Eindevaluatie pilots EVC-Online voor A+O VVT
Samenvatting In de vier pilots is gebleken dat EVC-Online een effectief instrument is ten behoeve van de opleiding en ontwikkeling van verzorgenden en helpenden. Het verhoogt de effectiviteit van activiteiten op het gebied van HRM en maakt het meten van het kwaliteitsniveau van de competenties van de medewerkers mogelijk. Daarnaast blijkt ook dat EVC-Online een flexibel instrument is met meerdere functionaliteiten, dat adequaat is uitgerust voor de diverse ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, nu en in de nabije toekomst. De reacties van de medewerkers en de leidinggevenden waren positief. Aan deze positieve houding ligt de overtuiging ten grondslag dat het instrument EVC-Online de medewerkers helpt bij hun verdere ontwikkeling. De organisatie, zo bleek uit de reacties, kan met behulp van de inzet van het instrument de verdere professionalisering en ontwikkeling van die organisatie effectiever laten verlopen. ‘Het inzicht in waar we (de desbetreffende medewerkers en de organisatie) staan wordt scherper en gedetailleerder’. EVC-Online is als instrument geschikt gebleken voor: - Het op effectieve wijze toeleiden naar een EVC-procedure met een positief effect op tijd en kosten. - Het beroepsmatig en langdurig ontwikkelen van de medewerkers. - Het samenstellen van een Ervaringsprofiel (EVP) van een nieuwe medewerker of werkzoekenden met een intake-assessment en een portfolio. Puntsgewijs bleken de effecten van het gebruik van EVC-Online in de pilots de volgende: - De voorbereiding op POP-gesprekken is beter. - De kwaliteit en de effectiviteit van die gesprekken is hoger. - Het inzicht in de leervraag van medewerkers, afdelingen of specifieke doelgroepen wordt vergroot. - Het gebruik van EVC-Online maakt de medewerker meer bewust van zijn of haar competenties. - Door middel van rapportages op afdelingsniveau krijgt de organisatie meer inzicht in de totale leervraag en de vorderingen van de medewerkers. - Door het verhoogde inzicht kunnen opleidingsplannen beter gestructureerd en begroot worden. - In het kader van de WMO staat de zorginstelling sterker omdat kan worden aangetoond wat de extra competenties van medewerkers zijn in vergelijking met concurrenten van buiten de zorg. In bijlage 1 staat een matrix met een overzicht van de drie toepassingsmogelijkheden van EVC-Online.
1 van 10
Inleiding Gedurende de periode van 1 september 2008 tot en met eind juni 2009 heeft Resourcency vier pilots uitgevoerd om de toepasbaarheid van EVC-Online in de sector Verpleging & Verzorging te onderzoeken. Drie pilots maken onderdeel uit van de opdracht van A+O VVT om als tegenprestatie voor een financiële ondersteuning een drietal pilots in de VVT-branche uit te voeren, dit zijn: 1. Zorggroep Apeldoorn e.o., uitgevoerd op de locatie Randerode in Apeldoorn. 2. Stichting HOZO in Hillegom, uitgevoerd op de locatie Parkwijk. 3. Vivium Zorggroep in Huizen, uitgevoerd op de locatie Naarderheem in Naarden. De vierde pilot betreft de Zorggroep Maas & Waal in Beneden-Leeuwen, locatie Nijmegen. Die pilot is door ons op eigen initiatief en voor eigen rekening uitgevoerd. De eerste pilot, van de Zorggroep Apeldoorn e.o. is uitgevoerd tussen september en december 2008. In deze pilot maakten wij gebruik van een specifieke pilotversie van EVC-Online die wij door een externe partij hebben laten ontwikkelen. De andere pilots zijn uitgevoerd in de periode van eind april 2009 tot en met juni 2009. Hiervoor maakten wij gebruik van de ‘productieversie’ die wij in eigen huis met eigen mensen hebben ontwikkeld. Voor de evaluaties maakten wij gebruik van vragenlijsten voor de medewerkers en vragenlijsten ten behoeve van leidinggevenden. Deze vragen zijn in overleg met de begeleidingscommissie van A+O VVT vastgesteld. De eindevaluaties vonden plaats in de vorm van een eindgesprek waaraan zowel de medewerkers als de leidinggevenden deelnamen. Pilotproces en werkwijze Alle deelnemende zorginstellingen hadden een combinatie van verzorgingshuis- en verpleeghuisvoorzieningen. Bij de eerste organisatie (ZG Apeldoorn) bestond de doelgroep uit helpenden en verzorgenden die het kwalificatiedossier van verzorgende IG gebruikten. Bij één organisatie (HOZO) was de doelgroep ‘interieurverzorgenden’ die het kwalificatiedossier van helpenden gebruikten. Bij een andere organisatie was de doelgroep verzorgenden IG, die allen EVV-er zijn of worden. Zij gebruikten naast het kwalificatiedossier aanvullingen op het gebied van EVV-taken (zie bijlage 2). Bij de vierde organisatie waren alle deelnemers verzorgenden IG die te maken hebben met de specifieke problematiek van dak- en thuislozen. Zij gebruikten naast het kwalificatiedossier aanvullingen op het gebied van psychiatrische componenten. Per organisatie werd een projectplan opgesteld. De randvoorwaarden voor deelname aan EVC-Online zijn een eigen e-mailadres en een actuele internetbrowser. Bij elke organisatie werd een kick-off gehouden met daarin een korte presentatie. De deelnemers kregen na de kick-off via e-mail een informatiepakket over de opzet, de achtergronden en de evaluatievragen. Zij kregen tevens een hulpkaart met een eigen wachtwoord. Specifieke vragen van deelnemers werden zo mogelijk door de eigen coördinator beantwoord en, indien nodig, doorgestuurd naar Resourcency. Wekelijks werd via e-mail of telefoon de stand van zaken doorgenomen door de coördinator van de eigen organisatie en de coördinator van Resourcency. In drie organisaties is er een gezamenlijke evaluatiesessie geweest, bij de vierde organisatie ging de sessie niet door wegens een gelijktijdig bezoek van de minister-president aan die afdeling. In de startbijeenkomst is op verzoek van de pilot-organisaties de afspraak gemaakt dat de pilotorganisaties de betrokken ROC’s zouden informeren. In één organisatie is vooraf het
2 van 10
ROC geïnformeerd, in twee organisaties is het betreffende ROC achteraf geïnformeerd en in één organisatie is het ROC niet geïnformeerd. Rol van de ROC’s Tijdens de pilots hebben de deelnemende instellingen geprobeerd een ROC erbij te betrekken. Dit is alleen bij de Zorggroep Apeldoorn gelukt. Daar hebben wij met het ROC Midden Nederland (ROC MN) intensief samengewerkt om de inzet van EVC-Online ook in die context te effectueren. Het ROC MN gebruikt daar ondertussen EVC-Online voor de nulmeting van medewerkers die een opleidingstraject willen volgen. Ook zet het ROC MN EVC-Online in voor het eventueel uitvoeren van EVC-trajecten. Bij de andere zorginstellingen bleek er nauwelijks contact met ROC’s te zijn. Bij HOZO was de veronderstelling dat ze veel met het ROC Leiden samenwerkten, maar dat bleek in de praktijk niet zo te zijn. Vivium en Zorggroep Maas & Waal hebben besloten eerst de pilot uit te voeren en daarna met het ROC daarover in contact te treden. Om EVC-online te implementeren bij de ROC’s is er een gezamenlijk convenant nodig over een eenduidig en transparant beoordelingsprotocol voor een EVC-procedure en de rol die toeleidingsinstrumenten, zoals EVC-Online, daarin kunnen hebben. Verbeterpunten Na de laatste individuele evaluatie van de pilots blijven er de volgende suggestie met betrekking tot de verbeterpunten over: - In bepaalde gevallen voorbeelden bij de vragen van het kwalificatiedossier. - Een betere rapportage voor de leidinggevende ten aanzien van de individuele scores. - Het verbeteren van de overzichtelijkheid van de rapportage voor de leidinggevende over de totale scores per werkproces van de afdeling of doelgroep. Vervolgafspraken met de pilotorganisaties Alle pilotorganisaties willen met EVC-Online verder, maar dan breder ingezet in de gehele organisatie. Met de Zorggroep Apeldoorn is ondertussen al een afspraak gemaakt voor de uitrol van EVC-Online in 2009. Zij betalen daarvoor een speciale prijs, omdat zij als eerste pilot en enige pilot die met de pilotversie heeft gewerkt. Zij hebben het meeste bijgedragen in de verdere ontwikkeling van EVC-Online en hebben ook alle ‘kinderziekten’ voor hun kiezen gekregen. Resultaten De resultaten analyseren wij aan de hand van de overeenkomst zoals die in juli 2008 tussen A+O VVT en Marble & Trust1 is afgesloten. Resultaat 1: een gedigitaliseerd EVC-instrument op basis van het kwalificatiedossier 2008-2009 voor verzorgenden en helpenden, getest bij 30 aan de pilots deelnemende medewerkers. Het gedigitaliseerde instrument is gebouwd op basis van de kwalificatiedossiers 20082009 voor verzorgenden en helpenden. Het is getest bij 43 medewerkers, 39 uitvoerenden en 4 leidinggevenden.
