Elf Fantasy Fair 2013

ELF FANTASY FAIR 2013

STANDHOUDERS INFORMATIE

STANDHOUDER INFORMATIE

Elf Fantasy Fair 2013

20 & 21 April 2013 Haarzuilen 14 & 15 September 2013 Arcen

Pagina 1 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1 Aanmelding 1.2 Organisatie 1.3 Data, openingstijden en locatie 1.4 Bezoekers en toegangsprijzen 2. Locaties Elf Fantasy Fair 2013 3. Standtypen 3.1 Open plek 3.2 Paviljoen 3.3 Marktkraam 3.4 Food/Beverage plek 4. Prijslijst 5. Extra benodigdheden 5.1 Elektriciteit 5.2 Water 5.3 Vuilnis F&B 5.4 Tafels & stoelen 5.5 Polsbandjes 5.6 Prijslijst benodigdheden 6. Reserveren van standhouderplekken 6.1 Locaties in Elfia 6.2 Het inschrijfformulier 6.3 Beschikbaarheid en indeling 7. Aankomst 7.1 Aankomst op donderdag 18 april 2013 en vrijdag 19 april 2013 7.2 Aankomst op zaterdag 21 april 2012 7.3 Route naar de Elf Fantasy Fair 8. Opbouw 8.1 Data en tijden opbouw 8.2 Parkeren 8.3 Overnachten 8.4 Borg 9. Elf Fantasy Fair dagen 9.1 Data en tijden bevoorrading stands 9.2 Locatiemanager 9.3 Afval 9.4 Kassa 9.5 E.H.B.O. post 9.6 Beveiliging 9.7 Reclame 9.8 Stijlvolle aankleding 10. Afbouw 10.1 Data en tijden afbouw 10.2 Autoverkeer afbouw 10.3 Laden

Pagina 2 van 14

Standhouder info

Elf Fantasy Fair Arcen 2013

versie 1.0

08/03/2013

ELF FANTASY FAIR 2013 1


Algemeen

1.1 Aanmelding Aanmelding als standhouders op de Elf Fantasy Fair 2013 geschiedt via de website www.elffantasyfair.com. Onder de kop Standhouders vind u een online inschrijfformulier. Meer over de inschrijvingen vindt u in hoofdstuk 6. Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via [email protected] Schminken, boogschieten en mede verkoop is uitsluitend mogelijk met toestemming van de organisatie. 1.2

Organisatie

De licentie voor het organiseren van de Elf Fantasy Fair is sinds 1 oktober 2011 in handen van Stelf PTe Ltd gevestigd te Singapore. Stelf is een Singaporese limited maar met puur Nederlandse activiteiten en daardoor in Nederland afdrachtplichtig qua BTW en bedrijfsbelastingen. Adresgegevens: STELF pte ltd 144 Upper Bukit Timah Road #03-38 Beauty World Centre Singapore 588177 ACRA: 201119686G Rabobank Ibannummer NL96RABO0156944812 Swift: RABONL2U Tel: 00-31-(0)6-24694810 Email: [email protected] website: www.elffantasyfair.com Kantooruren: maandag t/m vrijdag van 08:00 t/m 13:00 uur Voor standhouder gerelateerde vragen kunt u contact opnemen met Veronique van de Geer Tel: 00-31-(0)6- 44 519 236 Mail: [email protected] Kantooruren: maandag t/m vrijdag van 08:00 t/m 13:00 uur

1.3

Data, openingstijden en locatie Elf Fantasy Fair 2013

Zaterdag 20 april tm zondag 21 april 2013, Kasteel de Haar te Haarzuilens Openingstijden: Zaterdag van 10:00 uur tot 23:00 uur Zondag van 10:00 uur tot 19:00 uur Locatie: Kasteel de Haar Kasteellaan 1 3455 RR Haarzuilens Zaterdag zelfde tijden 14 September en zondag 15 September 2013, Kasteeltuinen Arcen te Arcen Openingstijden: Zaterdag van 10:00 uur tot 23:00 uur Zondag van 10:00 uur tot 19:00 uur Locatie: Kasteeltuinen Arcen Lingforterweg 26 5944 BE Arcen

