Eindrapport 2014 thematische werkgroep Individueel Digitaal Servicecentrum in het mbo

Eindrapport 2014 thematische werkgroep ‘Individueel Digitaal Servicecentrum’ in het mbo

Deze rapportage is tot stand gekomen in opdracht van de mbo-raad en met subsidie van het ministerie van OCW.

Marij Bosdriesz M&O-groep, ‘s-Hertogenbosch 28 december 2014

Inhoudsopgave 1

Inleiding .......................................................................................................................... 3 1.1 Deelnemende mbo-instellingen ............................................................................... 3 1.2 Ambities van de themagroep voor 2014 .................................................................. 3

2

Het Individueel Digitaal Servicecentrum als stip op de horizon ....................................... 4

3

Ambities van de deelnemende mbo-instellingen ............................................................. 5 3.1 Beoogde online diensten ......................................................................................... 5 3.2 Doelgroepen............................................................................................................ 5

4

Stand van zaken bij de verschillende mbo-instellingen ................................................... 6 4.1 Visievorming............................................................................................................ 6 4.2 Draagvlak ................................................................................................................ 6 4.3 Voorwaarden ........................................................................................................... 6 4.4 Betrokkenheid van studenten .................................................................................. 6 4.5 Betrokkenheid van anderen..................................................................................... 7

5

Concrete activiteiten/plannen/uitwerkpunten .................................................................. 8

6

Voortgang bij Check it/PAZIO ......................................................................................... 9

7

Aandachtspunten in de afgelopen periode.....................................................................12

8

Aandachtspunten voor de toekomst ..............................................................................14

Bijlage: De praktijk bij de deelnemende mbo-instellingen .....................................................15

2 Rapportage thematische werkgroep – ‘Individueel Digitaal Servicecentrum’ in het mbo M&O-groep 2015

1

Inleiding

De themagroep Individueel Digitaal Servicecentrum (voorheen themagroep Online hulp en begeleiding mbo) is een van de thematische werkgroepen om passend onderwijs voor het mbo uit te werken. Op verschillende mbo-instellingen bestaan er initiatieven voor online diensten in en om het mbo. De sector is gebaat bij het doorgronden van mogelijkheden en beperkingen van online diensten, er samen vat op krijgen en de kwaliteit te versterken. De themagroep is gestart in 2013 en gecontinueerd en uitgebreid in 2014. Dit rapport is een vervolg op de eindrapportage over 2013. 1.1

Deelnemende mbo-instellingen

o o

ROC Midden Nederland, Utrecht e.o. ROC Zadkine/Albeda College, Rotterdam Scalda, Zeeland Da Vinci College, Dordrecht

o o

o o o o

Deltion College ROC Tilburg ROC De Leijgraaf Grafisch Lyceum Rotterdam

De themagroep baseert zich op het principe van ‘halen en brengen’; iedere deelnemer brengt de eigen kennis van, en ervaring met, online (toegang tot) hulp en begeleiding in en kan kennisnemen van kennis en ervaringen van de andere deelnemers. Naast de groep van vaste deelnemers volgt een aantal andere mbo-instellingen de themagroep, maar neemt zelf geen deel omdat daar de plannen nog niet ver genoeg gevorderd zijn. De themagroep is in 2014 vier maal bijeen geweest, op 17 januari, 25 april, 12 september en 14 november 2014. 1.2

Ambities van de themagroep voor 2014

De themagroep onderzoekt, binnen het bredere kader van passend onderwijs en zorg in en om de school, welke mogelijkheden er liggen voor een digitale toegang tot of gebruik van uiteenlopende services en diensten. Als concrete ambities van de themagroep voor 2014 zijn geformuleerd:  Uitwisselen van kennis en ervaringen met betrekking tot trainingen in online coaching en begeleiding, zowel voor hulpverleners, als voor studieloopbaanbegeleiders en medewerkers van servicecentra.  Bij de inrichting van het Individueel Digitaal Servicecentrum (IDS) een goede balans zoeken tussen de bescherming van de privacy van studenten (en evt. ouders) en het recht op en belang van goede hulp, met aandacht voor de beveiliging van toegangen en het delen van digitale informatie.  Zicht krijgen op wat er nodig is door de hele organisatie heen om online hulp en begeleiding op een goede manier te introduceren in een mbo-instelling.  De ervaringen en opbrengsten van de themagroep landelijk verspreiden. Er wordt over de opbrengsten van de themagroep regelmatig teruggekoppeld in de kenniskringen passend onderwijs/zios (zorg in en om de school). Ook is er een lijn gelegd met het stimuleringsproject LOB van de mbo-raad, vanwege de ontwikkelingen naar digitalisering in LOB. En met het project de Gezonde School.


