E-PROCUREMENT GEBRUIKERSBEHEER HANDLEIDING VOOR AANKOPERS
16/07/2014 - Versie 200
GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleiding “e-Procurement Gebruikersbeheer” zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-Procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft de Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie – federale dienst e-Procurement – Wetstraat 51 – 1040 Brussel
[email protected] - +32 2 790 52 00
16/07/2014 - Versie 200 2 / 26
INHOUDSTAFEL 1
2
Inleiding ................................................................................................................................................................................................................................................ 4 1.1
Overzicht ................................................................................................................................................................................................................................................ 5
1.2
Verloop van de registratie ...................................................................................................................................................................................................................... 6
1.3
Wat heb je nodig? .................................................................................................................................................................................................................................. 7
Registreren van een nieuwe account .................................................................................................................................................................................................... 8 2.1
Registreren als aankoper ....................................................................................................................................................................................................................... 9
2.2
Aanmelden ........................................................................................................................................................................................................................................... 11
2.3
Toetreden tot een bestaande organisatie ............................................................................................................................................................................................ 12
2.3.1 2.3.2 2.4 3
5
Een nieuwe organisatie registreren ..................................................................................................................................................................................................... 16
Een bestaande account bewerken........................................................................................................................................................................................................17 3.1
Profiel bewerken .................................................................................................................................................................................................................................. 18
3.2
Rollen en organisaties bewerken ......................................................................................................................................................................................................... 19
3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 4
Toetredingsaanvraag indienen ..................................................................................................................................................................................................... 12 Toetredingsaanvraag opvolgen .................................................................................................................................................................................................... 15
Rollen in bestaande organisaties wijzigen .................................................................................................................................................................................... 19 Standaard organisatie ................................................................................................................................................................................................................... 20 Een organisatie verlaten ............................................................................................................................................................................................................... 21 Toetreden tot nieuwe organisaties ............................................................................................................................................................................................... 21
Single Sign On ......................................................................................................................................................................................................................................22 4.1
Actieve versus standaard organisatie .................................................................................................................................................................................................. 23
4.2
Navigeren tussen applicaties ............................................................................................................................................................................................................... 24
Nog vragen? .........................................................................................................................................................................................................................................25 16/07/2014 - Versie 200 3 / 26
1 Inleiding
16/07/2014 - Versie 200 4 / 26
1.1 Overzicht Het e-Procurement Gebruikersbeheer centraliseert de registratie en de aanmelding voor de e-Procurement applicaties. Via een éénmalige registratie krijg je toegang tot alle applicaties, en dit voor één of meerdere organisaties. Het volstaat ook om je één keer aan te melden via het Gebruikersbeheer. Daarna kan je vrij navigeren tussen de verschillende applicaties, op voorwaarde dat je voor elk van de applicaties de nodige rechten hebt verkregen binnen je organisatie(s). Het gebruikersbeheer kan je bereiken via de link https://my.publicprocurement.be
16/07/2014 - Versie 200 5 / 26
1.2 Verloop van de registratie Het registratieproces in het e-Procurement Gebruikersbeheer bestaat uit 2 stappen: 1. Registratie van een persoonlijk profiel 2. Toetreden tot organisaties Registratie van een persoonlijk profiel Eens geregistreerd is een profiel meteen actief. Er is geen goedkeuring vereist. Je behoort echter nog tot geen enkele organisatie. Hierdoor heb je dus ook nog geen toegang tot de functionaliteiten van de verschillende applicaties, de bijhorende dossiers, publicaties,… Daarvoor is stap twee nodig: Toetreden tot organisaties Kies je organisatie(s), je applicaties en je rollen. Als je een toetredingsaanvraag indient, moet deze goedgekeurd worden door de Superuser van de desbetreffende organisatie.