Pagina 3 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013

ELF FANTASY FAIR 2013 1.4


Bezoekersaantallen

In 2012 heeft de Elf Fantasy Fair Haarzuilens 25.500 betalende bezoekers mogen verwelkomen, voor 2013 worden gelijke aantallen verwacht. In 2012 heeft de Elf Fantasy Fair Arcen 10.500 betalende bezoekers mogen verwelkomen, voor 2013 worden verwacht dat 11.000 bezoekers de fair zullen bezoeken. De toegangsprijzen staan vermeld op onze website. 2

Locaties Elf Fantasy Fair 2013

Omschrijving locaties Het terrein van de Elf Fantasy Fair is opgedeeld in verschillende locaties. Voor de globale locatie-indeling verwijzen wij u naar de kaart op de website op www.elffantasyfair.com. 3

Standtype

In dit hoofdstuk vindt u een omschrijving van de verschillende standtypen. Voor informatie over een specifiek type op een locatie en exacte prijzen verwijzen wij u naar het online inschrijfformulier op onze website. De indeling van de diverse locaties worden door de organisatie bepaald en zijn bindend. Wellicht ten overvloede: voor alle standtypen geldt uitdrukkelijk dat uitbouwen (bijvoorbeeld kaartmolens, (kleding)rekken) buiten de contractueel afgesproken standruimte niet zijn toegestaan. Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via [email protected] 3.1

Open plek middeleeuwse tenten/ fantasievolle tenten

Sinds Arcen 2011 bieden wij alleen nog open plekken aan voor standhouders met een middeleeuws ogende en/of fantasy ogende tent e.e.a. ter beoordeling van de organisatie. De verkoopwaren hoeven niet middeleeuws te zijn. Wij vragen alle standhouders een foto te sturen voor hun tent voordat de registratie wordt goedgekeurd. De plaats betreft een grondplaats op het terrein waarbij uitgegaan wordt dat u als standhouder deze ruimte zo aantrekkelijk mogelijk benut, bijvoorbeeld door het plaatsen van uw eigen tent. Het is in geen geval de bedoeling extra uitbouwen te plaatsen die buiten de toegewezen ruimte vallen. De kavel indeling is besproken met gemeente en brandweer; blijf hier dus binnen. Houdt er rekening mee dat de omliggende meters die nodig zijn voor het neerzetten van de tent ( zoals uw scheerlijnen), ook mee gerekend moeten worden en binnen de door u gehuurde meters dient te vallen. Als u een open plek neemt, dan wordt van u verwacht dat u zelf voor een goede ondergrond zorgt, om beschadiging van het gras te voorkomen. Raakt het gras beschadigd doordat er geen ondergrond is gebruikt, dan krijgt u achteraf van ons een factuur voor de herstelwerkzaamheden of wordt het borggeld ingehouden. De te huren open plekken zijn altijd standaard 3 meter diep. U kunt ze huren van 3 tot uiterlijk 10 meter breed.

Prachtig gedecoreerde tenten dragen bij aan de Sfeer van de Elf Fantasy Fair! Pagina 4 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013

ELF FANTASY FAIR 2013 3.2


Paviljoen (5x4m of 5 x 5 meter)

De paviljoens zijn vierhoekig. Op een aantal locaties is het mogelijk meerdere paviljoens naast elkaar af te nemen. Het dak bestaat uit PVC-zeil. Specificaties paviljoens 5x5 meter: Nokhoogte is ongeveer 5,10 meter. Zijhoogte is ongeveer 2,50 meter, met een instap van 2.23 m vrije hoogte. Breedte en diepte zijn 5 meter. Specificaties paviljoens 5x4 meter: Nokhoogte is ongeveer 2.90 meter, de tent kan voorzien zijn van een middenbalk, dit kunnen wij niet op voorhand zeggen. Zijhoogte is ongeveer 2,50 meter, met een instap van 2.23 m vrije hoogte. Breedte (straatlengte) is 5 meter, en diepte is 4 meter. Alle paviljoens zijn voorzien van vlonders indien nodig. Het is niet toegestaan om posters en andere reclame materialen te plakken, prikken en spijkeren op het pcv-zeil. Dit omdat de PVC-zeilen niet ontworpen zijn voor dergelijk gebruik. Wij zijn genoodzaakt eventuele reinigings- of reparatiekosten die ontstaan door verkeerd gebruik achteraf aan u te factureren. Wilt u toch iets op hangen, maakt dan gebruik van touwtjes, vleeshaken of tie wraps.

