EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 SALATIGA ARTIKEL JURNAL Diajukan kepada Program Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan untuk Memperoleh Gelar Magister Pendidikan (M.Pd)
Oleh: Marlen Angela Daik NPM: 942013142
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2016
EFEKTIVITAS DAN KENDALA IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 SALATIGA Marlen Angela Daik Magister Manajemen Pendidikan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia
[email protected] Prof. Sutriyono, M.Sc., Ph.D Magister Manajemen Pendidikan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga 50711, Indonesia
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas serta kendala yang dihadapi sekolah dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga. Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif, teknik pengumpulan data dengan cara kuisoner, wawancara, studi dokumentasi dan observasi. Responden adalah tenaga pendidik dan kependidikan SMK Negeri 3 Salatiga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga berdasarkan persyaratan klausul-klausul sistem manajemen mutu ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 yang terdiri dari sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya manusia, realisasi produk serta pengukuran, analisis dan perbaikan telah berjalan efektif. Kendala yang terjadi antara lain kurangnya sumber daya manusia, beban kerja, ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem manajemen mutu (inkonsisten) serta kurangnya pemahaman akan konsep sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Kata Kunci: Sistem Manajemen, Mutu, ISO 9001:2008, IWA 2:2007
ABSTRACT This study aims to analyze the effectiveness and constraints implementation of quality management system (ISO 9001:2008) at SMK Negeri 3 Salatiga. The type of research is a descriptive study applying a qualitative approach with the data collection techniques consist of questionnaires, interviews, documentation studies and observation. Respondents are the teachers and the employers of SMK Negeri 3 Salatiga. The result of the study showed that the implementation of quality management system based on the Quality Management System ISO 9001:2008/ IWA 2: 2007 which consist of education quality management system, education management responsibility, education resource management, education planning of product realization as well as Measurement, analysis and improvement at SMK Negeri 3 Salatiga are effective. Constraints that occur include the lack of human resources, work load, inconsistency on the implementation and lack of understanding the concepts of quality management system ISO 9001:2008. Keywords: Quality, Management System, ISO 9001:2008, IWA 2: 2007
PENDAHULUAN Pendidikan merupakan suatu hal yang penting bagi suatu bangsa. Salah satu indikator bangsa yang maju dapat dilihat dari pendidikannya. Namun pada kenyataannya, mutu pendidikan di Indonesia belum bisa dikatakan memuaskan. Salah satu upaya yang secepatnya perlu dilakukan oleh pemerintah adalah dengan melakukan transformasi dan inovasi sistem manajemen kelembagaan sekolah. Dalam upaya peningkatan mutu pendidikan, pemerintah telah merubah manajemen pengelolaan pendidikan dari sentralisasi menjadi desentralisasi. Pengelolaan pendidikan secara desentralisasi yang dicanangkan oleh pemerintah adalah dengan penerapan Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang ditegaskan dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 tahun 2003 tentang SISDIKNAS, yakni pengelolaan satuan pendidikan menengah dilaksanakan berdasarkan standar pelayanan minimal dengan prinsip manajemen berbasis sekolah. Kebijakan pemerintah tersebut dimaksudkan untuk menciptakan manajemen sekolah yang efektif, karena dengan manajemen sekolah yang efektif, sekolah tersebut akan menjadi berkualitas (Usman, 2007 dalam Nugroho, 2013: 2). Selain itu, pemerintah juga mengeluarkan permendiknas Republik Indonesia Nomor 63 tahun 2009 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan (SPMP) yang mengharuskan terbangunnya budaya mutu pendidikan serta terpetakannya mutu pendidikan yang rinci pada satuan pendidikan. Dengan adanya kebijakan mengenai SPMP serta MBS yang memungkinkan sekolah untuk menentukan sendiri kebijakan peningkatan mutunya, banyak lembaga pendidikan yang saat ini menerapkan sistem manajemen mutu yang berstandar internasional, khususnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Sebagai salah satu jenjang pendidikan di Indonesia, SMK merupakan salah satu lembaga pendidikan yang berpotensi untuk mempersiapkan dan menghasilkan SDM yang dapat terserap dalam dunia kerja. Namun faktanya dari tahun ke tahun kesempatan lulusan SMK sebagai angkatan kerja tidak memperoleh kesempatan kerja. Hal ini dibuktikan dengan data dari Badan Pusat Statistika tahun 2013, yakni tingkat pengangguran terbuka (TPT) untuk pendidikan SMK menempati posisi tertinggi, yaitu sebesar 11,19 persen, disusul TPT SMA sebesar 9,74 persen yang jika dibandingkan dengan data Agustus tahun 2012 jumlah TPT SMK dan SMA tidak mengalami penurunan (BPS, 2013:5). