Eindrapport Zelfroosteren

Eindrapport Zelfroosteren - een voorwaartse koers varen -

WvO Zorg | Vlissingen

EINDRAPPORT ZELFROOSTEREN ALS SOCIAAL-INNOVATIEF INSTRUMENT

D.d.: 18 november 2015 Opdrachtgever: WVO Zorg Uitvoering: A.W. Hintzen Projectnr.: 2014EUSF2012052 Voorliggend rapport is tot stand gekomen met steun vanuit het Europees Sociaal Fonds

1 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



Eindrapport ‘Zelfroosteren als sociaal-innovatief instrument’ Voorliggend rapport is tot stand gekomen met steun vanuit het Europees Sociaal Fonds (projectnummer 2014EUSF2012052). Het project is uitgevoerd in opdracht van WVO Zorg door de heer A.W.Hintzen (YAIM). Om ook anderen te laten profiteren van de uitkomsten van dit project publiceert WVO Zorg dit rapport op haar website. Met verwijzing naar het (bijgevoegde) Projectplan V7 van 6 maart 2015 vat ik in dit eindrapport de resultaten van de Pilot Zelfroosteren samen, inclusief de eindmeting onder de medewerkers en mijn (voorlopige) aanbevelingen. Betrokkenheid medewerkers Medewerkers hebben teneinde eigenaarschap te creëren directe verantwoordelijkheid gekregen bij de inrichting en uitvoering van het project. Medewerkers hadden zitting in de projectgroep. Er zijn pilots uitgevoerd op twee plekken, waarbij het projectmanagement in handen was van een medewerker van de werkvloer. Vooraf aan de uitvoering van de pilots aan de medewerkers gevraagd (schriftelijk) hoe zij in het proces stonden. Dezelfde vraagstelling is voorgelegd ná de pilots. Daarnaast is op een drietal momenten (vooraf, mid-term, na afloop) in een aantal sessies met de medewerkers over (de uitkomsten van) het project gesproken. Een vertegenwoordiger van de Ondernemingsraad heeft geparticipeerd in beide projectgroepen. Beoogde resultaten  Meer evenwicht in de afweging tussen werk en privé verplichtingen, doordat het werk niet langer om de privé verplichtingen heen wordt geregeld maar beide op elkaar worden afgestemd.  Als lager ervaren werklast en efficiencyverbetering door de personeelscapaciteit beter in lijn te brengen met de werklast.  Grotere zelfstandigheid van medewerkers, dankzij een groter besef van de eigen verantwoordelijkheid voor het werkproces als geheel.  Een hogere medewerkertevredenheid, dankzij betere afstemming tussen werk en privé.  Minder dienstruilingen na publicatie van het rooster. 2 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



 Tijdbesparing voor de dienstplanner of roosteraar.  Een lager verzuim.  Meer aantrekkingskracht op de arbeidsmarkt.  Model implementatieplan. In het navolgende wordt beschreven of en in welke mate beoogde resultaten gehaald zijn. Projectactiviteiten In het project zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:  Schrijven projectplan / plan van aanpak;  Interviews stakeholders;  Beschrijving visie op zelfroosteren;  Inrichten projectstructuur;  Organiseren trainingssessies;  Voorlichtingsbijeenkomsten medewerkers vooraf aan het project. Mid term besprekingen met de medewerkers omtrent de voortgang van het project. Bespreking van de uitkomsten van de pilots met de medewerkers na afloop.  Ontwerpen, uitzetten en analyseren vragenlijst (schriftelijk) voor medewerkers vooraf en na afloop van de pilots;  Tussentijdse rapportages in het MT;  Organiseren tussentijdse referentiebezoeken bij collega-instellingen.  Begeleiden projectgroepen bij de pilots;  Procesbewaking;  Vraagbaak voor projectmanagers pilots;  Voorstel implementatieplan;  Eindrapportage. Doelstelling pilot – behaald Het doel van de pilot is om medewerkers en leidinggevenden proefondervindelijk de voor- en nadelen van zelfroosteren te laten ervaren, zodat na een zorgvuldige evaluatie weloverwogen over een organisatiebrede invoering van zelfroosteren besloten kan worden.




