26 E E N I N I T I AT I E F VA N E Y I N SA M E N W E R K I N G M E T T I J D CO N N EC T E N EC H O CO N N EC T | 2 1 M AA RT 2 01 4
2
7
“Niet meer informatie is nodig, wel betere analyse”
Wees klaar voor de fiscus Elektronische tax audits
Interview met Frank Staelens (EY) en Luc Burgelman (NGData)
Is uw onderneming klaar voor een cyberaanval?
Audit 2.0 Van data tot gerichte beslissing
Van bricks tot bits Risico’s en opportuniteiten
10 sleutelprincipes en ‘must do’ veiligheidsacties
8
11 14
© Sofie Van Hoof
De data-intelligente onderneming Vragen over dit onderwerp? Wilt u dit dossier ook online raadplegen? www.tijd.be/inzicht
Elke onderneming wordt vandaag overspoeld door een stortvloed aan data, in allerhande al dan niet gestructureerde formaten. Onderzoek toont aan dat het volume data elk jaar verdubbelt. Big data is een feit, daar twijfelt niemand aan. Waarom deze bijlage? Omdat ondernemingen de massieve datavolumes die ze genereren, veel te zelden op een intelligente manier in bruikbare informatie omzetten. Om daar een mouw aan te passen, laten we specialisten uit data-gerelateerde domeinen aan het woord. In het panelinterview praten data-scientist Luc Burgelman van NGData en Frank Staelens, vennoot bij EY over de paradigma-shift van big data en de rol van de data-scientist. In een ander gesprek voelen we
Paul Ballew, Chief Data and Analytic Officer van Dun & Bradstreet over hetzelfde onderwerp aan de tand. De drie specialisten hebben ieder een uitgesproken mening over de revolutie in de manier waarop we met data omgaan. Verder in deze bijlage sommen we de belangrijkste trends in datatechnologie op, staan we stil bij de risico's en opportuniteiten die de datarevolutie biedt en gaan we dieper in op de rol van big data in fraudebestrijding en bij audits. Last but not least zoomen we in een op een nog te vaak veronachtzaamd aspect: data-security. Hoe u het ook draait of keert, data is dé kern-asset van de hedendaagse onderneming. En daar gaat u maar beter bedachtzaam mee om. Want Big Data is Big Business.
2
DATA-INTELLIGENTE ONDERNEMING
Vooraf
STRAT EGI SC H BE LE ID B IG DATA
Big Data is Big Business Door de overweldigende datastromen die op ons afkomen, dreigen ondernemingen te verdrinken in een zee van data. Bovendien gaan ze door de hype rond big data de kern van de zaak vaak verkeerd interpreteren. Onze stelling is niet dat ondernemingen vooral zoveel mogelijk data moeten verzamelen en opslaan. De sleutelboodschap van EY is dat de meeste bedrijven zich beter moeten focussen op inzicht in de bestaande data. Er is zoveel informatie aanwezig die niet geëxploiteerd wordt. Ontgin eerst die potentiële goudmijn, vooraleer u denkt aan oplossingen waarbij gigantische hoeveelheden ongestructureerde data van het internet binnengehaald worden. Later kunt u nog altijd een Als ondernemingen stapje verder gaan. vandaag niet bezig Niet alleen zijn met data, dan de hoeveelheid data worden ze geeft de voorbijgestoken ondernemindoor hun gen nieuwe uitdagingen, concurrenten. ook de nieuwe datatechnologieën werpen vragen op. Trek voldoende tijd uit om daar een antwoord op te formuleren. Want net dankzij die tools kunt u bestaande data omvormen tot informatie en intelligentie en ten slotte, daar draait het toch om, tot winstgevende acties. Datastromen moeten niet alleen geanalyseerd, maar ook gepersonaliseerd worden, zodat iedere werknemer op het juiste moment de juiste informatie te zien krijgt. Dat draagt potentieel enorm bij tot de efficiëntie op alle vlakken. Kort en bondig: er is nood aan meer intelligentie, niet aan meer nullen en enen. Als ondernemingen daar vandaag niet mee bezig zijn, dan worden ze voorbijgestoken door hun concurrenten. Ondernemingen moeten dus vandaag al een schaalbare datastrategie opzetten, waarmee ze de concurrentie ook morgen een stapje voorblijven.
“Niet meer informatie is nodig, wel een betere analyse” Nog nooit beschikten ondernemingen over zo veel data. Ze kunnen alles weten over hun klanten, zakenpartners of machinepark. Maar die informatiestroom moeten ondernemingen op een efficiënte manier in kaart brengen en gebruiken. Hoe doen ze dat?
r zweeft waanzinnig veel informatie rond in cyberspace. Iedere dag versturen we 145 miljard mails en consulteren we Google 4,5 miljard keer. De informatiestroom gaat steeds sneller. In 2011 duurde het twee dagen om 5 miljard gigabyte aan data te produceren. Vorig jaar nam dat nog maar tien minuten in beslag. ‘Daardoor zien de meeste ondernemingen door de bomen het bos niet meer. Dat resulteert in een groot efficiëntieverlies: werknemers verliezen veel tijd omdat ze overbodige informatie verwerken of omdat ze onvoldoende snel toegang krijgen tot nuttige informatie’, zegt Frank Staelens van EY. ‘Bedrijven hebben nood aan een strategisch beleid over de manier waarop ze met data omspringen’, vindt ook Luc Burgelman, CEO van NGData, een bedrijf dat software ontwikkelt voor het beheer van big data.
E
Rudi Braes, managing partner EY België
Colofon Een initiatief van EY Frank Staelens, vennoot EY Assurance Andy Deprez, vennoot EY Advisory Ingmar Christiaens, vennoot EY Advisory Jan Van Moorsel, vennoot EY Tax Consultants Jan Smolders, director EY Advisory Kurt Vermeire, senior manager EY Assurance Verantwoordelijke uitgever: Marc Cosaert, vennoot EY Transaction Advisory Services Coördinatie EY: Anne-Sophie Jaspers
BIJLAGE i.s.m. EY
www.ey.com/be/inzicht Volg EY op twitter: twitter.com/EY_Belgium Tel.: 02 774 91 11 Een realisatie van Mediafin Publishing Coördinatie: Veronique Soetaert Redactie: Mediafin Lay-out: David Steenhuyse Fotograaf: Sofie Van Hoof, Emy Elleboog, Lieven Van Assche, Shutterstock Info?
