorzichtig.

Vraag Antwoord

Hoe zit het met de kosten van de inschakeling van accountants? Aangezien accountants geen deel uit kunnen maken van het OP (vanwege de functiescheiding), worden zij als externen opgevoerd. Hierbij geldt, net zoals bij de inschakeling van andere externe expertise dat er een offerteprocedure gevolgd dient te worden.

Vraag Antwoord

Wanneer moet de co-financiering definitief rond zijn? Nog niet bij het indienen van de initiële aanvraag. In de door het agentschap opgestelde model-intentieverklaring is dan ook geen financiële paragraaf opgenomen. Per 15 mei 2002 dient de co-financiering geformaliseerd te zijn. Het agentschap kijkt natuurlijk wel bij het beoordelen van de initiële aanvraag of de voorgenomen co-financiering realistisch is.

Vraag

In het aanvraagformulier is een vraag opgenomen in hoeverre de OP-partners betrokken zijn bij de uitvoering van andere subsidieregelingen. Het zou mijns inziens nogal veel werk vergen om van al die partners deze gegevens boven water te krijgen. De gedachte achter deze vraag is het vermijden van dubbele financiering van dezelfde activiteiten. Voor de goede orde: het gaat hier om subsidies die betrekking hebben op het project. In bepaalde gevallen kan het agentschap vragen naar bredere

Antwoord


14

financieringsbronnen van een OP-partner. Vraag Antwoord

Mogen WSW-gelden worden ingezet als co-financiering? Ja, dit is regulier loon. Uitkeringen mogen niet worden ingezet als co-financiering.

Vraag

Kunnen (bijvoorbeeld) WIW-, Rea-, ID-, BBSW-, Abw- en Bijzondere Bijstand-gelden (bijvoorbeeld vergoedingen kinderopvang) worden ingezet als co-financiering? Dit wordt momenteel onderzocht bij de beleidsdirectie Arbeidsmarkt van het Ministerie van SZW. Een zo uitgebreid mogelijk overzicht wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk in week 28 op de EQUAL-website geplaatst. Daarnaast moet het project vanzelfsprekend voldoen aan de vereisten van EQUAL, zoals bijvoorbeeld innovativiteit en subsidiabiliteit.

Antwoord

Vraag Antwoord

In Adapt en Employment was er sprake van tekortfinanciering. Is dat nu weer het geval? In zekere zin wel. Immers, wat u aan middelen heeft, dient u in te zetten. De rest kan dan met EQUAL-subsidie worden aangevuld.

Vraag

Maximaal 50% van de totale subsidiabele projectkosten mogen worden gefinancierd door EQUAL-subsidie. Bij Adapt en Employment gold deze 50%-eis op het totale projectniveau en niet per jaar . Is dat hetzelfde bij EQUAL?

Antwoord

Ja.

Vraag Antwoord

Mogen loonkosten worden opgevoerd als co-financiering? Ja.

Vraag Antwoord

Klopt het dat voor Actie 1 er 5% van het budget staat? Ja. Actie 1 mag maximaal 5% van de totale projectkosten omvatten.

Vraag

Stel: eindgebruikers (deelnemers) worden in het project ingezet voor het testen van de ontwikkelde producten. Zijn deze uren subsidiabel? Als deze deelnemers een uitkering ontvangen niet. (Aantoonbare) Loonkosten wel. Een dergelijke betrokkenheid van de deelnemers is ook erg belangrijk in het kader van empowerment.

Antwoord

Wijze van beoordeling Vraag Antwoord

Vraag

Antwoord

Bij Adapt en Employment werd er vaak heel rigide gekeken naar allerlei details en ‘punten achter de komma’s’. Hoe is dat bij EQUAL? Indien er een detail niet correct is opgenomen of iets niet geheel volledig is, dan gaat het agentschap niet direct over tot afwijzen van een aanvraag. Er is in dat geval altijd sprake van ‘hoor en wederhoor’.

