Eindrapport. Soupkitchenproject

Naam : Gabri Jansen & Kees Lodder Studentnummer : 423782/421309 Tilel AFS-project : Soupkitchenproject in Zuid-Afika Naam afstudeerorganisatie: Hogeschool Arnhem Nijmegen/Gemeente Theewaterskloof Trefwoorden : Soupkitchenproject Geheimhouding : Nee Academie Diedenoort Facility Management Docentbegeleider: Dhr. R.Beckers Studiejaar : 2007-2008 Datum : 9 juni 2008

Eindrapport

TH E EW OF ATERSKLO

Soupkitchenproject In de Gemeente Grabouw, Theewaterskloof

Opdracht Auteur Studiejaar Opleiding School Docent Datum

: Eindrapport Soupkitchenproject : Gabri Jansen en Kees Lodder : 2007-2008 : Facilitair management : Academie Diedenoort : Dhr. R. Beckers : 9 juni 2008

Eindrapport Soupkitchenproject

Gabri Jansen Kees Lodder

Inhoudsopgave Inleiding....................................................................................................................................... 4 Hoofdstuk 1 Oriëntatie en organisatiediagnose ................................................................ 5 1.1 De organisatie ............................................................................................................. 5 1.2 Oriëntatie, organisatiediagnose en pre advies....................................................... 7 Hoofdstuk 2 Plan van aanpak .............................................................................................. 8 2.1 Probleemstelling op basis van organisatiediagnose ............................................. 8 2.2 Probleemstelling naar aanleiding van verzoek townmanager ............................. 8 2.3 Deelvragen................................................................................................................... 8 2.4 Projectopzet en fasering ............................................................................................ 9 2.5 Aandachtspunten ...................................................................................................... 10 2.6 Beperkingen van het project ................................................................................... 10 Hoofdstuk 3 Onderzoek inrichting keuken ....................................................................... 11 3.1 Probleemstelling........................................................................................................ 11 3.2 Doelstelling ................................................................................................................ 11 3.3 Methoden van onderzoek ........................................................................................ 11 3.4 Deelvragen................................................................................................................. 11 3.5 Wat is de huidige situatie in de soupkitchen? ...................................................... 12 3.6 Relevante weten regelgeving in Nederland ....................................................... 13 3.7 Relevante weten regelgeving in Zuid-Afrika ...................................................... 14 3.8 Wijze van duurzaam beheer en exploitatie van de soupkitchen ....................... 14 3.9 Continuïteit in de aanvoer van grondstoffen......................................................... 16 3.10 Uitbreiding van de dienstverlening ..................................................................... 17 3.11 Kopieerbaarheid van het concept soupkitchen ................................................ 18 Hoofdstuk 4 Onderzoek transport...................................................................................... 19 4.1 Aanpak van het onderzoek...................................................................................... 19 4.2 Probleemstelling........................................................................................................ 19 4.3 Onderzoekmethode .................................................................................................. 20 4.4 Onderzoeksverantwoording .................................................................................... 23 4.5 Beantwoording van de deelvragen ........................................................................ 25 Hoofdstuk 5 Conclusies....................................................................................................... 26 5.1 Probleemstelling op basis van organisatiediagnose ........................................... 26 5.2 Probleemstelling naar aanleiding van verzoek townmanager ........................... 27 5.3 Overige conclusies ................................................................................................... 27 Hoofdstuk 6 Aanbevelingen................................................................................................ 28 6.1 Duurzaam beheer en exploitatie soupkitchen ...................................................... 28 6.2 Transport goederen van Nederland naar Zuid-Afrika ......................................... 29 6.3 Overige aanbevelingen ............................................................................................ 30 Hoofdstuk 7 Evaluatie.......................................................................................................... 31 7.1 Opdrachtbeschrijving................................................................................................ 31 7.2 Resultaatverwachting............................................................................................... 31 7.3 Is projectdoel bereikt? .............................................................................................. 31 7.4 Sterke punten ............................................................................................................ 32 7.5 Zwakke punten .......................................................................................................... 32 7.6 Welke activiteiten zijn of worden daadwerkelijk in gang gezet.......................... 33 Literatuur.................................................................................................................................... 34 Bijlage 1: Activiteitenplanning uit projectplan...................................................................... 35 Bijlage 2: Communicatiematrix.............................................................................................. 37



Inleiding De hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) heeft een project in Theewaterskloof, ZuidAfrika. In samenwerking met de gemeente Theewaterskloof, University of the Western Cape (UWC), Elgin Learning Foundation (ELF) en Cape Peninsula University of Technology (CPUT) worden deelprojecten uitgevoerd. Een van deze deelprojecten is het Soupkitchenproject. De gemeente Grabouw wil de soupkitchen uitbreiden en kwalitatief naar een hoger niveau brengen, zodat zij meerdere inwoners van de krottenwijken in Grabouw van een goede en kwalitatief verantwoorde maaltijd kunnen voorzien. In oktober 2007 is een oriëntatiereis naar Zuid-Afrika gemaakt, om de situatie ter plaatse te bekijken. Op basis van deze oriëntatie is een pre advies geformuleerd voor de gemeente Grabouw en is een begin gemaakt met de organisatiediagnose. De townmanager van de gemeente Grabouw heeft op basis van het pre advies een keuze gemaakt, voor de te volgen koers. Deze keuze is richtinggevend geweest voor het project. Op basis van deze keuze is achtereenvolgens een afstudeervoorstel, een projectplan en een volledige organisatiediagnose gemaakt. Deze worden in hoofdstuk 1 toegelicht. Daarna is gestart met deelonderzoeken op het gebied van duurzame beheer en inrichting van de soupkitchen (hoofdstuk 2) en transport van goederen van Nederland naar Zuid-Afrika (hoofdstuk 3). Tenslotte is voorliggend eindrapport geschreven voor de opdrachtgever en de HAN. In dit eindrapport zijn in hoofdstuk 4 de eindconclusies en aanbevelingen geformuleerd. In hoofdstuk 5 volgt een evaluatie van het project waarin wordt aangegeven of de geformuleerde doelstellingen zijn behaald en welke sterke en zwakke punten te benoemen zijn. Parallel aan deze activiteiten is een sponsorwerving opgestart. Deze sponsorwerving had als doel de keukenapparatuur die geschonken is door de ZZG Zorggroep te kunnen transporteren naar Zuid-Afrika.



Hoofdstuk 1 Oriëntatie en organisatiediagnose In dit hoofdstuk worden de oriëntatie, organisatiediagnose en het pre advies behandeld.

1.1

De organisatie

In deze paragraaf worden de belangrijkste aspecten beschreven die betrekking hebben op het Soupkitchenproject. Allereerst wordt de gemeente beschreven, waarna het project Theewaterskloof wordt toegelicht. Als onderdeel van dit project wordt als laatste het Soupkitchenproject beschreven. 1.1.1 Gemeente Theewaterskloof1 Theewaterskloof is een plattelandsgemeente op een uur rijden van Kaapstad. Het uitzicht is er mooi. Glooiende heuvels en vlaktes met appelgaarden en graanvelden wisselen zich af met inheemse vegetatie en oude dorpjes. Maar er is ook een keerzijde. Armoede, aids, alcoholisme, kindermisbruik en werkeloosheid zijn grote problemen. Na het afschaffen van de apartheid zijn veel mensen vanuit de thuislanden naar deze regio verhuisd op zoek naar werk en hun familie. Het gebied Theewaterskloof is genoemd naar de TWK-dam nabij Villiersdorp. Dit is de grootste dam in de regio en tevens de hoofdleverancier van water aan Kaapstad. Theewaterskloof bestaat uit 8 regio’s. De doelen en key performance gebieden van de gemeente moeten worden beschouwd als bepalend voor de strategie van het budget en het Integrated Development Plan (IDP). Het IDP is een beleidsdocument dat de meest urgente problematiek en noden op het gebied van de sociale, economische en infrastructurele ontwikkeling weergeeft. Het is een grondslag voor de overheidsfinanciering gedurende 5 jaar, met een jaarlijkse bijstelling op basis van een IDP jaarplan. De doelen zijn:

1

•

Gemeentelijke transformatie en organisatieontwikkeling – met speciale aandacht voor de blijvende impact van voorgaande veranderingen die onrust en instabiliteit hebben veroorzaakt.

•

Beschikbaar stellen van basale diensten – tot het beste mogelijke niveau, met de kanttekening dat de gemeenteraad een achterstallige erfenis heeft. Infrastructuur die de economische groei kan vergroten en het achterstallig onderhoud in infrastructuur moeten ook speciale aandacht krijgen.

•

Lokale economische ontwikkelingen – met speciale aantekening van het feit dat lokale economische groei en sociale ontwikkeling beperkte prioriteit en aandacht heeft gekregen tot op heden. De verwezenlijking van een stevige omgeving die de ontwikkeling en investeringen stimuleren, moet speciale aandacht krijgen.

Bron: Organisatiediagnose Project Soupkitchen in de Gemeente Grabouw, Theewaterskloof



•

Gemeentelijk financiële levensvatbaarheid en management – met de aantekening dat fondsen en onvoldoende lange termijn financiële planning de meest belangrijke beperkingen zijn, die de gemeente heeft. De positie van de gemeente als Project Consolidate Gemeente, en degene met een snel groeiende bevolking en even snel groeiende vraag naar gemeentelijke diensten en infrastructuur moet ook in ogenschouw worden genomen. Project Consolidate Gemeente is uitgezet voor de periode 2004 - 2009, na een terugblik op de ontwikkelingen in het eerste decennia na afschaffing van apartheid. Het houdt in dat de provinciale overheid nadrukkelijke ondersteuning bieden bij implementatie van activiteiten die de gemeente ontwikkelt.