Doelgroep pilot – behaald De pilot wordt gelijktijdig op locatie Weyevliet (intramurale setting) en bij Thuiszorg Wijken en Dorpen (extramurale setting) uitgevoerd, zodat ervaringen in een ander decor en onder verschillende omstandigheden met elkaar vergeleken kunnen worden. Verwachtingenmanagement – deels behaald (√ of ≈/neutraal) Uit voorbereidende gesprekken met Eline van Slooten, Esther Viëtor, Erik den Boer, Peter Boeije, Fabian Schenk en Aly Polderman kan de beeldvorming en het verwachtingspatroon als volgt verwoord worden: Medewerkers worden vanaf het begin bij de opzet van de pilot betrokken en kunnen mee het gemeenschappelijke doel en de succescriteria vaststellen (kickoff); Door een duidelijke, transparante en consistente communicatie blijft iedereen op de hoogte van het reilen en zeilen van de pilot;

≈

Neutraal - Er ontstaat een goede balans in de verdeling tussen werk, privé en werkzaamheden van medewerkers onderling waarbij iedereen gelijke rechten en plichten heeft; Medewerkers krijgen een training/instructie in het gebruik van de cliëntplanningmodule ONS Roosteren (Nedap) en hoe een zelfrooster tot stand komt (2-staps model);

≈

Neutraal - Zelfroosteren leidt aantoonbaar tot minder (gepland en ongepland) overleg; Het thema wordt tijd gegund (cultuuromslag) door niet overhaast operationeel te willen gaan; twijfels over haalbaarheid en bereidheid tot medewerking en acceptatie krijgen adequate aandacht; Er wordt voldaan aan de CAO en andere wettelijke bepalingen zoals bewaking van het maximaal aantal aaneengesloten dagen en nachten, BHVvertegenwoordiging, etc.




De acceptatie van zelfroosteren en de tevredenheid hierover wordt niet alleen gemeten bij de klant, de medewerker en backoffice (HR en Administratie), maar uitdrukkelijk ook bij de leidinggevende t.a.v. zijn/haar bereidheid tot loslaten en het doelmatig kunnen coachen van zijn/haar medewerkers; Te verwachten en/of beoogde resultaten: • •

Eigenaarschap voor zelfroosteren bij de medewerkers vanaf de start Erkenning van taakvolwassenheid en verantwoordelijkheidsbesef bij medewerkers

•

Tijdwinst door minder formeel/informeel overleg en aanpassing van de roosters

•

Betere afstemming (synergie) tussen intra- en extramurale teams

• •

Flexibiliteit, minder ziekteverzuim en een groter plichtsbesef Een tenminste budgetneutrale implementatie

Projectorganisatie – behaald Om de medewerkers vanaf het begin goedkeuringsrecht en medezeggenschap te geven wordt van elk pilotteam één van de medewerkers projectleider, met hun leidinggevende als coach. Bij Thuiszorg (extramuraal) zijn hiervoor geselecteerd Daniëlle Bodrij en Katinka Groesser, voor intramuraal Wilma Klopmeijer. De beide coaches zijn Esther Viëtor voor intramuraal en Fabian Schenk voor extramuraal. Verder maken Wilma Andriessen in de rol van applicatiebeheerder, Fer de Bruin als innovatiemedewerker, Ronny Boogaard als ICT-coördinator, Theo van den Berg als ONS-deskundige en André Hintzen als procesmanager deel uit van de projectorganisatie. Voor de extramurale zorg is Tanja Speijer opdrachtgever, Aly Polderman voor de intramurale zorg en tevens projectverantwoordelijk; zij zorgt ook voor de communicatie naar het MT. Nul-, eind- en tussenmetingen – behaald Aan het begin en het eind van de pilot, maar ook bij tussentijdse evaluatiemomenten worden de tevredenheid van klant, medewerkers, leidinggevenden en backoffice (ziekteverzuim en kosten) over het roosterproces gemeten. Bij de medewerkers gebeurt dit via een beoordelingsformulier (zie bijlage 1), bij de klant wordt dit indirect via het klanttevredenheidsonderzoek gemeten en wordt er met de medewerkers gekeken of het zelfroosteren feitelijk of gevoelsmatig tot méér zorg en aandacht voor de klant leidt. Bij de leidinggevenden wordt gekeken in hoeverre aan hun verwachtingspatroon wordt voldaan. De backoffice beschikt over feitelijke gegevens. Door deze continue 5 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