[email protected] CONNECT
Hoe springt een onderneming op een intelligente manier met data om? Staelens: ‘Door dagelijks de bestaande technologie te gebruiken om de beschikbare nuttige interne en externe informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te brengen. Dat is niet alleen in het algemeen belang van de onderneming, maar het verhoogt ook de jobtevredenheid van de werknemers. Veel ondernemingen denken nog altijd dat ze vooral zo veel mogelijk data
moeten verzamelen. Maar meestal hebben ze niet méér gegevens nodig, maar wel een beter inzicht in de bestaande data. Daarnaast moeten ondernemingen goed nadenken over de huidige en toekomstige waarde van hun data. Want gegevens zijn intussen verhandelbaar. Ze zijn net zoals het machinepark, het personeel of de bedrijfsgebouwen een waardevolle asset. Daardoor moeten ondernemingen er alles aan doen om hun data te beschermen tegen alle vormen van diefstal die kunnen leiden tot klanten-, concurrentie- of reputatieverlies.’ Burgelman: ‘Ondanks de technologische evoluties zullen sommige dingen nooit veranderen. Bedrijven zullen altijd producten of diensten verkopen en facturen verwerken. Maar elk van die activiteiten kan een onderneming wel verrijken door verstandig met databeheer om te springen. De uitdaging is dus vooral om nieuwe technologie in te passen in de bestaande processen en daarvoor een goede strategie uit te werken. Dat is belangrijker dan zo veel mogelijk gegevens te analyseren.’ Waarom is het zo belangrijk dat ondernemingen een beleid uitstippelen om gegevens op een verstandige manier te verzamelen en te verwerken? Burgelman: ‘Goed databeheer geeft ondernemingen de kans om hun klanten veel beter te leren kennen. Dat is ontzettend belangrijk in een
BIJLAGE i.s.m. EY
3
DATA-INTELLIGENTE ONDERNEMING
© Sofie Van Hoof
Frank Staelens en Luc Burgelman
omgeving waar de consument centraal staat. Want dankzij een betere kennis van een individuele consument kun je de dienstverlening personaliseren en daarmee relevanter maken. Deze persoonlijke aanpak verbetert de klantbeleving en zal zijn loyaliteit tegenover de onderneming versterken. Banken of telecombedrijven zijn daarvan een treffend voorbeeld. Iedereen is klant bij zo’n bedrijf, waardoor ze bijna alleen maar kunnen groeien door van elkaar klanten in te pikken. Bedrijven die hun klanten goed kennen, kunnen een betere service bieden en slagen er beter in om klanten te behouden. Zo kan het voor een bank heel waardevol zijn om te weten dat een klant regelmatig vastgoedwebsites raadpleegt. Met die kennis kan ze er op anticiperen dat die klant binnenkort misschien een hypothecaire lening nodig heeft.’ Staelens: ‘Op een andere manier met data omgaan, biedt ondernemingen veel kansen: ze kunnen sneller groeien, kosten besparen en het risicomanagement verbeteren. Jammer genoeg zijn er maar weinig on-
dernemingen die een duidelijk overzicht hebben van de data waarover ze beschikken en wie daarmee aan de slag gaat. Bedrijven die hun databeheer vandaag niet onder controle hebben, moeten er daarom morgen zeker werk van maken. Want anders lopen ze overmorgen achter op de concurrentie. De uitdagingen verschillen voor elke onderneming naargelang de omvang, het aantal vestigingen, de verscheidenheid aan systemen of de complexiteit van de bedrijfsprocessen. Het uitgangspunt is eenvoudig maar hard: either become the disruptor or become the disrupted.’ Welke descriptieve technologie kan een gemiddelde onderne-
ming al gebruiken? Staelens: ‘Consumentgerichte afdelingen hebben in eerste instantie nood aan eenvoudige software, waarmee ze zelf gegevens kunnen analyseren en visualiseren. Financiële departementen kunnen dan weer veel efficiëntiewinst boeken met moderne software voor financiële rapportering, budgettering, forecasting, prestatiemanagement en consolidatie. En afdelingen risicomanagement kunnen met moderne en eenvoudige software automatisch ongebruikelijke boekhoudkundige ingrepen of alarmerende betalingstransacties detecteren. Of het is mogelijk om negatieve informatie rond zakenpartners doeltreffend op te volgen.’
>
4
DATA-INTELLIGENTE ONDERNEMING
BIJLAGE i.s.m. EY
> Burgelman: ‘Dergelijke descriptieve oplossingen bieden nu al veel mogelijkheden. En de komende jaren zal de druk op bedrijven toenemen om ook te evolueren naar meer voorspellende toepassingen. Die geven bedrijven de kans om veel korter op de bal te spelen en trends op te sporen die er op wijzen dat er iets aan de hand is. Het is niet meer voldoende dat een bedrijf analisten in huis heeft die kunnen verklaren waarom drie maanden geleden een klant is weggegaan. Bedrijven die over de juiste data beschikken, kunnen achterhalen welke klant niet gelukkig is en binnen drie maanden zal overwegen om naar de concurrentie over te stappen.’
‘Goed databeheer geeft ondernemingen de kans om hun klanten veel beter te leren kennen.’
Welke fouten moeten ondernemingen vermijden bij het implementeren van een efficiënte datastrategie? Burgelman: ‘Veel bedrijven weten niet eens wat ze willen analyseren. Ze hebben nood aan een doordachte strategie zodat ze precies weten wat ze willen verbeteren. Pas dan kan een onderneming met de nieuwe technologie in de beschikbare data nuttige verbanden blootleggen. Dat vergt wel een nieuwe manier van denken die het best wordt gestimuleerd vanuit de businessafdeling, die gewend is om voortdurend nieuwe concepten of businessmodellen te bedenken. Als zoiets gebeurt vanuit de IT-afdeling, wordt er al te vaak gezocht naar oplossingen binnen het bekende kader. Maar het is juist de bedoeling om daarvan los te komen.’ Staelens: ‘Bedrijven lanceren al te vaak verschillende kleine projecten waardoor ze geen holistische visie hebben op de gegevens die ze verwerken. Er zijn maar weinig bedrijven die weten wie bepaalde gegevens gebruikt en voor welke doeleinden. Nochtans is dat een voorwaarde om een datavisie voor de toekomst uit te werken.’