2

Het Individueel Digitaal Servicecentrum als stip op de horizon

Na de ervaringen in het eerste projectjaar werd zichtbaar dat men online hulp en begeleiding meer en meer gaat zien als een geïndividualiseerd systeem om verschillende diensten, services en soms zelfs studieonderdelen aan studenten aan te bieden. Daarbij wordt gezocht naar mogelijkheden om de online diensten steeds meer te verankeren in de reguliere studieen loopbaanbegeleiding, de psychosociale ondersteuning en/of het curriculum voor alle studenten. Tendens daarbij is dat de regie en gebruiksverantwoordelijkheid steeds meer bij de studenten zelf wordt belegd. Op grond van deze ontwikkeling naar verbreding van de toepassing van online diensten spreken we inmiddels over het Individueel Digitaal Servicecentrum in plaats van over online hulp en begeleiding. In zo’n Individueel Digitaal Servicecentrum kan het gaan om online diensten op het gebied van: 1. Loopbaanoriëntatie en beroepsvoorbereiding (LOB) 2. Gezonde school 3. Studiebegeleiding 4. Persoonlijke hulpverlening Dit integrale en breed ingezette perspectief fungeert als ‘stip op de horizon’. Elke mboinstelling maakt hierin echter eigen keuzes en afwegingen. Er is behoefte aan een digitale snelweg, waar iedereen kan invoegen en een eigen afrit kan creëren.


3

Ambities van de deelnemende mbo-instellingen

Op basis van een format, dat is ingevuld door deelnemers aan de themagroep, kunnen we het volgende beeld schetsen van wat zij (gemiddeld) voor ogen hebben met het Individueel Digitaal Servicecentrum. 3.1

Beoogde online diensten

De meeste mbo-instellingen beogen met hun online services vooral psychosociale begeleiding van studenten laagdrempeliger en toegankelijker te maken. Daarbij gaat het meestal primair om schoolmaatschappelijk werk. Enkele instellingen willen ook diensten op het gebied van LOB en studiebegeleiding online toegankelijk maken of (deels) online aanbieden. Voorbeelden hiervan zijn Next Step en Fast Forward en School Ex. Men wil de volgende functies onderbrengen in het Individueel Digitaal Servicecentrum (tussen haakjes het aantal malen dat die functie is genoemd, waarbij het format door 7 roc’s is ingevuld).  Informatie over gezondheids- en leefstijlvragen (6)  Online afspraken maken met begeleiders en/of hulpverleners (6)  Begeleiding via chat (6)  Studie-informatie (5)  Begeleiding via e-mail (4)  Begeleiding via app (3)  (Zelf)tests en vragenlijstjes (3)  Werkmaterialen ten behoeve van bepaalde curriculumonderdelen (1)  Reminders bij trainingen (1) 3.2

Doelgroepen

De meeste mbo-instellingen willen met het IDS alle studenten bereiken. Andere kiezen vooral (of daarnaast) voor specifieke groepen, zoals jonge BOL-studenten, BBL-studenten, studenten met een speciaal zorgtraject, studenten die e-coaching krijgen, educatie-studenten of aankomende studenten die via chatten opleidingsvragen kunnen stellen en daar reacties op ontvangen. Men onderkent wel het belang van het afstemmen van de benaderingswijze, taal en vormgeving op die specifieke doelgroepen, maar is daar nog niet altijd mee bezig. Een roc zegt dat het nu nog erg gericht is op opleidingsniveau 3/4 en dat een vertaalslag nodig is voor de lagere opleidingsniveaus.


4 4.1

Stand van zaken bij de verschillende mbo-instellingen Visievorming

De meeste mbo-instellingen hebben een visie opgesteld op (onderdelen van) een Individueel Digitaal Servicecentrum (IDS) of zijn daar op dit moment nog mee bezig. Daarin zijn of worden over het algemeen de doelen voor de student en voor de organisatie vastgelegd. Meestal, maar nog niet altijd, wordt die visie breed gedragen door het management van de organisatie. De relatie van het IDS met de bestaande begeleidingsstructuur vraagt op de meeste plaatsen nog om nadere uitwerking. Een belangrijke vraag daarbij is of de instelling het wenselijk acht dat studenten zich met behulp van het IDS rechtstreeks tot tweedelijns begeleiders (zoals het schoolmaatschappelijk werk) kunnen richten. In veel gevallen loopt die route nu (nog) via de studieloopbaanbegeleider. 4.2

Draagvlak

Vaak zijn het ‘trekkers’ of ‘koplopers’ of een ‘stuurgroep’ die de plannen geïnitieerd hebben. Het verkrijgen van breed draagvlak bij alle betrokkenen binnen de organisatie vindt men vaak nog een complexe taak. Bij het verkrijgen van draagvlak voor deze nieuwe vorm van begeleiding van studenten richt men zich vooral op management/CvB en op tweedelijnsbegeleiders. Daarnaast, maar in iets mindere mate, richt men zich ook op loopbaanbegeleiders/mentoren. 4.3

Voorwaarden

Op enkele plaatsen is men van mening dat er voldoende budget beschikbaar is om de huidige ambities m.b.t. online diensten te bekostigen (in ieder geval in de pilotperiode). Op andere roc’s wordt daar nog aan gewerkt. Structurele bekostiging is over het algemeen nog niet gerealiseerd. De meeste mbo-instellingen zijn nog bezig met de ontwikkeling van content ten behoeve van het IDS. (Vanuit Check it en Testjeleefstijl.nu is die content overigens gratis beschikbaar). Promotie en communicatie zijn (en blijven) overal nog een belangrijk punt van aandacht. Een eenvoudige top-down-introductie voor de gehele organisatie ineens is nagenoeg nergens aan de orde. Wat daarom nodig is, zijn gevarieerde en continue acties op alle niveaus van de organisatie om het bestaan en het gebruik van het IDS onder de aandacht te brengen (en te houden). Met name de studieloopbaanbegeleiders zijn hierin van doorslaggevend belang. Tip van één van de roc’s: investeer meer in de enthousiastelingen dan in de dwarsliggers! 4.4

Betrokkenheid van studenten

Hoewel in de themagroep dat belang breed wordt onderschreven, worden in de praktijk studenten nog maar in beperkte mate betrokken bij de inrichting van (onderdelen van) het IDS. Soms is dat wel gepland, maar nog niet uitgevoerd of men doet dat pas als het systeem in gebruik is genomen.


