E-loket. Doelstellingen

E-loket

 Doelstellingen  Inzage en beheer van de gekende gegevens van de aanvrager bij het FWO.  Gestructureerde manier van communicatie met het FWO. (meldingen personeelsaangelegenheden)  Snellere verwerking van gegevens. Na validatie door een FWO-medewerker worden deze automatisch doorgeschreven naar de databank van het FWO.  Een volledige lijst van persoonsgegevens in E-Loket voordat de aanvragen aangemaakt kunnen worden.  Anonieme adviezen (postdoctorale mandaten en onderzoeksprojecten) .  Anonieme aanbevelingsbrieven ( predoctorale mandaten) .

 Doelgroep  De huidige en nieuwe mandaathouders, promotoren en copromotoren van mandaathouders en onderzoeksprojecten, aanvragers van reiskredieten, kandidaten wetenschappelijke prijzen, kortom iedereen die gebruik maakt van de online formulieren van het FWO.

 Registratie Elke onderzoeker die nog niet over een login/paswoord beschikt dient zich eerst te registreren bij het FWO . De onderzoeker klikt hier voor op de knop ‘ registreren’ binnen de highlight ‘E-loket’ op onze website http://www.fwo.be . Daarna komt de onderzoeker op het volgende scherm terecht :

Op dit scherm worden een aantal essentiële gegevens gevraagd : Naam, Voornaam E-mailadres Nogmaals e-mailadres ( ter bevestiging, kopiëren en plakken is niet mogelijk) Geboortedatum Onderzoeksgebieden , waarbinnen de onderzoeker werkzaam bent . Na het aanvinken van de knop ‘registreer’ krijgt de onderzoeker hiervan een bevestigingsmelding :

De onderzoeker dient nu te wachten tot het FWO zijn geregistreerde gegevens gevalideerd heeft en hem /haar toegang heeft verleend tot het E-loket. De onderzoeker wordt hiervan op te hoogte gebracht per e-mail. Gelieve u minimaal 48 uur voor het maken en indienen van een aanvraag aan te melden bij het ELoket.

 Aangelogd op het E-loket De onderzoeker logt, na het ontvangen van zijn registratie e-mail, aan binnen het E-loket. Hij kan aan de hand van de verschillende rubrieken zijn gegevens controleren die het FWO over hem/haar weet. Per rubriek kan men gegevens toevoegen of opmerkingen geven over reeds bestaande gegevens. Totdat de gegevens niet door het FWO zijn gevalideerd , kan de aanvrager deze niet-gevalideerde gegevens verwijderen en eventueel nieuwe gegevens toevoegen . De aanvrager kan tevens bijlagen uploaden in het systeem ( in pdf-formaat en max. 10 Mbyte per bijlage). Wanneer de onderzoeker aanlogt komt hij/zij op het volgende scherm terecht :

De aanvrager kan van hieruit de volgende acties ondernemen : -

-

Profielbeheer o Wijzigen en toevoegen van persoonlijke gegevens . Meldingen personeelsaangelegenheden o Melden van bepaalde informatie , waarvan de aanvrager het FWO wenst op de hoogte te brengen . Aanvragen o Invullen nieuwe aanvraag of het aanpassen van een aanvraag ‘in ontwerp’ Advies /aanbevelingen o Advies: Is bedoeld voor referenten , die uitgenodigd zijn voor het aanleveren van hun advies omtrent een bepaalde aanvraag. o Aanbevelingen: Is bedoeld voor promotoren van predoctorale mandaten voor het aanleveren van een anonieme aanbevelingsbrief omtrent zijn kandidaat.

 E-loket –Profielbeheer o Personalia Hier worden de gegevens die bij het registreren zijn ingegeven nogmaals getoond. Deze gegevens (Naam, Voornaam,E-mailadres, Geboortedatum en Gebieden) kunnen binnen het E-loket niet worden gewijzigd. Hiervoor stelt de onderzoeker zich in verbinding met het FWO.

o Bijkomende personalia      

Geslacht Nationaliteit Tweede nationaliteit Bankrekeningnummer Geboorteland Geboorteplaats

De gegevens van deze rubriek kan de onderzoeker wel wijzigen. Na het aanklikken van de knop ‘ wijzigen’ komt de onderzoeker op een volgend scherm terecht :

Hier kan de onderzoeker dan de getoonde gegevens wijzigen. Dit is wel verschillend met de volgende rubrieken. Bij de volgende rubrieken kan men enkel gegevens toevoegen.

o Familiale situatie

   

Burgerlijke staat Echtgenoot / Partner Kinderen Andere personen ten laste

De verwante gegevens die het FWO over de onderzoeker kent, worden hier getoond. De onderzoeker kan hier voor elke rubriek een toevoeging doen.