naast de referentieproducten ook generische alternatieven die veel goedkoper zijn en bijna dezelfde functionaliteiten hebben. Daarnaast vormt de menselijke aversie voor verandering een belangrijk obstakel. Veel mensen staan afkerig tegenover de nieuwste software uit angst om zichzelf overbodig te maken. Daarom is het zo belangrijk dat veranderingen worden gedragen door het directieniveau en intensief worden begeleid. Anders vindt iedereen wel een reden om zich achter de gebruikelijke manier van werken te verschuilen.’ Burgelman: ‘Een bedrijf moet een coherent beleid hebben om mensen te kunnen overtuigen om in dat verhaal mee te stappen. Die visie moet ontstaan vanuit het management en vervolgens doorsijpelen naar de lagere echelons. Jammer genoeg zijn veel CEO’s zich nog te weinig bewust van wat er allemaal mogelijk is. Daarom raad ik hen aan om eens Google Now te installeren op hun smartphone of tablet, om zelf te ervaren wat artificiële intelligentie is en wat je met uiteenlopende gegevens allemaal kunt aanvangen. Daar-
Welke obstakels ondervinden ondernemingen die daar werk van willen maken? En hoe neem je die weg? Staelens: ‘Om te beginnen overschatten veel ondernemingen de kostprijs van een goed uitgewerkt databeleid. Net zoals voor geneesmiddelen bestaan er
Luc Burgelman, CEO NGData
© Sofie Van Hoof
naast mag een onderneming ook niet de fout maken om de beschikbare gegevens strak in de hand te houden. Je moet de gegevens laten werken, ze hun verhaal laten vertellen en aanvaarden dat je niet altijd begrijpt hoe de resultaten zijn ontstaan. Traditionele datawetenschappers controleren nog elk afzonderlijk gegeven, maar dat lukt niet meer als er elke dag 3 miljard gegevens op je afkomen. Dan moet een data-analist op een andere manier met data omgaan: hij kan niet langer het schaap zijn, hij moet de herder zijn, die zijn schapen naar de juiste plek brengt.’ De evolutie naar meer data-analyse heeft een grote impact op onze privacy. Hoe moet een bedrijf daar mee omspringen? Staelens: ‘Het zal geen sinecure zijn om de juiste balans te vinden tussen innovatie en privacy. De nieuwe ontwikkelingen in de datawereld zijn er op gericht om de commerciële waarde van de beschikbare informatie te maximaliseren door nuttige informatie vooral automatisch te verwerken. Maar de huidige privacyregels
Trends in big data Meer voorspellende analyses. De voorbije jaren evolueerden vooral de oplossingen voor beschrijvende analyses. Die concentreren zich vooral op de gegevens uit het verleden en het heden. De volgende jaren komt er een sterke opkomst van ‘predictive analytics’. Die kunnen bijvoorbeeld het koopgedrag van consumenten voorspellen of aangeven wanneer machines hun volgende onderhoudsbeurt nodig hebben. Nog meer data in de cloud. Het aantal gegevens of software dat beschikbaar is via ‘the cloud’ of het internet zal nog toenemen. Die evolutie naar meer ‘cloudcomputing’ zal er volgens sommigen zelfs toe
leiden dat tegen 2016 het grootste gedeelte van de ITuitgaven op rekening komt van de cloud. Meer visuele en mobiele toepassingen. Visuele toepassingen en hun mobiele versies worden een essentieel onderdeel van de IT-infrastructuur. Zij zorgen ervoor dat bedrijven die op een intelligente manier met gegevens omgaan voor alle sleuteldepartementen visuele overzichtspagina’s kunnen bouwen. Complexe informatie wordt daardoor verteerbaar en evoluties worden in realtime weergegeven. Er komen ook meer applicaties die informatie op het gepaste moment bij de gebruikers brengen. Verwacht wordt dat de app-sector tegen 2018 een omzet zal draaien
van 60 miljard dollar en 5 miljoen jobs zal creëren. Data wordt verhandelbaar. Informatie is een kostbaar en verhandelbaar goed geworden. Steeds meer bedrijven zullen zich specialiseren in het verzamelen van data en het is stilaan uitkijken naar de eerste veilingsites voor data. System log data winnen aan belang. In het verleden werden die door de hoge opslagkosten om de paar weken verwijderd, maar de komende jaren zullen die gegevens alleen maar aan belang winnen. Ze hebben een grote waarde op het vlak van databeveiliging, efficiëntiemonitoring en risicomanagement.
DATA-INTELLIGENTE ONDERNEMING
BIJLAGE i.s.m. EY
in ons land willen het gebruik van persoonlijke data zo veel mogelijk beschermen. Die data mogen bijvoorbeeld niet worden gebruikt om op een geautomatiseerde manier bepaalde beslissingen te nemen. Een onderneming die op een intelligente manier met data wil omgaan, moet daarom een plan opstellen om de privacy-impact zo klein mogelijk te houden. Een onderneming moet bijvoorbeeld persoonlijke data in de mate van het mogelijke anonimiseren, personen van wie ze gegevens bijhoudt daarover informeren en hen ook de goedkeuring laten geven voor de verwerking van die persoonsgegevens.’ Burgelman: ‘Er zijn voor mij twee gouden regels. Om te beginnen verkoopt een onderneming nooit de data waarover ze beschikt. Want dan is het logisch dat mensen hun vertrouwen verliezen, terwijl het er net om draait om een vertrouwensband te creëren met je klanten. Daarnaast moet een klant ook kunnen bevestigen dat hij ermee akkoord gaat dat zijn gegevens worden gebruikt om hem een betere service te bieden. Want daar draait alles uiteindelijk toch om.’
‘Veel CEO’s zijn zich nog te weinig bewust van wat er allemaal mogelijk is.’ Frank Staelens, vennoot EY
Productief omgaan met data Paul Ballew is Chief Data, Insight en Analytic Officer bij handelsinformatiebedrijf Dun and Bradstreet. D&B beheert een massieve bedrijvendatabase met informatie over meer dan 200 miljoen bedrijven in meer dan 240 landen. Paul Ballew lijkt kortom de geschikte man voor onze vragen over de toekomst van big data. Bij D&B houdt u zich bezig met enorme hoeveelheden data. Maar wat is nu exact big data? Hoe definieert u dat begrip?
Geloof het of niet, ik vind dat een moeilijke vraag. Big data is een naam voor een aantal brede trends van de laatste veertig jaar. De voornaamste van die trends draaien rond de ontwikkeling van transactionele en andere databronnen, data-opslag, rond de snelheid van gegevensverwerking en de evolutie van analytische mogelijkheden. Bovendien gaat het ook, en eigenlijk steeds meer, om het vermogen van bedrijven om de productie van al deze technologie en technieken te verteren. Wezenlijk gaat het bij big data over het omvormen van steeds grotere hoeveelheden data tot inzicht en dat inzicht tot acties met een positieve impact op de bedrijfsresultaten.
‘Wezenlijk gaat het bij big data over het omvormen van steeds grotere hoeveelheden data tot inzicht en dat inzicht tot acties met een positieve impact op de resultaten.’ Paul Ballew, Chief Data, Insight en Analytic Officer Dun & Bradstreet
Wat zijn de risico’s en de opportuniteiten die big data biedt?
De uitdaging is dramatisch gewijzigd de laatste tien jaar. Tien jaar geleden waren we op een aantal vlakken nog altijd data-arm. Er waren erg veel lacunes op allerlei terreinen, en er was het belangrijke probleem van de vertraging. Het was onmogelijk om grote databases in real-time te analyseren, vandaag kan dat wél. Nu is data overal, we worden er eenvoudigweg door overspoeld. De uitdaging ligt niet alleen in het beheer van die data. Het draait er ook en vooral om die data om te vormen tot inzichten die we écht kunnen gebruiken. Als we niet opletten, zullen we te veel focussen op de kwantiteit van de data en niet voldoende op de problemen die we moeten aanpakken met behulp van die data. Big data is met andere woorden een middel. Het mag geen doel op zich worden. © Sofie Van Hoof
‘Business consultancy’ meets ‘software implementation’. Businessconsultants zullen meer dan ooit geïntegreerde oplossingen aanbieden voor zowel de business consultancy, de implementatie van software en het beheer of de verrijking van gegevens. Een certificatie van data intelligentie is in de maak. We zitten nu nog volop op de golf van interne controle certificaties. Wegens het belang van een goed databeheer zullen de belanghebbenden van ondernemingen aandringen op een certificatie van het niveau aan data intelligentie.
Wat zijn de belangrijkste trends die u ziet rond big data?
