EindhovenseStudenten SportFederatie. Jaarverslag

E i n dh ov en s eSt u den t en Spor tF eder at i e

Jaarversl ag 20062007

ESSF Jaarverslag 2006-2007

Inhoudsopgave

Inleiding

3

Functieverslagen Functieverslag Voorzitter Functieverslag Vice-voorzitter Functieverslag Secretaris Functieverslag Penningmeester

4 4 5 6 7

Beleidsevaluatie

8

Evenementen en activiteiten Constitutieborrel Van Lint Studenten Sport Week (LSSW) Studenten Wintersport Studenten Sportgala Sportkaartvrije week Batavierenrace 2006 GNSK Van Lint Outdoor Intro Kaderdag Thema-avond Cursus BHV (Bedrijfs Hulp Verlening) TU/e Voorlichtingsdagen Sportkrant Studentensport Nederland Website

12 12 12 12 12 13 13 14 14 15 16 16 16 17 17 17 17

Financieel Jaarverslag Begroting 2005-2006 Afrekening 2005-2006 Deelafrekeningen Goedkeuring Kas Controle Commissie

19 19 20 21 26

Slotwoord

27

Pagina 2 van 27


Inleiding Geachte lezer, Voor u ligt het jaarverslag van het 44e bestuur van de Eindhovense Studenten Sport Federatie dat gedurende het collegejaar 2006-2007 heeft gezeten. Dit jaar begon de ESSF met vier personen aan het bestuursjaar, waar er normaal gesproken vijf bestuursleden zitting nemen in de ESSF. Mede door de goede overdracht en voorbereiding van het vorige bestuur, heeft de ESSF haar taken goed kunnen voortzetten en bleek de beperking van een bestuur met vier personen alleszins mee te vallen. In het jaar 2006-2007 heeft de nadruk voor de ESSF gelegen in het zo goed mogelijk voortzetten van het werk van onze voorgangers. Met vier personen is het dan automatisch zo dat de grootste werkdruk van de evenementen komt en dat daar dus de meeste tijd in is gestoken. De Van Lint Studenten sportweek heeft dit jaar weer een recordaantal deelnemers gehaald en met de Batavierenrace had Eindhoven na de organiserende steden de meeste inschrijvingen. De grootste veranderingen in de evenementen kwamen in het afgelopen jaar van de Studentensportverkiezingen, die tijdens het Studenten Sportgala werden uitgereikt. Dat werd voor het eerst niet in oktober, maar in februari georganiseerd en was groter en professioneler opgezet dan in de jaren daarvoor. In samenwerking met Studium Generale werd een avond georganiseerd met diverse demonstraties en lezingen in de Blauwe Zaal van het auditorium van de TU/e. Op andere vlakken heeft ESSF dit jaar vooral in de promotionele activiteiten een paar aanpassingen gemaakt. Zo is er de Sportkaarthoudersnieuwsbrief opgezet. Dit is een nieuwsbrief die één keer per twee maanden uitkomt en naar alle studentensportkaarthouders gaat. Er is ook nieuw briefpapier ontworpen en in gebruik genomen en de website heeft een metamorfose gekregen. In het jaarverslag dat voor u ligt, vindt u de functieverslagen van alle bestuursleden. Hierin wordt beschreven hoe ieder bestuurslid zijn of haar jaar als ESSF’er heeft ervaren en hoe de verschillende functies zijn uitgevoerd. Per functie staan er zaken in die voor de bestuursleden persoonlijk als belangrijk zijn ervaren in het afgelopen jaar. Ook vindt u in dit jaarverslag de beleidsevaluatie, de verslagen van alle evenementen en belangrijke activiteiten in het afgelopen bestuursjaar. Ten slotte hebben wij een financieel overzicht geplaatst van het afgelopen jaar.

Pagina 3 van 27


Functieverslagen Functieverslag Voorzitter De functie van voorzitter is het afgelopen jaar erg goed bevallen. De taken die bij de invulling van deze rol horen kwamen grotendeels overeen met mijn verwachtingen. Bij het begin van het jaar had ik een paar doelen gesteld. Op de eerste plaats was dit natuurlijk de goede lijn van mijn voorgangers voortzetten. Maar op de tweede plaats ook mijn persoonlijke ontwikkeling. Eén van die doelen was het beter worden in vergaderingen. De voorzitter is zoals bij elke vereniging het gezicht van de vereniging en daar komt een bepaalde verantwoordelijkheid bij kijken. Dit jaar was een goede test om te kijken of ik met deze verantwoordelijkheid om kon gaan. Als voorzitter ben ik afgelopen jaar in vergelijking met mijn bestuursgenoten minder bezig geweest met het organiseren van evenementen. Waar het meeste van mijn tijd in is gaan zitten, is vergaderen. Het leiden van vergaderingen en het deelnemen aan vergaderingen. Aangezien ik hier weinig ervaring in had was dit een grote uitdaging. Het vergaderen met de andere sportraden uit Nederland onder de naam van Studentensport Nederland was een van mijn hoogtepunten van dit jaar. Als voorzitter heb je verschillende soorten verantwoordelijkheid. Bij de ESSF is deze op de volgende manier verdeeld. Als voorzitter ben je natuurlijk algemeen verantwoordelijk, maar voor de evenementen binnen de ESSF ligt dat weer anders. Elk evenement wordt door twee personen georganiseerd en als voorzitter ben je altijd ondersteunend. Dit jaar had ik de eer om de Studentenwintersport en het GNSK te mogen ondersteunen. De studentenwintersport was voor mij het hoogtepunt van het jaar organisatorisch gezien. Dit evenement is vrijwel vlekkeloos verlopen en dat geeft toch een kik. Toch leek het een moeilijk jaar te gaan worden aangezien we met vier bestuursleden begonnen in plaats van de gebruikelijke vijf. Wij moesten onze ambitieuze plannen dus lichtelijk aanpassen en reëel blijven. Uiteindelijk hebben wij dit jaar al onze tijd en moeite gestoken in het draaiende houden van de ESSF en zo goed mogelijk neer zetten van de evenementen. Hierdoor was het moeilijker om wat extra’s te doen. Toen Emmy wegens Pfeiffer minder kon werken en Maarten wegens ziekte een tijd wegviel werd de werkdruk ineens erg hoog. Toch ben ik tevreden over hoe wij als team met deze tegenslagen zijn omgegaan en ons best hebben gedaan de ESSF zo goed mogelijk te besturen. Als ik zo terug kijk op dit jaar houd ik er louter een positief gevoel aan over. Dit jaar was een jaar om als buitenstaander jaloers op te worden. Ik wens onze opvolgers bij dezen veel succes en vooral plezier toe voor het komende jaar. Thomas Thunnissen Voorzitter ESSF

Pagina 4 van 27


Functieverslag Vice-voorzitter / Commissaris Externe Betrekkingen Afgelopen jaar had ik het geluk dat ik niet eens hoefde te kiezen tussen mijn twee favoriete functies, maar ze allebei mocht gaan uitvoeren. Dit zorgt natuurlijk ook voor een extra werkdruk maar veel taken zijn voor een gedeelte dan ook overgenomen door mijn medebestuursgenoten. Daarvoor natuurlijk veel dank.

Vice-voorzitter Als vice-voorzitter heb je naast het ondersteunen van de voorzitter weinig specifieke taken. Hierdoor is het mogelijk om je in te kunnen zetten voor de evenementen. Dit heb ik dan ook met groot plezier gedaan. Voor de kaderdag heb ik vooral het gedeelte van het organiseren van de workshops op me genomen. Dit is me goed bevallen en het was een mooie taak als beginnend bestuurder. Daarna kwamen de grotere evenementen zoals de Studentenwintersport, waar ik veel nieuwe mensen heb leren kennen en het geluk had dat er een goede commissie achter mij stond. Vervolgens was het GNSK aan de beurt. De taken die hierbij kwamen kijken waren vooral frustrerend. De trainers motiveren goede spelers te zoeken en de documenten op tijd in te leveren was erg moeilijk, maar ik verwacht eerlijk gezegd niet dat dit snel zal veranderen. Ook voor de VWO-voorlichtingsdagen heb ik mij steeds weer ingezet. De presentatiewand van het vorige bestuur kwam hier erg goed van pas. Het was afgelopen jaar gelukkig niet nodig dat ik Thomas moest vervangen. Wel heb ik hem natuurlijk goed ondersteund bij de SSN vergaderingen.