Een overzicht van de verschillende schermen :

Burgerlijke staat :

Informatie omtrent partner / echtgenoot :

Informatie omtrent kinderen :

Informatie omtrent ander personen fiscaal ten laste :

Bij elke rubriek kan de onderzoeker een opmerking maken omtrent het nieuwe gegeven, of omtrent zijn reeds aanwezige gegevens. Na elke toevoeging dient de onderzoeker wel op de knop ‘bewaren’ te klikken . Nadien verschijnt het nieuwe gegeven in het overzicht van de reeds gekende gegevens, maar met een ‘!’ – teken ernaast. Dit geeft aan dat deze nieuwe informatie nog niet door het FWO is gevalideerd .

o Diploma’s / huidige studies    

Graad Diploma Proclamatiedatum Universiteit / onthaalinstelling

Enkel informatie waarvan het FWO op de hoogte is, wordt hier getoond .

Als men een diploma wenst toe te voegen dient men op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, dan verschijnt het volgende venster :

Bij het ingeven van diploma’s wordt er gebruik gemaakt van bestaande lijsten. Hoewel er reeds heel wat gegevens in deze lijsten (dropdown) zijn opgenomen, kan het toch gebeuren dat de onderzoeker zijn toe te voegen gegeven niet terugvindt in de overeenkomstige dropdownlijst. Daarom is elke dropdownlijst uitgebreid met een optie ‘overige’, steeds de laatste optie in elke lijst . Wanneer de onderzoeker voor deze optie kiest verschijnt er automatisch een vrij tekstveld , die de onderzoeker de mogelijkheid biedt om toch zijn gegevens in te vullen . De onderzoeker komt dan op een volgend scherm terecht :

De onderzoeker beschikt tevens over de mogelijkheid om bijlagen op te laden . Deze bijlage dienen in pdf-formaat te zijn en niet groter dan 10 Mbyte. Via een knop ‘bladeren’ komt de aanvrager in windows verkenner van zijn PC terecht. Vandaar uit kan hij/zij zijn gewenste bijlage opladen. Indien het document te groot is, of niet in het juiste formaat is wordt hij/zij na het aanklikken van de knop ‘upload’ daarvan op de hoogte gebracht via een foutboodschap .

o Functies / Loopbaan    

Functie Universiteit/onthaalinstelling startdatum einddatum

Enkel informatie waarvan het FWO op de hoogte is, wordt hier getoond.

Als men een functie wenst toe te voegen dient men op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, dan verschijnt het volgende venster :

Bij het ingeven van functies wordt er gebruik gemaakt van bestaande dropdownlijsten. Hoewel er reeds heel wat gegevens in deze dropdownlijsten zijn opgenomen , kan het toch gebeuren dat de onderzoeker zijn toe te voegen gegeven niet terugvindt in de overeenkomstige dropdownlijst. Daarom is elke codetabel uitgebreid met een optie ‘overige’, steeds de laatste optie in elke dropdownlijst . Wanneer de onderzoeker voor deze optie kiest verschijnt er automatisch een vrij tekstveld , die de onderzoeker de mogelijkheid biedt om toch zijn gegevens in te vullen . De onderzoeker komt dan op een volgend scherm terecht :

De onderzoeker beschikt tevens over de mogelijkheid om bijlagen op te laden . Deze bijlage dienen in pdf-formaat te zijn en niet groter dan 10 Mbyte. Via een knop ‘bladeren’ komt de aanvrager in windows verkenner van zijn PC terecht. Vandaar uit kan hij/zij zijn gewenste bijlage opladen. Indien het document te groot is, of niet in het juiste formaat is wordt de onderzoeker na het aanklikken van de knop ‘upload’ daarvan op de hoogte gebracht via een foutboodschap .

o Adressen

Hier kiest men eerst het typeadres : domicilieadres, Belgisch of buitenlands dienstadres. Wanneer er voor België wordt gekozen , dan kan men enkel een postcode selecteren en een universiteit / onthaalinstelling uit België . Indien het niet in België is, kan men via een vrij tekstveld zelf een land, plaats en een buitenlandse onthaalinstelling opgeven.

o Contactinformatie

Het e-mailadres dat als gebruikersnaam gebruikt wordt binnen het E-loket , wordt hier ook getoond en aangeduid.

De onderzoeker kan dit niet wijzigen, maar wel nog andere e-mailadressen aan toevoegen. Indien hij/zij het nieuw toegevoegd e-mailadres toch als gebruikersnaam wenst te gebruiken dient hij/zij dit te vermelden bij de opmerkingen of zich in contact stellen met het FWO .

o Gebruikersbeheer

Hier kan de onderzoeker zijn paswoord wijzigen . De gebruikersnaam kan niet worden aangepast door de onderzoeker zelf ( zie naar bovenvermelde scenario’s om dit uit te voeren)

 E-loket – Meldingen personeelsaangelegenheden

Hier kan de onderzoeker het FWO op de hoogte stellen van personeelsaangelegenheden in kader van zijn aanvraag of zijn/haar lopend contract.

 E-loket – Aanvragen



Overzicht aanvragen

Hier kan de onderzoeker een overzicht bevragen van zijn reeds ingediende of in ontwerp zijnde aanvragen via de knop ‘Overzicht aangemaakte aanvragen’. Hierna krijgt de onderzoeker een overzicht van al zijn aanvragen te zien:

Het overzicht van de aanvragen en de aanvragen zelf zijn volledig Engelstalig opgesteld. Ingediende of gearchiveerde aanvragen zijn niet te wijzigen maar kunnen wel bekeken worden middels de knop ‘Show’.