Ik zie verschillende interessante trends rond het analyseren van ongestructureerde data en het intelligent opsporen van trends. Erg fascinerend allemaal, maar de hamvraag is natuurlijk of uw bedrijf er productief mee aan de slag kan. Op het analytische front is ‘cognitive computing’ het sleutelwoord voor de toekomst, maar het zal waarschijnlijk nog tien jaar duren voor die techniek in bruikbare toepassingen resulteert. De grootste trend is misschien het aantal bedrijven dat zich nu focust op het genereren van een return on investment, door gebruik te maken van al deze investeringen. Zij zijn de pioniers. Als het hen niet lukt om big data als een hefboom te kunnen gebruiken, dan wordt big data een grote kostenpost. Wat is de rol van het topmanagement?
De manier waarop het topmanagement omgaat met big data ligt aan de basis van succesvolle bedrijfsstrategieën. De vraag impliceert het binnenbrengen van wetenschap om de kunde en de kennis van de bedrijfswereld te vergroten. Op die manier moet big data deel uitmaken van de focus van het topmanagement en van de manier waarop die de business optimaliseert.
5
EY GOES SOCIAL JOIN THE CONVERSATION
Follow us twitter.com/EY_Belgium EY Belgium Careers
© 2014 EYGM Limited. All Rights Reserved.
EY Belgium
Partner Belgian Olympic Team
BIJLAGE i.s.m. EY
7
BIG DATA: AUDIT
B E T ER EN GE R IC HTE R AUDI TE RE N ME T DATA-AN ALYSE E N PROC E SAN ALYSE ALS H EF B O ME N
Audit 2.0 Bedrijven genereren massale hoeveelheden data, daar kan niemand onderuit. De klassieke audit-aanpak voldoet daarbij niet meer. Gelukkig zijn er auditoren die data- en procesanalyse als hefboom gebruiken om het auditproces aan te passen aan de nieuwe zakenrealiteit.
uditors als EY ontwikkelen technieken en tools om plausibele relaties te onderzoeken tussen financiële en operationele data. Op die manier ondersteunen ze hun auditprocedures. Big data inzetten en de kruisbestuiving tussen operationele en financiële data in het auditproces heeft vier grote voordelen:
A
1. Het vergroot uw inzicht in de operaties en de risico’s waarmee uw onderneming geconfronteerd wordt. 2. Het brengt onderliggende trends aan het licht.
Van data tot beslissing DATA
SELECTIE EN PROCESSING
GESTRUCTUREERDE INFORMATIE
3. Het maakt het mogelijk om Key Performance Indicators te verifiëren en die te vergelijken met KPI’s van gelijkaardige ondernemingen. 4. Het identificeert ongebruikelijke trends en transacties.
DATAMINING
“De feedback die we van onze auditklanten kregen over deze innovatieve aanpak is zo overweldigend positief dat we er een van onze voornaamste prioriteiten van gemaakt hebben”, vertelt Kurt Vermeire, senior manager EY Assurance. “Binnen EY hebben we een toegewijd team dat volop aan het werk is om onze suite van data-analysetools uit te breiden om bijkomende aspecten van onze auditdiensten af te dekken. We blijven onze auditaanpak vernieuwen, om zeker te zijn dat onze teams altijd werken met spitstechnologie en vooruitstrevende technieken.”
PATRONEN EN TRENDS
EVALUATIE EN INTERPRETATIE
KENNIS
‘Door procesmining zijn we in staat te zien of de processen functioneren zoals gewenst.’ Jan Smolders, director EY Advisory
looptijden kunnen we opsporen, visualiseren en eventueel onderzoeken.”
Toegevoegde waarde De beschreven technieken van data- en procesanalyse maken het mogelijk een audit uit te voeren die verder gaat dan de traditionele aanpak. Er wordt volop rekening gehouden met de groeiende rol van IT-systemen en big data. Het resultaat? Meer relevantie, zekerheid en kwaliteit voor de klant. Dankzij data-analyse- en procesanalysetechnieken kunnen auditoren grote volumes transacties op een meer frequente – doorheen het jaar – basis analyseren en hoeven evaluaties niet meer gebaseerd te zijn op steekproeven tijdens de eindejaarsaudit. De nieuwe aanpak resulteert in een verbeterde risico-identificatie en in het efficiëntere vergaren van meer betrouwbare auditinformatie. Bovendien spoort het zwakheden in interne controlemechanismes op en identificeert men opportuniteiten voor verbetering. De slotsom voor de klant is een voelbaar grotere toegevoegde waarde van de audit.
Procesanalyse Naast data-analyse, dat louter om cijfers draait, is ook de geautomatiseerde analyse van processen een essentieel onderdeel van de nieuwe audit. Jan Smolders, director EY Advisory: “Door ‘procesmining’ zijn we in staat te zien of de processen functioneren zoals gewenst. We kunnen bijvoorbeeld de exacte doorlooptijd van alle processen bepalen. Op die manier sporen we afwijkingen in de opeenvolging van processtappen op, zoals bijvoorbeeld een levering voorafgaand aan een aankooporder. Ook extreem lange of korte door-
BESLISSING
Jan Smolders director EY Advisory Certified Information Systems Auditor expertise: IT governance, IT & business risk and assurance
[email protected] - 03 270 13 72 Kurt Vermeire senior manager EY Assurance Audit learning coördinator EY Belgium expertise: externe audit en implementation & enablement audit tools
[email protected] - 02 774 64 27
8
BIG DATA: OPPORTUNITEITEN EN RISICO’S
BIJLAGE i.s.m. EY
RISICO’S EN OPPORTUNITEITEN IN DE INTELLIGENTE ONDERNEMING
Van bricks tot bits
© Shutterstock
Sinds de digitale revolutie laat bijna alles wat er in een onderneming gebeurt, een gigantische hoeveelheid data na. Communicatie verloopt vooral digitaal, documenten worden alleen uitzonderlijk in papieren vorm bijgehouden, machines worden elektronisch aangestuurd en transacties van allerlei aard worden door computers verwerkt en in databases gestockeerd. Deze omschakeling van bricks naar bits gaat gepaard met belangrijke opportuniteiten, maar evenzeer met grote risico’s.
Wat zijn de opportuniteiten? • Meer data leidt tot een beter inzicht in de bedrijfsprocessen. De betrouwbaarheid van uw data vormt een waardevolle aanvulling op het buikgevoel waarmee grote beslissingen vaak genomen worden. • Real-time verwerking van grote hoeveelheden data zorgt voor een snellere en meer accurate informatievoorziening. Bovendien kunt u datagenererende processen voortdurend monitoren, waardoor afwijkingen zeer snel opgespoord en bijgestuurd kunnen worden. Levensnoodzakelijk, want correctere informatie staat garant voor betere beslissingen. • Meer en meer data zijn publiek beschikbaar. Die kunnen een waardevolle bron zijn voor bijvoorbeeld benchmarkingoefeningen. Kritisch naar jezelf kijken en jezelf durven te vergelijken met concurrenten, is een belangrijke voorwaarde om marktopportuniteiten snel te herkennen. • Bepaalde residuele data – data die individuen of bedrijven onbedoeld achterlaten – kunnen op het eerste zicht puur afval lijken. Maar zo’n
De kloof tussen de intelligente ondernemingen en de andere wordt in sneltreinvaart groter.
dataspoor kan toch heel nuttige informatie bevatten voor uw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan geolocatie gekoppeld aan informatie over productvoorkeuren van potentiële klanten die u op sociale media kunt vinden. • Grotere hoeveelheden data hebben, maakt de verstoring door enige vervuiling of verlies niet zo dramatisch als vroeger – op voorwaarde dat de data van hoge kwaliteit zijn. Hier geldt de wet van de grote getallen. • De intelligentie van uw onderneming valt of staat met de accuratesse en de snelheid waarmee met digitalisering wordt omgegaan, en met de correcte interpretatie van de resulterende gigantische hoeveelheden data.