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa SMK sebagai salah satu jenjang pendidikan yang berusaha menyediakan lulusan yang bermutu dan dapat bersaing masih perlu untuk mendapat perhatian, terutama dalam pengelolaan SMK itu sendiri. Salah satu upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan guna mencapai kepuasan pelanggan di sekolah adalah dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008. Namun, dalam merealisasikan program ini masih ditemui hambatan-hambatan di lapangan yang terutama berkaitan dengan masalah dana, ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses
1
belajar mengajar serta masalah-masalah yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen sekolah (Sumerta. N, Suhandana .A, dan Marhaeni. A, 2013). PERMASALAHAN Salah satu Sekolah Menengah Kejuruan di Salatiga yang telah mendapatkan pengakuan dan memperoleh sertifikat ISO 9001:2008 dari auditor SAI Global sejak tahun 2010 adalah SMK Negeri 3 Salatiga yang terletak di Kelurahan Kalibening Kecamatan Tingkir. Walaupun program tersebut dapat dilaksanakan, tetapi masih banyak hambatanhambatan yang perlu mendapat perhatian. Diantaranya, keterbatasan guru yang memiliki kompetensi. Dimana, sekolah memiliki 48 guru PNS pada tahun 2013. Selain itu pula, belum adanya evaluasi mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mengingat sekolah telah menerapkannya sejak tahun 2010. Diharapkan dengan dilakukannya penelitian ini akan diperoleh gambaran mengenai efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di SMK negeri 3 Salatiga serta kendala-kendala apa yang dihadapi oleh sekolah dalam mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008. MANAJEMEN MUTU DI LEMBAGA PENDIDIKAN Manajemen pendidikan dapat diartikan sebagai sebuah aktivitas dalam mengelola sekelompok orang dengan tujuan untuk menjalankan sebuah lembaga pendidikan secara efisien dan efektif melalui aktivitas memadukan sumber-sumber daya pendidikan yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengendalian sehingga visi lembaga pendidikan tersebut dapat tercapai. Hal ini sejalan dengan yang diungkapkan oleh Ruble (2010:19), “Educational management can be looked at as the process …… It is the process that aims at maintaining the educational institutions and making them function effectively and efficiently. Selanjutnya, manajemen mutu merupakan gabungan dari keseluruhan fungsi manajemen yang dibangun berdasarkan konsep kualitas yang berorientasi pada upaya peningkatan mutu guna memuaskan pelanggan. Karakteristik manajemen mutu menurut Gasperz (2006, dalam Zubaidi, 2011:15), yaitu komitmen total pada peningkatan nilai secara kontinyu terhadap customer, investor dan tenaga (staf), lembaga memahami dorongan pasar yang mengartikan mutu bukan atas dasar kepentingan organisasi tetapi kepentingan customer, dan berkomitmen untuk memimpin orang dengan perbaikan dan komunikasi terus menerus. Lebih lanjut, Gasperz (2006 dalam Zubaidi, 2011:15) menjelaskan bahwa prinsip dan pokok dalam Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut: (1) kepuasan pelanggan dimana mutu tidak hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu, tetapi kualitas itu ditentukan oleh customer (pelanggan internal maupun eksternal), (2) respek terhadap setiap orang, (3) manajemen berdasarkan fakta yang dapat diartikan bahwa setiap 2
keputusan organisasi harus didasarkan pada data, bukan pada perasaan (feeling), (4) perbaikan berkesinambungan sebagai sebuah hal yang penting bagi setiap lembaga. SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu ISO merupakan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai. Menurut Sallis (2010 :121) ada banyak keuntungan yang bisa diraih oleh institusi dari status ISO terutama lembaga-lembaga tersebut akan mengupayakan disiplin untuk menspesifikasi dan mendokumentasikan sistem mutu mereka dengan mendapatkan akreditasi dari pihak ketiga. Selain itu, manfaat ISO menurut Setiawan, (2009, dalam Wahyono, 2011: 37) diantaranya yakni : 1) meningkatkan kepercayaan pelanggan, 2) jaminan kualitas produk dan proses, 3). meningkatkan produktivitas perusahaan & “market gain”, 4) meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan, 5). Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan, 6) meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok, 7) meningkatkan cost efficiency & keamanan produk, 8) meningkatkan komunikasi internal, 9) meningkatkan image positif perusahaan,10) sistem terdokumentasi, 11) media untuk pelatihan dan pendidikan. Dalam ISO, terdapat delapan prinsip dan beberapa persyaratan klausul-klausul yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam upayanya dalam melakukan perbaikan secara berkesinambungan. Prinsip-prinsip manajemen mutu ini terdiri dari: (1) fokus pada pelanggan (Customer focus), (2) kepemimpinan, (3) pelibatan karyawan, (4) pendekatan proses, (5) pendekatan sistem pada manajemen, (6) perbaikan berkesinambungan, dan (7) pendekatan fakta untuk membuat keputusan, serta (8) hubungan pemasok yang saling menguntungkan (Point Development International, 2008). Selanjutnya, klausul-klausul yang harus diperhatikan dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 menurut BSN (dalam Artha, P.G.B dkk: 2013:3) adalah sebagai berikut: a. Klausul 1. Ruang Lingkup Ruang lingkup ISO 9001: 2008 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk meningkatkan terus-menerus kualitas dan jaminan kesesuaian pelayanan yang diberikan. b. Klausul 2. Referensi Normatif Klausul ini hanya memuat referensi-referensi dari ISO 9001:2008. c.Klausul 3. Istilah dan Definisi Klausul ini menyatakan istilah dan definisi-definisi yang diberikan 9000:2008 (Quality Management System Fundamental and Vocabulary). d. Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu
dalam
ISO
3
Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). [Dimana], manajemen organisasi harus menetapkan langkahlangkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Identifikasi dan pengelolaan proses juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Persyaratan dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen dalam ISO 9001:2008, didefinisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya. Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: (a) persyaratan tertulis tentang kebijakan kualitas dan tujuan kualitas, (b) manual kualitas, (c) prosedurprosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2008, (d) dokumendokumen termasuk catatan-catatan yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektifitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses di luar organisasi. e. Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen Klausul ini menekankan pada komitmen dari manajemen puncak menuju perkembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Klausul ini juga memaksa keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, menetapkan kebijakan untuk mutu, menetapkan tujuan-tujuan mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, mengangkat secara formal seorang yang mewakili manajemen dan menjamin proses komunikasi internal yang tepat, serta harus melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu. f. Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Manusia Klausul ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus menetapkan dan memberikan sumber-sumber daya yang diperlukan secara tepat, personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. g. Klausul 7. Realisasi Produk Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menjamin bahwa proses realisasi produk berada di bawah pengendalian agar memenuhi persyaratan produk. h. Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Menurut klausul ini organisasi harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian dari produk, menjamin kesesuaian dari sistem manajemen mutu dan meningkatkan terus-menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu. Prinsip-prinsip manajemen mutu diatas, terintegrasi dengan klausul-klausul SMM ISO 9001: 2008, dimana antara prinsip yang satu dengan prinsip yang lain dan antara klausul yang satu dengan klausul yang lain diterapkan saling berhubungan. Artinya, dijalankan secara simultan guna perbaikan kinerja organisasi, dalam usaha mencapai sasaran atau tujuan organisasi sehingga dapat memenuhi customer satisfaction. 4
SMM ISO pada mulanya diciptakan dan digunakan dalam dunia industri sehingga persyaratan dan konsep-konsep yang mendasar dalam sistem manjemen mutu ISO 9001:2008 harus diterjemahkan agar sesuai dengan bidang pendidikan sehingga diterbitkanlah IWA 2 sebagai pedoman dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di bidang pendidikan. IWA 2 adalah panduan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 bagi lembaga pendidikan dan bukanlah sebagai suatu persyaratan sebagaimana ISO 9001:2008. Keberhasilan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO ini tergantung pada semua orang dalam organisasi tersebut (Triyono, 2014:11). Namun sebaliknya, sekolah akan mengalami kendala dalam mengimplementasikannya manakala tidak sesuai persyaratanpersyaratan yang telah ditentukan dalam SMM ISO 9001:2008 dan kurangnya infrastruktur yang mendukung serta faktor-faktor lainnya. EFEKTIVITAS PENERAPAN PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 DI LEMBAGA PENDIDIKAN Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menunjukkan seberapa jauh sasaran atau target program yang telah ditetapkan dapat tercapai. Berkaitan dengan efektivitas dalam program pendidikan pendidikan, efektivitas dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauhmana sasaran program yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 di lembaga pendidikan, semakin efektif dan konsistennya sekolah dalam menerapkan dan melaksanakan klausul-klausul SMM ISO 9001:2008 maka akan berdampak pada pecapaian atau pemenuhan kepuasan pelanggan. METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengang menggunakan pendekatan kualitattif, dengan pengumpulan data memakai cara purposive random sampling dan analisisnya dilakukan dengan mix method dengan metode yang lebih dominan adalah metode kuantitatif dan metode kualitatif sebagai metode pelengkap. Penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari kuisioner, wawancara, studi dokumen dan obervasi. Kuisioner disebarkan kepada 50 responden tenaga pendidik dan kependidikan sebagai sampel dari keseluruhan total populasi sekolah yang terdiri dari 1322 siswa, 89 tenaga pengajar dan 20 tenaga kependidikan. Kuisioner yang disediakan berisi pernyataan-pernyataan berdasarkan klausul-klausul yang terdapat dalam ISO 9001:2008/ IWA 2/2007 diantaranya yaitu: sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi pelayanan, serta pengukuran, analisis, dan perbaikan. Selanjutnya wawancara secara mendalam dilakukan terhadap Kepala Sekolah SMKN 3 Salatiga, Wakil kepala sekolah, dan WMM sebagai informan kunci. Wawancara terhadap para informan menggunakan garis-garis besar pertanyaan yang meliputi implementasi klausul-klausul dan kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kemudian 5
untuk studi dokumentasi meliputi Buku pedoman penyelenggaraan Sekolah Menengah Kejuruan, Dokumen WMM SMM ISO, Manual Prosedur SMM ISO, data guru, data karyawan/ TU, data inventaris sarana dan prasarana sekolah, serta data terserapnya lulusan di dunia kerja atau dunia industri (DI/DU). Sedangkan untuk observasi, peneliti menyiapkan daftar pertanyaan atau kisi-kisi tentang unsur-unsur yang memuat faktor-faktor yang diobservasi beserta kategori masalahnya. ANALISA DAN PEMBAHASAN Dari hasil 50 isian kuisioner implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMKN 3 Salatiga, secara keseluruhan diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Efektivitas Implementasi Klausul Sistem Manajemen Mutu Pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden untuk klausul ini mencakup beberapa pernyataan terkait dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga. Pertanyaan-pertanyaan tersebut diantaranya: 1. Proses belajar mengajar digunakan untuk menentukan, mengkaji ulang dan meningkatkan kepandaian peserta didik. 2. Kegiatan belajar mengajar memberi kemampuan peserta didik agar mencapai kinerja yang tinggi/optimal. 3. Terdapat adanya asesmen untuk memverifikasi pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan peserta didik. 4. Keselarasan antara UU, peraturan, standar dan kurikulum, KBM, ujian dan perencanaan. 5. Pengukuran motivasi peserta didik agar memenuhi persyaratan. 6. Dukungan pembelajaran yang terbukti efektif untuk setiap peserta didik. 7. Pemantauan yang sistematis terhadap segala bentuk proses belajar mengajar yang berkaitan dengan kepandaian peserta didik. 8. Efektivitas pemanfaatan fasilitas dan sumber daya yang terdapat di dalam kelas. 9. Validasi kurikulum untuk memenuhi persyaratan pendidikan.
6
Tabel 1 Sistem Manajemen Mutu Skala Bobot Kode Pernyataan ) 1 2 3 4 5 1 0 0 3 35 1 209 2 0 1 9 29 1 200 3 0 1 6 35 8 200 4 0 0 10 34 6 196 5 0 0 10 32 8 198 6 0 0 6 36 8 202 7 0 1 5 37 7 200 8 0 1 4 42 3 197 9 0 1 8 38 3 193 199.44
Xi
SD
4.18 4.00 4.00 3.92 3.96 4.04 4.00 3.94 3.86 3.99
0.55 0.70 0.61 0.57 0.60 0.53 0.59 0.47 0.53 0.57
(Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dalam sistem manajemen mutu berada dalam kategori efektif (3,40 - 4,19) dengan diperolehnya rata-rata 3,99 dan standar devisiasi 0,57. Pada kondisi ini terlihat bahwa sekolah telah berupaya untuk memelihara dan menerapkan sistem manajemen mutu sekolah dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitasnya sesuai dengan persyaratan standar internasional ISO 9001:2008. 2. Efektivitas Implementasi Klausul Tanggung Jawab Manajemen Didalam pertanyaan kuisioner yang diberikan kepada para responden, klausul tanggung jawab manajemen ini mencakup beberapa pernyataan berkaitan dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut: 1. Terdapat pemilihan dan penggunaan informasi untuk mendukung sistem manajemen. 2. Menggunakan data yang cepat dan efektif dalam meningkatkan proses belajar mengajar. 3. Terdapatnya suatu kriteria dan metode untuk membandingkan data dalam 4. 5. 6. 7.
meningkatkan proses. Menganalisis data dari luar sekolah. Integrasi informasi dari seluruh bagian sekolah. Menuangkan hasil temuan kaji ulang manajemen pada efektivitas sistem manajemen. Mendokumentasikan perubahan yang efektif, yang telah dibuat untuk sistem manajemen institusi pendidikan.