•

Goed bestuur en publieke participate – de raad onderkent het feit dat onvoldoende investeringen in de ontwikkeling en gebruik van de human resources, een impact heeft op de mogelijkheden van TWK gemeente, om de bedreigingen en kansen aan te pakken. De continuïteit van de administratie en onvoldoende structuren van publieke participatie moeten ook speciale aandacht krijgen

1.1.2 Project Theewaterskloof In 2002 zochten de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN) en de University of the Western Cape (UWC) naar mogelijkheden om studenten in gemeenschappen te plaatsen ten einde service learning en toegepast onderzoek uit te voeren. Het verzoek van de gemeente Theewaterskloof om te assisteren bij de invoering van haar IDP bleek een uitgelezen kans daartoe. De gemeente Theewaterskloof heeft de UWC gevraagd haar bij te staan bij de invoering van haar IDP. De HAN zag in deze ontwikkeling kansen om samenwerking op te starten met Zuid-Afrika. Naast de ideële en sociale motieven kwam er de mogelijkheid om de uitwisseling van staf en studenten met de UWC een extra dimensie te geven. In 2007 zijn nog twee partijen toegetreden in dit samenwerkingsverband, Elgin Learning Foundation (ELF) en Cape Peninsula University of Technology (CPUT). Het project heeft in principe een looptijd tot 2012. Men heeft gekozen voor een langdurige samenwerking, om de ontwikkelde activiteiten in te bedden in de gemeenschap van Theewaterskloof. Rode draad in het project is “sustainability”, duurzame ontwikkeling in de Gemeente Theewaterskloof. Voor de projecten worden derde- en vierdejaars studenten van beide universiteiten ingezet. De projecten worden uitgevoerd op basis van “service learning”. Service learning betekent dat studenten worden ingezet in de maatschappij om iets terug te doen voor de investeringen die de maatschappij in hen heeft gedaan. Nevendoel is dat studenten praktijkervaring opdoen en hetgeen men geleerd heeft daadwerkelijk in de praktijk kan toepassen. De HAN heeft jaarlijks zo’n 60 tot 70 studenten aanwezig, die vanuit de verschillende faculteiten stageprojecten uitvoeren. 1.1.3 Project Soupkitchen Het Soupkitchenproject is in 2004 in de gemeente Grabouw opgestart als onderdeel van het Project Theewaterskloof. Het project heeft als doel het verstrekken van maaltijden aan behoeftigen in de krottenwijken van Grabouw. Het behelst een gaarkeuken (één ketel) waar 3x per week voedsel wordt bereid voor zieken en kinderen die wonen in de diverse krottenwijken. De specifieke doelstelling van het project is om de kwantiteit en kwaliteit van het voedsel te verbeteren en te kunnen garanderen voor meerdere dagen per week aan meer mensen uit de doelgroepen.


1.2


Oriëntatie, organisatiediagnose en pre advies

In oktober 2007 heeft er een oriëntatie plaatsgevonden in Grabouw. Gedurende een week zijn een aantal relevante plaatsen bezocht en zijn gesprekken gevoerd met betrokkenen ter plaatse. Daarna heeft een organisatiediagnose plaatsgevonden op basis van de oriëntatiereis, theoretisch onderzoek en gesprekken met betrokken in Nederland. Op basis van deze bevindingen is in november een pre advies geformuleerd met 2 mogelijke opties en een advies. Door de townmanager van de gemeente Grabouw, dhr. Anton Liebenberg, is besloten het geformuleerde advies te volgen en voor optie 2 te kiezen: De organisatie van de soupkitchen separaat houden en apparatuur plaatsen in de soupkitchen van Grabouw. Indien beschikbaar kan tevens apparatuur geplaatst worden in Seniorenhuis Silwerjare. Bij de organisatiediagnose is voor de externe analyse gebruikgemaakt van de DESTEP methode. Er is voor deze globale methode gekozen omdat de externe factoren in wezen al verwerkt zijn de IDP plannen van de gemeente Theewaterskloof. Voor de interne analyse is gebruikgemaakt van het 7S-model van McKinsey omdat in de analyse van deze organisatie onderlinge relaties en belangen erg belangrijk zijn. Bij de interne analyse is bij het aspect style gebruik gemaakt van het model voor managementrollen van Quinn. Reden hiervoor is dat de townmanager van Grabouw als verantwoordelijke voor het project een groot aantal managementrollen heeft. Het is uitermate belangrijk voor het project dat inzichtelijk is welke rollen dit zijn en op welke wijze deze worden uitgevoerd. Ook de rol van de studenten die uitvoering geven aan de projecten is hierbij van belang. Op basis van de oriëntatiereis, externe en interne analyse is de volgende diagnose gestel: Hiërarchie is in Zuid-Afrika een belangrijk issue. Er moet rekening gehouden worden met gevaar op verkoeling in de relatie en gebrek aan initiatieven. Aanwezigheid bij officiële bijeenkomsten is belangrijker dan de inhoudelijke bijdrage. Leiding ontbreekt. Afspraken worden regelmatig niet nagekomen of heel gemakkelijk verzet. Deadlines worden keer op keer niet gehaald waardoor planningen uitlopen. Er is sprake van een ogenschijnlijk ongemotiveerde en afwachtende houding van Zuid-Afrikanen. Op het gebied van vaardigheden spelen in het bijzonder de volgende knelpunten een rol: gebrek aan ervaring, kennis en inzicht bij de Zuid-Afrikanen en het gebrek aan het nemen van verantwoordelijkheid. Het gebrek aan ervaring en juiste kwaliteiten (‘skills’) aan de kant van de Zuid-Afrikanen speelt ook mee in de samenwerking. Dit levert vertraging op, omdat bijvoorbeeld meer tijd nodig is om bepaalde zaken uit te leggen, mensen in te werken, etc. Iedereen moet overal over mee beslissen. Bepaalde zaken worden dus eerst uitvoerig besproken met alle betrokkenen in Zuid-Afrika en hebben tijd nodig om te bezinken, alvorens men tot een beslissing komt. Op cultureel gebied blijken de problemen voornamelijk op het gebied van normen en waarden te liggen. Belangrijkste aspecten zijn angst voor gezichtsverlies en diplomatie (Zuid-Afrikanen zeggen soms ja om een discussie te omzeilen of problemen uit de weg te gaan). De belangrijkste aspecten van de houding van de betrokkenen moet zijn: gelijkwaardigheid, openheid, begrip en geduld, maar wel grenzen aangevend. Er is honger in de krottenwijk vanwege problemen zoals armoede, werkeloosheid en aids. Continuïteit van het samenwerkingsproject is essentieel voor het elimineren van armoede in Theewaterskloof. Vrijwilligers zijn belangrijk in het exploiteren van de Soupkitchen. Elke partij heeft hierin zijn eigen belangen.



Het I.D.P. zorgt voor structuur en middelen bij het realiseren van verbeterprojecten. Continuïteit van projecten is onontbeerlijk voor het welslagen ervan. Dus niet uitvoeren voor het uitvoeren alleen, maar het project moet zinnig zijn en blijven. De rol van kartrekker door de gemeentelijke organisatie is een voorwaarde voor het succes van bestaande en nieuwe project. Er zijn belangrijke cultuurverschillen tussen Zuid-Afrika en Nederland waarmee de studenten moeten leren omgaan.

Hoofdstuk 2 Plan van aanpak Op basis van de gestelde diagnose is een probleemstelling geformuleerd.

2.1

Probleemstelling op basis van organisatiediagnose

Er is honger en de kwaliteit van de voeding is slecht!! Er is daarom behoefte om de soupkitchen uit te breiden en de continuïteit te waarborgen. Zodoende kan de honger beter bestreden worden.

Doelstelling

De gemeente Grabouw wil de soupkitchen uitbreiden en kwalitatief naar een hoger niveau brengen zodat zij meerdere inwoners van de krottenwijken in Grabouw van een goede en kwalitatief verantwoorde maaltijd kunnen voorzien. Het project heeft tot doel in kaart te brengen op welke wijze de doelstelling van de gemeente Grabouw gerealiseerd kan worden.

2.2

Probleemstelling naar aanleiding van verzoek townmanager

Tijdens de oriëntatiereis heeft de townmanager het verzoek gedaan ondersteuning te bieden bij het transport van de apparatuur van Nederland naar Zuid-Afrika. Op basis van deze vraagstelling is in overleg met de docentbegeleider besloten ook onderzoek te doen naar de behoefte bij charitatieve instellingen aan een draaiboek voor het transport goederen van Nederland naar Zuid-Afrika.

Probleemstelling Hoe kan transport van goederen per zeecontainer door charitatieve instellingen tegen een redelijke prijs worden uitgevoerd, zonder dat er problemen bij de diverse overheidsinstanties ontstaan.

Doelstelling

Het ondersteunen van charitatieve instellingen uit Nederland bij het verzenden van goederen per zeecontainer van Nederland naar Zuid-Afrika.

2.3

Deelvragen • • • • • •

Wat is de huidige situatie in de soupkitchen? Op welke wijze dient de soupkitchen technisch, organisatorisch en voedseltechnisch ingericht te worden? Hoe kan de soupkitchen duurzaam worden geëxploiteerd? Welke weten regelgeving is relevant voor de inrichting en het gebruik van de apparatuur en wat is een aanvaardbaar niveau voor de installatie en inrichting? Hoe kan continuïteit van aanvoer van grondstoffen gerealiseerd worden? Hoe kan uitbreiding van de dienstverlening gerealiseerd worden?


• • • •

2.4


Kan het concept soupkitchen op eenvoudige wijze gekopieerd worden naar andere Gemeentes? Hoe wordt transport van middelen vanuit Nederland naar Zuid-Afrika georganiseerd en gerealiseerd? Is er bij de charitatieve instellingen in Nederland behoefte aan een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika? Zijn er mogelijke sponsors te vinden voor het transport van apparatuur of andere activiteiten?

Projectopzet en fasering

In het project zullen een aantal activiteiten worden uitgevoerd om de aangegeven doelstellingen te bereiken. Door structuur aan te brengen in de verschillende activiteiten wordt het mogelijk inzicht te krijgen en te houden in de omvang en voortgang van het project. Bijsturing is mogelijk en knelpunten worden eerder inzichtelijk. In het plan van aanpak is de structuur aangebracht met behulp van onderstaande fasering. Fase

Toelichting

Oriëntatiefase

Oriëntatie op de organisatie. In welke context wordt het geplaatst.

Definitiefase

Het vormgeven van het project. Vaststellen van de probleemstelling, doelstelling en formuleren van aanpak en randvoorwaarden Tijdens deze fase vindt de feitelijke uitvoering van de opdracht plaats. Iedere stap in deze fase is een vorm van onderzoek. In deze stappen wordt puntsgewijs beschreven welke doelstellingen behaald dienen te worden. Ook wordt aangegeven welke vorm van onderzoek daarvoor gebruikt wordt. De onderzoeksresultaten, het advies en het implementatieplan worden zorgvuldig overgedragen aan de opdrachtgever en andere relevante betrokkenen.

