EEN INVENTARISATIE VAN FOUTEN, PROBLEMEN EN WENSEN BETREFFENDE HET ADRESSEERSYSTEEM VAN HET BERICHTENCENTRUM

EEN INVENTARISATIE VAN FOUTEN, PROBLEMEN EN WENSEN BETREFFENDE HET ADRESSEERSYSTEEM VAN HET BERICHTENCENTRUM

WERKDOKUMENT 91.038X Auteur

datum

: mw. J. Sloof afd. IOSB Applicatiebeheer RIZA : 22 februari 1991

INVENTARISATIE VAN FOUTEN, PROBLEMEN EN WENSEN BETREFFENDE HET ADRESSEERSYSTEEM VAN HET BERICHTENCEN I R I M .

1.

Inleiding.

Het adresseersysteem van het berichtencentrum krijgt met het toenemen van het aantal berichtendiensten een steeds groter aantal adressen te verwerken. Nu het aantal adressen min of meer op peil is en er een standaard werkwijze bij het berichtencentrum ingevoerd is, blijkt dat het systeem niet optimaal functioneert. Gedurende het afgelopen jaar zijn al een aantal knelpunten aangepakt maar er zijn nog steeds een paar knelpunten aanwezig. Bovendien zijn er een aantal wensen naar voren gekomen nu het systeem ingeburgerd is. Om tot een optimaal werkend adresseersysteem te komen zijn de fouten, problemen en wensen gei'nventariseerd. De resultaten van deze inventarisatie en een "plan van aanpak" zijn in dit verslag terug te vinden. Na de crash met het LAN heeft Aad Hartman, de systeembeheerder Berichtencentrum, de bestanden van o.a. het adresseersysteem hersteld. Behalve fouten veroorzaakt door de crash zijn er ook fouten in de bestanden geconstateerd die door het programma veroorzaakt zijn. Deze fouten zijn aangeven in het memo van 21 december 1990 (Bijlage A). Ook zijn er een aantal fouten, problemen en wensen door de medewerkers naar voren gebracht via de in het berichtencentrum gehanteerde klachtenformulieren (Bijlage B). Voor een verdere inventarisatie van de klachten en wensen met betrekking tot het adresseersysteem is door Joke Sloof een aantal medewerkers van het berichtencentrum gei'nterviewd. De gei'nterviewden zijn Marga Holierhoek en Hennie Ronde als de meest ervaren gebruikers, Aad Hartmnn als beheerder en Klaas Wierenga als hoofd berichtencentrum (bijlage C).

2. De geconstateerde fouten, problemen en wensen. De volgende fouten, problemen en wensen zijn uit de memo's, klachtenformulieren en interviews naar voren gekomen. FOUTEN. Functie Omschrijving Oplossing

Verwijderen instantie. Er is geen controle of het instantienummer in mailing voorkomt. Programma aanpassen.

Functie Omschrijving Oplossing

Afdrukken instanties verkort. Foutmelding betreffende landkode. Programma aanpassen.


Afdrukken instanties telegramstijl. Geen voorletters en voorvoegsels op scherm. Programma aanpassen.


Afdrukken instanties telegramstijl. Slechts max. 2 bgg (zie bijlage D). Programma aanpassen. Bovendien de Lay-out van de uitvoer zo wijzigen dat meerdere bgg's op een blad passen.


Inbrengen basislijst Cursorbesturing niet correct. Programma aanpassen.


Inbrengen groepslijst. Afhandeling "niet akkoord" afwijkend van overige, vergelijkbare programme's. Programma aanpassen.


Inbrengen mailing. De escape-functie (<Esc>) werkt niet. Programma aanpassen.

PROBLEMEN. Functie Omschrijving Oplossing Functie Omschrijving Oplossing Functie Omschrijving Oplossing


Zoeken instantie. Naam ondanks afspraken niet altijd uniform waardoor het zoeken bemoeilijkt wordt. Nieuwe zoekfunktie met als selectiecriterium de postkode. Zoeken persoon. Naam ondanks afspraken niet altijd uniform waardoor het zoeken bemoeilijkt wordt. Nieuwe zoekfunktie met als selectiecriterium de postkode. Afdrukken instantie met kontaktpersonen. Er bestaat geen mogelijkheid om van een instantie alle kontaktpersonen af te drukken. Aanpassen keuzemogelijkheid bij de desbetreffende menuoptie en of een nieuw programma of programma aanpassen. Verwijderen/Wijzigen mailing. Privepersonen kunnen niet rechtstreeks op nummer geselecteerd worden, maar alleen op regelnummer. Regelnummer laten vervallen en persoonsnummer als selectiecriterium nemen. Programma aanpassen.