8. Bukti perubahan sistem manajemen telah meningkatkan hasil
7
Tabel 2 Tanggung Jawab Manajemen Skala Bobot Kode 1 2 3 4 5 Pernyataan ) 1 0 1 11 35 3 190 2 0 2 8 36 4 192 3 0 0 5 40 5 200 4 0 1 4 40 5 199 5 0 2 2 44 2 196 6 0 2 9 37 2 189 7 0 1 10 38 1 189 8 0 0 3 46 1 198 194.13
Xi
SD
3.8 3.84 4 3.98 3.92 3.78 3.78 3.96 3.88
0.57 0.62 0.45 0.51 0.49 0.58 0.51 0.25 0.50
(Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 khususnya dalam klausul tanggung jawab manajemen dapat dikategorikan efektif (3,88) dengan standar defiasi 0,50. Hal ini mengindikasikan bahwa sekolah menekankan pada komitmen dan memaksa keterlibatan manajemen puncak berkaitan dengan upaya pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pelanggan, perencanaan manajemen, menetapkan tanggung jawab dan wewenang organisasi, menjamin proses komunikasi internal yang tepat serta melakukan peninjauan ulang sistem manajemen mutu. 3. Efektivitas Implemetasi Klausul Manajemen Sumber Manusia Dalam penerapan klausul manajemen sumber manusia, peneliti menetapkan beberapa pernyataan yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 salatiga, yaitu sebagai berikut: 1. Proses administrasi yang efektif untuk proses pembelajaran peserta didik. 2. Desain kurikulum yang sesuai untuk setiap peserta didik. 3. Layanan pendukung untuk memberi kesempatan peserta didik dalam memenuhi kebutuhan dalam pembelajaran. 4. Proses belajar mengajar dimonitor setiap hari. 5. Penilaian atas setiap proses belajar mengajar yang ada, dan menerapkan perubahan saat diperlukan. 6. Proses belajar mengajar untuk meningkatkan kepandaian dan kemampuan peserta didik. 7. Mengurangi kegiatan yang tidak bermanfaat.
8
Tabel 3 Manajemen Sumber Daya Manusia Skala Bobot Kode 1 2 3 4 5 Pernyataan ) 1 0 1 6 41 2 194 2 0 0 8 34 8 200 3 0 0 7 35 8 201 4 0 2 7 35 6 195 5 0 1 4 43 2 196 6 0 1 7 40 2 193 7 0 1 5 42 3 200 196.13
Xi
SD
3.88 4.00 4.02 3.90 3.92 3.86 4.00 3.94
0.48 0.53 0.62 0.65 0.44 0.50 0.49 0.53
(Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan pendapat para responden pada tabel diatas, dapat disimpulkan bahwa dalam upaya penerapan klausul manajemen sumber daya manusia SMK Negeri 3 Salatiga telah memastikan bahwa sumber dayanya telah terpenuhi dan fungsi dari manajemen yang dijalankan telah efektif dalam rangka penyelenggaraan pendidikan yang efektif. Hal ini dibuktikan dengan hasil analisa data untuk klausul ini yakni nilai rata-rata 3,94 dengan standar deviasi 0,53. Walaupun hal ini tidak sejalan dengan hasil wawancara dengan Wakil Manajemen Mutu, yakni sekolah masih kekurangan tenaga guru dan tidak semuanya ditempatkan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
4. Efektivitas Implementasi Klausul Realisasi Produk Dalam klausul realisasi produk ini, ditetapkan 14 item pernyataan yang terkait dengan proses penyelenggaraan pendidikan di SMK Negeri 3 Salatiga, yaitu sebagai berikut: 1. Bukti adanya peningkatan kinerja secara substansial dan berkelanjutan. 2. Peningkatan secara small-steps yang telah dibuat di dalam proses belajar mengajar yang sudah ada. 3. Peningkatan proses belajar mengajar yang sedang berlangsung selaras dengan persyaratan pembelajaran. 4. Sumber daya dan perencanaan selaras dengan peningkatan pembelajaran peserta didiknya. 5. Target kinerja yang terukur untuk proses pembelajaran. 6. Tugas dan pekerjaan para guru serta tenaga kependidikan mendukung sistem manajemen mutu yang diterapkan sekolah. 7. Persyaratan yang telah ditetapkan mengenai keterampilan dan kinerja yang diperlukan bagi para guru dan tenaga kependidikan. 8. Pemahaman para guru dan tenaga kependidikan yang telah diverifikasi tentang tanggungjawab yang dibebankan.