Het agentschap adviseert: “schat je kosten niet te laag in”. Loopt het agentschap (en daarmee ook kleinere organisaties) dan niet het risico dat er veel overvraagd wordt en dat er voor de kleinere organisaties / OP’s geen geld overblijft? Het agentschap is zich hiervan bewust en zal hier scherp op letten.


15

Bijlage 1 PowerPoint-sheets van plenaire toelichting op het aanvraagformulier

Voorlichtingsbijeenkomst EQUAL aanvraagformulier en projectadministratie EQUAL

Rotterdam Concert- en congresgebouw de Doelen 2 juli 2001

PROGRAMMA Voorlichtingsbijeenkomst EQUAL aanvraagformulier en projectadministratie EQUAL

09.30 uur 10.00 uur 10.10 uur

11.00 uur 11.30 uur 13.00 uur

Ontvangst en registratie Inloop, met koffie Openingswoord dhr. B.J. Thomassen, Manager a.i. Business ESF 2000-2006 Plenaire toelichting op het aanvraagformulier dhr. M. Heidenis, Teamleider a.i. Service Unit EQUAL -invulling inhoudelijk gedeelte -invulling financieel-administratief gedeelte Gelegenheid tot het stellen van algemene vragen Foyer: gelegenheid tot het stellen van individuele vragen, met koffie Einde

Doel en opbouw presentatie w Waarom dit formulier? w Proces van beoordeling w Proces van het invullen w De elementen van de aanvraag w Ondersteuning Agentschap SZW w Afsluiting en vragen


16

Waarom dit formulier? w Gelijke behandeling w Kwalitatieve beoordeling: selectie van projecten met grote kans op uitvoering (Actie 2) w Informatie t.b.v. database Brussel (transnationale partnersearch)

Proces van beoordeling w Kwaliteit van het idee staat centraal w “Hoor en wederhoor” w Uitwerking tijdens Actie 1 w Actie 1 versus Actie 2 Øverschillen in beoordeling Øplanning w Hand-out

Probleem (ongelijkheid) Innovatie

Idee (oplossing)

Empowerment

OP Transnationaliteit

Activiteiten Actie 1,2 en 3

Mainstreaming

Begroting


17

Elementen van de aanvraag w De inhoud van het project w OP en beheersstructuur w Mainstreaming en disseminatie w Empowerment w Transnationaliteit w Begroting w Financiering

Elementen van de aanvraag De inhoud van het project : w helder en concreet w uit een goed omschreven basisidee vloeit alles voort w gericht op één thema w meerdere projecten per OP mogelijk (evt. binnen zelfde thema)

Elementen van de aanvraag OP en beheersstructuur: w Idee bepaalt omvang w Relevante actoren w Draagvlak (intentieverklaringen) w Korte lijnen, één op één verhouding w Beheersbaarheid w Standaardcontract (tijdens actie 2)


18

Elementen van de aanvraag Mainstreaming en disseminatie: w Bestaat op meerdere niveaus w Communicatieplan is minimale vorm van mainstreaming w Betrekken van de vraagzijde zorgt voor “gewilde” producten w Overdraagbaarheid is sleutel

Elementen van de aanvraag Empowerment: w Niet onderschatten w Toetsing op drie niveaus: Øbinnen OP Øt.o.v. de doelgroep (vertegenwoordiging/inspraak) Øt.o.v. de deelnemers (individuele empowerment/inspraak)

Elementen van de aanvraag Begroting: w gedetailleerd voor Actie 1 w op hoofdlijnen voor Actie 2 w totaal in initiële aanvraag is maximum w denk aan voldoende budget voor administratie en accountants w omissie indirecte kosten


19

Elementen van de aanvraag Financiering: w zowel publiek als privaat w minimaal 50% w in geld (geoormerkt) of in natura w geen brontoetsing, maar cf. Equalcriteria (innovatief, subsidiabel) w geen uitkeringen of WIW