4.5

Betrokkenheid van anderen

Daarnaast wordt voor de ontwikkeling van het IDS vaak van meet af aan samengewerkt met relevante afdelingen of groepen betrokkenen binnen de instelling. Genoemd worden:  Studentenservicecentrum (5)  Afdeling ICT (5)  Schoolmaatschappelijk werkers (4)  Afdeling PR/Communicatie (3)  Opleidingsmanagers (2)  Studieloopbaanbegeleiders (1)  Docenten (1) Daarnaast worden ook ‘externe partijen’ genoemd, echter zonder te specificeren welke dat zijn. Voor de hand ligt dat dit (ook) aanbieders van webservices, vormgevers, enz. zullen zijn.


5

Concrete activiteiten/plannen/uitwerkpunten

Bij de vraag naar de belangrijkste activiteiten voor de komende tijd noemen de deelnemende instellingen:  Uitwerken van het (beleids- of uitvoerings)plan.  Verbreden van het draagvlak in de organisatie; het is nu nog vooral een ‘ding’ van schoolmaatschappelijk werk of het Studentenservicecentrum en dat moet verbreed worden tot een ‘ding’ van schooldirecteuren en CvB.  Het online-aanbod ‘blended’ gaan aanbieden, dat wil zeggen in een combinatie van online en face-to-face begeleiding.  Inventariseren van alle wensen met betrekking tot IDS en die wensenlijst onderzoeken op haalbaarheid.  Afstemming van aanpak, taal en vormgeving op de beoogde doelgroepen.  Een pilot draaien en daarin studenten bevragen over de inhoud, schoolmaatschappelijk werkers informeren en scholen.  De site interessanter maken; content of korte filmpjes of testjes toevoegen, professionelere lay-out, enz.  Onderzoeken of er online trainingen aangeboden kunnen gaan worden.  Ontwikkelen van een track- en tracesysteem voor informatievragen van aankomend studenten.  Ontwikkelen van een app voor verlenging van de ondersteuning van bepaalde studenten.  Implementatie van het IDS in curriculumonderdelen, zoals Loopbaan & Burgerschap of studievaardigheden.  Een (nieuw) promotie- en communicatieplan maken.  Inrichten van de chatmodule.  Training van online begeleiders. Vraag daarbij is of je iedereen gaat trainen omdat je vindt dat iedereen dit moet kunnen of dat je ‘specialisten’, die hier meer affiniteit mee hebben, wilt opleiden tot online coach.  Verbinding leggen met externe regionale partijen.  Het onderhoud van de informatie in het IDS in de lijn wegzetten. Tot zover de rapportage over de door de deelnemers ingevulde formats.


6

Voortgang bij Check it/PAZIO

De themagroep IDS is ontstaan vanuit de ervaringen met Check it, zoals ontwikkeld door ROC Midden Nederland, binnen de context van PAZIO. Dit zijn daarmee voor de themagroep de belangrijkste initiatieven op het gebied van online hulp en begeleiding en ze worden om die reden uitgebreider toegelicht. Check it is een portaal waar de student informatie kan vinden (beschermd met DIGID) over gezondheids- en leefstijlzaken. De student kan er ook in contact komen met specialisten van het Studieloopbaancentrum (SLC), chatten over zijn hulpvraag of een afspraak maken met een begeleider. De portal van PAZIO biedt (in principe) de mogelijkheid om ook andere gezondheidsvoorzieningen, zoals de huisarts of fysiotherapeut, digitaal toegankelijk te maken. Mede door een subsidie van Agis/Achmea kan ROC Midden Nederland Check it/PAZIO doorontwikkelen. Alle andere mbo-instellingen kunnen hiervan profiteren en van de opgeleverde producten gebruik maken. Inmiddels is samenwerking tot stand gekomen tussen ROC Midden Nederland en Zadkine/Albeda met betrekking tot het gebruik van PAZIO/Check it. In het voorjaar van 2014 is ook MBO Utrecht aangehaakt bij Check it/PAZIO. Ook de andere mbo-instellingen in Utrecht zijn geïnteresseerd. Zo kan men optimaal gebruik maken van de wederzijdse expertise en ervaringen en kunnen gezamenlijke ontwikkelingsvragen aan PAZIO worden voorgelegd. Bij Check it is veel tijd besteed aan de doorontwikkeling van het portaal; het technisch functioneren en de look-and-feel, die nodig is om optimaal aan te sluiten bij de leefwereld van mbo-studenten. Studenten zelf zijn hier nauw bij betrokken geweest. Daarnaast is veel aandacht uitgegaan naar de ontwikkeling van de content van Check it. Van vier dossiers bij de start zijn er inmiddels veertien informatiedossiers beschikbaar voor studenten, te weten: pesten, piekeren, slaapproblemen, scheiding, alcohol&drugs, 18 wat nu?!, gamecheck, geld, grip op je dip, dyslexie, gay enzo, rouw & verlies, seksualiteit en tegen je wil. Aanvankelijk heeft ROC Midden Nederland vooral zelf gewerkt aan het ontwikkelen van informatie en teksten. Bij sommige dossiers bleek het echter heel noodzakelijk om de informatie regelmatig te actualiseren. Dat bracht hen ertoe om meer aan te sluiten bij bestaande sites en samen te werken met organisaties die daarvoor verantwoordelijk zijn, zoals MIRRO, Hogeschool Utrecht, Victas, Trimbos Instituut, enz. De gekozen onderwerpen zijn mede tot stand gekomen door vragen en wensen van studenten en de ervaringen van de hulpverleners van het Studie & Loopbaancentrum (SLC). Naast informatie biedt Check it inmiddels ook een aantal zelftests en screeningsinstrumenten, zoals de Geldtest (ontwikkeld door Hogeschool Utrecht), Gamecheck (ontwikkeld door MIRRO), Rouw (ontwikkeld door MIRRO) en Alcohol en Drugs (ontwikkeld door B-open).