Functie Omschrijving Oplossing Bezwaren

Verwijderen mailing. Geen mogelijkheid om hele lijsten of groepen te verwijderen. Indien echt gewenst kan het programma aangepast worden. Als per vergissing een hele lijst is verwijderd, bestaat er geen herstelmogelijkheid. Een vergissing is gauw gemaakt en kan dan een hele hoop narigheid en extra werk opleveren.

Functie Omschrijving

Afdruk WDY-lijsten. Lay-out niet in overeenstemming met wensen van de WDY-groep. (zie bijlage E voor de verschillen tussen oud en nieuw). Programma aanpassen en voor een betere lay-out zorgen en nieuwe afspraken met WDY-groep maken.

Oplossing


Afdruk WDY-lijsten. Niet alle beheerders van een dijkvak zijn in een keer te selecteren. Nieuw programma met de gewenste selectiemogelijkheid maken.

WENSEN. Functie : Omschrijving :

Oplossing

:

Functie : Omschrijving :

Oplossing

:


Oplossing

:


Oplossing

:

n.v.t. Kleuren gebruiken om duidelijker aan te geven waar een gebruiker zich in het systeem bevindt en met wat voor soort functie hij of zij bezig is. Schermroutines aanpassen. Afdrukken instanties telegramstijl. De persoonsnummers van de bgg's worden niet in de kop van de uitvoer afgedrukt. Het instantienummer en het nummer van de eerst geadresseerde persoon wel (zie bijlage D). Programma aanpassen. Afdrukken mailing. Afdruk van een mailing met de nummers van alle gekoppelde instanties en personen. Omdat alles genummerd is en bij mutaties en selecties nummers opgegeven moeten worden en op uitvoer meestal alleen namen staan is er geen overzicht te krijgen van welke nummers in welke mailing staan. Nieuw programma. Muteren instantie. Afdruk van een instantie direct na de mutatie. dit is een probleem dat alleen voor de WDY van belang is. Er worden echter voor meer groepen dan alleen WDY adressen beheerd. Bovendien is er een meer uitvoermogelijkheid dan in het oude WDY-systeem dus rijst de vraag " Welke afdruk ?". Betere afspraken tussen WDY en BC omtrent updaten van de mappen.

Notitie: Een aantal aangemelde fouten en problemen uit bijlages A B en C zijn al verbeterd in december 1990 met de aanpassing voor de nieuwe berichtendienst BAS. (Zie bijlage F).

4

3. Te volgen werkwijze en planning. De fouten dienen als eerste verholpen te worden. Hiervoor dienen 3 dagen uitgetrokken te worden. De volgorde van noodzaak is als volgt: 1.

2.

3.

4.

Verwijderen instantie. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren om te voorkomen dat de database zijn consistentie verder verliest. Hierna dient de database, zonodig met behulp van DBase, gecontroleerd worden zodat de nu aanwezige loze verwijzingen in MAILING verwijderd worden. Afdrukken instantie verkort. Op zich levert de foutmelding geen verkeerde uitvoer of "fatal errors" op. Toch is het voor de gebruikers dusdanig storend dat men de uitvoer niet helemaal vertrouwd. Afdrukken instantie in telegramstijl. De telegrammen zijn nodig in geval van hoogwater op de rivieren. De bgg's zijn afleveradressen. Een niet afgeleverd telegram kan het nemen van maatregelen door de water-/dijkbeheerder vertragen. Voor een volgend hoogwater moeten de telegrammen aangepast zijn. Alle wijzigingen op het programma kunnen in een slag doorgevoerd worden. Uniformeren cursorbesturing, "akkoord-afhandeling" en <Esc>-functionaliteit bij de verschillende muteer-routines.

Ook het oplossen van de problemen heeft een hoge prioriteit. Hoe minder problemen, hoe beter het systeem benut kan worden. Voor de hieronder aangegeven wijzigingen en nieuwe functies zal ongeveer 8 dagen programmeren en testen nodig zijn. 5.

6. 7.