Onderzoek- en oplossingsfase

Invoeringsfase

Activiteit, tussenproduct en/of go/no go fase Oriëntatie Organisatiediagnose Pre advies Besluit townmanager Projectplan

Onderzoeksplan Onderzoeksrapporten Creëren van draagvlak

Een advies met implementatieplan voor het duurzaam inrichten en exploiteren van de soupkitchen. Ondersteuning bij het verschepen, installeren en in gebruik nemen van apparatuur vanuit Nederland naar Zuid-Afrika. Een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika door charitatieve instellingen in Nederland.


2.5


Aandachtspunten

Cultuurverschillen: Vanwege de slechte situatie in de krottenwijken is het moeilijk om draagvlak en betrokkenheid te creëren bij de plaatselijke bevolking. Als de aandacht en begeleiding verslapt is men geneigd zich terug te trekken in het oorspronkelijke bestaan. Dit is kenmerkend voor een ontwikkelingsland. Denkwijze: De neiging van facility management studenten is te denken in termen van efficiency, effectiviteit en kostenreductie. Dat wordt in het vakgebied als een belangrijk aspect gezien. In de situatie van de soupkitchen moet echter gedacht worden in termen van het creëren van werkgelegenheid. Door het bouwen aan micro-economie kunnen bewoners van de krottenwijken zelf een bestaan opbouwen. Door een druppeleffect kan hierdoor steeds meer werkgelegenheid ontstaan. De toegevoegde waarde die het vakgebied FM kan hebben ligt meer in de breedheid van het vakgebied. In dit project zal deze toegevoegde waarde vooral bestaan uit: • Logistiek vraagstuk zeetransport; • Logistiek vraagstuk grondstofverwerving en voedseldistributie; • Inrichtingeisen en techniek bij het inrichten van een keuken en bijbehorende opslagruimte; • Voedselbereiding en opslag van voedingsmiddelen; • Voedselkwaliteit; • Voorlichting en instructie op het gebied van gebruik en onderhoud van keukenapparatuur; • Voorlichting op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne;

2.6

Beperkingen van het project

Afstand: De activiteiten voor het opstellen van het advies worden uitsluitend vanuit Nederland uitgevoerd. Benodigde informatie vanuit Zuid-Afrika wordt via diverse personen per E-mail verkregen.



Hoofdstuk 3 Onderzoek inrichting keuken In oktober van 2007 is een oriëntatiereis gemaakt naar het Soupkitchenproject in Grabouw. Aanleiding hiervoor is dat apparatuur, geschonken door ZZG Zorggroep, geplaatst gaat worden in de soupkitchen. Tijdens deze oriëntatie zijn een aantal knelpunten gesignaleerd die problemen kunnen geven bij de toekomstige voedselbereiding met deze nieuwe apparatuur.

3.1

Probleemstelling

Er is honger en de kwaliteit van de voeding is slecht!! Er is daarom behoefte om de soupkitchen uit te breiden en de continuïteit te waarborgen. Zodoende kan de honger beter bestreden worden.

3.2

Doelstelling

De gemeente Grabouw wil de soupkitchen uitbreiden en kwalitatief naar een hoger niveau brengen zodat zij meerdere inwoners van de krottenwijken in Grabouw van een goede en kwalitatief verantwoorde maaltijd kunnen voorzien. Het onderzoek heeft tot doel in kaart te brengen op welke wijze de doelstelling van de gemeente Grabouw gerealiseerd kan worden.

3.3

Methoden van onderzoek

Om de doelstelling te halen wordt een onderzoek uitgevoerd. Globaal kan een onderzoek in twee hoofdvormen worden ingedeeld, theoretisch en empirisch onderzoek. - Theoretisch onderzoek is het gebruik maken van bestaande informatie. Deze gegevens kunnen worden verkregen door middel van literatuuronderzoek. - Empirisch onderzoek is het verwerven van gegevens door middel van onderzoek dat men zelf verricht aan de hand van vragen en/of observaties. In het onderzoek wordt van beide methoden gebruikgemaakt. Het onderzoek is uitgevoerd door het bestuderen van beschikbare literatuur en eigen waarnemingen tijdens de oriëntatiereis naar Zuid-Afrika. Aan de hand van de geformuleerde deelvragen wordt de relevante theorie behandeld.

3.4

Deelvragen

Om een duidelijk antwoord te krijgen op de probleemstelling zijn deelvragen opgesteld die uiteindelijk zullen helpen een goed antwoord te formuleren op de doelstelling: Deelvragen: 1. Wat is de huidige situatie in de soupkitchen? 2. Welke weten regelgeving is relevant voor de inrichting en het gebruik van de apparatuur en wat is een aanvaardbaar niveau voor de installatie en inrichting? 3. Op welke wijze dient de soupkitchen technisch, organisatorisch en voedseltechnisch ingericht te worden? 4. Hoe kan de soupkitchen duurzaam worden geëxploiteerd? 5. Hoe kan continuïteit van aanvoer van grondstoffen gerealiseerd worden? 6. Hoe kan uitbreiding van de dienstverlening gerealiseerd worden? 7. Kan het concept soupkitchen op eenvoudige wijze gekopieerd worden naar andere Gemeentes?


3.5


Wat is de huidige situatie in de soupkitchen?

In deze paragraaf wordt weergegeven wat de huidige situatie is van de soupkitchen in Grabouw. Deze uitgangsituatie is van belang om in het vervolgonderzoek als basis te nemen. 3.5.1 Het proces De soupkitchen behelst momenteel een gaarkeuken met één ketel waar drie keer per week voedsel wordt bereid voor zieken en kinderen die wonen in de diverse krottenwijken. Vanwege gebrek aan grondstoffen is het niet mogelijk vaker voedsel te bereiden. Naast genoemde ketel is ook een elektrisch fornuis aanwezig, maar deze is al enige tijd defect. De ketel wordt door middel van een oliemantel verwarmd. De oliemantel vertoont lekkage. De voedselbereiding gebeurt door vrijwilligers. Zij beginnen ’s ochtends om 8.00 uur met het vullen van de ketel. De aanwezige grondstoffen zijn verkregen door donaties vanuit de gemeenschap en hebben geen structureel karakter. Het is een minimaal assortiment, wat groenten en botten waarvan een soort bouillon (de soup) getrokken kan worden. Nadat alle grondstoffen aan de ketel zijn toegevoegd wordt het geheel verwarmd en gedurende 3 à 4 uur gekookt. Door deze langdurige bereiding worden veel van de aanwezige voedingsstoffen afgebroken. Bij deze bereiding wordt regelmatig handmatig met een houten stok geroerd, wat de hygiëne niet ten goede komt, en ook fysiek zwaar is. Nadat de bereiding klaar is wordt dit verdeeld over een aantal emmers. Vanuit de centrale soupkitchen wordt voedsel in emmers gedistribueerd naar 12 verdeelpunten. Vanuit deze verdeelpunten wordt voedsel uitgedeeld. Bij de verdeelpunten wordt tevens voedsel (beschikbaar gesteld door giften) bereid voor de bewoners van de krottenwijken. 3.5.2 De voorzieningen De ruimte die men nu gebruikt voor de soupkitchen is geplaatst in het gemeenschaphuis Gerald Memorial Hall. Het is een ruimte van ca. 9 bij 5,5 meter. De naastgelegen ruimte is ca. 3 bij 5,5 meter en wordt gebruikt als opslagruimte voor het voedsel. In deze ruimte is een diepvries aanwezig. Tijdens ons bezoek bleek deze nagenoeg leeg te zijn. Er is een boiler aanwezig en een aanrecht met warm en koud water. Er is achterstallig onderhoud van de ruimten en aanwezige apparatuur en deze is veelal verouderd.


3.6


Relevante weten regelgeving in Nederland

Om de kwaliteit en veiligheid van voedsel te bewaken, hebben overheid, industrie en handel wetten en voorschriften ontwikkelt waaraan minimaal moet worden voldaan. De overheid controleert of de regels worden nageleefd. De verantwoordelijkheid voor de veiligheid en kwaliteit van een product ligt altijd bij de verkoper. Tevens is het wettelijk verplicht de hygiënecodes eenmaal per 4 a 5 jaar te evalueren en zo nodig aan te passen. 3.6.1 De Warenwet De Warenwet richt zicht op levensmiddelen en andere consumentenproducten de gezondheid of veiligheid van de consument niet in gevaar mag brengen. De Warenwet valt onder eindverantwoording van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Op de naleving wordt toegezien door de Voedsel en Waren autoriteit. De Warenwetbesluiten en Warenwetregelingen die voor de voedselveiligheid het meest belangrijk zijn: Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (BBL) Hierin staan eisen vermeld over de wijze van opslag, bereiding, behandeling bewerking verpakking en transport van grondstoffen en gerechten. Maar ook de eisen van apparatuur en materialen horen hierbij. In dit besluit worden bacteriologische eisen gesteld aan enkelvoudige of samengestelde etenswaren die men direct kan eten of kan eten na bewerking, vermenging, toevoeging, ontdooien en verhitten. De Warenwetregeling Hygiëne van levensmiddelen (WHL) De BBL regeling is aangevuld met deze regeling naar aanleiding van de richtlijn van de Europese Gemeenschappen. In deze Warenwetregeling wordt een voedselveiligheidssysteem verlangd van organisaties die eet- en/of drinkwaren bereiden, verwerken, behandelen, verpakken, vervoeren, verhandelen of distribueren. Dit voedselveiligheidssysteem moet op de beginselen van het HACCP- systeem gebaseerd zijn. Dit houdt in dat de bedrijven in het proces van de voedingsverzorging de kritische punten moeten benoemen en maatregelen moeten nemen om ervoor te zorgen, dat er bij die kritische punten niets fout gaat. 3.6.2 Hazard Analyses Critical Control Points (HACCP) Hazard Analyses Critical Control Points (HACCP) is een systeem om de voedselveiligheid te waarborgen. HACCP gaat ervan uit dat aan de basisvoorwaarden voor veilig voedsel voldaan wordt. Als er geen goede persoonlijke hygiëne is en de werkwijze is onhygiënisch heeft het hanteren van de HACCP- systeem geen zin. In de code zijn deze basisvoorwaarden en de daarbij behorende basisbeheersmaatregelen verwerkt. Het HACCP - systeem is een analyse van proces en product voor het bepalen van kritische beheersmaatregelen. De meest voorkomende deelprocessen binnen het totale proces van de voedingsverzorging in een organisatie zijn geïnventariseerd. Dit zijn: het bestellen, het ontvangen en het opslaan van grondstoffen en maaltijdcomponenten, het bereiden, het assembleren en het distribueren en serveren van maaltijden, het afwassen van serviesgoed en keukenmaterialen, het verwerken van afval en het schoonmaken van ruimten, apparatuur en materialen. Als aan de basisvoorwaarden niet wordt voldaan, hebben bijzondere beheersmaatregelen (HACCP) weinig zin. De basisvoorwaarden worden uitgewerkt in beheersmaatregelen.