Commissaris Externe Betrekkingen Met de sponsoring werd afgelopen jaar een nieuwe weg in geslagen. In het begin van ons bestuursjaar hadden we 2 stagiaires die voor ons gingen uitzoeken wat het beste plan van aanpak was met betrekking tot sponsoring. Vanuit het verslag van deze stagiaires heb ik een nieuwe sponsormap geschreven waarin we in plaats van evenement sponsoring naar jaarsponsoring gaan. Helaas had ik te weinig tijd om dit plan ook echt tot uitvoering te brengen, dus dit zal doorgevoerd moeten worden door het nieuwe bestuur. Maar ik heb natuurlijk wel nog wel andere contracten binnen weten te slepen. Zo hebben we voor het eerst een websitesponsor voor het komende collegejaar en krijgen we advertentie- ruimte in de Sportief! Onze krant kost ons dus niets maar we krijgen er wel inkomsten door. Qua Promotie ben ik niet erg actief geweest. Dit gedeelte is vooral opgevangen door mijn medebestuurders die veel meer kennis hadden van Photoshop e.d. Toch ben ik blij dat we dit jaar wel een kader hebben kunnen ontwerpen voor onze posters zodat deze altijd duidelijk herkenbaar zijn. Ook was ik erg tevreden dat studentensport veelvuldig in de cursor stond. Als laatste wil ik natuurlijk mijn mede bestuurders bedanken voor dit geweldige jaar waarin ik veel geleerd heb over besturen maar ook over mezelf. Ik denk dat we een divers maar goed team waren! Emmy Manders Vice-voorzitter/ Commissaris Externe Betrekkingen 2006-2007

Pagina 5 van 27


Functieverslag Secretaris De secretaris is natuurlijk vooral verantwoordelijk voor zaken als het bijhouden van de post, de e-mail en de notulen. Dit zijn ook meteen de taken die niet de meeste tijd in beslag nemen, maar wel gedaan moeten worden. In het begin van het jaar werden alle contactbestanden bijgehouden in een groot excelbestand. Per categorie is er een andere tab, maar toch was dit onoverzichtelijk en ingewikkeld. In eerste instantie was het de bedoeling om het versturen van brieven makkelijker te maken, omdat de bestanden van onze adreslabels nooit klopten. Ik heb alle adresgegevens van onze contacten ingevoerd in Microsoft Outlook. Op deze manier is het met een paar muisklikken mogelijk om een overzicht te printen van alle labels en dus aan iedereen in één keer een brief te versturen. De bedoeling is om hierin ook alle telefoonnummers bij te houden, maar ik heb niet de kans gezien om ook die allemaal in te voeren in Outlook, dus op dit moment werkt de secretaris met de adressen in outlook en de rest van de gegevens in het excel-bestand. Er ligt dus een taak voor de volgende secretaris om ervoor te zorgen dat er helemaal overgeschakeld kan worden naar één systeem, waarin alles makkelijk bijgehouden kan worden. Ook vernieuwd is de agenda van de ESSF. Tot dit jaar had de ESSF een agenda waarin de secretaris alles opschreef en waarin iedereen te pas en te onpas moest komen kijken. Ook in dit geval was Microsoft Outlook de oplossing. De agenda is gedigitaliseerd en nu kan iedereen vanaf zijn computer de agenda bekijken en aanpassen. Per persoon kunnen ook afspraken ingevoerd en gemerkt worden met een kleurcode, zodat iedereen altijd kan zien waar de ander is. Een grote aanpassing voor de secretaris is dit jaar het versturen van de nieuwsbrief geweest. Allereerst is er een nieuwsbrief bijgekomen in de vorm van de sportkaarthoudersnieuwsbrief. Dit is een tweemaandelijkse nieuwsbrief die digitaal verstuurd wordt aan alle studentsportkaarthouders. Hierin komen belangrijke zaken terug als grote evenementen, mededelingen van het sportcentrum en een overzicht van de te houden NSK’s in de nabije toekomst. Deze nieuwsbrief wordt in het Engels en in het Nederlands verstuurd. Verder is er nu een duidelijke template gemaakt voor de nieuwsbrief. Dit betekent dat de lay-out van de nieuwsbrief nu helder en vertrouwd is. Verenigingen en sportkaarthouders kunnen duidelijk zijn dat de nieuwsbrief van de ESSF komt. Voor mij persoonlijk was het afgelopen jaar een heel leuk, leerzaam en gezellig jaar. Ik heb hard gewerkt en veel geleerd, maar vooral veel plezier gehad. Ik wil mijn bestuursgenoten, Thomas, Emmy en Maarten dan ook heel erg bedanken voor de leuke tijd die we samen hebben gehad en prijzen voor het goede teamwork. Met zijn vieren hebben we er een goed jaar van gemaakt. Sanne Raaijmakers Secretaris ESSF

Pagina 6 van 27


Functieverslag Penningmeester Het functieverslag penningmeester in 2005-2006 geschreven door Bjarne Tellekamp begon met de mededeling dat zijn queeste voor dat jaar het zoeken naar een mooi boekhoudprogramma was. Uiteindelijk had hij er één gevonden en 2007-2008 is dan ook het eerste jaar dat het boekhoudprogramma heel het jaar gebruikt is. Het bleek een erg goede keuze te zijn met als enige nadeel dat een boekjaar in het programma loopt van 1 januari tot 31 december. Bij de ESSF loopt een boekjaar echter van 1 september tot 31 augustus. Dit is in het programma niet aan te passen, maar hier valt wel omheen te werken. Verder was het programma ideaal en zal ook komende jaren goed ingezet kunnen worden. De financiële zaken bij de ESSF zijn ook dit jaar op dezelfde manier uitgevoerd als de jaren ervoor. Voor elk evenement werd een aparte begroting/afrekening gemaakt die door het studentensportcentrum goedgekeurd werd. Bovendien wijkt de algemene afrekening ook niet veel af van die van het jaar ervoor, dus tot zover weinig bijzonders. Zowel de algemene begroting/afrekening als die van de evenementen vind je elders in dit jaarverslag. Wat misschien wel opvalt, is het feit dat de uiteindelijke afrekening ongeveer € 5000,- lager ligt dan begroot. Dit heeft te maken met minder subsidieaanvragen en lage kosten voor organisatie en PR. Voor de evenementen is het minder scheef. Dit heeft tot gevolg dat we minder subsidie van het studentensportcentrum hebben aangevraagd. Wat wel veranderd is, is het systeem van factureren. Er is een zakelijkere factuur ontworpen die een stuk duidelijker en overzichtelijker is ten opzichte van de oude factuur. Verder is er een systeem van factuurnummers ingevoerd waardoor beter bij te houden is welke facturen niet en welke facturen al wel voldaan zijn. Ik ben achteraf blij dat ik de functie van penningmeester op mij heb genomen, omdat iets heel anders is dan de technische studie die ik op de TU doe. Omdat ik men een praktische kennis van bijna niets begon, heb ik ook ontzettend veel geleerd dat jaar en dat is ook gelijk één van de mooiste dingen van een jaartje ESSF. Het feit dat je er ontzettend veel van leert. Naast mijn penningmeestertaken heb ik me dit jaar ook nog bezig gehouden met de website (zie het stuk website in dit jaarverslag) en met het bijhouden van de NSK’s die in Eindhoven worden georganiseerd. Helaas is de laatste van deze twee niet helemaal uitgevoerd zoals ik eigenlijk wilde, maar dit had te maken met de beschikbare tijd. Ik had namelijk ook nog wat evenementen die georganiseerd moesten worden. Met name de Batavierenrace was geweldig om te doen, maar dat was samen met de Van Lint Studenten Sportweek ook de reden dat ik me in de eerste plaats had gemeld voor een jaar ESSF-bestuur. Uiteindelijk is het dus een erg mooi jaar voor mij geweest waarin ik ontzettend veel heb geleerd, maar ook ontzettend veel plezier heb gehad. Bij dezen wil ik daarom ook mijn medebestuursgenoten hartelijk danken voor hun inzet. Ik denk dat we met zijn vieren een goede combinatie waren en we hebben behoorlijk veel van onze doelen waar weten te maken. Maarten Leijten Penningmeester 2006-2007