Toekomst voorspellen met datatechnologie De alsmaar groeiende hoeveelheid data creëert uitdagingen voor bedrijven. Anderzijds biedt het ook gigantische opportuniteiten. We overlopen drie vooraanstaande trends in datatechnologie.
Trend 1. Omgaan met big data In veel organisaties groeit de hoeveelheid data exponentieel. In het jargon heeft men het ook wel over big data. Meer en meer gegevensverzamelingen zijn namelijk niet meer te hanteren met de gangbare
hard- of software. Onder hanteren van data verstaan we onder meer het opslaan, raadplegen en gebruiken van data. Alle data bewaren, vergt intussen voor vele organisaties flink wat opslagcapaciteit. Daarnaast gaat het bij de big data trend ook over het verwerken, analyseren en (grafisch) weergeven van data. Ook hiervoor is vaak aangepaste hard- of software nodig. Tegenwoordig willen organisaties bijvoorbeeld vaak een realtime analyse loslaten op binnenkomende data. Denk bijvoorbeeld aan een internetwinkel die in realtime probeert te voorspellen hoe klanten reageren op nieuwe producten en diensten.
Trend 2. Ontginnen & voorspellen Het proces van het ontginnen van data tot informatie wordt ook wel datamining genoemd. Grote organisaties, zoals banken en overheden, die aan datamining doen, beschikken vaak over een data warehouse (letterlijk: gegevenspakhuis). Dat is een grote databank waarin de gegevens samen komen uit allerlei processen, procedures en andere databanken van de organisatie en zelfs daarbuiten. Op zo’n data warehouse wordt datamining losgelaten. Datamining is vaak een onderdeel van Business
9
BIG DATA: OPPORTUNITEITEN EN RISICO’S
BIJLAGE i.s.m. EY
Wat zijn de risico’s?
Gebrekkige datagovernance leidt snel tot minder accurate beslissingen. © Shutterstock
Intelligence (BI). Met BI zijn organisaties in staat uit zo’n data warehouse informatie te filteren om hun onderneming bij te sturen en belangrijke beslissingen te nemen. Datamining en BI bestaan al enkele jaren. De grote trend is echter dat ondernemingen meer en meer data(mining) gebruiken om de toekomst te voorspellen: data analytics. Waardoor er zelfs geen sprake meer is van BI. Om het met autorijden te vergelijken: bij BI kijken we in de achteruitkijkspiegel. Data analytics kijkt door de voorruit en kan voorspellende scenario’s doorrekenen.
• Door de snelheid waarmee technologie evolueert en de groeiende hoeveelheid opportuniteiten die daarmee gepaard gaan, moeten beslissingen steeds sneller genomen worden. Onvoorbereid in dure projecten stappen zonder duidelijke return on investment (ROI), kan handenvol geld kosten. • De grote hoeveelheden data die een bedrijf genereert, resulteren in een ongewenst spoor van residuele data. Als hier gevoelige informatie tussen zit, dan is controle van datalekkage een van de cruciale zaken waarin u meteen moet investeren. Voor u het weet, liggen belangrijke gegevens voor uw concurrenten te grabbel. • Vervuilde gegevens en een gebrekkige datagovernance leiden snel tot beslissingen die gebaseerd worden op minder accurate of zelfs incorrecte gegevens. Achteraf nog uitvissen waar de vervuiling juist vandaan komt, is haast onmogelijk. Trek daarom voldoende middelen uit voor een correcte datagovernance. • Een onderneming is méér dan data alleen. Met gegevens kan uiteindelijk élke beslissing gerechtvaardigd worden, als u er maar creatief genoeg mee omspringt. De slimme onderneming durft op gezette tijdstippen stil te staan, terug te kijken en zichzelf ter discussie te stellen. • Gegevens buiten de eigen onderneming zijn vaak nuttig om te benchmarken. Maar zonder een duidelijk beeld over de meta-informatie van deze gegevens (herkomst, versie, accuraatheid, …) heeft dit weinig tot geen toegevoegde waarde en blijft de hele oefening nutteloos. • Irrationele angst over het uit handen geven van de eigen gegevens kan tot gemiste kansen leiden. Ondernemingen zijn vaak weigerachtig om hun data buitenshuis op te slaan, zeker wanneer het over alledaagse applicaties gaat. Nochtans vertrouwen we vaak gevoelige e-mails zonder verpinken toe aan externe serviceproviders. Uit onderzoek blijkt dat de meeste clouddiensten beter beveiligd zijn en een meer betrouwbare disaster-
Trend 3. Mobiele toestellen Steeds meer worden BI en data analytics naar een mobiel toestel gebracht, zoals een tablet of smartphone. Want beslissingen worden vandaag niet langer alleen genomen in directiekamers, maar ook steeds vaker onderweg, zoals op vergaderingen bij klanten of in lounges van luchthavens. Sommige ondernemingen rusten hun ‘board members’ bijvoorbeeld uit met een iPad. Hierop krijgen zij de nodige grafieken en analyses rond onder andere winstgevendheid, cash flow en prestatie-indicatoren.
recovery bieden dan bedrijven in eigen huis kunnen bieden. Laat deze mogelijkheden tot kostenbesparing en efficiëntiewinst niet aan u voorbijgaan. Bij rampen zal het u een veel snellere disaster-recovery opleveren… en een betere nachtrust. • De wettelijke bepalingen omtrent data verschillen nog altijd van land tot land, terwijl de herkomst van data vaak niet eenduidig bepaald kan worden. Daarom is het zeer moeilijk om te weten met welke acties u binnen welke wettelijke kaders valt en waar u risico op grote geschillen loopt. Tezelfdertijd zet dit evenzeer de deur op een kier voor malafide personen die grote schade kunnen aanrichten zonder zich aan vervolging bloot te stellen. De intelligente onderneming vindt de juiste balans tussen de selectie van overduidelijke en minder duidelijke opportuniteiten. Dat gaat idealiter gepaard met het onderkennen en beperken van de risico’s die evenzeer grote kostenposten kunnen worden. Alleen als u vandaag al voldoende aandacht hebt voor beide aspecten, kunt u ook morgen nog bij de winnaars horen.
Ingmar Christiaens vennoot EY Advisory expertise: big data, analytics, performance management & business intelligence
[email protected] 02 774 92 19
Anderzijds wordt er ook veel nadruk gelegd op het visualiseren van data op taart- en staafdiagrammen, zogenaamde ‘heat maps’ en andere presentatievormen. De evolutie in computertechnologie helpt ook een handje. Technieken zoals ‘in memory’ maken het mogelijk om data onmiddellijk op te slaan in het interne geheugen van een (mobiel) toestel. Want eens de data in het geheugen zijn ‘ingebracht’, kan de gebruiker er alle dimensies van onderzoeken, en dit met heel snelle responstijden.
and globally consistent name. From now on we are EY the world over. ey.com/be
© 2014 EYGM Limited. All Rights Reserved.