3.7


Relevante weten regelgeving in Zuid-Afrika

HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) technieken worden meer en meer gebruikt in de voedsel- en voedingsindustrie over de gehele wereld. De HACCP principes, ontwikkeld door de Codex Alimentarius van de World Health Organisation (WHO), eisen dat effectieve voedselveiligheidssystemen gebaseerd zijn op het toepassen van een systematische aanpak van gevaren en risico' s. Alle bedrijven in de voedselketen dienen een goed werkend HACCP systeem te kunnen aantonen, afhankelijk van nationale eisen. Dat wil zeggen dat de soupkitchen ook een goed werkend HACCP systeem dient te hebben.

3.8

Wijze van duurzaam beheer en exploitatie van de soupkitchen

3.8.1 Inrichting, beheer en duurzame exploitatie Inrichting keuken Bouw en inrichting van de keuken dienen te zijn gerealiseerd in volledige overeenstemming met de richtlijnen zoals die in de Hygiënecode zijn weergegeven. Een adequaat, technisch goed onderhouden keuken complex is een vereiste. De benodigde ruimten dienen bij voorkeur in de logistieke lijn gesitueerd te zijn, zodat schone en vuile lijnen elkaar niet hoeven te kruizen. Omdat meestal niet direct verandering is aan te brengen in de bouw en inrichting kunnen ook organisatorische maatregelen genomen worden om te grote risico’s met betrekking tot de veiligheid van het voedsel te voorkomen. Belangrijke kernpunten van een HACCP systeem Een belangrijke groep eisen heeft te maken met de inrichtingseisen van de verwerkingsruimten. Een aantal belangrijke elementen (niet uitputtend) zijn: Vloeren, wanden en plafonds • Vloeren in de productieruimten moeten gemakkelijk schoon te maken en te houden zijn; • Wanden van de verwerkingsruimte moeten gemakkelijk schoon te maken en te houden zijn; • Plafonds in de productie- en opslagruimten moeten gemakkelijk schoon te maken en te houden zijn; • Wanden en plafonds zo glad mogelijk afwerken. Ramen • De ramen die direct contact hebben met de buitenomgeving moeten zijn voorzien van horren. Die gemakkelijk schoon te houden zijn. Sanitair • Voldoende wasgelegenheid met warm en koud stromend water, zeepdispensers en hygiënisch droogmateriaal; • Toiletten komen niet rechtstreeks uit in bereidingsplaatsen. Ze zijn na het passeren van twee deuren toegankelijk; • In de ruimte tussen beide deuren of op het toilet zelf is een handenwasgelegenheid. Productiemiddelen / Materialen / Overige Zijn alle gloeilampen en TL verlichting in productieruimten volledig afgeschermd met breekvrije kappen of hoezen?



3.8.2 Logistiek maaltijden Het logistieke proces van de bereide maaltijden is momenteel een kritisch punt in de keten. Het vervoeren in emmers over lange afstanden vormt een risico voor de voedselveiligheid. Het is dus van belang dat hier enerzijds goed materieel gebruikt gaat worden, anderzijds zijn instructies en werkwijzen van belang. De distributie van de maaltijden is onder te verdelen in de volgende processen: o Verpakking van de maaltijd o Ontvangst o Distributie o Retourtransport emballage Kritische beheerspunten • Goed sluitende verpakking en afsluiting. • Producttemperatuur van de maaltijdcomponenten. • Herbesmetting van materialen, serviesgoed door tekortkomingen tijdens het schoonmaken van de apparatuur. 3.8.3 Beheer en exploitatie De voedselbereiding dient volgens een aantal processtappen te worden uitgevoerd. Bij deze processtappen een aantal aspecten van belang. Het is belangrijk te benoemen wie welke verantwoordelijkheden heeft, welke activiteiten dienen te worden uitgevoerd, hoe ze worden uitgevoerd en welke randvoorwaarden noodzakelijk zijn. 3.8.4 Verantwoordelijkheden De townmanager is eindverantwoordelijk voor de soupkitchen. De soupkitchen dient zich aan een hygiëne code te houden of een eigen HACCP-plan hebben. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de voedselveiligheid van de maaltijden tijdens bereiding en transport. 3.8.5 Uitvoering Het beheer van de soupkitchen is onder te verdelen in de volgende processen: Opslag grondstoffen, maaltijdbereiding en tijdelijke opslag na productie Kritische beheerspunten • Het overleven van micro organismen door onvoldoende inactivering bij koeling; • Het overleven van micro organismen of onvoldoende inactivering bij geringe intensieve verhitting; • Kruisbesmetting door tekortkomingen in het schoonmaken / desinfecteren van apparatuur en serviesgoed; • Verontreiniging van schadelijke chemische verbindingen bij oververhitting van bak-, braad- of frituurvetten, of door aanbranden / aanbakken; • Vermeerdering van micro-organismen doordat de tijdsduur van bereiding, het klaarzetten voor transport niet op elkaar aansluiten; • Onvoldoende temperatuurbeheersing van gerechten en /of apparatuur; • Kruisbesmetting van gerechten door tekortkomingen in de persoonlijke hygiëne dan wel hygiënische werkwijze van het keukenpersoneel;



3.8.6 Meten en registreren Om een goed inzicht te hebben of alle processen aan de gestelde eisen voldoen, moet er regelmatig worden gecontroleerd en geregistreerd. De registratieformulieren zijn zeer belangrijk bij controle. Er moet controle plaatsvinden bij opslag, ontvangst en distributie. Als opslag en ontvangst dagelijks of meer malen per week plaatsvinden, registreer dan 1x per week. Als deze activiteit maar 1x per week of minder plaatsvinden, registreer dan altijd. De registratieformulieren worden door de coördinator van de gemeente Grabouw verzameld en bewaard. 3.8.7 Instructies Voor het proces van voedselbereiding en distributie is het van belang dat een eenduidige werkwijze gehanteerd wordt. Om dit te waarborgen is het raadzaam instructies te maken waarin bepaalde werkwijze is vastgelegd. Basisvoorwaarden bij een goede hygiëne • Zorg voor een goede persoonlijke hygiëne bij koks en de transporteurs. • Zorg voor schoon keukenapparatuur en transportmiddelen. • Houdt maaltijdcomponenten en vuil serviesgoed gescheiden.

3.9

Continuïteit in de aanvoer van grondstoffen

Om de continuïteit van de aanvoer van grondstoffen te waarborgen, is het belangrijk minder afhankelijk te worden van donaties vanuit de gemeenschap en te voorzien in een meer structurele aanvoer. Er zijn een aantal mogelijkheden om dit te bewerkstelligen: Samenwerking met het Foodgardenproject. Afspraken met leveranciers/winkels over restproducten met houdbaarheiddatum die spoedig verloopt. Hiervoor zou dan wel een logistiek systeem ontwikkeld moeten worden om de producten te verkrijgen, transporteren en op te slaan. Ad.1 Voor het Soupkitchenproject is het van belang dat het aanbod van grondstoffen voor het bereiden van voedsel gewaarborgd wordt. Een belangrijk initiatief hierin is het Foodgardenproject, ook een onderdeel van het project Theewaterskloof. Dit project behelst het opleiden van bewoners uit de krottenwijken in het verbouwen van producten voor eigen gebruik en levering aan het Soupkitchenproject. Op deze wijze wordt op beperkte schaal een bijdrage geleverd aan de continuïteit van aanbod van grondstoffen. Ad. 2 Een groter potentieel ligt echter in het verwerven van grondstoffen in de voedingsverwerkende middenstand van Grabouw en omgeving. Het is aan te nemen dat deze een bepaalde overproductie, bruikbare restmaterialen en producten met (nagenoeg) verlopen houdbaarheidsdatum in hun bedrijfsvoering heeft. Indien hiervan gebruikgemaakt kan worden door de soupkitchen is er een structureel aanbod te verkrijgen. Het is echter wel noodzakelijk hiervoor een distributiesysteem op te zetten.



3.10 Uitbreiding van de dienstverlening Uitbreiding van de dienstverlening kan alleen verwezenlijkt worden, als aan een aantal voorwaarden voldaan wordt: 1. Structurele aanvoer van grondstoffen; 2. Uitbreiding van het huidige materieel; 3. Structureel beheer en exploitatie van de soupkitchen; 4. Verbetering van de distributie; 5. Opleiding en instructie vrijwilligers; 6. Afspraken met vrijwilligers over werktijden; 7. Potentieel aan vrijwilligers vergroten om eventuele groei te kunnen opvangen; 8. Uitbreiding van het aantal vrijwilligers. Een aantal van deze voorwaarden is in voorgaande paragrafen al behandeld. Blijft over het aspect beschikbaar materieel en “personeelsmanagement”. Beschikbaar materieel Uitbreiding van het huidige materieel wordt gerealiseerd doordat de ZZG Zorggroep, een zorginstelling in Nederland, keukenmaterieel beschikbaar heeft gesteld voor de soupkitchen. Met dit materieel is het mogelijk meer maaltijden van hogere kwaliteit te bereiden. Dit is ook een belangrijk gegeven voor de kopieerbaarheid van de soupkitchen naar andere gemeentes. Binnen de zorginstellingen in Nederland vindt momenteel een grote verandering plaats, scheiding van wonen en zorg. De ouderen wonen zo lang mogelijk thuis of in kleinschalige woonvormen (6 personen per megawoning, 4 megawoningen per locatie). De klantbehoefte wordt leidend bij het aanbod van eten en drinken. Klanten eten vooral in de huiskamer of gaan uit eten in het restaurant op locatie. Door dit systeem van front en back office wordt personeel vooral ingezet in het klantencontact en zal de productie van maaltijden worden uitbesteed. De grootschalige productiekeukens zullen meer en meer gaan verdwijnen. Zodoende komt meer potentieel materieel beschikbaar voor het Soupkitchenprojecten. Personeelsmanagement De vrijwilligers die momenteel de soupkitchen runnen zijn essentieel in het project. Zonder hen zou er geen voedselbereiding kunnen plaatsvinden. Zij werken op dit moment onder slechte omstandigheden met slecht materieel en weinig grondstoffen. Als de apparatuur uit Nederland geplaatst gaat worden is het van belang dat de vrijwilligers leren omgaan met deze apparatuur. Het is noodzakelijk dat zij goede voorlichting, scholing en ondersteuning krijgen over tenminste de volgende aspecten: • HACCP; • Opslag grondstoffen en maaltijden; • Voedselbereiding; • Schoonmaak; • Controle; • Beheer en onderhoud werkruimtes; • Beheer en onderhoud apparatuur; Het project Theewaterskloof heeft een potentieel aan kennis m.b.t. bovenstaande aspecten. Studenten van de diverse faculteiten kunnen uitstekend ondersteuning bieden bij het uitvoeren van de activiteiten die ontwikkeld moeten worden. Daarnaast kunnen zij bijdragen aan de ontwikkeling van werkinstructies voor beheer en exploitatie van de soupkitchen. Daarmee kan de basis gelegd worden, om de soupkitchen naar een hoger niveau te brengen.



