Eindrapport. Afhandeling openstaande posten UWV Gak

Afhandeling openstaande posten UWV Gak Eindrapport

Inspectie Werk en Inkomen

Afhandeling openstaande posten UWV Gak

Auteur: Dhr. G. Boelhouwer

R02/09, juni 2002 ISSN 1383-8733 ISBN 90-5079-014-3 Inspectie Werk en Inkomen


Voorwoord

Dit rapport gaat over de manier waarop de voormalige uitvoeringsinstelling Gak Nederland B.V. openstaande posten afhandelt. Het onderzoek is uitgevoerd door het voormalige College van toezicht sociale verzekeringen. Met inwerkingtreding van de wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen per 1 januari 2002 hebben het College van toezicht sociale verzekeringen en Gak Nederland B.V. hun bestaansrecht verloren. De publieke uitvoering van de werknemersverzekeringen is per 1 januari 2002 in handen van Uitvoering Werknemersverzekeringen, waarvan Gak deel uitmaakt. Het College van toezicht sociale verzekeringen is op die datum samen met de voormalige directie Toezicht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid opgegaan in de Inspectie Werk en Inkomen. Het eindrapport ‘Afhandeling openstaande posten UWV Gak’ is tot stand gekomen na 1 januari 2002. Om die reden spreekt deze rapportage uitsluitend van ‘de inspectie’ of ‘IWI’ en van ‘UWV Gak’.

Mr. L.H.J. Kokhuis Inspecteur-generaal Werk en Inkomen

3



Inhoud

Samenvatting

5

7

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding Openstaande posten Aanleiding Onderzoeksobject Uitvoering onderzoek Opzet rapportage

11 11 11 12 12 12

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Organisatie en proces Organisatie Proces Instructies, beschrijvingen en systemen Conclusie

13 13 13 14 14

3 3.1

Kwaliteitsborging Conclusie

15 15

4 4.1

Sturings- en verantwoordingsinformatie Conclusie

17 17

5 5.1

Dossieronderzoek Conclusie

19 19

6 6.1

Verbetermaatregelen Conclusie

21 21

7

Overzicht verloop openstaande posten (bron S&O HK UWV Gak)

23

8 8.1 8.2 8.3 8.4

Verhaalszaken Organisatie en proces Kwaliteitsborging Sturings- en verantwoordingsinformatie Conclusie

25 25 25 26 26

9 9.1 9.2 9.3

Malusvorderingen Kern van de problematiek Stand van zaken Conclusie

27 27 27 27

10

Reactie uitvoeringsorganisatie

29

Lijst van afkortingen

31

Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen

32



Samenvatting

Inleiding De Inspectie Werk en Inkomen (IWI) heeft onderzoek gedaan naar de afhandeling van zogeheten openstaande posten door UWV Gak. Per oktober 2001 ging het (gesommeerd) om een bedrag van ongeveer 225 miljoen euro. Dat is dus het geld dat UWV Gak in die maand nog te goed had, nog moest betalen of nog moest verrekenen met andere uitkeringen. Openstaande posten zijn vaak ontstaan door het corrigeren van eerder gemaakte fouten bij het verstrekken van uitkeringen. Het gaat daarbij enerzijds om ten onrechte verstrekte uitkeringen, uitkeringen die verrekend dienen te worden met andere uitkeringen, opgelegde boetes en verstrekte voorschotten die te hoog bleken. Dit zijn de positieve openstaande posten, positief omdat UWG Gak geld tegoed heeft. Anderzijds zijn er negatieve openstaande posten. Dit zijn nog door het UWV Gak te verstrekken uitkeringen. Veel voorkomende voorbeelden hiervan zijn: retour gekomen betalingen, nog te verrichten betalingen en (ook hier) te verrekenen uitkeringen. In dit onderzoek beschouwt de inspectie de inhoudelijke juistheid van afzonderlijke openstaande posten als een gegeven. Verder heeft de inspectie bij het onderzoek ‘verhaalszaken’ en ‘malusvorderingen’ betrokken. Bij verhaalszaken gaat het om een uitkering op grond van arbeidsongeschiktheid, die veroorzaakt is door een ongeval. Als er sprake is van schuld door een derde partij, kan UWV Gak deze partij aansprakelijk stellen voor de schade en tot betaling proberen te dwingen. Malusvorderingen zijn vorderingen die UWV Gak op werkgevers heeft als gevolg van de inmiddels afgeschafte ‘bonus/malusregeling’. Tot 1 juli 1995 hadden de vroegere uitvoeringsinstellingen de verplichting om werkgevers een vordering (malus) op te leggen voor iedere werknemer die tijdens het dienstverband in de WAO terechtkwam. Veel werkgevers weigerden om uiteenlopende redenen de malus te betalen. Het gevolg is dat UWV Gak nog veel malusvorderingen heeft openstaan. Al jarenlang loopt het totale bedrag aan openstaande posten gestaag op. Dit komt onder meer omdat UWV Gak soms nalaat te rappelleren bij degene die het geld verschuldigd is. De inspectie vindt deze ontwikkeling zorgelijk. Dit vooral ook omdat het gevolg kan zijn dat opgelegde boetes en ten onrechte verstrekte uitkeringen op den duur niet of zeer moeilijk invorderbaar worden. De inspectie acht het van groot maatschappelijk belang dat cliënten boetes betalen en ten onrechte verstrekte uitkeringen terug betalen. Bovendien zijn hierover dwingende bepalingen in de sociale verzekeringswetten opgenomen. Verder vindt de inspectie het eveneens van groot belang dat de uitvoeringsorganisaties uitkeringen niet alleen juist en tijdig vaststellen, maar die uitkeringen ook juist en tijdig verstrekken. Indien de organisatie dit deel van het proces niet goed beheerst, ontstaan eveneens risico’s. Bijvoorbeeld het risico, dat de oorzaak van retour gekomen betalingen niet tijdig wordt onderzocht en verzekerden langer dan noodzakelijk op hun uitkering moeten wachten. De Interne accountantsdienst van UWV Gak deed in het verleden onderzoek naar openstaande posten. Daaruit vloeiden aanbevelingen voort. Die aanbevelingen van de dienst leidden echter niet tot het gewenste resultaat. De inspectie richtte het onderzoek op een aantal onderdelen van het totale proces voor de afhandeling van openstaande posten. Het ging vooral om de inrichting van de (deel)processen, om de ontwikkelingen in aantallen en bedragen van de openstaande posten en om de beheersbaarheid van de processen. De inspectie deed onderzoek op vijf van de 26 districtskantoren van UWV Gak. Één districtskantoor diende als pilot. De overige vier districtskantoren zijn gekozen op basis van door de inspectie ontvangen informatie. Het waren twee districtskantoren die volgens deze informatie goed zouden scoren en twee districtskantoren die slecht zouden scoren.

7



De onderzoeksresultaten kwamen enerzijds tot stand door interviews, door het analyseren van ontvangen rapportages, procesbeschrijvingen en kwantitatieve informatie en door deelwaarneming van openstaande posten op gevalsniveau. Anderzijds onderzocht de inspectie de processen rond de verhaalszaken en de malusvorderingen op het hoofdkantoor van UWV Gak. Dat gebeurde aan de hand van interviews en door beoordeling van rapportages, procesbeschrijvingen en kwantitatieve informatie.