9
9. Pemahaman orang tua yang telah diverifikasi tentang harapan mengenai pendidikan yang diterima oleh anak mereka di sekolah. 10. Kepemimpinan yang menselaraskan prioritas sistem dengan setiap persyaratan peserta didik. 11. Tujuan pendidikan ditetapkan untuk kesempatan dimasa mendatang dalam mempertahankan lingkungan pembelajaran yang baik 12. Tanggungjawab dan akuntabilitas pengambilan keputusan yang telah ditetapkan. 13. Rekaman/arsip hasil kinerja mendokumentasikan efektivitas kepemimpinan. 14. Kemampuan pemimpin dalam mengembangkan para tenaga pendidik dan kependidikan di sekolah. Tabel 4 Realisasi Produk Skala Kode Pernyataan 1 2 3 4 1 0 1 15 34 2 0 0 4 43 3 1 0 9 38 4 1 1 2 45 5 0 2 16 30 6 1 0 7 38 7 0 1 0 46 8 0 2 7 33 9 1 0 5 41 10 1 0 1 43 11 0 1 2 45 12 0 1 1 43 13 0 0 5 45 14 0 0 5 38
Bobot 5 0 3 2 1 2 4 3 4 3 5 2 5 0 7
) 183 184 180 189 172 174 186 157 180 176 188 177 195 167 178.47
Xi
SD
3.66 3.68 3.60 3.78 3.44 3.48 3.72 3.14 3.60 3.52 3.76 3.54 3.90 3.34 3.57
0.52 0.38 0.61 0.56 0.63 0.63 0.38 0.61 0.58 0.55 0.40 0.45 0.30 0.49 0.51
(Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, hasil kuisioner para responden mendapatkan nilai total ratarata 3,57 dengan standar deviasi 0,51. Dengan demikian dapat diketahui bahwa dalam penerapan klausul ini, sekolah mampu dan menjamin bahwa proses realisasi produk berada dibawah pengendalian sehingga telah memenuhi persyaratan produk. Dimana, sekolah telah merencanakan tahapan-tahapan yang dilakukan dalam menyelengarakan pendidikan, termasuk dalam penyusunan dan pengembangan metode belajar mengajar, desain, pengembangan dan pembaharuan kalender akademik serta kurikulum yang digunakan. 5. Efektivitas Implementasi Klausul Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Untuk mengetahui sejauh mana efektivitas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di SMK Negeri 3 Salatiga khususnya dalam klausul ini, peneliti telah menetapkan beberapa pernyataan diantaranya: 1. Pengukuran persepsi masyarakat tentang sekolah yang memuaskan. 10
2. 3. 4. 5.
Meningkatnya kepuasan masyarakat dengan efektivitas sekolah. Tindakan perbaikan yang efektif dalam menanggapi keluhan masyarakat. Perencanaan tindakan berdasarkan pada kebutuhan masyarakat. Hubungan yang efektif dengan Dinas Pendidikan atau institusi lain yang terkait dengan pembelajaran.
6. Kenaikan tingkat yang efektif bagi peserta didiknya. 7. Ujian Tengah Semester yang efektif bagi peserta didiknya. 8. Ujian Akhir Semester yang efektif bagi peserta didiknya. Tabel 5 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan Skala Bobot Kode Pernyataan Xi ) 1 2 3 4 5 1 0 1 3 43 3 198 3.96 2 0 1 4 43 2 196 3.92 3 0 1 10 38 1 189 3.78 4 0 1 2 45 2 198 3.96 5 0 3 6 41 0 188 3.76 6 0 1 4 41 4 198 3.96 7 0 1 7 39 3 194 3.88 8 0 1 6 40 3 195 3.90 194.50 3.89
SD 0.45 0.44 0.51 0.40 0.56 0.49 0.52 0.51 0.48
(Sumber: Data primer yang diolah, 2016)
Berdasarkan tabel diatas, maka dapat disimpulkan bahwa SMK Negeri 3 Salatiga telah efektif dalam upaya penerapan klausul ini. Hal ini dibuktikan dengan hasil kuisioner yakni 3,89 untuk nilai rata-rata dengan standar deviasinya yaitu 0,48. Dengan demikian, hal ini mengindikasikan bahwa SMKN 3 Salatiga telah memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan, menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan yang diperlukan agar menjamin kesesuaian produk dan meningkatkan efektivitas SMM secara terus menerus. KENDALA YANG DIHADAPI DALAM PENERAPAN SMM ISO 9001:2008 DI SMK NEGERI 3 SALATIGA Meskipun berbagai upaya telah dilakukan oleh SMK Negeri 3 Salatiga, namun masih terdapat kendala-kendala dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. Kendala-kendala yang diperoleh dari wawancara dapat dilihat dalam tabel berikut:
11