Met de nieuwe apparatuur zal uitbreiding van het aantal maaltijden ook te realiseren zijn, op voorwaarde dat er voldoende grondstoffen beschikbaar komen. Om beschikbaarheid van geschoolde vrijwilligers te garanderen is het wenselijk om “personeelsbeleid” te ontwikkelen. Dit beleid dient gericht te zijn op het boeien, binden en behouden van mensen (en dus kennis). Daarnaast moet er aandacht zijn voor werving van nieuw potentieel. Immers, de doelstelling is om de dienstverlening uit te breiden naar meer maaltijden gedurende meerdere dagen per week. Om deze groei in dienstverlening op te vangen ,kan, naast een vaste groep medewerkers, een flexpool ontwikkeld worden waardoor nieuwe krachten op oproepbasis kunnen werken in de soupkitchen. Op deze wijze kunnen pieken en dalen in het aanbod worden opgevangen.

3.11 Kopieerbaarheid van het concept soupkitchen Voor de continuïteit van de soupkitchen is het van belang, dat er een verantwoordelijke vanuit de gemeente wordt benoemd, die als kartrekker in het project fungeert. Het initiatief dient door de gemeente gedragen te worden om het tot een langdurig succes te maken. Uit voorgaande onderzoek en advies blijkt dat kopiëren van het concept mogelijk is. Voorwaarde hierbij is dat het initiatief gedragen moet worden vanuit desbetreffende gemeente. De verdere randvoorwaarden op het gebied van gebouw/materieel, grondstofverwerving, distributiemogelijkheden, personeelsbezetting, ontwikkeling van werkmethodes en scholing moeten ook ingevuld kunnen worden.



Hoofdstuk 4 Onderzoek transport Als onderdeel van ons afstudeeropdracht is een onderzoek gedaan of er behoefte bestaat bij charitatieve instellingen voor een draaiboek voor het verschepen van goederen naar ZuidAfrika. Douaneformaliteiten zijn vaak een lastige materie waarbij onnodig veel tijd en geld verloren kan gaan. Met name toepassing en snelle wisseling van weten regelgeving bij de douane van Zuid-Afrika, waardoor kosten en tijdsinvestering onnodig groot kunnen zijn. Een ander aspect is het cultuurverschil tussen Nederland en Zuid-Afrika. Op basis van normen waarden, gewoontes en gebruiken kunnen snel misverstanden ontstaan die belemmerend kunnen werken.

4.1

Aanpak van het onderzoek

De aanleiding voor het onderzoek dat gehouden wordt, is charitatieve instellingen in Nederland te ondersteunen bij het verzenden van goederen naar Zuid-Afrika door het maken van een draaiboek. Dit draaiboek bevat onderdelen als het beperken van invoerrechten, verlagen van transportkosten en het stroomlijnen van het logistieke proces mogelijk gestroomlijnd kan worden.

4.2

Probleemstelling

Onderzoek kan worden omschreven als het nauwkeurig nagaan van iets om informatie te verzamelen en/of kennis te vergaren. Dit onderzoek richt zich op het beantwoorden van de volgende probleemstelling en relevatie; Probleemstelling Hoe kan transport van goederen per zeecontainer door charitatieve instellingen tegen een redelijke prijs worden uitgevoerd, zonder dat er problemen bij de diverse overheidsinstanties ontstaan. Doelstelling Het ondersteunen van charitatieve instellingen uit Nederland bij het verzenden van goederen per zeecontainer van Nederland naar Zuid-Afrika. Relevantie Voor vele charitatieve instellingen blijkt dat het logistieke proces een moeilijk en veel omvattend proces is, met name de weten regelgeving van de douane. Kosten en tijdsinvestering kunnen hierdoor onnodig groot zijn. Om een antwoord te krijgen op de probleemstelling en de relevantie, zijn een aantal onderzoeksvragen opgesteld. Het beantwoorden van de onderzoeksvragen geschiedt door diverse manieren van onderzoek. Hieronder volgt een overzicht van de onderzoeksvragen waarna uitdieping wordt gegeven van de methode van onderzoek. Vervolgens wordt in elk hoofdstuk de specifieke onderzoeksvorm, welke relevant is voor het beantwoorden van de deelvragen, nader toegelicht.


• • •

4.3


Hoe wordt het transport van middelen vanuit Nederland naar Zuid-Afrika georganiseerd en gerealiseerd? Is er bij de charitatieve instellingen in Nederland behoefte aan een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika? Zijn er mogelijke sponsors te vinden voor het transport van apparatuur of andere activiteiten?

Onderzoekmethode

In deze paragraaf wordt aangegeven welke methode zijn gebruikt om de benodigde informatie te verzamelen en te analyseren wat nodig is voor het verzenden van goederen naar ZuidAfrika. Bij het onderzoek is veelal een combinatie van methode toegepast, te weten: a. Gebruik van bestaande informatie via; a. Internetsites van diverse organisaties. b. Studieboeken. c. Internetsite van landenpublicaties. b. Verkrijgen van gegevens via schriftelijke of mondeling interview; a. Telefonisch interview. b. Schriftelijke enquête. c. Face-to-face interview. 4.3.1 Literatuurstudie De informatie die van belang was om een duidelijk inzicht te krijgen in het jargon van logistiek is verkregen via diverse internetsites van de douane, landenpublicaties (EVD) en zoekmachines. Wet- en regelgeving2 Om goederen in en uit te voeren zijn er strikte regels gesteld door de vervoersbedrijven en overheden; uitvoer van goederen; van uitvoer is sprake als er communautaire goederen buiten het douanegebied van de EU gebracht wordt. Worden er communautaire goederen vanuit Nederland over naar een ander EU-land, dan is geen sprake van uitvoer, maar van een intracommunautaire transactie. In dit geval hoeft er geen uitvoeraangifte te worden gedaan bij de douane. Procedure bij uitvoer van goederen: voordat goederen uitgevoerd mogen worden, moet men aan een aantal verplichtingen voldoen. Zo moet men bijvoorbeeld de goederen ' aanbrengen' bij de douane en moet men officieel toestemming krijgen om de goederen uit de EU uit te voeren. Er is een aantal zaken van belang bij de procedure van uitvoer: Verzorgen van de uitvoeraangifte; Invullen van de aangifte; Plaats van de aangifte; Aanbrengen van de goederen; Kantoor van uitvoer; Kantoor van uitgang; Uitklaring; Bewijs van uitvoer.

2

Bron: www.douane.nl



Invoerreglementen3 De invoer van goederen in Zuid-Afrika is geregeld door de ' Import and Export Control Act 1963' . Het overgrote deel van de invoer mag zonder vergunning worden ingevoerd. Invoervergunningen zijn onder andere vereist voor alle tweedehands of gebruikte goederen zoals motorvoertuigen, inclusief afval en schroot, bepaalde voedingsmiddelen, petroleumproducten, chemicaliën, gokkasten en wapens. Een lijst van goederen die onder de ' Import Control'vallen. Invoerrechten: Het douanetarief van Zuid-Afrika wordt vastgesteld aan de hand van een goederennomenclatuur, ingedeeld volgens het Geharmoniseerd Systeem (HS-code). Het tarief bevat zowel waarderechten als specifieke rechten. De waarderechten worden berekend over de FOB-waarde (= prijs, exclusief verzekering en vrachtkosten). Vrijhandelszone EU-Zuid-Afrika: Tussen Zuid-Afrika en de EU is in maart 1999 een handels- en samenwerkingsovereenkomst gesloten met als doel de totstandkoming van een vrijhandelszone. Deze Trade, Development and Co-operation Agreement (TDCA) is per 1 mei 2004 definitief van kracht geworden. Sinds 1 januari 2000 worden de invoerrechten voor een aantal producten met oorsprong EU geleidelijk verminderd. Binnen tien jaar zal 95 procent van de export van Zuid-Afrika naar de EU geliberaliseerd zijn. Over twaalf jaar zal 86 procent van de export van de EU naar ZuidAfrika geheel vrij zijn. Vrijstellingen Gehele of gedeeltelijke vrijstelling van invoerrechten en andere heffingen kan worden verleend ten aanzien van onder meer: • Bepaalde invoer door internationale organisaties; • Goederen voor culturele, educatieve, charitatieve, welzijns- of jeugdorganisaties/doeleinden; • Goederen voor de president, diplomatieke en andere buitenlandse vertegenwoordigers; • Goederen ingevoerd door immigranten, toeristen, terugkerende residenten en andere passagiers, voor persoonlijk gebruik; • Motorvoertuigen speciaal voor invaliden; • Wederinvoer; • Goederen bestemd voor de land- en tuinbouw; • Bepaalde grondstoffen bestemd voor de fabricage van goederen in de diverse industrietakken. Documenten4 Om goederen te verzenden naar Zuid-Afrika moet men in het bezit zijn van de volgende documenten; • Eur1-certificaat; • Handelsfactuur; • Oorsprongsverklaring; • Certificaat van oorsprong; • Proforma factuur; • Paklijst; • Connossementen; • Transportdocumenten. 3 4

