IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 Di PPID LAPAN ADE IMAN SANTOSO 1 Maret 2017
PT. CATUR DAYA SOLUSI 1
SIKLUS P-D-C-A Organization and its context (4)
Support & Operation (7, 8)
Do
Plan
Planning (6)
Customer requirements
Performance Evaluaiton (9)
Leadership (5)
Act
Customer satisfaction
Check
Result of the QMS
Product and services
Needs and expectations of relevant interested parties (4) Improvement (10)
Representasi Struktur ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA
2
4. KONTEKS ORGANISASI
3
4. KONTEKS ORGANISASI 4.1
Pemahaman Organisasi dan Konteksnya
4.2
Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan
4.3
Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu
4.4
Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya
4
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya Isu Eksternal: A. Isu Eksternal PPID Utama No
Dimensi
Isu
1 Pelanggan/pengguna
Ketidakpuasan masyarakat
2 Mitra (KIP & Kominfo)
Pembinaan terkait pengelolaan PPID
3 Pustispan
Jaringan internet Belum adanya aplikasi koordinasi antar satker
4 Peraturan Perundangan
Perkominfo nomor 4 tahun 2016 tentang sistem manajemen pengamanan informasi
5
4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya Isu Internal: B. Isu Internal No
Dimensi
Isu
1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PPID LAPAN masih bersifat ad hoc
2 Sumber Daya Manusia
SDM rangkap jabatan dan tugas Kompetensi SDM PPID perlu pengembangan Mutasi pegawai
3 Sarana Prasarana
Ruangan pelayanan belum optimal PC bagi pemohon informasi belum tersedia Laptop, PC, in focus dan TV monitor belum tersedia
4 Finansial
Prioritas anggaran 6
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan No Nama Lembaga/Instansi A Stakeholder Eksternal Pemerintah Republik 1 Indonesia Pemerintah Republik 2 Indonesia Pemerintah Republik 3 Indonesia 4 LAPAN 5 LAPAN 6 LAPAN 7
Pemerintah Republik Indonesia
8 Satuan Kerja LAPAN 9
Masyarakat / Pemohon Informasi
10 Perguruan Tinggi
Persyaratan
PIC
Keterangan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Sekretaris PPID Sudah terpenuhi Keterbukaan lnformasi Publik Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Sekretaris PPID Sudah terpenuhi Pelayanan Publik Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 Sekretaris PPID Sudah terpenuhi tentang Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 Peraturan Kepala LAPAN Nomor 6 Tahun 2011 Sekretaris PPID Sudah terpenuhi tentang Pedoman Layanan LAPAN Keputusan Kepala LAPAN Nomor 379 Tahun Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 2014 tentang PPID Berita Acara nomor 848B Tahun 2014 tentang Berita Acara Penetapan Informasi Yang Wajib Sekretaris PPID Sudah terpenuhi Tersedia Permenkominfo Nomor 4 tahun 2016 tentang Sekretaris PPID Belum terpenuhi Sistem Manajemen Pengamanan Informasi Keputusan Kepala LAPAN Nomor 15A Tahun Sekretaris PPID Sudah terpenuhi 2016 tentang Petugas PPID Penyediaan informasi yang mudah diakses, PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi cepat, tepat, akurat Penyediaan informasi dan dokumentasi penelitaian dan pengembangan di LAPAN yang PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi 13 akurat
4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan No
Nama Lembaga/Instansi
Persyaratan
PIC
Keterangan
B Stakeholder Internal 1 PPID Pelaksana
Mendapatkan kepuasan pelayanan PPID Utama terkait pengelolaan PPID yang baik
PPID Utama Sudah LAPAN terpenuhi
2 Pegawai LAPAN
Tidak ada keluhan terhadap layanan PPID Utama LAPAN
PPID Utama Sudah LAPAN terpenuhi
8
4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu (SMM) Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu:
“Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik Di Bidang Penelitian Dan Pengembangan Penerbangan Dan Antariksa” Pengecualian penerapan pada klausul ISO 9001:2015, a. 8.3 Rancangan dan Pengembangan b. 7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran 9
4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
PETA PROSES BISNIS
NO DOK : NO REVISI : TANGGAL : HALAMAN :
BPM-PPID-01 0 1 Juni 2016 1 dari 1
Proses Kontrol
PIHAK YANG BERKEPENTINGAN
Customer Pemohon Informasi
Visi, Misi, Kebijakan, Lingkup, Sasaran dan Program
PERENCANAAN
EVALUASI KINERJA
PENGENDALIAN LAYANAN
PENINGKATAN
Proses Inti PIHAK YANG BERKEPENTINGAN
PERMOHONAN INFORMASI
JAWABAN INFORMASI
PENGELOLAAN KEBERATAN
LAPORAN
- Kecepatan - Tepat Waktu - Kepuasan
Proses Pendukung
PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA
INPUT
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
PROSES
DOKUMENTASI INFORMASI
OUTPUT
10
5. KEPEMIMPINAN
11
5. KEPEMIMPINAN 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.3
Kepemimpinan dan Komitmen Kepemimpinan dan Komitmen untuk Sistem Manajemen Mutu Fokus Pelanggan Kebijakan Mutu Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi
12
5.1 Kepemimpinan dan Komitmen Top Manajemen menetapkan :
1. Kebijakan mutu 2. Sasaran mutu 3. Tugas dan tanggung jawab
4. Identifikasi dan penilaian risiko 5. Focus terhadap pelanggan
13
5.2 Kebijakan KEBIJAKAN MUTU PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelola informasi
dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk: 1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan
pelanggan. 2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi
seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik. 3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia
serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang. 4. Melakukan
upaya
perbaikan
yang
terus
menerus
dalam
rangka
peningkatan kinerja mutu PPID. 14
5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi Manajemen puncak harus memastikan tanggung jawab dan wewenang setiap peran yang relevan ditunjuk, dikomunikasikan dan dipahami oleh organisasi. Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan wewenang untuk : a. b. c. d. e.
Memastikan SMM sesuai dengan persyaratan Standar Internasional; Memastikan proses memberikan keluaran (output) yang diharapkan; Melaporkan kinerja SMM dan peluang peningkatan (improvement); Memastikan promosi fokus pelanggan; Memastikan kesesuaian SMM dipelihara. 15
6. PERENCANAAN
16
6. PERENCANAAN 6.1 6.2 6.3
Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya Perencanaan Perubahan
17
6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang Contoh Daftar Risiko :
18
6.2 Sasaran Mutu dan Rencana untuk Mencapainya
19
7. PENDUKUNG
20
7. PENDUKUNG 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.2 7.3 7.4 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3
Sumber Daya Umum Manusia Infrastruktur Lingkungan untuk Pengoperasian Proses Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya Pengetahuan Organisasi Kompetensi Kesadaran Komunikasi Informasi Terdokumentasi Umum Membuat dan Memperbarui Pengendalian Informasi Terdokumentasi 21
7.1 Sumber Daya
Sarana dan Prasaranana dikelola oleh: Bagian Layanan Pengadaan Milik Negara (LPBMN) dan Pusat Teknologi Informasi dan Standar Penerbangan dan Antariksa (Pustispan).
22
7.1 Sumber Daya
Sumber daya manusia dikelola oleh: BIRO SDM dan Hukum berdasarkan Kementrian PAN
23
7.4 Komunikasi Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan SMM, mencakup : a. Media; b. Waktu pelaksanaan; c. Sasaran/subyek; d. Metode/cara komunikasi; e. Penanggung jawab komunikasi.
24
7.5 Informasi Terdokumentasi
PPID Utama LAPAN menetapkan Prosedur Pengendalian Dokumen (Nomor: 01/06/2016/PPID-UT) untuk mengelola penerbitan, distribusi, pemusnahan dan masa simpan dokumen.