Verwijderen/wijzigen mailing. Juist bij de twee grootste berichtendiensten, BAS en US, moeten regelmatig adressen van privepersonen gewijzigd worden en de mailing worden aangepast. Het doorlopen van de mailing met de huidige blader- en selectieroutines is lastig en tijdrovend. Zoeken instantie en persoon. In feite geldt hiervoor hetzelfde als bij punt 5. Afdrukken WDY-lijsten. Voor het afdrukken van de WDY-lijsten wordt ook nu nog het oude systeem gebruikt omdat de WDY-groep zegt niet te kunnen werken met de nieuwe. Dit betekent voor de BC-medewerkers het bijhouden van twee systemen waarvan het een geheel binnen het kader van het tweede past. In drukke perioden worden de WDY-mutaties hierdoor niet consequent uitgevoerd, wat nog meer klachten van de WDY-groep tot gevolg heeft.

8.

•.

Afdrukken instantie met kontaktpersonen. Met behulp van deze afdruk kan gecontroleerd worden of adreswijzigingen en koppelingen tussen instanties juist zijn ingevoerd. Verwijderen mailing per groep. Het komt niet regelmatig voor dat hele mailings of grote delen van mailings verwijderd worden. Alleen tijdens de aanloopperiode is dit voorgekomen en misschien ook nog wel eens bij het opnemen van nieuwe berichtendiensten of een reorganisatie van de berichtendiensten of het adresseersysteem. Volgens mij levert het maken van een dergelijke mogelijkheid op den duur meer problemen op dan het oplost. In geval dat het werkelijk nodig is en om grote aantallen gaat kan in overleg met de beheerder en de sectie applicatiebeheer (Aad Hartman en Joke Sloof) dit eventueel buiten het systeem om gebeuren.

Er zijn 4 wensen genoemd. Slechts twee hiervan zijn hier nog relevant. Om te kunnen voldoen aan deze wensen moet voor het aanpassen en maken van de funkties ca. 4 dagen uitgetrokken worden. 9. Toepassen van kleur. Er kunnen verschillende kleuren gebruikt worden voor menu's, selecties, mutaties, overzichten en tekstaanduidingen op het scherm. Welke kleuren waarvoor gebruikt gaan worden moet nog in overleg met Aad bepaald worden. 10. Afdrukken van een mailing. De mogelijkheid om een afdruk te maken van een mailing met alle bijbehorende nummers van instanties en personen dient vooral beheersdoeleinden. Aangegeven zal moeten worden of een nummer van een persoon is of een instantie afkomstig is. De exacte lay-out en inhoud van de afdruk moet nog bepaald worden. •. Afdruk instantie in telegramstijl. Alle op deze functie betrekking hebbende wensen en op- en aanmerkingen worden in keer slag verwerkt. zie punt 3. •. Met het huidige adresseersysteem is het niet zinvol om automatisch een afdruk te maken van de gemuteerde instantie of persoon. Samenvattend kan gezegd worden dat het optimaliseren van het adresseersysteem ongeveer drie weken zal gaan duren indien er een persoon full time aan werkt. Het adresseersysteem voldoet dan aan alle eisen van het berichtencentrum en alle berichtendiensten. Indien er geen nieuwe berichtendiensten bij komen met bijzondere eisen kan het systeem geruime tijd blijven functioneren zonder dat aanpassingen nodig zijn.

BIJLAGE A MEMO van AAD HARTMAN

RIJKSWATERSTAAT DBW/RIZA BERICHTENCENTRUM Telefoon:

03200 - 44011 of 03200 - 70401 Fax: 03200 - 46354

Datum : Van : Aan : Afschrift : Onderwerp :

21 december 1990 Systeembeheer Berichtencentrum Anneke Schafer Klaas Wierenga, Joke Sloof Adressensysteem

De gekonstateerde fouten zijn te splitsen in data en software. Daarnaast zijn wensen naar boven gekomen, die moeten leiden tot een betere en effektievere toepassing van het systeem. Fouten in de data zijn, voor zover mogelijk, verwijderd via het systeem. De overige verwijderingen zijn gedaan m.b.v. dBase. Dit is vooraf met Joke afgesproken. 1. DATA. Geen fouten zijn gevonden in : land.dbf bdienst.dbf id_hoog.dbf baslijst.dbf grplijst.dbf srtlijst.dbf Het bestand toegang.dbf bevatte nog gegevens, die gemerkt stonden als verwijderd. Ik heb het bestand gepacked via dBase. Dit kan nl. niet via het programma zelf ! Het bestand persoon.dbf bevatte een verwijzing bij een Prive persoon naar een instantie. Dit is mogelijk, doordat het systeem bij wijziging van soort persoon van B,K of M naar P, het niet toestaat daarna het instantie nummer te verwijderen. Ook verwijdert het systeem deze kode niet zelf.