Oordeel inspectie Organisatie en processen De inspectie is van mening dat de organisatie en de processen voor de afhandeling van de openstaande posten in opzet adequaat zijn. De werking laat echter in vele gevallen te wensen over omdat men de actie- en rappeltermijnen laat voor wat ze zijn. Dit heeft dan tot gevolg dat openstaande posten veel langer blijven openstaan dan strikt noodzakelijk is. Bovendien ontstaat hiermee het risico dat die posten niet meer invorderbaar zijn.

1 De ISO-norm is een internationaal ontwikkelde standaard voor procesinrichting en beschrijving voor organisaties. Deze kwalificatie wordt toegekend nadat de organisatie en beschrijvingen door daartoe erkende organisaties is doorgelicht en goed bevonden. De kwalificatie 9002 staat voor het soort proces.

2 Triton/APG is een door UWV Gak gebruikte applicatie waarin vaststellingen, mutaties en daarmee ook openstaande posten administratief worden verwerkt.

Instructies, beschrijving en systemen Alle processen voor de afhandeling van openstaande posten zijn uitgebreid beschreven en voorzien van het ISO 90021 kwaliteitspredikaat. De handboeken en richtlijnen zijn uitgebreid en goed toegankelijk. Diverse applicaties ondersteunen het proces voor de afhandeling van openstaande posten. Voor het raadplegen van de actuele stand van zaken vanuit diverse gezichtspunten is de applicatie Centrale Oplossing Raadplegen APG (CORA) een ideale toepassing. Vanuit CORA kan het management zich namelijk inzicht verwerven in openstaande posten naar bijvoorbeeld ouderdom, soort, districtskantoor, enzovoorts. Kwaliteitsborging Kwaliteitsborging beoogt het proces voor de afhandeling van openstaande posten zodanig in te richten en te faciliteren dat er zo weinig mogelijk risico is op het maken van fouten. Op niet alle door ons gecontroleerde districtskantoren is voldoende kwaliteitscontrole op de juistheid van de beslissing tot terugvordering. Dit geeft een verhoogd risico op onjuiste beslissingen. De ondersteunende systemen – waaronder Triton/APG2 – dragen, door de diverse mogelijkheden om inzicht te verkrijgen en te agenderen, in beginsel bij tot een hogere kwaliteit. Het afdelingsmanagement maakt onvoldoende gebruik van middelen als CORA om de afhandeling van de openstaande posten adequaat aan te sturen. Dat betekent dat potentiële risico’s als de overschrijding van verjaringstermijnen niet kleiner worden. Sturings- en verantwoordingsinformatie Vanaf het afdelingsmanagement tot en met de directie distribuerende zaken is er onvoldoende sturing op het bereiken van de in de managementcontracten opgenomen doelstelling. In die contracten staat dat in de periode 1 januari 2001 – 1 januari 2002 het gesommeerde bedrag aan openstaande posten met tien procent moet zijn verminderd. De controllers rapporteren aan hun directies veelal op basis van gesaldeerde bedragen in plaats van op gesommeerde bedragen. Gesaldeerde bedragen – het verschil tussen positieve openstaande posten en negatieve openstaande posten – geven nauwelijks inzicht in de omvang van de problematiek. De inspectie stelde zelfs vast dat het management (directie districtskantoren en hoofdkantoor) onjuiste informatie kreeg. De rapportages aan de directeuren van de districtskantoren en het hoofdkantoor hebben niet geleid tot het door het centrale management aangekondigde gerichte onderzoek op de districtskantoren. Die districtskantoren laten in 2001 in onvoldoende mate reductie zien. In plaats van de voorgestelde reductie van tien procent was er een stijging van meer dan zes procent. Daarbij is er een achterstand van bijna 91 miljoen euro (de ongelabelde posten die langer dan zes weken openstaan).

8



Verbetermaatregelen In overleg met het voormalige Landelijk instituut sociale verzekeringen en met de andere vroegere collega uitvoeringsinstellingen zou er een analyse komen van de stand van zaken op het punt van de openstaande posten. Dit met als doel een gezamenlijk actieplan. De inspectie heeft niet kunnen vaststellen dat actie is ondernomen. Voorts nam het centrale management van UWV Gak de aanbeveling van de Interne accountantsdienst over een task force in te stellen. Die zou de ontwikkeling op het punt van de openstaande posten moeten volgen en bij het uitblijven van een reductie het betreffende districtskantoor moeten benaderen voor een gericht onderzoek. De inspectie heeft voor de zogenaamde probleemkantoren niet kunnen vaststellen dat dergelijke maatregelen zijn getroffen. Verhaalszaken De organisatie en processen voor de afhandeling van openstaande verhaalszaken zijn adequaat ingericht. De kwaliteit is naar onze opvatting voldoende gewaarborgd door handboeken, instructiemateriaal, het bieden van een opleidingstraject en interne controles. Hierbij maakt de inspectie het voorbehoud dat het onderzoek slechts was gebaseerd op interviews, rapporten en overzichten. Het proces verhaalszaken krijgt te weinig aandacht van het centrale management. Dit blijkt uit een al jaren bestaande onderbezetting van de afdeling op het hoofdkantoor die zich met verhaalszaken bezighoudt. Kennelijk doet het management daar onvoldoende aan. Het gevolg is dat de werkvoorraad van circa 4500 gevallen met de huidige bezetting niet structureel vermindert. Dit met als mogelijk risico dat sommige verhaalszaken niet meer invorderbaar zijn. Malusvorderingen De inspectie is van mening dat het van weinig zorgvuldigheid getuigt, dat vrijwel alle vorderingen (circa 13,6 miljoen euro) niet meer tot op individueel niveau reproduceerbaar zijn. De inventarisatie van alle vorderingen verloopt evenmin voorspoedig. De overweging van UWV Gak om op basis van gedateerdheid, weerstand en gebrekkige reproduceerbaarheid van de invordering van de malus af te zien, wijst de inspectie uit een oogpunt van rechtmatigheid af. Algemene conclusie De inspectie stelt vast dat UWV Gak onvoldoende prioriteit geeft aan het oplossen van het probleem van de openstaande posten. Daardoor wordt een onnodig beroep gedaan op de sociale fondsen en daarmee op de premiebetaler. De inspectie vindt dit onaanvaardbaar en vraagt UWV Gak meer prioriteit te geven aan het reduceren van de openstaande posten.

9



1

Inleiding

1.1

Openstaande posten

• • •

• • •

• • •

1.2

In het kader van dit onderzoek wordt onder openstaande posten verstaan alle eerder gedane betalingen die vervolgens later om wat voor reden dan ook worden tegengeboekt, alsmede alle bedragen die als negatieve boeking onder de uitkeringen verantwoord zijn. Daarnaast zijn er nog andere specifieke boekingen (zie opsomming) die tot de openstaande posten moeten worden gerekend. Hierbij gaat het in de dagelijkse uitvoeringspraktijk met name om de volgende boekingen; (positieve bedragen) ten onrechte verstrekte uitkeringen die door de tegenboeking administratief zichtbaar worden gemaakt; voorschotbetalingen; uitkeringen die administratief nog verrekend dienen te worden met uitkeringen op basis van een andere werknemersverzekering (bijvoorbeeld verrekening van WAO-uitkering met uitkering WW); opgelegde boetes werknemers; uitkeringen die voor verhaal in aanmerking komen; nog openstaande malusvorderingen voortvloeiend uit de per 1 juli 1995 beëindigde malusregeling. (negatieve bedragen) betalingen die retour komen; vastgestelde betalingen die om welke reden dan ook nog niet zijn uitgegaan; uitkeringen die administratief nog verrekend dienen te worden met uitkeringen op basis van een andere werknemersverzekering (bijvoorbeeld verrekening van WAO-uitkering met uitkering WW).