Stap 1:
Stap 2:
een profiel creëren
organisaties en rollen kiezen
16/07/2014 - Versie 200 6 / 26
1.3 Wat heb je nodig? Om te kunnen registreren (en aan te melden) op het e-Procurement platform moet je beschikken over:
Je elektronische identiteitskaart Je PIN-code (PIN-code vergeten? Gebruik je PUK-code. PUK-code ook vergeten? Contacteer je stad of gemeente, of surf naar http://www.ibz.rrn.fgov.be/index.php?id=2698&L=1) Een correct geïnstalleerde kaartlezer De eID-software (gratis te downloaden van http://eid.belgium.be)
16/07/2014 - Versie 200 7 / 26
2 Registreren van een nieuwe account
16/07/2014 - Versie 200 8 / 26
2.1 Registreren als aankoper
Surf naar https://my.publicprocurement.be
Klik in het linker menu op Registreren als Openbare Aankoper
Afbeelding 1: startpagina
16/07/2014 - Versie 200 9 / 26
Steek je eID in de kaartlezer
Klik op eID Je voornaam, familienaam en RRN (4 laatste cijfers) worden automatisch ingevuld
Vul de overige gegevens in Gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht Sommige gegevens moeten voldoen aan een bepaald formaat. Klik op het icoontje
om een voorbeeld te zien.
Klik op Opslaan om je profiel op te slaan Je profiel wordt gecreëerd en je kan je nu aanmelden (met eID) om de tweede stap van de registratieprocedure uit te voeren
Afbeelding 2: registratieformulier
16/07/2014 - Versie 200 10 / 26
2.2 Aanmelden
Surf naar https://my.publicprocurement.be
Klik in het linker menu op Aanmelden
Klik op eID om aan te melden met de elektronische identiteitskaart Lokaal aanmelden is standaard NIET mogelijk. Enkel als een administrator een globale toelating ingesteld heeft voor lokaal aanmelden, of een toelating voor jouw account, zal je lokaal kunnen aanmelden
Afbeelding 3: startpagina
Op de “Mijn eGov-login” pagina klik je op Verdergaan
Geef je PIN code
Je wordt aangemeld
Afbeelding 4: aanmelden
16/07/2014 - Versie 200 11 / 26
2.3 Toetreden tot een bestaande organisatie 2.3.1 Toetredingsaanvraag indienen
Wanneer je voor de eerste keer aanmeldt, zal de website je vragen of je wilt toetreden tot een bestaande organisatie, of een nieuwe organisatie wilt registreren. Afbeelding 5: eerste aanmelding
Als de organisatie waartoe je wilt toetreden nog niet bestaat in het gebruikersbeheer, dan zal je die eerst moeten registreren. Zie punt 2.4 “Een nieuwe organisatie registreren” voor meer uitleg.
Als je wilt toetreden tot een organisatie die al op e-Procurement geregistreerd is, volg dan de stappen zoals hieronder beschreven: Afbeelding 6:toetredingsaanvraag aanmaken
Kies de optie ‘Ja’
Klik op Volgende
Indien je wilt toetreden tot een reeds geregistreerde organisatie, klik dan op Toetreden tot organisaties
Klik op Organisatie(s) selecteren
Afbeelding 7: selecteer organisaties
16/07/2014 - Versie 200 12 / 26
Selecteer de organisatie(s) waartoe je wilt toetreden Je kan zoeken via de boomstructuur Je kan zoeken met behulp van de zoekmotor “Naam organisatie” Klik op het icoontje naast een organisatie om die organisatie terug te vinden in de boomstructuur Klik op het icoontje selecteren
Afbeelding 8: organisaties selecteren
naast een organisatie om de organisatie te
Vink meerdere organisaties aan en klik op Selecteren om meerdere organisaties in één keer te selecteren.
Alvorens de toetredingsaanvragen in te dienen, moet je eerst voor elke geselecteerde organisatie bepalen tot welke applicaties je toegang wilt, en met welke rollen.
Klik op het icoon ‘Rollen bewerken’ je rollen te bepalen
naast een organisatie om
Om voor meerdere organisaties tegelijk dezelfde rollen te bepalen, vink eerst de gewenste organisaties aan en klik dan op Rollen
bewerken
Afbeelding 9: toetredingsaanvragen
16/07/2014 - Versie 200 13 / 26
Selecteer voor elke applicatie de rollen die je nodig hebt Als je de rol Superuser kiest bij één applicatie, krijg je automatisch ook de rol Superuser in alle andere applicaties waar deze rol beschikbaar is.
Afbeelding 10: applicaties en rollen kiezen
Klik op Opslaan
Vink de organisaties aan waarvoor je de toetredingsaanvraag wilt indienen
Klik op Toetredingsaanvraag indienen Je toetredingsaanvraag wordt nu verstuurd naar de Superuser van de geselecteerde organisatie (één aanvraag per organisatie) De Superuser zal je aanvraag moeten goedkeuren Van zodra de aanvraag is goedgekeurd, krijg je toegang tot de geselecteerde organisatie, met de gevraagde rollen.