Tabel 6 Kendala Penerapan SMM ISO 9001:2008 di SMK 3 Salatiga No Faktor Penghambat Keterangan 1 Sumber daya manusia 1.Kurangnya tenaga admisnistrasi yang menangani dokumen-dokumen ISO 2. Jumlah tenaga guru PNS yang masih kurang serta tidak semuanya ditempatkan sesuai dengan kompetensi dan kapasitasnya. 2 Beban kerja Karena waktu guru yang relatif banyak digunakan didalam kelas, sehingga tidak sempat mengerjakan dokumen-dokumen ISO. 3 Ketidaksempurnaan dalam Berdasarkan hasil temuan audit, masih terdapat penerapan sistem manajemen mutu kesalahan minor (Inkonsisten) 4 Pemahaman akan konsep SMM ISO Eksistensi SMM belum dipahami semua warga 9001:2008 sekolah. (Sumber: Hasil wawancara dan observasi, Maret 2016)
a. Kurangnya Sumber Daya Manusia Kurangnya sumber daya manusia di SMKN 3 Salatiga ditunjukkan dengan belum maksimalnya masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh karena kurangnya tenaga administrasi yang menangani dokumen-dokumen ISO serta jumlah tenaga guru terutama tenaga guru PNS yang masih kurang serta tidak semuanya ditempatkan sesuai dengan kompetensi dan kapasitasnya. Hasil wawancara dengan Wakil Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga: “… tenaga kami juga kurang karena sebetulnya tenaga guru PNS kami baru 48 orang, kalo jumlah guru kita hampir 78 tetapi hanya 48 saja yang PNS itu pun tidak semuanya per bidangnya masing-masing”. (Hasil wawancara, Maret 2016) b. Beban Kerja Masih terdapat beberapa anggapan bahwa penerapan ISO hanya menambah beban kerja guru sehingga berdampak pada terlambatnya jadwal kegiatan sekolah terkait dengan pelaksanaan SMM ISO, seperti contohnya audit internal yang dilaksanakan tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Hasil wawancara yang dilakukan dengan Wakil Manajemen Mutu sekolah adalah, “…Karena waktu guru yang relatif banyak digunakan di dalam kelas, sehingga tidak sempat mengerjakan dokumen-dokumen ISO. Belum maksimalnya masing-masing personal yang menangani ISO dalam menjalankan tugasnya yang telah ditetapkan” (Hasil wawancara, Maret 2016)
12
c. Ketidaksempurnaan dalam Penerapan Sistem Manajemen Mutu (Inkonsisten) Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, salah satu contoh ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO di SMK Negeri 3 Salatiga, terlihat dari hasil wawancara dengan salah satu manajemen puncak sekolah, yakni: “….dari hasil audit, ……dari 4 kriteria ini biasanya kita temui yang minor, kesalahan minor itu ya yang setiap audit mungkin ada ya kesalahan minor, karna mungkin ya, inkonsist, bukan inkonsist. apa ya, maksudnya belum maksimal dalam menjalankan sebuah sistem kerja. Tetapi yang mayor, kita belum pernah, kesalahan mayor itu belum ada.” (Hasil wawancara, Maret 2016) Ketidaksempurnaan penerapan SMM ISO 9001:2008 ini juga didukung dengan hasil wawancara dengan kepala sekolah, yakni: “..Penerapan atau penggunaan SMM ISO ini bertujuan untuk salah satunya mengatur kendali dokumentasi yang mana terdapat banyak format-format pengarsipan dokumen sehingga dalam pengarsipan dokumen terkadang butuh waktu, konsistensi, teliti dan telaten. Hal ini juga disebabkan mungkin oleh habbit setiap karyawan sehingga dalam merubah habbit tersebutlah yang masih menjadi kendala” (Hasil wawancara, Maret 2016) d. Kurangnya Pemahaman akan Konsep SMM ISO 9001:2008 Kurangnya pengetahuan tentang konsep dan eksistensi sistem manajemen ISO 9001:2008 akan mempersulit staf sekolah dalam menerima dan menerapkan SMM, sehingga arah dan tujuan penerapan SMM menjadi tidak efektif. Hasil wawancara dengan Kepala Sekolah SMK Negeri 3 Salatiga mengenai kurangnya pemahaman tentang konsep SMM adalah: “Konsep SMM belum dipahami sepenuhnya oleh semua warga sekolah, hal ini disebabkan oleh karena beberapa faktor, antara lain kurangnya sosialisasi, belum tersedianya sarana untuk berbagi pengetahuan, selain itu ada juga pendapat yang menganggap bahwa penerapan SMM ISO menambah pekerjaan, karena setiap kegiatan harus didokumentasikan” (Hasil wawancara, Maret 2016) Pernyataan tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh wakil kepala sekolah bidang Humas, yakni: “….. Hanya masalah teknis-masalah.. Contohnya, Kalo di tempat kita ya istilahnya itu hanya masalah mungkin apa karna perubahan kurikulum juga, dan pemahaman guru tentang kurikulum juga bervariasi, nah itu juga menjadi celah tersendiri bagi kita semua untuk bisa,, istilahnya punya suatu keseragaman begitu. Nah itu kan kalo tidak seragam kan juga.. Iya, menjadi hambatan, masalah.” (Hasil wawancara, Maret 2016)