Elementen van de aanvraag Transnationaliteit: w Voorgenomen transnationaliteit w Wat wil je bereiken (meerwaarde)? w Minimaal één EQUAL-OP w Voldoende budget w Partnersearch na 15-11 met steun Brussel en Agentschap

Ondersteuning Agentschap SZW Tot 15-8 (opstellen aanvraag): Øinformatie en begeleiding Tussen 15-8 en 15-11 (beoordeling): Ø“hoor” en “wederhoor” Tussen 15-11 en 15-5 (Actie 1): Øhulp bij opzetten OP, beheersstructuur en transnationaliteit


20

Afsluiting en vragen

Website www.minszw.nl/equal-voorlichting per 4e kwartaal 2001: www.agentschapszw.nl

Voorlichtingsbijeenkomst EQUAL Rotterdam, 2 juli 2001


21

Bijlage 2 Hand-out: beschrijving toetsingsprocedure aanvraag EQUAL Het totale proces: algemeen

Bij de beoordeling van de aanvraag worden twee toetsingsmomenten onderscheiden. De aanvraag voor actie 1 (initiële aanvraag) en de aanvraag voor actie 2/3 (uitvoeringsfase van het project). Het karakter van toets 1 is een kwalitatieve beoordeling van alle ingediende aanvragen. In deze beoordeling staan het idee en de doelstellingen centraal vanuit de gedachte dat, indien deze goed duidelijk gemaakt kunnen worden, de samenstelling van het OP, de transnationale samenwerking en de begroting afgeleiden zijn. Doelstelling is om kwalitatief zodanig goede projecten voor actie 1 te selecteren dat tevens een grote kans bestaat dat deze projecten uiteindelijk tot daadwerkelijke uitvoering zullen komen. Het zwaartepunt ligt dus op de kwaliteit (waarin de beleidsmatige aansluiting), hetgeen aan de toetsing hoge eisen stelt. Bij de aanvraag voor actie 2 wordt getoetst op de volgende aspecten:

• • • • •

consistentie van het project ten opzichte van de initiële aanvraag; concretisering van de uitvoeringsactiviteiten; formele OP-overeenkomst; formele transnationale overeenkomst; gedetailleerde begroting van de uitvoeringsfase.

Te beoordelen onderwerpen in toets 1

1. Projectomschrijving Eerst wordt gecontroleerd of de ingediende aanvraag volledig is. Volledigheid bij de invulling van de aanvraag wil niet alleen zeggen volledig in formele zin (aanvraagformulier volledig, niet ontbreken van bijlagen etc.). Ook dienen de antwoorden op de vragen in het formulier de beoordelaar voldoende inhoudelijke informatie te verschaffen. Bij gebrek aan helderheid wordt contact opgenomen met de aanvrager. Op beknopte doch heldere wijze dient door de aanvrager te worden beschreven waar het project over gaat. In een adequate projectomschrijving dienen minimaal de volgende items aan de orde te komen: de strekking (inhoud), de doelstelling, de beleidsmatige aansluiting op één van de thema’s en -in het verlengde daarvan- de noodzaak van het project. De laatste twee onderwerpen sluiten vooral aan op de beleidsmatige context waarin het project zal plaatsvinden. Naast de projectomschrijving en criteria als bijv. methodiek en thema worden de volgende kernbegrippen van EQUAL getoetst:

• • • •

vernieuwing empowerment disseminatie mainstreaming

Deze worden getoetst en gewogen per thema. Het aspect van bijvoorbeeld de vernieuwing zal binnen de verschillende thema’s ingevuld en beoordeeld moeten worden. Bij de inhoudelijke toetsing zal gebruik worden gemaakt van externe expertise (met name bij de specifieke criteria). Deze expertise zal zowel binnen als buiten het departement verkregen worden. De eindverantwoordelijkheid bij de toekenning van het aantal punten per item ligt, met inachtneming van de uitgebrachte adviezen, bij het agentschap. 2. Voorgenomen Ontwikkelingspartnerschap In het eerste aanvraagformulier is een aantal vragen opgenomen met betrekking tot het in te stellen Ontwikkelingspartnerschap (verder: OP). Daaruit moet duidelijk worden welk beeld de aanvrager bij het OP heeft. In de eerste toets wordt gekeken naar het voornemen om het OP op te richten. Een aantal zaken wordt kritisch beoordeeld: 1. Voorgenomen projectactiviteiten in relatie tot de partners (rol, functie, hoeveel, welke); 2. Wijze waarop de projectaanvrager het samenwerkingsverband gestalte meent te gaan geven (empowerment binnen het OP); 3. Meerwaarde van het OP.


22

ad 1. In de eerste plaats is het belangrijk om te weten naar welke partners de voorkeur uitgaat. Zijn dat particuliere instellingen, overheidsinstellingen, zelfstandige bestuursorganen etc.? Welke reden heeft de aanvrager om juist deze instelling in het partnerschap te willen betrekken? Dit laatste heeft vooral te maken met het beginsel dat iedere partner een duidelijke rol en functie in het OP dient te hebben. Daarnaast wordt iedere partner geacht een belang te hebben bij de uitvoering van het project. De aard van de instelling speelt daarbij een cruciale rol alsmede de beleidsmatige achtergrond waarin deze opereert. ad 2. De aard van de voorgenomen samenwerking is hierbij van belang. Waarin gaat men samenwerken, op welke wijze denkt de aanvrager dat dit zal gebeuren. Dit is uiteraard nauw gelieerd aan de totale projectactiviteiten. Ook dient men aan te geven hoe men de samenwerking denkt te organiseren. ad 3. Het OP als zodanig dient uiteraard een duidelijke meerwaarde te hebben voor het project. Dat wil zeggen: het project zou op een andere wijze niet kunnen worden gerealiseerd. De aanvrager dient dit goed te beargumenteren, dit is een belangrijk gegeven in de beoordeling. Bij de beoordeling in het toetsingskader dienen de items zoals genoemd in de toelichting op het aanvraagformulier (blz. 8) op vraag 3.9 als criteria voor de weging. Bij vraag 3.9 wordt de aanvrager verplicht één en ander toe te lichten met gebruikmaking van deze onderwerpen. Voor de beoordelaar is het absoluut noodzakelijk om zo vroeg mogelijk te weten hoe de aanvrager het hele project met name de directe uitvoering ervan- zal gaan organiseren. Het geeft immers een belangrijke indicatie over het al of niet slagen van een project. Gezien de behoefte om in toets 1 te komen tot een selectie van kansrijke projecten dient dit in dit stadium reeds beoordeeld te worden. Criteria bij het beoordelen van de organisatiestructuur zijn: projectmanagement (wie is verantwoordelijk), organisatiestructuur (organigram is gewenst, zeker omdat alles d.m.v. OP’s zal plaatsvinden) en de verantwoordelijkheid voor de naleving van de vereisten van de regeling etc.. Alle aanvragers die voor de voorbereidingssubsidie in aanmerking zijn gekomen krijgen, na goedkeuring een modelcontract toegezonden. De inhoud van dit modelcontract bevat alle vereisten waaraan een Ontwikkelingspartnerschap OP moet voldoen. Hoewel de aanvragers in principe niet verplicht zijn om dit model letterlijk na te volgen (het gaat hier immers om een derden relatie waar het agentschap buiten staat) bevat het wel de belangrijkste criteria waaraan het OP moet voldoen. De inhoud van het contract vormt dan ook een belangrijk beoordelingsinstrument voor het agentschap voor de tweede toets. 3. Financiën Een financiële participatie in de vorm van co-financiering van deelnemende organisaties is om een aantal redenen van groot belang. In de eerste plaats vanwege de realiseerbaarheid van het project zelf, maar ook om het draagvlak van het project te kunnen beoordelen. Er moet vooraf een redelijke mate van zekerheid bestaan over de vereiste tegendekking van het project. Deze twee zaken zijn daarom in de eerste toets betrokken. Ook is een begroting op hoofdlijnen -zoals in het aanvraagformulier aangegeven- vereist. Ten tijde van de eerste toets wordt hiermee het kader bepaald waarin alle uitgaven zullen gaan plaatsvinden. In de tweede toets zal een uitgebreide financiële toetsing plaatsvinden op kostenpostenniveau, waarbij ook gekeken wordt hoe deze aansluiten op de kaderbegroting. 4. Voorgenomen transnationaliteit Indien de aanvrager nog geen transnationale partner(s) heeft is het noodzakelijk dat de aanvrager met een “profielschets” komt waaruit voor de beoordelaar duidelijk wordt wat voor partner er gezocht wordt om transnationaal mee samen te werken. In het aanvraagformulier zijn alle eisen die de Europese Commissie in dit stadium ten aanzien van de gegevens stelt opgenomen. Dit heeft twee functies. In de eerste plaats verschaft dit de beoordelaar de nodige vereiste uitwerking voor het toetsen van de transnationaliteit. Op basis van deze gegevens wordt de (voorgenomen) transnationaliteit gewogen. In de tweede plaats dienen de verschafte gegevens als input voor de EQUAL Common DataBase (ECDB) in Brussel, een database waarin voor Actie 1 geselecteerde projecten uit alle lidstaten opgenomen worden. Met behulp van deze database kunnen projecten, met ondersteuning van de beheersautoriteiten van de lidstaten, zoeken naar transnationale partners. Dit proces start formeel op 15 november 2001. Op deze datum moeten de lidstaten de informatie over de nationale projecten in de ECDB ingevoerd hebben. 5. Voorgenomen beheersstructuur De aanvrager dient zorg te dragen voor de vorming van een beheersstructuur voor de uitvoering van het project. Hierin wordt tenminste gewaarborgd dat