3.3 Marktkraam De marktkramen hebben een afmeting van luifel 450 cm x 250 cm, tafelblad 390 cm x 110 cm, en zijn niet voorzien van zijwanden. Het ombouwen van de marktkramen (eruit halen van de planken en de stand voorzien van eigen tafels danwel kledingrekken) is niet op alle locaties toegestaan. Voor Haarzuilens 2013 geldt dat ombouwen op - Fantasy Avenue, Walhalla niet is toegestaan - Witches circle wel is toegestaan De volgende zaken zijn op geen van de locaties toegestaan Uitbouwingen buiten de marktkraam zijn nadrukkelijk niet toegestaan. Denk hierbij aan folderrekken, aanplakborden, kaartmolens of aanhangers t.b.v. van opslag of voorraad. Ook is het niet toegestaan het achterzeil naar achteren toe te spannen en de afdak die hiermee ontstaat te gebruiken als verlenging van uw stand. 3.4

Food/Beverage open plek

Food & Beverage standhouders die (middeleeuwse) drank- en etenswaren willen aanbieden kunnen contact opnemen met de Veronique van de Geer via [email protected]

Pagina 5 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013

ELF FANTASY FAIR 2013 4.


Prijslijst

De prijs van een stand is afhankelijk van de locatie. U kunt de locaties vinden op de kaart op onze website. Voor de Elf Fantasy Fair 2013 gelden de volgende tarieven Soort

afmeting

Locatie Haarz.

Marktkramen

3.9x 2 meter

A locatie

Prijs bij Prijs per fair bij inschrijving 1 Elf inschr. beide Elf Fair in 2012 Fairs in 2012 ! 550,! 395,-

Marktkramen

3.9x 2 meter

B locatie

! 395,-

! 295,-

Pavilioen

5x5 meter

AA locatie

! 1195,-

! 950,-

Pavilioen

5x5 meter

A locatie

! 1095,-

! 850,-

Pavilioen

5x4 meter

B locatie

! 995,-

!695,-

Vanaf ! 330,-

Vanaf ! 255,-

Open plek Vanaf 3x3 A locatie middeleeuwers Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW van 21%

Voor de Elf Fantasy Fair Haarzuilens 2013 geldt de volgende indeling: AA locatie: A locatie: B locatie:

Boulevard of books and Arts, Styx Magic Grounds, Chaletlaan, Medieval Road, Fantasy Avenue Walhalla, Witches Circle, Dragon Alley, Asian Garden

Voor de Elf Fantasy Fair Arcen 2013 geldt de volgende indeling: A locatie: B locatie:

Oriental Speres, Celtic Alley, Medieval Road, Koetshuisplein, Magic grounds

Open plekken Zoals in 3.1 vermeldt hebben wij slechts enkel nog open plaatsen voor middeleeuwsogende tenten. Hiervoor kunt u als volgt uw standhuur berekenen: U huurt een plek van minimaal 3x3 meter. Elke meter straatlengte kost ! 90,- bij deelname aan Elf Fantasy Fair en ! 65,- bij deelname aan beide evenementen. Elke meter die u dieper staan wilt kost ! 10,- extra per meter. Voorbeeld: Een plaats van 3x3 kost bij deelname aan beide Elf Fantasy Fair 3x! 65,- (straatlengte) + 3x2 (diepte)x 10,- = 195+60= ! 255,- per fair Een plaats van 4x5 meter kost (bij deelname aan alleen Haarzuilens) 4x ! 90,- plus 4 meter extra diepte over 4 meter = 4x! 90,- + 4x4x! 10,- = !360,-+ !160,- = ! 520,Een plaats van 5x3 kost bij deelname aan beide Elf Fantasy Fair 2012 5x ! 65,- + 5x2x ! 10,- = ! 425,- per Elf Fantasy Fair Kunstenaarskorting Voor kunstenaars en ambachtslieden hanteren wij een kortingsregeling. Om hiervoor in aanmerking te komen dient u na uw registratie een omschrijving (met foto’s) te sturen van uw kunst of ambacht. U dient aan de volgende voorwaarde te voldoen: - Minimaal moet 1/3 van de standruimte worden gebruikt voor demonstraties of workshops van uw ambacht. - Workshops/demonstratie op vaste tijden hebben de voorkeur, deze worden vermeldt in ons programma boekje en in de Android & iPhone app van de Elf Fantasy Fair. - Indien uw workshop/demonstratie geen doorgang kan vinden bent u verplicht dit te melden aan de organisatie ook als dit door omstandigheden tijdens het evenement zelf niet mogelijk blijkt. Kortingspercentage bij marktkramen en paviljoens 35% Bij open plekken middeleeuwen 50% Pagina 6 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