Bron: EVD landenpublicaie Bron: EVD landenpublicatie



Incoterms5 De incoterms werden voor de eerste maal opgesteld in 1936 door de Kamer van Internationale Handel (ICC) met als doel het homogeniseren van de woordenschat in de internationale handel en zo geschillen tussen koper en verkoper te vermijden. De laatste herziening van de incoterms dateert van 1999. Naar gelang de keuze van de incoterm kan men weten wie wat doet bij goederentransport, wie het transport betaalt, wie de goederen verzekert en vanaf welk geografisch punt. Er bestaan 13 incoterms erkend door het ICC, die geklasseerd zijn volgens transportmethode : - 1 incoterm exclusief voor vervoer over land (DAF) - 6 incoterms exclusief voor vervoer op zee (FAS, FOB, CFR, DES, CIF,DEQ) - 6 incoterms geldig voor alle transportvormen (EXW, FCA, CPT, CIP, DDU, DDP)

figuur

5

Bronnen: Inkoperscafe, stichting NVMP en Fenedex



4.3.2 Keuze onderzoekpopulatie De geselecteerde respondenten zijn het gevolg van een beredeneerde steekproef. De selectie is gemaakt uit de lijst van Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) Hierbij zijn de volgende criteria gehanteerd: 1. Nauwe betrokkenheid bij de inwoners van Zuid-Afrika. Dit is van belang omdat wij ons alleen concentreren richting Zuid-Afrika 2. Het mogen alleen charitatieve instellingen zijn, dus alleen voor goede doelen zonder winstbejag 3. Een evenwichtige verdeling tussen grote en kleine charitatieve instellingen

4.4

Onderzoeksverantwoording

De resultaten vanuit het onderzoek dat gehouden is onder de geselecteerde charitatieve instellingen kan gesplitst worden in resultaat van het telefonische contact en de antwoorden van de geretourneerde vragenlijsten en interviews die gehouden zijn. 4.4.1 Resultaten na telefonische contact Hieruit is de conclusie dat 71 % geen goederen (meer) versturen naar Zuid-Afrika dit om diverse redenen en 29 % sturen wel goederen naar Zuid-Afrika. De redenen dat men geen goederen verstuurt naar Zuid-Afrika is: - Transport is vrij kostbaar; - Struikelblok is het verkrijgen van een invoervergunning; - Het vinden van een betrouwbare shipping agent; - Sturen alleen geld voor projecten naar ZA; - Het is voor de economie beter als de materialen in ZA worden gekocht; - Diverse organisaties verzorgen alleen voorlichting en/of training; - De omvang van verzenden is minimaal, gaat per luchtpost; - De invoerregels veranderen nogal een; - De corruptie die er heerst onder de douane ambtenaren. Wel is er behoefte onder deze respondenten voor een landelijk meldpunt, waar ze kunnen aangeven dat zij goederen hebben die vervoerd moeten worden. Het volume is nu te klein om het zelf te transporteren, maar in gezamenlijkheid met meerdere charitatieve instellingen zou het wel een optie kunnen zijn om goederen te verzenden. 4.4.2 Resultaten van de enquête. In de interviews is de mening en de beleving onderzocht van de respondenten met betrekking tot de logistieke processen naar Zuid-Afrika. Op deze wijze is informatie verzameld over hoe de respondenten aankijken tegen het verzenden van goederen naar Zuid-Afrika. In de beantwoording is gekeken naar uitspraken die door meerdere respondenten naar voren zijn gebracht. Respons Uiteindelijk heeft 29 % van de geselecteerde respondenten meegewerkt aan het onderzoek. Resultaten A. Aard van schenkingen is divers te noemen, het kan gaan om: naaimachines, fietsen, medisch hulpmiddelen, onderdelen voor installaties, keukenapparatuur, maar ook financiële middelen.



B. De goederen worden door de charitatieve instellingen altijd per boot verzonden. Het gaat meestal om een groot volume en dan is per boot de goedkoopste manier. De charitatieve instellingen verzenden gemiddeld 2 keer per jaar een 40 voet container. Deze transporten worden individueel of gezamenlijk georganiseerd, maar altijd via een verzendhuis. C. De documenten die men nodig heeft voor het transporteren van goederen worden aangeleverd door het verzendhuis. De charitatieve instellingen moeten de volgende informatie aanleveren aan het verzendhuis: Paklijst met daarin aantal colli, omschrijving goederen en de waarde van de goederen; Gegevens importerende partij; naam, adres, adres voor aflevering; Kopieën van leveringsfacturen, indien beschikbaar; een “international Trade Administration Commission “formulier. (internationale handels administratie commissie). Dit is een formulier voor de noodzakelijke informatie voor een aanvraag voor een vergunning voor een belastingkorting op grond van de artikelen 405.04/00.00/04.00 en 405.04/00.00/06.00 De afwikkeling van alle documenten voor zowel in- en uitvoerdocumenten worden geregeld door het verzendhuis. Het verzendhuis heeft ongeveer een week nodig voor afhandeling van de documenten. D. Een potentieel probleem ontstaat wanneer de ontvangende partij niet alles goed geregeld heeft. Dit kan onnodige vertraging opleveren bij het vrijgeven van de container. Wanneer de ontvangende partij de paklijst heeft ontvangen voordat de container verzonden wordt, kan zij van te voren aangeven wat wel of niet ingevoerd mag worden. Men kan vooraf de formaliteiten met de douane aldaar regelen. Een ander groot probleem is het bepalen van de waarde van de goederen. De douane hanteert hierbij andere normen dan de verzender. E. Het transport over de weg wordt in Nederland door de charitatieve instellingen zelf verzorgt. Sporadisch verzorgt het verzendhuis het transport naar de haven. Het transport in Zuid-Afrika wordt verzorgd door de ontvangende partij. F. De charitatieve instellingen geven aan dat het niet wenselijk is om over een draaiboek te beschikken, omdat alles geregeld wordt door een verzendhuis. Het verzendhuis verzorgt ook de opslag voor de charitatieve instellingen, als er maar een kleine hoeveel te verzenden goederen is en het een gezamenlijk transport wordt. Het verzendhuis is dan verantwoordelijk voor: In ontvangst nemen van de goederen (eventueel transport); Verwerken van de gegevens; Opslaan en in administratie nemen; Na verloop van tijd in een container laden.


4.5


Beantwoording van de deelvragen

Deelvraag 1 Hoe wordt het transport van middelen vanuit Nederland naar Zuid-Afrika georganiseerd en gerealiseerd? Diegenen die nog transporten organiseren naar Zuid-Afrika laten dit verzorgen door een verzendhuis. Terwijl een grote meerderheid van de charitatieve instellingen geen transporten meer organiseren. Dit om diverse redenen zoals eerder beschreven in hoofdstuk 3.5.1 De werkwijze van de charitatieve instellingen die nog wel transporten regelen is als volgt: • Het ontvangen of aankopen van materiaal t.b.v. Zuid-Afrika; • Transport klaar maken van de goederen; • Documenten aanleveren bij het verzendhuis: o Paklijst met daarin aantal colli, omschrijving goederen en de waarde van de goederen; o Gegevens van de importerende partij; naam, adres, adres voor aflevering; o Indien aanwezig kopieën van leveringsfacturen; o Een “international Trade Administration Commission “formulier. (internationale handels administratie commissie). Dit is een formulier voor de noodzakelijke informatie voor een aanvraag voor een vergunning voor een belastingkorting op grond van de artikelen 405.04/00.00/04.00 en 405.04/00.00/06.00; • Goederen zelf of laten vervoeren naar het verzendhuis; • Verzendhuis regelt de in- en uitvoer documenten; • Verzendhuis reserveert een plaats op het schip; • Verzendhuis verzorgt het transport naar de haven; • Rederij plaats de container aan boord; • Ontvanger verzorgt een shipping agent voor de verdere afwikkeling met de douane; • Container wordt vrijgegeven en wordt vervoerd door de ontvangende partij naar de eindbestemming. Deelvraag 2 Is er bij de charitatieve instellingen in Nederland behoefte aan een draaiboek voor het verschepen van goederen naar Zuid-Afrika? Er is geen behoefte aan een draaiboek, omdat door de meeste charitatieve instellingen geen transport wordt georganiseerd. Degenen die wel transporteren, laten dit verzorgen door een verzendhuis. Door kleine charitatieve instellingen wordt aangegeven dat er behoefte is aan een landelijk meldpunt, waar ze kunnen aangeven dat zij goederen hebben die vervoerd moeten worden. Het volume is nu te klein om het zelf te transporteren. In gezamenlijkheid met meerdere charitatieve instellingen zou het wel een optie zijn om goederen te gaan verzenden. Deelvraag 3 Zijn er mogelijke sponsors te vinden voor het transport van apparatuur of andere activiteiten? Het blijkt uit landelijke gegevens dat Nederlanders veel geven aan goede doelen. Uit eigen ervaring kunnen wij dit bevestigen. Wij hebben inmiddels al veel goederen mogen ontvangen van diverse instellingen en bedrijven. Maar de giften beperken zich niet alleen tot materialen, ook financiële ondersteuning bij het bekostigen van de aanschaf en transport van een zeecontainer. Wij kunnen nu inmiddels al het transport van 2 containers financieren en het derde transport is al gedeeltelijk gefinancierd.



Hoofdstuk 5 Conclusies Op basis van de oriëntatiereis, de organisatiediagnose en de uitgevoerde onderzoeken zijn de volgende conclusies en aanbevelingen te formuleren. Vervolgens worden aanbevelingen gedaan voor het oplossen van de probleemstellingen die geformuleerd zijn in hoofdstuk 2.

5.1

Probleemstelling op basis van organisatiediagnose

Er is honger en de kwaliteit van de voeding is slecht!! Er is daarom behoefte om de soupkitchen uit te breiden en de continuïteit te waarborgen. Zodoende kan de honger beter bestreden worden. Conclusies •

Het I.D.P. zorgt voor structuur en middelen bij het realiseren van verbeterprojecten. De rol van kartrekker door de gemeentelijke organisatie is een voorwaarde voor het succes van bestaande en nieuwe project.

•

Continuïteit van het samenwerkingsproject Theewaterskloof is essentieel voor het elimineren van armoede in Theewaterskloof.

•

Om de continuïteit van de aanvoer van grondstoffen te waarborgen is het belangrijk minder afhankelijk te worden van donaties vanuit de gemeenschap en te voorzien in een meer structurele aanvoer.

•

Uitbreiding van de dienstverlening is afhankelijk van de beschikbaarheid van grondstoffen, materieel en een voldoende aantal geschoolde vrijwilligers. Vrijwilligers zijn belangrijk in het exploiteren van de soupkitchen.

•

Als aan de juiste randvoorwaarden op het gebied van beheer en exploitatie wordt voldaan, is kopiëren van het concept mogelijk.

•

HACCP geldt ook in Zuid-Afrika.

•

Het huidige beheer en exploitatie is een belemmering voor de doelstellingen van het Soupkitchenproject.

•

De distributie van de maaltijden is een kritisch punt in de keten vanwege het slechte voedselverdeelsysteem.


