E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals. Parity Training Solutions Marconibaan MS Nieuwegein tel

E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals

© 2002, Alle rechten voorbehouden. Auteur: mw. C.J. Meeuse/Release datum: november 2002 Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een automatisch gegevensbestand, of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op enigerlei wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van

Parity Training Solutions Marconibaan 6-8 3439 MS Nieuwegein tel. 030 – 60 95 100

Inhoudsopgave 1 1.1

2

SUBTOTALEN GEBRUIKEN.............................................. 2 Samenvatting Subtotalen.............................................................4

DRAAITABELLEN ........................................................... 5

2.1

PivotTables / Draaitabellen maken en gebruiken..........................5

2.2

Velden groeperen ........................................................................9

2.3

Het opslaan van bestanden met draaitabellen...............................9

2.4

Draaitabel op basis van Externe Gegevens .................................. 10

2.5

Sorteren in een draaitabel.......................................................... 13

2.6

Consolideren met behulp van een draaitabel............................... 16

2.7

Samenvatting Draaitabellen ....................................................... 18

3

EIGEN FUNCTIES BOUWEN .......................................... 19

3.1

Inleiding ................................................................................... 19

3.2

Een Eurofunctie schrijven .......................................................... 20

3.3

De functie gebruiken ................................................................. 21

3.4

Add-ins ..................................................................................... 22

3.5

Samenvatting Eigen functies bouwen: ........................................ 26

E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 1/2

© 2002

1

SUBTOTALEN GEBRUIKEN

Subtotalen zijn een snelle en eenvoudige manier om gegevens in een lijst samen te vatten. Stel, u heeft een lijst met gegevens.

Met de subtotalenfunctie van Excel kunt u subtotalen per model maken op bijvoorbeeld de velden: Verkoop, Korting, Inkoop en Marge. U hoeft hiervoor geen rijen toe te voegen of formules te schrijven. Excel voegt zelf de rijen toe, maakt de formules voor de subtotalen en totalen en deelt de gegevens automatisch in. Het resultaat kunt u dan makkelijk opmaken, kopiëren, afdrukken of in een grafiek weergeven. Bereken voor elk merk het totaal. Hiervoor doet u de volgende stappen: ??Ga naar de menuoptie Data / Data – Subtotals / Subtotalen.


blz. 2/3

© 2002

??Kies in het eerste vakje het veld Merk. Omdat we totalen willen berekenen, gebruiken we de functie Sum / Som. Er bestaat ook de mogelijkheid om andere functies te kiezen. ??Kies bij Add subtotal to: / Subtotaal toevoegen aan: de velden Verkoop, Korting, Inkoop en Marge. ??Klik op OK. In de linkerkant van uw werkblad is een balk verschenen met daarop drie knopjes. Met deze knopjes kunt u: Met knopje 3: alle gegevens en de subtotalen zien. Met knopje 2: alleen de subtotalen zien. Met knopje 1: alleen het eindtotaal zien. Wilt u de subtotalen niet alleen per merk maar ook per model zien, dan doet u het volgende: ??Kies in het menu Data / Data - Subtotals / Subtotalen de volgende velden:

??Vergeet niet om het vinkje bij Replace current subtotals / Huidige subtotalen vervangen weg te halen. Anders gaat Excel de bestaande subtotalen vervangen, en dat willen we niet. Met de plustekens aan de linkerkant kunt u ook per model in dit geval de onderliggende gegevens bekijken.


blz. 3/4

© 2002

1.1 Samenvatting Subtotalen Stappenplan Subtotalen gebruiken: 1. Ga met de muis in de lijst staan 2. Sorteer eerst de gegevens op het veld waarop u de gegevens wilt samenvatten 3. Kies Data / Data – Subtotals / Subtotalen 4. Geef samenvattingveld, berekening en veld waarop subtotalen toegevoegd moeten worden