Aanleiding Aanleiding voor het onderzoek is de zorgelijke ontwikkeling van het bedrag en aantal openstaande posten bij UWV Gak. Onder openstaande posten dient in dit verband met name te worden verstaan; ten onrechte verstrekte uitkeringen, administratieve fouten, verhaalszaken en malusvorderingen. Het management van UWV Gak heeft in de eerste helft van 2001 een aantal maatregelen getroffen om de ontwikkeling van de openstaande posten beter beheersbaar te maken en daarbij als doelstelling geformuleerd het gesommeerde bedrag aan openstaande posten per ultimo 2001 ten opzichte van ultimo 2000 met tien procent te laten afnemen. In de afgelopen jaren is met name door de interne accountantsdienst melding gemaakt van een negatieve ontwikkeling in de omvang van de openstaande posten. Desondanks heeft deze negatieve ontwikkeling zich voortgezet. Een belangrijke oorzaak, dat er geen kentering is gekomen in de negatieve ontwikkeling van de openstaande posten, zou zijn gelegen in het feit, dat de prioriteiten op andere terreinen werden gelegd en men daardoor aan de beheersing van de openstaande posten niet toekwam. Inmiddels (begin 2001) heeft het gesommeerde bedrag aan openstaande posten een dusdanig niveau bereikt (€ 204 miljoen), dat IWI heeft besloten een onderzoek te doen bij de districtskantoren (ten onrechte verstrekte uitkeringen en administratieve fouten) en het hoofdkantoor (verhaalszaken en malusvorderingen), teneinde te beoordelen in hoeverre de door het centrale management voorgeschreven verbetermaatregelen in de organisatie zijn doorgevoerd en wat hiervan de resultaten zijn.

11



1.3

Onderzoeksobject Object van onderzoek is het proces vanaf het moment van ontstaan van de openstaande post. Hierbij wordt de terugvorderingsbeslissing als gegeven beschouwd en is daarmee geen onderwerp van controle. Voorts zijn de verhaalszaken alsmede de malusvorderingen onderwerp van onderzoek. Het onderzoek kent de volgende faseringen: Op de districtskantoren: • vaststelling in hoeverre de openstaande posten doelmatig en rechtmatig ter hand worden genomen. Hieronder wordt zowel begrepen het beoordelen van de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne controle rondom het proces van terugvordering, verrekening, afboeking en correctie als de werking van het proces; • in kaart brengen van het niveau en aard van de openstaande posten per wet. Op het hoofdkantoor: • vaststellen in welke mate het proces van de verhaalszaken afdoende wordt beheerst; • vaststellen van de stand van zaken inzake de zgn. malusvorderingen. Als toetsingskader voor de afhandeling van de openstaande posten gelden: • algemene weten regelgeving; • voorschriften Lisv; • controleprotocol Ctsv.

1.4

Uitvoering onderzoek Het onderzoek ‘reguliere openstaande posten’ is uitgevoerd door middel van interviews en gesprekken bij de uitvoeringsafdelingen van UWV Gak. Ter toetsing van de werking van het proces afhandeling openstaande posten zijn per districtskantoor de openstaande postenlijsten beoordeeld en zijn er circa tien dossiers (verspreid over de verschillende wetten) en zonodig andere informatie opgevraagd en gecontroleerd. Ter verkrijging van een evenwichtig beeld heeft dit onderzoek bij vijf districtskantoren plaatsgevonden, waarbij drie districtskantoren zijn geselecteerd met een relatief laag bedrag aan openstaande posten en twee districtskantoren die op dit punt het tegenovergestelde scoren. Het onderzoek openstaande posten inzake verhaal en malusvorderingen is door middel van interviews, interpretaties van rapportages en overzichten uitgevoerd op het hoofdkantoor.

1.5

Opzet rapportage In hoofdstuk twee wordt een beeld geschetst van de organisatie van het proces afhandeling openstaande posten binnen de verschillende afdelingen op het districtskantoor. De kwaliteitsborging binnen het proces afhandeling openstaande posten wordt behandeld in hoofdstuk drie. Een overzicht van de gebruikte sturings- en verantwoordingsinformatie wordt gegeven in hoofdstuk vier. De bevindingen van het dossieronderzoek naar de werking van het proces worden in hoofdstuk vijf nader toegelicht. Voorts wordt in hoofdstuk zes nader ingegaan op de verbetermaatregelen. In hoofdstuk zeven wordt een overzicht gegeven in het verloop en de stand van zaken van de openstaande posten vanuit diverse gezichtspunten. Hoofdstuk acht geeft inzicht in de stand van zaken met betrekking tot de verhaalszaken. Hoofdstuk negen de problematiek inzake de nog openstaande malusvorderingen behandeld. Tot slot wordt in hoofdstuk tien de reactie van UWV Gak op dit rapport geciteerd.

12



2

Organisatie en proces

2.1

Organisatie Vanuit het hoofdkantoor UWV Gak zijn geen dwingende voorschriften uitgevaardigd met betrekking tot de organisatorische inrichting van het proces afhandeling openstaande posten. Dit heeft tot gevolg, dat er ook geen uniformiteit in de inrichting van de processen door IWI is vastgesteld. Ter verduidelijking wordt opgemerkt dat het proces afhandeling openstaande posten op de districtskantoren uit twee deelprocessen bestaat: • het proces van het onderkennen van een ten onrechte verstrekte uitkering, te verrekenen uitkeringen, op te leggen boete, retour gekomen betaling, etc. en het als gevolg daarvan administratief creëren van een openstaande post en het versturen van de beslissing naar de cliënt; • de invordering van de openstaande post. Het belangrijkste verschil dat bij de procesinrichtingen is vastgesteld, betreft de organisatorische positionering van het invorderingsproces (tweede aandachtsstreepje). Op sommige districtskantoren is dit proces ondergebracht op de primaire afdelingen (arbeidsgeschiktheid en werkloosheid). Op andere kantoren is ervoor gekozen het invorderingsproces als apart organisatieonderdeel te laten functioneren, veelal onder leiding en verantwoordelijkheid van de administrateur of boekhouder. Voorts zijn er ook verschillen vastgesteld op de primaire afdelingen met betrekking tot de wijze waarop de afhandeling van de openstaande posten plaatsvindt. Deze verschillen uiten zich met name in het al dan niet onderbrengen van de openstaande posten bij daartoe gespecialiseerde medewerkers, dan wel de openstaande posten onderdeel te laten zijn van de reguliere uitvoeringspraktijk, waarbij in beginsel alle medewerkers op die afdeling verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van hun eigen bestand en daarmee ook de openstaande posten.