Aantal polsbandjes en parkeerkaarten per standsoort. * Mocht u meer polsbandjes nodig hebben dan het aantal dat u ontvangt bij de stand, dan kunt u deze bijbestellen. Deze gaan per set van twee, waarvan één voor zaterdag en één voor zondag is. U kunt Standtype Marktkraam Paviljoen Paviljoen Open plek

Aantal Mtr Mtr polsbandjes Parkeerkaart incl. breed diep incl.* 4 2 2 1 5 4 4 1 5 5 4 1 3 3 2 1

zoveel polsbandjes bijbestellen als u nodig acht, mits u ze op tijd bestelt (voor 1 maart 2013) Zie ook tabel variabele kosten in hoofdstuk 5, Extra’s. Betaling bij deelname aan enkel Elf Fantasy Fair Haarzuilens of Enkel Elf Fantasy Fair Arcen 2013 Al onze facturen worden digitaal verstrekt en verzonden naar het e-mailadres dat u op het inschrijfformulier heeft opgegeven. Na toewijzing van de aangevraagde standruimte ontvangt u een factuur van ! 50%, dit is de aanbetaling van uw standruimte, welke binnen 3 weken (en voor 1 maart 2012) na factuurdatum betaald dient te zijn. Is na 3 weken de betaling nog niet verricht, dan vervalt de reservering en zal een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden. Tevens ontvangt u ter gelijk een factuur van voor het resterende openstaande bedrag, waarvan het totaalbedrag voor 12 maart op de Nederlandse bankrekening van Stelf Pte Ltd. dient te staan. Bij te late betaling van deze factuur, vervalt eveneens de reservering en heeft u geen recht op volledige teruggave. Zie ook onze algemene voorwaarden Betaling bij deelname aan zowel de Elf fantasy Fair Haarzuilens Als de Elf Fantasy Fair Arcen Al onze facturen worden digitaal verstrekt en verzonden naar het e-mailadres dat u op het inschrijfformulier heeft opgegeven. Na toewijzing van de aangevraagde standruimte ontvangt u een factuur van ! 25%, dit is de aanbetaling van uw standruimte, welke binnen 3 weken (en voor 1 maart 2012) na factuurdatum betaald dient te zijn.. Is na 3 weken de betaling nog niet verricht, dan vervallen beide de reservering en zal een nieuwe aanvraag ingediend moeten worden. Tevens ontvangt u direct de tweede factuur met daarop de overige standhuur, accessoires en de aanbetaling van 25% voor de Elf Fantasy Fair Arcen. Deze moet uiterlijk 6 weken voor de start van de fair in zijn geheel voldaan zijn. In mei 2012 ontvangt een factuur van voor het resterende openstaande bedrag voor Arcen, waarvan het totaalbedrag voor 1 augustus 2012 op de rekening van Stelf Pte Ltd. dient te staan. Bij te late betaling van deze factuur, vervalt eveneens de reservering en heeft u geen recht op volledige teruggave. Zie ook onze algemene voorwaarden. Standhouders welke gebruik maken van deze aanbieding wordt geen borg in rekening gebracht. Tickets/ polsbandjes Op basis van een reserveringsbevestiging en standnummer ontvangt u bij de standhoudersregistratie op onze parkeerplaats uw polsbandjes en parkeerkaarten. U dient er zelf zorg voor te dragen dat uw personeel de polsbandjes ontvangt! Zonder polsbandje hebben zij geen toegang tot het terrein. Spreek u met laatkomers vooraf af bij de poort.

Pagina 7 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013


5.