blz. 4/5

© 2002

2 DRAAITABELLEN 2.1 PivotTables / Draaitabellen maken en gebruiken Een draaitabel is een middel om gegevens te organiseren. U bepaalt de organisatie van de gegevens heel nauwkeurig door aan te geven welke velden en onderdelen in de draaitabel moeten verschijnen. Als bron van de gegevens kunt u een lijst of tabel in een Excelwerkblad gebruiken, maar ook externe gegevens. Een draaitabel kan zijn gegevens ook uit meerdere bronnen betrekken. Bij het maken van een draaitabel vertelt u Excel welke velden het in rijen en kolommen of op paginaniveau moet rangschikken. De positie van de velden in de draaitabel kunt u heel snel wijzigen. In feite draait u de gegevens om – de naam zegt het eigenlijk al: draaitabel. We maken een eerste draaitabel: ??Selecteer een cel in de gegevens en kies de menu-optie Data / Data – PivotTable and PivotChart report... / Draaitabel- en Draaigrafiekrapport… Het volgende venster verschijnt:

Hier kunt u de gegevensbron kiezen. In ons geval is dit een lijst in Excel. U kunt kiezen om een Pivottable / Draaitabel te maken of een pivottable met een grafiek.


blz. 5/6

© 2002

??Kies Next /Volgende om naar het volgende scherm gaan:

U kunt hier het bereik van de gegevens aangeven. Omdat we een cel in de gegevens hebben geselecteerd, staat het bereik al ingevuld (let op: tot de eerste lege rij en de eerste lege kolom!). ??Ga met Next / Volgende naar het volgende scherm:

??Selecteer de optie Existing worksheet / Bestaand werkblad en selecteer als begincel van de draaitabel cel A1 op het werkblad Pivottable. ??Klik op Finish / Voltooien. U krijgt het volgende te zien:


blz. 6/7

© 2002

Dit is het ontwerpscherm van de draaitabel. Hierin kunnen we de layout bepalen. In de Pivottable Field List / Lijst met Draaitabel Velden ziet u de velden uit de lijst met gegevens. Door middel van slepen naar de gebieden Drop Row Fields Here /Rij Velden Hier Neerzetten, Drop Column Fields Here / Kolomvelden Hier Neerzetten, Drop Data Items Here /Gegevensitems Hier Neerzetten, bepalen we hoe de draaitabel eruit zal zien. Het veld dat u sleept naar het gebied Drop Data Items Here / Gegevensitems Hier Neerzetten moet gegevens bevatten die u wilt samenvatten. In dit geval willen we bekijken hoeveel auto’s er van de verschillende bouwjaren zijn per merk. Hiervoor kunnen we volgende stappen uitvoeren: ??Sleep het veld Merk naar het Drop Row Fields Here / Rij Velden Hier Neerzetten – gedeelte. ??Sleep het veld Bouwjaar naar het Drop Column Fields Here / Kolomvelden Hier Neerzetten – gedeelte. ??Sleep het veld Merk naar het Drop Data Items Here / Gegevensitems Hier Neerzetten - gedeelte. Omdat we nu een tekstveld (Merk) naar het Data gedeelte gehaald hebben, wordt automatisch het aantal weergegeven. Wanneer we een veld met een waarde, bijvoorbeeld het veld Verkoop naar het Data gedeelte gehaald hadden, was de standaardfunctie Sum / Som geweest.


blz. 7/8

© 2002

U ziet gelijk links boven in de pivottable dat de gegevens van het veld dat op Data / Gegevens - niveau zitten, geteld zullen worden (Count of Merk / Aantal van Merk). Wilt u niet een telling, maar bijvoorbeeld een Gemiddelde, Maximum, etc., dan kunt u dit als volgt doen: Klik met de rechtermuistoets op de eerste waarde van het totaal en kies de optie Field Settings / Veldinstellingen.

Hierin kunt u het veld anders benoemen, een berekening kiezen en de manier van weergeven (opmaak) van de getallen kiezen (klik hiervoor op het knopje Number... / Getal… ). Opmerking: Bij het aanpassen van de gegevens in het Excel-blad, wordt de PivotTable niet automatisch aangepast. Wilt u dit doen, dan kunt u met de rechtermuistoets in PivotTable klikken en de optie Refresh Data / Gegevens vernieuwen kiezen. (U kunt ook het knopje met het rode uitroepteken in de werkbalk kiezen.)