praktijkmonitoring en evaluatie kan snel gereageerd worden op onverwachte gebeurtenissen en zo nodig maatregelen getroffen worden om de pilot op koers te houden. Tijdpad – behaald De pilot gaat voor extramuraal op 1 april 2015 en voor intramuraal op 1 mei 2015 voor de duur van (ten minste) 6, respectievelijk 5 maanden van start, dit voorafgegaan door voorbereidende werkzaamheden, waaronder voorlichting en informatieverstrekking, training en de inregeling van de ONS-Roostermodule. De planperiode start conform het Nedap-zelfroostermodel voor extramuraal in februari en de verbeterperiode in maart, voor intramuraal beide 1 maand later. Kick-off – behaald De pilot wordt afgetrapt met een tweetal kick-off-sessies die voornamelijk het karakter zullen hebben van een gezamenlijk gedragen informatie- en planproces waarbij medewerkers vanaf het begin het eigenaarschap van zelfroosteren krijgen toebedeeld. Deze kick-off sessies hebben inmiddels plaatsgehad op 13 en 16 januari 2015 en waren druk bezocht. De sfeer en de reacties van de medewerkers waren positief en uitnodigend. Training & begeleiding – behaald Leren door het te doen is het motto voor deze pilot. Dat wil niet zeggen dat iedereen het maar zelf moet zien uit te vinden. Integendeel, de drie projectleiders, hun coaches en een drietal geselecteerde medewerkers (2 intra- en 2 extramuraal) krijgen een basistraining en zullen hun kennis via het train-the-trainer principe in groepssessies van maximaal één uur aan alle medewerkers doorgeven. De projectleiders zijn ook het eerste aanspreekpunt voor vragen of onduidelijkheden, waarbij zij onderling voor elkaar invallen en voor elke medewerker te raadplegen zijn. Een belangrijk aspect is ook het van elkaar kunnen leren; buiten elkaar bellen of e-mailen kent het roosterpakket ook een forum, waarin alle leden met elkaar ervaringen en handige tips kunnen uitwisselen. Het zal aangemoedigd worden dit forum actief te gebruiken, ook omdat dit waardevolle evaluatie-inzichten biedt tijdens het verloop van de pilot. Infrastructuur – behaald Het ONS roostermodule is web-based en via WIN zowel thuis als op het werk te bereiken. De inrichting en de verdere bewaking hiervan zijn de verantwoordelijkheid van Wilma Andriessen en Ronny Boogaard. Bijlage 2 is een checklijst van alle aandachtspunten en uit te voeren werkzaamheden. Om onderweg en bij de klant 6 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



toegang tot de cliëntplanning en het roostermodule te hebben krijgen de ambulante thuiszorgmedewerkers de beschikking over een smartphone; de uitlevering hiervan wordt geregeld door Ronny Boogaard. Procesbewaking – behaald De nul- en eindmeting en de interne informatievoorziening zijn in handen van Fer de Bruin. De dagelijkse voortgang van de pilot wordt gemonitord door André Hintzen die tussentijds via email en in tweewekelijkse bezoeken bij de projectleiders en andere stakeholders zal polsen of alles probleemloos en naar wens verloopt. Waar nodig zal hij in overleg met de projectleiders en Fer de Bruin de gewenste maatregelen (laten) treffen om de goede voortgang van de pilot veilig te stellen. De pilot wordt afgesloten met een eindevaluatie, waarin alle tijdens de pilot verkregen inzichten en de nul- en eindmeting worden meegenomen. Het eindresultaat zal met advies aan het MT voor besluitvorming worden voorgelegd. Randvoorwaarden – behaald De beide opdrachtgevers Tanja Speijer en Aly Polderman conformeren zich aan de doelstelling en verwachtingen zoals deze in dit projectplan zijn beschreven. Mochten er bij de voorbereiding of tijdens de uitvoering van de pilot nog aanvullende criteria op organisatorisch of bedrijfsmatig vlak naar voren komen dan zullen deze als bijlage aan dit plan worden toegevoegd. ONS-ondersteuning – behaald Bijlage 3 geeft een overzicht van alle door Theo van den Berg te verrichten werkzaamheden. In algemene zin is het zijn verantwoordelijkheid een ‘gebruiksklaar’ roostersysteem met getrainde trainers (3 projectleiders, 2 coaches en 4 geselecteerde medewerkers) op te leveren. Op basis van voortschrijdend inzicht is de oorspronkelijke planning enigszins aangepast en uitgebreid met een extra dag op 2 maart jl. Tijdschema – behaald (aangepast) Kick-off

dinsdag 13 en vrijdag 19 januari 2015

Training-sessies

3, 9 en 23 februari 2015 en extra 2 maart 2015 train-the-trainer sessies zijn onderling gepland