5.2


Probleemstelling naar aanleiding van verzoek townmanager

Hoe kan transport van goederen per zeecontainer door charitatieve instellingen tegen een redelijke prijs worden uitgevoerd, zonder dat er problemen bij de diverse overheidsinstanties ontstaan. Conclusies •

Er is geen behoefte aan een draaiboek omdat door de meeste charitatieve instellingen geen transport wordt georganiseerd.

•

De belemmering om transporten te organiseren is de complexiteit van de invoerregels, maar ook de betrouwbaarheid van de overheid in Zuid-Afrika.

•

Transporten zijn vrij kostbaar. Het geld investeert men liever in Zuid-Afrika met als argument dat dit beter is voor de economie aldaar.

•

Een groot aantal charitatieve instellingen in Nederland verzorgt alleen maar voorlichting en training voor de inwoners van Zuid-Afrika.

•

Diegenen die nog transporten organiseren naar Zuid-Afrika laten dit verzorgen door een verzendhuis.

•

Er is wel behoefte aan een centraal meldpunt waar charitatieve instellingen zich kunnen melden wanneer zij toch goederen willen verzenden naar Zuid-Afrika.

5.3

Overige conclusies •

Op cultureel gebied blijken de problemen voornamelijk op het gebied van normen en waarden te liggen. Belangrijkste aspecten zijn angst voor gezichtsverlies en diplomatie.

•

Er zijn belangrijke cultuurverschillen tussen Zuid-Afrika en Nederland waarmee de studenten moeten leren omgaan.

•

Hiërarchie is in Zuid-Afrika een belangrijk issue, waar terdege rekening gehouden moet worden met gevaar op verkoeling in de relatie.

•

Het gebrek aan ervaring en juiste kwaliteiten (‘skills’) aan de kant van de Zuid-Afrikanen speelt ook mee in de samenwerking. Dit levert vertraging op, omdat bijvoorbeeld meer tijd nodig is om bepaalde zaken uit te leggen, mensen in te werken, etc.

•

Op het gebied van vaardigheden spelen in het bijzonder de volgende knelpunten een rol: gebrek aan ervaring, kennis en inzicht bij de Zuid-Afrikanen en het gebrek aan het nemen van verantwoordelijkheid.

•

Iedereen moet overal over mee beslissen. Bepaalde zaken worden dus eerst uitvoerig besproken met alle betrokkenen in Zuid-Afrika en hebben tijd nodig om te bezinken, alvorens men tot een beslissing komt.

•

Afspraken worden regelmatig niet nagekomen of heel gemakkelijk verzet. Deadlines worden keer op keer niet gehaald waardoor planningen uitlopen.



Hoofdstuk 6 Aanbevelingen Op basis van de diagnose, de resultaten uit de onderzoeken en de conclusies zijn een aantal aanbevelingen te doen. Met deze aanbevelingen kunnen doelstellingen die zijn geformuleerd volledig of gedeeltelijk behaald worden.

6.1

Duurzaam beheer en exploitatie soupkitchen

Om de doelstelling te kunnen behalen, de soupkitchen uitbreiden en kwalitatief naar een hoger niveau brengen zodat zij meerdere inwoners van de krottenwijken in Grabouw van een goede en kwalitatief verantwoorde maaltijd kunnen voorzien, zijn de volgende aanbevelingen te doen: •

Plaats apparatuur, beschikbaar gesteld vanuit het samenwerkingsverband project Theewaterskloof en pas de ruimte aan zodat op kwalitatief verantwoorde wijze voedselbereiding kan plaatsvinden. Zorg voor werkinstructies en registratie.

•

Zorg voor voldoende gemotiveerde vrijwilligers en biedt hen goede scholing en instructie aan voor het beheer en de exploitatie van het soupkitchen.

•

Zorg ervoor dat het voedsel verdeelsysteem van de maaltijden op een voedselveilige wijze kan plaatsvinden. Dat wil zeggen, bereiding kort voor het transport en op deugdelijke wijze verpakt en getransporteerd.

•

Voer aanvullend onderzoek uit naar de mogelijkheden om structureel grondstoffen te verkrijgen. Op deze wijze kan uitbreiding plaatsvinden van het Soupkitchenproject en wordt continuïteit van de aanvoer gewaarborgd.

•

Betrek studenten uit het samenwerkingsverband bij de activiteiten die ontwikkeld moeten worden, zoals scholing en ondersteuning bij ontwikkelen van werkinstructies.

•

Voor het kopiëren van het concept is het aan te bevelen dat de gemeente Theewaterskloof in de overige dorpen technische en organisatorische voorbereidingen te treft. Zodoende kan de toekomstig aangeboden apparatuur snel en doelmatig worden ingezet.


6.2


Transport goederen van Nederland naar Zuid-Afrika

6.2.1 Aanbevelingen aan de afstudeerders • Organiseer een meldpunt voor gezamenlijk transport voor de charitatieve instellingen. Hiervoor kan een stichting in het leven geroepen worden dat intermediair is tussen charitatieve instellingen en een verzendhuis. De stichting kan charitatieve instellingen met elkaar in contact brengen en/of het contracteren van het juiste verzendhuis. Het meldpunt hoeft zich niet alleen te concentreren op Zuid-Afrika. • Ontwikkel een website waar de charitatieve instellingen zich toe kunnen wenden. • Leg de domeinnaam vast van de website die gebruikt gaat worden. • Maak de dienstverlening bekend bij charitatieve instellingen. • Zoek samenwerking met een of meerdere verzendhuizen. 6.2.2 Aanbevelingen aan de charitatieve instellingen • Zoek samenwerking met een verzendhuis die gespecialiseerd is in transport voor charitatieve instellingen. Zo’n verzendhuis kan het totale transport voor u organiseren. Ondanks dat u het transport uithanden geeft blijft er toch een inspanning voor u over namelijk: o Paklijst met daarin aantal colli, omschrijving goederen en de waarde van de goederen. o Gegevens importerende partij; naam, adres, adres voor aflevering. o Indien aanwezig kopieën van leveringsfacturen. o Een “international Trade Administration Commission formulier”. (internationale handels administratie commissie). Dit is een formulier voor de noodzakelijke informatie voor een aanvraag voor een vergunning voor een belastingkorting op grond van de artikelen 405.04/00.00/04.00 en 405.04/00.00/06.00 •

Maak gebruik in de toekomst van het centrale meldpunt transport voor goede doelen dat opgericht gaat worden door de afstudeerders. Zij zullen intermediair voor u optreden tussen andere charitatieve instellingen en een verzendhuis

•

Mocht u als charitatieve instelling toch besluiten om de gehele organisatie in eigen beheer te regelen dan doen wij de volgende aanbeveling: o Maak de ontvanger in Zuid-Afrika verantwoordelijk voor het proces. De ontvanger kan het inklaringsproces bespoedigen door van te voren alles te regelen met de douane. Het is namelijk het belang van de ontvanger dat de goederen ook daadwerkelijk aankomen. Dit kan op twee manieren: o EXW (ex Works of af fabriek) betekent dat de verkoper aan zijn leveringsplicht voldoet wanneer hij de goederen in zijn bedrijfspand ter beschikking van de koper heeft gesteld. Met name is hij niet aansprakelijk voor het laden van de goederen op het door de koper verschafte voertuig of voor uitklaring van de goederen, tenzij anders overeengekomen. De koper draagt alle kosten en risico' s verbonden aan het vervoer van de goederen vanaf het bedrijfspand van de verkoper naar de gewenste bestemming. Deze bepaling behelst aldus een minimale verplichting voor de verkoper. o FOB (free on board / vrij aan boord) betekent dat de verkoper aan zijn leveringsplicht voldoet wanneer de goederen de scheepsreling zijn gepasseerd in de genoemde verschepingshaven. Dit betekent dat vanaf dat punt de koper alle kosten en risico' s draagt van verlies van of schade aan de goederen. Deze term verplicht de verkoper tot uitklaring van de goederen.



6.2.3 Aanbevelingen aan de HAN • Maak in de toekomst gebruik van een verzendhuis of andere intermediair bij het verzenden van goederen.

6.3

Overige aanbevelingen •

Vanwege vergroten van de continuïteit van de projecten van het samenwerkingsverband is het aan te bevelen dat de HAN International Affairs, Faculty of Health and Social Studies meer studenten van de diverse faculteiten werft om buitenlandstages te vervullen. Het is daarbij noodzakelijk dat er aan de faculteiten inzicht geboden wordt in de vraag naar studenten die een buitenlandstage willen doen. Er is naast het huidige aanbod concreet behoefte aan studenten van de opleiding Facility Management.

•

Maak studenten voor zij afreizen bewust van de cultuuraspecten van de plaatselijke bevolking. Laat studenten zich bewust zijn van het veranderingsproces (lees: cultuuromslag) dat door zijn project in gang wordt gezet.



Hoofdstuk 7 Evaluatie 7.1

Opdrachtbeschrijving

In het projectvoorstel AFS is de opdracht omschreven die hieronder staat vermeld: Het adviseren van de townmanager op welke wijze hij de soupkitchen duurzaam kan inrichten en exploiteren. Dit houdt in: • Inrichting en exploitatie (technisch, organisatorisch en voedseltechnisch) van de soupkitchen; • Verkrijgen van grondstoffen om de soupkitchen uit te bouwen naar 7 dagen per week (nu 3 dagen per week) en voor een grotere doelgroep; • Distributie van voedingsmiddelen naar de verschillende distributiepunten bij de krottenwijk; • Logistiek van de apparatuur vanuit Nederland naar Zuid-Afrika; • Opleiding van vrijwilligers voor het gebruiken en onderhouden van keukenapparatuur. Naast deze opdracht is in overleg met de docentbegeleider een extra onderzoek uitgevoerd. Doel van het onderzoek was om de behoefte aan een draaiboek voor het transporteren van goederen van Nederland naar Zuid-Afrika bij charitatieve instellingen aanwezig was.

7.2

Resultaatverwachting

Resultaat: 1. Een adviesrapport met implementatieplan voor het duurzaam inrichten en exploiteren van de soupkitchen. 2. Ondersteuning bij het verschepen, installeren en in gebruik nemen van apparatuur vanuit Nederland naar Zuid-Afrika. 3. Een draaiboek voor het transporteren van goederen van Nederland naar Zuid-Afrika door charitatieve instellingen.

7.3

Is projectdoel bereikt?