blz. 8/9

© 2002

2.2 Velden groeperen U kunt ook eventueel velden groeperen. Wanneer u dat bijvoorbeeld op een veld met factuurdata doet, zal Excel herkennen dat het hier een datum betreft en dat het logisch is om te groeperen per maand, kwartaal of jaar. Als het velden met gewoon tekst betreft, zult u zelf moeten aangeven welke merknamen bijvoorbeeld in de groep Amerikaanse auto’s thuishoren. ??Nadat u de te groeperen gegevens heeft geselecteerd, drukt u op de rechtermuistoets en kies de optie Group and show detail / Overzicht en daarna de optie Group / Groeperen. Tip: Om gegevens die niet aan elkaar grenzen te selecteren moet u de CTRL-toets ingedrukt houden. 2.3 Het opslaan van bestanden met draaitabellen Bestanden met draaitabellen worden ontzettend groot. Dit komt doordat Excel een kopie van de brongegevens maakt en deze als verborgen gegevens opslaat met het werkblad dat de draaitabel bevat. Als een draaitabel naar een grote hoeveelheid gegevens in een ander bestand verwijst, worden deze gegevens, na het maken van de draaitabel steeds tweemaal opgeslagen. Dit kunt u voorkomen als u in het venster PivotTable options / Opties voor draaitabel (dit venster krijgt u via rechtermuistoets in de draaitabel en dan de optie Table Options / Tabelopties) het vinkje uit het selectievakje Save data with table layout / Gegevens opslaan met tabelindeling weg te nemen. Op deze manier slaat Excel de lay-out van de draaitabel op maar maakt geen kopie van de brongegevens. Brengt u wijzigingen aan of vernieuwt u de gegevens, dan werkt Excel de draaitabel direct vanuit de brongegevens bij.


blz. 9/10

© 2002

2.4 Draaitabel op basis van Externe Gegevens Zoals u in de Wizard heeft kunnen zien kunt u ook op basis van External Data / Externe Gegevens een draaitabel maken. Dit heeft als voordeel dat u de gegevens niet nog een keer in Excel opslaat en dat wanneer de Externe Gegevens veranderen u ook bij het openen van het bestand met de draaitabel met de laatste gegevens werkt. Als voorbeeld gaan we aan de hand van de facturen van de Noordenwind database kijken hoe de verschillende verkopers gepresteerd hebben. Hiervoor voert u de volgende stappen uit: ??Zorg voor een nieuw (leeg) Excelbestand. ??Sla het bestand op als Noordenwind facturen.xls. ??Kies de menu-optie Data / Data – PivotTable and PivotChart report... / Draaitabel- en draaigrafiekrapport. ??In het dialoogvenster Stap 1 kiest u nu voor External Data Source / Een externe gegevensbron. ??Met Next / Volgende komt u in het dialoogvenster van Stap 2:


blz. 10/11

© 2002

??Hierin wordt u gevraagd waar de externe gegevens zich bevinden. Met de toets Get Data… / Ophalen… kunt u via ODBC gegevens ophalen uit een Access database. Zorg ervoor dat het vinkje bij Use the Query Wizard to create/edit queries / Wizard gebruiken ingevuld is.

??Selecteer de Noordenwind database in C:\Program Files\MS Office\Office10\Samples(Voorbeelden)


blz. 11/12

© 2002

De gegevens die we nodig hebben bevinden zich in de tabel Invoices / Facturen.

??Klik op de desbetreffende tabel en selecteer de volgende velden: UK: Country, Salesperson, Product Name en Extended Price NL: Land, Verkoper, Productnaam en Factuurprijs ??Voor deze externe gegevens gaan we verder geen selecties en sorteringen aanbrengen, dus u kunt de wizard doorlopen tot en met Finish / Voltooien. U keert dan weer terug in Stap 3 van de Wizard van de draaitabellen. ??Kies Next /Volgende om naar het volgende scherm gaan:

??Klik hier op de knop Layout… / Indeling… ??U komt dan in het volgende scherm terecht: E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 12/13