Roostermodule gebruiksklaar

medio maart 2015

Eindevaluatie

maandag 19 oktober 2015

Besluitvorming MT

aansluitend op 19 oktober 2015

Monitormomenten

in beginsel elke 1e en 3e maandag van de maand 7 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



Hieraan zijn toegevoegd: • • •

Referentiebezoek op 6 juli 2015 bij Het Maanderzand in Ede en InterZorg in Oss Mid-time evaluatie-sessie op 13 juli 2015 Tweewekelijkse ‘knopenkabinetten’ met Aly Polderman, Eline van Slooten, Tanja Speijer en Erik den Boer

Nulmeting Bij aanvang zijn alle deelnemers uitgenodigd de onderstaande vragen te beantwoorden en commentaar te leveren. Hier hebben 25 uit een totaal van 85 medewerkers (response van 30%) gebruik van gemaakt, met de navolgende score: Intra / Extramuraal N=17 / N=8 (Schaal 1-5) Ben je tevreden over het huidige roosterproces? 4,3 / 4,6 Het roosterproces kost mij veel (=1) / weinig (=5) tijd? 3,6 / 3,7 Met welk percentage worden je roosterwensen vervuld (>80% = 5)? 4,5 / 4,5 Ik heb voldoende ruimte om dingen zelf te regelen (bijna altijd = 5) ? 3,7 / 3,8 Geef je oordeel over de personeelsplanning? 4,4 / 4,2 Geef je oordeel over de invloed op je werktijden? 4,4 / 3,8 Hiermee scoort extramurale zorg een gemiddelde van 4,1 en intramurale zorg een hogere 4,2.

Eindmeting Alle deelnemers zijn uitgenodigd de onderstaande vragen te beantwoorden en commentaar te leveren. Hier hebben 11 medewerkers gebruik van gemaakt, met de navolgende score:

Ben je tevreden over het concept zelfroosteren? (1-5) Ben je tevreden over het verloop/de begeleiding van de pilot? Ben je tevreden over de tijd die zelfroosteren je bespaart? Ben je tevreden over de tegemoetkoming aan je roosterwensen? Ben je tevreden over de flexibiliteit die zelfroosteren je biedt? Ben je tevreden over de invloed op je werktijden?

Intra / Extramuraal N=5 / N=6 (Schaal 1-5) 3,8 / 4,3 4 / 4,7 2,6 / 3 2 / 4,5 3 / 4,5 2,2 / 3,8




Wat is je eindoordeel over zelfroosteren?

2,2 / 4,3

Hiermee scoort extramurale zorg een gemiddelde van 4,2 en intramurale zorg een magere 2,8. T.o.v. de nulmeting betekent dit een hogere score van 0,1 voor intramurale zorg en een lagere score van 1,4 voor intramurale zorg. Hieruit zou men mogen concluderen dat zelfroosteren een positief effect heeft op intramurale thuiszorg (meer dynamisch karakter) en een negatief effect op intramurale zorg (meer stabiel karakter). Deze gevolgtrekking is wellicht te voorbarig, mede gezien de lagere response (13%) in de eindmeting.