Nieuwe aanvraag aanmaken

Om een nieuwe aanvraag te maken kiest de onderzoeker voor de knop ’Nieuwe aanvraag’, hierna krijgt de onderzoeker onderstaand scherm te zien.

Om een nieuwe aanvraag aan te maken moet de onderzoeker eerst een aanvraagtypegroep selecteren waaronder het aanvraagtype valt. Per aanvraagtypegroep zijn er verschillende aanvraagtypes beschikbaar:

-

Mandaten o Aspirant o Hernieuwing aspirant

o o o o o o

Bijzonder doctoraatbeurs Klinische doctoraatbeurs Fundamenteel klinisch mandaat Hernieuwing fundamenteel klinisch mandaat Postdoctoraal onderzoeker Hernieuwing postdoctoraal onderzoeker

-

Projecten o Krediet aan navorsers o Nieuw onderzoeksproject o Aanpassing en of verlenging onderzoeksprojectOnderzoeksproject Kom Op Tegen Kanker o Onderzoeksproject levenslijn

-

Reiskredieten o Krediet voor deelname aan congres in het buitenland o Krediet voor een lang verblijf in het buitenland o Krediet voor een kort verblijf in het buitenland o Krediet voor deelname aan workshop of cursus in het buitenland o Krediet voor de organisatie van een wetenschappelijke bijeenkomst

Inhoudelijke informatie per aanvraagtype kunt u vinden op www.fwo.be.



Nieuwe aanvraag invullen en indienen

Als de onderzoeker een nieuwe aanvraag heeft aangemaakt, krijgt deze de aanvraag met verschillende tabbladen te zien afhankelijk van het gekozen aanvraagtype. Als alle gegevens op een tabblad compleet zijn, wordt het tabblad groen. Als alle tabbladen groengekleurd zijn, kan de aanvraag worden ingediend. Alle velden met een sterretje zijn verplichte velden. Als de aanvraag nog niet is ingediend kan er op elk moment een PDF gemaakt worden van de aanvraag via het menu-item “Your application in PDF”. Nadat de aanvraag is ingediend wordt er alleen een PDF getoond van het moment van indienen.

Hierboven een voorbeeld van een aanvraagtype “Krediet voor een lang verblijf in het buitenland”.



Helpdesk en vragen

Voor inhoudelijke vragen m.b.t. aanvragen kan de onderzoeker contact opnemen met de dossierbeheerder van het gebied waaronder zijn aanvraag valt. Gebied Biologische wetenschappen: T : +32-(0)2-550 15 82 E : [email protected]

Gebied Wetenschap en Technologie: T : +32-(0)2-550 15 88 E : [email protected]

Gebied Cultuurwetenschappen: T : +32-(0)2-550 15 84 E : [email protected]

Interdisciplinair onderzoek: T : +32-(0)2-550 15 86 E : [email protected]

Gebied Gedrags- en Maatschappijwetenschappen: T : +32-(0)2-550 15 86 E : [email protected]

Prijzen: T : +32-(0)2-550 15 80 E : [email protected]

Gebied Medische wetenschappen: T : +32-(0)2-550 15 90 E : [email protected]

Voor technische vragen m.b.t. E-loket, aanvragen, adviezen kan de onderzoeker contact opnemen met de helpdesk via [email protected].

 E-loket – Advies / Aanbevelingen Hier kan de onderzoeker die als referent uitgenodigd is, of als promotor optreedt een overzicht zien van zijn reeds ingediende en nog in te dienen adviezen en /of aanbevelingsbrieven.

De onderzoeker is als referent uitgenodigd : Indien deze referent zijn advies wenst te geven, klikt de referent op de knop ‘invullen’ en komt op het volgende scherm terecht : Advies voor een aanvraag Lang verblijf :

Advies voor een aanvraag Postdoctoraal Mandaat :

De referent kan hier zijn advies ingeven en indien hij/zij dit wenst dit advies bewaren en er op een later tijdstip verder aan werken. Indien hij/zij op de knop ‘ indienen’ klikt wordt het advies naar het FWO opgestuurd en aan de bijhorende aanvraag gekoppeld. De referent krijgt een bevestigingsmail en kan eventueel zijn advies nog bekijken, maar niet meer wijzigen.

De onderzoeker is als promotor uitgenodigd : Indien deze promotor zijn aanbeveling wenst te geven, klikt de promotor op de knop ‘invullen’ en komt op het volgende scherm terecht :

De promotor kan hier zijn aanbeveling ingeven en indien hij/zij dit wenst dit bewaren en er op een later tijdstip verder aan werken. Indien men op de knop ‘ indienen’ klikt wordt de aanbeveling naar het FWO opgestuurd en aan de bijhorende aanvraag gekoppeld. De promotor krijgt een bevestigingsmail en kan eventueel zijn aanbevelingsnota nog bekijken, maar niet meer wijzigen .