2.2

Proces Het proces afhandeling openstaande posten kan ruwweg worden verdeeld in twee onderdelen, te weten: • openstaande posten tengevolge van terugvorderingen en verrekeningen (inclusief opgelegde boeten) en • alle overige openstaande posten. Het ontstaan van de openstaande post vindt z’n oorsprong op de afdelingen arbeidsgeschiktheid en werkloosheid. Deze afdelingen onderkennen dat er een onjuiste boeking heeft plaatsgevonden, die vervolgens wordt tegengeboekt. Door deze actie ontstaat een openstaande post. De boekhouding verwerkt deze financiële mutatie op basis van informatie uit de primaire systemen. Vervolgens dient de openstaande post een kenmerk te krijgen (bijv. boete, betalingsregeling, deurwaarder, beslag), dit noemen we het labelen van de post. Dit labelen geschiedt op de primaire afdeling. De primaire afdeling stelt tevens de terugvorderingsbeslissing op. Afhankelijk van de organisatorische situatie vindt de feitelijke invordering door de primaire afdeling, dan wel door de invorderingsgroep plaats. Voor zover er een aparte invorderingsgroep is, zullen deze medewerkers zich uitsluitend bezighouden met het invorderen van de op basis van de terugvorderingsbeslissing vastgestelde bedragen. Verrekeningen met andere afdelingen, voorschotten, boetes, negatieve openstaande posten etc. dienen door de primaire afdeling zelf te worden afgehandeld.

3 Triton/APG is een door UWV Gak gebruikte applicatie waarin vaststellingen, mutaties en daarmee ook openstaande posten administratief worden verwerkt.

13

Al naar gelang de organisatie bewaakt de invorderingsgroep dan wel de primaire afdeling vervolgens de invordering van de openstaande post. Hulpmiddelen die daarbij gebruikt worden zijn: weten regelgeving, instructies, vaste actie- en rappeltermijnen en raadplegen basisregistraties3 (RBR). Met deze RBR database kan worden vastgesteld of cliënt ergens een uitkeringsrelatie c.q. dienstverband heeft. Zo mogelijk kan dan bij in gebreke blijven beslag worden gelegd. Ontvangen bedragen worden door de boekhouding, op basis van de bankafschriften, verwerkt in Triton/APG. Na verwerking wordt de primaire afdeling op de hoogte gesteld van de mutatie. Inspectie Werk en Inkomen


2.3

Instructies, beschrijvingen en systemen De wetstechnische basis voor de terugen invorderingen is beschreven in het door het hoofdkantoor verstrekte handboek ‘Invorderingen’. Deze uitleg wordt volledig gevolgd op de door ons gecontroleerde districtskantoren. De administratieve beschrijving van het proces invordering is beschreven in de werkhandboeken arbeidsongeschiktheidswetten en werkloosheidswet en voorzien van de kwaliteitsnorm ISO 9002. Het proces afhandeling openstaande posten wordt ondersteund door de systemen Triton/APG en boeten, maatregelen, terugvorderingen en invorderingen (Wet Boeten Maatregelen Terugen invorderingen, afgekort de Wet Boeten). Aangezien het systeem Triton/APG regelmatig overbelast was tengevolge van het feit dat slechts een beperkt aantal users (maximaal 350) tegelijkertijd ingelogd kon zijn, is op 2 juli 2001 de applicatie CORA opgeleverd. In tegenstelling tot Triton/APG biedt CORA slechts raadpleegmogelijkheden. CORA is feitelijk een weergave van Triton/APG, zij het dat de mutaties in de openstaande posten in Triton/APG à tempo worden bijgewerkt en CORA éénmaal per week wordt geactualiseerd.

2.4

Conclusie IWI is van oordeel dat, wat betreft de door ons onderzochte districtskantoren, de inrichting van de processen in opzet voorzien zijn van voldoende waarborgen voor een adequate uitvoering van het proces afhandeling openstaande posten. IWI wil hieraan toevoegen dat het beleggen van de invorderingen op een aparte afdeling en het beleggen van het labelen van de openstaande posten bij daarvoor vrijgemaakte en gespecialiseerde medewerkers de beste garantie biedt hiervoor. IWI acht de instructies, beschrijvingen en systemen een adequate ondersteuning voor het proces afhandeling openstaande posten.

14



3

Kwaliteitsborging

De vaststelling van de terugvorderingen geschiedt op de primaire afdelingen arbeidsgeschiktheid en werkloosheid (arbeidsongeschiktheidswetten en WW). Al naar gelang de organisatie per districtskantoor kunnen dit specifiek hiervoor opgeleide en vrijgemaakte mensen zijn dan wel kan de vaststelling tot het takenpakket behoren van de medewerkers die zich bezighouden met de uitkeringen op de primaire afdelingen. Op de gecontroleerde districtskantoren heeft IWI vastgesteld dat de opgestelde terugvorderingsbeslissingen soms integraal, soms ook in het geheel niet worden gecontroleerd op juistheid. De afwikkeling van de openstaande posten wordt door middel van rappel- en actietermijnen bewaakt in het systeem Triton/APG. In het systeem van de Wet Boeten liggen alle beslissingen, dus ook terugvorderingsbeslissingen, vast met een kenmerk. Zonder kenmerk kan een terugvordering niet worden opgevoerd binnen Triton/APG. De medewerkers op de primaire afdeling kunnen niet muteren in Triton/APG. Voor zover er een invorderingsgroep is kunnen deze medewerkers alleen mutaties aanbrengen in de coderingen van de doorlooptijden. Met de nodige regelmaat laten de managers van de primaire afdelingen zich informeren over de stand van zaken.

3.1

Conclusie IWI is van mening dat het proces afhandeling openstaande posten is voorzien van een adequaat stelsel van kwaliteitsborging. Hierbij plaatst IWI de kanttekening dat op sommige districtkantoren de preventieve controle op de terugvorderingsbeslissingen erg summier is. In hoeverre dit tot fouten heeft geleid, heeft IWI niet kunnen vaststellen, aangezien de terugvorderingsbeslissingen geen onderdeel uitmaakten van ons onderzoek. Het lijkt ons gewenst minimaal preventief een selectieve controle (bijvoorbeeld grote bedragen) op de terugvorderingsbeslissingen te laten plaatsvinden.

15



4

Sturings- en verantwoordingsinformatie

In het managementcontract is voor alle districtsdirecteuren een reductiedoelstelling van tien procent van het gesommeerde bedrag aan openstaande posten opgenomen over de periode ultimo 2000 tot ultimo 2001. In die zin is de directie op het districtskantoor dan ook verantwoordelijk voor het behalen van die doelstelling. Die verantwoordelijkheid vertakt zich vervolgens naar het management van de primaire afdelingen. De eerder vermelde CORA intranet toepassing kan door iedereen binnen UWV Gak geraadpleegd worden. CORA biedt op basis van een menukeuze, vanuit diverse invalshoeken, inzicht in de openstaande posten. Zodoende is het voor de manager een uitstekend hulpmiddel ter verkrijging van inzicht in de stand zaken. Hierbij tekent IWI aan dat CORA sinds begin juli 2001 operationeel is en er dus op basis van CORA geen inzicht wordt verkregen in welke mate de reductiedoelstelling wordt gehaald. De management controller brengt maandelijks een rapportage (RIM) uit inzake resultaten en ontwikkelingen aangaande distribuerende zaken waaronder de openstaande posten. De controller wordt, wat betreft de stand van zaken inzake de openstaande posten, gevoed door rapportages van de financiële administratie. Op de meeste door de door ons gecontroleerde kantoren heeft IWI vastgesteld dat de financiële administratie de primaire afdelingen regelmatig van overzichten voorziet van alle openstaande posten per afdeling. Aan de hand van deze lijsten kan de ontwikkeling van de openstaande posten, vanuit verschillende gezichtspunten, door het management van de primaire afdelingen worden bewaakt.