13
PENUTUP a. Kesimpulan Berdasarkan hasil data penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Berdasarkan lima persyaratan klausul SMM ISO 9001:2008/IWA2:2007 yang menjadi indikator dalam penelitian ini, SMK Negeri 3 Salatiga telah menunjukkan hasil yang efektif dalam implementasi SMM ISO 9001:2008. 2. Kendala-kendala yang dihadapi oleh SMKN 3 Salatiga dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 yakni kurangnya sumber daya manusia dan beban kerja guru dalam pelaksanaan penerapan SMM sehingga mengakibatkan keterlambatan sehubungan dengan pendokumentasian. Selain itu, terdapat ketidaksempurnaan dalam penerapan sistem manajemen mutu (inkonsistensi), dan kurangnya pemahaman akan konsep SMM ISO 90001:2008. b. Rekomendasi 1. Sekolah dapat lebih meningkat efektivitas penerapan sistem manajemen dengan memperhatikan kendala-kendala yang ada diantaranya dengan menyediakan tenaga adiministrasi yang khusus mendokumentasikan dokumen-dokumen ISO 9001:2008 serta mengadakan sosialisasi-sosialisasi atau pelatihan terhadap warga sekolah terkait dengan SMM ISO 9001:2008. 2. Diharapkan setiap guru serta tenaga kependidikan dapat meningkatkan kembali rasa kepedulian terhadap pentingnya melaksanakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 serta dapat meningkatkan rasa ingin tahu terhadap SMM ISO 9001:2008. 3. Pihak Manajemen Mutu SMK Negeri 3 Salatiga agar dapat mengadakan sosialisasi kepada guru ataupun warga sekolah yang belum mengetahui Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 mengingat masih terdapat warga sekolah yang belum memahami SMM ISO 9001:2008 dengan baik. Sehingga kedepannya sekolah dapat lebih merealisasikan administrasi sekolah yang lebih efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA Artha, P.G. B, dkk. 2013. Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 pada Proyek Alaya Resort Ubud. Jurnal Ilmiah Elektronik Infrastruktur Teknik Sipil, Volume 2, No. 1, Pebruari 2013. Badan Pusat Statistik. 2013. “Berita Resmi Statistik”. No. 78/11/Th. XVI, 6 November 2013 Nugroho. A. 2013. Analisis Kendala-Kendala dalam Penerapan SMM ISO 9001:2008 di SMKN 3 Wonosari Kabupaten Gunungkidul. Universitas Gadjah Mada. Tesis Ruble, R. 2003. Politics of Educational Management: A Case Study of the Christian Minority in Kerela. Published Thesis. Mahatma Gandhi University.
14
Sallis, Edward. 2010 . Total quality Management in Education (Manajemen Mutu terpadu Pendidikan). Penerjemah: Riyadi, Ahmad Ali. Yogyakarta: Irciso. Sumerta N, Suhandana A, Marhaeni AAIN. 2013. “Efektivitas Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 SMK Negeri 3 Sukawati”. e-Journal Triyono. 2014. Efektivitas dan Kendala Penerapan Sistem Manajemen Mutu (ISO 9001:2008) di Perpustakaan Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga. Thesis Wahyono. B. 2011. Pengaruh Implementasi Realisasi Produk dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terhadap Prestasi Belajar Siswa SMK Negeri 6 Surakarta Tahun Ajaran 2010/2011. Universitas Sebelas Maret Surakarta. Skripsi Zubaidi. 2011. Evaluasi Pelaksanaan SMM ISO 9001:2000 dan SMM ISO 9001: 2008 di SMK Rintisan Bertaraf Internasional di Kabupaten Temanggung (Studi Kasus di SMKN 1 Temanggung Periode Tahun 2006-2010). Universitas Kristen Satya Wacana. Thesis
15