Pagina 7 van 27


Beleidsevaluatie In het onderstaande stuk staat het beleid zoals dit aan het begin van het bestuursjaar door het 44e bestuur is geformuleerd. Elk punt zal afzonderlijk worden geëvalueerd, deze evaluatie is in schuingedrukte tekst weergegeven. Beleid 2006-2007 Bij dezen willen we het beleid van de Eindhovense Studenten Sport Federatie (ESSF) voor de jaargang 2006-2007 kenbaar maken. Het doel van de ESSF is het doen beoefenen en het bevorderen van de studentensport door het coördineren en stimuleren van de sportbeoefening door studenten, ingeschreven bij de Technische Universiteit Eindhoven, Fontys Hogeschool te Eindhoven en de Design Academy te Eindhoven of een nader door het Studentensportcentrum Eindhoven te bepalen instelling. Ook voor de jaargang 2006-2007 zijn de beleidspunten hiervan afgeleid. Deze punten zijn: 1 De belangen behartigen van de Eindhovense studentensporters; 2 De toegankelijkheid en de naamsbekendheid van de ESSF vergroten; 3 Een goede communicatie naar de SSV’s, TU/e en Fontys. 4 De continuïteit van de ESSF waarborgen.

Deze punten komen overeen met het algemene beleid. Wij willen hier ook dit jaar een vervolg aan geven. Dit houdt in grote lijnen in dat wij meer sporters aan willen trekken. Hoewel dit ook geldt voor de TU/e willen wij ons vooral richten op Fontys Hogescholen Eindhoven en de Design Academy. Dit omdat bij deze instellingen nog maar een klein percentage een sportkaart bezit. Verder willen we studentensporters stimuleren om mee te doen aan de diverse sportevenementen die ook dit jaar weer georganiseerd gaan worden. Uiteraard willen we sterke, winnende teams afvaardigen naar bijvoorbeeld de Batavierenrace en de GNSK. Hieronder volgt de uitwerking van de beleidspunten waarop wij ons dit jaar gaan richten. 1.

De belangen behartigen van Eindhovense studentensporters.

Met meer dan 9000 sportkaarthouders in Eindhoven is het belangrijk dat er voor iedereen gelijke mogelijkheden liggen. De belangen van sportende studenten staan bij de ESSF voorop. Wij willen dat het SSC zorgt voor goede accommodaties voor sporters en wij zorgen voor een goede organisatie van activiteiten. De belangrijkste punten voor het jaar 2006-2007 zijn: -

De belangen behartigen van de sportkaarthouders: elke sportende student (aangesloten bij een SSV of niet) moet zijn of haar sport kunnen beoefenen op de manier die hij/zij dat wil. Daarom moeten er voldoende en adequate diensten worden aangeboden door het SSC;

Pagina 8 van 27


Dit is een algemeen punt in ons beleid geweest. Dit is een van onze kerntaken en deze hebben wij ingevuld door zo goed mogelijk alle vragen te beantwoorden die bij ons zijn binnengekomen. -

Alle activiteiten zo goed mogelijk organiseren; Wij hebben ons best gedaan alle evenementen zo goed mogelijk te organiseren met een vierkoppig bestuur. Wij zijn tevreden over alle evenementen. Het enige evenement dat minder aandacht heeft gekregen is de sportkaartvrije week. Om dit beter op te zetten volgend jaar hebben wij een nieuw plan van aanpak opgesteld.

-

De sportverkiezingen professioneler en groter opzetten in samenwerking met Studium Generale. De sportverkiezingen zijn dit jaar anders aangepakt dan voorgaande jaren. Wij hebben het dit jaar zoals bovengenoemd samen met Studium Generale georganiseerd. De uitstraling was dit jaar professioneler dan voorgaande jaren en volgens ons is de avond geslaagd. 2.

De toegankelijkheid en de naamsbekendheid van de ESSF vergroten.

Om de sportende student zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen, wil de ESSF haar naamsbekendheid en de toegankelijkheid vergroten. Het is namelijk belangrijk dat de sportende student weet wie de ESSF is en vooral wat de ESSF voor hem/haar kan doen. Wij willen dit bereiken aan de hand van de volgende kernpunten: -

Een uniforme uitstraling naar buiten toe. Het is belangrijk om als bestuur herkenbaar te zijn (dmv bestuurskleding), zodat wij ook gemakkelijk aangesproken kunnen worden; Dit jaar hebben wij als bestuurskleding naast de gebruikelijke polo en sweater ook een blouse en pak aangeschaft. Wij hebben op evenementen van ons zelf en van anderen deze dan ook zoveel mogelijk aangehad. De uniforme uitstraling is volgens ons wel gelukt, maar we hadden dit jaar meer aanwezig kunnen zijn. Op deze manier was de uniforme uitstraling misschien meer naar voren gekomen.

-

Een uniforme uitstraling is ook belangrijk voor de sporters, dus als we teams afvaardigen naar grote evenementen willen we dat ze allemaal herkenbaar zijn als zijnde TU/e, Fontys, Eindhoven-team; De twee grote evenementen dit jaar waar wij TU/e, Fontys, Eindhoven teams naar hebben uitgezonden zijn de Batavierenrace en het GNSK. Bij de Batavierenrace is deze uitstraling goed gelukt. Met shirts voor de deelnemers en organisatie/deelnemers truien zijn wij bij de Batavierenrace goed opgevallen dit jaar. Bij het GNSK hebben wij ons best gedaan om alle teams te laten spelen in de tenues die door het sportcentrum ter beschikking zijn gesteld. Dit is helaas niet helemaal gelukt. Verder hadden wij voor elke deelnemer een trui of trainingspak waar zij gedurende het GNSK in mochten lopen. Deze werden door het warme weer echter niet gedragen. Een oplossing hiervoor hebben wij opgenomen in onze evaluatie en het draaiboek.

-

Het aanstellen van een contactpersoon binnen het bestuur voor de SSV’s. Deze persoon regelt één keer in het begin van het jaar een bijeenkomst met de SSV’s en één keer als het betreffende bestuur van de vereniging is gewisseld, om elkaar te leren kennen. Verder heeft de ESSF als doel om ten minste één keer met alle verenigingen mee te trainen, om betrokken te raken bij de verschillende sporten;

Pagina 9 van 27


Wij hebben ook dit jaar een contactpersoon aangesteld voor elke vereniging. Hier werd echter geen gebruik van gemaakt. Het is namelijk zo dat iedereen binnen het bestuur verschillende kennis over het sportcentrum opdoet. Het is volgens ons dus gemakkelijker gebleken om de bestuurder die over het onderwerp van de vraag gaat de vraag te laten beantwoorden. Het meetrainen bij alle verenigingen is helaas niet gelukt. Dit was zeker wel de bedoeling, maar doordat wij maar vier bestuurders hebben gehad het afgelopen jaar was het moeilijk om twee bestuurders te vinden die tegelijk konden. Wel vonden wij alle trainingen waar wij aan mee hebben gedaan een grote uitdaging en zeker erg gezellig. -

Het zorgen voor artikelen in de faculteitsbladen, de Cursor, Sportief en andere bladen, om zo te zorgen voor meer naamsbekendheid en openheid over wat de ESSF doet. In het begin van het jaar hebben wij stukken geschreven voor verschillende studievereningsbladen. Veel studieverenigingen hadden echter een streng beleid waardoor wij niet zomaar een stuk mochten plaatsen. Verder zijn in de Cursor alle evenementen verschenen die wij hebben georganiseerd verschenen. 3.