25
8. OPERASIONAL
26
8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional PPID Utama LAPAN telah merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan proses-proses, dengan menetapkan beberapa prosedur yaitu: a. Permohonan Informasi Publik (06/06/2016/PPID-UT) b. Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia (07/06/2016/PPID-UT) c. Daftar Penyusunan Informasi Publik (08/06/2016/PPID-UT) d. Pengaduan PPID (09/06/2016/PPID-UT) e. Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Pengaduan (10/06/2016/PPID-UT) Dengan output berupa Form Permohonan informasi publik, Penolakan Permohonan Informasi, Formulir Keberatan.
27
8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional Pengendalian layanan yang tidak sesuai, diatur dalam : Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan (04/06/2016/PPID-UT)
28
9. EVALUASI KINERJA
29
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi 9.1.2 Kepuasan Pelanggan Organisasi harus memantau persepsi pelanggan. Kepuasan pelanggan sudah dilaksanakan Permen PAN&RB No. 16/2014 Pedoman Survei Kepuasan Masyarakan (9 parameter) Periode tahun 2016 (1208 responden) Hasil 83.81 (target 80)
30
9.2 Audit Internal Audit Internal diatur dalam prosedur Audit Internal (02/06/2016/PPID-UT). LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL JALAN PEMUDA PERSIL NOMOR 1, JAKARTA 13220 TELEPON (021) 4894989, 4895040 FAKSIMILE (021) 4894815, 4892884 SITUS : www.lapan.go.id
RENCANA (JADWAL) AUDIT INTERNAL SMM Sistem Manajemen: ISO 9001:2015
No. Fungsi/Proses yang Diaudit
1 PPID Utama Management Representative 3 Sekretaris 2
4 Petugas Meja Informasi 5 Petugas Dokumentasi
Koordinator Audit: Sudiyanto
Klausul pada Kriteria Audit 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 7.3, 7.4, 10.1, 10.2, 10.3 6.1, 6.2, 6.3, 9.1, 9.2, 9.3, 10.2 7.5, 10.2 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2, 8.5, 8.7, 10.2 6.1, 6.2, 6.3, 8.1, 8.2, 8.5, 8.7, 10.2
Auditee
Tanggal
Christianus Ratrias 3 Agustus 2016 Dewanto
Jam
Auditor
09.30 - 11.30
Sudiyanto
Jasyanto
3 Agustus 2016
09.30 - 11.30
Murtani, Royati
Sudiyanto
4 Agustus 2016
09.30 - 11.30
Elly Nurnazily, Royati
Elly Nurnazily
3 Agustus 2016
13.30 - 14.30
Murtani
Royati
5 Agustus 2016
13.30 - 14.30
Sudiyanto, Sri Rahayu
31
9.3 Tinjauan Manajemen Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal setahun sekali. Diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen (03/06/2016/PPIDUT). NOTULEN
Aktifitas
: Rapat Tinjauan Manajemen
Agenda
: Evaluasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Tanggal Waktu
: 18 Agustus 2016 : 09.30 - 12.00
Dihadiri Oleh : (Daftar hadir terlampir)
No.
Tempat : Ruang Rapat PPID Utama LAPAN Halaman :1 Dari : 1 PPID Utama, Disetujui Distribusi Ke : Dibuat oleh : Sekretaris, oleh : Management Representative, Petugas Meja Informasi, Petugas Dokumentasi
URAIAN
PIC
Perubahan issue eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu: 1 MR Terkait UU nomer 14 tahun 2008 tentang KIP, sudah tidak menjadi issue eksternal karena sudah menerapkan aturan tersebut Kepuasan Pelanggan: Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan melalui survey kepuasan Petugas Meja 2 masyarakat (SKM) periode Januari – Juli 2016 terhadap responden pemohon Informasi informasi dengan tingkat kepuasan 81.96% Keluhan Pelanggan: Petugas Meja 3 Tidak ada keluhan pelanggan (Pemohon Informasi) selama periode JuniInformasi Agustus 2016
KETERANGAN
32
TERIMA KASIH
PT. CATUR DAYA SOLUSI Head Office: The CEO Building Level.12 Jl. TB Simatupang No. 18c Jakarta 12430 Operasional Office: Kawasan Citragrand Blok R3 No 30, Jl. Alternatif Cibubur Km 3 Telp.021-84300011