Bij de eindmeting werden de volgende aanvullende opmerkingen gemaakt: •

Intramuraal: pilot met halve middelen kan niet goed doorlopen worden // complimenten voor opzet en uitleg // we konden met vragen altijd terecht // jammer dat uitvoering niet goed liep // we konden niet al onze uren kwijt

•

Extramuraal: geen invloed op werktijden, je moet door tot het af is // tevreden

Conclusies en aanbevelingen (besproken met MT op 13 oktober 2015) • •

Zelfroosteren actueel houden en toepassen waar zinvol of praktisch Nieuwe ontwikkelingen/alternatieven blijven traceren

• •

Cultuurverandering aandacht geven, minder controle, loslaten! Onderzoek doen naar interfacing met Beaufort, dit blijft onduidelijk

•

Randvoorwaarden opstellen en doorvoeren

•

Tijdig een implementatieplan opstellen

Follow-up acties •

Eindevaluatie met Projectleiders en Coaches

• •

Heldere kaders en ankerpunt aangeven, rollen definiëren Voorbereidingen treffen en draaiboek maken voor invoering per 1/1/17 (zie implementatieplan bijlage 2) Projectteam van besluiten op de hoogte brengen: is op 13 oktober 2015 gedaan aan Esther Viëtor, Wilma Andriessen, Wilma Klopmeijer en Fabian Schenk

• •

Afsluitend bericht in flessenpost met toekomstbeeld van meeroosterende medewerker 9 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



Dankwoord Veel dank is verschuldigd aan de projectleiders Wilma Klopmeijer, Katinka Groesser en Danielle Bodrij, de coaches Esther Vietor en Fabian Schenk en de projectmedewerkers Wilma Andriessen en Ronny Boogaard voor hun geloof in de pilot, de aanhoudende toewijding en de enorme inzet. Dank ook aan Fer de Bruin als mijn sparring partner, vraagbaak en metgezel in deze pilot.




Bijlage 1 Projectplan In het Jaarplan 2014 is de actie benoemd om in 2015 een pilot zelfroosteren uit te voeren. In het voorliggende projectplan wordt dit uitgewerkt tot een concreet pilottraject met daarin de volgende bijzondere aandachtspunten:

uren gedragsverandering

Doelstelling pilot Het doel van de pilot is om medewerkers en leidinggevenden proefondervindelijk de voor- en nadelen van zelfroosteren te laten ervaren, zodat na een zorgvuldige evaluatie weloverwogen over een organisatiebrede invoering van zelfroosteren besloten kan worden. Doelgroep pilot De pilot wordt gelijktijdig op locatie Weyevliet (intramurale setting) en bij Thuiszorg Wijken en Dorpen (extramurale setting) uitgevoerd, zodat ervaringen in een ander decor en onder verschillende omstandigheden met elkaar vergeleken kunnen worden. Verwachting Uit voorbereidende gesprekken met Eline van Slooten, Esther Viëtor, Erik den Boer, Peter Boeije, Fabian Schenk en Aly Polderman kan de beeldvorming en het verwachtingspatroon als volgt verwoord worden: mee het gemeenschappelijke doel en de succescriteria vaststellen (kick-off); hoogte van het reilen en zeilen van de pilot; medewerkers onderling waarbij iedereen gelijke rechten en plichten heeft; en hoe een zelfrooster tot stand komt (2-staps model); ot minder (gepland en ongepland) overleg; gaan; twijfels over haalbaarheid en bereidheid tot medewerking en acceptatie krijgen adequate aandacht; t voldaan aan de CAO en andere wettelijke bepalingen zoals bewaking van het




maximaal aantal aaneengesloten dagen en nachten, BHV-vertegenwoordiging, etc. bij de klant, de medewerker en backoffice (HR en Administratie), maar uitdrukkelijk ook bij de leidinggevende t.a.v. zijn/haar bereidheid tot loslaten en het doelmatig kunnen coachen van zijn/haar medewerkers; Te verwachten en/of beoogde resultaten:

tussen intra- en extramurale teams

Projectorganisatie Om de medewerkers vanaf het begin goedkeuringsrecht en medezeggenschap te geven wordt van elk pilotteam één van de medewerkers projectleider, met hun leidinggevende als coach. Bij Thuiszorg (extramuraal) zijn hiervoor geselecteerd Daniëlle Bodrij en Katinka Groesser, voor intramuraal Wilma Klopmeijer. De beide coaches zijn Esther Viëtor voor intramuraal en Fabian Schenk voor extramuraal. Verder maken Wilma Andriessen in de rol van applicatiebeheerder, Fer de Bruin als innovatiemedewerker, Ronny Boogaard als ICTcoördinator, Theo van den Berg als ONS-deskundige en André Hintzen als procesmanager deel uit van de projectorganisatie. Voor de extramurale zorg is Tanja Speijer opdrachtgever, Aly Polderman voor de intramurale zorg en tevens projectverantwoordelijk; zij zorgt ook voor de communicatie naar het MT. Nul-, eind- en tussenmetingen Aan het begin en het eind van de pilot, maar ook bij tussentijdse evaluatiemomenten worden de tevredenheid van klant, medewerkers, leidinggevenden en backoffice (ziekteverzuim en kosten) over het roosterproces gemeten. Bij de medewerkers gebeurt dit via een beoordelingsformulier (zie bijlage 1), bij de klant wordt dit indirect via het klanttevredenheidsonderzoek gemeten en wordt er met de medewerkers gekeken of het zelfroosteren feitelijk of gevoelsmatig tot méér zorg en aandacht voor de klant leidt. Bij de leidinggevenden wordt gekeken in hoeverre aan hun verwachtingspatroon wordt voldaan. De backoffice beschikt over feitelijke gegevens. Door deze continue praktijkmonitoring en evaluatie kan snel gereageerd worden op onverwachte gebeurtenissen en zo nodig maatregelen getroffen worden om de pilot op koers te houden.




Tijdpad De pilot gaat voor extramuraal op 1 april 2015 en voor intramuraal op 1 mei 2015 voor de duur van (ten minste) 6, respectievelijk 5 maanden van start, dit voorafgegaan door voorbereidende werkzaamheden, waaronder voorlichting en informatieverstrekking, training en de inregeling van de Roostermodule. De planperiode start conform het zelfroostermodel voor extramuraal in februari en de verbeterperiode in maart, voor intramuraal beide 1 maand later. Kick-off De pilot wordt afgetrapt met een tweetal kick-off-sessies die voornamelijk het karakter zullen hebben van een gezamenlijk gedragen informatie- en planproces waarbij medewerkers vanaf het begin het eigenaarschap van zelfroosteren krijgen toebedeeld. Deze kick-off sessies hebben inmiddels plaatsgehad op 13 en 16 januari 2015 en waren druk bezocht. De sfeer en de reacties van de medewerkers waren positief en uitnodigend. Training & begeleiding Leren door het te doen is het motto voor deze pilot. Dat wil niet zeggen dat iedereen het maar zelf moet zien uit te vinden. Integendeel, de drie projectleiders, hun coaches en een drietal geselecteerde medewerkers (2 intra- en 2 extramuraal) krijgen een basistraining en zullen hun kennis via het train-the-trainer principe in groepssessies van maximaal één uur aan alle medewerkers doorgeven. De projectleiders zijn ook het eerste aanspreekpunt voor vragen of onduidelijkheden, waarbij zij onderling voor elkaar invallen en voor elke medewerker te raadplegen zijn. Een belangrijk aspect is ook het van elkaar kunnen leren; buiten elkaar bellen of e-mailen kent het roosterpakket ook een forum, waarin alle leden met elkaar ervaringen en handige tips kunnen uitwisselen. Het zal aangemoedigd worden dit forum actief te gebruiken, ook omdat dit waardevolle evaluatie-inzichten biedt tijdens het verloop van de pilot. Infrastructuur Het roostermodule is web-based en via WIN zowel thuis als op het werk te bereiken. De inrichting en de verdere bewaking hiervan zijn de verantwoordelijkheid van Wilma Andriessen en Ronny Boogaard. Bijlage 2 is een checklijst van alle aandachtspunten en uit te voeren werkzaamheden. Om onderweg en bij de klant toegang tot de cliëntplanning en het roostermodule te hebben krijgen de ambulante thuiszorgmedewerkers de beschikking over een smartphone; de uitlevering hiervan wordt geregeld door Ronny Boogaard. Procesbewaking De nul- en eindmeting en de interne informatievoorziening zijn in handen van Fer de Bruin. De 13 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



dagelijkse voortgang van de pilot wordt gemonitord door André Hintzen die tussentijds via email en in tweewekelijkse bezoeken bij de projectleiders en andere stakeholders zal polsen of alles probleemloos en naar wens verloopt. Waar nodig zal hij in overleg met de projectleiders en Fer de Bruin de gewenste maatregelen (laten) treffen om de goede voortgang van de pilot veilig te stellen. De pilot wordt afgesloten met een eindevaluatie, waarin alle tijdens de pilot verkregen inzichten en de nul- en eindmeting worden meegenomen. Het eindresultaat zal met advies aan het MT voor besluitvorming worden voorgelegd. Randvoorwaarden De beide opdrachtgevers Tanja Speijer en Aly Polderman conformeren zich aan de doelstelling en verwachtingen zoals deze in dit projectplan zijn beschreven. Mochten er bij de voorbereiding of tijdens de uitvoering van de pilot nog aanvullende criteria op organisatorisch of bedrijfsmatig vlak naar voren komen dan zullen deze als bijlage aan dit plan worden toegevoegd.