© 2002

??Sleep nu het veld Country/Land naar het Page/Pagina veld. ??Sleep het veld Salesperson /Verkoper naar Column/Kolom. ??Sleep het veld ProductName/Productnaam naar Row/Rij. ??En tenslotte het veld Extended Price / Factuurprijs naar het Data / Gegevens gebied. ??Klik op OK. ??Selecteer de optie Existing Worksheet / Bestaand Werkblad en selecteer als begincel van de draaitabel cel A1 op het werkblad. ??Klik op Finish / Voltooien. ??Sla de wijzigingen in het bestand op. Hier kunt u nu op dezelfde manier als met de draaitabel op basis van een Excel lijst de gegevens verder manipuleren. 2.5 Sorteren in een draaitabel Wilt u in een draaitabel op een veld sorteren, dan kan dat. Een manier is met de menuoptie Data / Data – Sort /Sorteren, terwijl u op het te sorteren veld staat. U heeft ook de mogelijkheid om een draaitabel te filteren. Om een draaitabel te filteren klikt u met de rechtermuistoets op het veld waarop u wilt filteren en kiest u dan de optie Field Settings / Veldinstellingen. (U kunt ook dubbelklikken op het veld.) E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 13/14

© 2002

Het volgende venster verschijnt:

Hierin kunt u het veld hernoemen (vakje Name / Naam), kunt u een andere berekening kiezen, en kunt u aangeven dat de items zonder gegevens weergegeven moeten worden (Show items with no data). ??Kies bij Subtotals / Subtotalen de optie None / Geen. Klik op de knop Advanced... / Geavanceerd… voor extra mogelijkheden. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

U kunt ook hier aangeven dat de draaitabel gesorteerd moet worden op dit veld, en u kunt kiezen om de gegevens te filteren.


blz. 14/15

© 2002

??Kies bij AutoSort Options / Opties voor AutoSorteren voor Descending / Aflopend op basis van de Factuurprijs en kies bij Top 10 AutoShow / Top 10 Opties voor AutoWeergave de Top 3 van het betreffende veld. De lijst wordt nu gesorteerd op aflopende volgorde van de som van de factuurprijs en in het rechtergedeelte worden alleen de drie beste verkopers getoond, door daar te kiezen voor de top 3 verkopers op basis van de som van de factuurprijs. Door de aflopende sortering zal de beste verkoper het eerst getoond worden. Wanneer u nu bij het paginaveld één land selecteert, ziet u de top 3 verkopers in dat land. ??Sluit beide vensters met OK. Wanneer u voor elk land snel een aparte draaitabel wil maken, doet u dat als volgt: Selecteer de optie Show Pages / Pagina’s weergeven in het uitklaplijstje PivotTable / Draaitabel in de draaitabelwerkbalk.

Zijn er meer velden in Pagina weergave, dan kunt u aangeven welk veld Excel moet gebruiken om pagina’s te maken. In dit geval willen we pagina’s hebben van ieder land. ??Drukt u op OK, dan maakt Excel voor elk onderdeel van het veld een apart werkblad, met daarop een draaitabel met de bijbehorende gegevens. Om de records met gegevens waarop een totaal (berekening) in de draaitabel is gebaseerd te zien, hoeft u niets anders te doen dan dubbel te klikken op dat totaal. Op dat moment maakt Excel een E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 15/16

© 2002

extra werkblad met daarop alleen de gegevens die opgenomen zijn in die berekening. 2.6 Consolideren met behulp van een draaitabel Een derde optie in de eerste stap van de draaitabellenwizard is Multiple Consolidation Ranges / Meervoudige samenvoegingsbereiken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld gegevens die door verschillende filialen zijn aangeleverd consolideren in een draaitabel. Hiervoor gaat u als volgt te werk: ??Kies de menu-optie Data / Data – PivotTable and PivotChart report... / Draaitabel- en draaigrafiekrapport. ??Selecteer nu in Stap 1 van de wizard het optierondje Multiple Consolidation Ranges / Meervoudige samenvoegingsbereiken. ??Klik op de knop Next / Volgende ??Het volgende dialoogvenster verschijnt:

??Selecteer hier het optierondje: I will create the page fields / De paginavelden zelf maken ??Klik op de knop Next / Volgende ??Het volgende dialoogvenster verschijnt:


blz. 16/17

© 2002

??Begin met het selecteren van het bereik (range) op het eerste werkblad (in dit voorbeeld Branch A) ??Klik op de toets Add / Toevoegen ??Herhaal dit voor Branch B, Branch C en Branch D ??Wanneer u alle bereiken heeft toegevoegd, geeft u aan bij How many page fields do you want? / Hoeveel paginavelden wilt u? dat u twee paginavelden wenst. ??Selecteer nu de bereiken één voor één en vul de betreffende veldnamen in. Bij het eerste veld is dat steeds de naam van het filiaal. Het tweede veld is North voor Branch A en B en South voor Branch C en D (voor het tweede filiaal dat bij een regio hoort kunt u gebruik maken van de keuzelijst bij veld 2). ??Klik op de knop Next / Volgende. ??En klik tenslotte op Finish / Voltooien. ??Op een nieuw werkblad is nu een draaitabel gekomen met de geconsolideerde gegevens.


blz. 17/18

© 2002

2.7 Samenvatting Draaitabellen Stappenplan Draaitabellen maken en gebruiken: 1. Selecteer een cel in de gegevens voor de draaitabel 2. Data / Data – PivotTable en PivotChart Report / Draaitabel- en draaigrafiekrapport 3. Maak keuze voor de gegevensbron 4. Ga naar de volgende stap in de wizard 5. Selecteer eventueel de gegevens 6. Geef (eventueel) de begincel van draaitabel aan 7. Sleep de velden van de gegevens naar Page / Pagina Row / Rij - Column / Kolom en Data / Gegevens 8. Kies eventueel voor een andere berekening Stappenplan Draaitabellen op basis van Externe gegevens: 1. Data / Data – PivotTable en PivotChart Report / Draaitabel- en draaigrafiekrapport 2. Selecteer in Stap 1 External data source / Een externe gegevensbron 3. Haal in Stap 2 met Get Data… / Ophalen… de externe gegevens op 4. Geef in Stap 3 (eventueel) begincel van draaitabel aan 5. Sleep de velden van de gegevens naar Page / Pagina Row / Rij - Column / Kolom en Data / Gegevens 6. Kies eventueel voor een andere berekening Stappenplan Consolideren met behulp van een draaitabellen: 1. Data / Data – PivotTable en PivotChart Report / Draaitabel- en draaigrafiekrapport 2. Selecteer in Stap 1 Multiple Consolidation Ranges / Meervoudige samenvoegingsbereiken. 3. Geef in Stap 2 aan hoeveel paginavelden u wilt gebruiken 4. Selecteer in de volgende stap welke celbereiken u wilt consolideren en wijs eventueel paginavelden toe 5. Geef in de volgende stap (eventueel) de begincel van draaitabel aan 6. Klik op Finish / Voltooien 7. Geef eventueel logische namen aan de velden: Row / Rij - Column / Kolom - Page1 / Pagina1 door op de veldnamen te dubbelklikken. E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 18/19

© 2002

3

EIGEN FUNCTIES BOUWEN

3.1 Inleiding Excel XP beschikt over enkele honderden ingebouwde functies. Toch blijven er altijd berekeningen over, die regelmatig in dezelfde vorm terugkomen. In het algemeen bestaat een spreadsheetmodel uit enkele tientallen kolommen. Bij een nadere analyse blijkt vaak dat circa vijf kolommen worden gebruikt voor de invoer van gegevens en slechts een of twee kolommen voor het weergeven van het resultaat. Dit betekent dus dat het merendeel van de overige kolommen slechts tussenstappen zijn die gebruikt worden om naar een bepaald resultaat toe te werken. Wij laten u een aantal technieken zien waarmee u deze tussenkolommen in uw dagelijks werk achterwege kunt laten. Als er in een model iets gewijzigd moet worden, dan is het vaak nodig om alle formules aan te passen. Door gebruik te maken van eigen geschreven functies wordt het mogelijk de formules op een centrale plaats (de Visual Basic Editor) aan te passen, zodat alle cellen waarin de formules worden gebruikt, automatisch aangepast worden. De eigen gemaakte functies kunnen we samenvoegen tot een Addin. Plaatsen we een Add-in op het netwerk, dan kunnen alle andere gebruikers hiervan gebruik maken. De kans op foutieve formules neemt op deze manier af. Omdat alle gebruikers dezelfde formules gebruiken voor de berekeningen, worden de werkboeken overzichtelijker. Wanneer u veel gebruik maakt van financiële functies, kan het handig zijn om de bestaande Add-in / Invoegtoepassing Analysis Toolpak aan te zetten. In plaats van de ongeveer 15 financiële functies, heeft u dan de beschikking over ruim 40 functies. Voor het maken van de eurofuncties gaan we als volgt te werk: ??Sluit alle geopende werkboeken. ??Open een leeg werkboek in Excel. E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 19/20

