EFEKTIVITAS DAN KENDALA PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001 : 2008) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
Tesis Diajukan kepada Program Pascasarjana Magister Manajeman Pendidikan Untuk memperoleh Gelar Magister Pendidikan (M.Pd)
Oleh: Triyono NPM: 942012006 PROGRAM PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN - FKIP UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014
i
ii
PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini saya : Nama
: Triyono
NPM
: 942012006
Program Studi
: Magister Manajemen Pendidikan Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tesis berjudul “Efektivitas dan kendala Penerapan Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga”, adalah benar-benar karya saya sendiri dan bukan jiplakan. Pendapat atau temua orang lain yang terdapat dalam tesis ini dikutip berdasarkan kode etik ilmiah. Demikian surat pernyataan ini saya buat dan apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik.
Salatiga, Mei 2014 Yang membuat pernyataan,
Triyono.
iii
EFEKTIVITAS DAN KENDALA PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001 : 2008) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas dan kendala penerapan sistem manajemen mutu (ISO 9001:2008) di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif, teknik pengumpulan data dengan cara kuesioner, wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Responden adalah seluruh staf Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan prinsip-prinsip sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga telah berjalan efektif. Kendala yang terjadi antara lain kurangnya dukungan manajemen puncak tentang pengembangan staf perpustakaan dan kurangnya pemahaman tentang konsep SMM ISO 9001:2008. Kata kunci : Sistem Manajemen Mutu, ISO 9001:2008, Efektivitas penerapan, Perpustakaan.
iv
THE EFFECTIVENESS AND ITS CONSTRAINTS IMPLEMENTATION QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001:2008) IN THE UNIVERSITY LIBRARY OF SATYA WACANA CHRISTIAN UNIVERSITY SALATIGA ABSTRACT This study aims to analyze the effectiveness and constraints implementation of quality management system (ISO 9001:2008) at the University Library of Satya Wacana Christian University Salatiga. The type of research is a descriptive study applying a qualitative approach with data collection techniques by means of questionnaires, interviews, observation, and documentation studies. Respondents are the entire staff members of University Library of Satya Wacana Christian University Salatiga. The results of this study showed that the application of the principles of ISO 9001:2008 quality management system at the University Library of Satya Wacana Christian University Salatiga, are effective. Constraints that occur include the lack of top management’s support on the development of librarians and lack of understanding of the concept of QMS ISO 9001:2008. Keywords: Quality Management Systems, ISO 9001:2008, implementation effectiveness, Library.
v
KATA PENGANTAR Penerapan SMM ISO 9001:2008 di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan, dengan menerapkan
kedelapan
9001:2008, diharapkan
prinsip-prinsip
SMM
ISO
kepuasan pemustaka dapat
terealisasi. Prinsip-prinsip tersebut adalah (1) fokus pada pemustaka, (2) Kepemimpinan (3) Keterlibatan staf. (4). Pendekatan
Proses.
(5)
Pendekatan
Sitem
pada
manajemen. (6) Peningkatan mutu yang berlanjutan. (7) Pengambilan keputusan didasarkan atas fakta. (8) Kerja sama
saling
Manajemen
menguntungkan. Mutu
(ISO
Penerapan
9001:2008)
di
Sistem lembaga
perpustakaan tidak bisa ditunda-tunda lagi, karena akan berdampak positif terhadap organisasi perpustakaan. Hal inilah
yang
mendorong
peneliti
untuk
mengetahui
bagaimana efektivitas dan apa saja kendala yang akan terjadi. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana tingkat efektivitas dan apa saja kendala yang terjadi dalam penerapan SMM ISO 9001:2008, di Perpustakaan Universitas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, sehingga setelah mengetahui hasilnya,
agar
dilakukan
perbaikan, sehingga ke depan akan lebih baik, berdaya guna dan berhasil guna.
vi
Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi Perpustakaan Wacana
Universitas,
Salatiga
dan
Universitas
pihak-pihak
Kristen yang
Satya
sekiranya
membutuhkan. Salatiga, Mei 2014, Penulis.
vii
UCAPAN TERIMA KASIH Segala puji syukur atas limpahan rahmat dan karunia Allah SWT, sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian dalam rangka penulisan tesis ini, mulai persiapan, proses penyusunan, hingga penyelesian tesis ini, penulis mendapatkan banyak campur tangan, bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof. Supramono, SE., MBA., DBA., selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan dukungan dalam penyusunan tesis ini, serta memberikan pembelajaran pada perkuliahan Manajemen Keuangan Pendidikan dan Total Quality Management. 2. Bapak Dr. Bambang Ismanto, M.Si., selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Pendidikan yang telah memberikan kemudahan selama dalam proses perkuliahan sampai selesainya penulisan tesis ini. 3. Semua Staf Pengajar Program studi Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan UKSW Salatiga yang telah berbagi pengetahuan dalam penulisan tesis ini. 4. Direktur Perpustakaan Universitas, UKSW dan para staf nya yang telah memberikan kesempatan sebagai lokasi penelitian (subjek penelitian). 5. Istri dan ketiga anak saya yang telah memberikan dukungan dari awal kuliah hingga selesainya penulisan tesis ini. 6. Rekan-rekan mahasiswa MMP angkatan 26 dan rekan-rekan lainnya yang tak bisa penulis sebut
viii
namanya satu-persatu yang selalu memberikan semangat dan dorongan kepada penulis. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan berkah dan anugerah-Nya yang berlimpah bagi beliau-beliau tersebut di atas. Akhirnya harapan penulis semoga tesis ini bermanfaat bagi kita semua.