1
De eigendomsrechten van EVC-Online liggen sinds eind 2008 niet meer bij Marble & Trust, maar bij Resourcency.
3 van 10
Resultaat 2: de pilot geeft inzicht in de mate waarin EVC-Online de toepassing van EVCprocedures in de branche VVT kan faciliteren. In de pilots is gebleken dat EVC-Online de kwaliteit van de POP-gesprekken verbetert. Zowel de medewerker als de leidinggevende kunnen zich beter voorbereiden op dit gesprek. Ook de afspraken, die worden vastgelegd in EVC-Online, bieden meer inzicht in de ontwikkeling van de medewerkers en de afdeling. Als EVC-Online langer wordt gebruikt is die ontwikkeling ook op langere termijn inzichtelijker en effectiever te bespreken. Leidinggevenden en medewerkers begrepen dat EVC-Online hen kan ondersteunen bij het laten erkennen van hun competenties en het verkrijgen van vrijstellingen voor eventuele opleidingen. Het instrument biedt tevens de gelegenheid bewijzen te benoemen, te onderbouwen en bij te voegen. Dit laatste, het digitale portfolio, is in oktober 2009 operationeel. Omdat de medewerker beter beslagen ten ijs komt bij de POP-gesprekken, zal hij of zij ook beter voorbereid zijn op een formele EVC-procedure. Een van de deelnemers bij de stichting HOZO bracht naar voren dat zij zich tijdens het doorlopen van het kwalificatiedossier beter bewust was geworden van de taken die zij uit moet voeren en hoe zij die uitvoert. Het doorlopen van het profiel uit het kwalificatiedossier, de leervraag en het POP-gesprek geven de medewerker meer bagage (en zelfvertrouwen) bij het eventueel doorlopen van een EVC-procedure. Uit de evaluaties kwam naar voren dat slechts een beperkt aantal deelnemers (5%) overweegt een formele EVC-procedure te volgen voor een BBL-traject. Het aantal medewerkers dat een POP-gesprek heeft gehad met de leidinggevende, steeg van 80 % in de eerste pilot naar 100% in de laatste drie pilots (zie bijlage 3). De gemiddelde tijdsinvestering per medewerker was vier uur in de eerste pilot en verminderde tot gemiddeld twee uur in twee maanden. De tijdsinvestering van de direct leidinggevende nam af van een uur per medewerker tijdens de hele pilot tot geen extra tijdsinvestering. De doorlooptijd in de eerste pilot was drie maanden en in de laatste drie pilots twee maanden. Het informeren van de leidinggevende over diens rol gebeurde tegelijkertijd met de introductie van de deelnemers. Aan elke leidinggevende is door ons vooraf en tijdens de pilots begeleiding aangeboden. Op verzoek van twee van de vier leidinggevenden heeft er een extra gesprek plaatsgevonden. Alle leidinggevenden hebben via telefoon en per email vragen gesteld over praktische zaken ten aanzien van het gebruik en de implementatie. De meeste vragen gingen over het persoonlijk ontwikkelingsplan en het formuleren van conclusies en acties. De beste manier om aan te geven hoe medewerkers en leidinggevenden het gebruik van EVC-Online ervaren hebben is wellicht door middel van een aantal citaten uit de evaluatie: - Door het gebruik van EVC-Online voel ik me meer verantwoordelijk voor mijn ontwikkeling. - In plaats van alleen te sturen op intuïtie kan ik nu sturen op intuïtie en informatie. - Ik bereid me nu actiever voor op het POP-gesprek met mijn leidinggevende. - Je wordt bewuster gemaakt wat wel en niet kan in het vak. - Ik heb meer inzicht gekregen in mijn competenties en ervaringen. - Met EVC-Online ben ik niet meer tijd kwijt dan vroeger en waarschijnlijk zal ik in de toekomst minder tijd kwijt zijn.