Extra benodigdheden

De uiterste besteldatum van alle onder genoemde producten is 1 maart 2013 5.1 Elektriciteit Wilt u elektra gebruiken, dan betaalt u per oppervlakte. Per 25 m2 standoppervlakte wordt ! 65, - aan elektriciteitskosten berekend, mits uw verbruik niet komt boven een gemiddelde van 2000 Watt. Bijvoorbeeld: Huurt u een marktkraam en wilt u stroom gebruiken, dan betaalt u voor het hele weekend ! 65,-. Huurt u een open plek van 8 x 5 meter, dan betaalt u 2 x ! 65,- = ! 130,Let op: uiterlijk om 23:00 uur elke avond (zaterdagavond tot 24.00 uur) worden de generatoren uitgezet om rond 07:00 uur de volgende ochtend weer aangezet te worden. Op het middenterrein (Walhalla) blijft de stroom ’s nachts aan in verband met koelapparatuur. Voor het gebruik van apparaten zoals magnetrons, waterkokers en ovens worden apart de elektra kosten berekend. De generatoren t.b.v. de catering t.b.v. koelwagens blijven in overleg ’s nachts aan laten staan. 5.2 Water Indien een standhouder water gaat gebruiken, dan dient deze dat zelf zorg te dragen voor de aanvoer, opslag en afvoer. In geen geval mag afval water geloosd worden in de riolering van het evenementterrein, in het oppervlakte water of in de bodem. Indien de organisatie toestemming gegeven heeft voor het gebruik maken van waterpunten op het terrein zelf, dan dient de standhouder zelf zorg te dragen voor de aansluiting (koppelingen en slangen) op het waterpunt en zijn de kosten voor rekening van de standhouder. 5.3 Vuilnis Standhouders dienen zelf zorg te dragen voor het correct aanleveren van zijn afval aan één van onze afvalpunten en dient zijn locatie brandschoon (ook zonder sigarettenpeuken etc.) achter te laten. Een kaart en een vuilniszak met daarop de afvalverzamelpunten ontvangt u bij aankomst op het registratiepunt. 5.4 Tafels & stoelen Deze zijn apart te bestellen en zijn niet in de standprijs inbegrepen. Prijs per tafel is ! 25,- en per kuipstoel ! 5, -. 5.5 Polsbandjes Buiten het aantal polsbandjes dat u standaard krijgt voor een bepaalde stand, kunt u ook extra polsbandjes bijbestellen. Deze zijn per set (zaterdag/zondag) te bestellen voor ! 28,50 excl. btw. 5.6

Prijslijst benodigdheden. Prijzen zijn exclusief BTW.

Extra bij te boeken

Prijs per stuk

Tafels 2.20x 0.70 m

! 25,-

Kuipstoelen

! 5,-

Elektra non-F&B per 25 m2

! 65,-

Set Polsbandjes (1 za./ 1 zo. )

! 28,50

Extra parkeerkaart weekeinde

Alleen voorverkoop ! 7.50 ! 5,-

Afvalkliko (210 liter)

Pagina 8 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



6.

Reserveren standhouderplekken

6.1

Locaties in Elfia

Het terrein is opgesplitst in diverse locaties. Op onze website treft u een plattegrond aan met daarop de diverse locaties. De locaties worden door ons ingedeeld en op de locaties kunnen marktkramen, open plekken of paviljoens staan. Deze worden niet gewijzigd. Ook zijn er delen gereserveerd voor cateraars en entertainers. Op het inschrijfformulier kunt u de locatienaam, soort stand en de prijs terugvinden. 6.2

Het inschrijfformulier

Op onze website staat een online inschrijfformulier. Hierop vult u al uw gegevens in en kunt u aankruisen naar welke stand en locatie uw voorkeur uit gaat. Nadat u het inschrijfformulier heeft ingevuld wordt uw aanvraag door ons verwerkt. Binnen een week ontvangt u een bevestiging van uw reservering. Indien er problemen voordoen nemen wij contact met u op 6.3

Beschikbaarheid en indeling.

In dit nieuwe systeem is het voor u niet mogelijk het aantal nog beschikbare plaatsen te zien. U kunt zich registeren via een formulier op onze website. Binnen een week ontvangt u een bevestiging dat uw registratie ontvangen is. Wij kijken onder andere naar het soort product dat u aanbied. Om onze bezoekers een gevarieerd aanbod te kunnen bieden hebben wij maximum ingesteld per type product (b.v. larp-wapens, gothic kleding, boekverkoop enz De indeling op de locatie zelf wordt door ons gemaakt. De indeling wordt eind juni gemaakt en daarop ontvangt u uw standnummer. Onze indeling is bindend. Voor vragen over de inschrijvingen kunt u contact opnemen met Veronique van de Geer [email protected] Inschrijving is uitsluitend mogelijk via www.elffantasyfair.com en is pas definitief als de organisatie de inschrijving heeft goedgekeurd én de betalingen zijn ontvangen. Let op: Voedsel- en drinkwaren mogen niet verkocht worden in uw stand, tenzij er schriftelijke toestemming is verleend door de organisatie.