Voorts zijn in 2014 lijnen gelegd van Check it naar de interne zorgstructuur van ROC Midden Nederland. De volgende mogelijkheden zijn inmiddels ingebouwd: a. Een digitaal contactformulier binnen Check it voor direct contact met het schoolmaatschappelijk werk; b. Contact met de BBL-werkcoach; BBL-studenten, die slechts één dag per week op school zijn, kunnen via Check it online contact leggen met hun werkcoach; c. De mogelijkheid om een studievraag voor te leggen aan het Studie & Loopbaancentrum; d. De mogelijkheid om een vraag te stellen aan, of een afspraak te maken voor, het financieel spreekuur. ROC Midden Nederland ontvangt regelmatig statistieken van PAZIO over het gebruik van Check it. Daar komen belangrijke gegevens uit over het gebruik bij verschillende opleidingen, tijdstippen, m/v, leeftijd, enz. Deze informatie wordt benut voor bijstelling van de promotiestrategie, opzet van de site of de geboden informatie. Spanningsveld daarbij is dat naarmate je meer wilt weten over de gebruikers, zij meer moeten invullen over zichzelf, wat de laagdrempeligheid (en het gevoel van anonimiteit) vermindert. Die afweging moet steeds scherp gemaakt worden. Alle colleges en opleidingen hebben inmiddels kennis gemaakt met Check it, via een promotietour, georganiseerd door studenten van de opleiding Marketing en Communicatie. De promotietour heeft zich gericht op alle eerstejaars studenten van het ROC MN. Tijdens de promotietour gaan studenten de klassen in om andere studenten te vertellen over het portaal, daarbij laten ze het portaal zien en loggen ze (indien mogelijk) samen met de toehorende studenten in. Daarnaast zijn er flyers uitgedeeld en is er reclame gemaakt voor Check it op de televisieschermen die in alle gebouwen van het ROC MN hangen. De studenten van het Promoteam hebben ook een promotiefilmpje gemaakt. Daarnaast zijn er promotieactiviteiten georganiseerd tijdens andere evenementen op het ROC MN, zoals de week van het geld en de week van de belasting. Naast promotie, gericht op de studenten van het ROC MN, zijn er ook presentaties gegeven over Check it aan collegedirecteuren, docententeams en medewerkers van het SLC. Verder is, ter voorbereiding op het bieden van online hulp, een introductiecursus gegeven door eCoachPro aan het hele SLC-team (40 mensen), zowel studieadviseurs als schoolmaatschappelijk werkers. Dit was leerzaam, men ging heel praktisch aan de slag en dat maakte mensen erg enthousiast voor het oplossingsgericht online begeleiden van studenten. Een belangrijk aandachtspunt voor ROC Midden Nederland is hoe het gebruik van Check it door studenten versterkt kan worden door de site sterker te koppelen aan vaste curriculumonderdelen, zoals bijvoorbeeld het vak Loopbaan & Burgerschap, ‘empowermenttrainingen’, ‘heroriëntatie’ of de loopbaanbegeleidingslessen. Het wordt dan voor studenten steeds bekender om met de site te werken. Er is ook een oriënterende training georganiseerd voor schoolmaatschappelijk werkers en studieloopbaanbegeleiders door eCoachPro. Dit krijgt een vervolg in het nieuwe schooljaar. Met die gezamenlijke scholing wil men mede bereiken dat de schotten tussen verschillende vormen van begeleiding op het roc steeds meer verdwijnen; iedereen is ambassadeur voor alle vormen van begeleiding. In samenwerking met PAZIO is voor de opleiding tot doktersassistente van Midden Nederland een leerlijn ontwikkeld rond digitale hulp/E-Health. De huisartsen in de regio Utrecht werken immers al met PAZIO.


Voor meer informatie of een demo: [email protected] Voor meer informatie over PAZIO zie: www.pazio.nl/pazio of [email protected] Bij Zadkine is Check it inmiddels ook operationeel en wordt de promotie onder studenten aangepakt. Daarnaast worden studenten er ook via lessen Burgerschap en via de studieloopbaanbegeleiding mee in contact gebracht. Daarmee kon meteen een sterke start worden gemaakt. Een belangrijke uitdaging wordt de verbinding tussen de verschillende onlineprogramma’s bij Zadkine, waar naast Check it ook nog gewerkt wordt met Next Step en Fast Forward. Bovendien bestaat ook Helpff.nl (de site van het schoolmaatschappelijk werk in Rotterdam) nog.