A global brand needs
11
BIG DATA: AUDIT
BIJLAGE i.s.m. EY
E L E KT R ONISC H E TAX AUD ITS IN BE LG IË
Wees klaar voor de fiscus De Belgische fiscus vraagt steeds vaker bij de belastingplichtige gegevens op in elektronisch formaat en gaat dan graven in het ERP-systeem of boekhoudpakket. Waar kunt u zich aan verwachten? En vooral: hoe bereidt u zich het best voor?
e fiscus wil niet alleen maar de gebruikelijke fiscale informatie via elektronische weg krijgen. Zijn doel ligt verder: hij wil op zoek naar data over financiële transacties zoals die in uw IT-systemen beschikbaar zijn. In vrijwel elk ERP-systeem of boekhoudpakket zit een enorme schat aan data waarmee de fiscus kan nagaan of de belastingplichtige zich aan zijn fiscale verplichtingen houdt. Zo vindt men in de meeste ERP-systemen eenvoudig een aantal tabellen terug, waarin de financiële data opgeslagen zijn die fiscaal relevant zijn, denk aan boekingsstukken, zogenoemde ‘master’- en klanten-data, betalingsdata, enz. Een klassieke controle is een papieren aangelegenheid, die zowel in tijd als in omvang beperkt is. Een audit van elektronische data kan een meeromvattend en dieper inzicht bieden in de transacties van een onderneming. En dan kunt u maar beter goed voorbereid zijn.
fiscus. De rechtbank kan een zogenoemde ‘fishing expedition’ of niet-specifieke zoektocht als machtsafwending kwalificeren, met de nietigheid van het onderzoek tot gevolg.
D
Als belastingplichtige moet u voorbereid zijn. Zorg voor een interne procedure die in werking treedt als de fiscus onaangekondigd bepaalde data wil kopiëren. Ook bent u maar beter voorbereid op diepgaande vragen van de fiscus. Richt uw ERP-systeem of boekhoudpakket zo in, dat u de fiscus de juiste informatie op een controleerbare manier kunt verstrekken. Dit kan u voor bijzonder lastige vraagstuk-
k
Aangespoord door het internationale klimaat waarin overheden willen inzetten op fraude- en misbruikbestrijding, is het logisch dat ook België zich meer wil focussen op de elektronische dataanalyse. België is niet echt een voorloper. In vergelijking met Duitsland bijvoorbeeld, hinken we achterop. Al sinds 2002 geldt daar dat elke fiscale ambtenaar verplicht is om de audit op een elektronische manier te organiseren. Gevolg? De Duitse fiscus kocht zo’n 14.000 licenties van IDEA, een bekend softwarepakket voor data-analyse. Met deze software kun je bijvoorbeeld data die uit het ERP-systeem gehaald worden, op een leesbare manier schikken en er vervolgens analytische tests op uitvoeren. Maar de Belgische fiscus beent snel bij. Fiscale ambtenaren krijgen een IT-opleiding en de controlecentra hebben doelstellingen om een bepaald percentage van de audits op elektronische manier te verrichten. Het type belasting speelt daarbij geen rol. Zodra de data door de specialisten leesbaar zijn gemaakt, kunnen ze worden gebruikt voor btw, vennootschapsbelasting en transfer pricing. Het is zelfs mogelijk om allerhande nietgestructureerde data, zoals e-mails, in het onderzoek te betrekken. Uiteraard zijn er juridische beperkingen voor de
De belastingplichtige
© Shutterstoc
België
Audits van elektronische data worden steeds belangrijker voor de Belgische fiscus.
ken plaatsen. Denk maar aan een shared-service center in Roemenië waar alle data worden bewaard, of werknemers die hun eigen tablet gebruiken waarop vertrouwelijke gegevens van het bedrijf staan. Een complementaire maatregel is de organisatie van zelf-audits. Dat kan via de mogelijkheden van uw eigen ERP-systeem of boekhoudpakket of via gespecialiseerde software zoals IDEA. Maar ook dat is geen sinecure. Vaak weet u wel dat de data ergens in de onderneming aanwezig zijn, maar zitten ze verspreid over verschillende oude en nieuwe systemen, in verschillende modules en tabellen. Er is geen standaardoplossing. Maar er zijn wel externe partners die u graag de weg wijzen.
EY bouwt zijn expertise in elektronische taxaudits gestaag uit. Wij helpen u graag verder met uw vragen en probleemstellingen. U vindt een overzicht van onze tax seminaries op www.ey.com/be/seminars
Jan Van Moorsel vennoot EY Tax Consultants expertise: indirect tax & btw
[email protected] linkedin.com/janvanmoorsel 02 774 93 77
12
BIG DATA: FRAUDEBESTRIJDING
BIJLAGE i.s.m. EY
© Shutterstock
DE FORE NSISC HE AUDIT
Tips en tools voor intelligente fraudebestrijding Onderzoek toont dat het risico op fraude aanzienlijk verhoogt in crisistijd. Geen wonder dat steeds meer fraudegevallen in de bedrijfswereld aan het licht komen. Hoe gaat u met dat risico om in uw onderneming? Welke technische tools gebruiken uw concurrenten nu al? Wat zijn de wettelijke valkuilen?
p alle mogelijke niveaus zetten overheden belangrijke middelen in voor fraudebestrijding. Er wordt zelfs een belangrijke budgettaire bijdrage verwacht van de strijd tegen fraude. Zo staat er een Europees Parket in de steigers voor de bestrijding van fraude met EU-geld. In België is datamining bij de Bijzondere Belasting Inspectie een van de paradepaardjes. Toch kan het anders. Een degelijk fraudeonderzoek
O
levert vandaag terabytes data op: de volledige boekhouding, betalingsinformatie, mailbestanden, allerhande files, harde schijven, dossiers, informatie over internetgebruik… Een goede verwerking van die massa gegevens is mogelijk dankzij verfijnde data-analysesoftware die ongebruikelijke transacties en trends detec-
teert in financiële en andere vertrouwelijke informatie. Het bedrijfsleven moet dringend een tandje bijsteken. Internationale peilingen geven aan dat ondernemingen tot 5 procent van hun omzet verloren kunnen zien gaan door fraude. Door de snelle groei van big data wordt veel geïnvesteerd in digi-
BIJLAGE i.s.m. EY
talisering en opslag, maar op het gebied van intelligente fraudedetectie staat men vaak nog nergens. Van fraude zegt men dat het zoeken is naar een naald in een hooiberg. De hooiberg wordt alsmaar groter en het einde is nog niet in zicht. Tussen hier en 2020 wordt verwacht dat de omvang van het digitale universum om de 2 jaren zal verdubbelen. Op het eerste gezicht zal het dus alsmaar moeilijker worden om de fraudenaald in de datahooiberg te vinden. Echter niets is minder waar want de nieuwe generatie aan fraude management softwares laten toe om kleine naalden in gigantische hooibergen terug te vinden. De technische mogelijkheden bestaan dan ook om een meerderheid van de recent aan het licht gekomen fraudes te voorkomen.