Pagina 9 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013


7.


Aankomst

7.1 Aankomst donderdag 18 April en vrijdag 19 April 2013. Mee te nemen: Uw reserveringsbevestiging Uw driecijferig standnummer Registratiepunt: Bij het registratiepunt op de parkeerplaats tegenover het kasteel. Hier ontvangt u een enveloppe met daarin uw tickets, parkeerkaart en overige informatie. Indien er niemand op het registratiepunt aanwezig is vind u daar een telefoonnummer van de dienstdoende “parkeerelf” Na een geslaagde test op Elf Fantasy Fair Arcen 2012 gaan wij dit jaar werken met een nieuw systeem voor het opbouwen op donderdag 18 en vrijdag 19 april. Er zijn +- 6 vaste tijdblokken waarop u het terrein kunt oprijden. Tussen de blokken door oprijden is niet mogelijk! U kunt zelf kiezen in welk tijdblok u wilt oprijden. De oprijtijden worden in een informatiemail begin april verstrekt. Daarna kunt u uw voorkeur doorgeven. Zorg u voor dat u zich 30 min. voor de bloktijd heeft gemeld op het registratiepunt op de parkeerplaats. Onze vrijwilligers zullen u op volgorde gaan zetten en op de aangegeven tijd kunt u het terrein oprijden. Auto’s mogen 1,5 uur het terrein op, daarna moet de auto terug worden gezet op de parkeerplaats. De rest van de dag kan er worden opgebouwd en ingericht, maar zonder auto op het terrein. Op zaterdag en zondag kunnen de auto's in geen geval het terrein op! 7.2 Aankomst zaterdag 20 April Mee te nemen: Uw reserveringsbevestiging Uw driecijferig standnummer Bij het registratiepunt op de parkeerplaats tegenover het kasteel. Hier ontvangt u een enveloppe met daarin uw tickets, parkeerkaart en overige informatie. Op zaterdag kunt u in geen geval met uw auto het terrein op! 7.3

Route naar de Elf Fantasy Fair

Kasteel De Haar is gelegen in de Gemeente Utrecht, iets ten noorden van de plaats Vleuten. Het adres is Park en Tuinen Kasteel De Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR, Haarzuilens, Nederland. De Kasteeltuinen Arcen zijn gelegen in de provincie Limburg, vlakbij de Nederlandse stad Venlo en de Duitse stad Mönchengladbach. Het adres is: Kasteeltuinen Arcen, Lingsforterweg 26, 5944 BE Arcen, Nederland. Let op: het landgoed Kasteel De Haar/ Kasteeltuinen Arcen is een monumentaal park, dat valt onder de bescherming van Nederlandse natuurmonumenten. Blijft u daarom altijd met uw voertuig op de verharde paden en rijplaten. Schade aan het park die veroorzaakt zijn door voertuigen worden door de stichting Kasteel de Haar verhaald op de organisatie van de Elf Fantasy Fair. Een standhouder, waarvan geconstateerd is dat deze met een voertuig niet op de verharde paden en/of rijplaten heeft gereden, kan na afloop van het evenement een factuur verwachten van minimaal ! 100, - ex BTW.

Pagina 10 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



Opbouw

8.1 Data en tijden opbouw Voor de opbouw van uw stand heeft u de keuze uit verschillende dagen. Met betrekking tot het opbouwen in combinatie met auto(‘s) op het terrein zijn er beperkingen. Zie onderstaand tabel: Opbouw EFF 2011 Dag Donderdag Vrijdag* Zaterdag