7

Aandachtspunten in de afgelopen periode

Voor 2014 was een aantal aandachtspunten geformuleerd. Hier gaan we kort in op de inzichten die op die punten in het afgelopen jaar zijn opgedaan. In 2014 was een belangrijk aandachtspunt hoe breed of smal het gebied wordt waarop de online hulp wordt aangeboden; alleen hulpverlening bij sociaal-emotionele problemen, ook LOB of studiebegeleiding? Zoals in de paragraaf ‘Stand van zaken’ al beschreven is, zien we dat de meeste mbo-instellingen met een steeds bredere blik naar deze mogelijkheden kijken. Dat wordt in belangrijke mate gemotiveerd door de gedachte dat begeleiding van studenten meer en meer een integrale benadering vraagt, in plaats van scheidslijnen te trekken langs verschillende professionals en diensten. Een tweede motivering ligt in de ervaring dat studenten gemakkelijker en vaker de online mogelijkheden gaan gebruiken wanneer zij er vaker mee te maken krijgen, bij verschillende vormen van begeleiding, maar ook in onderdelen van het curriculum. De brede aanpak in het Individueel Digitaal Servicecentrum is daarmee voor de meeste deelnemende mbo-instellingen steeds meer de stip op de horizon geworden. Een ander aandachtspunt was hoe (onderdelen van) verschillende online programma’s, inhouden en portals goed op elkaar afgestemd aan studenten aangeboden kunnen worden. Dat blijft op de meeste plaatsen nog een belangrijk ontwikkelpunt. Daarbij is over het algemeen niet de techniek het hoofdprobleem, maar wel de noodzaak om verdere stappen te zetten in het integraal denken over en werken aan onderwijs en begeleiding voor studenten. Wanneer die gedachte aan kracht wint en alle professionals op de school zich als een onderdeel van een totaalaanpak beschouwen, kunnen nu nog apart aangeboden activiteiten en programma’s verbonden gaan worden tot een integraal aanbod. Daarin worden momenteel op veel plaatsen stappen gezet, maar dat zal zeker ook nog veel tijd kosten. Daarnaast werd gesignaleerd dat er naast de online hulp en begeleiding ook meer vanuit de organisatie gestuurde programma’s functioneren, waarin de studievoortgang van studenten wordt gevolgd. Een belangrijke vraag is dan welke keuzes gemaakt worden wanneer en waar studentgerichte en instellingsgerichte systemen elkaar kunnen of moeten raken, zoals bijvoorbeeld het geval is wanneer persoonlijke informatie omgezet kan worden naar managementinformatie. Maar ook wanneer persoonlijke informatie gedeeld wordt met professionals van de school of partners in de zorg. Gezien het prille stadium waarin het Individueel Digitaal Servicecentrum zich op de meeste mbo-instellingen nog bevindt, is de vraag of online hulp leidt tot betere en vroegtijdiger begeleidings- en hulpvragen van studenten en tot snellere en betere antwoorden daarop, nog niet te beantwoorden. Wel is het van belang voorwaarden in te bouwen in de opzet van het Individueel Digitaal Servicecentrum om deze vraag op termijn te kunnen beantwoorden. De statistieken, zoals die door PAZIO worden gemaakt ten behoeve van ROC Midden Nederland, kunnen daaraan bijvoorbeeld een bijdrage leveren. Bij het inrichten van onderdelen van een IDS moet een mbo-instelling zich afvragen hoe een effectieve verbinding gemaakt kan worden tussen de digitale coaching en de interne zorg. Het simpelste voorbeeld daarvoor is het inrichten van een digitale afspraakmodule met medewerkers van het Service- of Studieloopbaancentrum. Een andere, verdergaande, vorm is het bieden van nazorg of extra begeleiding via een app aan studenten die al hulp ontvangen vanuit de interne zorg van de school. 12 Rapportage thematische werkgroep – ‘Individueel Digitaal Servicecentrum’ in het mbo M&O-groep 2015