Ondernemingen kunnen tot 5 procent van hun omzet verloren zien gaan door fraude.
De wetgever en digitale fraudebestrijding Een correcte forensische audit kan transparantie creëren bij vermoedens van opzettelijke onregelmatigheden. De normen stellen daarbij strikte voorwaarden. Ze eisen een onderzoek ten ontlaste en ten laste, waarbij het recht op tegensprekelijkheid centraal staat. De klant die zo'n audit laat uitvoeren, is bovendien verplicht het recht van toegang tot alle benodigde bedrijfsinformatie te onderschrijven. Niet om het even wie mag zo’n onderzoek voeren. Er ligt een wetsontwerp op private opsporingen klaar, dat een vergunning als private onderzoeker verplicht voor alle datamanipulaties in het kader van persoonsgerichte onderzoeken die aanleiding kunnen geven tot geschillen tussen personen. Er is ook sprake van een onmiddellijke meldingsplicht van de vermoedelijke onregelmatigheden aan het parket. Bovendien wordt het rechtbanken verboden om bewijzen te aanvaarden die aangereikt worden door niet-erkende personen. Niet om het even wie mag adviezen verlenen. Niet alleen personen die advies rond fraudepreventie verlenen zonder vergunning als veiligheidsadviseur, maar ook de ondernemingen die dergelijk advies aanvaarden van niet-vergunde externe personen, riskeren boetes. Informeer u dus grondig over de betrouwbaarheid van uw adviseurs. Vermoedt u fraude bij uw eigen personeel? Dan moet u een stringente timing volgen. Een ontslag wegens fraudefeiten moet zoals elk ontslag om dringende reden worden ingeleid binnen drie dagen na de communicatie van de feiten aan de bedrijfsleiding. Zolang het slechts gaat om vermoedens, kunnen de data onderzocht worden gedurende een normale onderzoeksperiode, afhankelijk van de complexiteit van het onderzoek. Meestal is de publicatiedatum van het auditrapport het vertrekpunt voor die drie dagen. Ook de Wet op de Elektronische Communicatie en de verschillende interpretaties van de privacyregels leiden in de praktijk tot een aantal onzekerheden. Volgens de Privacycommissie mag de werkgever in de gezagsrelatie tussen beide partijen elektronische communicatie van de werknemer verwerken als hij de Privacywet naleeft. Daarbij moet het onderzoek een concreet doel voor ogen hebben, moeten de toegepaste middelen proportioneel zijn, moet de be-
13
BIG DATA: FRAUDEBESTRIJDING
trokken werknemer op de hoogte zijn van mogelijke controles en moet er aangifte gedaan worden bij de Privacycommissie. Het is dan ook raadzaam om het controlebeleid duidelijk neer te schrijven in een policy. Sinds 2009 moet het Auditcomité jaarlijks een monitoring van de doeltreffendheid van de interne controle- en risicobeheerssystemen uitvoeren. Daar horen de risico’s met betrekking tot fraude bij en de opvolging van de naleving van wetgeving en reglementen. Zo dient het auditcomité onder meer een billijke regeling voor klokkenluiders te garanderen.
Vraag tijdig hulp Besluit? Denk ernstig na over data en fraude, nog voor er zich een probleem voordoet. Gaat u na de feiten in het wilde weg datamanipulaties plegen, dan is het risico reëel dat bewijskrachtige elementen niet mogen worden meegenomen in het onderzoek. Juridisch en technisch advies zijn geen overbodige luxe. Het wettelijke kader voor dergelijke onderzoeken is erg complex, en gespecialiseerde externe partijen zijn vaak het best op de hoogte van de nieuwste generatie antifraudesoftware.
Frank Staelens vennoot EY Assurance EY Business Analytics & Intelligence Office - Fraud Investigation & Dispute Service Voorzitter Instituut van Forensische Auditoren
[email protected] - 02 774 64 63
Studie: Global Fraud Survey De laatste editie van de EY Global Fraud Survey toont dat de toegenomen druk om groei en winst te realiseren, aanleiding kan geven tot verhoogde frauderisico’s. We lichten de sleutelconclusies toe uit meer dan 1750 interviews – waaronder 400 met CFO's – die afgenomen werden in 43 landen:
1.
Nieuwe markten betreden vergt niet alleen een goede commerciële studie. Ook een goede risicoanalyse, grondige studie van de lokale regelgeving en een bedachtzame keuze van lokale partners zijn onontbeerlijk.
5. 39% van de respondenten is van mening dat omkoping en corruptie courante praktijken zijn in hun land.
6. De programma's om risico's te beheren blijken weinig effectief te werken. Nieuwe softwaretechnieken en publiek toegankelijke databronnen worden nog te zelden ingezet voor een efficiënte risicomonitoring.
2. Due diligence audits rond fraude en corruptierisico’s worden slechts in minder dan de helft van de fusies en overnames uitgevoerd.
3. De internationale reikwijdte van corruptieregels en de gedeelde verantwoordelijkheid voor bepaalde acties van zakenpartners zijn nog onvoldoende gekend.
4. Slechts de helft van de geïnterviewde personen laat een onderzoek uitvoeren naar zakenpartners alvorens er mee in zee te gaan. De praktijk toont nochtans dat negatieve informatie dikwijls voor het grijpen ligt.
7.
Raden van Bestuur zijn nog steeds slechts zeer beperkt betrokken bij fraude-risico assessments. Nochtans stijgen de verwachtingen van belanghebbenden en wordt ook de regelgeving – onder meer via corporate governance codes – steeds veeleisender.
8. 52% van de respondenten meent dat Raden van Bestuur een beter begrip van de business nodig hebben om hun organisaties op een effectieve manier te behoeden voor frauderisico’s.
14
BIG DATA: CYBERCRIMINALITEIT
BIJLAGE i.s.m. EY
B E LG IAN C YB ER S ECU RITY GUIDE
Beveilig uw bits en bytes Is uw onderneming klaar voor de volgende cyberaanval? U vindt het antwoordt in de ‘Belgian Cyber Security Guide’, een initiatief van het VBO, in samenwerking met EY en Microsoft. De gids biedt tien sleutelprincipes en tien must-do veiligheidsacties, die we hier voor u op een rijtje zetten. Maak er goed gebruik van, want jaarlijks worden een miljoen Belgische computers blootgesteld aan cybercriminaliteit, virussen of malware.
ata vormen een belangrijke en waardevolle asset. Elke onderneming die met data werkt, wordt vroeg of laat geconfronteerd met veiligheidsincidenten. Bij cyberaanvallen is de vraag niet of, maar wanneer. De talloze incidenten waarover de media berichten, zijn slechts het topje van een ijsberg. In de meeste gevallen zijn we ons niet eens bewust van die dreigingen. Slechts zelden reageren we op een adequate manier.
D
Groeiende risico’s
Beweren dat de bescherming van bedrijfsgegevens ieders verantwoordelijkheid is, volstaat niet.