Verder kwamen in dit bestand verwijzingen voor naar instanties die niet meer in het systeem aanwezig waren, alsmede naar instanties die als naaml, adres en woonplaats een ' x ' bevatten. Deze personen zijn alle verwijderd. Het bestand instant.dbf bevatte 52 instanties met foutieve gegevens (' x '). Deze zijn verwijderd. Daarnaast verwezen twee instanties naar opgevende instantie nr. 0. Dit is gewijzigd in de instantie zelf. Het bleek bij het verwijderen van instanties, dat het systeem niet kontroleert of de betreffende instantie voorkomt in het bestand mailing.dbf. Hierdoor ontstaan fouten in dat bestand ! Het bestand mailing.dbf bevatte verwijzingen naar niet meer bestaande instanties, mogelijk als gevolg van de hierboven genoemde fout. Het blijkt via het systeem niet mogelijk deze mailings te verwijderen ! Dit is nu via dBase gedaan. Tevens is er een record gevonden dat door dBase niet kon worden gelezen. Dit is met hulp van Joke hersteld. Gevolg van de vele verwijderingen, is, dat de informatie die via groepslijsten en basislijsten is verzameld, niet meer volledig is. Daarom zullen alle verzendlijsten moeten worden gekontroleerd. 2. SOFTWARE. De volgende gebreken zijn gekonstateerd : - opschonen bestand toegang.dbf is niet mogelijk; - wijzigen persoon in Prive persoon : instantie nummer wordt niet verwijderd; - verwijderen instantie : bij voorkomen instantie nummer in mailing.dbf en persoon.dbf mag deze toch verwijderd worden; - verwijderen mailing : tijdens verwijderen personen werkt de ESC-funktie niet; mailings voor niet-bestaande instantie kunnen niet verwijderd worden; 3. WENSEN. - verwijderen mailing : het is mogelijk een instantie nummer op te geven dat moet worden verwijderd, maar voor personen moet de hele lijst worden afgelopen en stuk voor stuk worden opgegeven of deze wel/niet moet worden verwijderd. Maak het mogelijk om in plaats van een volgnummer het nummer van de persoon op te geven. Hierdoor wordt verwijderen van mailings op grote lijsten veel sneller. - verwijderen mailing : is het mogelijk bij herhaalde verwijdering, de vorige ingetoetste berichtendienst en basislijst vast te zetten?

BIJLAGE B KLACHTENFORMl I IEREN BC

BERICHTENCENTRUM - SYSTEEMBEHEER Betreft :

Komputerapparatuur en programmatuur

Wensen, fouten, opmerkingen en overige melden bij Aad Hartman, volgens onderstaand formulier. Graag per probleem een formulier gebruiken. Datum

: 30-01-91

Afzender : Roy Erkelens Probleem beschrijving Om welke PC of randapparaat gaat het?

Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? -Graag de van een instantie + kontaktpersonen kunnen afdrukken, -Het verwijderen van een privepersoon (direct) zonder de hele lijst te moeten doorlopen. -Bij aanmaken bestand nog steeds landcodetabel fout.

Hoe zou het geheel aangepast moeten worden?




: 08-11-90

Afzender : Marga Holierhoek Probleem beschrijving Om welke PC of randapparaat gaat het?

Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? •Is het mogelijk om per groep weg te gooien, bijv. nummers 941 t/m 950. -Bij verwijderen mailing Berichtendienst steeds verplicht en lijst en instantie. Wanneer je meerdere lijsten wil weggooien van een zelfde berichtendienst en ook bijv. van de instantie is het prettig als je dit niet steeds hoeft in te tikken (vastzetten). -Bij inbrengen basislijst omschrijving

: |||||||

dijkvak sector

: ||| Hier in kan ik wel van boven : 111 naar beneden en terug maar ik kan niet van dijkvak naar omschrijving tenzij je alles hebt ingevoerd, dan kom je weer bovenin. Opmerkingen: De pijltjestoets werkt wel van boven naar beneden maar niet van links en rechts naar boven toe. -Bij inbrengen groepslijst Als het programma vraagt akkoord met ingevoerde groepslijst gegevens J/N en je zegt NEE! dan moet je alles weer opnieuw intikken. Bij inbrengen soort lijst en basislijst maakt hij niet leeg. Hoe zou het geheel aangepast moeten worden?