Ook het bieden van eCoaching door loopbaanbegeleiders en schoolmaatschappelijk werkers, als aanvulling op de face-to-face contacten, vormen hiervan een voorbeeld. Ook hier geldt weer dat een integrale benadering van studentenbegeleiding voor die afstemming essentieel is. Een ander aandachtspunt had te maken met communicatie en PR. Hoe realiseer je maximale bekendheid bij en gebruik door studenten? Welke promotie-/PR-middelen werken daarbij goed? Welke verbindingen met curriculumonderdelen lenen zich daartoe? Ook hierover valt in de paragraaf ‘Stand van zaken’ al het een en ander te lezen. Met name ROC Midden Nederland heeft veel uiteenlopende wegen bewandeld om Check it onder de aandacht van studenten en personeel te brengen. Inzet van studenten daarbij is heel belangrijk, maar nog belangrijker is het dat studenten het IDS vanzelfsprekend gaan vinden, doordat zij er op allerlei momenten en plaatsen mee te maken krijgen. Bij studiebegeleiding, psychosociale begeleiding, maar ook bij curriculumonderdelen, zoals Loopbaan & Burgerschap, mentor- of studielessen, enz. Een belangrijke conclusie was dat PR/communicatie nooit ‘af’ is. Dit zal om continue aandacht blijven vragen. Er zijn immers steeds weer nieuwe studenten en docenten en de aandacht zakt ook weer weg als studenten niet regelmatig met het IDS te maken krijgen. In de praktijk bleek bij de implementatie van het IDS een belangrijke rol te zijn weggelegd voor de opleidingsmanagers; als zij het omarmen kan het een structureel onderdeel worden van de kwaliteit van onderwijs en begeleiding. Een laatste belangrijk aandachtspunt in 2014 was de privacybescherming van studenten en de veiligheid van online hulpsystemen, waarbij ook de balans of spanning tussen het persoonlijke belang van de student en het belang van de onderwijsorganisatie aan de orde kwam. Daarvoor is in november 2014 een ‘Thinkshop’ aangeboden door E-hulp.nl. Het gaat dan om vragen als: 1. Welke gegevens wil/mag je wel/niet opslaan? 2. Wat leg je eigenlijk allemaal al vast als iemand een mail verstuurt naar de school? 3. Met wie mag je informatie uit mails of chats wel/niet delen en onder welke voorwaarden? 4. Welke consequenties heeft de manier van inloggen voor zowel de privacy van studenten als de veiligheid/bescherming van het systeem? 5. Welke consequenties heeft bijvoorbeeld het werken met PAZIO voor privacy, veiligheid en mogelijkheden voor toegang door de school (en partners van de school)? Aan de hand van de praktijk van Check it en Next Step werden concrete voorbeelden en consequenties van keuzes gepresenteerd en bediscussieerd. De deelnemers aan de ‘Thinkshop’ konden met de tips en adviezen aan de slag in hun eigen praktijk. Uitgebreidere informatie is beschikbaar via de presentatie van E-hulp.nl en het ‘Handboek Online Hulpverlening’, waarin een hoofdstuk is gewijd aan dit onderwerp.


8

Aandachtspunten voor de toekomst

Op basis van de ervaringen en discussies in de themagroep liggen er ook voor de toekomst nog belangrijke aandachtspunten en uitwerkingsvragen. De punten die er in 2014 al lagen zullen ook in de komende tijd nog aan de orde blijven. Zeker de afstemming van verschillende vormen van online hulp en begeleiding, de integratie van studiebegeleiding, LOB en psychosociale hulp en de inbedding van het IDS in het curriculum. Daarnaast wordt, met de inwerkingtreding van de nieuwe Jeugdwet per 1 januari 2015, de vraag heel urgent hoe vanuit de online initiatieven van de mbo-instellingen een link gelegd kan worden met de gemeentelijk georganiseerde (jeugd)hulp. Daar vallen immers grote schaal- en bereikbaarheidsvoordelen te behalen. Maar hoe dat op een effectieve manier ingericht kan worden is voorlopig nog een vraag. Naast online hulp en begeleiding via websites zal in toenemende mate onderzocht worden in hoeverre ook apps en andere toepassingen via smartphones en tablets nuttig, mogelijk en voldoende veilig kunnen zijn. Een ander belangrijk aandachtspunt voor veel mbo-instellingen is ook de vraag op welke momenten / tijden de online hulp en begeleiding beschikbaar moeten zijn. Ook ’s avonds? In weekends? Tijdens vakanties? enz. Zeker bij de inrichting van een chatfunctie is dit een veel gestelde vraag. Op enkele plaatsen is hiermee al ervaring opgedaan. Inmiddels lijkt ook de tijd rijp om de ervaringen van de deelnemers aan de themagroep op bredere schaal te gaan verspreiden. Andere mbo-instellingen zullen willen en kunnen leren van de stappen die deze roc’s al hebben gezet. Naast verspreiding via de kenniskringen zios kan ook gedacht worden aan een landelijke conferentie.


Bijlage: De praktijk bij de deelnemende mbo-instellingen Nieuwe initiatieven en programma’s Vanuit de nieuwe deelnemers aan de themagroep zijn ook nieuwe initiatieven op het gebied van online hulp en begeleiding in het mbo aan de orde geweest. Deze worden hier kort gepresenteerd. Wat-helpt.nl – Roc Tilburg Wat-helpt.nl Is de online hulpsite van Roc Tilburg. De site is opgezet door het schoolmaatschappelijk werk van Roc Tilburg, in nauwe samenwerking met het roc en met Helppf.nl van het schoolmaatschappelijk werk in Rotterdam. De schoolmaatschappelijk werkers in Tilburg zijn ook door hen getraind. Zij hebben een intervisiegroep om elkaar te ondersteunen en van de gezamenlijke ervaringen te leren. Het is een pilot voor 2 jaar, gestart in augustus 2013. Wat-helpt.nl heeft naast een informatiefunctie ook een chat- en een e-mailfunctie met de schoolmaatschappelijk werkers van het roc. Alle gesprekken en het gebruik worden gedocumenteerd, maar alle contacten zijn anoniem (behalve de hulpverlener, die maakt zich op de site bekend). Iedereen in heel Nederland kan er gebruik van maken, maar de inhoud en opzet van de site sluiten met name aan bij de mogelijkheden voor studenten in de regio. De online hulp is aanvullend op de face-to-face-hulp. Die ‘blended’ hulpverlening werkt volgens hen het beste. Deze extra service voor studenten betekende wel bezetting buiten kantoortijden en tijdens de vakanties. Dat vraagt wel wat van de hulpverleners. Via een app kunnen hulpverleners ook contact maken met studenten, bijvoorbeeld als zij niet komen opdagen bij een afspraak en hen vervolgens vragen via de chat contact op te nemen. Naast Wat-helpt.nl kent ROC Tilburg ook Route35.nl, het Regionaal Trajectbureau van gemeenten, RMC, UWV, enz. voor heroriëntatie. De hulp bij persoonlijke problemen en de ondersteuning na studie-uitval of arbeidstoeleiding zijn daarmee gescheiden trajecten / sites, maar er zit wel een link tussen de beide sites. App – Grafisch Lyceum Rotterdam Het Pedagogisch Adviesbureau van het Grafisch Lyceum Rotterdam is bezig om, in aanvulling op hun zorgtaak, een ‘app’ te ontwikkelen om studenten op afstand en ook buiten schooltijden om, laagdrempelig en heel praktisch begeleiding te kunnen bieden. Bijvoorbeeld nazorg na een gesprek of training, prikkel om op tijd uit bed te komen, tools voor het plannen en structureren van taken, contact met de eigen mentor, begeleiding bij stages, enz. Met de app kunnen ook studenten met extra ondersteuningsbehoeften intensiever gevolgd / begeleid worden. CvB en afdelingsdirecteur zijn enthousiast. Eigen docenten en studenten werden aanvankelijk ingezet om de app te bouwen, maar daar is om veiligheidsredenen uiteindelijk van afgezien. In feite is de app een website, die geschikt is voor smartphones en tablets, maar het ziet het er uit als een app. Dit omdat een app niet makkelijk te verbouwen of aan te vullen is en een website wel. Het systeem bevat een voor iedereen toegankelijk deel met informatie over onderwerpen als stress, somber, angst, stress, slecht slapen, organiseren/plannen … en altijd is de knop ‘help’ in beeld, voor wie behoefte heeft aan acute hulp. 15 Rapportage thematische werkgroep – ‘Individueel Digitaal Servicecentrum’ in het mbo M&O-groep 2015