Uit EY’s recente Global Information Security Survey blijkt duidelijk dat veiligheidsincidenten toenemen. Belangrijkste factoren zijn een doorgedreven onlineaanwezigheid, een breder gebruik van sociale media, de massa-adoptie van mobiele toestellen, het groeiend gebruik van clouddiensten en het verzamelen en analyseren van big data. Het informatieveiligheidsrisico kan gezien worden als een vermenigvuldiging van drie factoren: assets, zwakke plekken en dreigingen. Om het in één formule samen te vatten: “Assets worden blootgesteld aan kwetsbaarheden die aan bedreigingen blootgesteld kunnen worden.”
Andy Deprez
1. Assets Informatie en informatiesystemen zijn waardevolle assets. We beschikken over meer data dan ooit tevoren en zijn afhankelijk van het correcte en veilige functioneren van de systemen die deze data opslaan en verwerken. 2. Kwetsbaarheden Ondernemingen worden overspoeld door een stortvloed aan nieuwe tools en technologie zoals cloud, sociale media en mobiele toepassingen. Deze evolutie zal zich voortzetten en onze afhankelijkheid van hun vlekkeloze functioneren zal evenredig toenemen. Dat brengt een heel aantal nieuwe zwakke plekken mee. 3. Dreigingen Tegelijkertijd neemt het aantal cyberdreigingen met rasse schreden toe. De dreigingen worden bovendien steeds verfijnder en effectiever.
© Emy Elleboog
Bewustzijn Veel ondernemingen beschermen hun fysieke goederen – fabriek, machinepark, personeel – zorgvuldig, maar laten het afweten als ze hun informatie moeten beveiligen. Toch vormen net kennis en data vaak de meest waardevolle assets van een onderneming. Diefstal, verlies, misbruik of ongeoorloofde wijziging of publicatie van bedrijfsinformatie kan rampzalige gevolgen hebben, financieel of voor uw reputatie. Als het om persoonsgebonden gegevens gaat, bevat de wet strafmaatre-
gelen. Bovendien staat de EU Data Protection Regulation in de steigers. Die verplicht ondernemingen een omvangrijke schadevergoeding te betalen aan personen van wie de gegevens geschonden worden. Het bewustzijn rond het belang van informatieveiligheid is de laatste jaren gelukkig gegroeid. Initiatieven werden vooral genomen op het niveau van regeringen en instellingen. Ook grote internationale ondernemingen implementeerden een aantal veiligheidsinitiatieven. Helaas worden die zelden gesponsord door het topmanagement. Bij kmo’s ligt het thema nog minder vaak op tafel, terwijl kleine en middelgrote bedrijven toch evenveel gevaar lopen. Bedrijfsleiders hoeven geen veiligheidsexpert te zijn. Maar ze hebben wel de plicht om de assets van hun bedrijf te beschermen. Ze moeten erop toezien dat die verantwoordelijkheid correct gedelegeerd wordt naar hun managementteams en naar externe experts. Die moeten er op hun beurt voor zorgen dat cybersecurity een regelmatige topic blijft voor het directiecomité en dat de nodige actie ondernomen wordt om de informatie te beschermen. De focus moet daarbij liggen op drie veiligheidsdoelstellingen, die gerelateerd zijn met volgende vragen: Confidentialiteit: Wie ziet de data? Integriteit: Is de data betrouwbaar? Toegankelijkheid: Is de data beschikbaar wanneer nodig?
Andy Deprez vennoot EY Advisory expertise: IT & information security
[email protected] 02 774 62 47 twitter @AndyDeprez
TIJ D VOOR AC TIE : BELGI AN CY BE R SEC URITY GUIDE Beweren dat de bescherming van bedrijfsgegevens ieders verantwoordelijkheid is, volstaat niet. Voor deugdelijk bestuur van informatiebeveiliging is een geïntegreerde aanpak broodnodig. • Visie: Creëer een bedrijfsvisie en basisprincipes en vertaal die in een informatiebeveiligingsbeleid. • Beleid: Veranker dit beleid in de organisatie en in de processen door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren. • Cultuur: Creëer de juiste cultuur door goede informatiebeveiligingsprincipes te implementeren. Natuurlijk zal geen enkele onderneming ooit honderd procent veilig zijn. Dat neemt niet weg dat we naar die honderd procent moeten streven. De onderstaande 20 tips van de Cyber Security Gids kunnen uw onderneming helpen om de weg te vinden naar een zo duurzaam mogelijke informatieveiligheid.
© Lieven Van Assche
Gratis te downloaden via www.ey.com/be/cyberguide
15
BIG DATA: CYBERCRIMINALITEIT
‘Elke ondernemer of manager weet dat kennis, technologie en processen hun bedrijf sterk of zelfs uniek maken, en net daarom ook kwetsbaar. Die waardevolle assets moeten beschermd worden door deugdelijk bestuur op het vlak van informatiebeveiliging.’ Rudi Thomaes, secretaris-generaal van ICC Belgium
10 sleutelprincipes
10 ‘must do’ veiligheidsacties
1. Kijk verder dan de technologie. 2. Compliance volstaat niet. 3. Vertaal uw veiligheidsdoelstellingen naar een veiligheidsbeleid. 4. Verzeker de toewijding van het topmanagement. 5. Creëer een zichtbare veiligheidsrol in uw bedrijf en veranker individuele verantwoordelijkheden. 6. Blijf veilig wanneer u uitbesteedt. 7. Verzeker dat veiligheid een motor is voor innovatie. 8. Blijf uzelf uitdagen. 9. Behoud focus. 10. Wees voorbereid om incidenten aan te pakken.
1. Organiseer gebruikersopleidingen en bewustmakingsinitiatieven. 2. Hou systemen up-to-date. 3. Bescherm informatie. 4. Beveilig mobiele apparaten. 5. Geef alleen toegang tot informatie op basis van ‘need-to-know’. 6. Stel regels op om veilig op internet te surfen en pas die ook toe. 7. Gebruik sterke wachtwoorden en hou ze veilig. 8. Maak en controleer back-ups van bedrijfsgegevens en informatie. 9. Bestrijd virussen en andere malware vanuit verschillende invalshoeken. 10. Voorkom, detecteer en onderneem actie.
‘In één kwartaal heeft onze softwaretool in België malware moeten verwijderen van 2,5 per 1000 gescande computers. Maar liefst 13,3 procent van de computers kwam in contact met malware, in totaal zo’n 930.000 toestellen. Cyber Security wordt duidelijk nog altijd niet ernstig genoeg genomen.’ Philippe Rogge, CEO Microsoft België
© Lieven Van Assche
BIJLAGE i.s.m. EY
© 2014 EYGM Limited. All Rights Reserved.
EY viert de 26ste editie van de Inzicht bijlage met een jubileum editie. Daarin brengen we u online een best of van de laatste 25 edities. Herbeleef hoe Belgische ondernemingen India veroveren. En hoe Pierre Alain De Smedt helpt bouwen aan een betere werkwereld. Weet u nog waarom Lutgart Van den Berghe groei en governance predikt? En vooral, herlees hoe onze EY professionals al 25 edities lang hun expertise en inzicht delen over de meest relevante topics voor uw business omgeving.
Ontdek het op tijd.be/inzicht
Partner Belgian Olympic Team