© 2002

Het schrijven van eigen functies gebeurt in de Visual Basic Editor. Voor een uitleg van de Visual Basic Editor verwijzen wij u graag naar de tweedaagse cursus Financial Excel of wanneer u nog meer van programmeren in Excel wilt weten naar de driedaagse Excel VBA training. 3.2 Een Eurofunctie schrijven We gaan functies schrijven waarmee we gulden bedragen eenvoudig kunnen omrekenen naar Euro’s en andersom. ??Ga naar de Visual Basic Editor (Alt – F11). ??Voeg in het actieve werkboek een moduleblad toe (Insert /Invoegen – Module / Module). ??Voeg een procedure toe (Insert / Invoegen – Procedure / Procedure).

??Typ in het vakje Name / Naam de naam NLGnaarEURO. ??Kies bij Type voor Function. ??Kies bij Scope / Bereik voor Public. Hiermee geven we aan dat de functie beschikbaar moet zijn in Excel. ??Klik op OK. Er wordt een functie aangemaakt met de naam NLGnaarEURO. Tussen de haakjes achter de naam van de functie geven we de parameters waarmee de berekeningen gemaakt zullen worden. In dit geval hebben we één parameter nodig: Guldenbedrag. ??Klik met de muis tussen de haakjes en typ in: Guldenbedrag. E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals Spreker: Caroline Meeuse

blz. 20/21

© 2002

??Klik met de muis op een lege regel tussen de bestaande code. Wilt u extra informatie bij de functie geven, dan kunt u dit doen op de volgende manier: U typt eerst in het begin van de regel een apostrofje ’. Dit geeft aan dat het stukje tekst erachter niet als code beschouwd moet worden, maar als opmerkingen. U ziet ook dat de opmerkingen de kleur groen krijgen. ??Typ als opmerking: ’ Een functie die het guldenbedrag omrekent naar euro’s. ??De code die we schrijven ziet er als volgt uit:

Als u een typefout maakt, wordt dit direct zichtbaar. Visual Basic verandert de kleur van de foutieve code in rood. 3.3 De functie gebruiken We gaan de eigen gemaakte functie testen. ??Ga naar Excel en zet in kolom A wat guldenbedragen. ??Selecteer in kolom B de eerste cel waar de omrekening moet komen. ??Start de functie-wizard (knopje met ? ) en kies voor More functions / Meer functies.


blz. 21/22

© 2002

??Kies bij Or select a category / Functiecategorie voor User Defined / Door de Gebruiker Gedefinieerd. ??Selecteer de zelfgemaakte functie en klik op OK. ??Het bekende functie-venster verschijnt met hierop de variabele die wij meegegeven hebben aan de functie. ??Vul hier de variabele in. ??Klik op OK. ??Kopieer de functie naar de rest van de cellen. De functie van Euro naar Gulden ziet er als volgt uit:

3.4 Add-ins De eigen gemaakte functies zijn aantrekkelijk als u ze altijd kunt gebruiken en als u ze ook aan andere collega’s kunt geven. In het algemeen kunt u eigen gemaakte functies niet meer gebruiken zodra u het werkboek waarin de functies zijn geschreven afsluit. Om ervoor te zorgen dat de functies altijd beschikbaar zijn, moeten we het werkboek op een speciale manier opslaan. We maken van het werkboek een Add-in / Invoegtoepassing. Als u de Add-in aanzet, dan kunt u alle functies die in dat Add-in gemaakt zijn, gebruiken.


blz. 22/23

© 2002

Voordat we een Add-in maken, moeten we ervoor zorgen dat de code beveiligd wordt. Anders kan iedereen die de Add-in aanzet de code wijzigen. Om een Add-in te beveiligen, moeten we de volgende stappen ondernemen: ??Ga naar de Visual Basic Editor. ??Kies de optie Tools / Extra – VBAProject Properties…/ Eigenschappen van VBAProject ??Kies voor de tabkaart Protection / Beveiliging. Het volgende venster verschijnt:

??Zet een vinkje bij Lock project voor Viewing / Project vergrendelen voor weergave. ??Geef bij Password / Wachtwoord een wachtwoord en bevestig het bij Confirm password / Wachtwoord bevestigen. ??Sla het werkboek eerst op de gewone manier op (onder de naam Bonus.xls). Nu de code beveiligd is, gaan we het werkboek opslaan als een Add-in / Invoegtoepassing. ??Kies ( in Excel) File / Bestand – Save As…/ Opslaan als ??Geef als naam Eurofuncties. ??Kies bij Save as type: Microsoft Excel Add-In / Opslaan als: Microsoft Excel-invoegtoepassing.


blz. 23/24

© 2002

??Sla het bestand met de gemaakte instellingen op. ??Sluit het gewone bestand. Sla ook hier de veranderingen op. ??Open een leeg werkboek. ??Probeer een van de eigen gemaakte functies te gebruiken. Zoals u ziet, zijn de eigen gemaakte functies niet meer onder de functie-wizard beschikbaar. Wilt u ze gebruiken, dan moet u eerst de gemaakte Add-in aan zetten. Dit doet u als volgt: ??Kies voor Tools / Extra – Add-Ins / Invoegtoepassingen. Het volgende venster verschijnt:


blz. 24/25

© 2002

Hierin ziet u de geïnstalleerde Add-Ins / Invoegtoepassingen. De Add-ins die een vinkje hebben, zijn op dit moment actief. ??Zet uw eigen Add-In aan door het vinkje ervoor aan te klikken. Verschijnt uw eigen Add-in niet in de lijst, dan moet u met de knop Browse / Bladeren uw eigen add-in zoeken op de locatie waar deze opgeslagen is. ??De nieuwe Add-in is nu actief. De functies die erin opgeslagen zijn, kunt u nu gebruiken. ??Probeer nu de eigen gemaakte functies te gebruiken. Als u het goed gedaan heeft, zijn de gemaakte functies in de functiewizard actief. ??Ga naar de Visual Basic Editor en probeer de Add-in te openen. Wat gebeurt er? Opmerkingen: Werkt u nog met Excel 7.0, dan kunt u de Add-ins niet meer bewerken. Bewaar in dit geval ook het Excel werkboek (het xls-bestand) waarin de functies zijn opgeschreven. Een Add-in kunt u alleen verwijderen als deze eerst in Excel uitgeschakeld is.


blz. 25/26

© 2002

3.5 Samenvatting Eigen functies bouwen: Stappenplan voor Een eigen functie schrijven: 1. Open een leeg werkboek in Excel en sla dit op 2. Ga naar de Visual Basic Editor (Alt + F11) 3. Selecteer in de Project Explorer / ProjectVerkenner het werkboek waarin u de functie wilt schrijven (In dit geval het werkboek dat u net opgeslagen heeft) 4. Voeg hierin een moduleblad toe (Insert / Invoegen – Module / Module) 5. Scrijf op deze moduleblad de eerste regel van de functie: Function Naam (argument1, argument2,etc) ’hier komt de code End Function 6. Schrijf tussen de twee regels code de berekeningen die de functie moet uitvoeren 7. In Excel roept u de functie aan op dezelfde manier als alle andere functies van Excel. Uw eigen functie bevindt zich onder de categorie User Defined / Door de gebruiker gedefinieerd Stappenplan Add-In (invoegtoepassing) maken: 1. Beveilig (eventueel) uw code in de Visual Basic Editor (Tools / Extra – VBA Project Properties / Eigenschappen van VBA Project – Protection / Beveiliging) 2. Ga in Excel naar de menuoptie File / Bestand – Save as / Opslaan als 3. Kies bij Save as type / Opslaan als voor Microsoft Excel Add-in / Microsoft Excel Invoegtoepassing 4. Zet in Excel de Add-In aan via Tools / Extra – Add ins / Invoegtoepassingen – Browse / Bladeren


blz. 26/27

E5: Excel voor Managers en Financiële Professionals. Parity Training Solutions Marconibaan MS Nieuwegein tel

Recommend Documents