Salatiga,
Mei 2014
Penulis
,
ix
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul ……………………………………………….. Abstrak ..………………………………………………………. Kata Pengantar ……………………………………………….. Daftar Isi ……………………………………………………… .. Daftar Tabel ……………………………………………………. Daftar Gambar ………………………………………………… I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah …………………………… 1.2. Rumusan Masalah ………………………………….. 1.3. Tujuan Penelitian ……………………………………. 1.4. Manfaat Penelitian ………………………………….. 1.5. Sistematika Penulisan ………………………………
i ii iv viii x xii 1 1 7 7 7 8
II. TELAAH PUSTAKA 2.1. Manajemen Mutu. …………………………………… 2.2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008……… 2.3. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di Perpustakaan ……………………………………… 2.4. Efektivitas Penerapan SMM ISO 9001 : 2008 di Perpustakaan …………………………………….. 2.5. Kendala yang mungkin akan timbul dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di Perpustakaan. ……………………………………………………….
10 10 10
III. METODE PENELITIAN
33
3.1. Jenis Penelitian ……………………………… ……. 3.2. Lokasi Penelitian, Responden, obyek penelitian. ………………………………………….. . 3.3. Data dan Prosedur Pengumpulan data ……….. 3.4. Analisis data ………………………………… ……..
12 23
29 33 33 34 47
x
IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran umum Lokasi Penelitian ……………. 4.2. Gambaran umum Responden ……………………. 4.3. Analisis ……………………………………………….. 4.3.1. Efektivitas dalam penerapan prinsipPrinsip SMM ISO 9001:2008 di PUUKSW Salatiga ………………………………. 4.3.2. Kendala yang dihadapi PU-UKSW dalam penerapan SMM …………………………… 4.4. Pembahasan ………………………………………… 4.4.1. Efektivitas dalam melaksanakan prinsipprinsip SMM ISO 9001:2008 di PU-UKSW Salatiga. ……………………………………… 4.4.2. Kendala yang terjadi dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di PU-UKSW ………
49 49 55 57 57 70 75
75 100
V. PENUTUP. 5.1. Kesimpulan. ………………………………………… 5.2. Implikasi …………………………………………….. 5.3. Keterbatasan Penelitian dan Saran bagi Penelitian mendatang. ……………………………
108 108 109
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………
112
LAMPIRAN-LAMPIRAN ……………………………………
118
111
xi
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Tabel 3.2
Tabel 3.3
: Kebutuhan Informasi dan Sumber Data ………………………………… ………………
35
: Kisi-kisi instrumen yang diperlukan untuk mengukur efektifitas penerapan SMM ISO 9001: 2008…………………………….
37
: Kisi-kisi Daftar Pertanyaan yang diperlukan untuk mengukur kendala penerapan SMM ISO 9001: 2008 …………………….. : Rekapitulasi Staf Perpustakaan Univeritas, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga…
45
Tabel 4.2.1 : Sebaran Karakteristik Responden……………
56
Tabel 4.3.1 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga Terhadap Perpustakaan dalam prinsip Fokus pada Pelanggan (Pemustaka) ………..
59
Tabel 4.3.2 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap Kepemimpinan …………………….
61
Tabel 4.3.3 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap keterlibatan staf. …………………..
62
Tabel 4.1
55
Tabel 4.3.4 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap Perpustakaan dalam pelaksanaan kerja mengikuti alur proses ………………… … 64 Tabel 4.3.5 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap Perpustakaan dalam pengelola perpustakaan dengan system manajemen …. 66 Tabel 4.3.6 : Hasil Penilaian Staf Perpustakaan Perpustakaan Univ. UKSW Salatiga dalam prinsip Perbaikan Berkelanjutan ….. ………
67
Tabel 4.3.7 : Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap Perpustakaan dalam pengambilan keputusan didasarkan atas fakta …………….
68
xii
DAFTAR TABEL (lanjutan) Halaman Tabel 4.3.8
: Hasil Penilaian Staf PU-UKSW Salatiga terhadap Perpustakaan dalam menjalin kerja sama dengan rekanan kerja.. ………………………………………….
70
xiii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1. : Hasil Survei Kepuasan Pengguna. ………..
6
Gambar 4.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas . .. ………………………………….
54
xiv
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Analisis Data ……………………………
118
xv
Halaman Persetujuan
EFEKTIVITAS DAN KENDALA PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001 : 2008) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA
Tesis Oleh: Triyono NPM: 942012006 Telah disetujuhi untuk diuji Pada tanggal : 22 Mei 2014 Pembimbing
Prof. Supramono, MBA., DBA.
xvi