Er is een adviesrapport met aanbevelingen voor het duurzaam inrichten en exploiteren van de soupkitchen. Er is geen implementatieplan op schrift gesteld. Er zijn echter wel afspraken met faculteiten over het installeren en ondersteuning bij ingebruikname door studenten van de HAN die een buitenlandstage vervullen. Daarnaast wordt ook ondersteuning geboden bij het ontwikkelen van receptuur voor de vernieuwde wijze van voedselbereiding. Er is een container aangekocht voor het verschepen van de apparatuur. De container is gereed voor transport. De noodzakelijke documenten zijn naar Zuid-Afrika om voorbereidingen te treffen voor het daadwerkelijke transport. Zowel de container als het transport is gefinancierd door middel van sponsorwerving. Naast apparatuur voor de soupkitchen worden andere medische hulpmiddelen verzonden voor de gemeenschap in Grabouw. Er is geen draaiboek omdat uit onderzoek blijkt dat hier geen behoefte aan is bij charitatieve instellingen. Er is echter wel behoefte aan een landelijk meldpunt voor gezamenlijk transport door meerdere instellingen.


7.4


Sterke punten

Oriëntatiereis Doordat in oktober 2007 een bezoek is gebracht aan Grabouw is inzicht verkregen in de daadwerkelijke problematiek en in welke context deze zich afspeelt. Op basis van dit inzicht kon een weloverwogen pre advies uitgebracht worden waarop de koers is uitgezet. Planning, structuur in de aanpak en taakverdeling Door iedere dinsdagavond bij elkaar te komen en planning, inhoud en meningsvorming af te stemmen, is een gestructureerde aanpak gevolgd met nauwelijks wijzigingen in de oorspronkelijke planning. Tijdens deze bijeenkomsten zijn ook goede afspraken gemaakt omtrent taakverdeling en resultaatverwachting. Realisme Na een goede analyse zijn sommige resultaten realistisch benaderd, ook voldeden zij niet aan voorafgestelde verwachtingen. Resultaten, context en haalbaarheid zijn leidend geweest in de vervolgstappen die genomen zijn. Vervolgactiviteiten Ondanks het ontbreken van een implementatieplan op schrift zijn er een groot aantal activiteiten daadwerkelijk in gang gezet. Deze worden beschreven in paragraaf 7.6.

7.5

Zwakke punten

Afhankelijkheid door afstand Door de afstand ten opzichte van het project zijn een aantal activiteiten niet voldoende gerealiseerd: • Geen implementatieplan opschrift Er is geen implementatieplan op schrift. Dit was ook nauwelijks realiseerbaar gezien de onzekere factoren m.b.t. transport en inklaren van de goederen in de haven van Kaapstad. • Deelproject structureel verkrijgen van grondstoffen Door te weinig en gebrekkige communicatie, met de student die ter plaatse het project zou uitvoeren, zijn hieruit nagenoeg geen resultaten behaald. Vanuit de afstudeerders is het gevoel dat zij hierin te weinig het voortouw hebben genomen. Dit komt voornamelijk door de verwachtingen die zijn gewekt in een oriënterend gesprek in Nederland met betreffende student en docentbegeleider. • Contacten met samenwerkingspartner ter plaatse Tijdens de oriëntatiereis zijn een aantal afspraken gemaakt over informatie uitwisseling met de townmanager en contactpersoon bij CPUT. Er is regelmatig via Email om informatie verzocht, deze is echter niet of nauwelijks verstrekt.


7.6


Welke activiteiten zijn of worden daadwerkelijk in gang gezet •

Studenten van de HAN, afdeling techniek, gaan de apparatuur installeren en vrijwilligers instrueren. Voor vertrek naar Zuid-Afrika worden de studenten geïnstrueerd bij de ZZG Zorggroep (leverancier van de apparatuur).

•

Studenten van de HAN, afdeling diëtetiek, gaan de vrijwilligers begeleiden en ondersteunen bij de voedselbereiding en de daarvoor noodzakelijke werkinstructies en receptuur.

•

Plaatselijke studenten van de universiteit CPUT gaan de voorbereidende nutsvoorzieningen aanleggen in het gemeenschapshuis van Grabouw, waar de huidige keuken gehuisvest is.

•

De afstudeerders die dit project hebben uitgevoerd blijven na het afstuderen het project volgen en medio september/oktober zullen zij de soupkitchen bezoeken om aanvullende activiteiten uit te voeren. Daarnaast zullen zij zich op de hoogte stellen van de behoefte om het concept te kopiëren in naburige dorpen. Er is daarvoor nog apparatuur beschikbaar bij de ZZG Zorggroep.

•

De afstudeerders gaan een stichting in het leven roepen om charitatieve instellingen te faciliteren bij het organiseren van transport van goederen naar ontwikkelingslanden. Het betreft een meldpunt waar genoemde instellingen hun aanbod kunnen aangeven. De stichting zal gegevens verzamelen, clusteren tot transporthoeveelheid en als intermediair fungeren naar verzendhuizen. Er is een domeinnaam vastgelegd, namelijk:

www.meldpunttransportgoededoelen.nl



Literatuurlijst • Baarda en de Goede, Basisboek Methoden en Technieken. Wolters Noordhoff. Groningen. 2004, derde herziende druk. • Grit R. (2005). Project management. Vierde druk. Groningen/Houten; Wolters Noordhoff. • Albas G.& Wijsman E.(2001), Gedrag in organisaties. Groningen; Wolters-Noordhoff. • Dordregter B.E.M.(2002). Samenwerkingsprojecten tussen Nederland en Zuid-Afrika, verschillen in context en knelpunten. VNG International in opdracht van het Habitat Platform Zuid-Afrika. • Dordregter B.E.M. (2004). Closing the Gap, Interculturele communicatie in woningbouwprojecten met Zuid-Afrika 5. VNG International in opdracht van het Habitat Platform Zuid-Afrika. Den Haag. • Aken van J.(1994). Het 7S-raamwerk van McKinsey, strategievorming en organisatiestructurering. Deventer; Kluwer. • Hofstede G.(2005). Allemaal andersdenkenden: omgaan met cultuurverschillen. 2e druk. Contact. • Genet (2002). Methode van onderzoek en de markt, Den Haag. Syllabi • Belt, J.P.M. & Wolfs. M.M.E. Syllabus Leiding en Organisatie 3, uitgave Academie Diedenoort. • Wolfs, M.M.E. Syllabus Management en Organisatie, uitgave Academie Diedenoort. Naslagwerken • Pre advies Soupkitchen Theewaterskloof. Gabri Jansen, Kees Lodder. November 2007. • Pijls, F.M.H.(2005). Business Plan 2005-2009 Service Bedrjif Pantein. Internet • www.google.com • www.han.nl • www.geerthofstede.nl • www.habitatplatform.nl • www.codexalimentarius.nl • www.voeding-haccp.startpagina.nl • www.euronorm.net • www.vwa.nl • www.sabs.co.za • www.coldvink.nl • www.evd.nl • www.nvmp.nl • www.fenedex.nl • www.douane.nl • www.pixelatestudio.com • www.inkopers-cafe.nl • www.cbf.nl



Bijlage 1: Activiteitenplanning uit projectplan Planning project Theewaterskloof

Projectweek

Weeknummer Oriëntatiefase Bezoek Zuid-Afrika Formuleren pre advies Formuleren afstudeervoorstel Formuleren projectplan Onderzoek- en oplossingsfase Onderzoek naar; Relevante weten regelgeving voor installatie, gebruik en onderhoud van keukenapparatuur Procedures en documenten voor het verschepen van apparatuur Potentiële leveranciers van grondstoffen Logistiek van voedsel van en naar Soupkitchen en naar de verschillende distributiepunten Beschrijving inrichting keuken Formuleren van concept adviesrapport Opstellen implementatieplan Invoeringsfase Vaststellen adviesrapport met implementatieplan voor de opdrachtgever Vaststellen afstudeerrapport HAN Presentatie werkconferentie 4 Afronden procesverslag Eindgesprek Implementatie Sluiten keuken ZZG Demonteren keuken Laden container Verschepen container Ontschepen container in Kaapstad Monteren keuken in Grabouw In gebruik nemen apparatuur Opleiden technisch personeel Opleiden vrijwilligers voedselbereiding Overige activiteiten Sponsorwerving

1

2

3

4

5

41

42

43

44

45

6 7 2007 46 47

8

9

10

11

12

13

14

15

48

49

50

51

52

1

2

3

16 2008 4

17

18

19

5

6

7

35


Planning project Theewaterskloof

Projectweek

Weeknummer Oriëntatiefase Bezoek Zuid-Afrika Formuleren Pre advies Formuleren afstudeervoorstel Formuleren Projectplan Onderzoek- en oplossingsfase Onderzoek naar; Relevante weten regelgeving voor installatie, gebruik en onderhoud van keukenapparatuur Procedures en documenten voor het verschepen van apparatuur Potentiële leveranciers van grondstoffen Logistiek van voedsel van en naar Soupkitchen en naar de verschillende distributiepunten Beschrijving inrichting keuken Formuleren van concept adviesrapport Opstellen implementatieplan Invoeringsfase Vaststellen adviesrapport met implementatieplan voor de opdrachtgever Vaststellen afstudeerrapport HAN Presentatie werkconferentie 4 Afronden procesverslag Eindgesprek Implementatie Sluiten keuken ZZG Demonteren keuken Laden container Verschepen container Ontschepen container in Kaapstad Monteren keuken in Grabouw In gebruik nemen apparatuur Opleiden technisch personeel Opleiden vrijwilligers voedselbereiding Overige activiteiten Sponsorwerving


20

21

22

23

24

25

26

27

28

8

9

10

11

12

13

14

15

16

29

30 2008 17 18

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

36



Bijlage 2: Communicatiematrix Wie / Waarover / Wanneer Opdrachtgever A. Liebenberg Docentbelgeleider R. Beckers Afstudeerder M. Rozmus Projectleider Soupkitchen S. Shuma HAN, Intern. Affairs F. Wierink

Benodigde materialen voor installatie en inrichting keuken Februari – Mei 2008

Pre advies

Projectplan

Transport documenten Maart- April 2008

Voor opdracht

Naar behoefte en bij belangrijke wijzigingen.

Voor opdracht


Maandelijks

Ter informatie

Ter informatie

Maandelijks

Naar behoefte

Maandelijks

Naar behoefte

Voor opdracht

Voor opdracht

Ter informatie


CPUT T. van der Schyff Ter informatie

Ter informatie

Februari – Mei 2008

Voortgang deelprojecten Maandelijks

Gegevens uitwisselen / Stand van zaken

Maandelijks

Maandelijks

Ter informatie

HAN, Voeding en diëtetiek A. Schreurs

37

Eindrapport. Soupkitchenproject

Recommend Documents