Daar komt een chatfunctie achter, die enkele uren per dag beschikbaar is. Ook wordt steeds de mogelijkheid geboden om contact op te nemen met het Pedagogisch Adviesbureau van GLR. Als dat contact is gelegd krijgt de student een inlog en kan hij/zij gebruik maken van ‘tools’ in de app, op de thema’s waarop er problemen zijn. Die tools kunnen tests zijn, planners of logboekjes, oefeningen, enz. Als er contact is geweest met een PABmedewerker kan dat online vervolgd worden, zo nodig ook buiten schooltijd. De PAB-ers die ermee gaan werken hebben een module online hulpverlening gevolgd en geoefend met chatsessies. Bij Deltion wil men directe aanmelding door studenten voor begeleiding vanuit het Studenten Succes Centrum (SCC) mogelijk maken, waar dat nu nog via verwijzing door de loopbaanbegeleider gaat. Na een roc-brede inventarisatieronde wil men een systeem ontwikkelen dat makkelijk toegankelijk en overzichtelijk is, informatie goed uitwisselbaar maakt, de mogelijkheid biedt om elkaar gemakkelijker te bereiken en de interne informatie te stroomlijnen. Er wordt gezocht naar een combinatie van een nieuw Studentvolgsysteem en een begeleidingssysteem. Met de komst van passend onderwijs komen er nieuwe taken in de 1e en 2e lijn, waar het SCC een belangrijke rol in gaat spelen. In het IDS moeten onderwijs en SCC samen gaan optrekken; werkgroepen hebben daarover nagedacht. Zo zal onder meer de onderwijstijd bijgehouden gaan worden, begeleidingstrajecten kunnen digitaal gepland en deels ook uitgevoerd worden, de mogelijkheid wordt geboden om vragen te stellen aan de 1e en 2e lijn, om afspraken te maken, enzovoort. Er kan ook een chatfunctie aan gekoppeld worden. Het IDS wordt opgezet vanuit de sharepoint-omgeving van Deltion, waarbij ook externe systemen aangehaakt kunnen worden. Het zit daarmee wel achter een inlog, maar niet met DigiD. Voortgang bij overige deelnemers Scalda heeft inmiddels een digitaal systeem ontwikkeld waarmee de beantwoording van onder meer opleidings-gerelateerde vragen gevolgd kunnen worden. Daarnaast is gestart met de ontwikkeling van een webformulier voor vragen aan begeleiders van de Unit Begeleiding & Advies, het servicecentrum van Scalda. Hierbij gaat het om vragen of problemen van meer persoonlijke aard van studenten die hiermee niet naar hun studiecoach willen of kunnen. Hiermee wil Scalda een laagdrempelig systeem creëren voor digitale hulp. In een uitgestrekte provincie als Zeeland kunnen op deze manier ook lange reistijden voor een face-to-face gesprek vermeden worden. Beide systemen zijn toegankelijk gemaakt door een button op de website van Scalda en het intranet. Verder wordt het psychosociale deel doorontwikkeld met content (FAQ’s), die deels zelf ontwikkeld is en deels afkomstig is van Wat-helpt.nl (Tilburg). Intern speelde de vraag naar de mogelijkheden en haalbaarheid van een chatfunctie. Hiervoor heeft Scalda om principiële redenen vooralsnog niet gekozen, maar ook gezien de organisatorische consequenties die dat met zich meebrengt. In het voorjaar van 2015 zou het geheel operationeel moeten zijn. Bij Da Vinci is gestart met een kleine pilot eCoaching, als aanvullende hulp voor de zwaardere ‘gevallen’. De uitvoerende loopbaanadviseur en de studenten die ermee te maken hebben gehad zijn heel tevreden. En er is een testfase gestart in de maand september, waarin loopbaanadviseurs digitaal informatie bieden aan studenten. Daar kunnen ook vragen gesteld worden via een chatfunctie. De koers is: op weg naar een Digitaal Servicecentrum. Die stip op de horizon is nodig om de betrokkenen vroegtijdig mee te nemen. 16 Rapportage thematische werkgroep – ‘Individueel Digitaal Servicecentrum’ in het mbo M&O-groep 2015