Communicatie

Dit beleidspunt staat vooral voor de verbetering van de communicatie binnen het sportcentrum en naar buiten toe. Met de communicatie naar buiten toe worden vooral Fontys Hogescholen en de Design Academy bedoeld. Dit moet gerealiseerd worden aan de hand van de volgende punten: -

De eerder genoemde artikelen in de faculteitsbladen, de Cursor (update in sportpagina) en Sportief; Zie bovenstaand commentaar.

-

Het publiceren van stukken in de Regionale Dagbladen om evenementen te promoten en om topprestaties van Eindhovense studentensporters in de publiciteit te krijgen; Hier hebben wij ons helaas minder mee bezig gehouden.

-

Het up-to-date houden van de website, zodat iedereen goed op de hoogte kan blijven van de activiteiten op het SSC; Afgelopen jaar hebben wij weer de website onderhanden genomen. Volgens ons was de vorige website achter de schermen goed. Maar hij paste niet in ons plaatje van een professionelere uitstraling. Over de huidige site hebben wij ook veel positieve reacties gekregen.

-

Voorlichting geven op de HBO en de WO voorlichtingsdagen; Hier zijn wij consequent bij aanwezig geweest. Wij hadden echter het gevoel dat wij niet genoeg informatie konden bieden over de verenigingen. Mede daarom hebben wij zodra wij daar de tijd voor hebben gevonden tijd gestoken in de informatiefolder. Hoewel nog niet alle verenigingen hierop hebben gereageerd, hebben wij wel veel positieve reacties gekregen.

-

Voorlichting met betrekking tot bestuursbeurzen, om zo meer studenten van Fontys Hogescholen en Design Academy bij bestuurswerk te betrekken. We gaan uiteraard ook zorgen dat we alle informatie hebben om hierover voorlichting te geven; Wij hebben geen directe voorlichting gegeven. Wel staat op de site duidelijk de informatie over hoe de aanvraag van beurzen afgelopen jaar werkte.

Pagina 10 van 27


-

Optimaal benutten van de website van de ESSF. We kunnen de inschrijvingen voor evenementen helemaal via de site laten lopen. We kunnen evaluaties van evenementen op de site plaatsen, allemaal om mensen te triggeren om op de site van de ESSF te kijken. De inschrijvingen voor de ESSF Van Lint studenten sportweek zijn dit jaar weer via het internet gegaan. Het inschrijfsysteem is vernieuwd en heeft dit jaar volgens ons goed gewerkt. Wij hebben echter geen evaluaties gehouden via de website. Het maken van dit systeem kostte teveel tijd, die we niet hadden. 4.

Continuïteit

Hierbij gaat het vooral om het bewaren en verbeteren van het imago van het ESSF. Om dit te waarborgen moet er gekeken worden naar de sponsoring. Met hulp van stagiairs willen we de volgende punten aanpakken met betrekking tot sponsoring. -

Voor de SSV’s zijn de stagiairs bezig met het uitzoeken van de beste oplossing om de meeste inkomsten te genereren; Aan de hand van het onderzoek van de stagaires is er een sponsorbrochure opgesteld. Hier hebben wij helaas nog geen sponsoren mee binnen gehaald. Als er meer tijd in gestoken wordt het komende jaar gaan wij er wel vanuit dat wij meer sponsoring binnen halen.

-

We willen contracten afsluiten met sponsoren voor ten minste één jaar. Tot nu toe hebben we alleen maar evenementencontracten afgesloten. Met een jaarcontract hebben we meer zekerheid. Zie het commentaar hierboven.

-

Goede contacten onderhouden met het SSC, dat willen we doen door middel van veel topoverleg met Wim Koch. Wij hebben niet meer topoverleg met Wim Koch gehouden dan vorig jaar. Wel is het contact erg goed geweest. Wij hebben het gevoel dat we goed hebben samengewerkt.

Pagina 11 van 27


Evenementen en activiteiten Constitutieborrel Dit was ons eerste evenement. En wat ons betreft zeer geslaagd. Wij willen bij dezen nogmaals iedereen bedanken die langs is gekomen om dit voor ons fantastische jaar in te komen luiden. Van Lint Studenten Sportweek Het thema van de Van Lint was dit jaar: Rond de wereld in vier dagen. Delen van het sportcentrum waren delen van de wereld geworden. Zo kon je squashen in Antarctica, knotsballen in Afrika en waterpoloën in de Atlantische oceaan. Het toernooi was bijna net zo opgebouwd als vorig jaar. De meeste sporten kwamen terug en er zijn een paar sporten geïntroduceerd. Zo is rolstoelbasketbal blijven bestaan en hebben veel mensen de sprong in het diepe gemaakt door te gaan onderwaterhockeyen. De wedstrijdschema’s zaten vol en zo’n 1500 studenten hebben van de Van Lint 2006 een waar feest gemaakt. De Mysterygame is dit jaar helaas minder leuk geworden dan voorzien. Het was de bedoeling om tijdens een ‘wereldreis’ door de sporthal een aantal sporten te doen, maar de grootte van de hal en de tijd die men nodig had om het spel af te maken waren onderschat. Helaas was het dit jaar in de kantine niet zo heel erg druk op de feesten, maar de sfeer was er daarom niet minder door. Op het eindfeest werd duidelijk dat mensen een goede ‘Van Lint’ hadden gehad, door de vele positieve reacties die we ontvingen. Studenten Wintersport Dit jaar vertrokken er op 26 januari 2007 ruim 900 studenten naar Risoul in de Franse Alpen. Hiervan waren er zo’n 200 uit Eindhoven, helaas wat minder dan het jaar ervoor maar dit komt door de tentamenweek op de TU/e. We hadden het geluk dat de week ervoor een nieuw pak sneeuw was gevallen dus de sneeuwcondities waren vooral in het begin van de week super! De samenwerking met Sportura verliep opnieuw soepeltjes wat zorgde voor tevreden deelnemers. De activiteiten waren dit jaar in een nieuw jasje gestoken. Zo waren er 3 themadagen, Snowday, Beachday en Rood Wit Blauw ik houd van jou dag. Overdag werden de traditionele wedstrijden glij ‘m d’r in en reetslayen georganiseerd en ’s avonds ging het feest los in de Yeti. Deze waren een groot succes en de Yeti was ook dit jaar weer iets te klein, toch drukte dit de pret niet. Kortom, Risoul is qua grootte en skigebied het ideale dorp voor de studentenwintersport. . Sportgala Het Studentensportgala heeft dit jaar een ware metamorfose meegemaakt. In samenwerking met Studium Generale (SG) heeft ESSF er alles aan gedaan om van deze avond een spetterende avond te maken met interessante gasten, mooie demonstraties en natuurlijk de uitreiking van de sportprijzen. De samenwerking met SG verliep zeer prettig. Iedereen binnen SG leek wel mee te willen helpen en de medewerkers van SG zaten vol goede ideeën.