Datum 18 april 19 april 20 april

Tijd 09.00 – 22.00* 07.30 – 22.00* 07.30 – 10.00

Auto op terrein 90 minuten 90 minuten Niet toegestaan

*Na een geslaagde test op Elf Fantasy Fair Arcen 2012 gaan wij dit jaar werken met een nieuw systeem voor het opbouwen op donderdag 18 en vrijdag 19 april. Er zijn +- 6 vaste tijdblokken waarop u het terrein kunt oprijden. Tussen de blokken door oprijden is niet mogelijk! U kunt zelf kiezen in welk tijdblok u wilt oprijden. De oprijtijden worden in een informatiemail begin april verstrekt. Daarna kunt u uw voorkeur doorgeven. Voor vragen tijdens het opbouwen op het terrein kunt u altijd terecht bij uw eigen locatiemanager. Elk van de locaties heeft namelijk zijn eigen locatiemanager, zowel tijdens open afbouw als tijdens het evenement zelf. 8.2 Parkeren Als u klaar bent met laden en lossen kunt u uw voertuig voor langere tijd parkeren op de parkeerplaats. Het kasteel in Haarzuilens beschikt niet over speciale parkeerplaatsen voor standhouders. 8.3 Overnachten en kamperen Het is toegestaan om op het terrein in de eigen stand te overnachten. Uitbouw met een slaaptent, camper of ander voertuig is niet toegestaan (ook niet bij marktkramen). Toiletruimtes zijn ’s nachts beschikbaar, er is geen douchemogelijkheid voor standhouders beschikbaar. Het is volgens de Nederlandse wet verboden om te overnachten op parkeerplaatsen. Het overnachten op de parkeerplaats is daarom niet toegestaan. Er zijn campings in de omgeving van het evenement waar u kunt overnachten. Kijk voor informatie hierover op onze website.

Vlaggetjes tonen op de middeleeuwse laan de standplaatsen aan Pagina 11 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



8.4 Borg Bij deelname aan de Elf Fantasy Fair als standhouder wordt vooraf !100,- borggeld in rekening gebracht. Dit borggeld wordt na afloop van het evenement teruggestort door de organisatie, indien de standhouder zich gehouden heeft aan de algemene voorwaarden, waaronder het schoon opleveren van de standruimte, het afval is afgegeven bij een afvalverzamelpunt, er geen schade is gereden op het terrein met de auto en gehouden is aan de verblijfstijden met de auto op het terrein. Voor het overschrijven van de borg naar niet Nederlandse rekeningen hebben wij uw IBAN en BIC nummer nodig, samen met de naam van de rekeninghouder, het adres van de rekeninghouder en de naam van uw bedrijf. Vergeet u niet deze in te vullen op het inschrijfformulier

Een goede ondergrond voorkomt schade aan het gras

Schade als hierboven kan u uw borg kosten!

Pagina 12 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



Elf Fantasy Fair dagen 20 en 21 april 2013/ 14 en 15 september 2013

9.1 Data en tijden bevoorrading stands Op zaterdag en zondag kunt u niet het terrein op met uw voertuig om uw stand te bevoorraden. U kunt zaterdag en zondag te voet en/of met een steekwagen bevoorraden. 9.2 Locatiemanager Iedere locatie heeft een eigen locatiemanager, die voor u het aanspreekpunt is tijdens het evenement. Tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbouw kunt u bij deze locatiemanager terecht voor al uw vragen en of opmerkingen. De locatiemanager heeft ook de beschikking over alle informatie betreffende uw bedrijf op de Elf Fantasy Fair en loopt ook na of uw stand voldoet aan de standhoudervoorwaarden. Hij/zij zal ook de oplevering van uw stand aan het einde van het evenement controleren. Zie voor oplevering van uw stand, punt 13 uit het algemeen reglement standhouders. 9.3 Afval Het is gebruikelijk bij buitenevenementen dat standhouders hun afval meenemen naar huis. Naast het zelf meenemen kunnen we u nog de volgende opties bieden: - U kunt uw afval tijdens en na het evenement zelf wegbrengen naar over het terrein verspreide afval-verzamelpunten. Een kaart hiervan treft u in de enveloppe die u bij aankomst ontvangt. - U kunt een of meerdere afvalkliko’s huren van 210 liter inhoud, die met enige regelmaat gecheckt en geleegd worden door onze medewerkers Graag vragen wij u om asbakken bij uw stand neer te zetten om te voorkomen dat uw sigarettenpeuken op de grond terecht komen. 9.4 Kassa U kunt ter plekke geen extra standhouder tickets of parkeerkaarten kopen. U kunt wel extra bezoekerstickets en bezoekers-parkeerkaarten kopen op zaterdag en zondag bij de kassa. De kassa bevindt zich bij de hoofdingang. 9.5 E.H.B.O. post Tijdens de Elf Fantasy Fair is een bemande E.H.B.O. post aanwezig op het terrein. Indien een bezoeker u vraagt naar een E.H.B.O. post, dan kunt hen naar deze locatie verwijzen. In het geval dat zich in- of direct naast uw stand een calamiteit voordoet, dient u het direct aan uw locatiemanager of een andere medewerker van Elf Fantasy Fair te melden. 9.6 Beveiliging ’s Nachts zal het terrein worden beveiligd door professionele krachten. Wij wijzen u er echter met nadruk op dat deelname aan het evenement voor risico van de standhouder zelf is. Noch de organisatie, noch Kasteel Arcen kunnen enige aansprakelijkheid aanvaarden betreffende schade of vermissing van welke zaken dan ook. In de “Algemeen voorwaarden Standhouder Elf Fantasy Fair”, kunt u lezen welke voorwaarden hieromtrent van toepassing zijn. 9.7 Reclame Gratis aanbieden van reclame en voorlichtingsmateriaal kan uitsluitend geschieden vanuit de stand zelf (dus niet ervoor en/of op de paden), het is verboden deze in een andere ruimte dan die door u gehuurd aan de bezoekers aan te bieden, dan wel aan te brengen. Deze maatregel wordt getroffen op basis van de gemeentelijke verordening reclame uitingen en op basis van de algemene voorwaarden Elf Fantasy Fair. Er mogen dus ook geen flyers onder ruitenwissers van auto’s worden gestoken. 9.8 Stijlvolle aankleding De organisatie verzoekt dringend alle standhouders van de Elf Fantasy Fair zich in een leuk, bij uw locatie passend kostuum te kleden tijdens de Elf Fantasy Fair en ook uw stand te decoreren in Fantasy stijl. Dit is in de eerste plaats om de eigen stand nóg aantrekkelijker te maken voor de bezoekers en tevens om de sfeer van de locaties te versterken.