4.1

Conclusie Op basis van interviews met de afdelingsleiding heeft IWI vastgesteld dat de managers van de primaire afdelingen over voldoende sturings- en verantwoordingsinformatie kunnen beschikken. Bij geen van de gecontroleerde kantoren heeft IWI vastgesteld dat de eerder vermelde RIMrapportage inzicht biedt in hoeverre de reductiedoelstelling zal worden gehaald, terwijl deze doelstelling uitdrukkelijk onderdeel is van het managementcontract. Met enige vlijt zou dit in ieder geval met de komst van CORA in juli 2001 mogelijk zijn geweest. Daarmee hebben de districtskantoren zichzelf naar alle waarschijnlijkheid geen inzicht verschaft hoe de stand van zaken was op basis van gesommeerde (absoluut genomen) bedragen en dus ook nooit goed inzicht gehad in hoeverre de managementdoelstelling zal kunnen worden gehaald. Alle door ons beoordeelde RIM-rapportages waren op basis van gesaldeerde bedragen en daarmee weinigzeggend.

17



5

Dossieronderzoek

• • • • •

5.1

De werking van de processen afhandeling openstaande posten is beoordeeld aan de hand van de meest actuele openstaande postenlijsten, welke een output zijn van Triton/APG. Per kantoor is een tiental dossiers opgevraagd en gecontroleerd. Voor een deel hadden de posten betrekking op terugvorderingen en voor een deel waren dit overige openstaande posten waaronder negatieve posten, posten die nog geen kenmerk (nog niet gelabelde posten) hadden etc. In meer dan de helft van de gecontroleerde gevallen zijn opmerkingen gemaakt van uiteenlopende aard. De belangrijkste opmerkingen betroffen: uitblijven van verrekeningen met uitkeringen vanuit andere wetten; vorderingen die lange tijd openstaan waarop zonder duidelijke reden geen actie op is ondernomen; ruim overschrijden van actie- en rappeltermijnen; vastgestelde betalingen en retour gekomen betalingen waarop geen nadere actie is ondernomen; afgesproken betalingsregelingen die niet worden nagekomen, waarop niet of onvoldoende actie volgt.

Conclusie Dossiercontrole heeft aangetoond dat de bestaande maatregelen ter beheersing van de afhandeling van de openstaande posten in het algemeen niet goed functioneren. Uit interviews is naar voren gekomen, dat als gevolg van het stellen van prioriteiten (uitkeringen gaan voor) er onvoldoende aandacht is voor onderhavige problematiek.

19



6

Verbetermaatregelen

Naar aanleiding van een door de interne accountantsdienst uitgevoerde operational audit naar het proces terugvorderen en incasseren van ten onrechte betaalde uitkeringen (rapport 00631 van februari 2001) is een aantal aanbevelingen geformuleerd, die door de districtskantoren dienden te worden uitgevoerd. Onderstaand wordt nader ingegaan op die acties en in welke mate deze door de door ons gecontroleerde districtskantoren zijn uitgevoerd. Reductie van tien procent In alle managementcontracten 2001 van de directeuren districtskantoren en de directeur distribuerende zaken is opgenomen dat het gesommeerde bedrag aan openstaande posten ultimo 2001 ten opzichte van ultimo 2000 met tenminste tien procent moet zijn gedaald. Gelet op de stand van zaken ten tijde van de uitvoering van dit onderzoek (oktober 2001), zal deze doelstelling maximaal door een beperkt aantal kantoren worden gerealiseerd. Het landelijk gemiddelde laat een stijging van 6,1 procent zien in plaats van de beoogde daling van tien procent. Actieplan met betrekking tot in te lopen achterstanden Voor de kantoren waar de problemen het grootst zijn, zou een actieplan moeten worden ontwikkeld om de achterstanden weg te werken. In ons onderzoek heeft IWI op dit punt twee probleemkantoren bezocht. IWI heeft vastgesteld dat er geen concrete plannen van aanpak waren, waarin doelstellingen, tijdspaden en werkwijze waren benoemd. Opschonen van oude openstaande posten Het management heeft voor februari 2001 verkennend met het Lisv gesproken en zou in overleg met andere uitvoeringsinstellingen nader bezien hoe men de problematiek kan aanpakken. IWI heeft uit niets kunnen opmaken dat er naar aanleiding van die besprekingen vervolgacties zijn geweest richting districtskantoren. Het formeren van een task force Deze task force heeft tot taak de ontwikkeling van de openstaande posten te volgen en bij het uitblijven van een reductie het betreffende districtskantoor te benaderen voor een gericht onderzoek. IWI heeft voor de zogenaamde probleemkantoren niet kunnen vaststellen dat vorenvermelde maatregelen zijn getroffen.

6.1

Conclusie De voorgenomen verbetermaatregelen, die IWI overigens onderschrijft, zijn onvoldoende tot uitvoering gekomen. Dit heeft ertoe geleid dat het zeer forse bedrag aan openstaande posten, hetgeen de aanleiding was tot een nader onderzoek door IWI, nog verder is opgelopen.

21



7

Overzicht verloop openstaande posten (bron S&O HK UWV Gak)

Tabel 7.1 geeft weer tot welk(e) (gesommeerd) bedrag en aantallen de openstaande posten zich hebben ontwikkeld in de eerste tien maanden van 2001. Opmerkelijk is dat het bedrag aan openstaande posten is toegenomen terwijl het aantal is gedaald. Tabel 7.1 Vergelijking bedragen en aantallen openstaande posten januari respectievelijk oktober (week 41) Eenheid

Januari 2001

Oktober 2001

% Toename / afname (-)

Gesommeerde bedragen (x € 1.000,--)

212.288

225.990

6,1

Aantallen

199.853

190.690

- 4,6

Tabel 7.2 geeft aan wat de omvang is van de openstaande posten in relatie tot het uitkeringsbedrag en geeft daarbij inzicht hoe die zich heeft ontwikkeld in de eerste tien maanden van 2001. In de arbeidsongeschiktheidswetten (WAO, Waz, Wajong) komen in relatieve zin beduidend minder openstaande posten voor dan in de werkloosheidswetten en zeker de ziektewet. Tabel 7.2 Verhouding gesommeerd bedrag openstaande posten in relatie tot bruto uitkeringen in januari respectievelijk oktober Wet

Januari 2001

Oktober 2001

% Toename/afname (-)

Arbeidsongeschiktheidswetten Werkloosheidswet Ziektewet Totaal (gewogen)

21,0 54,2 77,5 32,8

21,1 56,7 80,6 32,7

0,1 2,5 3,1 -0,14

Tabel 7.3 geeft de verhouding weer tussen gelabelde (voorzien van een kenmerk) en ongelabelde (nog niet voorzien van een kenmerk) openstaande posten. De belangrijkste kolom in deze tabel wordt gevormd door de ongelabelde openstaande posten die al langer dan zes weken deze status hebben. Deze aantallen en bedragen zijn grosso modo de achterstanden waar het UWV Gak mee heeft te maken. Van het totaal bedrag aan openstaande posten ad 225 miljoen euro is derhalve iets minder dan 91 miljoen euro achterstand. Gemeten in bedragen is van het totale bestand aan openstaande posten gemiddelde 39,2 procent achterstand. Er zijn districtskantoren (bijv. Utrecht en Maastricht) waar de achterstand meer dan zestig procent is!