4 van 10
-
EVC-Online kan een mooi middel zijn om de competenties van de medewerkers boven tafel te krijgen. Als we EVC-Online de komende jaren inzetten, zullen de medewerkers wennen aan deze manier van werken en zal er meer uit kunnen komen. Het werken met EVC-Online was een nieuwe ervaring en dat heb ik als prettig ervaren. Je kunt ermee werken op een voor jou geschikt tijdstip. De medewerkers kijken kritischer naar zichzelf en gaan serieus met de vragen om. Ik was het POP-gesprek niet gewend, maar ik vind het leuk om te doen. Het kost me minder tijd dan ik dacht. Ik ben niet zo gewend aan de computer en heb EVC-Online samen met mijn leidinggevende ingevuld. De zelfbeoordelingen van de medewerkers komen overeen met mijn beoordeling.
Het gebruik van EVC-Online kan leiden tot een vermindering van te besteden tijd en kosten bij het volgen van een EVC-procedure. Dit blijkt in de praktijk uit de onderhandelingen die wij met het ROC Midden-Nederland voeren over tijd en kosten ten aanzien van EVC-procedures. Zowel de doorloop in tijd als de hoogte van de kosten zijn ondertussen sterk verlaagd. Na ervaringen met het ROC Midden Nederland bleken beide factoren, dus zowel de tijd als de kosten, tot ongeveer de helft te zijn teruggebracht. Uit de evaluaties en gesprekken naar aanleiding van het gebruik van EVC-Online in de praktijk kwamen nog twee zaken naar voren. Het eerste is het opnemen van een zogenaamd Digitaal Opleidingsplein op de scholingspagina van EVC-Online. Het betreft zowel het reguliere onderwijs als het contractonderwijs, het private onderwijs en de snel populair wordende categorie van mogelijkheden op het gebied van e-learning. Uitgangspunt hierbij is dat gebruikers snel, gemakkelijk en logisch hun weg kunnen vinden in het aanbod van opleidingen, cursussen, trainingen, workshops en seminars, waardoor uiteindelijk de tijd en het geld zo economisch mogelijk worden ingezet. Het tweede betreft een soort ‘LinkedIn’ voor de zorgsector. Dit idee kwam naar voren uit gesprekken met PGGM. Via een nog nader te specificeren functionaliteit binnen EVCOnline kunnen medewerkers die in de zorg werken dan ervaringen en kennis uitwisselen. Resultaat 3: de pilot levert nadere specificaties voor de productieversie. Met de productieversie zijn wij reeds in september 2008 gestart, maar dan vooral op het terrein van gestructureerde programmering om de onderhoudbaarheid van de software te optimaliseren en het testen van nieuwe releases te versnellen. Tevens zijn al uitgebreide veiligheidsvoorzieningen getroffen, ook met betrekking tot de privacy van de deelnemers. Tijdens de pilots hebben wij voortdurend gewerkt aan de productieversie, waarbij vooral de eerste pilot veel feedback opleverde, die wij bij de verdere ontwikkeling konden toepassen. De belangrijkste aanpassingen waren: - De methodiek en de lay-out van het beantwoorden van de vragen uit het kwalificatiedossier zijn volledig herzien. - De schermen zijn zo leeg mogelijk gemaakt, zodat de medewerker zich zo volledig mogelijk kan richten op het beantwoorden van die vragen. - De rapportages zijn in overleg met de deelnemers, vooral de leidinggevenden, uitgebreid met grafieken en statusoverzichten. - De digitale hulpkaart is ingevoerd. Deze kaart biedt de deelnemers hulp bij het inloggen en bij het toepassen van het instrument.