Pagina 13 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013



Afbouw

10.1 Data en tijden afbouw Voertuigen worden zondag 21 april na 19.30 uur* op het terrein toegelaten via bloktijden. Elke stand heeft zijn eigen standnummer, afbouwtijd en in/uitgang. Deze tijden worden u per mail begin april bekend gesteld. Bij twijfel op het evenement zelf kunt u de locatiemanager vragen. U KUNT DUS GEEN EIGEN OPRIJTIJD KIEZEN! *De tijd van 19.30 uur is afhankelijk van de politie ter plaatse. Zij geven het terrein vrij als de laatste bezoeker-pendelbus is weggereden. De afbouw op zondagavond is er druk, u kunt er ook voor kiezen te voet/ steekwagen uw spullen naar de P plaats te vervoeren of op maandag af te bouwen. Het is ook mogelijk om op maandag 22 april om 08:00 uur of 10.00 uur het terrein op te rijden om af te bouwen U dient zich hiervoor om 7.30 resp 9.45 uur melden op de parkeerplaats. Onze vrijwilligers zullen u op volgorde gaan zetten en op de aangegeven tijd kunt u het terrein oprijden. Na 90 minuten moet uw auto van het terrein af zijn. Uiterlijk 12.00 uur dient u uw standplek op te leveren. 10.2

Autoverkeer afbouw

”Tip! Maak zoveel mogelijk gebruik van steekwagens tijdens het open afbouwen van uw stand”. Tijdens de afbouw op zondagavond gelden, voor uw voertuig, er specifieke tijden per stand en per locatie. Zorg ervoor dat u 15 min voor uw oprijd-tijd op de parkeerplaats aanwezig bent, zodat u, als u wordt opgeroepen, kunt gaan rijden. De zondagavond is een drukke en soms hectische periode. Wij willen u op het hart drukken rustig te blijven en de aanwijzingen van onze medewerkers op te volgen. Zo verloopt het soepel! Blijf op het terrein met uw voertuig op de verharde wegen en rijdt niet door/over het gras. Het park van het kasteel is namelijk van natuurmonumenten.

“U mag uitsluitend op verharde wegen rijden” 10.3 Laden Eenmaal op het terrein kunt u als exposant rijden in de richting van de plaats die u bij de ingang is toegezegd. Auto’s mogen alleen op weg geparkeerd worden, niet op het gras. Hier wordt streng toezicht op gehouden. De spullen kunnen dan vanaf de weg worden geladen en gelost. Dit moet gebeuren in de daarvoor gereserveerde tijden, na deze tijden moeten de auto’s het terrein hebben verlaten. “Zorg dat uw parkeerkaart goed zichtbaar achter de voorruit is geplaatst”

Wij willen u heel veel succes en plezier wensen met de komende Elf Fantasy Fair!

Pagina 14 van 14

Standhouder info


versie 1.0

08/03/2013

Elf Fantasy Fair 2013

Recommend Documents