De ervaring leert dat zo lang als het IDS geïsoleerd zit in het SLC en niet ingebed is in het onderwijs, het langs de studenten heen gaat. Dat bleek ook in het team passend onderwijs (met interne en externe AB-ers). Studenten willen ‘gewoon’ zijn en geen ‘hulp moeten zoeken’. Het Individueel Digitaal Servicecentrum is voor iedereen, het is gewoon een onderdeel van de studie. Daarmee ben je geen buitenbeentje meer als je het gebruikt. Dit betekent dat ook de uitgangspunten samen gedeeld moeten worden binnen het gehele team. Het raakt dan immers ook direct aan de positie van docenten en begeleiders. Docenten werken vanuit (pedagogisch) gezag, begeleiders vanuit een beïnvloedingsrelatie. Wat betekent dat voor ieders handelen? Er is een Studiedag georganiseerd voor het Servicecentrum, waar het accent lag op de additionele bijdrage van IDS. Daar bleek bij alle medewerkers van het SLC draagvlak te bestaan voor de ontwikkeling van het IDS! Wel wordt voorzien dat het nog jaren vergt om dit totaal uit te bouwen. Aansluiten bij Check it en PAZIO is voor Da Vinci nu nog een stap te ver. Wel is er een aanbod van de GGD, gevuld met regionale expertise en 24/7 mensen beschikbaar voor vragen. Die inhoud is echter veel minder toegespitst op de mbo-populatie. Zadkine heeft, naast Check it, nu vier jaar ervaring met Next Step en Fast Forward. Het programma sluit aan bij het onderwijs en LOB en is gericht op beroepskeuze, aansluiting op de arbeidsmarkt, enzovoort. Fast Forward is ontwikkeld op verzoek van het SLC (Servicecentrum) en richt zich op (potentiële) uitvallers. Het draait om beroepskeuze en zelfinzicht (leefgebieden, zelfbeeld, leefstijl). Aangeven dat er problemen zijn, zowel op school als in de persoonlijke sfeer, maakt ook deel uit van beide programma’s. In principe is de opzet van de programma’s hetzelfde. Next Stept is inmiddels een verplicht onderdeel voor examenstudenten; 60% gebruikt het, 40% niet en dat zijn met name de BBL-ers. Dat is niet heel verrassend, want zij hebben al een beroepskeuze gemaakt. Ook docenten stimuleren het gebruik door deze groep niet. Deze studenten missen daarmee wel het deel over zelfinzicht op verschillende leefgebieden (gezondheid, financiën, huisvesting, relaties, enz.) De SLB-er kan daar dan ook niet in meekijken en ontvangt geen signaaltje bij 2 of meer probleemgebieden, zoals dat bij studenten die er wel mee werken gebeurt, waarna zij de student dan kunnen uitnodigen voor een gesprek of er in lopende gesprekken gerichter op in kunnen gaan. Bij de Entree-opleidingen is de gebruiksscore 100%. Die studenten hebben er ook veel belang bij, want zij moeten doorgaans veel onderzoek doen naar hun kansen en mogelijkheden op de arbeidsmarkt. De werkboeken in Next Step dekken geheel School Ex, waarmee meteen de rapportage aan het Ministerie rond is. Dat stimuleert wel flink het gebruik ervan. Fast Forward en Next Step kennen een verdieping voor studenten met problemen op bepaalde leefgebieden. Zij krijgen dan een menu met vragen over hun leefstijl, met informatie en een doorverwijsdeel naar organisaties die daarvoor een hulpaanbod hebben, vooral extern en deels ook intern. De student beheert zelf alle inhoud en bepaalt welke informatie ook voor anderen toegankelijk mag zijn.


Wat levert het op?  Door de signalerende functie in deze programma’s is binnen het startcollege eerder in beeld wie er extra aandacht of ondersteuning moeten krijgen.  Het past goed in het idee van het IDS.  Doordat ook voor het PO, VO en HBO vergelijkbare programma’s bestaan kan het eigen digitale dossier overgedragen worden van de ene onderwijssoort naar de andere. De intakegegevens worden zo verrijkt met informatie van het voorliggende onderwijs en aan de achterkant wordt de overgang naar vervolgonderwijs of arbeid versoepeld.  Het past echt in het beeld voor de toekomst, waarin een integrale benadering centraal staat, de schotten met andere sectoren geleidelijk verdwijnen en het keten-denken groeit.  Nu zijn er nog studenten niveau 3-4 die in de Wajong zitten! Zij hebben een duwtje nodig om de arbeidsmarkt op te komen. Daar kan Next Step / Fast Forward een rol in vervullen, door die studenten beter voor te bereiden op arbeid of vervolgopleiding, eventueel samen met partijen in de zorg.  School Ex binnen het programma is een beloning of incentive.


Eindrapport 2014 thematische werkgroep Individueel Digitaal Servicecentrum in het mbo

Recommend Documents