•

uitsluitend subsidiabele kosten worden verantwoord;


23

• •

de uitvoering van het project op doelmatige wijze en overeenkomstig het plan heeft plaatsgevonden; dat alle noodzakelijke gegevens juist, tijdig en volledig worden geregistreerd en dat daarover juist, tijdig en volledig verantwoording wordt afgelegd. Eén van de voornaamste vereisten betreft een interne controle. In de aanvraag zal een beschrijving van deze maatregelen worden opgenomen. Hierin wordt minimaal vastgelegd wat het doel is van alle omschreven controles, door wie deze zullen worden uitgevoerd en aan wie verantwoording dient te worden afgelegd. In deze beschrijving zal tenminste ingegaan moeten worden op de volgende elementen:

• • • • •

voortgangscontrole; voortgang van de te verrichten activiteiten efficiëncy-controle; de doelmatigheid van de uit te voeren activiteiten kwaliteitscontrole; kwaliteit van de geleverde en ontvangen produkten en diensten toetsing van uitgaven aan subsidiebepalingen van de regeling EQUAL ter verificatie van de inhoudelijke controle (waarin minimaal een analyse en beoordeling van het cijfermateriaal)


subsidiabiliteit

24

Bijlage 3 Schema tijdpad aanvraag en beoordeling EQUAL Bijlage bij hand-out beschrijving toetsingsprocedure EQUAL

uiterste

uiterste

indiendatum actie 1

indiendatum actie 2 + 3

15-8

15-5 ********** Actie 1

2001

15-11

********** 0,5 jaar

/////////////////// Actie 2 + 3

15-7*

2002

uiterste beslisdatum actie 1

/////////////////// maximaal 2,5 jaar

///////////////////////////// »»»»»» 2003

uiterste beslisdatum actie 2 + 3

Toets actie 1

Toets actie 2 + 3

voorbereidingskosten + reservering maximum subsidiebedrag

subsidietoewijzing

* De datum 15-07-02 is een termijn op grond van nationale regelgeving. Het betreft hier een uiterste datum. Het streven van de Europese Commissie is om in alle lidstaten met de uitvoering van de projectactiviteiten (Actie 2 en 3) te starten op 15 mei 2002. Het agentschap adviseert u daarom om uw aanvragen zo vroeg mogelijk in te dienen (m.n. voor actie 2, ruim voor 15 mei 2002). Indien de beslissing op uw aanvraag later dan deze datum valt, kan de aanvraag met terugwerkende kracht worden toegewezen.