Bijlage 2 Implementatieplan uitrol Contourennota Implementatie Roosterproces per 1/1/2017 In een brainstorming met Eline van Slooten en Fer de Bruin op woensdag 28 oktober 2015 maakte ik de volgende notities over de invoering als vervolg op de Pilot Zelfroosteren:

sisformatie, flexpool, etc.) en voor gewenning deze ook direct implementeren -overleg van 8 december 2015 roep/denktank/regieteam samenstellen op basis van motivatie (sollicitatieproces) n - en extramurale zorg bundelen in één proces en één team (max. 10 personen) -meetings

In een vervolgsessie met Eline van Slooten, Fer de Bruin en Jan de Graaf op 5 november 2015 werd de aanpak globaal als volgt geschetst: 30 november 2016 met één maand reserve voor de feitelijke overgang per 1 januari 2017. Vertrekpunt is de constatering door het MT dat er geen dwingende belemmeringen zijn om (zelf/mee)roosteren in te voeren; om het implementatieproces te beschermen tegen een onjuiste besluitvorming wordt uit veiligheidsoverwegingen het traject opgedeeld in 4 fasen van elk 3 maanden, om op basis van voortschrijdend inzicht eventuele correcties te kunnen doorvoeren, of een stap terug te doen als dat noodzakelijk blijkt. Elke fase wordt na afloop geëvalueerd en de bevindingen worden in het implementatieplan verwerkt, dat daarmee een dynamisch karakter krijgt; - & extramuraal) van de huidige roosterpraktijk, waarbij alle positieve en negatieve kenmerken en eventuele knelpunten bij het roosteren in kaart worden gebracht; in deze fase worden ook het kader en de randvoorwaarden voor het roosterproces voor zowel intra- als extramurale zorg bepaald. Als concreet uitproduct moet er een duidelijk beeld zijn van de wijze waarop nu op verschillende plekken geroosterd wordt, een soort nul-meting dus. Tijdens deze fase zijn voornamelijk de medewerkers zelf aan het woord en wordt geïnventariseerd hoe zij het 15 | 16 Eindrapport Zelfroosteren | 18 november 2015 Opgesteld door André W. Hintzen



roosteren beleven en hoeveel tijd met roosteren gemoeid is; cascades die door het implementatieteam worden uitgewerkt. Intramurale zorg zal daarna volgen. slechts één roostersysteem. Concrete stappen en beoogde resultaten zijn: o Het Plan van Aanpak (PvA) wordt per fase van 3 maanden doorontwikkeld en krijgt op die manier een dynamisch en voortschrijdend karakter; de aftrap wordt gegeven in de MT-meeting van 8 december 2015, voortbouwend op de pilot-resultaten; o In de fasering wordt uitgegaan van een finale afronding van het implementatietraject per 30 november 2016; o De regie ligt bij de medewerkers, samen met klanten en hun familie; het gaat erom samen het verschil te (kunnen) maken. Medewerkers worden geselecteerd op basis van hun persoonlijke motivatie (sollicitatieproces); o Voor zover doelmatig en toepasbaar wordt de holacracy-methodiek ingevoerd, ook buiten de kaders van het roosterproces; Het takenpakket van de procesbegeleider zal voornamelijk een voortzetting zijn van de werkzaamheden in het pilottraject en bestaan uit het begeleiden en faciliteren van de troepen met de volgende aandachtsgebieden:

gaan lopen en hier actie op ondernemen; risico’s identificeren, analyseren en elimineren; -model toepasbaar maken bij roosteren en andere functionele gebieden;

- en familieparticipatie ontwikkelen en bevorderen;


Eindrapport Zelfroosteren

Recommend Documents