5 van 10
-
De schaalbaarheid werd vergroot, waardoor het instrument sneller werkte en er zich op technisch gebied geen knelpunten meer voordeden. In de tweede en derde pilot hebben we dan ook geen enkele opmerkingen over snelheid, ontwerp en techniek gekregen.
Tevens hebben wij suggesties ontvangen over de rapportage. Deze suggesties zijn zeer recent en wij hebben ze nog niet in de productieversie verwerkt. De belangrijkste suggesties waren een behoefte aan een overzicht van de individuele scores en het comprimeren van het overzicht van alle kerntaken en werkprocessen. Als laatste punt noemen wij de suggestie om het beantwoorden van de vragen uit het kwalificatiedossier in bepaalde gevallen te ondersteunen met voorbeelden. Resultaat 4: de pilot levert rapportages op uit EVC-Online en, indien van toepassing, erkenning van competenties voor de aan de pilot deelnemende medewerkers. Zoals hiervoor vermeld, geeft EVC-Online de medewerkers en de organisatie een helder inzicht in de competenties van de medewerkers. Dit inzicht biedt een analyse op zowel individueel niveau als op afdelingsniveau. Als gevolg van de uitgevoerde pilots en de samenwerking met het ROC is EVC-Online aangepast zodat EVC-Online ook een digitaal instrument is geworden om het gehele EVCproces te ondersteunen. Met de input van de deelnemers uit de pilots, informatie uit het ‘veld’ en ervaringen met het ROC Midden Nederland is dit instrument flexibeler geworden. Op basis van zelfbeoordeling en portfolio zagen managers en werkgevers een kwalitatieve verbetering van persoonlijke ontwikkelingsplannen. De mogelijkheid voor managers om op basis hiervan een overzicht van en inzicht te krijgen in de gezamenlijke beroepscompetenties en werkprocessen maken EVC-Online bovendien tot een volwaardig HRM-instrument. EVC-Online kan naast deze tweeledige functie tevens gebruikt worden voor een derde functionaliteit: het samenstellen van het Ervaringsprofiel (EVP) voor nieuwe medewerkers, werkzoekenden of vrijwilligers. De lichtere versie voorziet in een intakeassessment en een portfolio. Op basis hiervan kan het profiel van een (kandidaat)medewerker worden samengesteld. De verschillende manieren om EVC-Online in te zetten leveren alle ondersteuning op bij het erkennen van de competenties van de medewerkers. In de bijlage geven wij een overzicht van het aantal toepassingsmogelijkheden van EVC-Online (bijlage 1).
6 van 10
Bijlage 1: Functionaliteiten van het systeem EVC-Online Naam functionaliteit EVC-Online
Functie van het instrument Instrument voor ondersteuning bij EVCprocedures , voor ontwikkeling van de medewerker en HRMinstrument voor de organisatie
Onderdelen
Doelgroep
Resultaat
Tijd
Intake-Online
EVP-Online
Onderlinge relatie Hoofdproduct
Zelfbeoordeling , leervraag, POP, verslag POP, acties, uitgebreid portfolio en managementschermen
Medewerkers
Minimaal één jaar tot een langere periode (“een leven lang leren”)
Toeleidingsinstrument voor EVC-procedures of ontwikkelingsprocedures
Zelfbeoordeling met bewijsvoering
Maximaal twee maanden
Afgeleid product van EVC-Online
Instrument voor het opstellen van ervaringsprofielen
Quickscan, MBO-scan en vakscan aangevuld met portfolio “light””
Medewerkers, cursisten of toekomstige cursisten Werkzoekenden en vrijwilligers
Resultaat op individueel niveau en resultaat op organisatieniveau of onderdelen van de organisatie. Rapportage volgens EVCprocedure Rapportage voor een EVCprocedure Zelfbeoordeling aan de hand van erkende profielen uit zorg