4 Ondanks dat per wet het percentage openstaande posten in relatie tot de bruto uitkeringen is toegenomen, is het totaal met 0,1 afgenomen. Dit verschijnsel heeft te maken met het feit dat het een gewogen cijfer is en de AG wetten bijna 50 procent deel uitmaken van de totale uitkeringen. Aangezien de uitkeringslast AG in de periode januari tot oktober ook nog eens fors is gestegen en de WW en ZW in die periode licht zijn gedaald werkt het relatief lage procent aan openstaande posten AG in het totaalcijfer door.

23



Tabel 7.3 Verhouding gelabelde en ongelabelde openstaande posten in gesommeerde bedragen en aantallen in oktober 2001 Openstaande posten in

Ongelabelde posten Gelabelde posten < zes weken > zes weken

Totaal openstaande posten

Aantallen (in % van het totaal)

7.376 (8,4)

39.677 (45,3)

40.548 (46,3)

87.601 (100)

Gesommeerde bedragen (x 1.000 euro) (in % van het totaal)

15.329 (6,8)

88.626 (39,2)

122.036 (54,0)

225.990 (100)

Tabel 7.4 geeft enig inzicht wat de aard van de openstaande posten is en in welke mate deze voorkomen. Tabel 7.4 Overzicht van de verschillende soorten openstaande posten naar gesommeerde bedragen en aantallen gemeten week 45 Soorten openstaande posten

Gesommeerde bedragen (x 1.000 euro) Absoluut Relatief (%)

Boetes Terugvorderingen Totaal gelabeld Ongelabelde bedragen positief bedrag Ongelabeld negatieve bedragen Terug te vorderingen voorschotten op uitkeringen (opv) Overige ongelabelde posten Totaal ongelabeld

2.441 119.932 122.373

2,0 98,0 100,0

50.450

49,8

44.276

43,7

6.493 155 101.374

6,4 0,1 100,0

Totaal gelabeld en ongelabeld

223.7475

5 Het bedrag ad € 223.747 wijkt enigszins af van het bedrag ad € 225.990 in tabel 7.3 omdat de datum van meting niet identiek is.

24



8

Verhaalszaken

8.1

Organisatie en proces Met de invoering van de Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte (Wulbz) per 1 januari 1997 worden alle uitkeringen die mogelijk voor verhaal in aanmerking komen op het hoofdkantoor door een gespecialiseerde afdeling ‘verhaalszaken’ afgehandeld. Verhaal van een uitkering is ondermeer mogelijk indien de arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt als gevolg van een ongeval waarbij een derde partij betrokken is. Indien de schuld van het ongeval bij de derde partij ligt, is er mogelijk sprake van verhaal. Vanuit de districtskantoren dient op basis van de ingevulde aanvraag te worden onderkend dat de arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een ongeval. Op het aanvraagformulier is hierover dan ook een concrete vraag opgenomen. Dergelijke gevallen worden voor nader onderzoek doorgestuurd naar de afdeling Verhaalszaken op het hoofdkantoor. In de praktijk blijken er grote verschillen in het aantal meldingen per districtskantoor, zodat er gerede twijfel bestaat in hoeverre men op sommige districtskantoren voldoende alert is of de arbeidsongeschiktheid het gevolg is van een ongeval. Zo lopen de meldingen van districtskantoren over 2001 (tot oktober) uiteen van dertien tot 732 meldingen. Gemiddeld ontvangt de afdeling Verhaalszaken circa 250 meldingen per maand. Binnen vier maanden dient er een beslissing te worden genomen inzake het al dan niet instellen van verhaal. In zestig procent van de gevallen leidt dit tot het instellen van verhaal. De beslissing tot het afzien van verhaal wordt genomen door de claimcoördinator. Vanaf 1998 zijn er verschillende convenanten afgesloten met verzekeringsmaatschappijen ter voorkoming van juridische procedures, zodat daarmee vanaf die tijd ook vrijwel geen zaken behoeven te worden overgedragen aan de afdeling juridische zaken die eventuele gerechtelijke stappen voorbereidt. De afdeling Verhaalszaken bestaat formatief uit ruim dertien volledige arbeidsplaatsen waaronder een medisch adviseur. De feitelijke situatie is echter dat de afdeling al vanaf 1999 kampt met een onderbezetting van meer dan vijftig procent, omdat twee vacatures niet zijn vervuld en er maar liefst vijf medewerkers langdurig ziek zijn. Het gemis van deze mensen wordt opgevuld met drie uitzendkrachten. Bovendien is ook de medisch adviseur langdurig ziek, hetgeen wordt opgevangen door externe inhuur.

8.2

Kwaliteitsborging De afdeling voorziet zelf in het onderhouden van de kennis door een aanwezige kenniscoördinator. Alle medewerkers krijgen bij aanvang een gerichte opleiding door vorenvermelde coördinator. Voorts bieden handboeken en gerichte instructies de nodige ondersteuning bij de uitvoering. De afdeling maakt bij de gevalsbehandeling gebruik van een specifieke applicatie (JAVA). Hierin worden alle meldingen geregistreerd en de voortgang van de gevalsbehandeling wordt met behulp van deze applicatie bewaakt. Om de kwaliteit te waarborgen worden door het afdelingshoofd op basis van de bestandslijsten steekproeven getrokken. Deze gevallen worden door de senior claimbeoordelaars gecontroleerd. Deze medewerkers worden vervolgens weer gecontroleerd door de kenniscoördinator. De controleresultaten worden verwerkt in een rapportage ten behoeve van het management van de afdeling. Er bestaat binnen de afdeling Verhaalszaken geen openstaande postenlijst. De reden hiervan is dat deze lijst volkomen abstract zou zijn. Op deze lijst zou dan de hoogst mogelijke vordering dienen te worden opgenomen, terwijl dit veelal niet overeenkomt met het uiteindelijk verkregen bedrag. Het te vorderen bedrag is wel in de individuele regresdossiers terug te vinden. Knelpunt Sinds de jaren negentig bestond er een geschil tussen de uitvoeringsinstellingen en de schadeverzekeraars inzake het te vorderen bedrag. Zijn dit de verdiensten (mening uitvoeringsinstel-

25



lingen) of zijn dit de verstrekte uitkeringen (mening verzekeraars)? Deze kwestie staat bekend als het civiel plafond. Hierover zijn rechtszaken gevoerd. Dit heeft ertoe geleid dat er na overleg in 1998 (herzien in 2001) een convenant tot stand is gekomen. Gevolg van het eerste convenant was dat in 1999 circa drieduizend verhaalszaken dienden te worden herberekend. Het als gevolg daarvan te vorderen te bedrag is in tweeduizend door de verzekeringsmaatschappijen voldaan. De overige duizend gevallen vormen een probleem. Het zijn veelal oude gevallen, waarvan de onderliggende kennis verloren is gegaan. Met het huidig aantal medewerkers is de afwerking van dit bestand praktisch onmogelijk geworden. De afdelingsleiding overweegt inschakeling van een extern bureau.