Pagina 12 van 27


Samen met SG zijn we op zoek gegaan naar iemand die een lezing wilde geven op het sportgala. We hadden Marleen Veldhuis (topzwemster) bereid gevonden om dit te doen, maar helaas heeft ze op het laatste moment af moeten zeggen in verband met sponsorverplichtingen. Ze heeft ons toen in contact gebracht met Marcel Wouda, die uiteindelijk de lezing gegeven heeft. Tijdens het Sportgala, dat plaatsvond in de Blauwe zaal van het auditorium van de TU/e zijn de sportprijzen uitgereikt. De winnaars van de sportprijzen van het jaar 2006 waren Gerard Smits (beste sportman), Nicky Nibbeling (beste sportvrouw) en Totelos 1 (beste sportteam). De succesvolle samenwerking met SG zal ook in het jaar 2007-2008 voortgezet worden. Sportkaartvrije week Helaas hadden we door het gebrek aan een vijfde bestuurslid erg weinig tijd om aan de sportkaartvrije week te besteden, dus hebben we het niet groot aangepakt. Wel hebben we voor het eerst een TU-mailing verstuurd om de sportkaartvrije week te promoten. Veel verenigingen hebben ook meegewerkt door speciale trainingen te verzorgen voor iedereen die maar wilde meedoen. Volgend jaar zal de sportkaartvrije week waarschijnlijk samen gaan vallen met de Nationale Sportweek, zodat de promotionele aspecten nog uitgebreid kunnen worden. Wellicht kunnen we op die manier meer mensen studenten aan het sporten krijgen. Batavierenrace Zoals voorgaande jaren waren we ook dit jaar weer de grootste deelnemer aan de Batavierenrace op de organiserende steden na. Uiteindelijk verschenen er 26 recreatieve Eindhovense teams aan de start in Nijmegen wat wederom een mooi aantal is. De ESSF heeft bij de Batavierenrace twee verschillende taken. Enerzijds het werven, inschrijven en af een toe een keer nabellen van de recreatieve teams en anderzijds het managen van het TU/e – Fontys Team, het topteam van Eindhoven, dat uitkomt in de Universiteitscompetitie. Recreatieve teams Ondertussen is het inschrijfsysteem bij de Batavierenrace al zover verbeterd, dat wij als sportraad steeds minder hoeven te doen. We hoefden per team maar één formulier te verwerken en vlak voor de race alle spullen zoals boekjes en bandjes uit te delen aan de teamcaptains. Wel hebben we de organisatiecommissie van de Batavierenrace geholpen door flink achter onze recreatieve teams te zitten zodat ze alle inschrijfdeadlines niet vergaten. Dit is als erg positief ervaren vanuit de stichting Batavierenrace en was ook goed om de teams meer te betrekken bij de ESSF. TU/e – Fontys Team Voor het universiteitsteam hebben we goed afgekeken hoe Richard en Bjarne (ESSF 20052006) de zaken hadden aangepakt. We hebben daarom ook besloten om de teamkleding praktisch hetzelfde te houden om een uniforme uitstraling te creëren en ook praktische zaken als het vervoersplan en het draaiboek zijn praktisch niet aangepast, omdat

Pagina 13 van 27


gebleken is dat deze zaken in het verleden goed werkten. We hadden veel steun aan de looptrainer, Ton van Hoesel, die erg betrokken was en ook meegegaan is op de dag van de race. Verder is er een kleine samenwerking geweest met E.S.A.V. Asterix wat betreft de looptraining en de dommelloop in de vorm van flyers en posters. Ook nieuw dit jaar was de Bata-site (bata.essf.nl) waar algemene informatie was te vinden, maar ook informatie over het TU/e – Fontys Team zoals de gekozen selectie. Kort gezegd is er veel tijd besteed aan het team. Toch blijft het erg moeilijk om de echte toplopers voor het team te winnen, omdat ze de Batavierenrace vaak niet belangrijk genoeg vinden of het niet in hun trainingsschema past. Hier moet dus nog iets op gevonden worden. Uiteindelijk eindigde het TU/e – Fontys Team op een 4e plaats en wist het een snellere tijd neer te zetten dan vorig jaar. Twente kwam verrassend sterk uit de hoek en daarom wisten we ons doel (top 3) net niet te halen, maar kijkend naar de eindtijd was het een mooie prestatie! GNSK We kunnen wel zeggen dat het GNSK dit jaar erg spannend was. Tot op het laatste moment was bij iedereen onduidelijk wie het GNSK 2007 ging winnen. Eindhoven behaalde uiteindelijk een 3e plaats op 70 punten van de nummer 1, Amsterdam. We hebben dit jaar maar 2 eerste plaatsen behaald: De handbaldames en de schermers. De voetballers (dames en heren) lieten het afweten in de finales en werden beide 2e. Een aantal teams presteerde duidelijk minder dan vorig jaar, maar dit wordt mede veroorzaakt door de versterking van de teams in andere steden. Dit jaar waren er 5 steden die echt meededen voor het klassement. Hieruit kunnen we concluderen dat het niveau van het GNSK omhoog gaat wat natuurlijk een goede ontwikkeling is. Eindhoven zal dus het komende jaar nog beter op zoek moeten gaan naar sterke spelers. De trainers moeten dus goed hun team weten te motiveren voor het belang van een GNSK. Van Lint Outdoor Het thema van de Van Lint Outdoor was dit jaar Van Lint zoekt boer en hiervoor hebben we het terrein en de ESSF in stijl aangekleed. Zo stond er een koe van vier meter hoog op het TEMA-veld en hadden de ESSF-bestuursleden behalve een Van Lint Outdoor 2007 shirt, ook een overall aan. Tot op de laatste dag was het nog maar de vraag of Van Lint Outdoor wel buiten gehouden kon worden, maar uiteindelijk hebben de deelnemers van een zonnige dag mogen genieten. Het vrachtwagentrekken was een leuke uitbreiding van het touwtrekken. Alle teams hebben het voor elkaar gekregen om veertien ton vooruit te trekken. De Van Lint Outdoor is gecombineerd met de after- Bata en pre- GNSK Barbecue, die na afloop van het toernooi in café de Stunt plaats vond. Er deden dit jaar 10 teams mee aan het toernooi, waardoor de opkomst lager was dan het jaar daarvoor, maar dat deed aan de gezellige sfeer op het toernooi niets af.

Pagina 14 van 27


Intro De introductieperiode bestaat uit drie verschillende onderdelen. Aan de ene kant hebben we de bekende TU/e – intro waar de ESSF aanwezig met verschillende sportonderdelen en de wat jongere FEID, een poging van Fontys Hoogescholen om een algemene introductiedag voor komende Fontys studenten te creëren. Ook is er een MasterIntro, waarin Masterintrostudenten op een avond een toernooitje spelen op het sportcentrum, om het sportcentrum te leren kennen. TU/e – Intro Er zijn drie momenten waar de ESSF in beeld komt tijdens de introductieweek van de Technische Universiteit Eindhoven. Bij de organisatie van deze onderdelen werken we sterk samen met de commissaris sport van de centrale introcommissie, een functie die dit jaar werd vervuld door Rianne Dekker. De intro-trainingen op dinsdagavond en de sportmarkt op dinsdagmiddag werden dit jaar op dezelfde manier georganiseerd als voorgaande jaren en wederom met succes. De intro-trainingen waren goed bezocht en de sportmarkt maakte weer een gezellige indruk. Het sporttoernooi werd dit jaar omgegooid. Vorig jaar was er ook al een wijziging toegepast in het onderdeel en toen werd besloten alle sporten op eenzelfde locatie (sportpark Hondsheuvels) te organiseren en de introgroepen waren ingedeeld op een aantal van de aangeboden sporten. Dit jaar werd besloten om het toernooi op te splitsen in 3 locaties (sportpark Hondsheuvels, de tennisvelden en de roeiloods van ESR Thêta). De reden hiervoor was het feit dat deze accomodaties allemaal deel uitmaken van het studentensportcentrum en we dit ook duidelijk wilde maken aan de intro-kids. Het bleek echter dat de wijziging een paar grote nadelen had. Vanwege de afstanden die de introgroepen moesten afleggen kwamen ze vaak te laat bij hun sporten aan. Bovendien was de opkomst bij de sporten een stuk lager dan vorig jaar. Er zal komende intro dus goed moeten worden nagedacht over hoe het sporttoernooi opgezet gaat worden. Misschien is het verstandig om weer terug naar dezelfde organisatie als vorig jaar te gaan. FEID De FEID was tot twee keer toe mislukt en de organisatie zat met een grote uitdaging om het voor de derde keer wel een succes te maken. Daartoe werd gekozen tot een andere organisatiestructuur. Zo was de FEID in handen van een afgevaardigde van het studentencentrum van Fontys Hoogescholen (denk aan het STU van de TU/e) en een groep van zes studenten die het vak “Event” aan de Fontys volgde en dus voor studiepunten aan de FEID werkte. Uiteindelijk werd gekozen voor een dag met een festivalsfeer op het terrein van Fontys (Rachelsmolen). Een groot terrein met daarop een podium met optredens, eettenten, een bar en een markt. Op de markt waren naast alle andere verenigingen ook de studentensportverenigingen vertegenwoordigd. Gelukkig ging het dit jaar een stuk beter dan de voorgaande jaren. De nieuwe Fontys studenten bezochten de markt een stuk actiever dan voorgaande jaren. Het bleek ook dat het actievere deel van de markt (surfsimulator, boogschieten, enz...) de populairste onderdelen waren. Helaas waren niet alle sportverenigingen op komen dagen waardoor we wel met wat lege kraampjes bleven zitten.