: 25-7-90

Afzender : datatypiste Probleem beschrijving Om welke PC of randapparaat gaat het?

Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? Tijd loopt niet mee maar verspringt wel bij wisselen tussen menuopties.





: 09-01-91

Afzender : Hennie Ronde Probleem beschrijving Om welke PC of randapparaat gaat het?

Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? Kunnen de adressen/personen op postcode worden gesorteerd ?





: 30-10-90


Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? Bij afdrukken instanties telegramstijl laat het programma de voorvoegsels en voorletters weg bij de eerste en tweede bgg.





: 23-10-90


Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? Bij het invoeren van alleen de naam van een persoon (dus geen voorvoegsels en vooraanduiding) drukt het programma de naam een positie verder af. Bij het uitprinten van telegramstijl moet je eerst de formfeed indrukken. als in telegramstijl is uitgeprint drukt deze alleen af tot de tweede bgg (terwijl nog een persoon in de mailing staat).





: 16-10-90


Op welk programma heeft de opmerking betrekking? ADRESSEERSYSTEEM Wat gaat er niet volgens wens? Bij het afdrukken (op scherm) laat het programma bij eerste en tweede bgg enz. de titels en voornamen weg. (Afdrukken instanties Telegramstijl). Bij wijzigen mailing personen 1 t/m 6 ingevoerd. Bij het afdrukken telegramstijl worden er maar 5 afgedrukt. (zie bijv. instantie 1316.


ZmmmmmM

BIJLAGEC INTERVIEWVERSLAG

WWWWBwog

Interviewverslag door Joke Sloof. 1 februari 1991 09:00 uur. Onderwerp : Adresseersysteem. Interview met : Marga Holierhoek. Functie : medewerkster BC. datum meest recente gebruik: 29 januari 1991 Aan de orde zijn gekomen

1. de fouten in het huidige systeem; 2. de problemen van het huidige systeem en 3. wensen ter verbetering van het systeem.

1. Fouten van het huidige systeem. Functie Inbrengen basislijst. Cursorbesturing werkt niet correct. Functie Inbrengen groepslijst. In tegenstelling tot inbrengen soortlijst wordt na beantwoorden van de accoordvraag met Nee alle ingetikte gegevens gewist. Bij alle mutatiefuncties zou dit identiek moeten zijn: niet wissen. Functie Verwijderen mailing. Het komt regelmatig voor dat een mailing niet verwijderd kan worden. Het blijkt dan dat de instantie niet (meer) bestaat. 2. Problemen met het huidige systeem. Functie Wijzigen mailing. Als het instantie nummer 0 ingevuld wordt kunnen de nummers van de gekoppelde privepersonen verwijderd worden. Er kan alleen geselecteerd worden uit de op het scherm staande personen met het regelnummer. Als er meer personen zijn dan op een scherm kunnen kan naar een volgende "bladzij" gegaan worden. Het nummer van de persoon is geen selectiecriterium. Deze functie zou zo moeten zijn dat er gebladerd kan worden maar ook rechtstreeks een persoonsnummer gekozen kan worden. Regelnummers kunnen dan vervallen. Met de huidige manier kun je haast niet werken. Naamgeving van lijsten e.d. Er zijn een aantal verschillende typen lijsten; zo zijn er groepslijsten, basislijsten en soortlijsten. Elk type lijst is genummerd van 1 tot 9999. Dit nummer is tevens de identificatie. Ook de instanties, personen en mailings zijn genummerd. Het is dus bijzonder moeilijk om te weten wat elk nummer inhoud en wat het betekend.