8.3

Sturings- en verantwoordingsinformatie De eerder vermelde JAVA-applicatie levert voor de afdelingsleiding verhaalszaken belangrijke sturingsinformatie op. Tevens bieden de gerapporteerde controleresultaten het nodige inzicht in de door de afdeling geleverde kwaliteit. Tabel 8.1 geeft een indruk in hoeverre de afdeling in staat is de voorraden af te werken. Dit is relevant aangezien de afdeling met een forse onderbezetting kampt. Op 1 januari 2001 waren er ruim 4.600 verhaalszaken in behandeling. Verder geeft dit overzicht inzicht in de opbrengsten en het verloop ervan in de loop van 2001.

Tabel 8.1 Overzicht inzake aantallen nieuwe meldingen, afgedane verhaalszaken (vzk) en opbrengsten over de periode januari tot en met oktober 2001 Jan

Feb

Mrt

April

Mei

Juni

Juli

Aug

Sept

Okt

Totaal

Aantal nieuwe vzk meldingen

244

245

295

198

188

159

189

296

228

215

2.257

Aantal afgedane vzk meldingen

255

267

338

177

269

252

140

223

177

417

2.515

Per saldo mutatie werkvoorraad

-11

-22

-43

21

-81

-93

49

73

51

202

-258

Opbrengsten verhaald ziekengeld (x 1.000 euro)

416

349

422

237

327

90

484

280

189

235

3.029

Opbrengsten verhaalde WAO (x 1.000 euro)

3.442 1.951 1.154 1.152 751

275

1.504 858

574

565

12.226

8.4

Conclusie De procesinrichting biedt in opzet voldoende waarborgen voor een adequate uitvoering. Hierbij plaatst IWI de beperking dat ons onderzoek beperkt is gebleven tot interviews alsmede beoordeling van rapportages en overzichten. De feitelijke werking heeft IWI daarmee niet vast kunnen stellen. Probleem is echter wel dat door de forse onderbezetting men kennelijk nauwelijks in staat is om de werkvoorraad van circa 4.500 dossiers terug te brengen tot meer aanvaardbare proporties. Voorts is ook een punt van nadere zorg het kennelijke gebrek aan onderkenning of er sprake is van een ongeval bij de aanvraag om een arbeidsongeschiktheidsuitkering.

26



9

Malusvorderingen

9.1

Kern van de problematiek Tot 1 juli 1995 heeft de malusregeling gegolden. Deze regeling voorzag in het opleggen van een vordering (malus) aan een werkgever indien een van zijn werknemers in de WAO terecht kwam. Deze regeling heeft bij veel werkgevers tot weerstand en vervolgens beroepszaken geleid. De Centrale Raad van Beroep heeft in februari 1995 de oorspronkelijke wijze van uitvoering verworpen. Gevolg voor de uitvoering was dat UWV Gak vele duizenden malusvorderingen opnieuw diende te beoordelen en een deel daarvan heeft moeten herzien, hetgeen wederom tot vele beroepszaken heeft geleid. De Centrale Raad van Beroep heeft besloten dat de hem voorgelegde malusopleggingen, op grond van willekeur, dienden te worden vernietigd. In veel gevallen is daarmee de malusvordering komen te vervallen. In de situatie waarin geen beroep is aangetekend, dient de vordering gewoon ingevorderd te worden. De afdeling incasso van UWV Gak heeft hierdoor nog een bedrag van circa € 13,6 miljoen aan malusvorderingen openstaan.

9.2

Stand van zaken UWV Gak is bezig met het inventariseren van de status van alle malusvorderingen en dient van geval tot geval te beoordelen of alsnog tot invordering dient te worden overgegaan dan wel van invordering wordt af gezien. De inventarisatie geschiedt op de districtskantoren. Volgens planning hadden deze het resultaat van de inventarisatie aan de afdeling Incasso van het hoofdkantoor uiterlijk 1 augustus 2001 moeten opleveren. Ultimo oktober 2001 waren 21 van de 29 resultaten binnen. De schatting is dat inmiddels € 1,9 miljoen oninbaar is als gevolg van faillissement dan wel in staat zijn komen te verkeren van ‘opgehouden te betalen’. Probleem is ook dat UWV Gak niet meer over gedetailleerde gegevens van de werkgevers beschikt. Dit betekent dat indien een werkgever een specificatie van de vordering zou opvragen, UWV Gak niet aan deze vraag kan voldoen. UWV Gak beraadt zich nog over de wijze waarop met deze problematiek wordt omgegaan.

9.3

Conclusie IWI is van mening, dat de uitspraken van de Centrale Raad van Beroep in belangrijke mate invloed hebben gehad op de afwikkeling van de malusvorderingen. Dit laat onverlet dat IWI het als een belangrijke tekortkoming beschouwt, dat de districtskantoren kennelijk niet tijdig (en zonder excuus) de inventarisatie rond kunnen krijgen en dat de vorderingen niet goed meer reproduceerbaar zijn. IWI is verder van mening dat waar er een mogelijkheid bestaat tot invordering dit ook uit oogpunt van rechtmatigheid zal moeten gebeuren.