Pagina 15 van 27


Hoewel het nog steeds een wens blijft om de markt op het studentensportcentrum te organiseren, omdat dan de nieuwe studenten de accomodaties zelf kunnen bekijken, was dit een grote stap in de goede richting en voor het eerst in drie jaar was de FEID een redelijk succes te noemen. Masterintro De Masterintro is dit jaar goed verlopen. Ondanks een kleine communicatiestoring, waardoor de datum niet helemaal duidelijk was, hebben we 100 buitenlandse studenten laten eten, sporten en kennis laten maken met het sportcentrum. Vele van hen hebben op de avond zelf al een sportkaart gekocht en iedereen was enthousiast en deed goed mee. Kaderdag Het format van de kaderdag is dit jaar exact hetzelfde gebleven, want waarom zou je een werkende formule veranderen. Dat betekende dat rond 15.00 uur een sporttoernooitje begon voor alle sportbesturen. Daarna gezamenlijk eten om vervolgens een leerzame workshop te kiezen uit vijf verschillende onderwerpen. De onderwerpen varieerden van ledenwerving tot sponsoring tot statuten enz... De kaderdag is het eerste evenement wat je als ESSF bestuur neerzet en gelukkig was het een mooi succes. Zowel voor de nieuwe sportbestuurders, als de mensen die voor een tweede keer de kaderdag bezochten. De workshops waren erg leerzaam en de reacties van de deelnemers waren erg positief. Kortom, de kaderdag was een mooi begin van het bestuursjaar. Thema-avond De thema-avond is het vervolg op de kaderdag. Deze keer is het bedoeld om de bestuurders iets van elkaar te laten leren en niet van een professional. De ervaringen van iedereen worden onderling uitgewisseld. We hebben dit jaar de opzet van het vorige jaar overgenomen en gekozen om eerst een bestuursspel te doen en daarna een discussie te houden over de problemen die iedereen is tegengekomen binnen hun bestuur. De thema-avond verliep soepel en tijdens het bestuursspel kwamen grappige ideeën tevoorschijn. Tijdens de discussie was de link met het spel niet duidelijk waardoor deze wat rommelig verliep. De opkomst was niet erg groot, de suggesties vanuit de verenigingen was om vooraf toch eerst gezamenlijk te eten. Er moet gekeken worden of dit financieel haalbaar is. Cursus BHV (BedrijfsHulpVerlening) Ook dit jaar zijn er weer BHV-cursussen georganiseerd. Wij hebben het borgsysteem van vorig jaar gehanteerd en dit heeft wat ons betreft goed gewerkt. Het afgelopen jaar is er op twee tijdstippen een beginnerscursus geweest en is er een kans geweest tot deelname aan een herhalingscursus, wat resulteerde in een totaal aantal van 28 gekwalificeerde BHV’ers.

Pagina 16 van 27


TU/e oriëntatie- en voorlichtingsdagen Dit jaar was er weer terug geschakeld naar het oude systeem. De ESSF mocht dus weer aanwezig zijn op zowel oriëntatiedagen als voorlichtingsdagen. Hierdoor hebben we 6x in het Auditorium gestaan. De presentatiewand kwam dus goed van pas en maakte er een duidelijk herkenbaar geheel van. Het was wel erg jammer dat de studentenverenigingen en Scala niet erg actief waren tijdens de oriëntatiedagen. ‘Onze’ hoek bleef hierdoor wel erg leeg. Om ervoor te zorgen dat alle verenigingen ook op kwamen dagen op de aangegeven dag werd de boete aan het begin van het bestuursjaar verhoogd naar €50,-. Nog steeds zijn niet alle verenigingen op komen dagen. Er zijn er helaas drie die er geen waarde aan hechten. Toch denk ik dat een boete van €50,- hoog genoeg is. Helaas staat er in het Huishoudelijk Reglement van de ESSF dat de boete €15,- bedraagt, maar daar had het bestuur overheen gelezen. Tot de wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal de boete €15,- blijven bedragen. ESSF Sportief! De ESSF Sportief! sportkrant is dit jaar uitgebracht in samenwerking met Aristo Uitgeverij. De acquisitie en lay-out is volledig door dit bedrijf verzorgd. ESSF heeft alleen de kopij aan moeten leveren. In de laatste twee kranten van het bestuursjaar hebben we vooral veel input gevraagd van verenigingen. De verenigingen hadden zo een kans op wat meer publiciteit en mochten bepaalde aspecten van hun vereniging in de spotlight zetten. Voor het jaar 2007-2008 is het contract met Aristo Uitgeverij enigszins aangepast. Dat betekent dat de ESSF nu 8 pagina’s mag vullen met kopij in plaats van 6, dat we een halve pagina ruimte krijgen voor advertenties die de ESSF zelf aanlevert en dat de middenpagina compleet voor de ESSF is. Studentensport Nederland Net als de voorgaande jaren hebben wij ons best gedaan om de stem van de Eindhovense Studentensporters te laten gelden in de landelijke koepel SSN. Afgelopen jaar zijn er geen grote beslissingen genomen. De enige beslissing was de continuering van de Topsport. Dit houdt in dat er nog steeds Nederlandse studenten naar Universiades en WUC’s (World University Championships) gestuurd kunnen worden. Dit besluit hebben wij ondersteund. Website Eén van de grote veranderingen die dit jaar zijn doorgevoerd is een vernieuwing van de website. Hoewel de indeling van de oude variant goed was, representeerde het design niet de identiteit van de ESSF. Er werd daarom besloten om een compleet nieuwe lay-out voor de website te ontwerpen, terwijl de indeling grotendeels intact zou blijven. Met de turquoise kleur waarmee de ESSF naar buiten treedt, bleek dit geen makkelijke opgave. Eind oktober was de nieuwe versie toch klaar, zoals die op www.essf.nl te vinden is. Het nieuwe design biedt een duidelijke menustructuur aan de bovenkant, terwijl de hoofd-content daaronder te vinden is. Zowel links als rechts zijn dan nog twee kolommen. De linker wordt gebruikt om potentiële sponsoren te plaatsen en de rechterkant wordt gebruikt voor gegevens die ook altijd in beeld moeten zijn. Voorbeelden zijn: het eerste aankomende evenement, de activiteitenkalender en de contactgegevens.

Pagina 17 van 27


Een andere wijziging is het weglaten van het forum. Dit forum was vorig jaar geïntroduceerd, maar kwam niet echt van de grond omdat er simpelweg bijna geen berichten werden geplaatst. Omdat betrokkenheid bij de ESSF wel belangrijk is (en een forum zou dit kunnen verbeteren), hebben we ervoor gekozen om een gastenboek te introduceren. Het is dus nog steeds mogelijk om berichten achter te laten op de website. Naast de nieuwe website, is er achter de schermen nog een administratie-tool gefabriceerd, waarmee er eenvoudig pagina’s kunnen worden toegevoegd, het menu kan worden bijgewerkt, nieuwsberichten kunnen worden geplaatst en het gastenboek bij kan worden gehouden. Ook wordt er gebruik gemaakt van het programma Gallery als on-line foto-album, zodat nieuwe foto’s op een eenvoudige manier kunnen worden toegevoegd. Bovendien is er een start gemaakt met een nieuw inschrijfprogramma voor de Van Lint Studenten Sportweek. Dit wordt komend jaar naar alle waarschijnlijkheid uitgebreid, zodat dit elk jaar makkelijk ingezet kan worden. Ook zijn we vanaf dit jaar gewisseld van domein-host. Ons domein stond vroeger nog bij Alphamega Hosting, maar dit jaar is www.essf.nl verhuisd naar NXS Internet. De eerste reden voor de verhuizing is de prijs, want NXS is ongeveer 50% goedkoper. De tweede reden is dat we bij NXS onze eigen DNS servers mogen kiezen. De DNS is dan ook in handen van M.C.G.V. Stack, dezelfde organisatie als waar de website al fysiek gehost was. Het voordeel hiervan is dat we subdomeinen aan kunnen maken (bijv. bata.essf.nl), maar ook dat we in de toekomst misschien e-mail adressen eindigend op @essf.nl in gebruik kunnen nemen. Een groot voordeel bij het maken van de nieuwe website was mijn ervaring met PHP/MySQL/HTML. Samen met mijn medebestuursleden is het nieuwe ontwerp gekozen en heb ikzelf het programmeerwerk gedaan. Hoewel het bijna traditie lijkt geworden voor elk bestuur om een nieuwe site te maken, hoop ik dat “onze” site het toch wel iets langer gaat uithouden dan een jaar. Dit wil ik dan ook bereiken door komend jaar verantwoordelijk te blijven voor de website, zodat ik mijn werk af kan maken met o.a. het Van Lint inschrijfsysteem.