3. Wensen ter verbetering van het systeem. Duidelijkheid scheppen in de functies door gebruik te gaan maken van kleur. Het is nu vaak niet duidelijk te onderscheiden op welk niveau je in het systeem bezig bent. Als de verschillende niveaus door kleuren van elkaar te onderscheiden zijn, wordt het werken met het systeem duidelijker. Zoeken van personen en instanties ook op postcode mogelijk maken. Naast inbrengen, wijzigen en verwijderen van instanties en personen bestaat in het "inbreng menu" ook de mogelijkheid om te zoeken. Als selectiecriterium kan het eerste gedeelte van de naam opgegeven worden. De minimale invoer is dus 1 letter en de maximale de gehele naam. Het is echter niet altijd zeker te weten hoe de naam van een persoon of instantie geschreven is; dit ondanks de gemaakte afspraken hieromtrent. Wel is vaak de postcode bekend. Daarom zou het prettig zijn als je ook op postcode kan zoeken. Functie Verwijderen mailing. Er kan slechts een combinatie tegelijk verwijderd worden. Soms wil je echter een serie opeenvolgende nummers weghalen. Dit zou in een slag moeten kunnen. Soms wil je een bepaalde mailing helemaal weghalen. Ook dit zou in een keer moeten kunnen.

Interviewverslag door Joke Sloof. 1 februari 1991 09:45 uur. Onderwerp : Adresseersysteem. Interview met : Hennie Ronde. Functie : medewerkster BC. datum meest recente gebruik: 31 januari 1991 Aan de orde zijn gekomen


1. Fouten van het huidige systeem. Functie Afdrukken adressen in telegramstijl. Adressen kunnen in een speciale opmaak afgedrukt worden op beeldscherm of op papier t.b.v. door de PTT te verzorgen telegrammen. Hierin kunnen meerdere "hij geen gehoor" (bgg) personen met telefoonnummer opgegeven worden. Deze staan in volgorde als contactpersoon van de verschillende instanties vermeld. Er worden slechts twee bgg's afgedrukt ook al zijn er 15 contactpersonen bekend. Het is niet bekend of hierover met de PTT afspraken gemaakt zijn. Klaas kan hierover wel uitsluitsel geven. Deze twee contactpersonen worden niet voorzien van voorletters en voorvoegsels bij een afdruk op beeldscherm, wel bij een afdruk op papier. In de kopregels van de telegrammen worden de nummers van de instantie en eerste geadresseerde vermeld, maar niet de nummers van de bgg's. 2. Problemen met het huidige systeem. Navigatie door de functies en menu's. Het is moeilijk om te weten waar je je in het systeem bevind. Alle schermen en namen lijken op elkaar en alles is alleen maar te identificeren aan een nummer. Het gebruik van kleuren kan in elk geval duidelijkheid verschaffen over de plaats waar je in het systeem bevindt en wat je aan het doen bent. 3. Wensen ter verbetering van het systeem. Zoeken van personen en instanties ook op postcode mogelijk maken. De zoekfuncties van de "inbreng-menu's" van instantie en personen zou aangevuld moeten worden met de mogelijkheid om ook op postcode te kunnen zoeken.

Interviewverslag door Joke Sloof. Onderwerp : Adresseersysteem. Interview met : Aad Hartman. Functie : beheerder. datum meest recente gebruik: januari 1991 Aan de orde zijn gekomen

1 februari 1991 10:15 uur.


1. Fouten van het huidige systeem. Functie Verwijderen instantie. Bij het verwijderen van een instantie wordt niet of onvoldoende gecontroleerd of de instantie genoemd wordt in het mailing bestand. Als gevolg hiervan raakt de database corrupt. Het verwijderen van privepersonen verloopt wel met een goede controle. Functies Selecteren instanties en privepersonen verkort. Er wordt de volgende foutmelding op het scherm geplaatst: "ernstige fout : Landcode bestaat niet!". Bij controle van de landcodes zijn echter geen fouten te constateren. 2. Problemen met het huidige systeem. Functies Wijzigen en Verwijderen mailing. Als het instantie nummer 0 ingevuld wordt kunnen de nummers van de gekoppelde privepersonen verwijderd of gewijzigd worden. Er kan alleen geselecteerd worden uit de op het scherm staande personen met het regelnummer. Als er meer personen zijn dan op een scherm kunnen kan naar een volgende "bladzij" gegaan worden. Het nummer van de persoon is geen selectiecriterium. Deze functie zou zo moeten zijn dat er zowel gebladerd kan worden, als rechtstreeks een persoonsnummer gekozen kan worden. Regelnummers kunnen dan vervallen. De huidige manier is niet werkzaam. De waarden van selectiecriteria worden "schoon gepoetst" voor een nieuwe selectie. Vaak wil je echter selecteren op het zelfde item. Een default van de laatst ingevulde waarde is veel prettiger werken.