27



10 Reactie uitvoeringsorganisatie

De inspectie heeft deze rapportage aan UWV Gak voorgelegd met de mogelijkheid te reageren. Van die mogelijkheid maakte de uitvoeringsorganisatie gebruik. UWV Gak onderschrijft in de reactie in grote lijnen de bevindingen en conclusies uit het rapport. Het probleem van een oplopend aantal openstaande posten heeft de aandacht, aldus de reactie. Vervolgens gaat de uitvoeringsorganisatie in op verschillende onderdelen van het oordeel van de inspectie en van de aanbevelingen. UWV Gak schrijft dat bij de divisie arbeidsongeschiktheid in het managementcontract 2002 is opgenomen dat kantoren waar de problemen van de openstaande posten het meest prominent aanwezig zijn, een plan van aanpak moeten opstellen met daarin doelstellingen en tijdspaden. Bij de divisie WW zou hetzelfde moeten gebeuren. De uitvoeringsorganisatie onderschrijft dat de kwaliteitsborging meer gericht moet zijn op de beslissingen tot terugvordering. De organisatie zal nagaan welke manier (preventief integraal of selectief op basis van een risicoanalyse) de beste is. Overigens, aldus de reactie, zijn terugvorderingen al deel van de kwalitatieve steekproefcontrole bij de eerste en bij de gecontinueerde betaling. In de managementcontracten 2001 was de bepaling opgenomen dat het gesommeerde bedrag aan openstaande posten aan het eind van het jaar tien procent minder moest zijn dan aan het begin. In de managementcontracten voor 2002 van de divisie arbeidsongeschiktheid is deze doelstelling niet meer opgenomen, aldus de reactie. In 2001 onderkende ook UWV Gak dat deze doelstelling zonder nuancering niet zinvol is. De uitvoeringsorganisatie zal onderzoeken of het mogelijk is een norm te ontwikkelen voor de vermindering van de omvang van de openstaande posten. Zo’n norm moet de verhouding weergeven tussen enerzijds het aantal openstaande posten en anderzijds het aantal lopende gevallen of de hoogte van de uitgaande geldstroom. Verder wil de organisatie bekijken welke andere indicatoren bruikbaar kunnen zijn bij de sturing door het management in de regio. Bij UWV Gak is inmiddels afgesproken dat de afdeling Control ZW wekelijks een overzicht in ruwe vorm krijgt van de ontwikkelingen rond de openstaande posten ZW. Deze afdeling zal hierop, in het verlengde van het managementcontract, nadrukkelijk gaan sturen, aldus de reactie. Het oordeel van de inspectie over de applicatie CORA (Centrale Oplossing Raadplegen APG) was positief. In de reactie gaat UWV Gak daarop in. Om het gebruik van het systeem CORA te bevorderen, aldus de uitvoeringsorganisatie, is begin 2002 aan de kantoren de mogelijkheid geboden om een uitgebreide presentatie/instructie aan te vragen. Aan het eind van het eerste kwartaal van 2002 waren op veertien kantoren inmiddels bijeenkomsten gehouden voor management en gebruikers. Voor zo’n tien andere kantoren waren sessies gepland. De uitvoeringsorganisatie verwacht, op basis van de reacties tijdens de bijeenkomsten, een intensiever gebruik van CORA, met name door het management van de diverse afdelingen. Uit de al jaren bestaande onderbezetting van de afdeling Verhaalszaken op het hoofdkantoor van UWV Gak bleek volgens de inspectie dat deze zaken te weinig aandacht krijgen van het centrale management. Nodig was een structurele oplossing. In de reactie schrijft UWV Gak dat in het laatste kwartaal van 2001 vier uitzendkrachten (HBO-niveau) zijn aangetrokken. Zij gaan onder intensieve begeleiding de meldingen en de nieuwe dossiers behandelen. De reguliere bezetting is ingezet op de afhandeling van de oude dossiers. De wet is volgens de inspectie heel duidelijk: de uitvoering kan niet afzien van de malusvorderingen. UWG Gak schrijft dat – zoals al was aangegeven in de rapportage van de inspectie – medewerkers van de uitvoeringsorganisatie per individuele malusvordering nagaan of deze nog invorderbaar is. Het beleid is dat als de mogelijkheid tot invordering bestaat, dat ook inderdaad gebeurt. 29



Aan het slot van de reactie gaat UWV Gak in op de stand van zaken bij het invorderen van openstaande posten aan het eind van het eerste kwartaal van 2002. Begin dit jaar, aldus de reactie, was een sterke stijging te zien in de omvang van de openstaande posten (zowel in aantallen als in bedragen). Dit kwam grotendeels door het ongeveer 21/2 week uit de lucht zijn van Triton APG tijdens de omschakeling van gulden naar euro. De achterstand in de verwerking van boekingen binnen Triton APG is inmiddels nagenoeg ingehaald, schrijft de uitvoeringsorganisatie. Uit de cijfers blijkt dat de stijgende lijn, in ieder geval voor wat betreft het aantal posten, aan het afvlakken is. Naar verwachting zet deze kentering zich verder voort. Aan het eind van het eerste kwartaal verkende UWV Gak de mogelijkheden om het openstaande postenproces over te hevelen van het ene computersysteem naar het andere. Triton APG is naar de mening van de uitvoeringsorganisatie immers niet alleen weinig gebruikersvriendelijk. Het is ook een verouderd systeem dat beperkte mogelijkheden heeft tot onderhoud/aanpassing. UWV Gak overweegt met name het systeem ‘Excasso-platform’ van de UWV Bouwnijverheid, een zusterdivisie, in gebruik te nemen. Tot slot deelt de uitvoeringsorganisatie in de reactie mee begin april een task force in te richten. Doel zal met name zijn het structureel beter beheersbaar krijgen en houden van de openstaande posten. Diverse afdelingen (waaronder Handhaving) en diverse disciplines (uitkeringsbeambte, invorderaar en administrateur) zullen meedoen.

Reactie inspectie De inspectie is verheugd met de reactie van UWV Gak op de bevindingen en conclusies van het onderzoek. Uit de reactie blijkt dat UWV Gak eveneens de ernst van de problemen met een oplopend volume van openstaande posten inziet en inmiddels de nodige plannen heeft om die oplopende tendens om te zetten in een dalende. De inspectie plaatst daarbij de kritische kanttekening dat UWV Gak naar aanleiding van een eerder onderzoek van de eigen interne accountantsdienst eveneens plannen ontwikkelde om het volume van de openstaande posten te laten dalen en dit onderdeel van de uitvoering beter beheersbaar te maken. UWV Gak is daar, mede als gevolg van het niet ten uitvoer brengen van een aantal van die plannen, tot op heden niet in geslaagd. De inspectie zal daarom nauwgezet de ontwikkelingen volgen rond het ten uitvoer brengen van de plannen en de resultaten kritisch evalueren.

30



Lijst van afkortingen APA CORA Ctsv Gak ISO IWI RBR RIM-rapportage S&O SUWI UWV VZK Wajong WAO Waz Wulbz WW ZW

31

Administratie Primaire Geldstroom Centrale Oplossing Raadplegen APG College van toezicht sociale verzekeringen Gak Nederland B.V. International Organization for Standardization Inspectie Werk en Inkomen Raadplegen Basisregistraties Rapportage Integraal Management Statistiek en Onderzoek Wet Structuur Uitvoering Werk en Inkomen Uitvoering Werknemersverzekeringen Verhaalszaken Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering zelfstandigen Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte Werkloosheidswet Ziektewet



Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen 2002 Jaarplan 2002 Brochure Inspectie Werk en Inkomen R 02/01 Implementatie wet SUWI bij gemeenten Tweede onderzoek naar de gemeentelijke voorbereidingen op de nieuwe Structuur Werk en Inkomen R 02/02 Uitvoering werknemersverzekeringen Stand van zaken rechtmatigheid eerste halfjaar 2001 R 02/03 Gegevensbeheer 2000 R 02/04 Invoering van de euro bij uitvoeringsorganisaties sociale verzekeringen Eindrapportage R 02/05 Geschikt of ongeschikt De rol van arbeidsdeskundigen bij de WAO-beoordeling R 02/06 Financiële scheiding publiek en privaat bij uitvoeringsinstellingen Zesde vervolgrapportage ontvlechting R 02/07 De sociale verzekeringen in 2001 Naast dit rapport is een aantal katernen uitgebracht die dieper ingaan op de behandelde toezichtthema’s: - Handhaving werknemers- en volksverzekeringen - ICT werknemers- en volksverzekeringen - Financiële rechtmatigheid en verbetertraject werknemersverzekeringen - Sociaal medisch handelen werknemersverzekeringen - Werkbelasting werknemersverzekeringen - Volksverzekeringen R 02/08 Jaarverslag toezicht gemeenten en zelfstandige bestuursorganen 2001 Meerjarenplan 2002-2005 en Jaarplan 2003 R 02/09 Afhandeling openstaande posten UWV Gak Eindrapport U kunt deze publicaties opvragen bij: Afdeling Communicatie Postbus 100 2700 AC Zoetermeer Telefoon (079) 329 17 63 [email protected] www.iwiweb.nl

32



Eindrapport. Afhandeling openstaande posten UWV Gak

Recommend Documents