Pagina 18 van 27


Financieel Jaarverslag Begroting 2006-2007 KOSTEN

BATEN

ALGEMEEN - Representatie - Publiciteit & PR - Kaderactiviteiten SSN - Organisatie - Vergaderkosten Subtotaal

800 1500 300 1800 150

EVENEMENTEN - Constitutieborrel - Kaderdag ESSF - Sportverkiezingen - Lssw - ESSF-feest - Batavierenrace - GNSK - Buitentoernooi Subtotaal

900 1000 2500 2800 500 4500 500 2200

SUBSIDIES & VOORLICHTING - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Wintersportsubsidies - Gemeentesubsidies - VWO-Voorlichtingsdagen Subtotaal

ONVOORZIENE KOSTEN* TOTAAL KOSTEN

INKOMSTEN ALGEMEEN - Contributie SSV's - Subsidie SSC Algemeen - Sponsoring Algemeen

4550

120 5130 550

Subtotaal

5800

INKOMSTEN EVENEMENTEN - Inschrijfgelden ESSF-activiteiten - Subsidie SSC Evenementen - Sponsoring Evenementen - Borggelden Batavierenrace

14900

1000 1500 700 1300 700 5200

1300 6930 6000 670

Subtotaal

SUBSIDIES - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Wintersportsubsidies - Gemeentesubsidies - Vergoedingen VWO-dagen Subtotaal

14900

1000 1500 700 1300 700 5200

1250 25900

TOTAAL BATEN

25900

* Deze bedragen ca. 5% van het totale begrote bedrag

Pagina 19 van 27


Afrekening 2006-2007 KOSTEN ALGEMEEN - Representatie - Publiciteit & PR - Kaderactiviteiten SSN - Organisatie - Vergaderkosten

BATEN

Subtotaal EVENEMENTEN - Constitutieborrel - Kaderdag ESSF - Studentenwintersport - Studenten Sportgala - Lssw - ESSF-feest - Batavierenrace - GNSK - Buitentoernooi Subtotaal

€ 3.610,04

€ € € €

€ 102,00 € 12,00 € 3,00 € 45,00 € 3.358,04 € 150,00

Subtotaal

€ 3.670,04

INKOMSTEN EVENEMENTEN - Inschrijfgelden ESSF-activiteiten € 1.300,00 - Subsidie SSC Evenementen € 6.767,46 - Sponsoring Evenementen € 4.146,14 - Borggelden € 220,00 - Evenementreserveringen € 150,00 - Overig € 10,00

€ 759,23 € 919,15 € 223,84 1.756,80 2.636,02 € 116,50 4.155,88 € 87,90 1.812,12 € 12.467,44

SUBSIDIES & VOORLICHTING - Deelnamesubsidies Bata € 1.035,00 - Deelnamesubsidies NSK's € 704,01 - Wintersportsubsidies € 880,00 - Gemeentesubsidies € 1.300,00 - VWO-Voorlichtingsdagen € 756,00 Subtotaal RESERVERINGEN - Algemeen - Studentenwintersport

INKOMSTEN ALGEMEEN - Contributie SSV's - Contributie-boetes - Donaties - Boetes VWO-voorlichtingsdagen - Subsidie SSC Algemeen - Sponsoring Algemeen

€ 788,51 € 1.052,52 € 186,80 € 1.431,35 € 150,86

€ 4.675,01

Subtotaal SUBSIDIES - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Wintersportsubsidies - Gemeentesubsidies - Vergoedingen VWO-dagen Subtotaal

€ 12.593,60

€ 1.035,00 € 704,01 € 880,00 € 1.300,00 € 756,00 € 4.675,01

€ 60,00 € 126,16 € 186,16

TOTAAL KOSTEN

€ 20.938,65

TOTAAL BATEN

€ 20.938,65

Pagina 20 van 27


Deelafrekeningen Constitutieborrel KOSTEN UITGAVEN - Versiering - Eten ESSF - Receptieboek - Versnaperingen e.d. - Borrelglaasjes - Drank - C6 enveloppen - Constitutiekaartjes Subtotaal

TOTAAL KOSTEN

BATEN INKOMSTEN € 25,88 € 45,50 € 20,40 € 45,10 € 13,55 € 515,30 € 3,50 € 90,00 € 759,23

759,23

- Subsidie SSC

€ 153,93

- Vergoeding Drank

€ 515,30

- Vergoeding Constitutiekaarten Subtotaal

TOTAAL BATEN

€ 90,00 € 759,23

759,23

Pagina 21 van 27


Batavierenrace BATEN

KOSTEN

BORGGELDEN - Inschrijfgeld Subtotaal

€ 70,00

OVERIG - Verkochte slaapbonnen Subtotaal

€ 10,00

SPONSORGELDEN - Gemeente Eindhoven - De Stunt - Runnersworld actie - Sponsoring T-shirts - Nutrisense PowerBar Drink - Studenten Sportcentrum € Subtotaal

€ 70,00

€ 10,00

€ 500,00 € 275,00 € 203,09 € 175,00 € 129,99 2.792,80 € 4.075,88

INSCHRIJFGELD - Gegarandeerde Inschrijving € 250,00 - Borg € 70,00 - Busbonnen en slaapplaatsen € 175,00 Subtotaal

€ 495,00

BUSJES - Huur - Borg - Benzine Subtotaal

€ 507,90 € 0,00 € 220,35 € 728,25

KLEDING - Truien + bedrukking shirts - Shirts Subtotaal

€ 700,00 € 700,00

COMMISSIE - Eten na dommelloop Subtotaal PROMOTIE - Posters & Flyers Subtotaal DECLARATIES - Reiskosten Subtotaal WEDSTRIJD - Eten + drinken - Wedstrijdbenodigheden - Verzorging Subtotaal TEAMBUILDING - Etentjes Team

€ 1.400,00

€ 40,50 € 40,50

€ 275,00 € 275,00

€ 69,85 € 69,85

€ 510,95 € 194,58 € 0,00 € 705,53

€ 441,75 € 441,75

BATEN TOTAAL

€ 4.155,88

KOSTEN TOTAAL

€ 4.155,88

Pagina 22 van 27


Kaderdag KOSTEN

BATEN

ALGEMEEN - Workshops - Skippyballen - Reiskostenvergoeding* - Winnaarsprijs** - Koffie/Thee e.d. - Avondeten*** - Welkomstdrankje borrel

INKOMSTEN ALGEMEEN - Sponsoring AKZO Nobel - Subsidie SSC

250 45 0 10 34 546 38,4

ONVOORZIENE KOSTEN****

150 773,4

0

TOTAAL KOSTEN

923,4

TOTAAL BATEN

923,4

* Reiskostenvergoeding van de genodigden die de workshops komen geven. ** Prijs voor het winnaarsteam op het sportieve gedeelte van de kaderdag. *** Gebaseerd op 90 eters, dit bedrag is inclusief drinken tijdens het eten. **** Deze bedragen ca. 5% van het totale begrote bedrag.