25

Bijlage 4 Brief intentieverklaring en bijlage Aan aanstaande aanvragers ESF-EQUAL

L.S., Zoals bekend komt een project slechts in aanmerking voor subsidie uit hoofde van EQUAL als het wordt uitgevoerd door een door de aanvrager op te zetten samenwerkingsverband (ontwikkelingspartnerschap, verder: OP). Op 15 augustus aanstaande dient het (de uiterste indiendatum voor actie 1) voorgenomen OP bij het agentschap bekend te zijn. Uiteraard is niet vereist dat alle partners al bekend zijn, het gaat hierbij immers, strikt genomen, om een profielschets van de gewenste partners. Het is echter wel raadzaam om van alle partners die u op het oog heeft, na te gaan in hoeverre zij voornemens zijn om te participeren in het OP. Om u daarbij behulpzaam te zijn heeft het agentschap een model-intentieverklaring opgesteld die u daarbij kunt gebruiken. Uit signalen afkomstig van aanstaande aanvragers (met name uit de reeds gehouden voorlichtingsbijeenkomsten) is mij gebleken dat aan dit model behoefte bestaat. Ik doe u hierbij een model-intentie verklaring toekomen. Indien u hiervan gebruik wenst te maken (ik wil wel benadrukken dat het niet verplicht is), verzoek ik u om de ondertekende verklaring met uw aanvraag voor 15 augustus aanstaande mee te zenden. Wellicht ten overvloede merk ik op dat -indien uw aanvraag voor actie 1 op 15 november wordt gehonoreerd- u de samenwerking dient te formaliseren in een OP-overeenkomst die u met uw aanvraag voor actie 2 (uiterste indiendatum 15 mei 2002) dient mee te sturen. Hier gaat het uiteraard wel om een vereiste. Een model voor de OP-overeenkomst die u daarbij kunt gebruiken is bij het agentschap in ontwikkeling. Deze zal u bij een eventuele toewijzing voor actie 1 worden toegezonden.


26

Bijlage

INTENTIEVERKLARING PARTICIPATIE ONTWIKKELINGSPARTNERSCHAP SUBSIDIEREGELING ESF-EQUAL

Betreft: Het project, in te dienen op grond van de Subsidieregeling ESF-EQUAL (verder: de regeling ESF-EQUAL ) door de aanvrager................. onder de projectnaam "......................................".

Ondergetekende verklaart hierbij dat

1) Hij, ter realisering van de projectactiviteiten in het kader van het bovengenoemde project, voornemens is om te participeren in een ontwikkelingspartnerschap als bedoeld in artikel 1 sub k van de regeling ESF-EQUAL; 2) Hij voornemens is om op een nader tijdstip doch uiterlijk voor 15 mei 2002, deze participatie vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst als bedoeld in artikel 8 lid 6 van de regeling ESF-EQUAL.

Organisatie:

Naam:

Functie:

Datum:

Handtekening


27

Voor meer informatie en advies kunt u terecht bij: Agentschap SZW Service Unit EQUAL Postbus 90801 2509 LV ‘s- Gravenhage telefoon 070-3334986 fax 070-3334066 email [email protected] internet www.minszw.nl/equal-voorlichting

Het agentschap is een onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

EUROPESE UNIE Europees Sociaal Fonds

EQUAL. Verslag. Agentschap SZW. Een verslag van de voorlichtingsbijeenkomsten op. 25 juni en 2 juli 2001 in Concert- en congresgebouw

Recommend Documents