Afbeelding 11: toetredingsaanvragen indienen
16/07/2014 - Versie 200 14 / 26
2.3.2 Toetredingsaanvraag opvolgen
Via “Mijn Aanvragen” kan je de status van je ingediende toetredingsaanvragen opvolgen Afbeelding 12: Startpagina
Klik in het linker menu of op de startpagina op Mijn Aanvragen De aanvragen die nog niet werden goed gekeurd, bevinden zich in de sectie Aanvragen in behandeling De reeds goedgekeurde (of afgekeurde) aanvragen bevinden zich in de sectie Afgewerkte aanvragen Klik op het icoontje ‘Bekijken’ bekijken
Afbeelding 13: Mijn aanvragen
16/07/2014 - Versie 200 15 / 26
om de details van de aanvraag te
2.4 Een nieuwe organisatie registreren
Indien de organisatie waarin je wilt werken nog niet bestaat, zal je ze eerst moeten registreren
Klik in het linker menu of op de startpagina op Organisatie registreren
Vul het registratieformulier in Alle gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht
Klik op Opslaan De registratieaanvraag wordt verzonden naar de Superuser van de geselecteerde moederorganisatie.
Afbeelding 14: Startpagina
Je kan de status van je aanvraag volgen via Mijn Aanvragen (zie punt 2.3.2 ‘Toetredingsaanvraag opvolgen’) De organisatie is beschikbaar vanaf het moment dat de Superuser de aanvraag goedkeurt. Je wordt zelf automatisch Superuser van de organisatie die je geregistreerd hebt (dit kan later gewijzigd worden). Nadat de organisatie werd goedgekeurd, moet je nog de nodige rollen en applicaties kiezen voor deze organisatie (zie ook punt 3.2 ‘Rollen en organisaties bewerken’) Afbeelding 15: Registratieformulier organisatie
16/07/2014 - Versie 200 16 / 26
3 Een bestaande account bewerken
16/07/2014 - Versie 200 17 / 26
3.1 Profiel bewerken
Klik in het linker menu op Mijn Profiel
Wijzig de gewenste gegevens De gebruikersnaam kan niet meer gewijzigd worden
Afbeelding 16: startpagina administrator
Het is niet mogelijk om via je profiel organisaties toe te voegen of te verlaten. Dat doe je via “Toetreden tot organisaties” en “Mijn organisaties”.
Klik op Opslaan om de gewijzigde gegevens te bewaren
Afbeelding 17: account zoeken
16/07/2014 - Versie 200 18 / 26
3.2 Rollen en organisaties bewerken 3.2.1 Rollen in bestaande organisaties wijzigen
Klik in het linker menu of op de startpagina op Mijn Organisaties
Klik op het icoon “Rollen bewerken” of vink de organisaties aan waarvoor je rollen wilt bewerken en klik op Rollen bewerken
Kies per applicatie de nodige rollen Als je de rol Superuser kiest bij één applicatie, krijg je automatisch ook de rol Superuser in alle andere applicaties waar deze rol beschikbaar is.
Afbeelding 18: rollen en organisaties bewerken
Klik op Opslaan Een toetredingsaanvraag wordt verstuurd naar de Superuser van de organisatie. De gevraagde rollen worden effectief van zodra de Superuser de aanvraag heeft goedgekeurd. De toetredingsaanvraag verschijnt ook in de sectie “Aanvragen in afwachting van goedkeuring” Je kan de inhoud en de status van je toetredingsaanvragen opvolgen via Mijn Aanvragen (zie punt 2.3.2 ‘Toetredingsaanvraag opvolgen’)
Afbeelding 19: rollen bewerken
16/07/2014 - Versie 200 19 / 26
Afbeelding 20: applicaties en rollen
3.2.2 Standaard organisatie Elke gebruiker heeft een “standaard” organisatie: dit is de organisatie die standaard actief zal zijn wanneer je je aanmeldt. Deze standaard organisatie zal ook een rol spelen bij het wisselen tussen applicaties. Het symbool organisatie is. Afbeelding 21: standaard organisatie
Klik op het icoon (met grijs vinkje) naast een organisatie om van deze organisatie je “standaard” organisatie te maken.