Sportgala BATEN BIJDRAGE SSC - Vergoeding Teamprijs - Vergoeding Bokalen - Overige bijdrage

KOSTEN

630,00 600,00 376,80 1606,80

BORGGELDEN - Camera Protagoras Subtotaal

TOTAAL KOSTEN

150

ALGEMEEN - Turquoise ESSF-logo - Avondeten bestuur - Bedankjes - Gouden enveloppen - Vervoerskosten Subtotaal

150,00 22,50 75,75 11,45 0,00

BORGGELDEN - Camera Protagoras Subtotaal

150,00

PRIJZEN - Teamprijs - Bloemen - Bokalen - Vaantjes Subtotaal

630,00 30,00 600,00 87,10

259,70

150

1756,80

TOTAAL BATEN

150,00

1347,10

1756,80

Pagina 23 van 27


Van Lint Studenten Sportweek KOSTEN AANKLEDING - DJ - Licht en geluid - T-shirts (+- 50 stuks) - Aankleding organisatie - Wereldreisposters - Vlaggen

BATEN

200,00 0,00 350,00 0,00 56,00 55,75

Subtotaal PROMOTIE - Posters en Flyers - Fotoposters

INKOMSTEN SPONSORING - Sponsoring Pak Döner - Sponsoring AKZO Nobel - Sponsoring OGD - Sponsoring Stunt - Sponsoring Palm - Sponsoring SFSE 661,75

275,00 24,50

Subtotaal

299,50

OVERIG - Afdracht deelnemersbijdrage aan SSC 990,00 - Prijzen 130,10 - Bedankjes 0,00 - Materiaal* 187,70 - Sligro (hapjes e.d.) 84,07 - Eten ESSF(+ sportraden) 151,71 - Gordijnhaken kantine SSC 3,60 - Tafeltennisbatjes (10 stuks) 25,00 - Vervoerskosten 102,59 Subtotaal

1674,77

TOTAAL KOSTEN

2636,02

0,00 350,00 200,00 275,00 333,06 255,00

Subtotaal

1413,06

INKOMSTEN ALGEMEEN - Deelnemersbijdrage (330 bet. Teams) 990,00 - Vergoeding Licht & Geluid 0,00 - Vergoeding prijzen (meters bier) 130,10 - Vergoeding gordijnhaken 3,60 - Vergoeding tafeltennisbatjes 25,00 - Subsidie SSC 74,26 Subtotaal

1222,96

TOTAAL BATEN

2636,02

* Luchthoorn, skippyballen, tapijten, rolstoelen

Pagina 24 van 27


Van Lint Outdoor BATEN

KOSTEN

INSCHRIJFGELDEN

- Inschrijfgeld toernooi* - Inschrijfgeld BBQ**

100 250

Subtotaal

350

SPONSORING - Sponsoring Flyers en Posters - Sponsoring Algemeen - Sponsoring Ijsjes Subtotaal

275 550 100

RESERVERINGEN - Reservering VLO 2006 Subtotaal

150

SUBSIDIE - Subsidie SSC Algemeen Subtotaal

725

925

150

725

PROMOTIE - T-Shirts - 5000 Flyers en 250 Posters Subtotaal

180 275

CATERING - BBQ Huur - Eten BBQ*** - Bestek en servies - Consumpties teams**** - Drank medewerkers - Huur buitentap - Ijsjes Subtotaal

50 750 25 70 30 100 100

455

1125

TOERNOOI - Huur kraampjes - Geluidsinstallatie - Prijzen Subtotaal

50 50 10

AANKLEDING - opblaasbare koe - vervoerskosten - hooibalen Subtotaal

200 60 100

110

360

ONVOORZIENE KOSTEN***** TOTAAL KOSTEN

2150

TOTAAL BATEN

100 2150

* Gebaseerd op schatting van 20 deelnemende teams à €5,** Gebaseerd op schatting van 50 (betalende) deelnemers à €5,*** Kosten pre-GNSK en after Bata (ongeveer 100 man) inbegrepen. 150 x €5,- = €750,**** 20 teams x 5 consumpties per team á €0,70 per consumptie ***** Onvoorziene kosten bedragen ongeveer 5% van het totaal begrote bedrag

Pagina 25 van 27


Goedkeuring Kas Controle Commissie

Beste, De Kascontrole Commisse (KCC) heeft als taak de controle van de boekhouding, afrekeningen en de algemene financiële situatie van de ESSF. Er is dit jaar een boekhoudprogramma aangeschaft waardoor het financieel beheer van de ESSF nog duidelijker en transparanter is geworden. Afgelopen jaar hebben wij als KCC zowel voor de halfjaarlijkse ALV als voor de wisselings-ALV de totale boekhouding en financiën doorgenomen. Zowel boekhouding als de jaarafrekening zijn in beide gevallen goed gekeurd door de KCC. Met vriendelijke en sportieve groet,

Rob Jansen Penningmeester ESSF 2004-2005 Kas Controle Commissie 2006-2007

Bjarne Tellekamp Penningmeester 2005-2006 Kas Controle Commissie 2006-2007

Pagina 26 van 27


Slotwoord Slotwoord: bedankt!. Of neem ik het slotwoord dan te letterlijk? Ik ga er vanuit dat dat wel het geval is en wil iedereen dan ook nog even bedanken voor het mooie jaar. Ook wil ik graag nog even kort een paar punten aanstippen die nog niet in het jaarverslag aanbod zijn gekomen. Het afgelopen jaar was een ander jaar dan de voorgaande ESSF jaren. Dat geldt natuurlijk voor elk bestuursjaar, maar er zijn een aantal wezenlijke verschillen. De ESSF had een soort traditie van een vrouwelijke voorzitter, een vegetariër in het bestuur en natuurlijk de gebruikelijke vijf personen in het bestuur. Ondanks het feit dat we geen enkele van deze tradities hebben voortgezet, denk ik dat we het dit jaar toch goed hebben gedaan. Zoals elk bestuursjaar begin je je jaar vol met ambities. Wij hadden ook mooie plannen, maar hebben deze vanwege te lichte onderbezetting op een lager pitje moeten zetten. Toen de tijd er wel was hebben wij ons best gedaan om alsnog een inhaalslag te doen. Dit resulteerde in de folderkast. Deze kast is volgens ons positief ontvangen en de folders zijn niet aan te slepen. Ook hebben wij voor het eerst het logo van de ESSF op de nieuwe sportkaart gekregen. Dit om het makkelijker te maken voor de student/sporter om de link van ESSF met sport leggen en zo meer naamsbekendheid te krijgen. Graag wil ik ook even een aantal mensen bedanken voor dit fantastische jaar. Ik wil graag beginnen met de verenigingen. Zonder de verenigingen zouden wij er niet zijn en zij hebben ons bij meerdere evenementen ook goed geholpen. De volgende mensen die ik graag wil bedanken zijn de medewerkers van het sportcentrum: directeur Wim Koch, met wie wij prettig hebben samengewerkt, Toon en Peter die altijd voor ons klaar stonden en nog steeds staan, Ben met wie wij een goede samenwerking hebben opgestart, de veel te gezellige portiers, het leuke kantinepersoneel, Beppie en de rest van het schoonmaak personeel, Misha, Bob, Filo, Frans en kantoormeubilair Bart. Op de laatste plaats wil ik graag mijn bestuursgenoten bedanken. Zonder jullie was dit jaar nooit zo leuk, gezellig en leerzaam geweest. We hebben veel meegemaakt het afgelopen jaar. Alle evenementen zijn goed verlopen van de constitutieborrel tot en met de intro. Ook toen Maarten en Emmy wegens ziekte niet meer zoveel aanwezig konden zijn hebben wij er met zijn allen voor gezorgd dat de ESSF toch bleef draaien. Dat kan alleen maar als je als een team werkt en dat hebben wij goed gedaan. Dan wil ik graag afsluiten met de het succes en plezier wensen aan onze opvolgers! Namens het ESSF bestuur 2006-2007 Thomas Thunnissen Voorzitter

Pagina 27 van 27

EindhovenseStudenten SportFederatie. Jaarverslag

Recommend Documents