Business Economics – Facturatie via Octopus
E-facturatie via Octopus Opmerking: deze oefening kan slechts gemaakt worden voor zover -
Je toegang hebt tot de Octopus boekhoudsoftware Een verkoopdagboek aangemaakt werd (van het type ‘FACTUREN’) De facturatiemodule binnen de tool geconfigureerd werd (zie handleiding Octopus)
Voorbereidingen 1) Surf naar www.google.be en zoek het logo van GAMMA (.JPG). Sla het logo op. Tip: kies een niet al te grote versie van het logo 2) Selecteer op de website van GAMMA een tiental producten waarvan je minimaal volgende gegevens toevoegt in een excel-werkblad. Sla daarna het werkblad op in CSV-vorm . Kolom 1: Identificatiesleutel (bvb A01, A02, A03, etc.) Kolom 2: Productnaam Kolom 3: Prijs exclusief BTW Kolom 4: BTW percentage dat van toepassing is (6, 12 of 21)
Meld je aan in Octopus via www.octopus.be
3) Importeer de producten in Octopus door middel van het CSV-bestand dat je eerder gemaakt hebt en zorg dat alle producten correct geregistreerd worden in het systeem. 4) Pas de instellingen in de facturatiemodule van Octopus zodanig aan dat op elke leverbon en factuur volgende gegevens staan (tip: maak gebruik van de mogelijkheid om templates te kopiëren): Het GAMMA-logo rechts bovenaan (onder de melding “FACTUUR”) De adresgegevens van GAMMA Gebruik hiervoor de gegevens van de ‘Contact’-pagina op de GAMMAwebsite Het IBAN en BIC nummer verschijnt onder de adresgegevens Plaats deze boodschap cursief, gecentreerd, onderaan de factuur IBAN: BE40 3100 8300 0663 BIC: BBRU BE BB De klanten volgende boodschap te zien krijgen op elk document “Koop bij GAMMA tussen 10 december 2013 en 20 december 2013 en geniet 20% korting op het totale assortiment” Plaats deze boodschap cursief, tekstkleur rood, onderaan de factuur, doch boven het te betalen totaalbedrag.
Pagina 1 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus
Laat alle andere instellingen onaangeroerd.
5) Creëer in Octopus nieuwe klanten Voeg de klant ‘HET WIT KONIJNTJE bvba” toe Adresgegevens: Gentsesteenweg 22, 9000 Gent. Als BTW-nummer gebruik je het ‘dummy’-nummer ‘012345678’ De contactpersoon binnen deze onderneming ben jijzelf (je bent ook de enige contactpersoon). Vul naam, voornaam en e-mail adres in (hogeschool e-mail adres) Elke factuur aan deze klant krijgt een vervaldag die 30 dagen na factuurdatum ligt. Voeg de klant ‘ARTEVELDEHOGESCHOOL vzw” toe Adresgegevens: Voetweg 66, 9000 Gent Als BTW-nummer gebruik je het ‘dummy’-nummer ‘012345678’ De contactpersoon binnen deze onderneming is Neji Milad. Vul naam, voornaam en e-mail adres in (hogeschool e-mail adres) Deze klant was een slechte betaler in het verleden. Daarom krijgen alle facturen t.a.v. deze klant een vervaldag die 10 dagen na de factuurdatum ligt. Negeer de boodschap “Er bestaat reeds een klant met dit BTW-nummer”
Creatie factuur 6) Stel een factuur op ter attentie van “ARTEVELDEHOGESCHOOL vzw” De factuur maakt melding van 4 producten die je eerder hebt toegevoegd Van elk van de door jou toegevoegde producten factureer je 10 stuks. Geef de factuur een gestructureerde mededeling Factuurdatum: 1/09/2013 Sla de leverbon op als PDF-bestand Sla de factuur op als PDF-bestand 7) Stel een factuur op ter attentie van “HET WIT KONIJNTJE bvba” De factuur maakt melding van 2 producten die je eerder hebt toegevoegd Van elk van de door jou toegevoegde producten factureer je 10 stuks. Geef de factuur een gestructureerde mededeling Factuurdatum: 1/09/2013 Verzend de factuur via e-mail
Pagina 2 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Creatie creditnota 8) Klant “HET WIT KONIJNTJE bvba” is niet tevreden over de geleverde goederen. Gezien we met een “niet tevreden, geld terug”-beleid werken beslissen we om de goederen terug te nemen. De klant vraagt nu een creditnota. Stel de creditnota op Verstuur de creditnota via e-mail
Varia
9) De commercieel directeur vraagt jou een listing van alle verkopen, gegroepeerd per product. Creëer een PDF van dit overzicht en sla deze op. Tip: werk via lijsten!
Pagina 3 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Bijlage 1 – Leveringsnota t.a.v. ‘ARTEVELDEHOGESCHOOL vzw”
Pagina 4 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Bijlage 2 – Factuur t.a.v. ‘ARTEVELDEHOGESCHOOL vzw”
Pagina 5 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Bijlage 3 – Factuur t.a.v. ‘HET WIT KONIJNTJE bvba’
Pagina 6 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Bijlage 4 – Creditnota t.a.v. ‘HET WIT KONIJNTJE bvba’
Pagina 7 van 8
Business Economics – Facturatie via Octopus Bijlage 5 – Listing van de verkopen, per product
Pagina 8 van 8