3s Wensen ter verbetering van het systeem. Functie Afdrukken instanties met contactpersonen. Er bestaat de behoefte om van een instantie alle contactpersonen af te laten drukken. Dit zou kunnen door functie AD274 "afdrukken instanties met contactpersonen" uit te breiden met een extra selectiemogelijheid op instantienummer. Afdrukken mailing met nummers instanties en privepersonen. Er bestaat de behoeft op de nummers van de gekoppelde instanties en privepersonen te kunnen genereren. Selectiecriteria moeten zijn: berichtendienst, lijst en groep. Klokfunctie. De tijd in de systeemheader loopt niet mee. De aanduiding in seconden is hierdoor een overbodige luxe. Kleuren. Op het BC zijn alleen maar kleuren monitoren aanwezig. Het adresseersysteem maakt geen gebruik van kleuren terwijl dit wel kan toevoegen aan de duidelijkheid van het systeem.

Interviewverslag door Joke Sloof. 1 februari 1991 11:00 uur. Onderwerp : Adresseersysteem. Interview met : Klaas Wierenga. Functie : Hoofd berichtencentrum. datum meest recente gebruik: ??? Aan de orde zijn gekomen

1. verschillen voor de WDY met oude systeem; 2. aantal "bij geen gehoor" op telegrammen en 3. controles op juist invoeren van mailings.

1. Verschillen voor de WDY in vergelijking met het oude systeem. Het vorige adressenprogramma was speciaal voor de WDY geschreven. Ook de hoogwatergroep maakte er gebruik van voor de telegrammen. Niet alle functies uit dat programma zijn exact repliceerbaar in het adresseersysteem, hoewel dit indertijd wel door de WDY-groep geeist is. 1: Niet alle beheerders van een bepaald dijkvak zijn in 1 keer te selecteren. Het huidige adresseersysteem bied geen mogelijkheid om een selectie per dijkvak te maken. Deze functie zal gemaakt moeten worden. 2: De afdruk voor de WDY voldoet niet aan de eisen. Het begrip "lijst" is bij de WDY een allang in gebruik zijnd begrip. Het is echter verschillend aan het begrip "lijst" van het adresseersysteem. Hierdoor is de vreemde situatie ontstaan dat adresseersysteem "lijst 132" als naam heeft "lijst 1". Als gevolg van deze begripsverwarring is de uitvoer niet in overeenstemming gebracht met de wensen van de WDY. 3: Na een wijziging wordt niet onmiddellijk een afdruk gemaakt. In het oude systeem werd na de wijziging van een adres of instantie o.i.d. direct een afdruk gemaakt die voor operationele doeleinden geschikt was en in de map gevoegd werd. Nu moeten de lijsten opnieuw en in zijn geheel afgedrukt worden. De kans dat er een niet "up to date" lijst in de map zit is nu groter dan vroeger. 2. Aantal "bij geen gehoor" op telegrammen. Naar aanleiding van de door Hennie gemelde fout betreffende het aantal bgg's bij de afdrukken in telegramstijl kan Klaas het volgende zeggen: Er zijn geen afspraken met de PTT over een maximum aantal bgg's. Als er meerdere bgg's op de afdruk moeten, zal ook de lay-out aangepast moeten worden: De telefoonnummers zullen achter de naam op de zelfde regel geplaatst moeten worden.

3. Controles op juist invoeren van mailings. Het is niet mogelijk om snel en zonder papierverspilling te controleren of een mailing juist is ingevoerd. De tot nu toe enige manier is het verkort uitdraaien van de desbetreffende selectie. Dat kunnen echter veel, heel veel adressen zijn. Er moet een mogelijkheid komen om per instantie of privepersoon de mailing op beeldscherm te bekijken.