Enkele maanden tot een paar jaar
Afgeleide versie van EVC-Online
7 van 10
Bijlage 2: Voorbeelden vragen profiel EVV Enkele voorbeelden van vragen uit het profiel van de Eerst Verantwoordelijke Verzorgende: - Aantal kerntaken EVV vergeleken bij verzorgende IG: blijft 3. - Aantal extra werkprocessen EVV vergeleken bij verzorgende IG: 20 t.o.v. 17. - Aantal extra indicatoren EVV vergeleken bij verzorgende IG: 177 t.o.v. 135. Werkproces Cliëntgerichte zorgvisie 1. Ik neem een vraaggerichte houding aan. 2. Ik ondersteun de cliënt bij het behouden van de kwaliteit van leven zoals hij/zij dat gewend is. 3. Ik handel opmerkingen, vragen en klachten op een correcte manier af. 4. Ik geef mijn eigen grenzen aan en respecteer grenzen van anderen. Werkproces Coördineren van zorg 1. Ik zorg ervoor dat ik intern en extern het aanspreekpunt ben. 2. Ik zorg voor een duidelijke planning van het zorgproces. 3. Ik zorg ervoor dat overlap in de uitvoering van het zorgproces voorkomen wordt. 4. Ik adviseer en ondersteun collega’s van eigen en andere disciplines en betrokken vrijwilligers. 5. Ik bespreek met vrijwilligers en mantelzorg welke zorg zij kunnen bieden passend bij de wensen van de cliënt. 6. Ik controleer regelmatig de voortgang van het zorgproces. 7. Ik zorg ervoor dat het zorgplan actueel, eenduidig en duidelijk is. 8. Ik motiveer anderen om de zorgverlening volgens het zorgplan uit te voeren. 9. Ik overleg met de cliënt, naasten, mantelzorg, vrijwilligers en collega’s over het zorgplan. 10. Ik schakel mijn leidinggevende op het juiste moment in. Werkproces 11 Multidisciplinair overleg 1. Ik zorg ervoor dat overleg plaats vindt volgens een vaste procedure (frequentie, agenda, deelnemers e.d.). 2. Ik zorg ervoor dat de belangen van de cliënt centraal staan. 3. Ik zorg ervoor dat de gemaakte afspraken haalbaar zijn. 4. Ik sta open voor ideeën van de cliënt, collega’s, vrijwilligers, mantelzorg of naasten. 5. Ik verwerk informatie uit het multidisciplinair overleg in het zorgplan. 6. Ik informeer de cliënt en collega’s tijdig en op duidelijke wijze over wijzigingen in het zorgplan.
8 van 10
Bijlage 3: Evaluatiegegevens per pilotorganisatie Zorggroep Apeldoorn e.o.
Hillegomse Organisaties voor Zorgverlening aan Ouderen
Zorggroep Maas en Waal
Vivium
Periode
1-9-08 t/m 30-11-08
1-5-09 t/m 30-6-09
1-5-09 t/m 30-6-09
1-5-09 t/m 30-6-09
Aantal deelnemers
9 interieurverzorgenden en 1 leidinggevende
10 verzorgenden en 1 leidinggevende
10 verzorgenden en 1 leidinggevende
Gebruikt profiel
10 verzorgenden, 5 helpenden en 1 leidinggevende Verzorgende IG
Helpende zorg en welzijn
Verzorgende IG + EVV
Aantal zelfbeoordelingen
100 %
100 %
Verzorgende IG+deelkwalificatie psychiatrie 100 %
Aantal ingevulde vragen bij zelfbeoordeling Aantal Persoonlijke Ontwikkelingsplannen
83%
100 %
100 %
100 %
80 %
100 %
100 %
100 %
Aantal verslagen van het POP-gesprek
42 %
100 %
100 %
100 %
Gemiddelde tijd dat deelnemer met EVC-Online bezig is Extra benodigde tijd voor leidinggevende
4 uur
2.0 tot 2.5 uur
2.5 uur
1.5 uur
1 uur per deelnemer
geen
geen
geen
Aantal opmerkingen op systeem, inhoud en ontwerp Aantal opmerkingen over leesbaarheid
16
geen
geen
geen
Tussen 5 en 10
geen
1
1
Aantal vragen aan helpdesk
Tussen 30 en 40
Minder dan 5
Minder dan 5
Minder dan 5
Gemiddelde tevredenheid gebruikers
voldoende
goed
goed
goed
100 %
(in onvoldoende, voldoende of goed uitgedrukt)
9 van 10
10 van 10