16/07/2014 - Versie 200 20 / 26
(met groen vinkje) geeft aan welke je standaard
3.2.3 Een organisatie verlaten Het is ook mogelijk om een organisatie te verlaten, maar wel onder voorwaarden: o Je kan niet je standaard organisatie verlaten o Je kan niet een organisatie verlaten wanneer je voor eTendering de laatste manager bent van je organisatie o Je kan een organisatie niet verlaten als je de laatste Superuser bent van de organisatie.
Klik op het icoon “Organisatie verlaten” organisaties en klik op Verlaten
of selecteer meerdere
Een aanvraag wordt verstuurd naar de Superuser van de organisatie. De aanvraag verschijnt ook in de sectie “Aanvragen in afwachting van goedkeuring” Afbeelding 22: organisatie verlaten
Je kan de inhoud en de status van je aanvragen opvolgen via Mijn Aanvragen (zie punt 2.3.2 ‘Toetredingsaanvraag opvolgen’) Je wordt effectief uit de organisatie verwijderd van zodra de Superuser de aanvraag heeft goedgekeurd. Je krijgt hiervan een bevestiging per mail. Ook als de Superuser de aanvraag niet goedkeurt (je blijft dus in de organisatie geregistreerd), krijg je hiervoor een mail.
3.2.4 Toetreden tot nieuwe organisaties Zie hiervoor punt 2.3 ‘Toetreden tot een bestaande organisatie’
16/07/2014 - Versie 200 21 / 26
4 Single Sign On
16/07/2014 - Versie 200 22 / 26
4.1 Actieve versus standaard organisatie
Zoals al vermeld in de inleiding, zal je, eenmaal aangemeld, van de ene applicatie naar de andere kunnen surfen zonder telkens opnieuw te moeten aanmelden. Een aantal zaken zijn hierbij van belang:
Afbeelding 23: actieve organisatie
Afbeelding 24: organisatie wijzigen
De actieve organisatie: Dit is de organisatie waarin je aan het werken bent. Voor elke applicatie geldt dat je op elk moment enkel die informatie te zien krijgt die betrekking hebben op je actieve organisatie. D.w.z. dat, als je actieve organisatie A is, je geen dossiers, publicaties, catalogi… van organisatie B zult zien. Om te werken op inhoud van organisatie B zal je dus eerst je actieve organisatie moeten wijzigen. Bij elke applicatie kan je de actieve organisatie vinden in het menu Aanmelden, onder “Je bent aangemeld als” Je kan je actieve organisatie wijzigen via Organisatie wijzigen in het linker menu o Klik op Organisatie wijzigen o Selecteer een nieuwe organisatie uit de lijst
De standaard organisatie: via ‘Mijn Organisaties’ kan je zien (en bepalen) welke je standaard organisatie is (zie ook punt 3.2.2 ‘Standaard organisatie’)
Afbeelding 25: standaard organisatie
16/07/2014 - Versie 200 23 / 26
4.2 Navigeren tussen applicaties
Om te navigeren tussen de verschillende applicaties gebruik je de balk bovenaan elke applicatie.
Klik op de gewenste applicatie
Het systeem zal je naar de gewenste applicatie brengen, op voorwaarde dat je voor je actieve of standaard organisatie een rol geregistreerd hebt in de gewenste applicatie. o Als je voor je actieve organisatie een rol hebt in de nieuwe applicatie, dan zal je daar terechtkomen in dezelfde organisatie. o Als dat niet het geval is, maar je hebt wel een rol voor de nieuwe applicatie in je standaard organisatie, dan wordt dat je nieuwe actieve organisatie.
Afbeelding 26: applicatie switchen
o Als je voor geen van beide organisaties een rol hebt voor de gewenste applicatie, zal je op de anonieme homepagina van de nieuwe applicatie terecht komen, en zal je opnieuw moeten aanmelden.
16/07/2014 - Versie 200 24 / 26
5 Nog vragen?
16/07/2014 - Versie 200 25 / 26
Federale Dienst e-Procurement, FOD Personeel en Organisatie
[email protected] Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/790.52.00 Bezoek ons op http://www.publicprocurement.be Website Gebruikersbeheer: https://my.publicprocurement.be/
16/07/2014 - Versie 200 26 / 26