BIJLAGE D AFDRUK INSTANTIE IN TELEGRAMSTIJL

SPTT Hoogwaterberichtgeving Grote Rivieren TTC ROTTERDAM

AFDOENING PARAAF CHEF

LIJST: Hoogwaterberichtgeving Rijn ADRESNR: 1320/

670

OPGEGEVEN DOOR: 132 0 OVERGESPROKEN DOOR: OVERGESPROKEN AAN: DATUM: TIJD :

AFSCHRIFT VERZONDEN AAN:

RWS Directie Overijssel

PARAAF:

Ing. J.J. Schager Zwartewaterallee 7 8031 DX Zwolle

AFLEVERVERZOEK: Kantoortijd : Ing. J.J. Schager 038-273221 Overige tijd: Ing. J.J. Schager 05208-66610 le bgg

: Ir. J. Barreveld 038-539762

2e bgg

: L. Vos 05291-2151

LELYSTAD

INHOUD:

TGMND

WDN

DATUM

TIJD

BIJLAGE E AFDRUK WDY-LUST OUD EN NIEUW

WAARSCHUWINGSDIENST DIJKEN USSELMEER

( OO.0J

Datum laatste wijziging : 16/11/90

lijst sektor dijkvak naam instantie adres plaats telex telefoon

1 1 Heemraadschap de Wieringermeer Postbus 23 1770 AA Wieringerwerf 02272 - 1444

medewerker 1 : A.J.M. Knipscheer telefoon kantoor: 02272 - 1444 telefoon prive : 02270 -1907 medewerker 2 : H.J. de Leeuw telefoon kantoor: 02272 - 1444 telefoon prive : 02274 - 1180 medewerker 3 ; ir.D. Dooper telefoon kantoor: 02272 - 1444 telefoon prive : 02272 - 2415 Opmerkingen

:

formele waarschuwing. fax 02272-1453

Recordnummer:

WAARSCHUWINGSDIENST

DIJKEN

USSELMEER

tsS i t U . W

berichtendienst lijst sektor dijkvak adresnuramer naarn instantie

Waarschuwingsdienst IJsselxneerdijken Dijkvak 25, Lijst 2 6 25 1309/640 Katerschap IJsseldelta

adres plaats telex telefoon

Buitensingel 1 8 2 61 D Kampen 05202-15608

medewerker 1 telefoon kantoor telefoon prive

Kok 05202-15608 05202-26326


Selles 05202-15608 05202-15916


Rumph 05202-15608 05202-15720

AD279L2

opmerkingen informele waarschuwing; per 20 maart 1990:

bgg op bovengenoemde nrs Kantoor bel Postbus 366, 8260 AJ Kampen

Einde lijst AD279L2

- 4 -

::-:::-.:::.;:':'"

BIJLAGE F REEDS DOORGEVOERDE WIJZIGINGEN

* Programma ...: ADOOO.PRG * * Auteur : Cap Gemini Pandata B.V. (DvM) * * Copyright....: DBU / RIZA * * Datum : 02-10- 1989 * •Versie : 1.00 * * Omschrijving.: Hoofdmenu Adresseer-systeem berichtencentrum. * * Relaties : Algemeen : AD100P.PRG * * OnderIiggend: AD100.PRG ; AD200.PRG ; AD900.PRG * * ................ ..................... ... ...................* augustus

1990

aanpassingen gepleegd door J.P. Goedee

- vergroting aantal

karakters

betreffende

in opmerkingen instantie en basislijst

(70) (120)

- layout etiketten - prive-personen in mailing prog r amma's : AD1 1 1 AD151 AD152 AD153 A0 1 71 AD1 72 AD000P decembe r 1990

dec. 1990

aanpassingen door J. Sloof

J. Sloof

betreffende

layout adressen in bestand verkort spelfout in tekst etiketten (T.v.a. i.p.v. T.a.v.) T.a.v. gevolgd door lege regel vervangen door lege regel indexeren instantie op naam1*naam2+naam3 naar inscantS nodig voor wijzigen instantie (=AD112) privepersonen ook opnemen in programma's betreffende "instanties verkort" opnieuw aanpassen etiket-routine

(AD277) (AD000P ET_VUL) (AD000P ET_VUL)

( AD921 ) (AD276,AD277, AD278) (AO000P ET_VUL VUL_A0276) opschonen toegangsbestand zowel bij indexeren als (A0921) fysieke opschoning (mede uit veiligheidsoverwegingen) (AD931) Toegangskode ook in kleine letters geldig (AD INIT ) Aan einde van elke uitvoer een Formfeed geplaats (AD2. . ) Uijzigen personen: van soort K naar P: instant i e k o d e = 0 (AD122) Invoeren en wijzigen personen: indien soort=K dan (AD121,A0122) adres en plaats niet meer verplicht

EEN INVENTARISATIE VAN FOUTEN, PROBLEMEN EN WENSEN BETREFFENDE HET ADRESSEERSYSTEEM VAN HET BERICHTENCENTRUM

Recommend Documents